"Оффис вне оффиса"

Слайд-лекция

«Office вне

офиса»

Чтобы домашний компьютер исполнял

все требуемые от него функции - служил

электронной пишущей машинкой,

калькулятором, гигантским

фотоальбомом и хранилищем любой

другой информации, ему потребуются

программы, которые называются

"офисными". Чаще всего под ними

подразумеваются несколько

инструментов, один из которых помогает

работать с текстами, другой близко знаком с электронными таблицами,

третий - умеет составлять красочные презентации и слайд-шоу из

фотографий, которые не стыдно показать друзьям и родственникам.

Практически весь мир пользуется пакетом Microsoft Office от корпорации

Microsoft, именно этот комплект программ определяет, что такое офисный

набор.

Только ли Microsoft выпускает офисные программы? Конечно, нет. В свое время существовал такой пакет, как Русский офис, куда входили: - текстовый редактор Лексикон,

переводчик Сократ

система ведения личных финансов Декарт

файловый менеджер ДИСКо Командир (впрочем, этот пакет даже в России не был особо популярен).

Кроме того, существуют десятки и сотни фирм и тысячи независимых разработчиков, которые создают различные полезные офисные приложения. Однако так уж повелось, что каноническим офисным пакетом стал Microsoft Office, и именно с ним работают 95% всех офисных и домашних пользователей в России.

Microsoft Office Word

Microsoft Office Excel

Microsoft Office Power Point

Microsoft Office Outlook

Стандартный комплект называется Microsoft Office Standard Edition,

в него входят следующие основные офисные программы:

Расширенная модификация называется Microsoft Office Professional Edition ,

в нее кроме вышеперечисленных программ также входят:

Microsoft Office Access

Microsoft Office Publisher

Microsoft Office InfoPath

Microsoft Office Word

Что умеет Microsoft Word? Разумеется, его главная задача - это предоставлять пользователю возможности работы с текстом: увеличивать и уменьшать размер букв, выделять фрагменты подчеркиванием, курсивом или жирным шрифтом, окрашивать в разные цвета. Кроме того, Word позволяет вставлять в текст рисунки и фотографии, сопровождать их звуковыми эффектами, снабжать слова интернет-ссылками, распечатывать документы на принтере, проверять орфографию с пунктуацией (впрочем, доверять этой функции стоит далеко не всегда) и так далее. Также программа может на основе текста с картинками сформировать интернет-страницу, которую можно выложить в Сеть. О возможностях этого текстового редактора написаны толстенные учебники, и пересказать их содержимое в одном газетном материале - задача непосильная.

Так выглядит окно программы Microsoft Word 2003

Такой вид имеет окно программы Microsoft Word 2007

Microsoft Word 2003(окно программы)

Microsoft Office Excel Вторым по популярности офисным приложением является редактор электронных таблиц Microsoft Excel, также входящий в состав Microsoft Office. Несмотря на то, что это в целом бухгалтерский инструмент, его охотно используют и люди, чья профессия совершенно не связана с бухгалтерией. При открытии приложения пользователь видит обычную таблицу, в которую можно заносить какую угодно информацию - неважно, текстовую или цифровую. Например, многие фирмы оформляют в этой программе свои прайс-листы: в одной колонке находятся названия товаров, в соседней - их стоимость. Домохозяйкам и просто людям, привыкшим считать свои доходы и расходы, Excel предоставляет возможности для ведения домашнего бюджета. Так, записав в один столбец все денежные поступления и вычисления, в конце месяца можно "подбить итог" нажатием одной кнопки. Впрочем, таблицы в Excel подходят для ввода в них абсолютно любых данных, которые можно и хочется представить в виде таблицы. Это может быть рецепт нового пирога с подробным описанием ингредиентов и их веса, список вещей, которые нужно не забыть взять с собой на дачу...

Сфера применения ограничена лишь фантазией пользователя, и все же не стоит забывать, что Excel - это рабочий инструмент человека, связанного с финансами. Характерной особенностью табличного процессора является то, что данные и результаты вычислений представляются в табличной форме, также их можно представить в виде диаграммы. В ячейках таблицы могут записываться различные числа, даты, тексты, логические величины, функции, формулы. Возможности электронных таблиц позволяют активно использовать их для автоматизации вычислений, для представления результатов вычислений в виде диаграмм, для моделирования, когда исследуется влияние различных значений параметров на результат.

Панель стандартная Панель

форматирования

Строка основного меню Заголовки

столбцов

Заголовки строк

Строка состояния Полосы прокрутки

Строка заголовка

Так выглядит окно программы Microsoft Excel 2003

Объект строка

Имена столбцов

Объект ячейка

Номера

строк

Объект диапазон ячеек

Объект

столбец

Такой вид имеет окно программы Microsoft Excel 2007

Microsoft Power Point (мастер создания презентаций)

Отличительной чертой презентации от других способов предоставления информации является их своеобразная густота содержания в комбинации с простотой восприятия. Совокупность этого в конечном результате дает возможность максимально удобно и эффективно презентовать нужную вам информацию для других людей так, чтобы привлечь их внимание или хотя бы заинтересовать. На сегодня одна из наиболее распространенных, удобных, многофункциональных, и в то же время простых программ для создания яркой презентации является Power Point. Благодаря ей обычная числовая или текстовая информация превращается в последовательно продуманные слайды и диаграммы, которые не стыдно показать даже требовательной аудитории. Человек так устроен, что лучше всего он воспринимает и сохраняет в памяти зрительные образы. Дополнительные специальные эффекты, которые содержатся в Power Point, такие, как текст, диаграмма, звуковое сопровождение, анимация, произведут нужное позитивное впечатление на окружающих.

