บทที่ 4 - research-system.siam.edu · 2.1.2. LCL (Less Than Container Load) คือ...

บทท 4

ผลการปฏบตงานตามโครงการ

ขนตอนและรายละเอยดในการสงออกสนคาทางทะเล

ขนตอนท 1 การรบค าสงจากผแทนฝายขาย

ผแทนฝายขายจะท าการเสนอบรการใหลกคา ในกรณทลกคาตองการทจะท าการขนสงสนคาไปยงตางประเทศ ผแทนฝายขายจะเปนผใหขอมลแกลกคา โดยตวแทนผขายจะสอบถามลกคาเดยวกบขอมลสนคา เชน ชนดของสนคา น าหนก ตองการสงสนคาแบบเตมต (FCL) หรอแบบไมเตมต (LCL) โดยทผแทนฝายขายจะใหขอมลในเรองคา Freight คา Local Charge และ Rate ราคาของสายเรอรวมถงเชควนเรอออกจากทางสายเรอ เพอแจงใหลกคาทราบกอนทจะท าการสงออกโดยผแทนฝายขายจะจดท าเปนใบเสนอราคา (Quatation) สงใหลกคาและลกคาจะแจงรายละเอยดตางๆ ผานทางผแทนฝายขาย จากนนผแทนฝานขายจงแจงให ฝายบรการลกคา (Customer Service) ทราบเพอจองระวางเรอ หรอ ลกคาจะเปนผตดตอกบฝายบรการลกคาเลยตรง เพราะบางกรณการตดตอผแทนฝายขายไมได แผนกลกคาตองสอบถามแทนฝายขายวาจะใหจองระวางเรอกบสายเรอใด

ขนตอนท 2 การตดตอประสานงานกบสายเรอ (Liner)

หลงจากทลกคานนตกลงทจะใชบรการของทางบรษท ลกคาจะเปนผสงรายละเอยดของสนคาและวนทจะท าการสงออกมาใหกบแผนกบรการลกคาเพอทจะน ารายละเอยดดงกลาวสงใหกบสายเรอพรอมตารางวนเรออกทตองการจองผานทาง E-mail เพอรอใหสายเรอนนสง Booking confirmation กลบมาใหกบทางบรษทเพอเปนการ Confirm การจองเรอของบรษท ดงภาพท 4.1 และ 4.2 และเมอทางบรษทไดรบใบ Booking Confirmation มาจากสายเรอแลว แผนกบรการลกคา (CS) กจะน ารายระเอยดมาจดท า Booking Confirmation ของบรษทเพอสงใหกบลกคา

2.1 ลกษณะของ Booking แบงออกได 2 ประเภท ไดแก

2.1.1. FCL (Full Container Load) เปนการบรรจแบบเตมตทสงออกเพยงรายเดยว ใน Booking สวนมากจะจองระวางเรอกบสายเรอโดยตรง บางครงจะจองผานบรษท Forwarder ดวยเพราะ คาระวางอาจถกกวาการจองกบสายเรอโดยตรง เพราะ บรษท Forwarder มสนคาทไปกบสายเรอนนปรมาณมาก ท าใหได

ราคาต า แตขอควรระวงคอ บรษท Freight Forwarder อาจเขาไปขายลกคาเองในภายหลงท าใหลกคาของบรษทลดลงและอาจไปใชบรการของ Freight Forwarder นนแทน

รายละเอยดทลกคาตองแจงเพอใหบรษทท าการเปด Booking คอ

- Destination (จดหมายปลายทาง) - Shipper Name (ชอผสงออก) - จ านวนต ขนาดต และประเภทของต สวนมากจะใช 3 Size คอ 20’ 40’ และ 40’HQ - Commodity (ชนดของสนคา - ลกษณะการบรรจ วนทบรรจ การลากต - วนทตองการเรอออก

ขอมลทแผนกบรการลกคาไดรบจากสายเรอ คอ

ในกรณ CFS (Container Freight Station)

- Vessel Name (ชอเรอ) - ETD/ETA (วนเรอออก/วนเรอถง) - Booking No. (เลขท Booking จากสายเรอ) - CFS At (สถานทบรรจสนคา) - Closing Time (วนปดการบรรจ)

ในกรณ CY (Container yard)

- Vessel Name (ชอเรอ) - ETD/ETA (วนเรอออก/วนเรอถง) - Booking No. (เลขท Booking จากสายเรอ) - CY & Return At (วนทลากตแลวคนต) - Closing Time (วนรบคนตวนสดทาย

2.1.2. LCL (Less Than Container Load) คอ ความบรรจแบบไมเตมต สนคาทบรรจในลกษณะ Consolidator คอ การแบงพนทภายในตแกผสงออกหลายๆรายรวมกนในตเดยวเพอไปจดหมายปลายทางเดยวกน ในการจองเรอสวนมากจะจองกบบรษทในเครอ

รายละเอยดทลกคาแจงใหกบบรษทเพอท าการเปด Booking คอ

- Destination (จดมายปลายทาง) - Shipper Name (ชอผสงออก) - Measurement (ปรมานของสนคา) - Gross Weight (น าหนกรวมบรรจภณฑของสนคา) - Volume (จ านวนสนคา) - Load Date (วนบรรจสนคา) - Commodity (ชนดของสนคา)

ขอมลทแผนกบรการลกคาไดรบจากสายเรอ คอ

- Vessel Name (ชอเรอ) มมาสดเพยง 2 ล า คอ Feeder (เรอลก) และ Mother Vesel (เรอแม) - ETD/ETA (วนเรอออก/วนเรอถง) - CFS At (สถานทบรรจสนคา) - Closing Time (วนปดการบรรจ) - Freight Charge (คาระวางเรอ)

ภาพท 4.1. แบบฟอรม Booking Confirmation ทไดจากสายเรอ กรณแบบเตมต-ตลาก (LCL)

ภาพท 4.2 แบบฟอรม Booking Confirmation ทไดจากสายเรอ กรณแบบไมเตมต (FCL)

