View
5
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
การจดทำาใบขอเบก ( ฏกา ) – เงนเดอน
คำาอธบาย
การจดทำาใบขอเบก (ฏกา) – เงนเดอน โดยเปนการเชอมตอการทำางานระหวาง Module PY กบ AP
1. เมอทาง PY ประมวลผลเงอนเดอน และ ผานรายการทางบญชแลว จะแจง เลขทเอกสารการบนทกเงนเดอน (Payroll Run Number) มาใหบญช/การเงนจดทำาใบขอเบก (ฏกา)
จากการประมวลผล เงนเดอน จะมการผานรายการบญช ดวย Document type H* ซงเอกสารจะขนตนดวย 18XX ตามคบญชดงน
Dr. คาใชจาย ตาง ๆ เชน เงนเดอน , คาตอบแทน เปนตน Cr. บญชพกตาง ๆ เชน พกสทธรอจายให SCB, พกประกนสงคม Cr. ภาษหก ณ ทจาย ภงด 1 หรอ ภาษหก สงลวงหนา เปนตน
2. บญช/การเงน จะจดทำาฏกา โดยแยกตามแหลงเงน ดงน
เงนงบประมาณ – ปกต และ เงนงบประมาณไทยเขมแขง
1 ใบขอเบก (ฏกา) = 1 สวนงาน (Profit Center)1 กองทน (Fund)1 ผลผลต (Functional Area) 1 คาใชจาย (เทยบเทา G/L Account)* หลายเจาหน
* ยกเวน G/L account 5205010070: เงนชดเชยกองทนบำาเหนจบำานาญ 5205010020: เงนสมทบกองทนบำาเหนจบำานาญ
รวมเปน 1 ใบขอเบก (ฏกา)
เงนรายได และ เงนงบประมาณทวไป – Block Grant 1 ใบขอเบก (ฏกา) = 1 สวนงาน (Profit Center)
1 กองทน (Fund) 1 ผลผลต (Functional Area) หลายคาใชจาย (เทยบเทา G/L Account) หลายเจาหน
3. กอนวางฏกามาทกองคลงจะตองลางบญชพก เพอบนทกเขาเจาหนตาง ๆ จะมการผานรายการบญช ดวย Document type 5* ซงเอกสารจะขนตนดวย 32XX ตามคบญชดงน
Dr. บญชพกตาง ๆ เชน พกสทธรอจายให SCB, พกประกนสงคม Cr. เจาหน
หมายเหต : สำาหรบคณะทนตแพทย จะบนทกตงหนเฉพาะรายการทจายโดยสวนงาน แตรายการทจายเจาหนโดย กองคลง สำานกงานอธการด มหาวทยาลย บญชพกจะถกโอนไปยงบญชตาง ๆ ดงน
เงนงบประมาณ – ปกต และ เงนงบประมาณไทยเขมแขง
document.doc หนา 1 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
Dr. บญชพกตาง ๆ เชน พกจาย กบข.สมทบ, พกจาย กบข.สะสม , พกจาย กบข.สะสม เปนตน Cr. รายไดรอรบร-รบจดสรรจากกรมบญชกลาง (2902010020)
เงนงบประมาณทวไป – Block Grant
Dr. บญชพกตาง ๆ เชน พกชพค. นครปฐม, พกชพค. กรงเทพ เปนตน Cr. รายไดรอรบร-รบจดสรรจากกรมบญชกลาง (2902010020)
เงนรายได
Dr. บญชพกตาง ๆ เชน พกชพค. นครปฐม, พกชพค. กรงเทพ เปนตน Cr. บญชพก-รอรบ/จาย (1101010060)
4. นอกจากนกอนวางฏกามาทกองคลง จะตองลางบญชพก 9120010010 พกเงนไดสทธรอจาย ของเงนงบประมาณแผนดน จะตองปรบปรงบญชจาก Open Item เปน Cleared Item เนองจากมการแบงรายการตงหนตามฏกา
5. วางฏกามาทกองคลง เพอใหกองคลงรวบรวมขอมลไปขอเบกกบกรมบญชกลาง (กรณเงนงบประมาณแผนดน)
6. รายการคาใชจายทวางมาทมหาวทยาลย บางรายการมหาวทยาลยจะจายใหเจาหนแทนสวนงาน แตบางรายการมหาวทยาลยจะจายคนใหสวนงานไปจายตอ
ในเอกสารฉบบน มการจดหวขอการทำางานบนระบบ MU-ERP ไวตามลำาดบหวขอ ดงตอไปน
หวขอ หนา
1. FB03: การตรวจสอบเลขทเอกสารจาก PY....................................................................3
2. FAGLL03: การตรวจสอบขอมลการบนทกบญชในภาพรวม..................................................7
3. ZAPEN005: การจดทำาใบขอเบก (ฏกา) – เงนเดอน.......................................................11
document.doc หนา 2 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
1. FB03: การตรวจสอบเลขทเอกสารจาก PY
คำาอธบาย
เมอทาง PY ประมวลผลเงอนเดอน และ ผานรายการทางบญชแลว จะแจง เลขทเอกสารการบนทกเงนเดอน (Payroll Run Number) มาใหบญช/การเงนจดทำาใบขอเบก (ฏกา)
รายละเอยดขนตอนการปฎบตงาน
11. บนทกรายการโดยใช :
เมน Accounting -> Financial Accounting -> General Ledger -> Document -> Display
รหสผานรายการ FB03
1.2 บนหนาจอ “Display Document : Initial Screen ” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:
document.doc หนา 3 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
13. กดปม เพอเรยกดเลขทเอกสาร
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตCompany Code
รหสบรษท R ระบรหสบรษท ‘1000’ สำาหรบมหาวทยาลยมหดล
Fiscal Year ปบญช R ระบปงบประมาณDocument Type
ประเภทเอกสารการบนทกบญช
R ระบประเภทเอกสารการบนทกบญชทบนทกจาก PY เชน H8 คณะเภสชฯ
(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)
14. เลอก เพอระบขอมลขอมลเพมเตม
document.doc หนา 4 จาก 60
กดปม Dynamic Selection เพอระบขอมลเพมเตม
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตPosting Period
งวดบญช O ระบงวดบญช เชน เดอน ตลาคม คอ 01
(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)
15. กดปม เพอดขอมล Document No.
