View
215
Download
2
Category
Preview:
Citation preview
6
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Sistem Informasi
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut McLeod dan Schell (2001, p9), System is a group of elements
that are integrated with the common purpose of achieving an objective.
Diterjemahkan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang terintegrasi dengan
maksud yang sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Sistem menurut Mukhtar (1999, p2), adalah sesuatu entity yang terdiri
dari dua atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Menurut Hall dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Amir Abdi
Jusuf (2001, p5), sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-
komponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistem-subsistem yang
bersatu untuk mencapai tujuan yang sama. (common purpose).
Dapat disimpulkan bahwa pengertian sistem adalah sekelompok elemen
atau subsistem yang terintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.2 Pengertian Informasi
Informasi menurut Mcleod dan Schell (2001, p12), Information is
processed data or meaningful data. Diterjemahkan sebagai data yang telah
diproses, atau data yang sudah lebih memiliki arti tertentu bagi kebutuhan
penggunanya.
7
Menurut Mukhar (1999, p1), informasi adalah hasil suatu proses yang
terorganisasi, memiliki arti dan berguna bagi orang yang menerimanya.
Sedangkan informasi menurut Hall dalam bukunya yang diterjemahkan
oleh Amir Abdi Jusuf (2001, p14), informasi menyebabkan pemakai
melakukan suatu tindakan yang dapat dilakukan atau tidak dilakukan.
Informasi ditentukan oleh efeknya oleh pemakai, bukan oleh bentuk fisiknya.
Mengenai kualitas informasi Mukhtar (1999, p4) mempunyai pendapat,
yang pada garis besarnya dapat disimpulkan sebagai berikut :
Agar suatu informasi dapat berguna harus memiliki beberapa
karakteristik berikut ini:
1. Reliable (dapat dipercaya)
Informasi harus bebas dari kesalahan dan harus akurat dalam
mempresentasikan suatu kejadian atau kegiatan dari suatu organisasi.
2. Relevan (cocok atau sesuai)
Informasi yang relevan harus memberikan arti kepada pembuat keputusan.
Informasi ini bisa mengurangi ketidakpastian dan bisa meningkatkan nilai
dari suatu kepastian.
3. Timely (tepat waktu)
Informasi yang disajikan tepat waktu pada saat dibutuhkan dan bisa
mempengaruhi proses pengambilan keputusan.
4. Complete (lengkap)
Informasi yang disajikan termasuk didalamnya semua data yang relevan dan
tidak mengabaikan kepentingan yang diharapkan oleh pembuat keputusan.
8
5. Understandable (dimengerti)
Informasi yang disajikan hendaknya dalam bentuk yang mudah dimengerti
oleh si pembuat keputusan.
Dari pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah
data yang telah diolah sehingga memiliki arti atau sesuatu yang berarti dan
dibutuhkan bagi manajemen untuk membantu dalam pengambilan keputusan
yang menentukan keberhasilan atau kesuksesan organisasi untuk masa yang
akan datang. Dan kualitas informasi ditentukan oleh mutu Reliable, Relevan,
Timely, Complete, serta Understandable.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Mukhtar (1999, p3), sistem informasi dapat diartikan sebagai
suatu pengorganisasian peralatan untuk mengumpulkan, menginput,
memproses, menyimpan, mengatur, mengontrol, dan melaporkan informasi
untuk pencapaian tujuan perusahaan.
Sedangkan menurut Hall dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Amir
Abdi Jusuf (2001, p7), sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur
formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan
didistribusikan kepada para pemakai.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah
beberapa komponen, antara lain rangkaian prosedur dimana informasi itu
sendiri diolah sedemikian rupa sehingga dapat berguna bagi para pemakai
untuk mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
9
2.2 Audit Sistem Informasi
2.2.1 Pengertian Audit
Menurut Hall dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Amir Abdi
Jusuf (2001, p42), auditing adalah salah satu bentuk pengujian independen
yang dilakukan oleh seorang ahli auditor yang menunjukkan pendapatnya
tentang kejujuran (fairness) sebuah laporan keuangan.
Sedangkan menurut Mulyadi (1998, p7), auditing adalah suatu proses
sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif
mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi,
dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-
pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian
hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan.
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa definisi
auditing adalah kegiatan memeriksa suatu entitas dengan mengumpulkan dan
mengevaluasi bukti atau data tersebut berdasarkan standar atau kriteria yang
telah ditetapkan, kemudian akan menghasilkan laporan dari auditor mengenai
kesesuaian kegiatan atau kejadian yang telah diperiksa.
