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1 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.
WISSEN.EINFACH.MACHEN
Wissenstransfer
pragmatisch, effizient und
effektiv
Christine Gebler
Stadt Mannheim
WISSEN.EINFACH.MACHEN.
WISSENSMANAGEMENT
Lean around the clock
9./10. Februar 2017 in Mannheim
Christine Gebler
Fachbereich Organisations- und
Personalentwicklung
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7.800 BESCHÄFTIGTE
38 Dienststellen
Eigenbetriebe
1,102 Mrd € HAUSHALTSVOLUMEN (Ergebnishaushalt Aufwand)
260 Berufe
Foto © Stadt Mannheim; * FK Ebene 1 und 2: Fachbereiche/Abteilungen
176* Führungskräfte
5
ÜBERBLICK
Wissensmanagement
Ausgangssituation
Varianten des Wissenstransfers
Analyse von Wissensverlust-Risiken
Ausblick
6
WISSENSMANAGEMENT
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Foto: Copyright Christine Gebler privat
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WIR HABEN NICHT ZU WENIG INFORMATIONEN,
SONDERN ZU VIELE. ODER DIE FALSCHEN.
ODER DIESE ZUM FALSCHEN ZEITPUNKT.
VIELE ANSÄTZE DES
WISSENSMANAGEMENTS
FOKUSSIEREN AUF
EXPLIZITES WISSEN.
Von „Wissensmanagement“ spricht man seit den 80er Jahren,
zunächst bezogen auf Expertenwissen. Die Technisierung führte
zum Begriff „Informations- bzw. Wissensgesellschaft“. Peter
Drucker spricht schon 1959 von „Wissensarbeitern“.
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PRAXIS DES WISSENSMANAGEMENTS
…und die passenden Methoden
ERFASSEN
• Best Practice
• Debriefing
• Wissenslandkarte
• Knowledge Flow Analysis
• Wiki
• Storytelling
• World Café
• Wissens-modellierung
AUFBEWAHREN
• Wissenstransfer
• Projektdatenbank
• Content Management System
• Document Management System
• Wiki
• Selbsterklärende Ordnerstruktur
• KM Cloud-Anwendung
ANWENDEN
• Wissensmanager
• Expertendaten-bank/Yellow Pages
• Business Intelligence
• Knowledge-Pod/Video-Cast
BEWERTEN
• Suchmaschine
• Tagging
• Wissensaudit
• Wissensbilanz
ENTWICKELN
• Betriebs-begehung
• Jobrotation
• E-Learning
• Open Space
VERTEILEN
• Groupware System
• Blog/Microblog
• Forum/ Wissensmarkt-platz
• Double-Loop-Learning
• Newsgroup/ Feeds/RSS
• Knowledge Management-Apps
Quelle: https://www.pumacy.de/publikationen/studien/wissensmanagement-trendstudie/#gf_6
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AUSGANGSSITUATION
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BEISPIEL 1: INTRANET DER STADT MANNHEIM
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BEISPIEL 2:
WIKI IM SERVICE CENTER „115“ DER STADT MANNHEIM
13 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.
ZIELE DES WISSENSMANAGEMENTS
Relevante Informationen und Wissen werden von Führungskräften und MitarbeiterInnen der
Stadt Mannheim als wichtige Ressource für eine effiziente Aufgabenerledigung, reibungslose Prozesse sowie exzellente Arbeitsergebnisse
angesehen.
Die entwickelten standardisierten Konzepte, Strukturen und Systeme werden von den jeweiligen
Zielgruppen umfänglich genutzt, um relevante Inhalte angemessen zu dokumentieren, aktuell zu halten, zugänglich zu machen und offen auszutauschen.
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WISSENSTRANSFER
Instrument zur Wissenssicherung
15 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.
ENTWICKLUNG STAMMPERSONAL GESAMT
96
67 64
88 77
164
182
227
197 200
176
208
227
171
222
0
50
100
150
200
250
2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030
Prognose Fluktuation Stammpersonal (ohne Personen in der ATZ-Freistellungsphase)
Stand: 31.12.2015
Quelle: FB 17.2 - Bei der Fluktuationsprognose im Bereich des Stammpersonals wurden nicht nur die altersbedingten Austritte berücksichtigt, sondern auch diejenigen, die bereits im SAP-System erfasst waren
(wie z.B. Kündigung Ang./Arb. – Ohne Angabe von Gründen).
bis 2030: 2.366 MitarbeiterInnen
entspricht 37% des Stammpersonals
16 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.
RISIKO WISSENSVERLUST
Quelle: Stephanie Hofschlaeger / pixelio.de
Sachbearbeiterin, Kündigung zum
31.08.2017
Fachbereichsleitung, Ruhestand zum
31.12.2018
Teamleiterin, Altersteilzeit/Ruhephase zum 31.3.2017
Sachgebietsleitung, Ruhestand zum 30.06.2017
Sachbearbeiter, Elternzeit von 15.12.2016 bis 31.08.2017
Mitarbeiter Stabsstelle, interner Wechsel zum 15.04.2017
langfristig krank seit 13.03.2016 wegen eines
Unfalls
Führungskraft F1
Führungskraft F3
einzige Expertin
Stabstelleninhaber
ohne Vertretung
exklusives Wissen
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WARUM WISSENSTRANSFER?
