View
1
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
RENDEZVÉNYSZERVEZÉS
Dr. Szabó Irma
2012/2013. I.
DE Neveléstudományok Intézete
Andragógia Tanszék
Irodalom
• - Allen, Judy (2010): A rendezvényszervezés nagykönyve: események szervezése és
menedzselése - kezdőknek és haladóknak. Budapest, Akadémiai Kiadó.
• - Faragó Hilda (1995): Rendezvényszervezés. Budapest, KOTK.
• - Gyarmati Ildikó (2001): Rendezvényszervező kézikönyv. Budapest, Szókratész
Külgazdasági Akadémia.
• - Járási Anikó: Rendezvényszervezés: oktatási segédanyag … Szeged, JGYF Kiadó.
• - Tokodi Anikó (2008): Protokoll rendezvényszervezés. Budapest, Budapesti Gazdasági
Főiskola …
nlott olvasmányok:
Főbb témakörök (kollokviumi is)
1. A rendezvényszervezés története és alapfogalmai
2. Rendezvénytípusok és jellemzőik
3. A rendezvénypiac résztvevői
4. A rendezvényszervezéshez kapcsolódó országos szervezetek
5. A rendezvényszervezés folyamata
6. Rendezvényhelyszínek, technikai feltételek és vendéglátás
7. Rendezvénymarketing
8. Rendezvények költségvetése
9. Rendezvények és a protokoll
1. A RENDEZVÉNYSZERVEZÉS TÖRTÉNETE ÉS ALAPFOGALMAI
ŐSKOR
• Rituálék, szertatások - forgatókönyv szerint
• Vallásos jellegű
• Életben maradás, gyarapodás
• Jelek, barlangrajzok tanúskodnak
ÓKOR
1. Római birodalom
A Colosseum gladiátor-játékai- idegenforgalom, turizmus kezdetei- így gazdaságilag is
megérte befektetni
a rendezvények formai jellegét és mondanivalóját a szervezőhatározta meg
Római Birodalom: befolyás a római köznépre, a nemes urak politikai hovatartozására
Isteneik ünnepén állatáldozatok
Saturnalia decemberben, és Lupercalia februárban, Lucius Licinius Lucullus (i.e. 45
körül),
A híres lakomák kiegészítő rendezvények is – protokolláris szabályok szerint
Személyre szóló meghívó – követek
mosdás, ruhaváltás, jobb lábbal belépés;
Italáldozás
Műsorszámok
ajándék
2. A görög állam
Az első nemzetközi rendezvény szervezői
I.e. 776-tól évente Olimpia
5 nap- felvonulás-szünetekben előadás, zene, végén eredményhirdetés, lakoma
3. Egyiptom
Egész életeket szenteltek arra, hogy rendezvényt szervezzenek; Földi életükből pontos
szertartások szerint válik a túlvilág szellemévé
• Már az Egyiptomi ó-, közép- és újbirodalomban is rendeztek különböző ünnepségeket,
amelyeket főleg vallási illetve politikai okokból vagy a fáraó tiszteletére készültek.
Szinte egyidősek az első társadalmak, kultúrák létrejöttével. Az első
megarendezvényekre - amelyhez feltétlenül szükség volt már összefogott szervezésre -
i.e. 776-ban, az olimpiai játékok keretein belül került sor (minden bizonnyal voltak
régebbi játékok is, de erről maradt fenn az első írásos emlékek).
Ebből a korból még említésre méltóak a meghódított területek uralkodói osztályának
tiszteletére rendezett fogadások és a Római Birodalomban gyakorta megrendezett
különböző ünnepségek, fesztiválok és gladiátorjátékok. Ezek az ünnepségek
alkalmasak voltak arra is, hogy összefogják a népet, a tömegbefolyás eszközeiként
funkcionáljanak, illetve eltereljék a nép figyelmét a rossz körülményekről. Ez is
hozzájárult ahhoz, hogy nagyon gyakran kerültek megrendezésre, volt olyan év is, amikor
182 napon át ünnepeltek valamit a rómaiak.