2.2.2 Pengertian Audit Sistem Informasi
Menurut Weber (1999, p10), Audit Sistem Informasi adalah proses
pengumpulan dan pengevaluasian bukti untuk menentukan apakah sistem
komputer dapat melindungi aset kekayaan, memelihara integritas data,
memungkinkan tujuan organisasi untuk dicapai secara efektif dan
menggunakan sumber daya yang efisien.
10
Menurut Arens dan Loebbecke (1996, p1), auditing adalah proses
pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat
diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan oleh seorang yang
kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian
informasi dimaksud dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan.
Dapat disimpulkan pengertian audit sistem informasi adalah proses
pengumpulan dan pengevaluasian bukti oleh orang yang kompeten dan
independen untuk menentukan apakah sistem yang dijalankan sesuai dengan
kriteria yang ditentukan.
2.2.3 Tujuan Audit Sistem Informasi
Tujuan audit sistem informasi menurut Weber (1999, p11) dapat
disimpulkan bahwa secara garis besar dapat terbagi menjadi 4 antara lain:
1. Meningkatkan keamanan aset-aset perusahaan.
2. Meningkatkan integritas data.
3. Meningkatkan efektivitas sistem.
4. Meningkatkan efisiensi.
Sedangkan faktor yang mendorong pentingnya kontrol dan audit sistem
informasi, Weber (1999, p6) berpendapat yang secara garis besarnya dapat
disimpulkan bahwa audit dilakukan untuk:
1. Mendeteksi resiko kehilangan data.
2. Mendeteksi resiko pengambilan keputusan yang salah.
3. Mendeteksi resiko penyalahgunaan komputer.
11
4. Menjaga aset perusahaan karena nilai hardware, software dan personil
yang lazimnya tinggi.
5. Mendeteksi resiko error komputer.
6. Menjaga kerahasiaan.
7. Meningkatakan pengendalian evolusi penggunaan komputer.
Dapat disimpulkan tujuan audit sistem informasi adalah untuk menjaga
dan meningkatkan keamanan aset-aset perusahaan serta meningkatkan
keandalan, efektifitas, dan efisiensi sistem.
2.2.4 Metode Audit
Menurut Weber (1999, p55) metode audit yang digunakan, dibagi
menjadi:
1. Metode auditing around the computer
Auditing around the computer terlibat dengan penerimaan pendapat
audit selama memeriksa dan mengevaluasi kontrol manajemen dan
kemudian input dan output hanya untuk sistem aplikasi. Berdasarkan dari
kualitas pemrosesan sistem aplikasi. Pemrosesan sistem aplikasi tidak
diperiksa secara langsung. Selain itu auditor memandang komputer sebagai
black box. Auditor hanya bisa melakukan metode ini untuk mendapatkan
biaya termurah untuk melakukan audit. Keadaan dapat dipulihkan kembali
jika sistem aplikasi mempunyai tiga karakteristik :
Pertama, sistem harus sederhana dan berorientasi pada sistem batch. Pada
umumnya sistem batch komputer merupakan suatu pengembangan
12
langsung dari sistem manual. Sistem batch ini harus mempunyai kriteria
sebagai berikut:
• Resiko yang ada harus rendah. Resiko ini tidak dapat dikelompokkan
dengan subyek kesalahan material akibat ketidakberesan dari
ketidakefisienan dan ketidakefektifan dalam beroperasi.
● Logika sistem harus tepat sasaran. Tidak ada rutinitas yang
dikembangkan untuk mengizinkan komputer untuk memproses data.
• Transaksi input dilakukan dengan sistem batch, dan kontrol dipelihara
dengan menggunakan metode tradisional.
• Proses utama terdiri dari penyeleksian input data dan memperbaharui
file master secara terus menerus.
• Adanya jejak audit yang jelas. Laporan terperinci dipersiapkan pada
kunci pokok dalam sistem.
● Jadwal pekerjaan relatif sangat stabil dan sistem jarang dimodifikasi.
Kedua, seringkali keefektifan biaya dalam metode audit around the
computer pada saat aplikasi yang digunakan untuk keseragaman kemasan
dalam program software.
Ketiga, auditor harus menggunakan metode audit around the computer
pada user lebih tinggi daripada sistem kontrol komputer untuk menjaga
perawatan keintegrasian data dan mencapai tujuan keefektifan dan
keefisienan dari sistem. Biasanya metode auditing around the computer
adalah pendekatan sederhana yang berhubungan dengan audit dan dapat
13
dipraktekkan oleh auditor yang mempunyai pengetahuan teknik yang
sedikit tentang komputer.