ค าอธบายเอกสาร Booking Confirmation

1. Shipper (ชอผสงออก) 2. Destination (การสงมอบสนคาปลายทาง) 3. Volume (จ านวน) 4. ลกษณะการบรรจ ม 2 ลกษณะ คอ FCL และ LCL - FCL (Full Container Load) การสงออกทบรรจสนคาจนเตมตคอนเทนเนอร ซงเปนไดทงการ

สงออกแบบ CFS และ CY o CFS (Container Freight Station) เปนการสงสนคาไปบรรจ ณ ลานบรรจสนคา

เปนการบรรจสนคาเขาตในกรณทผสงออกมปรมาณทไมมาเพยงพอกบการบรรจเตมต รวมถงขาดก าลงด าเนนการบรรจสนคาดวยตวเอง โดย(สงออกจะน าสนคามาไวทโกดงรบสนคาบรเวณลานบรรจของบรษทเรอ เพอนรอใหบรษทเรอท าการบรรจสนคาเขาตใหททาเรอหรอสถานบรรจสนคา ตองทราบวาลกคาวาจะสะดวกบรรจทใด

o CY (Container Yard) เปนการลากตเปลาไปยงโรงงานหรอโกดงเกบสนคา เพอท าการบรรจสนคาเขาต โดยททางโรงงานจะตองท าการตรวจสอบและปดตคอนเทนเนอรเอง ในกรณนหากสนคาสญหายหรอเสยหายทางบรษทเรอไมตองรบผดชอบ

- LCL (Less Than Container Load) การบรรจสนคาไมเตมตคอนเทนเนอร 5. Commodity (สนคา) 6. Package (ลกษณะหบหอ) 7. Gross Weight (น าหนกรวมบรรจภณฑของสนคา) 8. ETD (วนทเรออกจากทาตนทาง) 9. ETA (วนทเรอถงทาปลายทาง)

ขนตอนท 3 การจดท าเอกสาร Booking Confirmation ของบรษทใหกบลกคา

เมอทางบรษทไดรบรายละเอยดตางๆ ทเกยวกบสนคา ใหพมพลงในแบบฟอรม Booking Confirmation ทเปนของบรษท เพอท าการสงใหกบลกคา ตามภาพท 4.3

ภาพท 4.3 แบบฟอรม Booking Comfirmation กรณเตมต

แบบท 2 แบบฟอรม Booking Comfirmation กรณไมเตมต ตามภาพท 4.4

ภาพท 4.4 แบบฟอรม Booking Comfirmation กรณไมเตมต

157 SOI DUMRONGLATTAPIPAT, ARCHNARONG RD., KLONGTOEY, BKK 10110 TEL : 02-6715858-65 FAX : 02-6727715

REVISED BOOKING CONFIRMATION

SHIPPER : TITAN CO.,LTD. BOOKING NO. :

EAKM656NSA1

TO. : NHAVA SHEVA, INDIA

TERM : CY/CY

CONTACT : K.RICHY

FROM :K.CHRISTIAN DATE : 4

NOVEMBER 2013

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------

- : SHIPPING ADVICE

JOB TYPE : FCL VOLUME : 1 x

20’ DV.

PLACE OF DELIVERY : NHAVA SHEVA, INDIA NO. OF PACKAGE : 1

TEU.

CLEARANCE AT : BANGKOK , THAILAND

FEEDER NAME : KOTA HARMUNI V.HNI656 ETD BKK : 17

NOV. 2013 *REV.

M/VSL. NAME : SINGAPORE V.01345W ETA NHAVA SHEVA

:30 NOV. 2013

LOADING PORT : BANGKOK , THAILAND

TRANSHIP PORT : SINGAPORE

DESTINATION PORT : NHAVA SHEVA, INDIA

CY DATE : 13 NOVEMBER 2013

CY AT : THAI ENGKONG BANGNA KM.18 (K.KAE : 02-7407857)

RETURN DATE : 14 NOVEMBER 2013

RETURN AT : PAT TERMINAL 1 (PAPERLESS : 0251)

AGENT : EMIRATES SHIPPING LINE

CUT OFF TIME : 16 NOVEMBER 2013 AT 12.00 HRS. (NOON) * REV.

ขนตอนท 4 : การตดตอประสานงานกบแผนกหวลาก (Hualage)

เมอทางแผนกบรการลกคาจดท าใบ Booking Confirmation เพอสงใหกบลกคาแลว แผนกบรการลกคาจะตองท าการสงเอกสารดงกลาวใหกบใหกบแผนก Shipping ของทางบรษท เพอทแผนก Shipping ของบรษทจะน ารายละเอยดตางๆ ไปจดท าใบขนสนคาขาออก (กศก.101/1) เพอสงใหกบลกคา และแผนก Shipping ตองจดท าใบก ากบต ในกรณททางบรษทมการใชหวลากจากทอน (Outsource) แผนกบรการลกคา (CS) จะตองท าการจองหวลาก โดยท าการจองผานทาง E-mail เพอความสะดวกและรวดเรว โดยท าการสงใบ Booking Confirmation ไปใหกบทางแผนกหวลากรายละเอยดส าคญทจ าเปนตอการจองหวลาก ไดแก วนลากตและวนคนต รวมถงสถานทลากและคนต เพราะแผนกหวลากนนจ าเปนตองอาศยขอมลเหลานเพอใชในการลากต(ตเปลา) ไปยงโรงงานของลกคาหรอสถานททลกคาสะดวกตอการบรรจสนคาเขาตพรอมกบท าการลากตทบรรจสนคาเรยบรอยแลว(ตหนก) ไปไวทลานคนตพรอมกบใบก ากบการขนยายสนคาเพอเปนหลกฐานในการขนยายสนคา ดงภาพท 2.4 ซงหากแผนกหวลากไมมใบก ากบตกจะไมสามารถท าการคนตทลานไดและหากทางแผนกหวลากไมทราบวนลากหรอคนตกจะท าใหการลากตเพอไปบรรจสนคานนเกดความลาชาและเสยหายหลายฝายหรอสนคาอาจตกเรอไดแผนกหวลากจงถอเปนสวนส าคญอกสวนหนงททางแผนกบรการลกคา(CS) ตองท าการประสานงาน

