How to write application report (part 4 of 4)

พนเอก มารวย สงทานนทร

14 มนาคม 2553

•Process comments

•Results comments

•Scoring

เนอหาการบรรยาย วนแรก

Key Factors (KF)

Process Items

▪ Strength Comments

▪ Opportunity for Improvement (OFI) Comments

Results Items

▪ Strength Comments

▪ Opportunity for Improvement (OFI) Comments

เนอหาการบรรยาย วนทสอง

Scoring process for Process and Results Items

Graduation

ผตรวจประเมนจ าเปนตองรในสงเหลานคอ :

Approach, Deployment, Learning, และ Integration

Levels, Trends, Comparisons, และ Integration

Key Factors Worksheet

สงเหลานไมน ามาคด :

ขอมลนอกเหนอจากรายงาน

พมพผดพลาด

เลขทของรป หรอตารางไมตรง

การเยบเลมทไมด

1. อานรายงานคราว ๆ ทงเลม (a quick read)

2. สราง Key Factors Worksheet

3. เลอก Key Factors ใสใน Item

4. พจารณาการตอบค าถามตามเกณฑของผสมคร

จดลงในรายงาน

5. ราง Strength and OFI

6. ท าซ าขนตอนท 3 ถง 5 ทก Item

7. ใหคะแนนแตละ Item

อานค าถาม Organizational Profile ในหนงสอเกณฑ

พจารณาค าตอบของผสมครแลวขดเสนใตสงทส าคญ

ราง Key Factors Worksheet ตามสงส าคญทพบ

Key Factors Worksheet นเปนกญแจส าคญในการวเคราะห

รายงานผสมคร

แบบฝกหด เวลา 20 นาท

อาน Organizational Profile ของผสมคร

ขดเสนใตสงส าคญ

Key Factors Worksheet

เราจะใชในการฝกครงน

แบบฝกหด เวลา 10 นาท

อาน Overall Item Requirements ของหวขอ 1.2

ทบทวน Organizational Profile

เลอก 4 – 6 สงส าคญทขดเสนใตไว เพอใชประเมนผสมคร

จดลงในกระดาษทจดไวให

แบบฝกหด เวลา 20 นาท

ประเมน 1.2 ข (1&2) และ 1.2 ค (1&2)

อานรายงานผสมคร Item 1.2

Multiple Requirement

อานค าถามของเกณฑ

อานรายงานผสมคร

เขยน A+ หรอ A-, D+ หรอ D-, L+ หรอ L- ในบรเวณ

ทวาง ดานขางของรายงาน

Strength :

เมอพบหลกฐาน ADLI

Strength ม 2 สวน :

▪ สวนแรกของประโยคส าคญมกจะโยงกบเกณฑ

▪ สวนทสองแสดงหลกฐาน (2-3 ตวอยาง) จากรายงาน

ของผสมคร

ประธาน (ตองปกปด)

จากเกณฑหรอจากผสมคร

ผน าระดบสง

องคกร

โรงเรยน

ศนยการแพทย

โรงพยาบาล

ผสมคร

กรยา ทระบไวในเกณฑ

(ตายตว เพอตรงกบหวขอ

ค าถามนน ๆ และความ

เขาใจตรงกนทกฝาย)

ทบทวนผลประกอบการ

สอสาร รบฟง และเรยนร

มขอมลและขาวสารท

จ าเปนพรอมใชงาน

ตวอยาง

1.1.ก (1) ผน าระดบสง ก าหนด และถายทอดวสยทศน

และคานยมเพอน าไปปฏบตโดยผานระบบการน าองคกร

ไปยงบคลากร...

หมายเหต : ตองเขยนใหเหมอนกบทเกณฑกลาวไว (หาม

แตงขนมาเองและไมมอยในเกณฑ ในการประชมความ

คดเหนรวม จะมผรกษาเกณฑคอยก ากบ)

ค าเชอมตอ

โดย โดยใช

แสดงไวโดย

ตวอยาง น ามาจากรายงาน

(ไมจ าเปนตองลอกมาทงหมด

ใหคดเลอก 2-3 ตวอยาง)