2. Metode auditing through the computer
Untuk banyak bagian, auditor terlibat dalam metode auditing
through the computer harus digunakan dalam kasus dibawah ini:
● Proses logik dan adanya kontrol di dalam sistem.
Catatan dari sistem yang dibuat metode auditing through the computer
harus digunakan dalam kasus dibawah ini:
- Resiko yang ada pada sistem aplikasi sangat tinggi.
- Input dari proses sistem aplikasi dalam volume besar dan output
yang dihasilkan dalam volume yang sangat besar dan luas.
Pengecekan langsung dari sistem input dan output sulit dikerjakan.
- Bagian yang penting dari sistem kontrol internal ditambahkan
dalam sistem komputer.
- Proses logik yang ditambahkan dalam sistem aplikasi adalah
komplek.
- Karena adanya pertimbangan keuntungan biaya, jarak yang banyak
dalam uji coba penampakan audit adalah biasa dalam suatu sistem.
3. Metode auditing with the computer
Auditor menggunakan komputer sebagai sebuah alat untuk
menampilkan suatu kegiatan, seperti perintah untuk melakukan proses
pencetakan yang disebut sebagai auditing with the computer. Kemampuan
auditor dalam menggunakan komputer adalah untuk menunjukkan tugas,
14
seperti yang dipersiapkan sesuai dengan persiapan klien dalam memproses
data akuntansi. Dengan tujuan untuk melakukan perintah pencetakan,
auditor menggunakan komputer untuk mengerjakan dengan perusahaan,
menghitung pendapatan, seperti penyusutan, membandingkan isi dari dua
file dan memeriksa file untuk kehilangan jumlah, seperti batas kredit
pelanggan.
2.2.5 Dimensi Audit
Audit sistem informasi sesungguhnya mempunyai beberapa dimensi yaitu:
1. Audit Laporan Keuangan
Audit ini dilakukan untuk mengetahui tingkat kewajaran atas laporan
keuangan yang disajikan oleh perusahaan.
2. Audit Operasional terhadap manajemen sumber daya informasi yaitu
efektivitas, efisiensi dan ekonomis tidaknya unit fungsional sistem
informasi pada suatu perusahaan.
3. Audit terhadap keandalan sistem aplikasi komputer, dengan cara:
a. Concurrent Audit (audit secara bersama-sama)
Auditor menjadi anggota dalam tim pengembangan sistem. Dalam
audit ini auditor bukan anggota dari tim pengembangan sistem,
tetapi membantu tim untuk meningkatkan kualitas dari sistem
yang mereka rancang dan implementasikan. Auditor mewakili
pimpinan proyek dan manajemen.
15
b. Post Implementation Audit (audit setelah implementasi)
Auditor memeriksa apakah sistem aplikasi komputer telah
diimplementasikan oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhan
penggunanya dan telah dijalankan oleh sumber daya manusia
yang optimal.
2.2.6 Tahap Audit Sistem Informasi
Menurut Weber (1999, p47), audit terdiri dari lima tahap yaitu,
1. Planning the Audit
Selama tahap awal ini, auditor harus memutuskan level materiil
permulaan yang akan di audit. Auditor juga harus membuat keputusan
akan resiko audit yang diinginkan. Level dari sifat resiko akan bervariasi
dalam setiap bagian dari audit.
2. Test of Controls
Tahap berfokus pada kontrol manajemen. Jika testing menunjukkan
bahwa kontrol manajemen tidak beroperasi sebagaimana semestinya,
baru setelah itu dilanjutkan dengan testing kontrol aplikasi.
3. Test of Transaction
Auditor menggunakan tests of transaction untuk mengevaluasi apakah
kesalahan atau proses yang tidak sesuai dengan ketentuan telah mengarah
pada kesalahan material dari informasi keuangan. Biasanya test of
transaction meliputi menelusuri jurnal masukan sampai pada dokumen
sumber, memeriksa daftar harga dan pengujian keakuratan perhitungan.
16
4. Test of Balances or overall results
Auditor melakukan tests of balances or overall results untuk
mendapatkan bukti yang cukup untuk membuat dan menyampaikan
keputusan akhir dari kehilangan atau kesalahan pernyataan laporan yang
muncul ketika fungsi sistem informasi gagal untuk menjaga aset-aset,
menjaga integritas data, dan mencapai keefisienan dan keefektifan.
