View
2
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
1
Administratieve Organisatie
Interne Controle
Brandweer Brabant-Noord
Datum: 06 december 2012
Versie 1.3
Opdrachtgevers: Anne Hellings, Niek Mertens
Opstellers: Arjen Timmermans en Thijs Jagersma
Update uitgevoerd door: Arjen Timmermans
Vastgesteld door het KMT op 10 dec. 2012
2
Administratieve Organisatie / Interne Controle
Handboek AO/IC met daarin een beschrijving van de (financiële) Administratieve
Organisatie en een bijbehorend plan voor de Interne Controle.
3
Inhoud Inhoud ............................................................................................................................. 3 1. Inleiding ......................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1.1 Doel van het handboek AO/IC ................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.2 Overzicht en afbakening Administratieve Organisatie BBN . Fout! Bladwijzer
niet gedefinieerd. 1.3 Beschrijven van processen ....................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.4 Totstandkoming van dit Handboek .......... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.5. Borging en Doorontwikkeling ................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
2. Proces Inkoop................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
2.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkoop .................. Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd. 2.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
3. Proces Salarisverwerking en vergoedingen ... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.1 Afbakening en Omschrijving Proces Salarisverwerking en vergoedingen Fout!
Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.2. Relevante Regelgeving ........................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
3.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.4 Bijlagen .................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
4. Proces Inkomsten ........................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
4.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkomsten ............ Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd. 4.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
5. Proces Financieel Administratief ............................................................................ 5 5.1 Afbakening en Omschrijving Proces Financieel Administratief ...................... 5 5.2 Relevante Regelgeving ..................................................................................... 5
5.3 Procesmodellen ................................................................................................. 6 5.4 Bijlagen ........................................................................................................... 35
6. Planning & Control ............................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.1 Afbakening en Omschrijving Proces Planning & Control ..... Fout! Bladwijzer
niet gedefinieerd. 6.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
7. Treasury .................................................................................................................... 36
7.1 Afbakening en Omschrijving Proces Treasury ............... Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd. 7.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Bijlagen handboek ........................................................................................................ 36
Bijlage 1 Voorbeeld bestelformulier ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 2 Declaratieformulier ................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Bijlage 3 Registratieformulier verstrekken bankpas ..................... Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd. Bijlage 4 Geleideformulier pinpas- en creditcardtransacties ........ Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd. Bijlage 5 Presentielijst brand ................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Bijlage 6 Presentielijst hulpverlening .................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
4
Bijlage 7 Urenlijst (declaratie-uren) ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 8 Presentielijst oefenen (voorbeeld) .......... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 9 Declaratieformulier reiskosten auto ....... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 10 Declaratieformulier reiskosten openbaar vervoer ....... Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd. Bijlage 11 Declaratieformulier verblijfskosten ...... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 12 Voorschottenbeleid ............................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 13 Formulier voorschot salaris .................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 14 Werkinstructie registreren uren vrijwilligers .............. Fout! Bladwijzer niet
gedefinieerd. Bijlage 15 Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot .................................. 37
Bijlage 16 Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas ............................ 38
Bijlage 17 Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas ............................................... 39 Bijlage 18 Paraafformulier ............................................................................................ 40
5
5. Proces Financieel Administratief In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie van de
“Financieel Administratieve Processen” van Brandweer Brabant-Noord.
5.1 Afbakening en Omschrijving Proces Financieel Administratief
Onder Financieel Administratief verstaan we: ‘processen die binnen de financiële
afdeling plaatsvinden, onder geheel onder de verantwoordelijkheid vallen van de
teamleden van het financiële team, en de overige administratieve processen (zoals
beschreven in de handboek) ondersteunen’.
We maken onderscheid tussen de volgende procesonderdelen.
Hoofdproces
§ Procesonderdelen/subprocessen Interne Controle
Financieel
Administratief
Proces
5.3.1 Debiteuren- en crediteurenbeheer
IC Administratie
5.3.2 Memoriaalboekingen
5.3.3 Parafenlijst
5.3.4 Betalingen
5.3.5 Verwerken bankafschrift
5.3.6.1 Kas opmaken
5.3.6.2 Uitgaande kasstromen
5.3.6.3 Inkomende kasstromen
5.2 Relevante Regelgeving
De relevante interne regelgeving voor het proces inkoop is als volgt.
Interne Regelgeving
- Regeling budgethouders Brandweer Brabant-Noord van 7 december 2011.
- Algemeen mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit BBN 2011.
- Wijzigingsbesluit Algemene mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit
Brandweer Brabant-Noord van 7 december 2011
- Algemene Inkoopvoorwaarden Brandweer Brabant-Noord 2012.
- Financiële verordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007.
- Organisatieverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007.
6
5.3 Procesmodellen
5.3.1 Debiteuren- en crediteurenbeheer
Nee
Nee
Ja
Nee
Ja
Ja
Nee
Ja
Ont vangen f act uur van(vermoedelijk) nieuweCredit eur
1
Wijziging van gegevenscredit eur (bankrekening,NAW-gegevens)
2
Maken f act uur van(vermoedelijk) nieuweDebit eur
13
Uit draaien vancredit eurgegevens uitf inancieel pakket pluskopie van f act uur
Teamlid F&C
7
Paraf eren uit draaicredit eurgegevens
Teamlid F&C
9
Archiveren geparaf eerdecredit eurgegevens enkopie f act uur
Admin. mdw
10
Cont role op invoer vannieuwe debit eur.Correct e invoer?
Teamlid F&C
19
Uit draaien vandebit eurgegevens uitf inancieel pakket pluskopie van verkoopf act uur
Admin. mdw
18
Paraf eren uit draaidebit eurgegevens
Teamlid F&C
20
Archiveren geparaf eerdedebit eurgegevens enkopie f act uur
Admin. mdw
21
Aanmaken van nieuwedebit eur in f inancieelpakket
Admin. mdw
17
Check indebit eurenbest and:nieuwe debit eur?
Admin. mdw
14
Verif iërenbankrekeningnummer
Admin. mdw
5
Verif iëren NAWgegevens
Admin. mdw
16
Check incredit eurenbest and:nieuwe credit eur ofwijzigen?
Admin. mdw
3
Aanmaken of wijzigenvan credit eur in f inancieelpakket
Admin. mdw
6
Collegiale t oet s op invoervan nieuwe credit eur.
