View
216
Download
2
Category
Preview:
DESCRIPTION
Brochure bij de serie workshops Bezuinigingen? Hoe nu verder... In de workshops kregen vrijwilligersorganisaties handvatten om te zorgen dat hun organisatie beter om kan gaan met bezuinigingen en effectiever fondsen kan werven.
Citation preview
Bezuinigen?
Impressie van kennisbijeenkomsten voor vrijwilligers-organisaties
Hoe nu verder...
Najaar 2011
2
Inhoud‘Fonds 1818 wil de deskundigheid van aanvragers versterken’ 4Voorwoord door Boudewijn de Blij, Fonds 1818
Op zoek naar jouw kracht 6Themabijeenkomst 1 – Capacity building
Weet wat je wilt 10Themabijeenkomst 2 – Vooruitplannen: voordelen van strategie, ambitie en vergezichten
Wat doe je wel en wat doe je niet 16Themabijeenkomst 3 – Haalbaarheidsonderzoek
Vooral niet bedelen 22Themabijeenkomst 4 – Effectief inkomsten verwerven
Beheers kosten, werf inkomsten 30Themabijeenkomst 5 – Hoe om te gaan met bezuinigen?
Meer informatie 33
4
Voorwoord
‘Fonds 1818 wil de deskundigheid van aanvragers versterken’
Fonds 1818 is van mening dat we onze klanten zo goed mogelijk moeten helpen
om deze magere tijden door te komen. We doen dit op verschillende manieren.
Een daarvan is het versterken van de deskundigheid bij de aan vragers.
Met de serie workshops Bezuinigen? Hoe nu verder…, gegeven door de Blauwe
Noordzee, probeert het fonds de slagkracht van stichtingen en verenigingen te
versterken. Organisaties die zichzelf goed kennen en weten waar hun krachten
liggen, zijn heel goed in staat nieuwe initiatieven te ontwikkelen. Ook in jaren
waarin het verwerven van inkomsten lastig is.
Het is juist wel goed om terug te gaan naar de basis en te kijken wat echt
noodzakelijk is. Dat in plaats van het voortzetten van projecten ‘omdat we
het altijd al doen’.
De vijf workshops van de Blauwe Noordzee waren bestemd voor vertegenwoordigers
van stichtingen en verenigingen die hoofdzakelijk met vrijwilligers werken.
Ze kwamen allemaal uit de regio waarin Fonds 1818 actief is en zijn werkzaam
binnen een van de aandachtsgebieden van het fonds: zorg & welzijn, natuur &
milieu, kunst & cultuur en educatie.
In deze publicatie vindt u een weerslag van de bijeenkomsten met handvatten
om zelf aan de slag te gaan. Hopelijk ondersteunt het u bij het ontwikkelen
van initiatieven waarvoor u bij Fonds 1818 weer een aanvraag kunt indienen.
Boudewijn de Blij
Directeur Fonds 1818
5
Fonds 1818 leeft in een omgekeerde wereld. Ons product zijn de donaties
die wij doen aan onze klanten, de maatschappelijke organisaties in de regio.
In ruil daarvoor vragen wij dat deze organisaties goede projecten uitvoeren die
maatschappelijk rendement opleveren. Wanneer een rijwielhandelaar geen
fietsen meer verkoopt omdat zijn klanten door teruglopende inkomsten geen
geld meer hebben voor een goede fiets, heeft de handelaar een probleem.
Wanneer stichtingen en verenigingen geen projecten meer op touw zetten
omdat ze de financiering niet meer rond (denken te) krijgen, kan Fonds 1818
zijn doelen niet meer bereiken.
6
Themabijeenkomst 1 – Capacity building
Op zoek naar jouw krachtHet thema ‘capacity building’ was de start van een serie van vijf kennisbijeenkomsten die Fonds 1818 organiseerde voor haar aanvragers. Er was veel belangstelling en veel organisaties schreven zich in voor meerdere bijeenkomsten. Blijkbaar is er grote betrokkenheid van deze vrijwilligers om een verdere slag te maken met de professionalisering van hun organisatie. Want de vrije zaterdag had ook heel anders besteed kunnen worden.
7
Wat is ‘capacity building’?De slagkracht van organisaties wordt
door verschillende competenties bepaald,
waaronder missie, visie en strategie,
inkomstendiversificatie, personeel,
cultuur, management en governance
(lees: bestuur). ‘Capacity building’ zijn
de activiteiten die de effectiviteit van
de onderneming bevorderen. Activiteiten
dus die de missie van jouw organisatie
versterken.