รายละเอยดทแผนกบรการลกคาแจงเพอท าการจองหวลาก (Hualage) คอ

-CY on (วนลากต) กอนวนลากตแผนกบรการลกคา (CS) ตองท าการเชคกบแผนกหวลากหรอทลานรบตวามเลข Booking No. ขนทลานหรอไม เพอเปนการแนใจวาตททางบรษทจะท าการลากนนไดมเลข Booking ขนทลานเปนทเรยบรอยแลว และจ านวนตตรงกนหรอไม เพราะบางกรณตในแตละ Booking จะไมเทากน ทางบรษทจงตองเชคกบทลานใหด และในวนลากตสงททางบรษทตองตดตาม คอ หมายเลขตคอนเทเนอรและหมายเลขแถบผนกตสนคา (Seal) ซงในการลากตตองมทงสองหมายเลขไวยนยนกเพอปองกนการลากตปลอมหรอลากตผดลาน หากยงไมทราบหมายเลขตคอนเทนเนอรและหมายเลขแถบผนกตสนคา (Seal) กตองโทรไปเชคไปทลานรบตโดยตรงแทน

-At (สถานทลากต) ในกรณนเปนการลากตคอนเทนเนอรจากลานรบตไปยงโรงงานของลกคาเพอท าการบรรจสนคาเขาต โดยในการลากตแตละครงจะตองมใบก ากบตประกอบการลากตทกครงซงพนกงานขบรถหวลากจะเปนผถอใบก ากบตนออกมาจากโรงงานของลกคาหลงจากทท าการบรรจสนคาเขาตเรยบรอยแลว เพอยนยนจ านวนตทท าการลาก โดยอางองจาก Booking No.

-RTN on (วนคนต) วนทตองท าการคนตตามทระบอยในใบ Booking Confirmation

-At (สถานทคนต) ในกรณนเปนการคนตทเปนตหนก ซงเปนตทมการบรรจสนคาเขาจนเตมตและทางหวลากจะท าการลากตคอนเทนเนอรดงกลาว ไปคนไวทลานคนตทระบไว

-CUT OFF คอ วนและเวลาทปดการรบคนตคอนเทนเนอรหากพนก าหนดตามวนและเวลาทระบนจะท าใหคนตคอนเทนเนอรไมทนซงจะท าใหเกดความเสยหายกบสนคาทลกคาจะท าการสง (สนคาตกเรอ)

-Total no. of container (จ านวนตทตองการลาก) ซงมระบอยใน Booking Confirmation

ค าอธบายเอกสารใบก ากบการขนยายสนคา (กรณเตมต - ตลาก)

1.หมายเลขอางอง (หมายเลขตคอนเทนเนอร)

2.เลขทใบก ากบการขนยายสนคา

3.ชอและทอยของผสงออก

4.ประเภทของการขนสง คอ แบบคอนเทนเนอร หรอ แบบรถยนต

5.ชอเรอ/ยานพาหนะ

6.วนทสงออกสนคา

7.เลขทใบขนสนคา

8.จ านวนหบหอ/หนวย

9.น าหนกรวมหบหอ/หนวย

10.วนทท าการยนใบก ากบการขนยายสนคา

ภาพท 4.5 แบบฟอรมใบก ากบการขนยายสนคา

ภาพท 4.6 แบบฟอรมใบก ากบการขนยายสนคา

ในกรณทลกคาตองการสงออกสนคาในรปแบบ LCL (การบรรจสนคาแบบไมเตมต) เนองจากเปนการสงสนคาแบบไมเตมต ทางบรษทจะท าการเชาพนทภายในตคอนเทนเนอรกบบรษททท าการเปดขายพนทภายในตคอนเทนเนอร ซงมลกษณะการด าเนนงานทเปนบรษททเปนเจาของตคอนเทนเนอรแลวท าการขายพนทภายในตใหแกลกคาผสงออกรายเดยวหรอแบงพนทขายใหแกผสงออกหลายๆราย หรอเรยกวา Consolidator เมอทางบรษทไดตกลงทจะท าการตดตอขอเชาพนทภายในตคอนเทนเนอร ในวนทท าการโหลดสนคาเขาตคอนเทนเนอร จ านวน CBM ทระบใน B/L ในชอง Measurement จะอางองมาจากใบ Tally Sheet ซงทางบรษททท าการเปดขายพนทภายในตคอนเทนเนอร (Consolidator) นนจะเปนผท าการวดขนาดของสนคาทจะท าการขนสงกอนทจะท าการบรรจสนคาเขาตคอนเทนเนอรและทางบรษทรบขนสงจะออกใบ Tally Sheet ใหหลงจากททางบรษทไดน าสนคาไปท าการบรรจเขาตคอนเทนเนอรแลว เพอเปนการยนยนวาสนคาไดท าการบรรจเขาตเรยบรอยแลวตามจ านวนสนคาทท าการ Booking ไว ดงภาพท 2.5

รายละเอยดทส าคญภายในเอกสารใบ Tally Sheet

1.Shipper Load (Actual Shipper) คอ ชอผสงออกจรง

2.Vessel name ชอเรอทจะท าการสงออก

3.Shipping marks เครองหมายและหมายเลขหบหอ

4.Dimention ลกษณะของสนคา ไดแก ความกวาง ความยาว และความสง

5.จ านวนสนคา คอ จ านวนสนคาทจะท าการสงออก

6.CBM น าหนกของสนคาตอหนวย

7.Port เมองทาปลายทาง

8.Container no. หมายเลขตคอนเทนเนอร

9.Seal no. หมายเลขแถบผนกตสนคา

10.Type ประเภทของตคอนเทนเนอร

ภาพท 4.7 แบบฟอรม Tally Sheet ของบรษทรบขนสง

ขนตอนท 5 : การออกแบบเอกสารใบตราสงสนคาทางทะเล (Bill of Lading -B/L)

เมอลกคาตองการสงสนคาแผนกบรการลกคา (CS) ตองท าการออกเอกสาร Bill of Lading ซงเปนเอกสารซงผขนสง (Carrier) ออกใหแกผสงสนคา (Consignor) เพอเปนหลกฐานการรบขนสนคา (Carriage of goods) ใหตามขอตกลง

ค าอธบายเอกสาร Bill of Lading (B/L)

1.Shipper ชอ ทอย ประเทศของผสงออก ทถกตองตรงกบเอกสาร Booking Confirmation และ Shipping Particulars (S.I.)