KÖZÉP- ÉS KORA ÚJ KOR
• Vallási és politikai céllal rendezett körmenetek, misztériumi játékok
• Családi események – nemesek, királyok kiváltsága
• Lovagi torna – idegenforgalom
• Vatel, XIV. Lajos rendezvényszervezője
Napjainkban is vannak még ilyen helyek, ahol fenntartják a középkori életet- Anglia,
Románia -Drakula gróf
Turizmus
A hatalmi elithez kapcsolódtak a színpompás rendezvények, mint például a királyi
esküvők, temetések, udvari lakomák, lovagi viadalok, melyek szigorú szabályok
szerint zajlottak.
Az udvar szereplőinek az udvarnok instrukcióit kellett követniük, ő volt a felelős a
rendezvények szervezéséért és lebonyolításáért. Az ünnepségek közismerten komoly
politikai szerepe kettős jellegű volt: üzenetet hordoztak a rendszer, a hatalom birtokosai
részéről, de sok esetben az ország presztízsét is növelték. Sikerüket jórészt
megrendezésük zökkenőmentessége szerint ítélték meg.
RENESZÁNSZ ÉS BAROKK KOR
Humanitás, emberközpontúság,melyek fő témái voltak a kor rendezvényének.
A külsőségek mutogatás, monumentalitás és elérhetetlenség jellemezte a királyi pompa
ünnepélyeit, eseményeit.
Magyarországon fényes főúri keretek között gazdagon bontakozott ki az udvari élet. A
lakomák, vadászatok, családi események alkalmával rendezett ünnepségek, díszes temetések
elmaradhatatlan részeivé váltak ennek a kornak. A világi tárgyú színjátszás is a főnemesi
udvar reprezentációs igényeinek szolgálatában állt.
Igen fontos volt az etikett és a protokoll!
Reformkor Királyi méltóság háttérbe szorul; Középosztály érdeklődése a rendezvények iránt
Magánházakban is politikai rendezvények; Újfajta rendezvények
• A társas élet fellendülésének kora is volt, hiszen a magánházaknál, színházakban,
hangversenyeken, ünnepélyeken, kirándulásokon és az egyletekben az emberek
folyamatosan keresték egymás társaságát. Az estélyek, bálok, farsangi
táncmulatságok mellett a főváros időtöltésének kedvelt és divatos formájává váltak
a , mint például a budai búcsú vagy a gellérthegyi húsvéthétfői szabadtéri események
népünnep.
A XIX.-XX. SZÁZAD FORDULÓJA
Az ünnepségek egyik központi elemének, a városligeti (budapesti) kiállításnak a hivatalos
plakátja
Az 1896-os millenniumi ünnepségek Magyarország fennállásának ezredik (millenniumi)
évfordulója alkalmából tartott ünnepségsorozat volt országszerte 1896. május 2. és október
31. között.
• a társasági és a sportélet rendezvényei mellett megjelentek a kiállítások, bemutatók.
Jelentős esemény volt az 1896-os millenniumi kiállítás, ahol a kereskedelmi és
gazdasági élet képviselőinek pavilonjai mellett, bemutatkozott a hadügy, a
haditengerészet és a főváros is. A rendezők gondoskodtak a szórakoztatásról, ahogy azt
napjainkban is tapasztaljuk.
Ezek azonban még nem voltak üzleti rendezvények, mert nem egy cégmárka,
szolgáltatás stb. népszerűsítése, bemutatása érdekében történtek. Az eseménymarketing
korai rendezvényei csak az I. világháború után, de tömegesen a II. világháborút követően
az USA-ban kezdődtek.
A HÁBORÚ UTÁNI ELSŐ ÉVEKBEN Közép- és Kelet Európában a rendezvények a
pártrendezvényekre és a központi állami hatalom összejöveteleire, valamint néhány
szakkiállításra és konferenciára korlátozódtak.
A HATVANAS ÉVEK VÉGÉN Rendezvényszervezés: vállalatoknál, üzemeknél voltak megbízott emberek.
A HETVENES ÉVEK ELEJÉN: Első hivatalos rendezvényszervező vállalatok,
koncertek, színházi és operaelőadások, bálok, valamint vállalati bemutatók, kiállítások, állami
fogadások. Ezek után még éveknek kellett eltelniük, hogy a rendezvények ismét visszakapják
régi jelentőségüket és további fejlődésnek induljanak.
90-ES ÉVEK
Rendezvényszervezés forradalmisítása
rendezvények száma, típusa és minősége is jócskán megnőtt. Értékké vált a minőség és
jelentős szerephez jutott az ár is.