document.doc หนา 5 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
16. Double Click Document No. ทตองการดขอมล หรอ เลอกขอมลและ กดปม
document.doc หนา 6 จาก 60
ปกต รายการทบนทกผาน PY จะแบงเอกสารตาม Profit Center, Fund และแยกตามบญชเงนรายได และ บญชเงนหก ดงน
Document ท 1 Dr. เงนเดอน 1,000Dr. คาตอบแทน 2,000 Cr. Transit account 3,000
Document ท 2 Dr. Transit account 3,000 Cr. บญชพกสทธรอจาย 3,000
G/L Account 9110019990: Transit account เปนบญชทเชอมตอระหวางเลขทเอกสาร ถารวมยอดสำาหรบทก ๆ เลขทเอกสาร (FI Document) จาก PY ยอด จะตองเปน 0.00
หมายเหต
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
2. FAGLL03: การตรวจสอบขอมลการบนทกบญชในภาพรวม
คำาอธบาย
ผใชงานสามารถนำาเลขทเอกสารทบนทกจาก PY มาตรวจสอบรายการตาม Fund (กองทน) และตาม Functional Area (ผลผลต) โดยยอดทไดจากการประมวลผลรายงานจะทำาใหผใชงานสามารถสรปจำานวน ฏกา และ ยอดทจะแสดงในฏกาได
รายละเอยดขนตอนการปฎบตงาน
21. บนทกรายการโดยใช :
เมน Accounting -> Financial Accounting -> General Ledger -> Posting -> Display/Change Items (News)
รหสผานรายการ FAGLL03
บนหนาจอ “G/L Account Line item Display G/L View” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:
document.doc หนา 7 จาก 60
กดปม Dynamic Selection เพอระบขอมลเพมเตม
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
2.2 กดปม เพอระบเลขทเอกสาร
บนหนาจอ “Free Selection” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตDocument Number
เลขทเอกสาร O ระบเลขทเอกสาร
Fiscal Year ปงบประมาณ O ระบปงบประมาณ
(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)
2.3 กดปม แสดงหนาจอ G/L Accounting Line item Display G/L View
2.4 กดปม ระบ G/L Account ทตองการ/ไมตองการเรยกด
document.doc หนา 8 จาก 60
ระบเลขทเอกสาร และ ปงบประมาณ
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตSingle value ระบ G/L Account O ระบ G/L Account เชน ไมตองการด
Transit account กระบใน Tab Exclude Single Value
(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)
2.5 กดปม แสดงหนาจอ G/L Accounting Line item Display G/L View และเลอก ดขอมล เชน เลอก
document.doc หนา 9 จาก 60
ไมตองการใหระบบแสดงขอมลของบญช Transit account
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
2.6 กดปม เพอประมวลผล
document.doc หนา 10 จาก 60
เลอก All Item และควรกำาหนด วนทผานรายการ (Posting Date) เชน 01.04.2011 – 30.04.2011
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
3. ZAPEN005: การจดทำาใบขอเบก (ฏกา) – เงนเดอน
คำาอธบาย
โปรแกรมจดทำาใบขอเบก (ฏกา) เปนโปรแกรมเพอใชสำาหรบควบคมการเบกจาย สำาหรบหมวดรายจายเงนเดอน, คาจาง หรอคาตอบแทน ในมหาวทยาลยมหดล ซงบนทกผานระบบบรหารเงนเดอนและคาตอบแทน (Payroll) ประกอบดวยการทำางานดงน
1. การสรางใบขอเบก (ฏกา) และ ใบเบกเกนสงคน 2. การแสดงใบขอเบก (ฏกา) และ ใบเบกเกนสงคน3. การยกเลกใบขอเบก (ฏกา) และ ใบเบกเกนสงคน4. การบนทกตงเจาหน และ ลางบญชพก5. บนทกรบวางใบขอเบก (ฏกา) และ ใบเบกเกนสงคน6. บนทกเลขทขอจาย / เบกเกนสงคน กรมบญชกลาง7. รายงานทะเบยนคมใบขอเบก (ฏกา)
สงทตองปฏบตกอนการบนทกขอมลเขาระบบ (ถาม)- ประมวลผลเงนเดอนและคาตอบแทน (HR-Payroll)
สงทตองปฏบตหลงการบนทกขอมลเขาระบบ (ถาม)- กระบวนการจายเงน
Configuration Setting (ถาม)- การกำาหนดเลขทใบขอเบก (ฏกา)- การกำาหนดรายละเอยดการจายเงน ประกอบดวยการกำาหนดชอเจาหน และ ผจายเงนใหแกเจาหน- การกำาหนดกองทน/แหลงเงน และเงอนไขในการสรางใบขอเบก (ฏกา)- การกำาหนดความสำาคญของเงนไดและเงนหก
รายละเอยดขนตอนการปฎบตงาน
บนทกรายการโดยใช :
เมน N/Aรหสผานรายการ ZAPEN005
บนหนาจอ “โปรแกรมจดทำาใบขอเบก (ฏกา)” เลอกฟงกชนการทำางานตามความตองการ
document.doc หนา 11 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
คำาอธบาย
3.1 จดทำาใบขอเบก (ฏกา) และ ใบเบกเกนสงคน
1. ใบขอเบก (ฏกา) สำาหรบ เงนเดอน มรายละเอยดดงน
- การจดทำาจะผานโปรแกรมยอย ZAPEN005_1 : การสรางใบขอเบก (ฏกา) ผใชงานตองระบขอมลเบองตนสำาหรบสรางใบขอเบก (ฏกา) ไดแก
เลขทเอกสารการบนทกเงนเดอน (Payroll Run Number) และ เลขทเอกสารการบนทกบญช (FI Document No.) กรณมการปรบปรงขอมลเพมเตมหลงการ
บนทกเงนเดอน ซงจะตองระบ Payroll Run Number เชน PP0000000051 ใน Document Header เพอให โปรแกรมสามารถ Grouping ขอมลกอนสรางใบขอเบก (ฏกา)
- เงอนไขการสรางใบขอเบก (ฏกา) คอ เงนงบประมาณ – ปกต และ เงนงบประมาณไทยเขมแขง
1 ใบขอเบก (ฏกา) = 1 สวนงาน (Profit Center 1 กองทน (Fund) 1 ผลผลต (Functional Area) 1 คาใชจาย (เทยบเทา G/L Account)* หลายเจาหน
* ยกเวน G/L account 5205010070: เงนชดเชยกองทนบำาเหนจบำานาญ 5205010020: เงนสมทบกองทนบำาเหนจบำานาญ