Waarom is ‘capacity building’ nodig?Organisaties in de non-profitsector zitten
in zwaar weer. De ene na de andere
bezuiniging wordt afgekondigd en er is
meer en meer sprake van concurrentie
tussen instellingen. Om je hier voldoende
tegen te ‘wapenen’ en een verdere slag
te maken met de professionalisering van
de organisatie is het van belang om te
onderzoeken waar je organisatie ‘staat’:
•Waar zitten we in het ontwikkelings-
proces? (= rechtvaardiging)
•Waar liggen onze sterke en zwakten?
(= verificatie)
Een belanghebbende of stakeholder is een
persoon of organisatie die invloed onder-
vindt (positief of negatief) of zelf invloed kan
uitoefenen op een specifieke organisatie,
een overheidsbesluit, een nieuw product
of een project.1
Vervolgens kun je onderbouwde keuzes
maken en verbeteringen doorvoeren.
Een verbeterplan geeft richting en
structuur aan organisaties (ambitie) en
kan ook richting relevante stakeholders
gewicht in de schaal leggen. Organisaties
die investeren in hun slagkracht laten
zien dat ze ambitieus zijn en hun werk
constant willen verbeteren. Dit is
interessant en van belang voor financiers,
zoals fondsen, sponsoren en subsidie-
gevers. En natuurlijk vooral voor de
directe doelgroep.
Wij zijn als organisatie nu 10 jaar bezig. Een mooi moment om de balans op te maken. Hoe willen we ons vrijwilligersbeleid ontwikkelen? Dat wil ik gaan oppakken met andere bestuursleden.
8
Wat is de ‘Blauwe Noordzee Assessment Tool’ wel en niet?• Geen wetenschappelijk instrument
• Geen ‘afreken’-instrument
• Praktisch hulpmiddel om bedrijfs-
voering in kaart te brengen
• Bedoeld om verbeteringen te realiseren
op gewenste ‘competentievelden’
moet worden verbeterd en wat op peil
moet worden gehouden.
Voordat je aan de slag gaat met de
methodiek is het van belang voor jezelf
de volgende vragen te beantwoorden:
• Is vastgesteld waarom de meting
wordt verricht (doel)?
• Is vastgesteld wie er mee doen aan
de assessment?
• Is er een voorzitter aangewezen?
• Is het onderzoek goed afgebakend
(competentievelden, vragen enz.)?
• Is nader vastgesteld welke bronnen
kunnen worden gebruikt?
• Is op basis van het stappenplan
een tijdpad opgesteld?
Het assessment-proces (oftewel: het in
kaart brengen van jouw organisatie)
werkt vaak ‘revitaliserend’ en geeft een
impuls voor de prestaties van de
organisatie.
Je verbetert het draagvlak voor een
dergelijk proces door medewerkers,
management en bestuur gezamenlijk
de organisatie te laten ‘beoordelen’ op
verschillende competentievelden en
gezamenlijk de uitkomsten te wegen.
Blauwe Noordzee Assessment ToolMet behulp van de ‘Blauwe Noordzee
Assessment Tool’ hebben de deel-
nemers aan de kennisbijeenkomsten
hun organisatiecapaciteit in kaart
gebracht. De volgende assessment-
velden werden beoordeeld:
1. Strategisch platform (missie,
visie en strategie)
2. Bestuur, management en
Raad van Toezicht
3. Prestatiemanagement
4. Inkomstenverwerving
5. Marketing, communicatie & PR
6. ICT
7. Cultuur en
8. Personeelsbeleid
Aan de hand van de eindscore werd
duidelijk welke competentievelden goed
en minder goed zijn ontwikkeld. En wat
Deze tool maakt duidelijk dat strategie voor de lange termijn ontbreekt. Daar moeten wij mee aan de slag.
9
Download de ‘Blauwe Noordzee Assessment Tool’ van www.blauwenoordzee.nl/fonds1818 (wachtwoord: fonds1818)
Elk assessmentveld bevat een aantal
vragen. Elke vraag die kan worden
beantwoord, krijgt een score van 1 tot 5.
Na het invullen van het assessmentveld
wordt onderaan het tabblad automatisch
een gemiddelde uitgerekend, die ook
terug is te vinden op het score-tabblad.
Als iedereen de tool heeft ingevuld,
ga je na of iedereen alle vragen heeft
ingevuld. Op basis van de uitkomsten
en de rapportage kun je vervolgens een
verbeterplan opstellen. Let daarbij op
de volgende zaken:
• Stel de reden en het doel van
assessment en verbeterplan vast:
gaat het om een rechtvaardiging,
een verbetering of manier om externe
stakeholders aan te trekken?
• Zorg voor intern draagvlak;
• Kies een vorm:
doe je een zelfassessment, een
assessment door externen of een
mengvorm?
• Zorg voor een goede organisatie,
bijvoorbeeld door een werkgroep
samen te stellen;
• Maak een goede afbakening:
maak je een deel van de scan, doe je
hem helemaal of vul je zelf nog vragen
aan?
