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http://www.omniagroup.it
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Enterprise Document Management >>
Presentazione di Omnia Group >>
La soluzione per il Document Management >>
Panoramica del prodotto WebDoc >>
Il portale fornitori >>
Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >>
Conclusioni >>
Agenda >>
Approfondimenti:
Cenni di Business Intelligence >>
Presentazione di Omnia Group >>
La soluzione per il Document Management >>
Panoramica del prodotto WebDoc >>
Il portale fornitori >>
Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >>
Conclusioni >>
Agenda >>
Approfondimenti:
Cenni di Business Intelligence >>
Presentazione diOmnia Group >>
La scommessa di Omnia Group è quella di applicare alla progettazione del software e
all’erogazione dei servizi informatici il modello della Lean Production tesa all’eliminazione degli sprechi e alla comprensione piena dei bisogni e
desideri del cliente
Il Gruppo >>
è composta da circa 70 persone, tutti tecnici altamente specializzati di cui oltre il 70% laureati in discipline informatiche
Le competenze >>
B2B Integration EnterpriseDocument Management
Business Intelligence Enterprise Logistics Platform
Presentazione di Omnia Group >>
La soluzione per il Document Management >>
Panoramica del prodotto WebDoc >>
Il portale fornitori >>
Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >>
Conclusioni >>
Agenda >>
Approfondimenti:
Cenni di Business Intelligence >>
Le sfide per Poligrafici Editoriale >>
• Miglioramento della comunicazione con i fornitori che ad oggi è poco automatizzata
• La dematerializzazione delle fatture attive e passive e la loro conservazione sostitutiva
• La gestione di documenti per la Segreteria di Redazione
L’idea di Omnia per >>
• Omnia Group propone di affrontare le sfide con la sua soluzione di Enterprise Document Management
La soluzione >>
• WebDoc è in grado di:• Gestire tipi di documenti differenti• Archiviare, classificare e ricercare con estrema
semplicità• Integrarsi con applicazioni “esterne”
utenti internicontabilità
altri sistemi aziendali
portale fornitori
fattura elettronica econservazione
sostitutivascanner
Considerazioni >>
• La soluzione è scalabile potendo attivare tipi di documento differenti in tempi successivi
• La scalabilità sarà anche sulle applicazioni e i servizi a corredo della soluzione
• Gli investimenti saranno proporzionati ai processi coperti presupponendo l’investimento iniziale su WebDoc
Approccio progettuale >>
• Definizione delle priorità• Attivazione di WebDoc per il cliente• Risoluzione delle esigenze in ordine di priorità
secondo tempistiche dettate dagli investimenti
divide et impera
Presentazione di Omnia Group >>
La soluzione per il Document Management >>
Panoramica del prodotto WebDoc >>
Il portale fornitori >>
Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >>
Conclusioni >>
Agenda >>
Approfondimenti:
Cenni di Business Intelligence >>
Vantaggi >>
• Il tempo è denaro• Facilità di accesso ai documenti• Eliminazione del tempo dedicato ad archiviazione e
recupero • Certezza di lavorare su file aggiornati• Maggior precisione ed efficienza rispetto alla posta
elettronica (eliminazione dei duplicati e dei ritardi)• Accesso 24 su 24 alla gestione da qualsiasi postazione
internet nel mondo• Logistica
• Diminuzione delle spese di archiviazione e gestione del cartaceo
Vantaggi >>
Maggiore velocità nell’organizzazione interna
dell’azienda
Risparmio!
