View
260
Download
3
Category
Preview:
DESCRIPTION
Выступление Натальи Храмцовской о внеофисном хранение документов и опыте аутсорсинга хранения документов в делопроизводстве на Международной практической конференции «Электронный документооборот в управлении бизнес-процессами», октябрь 2004 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "Off-site record storage as a useful tool for records management programs" at the Records Managements Guild' conference, Moscow, October 2004.
Citation preview
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
11
ВнеофисноеВнеофисное хранениехранение документовдокументов::опытопыт аутсорсингааутсорсинга храненияхранения документовдокументов
вв делопроизводстведелопроизводстве
ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровнаНачальникНачальник отделаотдела
обработкиобработки ии архивногоархивного храненияхранения документовдокументов ««АПРАПР--БАНКБАНК»» ОАООАО, , членчлен ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией ии ARMA InternationalARMA International
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
22
ЧтоЧто такоетакое аутсорсингаутсорсингхраненияхранения документовдокументов
АутсорсингАутсорсинг -- этоэто передачапередача
выполнениявыполнения рядаряда функцийфункцийделопроизводстваделопроизводства ((храненияхранения, , уничтоженияуничтожения документовдокументов ии, , возможновозможно, , рядаряда другихдругих) ) стороннейсторонней организацииорганизации
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
33
ЧтоЧто говорятговорят поставщикипоставщики::
СтоимостьСтоимость услугуслуг попо аутсорсингуаутсорсингу составитсоставит лишьлишь
частьчасть затратзатрат, , необходимыхнеобходимых длядля храненияхранениядокументовдокументов собственнымисобственными силамисилами
ЧтоЧто получаетсяполучается нана самомсамом деледеле::
ПолучитьПолучить выгодувыгоду заза счетсчет внеофисноговнеофисногохраненияхранения документовдокументов можноможно лишьлишь приприопределенныхопределенных условияхусловиях, , вв числочисло которыхкоторыхвходитвходит хорошохорошо налаженныйналаженный документооборотдокументооборотвв организацииорганизации
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
44
ТипичныеТипичные расходырасходы
нана внеофисноевнеофисное хранениехранение попо гг. . МосквеМоскве
((попо даннымданным вв ИнтернетеИнтернете))
�� СтоимостьСтоимость коробакороба –– 1,51,5--2,5 2,5 долларовдолларов
�� ХранениеХранение коробакороба –– 11--2 2 долларадоллара вв месяцмесяц
�� ДоставкаДоставка коробовкоробов –– 1010--15 15 долларовдолларов заза поездкупоездку
�� ПеремещениеПеремещение коробакороба –– 11--2 2 долларадоллара заза операциюоперацию
�� УничтожениеУничтожение коробакороба –– 22--7 7 долларадоллара заза коробкороб
�� БезвозвратноеБезвозвратное изъятиеизъятие коробакороба –– 22--4 4 долларадоллара
ТолькоТолько хранениехранение коробакороба –– околооколо 20 20 долларовдолларов вв годгод..
ОбслуживаниеОбслуживание коробакороба вв среднемсреднем удваиваетудваивает стоимостьстоимость..
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
55
ПримерПример расчётарасчёта экономическойэкономической выгодывыгоды
отот внеофисноговнеофисного храненияхранения 3000 3000 делдел
�� ЭкономияЭкономия нана оборудованииоборудовании, , –– 1500 1500 долларовдолларов вв годгод
�� ЭкономияЭкономия нана зарплатезарплате, , –– 14001400долларовдолларов вв годгод
�� ЭкономияЭкономия нана площадиплощади,, –– 38403840долларовдолларов вв годгод
�� РасходыРасходы нана внеофисноевнеофисноехранениехранение, , вв годгод –– 45204520
СуммарнаяСуммарная экономияэкономия: 2220 : 2220 долларовдолларов вв годгод
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
66
КакКак подготовитьподготовить документыдокументыдлядля внеофисноговнеофисного храненияхранения
�� ВВ коробкороб желательножелательно кластькласть документыдокументы, , сроксрокхраненияхранения которыхкоторых истекаетистекает одновременноодновременно
�� НаНа аутсорсингаутсорсинг нежелательнонежелательно отправлятьотправлять документыдокументы, , утратаутрата илиили утечкаутечка информацииинформации изиз которыхкоторых можетможетнанестинанести существенныйсущественный ущербущерб организацииорганизации..
�� НаНа внеофисноевнеофисное хранениехранение нужнонужно вв первуюпервую очередьочередьвывозитьвывозить тете документыдокументы, , которыекоторые практическипрактически ненеиспользуютсяиспользуются. . ЧастоЧасто используемыеиспользуемые документыдокументыдолжныдолжны остатьсяостаться вв офисеофисе..