ใหระบกจกรรม

กระบวนการ ทเหนวาเปน

จดแขง เปนความจรง ท

ตอบค าถาม อยางไร ม

อะไรบาง

…โดยใชกระบวนการวางแผนยทธศาสตรประจ าป และ

วธการอนๆ อก เชน หนงสอขาวสาร การประชมตาง ๆ งาน

พบผมสวนไดสวนเสย เปนตน เพอสอสารไปยง อาจารย

พนกงาน นกเรยน และผมสวนไดสวนเสยรวมถงหนสวน

หมายเหต : ตวอยางตาง ๆ เลอกมาจากรายงานของผสมคร

ในขอคดเหนประกอบดวย ADLI ตามทพบ

ใหขอคดเหนเฉพาะสงทเปนจดแขง

ตวอยางทหลากหลายชวยรองรบสงทไดพบ

ด scoring guidelines วาขอคดเหนนนสอดคลองกบระดบ

คะแนนทได

แบบฝกหด เวลา 30 นาท

ทบทวนสงทจดไวในหวขอ 1.2 ข (1&2)

▪ รางขอคดเหนทเปน Strength มา 2 ขอ

▪ แตละขอคดเหน

▪ ขดเสนใตสงทโยงกบเกณฑ

▪วงกลมตวอยางทน ามาจากรายงาน

▪ตวแทนกลมน าเสนอ

โอกาสพฒนา OFI โดยมากมปจจยเดยว คอสงทผสมคร

ตอบค าถามไดไมดนก หรออาจท าใหไมสามารถบรรล

วตถประสงคทวางไว

ผตรวจประเมนจะรไดอยางไรวา โอกาสพฒนาทใหจะ

เปนประโยชนตอผสมคร ?

เปนประโยชนในการพฒนาสขนทสงขน และท าให

ผสมครสามารถบรรลเปาประสงคทวางไว

OFIs ม 2 สวน :

สวนแรก ขอความจากเกณฑและตวอยางจากรายงาน

สวนทสอง ขอความทอาจสงผลกระทบตอองคกร (so what)

ประโยคน า

ไมพบวา

ไมเปนทแนชดวา (ถา

เขาเยยมแลว จะไมใช

อก เพราะถอวาเปนกรณ

ทตองพสจน)

ประธาน จากเกณฑหรอ

จากรายงาน

ผน าระดบสง

องคกร

ผสมคร

กรยา น ามาจากเกณฑ เชน

ทบทวนผลประกอบการขององคกร

สอสาร รบฟง และ เรยนร

ท าใหขอมลและขาวสารทจ าเปนมความพรอมใช

มกระบวนการจดการขอรองเรยน

สวนทสองของโอกาสพฒนา คอ อาจมผลกระทบตอองคกร ท

เรยกวา “so what”

ท าไมเราตองใช “so what” ใน Opportunity for Improvement

“so what” คอขอคดเหนทเปนประโยชนกบองคกร ในการน า

โอกาสพฒนาไปใชในการปรบปรง

ตวอยางเชน 3.1 ก (1) ผสมครไมมขอมลขาวสารเรองลกคา

ของคแขง “so what เหตผลจงเปน

การทผสมครไมมขอมลลกคาของคแขง อาจเปนอปสรรคตอ

ความสามารถในการดงลกคากลมนเพอการขยายตลาดของ

องคกร

ผสมครใชเวลามากมายในการเขยนรายงาน ผตรวจประเมนจง

ตองใหขอคดเหนทมคณคาตอผสมคร โอกาสพฒนาจงโยงกบ

สงทส าคญขององคกร

“So what” จงมความส าคญทกระตนผน าในการพฒนา

ยกระดบองคกรตอไป

OFI พน ๆ จงกอประโยชนนอย เพราะผสมครโดยมากจะทราบ

สงทเปนโอกาสพฒนาพน ๆ อยแลว

แลว “so what” ทด ๆ จะมาจากไหนได ท relevant

ค าตอบ : The Organizational Profile - the Key Factors

Worksheet

OFI ทปรบปรงแลวจงเปน :

การทไมมขอมลขาวสารเรองลกคาของคแขงมาพจารณา อาจ

เปนอปสรรคในเรองความสามารถในการสรางผลตภณฑหรอ

บรการใหมขององคกร เพอรกษาลกคาปจจบนทมอย ซงม

สทธในการเลอกผใหบรการ

แบบฝกหด เวลา 20 นาท

ทบทวนเกณฑ รายงานผสมคร และการจดบนทก ในหวขอ

1.2 ค (1,2)

เลอกมา 1 OFI

มขอคดเหน 2 สวนดงทกลาวมาแลว

▪ ขดเสนใตสวนแรก

▪ วงกลม “so what”

ตวแทนกลมน าเสนอ

แบบฝกหด เวลา 30 นาท

อานเกณฑ หวขอ 2.1

เลอก 4 – 6 Key Factors

อานและจดบนทกรายงาน 2.1 ก (1)

ราง 1 Strength

ราง 1 OFI

การเขยนขอคดเหนของผลลพธ เชนเดยวกบของ

กระบวนการ เพยงแตปจจยในการพจารณาตางกน คอ :