2.Consignee ชอ ทอย ประเทศของผรบสนคาปลายทาง

3.Notify Party ชอ ผรบสนคาทท าการจดสงตอจากผรบสนคาปลายทาง หากเปนบคคลเดยวกนกบผรบสนคาปลายทางจะระบวา Same As Consignee

4.Pre-carriage ชอเรอลก และเทยวเรอ

5.Vessel ชอเรอแม และเทยวเรอ

6.Place of Reccipt สถานทรบสนคาตนทาง

7.Date of issue วนทเรอออก

8.B/L No. เลขทใบตราสงสนคา

9.Number of Original B/L จ านวนของตนฉบบ

10.Port of Loading เมองทาตนทาง

11.Port of Discharge เมองทาปลายทาง

12.Place of Delivery สถานทรบสนคาปลายทาง

13.Mark and Numbers เครองหมายและเลขหมายหบหอ

14.No. of Pkgs. จ านวนสนคา

15.Description of Packages and Goods รายการสนคาและลกษณะหบหอ

16.Gross Weight น าหนกสนคา

17.Measurement ปรมาตรของสนคา

18.Container No./Seal No. หมายเลขตคอนเทนเนอรและหมายเลขแถบผนกตสนคา

19.ชองรบรองของบรษท ส าหรบลงลายมอชอผแทนของบรษทและประทบตราของบรษท

1.Original B/L หรอ OB/L คอ ใบตราสงสนคาทางทะเลทมอากรแสตมปตดอย โดยมลายเซนและตราประทบของบรษทหรอสายเรอทท าการออกเอกสารนน ถงจะเปน OB/L ทสมบรณ และ Number of Original B/L จะตองแสดงในใบเปน 3 ใบ โดยปกตแลวจะมการประทบตราวา "Original" ซง Original B/L หรอ OB/L จะแบงเปน 2 ประเภทคอ

1.1 Master B/L หรอ MB/L คอ B/L ททางบรษทไดรบจากสายเรอ ซงเมอทางบรษทท าการสง Shipping Particular (SI) ไปใหกบทางสายเรอแลว ทางสายเรอกจะน ารายละเอยดทไดไปจดท า Draft B/L เพอสงกลบมาใหทางบรษทนนท าการตรวจความถกตองของรายละเอยดตางๆ และท าการ Confirm กลบมา ใหกบทางสายเรอบรเวณดานบนของเอกสารจะเปนชอของสายเรอ ในบางกรณทลกคาขอ MB/L ทเปนของสายเรอโดยตรงชอผสงออก (Shipper) สามารถใสชอของผสงออกจรง (Actual Shipper) และชอผรบสนคาจรง (Consignee) ในตางประเทศ ไดเลย

ในกรณททางบรษทท าการตดตอกบทางสายเรอโดยตรงใน MB/L นนตรงชอของผสงออก (Shipper) จะเปนชอของทางบรษท และชอผรบสนคา (Consignee) จะเปนชอของตวแทน (Agent) ทอยในตางประเทศดงภาพท 2.7 ซงทางบรษทจะตองท าการ Confirm Draft B/L กอนวนเรอออก 2-3 วน หากพนก าหนดกจะมคาใชจายเกดขน เพอททางสายเรอจะไดท าการออก Master B/L ฉบบจรงมาใหกบทางบรษท

1.2 House B/L หรอ HB/L คอ B/L ททางบรษทท าการออกใหกบลกคา เพอใหลกคาจะสามารถน า B/L ฉบบนไปใชประกอบในการขนสงสนคา รายละเอยดใน HB/L จะตองเหมอนกบ MB/L ทกประการ แตจะตางกนตรงทถาเปน MB/L ดานบนของเอกสารนนจะเปนชอของบรษท คอเปน B/L ของทางบรษทเอง และชอ Shipper จะเปนชอผสงออกจรง (Actual Shipper) ชอ Consignee จะเปนชอของผรบสนคาทเปนเจาของสนคาทปลายทางจรงซงกอนททางบรษทจะท าการออก HB/L ฉบบจรงใหกบทางลกคาไดนน ทางบรษทจะตองน ารายละเอยดจากใบ Shipping Particular (SI) หรอ ใบ Invoice, Packing List ทลกคาสงมาให

เพอท าเปน Draft B/L สงใหกบลกคาเพอท าการตรวจความถกตองของรายละเอยดตางๆในเอกสาร และรอใหลกคาท าการ Confirm Draft B/L กลบมาใหกบทางบรษทกอนเพอททางบรษทจะไดท าการออก House B/L หรอ HB/L ฉบบจรงไปให

2.Surrendered B/L คอ B/L ทไมมอากรแสตมปตดอย การททางบรษทจะท าใหเปน Surrendered B/L ไดนนจะตองไดรบการ Confirm จากลกคากอน และตองมการประทบตราพรอมเซนก ากบดานหลง B/L เพอเปนการสลกหลง ทางบรษทจะไมสามารถท า Surrendered B/L ไดโดยทนท เพราะในการขนสงสนคาไปยงตางประเทศนนในบางครงอาจจะตองใชเอกสารฉบบจรงในการน าไปออกของทปลายทางแตการท า Surrendered B/L จะมขอดตรงททางบรษทสามารถสแกนและสงไปไดเลยโดยทไมตองท าการสงเอกสาร B/L ฉบบจรงไปทปลายทาง ซงการสงเอกสารฉบบจรงไปนนจะมคาใชจายในการขนสงเกดขน ซงการ Surrendered B/L นนสามารถเปนไดทง MB/L ซงทางบรษทตองท าการแจงไปใน Shipping Particular (SI) กอนวาเปน Surrendered B/L ทางสายเรอจงจะท าการออกเปน Surrendered B/L มาให เพราะหากทางบรษทไมไดระบ ทางสายเรอจะท าการออก Original B/L มาใหและหากจะท าการเปลยนแปลงใหเปน Surrender B/L ทางสายเรอจะเกบคาใชจายเพม