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
77
ЧтоЧто говорятговорят поставщикипоставщики::
ЕстьЕсть возможностьвозможность сэкономитьсэкономить нана персоналеперсонале
службыслужбы ДОУДОУ ии егоего обученииобучении
ЧтоЧто получаетсяполучается нана самомсамом деледеле::
ЭтоЭто тактак. . КК сожалениюсожалению, , руководстворуководство можетможетувлечьсяувлечься экономиейэкономией заза счетсчет персоналаперсонала –– иидажедаже уволитьуволить тоготого самогосамого сотрудникасотрудника ДОУДОУ, , которыйкоторый этотэтот аутсорсингаутсорсинг организовалорганизовал!!
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
88
ЧтоЧто говорятговорят поставщикипоставщики::
ПриводитсяПриводится вв порядокпорядок документооборотдокументооборот
ЧтоЧто получаетсяполучается нана самомсамом деледеле::
АутсорсингАутсорсинг припри бестолковомбестолковомдокументооборотедокументообороте помогаетпомогает примернопримерно тактакжеже, , каккак анальгинанальгин припри аппендицитеаппендиците –– больбольснимаетсяснимается…… нана какоекакое--тото времявремя..
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
99
КакКак комплектоватькомплектовать коробакороба длядлявнеофисноговнеофисного храненияхранения
�� НужноНужно составитьсоставить ииподдерживатьподдерживать описиописидокументовдокументов ввкоробахкоробах..
�� УчётУчёт вывозимыхвывозимых нана аутсорсингаутсорсинг документовдокументов должендолженбытьбыть налаженналажен тактак, , чтобычтобы, , вв случаеслучае необходимостинеобходимости, , установитьустановить местонахождениеместонахождение нужногонужного документадокумента сс
точностьюточностью додо коробакороба
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1010
ЧтоЧто говорятговорят поставщикипоставщики::
ПовышаетсяПовышается безопасностьбезопасность храненияхранения
документовдокументов
ЧтоЧто получаетсяполучается нана самомсамом деледеле::
ДаДа…… ии нетнет. . ПоПо настоящемунастоящему ценныеценные документыдокументынана аутсорсингаутсорсинг отправлятьотправлять нельзянельзя. .
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1111
НасколькоНасколько серьезносерьезно поставщикпоставщикотноситсяотносится кк вопросамвопросам безопасностибезопасности??
((рекомендациирекомендации PRISM)PRISM)
�� ПерсоналПерсонал
�� КонтрольКонтроль доступадоступа
�� СлежениеСлежение
�� ОбучениеОбучение персоналаперсонала
�� ПротивопожарнаяПротивопожарная безопасностьбезопасность
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1212
ПротивопожарнаяПротивопожарная безопасностьбезопасность
�� КакиеКакие системысистемыпожаротушенияпожаротушения установленыустановлены??
�� КакиеКакие датчикидатчики используютсяиспользуются??
�� КакимКаким стандартамстандартам пожарнойпожарнойбезопасностибезопасности соответствуетсоответствуетхранилищехранилище ??
�� КогдаКогда хранилищехранилище последнийпоследний разраз проверялосьпроверялосьпожарнымипожарными ((желательножелательно изучитьизучить актакт этойэтойпроверкипроверки)) ? ?
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1313
СШАСША -- ПожарПожар вв хранилищехранилище документовдокументов29 29 октябряоктября 1996 1996 гг., ., ЧикагоЧикаго
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1414
ПожарПожар вв центрецентре храненияхранения документовдокументов28 28 январяянваря 2002 2002 годагода, , РуайеРуайе, , ФранцияФранция
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1515
ТипичныеТипичные действиядействия поставщикапоставщика ввслучаеслучае пожарапожара ((СШАСША))
�� УничтожаютсяУничтожаются всевсе поврежденныеповрежденные огнемогнемилиили водойводой документыдокументы, , вневне зависимостизависимости ототстепенистепени поврежденияповреждения
�� ВыплачиваетсяВыплачивается компенсациякомпенсация попо 2 2 долларадолларазаза коробкороб
�� КонтрактыКонтракты составляютсясоставляются тактак, , чточто никакойникакойдругойдругой компенсациикомпенсации заза причиненныйпричиненныйущербущерб получитьполучить невозможноневозможно
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1616
ПодводныеПодводные камникамни договоровдоговоров
�� ЗаключениеЗаключение длительногодлительного контрактаконтракта безбез возможностивозможностипрекратитьпрекратить егоего досрочнодосрочно. . ««ВыкупныеВыкупные»» платежиплатежи..
�� ОтветственностьОтветственность поставщикапоставщика припри утратеутратедокументовдокументов. . СтрахованиеСтрахование документовдокументов..