: Piacának jellemzői
nagy profit lehetőség;
kis tőkeerejű parti szervizek alakulása
A differenciálás csak távlati lehetőségként szerepelt - homogenitás - fokozódó árverseny
elsődleges szolgáltatási csomag - másodlagos szolgáltatási jellemzők
RENDEZVÉNY
RENDEZVÉNY
Négy alapvető jellemző:
- szervezett csoportnak
- előre meghatározott célból
- adott helyen
- adott időben tartott
rendezvény fogalma
….. egy meghatározott térben, időszakban és témakörben, nem üzemszerű
ismétlődéssel szervezett eseménysorozat,
továbbá a folyamatos üzemeltetés keretében szervezett egyedi esemény, amelynek
során alkalmi, kitüntetett jelleggel. emberek egy csoportja közös cselekvést hajt végre
Rendezvényszervezô Kézikönyv
Rendezvényszervezés fogalma 1.
…..előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport, egyéb)
adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő,
szervező, összehangoló munka.
Magában foglalja az esemény megvalósí-tásával kapcsolatos infrastruktúra (helyszín,
technika, tolmácsolás) biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást
(szállás…).
Rendezvényszervezés fogalma 2.
A rendezvényszervezés olyan összetett feladat, amely lehetővé teszi, hogy egy adott helyen
és adott időben, zömében idegen személyek meghatározott célból, eseményen találkozzanak,
amelynek kiszolgálására egy kiépített és tökéletesen működő infrastruktúrára van szükség.
Rendezvényszervező: az a személy, aki összefogja a különböző résztevékenységeket, s
ezeket a tevékenységeket koordinálja.
Rendezvényszervező képességei
• veleszületett adottság
• szervező/koordinációs képesség
• kommunikációs készség
• talpraesettség
• rugalmasság, határozottság
• emberismeret
• gazdasági ismeretek
• tervezőképesség
• kapcsolatteremtő képesség (kapcsolati tőke)
• megfontoltság
• bizalmatlanság
• improvizációs készség
Menedzser Innovatív, vállalkozó szellemű vezető, aki képes rá, hogy megkeresse a választott stratégia
megvalósításának lehetőségeit és a nehézségek ellenére is energikusan törekedjen annak
megvalósítására.
Szakmai területei: vagyonértékelés, üzleti értékelés, átalakulási terv, üzleti tervek,
megvalósítási tanulmányok, a pénzügyi folyamatok és a piaci munka pénzügyi feltételeinek
irányítása, a likviditási problémák kezelése, válságkezelési mechanizmusok kialakítása és
érvényesítése.
Helyszín: Az a terület, létesítmény, épület ahol a rendezvény bonyolítható.
Vendég
- Az a személy, akit valaki meghív valahova, valamire
- Rövid ideig tartó jelenség, állapot
- Kiszolgálandó személy
A közönség 1.
….. azon emberek egybegyűlt csoportját (valós, vagy virtuális) közösségét jelöli, akik
-általános értelemben kulturális termék, tömeg és elitkulturális alkotás- valamely esemény
. egyidejű befogadásának, fogyasztásának céljából alkotnak adott ideig közösséget
A közönség tagjait, főleg az elektronikus médiatermékek fogyasztóit gyakran befogadónak
hívjuk.
Közönség (publikum) 2. - (a latin publicus „nyilvános” szóból származik)
A műalkotások befogadóinak összessége
szűkebb értelemben egy-egy konkrét művészeti mű összes befogadója,
tágabb értelemben a társadalom azon rétegeinek, osztályainak összessége, amelynek tagjai
korunk művészetének potenciális befogadói.
Közremüködők
Szervezet vagy csoport, aki munkájával hozzájárul a rendezvény megvalósításához.
1. Rendezők
2. Műszaki személyzet (roadok)
Az előadás kötelékébe tartozó, különféle munkaköröket ellátó szakmunkások és
segédmunkások, akik az előadás előkészítésének és lebonyolításának technikai feladatait
végzik. (hangosító, világosító, villanyszerelő, díszletmunkás, pirotechnikus, videó technikus,)
3. Egyéb közreműködők
jegyszedő, ruhatáros, büfés, biztonsági őr, orvos,tűzoltó stb.