ในกรณของ HB/L ถาลกคา Confirm กบทางบรษทมาใหออกเปน Surrendered B/L ทางบรษทกจะตองท าการประทบตราค าวา Surrendered" ลงในใบ B/L

3.Sea Waybill คอ B/L ททางบรษทไดรบจากสายเรอซงมลกษณะคลายกบ Surrendered B/L คอ ไมมอากรแสตมปตดอย และเปน B/L ททางสายเรอเปนผท าการออกใหกบทางบรษทและสามารถท าการสแกนและสงเพอน าไปประกอบการออกของทปลายทางได ในสวนบนของเอกสารจะมค าวา "Sea Waybill" สวนใหญแลว Sea Waybill จะไมมคาใชจายในสวนนแตในบางสายเรอจะม ซงทางบรษทตองท าการเชคกบสายเรอกอน

ในกรณทลกคาตองการสงออกสนคาในรปแบบ LCL (การบรรจสนคาแบบไมเตมต) ทางบรษทจะตองท าการประสานกบบรษทผรบจดการขนสงซงมลกษณะการด าเนนงานทเปนบรษททท าการเปดตคอนเทนเนอรทไดท าการจองผานสายเรอในขนาด 40 ฟต (40' Highcube) แลวท าการขยายพนทภายในตใหแกผสงออกหลายๆราย หรอ Freight Forwarder ดวยกน หรอเรยกวา Consolidator ซงสวนใหญแลว

บรษทเหลานจะเปนบรษทในเครอททางบรษทเคยท าการสงออก เมอทางบรษทไดตกลงทจะท าการตดตอขอเชาพนทภายในตคอนเทนเนอร ทางบรษททรบขนสงจะท าการสง MB/L มาใหกบทางบรษท และทางบรษทกจะตองน ารายละเอยดใน MB/L ดงภาพท มา จดท าเปน HB/L เพอสงใหกบลกคาอกเชนกนโดยรายละเอยดจะเหมอนกบ B/L ทวไป แตจะแตกตางทดานบนของเอกสารจะเปนเรองของบรษททรบขนสง

ภาพท 4.8 แบบฟอรมใบตราสงสนคาทางทะเล(Bill of Landing-MB/L)

ภาพท 4.9 แบบฟอรมใบตราสงสนคาทางทะเล(Bill of Landing-HB/L)

ขนตอนท 6 : การตดตาม Shipping Particular (S.L)

Shipping Particular (S.L) หรอทวๆไปเรยกกนวา Booking Note (ใบจองเรอ) ทางแผนกบรการลกคาจะตองน ารายละเอยดจาก Invoice และ Packing List ทลกคาสงมาใหเพอมาจดท าใน Shipping Particular และตองตดตามกอนถงวนบรรจสนคา 1 วน หรอวนลากต 1 วน แตถาตดตามแลวยงไมได แผนกบรการลกคาตองแจงใหพนกงานขายทราบ เพราะบางสายเรอจะมคาปรบในกรณทสง Shipping Particular ลาชา

ค าอธบายแบบฟอรม Shipping Particular

1.Shipping Particular ม 2 แบบ

-แบบท 1 Said To contain - ใชในกรณทเปน LCL

1x20 Container(s) S.T.C. - ใชในกรณทเปน FCL แตเปนตบรรจ

-แบบท 2 Shipper's Load & Count ใชในกรณทเปน FCL แตเปนตลาก

2.Quantity and Kind of Packages คอ จ านวนและลกษณะหรอชนดของหบหอ ใสเฉพาะยอดรวมเทานน

3.Description of goods คอ รายการสนคา

4.Gross weight/Measurement คอ น าหนกรวมบรรจภณฑของสนคาและขนาดของหบหอใสเฉพาะยอดรวมเทานน

5.Term การซอขายของลกคา ม 2 ลกษณะ คอ

-Freight Prepaid/Payable at Bangkok (คาระวางเรอจายทตนทาง)

-Freight Collect/Payable at Destination (คาระวางเรอจายทเมองทาปลายทาง)

6.Term ของ Container สวนมากมกใชเพยง 3 ลกษณะ ไดแก

-CFS/CFS คอ เมองทาตนทางท าการบรรจสนคาททาเรอ/เมองทาปลายทางน าสนคาลงททาเรอ (ใชในกรณทเปน LCL)

-CFS/CY คอ เมองทาตนทางท าการบรรจสนคาททาเรอ/เมองทาปลายทางลากตไปขนถายสนคายงสถานประกอบการของผน าเขา (ใชในกรณทเปนตเตม/ตบรรจ)

-CY/CY คอ เมองทาตนทางท าการลากตไปบรรจสนคาทโรงงาน/เมองทาปลายทางลากตไปขนถายสนคาทโรงงาน (ใชในกรณทเปนตเตม/ตลาก

หรอในบางกรณลกคาอาจไมไดสง Shipping Particular (S.I.) มาใหกบทางบรษท ลกคากจะสง Invoice และ Packing List มาใหทางบรษทจะตองน ารายละเอยดทเกยวกบตวสนคามาท าเปน Draft B/L เพอสงใหลกคาตรวจความถกตองซงรายละเอยด Invoice และ Packing List ของสนคาจะตองสอดคลองกน ดงภาพท 2.13 และ ภาพท 2.14 และทางบรษทจะท าการสง Draft B/L ใหกบลกคาเพอท าการตรวจความถกตอง กอนททางบรษทจะท าการออก B/L ฉบบจรงใหกบลกคา

BETTER LOGISTICS SYSTEM CO.,LTD.

