View
230
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
51
BAB 3
ANALIS IS PROSES BISNIS
3.1. Pengenalan Perusahaan
3.1.1 Profil Perusahaan
PT. Ceria Plas merupakan perusahaan manufaktur khususnya memproduksi
beraneka macam mainan yang terbuat dari plastik. Perusahaan ini didirikan
pada tahun 1974 dan bergerak dalam bidang manufaktur yang memfokuskan
diri untuk menyediakan mainan-mainan plastik yang bermutu keseluruh toko
dan distributor-distributor seluruh Indonesia. Dengan pengalaman menjual
plastik kurang lebih 20 tahun, PT Ceria Plas terus menerus berjuang untuk
menjad i perusahaan berkelas di Indonesia, yang mampu memberikan kualitas
barang tertinggi bagi para pelanggan dan karyawan.
Perusahaan kini memperkerjakan lebih dar i 100 karyawan dan mempunyai
puluhan mesin produksi p lastik yang beroperasional. Dengan mesin p roduksi
plastik yang ada, perusahaan menghasilkan p roduk utamanya yaitu bola
mandi terbuat dar i p lastik (dengan beraneka macam ukuran) dan barang
plastik lainnya yang dapat diproduksi sesuai dengan musim dan permintaan
pelanggan. Pada saat ini, PT Ceria Plas memiliki 4 cabang gudang yang
tersebar diseluruh Jabodetabek untuk mempermudah pendistribusian mainan-
mainan plastik berkualitas yang dimana peminatnya terus berkembang setiap
tahunnya.
52
3.1.2 Visi dan Misi
3.1.2.1 Visi Perusahaan
Menjadi perusaahan manufaktur p lastik terbaik se-Indonesia
3.1.2.2 Misi Perusahaan
- Menjaga kecepatan p roses dan kualitas hasil p roduksi untuk
setiap p roduk yang dipesan.
- Menyediakan harga kompetitif kepada para pelanggannya.
- Mengurangi devisa dengan menyediakan distributor produk
yang dibuat didalam negeri.
- Meningkatkan kreatifitas anak-anak dengan mainan yang
dihasilkan.
53
3.1.3 S truktur Organisasi
Gambar 3.1 St ruktur Organisasi
3.1.4. Fungsi Setiap Bagian Secara Keseluruhan
o Direktur
Menetapkan dan menjaga rencana operasi agar sesuai dengan tujuan
dan sasaran perusahaan, baik dalam jangka pendek dan jangka
panjang
Mewakili perusahaan didalam hubungan dengan instansi-instansi
pemerintah, swasta, dan badan-badan lainnya ataupun dalam
masyarakat.
54
Mengkaji ulang dan menganalisis kemajuan dari keuangan
perusahaan, serta membandingkan hasil nyata dengan rencana-rencana
yang telah di tetapkan.
Menerima laporan – laporan dan rekomendasi dari manajer – manajer
untuk tindakan perbaikan bila diperlukan.
o Bagian Penjualan dan Pemasaran
Meriset dan meneliti barang pasaran. Setelah dilakukan perhitungan
cost barang dan barang tersebut dapat menguntungkan maka bagian
penjualan akan membuat surat permintaan p roduksi barang baru
kepada bagian produksi.
Mencari dan menentukan distributor sehat (secara finansial dan
reputasi).
Membuat surat penawaran kepada pelanggan.
Membuat sales order.
Membuat surat permintaan pengeluaran barang kepada supervisor
gudang.
Membuat surat permintaan produksi barang baru apabila terdapat
pesanan barang jenis baru yang belum pernah dip roduksi.
Membuat surat jalan.
Membuat surat tagih pelanggan untuk pembayaran yang telah jatuh
tempo.
Melakukan advertising dan p romosi
Menghasilkan laporan penjualan bulanan
Mengupdate data pelanggan ( input dan edit)
55
o Bagian Produksi
Manager Produksi
‐ Melakukan pengawasan pada proses p roduksi.
‐ Menerima surat penambahan stok dan surat permintaan
produksi barang baru.
‐ Membuat surat permintaan bahan baku.
‐ Melakukan pengecekan kualitas pada barang hasil p roduksi.
‐ Membuat surat hasil p roduksi.