รวมเปน 1 ใบขอเบก (ฏกา)
เงนรายได และ เงนงบประมาณทวไป – Block Grant 1 ใบขอเบก (ฏกา) = 1 สวนงาน (Profit Center)
1 กองทน (Fund) 1 ผลผลต (Functional Area) หลายคาใชจาย (เทยบเทา G/L Account) หลายเจาหน
document.doc หนา 12 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
หมายเหต ทะเบยนคมใบขอเบก (ฏกา) สำาหรบสวนงานททำางานนอกระบบ MU-ERP การจดทำาจะผานโปรแกรมยอย ZAREN001 : โปรแกรมตรวจรบใบฎกา (เงนงบบคลากร)
2. กรณมรายการเบกเกนสงคน PY จะจดทำาเอกสารเบกเกนสงคน และบนทกรายการปรบปรงในระบบ PY เพอไมใหรายการเบกเกนสงคนนนกระทบกบการเบกจายในงวดบญชถดไป หลงจากนนจะสงเอกสารใหทางบญชบนทกปรบปรงรายเบกเกนสงคน กรณเบกเกนสงคน เชน กรณพนกงานลาออก (เงนไดเตมเดอนคอ 10,000 บาท, เบกเกนสงคน 3,000 บาท) การจายเงนใหกบพนกงานจะจายดวยเชค ดงนนสงทตองทำา คอ
2.1 ปรบปรงรายเบกเกนสงคน เพอนำาไปสรางเอกสารใบเบกเกนสงคน
Dr. บญชพกสทธรอจาย เปนตน 3,000 Cr. เงนเดอน , คาตอบแทน คาจาง เปนตน 3,000
2.2 ลางบญชพกจากรายการเบกเกนสงคน
Dr. ไทยพาณชย 3,000 Cr. บญชพกสทธรอจาย เปนตน 3,000
2.3 ลดยอดธนาคารไทยพาณชย เนองจากจะจายเงนใหพนกงานดวยเชค
Dr. ไทยพาณชย 7,000 Cr. บญชพกสทธรอจาย 7,000
2.4 ตงเจาหนพนกงาน เนองจากจะจายเงนใหพนกงานดวยเชค
Dr. บญชพกสทธรอจาย 7,000 Cr. เจาหนพนกงาน 7,000
กรณเบกเกนสงคน เชน กรณขาราชการเปลยนสถานะภาพเปนพนกงานมหาวทยาลย (เงนไดเตมเดอนคอ 10,000 บาท แตพนกงานเปลยนสถานะภาพ มผลยอนหลง 1 เดอน) และ จะตองจายเงนคนกรมบญชกลาง ดงนนสงทตองทำา คอ
แหลงเงนงบประมาณแผนดน2.5 ปรบปรงรายเบกเกนสงคน เพอนำาไปสรางเอกสารใบเบกเกนสงคน
Dr. บญชพกสทธรอจาย เปนตน 10,000 Cr. เงนเดอน , คาตอบแทน คาจาง เปนตน 10,000
2.6 ตงลกหนเงนงบประมาณอดหนนทวไป เพอรอเรยกเงนคน และ นำาสงคนใหกรมบญชกลาง
Dr. ลกหน เงนงบประมาณอดหนนทวไป 10,000 Cr. บญชพกสทธรอจาย เปนตน 10,000
document.doc หนา 13 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
แหลงเงนงบประมาณอดหนนทวไป2.7 ตวอยาง การเบกจายเงนใหพนกงาน ในเดอนปจจบนยอดทเบกจะสงไป ยอดจายเดอนปจจบน 10,000 บาท
+ ยอดจายของเดอนกอน 10,000 บาท แตเงนทจะตองจายใหพนกงานจายเพยง 10,000 บาท เทานน เพราะวา เดอนกอน พนกงานไดรบเงนเดอนจากแหลงเงนงบประมาณแผนดนไปแลว ดงนน บญชพกใดทมยอดสงไป และจะตองจายคน กรมบญชกลาง ในนนตอนการตงหนจะตองแยกเจาหน เชน
Dr. บญชพกสทธรอจาย 10,000 Cr. ไทยพาณชย 10,000
Dr. บญชพกสทธรอจาย 10,000 Cr. เจาหนกรมบญชกลาง 10,000
หมายเหต ขนตอนการจายเงน รบเงนเหมอนกบขนตอนปกต
3. เอกสารการบนทกบญชเบกเกนสงคนตองระบ Payroll Run Number เชน PP0000000051 ใน Document Header เพอให โปรแกรมสามารถคนหา เลขทใบขอเบก (ฏกา), เลขท Passbook และ เลขทขอเบกจากกรมบญชกลาง (ถาม) ได
4. ใบเบกเกนสงคน จะไมมการกำาหนดเลขทจากระบบ MU-ERP แตจะอางอง เลขทใบขอเบก (ฏกา) เงนเดอน ทมอยแลวในระบบ ซงจะสามารถออกรายงานแสดงสถานะใบขอเบก (ฏกา) เงนเดอนแตละใบวามสถานะ และการเปลยนแปลงอยางไร
5. โปรแกรมจดทำาใบขอเบก (ฏกา) และ ใบเบกเกนสงคน ใชสำาหรบสวนงานททำางานในระบบ MU-ERP เทานน
6. โปรแกรมจดทำาใบขอเบก (ฏกา) และ ใบเบกเกนสงคน เมอบนทกสรางเขาสระบบแลวจะมสถานะเปน N (New)
รายละเอยดขนตอนการปฎบตงาน : การสรางใบขอเบก ( ฏกา ) – เงนเดอน
311. . บนทกรายการโดยใช :
เมน N/A รหสผานรายการ ZAPEN005_1
312. . บนหนาจอ “การสรางใบขอเบก (ฏกา ) / เบกเกนสงคน” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:
document.doc หนา 14 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตCompany Code รหสบรษท R ระบรหสบรษท ‘1000’ สำาหรบ
มหาวทยาลยมหดลProfit Center รหสสวนงาน R ระบรหสสวนงาน เชน P01Fund กองทน R ระบรหสกองทน
เลอก Payroll Reriod งวดในการประมวลผล
เงนเดอนR ระบงวดในการประมวลผลเงนเดอน
(ตามปปฏทน) เชน 2010,10 สำาหรบเดอน ตลาคม ป 2010
Payroll Run Number
ลำาดบการประมวลผลเงนเดอน
R ระบลำาดบการประมวลผลเงนเดอน
(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)
313. . กดปม บนหนาจอ “การสรางใบขอเบก (ฏกา ) / เบกเกนสงคน - > เงนเดอน” แสดงรายละเอยดขอมลของแตละฏกา
document.doc หนา 15 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
314. . กดปม Select All (ปมท 2 กรณทตองการสรางฏกาทงหมด )
315. . กดปม กรณตองการตรวจสอบขอมลของแตละฏกากอนบนทกเขาระบบ หรอ ตองการ
บนทกเลขทฏกา กดปม กรณเลอก เมอมนทกฏกาแลวโปรแกรมจะกำาหนดเลขทฏกาใหอตโนมต
document.doc หนา 16 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
316. . สามารถกดปม หลงบนทกฏกาแลว เพอพมพฏกาออกเครองพพม (Printer)
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตOutputDevice ชอเครองพมพ R ระบชอเครองพมพ (Printer)Spool ControlPrint immediately
พมพทนท C ระบ กรณตองการสงพมพออกเครอง