SHIPPER :

TITAN POLY TECH CO LTD

20/17 M.6 BANGKHUNTHIEN-CHAITALEY RD,

SAMAEDUM, BANGKHUNTHIEN, BANGKOK 10150

THAILAND.

TEL. 66-2-8920159, FAX 66-2-8921420

REV. BOOKING

PARTICULAR

DATE : 14 NOVEMBER 2013

TO : EMIRATE SHIPPING LINE

ATTN : K. MING/FHON

FROM : SITANUN

TEL. : 02-671-7706

FAX : 02-672-7715

BOOKING NO. : EAKM656NSA1

TOTAL VOLUME : 1X20’ DC.

CONSIGNEE :

PLAST IMPEX

SHOP NO. 123, 7 LSC, ROYAL VARDHAMAN PLAZA,

GURANWALA TOWN, PART-I,

1ST

FLOOR, DELHI-110009, INDIA

NOTIFY :

PLAST IMPEX

SHOP NO. 123, 7 LSC, ROYAL VARDHAMAN PLAZA,

GURANWALA TOWN, PART-I,

1ST

FLOOR, DELHI-110009, INDIA

FEEDER VESSEL

KOTA HARMUNI

V.HNI656

PORT OF RECEIPT

BANGKOK, THAILAND

MOTHER VESSEL

SINGAPORE V.01345W

PORT OF LOADING

BANGKOK, THAILAND

PORT OF DISCHARGE NHAVA SHEVA, INDIA

PORT OF DESTINATION NHAVA SHEVA, INDIA

MARKS & NO. QUANTITY DESCRIPTION OF GOODS GROSS WEIGHT

(KGS)

N/M

CONTAINER & SEAL NO.: TCKU3895209 / A415515

1x20’ ST.

SAID TO CONTAIN : SHIPPER’S LOAD & COUNT & SEAL

1 LOT

MIX LOT OF ACRYLIC SHEETS AND CUTS THERE OF AS PER COMMERCIAL INVOICE .

EXTPC13_0134

“FREIGHT PREPAID”

CY/CY

14 DAYS FREE DETENTION AT

DESTINATION

21,035.42 KGS.

( X ) CY EMPTY CONTAINER ON 13 NOV. 13

AT THAI ENGKONG KM.18

( X ) RETURN CONTAINER ON 14 NOV. 13

AT PAT T.1

( ) STUFFING CARGO ON

AT

ON BOARD : 17 NOV. 2013

ภาพท 4.10 Shipping Particulars MB/L ใหสายเรอ (กรณสนคาเตมต)

BETTER LOGISTICS SYSTEM CO.,LTD.

SHIPPER :

BETTER LOGISTICS SYSTEM CO.,LTD.

157 SOI DUMRONGLATTAPIPAT,

ARCHNARONG RD., KLONGTOEY , BANGKOK

10110 THAILAND.

BOOKING PARTICULAR

DATE : 21 JANUARY 2014

TO : GATEWAY

ATTN : EXPORT DOCUMENT

FROM : SITANUN

TEL. : 02-671-7706

FAX : 02-672-7715

BOOKING NO. : -

TOTAL VOLUME : 3 ROLLS

CONSIGNEE :

ACON LOGISTICS SERVICES CO., LTD.

RM 1201, 12/F, SHENHUA FINANCIAL BUILDING,

NO.1 NINGBO ROAD, SHANGHAI, CHINA

(ZIP CODE:200002)

TEL: 86 2163372977 FAX: 86 2163519349-52

NOTIFY PARTY :

SAME AS CONSIGNEE

FEEDER VESSEL

-

PORT OF ORIGIN

BANGKOK, THAILAND

MOTHER VESSEL

CAPE FORBY V.1403N

PORT OF LOADING

BANGKOK, THAILAND

PORT OF DISCHARGE SHANGHAI, CHINA

PORT OF DESTINATION SHANGHAI, CHINA

MARKS & NO. QUANTITY DESCRIPTION OF GOODS GROSS

WEIGHT

(KGS)

SHANGHAI MING YIN

PADDING

ECODOWN-FE 100 HL

(#0020117)

R/NO. 1-3

3 ROLLS

SAID TO CONTAIN :

PADDING – 3 ROLLS (BANGKOK LOCAL CHARGE &

FREIGHT

PAYABLE BY THERMORE)

“FREIGHT PREPAID”

CFS/CFS

SHIPPED ON BOARD 28 JANUARY 2014 LOADING AT BANGKOK, THAILAND

BY CAPE FORBY V.1403N

35.28 KGS.

( ) CY EMPTY CONTAINER ON AT

( ) RETURN CONTAINER ON AT

(X) STUFFING CARGO ON 23 JAN. 2014

AT LARN 45 RAI

ON BOARD : 28 JAN. 2014

ภาพท 4.11 Shipping Particulars MB/L ใหสายเรอ (กรณสนคาไมเตมต)

ขนตอนท 7 : การสง Shipping Particular ใหสายเรอ

ในกรณทใช Ocean B/L (ในตราสงสนคาฉบบตน ออกโดยสายเรอ หรอเจาของตสนคา) เรยกอกอยางวาการใช B/L เรอ เมอทางบรษทไดท าการสง Shipping Particular (SL) ดงภาพท 2.15 ใหกบสายเรอแลว ทางบรษทจะตองรอใหสายเรอสง Draft MB/L มาให ดงภาพท 2.16 เพอทจะตรวจสอบใหเรยบรอยวารายละเอยดใสครบทกชองดงน

-Destination (การสงมอบสนคาปลายทาง) ขอมลในเอกสาร Shipping Particular และ B/L ทสงใหลกคาตองถกตองตรงกน ถาขอมลไมตรงกนสนคาจะไปผดททนท ท าใหมคาใชจายสงมากในการเปลยนเมองทาปลายทาง

-Vessel Name (ชอเรอ) ตองใสชอเรอใหถกตอง ถาลกคาใสชอเรอผด บรษทอาจสงสนคาลงเรอผดล า ท าใหเสยคาใชจาย