‐ Menghasilkan laporan hasil p roduksi setiap bulan.
Supervisor teknisi
‐ Melakukan modifikasi pada mesin produksi sehingga dapat
menghasilkan bentuk p roduk yang baik.
‐ Melakukan perbaikan pada mesin produksi yang rusak.
‐ Membuat surat permintaan sparepart.
o Bagian gudang
Melakukan packing terhadap barang yang akan dikirim.
Membuat surat pengeluaran barang sebanyak dua rangkap.
Membuat Surat Pembelian Bahan Baku kepada bagian pembelian.
Memantau jumlah bahan baku pada gudang dan membuat surat
pembelian bahan baku.
Melakukan pengecekan stok barang dan membuat surat penambahan
stok.
56
o Bagian Keuangan
Memastikan transaksi-transaksi keuangan dapat tercatat dengan benar
sesuai dengan p rinsip-p rinsip akuntansi yang lazim dan ber laku
dengan pengendalian intern yang baik.
Membayar pembelian-pembelian perusahaan yang dilakukan terhadap
supplier (biasaanya dikir im surat tagih supplier dari supplier).
Menerima rangkap Surat tagih pelanggan dari bagian Penjualan.
Menyediakan biaya gaji karyawan setiap bulan.
Membuat akumulasi laporan keuangan setiap bulan.
Menyiapkan, menganalisis, dan mengintrep retasikan hasil-hasil
keuangan supaya dimanfaatkan oleh manajemen di dalam proses
pengambilan keputusan.
o Bagian Personalia
Mengelola absensi.
Mengarsip semua data yang berkaitan dengan kepegawaiaan dan data
pribadi karyawan.
Mengadakan perekrutan berdasarkan permintaan sumber daya
manusia dar i setiap divisi sesuai dengan persyaratan yang diminta.
Mengatur administrasi gaji dengan baik serta mengawasi pembayaran
gaji dan tunjangan-tunjangan untuk pegawai.
o Bagian Pembelian
Memilih supplier yang dapat dipercaya.
57
Menerima surat pembelian bahan baku dari supervisor gudang lalu
membuat purchase order kepada supp lier.
Menerima surat permintaan sparepart dari supervisor teknisi lalu
membuat purchase order kepada supplier.
Menerima pembelian dari div isi lain.
Mengupdate data supplier (input dan edit)
o Bagian IT
Bertanggungjawab dalam perencanaan dan pelaksanaan
pengembangan dari p royek sistem yang ada d i dalam perusahaan.
Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan, perawatan, dan penyediaan
hardware & software, serta jaringan yang ada pada perusahaan.
3.2. Gambaran Proses Bisnis Berjalan
Pada bagian ini akan membahas proses bisnis yang berjalan di dalam semua bagian
yang ada pada perusahaan PT. Ceria Plas.
3.2.1. S ystem Definition
PT Ceria Plas bergerak dibidang plastik dan memasarkan p roduknya kepada
dua tipe pelanggan yaitu supermarket dan toko. Beberapa pelanggannya
Carrefour, Giant dan Hypermart dan selain kepada supermarket besar mereka
juga mend istribusikan produknya kepada toko mainan diberbagai kota.
58
Proses yang berjalan secara umum :
Proses bisnis di perusahaan ini diawali dengan adanya surat penawaran yang
dibuat oleh bagian penjualan dan pemasaran kepada pelanggan. Kemudian
pelanggan yang berminat akan memberikan purchase order. Untuk barang
jenis baru yang belum pernah diproduksi, bagian penjualan dan pemasaran
akan mengeluarkan surat permintaan produksi kepada bagian gudang.
Sedangkan untuk barang yang sudah pernah dip roduksi, bagian penjualan dan
pemasaran akan membuat surat persiapan barang kepada bagian gudang.
Apabila barang telah siap , bagian gudang akan memberikan surat pengeluaran
barang kepada bagian penjualan dan pemasaran. Kemudian bagian penjualan
dan pemasaran akan membuat surat jalan dan diserahkan kepada supir.
Bagian gudang akan meny iapkan barang dan dimasukkan kedalam truk untuk
dikirim ke pelanggan.
Setelah sales order untuk pelanggan tersebut telah jatuh tempo maka bagian
penjualan dan pemasaran akan membuat surat tagih kepada pelanggan.
