View
44
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006
Halaman: 1/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012
1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara dan prosedur terperinci serta bidang tugas dan tanggungjawab bagi proses perolehan melalui tender.
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi semua jenis perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang bernilai melebihi RM500,000 bagi setiap pembelian. Prosedur ini menerangkan cara/proses lantikan pembekal dibuat, cara-cara penyediaan permohonan pembelian belian, penyediaan pesanan belian, kaedah merekod terimaan bekalan/kerja/perkhidmatan dan penilaian prestasi ke atas perolehan.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor Dokumen Tajuk Dokumen
AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300)
Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my
Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa
Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my
Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa
Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my
Surat Arahan Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa
Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my
Pekeliling Kontrak Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa
Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM
AUKU 1971, P.U. (A) 105 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, P.U. (A) 105, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia.
Seksyen VII Peraturan Perakaunan dan Kewangan UPM
Bil. 3 Tahun 2009 Pekeliling Bendahari, Peraturan dan Tatacara Pengurusan Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja
27 Februari 2004 Manual FAMS
Minit 4/1(1998) Pembentukan Jawatankuasa-jawatankuasa Di bawah Lembaga Pengarah Universiti Putra Malaysia.
UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian.
UPM/SOK/KEW/AK002/BUY Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pembekal
UPM/SOK/KEW/AK003/BUY Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing
SOK/KEW/GP003/BUY Garis Panduan Penyediaan Dokumen Tender
OPR/BEN/GP002/BUY Garis Panduan Penutupan dan Pembukaan Tender dan Sebut Harga.
OPR/BEN/GP003/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Tender
OPR/BEN/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan).
OPR/BEN/GP005/BUY Garis Panduan Penentuan Dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006
Halaman: 2/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012
OPR/BEN/GP006/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan, Agenda Dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan
SOK/KEW/GP007/BUY Garis Panduan Penyediaan Surat Setujuterima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak
SOK/KEW/GP009/BUY Garis PanduanTerimaan Dan Pengesahan Terimaan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
SOK/KEW/GP011/BUY Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar
Terkini Surat perwakilan tugas/kuasa bagi pegawai yang diberi kuasa
SOK/ICT/GP03/PerolehanICT Garis Panduan Kelulusan Perolehan ICT
4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN:
FAMS - Fixed Asset Management System Manual FAMS - Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) JKPH - Jawatankuasa Penilaian Harga JKPT - Jawatankuasa Pembukaan Tender JKT - Jawatankuasa Teknikal LP - Lembaga Perolehan LPIPM - Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia
(CIDB) (Construction Industry Development Board) PA - Penolong Akauntan
PK - Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM
PKK - Pusat Khidmat Kontraktor PO held - dokumen untuk kelulusan pembelian oleh PTJ. PO - Purchase Order (Pesanan Belian) PTJ - Pusat Tanggungjawab PTK - Pembantu Tadbir Kewangan RO - Requisition Order (Permohonan Pembelian)
SAGA - Standard Accounting for Government Agencies SSM - Sistem Saraan Malaysia
TNC - Timbalan Naib Canselor Urusetia LP - Semua staf Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari
Syarikat - Syarikat/individu yang telah melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja kepada Universiti
5.0 TANGGUNGJAWAB
Setiap pegawai dan staf yang terlibat bertanggungjawab mematuhi prosedur dan tatacara mengikut bidang tugas, kuasa dan tanggungjawab yang telah ditetapkan di dalam melaksanakan perolehan secara tender serta memastikan peruntukan mencukupi dalam melaksanakan perolehan tersebut.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006
Halaman: 3/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012
6.0 CARTA ALIR
Permohonan
Pembelian
Permohonan
Pendaftaran
Tender
Proses
Pendaftaran
Tender
Penyediaan
Dokumen
Tender
Penyediaan
Iklan
Jualan
Dokumen
Tender
Penutupan dan
Pembukaan
Tender
Penyediaan
Laporan
Penilaian Tender
Penyediaan
Laporan dan
Mesyuarat Tender
Mesyuarat
Lantikan
Pembekal
Penyediaan
Surat Tawaran
Penyediaan
Kontrak
Penyediaan
Permohonan
Pesanan Belian
Penyediaan
Pesanan Belian
Serah Pesanan
Belian kepada
Pembekal
Terima Bekalan/
Perkhidmatan/
Kerja
Rekod Terimaan
Penilaian
Prestasi
Pembekal
Tamat
Mula 7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
7.10
7.11
7.12
7.13
7.14
7.1
5
7.16
7.17
7.18
7.19
7.20
Tindakan
Pembetulan
7.7.2
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006
Halaman: 4/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012
7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan
Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Permohonan Pembelian
7.2.1
Lengkapkan Borang Permohonan Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/BUY).