• Maak een goede weging
en stem deze intern goed af;
• Stel vast voor wie, hoe en met welk
doel je een rapportage maakt.
>
10
Themabijeenkomst 2 – Vooruitplannen: voordelen van strategie, ambitie en vergezichten
Weet wat je wiltOok de tweede kennisbijeenkomst werd bezocht door heel verschillende non-profitorganisaties, allemaal met hun eigen aandachtsgebied en missie. Wat bij maatschappelijke en culturele instellingen nog wel eens ontbreekt, zijn visie op lange termijn en concrete ambities. En gebrek daaraan verkleint de kans op een gezonde toekomst voor jouw organisatie.
11
Eigenlijk zijn er grofweg twee soorten
organisaties2:
• De moloch die statisch dreigt te
worden. Die heeft de uitdaging om
zichzelf opnieuw uit te vinden;
• De dynamische die alles aangrijpt.
Die heeft de uitdaging om focus aan
te brengen.
Keuzes maken dus. En dat is niet
makkelijk, want dat kan betekenen dat je
ook afscheid moet nemen van dingen die
je leuk vindt. Maar dat is wel de realiteit:
maatschappelijke ontwikkelingen kunnen
bedreigend zijn voor het voortbestaan van
jouw organisatie en daar moet je op
anticiperen. Het kan zijn dat je activiteiten
ontplooit die gewoon niet brengen wat
jouw organisatie of doelgroep ervan had
verwacht. Het is zonde om daarin kostbare
tijd, energie en geld te investeren.
Het is dan ook belangrijk om je activiteiten
en de toegevoegde waarde voor stake-
holders – financiers, collega-instellingen,
de doelgroep waar je je op richt etc. –
regelmatig in kaart te brengen. Dat kan
door hen regelmatig te bevragen wat ze
van je aanbod vinden. Ook is het goed
om hen te betrekken bij je planvorming
en ontwikkeling van nieuw aanbod.
Strategisch platform Iedere organisatie – ook een vrijwilligersorganisatie – die zijn ambities
wil waarmaken, moet strategisch nadenken over vijf aspecten.2
Organisatie- ontwikkeling
Financierings-model
Marketing & communicatie
Missie & operationalisering
Project- ontwikkeling
12
Wat onderscheidt jou van een ander?“Er zijn veel concurrenten, maar wij
vertegenwoordigen écht onze doelgroep.”
“De concurrentie neemt een voorbeeld
aan ons initiatief.”
Download de ‘Missiecheck’ van www.blauwenoordzee.nl/fonds1818 (wachtwoord: fonds1818)
>
Het belang van strategie“Regeren is vooruitzien” luidt de gevleu-
gelde uitspraak. Het is dus van belang om
aandacht te besteden aan het formuleren
van een strategie voor de toekomst:
• Hoe kunnen we nog beter worden in
wat we doen?
•Wat moeten we dan verbeteren?
• Hoe kunnen we bestaande stakeholders
behouden en nieuwe relevante stake-
holders aan ons binden?
•Welke activa of sterke punten (kennis,
materiële activa waarover we beschikken
zoals gebouwen, materialen etc.) moeten
we verder of nog beter benutten?
• Hoe behouden we voorsprong op
andere vergelijkbare organisaties of
creëren we voorsprong? Hoe blijven
we of worden we nummer 1 of 2 in wat
we doen.3
Eigenlijk moet je jezelf een heel funda-
mentele vraag durven stellen: heeft jouw
organisatie wel bestaansrecht? Wat heb
je tot nu toe voor elkaar gekregen?
Hoe zou de wereld er uitzien als jouw
organisatie er niet zou zijn? En verder:
• Kijk kritisch naar de eigen activiteiten;
•Werk waar mogelijk samen met andere
partijen;
• Blijf actief en blijf jouw missie nastreven;
•Wees geen gewone organisatie, maar
probeer op te vallen.
13
Deelnemer: “Het is best frustrerend om als kleine organisatie te moeten concurreren met grote partijen.” Blauwe Noordzee: “Grote partijen staan ook onder druk. Inventariseer hoe jouw doelgroepen en stakeholders jou zien. En probeer te achterhalen waarom andere partijen juist met jou willen samenwerken.”
Van missie naar concrete doelstellingenIedere organisatie heeft een missie.
Een goede missie heeft de volgende
kenmerken:4
• Kort en bondig, maar niet te algemeen;
• Helder en inspirerend;
• Tegelijkertijd tijdloos en actueel;
• (Deels) uniek: er zijn niet veel andere
organisaties die hetzelfde beogen, want
de toegevoegde waarde bestaat vooral
uit het oplossen van het vraagstuk dat
nog niet door anderen is of wordt
opgelost;
• Als bindmiddel binnen de organisatie;
•Niet alleen helder en duidelijk,
inspirerend en gemakkelijk communi-
ceerbaar: het gaat er ook om dat er
een bepaalde urgentie in de missie ligt
besloten;
• Bij voorkeur positief geformuleerd
en de situatie beschrijvend waarin het
probleem is opgelost.
