View
49
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
6
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Purchasing (Pembelian)
2.1.1. Pengertian Purchasing (Pembelian)
Departemen purchasing (pembelian) merupakan bagian penting dari organisasi
perusahaan yang bertanggung jawab terhadap pengadaan dan pengelolaan material.
Kegiatan purchasing (pembelian) merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah
perusahaan, fungsi pembelian ini dikatakan dasar karena suatu perusahaan tidak akan
dapat beroperasi dengan baik tanpa adanya fungsi tersebut. Fungsi purchasing
(pembelian) ini sangat penting untuk dikelola dengan sungguh-sungguh karena ruang
lingkup dari pembelian tidak hanya sebatas bagaimana manajemen berhasil
menerapkan suatu mekanisme pengadaan barang secara tepat waktu dan sesuai
dengan target harga, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menentukan strategi
kemitraan antar perusahaan yang efektif.
Purchasing (Pembelian) menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:1) adalah:
“Departemen purchasing merupakan bagian penting dari perusahaan yang harus
mematuhi kebijakan dasar manajemen”.
Sedangkan menurut Febriawati, (2013:19) Pembeliaan adalah: “pengadaan
barang yang dalam sehari-hari”.
Sedangkan menurut Martono, (2015:58) Pembeliaan adalah: “Proses penting
dan berperan besar dalam kelancaran proses organisasi atau perusahaan.
2.1.2. Tugas Dan Tanggung Jawab Bagian Purchasing
Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:3) Tugas Dan Tanggung Jawab
Bagian Purchasing adalah:
1. Harus mampu memberikan kontribusi optimum kepada manajemen perusahaan
sebagai bagian penting dalam organisasi yang memainkan peran penting dalam
upaya mencapai target profit yang ditetapkan manajemen.
7
2. Departemen purchasing seharusnya mempunyai peran, tidak hanya secara efektif
melakukan pembelian dan penyerahaan material yang dibutuhkan untuk proses
produksi saja, tetapi juga harus bertanggung jawab terhadap mutu dan harga
material.
3. Departemen purchasing harus menerapkan manajemen efektif yang meliputi
manajemen pengadaan dan pengelolaan material serta manajemen biaya.
4. Departemen purchasing harus selalu berusaha melakukan penghematan dan
penurunan biaya yang secara langsung berkaitan dengan pembeli material maupun
biaya tidak langsung, yaitu biaya dalam proses administrasi dan pengelolaan. Dan
dalam bagian purchasing harus menjalin kerjasama yang erat dengan bagian
terkaitnya.
2.1.3. Fungsi Purchasing
Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:3) Fungsi primer departemen
purchasing adalah: “Pengadaan material yang diperlukan untuk proses produksi
dalam jumlah yang mencukupi, tersedia secara tepat waktu, memenuhi standar
kualitas yang ditetapkan dengan harga beli yang wajar.”
8
2.1.4. Struktur Organisasi Purchasing
Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:9) adalah: Struktur Organisasi
Purchasing betujuan memudahkan kita melakukan pembagian tugas, tanggung jawab
dan kontrol.
Sumber : Supriyanto dan Masruchah, (2007:9)
Gambar II.1
Contoh Sederhana Struktur Organisasi Purchasing
1. Manajer
Manajer adalah pemimpin tertinggi didalam organisasi yang bertanggung jawab
terhadap kinerja purchasing.
Manajer purchasing bertugas dan bertanggung jawab terhadap aktivitas
purchasing. Pengendali arah sasaran organisasi sesuai dengan policy management
secara umum berada di tanggan manajer.
2. Seksi Pengadaan
Seksi Pengadaan merupakan bagian departemen purchasing yang bertanggung
jawab terhadap proses pengadaan material sesuai dengan kebutuhan produksi.