Teamlid F&C
8
Proces I nkoop van goederen en dienst en op rekening
12
Proces I nkomst en
23
Map St amgegevensdebit euren
22
Proces inkomst en (aanmaken f act uur)
15
Proces I nkoop van dienst en en goederen op rekening
4
Map St amgegevenscredit euren
11
7
Nee
Nee
Ja
Nee
Ja
Ja
Nee
Ja
Ont vangen f act uur van(vermoedelijk) nieuweCredit eur
1
Wijziging van gegevenscredit eur (bankrekening,NAW-gegevens)
2
Maken f act uur van(vermoedelijk) nieuweDebit eur
13
Uit draaien vancredit eurgegevens uitf inancieel pakket pluskopie van f act uur
Teamlid F&C
7
Paraf eren uit draaicredit eurgegevens
Teamlid F&C
9
Archiveren geparaf eerdecredit eurgegevens enkopie f act uur
Admin. mdw
10
Cont role op invoer vannieuwe debit eur.Correct e invoer?
Teamlid F&C
19
Uit draaien vandebit eurgegevens uitf inancieel pakket pluskopie van verkoopf act uur
Admin. mdw
18
Paraf eren uit draaidebit eurgegevens
Teamlid F&C
20
Archiveren geparaf eerdedebit eurgegevens enkopie f act uur
Admin. mdw
21
Aanmaken van nieuwedebit eur in f inancieelpakket
Admin. mdw
17
Check indebit eurenbest and:nieuwe debit eur?
Admin. mdw
14
Verif iërenbankrekeningnummer
Admin. mdw
5
Verif iëren NAWgegevens
Admin. mdw
16
Check incredit eurenbest and:nieuwe credit eur ofwijzigen?
Admin. mdw
3
Aanmaken of wijzigenvan credit eur in f inancieelpakket
Admin. mdw
6
Collegiale t oet s op invoervan nieuwe credit eur.
Teamlid F&C
8
Proces I nkoop van goederen en dienst en op rekening
12
Proces I nkomst en
23
Map St amgegevensdebit euren
22
Proces inkomst en (aanmaken f act uur)
15
Proces I nkoop van dienst en en goederen op rekening
4
Map St amgegevenscredit euren
11
Beschrijving bij procesmodel Debiteuren- en crediteurenbeheer
Naam Functionaris Omschrijving
1 Ontvangen factuur van
(vermoedelijk) nieuwe
Crediteur
Het ontvangen van een mogelijk nieuwe
inkoopfactuur is de start van dit proces.
2 Wijziging van
gegevens crediteur
(bankrekening, NAW-
gegevens)
Een wijziging van de gegevens van de
crediteur is mogelijk is
3 Check in
crediteurenbestand:
nieuwe crediteur of
wijzigen?
Administratief
medewerker
De administratief medewerker checkt in
het financieel pakket of de crediteur
bekend is. Daarbij wordt gekeken naar de
handelsnaam, het BTW-nummer, het
bankrekeningnummer. Een crediteur is
nieuw wanneer deze een unieke
handelsnaam heeft met bijbehorend uniek
8
BTW nummer.
Nieuwe crediteur?:
Zo nee; stap 4 volgt.
Zo ja; stap 5 volgt.
4 Proces Inkoop van
diensten en goederen
op rekening
Als crediteur (toch) bekend blijkt in het
crediteurenbestand dan gaat het proces
verder met het Proces inkoop van
diensten en goederen op rekening. Dit
proces is beschreven in paragraaf 2.3.1).
5 Verifiëren
bankrekeningnummer
Administratief
medewerker
Als een nieuwe crediteur opgenomen
wordt dan dient het bankrekeningnummer
geverifieerd te worden. Dit kan aan de
hand van de inkoopfactuur. Bij wijziging
van het bankrekeningnummer dient eerst
telefonisch contact te worden opgenomen
met de crediteur en hiervan een notitie in
het Financieel Pakket gemaakt te worden.
6 Aanmaken of wijzigen
van crediteur in
financieel pakket
Administratief
medewerker
De crediteur wordt aangemaakt in het
financieel pakket. De volgende gegevens
worden in ieder geval opgenomen:
Handelsnaam.
Adres.
Bankrekening.
BTW-nummer.
7 Uitdraaien van
crediteurgegevens uit
financieel pakket plus
kopie van factuur
Administratief
medewerker
Van de gegevens wordt uit het financieel
pakket een uitdraai gemaakt, ook wordt
een kopie van een inkoopfactuur van de
crediteur gemaakt.
8 Collegiale toets op
invoer van nieuwe
crediteur.
Teamlid Financiën &
Control
Een teamlid van het team Financiën &
Control controleert ingevoerde gegevens
van de nieuwe crediteur. Daarbij is
specifiek aandacht voor de juiste naam en
bankrekening.
Correcte invoer?:
Zo nee; stap 6 volgt.
Zo ja; stap 9 volgt.
9 Paraferen uitdraai
crediteurgegevens
Teamlid Financiën &
Control
Op de uitdraai van de gegevens wordt
door de controlerende medewerker een
paraaf gezet.
10 Archiveren Administratief De uitdraai met de kopie inkoopfactuur
9
geparafeerde
crediteurgegevens en
kopie factuur
medewerker worden opgeborgen in de map
“stamgegevens crediteuren”.
11 Map Stamgegevens
crediteuren
In de map “stamgegevens crediteuren”
bevinden zich de gegevens van de
(nieuwe) crediteuren op volgorde van
crediteurnummer.
12 Proces Inkoop van
goederen en diensten
op rekening
Nadat de nieuwe crediteur is aangemaakt
volgt het vervolg van het proces “Inkoop
van goederen en diensten op rekening”.
Zie paragraaf 2.3.1.
13 Maken factuur van
(vermoedelijk) nieuwe
Debiteur
Het aanmaken van een nieuwe
verkoopfactuur is de start van dit proces.
14 Check in
debiteurenbestand:
nieuwe debiteur?
Administratief
medewerker
De administratief medewerker checkt in
het financieel pakket of de debiteur
bekend is. Daarbij wordt gekeken naar de
naam en de NAW gegevens. Een debiteur
is nieuw wanneer deze een unieke naam
heeft met bijbehorend unieke NAW
gegevens
Nieuwe debiteur?:
Zo nee; stap 15 volgt.
Zo ja; stap 16 volgt.
15 Proces inkomsten
(aanmaken factuur)
Als debiteur (toch) bekend blijkt in het
debiteurenbestand dan gaat het proces
verder met het proces Inkomsten
(aanmaken verkoopfactuur). Zie
paragraaf 4.3.1.
16 Verifiëren NAW
gegevens
Administratief
medewerker
Als een nieuwe debiteur opgenomen
wordt dan dient de NAW-gegevens
geverifieerd te worden.
