[DE] Elektronische Archivierung & Records Management | Ulrich Kampffmeyer | VSA Jahrestagung...

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Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management:

Herausforderungen, Konzepte und Rezepte

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Frauenfeld, 13.09.2012

VSA Jahresversammlung 2012

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer 2

Agenda

|Einführung

||Ordnung

|||Aufbewahrung

||||Ausblick

Die Themen des Vortrags drehen sich alle um das Thema „dOCUMENTieren“

Download Handout: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_H_20120913.pptx

Download Show: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_S_20120913.pptxDie Nutzung der Präsentation und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gestattet

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer

|Einführung||Einführung|Vom Ordnen und Aufbewahren||

|EINFÜHRUNG

Am Anfang war die Sprache

Ein uraltes Thema

Durch die Erfindung der Schrift vor 5.000 Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern:

Das Dokument war geboren.

What is a document?

“Object --- Document?

Star in sky -- No Photo of star -- Yes

Stone in river -- No Stone in museum -- Yes Animal in wild -- No Animal in zoo – Yes”Michael Buckland

Die Geburt des Archivs

Viele Dokumente erfordern Ordnung!

Das Archiv wird als Konsequenz des Wachstums der Zahl von Dokumenten erfunden.

Die Geburt des Archivs liegt mindestens 5000 Jahre zurück.

Elektronische Archive gibt es seit rund 35 Jahren.Ein eher überschaubarer Zeitraum.

EINFÜHRUNG | VOM ORDNEN UND AUFBEWAHREN

Der Mensch und Ordnung

„Als unspezialisiertes Neugierwesen braucht der Mensch Information zum Überleben!“

Das menschliche Gehirn ist in seiner Kapazität eingeschränkt und muss um den Überblick zu behalten, Informationen klassifizieren und zuordnen. (Ein)Ordnen ist dem Menschen angeboren.

||Ordnung|||Ordnung|Records Management|||Ordnung|Records Management|Acht Grundprinzipien|||Ordnung|Records Management|Aktuelle Standards|||Ordnung|Records Management|Ordnung vs. Chaos|||Ordnung|Aufbewahrung|||

||ORDNUNG

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT

Definitionen: Record

Alt: Definition „Record“ (ISO 15489, Teil 1)

“Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business.”

Neu: Definition „Record“ ISO 30300

“Information created, received, and maintained as evidence and /or as an asset by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business or for its purposes, regardless of medium, form or format.”

Definitionen: Records Management

Alt: Definition „Records Management“ (ISO 15489, Teil 1)“Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.”

Neu: Definition „Records Management“ nach ISO 30300• ISO 30300 bezieht sich auf das Records Management System

• Ein Records System erfasst und verwaltet Records und macht sie langfristig zugänglich

• Zusammenarbeit zwischen menschlichen Prozessen und Technologien zur Kontrolle (control) von Records

• Das „Management System for Records" führt und kontrolliert ein Unternehmen hinsichtlich seiner aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen

||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT|ACHT GRUNDPRINZIPIEN

ARMA – Übersicht der GARP

Principle [EN] Prinzip [DE]

1 Principle of Accountability Prinzip der Verantwortlichkeit

2 Principle of Integrity Prinzip der Integrität

3 Principle of Protection Prinzip der Sicherung

4 Principle of Compliance Prinzip der Compliance

5 Principle of Availability Prinzip der Verfügbarkeit

6 Principle of Retention Prinzip der Aufbewahrung

7 Principle of Disposition Prinzip der Entsorgung

8 Principle of Transparency Prinzip der Transparenz

GARP – „Generally Accepted Records Keeping Principles“

||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT|AKTUELLE STANDARDS

ISO STANDARDS

ISO Standards

• ISO 15489-1:2001 Information and documentation -- Records management -- Part 1: General

• ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation -- Records management – Part 2: Guidelines

• ISO 22310:2006 Information and documentation -- Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards

• ISO 23081-1:2006 Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles

• ISO/TS 23081-2:2009 Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues

ISO Standards

• ISO 23081-3:2011 Information and Documentation -- Records Management Processes-Metadata Records

• ISO/TR 26122:2008 Information and documentation -- Work process analysis for records

• ISO 13008:2012 Information and documentation – Digital records conversion and migration process

• ISO/TR 13028:2010 Information and documentation -- Implementation guidelines for digitization of records

• ISO 16175-1:2010 Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 1: Overview and statement of principles

• ISO 16175-2:2011 Information and documentation-- Guidelines and functional requirements for records in electronic office environments

ISO Standards

• ISO 30300:2011 Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary

• ISO 30301:2011 Information and documentation -- Management systems for records – Requirements

• ISO/TR 15801:2009 Document Management --Information Stored Electronically --Recommendations for Trustworthiness and Reliability

• PD ISO/TR 17068 Information and documentation --

Records Management -- The Trusted Third Party Repository for Electronic Records

ANDERE STANDARDS

Andere Standards

• ICA International Council on Archives: ICA-Req Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments

• DLM Forum: MoReq® Model Requirements for the Management of Electronic Records • MoReq®

• MoReq2®

• DLM Forum / DLM Foundation: MoReq® Modular Requirements for Records Systems• MoReq2010®

MoReq® Komponenten 2010

(outdated) MoReq® Roadmap 2010

MoReq2012® Erweiterungsmodule

Security

MoReq2012® Erweiterungsmodule

File Aggregation / Container

OMG Object Management Group Standard

Specification for Records Management Services

Die Spezifikation beinhaltet Modelle für Software-Services im Sinne von SOA im Bereich des elektronischen Records Management:

• PSM-1: Web Services definition for Records Management Services in Web Service Description Language (WSDL).