document.doc หนา 17 จาก 60
เลขทใบขอเบก (ฏกา) ทระบบกำาหนดใหอตโนมต
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตPrinter ทนท
New Spool Request
สรางเบอร Spool C ระบ กรณตองการสราง Spool เพอจดเกบขอมลทสงพมพไวกอน
(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)
สญลกษณ คำาอธบายสงเอกสารออกเครองพมพทนท
ดเอกสารหรอแบบฟอรมกอนสงพมพ
317. . กดปม เพอแสดงหนาจอใบขอเบก (ฏกา ) ดงตวอยาง
(สามารถสงพมพขอมลลง Spool Request โดยกดปม )
document.doc หนา 18 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
รายละเอยดขนตอนการปฎบตงาน : การสรางใบเบกเกนสงคน
การทำาเบกเกนสงคนจะอางองเอกสารการบนทกบญชซงจะตองประกอบดวยขอมลสำาคญ ๆ ดงน
1. PY จะสงขอมลใหทางบญช/การเงน เพอ Adjust ขอมล
ตวอยางขอมล
1. แบบฟอรมเบกเกนสงคน (Excel)
document.doc หนา 19 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
2. เอกสาร Wage Type Reporter แนบแบบฟอรมเบกเกน-สงคน (เพอตรวจสอบแหลงเงน)
3. เอกสารแนบแบบฟอรมเบกเกน-สงคน
document.doc หนา 20 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
4. บนทกแจงพนกงานพนจากงาน
2. นำาขอมลสวน รายการปรบปรงบญช บนทกรายการผาน “ ” T-Code FB50/F-02
ขอมลสำาคญทตองระบคอ Document Header Text = PY Run Number ของเดอนทตองการทำาเบกเกนสงคน
document.doc หนา 21 จาก 60
ตองระบ PP Run Number ของงวดทจะตองทำารายการ
เบกเกนสงคน
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
G/L Account, D/C, Amount in doc curr. Text, Cost Center (บญชพกไมตองระบ Cost Center), Profit Center, Fund และ Functional area
318. . บนทกรายการโดยใช :
เมน N/A รหสผานรายการ ZAPEN005_1
319. . บนหนาจอ “การสรางใบขอเบก (ฏกา ) / เบกเกนสงคน” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตCompany Code รหสบรษท R ระบรหสบรษท ‘1000’ สำาหรบ
มหาวทยาลยมหดลProfit Center รหสสวนงาน R ระบรหสสวนงาน เชน P01
เลอก Fiscal Year ปบญช R ระบปบญชตามเลขทเอกสารปรบปรงFI Document Number
เลขทเอกสาร R ระบเลขทเอกสารทปรบปรงเบกเกนสงคน
(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)
3110. . บนหนาจอ “การสรางใบขอเบก (ฏกา ) / เบกเกนสงคน - > เงนเดอน” แสดงรายละเอยดขอมลของแตละใบเบกเกนสงคน (สงเกตรายการเบกเกนสงคน จาก Flag = เบกเกน)
document.doc หนา 22 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
3111. . กดปม Select All (ปมท 2 กรณทตองการสรางใบเบกเกนสงคนทงหมด )
3112. . กดปม กรณตองการตรวจสอบขอมลของกอนบนทกเขาระบบ หรอ กดปม
กรณเลอก เมอมนทกฏกาแลวโปรแกรมจะตรวจสอบเลขทฏกา เพออางองวาเบกเกนสงคนนน ๆ เปนเบกเกนสงคนของฏกาใด
document.doc หนา 23 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
3113. . สามารถกดปม หลงบนทกฏกาแลว เพอพมพฏกาออกเครองพพม (Printer)
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตOutputDevice ชอเครองพมพ R ระบชอเครองพมพ (Printer)Spool ControlPrint immediately
พมพทนท C ระบ กรณตองการสงพมพออกเครอง Printer ทนท
New Spool Request
สรางเบอร Spool C ระบ กรณตองการสราง Spool เพอจดเกบขอมลทสงพมพไวกอน
document.doc หนา 24 จาก 60
ระบบ อางองเลขทฏกา และ ลำาดบการเบกเกนสงคนใหอตโนมต
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)
สญลกษณ คำาอธบายสงเอกสารออกเครองพมพทนท
ดเอกสารหรอแบบฟอรมกอนสงพมพ
3114. . กดปม เพอแสดงหนาจอใบขอเบก (ฏกา ) ดงตวอยาง
(สามารถสงพมพขอมลลง Spool Request โดยกดปม )
document.doc หนา 25 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
คำาอธบาย
32. การแสดงใบขอเบก (ฏกา ) และ ใบเบกเกนสงคน
การแสดง, เรยกดเพอตรวจสอบ หรอ สงพมพใบขอเบก (ฏกา) และเบกเกนสงคน ทสรางแลวในระบบ MU-ERP จะทำาไดเมอผใชงานไดบนทกขอมลในระบบแลว
หมายเหต สามารถแสดงขอมลไดเฉพาะกรณใบขอเบก (ฏกา) และใบเบกเกนสงคน ทสรางในระบบ MU-ERP เทานน
321. . บนทกรายการโดยใช:
เมน N/A รหสผานรายการ ZAPEN005_2
322. . บนหนาจอ “แสดงใบขอเบก (ฏกา ) / เบกเกนสงคน - > เงนเดอน ” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:
document.doc หนา 26 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหต
Profit Center รหสสวนงาน R ระบรหสสวนงานทตองการแสดงใบขอเบก (ฏกา)
Fiscal Year รหสปงบประมาณ O ระบรหสปงบประมาณCompany code รหสบรษท R ระบรหสบรษท ‘1000’
สำาหรบมหาวทยาลยมหดลเลขทใบขอเบก (ฏกา) เลขทใบขอเบก (ฏกา) C ระบเลขทใบขอเบก (ฏกา) ตองระบเลขทใบขอ
เบก (ฏกา) หรอวนทสราง
วนทสรางใบขอเบก (ฏกา)
วนทสรางใบขอเบก (ฏกา)
C ระบวนทสรางใบขอเบก (ฏกา)
สถานะใบขอเบก (ฏกา) ระบสถานะใบขอเบก (ฏกา)
C เลอกสถานะฏกาทตองการแสดง เชน N New A Accepted C Cancelled
(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)