Verantwoordelijkheid voor juist
aanleveren van de naw-gegevens ligt bij
de opdrachtgever (verkoper) om de
verkoopfactuur te maken.
17 Aanmaken van nieuwe
debiteur in financieel
pakket
Administratief
medewerker
De debiteur wordt aangemaakt in het
financieel pakket. De volgende gegevens
worden in ieder geval opgenomen:
Handelsnaam.
Adres.
Indien bekend worden ook de volgende
10
gegevens opgenomen:
Bankrekening.
BTW-nummer.
18 Uitdraaien van
debiteurgegevens uit
financieel pakket plus
kopie van
verkoopfactuur
Administratief
medewerker
Van de gegevens wordt uit het financieel
pakket een uitdraai gemaakt, ook wordt
een kopie van een verkoopfactuur van de
debiteur gemaakt.
19 Controle op invoer van
nieuwe debiteur.
Correcte invoer?
Teamlid Financiën &
Control
De administrateur controleert de
ingevoerde gegevens van de nieuwe
debiteur. Daarbij is specifiek aandacht
voor de juiste naam en adresgegevens.
Correcte invoer?
Zo nee; stap 17 volgt.
Zo ja; stap 20 volgt.
20 Paraferen uitdraai
debiteurgegevens
Teamlid Financiën &
Control
Op de uitdraai van de gegevens wordt
door de controlerende medewerker een
paraaf gezet.
21 Archiveren
geparafeerde
debiteurgegevens en
kopie factuur
Administratief
medewerker
De uitdraai met de kopie verkoopfactuur
worden opgeborgen in de map
“stamgegevens debiteuren”.
22 Map stamgegevens
debiteuren
In de map “stamgegevens debiteuren”
bevinden zich de gegevens van de
(nieuwe) debiteuren op volgorde van
debiteurnummer.
23 Proces Inkomsten Nadat de nieuwe debiteur is aangemaakt
volgt het vervolg van het proces
“Inkomsten”. Paragraaf 4.3.1.
11
5.3.2 Memoriaalboekingen
Ja
Nee
Boekingen die niet viainkoop-, verkoop-, kas-,bankboek kunnen
1
Controlememoriaalboeking eninvoer financieel pakket.Akkoord?
Administrateur
4
Verwerken in financieelpakket en paraferen
Administrateur
5
Archiveren formuliermemoriaalboeking metachterliggende stukken
Administrateur
6
Uitdraai maken vanmemoriaalboeking uitfinancieel pakket
Teamlid F&C
3
Memoriaal boeken infinancieel pakket
Teamlid F&C
2
Proces afgerond
7
Beschrijving bij procesmodel Memoriaalboekingen
Naam Functionaris Omschrijving
1 Boekingen die niet via
inkoop-, verkoop-, kas-,
bankboek kunnen
Memoriaal is een dagboek. Boekingen
die niet in het inkoop-, verkoop-, bank-,
en kasboek komen in het memoriaalboek.
Bijvoorbeeld correcties, herverdeling
grootboek, functioneel boeken
pinpastransacties.
2 Memoriaal boeken in
financieel pakket
Teamlid Financiën &
Control
Het teamlid maakt aan de hand van de
onderliggende stukken de
memoriaalboeking in het financieel
pakket.
Voor het maken van de boeking wordt
indien nodig contact gezocht met de
administrateur.
12
3 Uitdraai maken van
memoriaalboeking uit
financieel pakket
Teamlid Financiën &
Control
Vanuit het financieel pakket maakt het
teamlid een uitdraai (printscreen) van de
memoriaalboeking. Deze uitdraai dient
ten minste de volgende gegevens te
bevatten:
Boekingsdatum;
Naam medewerker welke de
memoriaalboeking heeft geboekt;
Boekstuknummer;
Boekingsgang (debet/credit);
Omschrijving;
Referentienummer;
Bedrag;
BTW-code;
IV3-code
Vervolgens wordt deze uitdraai samen
met de onderliggende stukken van de
boeking aan de administrateur
aangeleverd.
4 Controle
memoriaalboeking en
invoer financieel
pakket. Akkoord?
Administrateur De administrateur controleert aan de hand
van uitdraai van de memoriaalboeking en
de daadwerkelijke boeking in het
financieel pakket de memoriaalboeking.
Boeking akkoord?
Indien ja, stap 7 volgt.
Indien nee, stap 4 volgt.
5 Verwerken boeking in
financieel pakket en
paraferen
Administrateur De administrateur verwerkt de boeking in
het financieel pakket. Vervolgens
voorziet de administrateur de printscreen
van de memoriaalboeking van een paraaf
en een datum.
6 Archiveren formulier
memoriaalboeking met
achterliggende stukken
Administrateur De memoriaalboekingen met
achterliggende stukken worden,
gerangschikt naar documentnummer,
opgeborgen in de map van de soort
memoriaalboeking. De volgende
memoriaalboekingen worden
onderscheiden in Exact:
Algemeen;
Salarissen;
BTW;
Afschrijvingen + rente;
Opbrengsten;
Doorverdeling;
13
Hierbij dienen de memoriaalmappen een
doorlopende nummering te kennen. De
administrateur dient hierop toe te zien.
7 Proces afgerond Na het archiveren is het proces afgerond.
14
5.3.3 Parafenlijst
Nieuwe paraaf
Wijz iging paraafformulier
Voorleggen vanparaafformulier aanmedewerker
P&O-adviseur
2
Ondertekenenparaafformulier
(Nieuwe) medewerker BBN
7
Archiverenparaafformulier
Fin.adm.mdw
8
Nieuwemedewerker
1
Periodiekopschonenparafenli js t
10
Parafenli js t compleet
9
Archiveren (oude)parafenformulieren
Fin.adm.mdw
12
OpschonenParafenli js t
Fin.adm.mdw
11
Ontbrekendehandtekening
3
Paraafformulieropsturen / wijz igen
Fin.adm.mdw
6
Parafenli js t opgeschoond
13
Wijz iging functiecommuniceren
P&O-adviseur
5
Wijz iging functie 4
Beschrijving bij procesmodel Parafenlijst
Naam Functionaris Omschrijving
1 Nieuwe medewerker Als een nieuwe medewerker bij BBN in
dienst komt start dit proces. Alle
medewerkers met budget
verantwoordelijkheid (budgethouders)
dienen in de parafenlijst opgenomen te
zijn.
2 Voorleggen van
paraafformulier aan
medewerker
P&O-adviseur Bij indiensttreding wordt door de P&O-
adviseur aan de medewerker een
paraafformulier voorgelegd. Dit formulier
zit bij het indiensttredingspakket.
