View
4
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Förfrågningsunderlag -
Upphandlarversion
2016-01-07
UpphandlingUpphandlande organisation
Österåkers kommun 1 Hemtjänst, ledsagning, avlösning och
åtgärdande av trygghetslarm
Adem Mohammed 2016-01
Texten ingår i annonsen
Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas
Texten kommer att ingå i avtalet
Texten ingår i kvalificeringen
Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen
Texten innehåller sekretessbelagd information
Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen
Frågan besvaras av köparen
Symbolförklaring:
1. Inbjudan
1.1 Allmän information
1.1.1 Inbjudan
Härmed inbjuds utförare att inkomma med ansökan gällande upphandling hemtjänst,
åtgärdande av trygghetslarm från kl 07:00-22:30, ledsagning och avlösning
enligt Lag (2008:962) om valfrihetssystem.
1.1.2 Omfattning
Österåkers kommun arbetar aktivt med att öka valfriheten för sina kommuninvånare
inom de områden som kommunen ansvarar för. Som ett led i detta har vård-
och omsorgsnämnden beslutat att valfrihet ska gälla inom hemtjänst, åtgärdande av
trygghetslarm, ledsagning och avlösning.
Geografiska områden:
-Österåkers fastland
-Ljusterö
-Övriga öar inom Österåkers kommun
Valfrihetssystemet gäller inte hemtjänst natt, som för närvarande utförs av kommunens
egenregiverksamhet.
1.1.3 Bilagor
Bilaga 1 Riktlinjer för anhörigstöd
Bilaga 2 Ansvarsfördelning och rutiner för åtgärdande av trygghetslarm
Bilaga 3 Regler och rutiner för rapportering av tid o insatser i Intraphone
1.1.4 Antagande av helt anbud eller del av anbud
Anbud kan komma att antas helt eller förkastas.
1.1.5 Upphandlingsform
Upphandlingen genomförs i enlighet med: Lag (2008:962) om valfrihetssystem. Ansökan
kan löpande lämnas via www.tendsign.com.
Sida 1 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
Någon ersättning för kostnader i samband med ansökan kommer ej att utgå.
1.1.6 Upphandlande myndighet
Österåkers kommun
Alceahuset
Hackstavägen 22
184 22 Åkersberga
1.1.7 Om upphandlingsförfarandet
Kommunens upphandlingar ska ske med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns
och även i övrigt genomföras affärsmässigt.
1.1.8 Antal avtalsparter
Den upphandlande myndigheten har för avsikt att teckna avtal med flera utförare.
1.1.9 Ansvarig upphandlare
Upphandlingsenheten, Österåkers kommun
Adem Mohammed
Tel: 08- 540 811 65
E-post: adem.mohammed@osteraker.se
Sida 2 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
2. Administrativa bestämmelser
2.1 Anbudets form
2.1.1 Språk
Anbud ska vara avfattade på svenska språket.
2.1.2 Kontaktperson
Utföraren ska ange kontaktperson för frågor rörande anbudet, namn, telefonnummer och
e-post.
Utföraren ska ange kontaktperson för frågor rörande anbudet,
namn, telefonnummer och e-post. (Fritextsvar)
2.1.3 Elektronisk anbudsgivning
Anbud ska lämnas elektroniskt via www.tendsign.com. Att lämna anbud är kostnadsfritt för
utföraren och kräver enbart en registrering på www.tendsign.com.
Vid svårigheter att orientera sig i systemet finns support:
tendsignsupport@visma.com alternativt telefon 0771-440 200.
Sidoanbud eller alternativa utföranden kommer inte att tas upp till prövning.
2.1.4 Helt eller delat anbud
Anbud kan lämnas på ett, flera eller samtliga delområden:
Delområde 1: Österåkers fastland
Delområde 2: Ljusterö
Delområde 3: Övriga öar inom Österåkers kommun
Utföraren ska ange vilket/vilka delområden anbudet gäller.
Utföraren ska ange vilket/vilka delområden anbudet gäller.
(Fritextsvar)
2.1.5 Ofullständiga och/eller felaktiga uppgifter
Utföraren kan uteslutas från upphandlingen om han lämnat ofullständiga och/eller felaktiga
uppgifter i anbudet.
2.1.6 Sekretess under upphandlingen
Under tiden för upphandlingen råder absolut sekretess. När upphandlingen är slutförd
blir samtliga handlingar offentliga om det inte finns anledning att sekretessbelägga delar
av anbuden enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009: 400). Sekretessprövning kan
inte göras i förväg och garantier om sekretess kan därför inte lämnas.
Alla uppgifter som utföraren vill sekretessbelägga ska lämnas i form av separata bilagor, med
utförlig motivering inkluderat hänvisning till paragraf/er i ovan nämnda lag, som enkelt kan
avskiljas från övriga uppgifter i anbudet.
Observera att uppgifter som rör utvärderingskriterierna eller uppgifter som kommer att ingå i
avtalstexten endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. Det är
kommunen som beslutar och avgör om uppgifterna kan sekretessbeläggas. Kommunen
kommer att ta ställning i sekretessfrågan först vid en eventuell begäran om utlämnande av
allmän handling. Något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas
Sida 3 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
lämnas inte. Beslut om sekretess kan komma att upphävas av domstol.
2.1.7 Utförare avtal med underleverantörer
Underleverantör får inte anlitas för uppdraget.
2.2 Tidsgränser
2.2.1 Sista anbudsdag
Upphandlingsenheten tar emot ansökningar löpande så länge förfrågningsunderlaget är
annonserat i nationell databas.
2.2.2 Ansökans giltighet
Anbudet ska vara giltigt i fyra (4) månader från och med datum för inkommen ansökan.
2.3 Löpande information och frågor
2.3.1 Frågor och information under anbudstiden
Frågor om oklarheter i förfrågningsunderlaget under anbudstiden ska ställas via
www.tendsign.com. Endast frågor ställda via www.tendsign.com kommer att besvaras av
upphandlande myndighet.
Kommunen kan under hela anbudstiden komma att publicera information, kompletterande
uppgifter eller förtydliganden till förfrågningsunderlaget via www.tendsign.com.
2.4 Övrigt
2.4.1 Avbrytande av upphandling
Om inget anbud motsvarar ställda krav, om offererade priser inte ryms inom
budgetramen eller om förutsättningarna för upphandlingen förändras genom
verksamhetsmässiga eller politiska beslut kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud
förkastas. Om upphandlingen avbryts kommer samtliga som erhållit förfrågningsunderlaget
att underrättas om detta.
2.4.2 Förändring av krav
För den händelse att lagar, författningar, förordningar, eller motsvarande kan komma
att förändras under den tid som upphandlingen varar, förbehåller sig köparen rätten att
förändra kraven.
2.4.3 Godkännande av ansökan
När beslut om godkännande av ansökan fattats publiceras beslutet på www.tendsign.com
Utföraren är bunden av sitt anbud trots upplysning om tilldelningsbesked tom anbudets sista
giltighetsdag.
2.4.4 Avslutad upphandling
Bindande avtal förutsätter att skriftligt upphandlingskontrakt upprättas och undertecknas av
samtliga parter.
Sida 4 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
3. Kvalificering
3.1 Kvalificeringskrav
3.1.1 Uteslutningskriterier
Ansökan kommer att uteslutas om kommunen får kännedom om att någon av
förutsättningarna enligt 7 kap 1§ LOV föreligger.
3.1.2 Allmänna krav
Utföraren ska:
-vara registrerad i bolagsregistret. Stiftelser ska bifoga kopia på registreringsbevis
utfärdat av Länsstyrelsen.
-betala föreskrivna skatter och sociala avgifter. Blankett SKV 4820 "Begäran- Upplysning
vid offentlig upphandling" behöver inte bifogas. Den upphandlande myndigheten genomför
egen kontroll.
-inneha F-skattsedel.
-Utföraren ska ange firmatecknare, revisionsbyrå, namn på revisor med telefonnummer
och e-post till dessa.
Krav på revisor ställs ej:
-på enskild näringsverksamhet
-företaget har en omsättning på under 3 miljoner
-företaget har inte fler anställda än tre inklusive dig som ägare
-företaget har en balansomslutning (värdet av de totala tillgångarna utan avdrag för
skulder) på under 1,5 miljoner
Utföraren ska vara registrerad i bolagsregistret. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
Utföraren ska ange firmatecknare samt i förekommande fall ,
revisionsbyrå, namn på revisor med telefonnummer och e-post
till dessa. (Fritextsvar)
3.1.3 Prövning av utföraren ekonomiska förutsättningar
Kopia på kreditvärdering behöver inte bifogas anbudet. Den upphandlande
myndigheten genomför egen kontroll via Creditsafe.
I de fall utföraren uppfyller nivå kreditvärdig eller bättre, anses kravet på ekonomisk
stabilitet vara uppfyllt. Det åligger utföraren att kontrollera att uppgifterna hos Creditsafe är
korrekta samt aktuella. För det fall utföraren anser att uppgifterna hos Creditsafe inte är
aktuella ska utföraren inkomma med skriftlig förklaring (bifogas anbudssvaret i separat
bilaga) varför uppgifter hos Creditsafe inte befinns aktuella samt som separat bilaga till
anbudet inkomma med egen bevisning avseende ekonomisk kapacitet motsvarande det
kreditvärdighetskrav som ställs i denna upphandling. Utföraren egna bevisning ska vara
aktuell, med aktuell avses intyg ej äldre än (3) månader räknat från datum för ansökans
ingivande.
Ratingskala enligt Creditsafes företagsupplysning
Mycket god kreditvärdighet 80-100 poäng
God kreditvärdighet 60-79 poäng
Kreditvärdig 40-59 poäng
Kredit mot säkerhet 15-39 poäng
Kredit avrådes 0-14 poäng
Sida 5 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
--------------------------------------------------------------------------------------------------
---
Nystartade företag bevisar sin ekonomiska ställning genom:
-för att räknas som nystartat får företaget maximalt vara 18 månader räknat från
datum för ingivande av anbud.
-nystartade företaget där företagets ägare tidigare haft annat bolag kan inkomma
med organisationsnummer på tidigare bolag och kreditvärderas utifrån det.