• PSM-2: Records Management Service XSD. • PSM-3: Attribute Profile XSD. The XSD is for

capturing and communicating attribute profiles to permit flexible attribution of certain types of Records Management Objects.

NATIONALE STANDARDS

Nationale Standards

Australien• Australian Government Recordkeeping Metadata

Standard Version 2.0• Australian Government Locator Service, AGLS,

veröffentlicht als AS Australian Standard 5044-2010• AS Australian Standard AS 5090:2003:

Work process analysis for recordkeeping

Brasilien• e-ARQ Brasil (v1.1)

Deutschland • Organisationskonzept elektronische

Verwaltungsarbeit OkeVa

Finnland• SÄHKE2

Deutschland: OkeVa

Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit OkeVa• Nachfolger von DOMEA 2.0• Im Mai 2012 vom Bundesinnenministerium

veröffentlicht• Bestandteile:

• Elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) einschließlich der elektronischen Langzeitspeicherung und Aussonderung

• Elektronische Prozessunterstützung durch: elektronische Vorgangsbearbeitung, elektronische Zusammenarbeit und Fachverfahren

• Das DOMEA Zertifizierungsverfahren wird nicht fortgesetzt und für OkeVa nicht eingeführt

Deutschland: OkeVa

Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem aufgebaut. Die folgenden Bausteine sind verfügbar:• Leitfaden für verantwortliche Führungskräfte• Grundlagen und Bedarfsanalyse• E-Akte• E-Vorgangsbearbeitung• E-Zusammenarbeit• Projektleitfaden

Weitere Bausteine befinden sich in Arbeit bzw. in Planung:• E-Langzeitspeicherung (in Arbeit)• E-Poststelle und Signatur (in Arbeit)• Scan-Prozess (in Arbeit)• Datenschutz, Personaldaten und VS (in Planung)• E-Fachverfahren (in Planung)

Deutschland: OkeVa

Weitere Konzepte und Lösungen mit Implikationen für das Records Management:• Bundes-CIO-Vorgaben, IT-Planungsrat-Initiativen

und neues E-Government-Gesetz (Entwurf)• Open Government Data• nPA neuer Personalausweis und EID• De-Mail

Aber auch noch:• DOMEA 2.0 immer noch in Gebrauch und füllt

inhaltliche Lücken im OkeVa• FAVORIT

Nationale Standards

Kanada• Electronic Records as Documentary Evidence

CAN/CGSB-72.34-2005 (“72.34”)

Neuseeland• Digital Recordkeeping Standard (DRS)

Norwegen• Norwegian Archive Standard NOARK 5

Österreich• Elektronischer Akt ELAK

Schweiz • Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER

USA• Department of Defense Standard DoD 5015.2

… und viele, viele mehr

||ORDNUNG|RECORDS MANAGEMENT|ORDNUNG VS. CHAOS

Suchen in chaotischen Datenbeständen

„Enterprise Search“

Ordnung schaffen

„Records Management“

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer||ORDNUNG|AUFBEWAHRUNG

Records Lifecycle Management

Viele Dokumente

Einige Records

Wenige Archiv-Objekte

|||Aufbewahrung||||Aufbewahrung|Archivierung||||Aufbewahrung|Archivierung|Compliance vs. historischem Wert||||Aufbewahrung|Archivierung|Die Wolke||||Aufbewahrung|Archivierung|Aufgabe Web & Co.||||Aufbewahrung|Zukunft||||

AUFBEWAHRUNG

Elektronische Archivierung und elektronisches Records Management VSA Jahresversammlung 2012Dr. Ulrich Kampffmeyer|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG

Archiv

Unter einem Archiv (abgeleitet vom lat.: archivum, aus griech.: archeion Regierungs-, Amtsgebäude, und dadurch mit einem gewissen „offiziellen“ Charakter versehen) versteht man üblicherweise eine meist auf Dauer angelegte Sammlung von Objekten, Unterlagen oder Informationen.

Begriffsverwirrung

• Aufbewahrung

• Archivierung

• Elektronische Archivierung

• Digitales Archiv

• Digitale Archivierung

• Langzeitarchivierung

• Langzeitspeicherung

• Revisionssichere Archivierung

• Rechtssichere Archivierung

• Rechtskonforme Archivierung

• Vertrauenswürdige Archivierung

• Beweiswerterhaltende Archivierung

• Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung

• usw.

Revisionssichere Archivierung

Ein deutscher Begriff für Aufbewahrung im Sinne von Records Management und elektronische Archivierung:

Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO in Deutschland) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.

Langzeitarchivierung

Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren.

Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung.

ARCHIVIERUNGSSTANDARDS

CCSDS Standard

National Aeronautics and Space Administration NASA/ Consultative Committee for Space Data Systems CCSDS:

OAIS: Reference Model for an Open Archival Information System

• 2002: Blue Book der NASA/CCSDS (650.0-B-1)• 2003 als Standard ISO 14721:2003 übernommen• 2009 überarbeitete Version, das CCSDS OAIS

"Pink Book“• Juni 2012 wurde Version 2 von OAIS von der

CCSDS als "Magenta Book" veröffentlicht und bereits im August 2012 von der ISO als ISO 14721:2012 übernommen

Inhalt ISO 14721:2012 [EN]