Setelah pelanggan membayar, rangkap surat tagih dan uang akan diberikan
kepada bagian keuangan.
Apabila bagian p roduksi menerima surat permintaan produksi dari bagian
penjualan dan pemasaran. Bagian p roduksi akan melakukan p roses p roduksi
barang tersebut. Selain itu bagian produksi juga mener ima surat penambahan
stok dari bagian gudang untuk melakukan p roses p roduksi. Bila dalam proses
produksi, terdapat kekurangan bahan baku, maka bagian p roduksi akan
membuat surat permintaan bahan baku kepada bagian gudang. Setelah proses
59
produksi selesai, maka akan dibuat surat hasil p roduksi oleh bagian p roduksi
dan diberikan kepada bagian gudang untuk menambah stok barang digudang.
Surat hasil p roduksi tersebut kemudian dikembalikan kembali ke bagian
produksi.
Bagian gudang akan mengecek stok bahan baku, apabila ada kekurangan
maka akan dibuat surat pembelian bahan baku dah diberikan kepada bagian
pembelian. Bagian pembelian kemudian akan melakukan pemesanan kepada
supplier dengan membuat purchase order. Rangkap purchase order akan
diberikan kepada bagian keuangan.
Bagian p roduksi juga dapat melakukan pembelian sprarepart dengan
membuat surat pembelian sparepart dan diberikan kepada bagian pembelian
untuk dibuatkan purchase order kepada supplier. Rangkap purchase order
akan diber ikan kepada bagian keuangan.
Setiap menerima surat tagih dari supplier, bagian keuangan akan
mengeluarkan pembayaran dalam bentuk giro / cek / kas. Apabila ada surat
retur dari pelanggan, maka barang akan dikembalikan ke bagian gudang
untuk di daur ulang. Dan barang pengganti akan d i kir imkan pada saat
pengiriman berikutnya.
Karyawan akan meberikan daftar absensi kepada bagian personalia untuk
dilakukan penghitungan total gaji yang d idapat. Bagian personalia akan
member ikan total gaji yang harus dibayar kepada bagian keuangan. Bagian
60
keuangan akan memberikan uang tersebut. Bila karyawan ingin melakukan
cuti, karyawan dapat mengisi surat permohonan cuti yang kemudian akan
dip roses. Apabila di setujui maka akan dikeluarkan surat keterangan cuti.
Proses yang berjalan di Bagian Penjualan dan Pemasaran :
‐ Perusahaan membuat surat penawaran (terdiri dari spesifikasi barang dan
harganya) kepada pelanggan yang dituju untuk menyepakati harga dan
kondisi transaksi lainnya.
‐ Pesanan yang dipesan pelanggan, akan dibuat sales order yang berisi
sesuai dengan spesifikasi barang-barang yang d ipesan.
‐ Kemudian, bagian penjualan memberikan surat persiapan barang kepada
supervisor gudang untuk melakukan p roses packing pada barang yang
dipesan.
‐ Setelah barang sudah siap kirim, maka supervisor gudang memberikan
rangkap surat pengeluaran barang kepada bagian penjualan untuk
dibuatkan surat jalan yang d iberikan kepada sup ir.
‐ Pada akhirnya supir akan mengirim barang dan surat jalan kepada
pelanggan.
‐ Bagian penjualan akan membuat surat tagih yang diberikan kepada
pelanggan yang pemabayarannya telah jatuh tempo. Surat tagih yang
sudah lunas, rangkapnya akan diberikan kepada bagian keuangan
perusahaan.
‐ Pada suatu saat bagian pemasaran melihat barang yang mempunyai
potensi keuntungan maka akan dilakukan perhitungan-perhitungan untuk
memasarkan dan memproduksi barang tersebut. Jika barang
61
dipersetujukan maka bagian penjualan akan membuat surat permintaan
produksi barang baru.
‐ Pada saat retur penjualan, pelanggan akan membuat surat retur yang
diberikan pada bagian penjualan yang kemudian daftar produk yang akan
diganti akan dibarengi dengan sales order pelanggan yang berikutnya.
Proses yang berjalan di bagian produksi.