Levels (Le)

Trends (T)

Comparisons (C)

Integration (I)

0

10

20

30

40

50

60

70

80

2005

Overall Satisfaction

% S

atisf

ied o

r Ex

trem

ely

Satisf

ied

Figure 7.1-1 Customer Satisfaction with Product Quality

0

20

40

60

80

100

2005

Overall Satisfaction Government Commercial

Adv. Tech. Industrial

% S

atisf

ied o

r Ex

trem

ely

Satisf

ied

Figure 7.1-1 Customer Satisfaction with Product Quality

0

20

40

60

80

100

2003 2004 2005

Overall Satisfaction Government Commercial

Adv. Tech. Industrial

% S

atisf

ied o

r Ex

trem

ely

Satisf

ied

Figure 7.1-1 Customer Satisfaction with Product Quality

0

20

40

60

80

100

2003 2004 2005

Overall Satisfaction Government Commercial

Adv. Tech. Industrial

% S

atisf

ied o

r Ex

trem

ely

Satisf

ied

Figure 7.1-1 Customer Satisfaction with Product Quality

Industry Average

Competitor

Benchmark

ตวอยาง

จดแขงนบอกมตอะไรเราบาง

7.6a(3) Over the last three years, the applicant has

increased the percentage of external board members from

25% to 60% (Figure 6.7-1) and has appointed an external

director as the head of its audit committee. These results are

related to the applicant’s strategy of achieving greater

independence in oversight of governance and financial audits.

Levels

Trends

Linkages

ขอคดเหนผลลพธเปนเชนเดยวกบของกระบวนการ

แบงเปน 2 สวนคอ

▪ สวนแรก ระบมตของคะแนน (Levels, trends, Comparisons,

และ/หรอ Integration)

▪ สวนทสอง เปนการ ยกตวอยางประกอบ (หลกฐาน) จาก

รายงาน

กญแจส าคญในการประเมน Category 7 คอ :

ม Expected Results และ Key factors

ประเมนระดบผลงานเทยบกบคะแนนทได

เราคาดหวงผลลพธอะไรใน Category 7?

ผลลพธทไดเปนอยางไร (Le, T, C, และ I)

สวนประกอบ : ประธาน (ผสมคร หรอ ผลลพธ),

ชวงเวลา (จาก...ถง....), ตวเลข (เจาะจง), รปท (ตอง

มเสมอ), และ so what (ถาม)

ทกสงทส าคญ ควรใหขอคดเหน

มตคะแนน (Le, T, C, I) ควรมอยในขอคดเหน

ตวอยาง

ลองหามตคะแนนในขอคดเหนน

Although overall satisfaction levels are shown, no segmented

results are provided. The applicant identified inpatient, elderly

women, and long-term care as key customer segments.

Without results for these segments it may be difficult for

leaders to assess progress in meeting the unique needs

identified as important to satisfying these customers and

meeting business objectives.

Levels Integration

กญแจส าคญในกรประเมน Category 7 คอ :

ม Expected Results และ Key factors

ประเมนระดบผลงานเทยบกบคะแนนทได

เราคาดหวงผลลพธอะไรใน Category 7?

ผลลพธทไดเปนอยางไร (Le, T, C, I และ Gaps)

ตวอยาง

ลองหามตตาง ๆ ในขอคดเหนน

Overall satisfaction levels are consistently higher than VHA average in each

of the three key customer requirements (access, courtesy, and quality of

care) as shown in Figure 7.2-3. The Overall Customer Satisfaction –

Access levels are in the mid-90s for the past three years, consistently

above VHA average (see Figure 7.2-4). The Overall Customer Satisfaction

– Courtesy levels show an increase from 80% in 2003 to 88% in 2005

(see Figure 7.2-5). The Overall Customer Satisfaction – Quality of Care

levels are sustained at high levels of satisfaction, 97% each of the past

three years (see Figure 7.2-6). This places the applicant in the top 10

VHA facilities each year for quality of care.

Segmentation

Level

Trend

Comparison

ตวอยาง

ลองหามตของคะแนน ใน OFI น

7.1a While the applicant shows overall customer satisfaction

with product quality for 2002, no trend data are presented to

allow it to track the rate of improvement (Figure 7.1-1). In

addition, the data are not segmented by key customer group (i.e.,

industrial or commercial). Thus, it is not clear how the applicant

identifies variation in its customer satisfaction over time or from

sector to sector to target opportunities for improvement.

ตวอยาง

ลองหามตของคะแนน ใน OFI น

Although overall satisfaction levels are shown, no segmented

results are provided. The applicant identified inpatient, elderly

women, and long-term care as key customer segments. Without

results for these segments it may be difficult for leaders to assess

progress in meeting the unique needs identified as important to

satisfying these customers and meeting business objectives.