323. . กดปม เพอแสดงขอมลใบขอเบก (ฏกา)/เบกเกนสงคน เงนเดอน หรอสงพมพออกเครองพมพ (Printer)
document.doc หนา 27 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตOutputDevice ชอเครองพมพ R ระบชอเครองพมพ (Printer)Spool ControlPrint immediately
พมพทนท C ระบ กรณตองการสงพมพออกเครอง Printer ทนท
New Spool Request
สรางเบอร Spool C ระบ กรณตองการสราง Spool เพอจดเกบขอมลทสงพมพไวกอน
(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)
สญลกษณ คำาอธบายสงเอกสารออกเครองพมพทนท
ดเอกสารหรอแบบฟอรมกอนสงพมพ
324. . กดปม เพอแสดงหนาจอใบขอเบก (ฏกา ) ดงตวอยาง (สามารถสงพมพ
ขอมลลง Spool Request โดยกดปม )
document.doc หนา 28 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
document.doc หนา 29 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
คำาอธบาย
33. การยกเลกใบขอเบก (ฏกา ) และ ใบเบกเกนสงคน
- ในกรณทสวนงานสรางใบขอเบก (ฏกา) หรอ ใบเบกเกนสงคน ในระบบ MU-ERP แลวพบวาขอมลไมถกตอง สามารถบนทกยกเลกรายการดงกลางได
- หลงจากบนทกสถานะยกเลกใบขอเบก (ฏกา) เขาสระบบแลวจะมสถานะเปน C (Cancelled)
331. . บนทกรายการโดยใช :
เมน N/A รหสผานรายการ ZAPEN005_3
332. . บนหนาจอ “การยกเลกใบขอเบก (ฏกา ) / เบกเกนสงคน - > เงนเดอน” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตProfit Center รหสสวนงาน R ระบรหสสวนงานCompany code รหสบรษท R ระบรหสบรษท ‘1000’
สำาหรบมหาวทยาลยมหดลเลขทใบขอเบก (ฏกา)
เลขทใบขอเบก (ฏกา)
C ระบเลขทใบขอเบก (ฏกา) ตองระบเลขทใบขอเบก (ฏกา) หรอวนทสรางวนทสราง
ใบขอเบก (ฏกา)วนทสรางใบขอเบก (ฏกา)
C ระบวนทสรางใบขอเบก (ฏกา)
(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)
333. . กดปม เพอบนทกยกเลกขอมลใบขอเบก (ฏกา)/เบกเกนสงคน เงนเดอน
document.doc หนา 30 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
334. . ผใชงานเลอก ใบขอเบก (ฏกา ) / เบกเกนสงคน และกดปม
335. . Message ถาม ตองการยกเลกฏกาหรอไม เพอใหผใชงานยนยน หากยนยน กดปม“ ”
โปรแกรมบนทกสถานะ ( Deka Status) จาก N เปน C
document.doc หนา 31 จาก 60
กอนบนทกยกเลก สถานะ คอ N (New)
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
34. การบนทกตงเจาหนและลางบญชพก
- การบนทกรายการบญชระบบเงนเดอน และ รายการปรบปรง (ถาม) จะบนทกผานบญชพก เชน
Dr. เงนเดอนขาราชการCr. พกเงนไดสทธรอจาย
- โปรแกรม ZAPEN005_4 พฒนาขนเพอบนทกตงหน และ ลางบญชพก ตามเลขทใบขอเบก (ฏกา) เงนเดอน และ แยกตามรหสผขาย เชน
Dr. พกเงนไดสทธรอจาย Cr. เจาหนธนาคาร
- เอกสารการบนทกบญชจากการตงหนจะไมเชอมโยงกบทะเบยนคมใบขอเบก (ฏกา)- การบนทกตงหนและลางบญชพก โปรแกรมจะตรวจสอบขอมลเบองตนกอนการประมวลผลจาก Customized
table - การบนทกตงหนและลางบญชพก ผใชงานตองกำาหนดเงอนไข สำาหรบการผานรายการทางบญชใหสมบรณ กอน
การประมวลผลจรง- ในกรณทบนทกรายการไมถกตอง สามารถใชฟงกชนของ Standard SAP สำาหรบกลบรายการทางบญช
(Reverse Document)- เงนหกทจายโดยกรมบญชกลาง จะไมถกบนทกตงหน ซงปจจบน ประกอบดวย
1. บญช 1299992050 ภาษหกสงลวงหนา ขาราชการ 2. บญช 1299991050 ภาษหกสงลวงหนา ลกจางประจำา
document.doc หนา 32 จาก 60
หลงบนทกยกเลก สถานะ คอ C (Cancel)
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
รายละเอยดขนตอนการปฎบตงาน : 1 บนทกตงหน / ลางบญชพก
3411. . . บนทกรายการโดยใช :
เมน N/A รหสผานรายการ ZAPEN005_4
3412. . . บนหนาจอ “การบนทกเจาหน/ลางบญชพก ” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตSelection CriteriaCompany code รหสบรษท R ระบรหสบรษท ‘1000’
สำาหรบมหาวทยาลยมหดลProfit Center รหสสวนงาน R ระบรหสสวนงานทตองการตงเจา
หน/ลางบญชพก Fiscal Year ปบญช R ระบปบญชPayroll Period งวดในการประมวลผล R ระบงวดในการประมวลผลเงน
document.doc หนา 33 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตเงนเดอน เดอน (ตามปปฏทน) เชน
01.2011Payroll Run Number
ลำาดบการประมวลผลเงนเดอน
C ระบลำาดบการประมวลผลเงนเดอน
Document Number
เลขทเอสการ C ระบเลขทเอกสารการบนทกบญช ทบนทกโดยระบบ Payroll
Fund กองทน C ระบรหสกองทนHR postings, financial Acct
บญชพก C ระบรหสบญช เชน 9120010010 พกเงนไดสทธรอจาย
การตงหนเงนงบประมาณแผนดน บญช 1299992050 ภาษหกสงลวงหนา ขาราชการ บญช 1299991050 ภาษหกสงลวงหนา ลกจางประจำา ไมตองตงหน เนองจากรายการดงกลาวจะถกจายใหเจาหนโดยกรมบญชกลาง
Display Only Display Only C กรณตงหนโอนบญชพก Display Only ระบเปนคาวาง
กรณตองการเรยกดรายงาน Display Only ระบคา
Input DataDocument Type ประเภทเอกสารการ
บนทกบญช R ระบประเภทเอกสารการบนทกบญช
เชน 51Document/Posting Date
วนทผานรายการ R กำาหนดวนทผานรายการบญช เชน 05.10.2011
Reference เอกสารอางอง R ระบเลขทอางองในการบนทกตงหนDocument Header Text
คำาอธบายรายการ R ระบคำาอธบายรายการ (Header)ใหระบ PP Run Number