Pemohon
7.3 Sedia Permohonan Pendaftaran
7.3.1 Lengkapkan Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003/BUY).
Pemohon
7.3.2 Serahkan Borang Permohonan Pembelian (R.O), Borang Pendaftaran Tender yang telah lengkap bersama senarai spesifikasi ke Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari.
Pemohon
7.4 Proses Pendaftaran
7.4.1 Cop tarikh terima permohonan daripada PTJ ke atas borang pendaftaran.
PA/PTK (Seksyen Perolehan)
7.4.2 Buat semakan seperti berikut ke atas borang
permohonan diterima:-
PA
(a) senarai spesifikasi tender dilampirkan bersama borang; dan
(b) pastikan semua maklumat yang berkaitan telah dilengkapkan pada borang;
7.4.3 Lulus permohonan dengan menandatangani borang pendaftaran, cop nama dan jawatan di atas borang bagi permohonan yang telah lengkap.
PB
7.4.4 Daftar tender dengan merekod maklumat permohonan berkaitan di dalam buku Daftar Tender (OPR/BEN/BD002/BUY).
PA/PTK (Seksyen Perolehan)
7.4.5 Rekod maklumat berikut pada borang pendaftaran tender:-
PA/PTK (Seksyen Perolehan)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006
Halaman: 5/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012
(a) Nombor rujukan tender;
(b) Tarikh dan masa tutup iklan, nombor peti dan tarikh iklan;
(c) Jumlah sampul surat dokumen yang perlu diserahkan.
7.4.6 Buat satu (1) salinan borang pendaftaran kepada PTJ untuk makluman dan penyediaan dokumen tender.
PA/PTK (Seksyen Perolehan)
7.4.7 Failkan borang pendaftaran berserta senarai spesifikasi
di dalam Fail Pendaftaran Tender (UPM/BEN/SP/03/F001).
PA/PTK (Seksyen Perolehan)
7.5 Penyediaan Dokumen Tender
7.5.1 Sedia dokumen tender dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Dokumen Tender (SOK/KEW/GP003/BUY).
Pemohon
7.5.2
Serah dokumen tender ke Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari.
Pemohon
7.6 Penyediaan Iklan
7.6.1 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Iklan Tender (OPR/BEN/GP003/BUY) untuk menyemak tatacara penyediaan iklan tender.
PA/PTK (Seksyen Perolehan)
7.7 Jualan Dokumen Tender
7.7.1 Semak maklumat yang tercatat pada sampul surat serta dokumen tender dan pastikan ianya sama dengan maklumat pada iklan sebelum jualan dibuat. Maklumat-maklumat yang perlu disemak adalah seperti berikut:-
PA/PTK (Seksyen Perolehan)
(a) Nombor rujukan tender; (b) Tajuk tender; (c) Tarikh tutup tender; dan (d) Nombor peti tender
7.7.2
Jika ada kesilapan dan perlukan pembetulan, hubungi atau kembalikan dokumen tender tersebut ke PTJ berkenaan untuk pembetulan.
PA/PTK (Seksyen Perolehan)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006
Halaman: 6/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012
7.7.3 Dokumen tender akan dijual mengikut harga dokumen yang telah ditetapkan di dalam iklan. Pastikan setiap petender yang hendak membeli dokumen menunjukkan sijil asal yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan.
PA/PTK (Seksyen Perolehan)
7.7.4 Rekod jualan dokumen tender di dalam Borang Jualan Dokumen Tender/Sebut Harga (OPR/BEN/BR006/BUY) dengan mencatat maklumat berikut:-
PA/PTK (Seksyen Perolehan)
(a) Bilangan dokumen; (b) Nama syarikat; (c) Nombor resit; (d) Alamat syarikat; (e) Nombor telefon dan faks.
7.8 Penutupan dan Pembukaan Tender
7.8.1 Rujuk Garis Panduan Penutupan dan Pembukaan Tender dan Sebutharga (OPR/BEN/GP002/BUY) untuk tindakan terperinci.
PK/PA/PTK (Seksyen Perolehan)
7.9 Penyediaan Laporan Penilaian Tender
7.9.1
Laporan penilaian tender bekalan/perkhidmatan
(a) Laporan penilaian spesifikasi akan disediakan oleh JKT dan laporan penilaian harga oleh JKPH.
JKT/JKPH
(b) Untuk penyediaan penilaian teknikal rujuk Garis Panduan Penyediaan Penyediaan Laporan, Agenda dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan (OPR/BEN/GP006/BUY).