- Description of Goods (รายการสนคา) ตรวจสอบวาสนคาทสงออกไปตรงกบทไดแจงไวในเอกสาร

-Gross Weight (น าหนกรวมบรรจภณฑของสนคา) คามาตรฐานทวๆไป ต 20 ฟต รบน าหนกเฉพาะสนคาไมเกน 20,000 กโลกรม และต 40 ฟต รบเฉพาะสนคาไมเกน 24,000 กโลกรม ลกคาทขนสงสนคาหนกจะใชต Up Grade หมายถง ตทรบน าหนกไดมากกวามาตรฐาน

-Term Freight จะมเพยง 2 Term คอ

- Freight Prepaid คอ คาระวางช าระลวงหนาทตนทาง ผสงออกเปนผช าระกอนเรอออก

- Freight Collect คอ คาระวางชะร าเรยกเกบทปลายทาง ซงผน าเขาเปนผจาย

-Shipper (ผสงออก) ชอผสงออกจะใชชอทไมตรงกบตอนทจองเรอกได แตควรแจงใหสายเรอทราบ

-Consignee (ผรบสนคา) โดยปกตชอผรบสนคาจะตรงกบชอง Notify Party (ผรบสนคาหรอผรบโอนสทธในสนคาจาก Consignee)

-Numbet Booking (เลขท Booking จากสายเรอ) ตองใสทกครงเพราะทกสายเรอจะใชระบบ On Line ดงนนทกอยางจะตองตรงกบ Number Booking เสมอ

-Container Number and Seal Number (หมายเลขตคอนเทนเนอรและหมายเลขแถบผนกตสนคา) ในกรณทเปนลากตเขาโรงงานลกคาตองแจงในเอกสาร Shipping Particulars แตถาลกคาสงเอกสาร

Shipping Particulars ใหกอนวนทลกคายงไมไดลากตหมายเลขตหมายเลขตจะยงไมม แผนกบรการลกคาตองตรวจสอบกบลกคาในภายหลงแลวพมพลงในเอกสาร Shipping Particulars Revised ใหกบสายเรอ

ขนตอนท 8 : การ Confirm Draft เพอสงเอกสาร Bill of Lading (B/L) ใหกบลกคา

Draft B/L จะเปนเพยงเอกสารททางสายเรอท าการออกมาใหกบทางบรษทเพอใชในการตรวจสอบความถกตองของรายละเอยดตางๆทเกยวกบตวสนคา หลงจากททางบรษทไดท าการสง Shipping Particular ใหกบสายเรอแลวชอผสงออก (Shipper) ชอผรบทปลายทาง (Consignee) รวมทงน าหนกหรอจ านวนของสนคา ซงจะมการประทบตราลงบนเอกสารดวยค าวา "Draft" หรอ "Draft Only" เพอเปนการปองกนการแอบอางหรอน า B/L ฉบบดงกลาวไปใชในการออกของทปลายทางได แตตองช าระเงนคา B/L เปนการแสดงใหเหนวา B/L ฉบบนเปนเพยงตวอยางทท าการออกใหกบทางบรษทเพอท าการตรวจสอบความถกตอง Confirm กลบมาใหกบทางสายเรอเทานน ไมสามารถแกไขหรอน าไปใชไดจะตองท าการ Confirm และช าระคาเอกสารกอนทางบรษทจงจะไดรบ B/L ฉบบจรงจากสายเรอซงในทางปฏบตสายเรอจะท าการสแกนและสงมาใหกบทางบรษทเพอท าการตรวจความถกตองของรายละเอยดทงหมดกอนทจะท าการออกเปนเอกสาร Bill of Lading ฉบบจรง แบงเปน

8.1 Draft HB/L คอ Draft B/L ททางบรษทเปนออกใหกบลกคาเพอท าการตรวจความถกตองกอนททางบรษทจะท าการออกแบบ HB/L ฉบบจรงใหกบลกคา โดยมรายละเอยดของสนคาทจะท าการขนสง ดานบนของเอกสารจะเปนชอของบรษท ดงภาพท 2.17 ในสวนของชอ Shipper จะเปนชอของลกคาและ Consignee จะเปนชอผรบสนคาจรงในตางประเทศ ลกคาจะตองท าการ Confirm Draft HB/L ไมเกนวนเรอออกกรณทลกคายงไมท าการ Confirm ทางบรษทควรจะตดตามใหลกคา Confirm กอนวนเรอออก

ภาพท 4.12 แบบฟอรม Draft HB/L ของ BETTER LOGISTIC

8.2 Draft MB/L คอเอกสารB/L ททางสายเรอเปนผออกใหกบทางบรษทเพอท าการตรวจความถกตองของรายละเอยดตางๆ หากมสวนใดทตองการแกไขกสามารถท าการแจงกบสายเรอเพอท าการแกไขได ซงขอมลภายในเอกสาร MB/L และ HB/L จะตองตรงกนทกประการ จะแตกตางกนตรงชอ Shipper ทจะเปนชอบรษท และในสวนของชอ Consignee จะเปนชอตวแทนของบรษท การ Confirm Draft ทางบรษทจะตองท าการ Confirm ไมเกนวนเรอออก ซงทางบรษทจะตองใหลกคาท าการ Confirm HB/L กบทางบรษทกอน ทางบรษทจงจะสามารถ Confirm MB/L ได

ภาพท 4.13 แบบฟอรม Draft HB/L ของสายเรอ

ขนตอนท 9 : การสงเอกสารใหกบตวแทนในตางประเทศ (Pre Alert Mail)

ในการขนสงไปยงตางประเทศ การททางบรษทจะประสานงานกบตวแทนในตางประเทศ (Agent) นนขนอยกบขอตกลงและเทอมทใชในการขนสง เพราะเงอนไชการคาบางกรณอาจไมตองท าการสงสนคาไปจนถงหนาโรงงานของลกคาทปลายทาง อาจจะท าการสงถงทาปลายทางเทานนแตในกรณทลกคาตองการสงสนคาไปยงสถานทของผรบสนคาปลายทางเลยนน ทางบรษทกจะเปนจะตองประสานงานกบตวแทนในตางประเทศ (Agent) เพอความสะดวกสบายในการขนสงสนคาใหถงมอของผรบปลายทาง ทางบรษทจงจ าเปนตะตองประสานงานในดานของเอกสารการขนสง หรอรวมไปถงการแจงรายละเอยด Schedule เรอใหกบตวแทนในตางประเทศ (Agent) ทราบ