3 Ontbrekende
handtekening
Het proces start ook als blijkt dat er een
handtekening ontbreekt. (Bijv. bij het
verwerken van een inkoopfactuur waar
15
een onbekende handtekening opstaat).
4 Wijziging functie
Een andere trigger voor het proces is een
wijziging van een functie van een
(toekomstig) budgethouder. Hiermee
worden alle wijzigingen bedoeld die
betrekking hebben op functies met
budgetverantwoordelijkheid.
5 Wijziging functie
communiceren
P&O-adviseur Bij functiewijziging van een (toekomstig)
budgethouder gaat er vanuit de P&O-
adviseur een signaal naar de financieel
administratief medewerker.
6 Paraafformulier
opsturen / wijzigen
Financieel
administratief
medewerker
De financieel administratief medewerker
stuurt een leeg paraafformulier door naar
de nieuwe medewerker waarvan de paraaf
nog ontbreekt in de parafenlijst. Ga naar
stap 7.
Wanneer er sprake is van een wijziging
qua functie dan wordt er door de
financieel administratief medewerker in
de parafenlijst nagegaan of de
medewerker hier reeds in zit. Indien dit
het geval is wordt de einddatum van de
huidige functie op het paraafformulier
ingegeven. Vervolgens wordt de nieuwe
functie met ingangsdatum op het
paraafformulier ingegeven. Ga
vervolgens naar stap 8.
Bij wijzigingen qua functie van
medewerkers waarvan nog geen
paraaflijst aanwezig is wordt er door de
financieel administratief medewerker een
leeg paraafformulier doorgestuurd naar de
nieuwe budgethouder. Ga naar stap 7.
7 Ondertekenen
paraafformulier
(Nieuwe) medewerker
BBN
De (nieuwe) medewerker van BBN tekent
het formulier op naam en functie, zet een
handtekening en een paraaf. Geeft de
datum indienst aan. En vervolgens dateert
de (nieuwe) medewerker het formulier.
8 Archiveren
paraafformulier
Financieel
administratief
medewerker
De financieel administratief medewerker
ontvangt het paraafformulier en neemt
deze op in de parafenlijst.
9 Parafenlijst compleet Einde van het proces is wanneer de
16
parafenlijst weer compleet is.
10 Periodiek opschonen
parafenlijst
Periodiek zal de financieel administratief
medewerker de parafenlijst opschonen.
11 Opschonen
Parafenlijst
Financieel
administratief
medewerker
De financieel administratief medewerker
schoont de parafenlijst op. Hiervoor
wordt in overleg getreden met de P&O-
adviseur(s) om te kijken of alle
wijzigingen door zijn gekomen (check
indienst / uitdienst / wijziging functie).
12 Archiveren (oude)
parafenformulieren
Financieel
administratief
medewerker
De financieel administratief medewerker
archiveert de overbodige (oude)
parafenformulieren in het archief van de
parafenlijst.
13 Parafenlijst
opgeschoond
Einde van het proces is wanneer de
parafenlijst opgeschoond is.
17
5.3.4 Betalingen
J a
Nee
J a
J a
Nee
Be taa lb a tc h n ie t a k k o o rd
L os s e be ta l i ng n ie t ak k oo rd
Aan m a k e nb e taa lo p d rac h t
Fin .a dm .m dw
1 2
We k e l i j k s e b e ta l in gin k oo p fa c tu ren
1
Eén k e e r p e r wee k lo s s eb e ta l in ge n a an m a k e n
1 1
Be taa lo p d rac h t v o o rb e ta l in g tu s s e n e ige nre k en in g en
1 0
Be taa lo p d rac h ta u to ris e ren e n v e rz e n de n
Fin .a dm .m dw
1 7
Arc h i v e re n v anb e taa lo p d rac h te n eno nd e rl i gg e nd e s tu k k e n
Adm .m dw
1 8
Im p o rte re nb e taa lo p d rac h t
Fin .a dm .m dw
8
Prin te na u to ris a tie fo rm u l ie r
Fin .a dm .m dw
9
Au to ris a tie fo rm u l ie rte k en e n do o rte k en in g s b e v o e gd e n
Tek e n ing s be v oe g de n
1 6
Ops te l l enb e ta l in gs v oo rs te lb e taa lb a tc h
Fin .a dm .m dw
4
Se lec te re n e n fia tte renv an te be ta le n fa c tu re n infi na n c iee l pa k k e t
Fin .a dm .m dw
2
Con tro le v o l l ed ig h e id ena an wez ig h e ido nd e rl i gg e nd e s tu k k e n .Ak k o o rd?
Tek e n ing s be v oe g de n
1 4
Con tro leb an k re k e n in gn u m m erse n be d ra g
Tek e n ing s be v oe g de n
1 5
Aan le v e rena u to ris a tie fo rm u l ie r m e to nd e rl i gg e nd e s tu k k e n b i jte k en in g s b e v o e gd e n
Fin .a dm .m dw
1 3
Con tro le fa c tu ren u i tb a tc h
Fin .a dm .m dw
5
Bi j e l k a a r z o ek e n v a n teb e ta len fac tu re n
Fin .a dm .m dw
3
Be taa lb a tc h v e rwe rk ene n be ta a lo pd ra c h ta an m a k e n
Fin .a dm .m dw
7
Verwe rk e n ba n k a fs c h ri ft
1 9
Aan p as s en b a nk re k en in go f b e d rag
Adm .m dw
6
18
Beschrijving bij procesmodel Betalingen
Naam Functionaris Omschrijving
1 Wekelijkse betaling
inkoopfacturen
Wekelijks worden de inkoopfacturen
betaald.
2 Selecteren en fiatteren
van te betalen facturen
in financieel pakket
Financieel
administratief
medewerker
De financieel administratief medewerker
maakt vanuit het financieel pakket een
selectie van te betalen facturen.
(Creditfacturen worden verrekend). De
inkoopfacturen met een vervaldatum die
valt binnen de termijn van een week
worden meegenomen in de betaling. De
financieel administratief medewerker
fiatteert deze zodat het niet meer mogelijk
is wijzigingen aan te brengen.
3 Bij elkaar zoeken van
te betalen facturen
Financieel
administratief
medewerker
De financieel administratief medewerker
maakt vanuit het financieel pakket een
lijst met de “te betalen facturen”.
4 Opstellen
betalingsvoorstel
betaalbatch
Financieel
administratief
medewerker
Vanuit de map “openstaande inkoop”
worden de facturen die in het
betalingsvoorstel zitten geselecteerd en
bij het betalingsvoorstel gevoegd.
5 Controle facturen uit
batch.