Manajer
Seksi Pengadaan Seksi Kontrol Biaya Seksi Administrasi
Buyer Material Planer
9
Seksi ini dapat dibedakan menjadi dua bagian yaitu :
a. Subseksi Perencanaan
Subseksi Perencanaan atau material planer bertugas untuk melakukan
perhitungan jumlah pesanan material atau order dari setiap material yang
dipesan sesuai dengan kebutuhan produksi.
b. Subseksi Pembelian
Subseksi Pembelian atau buyer bertugas dalam melakukan pelaksanaan
eksekusi pemesanan material atau order ke perusahaan supplier terkait
berdasarkan hasil perencanaan dari subseksi perencanaan pembelian atau
material planer dan melakukan follow up sampai diterimanyamaterial sehingga
siap untuk dipakai dalam proses produksi.
Mempersiapkan lembar surat pesanan atau purchase order dan
mengirimkannya kepada perusahaan supplier terkait, pekerjaan administrasi
pembelian, kontrol pengiriman material, kontrol dokumen transaksi dan
pembayaran menjadi tanggung jawab tim kerja ini.
Tugas dan tanggung jawab tim pelaksanaan proses pembelian material atau
Buyer secara garis besar adalah :
1) Mempersiapkan lembar order.
2) Mengirim lembar order ke perusahaan supplier.
3) Follow up penerimaan material untuk memenuhi kebutuhan produksi.
4) Proses administrasi pembayaran.
3. Seksi Kontrol Biaya
Fluktuasi harga akibat dari perubahan kenaikan baiaya yang terjadi tidak dapat
kita hindarkan. Hal ini perlu diantisipasi dengan baik agar biaya pembelian dapat
terkontrol dengan baik dan terencana. Seksi kontrol biaya berperan dalam
pengendalian harga pembelian.
Tugas dan tanggung jawab subseksi kontrol biaya atau cost control adalah :
1) Melakukan kontrol dan pengendalian terhadap harga beli material.
2) Melakukan perencanaan biaya dan usaha Cost Reduction.
10
Dengan dibentuknya seksi kontrol biaya maka diharapkan pengendalian biaya
material dapat dilakukan secara efektif sehingga target profit seperti yang
ditetapkan oleh manajemen dapat dicapai.
4. Seksi Administrasi
Seksi administrasi adalah bagian dari departemen purchasing yang bertugas untuk
melakukan proses administrasi yang dilakukan oleh departemen purchasing baik
yang bersifat langsung atau pun tidak langsung terhadap proses pembelian
material.
Proses Administrasi Pembelian meliputi :
1) Proses administrasi
2) Pembuatan prosedur
3) Penyiapan data pembelian sebagai laporan maupun bahan evaluasi kinerja
purchasing.
2.1.5. Perencanaan Pengadaan
Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:21) adalah: aktivitas pengadaan
material yang dilakukan Departemen Purchasing melalui beberapa tahapan proses.
Tahapan proses tersebut kemudian lazim disebut dengan istilah siklus pengadaan,
yang terdiri dari tahapan-tahapan sebagai berikut :
1. Proses Perencanaan Pengadaan
Perencanaan adalah awal dari proses pengadaan yang dilakukan oleh
departemen purchasing. Perhitungan jumlah pemesanan material atau order dan
forecast order dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa aspek yang terkait,
dilakukan dengan seteliti mungkin untuk menghindari kesalahan jumlah pembelian.
Kekurangan pemesanan material atau order akan berakibat pada kurangnya
persediaan material yang menyebabkan terhentinya proses produksi, sedangkan
kelebihan pesanan material atau order akan berakibat pada menumpuknya jumlah
stok material. Kedua kondisi tersebut harus dihindari karena semuanya dapat
diartikan sebagai kerugian.
11
Terhentinya proses produksi menyebabkan mesin-mesin tidak dapat beroperasi
dan operator tidak dapat bekerja. Kelebihan stok material yang menumpuk digudang
berarti pemborosan karena sebagian modal menjadi tidak bergerak.