‐ Jika bagian p roduksi menerima surat penambahan stok (untuk barang
yang sudah pernah di p roduksi) atau surat permintaan p roduksi barang
baru (untuk barang jenis baru) maka sta ff p roduksi akan membuat surat
permintaan bahan baku yang diserahkan kepada supervisor gudang, yang
kemudian digunakan untuk mengeluarkan bahan baku yang diperlukan.
‐ Barang yang sudah jadi, sebelum disimpan pada gudang, melewati proses
pengawasan kualitas dan dilakukan pencatatan terhadap barang cacat.
Setelah melakukan p roses pengecekan kemudian d ibuat surat hasil
produksi yang diberikan kepada supervisor gudang. Supervisor gudang
akan memasukan jumlah data barang kemudian surat hasil p roduksi
tersebut dikembalikan kepada manager produksi.
‐ Apabila terdapat kerusakan pada mesin p roduksi, maka teknisi akan
melaporkan kepada supervisor teknisi. Supervisor teknisi akan membuat
surat permintaan sparepart yang di berikan kepada bagian pembelian.
Proses yang berjalan di bagian keuangan
‐ Menerima rangkap surat tagih yang sudah dibayar, untuk kemudian
dicatat.
62
‐ Ketika bagian pembelian sudah membuat purchase order ke supplier,
rangkap dua dar i purchase order tersebut diberikan kepada bagian
keuangan untuk dicatat. Setelah jatuh tempo, maka bagian keuangan akan
membayar utang dagang tersebut kepada supplier.
‐ Bagian keuangan yang menerima surat permintaan gaji dari bagian
personalia maka bagian keuangan akan memberikan jumlah biaya yang
ditentukan pada surat tersebut.
‐ Setiap bulannya, bagian keuangan akan mencatat semua pengeluaran
perusahaan untuk gaji pegawai, admin istrasi (listrik, bensin, air minum,
dan lain-lain).
Proses yang berjalan di bagian pembelian
‐ Setelah menerima surat pembelian bahan baku dar i supervisor gudang,
maka bagian pembelian akan membuat purchase order untuk diberikan
kepada supplier.
‐ Menerima surat penerimaan sparepart dar i supervisor teknisi, kemudian
membuat purchase order kepada supplier
‐ Setiap purchase order dibuat rangkap dua. Rangkap kedua diberikan
kepada bagian keuangan.
‐ Setiap bulannya bagian pembelian mengevaluasi setiap supplier untuk
mengetahui harga baru bahan baku yang diberikan supplier, dan
melakukan perubahan harga jika ada.
63
Proses yang berjalan di bagian gudang
‐ Jika supervisor gudang menerima surat persiapan barang maka barang
akan dipacking.
‐ Kemudian supervisor gudang akan membuat surat pengeluaran barang
dua rangkap. Rangkap kedua diber ikan kepada bagian penjualan untuk
dibuatkan surat jalan.
‐ Setelah supir menerima surat jalan dan barang yang sudah di packing
maka sup ir akan mengirim barang ke pelanggan yang dituju.
‐ Pada setiap harinya, supervisor gudang melakukan pengecekan jumlah
stok barang dan jika suatu barang dilihat jumlahnya sudah sedikit akan
dibuat surat penambahan stok.
‐ Jika p roses produksi telah selesai, maka supervisor gudang akan
menerima surat hasil produksi dari bagian produksi. Supervisor gudang
akan menambah jumlah stok barang, dan kemudian surat hasil p roduksi
akan di kembalikan kepada bagian p roduksi.
‐ Supervisor gudang secara berkala melakukan pengecekan jumlah stok
bahan baku, apabila bahan baku perlu ditambah, maka akan d ibuat surat
pembelian bahan baku dan d iberikan kepada bagian pembelian.
‐ Apabila bahan baku yang dipesan sudah datang, supervisor gudang akan
memasukan jumlah data bahan baku yang datang.
‐ Ketika terjadi retur penjualan, bagian gudang akan menerima barang
retur dari sup ir, dan melakukan pencatatan barang retur tersebut.
64
Proses yang berjalan di Bagian Personalia
- Setiap bulan karyawan akan member ikan data absensi kepada bagian
personalia untuk mengurus pembayaran gaji
- Kemudian bagian personalia akan merekap seluruh data absensi
karyawan dan dan membuat surat permintaan gaji kebagian keuangan.