Financieel
administratief
medewerker
Aan de hand van de betaalbatch worden
de facturen gecontroleerd. Daarbij is
sowieso aandacht voor het bedrag en het
bankrekeningnummer.
Akkoord?
Indien ja; stap 7 volgt.
Indien nee; stap 6 volgt.
6 Aanpassen
bankrekening of
bedrag
Administratief
medewerker
De administratief medewerker kan
aanpassingen in bankrekening en bedrag
doorvoeren. (Indien deze wijzigingen
betrekking hebben op de stamgegevens
dan wordt ook het proces
crediteurenbeheer doorlopen)
7 Betaalbatch verwerken
en betaalopdracht
aanmaken
Financieel
administratief
medewerker
In het financieel pakket worden de te
betalen facturen “verwerkt”. Vanuit het
financieel pakket wordt een
betaalopdracht aangemaakt (Clieop-
bestand).
8 Importeren Financieel Middels internetbankieren wordt de
19
betaalopdracht administratief
medewerker
betaalopdracht ingelezen.
9 Printen
autorisatieformulier
Financieel
administratief
medewerker
De financieel administratief medewerker
print vanuit internetbankieren een
autorisatieformulier.
10 Betaalopdracht voor
betaling tussen eigen
rekeningen
Betalingen tussen eigen rekeningen van
BBN kan de start zijn van het proces
betalingen.
11 Eén keer per week
losse betalingen
aanmaken
Eén keer per week worden betalingen
verricht die niet vanuit het inkoopboek
komen.
Alleen indien dit noodzakelijk is wordt
hier vanaf geweken.
12 Aanmaken
betaalopdracht
Financieel
administratief
medewerker
Voor ‘losse’ betalingen wordt middels
internetbankieren een betaalopdracht
aangemaakt.
13 Aanleveren
autorisatieformulier
met onderliggende
stukken
Financieel
administratief
medewerker
Het autorisatieformulier wordt met
onderliggende stukken (facturen,
declaraties etc.) door financieel
administratief medewerker aangeleverd
bij de tekeningbevoegden.
14 Controle volledigheid
en aanwezigheid
onderliggende
stukken.
Tekeningbevoegden De twee tekeningbevoegden controleren
zichtbaar (vinkje zetten) het
autorisatieformulier. Zijn de
onderliggende stukken aanwezig? En
corresponderen ze met elkaar? (zelfde
bedrag, gelijk aantal betalingen, zelfde
challengenummer)
Akkoord?:
Indien ja; stap 15 volgt.
Indien nee; stap 13 volgt.
15 Controle
bankrekeningnummers
en bedrag.
Tekeningbevoegden De twee tekeningbevoegden controleren
de betaalbatch. Daarbij gelden de
volgende richtlijnen:
Voor losse betalingen aangemaakt
middels internetbankieren worden alle
bedragen en bankrekeningnummers op
basis van een steekproef (op basis van
de betalingslijst) gecontroleerd.
Voor betaalbatches aangemaakt vanuit
het financiële pakket worden
20
steekproefsgewijs gecontroleerd. Deze
controle gebeurt op basis van de
betaallijst gegenereerd vanuit
internetbankieren. Alle bedragen
boven de €50.000 altijd zichtbaar
controleren.
Akkoord?:
Indien ja; stap 16 volgt.
Indien nee; stap 12 volgt in geval van
“losse” betalingen en stap 6 volgt in
geval van ‘betaalbatch betalingen”.
16 Autorisatieformulier
tekenen door
tekeningbevoegden
Tekeningbevoegden De twee tekeningbevoegden tekenen het
autorisatieformulier met:
Een handtekening.
Het responsnummer (te verkrijgen met
challengenummer behulp van de
numerator.(ING I-dentity Box)).
17 Betaalopdracht
autoriseren en
verzenden
Financieel
administratief
medewerker
De financieel administratief medewerker
autoriseert met behulp van de twee
responsnummers van de
tekeningbevoegden de betaalopdracht bij
internetbankieren.
18 Archiveren van
betaalopdrachten en
onderliggende stukken
Administratief
medewerker
Het betalingsvoorstel, het
autorisatieformulier en onderliggende
stukken worden gearchiveerd in de
daarvoor bestemde mappen.
19 Verwerken
bankafschrift
Einde van het proces, proces verloopt
verder bij verwerken bankafschrift. Zie
paragraaf 5.3.5.
21
5.3.5 Verwerken bankafschrift
Dagelijks verwerkenbankafschrift
1
Importeren bankafschriftin financieel pakket
Fin.adm.mdw.
3
Printen en archiverenvan het bankafschrift
Fin.adm.mdw.
4
Boeken en waar mogelijkafletteren van regelsbankafschrift
Fin.adm.mdw.
5
Bijwerken mappen
Fin.adm.mdw.
6
Exporteren bankafschriftvia internetbankieren
Fin.adm.mdw.
2
Bankafschrift verwerkt
7
Beschrijving bij procesmodel Verwerken bankafschrift
Naam Functionaris Omschrijving
1 Dagelijks verwerken
bankafschrift
Elke werkdag wordt het bankafschrift
verwerkt.
2 Exporteren
bankafschrift via
internetbankieren
Financieel
administratief
medewerker
De financieel administratief medewerker
exporteert dagelijks het bankafschrift via
internetbankieren.
3 Importeren
bankafschrift in
financieel pakket
Financieel
administratief
medewerker
De financieel administratief medewerker
importeert dagelijks het bankafschrift in
het financieel pakket
4 Printen en archiveren
van het bankafschrift
Financieel
administratief
medewerker
Vanuit het financieel pakket wordt het
bankafschrift geprint en gearchiveerd in
een aparte map.
22
5 Boeken en waar
mogelijk afletteren
van regels
bankafschrift
Financieel
administratief
medewerker
In het financieel pakket wordt het
ingelezen afschrift verwerkt door de
financieel administratief medewerker; de
regels op het bankafschrift worden
afgeletterd.
Of de financieel administratief
medewerker maakt, indien nodig, vanuit
het afletterscherm een directe boeking in
het grootboek. Dit zal met name zijn op
het gebied van de declaraties en de
salarisadministratie.
6 Bijwerken mappen Financieel
administratief
medewerker
De verschillende mappen (openstaande
inkoop, te betalen declaraties etc.)
bijwerken aan de hand van het
bankafschrift.
7 Bankafschrift
verwerkt
Einde van het proces is een verwerkt
bankafschrift
23
5.3.6 Kas
5.3.6.1 Kas Opmaken
Nee
Niet akkoord
Ja
Nee
Ja
Niet akkoord
Akkoord
Maandelijks 1
Is er eenkasverschil?