Line item text คำาอธบายรายการเพมเตม
R ระบคำาอธบายรายการเพมเตม (Line item)
Payment Term เงอนไขการชำาระเงน R ระบเงอนไขการชำาระเงน เชน K000
Base Line date Base Line date R ระบวนทฐานสำาหรบคำานวณวนทกำาหนดชำาระเงน
Payment Method
วธการจายเงน R ระบวธการจายเงน
(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)
document.doc หนา 34 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
3413. . . กดปม เพอจำาลองขอมลกอนบนทกตงหนและลางบญชพก
3414. . . ผใชงานเลอก รายการทตองการตงหน และกดปม ระบบแสดงรายการดงหนาจอ
document.doc หนา 35 จาก 60
กรณทไมไดกำาหนด Vendor Code ผใชงานสามารถระบขอมลไดเอง
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
3415. . . กดปม แสดงเลขทเอกสารการผานรายการท column “บนทกรายการ”
document.doc หนา 36 จาก 60
เลขทเอกสารการตงหน จะแสดงท Column “Clearing Doc”
กดปม Printer หากตองการพมพ
รายการสรปการตงหน
1. เมอบนทกตงหนเรยบรอยแลว บญชพกเหลาน จะตองมสถานะเปน Clear item
G/L Account
G/L Account
G/L Account
219902001091200100109120010020912001003091200100409120010050912001006091200100709120010080
912001011091200101209120010130912001014091200101509120010160912001017091200101809120010190
912001022091200110309120011050912001106091200110709120011080912001109091200111409120011170
หมายเหต
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
รายละเอยดขนตอนการปฎบตงาน : 2 ตรวจสอบบญชพกวาเปน Clear item ทกบญชแลวหรอไม ( ยกเวนบญช ภาษหกสงลวงหนา )
3421. . . บนทกรายการโดยใช :
เมน Accounting -> Financial Accounting -> General Ledger -> Posting -> Display/Change Items (News)
รหสผานรายการ FABLL03
3422. . . บนหนาจอ “G/L Account Line Item Display G/L View” กดปม Dynamic Selection
document.doc หนา 37 จาก 60
กำาหนดขอมลสวนงานทจะเรยก
ดขอมล
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
3423. . . กำาหนดขอมล Profit Center เมอกำาหนดขอมลแลวกดปม SAVE
3424. . . กำาหนด G/L Account ของบญชพกทตองการตรงจสอบขอมล โดยกดปม
document.doc หนา 38 จาก 60
ระบ Profit Center ตามสวนงานทตองการ
เรยกดขอมล
กดปมเพอระบ G/L Account
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
3425. . . กำาหนด G/L Account ของบญชพกทตองการตรงจสอบ แลวกดปม Execute
3426. . . ระบวนทผานรายการของ Period ทตองการเรยกดขอมล หลงจากนนกดปม Execute
document.doc หนา 39 จาก 60
ระบ G/L Account บญชพกทตองการดขอมล
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
3427. . . ตรวจสอบขอมลสำาหรบรายการทตงหน แลว แตวา สถานะของบญชพกยงคงเปน Open item (สแดง) ซงขอมลดงกลาวจะตองมการบนทกปรบปรงบญชพก
document.doc หนา 40 จาก 60
เลอก All Item และควรกำาหนด วนทผานรายการ (Posting Date) เชน 01.01.2011 – 31.01.2011
G/L Account ทจะตองนำาไป
ปรบปรงบญช
ยอดรวมของบญชเปน 0.00 แลว แตวาสถานะยงคงเปน Open item (สแดง)
เลขทเอกสารทจะนำาไปอางอง การปรบปรงบญชพก
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
รายละเอยดขนตอนการปฎบตงาน : 3 ปรบปรงบญชพก
3431. . . บนทกรายการโดยใช :
เมน
Accounting -> Financial Accounting -> General Ledger -> Posting -> Posting with clearing
หรอ
Accounting -> Financial Accounting -> Accounts Payable -> Posting -> Posting with clearing
รหสผานรายการ F-04/F-51
3432. . . บนหนาจอ “Posting with clearing” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตDocument Date
วนทตามเอกสาร R ระบวนทเอกสารอางอง
Posting Date วนทบนทกรายการทางบญช
R ระบวนทบนทกรายการทางบญช
document.doc หนา 41 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตReference เลขทเอกสารอางอง O ระบเลขทเอกสารอางอง
กรณเงนเดอนใหระบรหส G/L Account
Header Text คำาอธบายสวนหวเอกสาร O ระบคำาอธบายสวนหวเอกสารใหระบ PP Run Number
Clearing text คำาอธบายสวน Line item ขาเจาหน
O คำาอธบายรายการแสดงในรายงานเจาหนคงคาง
Branch number
สถานประกอบการ R ระบรหสสถานประกอบการ “0000” สำาหรบมหาวทยาลยมหดล
Type ประเภทเอกสาร R ระบประเภทเอกสารสำาหรบบนทกปรบปรงเจาหน เชน91 P01 JV แยกประเภท92 P02 JV แยกประเภท93 P03 JV แยกประเภท เปนตน
Period งวดบญช R ระบงวดบญชทบนทกกรณไมระบขอมลระบบจะกำาหนดใหอตโนมตตามวนทบนทกรายการทางบญช (Posting Date)
Company code รหสบรษท R ระบรหสบรษท ‘1000’ สำาหรบมหาวทยาลยมหดล
Currency/Rate สกลเงนและอตรา R ระบสกลเงน “THB” สำาหรบไทยบาท
Transaction to be processedTransfer posting with clearing
บนทกรายการพรอมหกลาง C เลอกรายการบนทกรายการพรอมหกลาง
3433. . . กดปม เพอระบขอมลทตองการปรบปรง