แบบฝกหด เวลา 20 นาท

▪ ทบทวนเกณฑ หวขอ 7.6

▪ หาผลลพธทตองการ

▪ หา key Factors

▪ ประเมนรายงาน โดยใช Le, T, C, และ I

▪ ราง 1 Strength comment

▪ ราง 1 OFI comment

จะงายหรอยากขนกบ

งาย ถาเขยนขอคดเหนไดด ครอบคลมเกณฑ และสวน

ส าคญของผสมคร

ยาก ถาเปนขอคดเหนทวไป เนนจดยอยเกนไปไม

ครอบคลมเกณฑ และไมเกยวของกบสวนส าคญของ

ผสมคร

รายบคคล :

ทบทวนขอคดเหนทงหมด (Strengths และ Opportunities

for Improvement)

ด scoring guidelines ในหนงสอเกณฑ (หนา 155)

เรมตนท “Approach” (A) ทระดบคะแนน 50 – 65%

▪ อานค าอธบาย score range

รายบคคล (ตอ) :

▪ ดวาเหมาะสมในชวงคะแนนหรอไม

▪ ถาใช ใหอาน ชวงคะแนนทมากกวาและนอยกวา เพอหาวาคะแนนอยในชวงเรมตน ตรงกลาง หรอ คอนขางสง

ในระดบคะแนนนน

▪ ถาไมใช ใหอาน ชวงคะแนนทมากกวาและนอยกวา เพอหาวาคะแนนอยในชวงคะแนนใดจงจะเหมาะสม และ

ใหอาน ชวงคะแนนทมากกวาและนอยกวา เพอหาวา

คะแนนอยในชวงเรมตน ตรงกลาง หรอ คอนขางสงใน

ระดบคะแนนนน

ระดบบคคล (ตอ) :

▪ ท าซ ากบมตคะแนนตวอน ๆ (A, D, L, I ส าหรบ

กระบวนการ และ Le, T, C, I ส าหรบผลลพธ)

▪ เมอไดครบทง 4 มต ใหเลอกชวงคะแนนรวมท

เหมาะสม (Best Fit) กบสถานะของผสมคร

▪ ทบทวนขอคดเหนและคะแนนอกครง

▪ ใหคะแนนเปนเปอรเซนต (ชวงละ 5%) เชน 30% 40%

หรอ 45%

รายบคคล :

▪ ท าซ าจนครบทกหวขอ (Item)

ทม:

▪ ศกษาคะแนนของแตละบคคล

▪ ประมาณการคะแนนเฉลยคราว ๆ

▪ ถาแตละคนตางกนไมเกน 10% ใหน าคะแนนมาเฉลย

แลวไปใหคะแนนหวขออน

ถาคะแนนตางจากคาเฉลยเกน 10% ทมตองหา

ขอสรป ท าความเขาใจ เพอหาขอตกลงรวม

(Consensus) ใหได

ผทใหคะแนนสงสด และต าสด เปนผเสนอ (โยงกบ

4 มต)

ทเหลอตงใจฟง พจารณา และใหคะแนนใหม

ขอพจารณา :

คะแนน10% ของ 4 คนทเหลอ มผลตอคะแนน 2%

2% ของหวขอมผล 1.5 คะแนน จากคะแนนเตม1000

ตองใชเวลานานเทาใดเพอจะเปลยนผลของ 2 คะแนน

ถาแตละบคคลตางมากกวา 15% หวขอนนจะตดสนโดย

ประธานวาสมควรจะเปลยนคะแนนหรอไม (พจารณาจาก

การตอบค าถามของผสมคร ขอคดเหนของทม)

แบบฝกหด Part I เวลา15 นาท

ศกษาจากขอคดกรณศกษา หวขอ 1.1

ใหคะแนนรายบคคล

ในกลมเดยวกน

▪ บนทกคะแนนรายบคคล

▪ วเคราะห

▪ ใหคะแนนใหม

บนทกคะแนนความเหนรวม

แบบฝกหด Part II เวลา 15 นาท

ศกษาจากขอคดกรณศกษา หวขอ 7.4

ใหคะแนนรายบคคล

ในกลมเดยวกน

▪ บนทกคะแนนรายบคคล

▪ วเคราะห

▪ ใหคะแนนใหม

บนทกคะแนนความเหนรวม

ใชเวลา 5 - 10 นาทในการท าแบบทดสอบ

ทบทวน และ เฉลย

End of Part 4

Questions ?

Have a safe trip home