Strukturen, Abläufe und Aufgaben werden ständig
verändert. Vor allem Erfahrungen sind implizit und nicht
direkt zugänglich.
„Die Praxis fragt nicht
nur Faktenwissen ab,
sondern verlangt den
Transfer und die
kreative Lösung neuer
Fragestellungen
und/oder praktischer
Herausforderungen.“*
*Erlach/Orians/Reisach in „Wissenstransfer bei Fach- und
Führungskräftewechsel, München, 2013 Foto: Tony Hegewald_pixelio.de
18 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.
METHODIK UND VARIANTEN DES
WISSENSTRANSFERS
19 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.
Paten-konzept
employer branding
Wissens-Transfer
SYNERGIEEFFEKTE
Der Wissenstransfer ist ein strukturiertes Konzept, um Informationen zu sichern und in Kombination mit anderen Instrumenten des Personal- und Kompetenzmanagements (Auswahl) Beschäftigte zu befähigen, die relevanten Aufgaben effektiv und effizient erledigen zu können.
Men-toring
CHANGE²
„Gemeinsam mehr
bewirken“
Leitlinien für
Führung und
Zusammen-arbeit
Führungs-kompetenz-Bewertung Strategisches
Zielsystem
Personal-entwicklung
strukturierte Übergabe
Ein-arbeitungs-
plan
Stell-vertretung
20 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.
Anlassbezogen oder präventiv:
Wissenssicherung mit einem*r Mitarbeiter*in
individueller Wissenstransfer
Begleitung von Organisationsveränderungen,
Wechsel von Zuständigkeiten etc.:
Wissenssicherung mit Bereich, relevanten Mitarbeitenden, Team
struktureller Wissenstransfer
VARIANTEN DES WISSENSTRANSFERS
Je nach Situation können beide Vorgehen miteinander kombiniert und abgewandelt werden.
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INDIVIDUELLER WISSENSTRANSFER
FÜR EINZELNE BESCHÄFTIGTE
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SITUATIONEN FÜR EINEN INDIVIDUELLEN
WISSENSTRANSFER Besonders im Fokus stehen…
Pause/Ende der aktiven
Berufsphase
Aufgaben-/
Stellenwechsel
Organisations-veränderungen
Abschluss eines Projekts
Wissens-Transfer
Führungskräfte
Experten, Projektbeteiligte
spezifische Aufgaben
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Margit Schwerdt,
bis 31.12.2016 Sachbearbeiterin
für Verkehrsplanung und
Wegweisung
beim
Fachbereich Stadtplanung
BEISPIEL
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Plan
Do
Check
Act
VERLAUF DES INDIVIDUELLEN WISSENSTRANSFERS Der Workshop wird von einer*m Moderator*in durchgeführt.
Der/die Wissensgeber*in ergänzt im Anschluss die entstandene Dokumentation.
Vorbereitung
Durchführung
Review/Qualitätssicherung
ggfs. Abschluss/Präsentation
erste Information für Führungskraft und WissensgeberIn, Besprechen des settings Dauer: ca. 45 Minuten
Workshop: geführtes Interview und Dokumentation auf Metaplantechnik, Vereinbarungen zum weiteren Vorgehen Dauer: vier Stunden
Ergänzen des Fotoprotokolls mit den wichtigsten Informationen , Qualitätssichern der Dokumentation Aufwand: ein bis zwei Tage
Abschlussgespräch, ggfs. auch Präsentation der Ergebnisse in größerem Kreis; Aufbewahrung, Pflege und persönliche Übergabe an Nachfolger*in
Evaluation
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ROLLEN IM INDIVIDUELLEN WISSENSTRANSFER -
WORKSHOP Wer am Wissenstransfer-Workshop teilnimmt, wird im Vorfeld mit Führungskraft und Wissensgeber/in abgestimmt (Auftragsklärung).
Wissensgeber*in (Beschäftigter, der
Stelle verlässt)
Führungskraft/ Vorgesetzte*r
Fachkräfte aus dem Umfeld (z.B.
Prozessbeteiligte)
Stellvertreter
*innen
Moderator*in
optional optional
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Kompetenzrad
Blick auf ein Jahr
Sammlung, Netzwerkkarte
Sammlung
Zeitstrahl
Aufgabenfächer
Sammlung
Stelle
METHODEN IM INDIVIDUELLEN WISSENSTRANSFER-WORKSHOP
Die Module werden bei der Auftragsklärung entsprechend der Situation und Themen ausgewählt.