-nystartade företag där företagets ägare inte tidigare haft annat bolag kan
uppge personnummer och kreditvärderas utifrån det.
-nystartade företag kan inkomma med bankgaranti som bevisar att anbudsgivande
företag kommer att klara av att uppfylla kontraktsvillkoren
-nystartade företag kan inkomma med moderbolagsgaranti
3.1.4 Samarbete med Skatteverket
I denna upphandling och under avtalstiden tillämpas ett samarbete mellan
Österåkers kommun och Skatteverket. Samarbetet berör alla utförare. Österåkers
kommun har ett starkt intresse av att det är seriösa företag, i alla led och under hela
avtalstiden som anlitas i kommunens verksamhet.
Det förebyggande samarbetet innebär att det inför upphandling och kvartalsvis under
avtalstiden lämnas information från Skatteverket till kommunen om
utförarens skattesituation.
3.1.5 Uppfyllande av obligatoriska krav
Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal krav som är obligatoriska.
Förutsättningen för att ett anbud ska kunna utvärderas och antas är att dessa krav
är uppfyllda. Kraven avser såväl krav på utföraren och ansökan som på efterfrågad vara
och/eller tjänst.
3.1.6 Företagspresentation
Utföraren ska lämna en kortfattad företagspresentation. I de fall utföraren utgör en del av
en större organisation ska beskrivningen dels omfatta en kort information om
hela organisationen, dessutom en komplett och utförlig redogörelse av den del av
organisationen som avser att vara juridiskt ansvarig mot Österåkers kommun.
-Utföraren ska ange de språk som talas bland för uppdraget utsedd personal.
Av beskrivningen ska för upphandlande myndighet tydligt framgå att utföraren har den
kapacitet som uppdraget i denna förfrågan kräver.
Utföraren ska lämna en kortfattad företagspresentation.
(Fritextsvar)
3.1.7 Tilläggstjänster
Utöver de tjänster som omfattas av denna upphandling d.v.s. biståndsbeslutade insatser,
har de utförare som har tecknat avtal med kommunen rätt att inom vissa ramar erbjuda
tilläggstjänster till den enskilde.
Följande gäller:
-tilläggstjänsterna får inte vara en del av biståndsbeslutet, däremot kan den enskilde välja
att utöka volymen eller antalet tillfällen som insatsen utförs på jämfört med biståndsbeslutet.
-tilläggstjänsterna får inte vara obligatoriska för att kunna välja utförare.
-tilläggstjänster utföraren erbjuder måste redovisas för kommunen.
Sida 6 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
-vilka tilläggstjänster utföraren erbjuder ska finnas med i basinformationen till den enskilde.
-tilläggstjänster faktureras av utföraren direkt till den enskilde. Utföraren ska i anbudet
redogöra för vilka tilläggstjänster som erbjuds den enskilde utöver hemtjänst i ordinärt
boende, ledsagning, avlösning och åtgärdande av trygghetslarm.
Utföraren ska i anbudet redogöra för vilka tilläggstjänster som
erbjuds den enskilde. (Fritextsvar)
3.1.8 Kapacitetstak
Utföraren ska i ansökan ange sitt kapacitetstak för att utföra tjänsterna. Kapacitetstak ska
anges i antal timmar per månad, d.v.s. antal timmar som är biståndsbedömda timmar.
Utföraren ska ta emot dem som väljer den utföraren inom ramen för sitt angivna
kapacitetstak. Minst 30 dagar innan kapacitetstaket är nått ska utföraren meddela
kommunen detta.
Nya uppdrag kan förmedlas först efter 30 dagar efter det att utföraren meddelat kommunen
att kapacitet finns för nya uppdrag. Utföraren kan inte tacka nej till utökning av timmar till
enskild som de redan utför hemtjänstinsatser, ledsagning, avlösning eller åtgärdande av
trygghetslarm hos. Detta gäller även om kapacitetstak har uppnåtts.
Utföraren ska i anbudet ange sitt kapacitetstak för att utföra
tjänsterna. (Fritextsvar)
3.1.9 Erfarenhet och referenser
-Utföraren eller för verksamheten utsedd ansvarig, ska ha minst två (2) års dokumenterad
erfarenhet av att driva hemtjänstverksamhet. Utföraren ska beskriva sin erfarenhet av att
tillhandahålla i upphandlingen efterfrågad tjänst, dvs hemtjänst, ledsagning och avlösning.
-Utföraren ska lämna minst två (2) referenser som som kan intyga utförarens förmåga att
utföra i upphandlingen efterfrågad tjänst, dvs hemtjänst.
För att utföraren ska kvalificera sig ska referenspersonen vara nöjd med hur utföraren utfört
uppdraget, dvs vitsorda att utföraren utfört eller utför motsvarande/liknande tjänster med
god kvalitet och samarbetsförmåga samt ge utföraren godkänt på ställda referensfrågor (se
frågor som kommer ställas referenten nedan). Utföraren som har eller haft avtal avseende
motsvarande/liknande tjänster, med upphandlande myndighet sedan december 2014, ska
för att kvalificera sig utföra/ha utfört uppdrag med god kvalitet och samarbetsförmåga samt
inte varit föremål för varning, vitesföreläggande eller hävning av avtal.
-Utföraren ska beskriva sin erfarenhet.
-Utföraren ska redovisa respektive referensuppdrag, innehållande: -referentens namn och
e-postadress -tidsperiod när referensuppdraget utfördes -referensuppdragets omfattning
och innehåll Följande fråga kommer ställas referensen:
-Utföraren har uppgivit er som referent avs i anbudet beskrivet referensuppdrag. Kan du
som referent intyga att utföraren anlitats för i anbudet beskriven tjänst och att uppdraget/n
utförts med god kvalitet och samarbetsförmåga.
Referenspersoner som utföraren uppger ska finnas tillgängliga per e-post under de två (2)
första utvärderingsveckorna (anbudsinlämningsdatum och tio (10) arbetsdagar framåt).
Uteblivet referenssvar efter förfrågan från den upphandlande myndigheten (inom tio (10)
arbetsdagar) medför att ansökan förkastas. Utföraren ansvarar för att lämnad e-post
adress är korrekt, i de fall e-post adressen är fel kommer referensen ej att utvärderas och
ansökan förkastas.
Det är viktigt att utföraren försäkrar sig om att referenten både vill och kan delta. Vidare är
det viktigt att referenten har sådan kännedom om referensuppdraget att referenten kan
bedöma detta. Driva hemtjänstverksamhet Nystartat företag: För det fall utföraren inte
tidigare har drivit liknande verksamhet kan minst två (års) erfarenhet ersättas med
Sida 7 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
uppdragsansvarigs referenser från anställningar inom relaterade områden, som säkerställer
uppdragsansvarigs förmåga att utföra i upphandlingen efterfrågad tjänst.
Utföraren ska beskriva sin erfarenhet av att tillhandahålla i
upphandlingen efterfrågad tjänst, dvs hemtjänst. (Fritextsvar)
Utföraren ska lämna minst två (2) referenser som som kan
intyga utförarens förmåga att utföra i upphandlingen
efterfrågad tjänst, dvs hemtjänst. (Fritextsvar)
3.1.10 Jäv
Vid köp av varor, tjänster eller entreprenader ska säkerställas att jäv inte föreligger enligt
Kommunallagen SFS 1991:900. Den som känner till en omständighet som kan antas
utgöra jäv mot honom, ska självmant ge det tillkänna.
Utföraren ska intyga att jävsförhållande enligt ovan inte föreligger.
Utföraren ska intyga att jävsförhållande enligt ovan inte
föreligger. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
3.1.11 Uppdragsansvarig
Verksamheten ska ha en för uppdraget utsedd ansvarig som kommer att
inneha ledningsansvaret för den operativa verksamheten.
Särskilda krav på uppdragsansvarig:
-Dokumenterad relevant högskoleutbildning motsvarande minst 80-120 p enligt
äldre studieordning eller 180 hp enligt nuvarande högskoleutbildning.
-Minst två (2) års erfarenhet inom området och minst sex (6) månaders erfarenhet
av arbetsledning.
-Ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd
-Kunna hantera de datorbaserade system som kommunen använder.
-Meritförteckning på uppdragsansvarig ska bifogas som separat bilaga till anbudssvaret.
Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.11. Uppdragsansvarig.
(Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
3.1.12 Personella resurser
Utföraren ska redovisa att tillräckliga personalresurser, med för uppdraget tillräcklig
utbildning, kompetens och erfarenhet, finns för att kunna utföra uppdraget.
Särskilda krav på personal:
-Tillsvidareanställd personal ska ha utbildning och/eller två (2) års erfarenhet
av omvårdnadsarbete.
-Vikarier vid långtidsfrånvaro ska ha likvärdig utbildning som tillsvidareanställd personal.
-Samtlig personal ska behärska det svenska språket i tal och skrift på ett sådant sätt
att kundens trygghet och säkerhet inte åsidosätts samt utföra sitt arbete med engagemang
och omtanke om kunden.
Specialistkompetens:
-Utföraren ska redovisa sin tillgång till specialistkompetens inom t.ex.
särskild omvårdnadspedagogik, demens, psykiatri m.m.
Sida 8 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
Utföraren ska redovisa att tillräckliga personalresurser, med för
uppdraget tillräcklig utbildning, kompetens och erfarenhet, finns
för att kunna utföra uppdraget. (Fritextsvar)
Utföraren ska redovisa sin tillgång till specialistkompetens inom
t.ex. särskild omvårdnadspedagogik, demens, psykiatri m.m.
(Fritextsvar)
3.1.13 Tillgänglighet och bemanning
-Utföraren ska ha den bemanning och den tillgänglighet som verksamheten kräver.
-Ledningsfunktion ska finnas tillgänglig på plats eller genom jour/beredskap mellan
kl. 07.00-22.30 årets samtliga dagar. Syftet är att personalen alltid ska ha någon ansvarig
med ledningsfunktion att vända sig till vid svårigheter.
-Utföraren ska ha vikarietillsättning från första dagen vid både kort och
långtidsfrånvaro (sjukdomar, semester, mm) och ska i anbudet redovisa rutin för
vikariehanteringen.
Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.13. Tillgänglighet och
bemanning. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
Utföraren redovisning av vikariehantering. (Fritextsvar)
3.1.14 Utbildning och support
Utföraren förutsätts ha grundläggande datorvana. Beställaren står för grundutbildning
för 1-2 personer i användandet av verksamhetssystemen vid uppstarten av utförarens
uppdrag.
Utföraren utbildar sedan själv ny personal med hjälp av manualer som beställaren
tillhandahåller. Vidareutbildning sker i takt med programmens utveckling och tillkommande
programfunktioner/moduler.
Utföraren förbinder sig att delta på anordnade utbildningar.Utföraren står försina
driftskostnader för IT.
Utföraren måste följa kommunens riktlinjer kring användning av verksamhetssystemen.
Utföraren står för kostnaden för övriga utbildningar som leverantören
avprogramvaran/moduler eller annan anordnare inbjuder till.
Utföraren ansvarar för att avslut av användare i systemet meddelas omgående när
en användare inte har behov av att ha tillgång till systemet för att kunna utföra sitt
arbete längre.
Samtliga krav uppfylls, punkt 3.1.14. Utbildning och support
(Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
3.1.15 Corporate Social Responsibility (CSR)
Utföraren ska i anbudet redogöra för i vilken utsträckning hänsyn tas till sociala, etiska och
miljömässiga hänsyn i verksamheten.
Utföraren ska i anbudet redogöra för i vilken utsträckning
hänsyn tas till sociala, etiska och miljömässiga hänsyn i
verksamheten. (Fritextsvar)
Sida 9 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
4. Kravspecifikation
4.1 Obligatoriska krav
4.1.1 Uppdragsbeskrivning
Uppdraget innebär att i Österåkers kommun bedriva hemtjänst, avlösning, ledsagning och
åtgärdande av trygghetslarm i ordinärt boende till de personer som har beviljats bistånd
enligt Socialtjänstlagen och som väljer utföraren inom det valfrihetssystem som kommunen
har enligt lagen om valfrihetssystem, LOV.
I hemtjänsten ingår både serviceinsatser och personlig omvårdnad. Insatserna ska utföras
mellan kl. 07:00 och kl. 22.30, måndag till söndag, årets samtliga dagar. Trygghetslarm från
brukare som bor inom Österåkers fastland, åtgärdas dag och kvällstid av respektive
hemtjänstutförare.
4.1.2 Mål och värdegrund
Vård och omsorg i Österåker ska vara av god kvalitet och verka för att äldre och
funktionshindrade får möjlighet att leva och bo självständigt under trygga förhållanden.
Människor ska bemötas med lyhördhet, intresse och engagemang. Självbestämmande och
integritet ska respekteras. Utföraren ska anpassa sin verksamhet så att den uppfyller de
krav som ställs i värdighetsgaranti för hemtjänst. Värdighetsgarantin finns att hämta under
rubriken mer information på Österåkers Kommuns hemsida se länken:
http://www.osteraker.se/omsorgstod/aldre.4.71fcf4251429dfd2f5c616.html#.VkRPAE2rZ
Qs
Hemtjänsten ska ha sin utgångspunkt i att den enskildes funktioner för den dagliga
livsföringen upprätthålls, att uppmuntra till att bibehålla intressen och sociala nätverk och att
ofrivillig social isolering motverkas. Insatserna ska utformas tillsammans med den enskilde
och vid behov med den anhörige eller närstående. Den enskilde ska ges möjlighet till
inflytande över insatsernas utformning och tider när hjälpen kan ges.
Insatserna ska ge möjlighet till stöd och stimulans så att den enskilde får optimal möjlighet
att utnyttja sin fysiska, intellektuella, emotionella och sociala kapacitet. Människor ska ges
möjlighet att bo kvar i sina hem och i sin invanda miljö även om det uppstår ett stort behov
av vård och omsorg, även vid vård i livets slut. Detta förutsätter bl.a en väl utbyggd och
flexibel vård och omsorg samt en nära samverkan med den hälso- och sjukvård som den
enskilde utnyttjar. Verksamheten ska präglas av:
Kontinuitet
-Servicen och omsorgen ska präglas av god personalkontinuitet, omsorgskontinuitet och
tidskontinuitet.
Integritet
-Insatserna ska ges med lyhördhet för den enskildes vanor, behov, förutsättningar och
önskemål. Den enskilde ska känna sig respekterad och väl bemött i kontakterna med
utföraren.
Självständighet
-Den enskilde ska stimuleras att upprätthålla sina förmågor och resurser.
Trygghet och säkerhet
-Den enskilde ska kunna lita på att hen får den service och omsorg hen behöver och känna
sig trygg med de insatser man får. Den enskilde ska ha en kontaktman och en namngiven
ersättare.
Delaktighet
-Den enskilde ska känna sig delaktig och kunna påverka de insatser hen har.
Tillgänglighet
-Den enskilde ska i god tid få information om eventuella förändringar i verksamheten.
Sida 10 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
-Den enskilde ska lätt kunna komma i kontakt med personal inom vården och omsorgen.
Gott bemötande
-Den enskilde ska bemötas med respekt, vänlighet, hänsyn och engagemang.
Systematiskt kvalitetsarbete
-Verksamheten ska tillämpa ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS
2011:9 för att utveckla och säkra verksamhetens kvalitet.
4.1.3 Samverkan
Utföraren ska arbeta i enlighet med de skriftliga samverkansavtal och överenskommelser
som
kommunen träffar med till exempel landstinget / primärvården.
Utföraren ska följa aktuella rutiner för samverkan och överenskommelser.
Utföraren ska delta i de möten som kommunen kallar till.
4.1.4 Omsorg och service
Hemtjänst i ordinärt boende, ledsagning och avlösning samt åtgärdande av trygghetslarm
ska utföras dagtid och kvällstid från kl. 07.00 - 22.30 årets alla dagar.
Serviceinsatser
-Servicetjänsterna i hemtjänst till exempel leverans av färdiglagad mat alt enklare
matlagning, inköp av matvaror, post- och bankärenden, städning, fönstertvätt och tvätt ska
utföras i den omfattning och med de intervall som anges i biståndsbeslutet. Här ingår också
trygghetsringning som innebär att utföraren ringer upp den enskilde i de fall där det inte är
tillräckligt med trygghetslarm men inte nödvändigt med tillsyn. -I händelse av till exempel
strömavbrott eller liknande som slår ut telefonlinjer eller signalmottagning åligger det
utföraren att i samråd med biståndsenheten på annat sätt kontakta den enskilde för att
säkerställa dennes trygghet. Om det är en större händelse som drabbar samhället ska
utföraren inordna sig i kommunens krishanteringssystem.
Omsorgsinsatser
-Med dessa avses vad som behövs för att tillgodose den enskildes fysiska, psykiska och
sociala behov. Insatserna kan innefatta hjälp med att äta och dricka, förflytta sig, personlig
hygien, insatser för att bryta isolering och få den enskilde att känna sig trygg i sitt hem.
-I uppdraget ingår också att vara den enskilde behjälplig med externa kontakter (till exempel
att ringa färdtjänst och läkare) om den enskilde behöver det.
-Hemtjänstpersonalen ska hjälpa den enskilde med egenvård. Läkaren beslutar om egenvård
och den enskilde kan ansöka om hemtjänst för att utföra detta genom
biståndshandläggaren.
Ledsagning
-Insatsen ska underlätta för den enskilde att ha kontakt med andra och kunna ta del av
samhällslivet. Den enskilde ska få möjlighet att delta i fritidsaktiviteter och kulturliv,
promenader, besöka vänner eller annan aktivitet till exempel läkarbesök, hårfrisering.
Insatsen är främst knuten till den enskildes närmiljö.
Avlösning
-Avlösning ges till personer när någon vårdar en närstående i hemmet. Insatsen kan ges då
den som vårdar är i behov av vila, avkoppling eller för att kunna uträtta sysslor eller egna
aktiviteter i eller utanför hemmet.
Åtgärdande av trygghetslarm
Sida 11 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
Syfte och mål Uppdraget är att åtgärda trygghetslarm från trygghetstelefoner. Insatsens mål
är att brukaren ska känna sig trygg och få det stöd som behövs av den personal som
åtgärdar trygghetslarm.
Utföraren har i uppdrag att dag -och kvällstid från 07:00-22:30 åtgärda trygghetslarm från
brukare som valt hemtjänstutförare. Mer information om trygghetslarm se nästa punkt
(4.1.4 Kravspecifikation åtgärdande av trygghetslarm.)
Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.3. Omsorg och service.
(Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
4.1.5 Kravspecifikation åtgärdande av trygghetslarm
Tilläggslarm
Ingår inte i tjänsten trygghetslarm.
Åtgärdande av trygghetslarm
Utföraren ska säkerställa att det finns tillgängliga telefoner för att svara omgående på
utringda larm från larmcentralen. Utföraren ska ha en organisation för att klara åtgärdandet
av larmen inom inställelsetiden. Tydliga rutiner ska finnas för vilken utförare som ska åtgärda
trygghetslarm, och vid vilken tid på dygnet. Åtgärd av trygghetslarm hos brukare omfattar
hela händelseförloppet från det att utföraren mottar larmet, hämtning och lämning av
nycklar samt dokumentation. Vid larmåtgärd ingår det att personalen förutom larmorsak t
ex fall, även ska åtgärda det omvårdnadsbehov som kan ha uppkommit, såsom rengöring
och hygienskötsel. Om brukaren vid larmtillfället behöver komma till sjukhus ska utföraren
ombesörja att ambulans tillkallas. Utföraren ska alltid tillfråga brukaren om
anhörig/närstående ska kontaktas. Utföraren inväntar ambulans men ska inte följa med till
sjukhus.
Inställelsetider för att åtgärda trygghetslarm
På fastlandet och på Ljusterö ska inställelsetiden hos brukaren vara maximalt 45 min i
normala väderförhållanden. På övriga öar inom Österåkers kommun ska åtgärdande av
trygghetslarm ske snarast möjligt.
En särskild plan för åtgärdande av trygghetslarm ska upprättas i överenskommelse med
brukaren. Biståndshandläggare ska informeras. Extremt avvikande inställelsetid ska
dokumenteras för att förbättringsåtgärder ska kunna göras, avvikelserapport ska
skrivas.