Download de ‘Missiecheck’ van www.blauwenoordzee.nl/fonds1818 (wachtwoord: fonds1818)
Maar hoe kom je tot concrete doel-
stellingen? Dat doe je door jouw eigen
doelgroep te betrekken bij het nadenken
over doelstellingen. Probeer de doel-
stellingen vervolgens in meetbare termen
te formu leren, dus geef aan hoeveel
activiteiten je wilt ontplooien, voor hoeveel
mensen, binnen welke tijdspanne en met
welk gewenst effect.
Vervolgens moet je je afvragen wat je
moet doen op het gebied van organisatie,
communicatie, financiering en ontwikkeling
om die doelstellingen te realiseren:
• In welk project/dienst/product moet
worden geïnvesteerd en in welke niet?
• Voor welke doelgroepen/stakeholders?
•Wanneer is de organisatie succesvol
en wanneer niet?
• Is de missie van de onderneming een
stap dichterbij?
• Zijn de schaarse hulpbronnen effectief
en efficiënt ingezet?
14
Jouw goudmijnenAls je weet wat je wilt, ga je na hoe je jouw
ambities wilt verwezenlijken. Het is dan
belangrijk om eerst te kijken wat je in
huis hebt. Wat zijn jouw goudmijnen?
Oftewel: wat zijn jouw ‘activa’? Wees niet
te bescheiden, want je hebt, kunt en weet
veel meer dan je misschien denkt. Ga dit
eens na bij mensen die enthousiast over
je zijn. Het is bekend dat organisaties
vaak te geringschattend denken over hun
eigen activa en daarmee hun potentieel
niet volledig benutten. Laat eens vreemde
ogen naar je organisatie kijken!
Hoe breng je ambities op lange termijn in kaart?
Breng in kaart wat
voor maatschappelijke
doelen en activiteiten
je wilt realiseren, voor
wie en met welk
resultaat
Laat zien hoe je de
gewenste activiteiten,
doelen en resultaten
denkt te kunnen
realiseren, oftewel:
op welke wijze je
ervoor zorgt dat je
organisatie hiertoe
in staat is (personeel,
competenties,
faciliteiten etc.)
Laat zien op welke
wijze je een en ander
van brandstof
voorziet, met andere
woorden: hoe je een
en ander gaat
financieren, met
geld of anderszins
(bijdragen in natura
etc.)
> >
Activa zijn wat een organisatie:4
• Bezit: tastbare of immateriële activa,
bijvoorbeeld faciliteiten, collectie, imago,
merk, naamsbekendheid, toegang tot
bepaalde hulpbronnen, (relatie)netwerk,
keurmerk, ‘boegbeeld’ etc.;
• Kan: organisatietalent, goed in het
produceren van bepaalde zaken,
innovatiekracht etc.;
•Weet: over specifiek onderwerpen,
processen, bepaalde markt etc.
15
Over stakeholdersDe doelstelling van een onderneming
is niet het maken van winst, maar het
creëren en vasthouden van een klant
(bron: Peter Drucker). Ook non-profit-
instellingen moeten ernaar streven om
stakeholders – mensen en organisaties
die waarde hechten aan wat je voor hen
doet of betekent – succesvol te behouden.
Kortom: het vinden en behouden van stake -
holders is een cruciale en fundamentele
activiteit van iedere organisatie. Het is van
belang om voortdurend te blijven inventa-
riseren welke stakeholders er zijn en wat
hun belangen zijn en hoe je daarop kunt
inspelen.
Maar wie zijn eigenlijk belanghebbende
van jouw organisatie? Realiseer je dat
de resultaten van jouw werk vaak niet
(alleen) bij de financiers en/of uitvoerende
organisatie terechtkomen. Breng eens in
kaart welke stakeholders jouw organisatie
heeft en deel deze in verschillende
categorieën in:
• Doelgroep(en), bijvoorbeeld ‘jongeren
in Rotterdamse kracht wijken’;
• Financier(s), bijvoorbeeld ‘deelgemeenten,
lokale fondsen en lokale middenstand’;
• Eigen organisatie;
• Overige belanghebbenden, bijvoorbeeld
‘ouders van de jongeren’.4
Nabeschouwing•Wat voor organisatie ben je nu?
•Wat voor organisatie ben je over 3-5 jaar
als je op dezelfde voet doorgaat?
•Wat voor organisatie wil je over 3-5 jaar
zijn?
Heb je jouw ambities, activa en stake-
holders in beeld? Dan wordt het tijd om
het eigen aanbod goed tegen het licht te
houden. Inventariseer alle projecten en/of
diensten van jouw organisatie en ga na:
•Wat past bij jouw missie en operationele
missie?
