Ntc 4095 exposicion

NIVELES DE DESCRIPCION

AREA DE IDENTIFICACION AREA DE CONTEXTO AREA DE CONTENIDO Y EXTRUCTURA AREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y

UTILIZACION AREA DE DOCUMENTACION ASOCIADA AREA DE NOTAS

DOCUMENTO REFERENCIA

• Consejo internacional de archivos : norma internacional general de descripción archivística ISAD(G).

• FORMATO DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA

FONDO

SUBFONDO

SECCIÓN

SUBSECCIÓN

SERIE

SUBSERIE

VOLUMEN DE UNIDAD DE DESCRIPCION

• Se debe indicar aquí el volumen de la unidad de descripción , señalando la cantidad de unidades físicas en números arábigos y mencionando seguidamente la clase de soporte de los documentos que lo componen.

• EJEMPLO• Volumen 15 folios Soporte: Papel

CARPETAS,LEGAJOS,CAJAS Y OTROS

• En el espacio correspondiente debe señalarse el numero con el que se identifica a la unidad de conservación.

CARPETA

LEGAJO

CAJAS

OTROS

TIPO DOCUMENTAL • La consideración de la tipología documental es

importante para el análisis descriptivo esta tiene regularmente dos acepciones.

• DIPLOMATICA Y JURIDICO ADMINISTRATIVA.• Respecto a la unidad archivística ,se trata del mismo

criterio.

• TIPOLOGIA TIPOLOGIA DIPLOMATICA JURIDICA

NUMERO DE ORDEN

• Al elaborar un catalogo se le asigna dos tipos de numeración una correlativa y otra consecutiva.

• consiste en el numero que se le da a cada unidad descriptiva(pieza documental expediente, etc.)el numero correlativo (numero de orden) es la referencia para cada unidad descriptiva.

correlativacorrelativa

El numero consecutivo en cambio ( numero de índice) se refiere al numero dado a cada unidad descriptiva dentro del fondo ( de “1” a “n”) es decir se enumeran interrumpidamente los documentos hasta la ultima unidad este numero equivale en un manejador de base de datos de Micro CDS.

CONSECUTIVOCONSECUTIVO

• Se refiere al numero dado a cada unidad descriptiva dentro del fondo (de “1” a “n”). Es decir, se numeran ininterrumpidamente los documentos hasta la ultima unidad. Este numero equivale, en un manejador de bases de datos como Micro CDS/Isis, al numero de registro o MFN (Master File Number)

NUMERO DE INDICE

1. NOMBRE DEL PRODUCTOR. (Persona o entidad)

2. FORMA DE INGRESO (donación o origen)

3. HISTORIA INSTITUCIONAL /NOTA BIOGRAFICA. (organismo: historia de la entidad, evolución y funciones. Individuo: Apellidos, nombres, cargos y funciones, lugar y fecha de nacimiento y defunción).

4. FECHAS DE GENERACION DE LOS DOCUMENTOS POR EL PRODUCTOR. (fechas de creación que contenga acciones registradas en los documentos por el productor).

5. HISTORIA DE LA CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS. (cambios de propiedad y custodia de la unidad de descripción, fechas pertinentes, datos que demuestren su autenticidad, integridad e interpretación).

AREA DE CONTEXTO

Ejemplo:

Ejemplo:

Ejemplo:

AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

1.RESUMEN /NOTA DE ALCANCE Y CONTENIDO.2.LUGARES.3.NOMBRES/CARGOS.4.TEMAS.5.VALORACION, SELECCIÓN Y ELIMINACION.6.SISTEMA DE ORGANIZACIÓN.7.NUEVOS INGRESOS.

TEMA PRINCIPAL

CALIFICATIVO –CLASE DE GESTION

000 / numero de índice del catalogo.

MINAS = EXPLOTACION PLEITOS –PLEITOS

EXCLAVOS= REMATES –POSTULACIONES

VALORACION, SELECCIÓN , Y ELIMINACION

• Aquí se debe informar acerca de cualquier operación realizada sobre la unidad de descripción en lo que tiene que ver con los procesos de valoracion,selección y eliminación

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL• ¨se ha determinado que estos documentos

,debido a su valor testimonial ,deben ser conservados permanentemente a partir der un termino de diez años de existencia¨.

VALORACION, SELECCIÓN , Y ELIMINACION

• Aquí se debe informar acerca de cualquier operación realizada sobre la unidad de descripción en lo que tiene que ver con los procesos de valoracion,selección y eliminación

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL• ¨se ha determinado que estos documentos

,debido a su valor testimonial ,deben ser conservados permanentemente a partir der un termino de diez años de existencia¨.

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN

• Se debe proporcionar información acerca de la ordenación que el archivista le ha dado a la unidad de descripción. Se enunciaran las principales características de la estructura interna y el orden de los documentos.

Ej: • Expedientes ordenados alfabéticamente.• Encontramos numero consecutivo asignado a

cada documento.

AREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACION

• CONDICIONES DE ACCESO• Se señalizaran aquellas condiciones legales o

materiales que restringen o afecten el acceso a la unidad de conservación . Se informara el periodo de restricción de su consulta y la fecha aproximada en la cual se pondrá nuevamente a disposición.