Het nieuwe werken in Zwijndrecht

Het Nieuwe Werken

Gemeenteraadscommissie2013-12-10

Inhoud

Het nieuwe werken

De pilootfase

Na de pilootfase

Het nieuwe werken vs. telewerken

Telewerken• Werken op een andere plaats• Meestal thuis

Het nieuwe werken• Werken op eender welke plaats• Tijdsonafhankelijk• Gediversifieerde werkplekken• Digitaal• Resultaten

Voordelen van het nieuwe werken

Voor de werkgever• Besparing op kantoorruimte• Besparing op meubilair• Besparing op schoonmaak• Meer aantrekkelijk voor nieuwe

medewerkers• Hogere productiviteit• Resultaatgericht

Voor de medewerker• Betere work-life balance• Minder woon-werk tijdverlies• Gevarieerde werkplekken• Beter samenwerken• Hogere productiviteit• Actievere leidinggevenden

Voorwaarden voor het nieuwe werken

1. De planning en organisatie van het werk zijn aangepast

2. De medewerker past zich aan

3. Documenten, toepassingen & apparatuur zijn voldoende mobiel

Planning en organisatie

Er is een manier om de resultaten van het werk te

meten.

Er is een regeling voor het garanderen van de

permanentie en voor de kwaliteit van de dienstverlening.

Planning en organisatie

Werkorganisatie gebaseerd op competentiemanagement en evaluatie- en ontwikkelcyclus

•Jaarlijks

•Doelstellingen

Planningsgesprek

•Driemaandelijks

•Projecten

Kwartaaloverzicht

•Wekelijks

•Taken / acties

Teamvergadering

Planning en organisatie

Planning en organisatie

De wekelijkse teamvergadering

• Hoe was de afgelopen week?• Hoe staat het met je planning?• Zijn er problemen geweest?• Ben je knelpunten tegengekomen?• Hoe kunnen die opgelost worden?• Wat staat er op je programma voor volgende week?• Hoe ver wil je geraken?

+ Het welbevinden van de medewerker

Dienstverlening en permanentie

• Tijdens de kantooruren is er permanentie op de dienst.• Diensthoofd is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de

dienstverlening.• Diensthoofden zijn telefonisch bereikbaar tijdens de

kantooruren.• Medewerkers zijn telefonisch bereikbaar tijdens de

stamtijden.

De medewerker past zich aan

Elders werken• Telewerken is een keuze, het nieuwe werken niet.• Wanneer men dat wenst en wanneer het werk het

toelaat• Geen vaste telewerkdag• Geen excuus voor afwezigheid• Elke plaats die voor het werk geschikt is• Arbeidsongevallen -> melding

De medewerker past zich aan

Tijdsonafhankelijk werken• Werktijd wordt niet gemeten• Uurrooster B-niveau’s• Taakafspraken met de leidinggevende• Regelmatige rapportering• Werktijd in vertrouwen• Eerlijke omgang met werktijd en verlof• Aan het werk = telefonisch bereikbaar• Aanwezig tijdens vergaderingen• Eerlijke verdeling van aanwezigheid• Diensthoofd eindverantwoordelijke

De medewerker past zich aan

Digitaal werken• Iedereen spant zich in om informatie en documenten

maximaal te delen en digitaal beschikbaar te maken.

Documenten, toepassingen en apparatuur zijn mobiel• Documenten zijn gedigitaliseerd.• Documenten zijn beschikbaar.• Toepassingen zijn (deels) beschikbaar.• Apparatuur is voldoende mobiel• Technische ondersteuning• Jobinhoud laat elders werken toe

De pilootfase

• Testen van de vertaling naar Zwijndrecht• Ruimte voor risico’s en mislukking• Regelmatig evaluatie

Te onderzoeken

Medewerkers

Leidinggevenden

Organisatie

Voor de medewerkers

• De houding t.o.v. het eigen takenpakket• De ervaring met het werken op resultaten• Samenwerking en communicatie met het team• De work-life balance• De communicatie met anderen• De transparantie van de verschillende vormen van afwezigheid

(werken, vakantie, ziekte…)• De beschikbaarheid van documenten• De beschikbaarheid van toepassingen• De werking van de mobiele apparatuur

Voor de leidinggevende

• Alle elementen die gelden voor de medewerkers• Het aansturen van het team• De kwaliteit en beschikbaarheid van de dienstverlening• Het organiseren van permanentie op de dienst

Voor de organisatie

• De (telefonische) bereikbaarheid van afwezige medewerkers

• De dienstverlening • De permanentie op de dienst• De samenwerking met andere diensten

Voorbereiding

• Digitalisering van alle documenten en dossiers

Voorbereiding

• Digitalisering van alle documenten en dossiers

• Re-organisatie van de mappenstructuur

Voorbereiding

• Digitalisering van alle documenten en dossiers• Re-organisatie van de mappenstructuur• Cloudopslag

Voorbereiding

• Digitalisering van alle documenten en dossiers• Re-organisatie van de mappenstructuur• Cloudopslag• Mobiele apparatuur

Voorbereiding

• Digitalisering van alle documenten en dossiers• Re-organisatie van de mappenstructuur• Cloudopslag• Mobiele apparatuur• Flexibele werkplekken

Duur van de pilootfase

• 1 jaar om alle omstandigheden minstens éénmaal mee te maken

• Driemaandelijkse evaluatie• Nadien algemene evaluatie

Na de pilootfase

• Veranderingstraject -> stapsgewijze op basis van de voorwaarden.

• Volgorde van diensten