Kassier
4
Akkoordkasverschil?
Teamleider F&C
5
Kasopmaak-formulier invullenen ondertekenen
Kassier / controleur
3
Controle kasstaat,-boeking en-opmaakformulier
Teamleider F&C
7
Kasboeking infinancieel pakket
Fin.adm.mdw.
9
Onderliggendestukken kas naarfin.adm.mdw.
Teamleider F&C
8
Kascontrole
Kassier / controleur
2
Kas betreffende maand verwerkt
10
Corrigerendemaatregelenopstellen
Teamleider F&C
6
Beschrijving bij procesmodel Kas opmaken
Naam Functionaris Omschrijving 1. Maandelijks Elke maand moet de kas worden
opgemaakt, gecontroleerd en geboekt. De
intentie is om het opmaken, controleren en
boeken van de kas in de eerste werkweek
na de af te sluiten maand te hebben
uitgevoerd.
24
Bij een kasoverdracht, vanwege het
tijdelijke niet beschikbaar zijn van de
kassier, wordt de kas overgedragen
middels het opmaken van de kas en het
invullen van het kasopmaakformulier door
de kassier en zijn vervanger (controleur bij
de telling).
2. Kascontrole Kassier / controleur De kassier en een tweede medewerker van
BBN sluiten op de eerste werkdag van de
maand de kas af. Zij doen dit middels een
kascontrole. De tweede medewerker van
BBN (de controleur) moet een medewerker
zijn die verder geen belang heeft bij de kas.
Bij de kascontrole wordt er een telling
gemaakt van het werkelijk in kas
aanwezige contante geld. En een
afzonderlijke telling van de voorraad
aanwezig waardepapier.
Verder wordt door de kassier de,
gedurende de maand, ingevulde kasstaat
gecontroleerd op volledigheid en juistheid.
Wanneer de kasstaat akkoord is
ondertekend de kassier de kasstaat.
3. Kasopmaakformulier
invullen en
ondertekenen
Kassier / controleur De telling van de kas wordt uitgewerkt op
het kasopmaakformulier. Op dit
opmaakformulier wordt een uitsplitsing
gemaakt naar de aanwezige hoeveelheid
per soort briefgeld (€ 500, € 200, etc.) /
muntgeld (€ 2, € 1, etc.). Verder wordt er
aan de hand van de kasstaat gekeken wat er
volgens de kasadministratie in kas
aanwezig zou moeten zijn.
Na het invullen van het
kasopmaakformulier wordt dit formulier
gedateerd en ondertekend door zowel de
kassier als de controleur.
Bij een kasverschil wordt dit ook op het
kasopmaakformulier aangegeven.
4. Is er een kasverschil? Kassier Bij de kascontrole wordt gekeken of er
sprake is van een kasverschil. Is er sprake
van een kasverschil?:
Ja (ga naar stap 5);
Nee (ga naar stap 7).
25
5. Akkoord kasverschil? Teamleider Financiën
& Control
Wanneer er een kasverschil geconstateerd
is wordt door de kassier het ingevulde en
ondertekende kasopmaakformulier aan de
teamleider Financiën & Control geleverd.
De teamleider Financiën & Control bekijkt
of deze akkoord gaat met het kasverschil.
Gaat de teamleider Financiën & Control
akkoord met het kasverschil?:
Nee (ga naar stap 6);
Ja (ga naar stap 7).
Kasverschillen tot € 100 moeten door de
teamleider Financiën & Control
ondertekend worden. Kasverschillen boven
de € 100 moeten door het hoofd
Bedrijfsvoering / Controller ondertekend
worden.
6. Corrigerende
maatregelen opstellen
Teamleider Financiën
& Control
Wanneer de teamleider Financiën &
Control niet akkoord gaat met het
kasverschil zal deze corrigerende
maatregelen treffen voor het kasverschil.
Deze maatregelen worden doorgevoerd in
de kasadministratie alvorens het
kasopmaakformulier voor akkoord
ondertekend wordt (ga terug naar stap 2).
7. Controle kasstaat, -
boeking, en -
opmaakformulier
Teamleider Financiën
& Control
De teamleider Financiën & Control voert
een controle uit op het geheel van de door
de kassier aangeleverde stukken.
Akkoord?:
Akkoord: de teamleider Financiën &
Control levert de onderliggende stukken
aan de financieel administratief
medewerker (ga naar stap 8).
Niet akkoord: de teamleider Financiën
& Control levert de onderliggende
stukken aan de kassier. Met daarbij een
uitleg over de aanvullingen/
aanpassingen welke benodigd zijn (stap
2).
8. Onderliggende
stukken kas naar
fin.adm.mdw.
Fin.adm.mdw. Door de teamleider Financiën & Control
worden de onderliggende stukken, welke
gebruikt zijn voor de controle van de
kasboeking, doorgestuurd naar de
financieel administratief medewerker.
26
De onderliggende stukken zijn: de kasstaat,
het printverslag van de kasboeking, de
kasgeleideformulieren met achterliggende
stukken en het kasopmaakformulier.
9. Kasboeking in
financieel pakket
Fin.adm.mdw. Door een financieel administratief
medewerker wordt maandelijks de kas in
Exact geboekt. Deze kasboeking wordt
uitgevoerd aan de hand van de door de
kassier ondertekende kasstaat en de
kasgeleideformulieren met de
achterliggende stukken. Door de financieel
administratief medewerker wordt van de
kasboeking een verslag vanuit Exact
uitgeprint.
Bij eventuele omissies in de stukken wordt
dit teruggekoppeld met de teamleider
Financiën & Control. Ga naar stap 7.
10. Kas betreffende
maand verwerkt
De kasmutaties van de voorgaande maand
zijn nu in de financiële administratie
verwerkt.
27
5.3.6.2 Uitgaande kasstromen
Akkoord
Niet akkoord
Voorschot
Nee
Verantwoording besteding
Ja
Inkoopbehoeftemet kasgeld
1
Voorschotbehoeftevoor inkoop
4
Kasgeleide-formulierondertekenen
Besteller
6
Geld uit kas
Kassier
5
Kasstaat invullen
Kassier
13
Kasgeleideformu-lier + kasstaatarchiveren
Kassier
14
Voorschot ofverantwoordingbesteding?
Kassier
7
Aankopengoederen
Besteller
9
Aanleverenbewijsstukken
Besteller
10
Wisselgeld?