ในกรณทเอกสารยงไมเรยบรอย หรอเอกสารอาจเรยบรอยเฉพาะ HB/L ของทางบรษท ทางบรษทนนตองท าการแจงรายละเอยด Schedule เรอ ซงไดแก วนเรอกออก (ETD), วนเรอถง(ETA), ชอเรอ (Vessel name) เปนตน เพอททางตวแทนในตางประเทศ (Agent) จะไดทราบกอนลวงหนาวาจะมสนคาเขาไปยงตางประเทศ พรอมกบแสกนหนา HB/L หรออาจจะเปน Draft ทสงไปใหกบตวแทนในตางประเทศกอน และเมอ MB/L เรยบรอยแลวจงสงคนตามไปทหลง B/L ระหวางทางบรษทกบตวแทนในตางประเทศนนจะเปนททราบกนดวาเอกสารทสงไปนนจะเปน Surrendered B/L เทานนเพราะทางบรษทจะไมท าการสง Original B/L ไปยงตางประเทศเนองจากจะมคาใชจายในการสง (Courier) เอกสาร หากท าเปน Surrender B/L จะสะดวกตอการขนสงเอกสารไปยงตางประเทศเพอททางตวแทนในตางประเทศ (Agent) จะไดน าเอกสารไปใชออกของทปลายทางไดเลย

ขนตอนท 10 : การจดท าใบวางบลใหกบลกคา (Invoice & Tax Receipt)

หลงจากทลกคาได Confirm B/L เรยบรอยแลว แผนกบรการลกคา (CS) จะน าใบ Job Sheet ไปสงใหกบผแทนฝายขาย (Sale) เพอใหผแทนฝายขายแจงราคาในการขนสงของแตละ Shipment ซงราคาททางผแทนฝายขายจะแจงจะขนอยกบใบเสนอราคา (Quotation) ททางผแทนฝายขายไดสงใหกบลกคา และ Team ทใชในการขนสงททางลกคาไดท าการตกลงกบคคาปลายทาง เมอไดราคาขายท Sale ท าการแจงมาแลว แผนกบรการลกคาจะน าราคาทไดไปท าการเปด Invoice เพอใชในการวางบลเพรอมสง B/L ใหลกคาเพอใหลกคาท าการเซนรบกลบมาใหทางบรษท ในบางกรณจะมการใหเครดตในการช าระเงนแกลกคาโดยมการก าหนด Due date (วนครบก าหนดช าระเงน” อาจเปนภายใน 7 วน หรอ 30 วน และเมอถงวนครบก าหนดช าระคาชนสง ทางบรษทอาจท าการตดตอไปทแผนกบญชของลกคาลวงหนากอนวนก าหนด 1 วน เพอใหยนยนวนทจะเขาไปรบเชคคาขนสงกบลกคา

เมอถงวนทตะเขาไปรบเชคคาขนสงกบทางลกคา ทางแผนกบรการลกคาจะจดท า Tax Receipt (ใบเสรจรบเงน) ไปใหกบลกคา โดยเขยนเปนใบมอบหมายงานใหกบทาง Messenger และแนบ Tax Receipt (ใบเสรจรบเงน) เพอไปรบเชคคาขนสง พรอมใบหก ณ ทจายกบทางแผนกบญชของลกคา เมอทางแผนกลกคา (CS) ไปรบเชคมาจาก Messenger แลวกจะน าเชคพรอมกบใบหก ณ ทจายนนสงตอใหแผนกบญช พรอมปด Job งานชดนน

ขนตอนท 11 : การเขยนใบมอบหมายงาน

แผนกบรการลกคาสง Messenger ไปรบ B/L และสงงานไปสงลกคา ตองสงใหละเอยดและครบทกชอง พรอมแนบเอกสารใบเรยกเกบเงน แตการออกใบเรยกเกบเงนบางครงอาจจะไมไดออกพรอมสง B/L เพราะบางบรษทจะมก าหนดการเรยกเกบเงน ถาบรษททมก าหนดการเกบเงนจะตองแนบ Copy B/L ไปดวย ในกรณทลกคาตดตอกบบรษทหลายรายการสงงานตองรบค าสงชวงเชาและสงบาย เพราะในกรณเรงดวนจะท าใหสงเอกสารไมทน หรอถาลกคาอยใกลกบสายเรอทบรษทไปรบ B/L สามารถสงรบ-สงได ดงภาพท 2.20

ขนตอนท 12 : การ Close Job ใหแผนกบญช

เมอทางแผนกบรการลกคารบและสง B/L แลว ขนตอนตอไปจะเปนการปด Job งานโดยทผแทนฝายขาย (Sale) จะเปนผค านวณหาก าไร (Profit) ในแตละ Shipment ซงรายละเอยดมดงน

- หนา Job Sheet

- Booking Confirmation

- Copy B/L ทลกคา Confirm ลาสด

- Copy B/L ทลกคาเซนรบ

- เอกสารตางๆทส าคญ

- Invoice และ Payment Voucher

ขนตอนท 13 : การ Scan เอกสารเกบ

เมอปฏบตงานทกขนตอนแลว ควรน าเอกสารทส าคญแสกนเกบไวในแตละ Job งานเพราะ ถางานมปญหาหรอตองการคนหา ซงถาจะตองใหแผนกบญชเปนผหาเอกสารตางๆ จะท าใหงานมความลาชาเพราะฉะนนถาทางบรษทมการแสกนเกบไวเมอใดมปญหากจะเปดหางานไดโดนทนทและเพองายตอการคนหาขอมลเมอลกคาตองการ และขนตอนการแสกนเอกสารเกบถอเปนขนตอนสดทายของการท างาน