5. Completion of the Audit
Pada tahap akhir, auditor kemudian harus merumuskan sebuah opini
tentang apakah kehilangan material dan kesalahan pernyataan laporan
muncul dan membuat sebuah laporan. Standar opini yang berlaku di
beberapa negara terdiri dari empat jenis opini yaitu:
a. Disclaimer of Opinion
Setelah selesai melakukan audit, auditor tidak dapat memberikan
sebuah opini.
b. Adverse Opinion
Auditor menyimpulkan bahwa kehilangan material telah muncul atau
laporan keuangan telah dinyatakan salah secara materiil.
c. Qualified Opinion
Auditor menyimpulkan bahwa kehilangan telah muncul atau
kesalahan laporan secara materiil telah ada tapi tidak besar atau
material.
d. Unqualified Opinion
Auditor percaya bahwa tidak ada kehilangan material atau laporan
yang salah
17
2.3 Kontrol Internal
2.3.1 Pengertian Kontrol Internal
Menurut Weber (1999, p35) kontrol adalah suatu sistem untuk
mencegah, mendeteksi dan mengoreksi kejadian yang timbul saat transaksi dari
serangkaian pemrosesan tidak terotorisasi secara sah, tidak akurat, tidak
lengkap, mengandung redudansi, tidak efektif dan tidak efisien. Dengan
demikian tujuan yang sifatnya merugikan akibat suatu kejadian. Berdasarkan
pengertian di atas maka kontrol dibagi:
1. Preventive control
Digunakan untuk mencegah masalah sebelum masalah tersebut muncul.
2. Detective control
Digunakan untuk menemukan masalah yang berhubungan dengan control
segera setelah masalah tersebut timbul.
3. Corrective control
Digunakan untuk memperbaiki masalah yang ditemukan pada kontrol
detektif. Kontrol ini mencakup prosedur untuk menentukan penyebab
masalah yang timbul memodifikasi sistem proses. Dengan demikian bisa
mencegah kejadian yang sama dimasa mendatang.
Menurut Mukhtar (1999, p41-42) kontrol internal merupakan
perencanaan organisasi guna mengkoordinasikan metode atau cara kontrol
dalam suatu perusahaan untuk menjaga asset perusahaan guna meningkatkan
tingkat kepercayaan dan akurasi data, serta menjalankan operasi perusahaan
secara efisien.
18
2.3.2 Komponen Kontrol Internal
Komponen internal menurut Weber (1999, p49), terdiri dari lima
komponen yang saling terintegrasi, antara lain:
1. Control Environment
Komponen ini diwujudkan dalam cara pengoprasian, cara pembagian
wewenang dan tanggung jawab yang harus dilakukan, cara komite audit
berfungsi dan metode-metode yang digunakan untuk merencanakan dan
memonitor kinerja.
2. Risk Assessment
Komponen ini untuk mengindentifikasi dan menganalisa resiko yang
dihadapi oleh perusahaan dan cara-cara untuk menghadapi resiko tersebut.
3. Control Activities
Adalah komponen yang beroperasi untuk memastikan transaksi telah
terotorisasi, adanya pembagian tugas, pemeliharaan terhadap dokumen dan
record, perlindungan aset dan record, pengecekan kinerja, dan penilaian
dari jumlah record yang terjadi.
4. Information and Communication
Adalah komponen dimana informasi digunakan untuk mengidentifikasi,
mendapatkan dan menukarkan data yang dibutuhkan untuk mengendalikan
dan mengatur operasi perusahaan.
5. Monitoring
Adalah komponen yang memastikan kontrol internal beroperasi secara
dinamis sepanjang waktu.
19
2.3.3 Jenis Kontrol Internal
Menurut Weber (1999, p67), ruang lingkup kontrol dibedakan atas dua
jenis yaitu management control framework (kontrol manajemen) dan
application control framework (kontrol aplikasi).
1. Kontrol Manajemen
Kontrol manajemen dilakukan untuk menyakinkan bahwa
pengembangan, pengimplementasian, pengoprasian, dan pemeliharaan
sistem informasi telah diproses sesuai dengan rencana dan telah terkontrol.
kontrol ini berguna untuk menyediakan infrastruktur yang stabil sehingga
sistem informasi dapat dibangun, dioperasikan dan dipelihara secara
berkesinambungan.
Subsistem dari kontrol manajemen adalah sebagai berikut:
a. Top Management Control
Pengendalian top management berfungsi untuk mengontrol peranan
manajemen dalam perencanaan kepemimpinan dan pengawasan fungsi
sistem. Top management bertanggung jawab terutama pada keputusan
jangka panjang.
b. System Development Management Control
Pengendalian manajemen pengembangan sistem berfungsi untuk
mengontrol alternatif dari model proses pengembangan sistem
informasi sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengumpulan dan
pengevaluasian bukti. Manajemen pengembang sistem bertanggung
jawab untuk perancangan, pengimplementasian dan pemeliharaan
sistem aplikasi.
