Урок 12. "Работа с таблицами, диаграммами и...

«Работа с таблицами, диаграммами и графиками в

программе

Microsoft PowerPoint 2007»

Материал подготовлен с использованием учебных пособий и ресурсов Интернет

1.1. Добавление и

редактирование таблицы

Для демонстрации числовых данных в презентациях PowerPoint используются таблицы.

Таблицы могут быть созданы непосредственно в PowerPoint либо импортированы из

других приложений, таких, как Microsoft Office Excel или Microsoft Word.

Нажмите нижнюю часть кнопки «Создать слайд» на странице «ленты» «Главная».

Выберите в галерее макет «Пустой слайд».

Перейдите на страницу «Вставка» и нажмите кнопку «Таблица».

В открывшемся окне можно указать курсором нужное количество строк и столбцов новой таблицы.

В открывшемся окне можно указать курсором нужное количество строк и столбцов новой таблицы.

Если при создании таблицы требуется явно задать число столбцов и число строк, выберите команду «Вставить таблицу…».

В открывшемся окне диалога введите нужные числа и нажмите кнопку «ОК» для подтверждения.

Чтобы изменить размеры таблицы, заданные по умолчанию, необходимо выделить её,

затем поместить курсор на один из маркеров изменения размера, расположенных на

рамке, и перетащить его в нужном направлении.

Изменить положение таблицы можно, перетаскивая её курсором за любую точку рамки, не занятую маркером.

Для ввода значений в ячейки созданной таблицы или их редактирования достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши - так, чтобы в ячейке появился курсор ввода,

затем набрать с клавиатуры или вставить из буфера обмена нужный текст.

Во время работы с таблицей на «ленте» появляются дополнительные вкладки - «Конструктор» и «Макет». На странице «Конструктор» собраны инструменты редактирования основных параметров таблицы.

Например, в разделе «Стиль таблицы» можно выбрать один из готовых образцов оформления таблицы.

Нажмите кнопку «Дополнительные параметры» для доступа к галерее стилей. Стиль таблицы включает выбор заливки фона ячеек, вида границ ячеек и использование дополнительных эффектов – теней, отражений и так далее.

Выбор образца «Нет стиля» или команды «Очистить таблицу» отменяет заливку ячеек и применение эффектов.

Выбор стиля таблицы изменяет параметры форматирования для всех ячеек таблицы. Можно также задавать дополнительное выделение для отдельных строк и столбцов таблицы. Например, для выбранного стиля таблицы характерно выделение первой строки и использование разного фона для четных и нечетных строк. Соответственно в разделе «ленты» «Параметры стилей таблицы» установлены флажки «Строка заголовка» и «Чередующиеся строки».

Установите флажок «Первый столбец» для того, чтобы выделить первый столбец таблицы

или «Последний столбец», чтобы выделить последний столбец.

Можно задавать заливку, границы и эффекты для отдельных выделенных ячеек таблицы, используя соответствующие команды в разделе «Стиль таблицы».

Выделите созданную таблицу и на странице «ленты» откроется кнопка Макет.

С помощью инструментов, собранных на этой странице, можно добавлять и удалять строки и столбцы таблицы.

Можно изменять размеры отдельных ячеек или всей таблицы, объединять несколько

выделенных ячеек в одну и так далее.

Для настройки размещения текста в ячейке удобно использовать команды раздела «Выравнивание».

1.2. Рисование и

импорт таблиц

Если структура таблицы должна быть достаточно сложной, воспользуйтесь для её создания командой «Нарисовать таблицу».

В режиме рисования необходимо указать положение внешних границ таблицы. Затем на странице «ленты» «Конструктор» нажмите кнопку «Нарисовать таблицу», чтобы добавить линии внутренних границ.

Начало и конец каждой линии необходимо указывать внутри рамки таблицы.

После проведения всех требуемых линий выйдите из режима рисования, повторно нажав на кнопку «Нарисовать таблицу».

Если на компьютере установлено приложение Microsoft Office Excel 2007, можно создать таблицу Excel 2007 не выходя из программы Microsoft Office PowerPoint 2007. Для этого следует воспользоваться командой «Таблица Excel» в меню «Вставка таблицы».

В добавленной таким образом таблице можно будет использовать все преимущества функциональности Microsoft Excel.

С другой стороны, изменение темы презентации в PowerPoint никак не отразится на данной таблице, так как она фактически будет являться внедренным OLE-объектом, и будет допускать редактирование только средствами Excel.

Можно поступить и по-другому - скопировать существующую таблицу из Excel или Word и вставить в презентацию. Выделив в приложении Microsoft Excel или Microsoft Word таблицу или фрагмент таблицы, поместите его в буфер обмена,

затем перейдите в PowerPoint на страницу «ленты» «Вставка» и нажмите в разделе «Буфер обмена» кнопку «Вставить».

Добавленная таким образом таблица является обычной таблицей PowerPoint 2007 и к ней применимы все инструменты PowerPoint.