Структура презентации

Область задач

Текущий слайд

Строка заметок к слайду

Так выглядит окно программы Microsoft Power Point 2003

Такой вид имеет окно программы Microsoft Power Point 2007

Строка заметок к слайду

Текущий слайд Структура презентации

Microsoft Office Outlook Microsoft Outlook - индивидуальный информационный пакет разработанный компанией Microsoft. Outlook — ведение базы контактов, планирование всевозможных мероприятий, система напоминаний, работа с различными документами, в том числе — с электронной почтой. Помимо всего этого, программа позволяет «следить» за документами Microsoft Office и автоматически составлять дневник работы. Для работы с электронной почтой разработано множество почтовых программ. Одной из популярнейших программ является Outlook Express. Почтовая программа — это:экономия времени в Сети, а значит денег: на отправку/получение писем уходит, как правило несколько минут, по завершении получения почты вы можете отключиться от Сети и спокойно читать почту и писать ответы;хранение неограниченного количества сообщений на вашем компьютере (в то время как объем вашего ящика на сервере всегда невелик и ограничен);приятный факт, что доступ к вашей корреспонденции не зависит от наличия у вас доступа в Сеть;возможность автоматически принимать почту и даже сигналить об этом, избавляя от необходимости проверять ящик вручную; возможен поиск сообщений по фрагментам текста и т.д.

Окно создания сообщений

Папки

Так выглядит окно программы Microsoft Outlook Express 2003

Список контактов

Microsoft Office Access (система управления базами данных)

 Программа "Аксес" ("Access") компании Майкрософт является прекрасным инструментом для работы с данными.  Аксес позволяет хранить и обрабатывать данные, подготавливать отчёты, контролировать правильность данных на стадии их ввода, создавать формы для более удобной работы с данными (интерфейс). Одновременно с базой данных могут работать несколько пользователей. Если не сильно вдаваться в теорию, то можно представить базу данных в виде таблицы(или связанных таблиц), в которою внесены сведения о различных характеристиках подобных объектов и как вы понимаете сама по себе таблица может только содержать информацию, а вот программа Access, может в таблицу добавлять информацию и искать в таблице нужные сведения, выводя результат на экран. Microsoft Access позволяет вам даже не имея специальной подготовки, в кратчайшие сроки научится пользоваться и создавать различного уровня таблицы, отчёты, запросы и формы.

Панель свойства поля

Область задачСоздание базы данных

в режиме конструктора

Так выглядит окно программы Microsoft Access 2003

Создание базы данных в режиме конструктора

Панель свойства поля

Областьзадач

Такой вид имеет окно программы Microsoft Access 2007

Microsoft Office Publisher

Программа Microsoft Publisher предназначена для пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы и бизнес-публикации с профессиональным уровнем качества, не прибегая при этом к помощи профессиональных дизайнеров. С помощью Microsoft Office Publisher можно создавать рекламные брошюры и листовки, информационные бюллетени, электронные открытки, презентационные веб-страницы и т.д. Созданные данным продуктом материалы можно распространять в печатном виде и отсылать через Интернет по электронной почте.

Такой вид имеет окно программы Microsoft Publisher 2003

Такой вид имеет окно программы Microsoft Publisher 2007

Microsoft Office InfoPath Microsoft Office InfoPath является комбинированным средством, сочетающим в себе лучшие достижения традиционных средств редактирования документов, таких как текстовый процессор или почтовый клиент, со способностями точной работы с формами средств по обработке информации. InfoPath позволяет сделать процесс сбора информации более гибким и эффективным. Вы можете более эффективно использовать информацию, как в пределах команды, так и в пределах всей организации. InfoPath оказывает положительное влияние на процесс совместной работы и процесс принятия решений.Информация, собранная при помощи InfoPath, может использоваться в различных бизнес-процессах, так как InfoPath поддерживает любые определяемые пользователем Extensible Markup Language (XML) схемы и взаимодействует с Web-службами. В итоге, InfoPath позволяет напрямую обращаться к корпоративным данным и работать с ними, что приводит к повышению эффективности деятельности предприятия.

Такой вид имеет окно программы Microsoft InfoPath 2003

Следующие уроки Школы мы посвятим изучению следующих программ, входящих в

комплектMicrosoft Office :

• Microsoft Office Word

• Microsoft Office Excel

• Microsoft Office Power Point

• Microsoft Office Access

• Microsoft Office Publisher