1 INTRODUCTION 1.1 PURPOSE AND SCOPE

1.2 APPLICABILITY

1.3 RATIONALE

1.4 CONFORMANCE

1.5 ROAD MAP FOR DEVELOPMENT OF RELATED STANDARDS

1.6 DOCUMENT STRUCTURE

1.7 DEFINITIONS

2 OAIS CONCEPTS2.1 OAIS ENVIRONMENT

2.2 OAIS INFORMATION

2.3 OAIS HIGH-LEVEL EXTERNAL INTERACTIONS

3 OAIS RESPONSIBILITIES 3.1 MANDATORY RESPONSIBILITIES

3.2 EXAMPLE MECHANISMS FOR DISCHARGING RESPONSIBILITIES

4 DETAILED MODELS 4.1 FUNCTIONAL MODEL

4.2 INFORMATION

4.3 INFORMATION PACKAGE TRANSFORMATIONS

5 PRESERVATION PERSPECTIVES 5.1 DIGITAL MIGRATION

5.2 PRESERVATION OF ACCESS AND USE SERVICES

6 ARCHIVE INTEROPERABILITY 6.1 TECHNICAL LEVELS OF INTERACTION BETWEEN OAIS ARCHIVES

6.2 MANAGEMENT ISSUES WITH FEDERATED ARCHIVES

ANNEX A COMPOSITE FUNCTIONAL VIEW (NORMATIVE)

ANNEX B RELATIONSHIP WITH OTHER STANDARDS OR EFFORTS (INFORMATIVE)

ANNEX C BRIEF GUIDE TO THE UNIFIED MODELING LANGUAGE (UML) (INFORMATIVE)

ANNEX D INFORMATIVE REFERENCES (INFORMATIVE)

ANNEX E A MODEL FOR SOFTWARE USE IN REPRESENTATION INFORMATION (INFORMATIVE)

ANNEX F SECURITY CONSIDERATIONS (INFORMATIVE)

Änderungen in der ISO 14721:2012

Im Wesentlichen wurden Verbesserungen und Konkretisierungen im Vergleich zur ISO 14721:2003 vorgenommen:• Informationsfluss-Modelle auf Basis UML• Konkretisierung Zugriffe und Bereitstellung als

Informationsobjekte• Rollen und Rechte• Austausch von Objekten und Ansätze zum

Outsourcing• Überarbeitete Grafiken• Beziehungen zu anderen Standards• Anpassungen in der BegrifflichkeitDie Grundprinzipien und das Modell wurden beibehalten

OAIS Functional Entities

Example for Functions: Ingest Functional Entity

Technische Problemzonen im OAIS-Reference Model (1)

Problemzone 1:

Interfaces

Technische Problemzonen im OAIS-Reference Model (2)

SIPAIP AIP DIP

Problemzone 2:

Container-Formate

Annex A: Composite of Functional Entities

Annex C: Key to UML Relationships

Da es bereits eine deutsche Übersetzung des

CCSDS OAIS „Pink Book“ als nestor Materialien

gibt und das PINK Book weitgehend mit dem

Magenta Book übereinstimmt, und die ISO 14721

im Prinzip nur das Magenta Book übernommen hat,

wird es auch sehr schnell eine deutsche

DIN Norm geben (können).

Deutschsprachige Version der ISO 14721

Die Frage bleibt:

Beschreibt die ISO 14721 Verfahren,

die im Zeitalter von Web 2.0 und Cloud

noch relevant sind?

ISO 14721

WARC ISO 28500

ISO 28500 WARC File Format („Web-ARC“)• Soll verhindern, dass wertvolle Informationen

verschwinden, wenn sich eine Webseite verändert

• Entwickelt durch ISO Technischen Komitees ISO / TC 46, Information und Dokumentation, Unterausschuss SC 4, Technische Interoperabilität

• WARC ist aber nur ein Dateiformat

• Effektive Verwaltung, Strukturierung und Speicherung unzähliger, angesammelter Ressourcen aus dem Internet

• Erweiterung des ARC-Dateiformats, durch IIPC um Informationen und Wissen aus dem Internet, für zukünftige Generationen bereitstellen zu können

• Aufzeichnung von http-request-headern, beliebig vielen Metadaten

• Zuweisung von Kennungen für jede enthaltene Datei

• Verwaltung von Duplikaten und migrierten Datensätzen

• WARC speichert jede Art von digitalen Inhalten

Weitere Archivierungsstandards

• ISO TR 18492:2005 -- Long Term Preservation of Electronic Document Based Information

• ISO 16363:2012 -- Space data and information transfer systems -- Audit and certification of trustworthy digital repositories

• NIST SP 500-252 -- Information Technology -- Care and Handling of CDs and DVDs-- A Guide for Librarians and Archivists

• NIST SP 800-88 – Computer Security –Guidelines for Media Sanitization

• BSI TR-ESOR 03125 – Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente, Version 1.1

BSI TR-ESOR 03125

BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, Deutschland:TR-ESOR – Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente, Version 1.1• Erschienen am 18.02.2011• Sprachliche, als auch technische Überarbeitung

der TR-VELS 03125• Der wesentliche Fokus liegt auf der Nachsignatur

kryptografisch signierter Objekte. Die Formulierungen der früheren Version konnten als Universalarchivanspruch für alle Branchen und jede Art der ordnungsgemäßen Aufbewahrung missverstanden werden. Dieser Punkt ist mit der neuen Version nun klarer formuliert.