WebDoc “in pillole” >>
• Argomenti principali:• Profili utente• Tipi di documento• La ricerca nei documenti• Cenni al workflow
Ipotesi progettuale >>
• Definizione degli utenti e dei moduli del prodotto utili al cliente
• Formulazione di un’ipotesi di progetto• Installazione di WebDoc presso il cliente• Impostazione del prodotto e avviamento
Cenni sull’offerta >>
• Il costo di WebDoc dipende da:• Costo del prodotto• Personalizzazione• Eventuale supporto all’avviamento
• Il costo del prodotto dipende da:• Moduli applicativi richiesti• Numero di utenti, cosiddetti named
Presentazione di Omnia Group >>
La soluzione per il Document Management >>
Panoramica del prodotto WebDoc >>
Il portale fornitori >>
Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >>
Conclusioni >>
Agenda >>
Approfondimenti:
Cenni di Business Intelligence >>
Obiettivi >>
• La proposta di Omnia si pone come obiettivo quello di razionalizzare il processo di business con i fornitori
• L’obiettivo è creare uno strumento che:• Automatizzi i processi interni relativi alle forniture• Migliori i canali di comunicazione con i fornitori• Acceda agli stessi dati eliminando fax, telefonate e
tutta la carta
Scenario di riferimento >>
• Il portale fornitori sarà un sito internet che vedrà come attori principali:
• Il potenziale fornitore• Il fornitore qualificato
Ai fornitori potenziali… Ai fornitori qualificati…
Informazione sulle procedure per il processo di qualificazione e consultazione news pubbliche
Contenuti informativi, servizi e strumenti per integrare le fasi del processo di acquisto
La struttura >>
• Il portale fornitori sarà organizzato in due aree:• Area pubblica• Area privata
Area pubblicaVetrina in cui presentare i servizi e le modalità per diventare fornitore qualificato, esporre news e faq per scambi di informazioni, suggerimenti e chiarimenti da e verso il potenziale fornitore
Area privataL’accesso a questa area è riservato ai soli fornitori qualificati ed offre funzionalità avanzate di gestione dei documenti di business
Agenda >>
Presentazione di Omnia Group >>
La soluzione per il Document Management >>
Panoramica del prodotto WebDoc >>
Il portale fornitori >>
Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >>
Conclusioni >>
Approfondimenti:
Cenni di Business Intelligence >>
Concetti preliminari >>
• I sistemi di Document Management sono gli strumenti ideali per risolvere problematiche di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva
• La fatturazione elettronica è un caso specifico di gestione documentale avanzata
• La conservazione sostitutiva è un’opzione integrativa, ma distinta, della fatturazione elettronica
Vantaggi >>
fatturazione elettronica
+
conservazione sostitutiva
=
dematerializzazioneossia
immutato valore legale
a fronte dell’eliminazione di tutte le fatture cartacee
e di tutte le spese in termini di denaro e tempo ad esse collegate
Cenni legali >>
• Fatturazione elettronica:– Direttiva 2001/115/CE– Decreto Legislativo 52/2004– DMEF n. 27 del 23 gennaio 2004– Circolare n. 45/E del 19 ottobre 2005 dell’Agenzia delle Entrate
• Conservazione elettronica:– Delibera n. 11 del CNIPA (19 febbraio 2004)– DM del 23 gennaio 2004 (Art. 23)– Commissione europea: quadro strategico 229/2005– Circolare n. 45/E del 19 ottobre 2005 dell’Agenzia delle Entrate
• Finanziaria 2008:– Obbligatorietà della fatturazione elettronica e della conservazione
sostitutiva delle fatture per le imprese che lavorano con le amministrazioni pubbliche centrali e regionali
Prospettive >>
• È facilmente intuibile come la trasmissione e conservazione elettronica dei documenti fiscali sia destinata a diventare la regola dei rapporti tra imprese*
(*) Applicazione del quadro strategico UE già applicato nei paesi del nord Europa
La soluzione lean per la conservazione sostitutiva >>
• Il servizio di conservazione sostitutiva può essere fornito in modalità lean delegando Omnia nella gestione dell’intero processo e delle tecnologie correlate in modalità full outsourcing
• La fruizione di queste soluzioni per l’utente sarà estremamente semplice e sarà sollevato da qualsiasi fattore di complessità legato ai processi organizzativi ed alle tecnologie utilizzate
• Omnia propone un servizio chiavi in mano e, se richiesto, si fa completamente carico della gestione del servizio fin dalla prima richiesta di informazioni
Il processo >>
• Una fattura elettronica è il documento pdf, doc o altro ma comprensivo di firma digitale e marca temporaleGenerazione della
fattura elettronica
Creazione delplico e invio
a Omnia
Conservazionein outsourcing
Riconsegnae archiviazione
• Un plico è un archivio ‘zip’ di fatture elettroniche• Entro 15 giorni dalla data di emissione/ricezione deve
essere fatta la conservazione
• Vengono “chiusi” i documenti di fattura• Le fatture sono riversate su supporto ottico con
conservazione (3 copie)
• Aggiornamento dei documenti presso il Cliente con le coordinate di archiviazione
• Consegna del supporto ottico al Cliente, a Omnia e in un luogo sicuro
Generazione dellafattura elettronica >>
• Giornalmente vengono acquisite le fatture tramite un interfaccia utente che:
– Preleva automaticamente i documenti digitali (pdf, doc, ecc) dalla contabilità
– Firma digitalmente i documenti– Marca temporalmente i documenti tramite la Certification