document.doc หนา 42 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตCompany code รหสบรษท R ระบรหสบรษท ‘1000’ สำาหรบ
มหาวทยาลยมหดลAccount รหสอางอง C ระบรหสบญชทตองการปรบปรง
Account Type ประเภทบญช C ระบประเภทบญช S G/L accounts
Normal OI รายการคงคางปกต C เลอก เมอตองการเลอกรายการคงคางปกต
Additional SelectionDocument เลขทเอกสาร C เลอก Document Number ท
ตองการปรบปรงอางองเลขท Document ทไดจากขนตอนการตรวจสอบ
3434. . . กดปม เพอระบขอมลเพมเตม และระบขอ Document Number
document.doc หนา 43 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
3435. . . กดปม เพอประมวลผลขอมล บนหนาจอ “Post with Clearing Process Open items ” เลอกรายการทตองการบนทก หากรายการทถกเลอกจำานวนเงนจะแสดงเปนสนำาเงน สำาหรบรายการทสมบรณ Not Assigned จะตองเปน 0.00
document.doc หนา 44 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
3436. . . จำาลองรายการทางบญช โดย ไปทเมน - Document > Simulate กอนผานรายการจรง
document.doc หนา 45 จาก 60
รายการทจะบนทกขอมลไดจำานวนเงนจะตองเปน 0.00
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
3437. . . จำาลองรายการทางบญชในภาพของ General Ledger เพอด Balance ตามสวนงาน (Profi t Center) หรอ ตามกองทน (Fund)ไปทเมน - Document > Simulate General Ledger กอน
ผานรายการจรง
3438. . . กดปม และ เพอบนทกขอมลเขาสระบบ ระบบแจงผลดงน
document.doc หนา 46 จาก 60
เลขทเอกสารการบนทกบญช
เมอผานรายการบญชแลว ใหพมพใบสำาคญทวไป (JV) โดยใช T-Code ZGLFM001หมายเหต
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
คำาอธบาย
3.5 การบนทกรบวางใบขอเบก (ฏกา) / เบกเกนสงคน
1. การบนทกรบวางใบขอเบก (ฏกา) ทำาไดโดย กองคลง สำานกงานอธการบด2. กองคลง สำานกงานอธการบด บนทกรบวางตามเอกสารทวางเบกตามขอบงคบ/ประกาศของมหาวทยาลย
เมอบนทกรบวางใบขอเบก (ฏกา) ผานโปรแกรมยอย ZAPEN005_5: การบนทกรบวางใบขอเบก (ฏกา) แลว โปรแกรมจะบนทกสถานะการรบวางในทะเบยนคมใบขอเบก (ฏกา)
3. ใบขอเบก (ฏกา) เมอบนทกรบวางเขาสระบบแลวจะมสถานะเปน A (Accepted)
353. . บนทกรายการโดยใช :
เมน N/A รหสผานรายการ ZAPEN005_5
354. . บนหนาจอ “การบนทกรบวางใบขอเบก (ฏกา ) / เบกเกนสงคน - > เงนเดอน” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตProfit Center รหสสวนงาน R ระบรหสสวนงานทตองการรบวาง
ใบขอเบก (ฏกา)Company code รหสบรษท R ระบรหสบรษท ‘1000’
สำาหรบมหาวทยาลยมหดลเลขทใบขอเบก (ฏกา)
เลขทใบขอเบก (ฏกา)
C ระบเลขทใบขอเบก (ฏกา) ตองระบเลขทใบขอเบก (ฏกา) หรอวนทสรางวนทสราง
ใบขอเบก (ฏกา)วนทสรางใบขอเบก (ฏกา)
C ระบวนทสรางใบขอเบก (ฏกา)
(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)
document.doc หนา 47 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
355. . กดปม เพอแสดงขอมลใบขอเบก (ฏกา)/เบกเกนสงคน กอนบนทกรบวาง
356. . ผใชงานเลอก รายการทตองการตงหน และกดปม
document.doc หนา 48 จาก 60
ผใชงานสามารถกำาหนดคำาอธบายรายการกอนบนทกรบวางได
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
357. . Message ถาม ตองการยกเลกฏกาหรอไม เพอใหผใชงานยนยน หากยนยน กดปม“ ”
โปรแกรมบนทกสถานะ ( Deka Status) จาก N เปน A
คำาอธบาย
3.6 บนทกเลขทขอจาย / เบกเกนสงคน กรมบญชกลาง- การบนทกเลขทขอจายกรมบญชกลาง (ขจ 05) และ เลขทเบกเกนสงคนกรมบญชกลาง (บช 01/นส 02-1)
สำาหรบรายการคาใชจาย/เงนเดอนทเบกจากกรมบญชกลาง
- การบนทกเลขทขอจายกรมบญชกลาง (ขจ 05) การบนทกเลขทขอจาย (ขจ 05) จะบนทกโดยอางองเลขทใบขอเบก (ฏกา) ทขอเบกกบกรมบญชกลาง การบนทกรบวางเลขทขอจาย (ขจ 05) จะบนทกโดยกองคลง สำานกงานอธการบด
- การบนทกเลขทเบกเกนสงคนกรมบญชกลาง (บช 01/นส 02-1) การบนทกเลขทเบกเกนสงคน (บช 01/นส 02-1) จะบนทกโดยอางองเลขทใบขอเบก (ฏกา) ทขอเบกกบ
กรมบญชกลาง การบนทกเลขทเบกเกนสงคน (บช 01/นส 02-1) จะบนทกโดยกองคลง สำานกงานอธการบด
361. . บนทกรายการโดยใช :
document.doc หนา 49 จาก 60
หลงบนทกรบวางฏกาแลว สถานะ จะเปลยนเปน A (Accept)
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
เมน N/A รหสผานรายการ ZAPEN005_6
362. . บนหนาจอ “บนทกเลขทขอจาย / เบกเกนสงคน กรมบญชกลาง ” แสดงดงน
รายละเอยดขนตอนการปฎบตงาน : 1 Update เลขทขอจายกรมบญชกลาง ( ขจ 05)
3611. . . บนหนาจอ “บนทกเลขทขอจาย / เบกเกนสงคน กรมบญชกลาง ” แสดงดงน
3612. . . กดปม หากตองการ Download Template ของ ขจ 05 โปรแกรมแสดงหนาจอใหผใชงานกำาหนด Directory
document.doc หนา 50 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
3613. . . ตวอยาง Template ขจ05 หากเบกไฟลดวย Notepad แสดงดงน
3614. . . จดเตรยมไฟลขอมลดงตวอยาง
3615. . . เมอเตรยมไฟลขอมลแลว Upload ขอมลโดยการกำาหนด Directory ดงตวอยาง
document.doc หนา 51 จาก 60
เลขทขบ02 กำาหนดเปน Fiscal Year + เลขทเอกสารจากกรมบญชกลาง