4. Bemutatkozó, fellépő csoportok, egyének;
Mecénás
A tudomány és művészet ellenszolgáltatást nem kérő (gyakran névtelenséget kérő) anyagi
pártolója
(Gaius Maecenas /i.e. 1 század/ gazdag római polgár, Augustus császár barátja, művészek –
költők (Horatius, Vergilius) támogatója volt. Neve a fogalmává lett.
A művészi tevékenység számos ága ma is rászorul pártfogókra. Magyarországon ezt a
szerepet főképpen az állam gyakorolja, pályázatok formájában.
Szponzor
Reklámcéllal anyagi támogatást nyújtó intézmény, cég, vagy magánszemély.
A támogatás nem csak pénzben, hanem tárgyakban, szolgáltatásokban is létrejöhet.
A támogatás ellentételezéseként a cég vagy a magánszemély reklám megjelenési lehetőséget
kap.
II.
RENDEZVÉNYTÍPUSOK ÉS JELLEMZŐIK RENDEZVÉNYEK CSOPORTOSÍTÁSA
- cél - gazdasági cél, - rendezők alapján, - helyszín, -helyszínek száma - időtartam - rendezés gyakorisága - tervezés jellege, - résztvevők motivációja - funkcionális tartalmuk, - hatókör - marketing/eredet stb. - típus
Rendezvény célja
hagyományteremtés
hagyományőrzés
igény kiszolgálása
imázs teremtés
imázs megerősítés
szórakoztatás
közösség erősítés, építés
oktatás, ismeret közvetítés
profitszerzés stb.
Gazdasági cél szerint
Nyereség-orientált
Non-profit
Helyszín jellege szerint
Zárt térben, épületben
Szabad téri
Helyszín száma szerint
Egy helyszín
Több helyszín
Előkészítés szerint
Tervezett rendezvények
Spontán rendezvények (tüntetés)
Összejövetel időtartama szerint
néhány órástól, az 1 naposon keresztül a többnaposig
Funkcionális tartalom szerint
Kongresszus, konferencia
Előadó-művészeti élőműsorok (koncert, színház)
Versenyek
Kiállítások
Játékok, közösségi szabadidős programok
Látványfelvonulás, demonstráció
Szertartás, protokolláris rendezvény, megemlékezés
Hatókör (volumen) szerint
Világrendezvények
Európai
Nemzetközi
Országos
Regionális
Megyei
Kistérségi, települési, kerületi
Kisebb közösségi
Marketing szempontjából és a kezdeményezés eredete szerint:
Kandidált rendezvények (pályázat)
Adaptált rendezvények (átvett)
Innovált rendezvények (új)
Konvencionális rendezvények (továbbfejlesztés)
Rendezvénytípusok
• Megaevent:
Nagy rendezvény, melynek hatása az egész világra kiterjed. Az országok 25-30 százaléka
részt vesz rajta, vagy ha kontinens rendezi, akkor az országok 30-50 százaléka. Pl.
Olimpia, Világkiállítás, Karnevál
• Rendezvénysorozat
Több, önállóan megrendezésre kerülő eseményből, rendezvényből áll, melyek valamilyen
azonos téma köré szerveződnek, de az egyes részei önálló szervezést, menedzselést
igényelnek. Lehet: egy komplex téma köré rendeződő sorozat vagy egy kistérség, régió
érdekeit szolgáló rendezvénysorozat
• Fűzér rendezvények
több, egy időben, együttesen megrendezésre kerülő rendezvény, melyek valamilyen azonos
téma és helyszín köré szerveződnek és együttes szervezést és menedzselést igényelnek.
• Gyűjtőrendezvény
egy komplex (fő)rendezvény és a témában és időben hozzá kapcsolódó, vele egy időben,
együttesen megrendezésre kerülő kis rendezvények.
• Önálló rendezvény
más rendezvényektől függetlenül, egyszeri alkalommal megrendezett v. ismétlődő
rendezvény, mely önálló szervezést és menedzsmentet igényel.
RENDEZVÉNY TÍPUSOK KATEGORIZÁLÁSA
A) Tudományos rendezvények (konferencia, kongresszus)
KONFERENCIA: egy témakör köré szerveződik
KONGRESSZUS: általánosabb a témája és általában egy
szervezethez kötődik
• ELŐADÁS: előre meghatározott témában, előre meghatározott ideig, előre felkért
előadók tartanak ismertetőt, a végén kérdéseket lehet feltenni.