TR-ESOR 03125 – wesentliche Inhalte

1. Module:

# Anlage TR-ESOR-M.1: ArchiSafe-Modul

# Anlage TR-ESOR-M.2: Krypto-Modul

# Anlage TR-ESOR-M.3: ArchiSig-Modul

2. Schnittstellen:

# Anlage TR-ESOR-S: Schnittstellenspezifikation

# Anlage TR-ESOR-E: Konkretisierung der Schnittstellen auf Basis des eCard-API-Framework

# Anlage TR-ESOR-F: Formate und Protokolle

BSI TR 03125 Schichtenmodell mit Modul-Zuordnung

Aktuelle Diskussionen um die TR-ESOR

• Verankerung im OkeVa Modul „Elektronische Akte“• Planung die TR als allgemeingültige DIN Norm zu

standardisieren• Der umbenannte DIN Arbeitskreis NA 009-00-15-06

"AK Beweiswerterhaltung von kryptographisch signierten Dokumenten" setzt die Umsetzung der TR-ESOR in eine DIN-Norm fort. Diese soll unter der Nummer DIN 31647 veröffentlicht werden.“

• Erweiterung des Geltungsbereichs auch außerhalb von Bundesbehörden

• Zertifizierung von Produkten geplant

Dokumentformate

FrüherTIFF nach ITU 6.2 komprimiertASCII Txt

HeutePDF (in diversen Varianten)JPEG, MPEG, WAV, PIC, HTML5, FLV, FLAC, WMV, PNG, WWF

Zukünftig

noch mehr volatile, proprietäre und zum Teilkurzlebige Formate und „Nicht-Formate“

PDF Standards

ISO 15930 PDF/X Format für die Druckvorstufe

PDF/X-1a = ISO 15930-1

PDF/X-3 = ISO 15930-3

ISO 14289 PDF/UA Aufbau eines Dokuments im Format PDF (Universal Accessability)

ISO 16612 PDF/VT Transaktionsdruckspeicherung (PPML/VDX)

ISO 19005 PDF/A PDF Archive Format für die Dokumentenarchivierung

PDF/A-1 = ISO 19005-1:2005 PDF/A-2 = ISO 19005-2:2011 PDF/A-3 = ISO/CD 19005-3:2012

ISO 24517 PDF/E PDF Engineering Format für technische Zeichnungen

ISO 32000 PDF normiertes Format für Standard-PDF

PDF= ISO 32000-1

PDF/H PDF im Gesundheitswesen (Health)

PDF/A-3

• Veröffentlichung wird 2012 erwartet• Erweiterung des Standards PDF/A-2 um

Möglichkeit für die Einbettung „dynamische“ PDF-Dokumente (z.B. Videos, 3D Elemente) und Originaldaten ( z.B. XML, CAD) in PDF/A als ein vollständiges Archiv-Objekt, sonst identisch mit PDF/A-2

• Ziel:

Zwei Dokumentenversionen untrennbar miteinander verbinden

• Aber: weiterhin elektronisches Papier

PDF/A Übersicht

Compliance Level

• Level „a“ erfordert „Tagging“ und erst mal Verfügbarkeit der Strukturinformation • Sonst Level „b“ oder „u“

|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG| COMPLIANCE VS. HISTORISCHEM WERT

Compliance und historisch

ComplianceBetrifft in der Regel Informationsobjekte, die nach kaufmännischen, gewährleistungs-, haftungs-, qualitäts- und anderen rechtlichen Grundlagen einen Wert besitzen. Dieser Wert kann sich über die Zeit ändern und auch zur Löschung führen.

HistorischNicht alle Informationsobjekte, auch die zunächst aufbewahrungspflichtigen, besitzen einen historischen Wert. Dieser wird durch Fachleute bestimmt und führt zur Aussonderung aller Records, die dem Maßstab nicht genügen. Der Wert bleibt in der Regel beständig und die Aufbewahrung ist dauerhaft.

Compliance: Grundsätzliche Kriterien

• Authentizität• Vollständigkeit• Nachvollziehbarkeit• Zugriffssicherheit• Geordnetheit • Integrität• Auffindbarkeit• Reproduzierbarkeit• Unverändertheit• Richtigkeit• Prüfbarkeit• Portabilität• Vertrauenswürdigkeit

Der historische Wert

• Archivare müssen aus einer großen Zahl von Unterlagen diejenigen herausfiltern, die nachfolgenden Generationen ein möglichst umfassendes Bild der derzeitigen Zeit liefern

• „Archivwürdige“ Informationsobjekte stellen • einen bleibenden Wert für die Erforschung oder

das Verständnis der deutschen Geschichte• die Sicherung berechtigter Belange der Bürger • die Bereitstellung von Informationen für

Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung

• Um sie auszuwählen, bedarf es bestimmter Kriterien und Methoden

Der historische Wert

„Gegenstand archivischer Verwahrung und Betreuung ist heute das gesamte Schrift-, Bild- und Tongut, das als dokumentarischer Niederschlag der

Tätigkeit staatlicher und nichtstaatlicher Dienststellen, aber auch sonstiger Einrichtungen,

Verbände, Betriebe oder Einzelpersonen erwächst, soweit es wegen seines rechtlich-

verwaltungsmäßigen, seines historischen, aber auch seines wissenschaftlich-technischen oder

künstlerischen Quellenwertes als ‚archivwürdig’ zu dauernder Aufbewahrung bestimmt wird. “

Archive als „Gedächtnisspeicher“

„Archive sind zunächst das „Gedächtnis“ der sie tragenden und speisenden Verwaltung, übernehmen

also wichtige Aufgaben der Rechtssicherung. Als „Rohstofflager der historischen Forschung“, zu denen sie in der 2. Hälfte des 19. Jahrhunderts geworden sind, dürfen sie heute den Anspruch

erheben, auch in einem viel weiteren Sinne „Gedächtnisspeicher“ zu sein.“

„Electronic Archives are the Memory of the Information Society“.