Gesamtbild
Aufgaben, Projekte
Kompetenzen
Routinen
Gremien, Mitgliedschaften Kontakte/Netzwerk
TOP-5-Prozesse, Kunden, Projekte…
strategische Ausrichtung
was ich sonst noch sagen möchte…
Wissensbaum, Wissenslandkarte
Abstimmung der Nachbereitung/Dokumentation und Qualitätssicherung
Person
5
3 1
2
9
7
8
4
6
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AUSZUG:
ERGEBNISSE UND NUTZEN DES INDIVIDUELLEN WISSENSTRANSFERS
Fotoprotokoll Teil I
Wissensbaum Aufgabenradar Kompetenzrad Routinen
Aufschrieb während des Workshops, Ergänzung und Qualitätssicherung durch WissensgeberIn
persönliche Reflektion
Basis für die folgenden
Teile
Check: Stand der
Dokumentation der
Aufgaben/Vorgänge und
„Standorte“ von
Informationen
Darstellung der für die
Stelle benötigten
Kompetenzen
Anlässe,
regelmäßige
Termine des
Bereichs kennen
28 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.
„NEBENWIRKUNGEN“
Foto Stadt Mannheim: Margit Schwerdt, FB 61, und Christine Gebler, FB 17, bei der Nachbesprechung
Der Wissenstransfer sensibilisiert für wichtige Informationen und macht deutlich, wie das Arbeitsgebiet strukturiert für die Nachfolge vorbereitet werden kann.
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STRUKTURELLER WISSENSTRANSFER
FÜR TEAMS UND
ORGANISATIONSEINHEITEN
Veränderungen begleiten
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ABLAUF DES STRUKTURELLEN
WISSENSTRANSFERS
Identifizierung relevanter
Inhalte
kompakte Aufbereitung
der Informationen
Präsentation
Abarbeitung Themen-
speicher und Klärung offener Fragen
Übergabe und Vollzug
der Organisations-veränderung
Themen-
speicher
Abstimm-
ung und
Auftrags-
klärung
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ÜBERBLICK INHALTE DES STRUKTURELLEN
WISSENSTRANSFERS Vorbereitete Informationen werden präsentiert. Fragen, die sich ergeben, können direkt geklärt werden.
Zahlen, Daten, Fakten zum Thema/Arbeitsgebiet/ Kunden etc.
wichtigste Aufgaben sowie deren Stand; prioritäre Projekte, Prozesse, Kunden, Budgets etc.
Inhaltliche Fragen, Kontakte, Kommunikation und Zusammenarbeit
Erfahrungen, Informelles und Empfehlungen
vergangene, derzeitige und zukünftige strategisch relevante Themen
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ANALYSE VON WISSENSVERLUST-RISIKEN
Grundlagen schaffen
33 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.
VORBEUGEN VON WISSENSVERLUST
1. S
chri
tt
Analyse Relevanz des Wissens
2. S
chri
tt
Auswertung der Analyse mittels Portfolio – priorisierter Handlungsbedarf wird sichtbar
3. S
chri
tt
Festlegung geeigneter Maßnahmen zur Sicherung von Wissen einzelner Beschäftigter und Wissenstransfer im Bereich/Team
4. S
chri
tt
Vorgehensplanung zeitlich und inhaltlich
5.
Sch
ritt
Umsetzung der Maßnahmen
anschließend Qualitätssicherung der Maßnahmen und langfristige Pflege der Daten
Systematisches und umfassendes Vorgehen in Teams, Bereichen, Organisationseinheiten:
34
AUSBLICK
Wissen ist die wichtigste Ressource.
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LEBENSPHASENBEGLEITENDE WISSENSSICHERUNG
…die Herausforderung, kontinuierlich “Erfahrungswissen“ zu teilen…
Berufsleben/Tätigkeit
Start „Ausstieg“
Stellenneubesetzung
Tools:
Vertretungsregelungen
Prozessbeschreibungen, QM-Handbuch
Checklisten
Besprechungs- und Dialogformate
Mikroartikel
Hospitation/Rotation
Kollegiale Beratung
…
„Wissen teilen“ lebensphasenbegleitend und als grundsätzliche Haltung
36 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.
Stadt Mannheim
Christine Gebler
Employer Branding und Wissensmanagement
Abteilung 17.1 – Organisationsentwicklung,
Beratungsformate und Organisationskultur
O 2,10 | 68161 Mannheim
Tel +49 (0) 621 / 293 9626
christine.gebler@mannheim.de
www.mannheim.de
Danke für Ihr Interesse.
Zeit für Fragen…
37 17. 1_Wissensmanagement – WISSEN.EINFACH.MACHEN.
Stadt Mannheim
Christine Gebler
Employer Branding und Wissensmanagement
Abteilung 17.1 – Organisationsentwicklung,
Beratungsformate und Organisationskultur
O 2,10 | 68161 Mannheim
Tel +49 (0) 621 / 293 9626
christine.gebler@mannheim.de
www.mannheim.de
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