•Wat past daar niet bij?
•Welke activiteiten creëren waarde
voor relevante stakeholders?
•Welke niet of onvoldoende? “Of organisaties erin slagen op winstgevende wijze sociaal-maatschappelijke verbeteringen te realiseren hangt af van hun vermogen om naar hun ‘activa’ te kijken, naar hun sterke punten … Het begint allemaal met het besef en het begrip dat je meer waard bent dan je denkt.” B. Shore
16
Themabijeenkomst 3 – Haalbaarheidsonderzoek
Wat doe je wel en wat doe je niet
Maatschappelijke organisaties barsten van de ideeën. Aan inspiratie en passie is geen gebrek. Maar je bent als (vrijwilligers)organisatie pas echt tevreden als je jouw ideeën ook daadwerkelijk kunt realiseren. Keuzes maken is daarbij onontbeerlijk: je kunt niet alles (tegelijkertijd) doen. Hoe maak je die keuze? Waar moet je op letten? En wat levert dat dan op? De haalbaarheid van ideeën stond in deze bijeenkomst centraal.
17
Over haalbaarheidWat is je idee? Wat wil je precies realise-
ren? Waarom wil je dat, wat is de urgentie?
Hoe pak je het idee aan? En wat zijn de
kritische succesfactoren? Met andere
woorden: wat moet je goed doen of waar
moet je goed in zijn om je beoogde doelen
te halen? Om dat te achterhalen, is het
zinvol om een haalbaarheidsonderzoek uit
te voeren. Daarvoor hoef je niet een (duur)
onderzoeksbureau in te schakelen: je
kunt heel eenvoudig en op verschillende
manieren zelf achterhalen of jouw idee
ook echt kans van slagen heeft.
Mensen krijgen al zoveel enquêtesToch is het zinvol om bij stake holders te
informeren wat ze van jouw organisatie
en diensten vinden. Maar: maak de
enquête niet te lang; test de enquête
eerst in eigen kring.
Enquêtes kun je – na registratie – in
sommige gevallen gratis maken en
verzenden via bijvoorbeeld:
www.enquêtemaken.be
www.surveymonkey.com
Voorbeelden van haalbaar-heidsonderzoeken• Eigen ervaring
• Deskresearch
• Stakeholderbevraging
18
MATCH MET ORGANISATIE
MATCH MET FINANCIËLE
DOELEN MATCH MET INHOUDELIJKE
DOELEN
Bij jouw onderzoek naar haalbaarheid
zet je drie ‘brillen’ op: een bril die kijkt
of jouw idee inhoudelijk haalbaar is,
een bril die kijkt of jouw idee financieel
haalbaar is en een bril die kijkt of jouw
idee organisatorisch haalbaar is.
19
Inhoudelijk haalbaar?Vraag jezelf eens af: wat wil je bereiken,
en voor wie? Voorbeelden zijn:
• Vergroting van het bereik van onze
culturele instelling;
• Lancering van een nieuw werkgelegen-
heidsproject waarmee jongeren naar
betaald werk worden geleid;
• Start van taallessen voor nieuwe
Nederlanders;
• Etc.
Formuleer in ieder geval zo specifiek en
meetbaar mogelijk wat je wilt bereiken,
wanneer dat bereikt moet zijn, op welke
manier dat moet gebeuren etc.
De inhoudelijke haalbaarheid van jouw
initiatief is vooral afhankelijk van de vraag
of behoefte onder relevante stakeholders.
Download de impactmap van www.blauwenoordzee.nl/fonds1818 (wachtwoord: fonds1818) en breng de activa en stakeholders van jouw organisatie in kaart
Heb je dit gecheckt? Dit kun je bijvoorbeeld
doen met behulp van een impactmap
(bron: Handboek sociaal ondernemen in
Nederland).
Als je de impactmap voor jouw organisatie
hebt ingevuld, ga dan ook na of de
gevraagde impacts verenigbaar zijn. Wil
de gemeente iets heel anders dan jouw
doelgroep? Wil een fonds andere doelen
bereiken dan een bedrijf waarmee je
samenwerkt? Je zult dan keuzes moeten
maken en hierover communiceren: je kunt
immers niet iedereen tevreden stellen.
Nog los van de vraag of je alle impacts
kunt realiseren.
Stakeholders Activiteiten van stakeholders
Bijdragen van stakeholders
Opbrengsten voor stakeholders
Wie hebben belang
bij dit project?
Wie zijn erbij betrokken
of moeten erbij worden
betrokken?
Wat moeten
stakeholders precies
doen in het kader
van jouw project?
Welke ‘activiteit’
verwacht je van hen?
Tijd
Geld
Expertise
Netwerken
Etc.