JKT
(c) Untuk penyediaan laporan penilaian analisis harga rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan) (OPR/BEN/GP005/BUY).
JKPH
7.9.2 Laporan Penilaian Tender Kerja JKT (a) Laporan penilaian tender kerja akan disediakan
oleh JKT.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006
Halaman: 7/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012
(b) Sedia laporan penilaian tender kerja. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Penyediaan Laporan, Agenda dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan (OPR/BEN/GP006/BUY).
7.9.3 Serah laporan penilaian tender ke Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari.
JKT/JKPH
7.10 Penyediaan Laporan dan Mesyuarat
7.10.1 Cop tarikh terima laporan penilaian tender pada setiap laporan.
PA/PTK (Seksyen Perolehan)
7.10.2 Semak laporan tender yang telah dikemukakan, jika
tidak lengkap kembalikan/hubungi PTJ untuk tindakan pembetulan.
Urusetia LP
7.10.3 Sedia laporan mesyuarat. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan, Agenda dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan (OPR/BEN/GP006/BUY).
Urusetia LP
7.11 Mesyuarat dan Lantikan Petender
7.11.1 Mesyuarat LP akan dijalankan oleh dua (2) Lembaga Perolehan (LP) Universiti iaitu:-
(a)
LP (A) yang mempunyai had nilai setuju terima lebih daripada RM20 juta sehingga RM100 juta;
(b) LP (B) yang mempunyai had nilai setuju terima sehingga RM20 juta.
7.11.2 Buat pertimbangan dan keputusan lantikan berdasarkan laporan yang telah disediakan. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan, Agenda dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan (OPR/BEN/GP006/BUY).
Ahli LP
7.11.3 Jika tender pembelian melebihi RM100 juta kemukakan cadangan lantikan kepada Kementerian Kewangan untuk kelulusan.
Setiausaha LP
7.12 Penyediaan Surat Tawaran
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006
Halaman: 8/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012
7.12.1 Sediakan surat tawaran kepada petender yang dilantik dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY).
PA/PTK (Seksyen Perolehan)
7.12.2 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY) untuk penyediaan cagaran keselamatan.
PA/PTK (Seksyen Perolehan)
7.13 Penyediaan Kontrak
7.13.1 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY) untuk penyediaan kontrak.
PA/PTK (Seksyen Perolehan)
7.14 Penyediaan Permohonan Pesanan Belian
7.14.1 Input dan cetak permohonan pembelian dan cetak PO held melalui sistem SAGA. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing (UPM/SOK/KEW/AK003/BUY).
Pemohon/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
7.15 Penyediaan Pesanan Belian
7.15.1 Semak maklumat dan dokumen sokongan untuk PO held. Jika tidak lengkap kembalikan untuk pembetulan. Lampirkan Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BUY), jika dokumen dikembalikan ke PTJ.
PK/PA/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
7.15.2 Jika lengkap, sedia pesanan belian. Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA dan rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY).
PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
7.15.3 Jika lengkap, lulus pesanan belian dengan menandatangani pesanan tersebut. Cop nama dan jawatan pegawai.
PK (Zon/Seksyen
Kewangan)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006
Halaman: 9/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012
7.15.4 Jika pesanan belian difaktorkan, sila rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 7.3) untuk tindakan selanjutnya.
PA/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
7.16 Serah Pesanan Belian Kepada Pembekal
7.16.1 Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 4)
Pemohon/PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
7.17 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
7.17.1 Terima bekalan/perkhidmatan/kerja yang telah dilaksana oleh pembekal. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY) untuk proses menyemak dan mengesah terimaan.
Pemohon/Pegawai yang diberikuasa
7.18 Rekod Terimaan
7.18.1
Rekod terimaan barang yang diterima. Rujuk Manual FAMS untuk menyemak cara-cara merekod Aset dan Inventori (jika berkaitan).
Pemohon/Pegawai yang diberikuasa
7.19 Penilaian Prestasi Pembekal
7.19.1 Pastikan penilaian prestasi dibuat ke atas setiap syarikat/kontraktor yang telah melaksanakan bekalan/perkhidmatan/kerja. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).
Pemohon/Pegawai yang diberikuasa
7.19.2 Sekiranya bekalan/perkhidmatan/kerja yang diterima tidak sempurna, buat penilaian ke atas syarikat tersebut untuk tindakan sewajarnya.
Pemohon/Pegawai yang diberikuasa
7.19.3 Input maklumat ke dalam Modul Prestasi Pembekal. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).
Pemohon/Pegawai yang diberikuasa
7.19.4 Sedia laporan penilaian, rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).
PK/PKA Seksyen Perolehan
7.20 Tamat
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006
Halaman: 10/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan
Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
1.