20
c. Control Programing Management
Pengendalian manajemen pemrograman berfungsi untuk mengontrol
tahapan utama dari daur hidup program dan pelaksanaan dari tiap tahap.
Manajemen pemrograman bertanggung jawab untuk pemrograman
sistem baru, pemeliharaan sistem lama dan menyediakan software yang
mendukung sistem pada umumnya.
d. Database Resource Management Control
Pengendalian manajemen sumber data berfungsi untuk mengontrol
peranan dan fungsi dari data administrator atau database
administrator. Manajemen sumber data bertanggung jawab untuk
perancangan, perencanaan dan persoalan kontrol dalam hubungannya
dengan pengguna data organisasi.
Menurut Weber (1999, p206), pengendalian sumber data yang baik
adalah :
• User harus dapat membagi data.
• Data harus tersedia untuk digunakan kapan saja, dimanapun, dan
dalam bentuk apapun.
• Data harus dapat dimodifikasi dengan mudah oleh yang
berwewenang sesuai dengan kebutuhan user.
e. Security Management Control
Pengendalian manajemen keamanan mempunyai tugas untuk
mengontrol fungsi utama dari security administrator dalam
mengidentifikasi ancaman utama terhadap fungsi sistem informasi dan
21
perancangan, pelaksanaan, pengoperasian dan pemeliharaan terhadap
pengontrolan yang dapat mengurangi kemungkinan kehilangan dari
ancaman ini sampai tingkat yang dapat diterima.
f. Operation Management Control
Pengendalian manajemen operasi berfungsi untuk meyakinkan bahwa
pengoperasian sehari-hari dari fungsi sistem informasi diawasi dengan
baik. Menurut Weber (1999, p288), pengendalian manajemen operasi
bertanggung jawab terhadap pengoperasian komputer, pengoperasian
jaringan, persiapan dan pengentrian data, serta pengendalian produksi.
g. Quality Assurance Management Control
Pengendalian manajemen jaminan kualitas bertugas untuk meyakinkan
bahwa pengembangan, pelaksanaan, pengoperasian dan pemeliharaan
dari sistem informasi sesuai standar kualitas.
2. Kontrol Aplikasi
Kontrol aplikasi dilakukan dengan tujuan untuk menentukan apakah
kontrol internal dalam sistem yang terkomputerisasi pada aplikasi komputer
tertentu sudah memadai untuk memberikan jaminan bahwa data telah
dicatat, diolah dan dilaporkan secara akurat, tepat waktu dan sesuai dengan
kebutuhan manajemen untuk proses jalannya pengambilan keputusan untuk
perusahaan. Pengendalian aplikasi berupa:
22
1. Boundary control
Mengontrol sifat dan fungsi kontrol akses, penggunaan pengkodean
dalam kontrol akses, nomor identifikasi personal (PIN), digital
signatures dan plastic cards.
2. Input control
Mengontrol berbagai jenis metode data input, perancangan dokumen
sumber, perancangan layar input, data coding, check digit, batch
controls, validasi dari data input dan input instruction.
A. Metode data input:
1. Keyboarding, contoh: PC(Personal Computer)
2. Direct Reading, contoh: Optical character Recognition (OCR),
Automatic Teller Machine (ATM).
3. Direct Entry, contoh: touch screen, joystick dan mouse.
B. Perancangan dokumen sumber
Tujuan dari kontrol terhadap perancangan dokumen sumber antara
lain mengurangi kemungkinan kesalahan pencatatan data,
meningkatkan kecepatan pencatatan data, mengontrol alur kerja,
menghubungkan pemasukan data ke sistem komputer,
meningkatkan kecepatan dan ketepatan pembaca data, dan sebagai
alat referensi untuk mengecek urutan-urutan pengisian.
Dasar yang perlu diperhatikan untuk penilaian dari perancangan
dokumen sumber yang baik:
1. Karakteristik dari medium kertas yang akan digunakan untuk
dokumen sumber.
23
2. Layout dan style dari dokumen sumber.
Perancangan layar masukan data, dasar-dasarnya:
1. Apakah layar yang digunakan untuk pemasukan data
secara langsung atau dapat digunakan untuk memasukkan
data yang diperlukan dari dokumen sumber.