1.3. Создание диаграммы или графика

Диаграммы и графики используются в презентациях как средство графического представления и сравнения данных. В Microsoft Office PowerPoint 2007 существует множество различных типов диаграмм. Добавить диаграмму или график в презентацию также можно разными способами.Можно внедрить диаграмму, связанную с приложением Microsoft Office Excel 2007. Для создания и редактирования данных такой диаграммы необходимо, чтобы Excel 2007 был установлен на компьютере пользователя.Если Excel 2007 не установлен, диаграммы и графики по умолчанию будут создаваться как объекты Microsoft Graph.

Новую диаграмму можно добавить на пустой слайд, в этом случае её положение на странице и размеры будут заданы по умолчанию. Если требуется поместить диаграмму в одну из рамок макета, необходимо предварительно выделить эту рамку, щелкнув на её границе указателем мыши.

Выделив нужный объект, перейдите на страницу «ленты» «Вставка», в раздел «Иллюстрации», и нажмите на кнопку «Диаграмма».

В появившейся на экране галерее требуется выбрать тип диаграммы или графика. Между группами образцов галереи можно перемещаться с помощью расположенной справа линейки прокрутки или с помощью списка ссылок.

По умолчанию для

создания новой

диаграммы используется

образец «Гистограмма с

группировкой». Для

подтверждения выбора

нажмите кнопку «ОК».

После добавления диаграммы в презентацию в правой части экрана появляется окно приложения Microsoft Office Excel 2007. В этом окне отображается лист Excel с данными, использующимися при построении диаграммы. Необходимо заменить значения, заданные по умолчанию, на реальные данные, предназначенные для демонстрации. Все изменения, происходящие в окне Excel, автоматически отображаются на диаграмме в PowerPoint.

Гистограмма с группировкой отображает данные каждой строки таблицы в виде группы цветных столбиков. Для идентификации группы используется текст, содержащийся в первом столбце таблицы.

Данные каждого столбца таблицы изображаются на диаграмме одним цветом, соответствие цвета и заголовка столбца отражено в легенде.

Для редактирования данных можно использовать все средства Excel. Можно также полностью заменить эти данные, например, скопировать данные одной из таблиц, представленных в презентации. Выделите таблицу в презентации, щелкнув курсором на её рамке, и нажмите на странице «ленты» «Главная» кнопку «Копировать».

Переключившись в Excel 2007, надо изменить диапазон

данных, отображаемых на диаграмме.

Очистив лист за границами выбранного

диапазона, установите курсор в его левую

верхнюю ячейку.

На странице «ленты» «Главная» нажмите кнопку

«Вставить».

После завершения редактирования данных закройте окно Excel 2007.

1.4. Преобразование и оформление

диаграммы

Для редактирования

построенной диаграммы

можно использовать

инструменты трех

дополнительных вкладок

«ленты» -

«Конструктор»,

«Макет»

и «Формат».

С помощью команд, собранных на странице «Конструктор», можно настраивать базовые параметры диаграммы – тип диаграммы,

данные,

стиль оформления.

Переключившись на страницу «Макет»,

можно отредактировать отдельные элементы диаграммы – заголовок диаграммы, легенду, вид координатных осей и так далее. Нажмите на кнопку «Название диаграммы» в разделе «ленты» «Подписи»

и выберите в открывшемся меню вариант «Над диаграммой».

В верхней части диаграммы появится надпись, содержание которой можно заменить на любой подходящий текст.

Нажмите кнопку «Область построения» и выберите команду «Дополнительные параметры области построения…» чтобы настроить параметры заливки этой области.

На странице «ленты» «Формат» собраны в основном средства редактирования отдельных фигур и надписей, входящих в диаграмму.

Диаграмму, созданную средствами Microsoft Graph, можно добавить на слайд с помощью команды вставки OLE-объекта. Вернитесь на страницу «ленты» «Вставка» и нажмите кнопку «Объект», расположенную в разделе «Текст».

С помощью данной команды можно добавлять в презентацию объекты, создаваемые другими приложениями. Выберите в списке доступных объектов диаграмму Microsoft Graph и нажмите кнопку «ОК».

Создаваемая таким образом диаграмма отображается на экране вместе со связанной таблицей данных. Данные в таблице можно редактировать. Если снять с диаграммы выделение, таблица данных не будет отображаться.

Диаграмму Microsoft Graph можно преобразовать в формат Office 2007, в этом случае все средства редактирования Office 2007 будут к ней применимы. Запрос на преобразование выдается после двойного щелчка на диаграмме.

Подтвердите запрос, нажав на кнопку «Преобразовать».

Для изменения заданного по умолчанию типа диаграммы перейдите на страницу «ленты» «Конструктор» и нажмите кнопку «Изменить тип диаграммы».

Выберите в галерее нужный тип и нажмите кнопку «ОК».

Для объемных диаграмм можно, дополнительно к прочим, изменять параметры, управляющие видом трехмерного изображения. Выберите команду «Поворот объемной фигуры…» в контекстном меню диаграммы.

В окне форматирования диаграммы

можно увеличивать или уменьшать

углы наклона трехмерных осей,

глубину и высоту изображения.

Спасибо за внимание!