• KOLLOKVIUM: tudományos vita, maximum 30-40 résztvevővel. ÉRTEKEZLET:
különböző szervezetek összejövetele, meghatározott témák megtárgyalása, nézetek
kicserélése céljából. A résztvevők közösen megszövegezett záróokmányt adnak ki.
• POSZTERSZEKCIÓ: a termet poszter táblákkal rakják tele. Mindenki kap egyet,
amelyre kiteheti eredményeit. A szakember a táblánál fogadja az érdeklődőket, és
beszélget velük kutatásairól.
• SZEMINÁRIUM: meghatározott tanulási céllal, szakember vezetésével, vita formájában
zajló értekezés, melyen általában 10-40 fő vesz részt.
• SZIMPOZION: szakértők által, hallgatóság előtt tartott 10-20 perces előadások, előre
meghatározott témában. A szakértők beszélgetnek is egymással.
• TELEKONFERENCIA: a résztvevők más helyszínen vannak (akár másik kontinensen),
de látják és hallják egymást. Akkor szervezik, ha speciális helyszín szükséges az
előadáshoz (pl.: operáció, laboratóriumi kísérlet esetén). A résztvevők kérdéseket
tehetnek fel, és kommentálhatják a látottakat. Ez a forma időmegtakarítást jelent, hiszen
nem kell a helyszínre utazni, viszont hátránya a bonyolult technika és a magas költség,
valamint az emberi kapcsolatok hiánya.
• ÜLÉS: közepes nagyságú összejövetel, elnökség és hallgatóság részvételével zajlik.
• WORKSHOP: kis létszámú csoport, vezető irányításával megoldja a felvetett kérdéseket
B) Társadalmi rendezvények (ankét, értekezlet, közgyűlés, vándorgyűlés, kerekasztal,
fórum)
• ANKÉT Nyilvános értekezletnek tekinthető, melyen előadók és vitavezetők vesznek
részt. Lehet tudományos vagy szakmai, szélesebb érdeklődésre is számot tarthat.
• ÉRTEKEZLET Valamely testület, cég tagjainak tanácskozása. Célja szerint háromféle
lehet: tájékoztató, problémamegoldó és döntéshozó értekezletről beszélhetünk. Az első
esetben a lényeg az információátadás. A másodikban valamiféle komplex probléma közös
megoldása áll a középpontban. A döntéshozó értekezlet lényege pedig a döntéshozatal.
• VÁNDORGYŰLÉS Egy szakmai szervezetnek más-más (településen)városban,
helyszínen tartott tanácskozása. Sajátos szervezési és reklámozási módot igényel.
• KÖZGYŰLÉS Társadalmi, politikai szervezet vagy más jogi személy döntéshozó szerve
lehet.
• KEREKASZTAL: Nyilvános tanácskozási forma, melynek lényege, hogy minden
résztvevő egyenrangú, ezt fejezik ki az ültetési renddel is. Előre meghatározott témában,
meghívott szakemberek (kb. 3-5 fő) szólalnak fel, és vita formájában ütköztetik
véleményüket, tapasztalatot cserélnek. A témát több oldalról világítják meg. A
hallgatóság kérdéseit személyesen vagy telefonon teheti fel, és a moderátor vagy
vitavezető feladata, hogy ezeket beépítse a beszélgetés menetébe. FÓRUM:„ széles
közönségnek szóló nyilvános vita, beszélgetés, melyhez minden résztvevő hozzászólhat,
és az adott témában illetékes személyek válaszolnak a felmerült kérdésekre. Csak akkor
alkalmazható, ha az adott kérdéssel kapcsolatban eltérő vélemények vannak, és ezek
ütköztethetők. Szakértői bevezetővel vagy résztvevői kérdéssel indul. A fórum során
fontos a résztvevők együttműködése és a szakértők közötti munkamegosztás.
• FÓRUM: széles közönségnek szóló nyilvános vita, beszélgetés, melyhez minden
résztvevő hozzászólhat, és az adott témában illetékes személyek válaszolnak a felmerült
kérdésekre. Csak akkor alkalmazható, ha az adott kérdéssel kapcsolatban eltérő
vélemények vannak, és ezek ütköztethetők. Szakértői bevezetővel vagy résztvevői
kérdéssel indul. A fórum során fontos a résztvevők együttműködése és a szakértők közötti
munkamegosztás.
