Технологии ECM: как правильно управлять корпоративной...

Арам Пахчанян, Вице-президент, Директор департамента продуктов для ввода данныхТехнологии ECM: как правильно управлять корпоративной информацией?

Арам Пахчанян, вице-президент, директор департамента продуктов для ввода данныхABBYY

2

Зачем нужен ECM?

Источник: karl sinfield, flickr.com

3

Для начала: а что такое контент?

● Контент – это сообщение или коммуникация посредством различных каналов (текст, звук, видео, графика и т.д.)

● Контент создается и сохраняется в различных форматах● “Контент предприятия” (Enterprise content) – это контент,

созданный для целей бизнеса

4

Зачем им надо управлять?

● Неуправляемый контент влияет на эффективность бизнеса● Скорость создания контента растет● Поиск информации● Совместная работа● Принятие решений

5

Что такое Enterprise Content Management?

● Стратегии, методы и инструменты, используемые для ввода, управления, хранения, обеспечения сохранности и доставки контента и документов, относящихся к важнейшим организационным процессам.

● Средства ECM управляют неструктурированной информацией

6

Управление контентом и процессами

Основные технологии ECM

8

ECM – это зонт, под которым объединены множество технологий● Управление документами● Управление записями ● Рабочие процессы ● Поиск● Управление веб-контентом ● Ввод/Сканирование ● Совместная работа ● Публикация и архивирование

9

Ввод, сканирование, создание контента● Примеры источников контента:

● Офисные приложения, e-mail, чат● Социальные медиа, средства совместой работы● Медиа-файлы: видео, аудио, цифровые фотографии● Бумажные формы, записки, подписанные документы

10

Каналы поступления контента

● Оборудование:● Компьютеры● Планшеты, смартфоны, цифровые камеры● Сканеры, МФУ

● Унаследованные системы, почта, корпоративные приложения, и т.д.

11

Организация контента

● Метаданные● Использование метаданных● Теги● Папки и иерархии● Контроль доступа

12

Метаданные - что это?

● Не просто данные о данных● Контекст, смысл● Связь между контентом, процессами и людьми● Задаются людьми, средой и приложениями● Метаданные часто так же важны, как и контент

13

Теги

● Теги: метаданные, заданные пользователем● Помогают расширять базу метаданных на основе практики

и опыта людей

14

Таксономия

● Это наука организации информации в виде структуры (списка, дерева, графа) из категорий

● Описывает смыслы и связи внутри контента● Мы практикуем эту науку каждый день в обыденной жизни

15

Совместная работа

● Создание и обновление контента – совместная работа● Информация для новой работы собирается от коллег и из

существующего контента● Информацию и знания нужно разделять между коллегами

16

Средства совместной работы

● Управление документами (версии, публикация)● Модули взаимодействия (форумы, обсуждения, круги по

интересам)● Средства разделения контента с правами доступа

17

Совместная работа

● Не основной драйвер внедрения ECM● Повышает эффективность других компонентов ECM● Современная модель совместной работы: community &

social● Путь к совместной работе непростой

18

Поиск

● Возможность точного и быстрого поиска – основная выгода ECM для пользователей

● Хорошие результаты поиска – результат правильной организации контента (метаданные, таксономия, информационная архитектура)

● Цель – обеспечить находимость

19

Поиск с метаданными и тегами

● Метаданные создают регулярные идентификаторы для контента

● Пользователи могут использовать различные поля метаданных для уточнения поиска

● Нужно создавать множественные иерархии для различных способов доступа к информации

20

Публикация и доставка

● Контент должен доставляться в нужным людям в надлежащем виде через надлежащие каналы и в нужное время

● Для значительной части контента доставка есть весь смысл управления этим контентом

Полезность ECM

22

Зачем тратиться на внедрение ECM?

● Основная причина – повышение продуктивности● Так считают более 40% предприятий● Продуктивность – это результат, поделенный на усилия

23

Как ECM повышает продуктивность?

● Основные технологии ECM созданы для автоматизации и упрощения процессов, связанных с контентом

● Информация более доступна в любое время в любом месте, а значит – растет качество работы и принимаемых решений

● Но нужно, чтобы сотрудники использовали ECM

24

Управление информацией

● Задача: обеспечить соответствие методов хранения и работы с информацией целям, внутренним правилам, и законодательным нормам.

25

Управление знаниями

● Нужно, чтобы избегать повторяющихся ошибок, накапливать опыт, разделять опыт и знания между сотрудниками.

26

Непрерывность бизнеса

● Обеспечение инструментов хранения критически важной информации, гарантирующих ее сохранность и доступность в любой момент

● Защита от неожиданных ситуаций, потери ценных кадров, и т.д.

Будущее

28

Тренды развития ECM

● Social● Аналитика и семантика● Cloud

29

Эволюция систем управления информацией

30

Confidential

Вопросы

Арам ПахчанянВице-президент, ABBYYAram_P@abbyy.com www.ABBYY.com

WWW.DOCFLOW.RU

DOCFLOW – центр экспертизы по вопросам ECM

• Аналитика и новости

• Отраслевые мероприятия

• Сертификация и курсы

• Справочные материалы

• Каталог решений

Курс AIIM ECM Practitioner

• 2 дня занятий

• Полный обзор ECM-технологий

• Международная сертификация

• Многолетний опыт ведущих организаций в одном курсе

Набор в осеннюю группу 14-15 ноября уже открыт! Подробности на www.docflow.ru