2. Layar masukan harus mencerminkan bagaimana cara
pemasukan field data.
3. Layar masukan harus mencerminkan dokumen sumber.
C. Pengkodean data:
Tipe-tipe pengkodean data:
1. Serial codes
Memberikan urutan nomor atau alfabet sebagai suatu
obyek, terlepas dari kelompok obyek tersebut. Maka dapat
dikatakan bahwa serial codes secara unik
mengidentifikasikan suatu obyek. Keuntungan utama dari
pengkodean ini adalah kemudahan untuk menambahkan
item baru dan juga pengkodean ini ringkas dan padat.
2. Block sequence codes
Pengkodean dengan block sequence memberikan satu blok
dari nomor-nomor untuk masing-masing nilai dari
kelompok tersebut. Keuntungan pengkodean ini adalah
memberikan nilai mnemonic (mudah diingat). Kesulitan
24
yang dihadapi adalah dalam menentukan ukuran / panjang
dari kode.
3. Hierarchical codes
Membutuhkan pemilihan serangkaian nilai kelompok dari
suatu obyek yang dikodekan dan diurutkan berdasarkan
tingkat kepentingannya. Hierarchical codes lebih berarti
dibanding serial atau block sequence karena pengkodean
ini mendeskripsikan lebih banyak kelompok dari obyek.
4. Association codes
Kelompok dari obyek yang akan diberi kode pilihan, dan
kode yang unik diberikan untuk masing-masing nilai dari
kelompok tersebut. Kode tersebut dapat berupa numerik,
alpabet, atau alphanumerik. Association codes mempunyai
nilai mnemonic tinggi. Pengkodean ini lebih cenderung
salah jika tidak ringkas atau terdiri dari banyak campuran
alpabet atau karakter numerik.
D. Check digit
Pengecekan dilakukan dengan menggunakan check digit
hanya dilakukan pada field yang bersifat kritis. Pengecekan ini
hanya dapat dilakukan dengan menggunakan mesin pada saat
memasukan atau dengan program input.
25
E. Bacth controls
Bacthing adalah proses pengelompokan transaksi yang
memiliki hubungan satu dengan yang lainnya. Ada 2 tipe
batch yang digunakan yaitu:
1. Physical batch, kelompok transaksi yang terdiri dari unit
fisik.
2. Logical batch, kelompok transaksi yang disatukan atas
dasar persamaan logika.
Penilaian terhadap Batch controls dapat dilakukan dengan
mengacu pada:
1. Batch cover sheet: terdiri dari nomor batch yang unik,
total control untuk batch, data yang umum dari berbagai
transaksi dalam batch, serta tanda tangan dari personil
yang bertanggung jawab adalah penanganan batch.
2. Batch control register: merekam perpindahan physical
batch antara berbagai lokasi dalam suatu organisasi.
F. Validasi dari data input ada 4 tipe:
1. Field checks: validasi dilakukan tidak bergantung pada
nilai field yang lain pada record input.
2. Record checks: validasi dilakukan bergantung pada field
lain dari record input.
3. Batch checks: validasi dilakukan dengan memeriksa
kesamaan karakteristik batch dari record yang akan
dimasukkan dengan record batch yang sudah tercatat.
26
4. File checks: dengan memeriksa kesamaan karakteristik
dari file yang digunakan dengan karakteristik dari file yang
sudah terekam.
G. Instruksi input
Dalam memasukkan instruksi ke dalam sistem aplikasi sering
terjadi kesalahan karena adanya instruksi yang bervariasi dan
kompleks, sehingga perlu menampilkan pesan kesalahan.
Pesan kesalahan yang ditampilkan harus dikomunikasikan
pada user dengan lengkap dan jelas. Ada enam cara
memasukkan instruksi ke dalam sistem informasi :
1. Menu driven languages : sistem menyajikan serangkaian
pilihan kepada user dan user dapat memilih dengan
beberapa cara yaitu dengan mengetikkan angka atau huruf
yang mengidentifikasikan pilihan mereka.
2. Question answer dialog : sistem aplikasi menyajikan
pertanyaan tentang nilai dari beberapa item data dan user
meresponnya.
3. Command languages : membutuhkan user untuk
memberikan perintah tertentu dalam meminta beberapa
proses dan sekumpulan alasan yang secara spesifik
memberikan bagaimana seharusnya topik tersebut
dijalankan.
27
4. Form based languages : membutuhkan user untuk
memberikan perintah dan data tertentu yang terdapat
dalam form input dan output.
5. Natural languages : user memberikan instruksi pada
sistem aplikasi melalui recognition device.