Utförare ska åtgärda trygghetslarm på öarna inom delområde 3, övriga öar inom Österåkers
Kommun, under följande förutsättningar:
- Trygghetslarm garanterar ingen fullständig trygghet, särskilt inte på öar utan
landförbindelse.
- Inställelsetiden varierar beroende på tillgång till transportmöjlighet. Det innebär att
inställelsetiden, på öar utan landförbindelse, kan vara upp till 24 timmar.
Driftstopp
Vid störningar i mobilnätet eller strömavbrott, till exempel avgrävda ledningar, snöstorm,
kraftiga vindförhållanden kan det bli aktuellt för utföraren att erbjuda brukare
telefonkontakt/tillsyn. Bedömning ska göras av utförare i samråd med biståndsenheten till
åtgärder enligt följande prioriteringsordning:
1. Brukare som har enbart trygghetslarm och är ensamstående
2. Ensamstående brukare som har trygghetslarm med få besök av hemtjänst
3. Brukare som larmar mycket
4. Brukare som har daglig hemtjänst
Sida 12 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
5. Brukare med stort omvårdnadsbehov (de har ofta hemtjänst flera gånger per dygn)
6. Make/maka som enbart har trygghetslarm.
Start av uppdrag
Uppdraget ska påbörjas omgående när trygghetslarmet är installerad hos brukaren och antal
larmnycklar är kvitterade mellan kund och larmansvarig. Larmansvarig ansvarar för
larmnyckeln vid åtgärd av larm nattetid från 22:30 – 07:00. Utföraren som åtgärdar
trygghetslarm dag och kväll från 07:00 – 22:30 ska kvittera antalet larmnycklar hos
larmansvarig. Detta ska ske samma dag som installationen av larmet är gjord hos brukaren
eller morgonen där efter. Tydliga rutiner ska finnas för verkställighet av larm mellan
kommunens larmansvarig, kommunens nattpatrull och utföraren samt
biståndshandläggaren. Se bilaga 2 framtida förändringar av innehållet i bilagan kan bli
aktuella.
Byte av utförare för åtgärdande av trygghetslarm
Brukaren har alltid rätt att byta till annan utförare. Om brukaren önskar välja annan utförare
ska hen ta kontakt med biståndshandläggare och uttrycka önskemål om byte. Brukaren
väljer sedan ny utförare. När en ny utförare är vald meddelar biståndshandläggaren den
ursprungliga utföraren att ett avslut ska göras på den gjorda beställningen. Avslutet
bekräftas till den ursprungliga utföraren. Ny beställning görs av biståndshandläggaren hos den
nya utföraren. Den ursprungliga utföraren utför pågående uppdrag till dess att byte av
utförare är genomfört. Larmansvarig och kommunens nattpatrull ska informeras av
biståndshandläggaren.
Tidigare utförare ska informera brukare om hur nyckelhanteringen går till i samband med
bytet, tillträdande utförare ska kontakta tidigare utförare och larmansvarig för att komma
överens om en tid då kvittering av larmnycklar ska ske hos larmansvarig i lokal på
Norrgårdsvägen 3, Solgården. Tidigare utförare ska kvittera tillbaka larmnyckeln till
larmansvarig. Tillträdande utförare ska kvittera larmnyckel hos larm ansvarig.
Nyckelkvitteringarna ska ske vid ett och samma tillfälle, dvs samma dag som ny utförare
övertar brukare. Antal nycklar vid den gemensamma nyckelkvitteringen ska stämma med
det antal nycklar brukaren lämnat. Tydliga rutiner ska finna vid byte av utförare.
Larmansvarig ska ha kvar larmnycklar och kvittens så länge brukare har trygghetslarm.
Avslut av uppdrag
När brukaren önskar avsluta trygghetslarmet ska biståndshandläggare och larmansvarig
kontaktas om att larmet ska lämnas tillbaka. Hemtjänstutföraren ska återlämna och kvittera
larmnycklarna till larmansvarig. Tydliga rutiner ska finnas för avslut av åtgärdande av
trygghetslarm.
Omstrukturering av verksamhet
Utföraren och beställaren ska med ömsesidigt ansvar delta i diskussioner
om omstrukturering av larmutförandet utifrån förändrat behov inom utförarens
ansvarsområde. Vid omorganisering där hemtjänstgrupperna byter geografiskt område och
byter namn ska kommunens larmansvarig och biståndshandläggare meddelas i god tid.
Ändringar behöver göras i datasystemet på samtliga berörda brukare inom området så att
larmcentralen kan ringa ut larm från trygghetstelefoner till rätt grupp. Även systemförvaltare
ska informeras minst 1 mån i förväg för att kunna beställa konfiguration av Tieto o
IntraPhone samt för att kunna göra eventuella förändringar i systemen.
4.1.6 Hälso- och sjukvård
Sida 13 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
För hälso- och sjukvårdsinsatser (här ingår rehabiliteringsinsatser) svarar landstingets
primärvård eller den av lanstingets beställarorganisation utsedda privata vårdgivare.
Utförarens personal får inte ta på sig ansvar för hälso- och sjukvårdsinsatser om detta
ansvar inte skriftligt delegerats från hälso- och sjukvården och arbetsledaren godkänt att
arbetsuppgiften får utföras och att den utförs i samband med hemtjänst insatser.
I uppdragen kan egenvård ingå. Med egenvård avses en hälso- och sjukvårdsåtgärd som
legitimerad yrkesutövare inom hälso- och sjukvården bedömt som egenvård. Den enskilde
kan ansöka om bistånd för att få hjälp med egenvård. Samverkans rutiner finns mellan
landstinget och kommunen för att egenvård ska utföras på ett säkert sätt.
Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.5. Hälso- och sjukvård.
(Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
4.1.7 Samverkan angående larm- och nattinsatser
- Utföraren ska samverka med kommunens nattpatrull när larm har blivit åtgärdat hos
brukaren nattetid så att den enskildes hela stödbehov kan utföras med god kvalitet. Rutin
ska finnas för säker och nödvändig informationsöverföring
- Utföraren ska alltid informera kommunens larmansvarige om det uppstår problem med
larmutrustning. Extra viktigt att informera om låsbyten eller om ytterligare lås sätts på
ytterdörren. En förutsättning för samverkan är att brukaren har givit sin tillåtelse för
samverkan.
Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.6. Samverkan angående
larm- och nattinsatser. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
4.1.8 Samverkan med landsting m.m.
-Utföraren ska samverka med primärvård eller den av landstingets beställarorganisation
utsedda vårdgivaren, anhöriga och andra för den enskilde viktiga personer och
organisationer liksom gode män och förvaltare.
En förutsättning för samverkan är att brukaren har givit sin tillåtelse för samverkan.
Om utföraren blir kallad av biståndshandläggaren/primärvården till SIP möte (samordnad
individuell plan) ska utföraren närvara.
Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.7. Samverkan med landsting
m.m. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
4.1.9 Privata medel
Den enskilde eller den närstående/god man ska sköta hanteringen av privata medel. I de fall
privata medel handhas av utföraren ska rutiner finnas för det. Utförarens rutiner avseende
privata medel ska redovisas i anbudet och minst omfatta:
-skriftlig överenskommelse med den enskilde, närstående/god man.
-redovisningsrutiner.
-förvaring av medel och värdesaker i låst utrymme.
-interna rutiner för kontroll av hanteringen.
-hantering vid misstanke om oegentligheter.
Sida 14 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.8. Privata medel. (Ja/Nej
svar)
Kravgräns Ja
Nej
4.1.10 Basala hygienrutiner
Personalen ska alltid tillämpa basala hygienrutiner i omsorgsarbetet.
Utföraren ansvarar för att personalen har god kännedom om rutinerna samt skapa
förutsättningar för att dessa följs, skyddskläder ska tillhandahållas av utföraren. De
vårdprogram som är aktuella vid utförandet av hemtjänstinsatserna ska följas av utföraren
så som vårdprogram för t.ex. MRSA och ESBL, för öppen hälso- och sjukvård samt omsorg i
Stockholms län, oavsett huvudman. Se www.vardhygien.nu.
Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.9. Basala hygienrutiner.
(Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
4.1.11 Anhörigstöd
Kommunens riktlinjer för anhörigstöd, se bil 1, ska följas. Anhörigstöd syftar till att erbjuda
stöd för personer som vårdar eller stöttar närstående med långvarig sjukdom, är äldre eller
har en funktionsnedsättning. Utföraren ska informera brukaren och dennes anhöriga om
anhörigstödet.
4.1.12 Kost och måltider
-Omsorgspersonalen ska ha grundläggande kunskaper om matens betydelse för
äldre, grundläggande kunskaper i matlagning och adekvata kunskaper i näringslära
och livsmedelshygien. Detta innefattar ansvar för att transport av t.ex. varm mat sker
på godtagbart sätt. Biståndsbeslutet kan innefatta beredning av måltid i hemmet
och matdistribution. Matdistribution innebär att matportioner beställs från
kommunens kostproduktion och distribueras till den enskilde av utföraren.
-Utföraren ska se till att måltiderna fördelas under dagen enligt den enskildes behov,
önskemål och biståndsbeslut.
För närvarande har socialförvaltningen ett avtal med kommunens kostenhet för köp av
färdiga matportioner. Distribution av färdiga måltider kan komma att ses över.
Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.10. Kost och måltider.
(Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
4.1.13 Omfattande vård- och omsorgsbehov samt vård i livets
slutskede
Den enskilde ska ges möjlighet att bo kvar hemma trots omfattande behov av vård
och omsorg. Den enskilde ska ges en kvalificerad omvårdnad och miljön runt den enskilde
ska ge förutsättningar för en upplevelse av trygghet och ro. Den enskilde ska få dö med
värdighet och hänsyn ska tas till religion och etnisk tillhörighet.
Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.11. Omfattande vård- och
omsorgsbehov samt vård i livets slutskede. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Sida 15 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
Nej
4.1.14 Verksamhetssystem
Utföraren ska tillhandahålla sitt eget verksamhetssystem. Utföraren ska dokumentera
i enlighet med 11 kap. 5 och 6 § SoL samt (SOSFS 2014:5). Dokumentation enligt SoL ska
ske i utförarens verksamhetssystem.
Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.12. Verksamhetssystem.
(Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
4.1.15 Insatsrapporteringssystem
För rapportering av utförd tid och insatser hos hemtjänstkunden används ett
insatsrapporteringssystem. Förnärvarande används IntraPhone för inrapportering av utförd
tid och insatser, se bilaga 3 (framtida förändringar kan bli aktuella av innehållet i bilagan.)
Framtida förändring av system för insatsrapportering kan bli aktuell.
I systemet finns ett webbaserat administrations- och uppföljningsverktyg där både personal
och ledning ska godkänna insatsrapporterna. Insatsrapporteringssystemet är integrerat med
verksamhetssystemet.
Tidsredovisningen ligger till grund för såväl räkningar till hemtjänstkunder för utförd tid som
för underlag till ersättning till utföraren.
Utföraren ska bekosta de säkerhetsdosor som används för inloggning till webben.
Personliga säkerhetsdosor till chefer och administratörer samt i övrigt en (1) säkerhetsdosa
per dator för personalen. Kostnaden per säkerhetsdosa beräknas vara cirka 25 SEK/månad
(2015 års priser). Kommunen tillhandahåller programvara och utbildning av chefer och
administratörer.
Specifikt för inrapporteringssystemet IntraPhone
Datorerna ska ha USB-port, ljudkort, högtalare och mikrofon alternativt headset med
mikrofon.
Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.13.
Insatsrapporteringssystem. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
4.1.16 Tele och datakommunikation
Teknisk utrustning
Utföraren ska ha tillgång till och bära kostnader för telefon, dator(er) och skrivare.
Datorerna ska ha internetuppkoppling och e-mail. Kortläsare behövs för SITHS-kort.
Av säkerhetsskäl får offentliga datorer inte användas. Det åligger utföraren att skydda
datautrustning och nätverk mot olaga intrång.
Verksamhetssystem
Utföraren ska tillhandahålla sitt eget verksamhetssystem för dokumentation enligt SoL.
Beställaren använder Procapita som verksamhetssystem. Där hanteras bl. a. beslut,
beställning och underlag för debitering till kunder. Beställningar överförs till utföraren via
Procapita och bekräftas av utföraren. Utföraren ska ha 1-2 personer som har behörighet
att ta emot beställningar i Procapita. Manualer finns tillgängliga på beställarens hemsida.
Framtida förändring av IT-system kan bli aktuellt.
Sida 16 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
Installationskostnad
Beställaren står för kostnaden för installation av Procapita på en dator. Utföraren står
för
kostnaden för övriga datorer.
SITHS-kort
SITHS (säker IT i Hälso- och sjukvården) är en nationell säkerhetslösning för elektronisk
identifiering. SITHS används för åtkomst till flera system som t ex Pascal, Visma
Proceedo
och Symfoni. Det kan också komma att användas för verksamhetssystemet.
Utföraren står för administration och kostander för SITHS-kort.
Specifikt för verksamhetssystem Procapita:
Processor
Pentiumkompatibel processor med minst 2 GHz eller högre
Minne
För Windows 7 minst 4 GB internminne
Hårddisk
För hela verksamhetssystemet 10 GB
Utrymme för temporära filer minst 5 GB
Bildskärm/Grafik
Skärmupplösning 1280x1024 (22 tums bildskärm)
Mjukvara
Operativsystem Windows 7 Sp1 eller Windows 8.1 (inte Windows 8)
Internet Explorer IE9, IE10, eller IE11.
Firefox (Senaste version)
Chrome (senaste version)
Silverlight Version 5.1.30514.0 eller senare
Crystal Reports 2008 Version 12.3 eller 12.4 (SP3 eller SP4)
.NETFramework 4.5 som lägst
Datorn ska regelbundet uppdateras via Windows Update.
Virusskydd lokalt på datorn som uppgraderas regelbundet
Brandvägg lokalt på datorn eller i ett nätverk
Nätverk/kommunikation
Förbindelse med kapacitet motsvarande 10 Mbit eller bättre mellan klient och server
Tekniska system
De tekniska kraven följer utföraren av systemens anvisningar och kan komma att
ändras. Kommunen förbehåller sig rätten att byta system med sex (6) månaders
varsel.
Utbildning och support
Utföraren förutsätts ha grundläggande datorvana. Beställaren står för grundutbildning för 1-2
personer i användandet av verksamhetssystemen vid uppstarten av utförarens uppdrag.
Utföraren utbildar sedan själv ny personal
med hjälp av manualer som beställaren tillhandahåller. Vidareutbildning sker i takt med
programmens utveckling och tillkommande programfunktioner/moduler. Utföraren
förbinder sig att delta på anordnade utbildningar.
Sida 17 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
Utföraren står för sina driftskostnader för IT.
Utföraren måste följa kommunens riktlinjer kring användning av verksamhetssystemen.
Utföraren står för kostnaden för övriga utbildningar som utföraren av
programvaran/moduler eller annan anordnare inbjuder till.
Utföraren ansvarar för att avslut av användare i systemet meddelas omgående när en
användare inte har behov av att ha tillgång till systemet för att kunna utföra sitt arbete
längre.
Samtliga krav uppfylls, punkt 4.1.14 IT-system, IT-säkerhet
och verksamhetssystem. (Ja/Nej svar)
Kravgräns Ja
Nej
4.1.17 Anbudspresentation
Anbudsgivande företag kommer att inbjudas till anbudspresentation. Tid för presentation
meddelas per e-post och beräknad tid per presentation är 45 minuter. Utföraren bör planera
in utrymme för frågor från beställaren, frågorna ska inrymmas under avsatt presentationstid.
Fokus i presentationen ska ligga på angivna kriterier för utvärdering, inte på övergripande
företagspresentation, företagshistorik och liknande.
Anbudspresentationen syftar till att ge utföraren möjlighet att bekräfta sin förmåga att för
kommunens räkning utföra uppdraget som skriftligen beskrivits i anbudet. Om det vid
anbudspresentationen framkommer att kriterier för kvalificering eller att ställda krav inte
uppfylls av utföraren kommer anbudet att förkastas. Vidare ska utsedd uppdragsansvarig
visa förståelse för uppdraget, inge förtroende hos beställaren och besitta den kompetens
och
erfarenhet som krävs.
Under presentationen vill beställaren:
-träffa för uppdraget utsedd uppdragsansvarig. Utsedd uppdragsansvarig ska delta
vid anbudspresentationen, ges beställaren inte möjlighet att träffa denne kommer anbudet
att förkastas.
Vid anbudspresentationen deltar från Österåkers kommun:
-Adem Mohammed, upphandlare
-Kerstin Odenfelt, sakkunnig äldreomsorg
-representant från biståndsenheten
4.2 Ersättning
4.2.1 Ersättning
Ersättning utgår från den tid- och insatsregistrering som görs i verksamhetssystemet.
Ersättning till utföraren utgår med ersättning i kronor per utförd timme och inkluderar alla
kostnader som till exempel löner, restid, övrig kringtid, lokaler och overheadkostnader.
Ersättningen varierar efter ett system med tre geografiska zoner(tätort, landsbygd och
glesbygd).
Österåkers fastland och Ljusterö är indelat i tre zoner, zon tätort, zon landsbygd och zon
glesbygd. I zon tätort är det gång, cykel eller bussavstånd. Inom zon landsbygd bedöms
avståndet vara motiverat med förflyttning med bil eller buss. I zon glesbygd har zonens
ungefärliga avgränsning gjorts genom att beräkna ett avstånd till kund från Åkersberga
station respektive Görjansgården på Ljusterö som uppgår till mer än 10 km samt tar mer än
Sida 18 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
15 minuter att köra med bil.
Ersättning för åtgärd av trygghetslarm
Åtgärdande av trygghetslarm ersätts med gällande ersättningsnivå för hemtjänst och
utgår från den tid- och insatsregistrering som görs i verksamhetssystemet.
Utförarens ersättning börjar gälla från det att personalen hämtar brukarens larmnyckel
i nyckelskåpet tills att åtgärden av trygghetslarmet är avslutad hemma hos brukaren.
Vid åtgärd av trygghetslarm registreras tiden x 2 då det är dubbelbemanning. Betalning sker
mot specificerad månadsfaktura.
Insatser som har bedömts ska utföras när trygghetslarmet är ur funktion ersätts
enligt gällande ersättningsnivå för hemtjänst.
Registreras som larm(nr 50).
4.2.2 Ersättningsnivåer
Kommunfullmäktige beslutar årligen om ersättningen.
Ersättning hemtjänst, ledsagning, avlösning och åtgärdande av trygghetslarm:
-Zon tätort
SEK per utförd timme: 374kr, mellan kl. 07:00-22:30.
-Zon landsbygd
SEK per utförd timme: 435kr, mellan kl. 07.00-22:30.
-Zon glesbygd
SEK per utförd timme: 493kr,mellan kl. 07.00-22:30.
För samtliga ersättningar utgår ytterligare 3% i moms kompensation för externa utförare.
4.2.3 Återbud av inplanerad insats
När den enskilde vet att den inte kommer att vara hemma när insatserna är planerade
att utföras ska detta anmälas till utföraren senast ett (1) dygn i förväg.
4.2.4 Oplanerat återbud
Vid oplanerad frånvaro, utgår alltid ersättning i ett (1) dygn från den tidpunkt frånvaron
påbörjades.
4.2.5 Rutiner för utbetald tid
Tredje vardagen i månaden efter utförandet skrivs en sammanställning ut från
verksamhetssystemet av kommunen. Utskriften utgör ett original som fungerar som
debiteringsunderlag till den enskilde och fakturaunderlag för utföraren. Efter sammanställning
av utförd tid skickar kommunen fakturaunderlaget till utföraren.Orginalet skall bifogas
tillsammans med fakturan när utföraren fakturerar kommunen.
Sida 19 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
5. Kommersiella villkor
5.1 Allmänna villkor
5.1.1 Omfattning
Avtal kommer att upprättas och utformas med antagen utförare med ledning
av förfrågningsunderlaget och utförare ansökan.