- Keuangan akan mengeluarkan biaya gaji yang d iperlukan pada bagian
personalia. Bagian personalia kemudian akan membayarkan gaji
kepada setiap karyawan.
- Jika karyawan ingin memohon cuti maka karyawan mengisi surat
permohonan cuti yang kemudian d i p roses. Jika disetujui maka bagian
personalia akan memberikan surat keterangan cuti kepada karyawan
tersebut.
- Pada setiap akhir bu lan bagian personalia akan membuat laporan
absensi kepada direktur perusahaan.
65
3.2.2. Rich Picture
Gambar 3. 2 Rich picture keseluruhan
66
Rich p icture bagian penjualan dan pemasaran
Gambar 3. 3 Rich picture bagian penjualan dan pemasaran
67
Rich p icture bagian produksi
$
Gambar 3. 4 Rich picture bagian produksi
68
Rich p icture bagian keuangan
$$
Gambar 3. 5 Rich picture bagian keuangan
69
Rich p icture bagian gudang
Gambar 3.6 Rich picture bagian gudang
70
Rich p icture bagian pembelian
$$
Bagian Pembelian
1a. Surat PembelianBahan Baku
Bagian Gudang
$
Supplier2. Purchase
Order
3. Rangkap Purchase Order
$$
Bagian Keuangan
1b. Surat Pembelian Spare Part
Bagian Produksi
Direktur
4. Laporan Pembelian
Gambar 3. 7 Rich picture bagian pembelian
71
Rich p icture bagian personalia
Gambar 3. 8 Rich picture bagian personalia
72
3.2.3. Use Case sistem berjalan
Use case bagian penjualan dan pemasaran
Gambar 3.9 Use case bagian penjualan dan pemasaran
73
Use case bagian produksi
Gambar 3.10 Use case bagian produksi
74
Use case bagian keuangan
Gambar 3. 11 Use case bagian keuangan
Use case bagian pembelian
Gambar 3. 12 Use case bagian pembelian
75
Use case bagian personalia
Gambar 3. 13 Use case bagian personalia
76
Use case bagian gudang
Gambar 3.14 Use case bagian gudang
77
3.2.4. Aplikasi yang Berjalan
Pada saat in i, perusahaan mempunyai 6 aplikasi yang tidak terhubung
antara satu dan yang lain. Aplikasi dikembangkan dengan software
pemrograman object oriented, Visual Basic .NET dan menggunakan
database SQL Server. Ap likasi yang berjalan dan database yang ada
pada setiap bagian tidak saling terhubung.
3.2.4.1. Aplikasi Sistem Penjualan
Fitur – fitur yang terdapat dalam Aplikasi Sistem Penjualan :
a. Create Sales Order
b. Create Tagihan (Invoice)
c. Create Persiapan Barang
d. Create Permintaan Produksi
e. Create Delivery Order
f. Mengupdate data pelanggan ( input dan edit)
g. Create Laporan Penjualan
User : Staff Bagian Penjualan
Output :
o Sales Order
o Invoice
o Surat Persiapan Barang
o Surat Permintaan Produksi
o Delivery Order
o Laporan Penjualan (Penjualan Bulanan)
78
3.2.4.2. Aplikasi Sistem Produksi
Fitur – fitur yang terdapat dalam Aplikasi Sistem Produksi :
a. Create Record Hasil Produksi
b. Create Permintaan Bahan Baku
c. Create Laporan Produksi
User : Staff produksi
Fitur :
a. Create Permintaan Sparepart
User : Supervisor teknisi
Output :
o Surat Hasil Produksi
o Surat Permintaan Bahan Baku,
o Laporan Produksi (Produksi per bulan)
o Surat Permintaan Sparepart.