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
3616. . . กดปม Execute บนหนาจอ “Upload เลขทขอจายกรมบญชกลาง (ขจ 05)” แสดงขอมลดงตวอยาง
3617. . . เลอกรายการ ทตองการ Upload ขอมล และ กดปม
document.doc หนา 52 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
3618. . . หลงบนทกขอมลจะแสดงดงน
3619. . . หากบนทกขอมลซำาโปรแกรมจะแสดงขอความแจงดงตวอยาง
document.doc หนา 53 จาก 60
ผใชงานสามารถเลอก Select All หากตองการเลอกบนทกขอมลทงหมด
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
รายละเอยดขนตอนการปฎบตงาน : 2 Update เลขทเบกเกนสงคน ( บช 01 เลขท 1)
3621. . . บนหนาจอ “Update เลขทเบกเกนสงคน (บช 01 เลขท 1)” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:
document.doc หนา 54 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตสวนงานสวนงานททำางานในระบบ MU-ERP
สวนงานททำางานในระบบ MU-ERP
O เลอก สวนงานททำางานในระบบ MU-ERP
สวนงานททำางานนอกระบบ MU-ERP
สวนงานททำางานนอกระบบ MU-ERP
O หรอ เลอก สวนงานททำางานนอกระบบ MU-ERP สำาหรบ P03, P06, P07, P24
รปแบบการดงขอมลบนทกผาน Payroll ในระบบ MU-ERP
บนทกผาน Payroll ในระบบ MU-ERP
O เลอก บนทกผาน Payroll ในระบบ MU-ERP
บนทกไมผาน Payroll บนทกไมผาน Payroll O หรอเลอก บนทกไมผาน Payroll
กรณเลอก สวนงานเปน สวนงานททำางานนอกระบบ MU-ERP รปแบบการดงขอมล ใหเลอก บนทกไมผาน Payroll
Company code รหสบรษท R ระบรหสบรษท ‘1000’ สำาหรบมหาวทยาลยมหดล
เลขทอางอง-สง GFMIS
เลขทอางอง-สง GFMIS
O ระบ เลขทอางอง-สง GFMIS
เลขทรบ GFMIS เลขทรบ GFMIS O ระบ เลขทรบ GFMIS เชน 3614000011
วนทเอกสารเลขทรบ GFMIS
วนทเอกสารเลขทรบ GFMIS
O ระบ วนทเอกสารเลขทรบ GFMIS
Passbook no. Passbook no. O ระบ Passbook no. เชน 11/2554
วนทสรางเลขท Passbook
วนทสรางเลขท Passbook
O ระบ วนทสรางเลขท Passbook
document.doc หนา 55 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)
3622. . . กดปม Execute เพอประมวลผล
3623. . . ระบเลขท บช 01 (1) และ วนทบช 01 (1) และ เลอกรายการ ทตองการ Upload ขอมล และ
กดปม
3.6.2.4หลงบนทกขอมลจะแสดงดงน
document.doc หนา 56 จาก 60
รายละเอยดขนตอนการปฎบตงาน : 3 Update เลขทเบกเกนสงคน นส 01 และ 4 Update เลขทเบกเกนสงคน (บช 01 เลขท 2) วธการทำางานเหมอนกบ 2 Update เลขทเบกเกนสงคน (บช 01 เลขท 1)
หมายเหต
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
คำาอธบาย
3.7 การเรยกดทะเบยนคมใบขอเบก (ฏกา) / เบกเกนสงคน1. ผใชงานสามารถเรยกดรายงานตามเงอนไขตาง ๆ เชน Profit Center, เลขทใบขอเบก (ฎกา),
สถานะใบขอเบก (ฎกา), วนทสรางใบขอเบก (ฎกา) เปนตน2. สามารถใชฟงกชนของโปรแกรมเพอจดรปแบบของรายงานตามตองการ เชน การจดเรยงลำาดบขอมล
(Sorting) , การกำาหนดผลรวมขอมล (Summation) หรอ การกรองขอมล (Filter) เปนตน3. สามารถ Download ขอมลจากระบบในรปแบบตาง ๆ ไดแก
- Unconverted หรอ TEXT (ไฟลนามสกล .TXT)- Spreadsheet หรอ EXCEL (ไฟลนามสกล .XLS)- Rich text format หรอ WORD (ไฟลนามสกล .RTF)- HTML format หรอ HTML (ไฟลนามสกล .HTM)
371. . บนทกรายการโดยใช :
เมน N/A รหสผานรายการ ZAPEN005_7
372. . บนหนาจอ “ทะเบยนคมใบขอเบก / เบกเกนสงคน - > เงอนเดอน ” ระบขอมลตางๆ ตามตารางดานลาง:
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตSelection OptionsProfit Center รหสสวนงาน R ระบรหสสวนงานทตองการแสดงใบ
ขอเบก (ฏกา)
document.doc หนา 57 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหตCompany code รหสบรษท R ระบรหสบรษท ‘1000’
สำาหรบมหาวทยาลยมหดลเลขทใบขอเบก (ฏกา)
เลขทใบขอเบก (ฏกา)
O ระบเลขทใบขอเบก (ฏกา)
สถานะใบขอเบก (ฏกา)
สถานะใบขอเบก (ฏกา)
O ระบสถานะใบขอเบก (ฏกา)
วนทรบวางใบขอเบก (ฎกา)
วนทรบวางใบขอเบก (ฎกา)
O ระบวนทรบวางใบขอเบก (ฎกา)
วนทสรางใบขอเบก (ฏกา)
วนทสรางใบขอเบก (ฏกา)
O ระบวนทสรางใบขอเบก (ฏกา)
Fund กองทน O ระบกองทนแหลงเงน แหลงเงน O ระบแหลงเงน
1 เงนรายได2 เงนงบประมาณ-อดหนนทวไป3 เงนงบประมาณ-แผนดน4 เงนงบประมาณ-ไทยเขมแขง
ประเภทฎกา ประเภทฎกา O ประเภทฎกาD ฏกาR เบกเกนสงคน
Functional Area
ผลผลต O
Payroll Period Payroll Period R ระบ Payroll Period เชน 2011,01
(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)
373. . กดปม เพอแสดงขอมลใบขอเบก (ฏกา )
document.doc หนา 58 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
374. . กดปม เพอแสดงขอมลแบบสรป
document.doc หนา 59 จาก 60
โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด
และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)
ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (Key User Training Material)
document.doc หนา 60 จาก 60
เลอกรปแบบการแสดงผล
Recommended