Authority ACTALIS– Archivia la fattura elettronica su WebDoc– Invia un report via email ai responsabili del processo per
conferma dell’operazione
Generazione dellafattura elettronica
Creazione delplico e invio
a Omnia
Conservazionein outsourcing
Riconsegnae archiviazione
pdf, doc dalla
contabilità
apposizione della firma digitale e marca temporale
Generazione dellafattura elettronica >>
• Il WebDoc Conservazione Elettronica (WDCE) si attiva settimanalmente in modo automatico e:
– Estrae le fatture della settimana precedente– Controlla la continuità dei numeri di fattura– Segnala eventuali problemi ai responsabili del processo – Marca lo stato delle fatture elettroniche su WebDoc– Crea un plico firmato dal responsabile della conservazione
e marcato tramite la Certification Authority ACTALIS– Invia il plico a Omnia utilizzando un protocollo sicuro (ftps)
Generazione dellafattura elettronica
Creazione delplico e invio
a Omnia
Conservazionein outsourcing
Riconsegnae archiviazione
WDCE
Conservazione in outsourcing >>
• La Procedura di Conservazione Elettronica (PDCE) tratta il plico arrivato in Omnia e:
– Genera un file di chiusura firmato digitalmente e marcato tramite la Certification Authority ACTALIS
– Aggiorna il registro di conservazione
• Il registro di conservazione è consultabile via web dai Clienti tramite un sito internet ad accesso protetto
Generazione dellafattura elettronica
Creazione delplico e invio
a Omnia
Conservazionein outsourcing
Riconsegnae archiviazione
www
PDCEregistro digitale
di conservazione
Riconsegna e archiviazione >>
• Il Browser di Conservazione Elettronica (BDCE):– Ritorna a WebDoc i riferimenti di archiviazione delle fatture– Produce 3 copie su supporto ottico (CD/DVD)
• Una copia è fisicamente consegnata a Poligrafici Editoriale, un’altra rimane a Omnia e l’ultima viene recapitata in un terzo luogo sicuro
• Il supporto ottico è dotato di un sistema di ricerca per la consultazione “rapida”
• L’anno successivo viene inviato all’Agenzia delle Entrate l’impronta di tutto l’archivio informatico
Generazione dellafattura elettronica
Creazione delplico e invio
a Omnia
Conservazionein outsourcing
Riconsegnae archiviazione
BDCE
Il processo in sintesie tempistiche >>
contabilità
tutti i giorni WDCEmax 15gg
PDCE
registro digitaledi conservazione
BDCE
riferimenti di archiviazione
riconsegna
generazione dellafattura elettronica
utenti
consultazione
controllo
Altri servizi lean >>
• Servizio di digitalizzazione del cartaceo per facilitare il processo di fatturazione elettronica (e eventuale integrazione con la conservazione sostitutiva)
dematerializzazione a partire dalla carta
• Servizio di archiviazione del cartaceo in full outsourcing
• Omnia Group ha attivo un Centro Servizi che è in grado di supportare il processo sostituendosi, ove richiesto e possibile, al Cliente
L’offerta >>
• Supporto consulenziale per la stesura delle Linee Guida per la Conservazione sostitutiva
• Fornitura di tutta la modulistica necessaria alla gestione delle formalità associate al processo
• Fornitura del software applicativo per la corretta gestione del processo e per l’interazione con il Centro Servizi di Omnia
• Riversamento periodico su supporto ottico contenente i documenti e riconsegna al cliente
• Monitoraggio delle attività di conservazione disponibile su sito web
• Conservazione dei supporti in luogo sicuro e protetto per 10 anni dalla loro produzione
Un caso di successo >>
• Nel 2006 Omnia ha avviato con Coop Italia ed il Ministero delle Finanze un progetto pilota su un volume di circa 100.000 fatture l’anno
• Prima i costi di gestione manuale delle fatture (stampa, personale dedicato a produzione, gestione e ricerca, spedizione e altre spese postali, conservazione decennale in ambienti dedicati) sono stati stimati in 9 €/fattura per quelle attive e 13 €/fattura per quelle passive
• Dopo due anni si stima sia cambiato l’ordine di grandezza dei costi (abbattimento dei costi di stampa, postali, conservazione fisica dei documenti; riduzione superiore al 50% del personale dedicato alla produzione/gestione documenti fiscali)
• Coop Italia ha optato per il pagamento di un canone annuale flat indipendente dal numero di documenti oggetto di conservazione
Agenda >>
Presentazione di Omnia Group >>
La soluzione per il Document Management >>
Panoramica del prodotto WebDoc >>
Il portale fornitori >>
Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva >>
Conclusioni >>
Approfondimenti:
Cenni di Business Intelligence >>
Conclusioni >>
• Omnia Group propone WebDoc come Enterprise Document Management System per Poligrafici Editoriale
• Le sfide, anche future, legate alla gestione documentale potranno essere affrontate integrando e personalizzando WebDoc
• I servizi lean di Omnia Group facilitano l’adozione della soluzione
Enterprise Document Management >>La proposta di Omnia per Poligrafici Editoriale s.p.a. >>
Carlo Brazzinicbrazzini@omniagroup.it
Matteo Rogaimrogai@omniagroup.it
Francesco Cortifcorti@omniagroup.it
Approfondimenti >>
Cenni di Business Intelligence >>
Le informazioniaziendali >>
indicazionistrategiche
rapporti
informazioni selezionate
fonti informative primarie
quantità
valo
re Are a d
i azi on
e del la
Bu
si nes s I n
tel l igen
ce
Frasi ricorrenti >>
• Abbiamo montagne di dati ma non possiamo accedervi!