Welk resultaat
(in geld en/of mid delen)
of welke impact (in geld
en/of mid delen) vragen
de stakeholders precies
terug voor hun inbreng
in jouw project?
>
20
Organisatorisch haalbaar?Als je weet wat je wilt bereiken, is het van
belang te inventariseren wat de kritische
succesfactoren zijn: waarmee valt of staat
het succes van jouw idee? Dus: waar moet
je allemaal goed in zijn om de gewenste
doelen te kunnen behalen? En waarover
moet je dan beschikken? Denk aan
faciliteiten, kennis, materialen, personeels-
capaciteit etc. Om de organisatorische
haalbaarheid van jouw idee te toetsen,
kun je de ‘Blauwe Noordzee Assessment
Tool’ gebruiken.
Competenties/expertise/vaardigheden
Capaciteit Faciliteiten
• Welke competenties/
expertise/vaardigheden zijn
noodzakelijk om het project
te kunnen realiseren?
• Beschik je over deze
competenties?
• Zo nee, hoe kun je daarin
voorzien?
• Check: zijn wij de meest
aangewezen partij om dit
project te realiseren?
• Hoeveel capaciteit is er nodig
om het project te kunnen
realiseren (bestuur,
management, medewerkers
en vrijwilligers)
• Hebben wij deze capaciteit?
Zo nee, hoe kun je daarin
voorzien?
• Doen we het alleen of in
samenwerking met anderen?
• Kopen we expertise in als we
daarover zelf niet beschikken
of kunnen we daarin
samenwerken?
• Hoe verdelen we de taken
binnen het project?
• Beschikken wij over de juiste
faciliteiten (gebouw,
materialen etc.) om dit
project te kunnen realiseren?
• Zo nee, hoe kun je daarin
voorzien?
21
Financieel haalbaar?Tot slot is het natuurlijk belangrijk om
jezelf af te vragen of jouw idee wel
gefinancierd kan worden, zeker als je het
niet (geheel) zelf kunt financieren en er
externe partijen nodig zijn. Antwoord op
de volgende vragen zijn hierbij van belang:
•Wat kost het om dit project te kunnen
uitvoeren?
• Hoe ziet de voorbereiding eruit
(eigen uren, uren derden, gebruik
faciliteiten etc.)?
• Hoe vindt de uitvoering plaats
(eigen uren, uren derden, gebruik
faciliteiten etc.)?
• Zijn er nog eenmalige
(start)investeringen
(aanschaf materialen, etc.)?
•Wat is in totaal benodigd?
•Wat is de eigen inbreng van de
organisatie en eventuele partners?
•Welk bedrag moet extern worden
geworven?
Download de ‘Blauwe Noordzee Assessment Tool’ van www.blauwenoordzee.nl/fonds1818 (wachtwoord: fonds1818)
>
•Wie kan waarvoor worden benaderd?
Denk aan fondsen, sponsoren en
overheden.
• Hebben zij vergelijkbare bijdragen
geleverd in het verleden aan jullie
of anderen?
• Ga je eigen inkomsten genereren?
Zo ja, hoe?
•Welk financieringsmodel is het meest
duurzaam?
22
Themabijeenkomst 4 – Effectief inkomsten verwerven
Vooral niet bedelen
Effectief inkomsten verwerven begint bij een goed verhaal over jouw organisatie en de activiteiten die je voor ogen hebt. Kun je je organisatie en je activiteiten goed voor het voetlicht brengen bij je stakeholders, waaronder je financiers? Een goede voorbereiding is het halve werk. Het eerste deel van deze kennisbijeenkomst stond dan ook in het teken van die voorbereiding: van ‘Je droom in 1 minuut!’ naar een compacte en concrete case for support.5 In het tweede deel van de bijeenkomst stond het werven van inkomsten bij fondsen en bedrijven centraal en werd op hoofdlijnen ingegaan op het opstellen van een begroting en een dekkingsplan.
23
Je droom in 1 minuutVoor het maken van een eerste indruk
heb je maar één kans. Financiers worden
veel benaderd, dus je maakt een goede
indruk als je kort en krachtig je idee voor
het voetlicht kan brengen. Probeer je idee
te formuleren in jouw droom van 1 minuut,
waarin je jouw oplossing benoemt voor
het geschetste probleem (voor tips, zie
onderstaand kader5). Dat is lastiger dan je
denkt. De pitches van de deelnemers aan
de bijeenkomst maakte dat ook duidelijk:
vaak heb je meer tijd nodig om je droom
te vertellen of vergeet je belangrijke
zaken. Het is dan ook van belang is om tijd
te nemen om tot een droom in 1 minuut te
komen: schrijven, schrappen, presenteren,
schrijven etc.
Tip!Oefen je droom in 1 minuut met een
relatieve buitenstaander. Hij of zij legt
eerder de vinger op de zere plek dan
iemand uit je eigen organisatie.
