ACCOUNTING 4 WORK DF. Accounting steht für die Erfassung, Verwaltung und Kontrolle von...

ACCOUNTING4WORK DF

„Accounting“ steht für die

• Erfassung,

• Verwaltung und

• Kontrolle von Druckabläufen in einer definierten Umgebung.

Ziel einer Accounting-Lösung ist,

• Klicks zu „personalisieren“ (Verursacherprinzip) Wer hat was auf welchem System gedruckt?

• Kostenrechnung in Druckumgebungen zu ermöglichen: Wer druckt auf welche Kostenstelle? Können Ausdrucke Mandanten / Projekten zugewiesen werden?

• Kosten zu kontrollieren und zu planen: Wo entstehen weshalb welche Druckkosten? Werden die Systeme wirtschaftlich optimal genutzt?

Was ist ACCOUNTING4WORK DF

Erfassen des gesamten Druckaufkommens

DFDruck- ServerMidrange / Host

System

DFAccounting Server

Windows PC

Windows PC

Windows PC

Netzwerkdrucker

Netzwerkdrucker

Netzwerkdrucker

Lokaler Drucker

Lokaler Drucker

Netzwerk-

drucker

Hochleistungs- Netzwerkdrucker

Multifunktions- gerät

Erfassen von Datenmengen und Druckseiten

1. Auswertungsstufe:

• Erfassen von Druckaufkommen und Datenmengen

• Daten können über beliebige Zeiträume erfasst und gespeichert werden

• Druckerspezifische Auswertung möglich.

Ziel: Ermittlung der Performance des jeweiligen Ausgabegerätes

• Unabhängig, ob Office, Multifunktional- oder Produktionsdrucker kann

am jeweiligen Standort der entsprechende Drucker mit den optimalsten

und effizientesten Leistungsmerkmalen definiert werden

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Ermitteln von Geräteauslastung und Papierbedarf

• automatische und effiziente Ermittlung der jeweiligen Geräteauslastung

• Accounting Server erfasst alle Druckdaten und nimmt eine vollautomatische

Analyse von Druckaufkommen, Datenmengen und Geräteauslastung vor

• Druckaufkommen und Geräteauslastung ermöglichen eine leichte Ermittlung

des Papierbedarfs

• Datenstrom erkennt bei vorgedruckten Formularen und Geschäftspapier

in welchen Druckern und Schächten Papier nachgelegt werden muss

Windows 2k / XP / 2k3Accounting Client

System DienstPCL Parser

PostScript Parser

Prescribe Parser

PDF Parser

<?> Parser

Windows DruckServer

DFAccounting Server

Wer, Wie, Wann, Wohin, Wie viel

Windows 2k / XP / 2k3Accounting Server

System Dienst SNMP

Erfassen von Job Parametern im LAN und Host-Umgebung

• Erkennung von Parametern in Abhängigkeit der unterschiedlichen Datenströme

wie z.B. PDF, PCL 3/4/5/6, Postscript, Prescribe

Erfasst werden können im LAN folgende Parameter:

• Druckauftragsname

• Benutzer

• Zeitpunkt

• Zieldrucker

• Seitenzahl

• Papierart

• Simplex / Duplex

• Farbe

• Host-Daten können nach PCL, Postscript oder PDF konvertiert werden und in

ein standardisiertes TCP/IP Netzwerk integriert werden

3 Blätter, A4 80g á 0,050 €3 Simplex-Drucke á 0,015 €1 Bearbeitungskosten á 0,001 €Gesamtkosten 0,196 €

3 Blätter, A4 80g á 0,050 €3 Simplex-Drucke á 0,015 €1 Bearbeitungskosten á 0,001 €Gesamtkosten 0,196 €

Beispiel: Ermittlung von Druckkosten

• Die Druckkosten der einzelnen Druckaufträge setzen sich aus einzelnen Parametern des Druckauftrages und – bei Bedarf – verschiedenen Preislisten zusammen.