Kassier
11
Ingevuld kas-geleideformuliernaar kass ier
Besteller
2
Controlekasgeleide-formulier
Kassier
3
Proces kas opmaken
15
Proces kas: inkomende kasstromen
12
Boeking tussenrekening kas
8
28
Beschrijving bij procesmodel Uitgaande kasstromen
Naam Functionaris Omschrijving 1. Inkoopbehoefte met
kasgeld
De aanleiding voor de start van het proces
is het ontstaan van een inkoopbehoefte
met kasgeld. In dit deelproces wordt puur
de afhandeling van de kas beschreven.
Het voortraject (voordat het
kasgeleideformulier deel bij de kassier
terechtkomt) wordt beschreven in het
deelproces “inkopen van goederen en
diensten met kasgelden (paragraaf 2.3.4)).
2. Ingevuld kasgeleide-
formulier naar kassier
Besteller Door de besteller wordt een volledig
ingevuld en ondertekend
kasgeleideformulier aan de kassier
overhandigd.
Indien er sprake is van een betaling uit
de kas vanwege het door een
medewerker voorschieten van een
inkoop moet kasgeleideformulier deel
B worden ingevuld.
3. Controle kasgeleide-
formulier
Kassier Door de kassier wordt een controle
uitgevoerd op het aangeleverde
kasgeleideformulier.
Is het kasgeleideformulier volledig
ingevuld?
Akkoord?:
Akkoord: ga naar stap 4.
Niet akkoord: De besteller moet er dan
voor zorgen dat het
kasgeleideformulier volledig wordt
ingevuld. (ga naar stap 2)
4. Voorschotbehoefte
voor inkoop
Het ontstaan van een voorschotbehoefte
is een tweede trigger in dit proces. Via de
kas is het ook mogelijk om een voorschot
aan te vragen voor een inkoop.
5. Geld uit kas Kassier Er kan sprake zijn van een tweetal
soorten transacties in de kas waardoor
geld de kas uitvloeit. Het verstrekken van
een voorschot voor een inkoop (via
kasgeleideformulier deel A) en een
declaratie naar aanleiding van een inkoop
(via kasgeleideformulier deel B). Beide
formulieren kennen een andere aanpak.
29
Kasgeleideformulier deel A:
Na aanvraag van het voorschot wordt
door de kassier het kasgeleideformulier
deel A ingevuld en voorzien van een
registratienummer. Na het volledig
invullen van het kasgeleideformulier deel
A wordt door de kassier het bedrag, wat
op het kasgeleideformulier wordt
aangevraagd, uit de kas gehaald en
overhandigt aan de besteller.
6. Kasgeleideformulier
ondertekenen
Besteller Na het overhandigen van het geld wordt
door de besteller getekend voor de
ontvangst van het aangevraagde
geldbedrag. Het tekenen voor ontvangst
gebeurd op het kasgeleideformulier deel
A, in het daartoe bestemde gedeelte.
7. Voorschot of
verantwoording
besteding?
Kassier Is er sprake van een voorschot of is er
sprake van de verantwoording van een
voorgeschoten bedrag bij een inkoop
(verantwoording van een besteding).?:
Voorschot, ga naar stap 7;
Verantwoording besteding, ga naar
stap 11.
8. Boeking
tussenrekening kas
Indien er een voorschot verstrekt is wordt
dit door de kassier op de tussenrekening
kas opgeboekt. De kassier beheert deze
tussenrekening. Periodiek monitort de
kassier de afloop van de voorschotten op
de tussenrekening.
9. Aankopen goederen Besteller Door de aanvrager van het voorschot
(besteller) worden de goederen ingekocht.
Hierbij wordt een transactiebon
opgevraagd bij de leverancier. Deze
transactiebon moet bij voorkeur op naam
van BBN worden gezet.
N.B.: Uitzondering zijn de
wedstrijdgelden. De uitgifte aan de
wedstrijdploegen wordt vastgelegd op het
formulier ‘wedstrijdvergoeding’.
10. Aanleveren
bewijsstukken
Besteller De besteller levert na de inkoop de
transactiebon en eventueel wisselgeld aan
bij de kassier.
30
11. Wisselgeld? Kassier Is er sprake van wisselgeld bij de
transactie?:
Ja, ga naar stap 10;
Nee, ga naar stap 11.
12. Proces kas:
inkomende
kasstromen
De ontvangst van het wisselgeld wordt
verder uitgewerkt in het proces ‘kas:
inkomende kasstromen’ (vanaf stap 4).
Verder wordt er door de kassier ook actie
ondernomen (kas aanvullen) wanneer de
kas door de uitgiften het minimum
drempelbedrag van € 200 heeft bereikt.
13. Kasstaat invullen Kassier Door de kassier wordt de op het
kasgeleideformulier vastgelegde
kasmutatie verwerkt in de kasstaat. Deze
verwerking wordt opgeslagen in het
Excel-bestand van de kasstaat.
14. Kasgeleideformulier
+ kasstaat archiveren
Kassier Na verwerking van de kasmutatie in de
kasstaat wordt door de kassier het
kasgeleideformulier gearchiveerd in de
map kas. In deze map worden alle
onderliggende stukken van alle
kasmutaties opgeborgen per maand.
Maandelijks wordt er aan het eind van de
maand een print gemaakt van de kasstaat.
Deze print wordt in de map kas
opgeborgen achter het tabblad van de
betreffende maand.
15. Proces kas opmaken Na het archiveren van de onderliggende
stukken is de mutatie volledig verwerkt.
Het proces kas opmaken volgt (paragraaf
5.3.6.1).
31
5.3.6.3 Inkomende kasstromen
J a
Nee
Contant geld v anui tde organis atie
4
M inim umdrem pelbedrag k asbereik t
1
Contant geldopnem en bi j bank
Pas beheerder
3
Geld in k asopbergen
Kas s ier
5
Ov ers c hri jdt k ashet m ax im umdrem pelbedrag?
Kas s ier
9
Arc hiv erenonderl iggendes tuk k en
Kas s ier
15
Kopie v ank as geleideform u-l ier naar s torter
Kas s ier
7
Kas geleide-form ul ier inv ul lenen ondertek enen
Kas s ier / Storter
6
Inv ul len k as s taat(s torting k as )
Kas s ier
8
Proc es k as opm ak en
16
Aanv raag k as geld2
Inv ul len k as s taat(afs torting bank )
Kas s ier
14
Inv ul lenk as geleideform u-l ier
Kas s ier
12
Kopie k as geleide-form ul ier naarpas beheerder
Kas s ier
13
Afrom en k as
Kas s ier / Controleur
10
Storting bi j bank
Pas beheerder
11
32
Beschrijving bij procesmodel Inkomende kasstromen
Naam Functionaris Omschrijving 1. Minimum
drempelbedrag kas
bereikt
De aanleiding voor de start van het proces
is het bereiken van een minimum
drempelbedrag in de kas. Dit
drempelbedrag bedraagt € 200.