Vragen die in jouw droom in 1 minuut beantwoord worden•Wie is de doelgroep?
•Wat is het probleem?
• Hoe wordt het probleem nu opgepakt?
•Wat is jouw toegevoegde waarde?
•Wat is het project en hoe draagt dat
bij aan de oplossing?
• Kosten in hoofdlijnen: hoeveel is nodig,
door wie?
Case for supportJe droom in 1 minuut is je binnenkomer om
kort en krachtig te vertellen wat je ambitie
is. Om inkomsten te verwerven is echter
meer nodig. Je voorgenomen project moet
duidelijk worden omschreven. Vaak heb je
dat al gedaan in een (uitgebreid) project-
plan. Een belangrijk hulpmiddel om
inkomsten te genereren, is het schrijven
van een case for support. Je kunt het zien
als een uitgebreidere samenvatting van je
project met belangrijke informatie over het
project zelf en je organisatie. De case for
support kun je als een oplegger beschouwen
van de aanvraag.
Het is niet de bedoeling dat je je
organisatienoden/behoeften ‘verkoopt’.
Je geeft aan wat de maatschappelijke
resultaten zijn die je met de gevraagde
investering wilt realiseren.
Elementen case for support5
• Jouw organisatie: wie ben je, waar sta
je voor? (visie en missie)
• Het probleem: welk probleem/
vraagstuk, oorzaak, voor wie, waarom
niet opgelost en urgentie?
• De oplossing: concrete plannen, welke
activiteiten, welk tijdbestek en welk
resultaat?
• Realisatie van de oplossing: hoeveel
geld, eigen investering, structureel/
eenmalig en wie dragen nog meer bij?
• Jouw verhaal: aansprekend, over-
tuigend, gepassioneerd en duidelijk
24
Werving van inkomsten bij fondsenHet klinkt tegenstrijdig, maar fondsen-
werving is niet het vragen om geld of je
hand ophouden. Fondsenwerving is het
binden van een financier als partner aan
je project. Fondsenwerving gebeurt op
basis van vrijwilligheid. Fondsen zijn
gebaat bij het vinden van goede projecten
om te ondersteunen om de doelstellingen
van het fonds te kunnen realiseren.
Voordat je aan de slag gaat met fondsen-
werving is een aantal kernvragen van
belang:
•Wie ben ik? Waar sta ik voor?
(toe gevoegde waarde)
•Waar vraag ik ‘geld’ voor? (urgentie)
• Hoeveel ‘geld’ vraag ik?
•Wie kan ik benaderen?
Om een reële kans van slagen te hebben,
moet je aan de potentiële financier
duidelijk kunnen maken wat het project
bijzonder maakt:
•Wat is het onderscheidende en de
toegevoegde waarde ten opzichte
van soortgelijke projecten?
• Hoe is het project te typeren: voor-
beeldfunctie, pilotproject, aanjaag-
functie, stimuleringsproject?
•Wat maakt het project innoverend,
nieuw en/of verrijkt het aanbod?
• In welke behoefte of tekort voorziet
het project?
Stappenplan fondsenwerving• Oriënteer je op mogelijke geldgevers:
welke fondsen of andere partijen zijn in
beeld?
• Subsidies first: schrijf eerst de overheid
aan als er voor jouw project een subsidie-
regeling is. Fondsen komen vaak niet
(als eerste) over de brug als hier sprake
van is
• Vraag informatie over subsidies/de
subsidieregeling op
• Vraag informatie over fondsen op
• Oriënteer je op de voorwaarden van het
fonds: past je project in het donatiebeleid
van het fonds, welke procedure wordt
gehanteerd, welke algemene voorwaarden
hanteert men? etc.
• Schrijf een duidelijk aanvraag: neem je
case for support als uitgangspunt.
Ga na of het fonds gebruikmaakt van
een aanvraagformulier
• Stel een realistische begroting op
(zie ook de tips op pagina 26)
• Zorg voor een goede afhandeling
De aanvraagZoals hiervoor al beschreven kun je je
case for support beschouwen als de
oplegger van je aanvraag. Hierin beschrijf
je op hoofdlijnen jouw organisatie en
project: wie ben je als organisatie, waar
sta je voor, wat is je positie in het veld is,
hoe word je gefinancierd, wat is de inhoud
en belang van je project (urgentie) etc.
25
Informatie over fondsen Publicaties van fondsen
• Handboeken, met name FondsenBoek/Disk
• Websites, bijv.
www.vermogensfondsen.startpagina.nl
• Brancheorganisaties en belangenverenigingen
• Andere maatschappelijke organisaties
(je collega-instellingen/ ‘concurrenten’)
• Notarissen
• Subsidieadviseurs en fondsenwervingsbureaus
• Leveranciers
• Publicaties van fondsen
• Website
• Jaarverslagen
• Statuten
• Brochures
• Nieuwsbrieven
• Vermeldingen op posters, flyers, catalogi etc.