UPM/BEN/SP/03/F001 -Fail Perolehan Tender{No. Rujukan Tender} (a) SOK/KEW/BR002/BUY-
Borang Permohonan Pembelian (RO)
PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di
Seksyen Perolehan
3 Tahun
PK
(b) SOK/KEW/BR003/BUY-Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga
(c) SOK/KEW/DF014/BUY- Semakan Status Pembelian Melalui Tender/ Sebut Harga
(d) Senarai Spesifikasi
(e) OPR/BEN/DF004/BUY-Format dan Surat Iklan Tender
(f) OPR/BEN/DF005/BUY -Borang Pembukaan Tender
(g) OPR/BEN/DF019/BUY- Surat Edaran Keputusan Lembaga Perolehan (LP)
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di
Seksyen Perolehan
7 Tahun
PK
(h) OPR/BEN/DF012/BUY - Keputusan Mesyuarat Lembaga Perolehan (LP)
(i) SOK/KEW/DF020/BUY- Surat Setuju Terima Tawaran Bekalan/Perkhidmatan
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di
Seksyen Perolehan
3 Tahun
PK
(j) Dokumen Kontrak PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di
Seksyen Perolehan
7 Tahun
PK
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006
Halaman: 11/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan
Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
2. UPM/BEN/SP/03/F004 -Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan Universiti {No. Ke-XX } (a) OPR/BEN/DF009/BUY –
Agenda Mesyuarat Lembaga Perolehan (LP)
PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di
Seksyen Perolehan
3 Tahun
PK
(b) OPR/BEN/DM002/BUY – Dokumen Minit Mesyuarat Tender
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di
Seksyen Perolehan
7 Tahun
PK
(c) OPR/BEN/LP002/BUY- Ringkasan Laporan Dan Penyesuaian Tender (untuk lantikan baru)
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di
Seksyen Perolehan
3 Tahun
PK
(d) SOK/KEW/LP001/BUY-
Laporan Penilaian Spesifikasi Bagi Tender Bekalan/Perkhidmatan
(e) SOK/KEW/LP002/BUY- Laporan Penilaian Tender Perkhidmatan
(f) OPR/BEN/LP001/BUY-Laporan Analisis Harga Bagi Tender/Sebut Harga (Bekalan/ Perkhidmatan
(g) SOK/KEW/LP004/BUY-Laporan Penilaian Kerja
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di
Seksyen Perolehan
3 Tahun
PK
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006
Halaman: 12/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan
Tempoh Simpanan
Kuasa Melupus
3. UPM/BEN/SP/03/F010 – Fail Minit Mesyuarat Tender (a) OPR/BEN/DM002/BUY - Minit Mesyuarat
PTK PK PA PTK
Kabinet Fail di
Seksyen Perolehan
7 Tahun
PK
4. Salinan Pesanan Belian (Nama Zon/ Seksyen Kewangan)
PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
PTK (Zon/Seksyen
Kewangan)
Pejabat Bendahari
3 Tahun
PK
Salinan Pesanan Belian (Kod PTJ) PTJ PTJ PTJ
1 Tahun
Ketua PTJ
5.
OPR/BEN/BD002/BUY – Daftar Tender
PA PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di
Seksyen Perolehan
3 Tahun
PK
6. OPR/BEN/BD003/BUY - Daftar
Kontrak Tender
PA PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di
Seksyen Perolehan
3 Tahun
PK
7.
OPR/BEN/BD005/BUY - Daftar Penerimaan, Penjualan dan Pelupusan Dokumen Tender
PA PTK
PK PA PTK
Kabinet Fail di
Seksyen Perolehan
3 Tahun
PK
8. SOK/KEW/DF035/BUY – Nota Pulangan Barang (NPB)
PTJ PTJ PTJ
1 Tahun
Ketua PTJ
9. SOK/KEW/DF036/BUY – Nota Aduan Perkhidmatan/Kerja
PTJ PTJ PTJ
1 Tahun
Ketua PTJ
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006
Halaman: 13/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
PROSEDUR TENDER Tarikh: 14/08/2012
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disemak
Oleh Disahkan
Oleh Tarikh
Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk
satu persijilan Bendahari WP 03/01/2011
02 01 SOK:Kew 04/2011
Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011
Bendahari WP 22/08/2011
02 02 SOK:Kew 02/2012
Mesyuarat Pengurusan kali ke-6/2012
Bendahari WP 14/08/2012
Recommended