6. Direct manipulation interface : user memasukkan
instruksi dalam sistem aplikasi melalui manipulasi
langsung obyek pada layar.
Kontrol terhadap input sangat penting karena:
1. Pada banyak sistem informasi, subsistem input
mempunyai jumlah kontrol yang paling banyak.
2. Aktivasi subsistem input melibatkan rutinitas dan
intervensi manusia secara terus menerus sehingga
cenderung menimbulkan kesalahan.
3. Subsistem masukkan merupakan sasaran dari tindak lanjut
kejahatan meliputi penambahan, penghapusan dan
pengubahan transaksi input.
3. Communication control
Mengontrol pendistribusian pembukaan komunikasi subsistem,
komponen fisik, kesalahan jalur komunikasi, aliran dan hubungan,
pengendalian topologi, pengendalian akses hubungan,
pengendalian atas ancaman subversive, pengendalian jaringan,
pengendalian arsitektur komunikasi.
28
4. Processing control
Menurut Porter dan Perry (1996, p200) processing control
mencakup pengendalian terhadap kemungkinan kehilangan data
atau tidak diprosesnya data, perhitungan aritmatik dan
kekurangan pemrograman.
5. Database control
Menurut Porter dan Perry (1996, p204) database control
digunakan untuk menjaga kelengkapan data dalam suatu
database. Pengendalian yang dilakukan untuk menjaga
kelengkapan data tersebut mencakup kontrol terhadap pelaporan
kemacetan, sistem kamus data, sistem kamus data yang
terintegrasi, tanggung jawab unsur data pengendalian data
bersama dan pemecahan hambatan.
6. Output control
Digunakan untuk memastikan bahwa data yang diproses tidak
mengalami perubahan yang tidak sah oleh personil komputer dan
memastikan hanya personil yang berwenang saja yang menerima
output yang dihasilkan. Kontrol output yang dilakukan:
1. Mencocokkan data keluaran (khususnya total pengendali)
dengan total pengendali yang sebelumnya telah ditetapkan
yang diperoleh dalam tahap input data dari siklus pemrosesan.
2. Mereview data keluaran untuk melihat format yang tepat.
Format yang terdiri dari :
a. Judul laporan.
29
b. Tanggal dan waktu pencetakan.
c. Banyaknya rangkap laporan untuk masing-masing pihak
yang berwenang.
d. Periode laporan.
e. Nama program (termasuk versinya) yang menghasilkan
laporan.
f. Nama personil yang bertanggung jawab atas
dikeluarkannya laporan tersebut.
g. Masa berlaku laporan.
h. Nomor halaman.
i. Tanda akhir halaman.
3. Mengendalikan data input yang dibuat oleh komputer selama
pemrosesan dan mendistribusikan data yang ditolak ke
personil yang tepat.
4. Mendistribusikan laporan-laporan output ke departemen
pemakai tepat pada waktunya.
30
2.4 Produksi
2.4.1 Pengertian Produksi
Menurut Assauri (1998, p7), istilah produksi banyak digunakan dalam
organisasi yang menghasilkan keluaran, baik yang berupa barang maupun jasa.
Secara umum produksi diartikan sebagai suatu kegiatan atau proses yang
mentransformasikan masukan menjadi hasil keluaran.
Namun dalam arti sempit, produksi hanyalah merupakan kegiatan yang
menghasilkan barang, baik barang jadi, maupun setengah jadi, bahan industri
dan suku cadang, beserta komponennya.
Faktor-faktor produksi menurut Assauri (1998, p2) adalah :
● Bahan dan peralatan mesin
● Manusia (tenaga kerja, akal, dan skill)
● Data
Dengan demikian, produksi merupakan suatu kegiatan untuk
memproses input (masukan) sehingga menghasilkan output (keluaran).
2.4.2 Sistem Produksi
Menurut Assauri (1998, p25-26), Sistem Produksi adalah suatu
keterkaitan unsur-unsur yang berbeda secara terpadu, menyatu dan menyeluruh
dalam mentransformasikan masukan menjadi keluaran.
Menurut Chase (1995, p6), Production System uses operations
resources to transform inputs into some desired output. Diterjemahkan bahwa
Sistem Produksi menggunakan sumber daya operasi yang ada untuk
mentransformasi masukan menjadi keluaran yang diinginkan. Yang termasuk
31
masukan adalah bahan mentah, customer atau produk yang diperoleh dari
sistem yang lain.