Erkki Liikanen

|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|DIE WOLKE

Traditionell: Archivsysteme im Inhouse-Netz

Storage

Archiv

Storage

Server

ServerServer

Mobile Nutzer

Sichere Auslegung von Archivsystemen

Archivoperativ

ArchivSicherung

„Inhouse“on premise

„Outhouse“outsourced

Archivoperativ

ArchivSicherung

Archivoperativ

ArchivSicherung

Eigen-Anwender

Eigen-Anwendermit outge-sourctemSicherheits-archiv

SaaS & Outsourcing

Cloud Computing

The Cloud

Infra-structure

as a ServiceIaaS

Platform as a Service

Software as a Service

Amazon Elastic Compute Cloud (EC2)

Microsoft AzureAmazon GlacierAmazon Simple Storage Service (S3)PayPal

Google Docs / Drive / Postini SalesforceBoxDropbox

Cloud Computing

Chancen Risiken &• Provider

• Vertrauen• Kontrolle• Abhängigkeit

• Zuverlässigkeit der Cloud• Engpässe in der Datenübertragung• Software-Lizenzen• Eigentumsrechte

• Schnellere Verfügbarkeit von Innovationen• Theoretisch unbegrenzte Skalierbarkeit• Kosteneinsparung bei Hardware, Personal und Lizenzen• Aufwandersparnis bei Programmupdates• Schnelle Anpassung an sich ändernde Anforderungen• Kostenkontrolle durch Pay-for-use

„On-Premise“ (lokal im eigenen Haus) installierte Systeme gelten als

„outdated“ (veraltet).

|||AUFBEWAHRUNG| ARCHIVIERUNG|AUFGABE WEB & CO.

DATENBANKARCHIVIERUNG

Datenbankarchivierung

• Komplette Archivierung von Datenbanken einschließlich Nutzdaten, Anwendungslogik und Nutzungsmodell

• Besonders bei der Abschaltung von Altsystemen • Nur sehr spezielle Archivsysteme erlauben eine

entsprechende Lösung, die im Regelfall nicht dem OAIS-Modell entsprechen

• Traditionellen Formen der Archivierung von Listen und anderen Ausgabeformaten

• Zahlreiche Lösungsansätze• Datenstrukturen werden mitarchiviert und ein

Suchen in den Tabellen ist somit gegeben.

Ablauf der Archivierung bei SAP

• Schreiben der zu archivierenden Daten aus der Datenbank in Archivdateien

• Löschen der Daten aus der Datenbank

Die Archivierung beliebiger Daten aus Datenbanken und Anwendungen ist ein großes

Desiderat, da hier Objekte entstehen und genutzt werden, die später in Archive überführt werden

sollen.

Die Hauptproblematik – die Erhaltung des Kontext, der Funktionslogik und der ursprünglichen

Präsentation – stellt Archive vor große Herausforderungen.

Es geht nicht mehr um das einzeln greifbare, abgeschlossene und selbsttragende Archiv-Objekt.

Daten- und Datenbank-Archivierung

ARCHIVIERUNG VON WEBINHALTEN

Webarchivierung

• Das Internet verändert den Dokument-Begriff:• Websites, CMS Content-Management-Systemen und

Portale und WCM Web Content Management • Neuartige Formen von Dokumenten, Zusammenhang

zwischen Inhalt, beschreibenden Daten sowie Struktur, Layout und Format bewusst aufgelöst

• Das Web – ein schnelllebiges Medium:• Anschwellende Menge von Plagiaten, Kopien,

gestohlenen Inhalten• Keine Gewähr der Richtigkeit, Vollständigkeit,

Originalität und Aktualität der Information• Gesetzliche Regelungen, die die Betreiber von

Webseiten verpflichten, die Inhalte ihrer Seiten zu nachvollziehbar zu dokumentieren, werden meist nicht ernst genommen

• Abhängigkeit von Apps, Konvertern, Browsern und Viewern

Web-Archivierung: Herausforderungen

Web 2.0 verschärft die Archivierungsproblematik

• Hohe Dynamik, keine „festen“ Objektem und Inhalte, die sich einer Archivierung „widersetzen“:• Indvidualisierung und Personalisierung• Tweeds• Blogs und Foren• Wikis• Multi-Media-Objekte• Links• Mashups• usw.

• Die Bewertung, was „archivierungspflichtig“ und was „archivierungswürdig“ ist, ist kaum möglich

• Die unterschiedlichen technischen Formate machen eine einheitliche Strategie nahezu unmöglich

Wertvolle Inhalte sind bereits verloren gegangen.

Zukünftige Historiker werden unsere Ära das „dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur“

nennen.

Web-Archivierung

MOBILE

Die Mobile Revolution

• Auch ECM-Services wie E-Mail-Archive, elektronische Akten und Workflows können mit Hilfe von Apps genutzt werden.

• Viele ECM-Anbieter haben daher Apps für iPhone, iPad und vergleichbare Produkte.

• Die Sinnhaftigkeit der Nutzung von ECM-Apps auf Mobiltelefonen und Pads ist umstritten; lesen und freigeben ja, erstellen und editieren nein.

Archivierung im Bereich Mobile

• Mobile Geräte verfügen über keine eigenen Archivspeicher. Zu archivierende Information muss daher anders abgespeichert werden, in internen Archivsystemen oder in Archiven als Software as a Service

• Wege, wie Information erfasst, als archivwürdig oder archivpflichtig klassifiziert werden, und dann letztendlich einem Archiv zugänglich gemacht werden, weitgehend ungeklärt

• Direkte Zugriffe von mobilen Geräten wie Telefonen oder Tablets häufig über spezielle Dienstanbieter abgewickelt, die auf ihren Servern Kommunikation wie auch Dokumente (zumindest zwischen-) speichern. Hier setzt das Geschäftsmodell aller großen Telekommunikations-, Web- und Softwareanbieter an – Google und Apple in der ersten Reihe.