(nemzeti ünnepek, díszszemle, kitüntetések, delegációk) C) Állami rendezvények
D) Üzleti rendezvények (az Üzleti rendezvényszervezés c. könyv alapján)
a) r. (üzleti konferencia, képzési rendezvény, tájékoztató rendezvény, konferencia típusú
tanácskozás)
b) r. (termékbemutató, szakmai kiállítás, üzemlátogatás) bemutató típusú
c) r. (fogadás, parti, bál, színházlátogatás, klubprogram) reprezentációs
d) (vállalati nyílt nap, szakmai gála, családi nap, fesztivál, koncert, nyílt fogyasztói
sportrendezvény, road-show)
A meghívottak köre alapján (eseménymarketing)
A meghívottak köre alapján (eseménymarketing)
a vállalati munkatársaknak célzott rendezvények középpontjában a vállalati kollektíva
erősítése áll. Cél: a dolgozók ösztönzése.
a partnereknek szóló rendezvények elsősorban a partnercégek vezetőinek szólnak (ezért
többnyire elegánsak, „luxuskategóriásak"), és a kapcsolattartásra, kapcsolatápolásra
irányulnak.
a fogyasztóknak szóló programok célja a szélesebb rétegek bevonása, ezért hosszabb
időre, több helyszínre szólhatnak.
E) Kulturális rendezvények
a) műsoros rendezvények
b) közösségi rendezvények
c) népművészeti rendezvények
d) szórakoztató rendezvények
e) művészeti események
f) verseny
g) vetélkedő
h) komplex rendezvények
i) népünnepély
j) búcsú
k) táncház
l) hangverseny
m) fesztivál
műsoros rendezvények: Nagyobb tömeget mozgósító társas összejövetelek vagy művészeti,
népművészeti előadásokra szervezett közönség művelődési alkalmai. Vonzerejét a vendéglátás
is növeli. Közös jellemzője, hogy a társas összejövetelt a műsor megtekintéséért szervezik,
vagy a rendezvény része művészi produkciók vagy szórakoztató műsorszámok bemutatása.
közösségi rendezvények: meghatározó elemük az egyének, a helyi közösségek tagjainak
aktív részvétele a rendezvényen (játszóház, kirándulás, ünnep, utcabál), gyakran a tervezésben
és a megvalósításban is (falunap, népünnepély). Általában nagyobb tömeget mozgósítanak, a
helyi társadalom jelentős ünnepi és szórakozási alkalmai.
Népművészeti rendezvények: A népművészet értékeinek bemutatására szervezett alkalmak,
amelyek közül vannak nagy tömegeket fogadók (komplex népművészeti rendezvények),
többségében azonban az ének-zene, néptánc előadó-művészeti csoportjainak bemutatkozására
kerül sor a rendezvényeken. Lehetőséget adnak a bemutatók, a vásárok, a hangversenyek és a
táncházak a néphagyományok megismerésére, az alkotási folyamatok bemutatására, a nézők
és a hallgatóság bevonására.
Szórakoztató rendezvény: elsődlegesen a rekreációt szolgálja. Szórakozás lehet: a pihenés,
de az alkotó tevékenység is, heterogén elfoglaltságokat jelent, mindazt, ami kellemes az
emberek különböző csoportjai és az egyes emberek számára. A rendezvények ennek
megfelelően változatosak, de jellemzően a könnyűzenei koncertek, táncos rendezvények és
műsoros estek (ezen belül főként a humoros előadások, operett és nótaestek) szervezésével
foglalkozik a közművelődési intézményrendszer.
művészeti események: Egy vagy több művészeti ágban szervezett, közönség részvételével
tartott nyilvános műsor, előadás a közművelődési intézményekben vagy szabadtéri
helyszínen. A magaskultúra értékes műveinek, alkotóközösségeinek előadásai, főként
színházi, irodalmi estek, komolyzenei hangversenyek, filmvetítések jellemzőek.