Volymer
Eventuellt angivna volymer är uppskattade. Kommunen lämnar ingen garanti om
vissa volymer eller av vissa värden. Skulle kommunens behov enligt detta avtal
understiga respektive överstiga uppskattad kvantitet ska detta inte betraktas som
avtalsbrott från kommunens sida utan utföraren är skyldig att leverera det verkliga behovet.
5.1.2 Biståndsbeslut
Det biståndsbeslut om hemtjänst,avlösning,ledsagning och trygghetslarm och som den
enskilde får innefattar beslut om vilka insatser som beviljats, en beräknad tidsåtgång i antal
timmar per månad och målet med insatserna. Tillsammans utgör dessa uppgifter
beställningen av insatsen. Uppgifterna utgör underlag för den planering av de individuella
insatser som utföraren och den enskilde, med eventuellt stöd av närstående gör.
Alla insatser är behovsprövade utifrån den enskildes behov. Insatserna ska innebära en
förstärkning och komplettering av den enskildes resurser och ska utformas och genomföras
tillsammans med den enskilde.
Uppföljning och ombedömning görs årligen, eller tätare om behov finns,
av biståndshandläggaren.
5.1.3 Akuta insatser
För utökade insatser krävs biståndsbeslut enligt Socialtjänstlagen. Närmast påföljande
vardag ska brukarens biståndshandläggare kontaktas och informeras om eventuella akuta
insatser som skett under icke kontorstid.
5.1.4 Ickevalsalternativ
Den enskilde som inte efterfrågar kundval hänvisas enligt upprättad turordninglista som finns
hos kommunen. Turordningslistan är upprättad efter den ordning som ansökan har godkänt
och vid ickeval kommer den enskilde att hänvisas till den utförare som står näst i
turordning. Egenregialternativet hanteras på samma sätt som övriga utförare.
5.1.5 Kommunens information om utförare till kommuninvånaren
På kommunens hemsida finns en presentation av kommunens utförare inom hemtjänst i
ordinärt boende, ledsagning och avlösning samt åtgärdande av trygghetslarm. Kommunen
utarbetar även skriftligt informationsmaterial till de kommuninvånare som efterfrågar
tjänsten.
5.1.6 Viljeinriktning
Parterna är medvetna om att avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och
händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade
förhållanden. Parterna ska sträva efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan
uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och
behov. Avtalet bygger på ömsesidigt förtroende mellan parterna.
Sida 20 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
5.1.7 Lagar och förordningar
Utförandet av tjänster som omfattas av detta avtal ska ske i enlighet med samtliga gällande
lagar och förordningar som är aktuella för uppdraget inkluderat kommunens mål och
policydokument exempelvis:
-Socialtjänstlagen
-Socialtjänstförordningen
-SOSFS 2011:5 (Lex Sarah)
-SOSFS 2011:9 (Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete)
-SOSFS 2012:3 (Värdegrund i socialtjänstens omsorg om äldre)
-SOSFS 2011:12 (Grundläggande kunskaper hos personal som arbetar i socialtjänstens
omsorg om äldre)
-SOSFS 2014:5 (Dokumentation om handläggning av ärenden och genomförande av
insaster enligt SoL)
Utföraren ska åta sig att följa utvecklingen på området och anpassa verksamheten till
eventuella nya lagar och förordningar liksom till övergripande inriktningsbeslut som kan
Komma att tas inom kommunen.
5.1.8 Tillstånd, registreringar, skatter m.m.
Utföraren ska på egen bekostnad ombesörja, införskaffa och vidmakthålla samtliga
tillstånd, bemyndiganden, dispenser och licenser som enligt tillämpliga avtal, författningar,
normer eller föreskrifter erfordras för utförande av avtalat åtagande.
5.1.9 Meddelarskyldighet
Finner utföraren att någon av nedan angivna händelser kommer att inträffa eller
framstår såsom sannolik att inträffa ska denne omgående utan dröjsmål skriftligen informera
upphandlingsenheten därom:
-Ägarbyte eller ändrad bolagsform.
-Konkurs, betalningsinställelse.
-Omständigheter som kan försvåra samarbetet mellan parterna.
5.1.10 Allmänhetens insyn i utförarens verksamhet
Utföraren ska utan dröjsmål, efter det att kommunen framställt begäran härom,
till kommunen lämna sådan information som avses i 3 kapitlet 19a § kommunallagen.
Sådan begäran ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur verksamheten
sköts. Informationen ska lämnas i skriftlig form. Det åligger kommunen att i sin begäran
precisera vilken information som efterfrågas. Utföraren är inte skyldig att lämna information
om utlämnandet strider mot lag eller annan författning eller om uppgifterna kommer
omfattas av sekretess hos kommunen.
Information som lämnats kommunen enligt första stycket ska ej anses
utgöra företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter.
5.1.11 Insyn i utförarens verksamhet
Upphandlingsenheten har, när som helst under avtalstiden, rätt att granska utförarens
fullgörande av sina skyldigheter enligt detta avtal och att fakturerad ersättning är avtalsenlig.
I det fall resultatet av kontroller ådagalägger felaktighet i utförarens utförande av avtalat
åtagande ska utföraren ersätta kommunen för de merkostnader som detta orsakar.
5.1.12 Avtalshandlingars inbördes ordning
I händelse av motstridiga uppgifter i förekommande handlingar gäller följande
tolkningsordning:
Sida 21 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
1. Avtalstillägg i datumordning
2. Detta avtal
3. Förfrågningsunderlag
4. Anbud
5.1.13 Underleverantör
Underleverantör får inte anlitas.
5.1.14 Uppdragets genomförande
Utföraren ska utföra tjänster enligt detta avtal med största omsorg samt
med tillvaratagande av kommunens intressen. Om uppdraget inte är tillräckligt preciserat
åligger det utföraren att i samråd med beställaren föra ytterligare preciseringar. Utföraren
ska vid genomförande av uppdrag samarbeta väl, med kommunens ansvariga liksom
övrig personal.
-Utföraren får inte av annan än kommunen motta eller inhämta direktiv för
uppdragets genomförande.
-Kontakter med utföraren och anlitad personal ska ske på svenska.
5.1.15 Skyldigheter
Utföraren får under avtalstiden inte åta sig uppdrag eller i övrigt verka i sådana
sammanhang som kan rubba förtroendet för beställarens verksamhet.
5.1.16 Begränsning av publicering och marknadsföring
Hänvisning till kommunen i reklam, marknadsföring eller på annat sätt får inte göras
av utföraren utan kommunens i förväg inhämtade skriftliga medgivande. Utförare ska i
förväg samråda med kommunen avseende informationsmaterial som ska publiceras.
5.1.17 Försäkringar och skadeståndsanspråk
Utföraren ska teckna samt under avtals-tiden vidmakthålla samtliga de försäkringar som
utförare enligt tillämpliga lagar och författningar är skyldig att inneha. Försäkringarna ska
vara på sådana belopp och övriga villkor, som är sedvanliga för den verksamhet som avtalet
avser. Utföraren försäkringsansvar omfattar samtliga produkter och tjänster som omfattas
av avtalet. Utföraren ska, när upphandlingsenheten så begär, tillhandahålla bestyrkta kopior
av samtliga relevanta försäkringsbrev samt bevis på att samtliga relevanta
försäkringspremier erlagts.
Utföraren ska ansvara för direkt skada som orsakats vid brott mot åtagande enligt
avtal, andra fel eller försummelse av utföraren, utföraren anställda, eller i övrigt av personer
anlitande av utförare. Utföraren ansvar för direkta skador uppgår till skadors verkliga värde.
Ansvaret omfattar även av kommunen styrkta merkostnader.
5.1.18 Sekretess och säkerhet
Personal hos utföraren får inte röja eller utnyttja sekretesskyddad uppgift. Bestämmelser
om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut uppgifter i
allmänna handlingar finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretessen gäller
även efter det att uppdraget ifråga har upphört. Den som röjer eller obehörigt
utnyttjar sekretessbelagda uppgifter kan komma att straffas enligt 20 kap. 3 § brottsbalken.
-Utföraren förbinder sig att göra de personal som sysselsätts med
uppdraget uppmärksamma på gällande bestämmelser om sekretess.
Sida 22 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
-Utföraren ska på betryggande sätt förvara samtliga erhållna handlingar och
informationsmedia med mera, som av kommunen ställs till utförarens förfogande. Utföraren
ska vidta relevanta åtgärder för att förhindra att data och Information hanteras på ett
sådant sätt att den förstörs, förvanskas eller förloras.
5.1.19 Överlåtelse av avtal
Avtalet får inte överlåtas av utföraren, på annan fysisk eller juridisk person,
utan kommunens i förväg skriftliga medgivande. Österåkers kommun har rätt att istället
för sådant godkännande kostnadsfritt säga upp avtal till upphörande vid
överlåtelsen/ägarskiftet. Detta gäller även vid väsentlig förändring av utförarens ägarstruktur
motsvarande minst 50% av det totala ägandet, exempelvis fusion.
Utförare får inte heller överlåta, upplåta eller pantsätta rättigheter enligt detta avtal.
Brister utföraren i enlighet med ovanstående äger kommunen rätt att häva avtalet.
5.1.20 Omförhandling
Part får begära omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade
förhållanden som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar avtalets syfte. Begäran om
omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som
åberopar omförhandlingsrätten men befriar inte part från skyldigheten att fullgöra
berörd avtalsförbindelse.
5.1.21 Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg till detta avtal kan endast ske skriftligen, genom en
av upphandlingsenheten upprättad handling.
5.1.22 Vite/varning
Det åligger beställaren att kontakta handläggande upphandlare skriftligen per e-post i
omedelbar anslutning till när kontraktsvillkor inte följs. Upphandlingsenheten kontaktar
utföraren skriftligen per e-post vid utfärdande av varning.