Beberapa aspek terkait yang harus diperhatikan pada saat membuat rencana
pengadaan antara lain :
a. Rencana Produksi
Tujuan Rencana Produksi adalah untuk mengatur proses produksi sehingga
jumlah permintaan pasar sebagai taget penjualan dapat dipenuhi sesuai dengan
kapasitas lini produksi.
b. Proses Administrasi pengadaan
Meliputi proses perhitungan jumlah pesanan, proses dokumentasi penyerahan dan
proses administrasi pembayaran.
c. Proses Produksi Supplier
d. Proses Penyerahaan
Faktor-faktor proses penyerahan yaitu :
1) Jarak perusahaan
2) Kondisi jalan
3) Sistem dokumentasi
4) Lot pengiriman
e. Proses Penerimaan dan Penyimpanan
Proses Penerimaan material adalah batas peralihan tanggung jawab material dari
perusahaan supplier.
Kontrol material adalah suatu aktivitas pengendalian material yang bertujuan
untuk mengetahui secara aktual kondisi material agar sesuai dengan kondisi ideal
yang ditetapkan pada saat perencanaan.
Dalam proses penyimpanan material, kita harus mempertimbangkan faktor
keamanan, terhindar dari resiko kehilangan, kerusakan dan kemudahan melakukan
dan mengontrol pergerakan material.
12
f. Proses Penyerahan ke Lini Produksi
Perjalanan material adalah proses penyerahan ke lini produksi untuk dilakukan
menjadi bentuk produk jadi.
2.1.6. Fungsi Pengadaan
Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:3) adalah: Fungsi utama
departemen purchasing adalah menyediakan sejumlah material sesuai kebutuhan
produksi. Material harus tersedia dalam jumlah yang cukup dengan standar mutu
yang sudah ditetapkan. Secara lebih spesifik fungsi pengadaan punya dua pengertian
yaitu Fungsi Perencanaan Pembelian dan Fungsi Pelaksanaan Pembelian.
a. Perencanaan Pembelian
Proses perencanaan pembelian adalah awal dari proses pengadaan yang dilakukan
oleh departemen purchasing.
perencanaan pembelian dapat di klasifikasikan menjadi tiga tahap yaitu :
1) Perencanaan jangka pendek adalah perhitungan jumalah order dan rencana
penyerahan material sesuai dengan rencana produksi yang sudah ditetapkan.
2) Perencanaan jangka menengah dan jangka panjang direfleksikan dalam bentuk
peramalan.
b. Pelaksanaan Pembelian
Eksekusi terhadap angka pemesanan yang sudah ditetapkan, yaitu proses
pengadaan itu sendiri. Pemesanan dilakukan terhadap semua supplier untuk
mempersiapkan material dan proses produksinya sehingga dapat memenuhi
jumlah dan waktu pengiriman sesuai dengan ketentuan yan tertera dalam lembar
surat pesanan. Ketersedian waktu sebagai syarat untuk dapat terlaksananya proses
penyerahan material ini lazim kita sebut sebagai Lead Time Order.