Idegenforgalmi jelentősége is van a közművelődésben szervezett fesztiváloknak, művészeti
rendezvényeknek.
verseny: Nyilvánosság előtt rendezett játékos szellemi verseny, amelyben a résztvevők
igyekeznek másokat felülmúlni és megszerezni a győzelmet.
vetélkedő: A vetélkedő lényege, hogy az ismereteket kérdések formájában, játékosan
dolgozzák fel a résztvevők, eredménye a játékosok tudását mutatja. A kiemelkedő eredményt
elérő résztvevők gyakran jutalomban részesülnek.
komplex rendezvény: Olyan nagyobb tömeget mozgósító esemény, mely több napig tart
és/vagy különböző művészeti, tudományos területeket érint (népművészet, képzőművészet,
színházművészet, filmművészet, társadalomtudományok stb.) és/vagy különböző
eseménytípusokat (kiállítás, filmvetítés, könyvbemutató, vásár, műsoros rendezvény,
konferencia stb.) valósít meg a rendezvény égisze alatt.
népünnepély: Néptömegek szórakoztatására rendezett ünnepély.
búcsú: Templom vagy egyházközség védőszentjének vagy a templom fölszentelésének
emlékünnepe. Az ezzel kapcsolatos szórakozás, mulatság. Búcsújárás: a kegyhelyre való
zarándoklás.
táncház: Tánctanítással egybekötött társas rendezvény, melyhez koncert kapcsolódhat.
hangverseny: Zeneműveket bemutató nyilvános műsor, előadás.
fesztivál: Olyan megcélzott látogatói kör és a közreműködők szerint – helyi, térségi, megyei,
országos, nemzetközi – többnapos, komplex programsorozat, mely több önálló műsoros
eseményt, programot egységes egészként, összefoglaló néven szerepel.
F) Kiegészítő rendezvények a. sajtórendezvények (sajtótájékoztató, sajtókonferencia)
b. egyéb kiegészítő rendezvények (hölgyprogram, városnézés, kulturális program)
• SAJTÓTÁJÉKOZTATÓ: Olyan összejövetel, melyre a szervezet a sajtó tudósítóit hívja
meg, és ismerteti álláspontját előre meghatározott vagy a helyszínen felvetett
kérdésekben.
• SAJTÓKONFERENCIA: Az előzőnél nagyobb rendezvény, részletesebb témakifejtésre
van lehetőség. Tulajdonképpen egy rendezvényen belüli rendezvényről van szó, így a
szervezési folyamatok azonosak a rendezvényeknél látottakkal.
• SAJTÓFOGADÁS Ünnepélyes alkalom, politikai vagy kulturális céllal rendezik
• SAJTÓREGGELI (-ebéd, -vacsora): Étkezéssel egybekötött, emiatt családiasabb
hangulatú sajtótájékoztató
• SAJTÓ HÁTTÉRBESZÉLGETÉS: Közvetlenebb tájékoztatási forma, a mélyebb
információhoz jutást segíti.
G) Egyéni/családi (esküvő, ballagás, temetés, születésnap, névnap)
III.
A RENDEZVÉNYPIAC RÉSZTVEVŐI
I. RENDEZVÉNYSZERVEZŐK
a) Állami, önkormányzati szervezetek, intézmények
Művelődési otthonok
Könyvtári hálózat
Teleházak
Múzeumok
Színházak
Filmterjesztés, könyvpiac
Tömegkommunikáció
Oktatási intézmények
b) Civil (nonprofit) szervezetek
Reformkor - Szocializmus - Rendszerváltás után
- szabadidő-hobbi, oktatás, sport, kultúra stb.
c) Vállalkozások
- Teljes körű szolgáltatást nyújtók
(pl.: rendezvényszervező, rendezvényügynökség, reklámügynökség, PR-cég, PCO, MP,
incentív irodák, utazási irodák)
- Teljes körű szolg .+ saját kapacitással rendelkezik
(pl.: party-service, konferencia szálloda stb.)
- Speciális szolgáltatók
(szállás, étkezés, utazás, kiegészítő programok: cégek, intézmények, társaságok, művészek
stb., megjelenés, nyilvánosság: grafikus, nyomda, fotós, PR cég, reklámügynökség,
sajtó stb., technikai feltételek. hang, fény, biztonság, eszközök)
II. MEGBÍZÓK
- Állami szféra
(szerv, intézmény – szakmai szervezet, testület stb.)
- Vállalkozói szféra
(egyén, cég, vállalat stb.)
- Civil szféra
(egyesület, alapítvány, szövetség stb.)
- Magánszemélyek
III. RÉSZTVEVŐK
Vendégek/közönség
VIP vendégek
Média
Közreműködők
Szolgáltatók
Szervezők
Megbízók
IV.
A RENDEZVÉNYSZERVEZÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ORSZÁGOS SZERVEZETEK
(1) MaReSZ
(Magyarországi Rendezvényszervezők Szövetsége)
1992. – 14 rendezvényszervező cég szakmai szövetsége, ma több mint 100 taggal
Célok:
- Több rendezvény!
- Jobb feltételek!
- Több jó szakember!
- Legyen ismertebb a MaReSz!
- Legyen érdemes tagnak lenni!
Tagozatai:
- Kiállításszervezés, kivitelezés
- Kongresszusszervezés és konferenciaszervezés
- Rendezvényhelyszín
- Rendezvénygasztronómia
- Rendezvénytechnika
- Rendezvényügynökség
Díjak:
- Az Év Rendezvényszervezője
- Az Év Rendezvényszolgáltatója
- MaReSz Díj
2001-től a Magyar Turizmus Zrt. szervezeti
egysége. Nonprofit szervezet!
Feladatai:
- Kiadványok készítése
- Adatgyűjtés és –szolgáltatás
- Háttéranyagok gyűjtése, adatbázis
- Kapcsolattartás nemzetközi szervezetekkel
- Közreműködés továbbképzésekben
- Javaslattevés beruházásokra
Egyéb érdekvédelmi szervezetek
Magyar Marketing Szövetség
Magyar Public Relations Szövetség
Magyar Reklámszövetség
Magyar Kommunikációs Ügynökségek Szövetsége
Direkt Marketing Szövetség
Magyar Fesztivál Szövetség
Magyar Szállodák és Éttermek Szövetsége
Magyar Utazásszervezők és Utazásközvetítők Szövetsége
V.
A RENDEZVÉNYSZERVEZÉS FOLYAMATA
1. Ötletelünk: pl. szülinapi vacsora
Tervezünk: Ki segít? Mikor? Hol? Kiket hívjunk meg? Hogyan érjük el őket? Milyen
programok legyenek? Mennyibe kerüljön?
2. Szervezünk
3. A VACSORA!
4. Fizetünk, a fotókat összegyűjtjük, elküldjük stb.
Négy fő rész:
I. Tervezés
II. Szervezés
III. Lebonyolítás
IV. Utómunkálatok
I. TERVEZÉS
(1) Környezettanulmány – PEST-analízis
(politikai-jogi, gazdasági, szociális és technikai környezet felmérése)
(2) Belső erőforrások elemzése – SWOT elemzés
(erősségek, gyengeségek, lehetőségek, veszélyek)
(3) Megrendelő / Szervezőbizottság elvárásai
(4) Brief összeállítása
VI.
RENDEZVÉNYHELYSZÍNEK, VENDÉGLÁTÁS, TECHNIKAI FELTÉTELEK
A) Rendezvényhelyszínek
Kiválasztását meghatározza:
- Befogadó kapacitás
- Kiegészítő szolgáltatások
- Közeli szálláslehetőség
- Szabadidős programok
- Vásárlási
1. Szabadtéri helyszínek
2. Zárt helyszínek:
- kongresszusi központok, konferenciaszállodák,
- éttermek,
- egyéb intézmények
- extrém helyszínek
B) Vendéglátás
Szolgáltatók:
- catering
- party service
- étterem
- gyorsétkeztetés
1) Álló alkalmak
Fogadás
Buffet-dinner
Koktélpatry
Garden party
Egy pohár pezsgő
2) Ültetéses alkalmak
Díszétkezés
Munkaebéd/munkavacsora
Villásreggeli
B) Technikai feltételek
- színpad, színpadfedés, sátrak, kordonok
- fény-, hang- és látványtechnika
- hangrögzítés
- vetítéstechnika
- tolmácstechnika
- szavazástechnika
- kiegészítő eszközök
- hűtő-, fűtő, szellőző rendszerek
- áram-, víz, és csatornakiépítés
Megrendelés
Árajánlat kérése
- Megrendelő (fejléc), rendezvény neve, időpontja, létszám, étkezések típusa + ételek
típusa, fizetés formája, ÁFA-val… Hivatalos levél forma!
Opciós foglalás
- Az az időpont, ameddig lehetőség van a szolgáltatás díjmentes lemondására.
Megrendelés
- A szolgáltatás és az ár véglegesítése.
Recommended