2. Aanvraag kasgeld Op het kasgeleideformulier is opgenomen
dat wanneer een besteller een bedrag van
€ 200 of meer uit de kas nodig heeft dat
deze besteller dan eerst telefonisch
contact op moet nemen met de kassier om
te kijken of er voldoende kasgeld
aanwezig is voor de aanvraag.
3. Contant geld
opnemen bij bank
Pasbeheerder In de digitale kasstaat (Excel-bestand)
wordt het totaalbedrag van wat er in kas
zou moeten zitten automatisch aangepast
bij elke mutatie die in de kasstaat wordt
verwerkt.
Wanneer er nog maar € 200 in kas zit
(zichtbaar in kasstaat) gaat de kassier of
een pasbeheerder met de bankpas van
Centraal naar de pinautomaat. Vervolgens
wordt het benodigde kasgeld middels een
pintransactie opgevraagd. De
transactiebon van de pintransactie wordt
bewaard als bewijsstuk.
De hoogte van de pintransactie is
afhankelijk van het reeds aanwezige
kasgeld. Het streven is om middels de
kasopname het geld in kas weer aan te
vullen tot € 500.
4. Contant geld vanuit
de organisatie
Vanuit BBN kan er ook nog contant geld
terugvloeien naar de kas. Hierbij valt te
denken aan wisselgeld van een eerder uit
de kas verkregen voorschot.
5. Geld in kas opbergen Kassier Het contante geld wat bij de bank is
opgenomen of het contante geld wat
vanuit de organisatie binnenkomt wordt
door de kassier geteld en in de kas
opgeborgen.
33
6. Kasgeleideformulier
invullen en
ondertekenen
Kassier / Storter Wanneer er sprake is van wisselgeld
vanuit de organisatie wordt er door de
kassier een kasgeleideformulier deel A
volledig ingevuld en ondertekend voor
ontvangst op het daartoe bestemde
gedeelte (‘retour voorschot’).
In alle overige gevallen van een storting
in de kas wordt door de kassier het
kasgeleideformulier deel C volledig
ingevuld en ondertekend voor ontvangst.
Wanneer er sprake is van een opname bij
de bank levert de storter de transactiebon
aan bij de kassier. Dit bewijsstuk wordt
gevoegd achter het kasgeleideformulier
deel C.
Wanneer er sprake is van wisselgeld bij
een inkoop per kas wordt er gekeken naar
de transactiebon van de inkoop. Om zo de
correctheid van het wisselgeld vast te
kunnen stellen. De transactiebon wordt
bij de verantwoording van de besteding
(stap 8 paragraaf 2.3.4) achter het
kasgeleideformulier deel B opgeborgen.
7. Kopie van
kasgeleideformulier
naar storter
Kassier De kassier maakt een kopie van het
volledig ingevulde en ondertekende
kasgeleideformulier deel A/C. De kassier
geeft het origineel aan de storter. De
kopie van het kasgeleideformulier deel
A/C is voor de kassier.
8. Invullen kasstaat
(storting kas)
Kassier Door de kassier wordt aan de hand van
het kasgeleideformulier deel A/C van de
kasstorting de kasstaat aangevuld met
deze kasmutatie.
9. Overschrijdt kas het
maximum
drempelbedrag?
Kassier Door de kassier wordt na het invullen van
de kasstaat gekeken of de kas niet het
maximum bedrag overschrijdt. Dit
maximum bedraagt € 1000.
Wordt het drempelbedrag overschreden?:
Ja, ga naar stap 10.
Een uitzondering hierop is een
overschrijding vanwege wedstrijdgelden.
Bij wedstrijden doen er vaak meerdere
ploegen van BBN mee. Deze
wedstrijdgelden worden vaak ongeveer
34
gelijktijdig bij de kassier
aangevraagd/opgehaald. De kans op
overschrijding van het drempelbedrag is
hierdoor zeer groot. Bij een
overschrijding vanwege wedstrijdgelden
hoeft er niet afgeroomd te worden.
Nee, ga naar stap 13 (einde proces).
10. Afromen kas Kassier /Controleur De kas wordt afgeroomd totdat de kas
weer het totaalbedrag van € 500 bevat.
Er wordt een telling gemaakt van het af te
storten kasgeld. Deze telling wordt door
de kassier en een controleur uitgevoerd.
Hiervan wordt een opmaakformulier
ingevuld en dit wordt door de kassier en
de controleur ondertekend. (De controleur
is een tweede medewerker van het team
financiën/control welke geen belang heeft
bij de kas)
11. Storting bij bank Pasbeheerder Na de telling wordt door de pasbeheerder
het af te storten kasgeld naar de bank
gebracht. Hier wordt de storting gemaakt.
Van de storting wordt de transactiebon
bewaard als bewijsstuk.
12. Invullen
kasgeleideformulier
Kassier De pasbeheerder overhandigt de
transactiebon aan de kassier. De kassier
vult een kasgeleideformulier deel C in
voor het bedrag dat van de kas is
afgeroomd. Na het invullen van het
kasgeleideformulier deel C wordt door de
kassier het formulier gedateerd en
ondertekend.
13. Kopie
kasgeleideformulier
naar pasbeheerder
Kassier De kassier maakt een kopie van het
volledig ingevulde en ondertekende
kasgeleideformulier deel C. De kassier
geeft het origineel aan de pasbeheerder.
De kopie van het kasgeleideformulier
deel C is voor de kassier.
14. Invullen kasstaat
(afstorting bank)
Kassier Door de kassier wordt aan de hand van
het kasgeleideformulier deel C (van de
storting bij de bank) de kasstaat
aangevuld met deze kasmutatie.
15. Archiveren Kassier De kassier archiveert vervolgens het
35
onderliggende
stukken
kasgeleideformulier deel C met de
achterliggende stukken in de map kas bij
de betreffende maand.
16. Proces kas opmaken Na het archiveren van de onderliggende
stukken is de mutatie volledig verwerkt in
de kasadministratie.
5.4 Bijlagen
Bij het proces Financieel Administratief horen de volgende bijlagen:
- Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot (zie bijlage 15);
- Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas (zie bijlage 16);
- Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas (zie bijlage 17);
- Paraafformulier (zie bijlage 18);
36
Bijlagen handboek
37
Bijlage 15 Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot
38
Bijlage 16 Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas
39
Bijlage 17 Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas
40
Bijlage 18 Paraafformulier
Recommended