Druckkosten Geräte- und Papierbezogen

• zur sinnvollen Accounting-Auswertung werden die Druckdaten den

jeweiligen

druckerspezifischen Daten gegenübergestellt

• folgende Parameter müssen hierfür als Grundlage vom Anwender in das

System

eingegeben werden: Klickkosten, Art und Kosten des Papiers bezogen auf

Nutzung

des jeweiligen Druckerschachtes, Kosten für Farb- oder Monochrom Druck,

evtl.

zusätzliche Grundkosten des Gerätes

Abgleich der ZählerständeMultifunktionsgeräte

• die Druckdaten werden über das Netzwerk erfasst

Was passiert mit Kopien die vor Ort an multifunktionalen Drucksystemen erstellt werden?

• es erfolgt eine automatische Abfrage der Zählerstände am Drucker über SNMP

• die über das Netzwerk erfassten Druckseiten werden mit den Zählerständen der

einzelnen Geräte verglichen

• die jeweiligen Differenzen werden unter einem vordefiniertem Konto im System erfasst

Druckaufträge: 1000 Seiten

Zähler: -1150 Seiten

Kopien: 150 Seiten

SNMP

150 Kopien

Seitenkontrolle mit PJL

• Accounting4Work DF untersucht und überwacht alle Druckdaten auf

Vollständigkeit im Ergebnis

• PJL Funktionalität meldet dem druckenden System, ob der jeweilige Druckauftrag

angekommen, gedruckt oder abgebrochen wurde

• jeder Druckauftrag wird auf Vollständigkeit und erfolgtes Drucken überprüft

• es wird vermieden, dass abgebrochene und wiederaufgenommene Druckaufträge

doppelt abgerechnet werden

Zentraler Accounting Server und Client

• alle in den Datenströmen erfassten Daten sowie alle Parameter über Benutzer,

Drucksysteme und Druckkosten werden im zentralen Accounting Server archiviert

• Archivierung erfolgt in standardisierter SQL Umgebung

• Anwender kommuniziert über eigene Applikation

• Anwender kann eigene Auswertungsapplikationen oder Schnittstellen zu anderen

Systemen entwickeln, z.B. Dokumentensysteme

• durch Verknüpfung der Druckdaten mit Anwenderdaten und Kosten ist eine

Kostenstellenanalyse möglich

• Benutzer- Abteilungs- und Mandantenkonten

Auswertung

• frei wählbare Berichtszeiträume

• beliebige Auswertungen

• Auswertungen erfolgen Betriebssystemneutral und Hardwareunabhängig

Mögliche Auswertungen:

• Geräteliste

• Benutzerliste

• Abteilungsliste

• Mandantenliste

• Benutzer pro Abteilung

• Mandanten pro Benutzer

• Mandanten pro Abteilung

Reports nach gegebenem Zeitraum (z.B.: Jahr, Quartal, Monat, Woche oder benutzerdefiniert)

• Kontoauszug des Benutzers

• Kontoauszug der Abteilung

• Kontoauszug des Mandanten

• Aktivität nach Gerät

• Aktivität nach Abteilung

• Aktivität nach Mandanten

• Gerätenutzung

• Papiernutzung

Auswertung

Beispiel: für eine Auswertung von Druckkosten

• Eine Vielzahl vorgefertigter Berichte ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die gesammelten Daten und stellt diese z. B. als Kosten- grafik da.

• Der Auswertungs- zeitraum und die angezeigten Personen, Abteilungen oder Kostenstellen sind dabei frei wählbar.

ACCOUNTING4WORK Erfassungsmodul

Anwender werden die folgenden Informationen über seinen Druckauftrag aktuell

zur Verfügung gestellt:

• Wann wurde der Druckauftrag generiert?

• Auf welchen Drucker wird der Druckauftrag ausgegeben?

• Wie viele Druckaufträge gehen dem spezifischen Druckauftrag voraus?

• Konnte der spezifische Druckauftrag erfolgreich gedruckt werden?

Es können nicht nur Druckaufträge aus Windows und Office Umgebungen angezeigt

werden, sondern auch aus der sogenannten Mainframe und Host Welten

ACCOUNTING4WORK WP

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(IP Bereich 192.168.1.xxx)(IP Bereich 172.169.18.xxx)

(IP Bereich 192.168.120.xxx)

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