13
2.1.7. Alur Proses Pengadaan Material
Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:39) adalah:
1. Departemen Production Control
2. Departemen Purchasing
3. Perusahaan Supplier
4. Departemen Purchasing
5. Departemen Material Control
6. Departemen Inspeksi Penerimaan
7. Departemen Material Control
8. Departemen Production
9. Rencana Produksi
10. Rencana Pengadaan
11. Surat Pesanan
12. Proses Produksi Perusahaan Supplier
13. Kontrol Penyerahaan
14. Penerimaan Material
15. Inspeksi penerimaan
16. Penyimpanan
17. Penyerahaan ke Lini Produksi
2.1.8. Siklus Pengadaan Material
Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:40) adalah:
1. Keputusan tentang kebijakan pengadaan material
2. Pemilihan metode pengadaan material
3. Partisipasi dalam perencanaan produksi dalam hal informasi yang significant
4. Persiapan dasar perencanaan pengadaan material dan keputusan untuk
menentukan pasokan internal atau eksternal
5. Persiapan rencana kerja pengadaan material
6. Seleksi perusahaan supplier
7. Persiapan daftar material
14
8. Persiapan daftar pengadaan
9. Evaluasi prioritas pengadaan
10. Melengkapi informasi tentang pemesanan dan rencana produksi
11. Membuat rencana inventory
12. Menetapkan manajemen inventory
13. Penerbitan surat pesanan dan menyerahkan kepada perusahaan supplier
14. Kontrol material
2.1.9. Tujuan Bagian Pengadaan
Menurut Martono, (2015:30) Tujuan Bagian Pengadaan adalah:
1. Memperoleh barang dan layanan dari pemasok pada jumlah, harga, dan kualitas
yang sesuai kebutuhan.
2. Memastikan perusahaan memperoleh pelayanan terbaik dari pemasok sehingga
proses operasi di perusahaan berjalan lancar.
3. Mengidentifikasi pemasok yang mampu menyediakan barang dan layanan terbaik,
dan membina hubungan baik.
4. Menjalin hubungan yang lebih dekat dengan pemasok untuk saling memahami
kebutuhan masing-masing.
5. Negosiasi biaya pembelian dan pengadaan barang.
6. Mempersiapkan kemungkinan akan kelangkaan barang, kenaikan harga, dan
rencana pengembangan produk baru organisasi.
2.1.10. Hal-hal yang harus diperhatikan oleh Bagian Pengadaan Barang
Menurut Martono, (2015:61) Hal-hal yang harus diperhatikan oleh Bagian
Pengadaan Barang yaitu:
1. Bekerja sesuai dengan informasi sesungguhnya, walaupun tidak sepenuhnya
informasi disampaikan.
2. Tidak membenarkan hal yang salah. Ketika pemasok mengirim barang yang
ilegal, bajakan, atau tanpa izin yang lengkap, tindakan ini berarti salah.
3. Terbuka dan jujur terhadap informasi diantara karyawan.
15
4. Sistem kontrol yang baik.
5. Kode etik profesional.
2.2. Manajemen Persediaan
2.2.1. Pengertian Persediaan
Menurut Handoko, (2010:333) Persediaan (inventory) adalah: suatu istilah
umum yang menunjukan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi
yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan.
Sedangkan Menurut Handoko, (2010:334) Sistem Persediaan adalah:
Serangkaian kebijaksanaan dan pengendaliaan yang memonitor tingkat persediaan
dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi,
dan berapa besar pesanan yang harus dilakukan.
2.2.2. Jenis-jenis Persediaan
Menurut Handoko, (2010:334) jenis-jenis persediaan dapat dibedakan atas:
1. Persediaan Barang Mentah (raw materials)
2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts atau components)
3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies)
4. Persediaan barang dalam proses (work in process)
5. Persediaan barang jadi (finished goods)
Sedangkan Menurut Jay dan Barry, (2011:82) Jenis-jenis persediaan adalah:
1. Persediaan barang mentah
2. Persediaan barang setengah jadi
3. Persediaan pasokan pemeliharaan atau perbaikan atau operasi
4. Persediaan barang jadi
16
2.2.3. Fungsi-Fungsi Persediaan
Menurut Handoko, (2010:335) Fungsi Penting Persediaan adalah:
memungkinkan operasi-operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai
“kebebasan” (independence).
Sedangkan Menurut Jay dan Barry, (2011:82) keempat fungsi persediaan
adalah:
1. “Decouple” atau memisahkan beberapa tahapan dari proses produksi. Sebagai
contoh, jika persediaan sebuah perusahaan berfluktuasi, persediaan tambahan
mungkin diperlukan untuk melakukan decouple proses produksi dari pemasok.