3.2.4.3. Aplikasi Sistem Keuangan
a. Create Laporan Keuangan
b. Record Buku Besar
User : Staff Keuangan
Output :
o Laporan Keuangan
o Pencatatan Buku Besar
79
3.2.4.4. Aplikasi Sistem Pembelian
a. Create Purchase Order
b. Mengupdate data supplier (input dan edit)
c. Create Laporan Pembelian
User : Staff Pembelian
Output :
o Purchase Order
o Laporan Pembelian (Pembelian Per Bulan)
3.2.4.5. Aplikasi Sistem Gudang
a. Create Penambahan Stok
b. Create Pembelian B ahan Baku
c. Create Pengeluaran Barang
d. Mengupdate Stok Barang
e. M engupdate Stok Bahan Baku
f. Create Laporan Persediaan Barang dan Bahan Baku
User : Supervisor Gudang
Output :
o Surat Penambahan Stok
o Surat Pembelian Bahan Baku
o Surat Pengeluaran Barang
o Laporan Persediaan Barang dan Bahan Baku (Per Bulan)
80
3.2.4.6. Aplikasi Sistem Personalia
a. Menginput Data Karyawan
b. Memproses Absensi
c. Create Keterangan Cuti
d. Create Permintaan Gaji
e. Create Laporan Absensi
User : Staff Personalia
Output :
o Surat Keterangan Cuti
o Surat Permintaan Gaji
o Laporan Absensi (Per Bulan)
Tabel 3.1 Pengguna aplikasi ber jalan
3.2.5 Masalah Sistem Berjalan
Sistem Penjualan :
- Sering kehilangan dokumen yang terkait dengan bagian penjualan seperti:
rangkap purchase order dan rangkap surat retur dari konsumen.
- Tidak dapat menentukan spesifikasi produk baru yang akan dip roduksi.
Spesifikasi menyangkut harga produk, bahan baku p roduk, dan lain-lain.
User Bagian Penjualan dan Pemasaran
Bagian Produksi
Bagian Keuangan
Bagian Pembelian
Bagian Gudang
Bagian Personalia Aplikasi
Penjualan X
Produksi X
Keuangan X
Pembelian X Gudang X
Personalia X
81
Sistem Gudang :
‐ Sering keh ilangan dokumen yang terkait dengan bagian gudang seperti :
surat permintaan bahan baku dan surat hasil produksi.
‐ Tempat peny impanan barang dicatat secara manual dalam bentuk
laporan.
Sistem Produksi :
‐ Bagian produksi tidak efisien dalam meminta bahan baku.
Bagian p roduksi harus mencetak surat permintaan bahan baku, yang
kemudian di berikan kepada supervisor gudang. Supervisor gudang
kemudian akan mengeluarkan bahan baku sesuai dengan permintaan. Hal
tersebut kurang efisien, diharapkan bagian p roduksi dapat langsung
meminta bahan baku tanpa mencetak surat permintaan, dan juga
langsung mengurangi jumlah stok bahan baku.
‐ Produksi tidak dilakukan secara terjadwal
Pada saat ini permintaan p roduksi masih berdasarkan permintaan dari
supervisor gudang. Sebelum meminta p roduksi, supervisor gudang akan
mengecek stok p roduk yang sudah mencapai titik minimum.
Sistem Keuangan :
‐ Proses pengumpulan data transaksi sulit karena harus meminta data dari
setiap bagian sehingga pembuatan laporan pun memerlukan waktu yang
cukup lama.
82
Sistem Personalia :
‐ Proses pembagian gaji karyawan yang terlalu lama karena bagian
personalia harus meminta dana gaji karyawan kepada bagian keuangan
Sistem Pembelian :
‐ Sulitnya menentukan perbandingan harga dari supplier.
‐ Sulitnya filtering supplier mana yang berkompeten untuk bekerjasama
dengan perusahaan kita dalam bidang pembelian.