Inhalte für mobile Geräte werden zukünftig die Mehrheit aller Informationen und den größten

Teil des Netzverkehrs ausmachen.

Niemand eine rechte Idee, was von mobilen Inhalten und mobiler Kommunikation unter rechtlichen Gesichtspunkten in ein Records

Management und unter Gesichtspunkten des Werts von Information in ein Archiv gehört.

Mobile Inhalte

|||AUFBEWAHRUNG| ZUKUNFT

NEUE HERAUSFORDERUNGEN DURCH MASH-UP, INDIVIDUALISIERUNG UND 3D

Mash-Up

Mash-Up: Probleme für die Archivierung

• Die Rekonstruktion der einzelnen Bestandteile eines Mash-Ups ist schwierig für die Archivierung

• Mash-Ups werden zur Laufzeit erst variabel, individuell und situationsbezogen zusammengebaut – für die Archivierung ist dies oft schwer nachvollziehbar

• z.B. Kontext kartografische Informationen (Karten, Bilder) mit darauf abgebildeten dynamischen Beschreibungen, Positionsmarken, Links etc.

Individualisierung von Websites

Probleme für die Archivierung:

• Persönliche Sichten von Webseiten erzeugen gleichzeitig verschiedene Versionen der Inhalte

• PROXY-Server erschweren die Archivierung

• Formular-Archivierung erschwert

• Rekonstruktion allgemein schwierig

Web 3D

• 3D-Anwendungen sind im Kommen• Zukunftsvisionen sind

• 3D-Webshops, 3D-Chats, 3D-Communities, 3D-Browsergames, 3D-Messen, interaktive 3D-Präsentationen, virtuelle 3D-Messe-Besuche - selbst Social Networks/ Social Media in 3D und 3D-Homepages

• Ob die Verbreitung bis hin zum vernetzten Web 3D geschieht, hängt von technischer Entwicklung und Usability ab

3D - Architektur

3D: Probleme für die Archivierung

Bei 3D-Filmformaten sind die Tiefenschärfe und die Farbe kein unerhebliches Thema, ebenso wie die unterschiedlichen Tonspuren, die Overlays (Untertitel), die Einsprungadressen und eventuelle Verknüpfungen zu externen Daten.

Es ist schwierig sich auf nicht proprietäre und Langzeit - archivierbare 3D-Formate (Bild und Film) zu verständigen, die alle Komponenten, die für die Archivierung notwendig sind berücksichtigen:

• Farbtabellen, Tonspuren, Overlays

• Technische Squenzierung

• Dynamik, Brillianz, Auflösung

• Digital Rights Management

• Interaktive Steuerung

• Metadaten, Viewer

• Verknüpfungen zu externen Daten

• eigene Anwendung mit eigener Navigation

||||Ausblick|||||Ausblick|Herausforderungen|||||Ausblick|Herausforderungen|Große Aufgabe, k(l)eine Budgets|||||Ausblick|Herausforderungen|Die Rolle des Archivars|||||Ausblick|Herausforderungen|Die kulturelle und gesellschaftliche Aufgabe|||||

||||AUSBLICK

||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN

Herausforderung

Beschleunigung!

Rasantes Wachstum

Quelle: http://wiki.ugotit.de/images/3/3e/Entwicklung_Internet-klein-klein.jpg

Informationsüberflutung

Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen.

Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss strategisch geplant, konsequent umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden.

Explosion der Unternehmensinformationen

Die Herausforderung des Informationswachstums

Es gibt ein exponentielles Informationswachstum und kein ausreichendes “Management” der Informationen.

Problemfelder:• Unkontrollierte Redundanz• Fehlende Einschätzung des Wertes von

Information• Die wachsende Abhängigkeit von der

Verfügbarkeit und Richtigkeit der Information• etc.

||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|GROẞE AUFGABE, K(L)EINE BUDGETS

Verzettelung in der öffentlichen Verwaltung

Die Bedeutung des Records Management steigt, wie z.B.

die Initiative und Gesetzgebung Präsident Obamas

(Presidential Memorandum – Managing Government Records)

in den USA zeigt.

Diesem Vorbild sollte gefolgt werden.

Obama und das Records Management

Barack Obama

Akzeptanz

Ohnmacht in den Archiven

Internationale und europäische Projekte

International• Internet Archive (open source, Oracle) – am

Anschlag, überfordert, konzeptionell nicht mehr den Produkten der Zeit gewachsen

Europa• Zahllose Förderprojekte, die nach Auslaufen der

Förderung den „Heldentod“ sterben. Was wird z.B. aus APENET im Archivbereich?

• Europeana – eine Ausnahme?

Blogforever

• Bis August 2013 gefördertes Projekt:• EU fördert das Konsortium mit 3,1 Millionen Euro,

mit der Eigenbeteiligung der Hochschulen in Thessaloniki, Berlin, London, Glasgow und Warwick kommen 4 Millionen Euro zusammen

• Bis August 2013 wollen Forscher ein System entwickeln, um Blog-Einträge und Konversationen für die Ewigkeit zu sichern

• Die Inhalte sollen authentisch und vollständig erhalten bleiben, leicht zu durchsuchen und zu analysieren sein

• Und was passiert nach August 2013?

Große Anbieter wie Amazon (Glacier, S3), Google (Postini, GDrive) und andere

drängen in den kommerziellen „Aufbewahrung“-Sektor vor.

Internet-Anbieter machen den traditionellen Informationsangeboten

von Archiven, Museen und Bibliotheken zunehmend Konkurrenz.