5.1.23 Hävande
Brister utföraren i fullgörandet av sitt åtagande eller upprepande åsidosätter ingånget avtal
äger kommunen rätt att häva avtalet. Upphandlingsenheten kommer vid fel/brist* som
påtalas från beställaren, att tillsända utföraren en skriftlig varning. Utföraren ges i
varningsbrevet en tidsfrist inom vilket felet/bristen ska vara åtgärdat samt återkopplad till
upphandlande myndighet . Rättas inte
felet/bristen med återkoppling till upphandlande myndighet inom nämnd tidsfrist
kommer avtalet hävas skriftligen, hävningen gäller med omedelbar verkan, eller vid tidpunkt
som
beställaren fastställer.
Observera! Om påtalade brister förekommer med regelbundenhet oavsett om de var för
sig åtgärdas inom rimlig tid kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för hävning. Om
tre skriftliga varningar tillsänts utföraren inom en period av sex (6) månader oaktat
att bristen/felet rättats inom uppsatta tidsfrister kommer avtalet att hävas skriftligen,
hävningen gäller med omedelbar verkan, eller vid tidpunkt som beställaren fastställer.
Hävningsgrund föreligger dessutom ifall utföraren till någon del under avtalstiden inte uppfyller
krav enligt 10 kap §1-2 Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) eller att det under
kontraktstiden framkommer att:
-utföraren inte är registrerad för mervärdesskatt, undantaget momsfria verksamheter
som sjukvård, tandvård och social omsorg, viss utbildning, lotterier,
bostadsuthyrning, gravöppning m.m, information om momsfri verksamhet finns på
Sida 23 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
www.skatteverket.se
-utföraren inte är arbetsgivarregistrerad alternativt hyr in personal utan skriftligt
godkännande från upphandlande myndighet.
-utföraren har restförda skatteskulder hos kronofogdemyndigheten enligt
Skatteverkets register
-utföraren inte uppfyller kreditvärdighetskrav
-upprepad felfaktuering
Vid hävning utgår endast betalning för uppdraget tom det datum då avtalet hävdes.
* med fel/ brist avses även om förutsättningarna ändrats för ett förtroendefullt
samarbete som rubbas i något avseende.
5.1.24 Befrielsegrunder (force majeure)
Force majeure utom parternas kontroll såsom krig, omfattande arbetskonflikt,
blockad, eldsvåda, miljökatastrof och som förhindrar part att fullgöra sina avtalsenliga
skyldigheter befriar denne part från fullgörelse av berörd förpliktelse.
Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan
föranleda tillämpning av denna bestämmelse.
5.1.25 Tvist
Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal samt övriga avtalshandlingar
och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska, om inte överenskommelse kan uppnås
i direkt förhandling mellan parterna, avgöras av Attunda tingsrätt.
5.1.26 Kontaktpersoner
Avtalsfrågor
Adem Mohammed
Tel: 08-540 811 65
E-post: adem.mohammed@osteraker.se
För beställaren/sakkunnig äldreomsorg
Kerstin Odenfelt
Tel: 08-540 814 61
E-post: kerstin.odenfelt@osteraker.se
För utföraren
NN
Tel:
E-post:
Utföraren ska ange kontaktperson för avtalet.
Utföraren ska ange kontaktperson för avtalet. (Fritextsvar)
5.2 Uppdragsbeskrivning
5.2.1 Enl ansökan
Enl ansökan
5.2.2 Förändrat vård- och omsorgsbehov
Utföraren ska omgående kontakta kommunen om den enskildes service- eller
Sida 24 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
omsorgsbehov förändras i sådan grad att biståndsbeslut behöver omprövas. Utföraren ska
omgående meddela kommunen om den enskilde förts till sjukhus eller avlidit.
5.2.3 Nyckelrutiner
Utföraren ska ha säkra rutiner för hantering av den enskildes nycklar. Det ska finnas
tydliga rutiner för utlämning och återlämning med signering. Eventuella förluster av nycklar
ska omedelbart redovisas till den enskilde. Kostnader som drabbar den enskilde på grund
av låsbyte förorsakat av försummelse hos utförarens personal betalas av utföraren.
5.2.4 Klagomålshantering
Utföraren ska arbeta systematiskt med synpunkter och klagomål och hur dessa
åtgärdas. Det ingår som en del i det systematiska ledningssystemet för kvalite SOSFS
2011:9. Återkoppling till den enskilde angående vidtagna och planerade åtgärder ska ske
inom 14 dagar efter det att anmälan inkommit.
Utföraren ska två (2) gånger per år; per sista juni och sista december, rapportera
till kommunens sakkunnige inom äldreomsorg, inkomna klagomål, orsak och åtgärd. I de
fall klagomål är av allvarlig karaktär ska omedelbar rapportering ske till kommunens
sakkunnige inom äldreomsorg.
5.2.5 Lex Sarah
Rapporteringsskyldighet av missförhållande eller risk för missförhållande ingår som en del
i kvalitetsledningssystem reglerat i SOSFS 2011:9.
Utföraren ska se till att all personal är väl förtrogna med och känner till skyldigheten att enligt
14 kap 3 § socialtjänstlagen rapportera om missförhållande eller påtaglig risk för
missförhållande. Ansvarig för verksamheten ska omedelbart vidta nödvändiga åtgärder som
krävs för att avhjälpa eller undanröja missförhållandet. Inkomna rapporter ska
dokumenteras och utredas utan dröjsmål. Utföraren ska följa bestämmelserna i
författningen SOSFS 2011:5. Utföraren ska omedelbart, senast påföljande vardag,
informera kommunens sakkunnige inom äldreomsorg om mottagen rapport och om
anmälan till Socialstyrelsen.
5.2.6 Dokumentation
Genomförande av socialtjänstinsatser ska dokumenteras enligt Socialtjänstlagen och 11 kap
5 och 6§ och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd, SOSFS 2014:5.
Dokumentationen ska ske i utförarens verksamhetssystem.
Den enskildes personakt ska innehålla uppdraget/beställningen, genomförandeplan, löpande
journalanteckningar för genomförandet samt signeringslista. I den sociala journalen ska
händelser av vikt antecknas, som är viktiga för insatsen för den
enskilde. Avvikelser från genomförandeplanen ska antecknas liksom förändringar som kan
leda till ny bedömning.
Genomförandeplanen upprättas i samråd med den enskilde och/eller närstående,
kontaktman och andra berörda personalkategorier. Av genomförandeplanen ska bl.a.
framgå mål för insatsen, vad, hur, när och vem som utför insatsen.
Genomförandeplanden
ska alltid vara aktuell och revideras en (1) gång per år eller vid förändring.
Kopia på genomförandeplanen ska skickas inom fyra (4) veckor till biståndshandläggaren.
Sida 25 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
Utföraren
ska göra regelbundna uppföljningar och utvärderingar av genomförandeplanen.
-Arbetsledningen ansvarar för att social dokumentation sker. Arbetsledaren kan överlåta
uppgifterna till kontaktman.
All dokumentation som rör den enskilde ska förvaras skyddad mot obehörig åtkomst,
brand och fukt. Utföraren ska dokumentera enligt gällande lagstiftning. Dokumentationen
enigt SoL ska ske i utförarens verksamhetssystem. Utföraren ansvarar för arkivering och
gallring av dokumentation enligt gällande lagstiftning när den enskilde flyttar eller avlider.
5.2.7 Tekniska system
Kommunen förbehåller sig rätten att ändra de tekniska kraven med sex (6)
månaders varsel. Utföraren ska ha möjlighet att utträda ur avtalet vid betydande
ekonomiska förändringar, förorsakade av bytande av tekniska system.
5.3 Personal
5.3.1 Personal
Endast av utföraren anställd personal får anlitas. Personalen ska i alla former
kunna kommunicera på svenska.
Detta är ett renodlat uppdragsavtal och någon form av anställningsförhållande föreligger inte.
Utföraren har fullt arbetsgivaransvar för sig och sin personal.
Utföraren förbinder sig att genomföra uppdrag på ett för kommunen kostnadseffektivt
sätt. Utföraren ansvarar för och åtar sig att tillse att utförarens personal som utför
uppdraget alltid har erforderlig kunskap och erfarenhet. Utföraren får endast ersätta i avtalet
angiven personal med annan anställd efter kommunens godkännande.
Kommunen äger rätt att få utbytt personal inkl uppdragsansvarig hos utföraren, som
arbetar med uppdraget om kommunen bedömer att viss personal inte fungerar
tillfredställande. Vid sådant utbyte av personal ska utföraren ställa annan personal med
motsvarande kompetens till förfogande. Utbyte av personal enligt denna punkt ska ske utan
merkostnad för kommunen och utgör inte grund för förändringar av avtalade villkor. De
arbetsrättsliga konsekvenserna av att en personal avstängs från uppdraget är
arbetsgivareansvar.
5.3.2 Uppdragsansvarig
Enl anbud.
Utföraren förbinder sig att vid genomförandet av uppdraget använda i avtalet angiven
uppdragsansvarig minst under avtalets första år. Utföraren får därefter endast ersätta
utsedd uppdragsansvarig, som arbetar med uppdraget, med annan hos utföraren anställd
medarbetare efter kommunens skriftliga godkännande.
5.3.3 Identifikation/legitimation
Utföraren ansvarar för att samtliga anställda alltid bär giltig identifikation/legitimation på ett
sådant sätt att den är synlig för kunden.
5.4 Avrop
Sida 26 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
5.4.1 Val av utförare
Personer som beviljats bistånd med de aktuella insatserna kan välja mellan av
kommunen godkända utförare eller kommunens egenregi. Biståndshandläggarna ska vid
utredningen lämna en förteckning över utförare/kommunens egenregi som den enskilde kan
välja mellan. När den enskilde har gjort sitt val kontaktar biståndshandläggaren den
valda utföraren/kommunens egenregi och gör en beställning.
5.4.2 Avropsrutin
När en person fått ett biståndsbeslut och valt utförare kontaktar biståndshandläggaren den
aktuella utföraren och gör en formell beställning. Detta sker via förvaltningens
verksamhetssystem, alternativt via telefonkontakt och telefax. Beställningen innehåller
beslut om insatser, omfattning uttryckt i maximalt antal timmar/månad samt
målet för insatserna.
Utföraren ska ange kontaktuppgifter för avrop från avtalet.
Utföraren ska ange kontaktuppgifter för avrop från avtalet.