2. Melakukan “decouple” perusahaan dari fluktuasi permintaan dan menyediakan
persedian barang-barang yang akan memberikan pilihan bagi pelanggan.
Persediaan seperti ini digunakan secara umum pada bisnis eceran.
3. Mengambil keuntungan dari discount kuantitas karena pembelian dalam jumlah
besar dapat mengurangi biaya pengiriman barang.
4. Melindungi terhadap inflansi dan kenaikan harga.
2.3. Pengertian Administrasi
Menurut Haryadi, (2009:1) pengertian administrasi terbagi dua yaitu :
1. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan
serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu
hubungan satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit ini sebenarnya lebih
tepat disebut dengan tata usaha.
2. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sember daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi pengertian administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses tujuan yang akan dicapai, dan pemanfaatan berbagai sumber.
17
2.3.1. Fungsi Administrasi
Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:7) adalah: Proses pembelian
material harus terkontrol dengan baik. Semua transaksi pembelian berupa
penyerahaan material dari supplier dan pengembalian material yang rusak harus
tercatat dengan baik.
Standarisasi untuk keseragaman data dan bentuk dokumen dari supplier perlu
ditetapkan, hal ini bertujuan tidak hanya untuk mempermudah dan merapikan sistem
filing document akan tetapi juga bertujuan untuk mempermudah proses pengolahan
data. Disamping official document sebagai syarat transaksi, transfer data elektronik
perlu dipertimbangkan. Tentu saja dalam hal elektronik ini bentuk dan caranya juga
harus mempertimbangkan kemampuan para supplier.
2.4. Set Up Organisasi
Menurut Supriyanto dan Masruchah, (2007:13) adalah: Struktur organisasi
yang baik akan menjamin kinerja sebuah tim kerja. Organisasi dibentuk bertujuan
untuk pembagian tugas serta memudahkan fungi kontrol. Satu hal yang harus
dihindari dalam pembentukan struktur organisasi adalah terjadinya sistem birokrasi
rumit yang kadang malah mengakibatkan hambatan dalam oprasional.
Secara umum Persyaratan yang umumnya dibutuhkan bagi staf purchasing
adalah:
1. Harus punya keahlian dan pengetahuan yang mendalam tentang bidang pekerjaan
dan pengetahuan yang luas tentang manajemen.
2. Harus memiliki pengetahuan yang cukup tentang hal yang berhubungan dengan
material yang dibutuhkan oleh perusahaan sesuai dengan tanggung jawab
pekerjaannya. Dalam hal ini staf purchasing harus mengikuti perkembangan
teknologi material termasuk teknologi pengolahan dan pemprosesan material yang
terus-menerus berkembang dengan pesat.
18
3. Harus selalu mengikuti perkembangan perekonomian, sehingga mampu
melakukan analisis-analisis ekonomi terhadap semua aktivitas pembelian untuk
melakukan usaha-usaha penghematan dan penekanan biaya material agar dapat
selalu dijaga dalam kondisi wajar.
4. Harus memiliki pengetahuan tentang kalkulasi biaya dan harus mampu membuat
analisis biaya untuk membuat perkiraan harga pembelian menetapkan standar
harga patokan sebagai acuan dalam pelaksanaan negosiasi harga pembelian.
5. Harus selalu membuka wawasan untuk mendapatkan informasi khususnya tentang
sumber perolehan material.
6. Harus mampu menghimpun informasi dan mampu mendistribusikan secara
sistematis kebagian terkait dalam organisasi perusahaan yang memerlukan.
7. Harus selalu bersikap sopan, setia dan moderat untuk memperoleh kehormatan
dan kepercayaan dari para supplier sebagai anggota perusahaan ataupun individu.
8. Harus selalu berusaha mendorong dirinya untuk melakukan perbaikan diri sendiri
secara terus-menerus sesuai dengan laju perkembangan ilmu pengetahuan.
Recommended