Jadi dapat disimpulkan Sistem Produksi menggunakan sumber daya
yang berbeda-beda secara terpadu dan menyatu untuk mentransformasikan
masukan menjadi keluaran.
Gambar berikut menunjukkan proses transformasi dari sistem produksi :
2.4.3 Fungsi Produksi
Menurut Assauri (1998, p12), Fungsi Produksi bertanggung jawab atas
pengolahan bahan baku dan penolong atau pembantu menjadi barang jasa atau
jasa yang akan memberikan hasil pendapatan bagi perusahaan.
Fungsi Produksi yang utama adalah :
1. Proses pengolahan, merupakan metode yang digunakan untuk mengolah
masukan.
Masukan ● Bahan ● Tenaga
Kerja ● Mesin ● Energi ● Modal ● Informasi
Transformasi
Proses Konversi
Keluaran
Barang dan Jasa
Gambar 2.1 : Sistem Produksi (Assauri, 1998, p26)
32
2. Jasa dan penunjang, merupakan penetapan teknik atau metode yang
dijalankan, sehingga proses pengolahan dapat dilaksanakan secara efisien
dan efektif.
3. Perencanaan, merupakan penetapan keterkaitan dan pengorganisasian
kegiatan produksi dan operasi yang akan dilakukan dalam suatu dasar
waktu dan periode tertentu.
4. Pengendalian dan pengawasan, merupakan fungsi untuk menjamin
terlaksananya kegiatan sesuai dengan yang direncanakan.
2.4.4 Perencanaan Pengendalian Produksi
Pengertian dari perencanaan produksi itu sendiri adalah perencanaan
dan pengorganisasian tenaga kerja, mesin, bahan dan peralatan lain serta modal
yang diperlukan untuk memproduksi barang pada suatu periode tertentu di
masa depan sesuai dengan yang diperkirakan, menurut Assauri (1998, p121).
Pengertian dari pengendalian produksi adalah suatu kegiatan untuk
mengkoordinir aktivitas-aktivitas pengerjaan atau pengolahan agar waktu
penyelesaian yang telah ditentukan dapat dicapai dengan efisien dan efektif.
Sedangkan Perencanaan dan Pengendalian Produksi adalah penentuan
dan penetapan kegiatan-kegiatan produksi yang dilakukan untuk mencapai
tujuan perusahaan pabrik tersebut, dan mengawasi kegiatan pelaksanaan dari
proses dan hasil produksi agar apa yang telah direncanakan dapat terlaksana
dan tujuan yang diharapkan dapat dicapai.
Perencanaan dan Pengendalian Produksi (PPC) merupakan salah satu
fungsi yang terpenting dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan tersebut.
33
Tugas dari PPC diantaranya adalah pengkoordinasian faktor-faktor produksi
dimana di dalamnya terdapat pekerja, bahan-bahan, mesin-mesin, dan
peralatan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa perencanaan dan pengendalian produksi
(PPC) merupakan kegiatan pengkoordinasian dari bagian-bagian yang ada
dalam melakukan proses produksi.
2.5 Administrasi
2.5.1 Pengertian Administrasi
Pengertian Administrasi dapat dilihat dalam pengertian sempit dan luas.
Menurut Ulbert (1999), yang dikutip oleh Husein Umar (2004, p2),
administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan
data dan nformasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan
maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperolehnye
kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara
sempit lebih tepat disebut tatusaha (clerical work, office work). Kegiatan
tatausaha terdiri dari rangkaian beberapa kegiatan, yaitu penerimaan,
pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan, penyimpanan, pengetikan,
penggandaan, dan pengiriman data dan informasi secara tertulis yang
diperlukan oleh organisasi. Tempat berlangsungnya penyelenggaraan kegiatan
ketatausahaan disebut kantor, yaitu suatu unit kerja yang terdiri dari ruangan,
personel, peralatan, dan operasi pengolah informasi.
Sedangkan Administrasi secara luas telah didefinisikan oleh beberapa
ahli, Menurut Ulbert (1999), yaitu dikutip oleh Husein Umar (2004), p2), telah
34
mensintesiskan dengan baik beberapa pendapat tentang administrasi
berdasarkan unsur-unsurnya, seperti pada Gambar 2.2
Berdasarkan model ini, Administrasi dapat didefinisikan sebagai suatu
kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang dan atau organisasi
berdasarkan pembagian kerjasama sebagaimana ditentukan dalam struktur
dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif
dan efisien.
Gambar 2.2 Model Administrasi dan Unsurnya
Ide
Individu
Kerjasama
Sumber daya
Kelompok Organisasi
Tujuan
Recommended