Konkurrenz bei der Aufbewahrung und Archivierung

Niemand würde ein Softwareprodukt kaufen, mit dem er nicht auch etwas versenden oder drucken könnte.

Wir alle kaufen aber Softwareprodukte, die nicht archivieren können!

Wo die Gesellschaft und ihre Institutionen nicht mehr in der Lage sind, Informationen effektiv zu verwalten

und zu bewahren, da sollten die Anbieter von Software, die hierfür keine Lösung in ihre

Betriebssysteme, Speichersysteme, Anwendungen und andere Standardsoftware eingebaut haben,

verdonnert werden, nunmehr einige Milliarden für eine weltweit und dauerhaft angelegte elektronische

Archivierung zu investieren.

Verantwortung

Auch Zuhause ist der Bestand anDokumenten, Bildern, Videos,

Musik und Medien so gewachsen, dass man auch hier professionelle Lösungen

für das Informations- und Archivmanagement brauchen würde.

Und wer denkt an den Privatmann?

Records Management, Aufbewahrung und Archivierung sind immer noch Themen, die mental als unbedeutend, akademisch und in den Keller gehörig

herabgewürdigt werden.

Die Devise könnte/müsste lauten:

„Archivare, Bibliothekare und Records Manager, raus aus den Kellern, zur Freiheit, ans Licht“

Archivare und Records Manager müssen für ihre (unsere!) Sache so werben wie dies Umweltaktivisten,

Tierschützer und andere soziale Bewegungen tun.

Devise

||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|DIE ROLLE DES ARCHIVARS

Wer braucht NOCH Archivare und Records Manager?

Records Management und Archivierung gelten als „staubige“ Berufsbilder.

Die Bedeutung der Berufe wird unterschätzt. Information muss gepflegt werden um nutzbar zu sein.

Die bestehenden Berufsbilder sind den zukünftigen Anforderungen als „Information Manager“ häufig nicht gewachsen.

Einige Provokationen:

Einige Provokationen

Archivarelieben Metadaten.

Sie sind komplexe Dateneingabeformulare gewohnt.

2.0 User hassen komplexeDateneingabeformulare!

Sie vertrauen der automatischen Kategorisierung.

Archivare sind ausgezeichnet in der strukturierten Suche.

Sie sind es gewohnt umfangreiche Suchformulare mit vielen Feldern zu verwenden.

2.0 User hassen komplexe Suchformulare!

Sie lieben “single field search” á la Google, die alles irgendwo findet.

Archivare kennen die Relevanz eines Informationskontextes.

Sie sind es gewohnt, stundenlang geordnete Strukturen zu entwickeln und die Objekte zuzuordnen.

2.0 User sind faul!

Sie kümmern sich nicht darum, wo sie ihren Kram ablegen.

Archivare wissen genau, wie sie durch hierarchische Bäume und Ordner-Unterordner-Band-Register-Strukturen navigieren.

Es macht ihnen einfach Spaß.

2.0 User verlieren die Geduld, wenn das Interface nicht wie eine Medienbibliothek oder YouTube funktioniert.

Sind sie von der Software genervt, geben sie die Suche einfach auf.

Archivare sind sich der Relevanz der Bewertung und Aussonderung von Information bewusst.

Sie arbeiten bis spät in die Nacht, um ihre Ablagen in Ordnung zu halten.

2.0 User wissen, dass eine TeraByte Hard Disk im Kaufhaus nur 80 € kostet.

Sie glauben, dass es immer genügend Platz für Alles und Jedes da sein wird.

Archivare sind Spezialisten im Ermitteln des Werts von Records.

Sie arbeiten eifrig daran, Informationen ständig zugänglich und langfristig verfügbar zu halten.

2.0 User haben keine Ahnung, was ein Record ist oder wer für die sichere Verwahrung verantwortlich ist.

Jeder bekommt Kopien von Allem, also wird sich schon irgendjemand um die Aufbewahrung kümmern.

Archivare lieben ihre Aktenpläne, Thesaurus, Taxonomien, Ontologien und Klassifikationsschema.

Sie werden sieben oder mehr Hierarchieebenen durchforsten, um den richtigen Ort für eine kleine Notiz zu finden.

2.0 User glauben an Folksonomy.

Wenn genügend Anwender den selben “Tag” verwenden, kann es nicht falsch sein.

Archivare sind darauf eingestellt, jede einzelne Funktion ihrer Records-Management-Software zu erlernen.

Mit intensiven Training kann jede Art von Software-Interface in ein brauchbares Werkzeug verwandelt werden.

2.0 User lieben ihr iPad!

Wenn das Benutzer-Interface nicht „sexy“ genug ist und nicht so funktioniert wie Facebook, dann machen sie die Anwendung einfach dicht.

Archivare wissen auswendig, wo sich jedes Objekt befindet.

Sie haben die Kontrolle über alles, sowohl im elektronischen Bereich als auch in der Welt der Papierdokumente.

2.0 Users, die „Digital Natives“ leben in einer virtuellen Welt und haben ihre Objekte in der „Cloud“.

…und die Systeme sind nicht länger in ihren „Silicon Cages“ gefangen. Mit RFID, Robotik, Kameras und Sensoren dringen sie in die reale Welt vor und übernehmen sie.

Digital Natives – eine falsche Hoffnung?

Viele glauben dass die heranwachsende Generation, die mit Web 2.0, Mobile & Konsole aufgewachsen ist, besser mit der elektronischen virtuellen Welt zurechtkommen wird.

Dies ist ein Trugschluss!