(Fritextsvar)
5.4.3 Bekräftelse och start av uppdrag
Utföraren ska inom ett (1) dygn bekräfta beställningen till biståndshandläggaren via
verksamhetssystemet. Personlig omvårdnad ska i normalfallet påbörjas inom
ett (1) dygn. Servicetjänster påbörjas i normalfallet inom fem (5) dygn. I bekräftelsen till
biståndshandläggaren anges beräknad tidpunkt när uppdraget planeras påbörjas.
Utföraren tar kontakt med den enskilde och tillsammans görs en planering för insatserna
genom upprättande av genomförandeplan. Kopia på genomförandeplan skickas till
biståndshandläggaren inom fyra (4) veckor efter att ärendet påbörjats.
För att möjliggöra trygg och säker överföring av beställningar ska utförare ha rutiner för hur
fax, telefon och e-post bevakas och att inte obehöriga får tillgång till sekretessbelagd
information.
5.5 Särskilda avtalsvillkor samhällsviktig verksamhet
5.5.1 Samhällsviktig verksamhet
Samhällsviktig verksamhet är verksamhet som uppfyller det ena eller båda av
följande villkor:
1. Ett bortfall av eller en svår störning i verksamheten kan ensamt eller tillsammans
med motsvarande händelser i andra verksamheter på kort tid leda till att en allvarlig kris
inträffar i samhället.
2. Verksamheten är nödvändig eller mycket väsentlig för att en redan inträffad allvarlig kris
i samhället ska kunna hanteras så att skadeverkningarna blir så små som möjligt.
Exempel på samhällsviktig verksamhet är; energiförsörjning, vattenförsörjning, vård
och omsorg, elektroniska kommunikationer och betalningssystem.
Via följande länk beskrivs kommunens krisorganisation:
https://www.osteraker.se/externwebb/kommunochdemokrati/tryggochsaker/krishantering/
kommunenskrisorganisation.2800.html
Frågor besvaras av kommunens säkerhetssamordnare Jenny Johansson.
5.5.2 Leverantörskrav
Sida 27 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
- Utförare av samhällsviktig verksamhet ska, så långt det är möjligt, säkerställa att det
finns en förmåga att förebygga, motstå och hantera en kris eller extra ordinär händelse.
- Utföraren ska ha en dokumenterad kontinuitetsplan för sin verksamhet, som ska
kunna redovisas i anbud och vid löpande uppföljning.
- Vid en kris eller extraordinär händelse ska utförare som har kapacitet och möjlighet
att bidra med resurser, om kommunen så begär med stöd av lagen om kommuners
och landstings åtgärder inför och vid extra ordinära händelser i fredstid och höjd
beredskap (2006:544), hjälpa och samverka med annan utförare. De resurser som åsyftas
kan omfatta lokaler, personal eller övriga för verksamheten väsentliga förhållanden.
- Utföraren ska även, på kommunens uppmaning, kunna inordna sin verksamhet i
den krisorganisation som kommunen har.
5.6 Avtalstid
5.6.1 Avtalstid
Avtalstid tre (3) år med möjlighet till ett (1) års förlängning.
5.6.2 Uppsägningstid
Ömsesidig uppsägningstid på sex (6) månader, i annat fall upphör avtalet vid avtalstidens
utgång utan föregående uppsägning. Förtida uppsägning ska vara skriftlig, särskilda skäl för
uppsägning behöver inte uppges, undantaget villkor avseende ersättningsförändring.
5.6.3 Förberedelser inför avtalets upphörande
Inför avtalets upphörande förbinder sig utföraren att;
-förbereda avveckling av avtalat åtagande. Förberedelsearbetet ska påbörjas i god tid
innan avtalet upphör, samt
-till kommunen förbereda överlämnandet av information, dokumentation mm. Materialet
ska överlämnas när kommunen så begär.
Förberedelsearbetet inför avtalets upphörande ska planeras och genomföras i
nära samarbete mellan utförare och beställare. Arbetet ska bedrivas på ett sådant sätt
att kommunen därefter ges förutsättningar att fortsätta verksamheten i samma omfattning
och med samma kvalitet som gäller för detta avtal.
5.7 Avtalsuppföljning
5.7.1 Uppföljning av avtalet
Avtalsuppföljning genomförs av ansvarig upphandlare samt beställarens kontaktperson,
såväl under avtalstiden som i samband med avtalsslut. Uppföljningen syftar till att säkerställa
att avtalet följs och att köpt tjänst håller utlovad kvalitet, till rätt pris och levereras på det
sätt som överenskommits. Utföraren ska medverka vid uppföljningsmöten minst en gång
per kalenderår, kostnadsersättning härför utgår ej.
5.7.2 Tillsyn
IVO som tillsynsmyndighet äger rätt att utöva tillsyn och kontroll av verksamheten.
Utföraren ska då ställa begärd dokumentation, lokaler och personal till kommunens, IVOs
förfogande.
Sida 28 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
5.7.3 Verksamhetsberättelse och verksamhetsplan
Verksamhetsberättelse
En gång per år ska en skriftlig verksamhetsberättelse lämnas till kommunens
sakkunnige, äldreomsorg. Av verksamhetsberättelsen ska bland annat utförarens
kvalitetsarbete framgå.
Verksamhetsplan
Utföraren ska i december månad lämna en verksamhetplan för det kommande året
till sakkunnig, äldreomsorg. Verksamhetsplanen ska innehålla en beskrivning av åtaganden
och vilka åtgärder som krävs för att uppnå uppsatta mål och krav i avtalet, en plan
för kompetensutveckling och inriktningsmål för verksamheten. Till verksamhetsplanen
ska bifogas utföraren personalbemanning och kompetens. Avvikelser från
verksamhetsplanen som är av betydelse ska snarast inrapporteras till sakkunnig,
äldreomsorg.
5.7.4 Kundundersökningar
Kundundersökningar genomförs i form av enkäter till den enskilde och deras närstående
vartannat år. Även andra metoder som är lämpliga, kan användas för att kommunen ska
kunna bilda sig en uppfattning om den enskildes upplevelse av kvalitet i insatserna.
5.7.5 Statistik
Statistik med uppgifter över antalet genomförda hemtjänstuppdrag och antal timmar,
gäller även ledsagning och avlösning, samt trygghetslarm ska på begäran kostnadsfritt
översändas till handläggande upphandlare, per e-post.
-Utföraren ska lämna de uppgifter som efterfrågas av andra myndigheter
som Socialstyrelsen, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Länsstyrelsen och
Statistiska Centralbyrån (SCB).
-Utföraren ska lämna uppgifter som vård- omsorgsnämnden på begäran
av Kommunfullmäktige eller av dem utsedd delegat är skyldig att svara för.
5.8 Ersättning
5.8.1 Ersättning
Enl anbud.
Ersättning anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Avtalat pris ska inkludera samtliga
med uppdraget förekommande kostnader. Kostnader för resor och traktamente
liksom kostnader utöver avtalat pris medges ej.
5.8.2 Förändring av ersättning
Kommunfullmäktige beslutar årligen om ersättningen. Kommunfullmäktige beslutar om
den enskildes egenavgift.
Om avtalad ersättning sänks och utföraren inte kan acceptera den nya ersättningen
upphör detta avtal tre (3) månader efter det att upphandlingsenheten mottagit utförarens
skrifliga uppsägning av avtalet.
5.9 Fakturering
5.9.1 Kommunens betalningsvillkor
Sida 29 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
Förskottsbetalning accepteras inte.
Betalning sker mot specificerad månadsfaktura. Faktureringsavgifter, expeditionsavgifter
eller dylikt får inte faktureras. Fakturor ska betalas inom 30 dagar efter av kommunen
ankomststämplad faktura. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt lag samt
eventuell påminnelseavgift. Dröjsmålsränta understigande 300 kronor exkl.
mervärdesskatt debiteras ej. Saknas referens, eller annan efterfrågad information, på
fakturan kommer kommunen att returnera fakturan och begära en ny korrekt faktura. Den
nya fakturan kommer som vanligt att betalas 30 dagar efter ankomstdatum. Österåkers
kommun kommer inte att acceptera dröjsmålsräntor på fakturor som returneras p g a att
uppgifter saknas.
På fakturan anges
-Utställarens namn, kontaktperson i företaget,adress samt organisationsnummer
-Avtalsnamn Hemtjänst avtalsnummer 2016-01
-Belopp, skattebelopp och skattesats
-Att företaget innehar F-skattsedel
Fakturan ska skickas till
Österåkers kommun
OK52000009
Box 103
184 22 Åkersberga
Beställarid ska anges på fakturan.
Slutfakturan ska vara kommunen tillhanda senast tre (3) månader efter uppdraget
slutförts
eller eljest upphört. Senare framställt krav medför inte rätt till ersättning.
För det fall kommunen helt eller till delar inte anser sig betalningsskyldig för fakturan äger
kommunen rätt att innehålla omtvistat belopp. För det fall parterna är oense om endast
del av faktura ska otvistligt belopp erläggas senast på förfallodagen.
5.9.2 Rätt att hålla inne betalning och hantering av
återbetalningsskyldighet
Har beställaren ekonomiska krav på grund av att tjänsten inte utförts i enlighet med
avtalet äger beställaren rätt att hålla inne betalning motsvarande beställarens krav.
Är utföraren skyldig att återbära (kreditera) hela eller del av betalning ska ränta utgå
på beloppet från beställarens betalning i enlighet med räntelagen (SFS 1975:635) med
gällande referensränta plus två (2) procent.
5.9.3 Betalningsmottagare/ Factoringbolag
Faktura får inte överlåtas på annan betalningsmottagare/ factoringbolag, annat än i avtalet
angivet organisationsnummer, utan skriftligt medgivande från upphandlingsenheten.
5.10 Accept
5.10.1 Accept av angivna avtalsvillkor
Utföraren ska ge accept på de i förfrågningsunderlaget angivna avtalsvillkoren och
kommersiella förutsättningarna.
Utföraren ska ge accept på de i förfrågningsunderlaget angivna
avtalsvillkoren och kommersiella förutsättningarna. (Ja/Nej
svar)
Kravgräns Ja
Sida 30 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
Nej
Sida 31 av 31Utskrivet: 2016-01-07 8:47 Refnr.: 2016-01
Recommended