�� КомпенсацияКомпенсация клиентомклиентом расходоврасходов поставщикапоставщикавследствиевследствие судебногосудебного искаиска третьейтретьей стороныстороны ((зазаисключениемисключением случаевслучаев прямойпрямой недобросовестностинедобросовестностипоставщикапоставщика))
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1717
АмериканскийАмериканский опытопыт: : полноценнуюполноценнуюкомпенсациюкомпенсацию получитьполучить невозможноневозможно
�� ПоставщикПоставщик документыдокументы нене страхуетстрахует, , стандартнаястандартная компенсациякомпенсация –– стоимостьстоимость коробакороба
�� МожноМожно самостоятельносамостоятельно застраховатьзастраховатьдокументыдокументы, , ноно ……
�� КогдаКогда страховаястраховая компаниякомпания выплатитвыплатиткомпенсациюкомпенсацию, , онаона подастподаст вв судсуд нанапоставщикапоставщика, , ии ……
�� СогласноСогласно договорудоговору, , судебныесудебные издержкииздержкипоставщикапоставщика оплачиваетоплачивает клиентклиент!!
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1818
КогдаКогда аутсорсингаутсорсинг выгоденвыгоден
АутсорсингАутсорсинг выгоденвыгоден, , еслиесли::
–– НетНет местаместа длядля храненияхранения документовдокументов, , аа стоимостьстоимостьарендыаренды дополнительнойдополнительной площадиплощади высокавысока,,
–– ИмеетсяИмеется большоебольшое количествоколичество документовдокументоввременноговременного срокасрока храненияхранения, , нене требующихсятребующихся длядляоперативнойоперативной работыработы,,
–– БольшоеБольшое количествоколичество сотрудниковсотрудников занятызанятыисключительноисключительно обслуживаниемобслуживанием ««бумажногобумажного»»архиваархива,,
–– НалаженаНалажена работаработа службыслужбы ДОУДОУ, , включаявключаяэкспертизуэкспертизу ценностиценности документовдокументов ии созданиесоздание ииподдержаниеподдержание электронногоэлектронного архиваархива..
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
1919
КогдаКогда отот аутсорсингааутсорсингалучшелучше отказатьсяотказаться
�� ОтсутствиеОтсутствие надежныхнадежных поставщиковпоставщиков
�� ПотенциальнаяПотенциальная монополиямонополия сосостороныстороны возможноговозможного поставщикапоставщика
�� СнижениеСнижение оперативностиоперативности ниженижетребуемоготребуемого уровняуровня
�� УвеличениеУвеличение затратзатрат —— решитьрешитьпроблемупроблему своимисвоими силамисилами дешевледешевле
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
2020
ОзначаетОзначает лили аутсорсингаутсорсингбезработицубезработицу длядля архивистовархивистов??
�� ЧастоеЧастое следствиеследствие аутсорсингааутсорсинга ––сокращениесокращение архивариусовархивариусов, , аа поройпорой ииспециалистовспециалистов среднегосреднего звеназвена..
�� ДляДля руководителейруководителей службслужб ДОУДОУаутсорсингаутсорсинг даетдает возможностьвозможность повыситьповыситьсвойсвой статусстатус ии квалификациюквалификацию, , ииизбавитьсяизбавиться отот значительнойзначительной частичастинаиболеенаиболее неинтереснойнеинтересной рутиннойрутинной работыработы..
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
2121
�� НужноНужно тщательнотщательно взвеситьвзвесить аргументыаргументы ««заза»»ии ««противпротив»» аутсорсингааутсорсинга, , оценитьоценить рискириски, , подсчитатьподсчитать экономическуюэкономическую выгодувыгоду..
�� УжеУже сейчассейчас необходимонеобходимо рассматриватьрассматриватьаутсорсингаутсорсинг каккак однуодну изиз возможностейвозможностей длядляповышенияповышения экономическойэкономической эффективностиэффективностикоммерческихкоммерческих организацийорганизаций..
ВыводыВыводы
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
2222
ПодробностиПодробности читайтечитайте вв статьестатье::
ХрамцовскаяХрамцовская НН..АА. .
««ВнеофисноеВнеофисное хранениехранение документовдокументов: : опытопыт аутсорсингааутсорсинга вв делопроизводстведелопроизводстве»», ,
ДелопроизводствоДелопроизводство ии документооборотдокументооборотнана предприятиипредприятии, ,
готовитсяготовится кк публикациипубликации вв №№ 12, 2004 12, 2004 гг..
19 19 октябряоктября 20042004 ""ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот вв управленииуправлении бизнесбизнес--процессамипроцессами" " ВтораяВторая международнаямеждународная практическаяпрактическая конференцияконференция
2323
Вопросы?
Recommended