Vielfach geht es beim Digital Native nur um die Bedienung intuitiver Oberflächen – ein oberflächliches Wischen ohne Kenntnis der darunterliegenden Technologien und Informationsstrukturen.

Der Bedarf an Information Professionals wächst und wird durch die Lehre nicht befriedigt.

||||AUSBLICK|HERAUSFORDERUNGEN|DIE KULTURELLE UND GESELLSCHAFTLICHE AUFGABE

Ubiquitous Computing

Unsichtbarkeit an der Oberfläche, alles geht in den Untergrund

“In the future, content management will become like air, invisible to users.

The content will be automatically managed. We won't have to spend

any thoughts on how to manage our content. We won't have to care about different formats or types of content, where the content is stored, or what

version of it that is the correct one. Instead we will be able to concentrate entirely on how to

communicate effectively.”

Oscar Berg

Unsichtbarkeit an der Oberfläche, alles geht in den Untergrund

“Library services such as version control and checkout/checkin are happening behind the scenes. “

“Cloud-based storage and automatic synchronization services enables

seamless working across any device.”

“ Nothing is deleted. Ever.“

Ubiquitous Computing

Wir haben keine Archivierungsstrategien für

Distributed Ubiquitous Computing

Herausforderungen für die Informationsgesellschaft

„Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern,

unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und

Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution.

Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur

Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“

Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer.

Frank Schirrmacher

Konsequenzen von „Always online“

Always online

Wir haben keine Archivierungsstrategien für die wachsende Menge individueller und unstrukturierter Nachrichten und Beiträge in verteilten Umgebungen –

geschweige denn Konzepte zur Handhabung der Menge von Informationen unter

archivischen Gesichtspunkten.

Die Informationsgesellschaft wird von Software getragen, gesteuert und manipuliert.

Informationsverfügbarkeit verändert soziale Schichtung.

Die Beschleunigung beeinflusst und beeinträchtigt uns zunehmend.

Ein neuer Mensch – oder ein neues Menschenbild? – steht am Horizont:

„Homo socialus electronicus“

Gesellschaftliche Herausforderung

Ist dies alles nur

ein Problem

unserer Generation ?

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Postfach 20 25 5520218 Hamburg

Danke!

Ulrich KampffmeyerE-Mail: Kff@PROJECT-CONSULT.com

Präsentation, weitere Informationen ...www.PROJECT-CONSULT.com

Download Handout: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_H_20120913.pptx

Download Show: www.PROJECT-CONSULT.de/files/VSA_RM-ARC_S_20120913.pptxDie Nutzung der Präsentation und ihrer Inhalte ist nur zum privaten Gebrauch gestattet

Quellen- und Bildnachweis

Quellen:Alle Quellen sind als direkte Referenzen in der Handout-Version des Vortrages auf den einzelnen Folien angegeben:PDF http://bit.ly/VSA_Arc_HPPTX http://bit.ly/VSA_arc_H

Fotonachweis: Hintergrundfolien: eigene Bilder von der dOCUMENTA [13] in Kassel

I : Michael Rakowitz „What Dust will rise“II : Sopheap Pich „Rattanakiri Field Reliefs“; Thomas Bayrle „Carmageddon“III : Julie Mehretu „Mogamma“; Claire Penecost „One Erg“; IV : Mark Dion & Xylothek Schildbach; Hubertus Gojowszyk „Tür zur Bibliothek“; Warlimpirrnga Tjapaltjarri „Untitled“

Fotos, Tabellen, Grafiken:F 004 Eigene Fotos Ulrich Kampffmeyer, dOCUMENTA [13] 2012F 005 Gemalte Buchillustration, 20 Jhd. / Flickr (ohne Lizenzangabe)F 006 5 Fotos Flickr (ohne Lizenzangabe)F 007 Michael K. Buckland: What is a document?; Journal of the American Society of Information Science 48, no. 9 (Sept 1997): 804-809 F 010 Internet (ohne Lizenangabe)T 016 PROJECT CONSULT nach ARMA GARP mit deutscher ÜbersetzungG 025 (c) DLM Foundation 2009; http://wwww.dlmforum.euG 038 PROJECT CONSULT 2008G 051f CCSDS Magenta Book 2012G 053f PROJECT CONSULT auf CCSDS Magenta Book 2012G 055f CCSDS Magenta Book 2012G 063 BSI TR 03125 2011G 068 PDF Association 2012G 074 Europäische Kommission, Presseamt, 1999, Erkki LiikanenG 076 IT & Business / Vogel Verlag 2010 mit PROJECT CONSULT ErgänzungenG 077 PROJECT CONSULT 2008G 078 ohne Quelle, modifiziert von PROJECT CONSULT 2009G 079 PROJECT CONSULT 2008G 084 PROJECT CONSULT nach SAP, 2008G 088 qumram 2011G 097 xgnite Inc., 2011G 101 Autocad, 2010G 105 Internet (ohne Lizenzangabe)G 106 wiki.ugotit.de GNU 2011G 108 IDC 2010G 112 The Whitehouse press office, 2012GF 123ff Internet (ohne Lizenzangabe)F 135f Oscar Berg, 2011F 138 FAZ Frankfurter Zeitung 2010, Frank SchirrmacherF 142 Fidus (Original im Familienbesitz)

[DE] Elektronische Archivierung & Records Management | Ulrich Kampffmeyer | VSA Jahrestagung...

Business

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1 Saperion Anwendertagung 2008 GRC&RM Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251

1 Saperion User Group Keynote Records Management Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder

Enterprise Content Management | Ulrich Kampffmeyer | 2003

[DE] ECM : Capture | Whitepaper | Ulrich Kampffmeyer | 2009

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