83
3.2.6. Masalah dan Perkembangan Aplikasi
Aplikasi Permasalahan Pengembangan Penjualan - Tidak ada fitur penentuan waktu pengiriman - Waktu pengiriman bisa terotomatisasi - Tidak ada fitur penagihan otomatis - Otomatisasi Surat Tagih - Tidak ada fitur pencatatan retur - Fitur untuk menganalisis finansial pelanggan berdasarkan kurva penjualannya - Tidak ada fitur credit limit - Fitur pencatatan retur Gudang - Tidak adanya fitur reorder point - Bila ada barang atau bahan baku yang sudah sampai jumlah tertentu akan mengeluarkan
warning. - Tidak fitur lokasi penyimpanan barang - Dapat menentukan storage location - Tidak ada otomatisasi proses permintaan bahan baku - Proses permintaan bahan baku tidak perlu mencetak surat lagi Produksi - Tidak ada fitur penjadwalan produksi - Adanya jadwal produksi yang terencana setiap hari Keuangan - Tidak ada fitur pembuatan laporan profit & loss
secara otomatisasi - Fitur untuk membuat laporan khusus (profit & loss dll) untuk lebih mengetahui kondisi finansial perusahaan
- Tidak ada otomatisasi proses journal entry - Fitur untuk menganalisis cash flow perusahaan sehingga mengetahui bagaimana meningkatkan profi t
Personalia - Tidak ada fitur otomatisasi absensi - Sistem absensi otomatis Pembelian - Tidak adanya otomatisasi proses purchase order - Adanya fitur penganalisisan supplier yang terbaik - Adanya otomatisasi purchase order untuk bagian keuangan
- Adanya otomatisasi purchase order dari surat permintaan spare part dan surat pembelian bahan baku
Tabel 3.2 Masalah dan pengembangan aplikasi berjalan
84
Aplikasi Penjualan
Masalah :
- Tidak ada fitur penentuan waktu pengiriman
Waktu pengiriman tidak langsung ditentukan secara tetap karena bisa saja
apabila pelanggan tertentu ingin meminta pengiriman barang esok hari,
hal tersebut dapat dilakukan sehingga membuat jadwal pengiriman
lainnya yang sudah ada menjadi terundur.
- Tidak ada fitur penagihan otomatis
Bagian penjualan dan pemasaran ser ing dapat masalah untuk mengetahui
sales order mana saja yang sudah jatuh tempo dan harus di tagih, sehingga
hal ini menyebabkan staf harus melihat kembali sales order tercetak yang
sudah jatuh tempo.
- Tidak ada fitur pencatatan retur
Surat retur yang d idapat dari pelanggan belum dicatat secara
komputerisasi sehingga menyulitkan perusahaan untuk mengetahui
jumlah retur pada setiap pengiriman barang yang dilakukan.
- Tidak ada credit limit
Bagian Keuangan tidak dapat menentukan kredit limit secara otomatis
untuk pelanggan tertentu sehingga bagian keuangan tidak mengetahui
jumlah hutang pelanggan yang belum dilunasi sehingga menyebabkan
perusahaan rugi dan transaksi sebelumnya tidak tertagih.
Pengembangan
- Waktu pengiriman dapat terotomatisasi sehingga prioritas terhadap
pengiriman leb ih teratur.
85
- Otomatisasi surat tagih
Bila ada sales order yang sudah jatuh tempo langsung dicetak surat tagih
secara otomatis sehingga semua tagihan pun tertagih pada waktu yang
tepat.
- Fitur untuk menganalisis finansial pelanggan berdasarkan kurva
penjualannya untuk mengetahui tingkat pembelian dari pelanggan
tersebut
- Fitur pencatatan retur, sehingga perusahaan mengetahui jumlah retur
yang telah terjadi sehingga perusahaan bisa menganalisis tingkat kerugian
yang ditimbulkan dari retur tersebut.
Aplikasi Gudang
Masalah :
- Tidak adanya fitur reorder point
Dalam proses penambahan stok bahan baku dan p roduk, harus ada batas
minimal stok yang ada agar proses penjualan atau produksi tidak harus
melihat database stok p roduk atau bahan baku.
- Tidak ada lokasi penyimpanan barang
Ada 4 gudang di perusahaan ini. Yang satu sebagai pusat letaknya
bersamaan dengan tempat p roduksi. Sedangkan yang lainnya hanya
menampung p roduk dan bahan baku. Selama in i gudang pusat
mendistribusikan p roduk dan bahan bakunya ke gudang lainnya hanya
melalui report secara manual saja. Sehingga supervisor gudang terkadang
kesulitan untuk mengetahui lokasi penyimpanan barang tertentu.
86
Pengembangan
- Bila ada barang atau bahan baku yang sudah sampai jumlah tertentu
(ROP) akan mengeluarkan warning.
Jadi ketika seorang user login dalam aplikasi akan mendapat warning stok
barang yang sudah menjad i batas minimal stok.