• Come è possibile che persone che svolgono lo stesso ruolo presentino risultati sostanzialmente diversi?
• Vogliamo selezionare, raggruppare e manipolare i dati in ogni modo possibile!
• Mostratemi solo ciò che è importante!
• Tutti sanno che alcuni dati non sono corretti!
La soluzione >>
• Le soluzioni di Business Intelligence sono basate su un mix di competenze, tecnologie, metodologie, processi, applicazioni e sistemi, in grado di fornire una risposta alle esigenze dell'impresa
• Omnia Group sposa la visione più consolidata che prevede l’applicazione contemporanea di:• Data Warehouse per archiviare le informazioni
riorganizzate per l’analisi• Reporting e analisi per l’esame delle informazioni
in modo semplice e potente da parte degli analisti
Data Warehousing >>
• I Data Warehouse rappresentano ad oggi le soluzioni più sofisticate per il monitoraggio dell'azienda nel suo complesso
• Omnia Group è in grado di realizzare Data Warehouse con i prodotti più affermati sul mercato fra i quali segnaliamo:
Reporting e analisi >>
• Gli strumenti di analisi più importanti di un Data Warehouse sono:• Reportistica tradizionale• On-Line Analytical Processing (OLAP)• Data Mining
• Omnia Group realizza dashboard e cruscotti a vari livelli con i prodotti più affermati fra i quali si segnala:
Pentaho (open source)
Un caso di successo >>
• Omnia Group realizza per Coop Italia numerosi progetti di analisi con tecnichedi Business Intelligence
• [Business Objects] Osservatorio Aziendale del non-food:– Monitoraggio vendite di sintesi e dettaglio– Monitoraggio oneri, ricarico e costi accessori– Giacenze, e indici di rotazione– Ordini da fornitori, clienti e inevasi
• [Business Objects] Analisi degli indicatori logistici• [Business Objects] Dashboard direzionali• [Hyperion Essbase] Sistema di centralizzazione del processo
di pianificazione delle campagne per il Supply Chain Management (tecniche di what-if)
Ipotesi progettuale >>
Identificare un’area di business circoscritta ma “sensibile” per le tematiche aziendali
Realizzare il primo Data Mart (segmento di Data Warehouse) e il
relativo sistema di analisi
Identificare una nuova area di
business circoscritta
Realizzare il Data Mart e il relativo sistema di
analisi integrandolo con gli esistenti
Kick off
fase I
fase II
Milestonedi verifica
Milestonedi verifica
– III – IV – …
Come procedere >>
• Scelta della piattaforma• Scelta della piattaforma del Data Warehouse• Scelta dello strumento di analisi
• Scelta della prima area di business• Definizione del progetto (con relativa valutazione economica)
• Analisi e sviluppo del Data Mart• Analisi delle fonti alimentanti• Analisi e sviluppo del Data Mart• Analisi e sviluppo delle analisi
• Rilascio in produzione e conclusione del progetto
• (Milestone) Pianificazione delle evoluzioni di progetto
Come procedere >>
• Scelta della piattaforma• Scelta della piattaforma del Data Warehouse• Scelta dello strumento di analisi
• Scelta della prima area di business• Definizione del progetto (con relativa valutazione economica)
• Analisi e sviluppo del Data Mart• Analisi delle fonti alimentanti• Analisi e sviluppo del Data Mart• Analisi e sviluppo delle analisi
• Rilascio in produzione e conclusione del progetto
• (Milestone) Pianificazione delle evoluzioni di progetto
studio difattibilità
e impostazionedi progetto
Sviluppodel primo Data Mart
Approfondimenti >>
Cenni di Business Intelligence >>
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