- Dapat menentukan storage location
Menambah database sendiri untuk setiap peny impanan barang, jadi ada
atribut storage location untuk setiap database persediaan barang yang ada
di gudang.
Aplikasi Keuangan
Masalah :
- Tidak ada fitur pembuatan laporan profit & loss secara otomatisasi
Selama ini pembuatan laporan masih dilakukan dengan proses yang lama dan
t idak real time karena harus menunggu proses journal entry yang lama karena di
input satu persatu bill set iap bagian.
- Tidak ada otomatisasi proses journal entry
Proses journal ent ry masih harus di input satu per satu dan harus menunggu
rangkap dua dari dokumen-dokumen yang diberikan oleh set iap bagian.
Perkembangan :
- Fitur untuk membuat laporan khusus (profit dan loss) untuk lebih
mengetahui kondisi finansial perusahaan
Pencip taan laporan laba rugi secara langsung dari ap likasi.
- Fitur untuk menganalisis cash flow perusahaan sehingga mengetahui
bagaimana meningkatkan profit
Pembuatan cash flow secara langsung dari ap likasi.
87
Aplikasi Personalia
Masalah :
- Tidak ada fitur otomatisasi absensi
Absensi yang digunakan menggunakan kartu. Sehingga setiap bulan
ketika absensinya dikumpulkan, bagian personalia akan mengumpulkan
kartu seluruh karyawan dan masih secara manual diperiksa satu per satu.
Perkembangan :
- Sistem absensi otomatis
Proses absensi sebaiknya menggunakan RFID, dan p roses absensi
langsung terkomputerisasi sehingga ketika setiap bulan waktu
pengumpulan absensi dapat secara langsung dan mempermudah
pengumpulan data, sehingga p roses pembagian gaji dapat dilakukan
secara cepat.
Aplikasi Pembelian
Masalah :
- Tidak adanya otomatisasi proses purchase order
Seharusnya ketika adanya surat permintaan sparepart atau surat
pembelian bahan baku maka purchase order akan langsung tercetak dan
tersimpan di dalam database sehingga bagian keuangan akan langsung
mengetahui secara real time mengenai pembelian tersebut.
Perkembangan :
- Adanya fitur penganalisisan supplier yang terbaik
Adanya sistem summary tentang supplier mana yang terbaik, baik dar i
88
harga p roduk, p roses delivery, serta cost dan diskon.
- Adanya otomatisasi purchase order untuk bagian keuangan
Tidak memer lukan lagi rangkap purchase order yang harus diberikan
oleh bagian pembelian ke bagian keuangan. Karena data yang ada dapat
diakses oleh bagian keuangan.
- Adanya otomatisasi purchase order dari surat permintaan sparepart
dan surat pembelian bahan baku
Purchase order akan d i crea te secara otomatis begitu surat permintaan
sparepart / surat pembelian bahan baku dicip takan.
Aplikasi Produksi
Masalah :
- Tidak ada otomatisasi permintaan bahan baku
Adanya standard operasional produksi dalam memproses suatu produk
sehingga bagian p roduksi tidak perlu lagi memperkirakan berapa jumlah
bahan baku yang harus disediakan dalam proses produksi.
- Tidak ada fitur penjadwalan produksi
Adanya jadwal p roduksi yang rutin dilakukan. Seh ingga setiap shift
produksi yang ada pada tiap harinya dapat dengan jelas memproduksi
suatu barang dan mencegah terjad inya kehabisan suatu p roduk.
Perkembangan :
- Proses permintaan bahan baku tidak perlu mencetak surat lagi
- Adanya jadwal produksi yang terencana setiap hari
89
3.2.7 Permasalahan Aplikasi Secara Umum
Permasalahan umum yang sering terjad i di setiap ap likasi antara bagian
adalah :
‐ Data tidak terintegrasi antara setiap bagian, sehingga terjadi dup likasi data
antar tiap bagian dan penggunaan kertas yang masih banyak untuk menjalani
setiap p roses antar bagian.
‐ Tidak ada signal pesan antar setiap bagian. Karena bagian p roduksi, bagian
penjualan dan bagian p roduksi memerlukan sebuah ap likasi yang dapat
member itahu pesan, tanpa memakai telepon intern perusahaan.
Recommended