Waar vind je relevante fondsen?
Een uitgebreider projectplan kun je dan
achter de case for support voegen.
Afhankelijk van de voorwaarden van een
fonds dien je mogelijk een aanvraag-
formulier van het betreffende fonds te
gebruiken. Weet van te voren wat een
fonds wil ontvangen: zowel wat betreft de
stukken (aanvraag, statuten, jaarverslag
etc.) als inhoudelijke informatie.
Bij een goede aanvraag hoort ook een
korte en enthousiasmerende brief. Geef
duidelijk aan waarom je het fonds hebt
aangeschreven, waarom jij vindt dat het
project past bij het aangeschreven fonds.
Geef kort aan waarom je geld van het
fonds nodig hebt en hoeveel. Weet dit
Waarvoor kun je fondsen benaderen?Fondsen zijn met name geïnteresseerd
in projectfinanciering, niet in exploitatie-
kosten of projecten/activiteiten die uit
reguliere (overheids)financiering komen of
als een reguliere activiteit kunnen worden
beschouwd. Steeds meer fondsen zijn wel
bereid om een overbruggingssubsidie/
donatie te doen om de aanvragende
organisatie binnen een aantal jaren
toekomstbestendiger te maken.
goed te onderbouwen. Vergeet ten slotte
niet te melden waar het fonds terecht kan
voor aanvullende informatie: wie is de
contactpersoon en hoe is zijn of haar
bereikbaarheid.
26
Saai… algemene aandachtspunten
• Zorg voor projectgebonden & gemotiveerde aanvraag • Zorg voor complete aanvraag (formele stukken / achtergronden van organisatie / opzet en doel-stelling van project) • Vertel een oprecht verhaal • Lever juiste informatie aan en dien op tijd in • Maak geen schrijf- en rekenfouten • Gebruik geen jargon en sponsoringterminologie • Doe geen mailing • Wees onderscheidend • Toon betrokkenheid en enthousiasme • Leer van afwijzing • Zorg voor goede afhandeling en evaluatie
Begroting en dekkingBij elke aanvraag dient een begroting
te worden gevoegd waarin overzichtelijk
de kosten zijn weergegeven. Tevens dien
je aan te geven op welke manier je het
project wilt financieren: wie zijn er naast
de benaderde partij nog meer in beeld,
wat draag je zelf bij of de deelnemers?
Enkele aandachtspunten: • Klop je begroting nooit op. Adviseurs
van fondsen hebben over het algemeen
een goed beeld wat reële projectkosten
zijn;
• Is de begroting inclusief of exclusief
BTW? Ben je BTW-plichtig? Niets is
vervelender dan dat je aan het eind
van het project niet rekening hebt
gehouden met het afdragen van BTW.
Je hebt dan in feite een tekort;
• Kies voor een heldere structuur:
maak deelbegrotingen (post personeel,
post communicatie etc.);
• Controleer op rekenfouten;
• Klop je inkomsten niet op: uitgaan van
elke keer een volledige zaalbezetting
is niet reëel, je begroting voor een
belangrijk deel laten leunen op
inkomsten uit een catalogus bij een
tentoonstelling is onverantwoord etc.;
•Maximumbedragen kennen: weet wat
fondsen doorgaans aan een project
doneren;
• Zorg ervoor dat het totaalbedrag van
de dekking gelijk is aan de begroting.
Als je toch meer vraagt dan nodig is,
leg dan duidelijk uit waarom je hiervoor
kiest;
• Vraag je om een investering in een
gebouw: maak duidelijk wat de dekking
van de exploitatie is.
27
Afhandeling en verslagleggingTijdens het aanvraagproces en na een
eventuele toekenning is het belangrijk
om fondsen op de hoogte te houden van
de voortgang van de aanvraag c.q. het
project. Houd daarbij rekening met de
voorwaarden die een fonds stelt aan een
eventuele bijdrage.
• Doorlopend terugkoppeling voortgang:
houd fondsen op de hoogte van de
voortgang in de fondsenwerving, laat
bijvoorbeeld weten als een ander fonds
over de brug is gekomen.
• Vaststelling definitief bedrag: reken
jezelf niet rijk, mocht een donatie lager
uitvallen, neem contact op met het
betreffende fonds hoe hier (verder) in
te handelen.
• Afstemming publiciteit: stem af in
welke mate het fonds publiciteit rond
de donatie wil.
• Uitnodiging: zorg ervoor dat het fonds
een eventuele uitnodiging voor de start
van het project ontvangt; het is
overigens geen garantie dat een
vertegenwoordiger van het fonds komt.
• Accountantsverklaring: in sommige
gevallen moet een accountants-
verklaring worden verstrekt om te zien
of de donatie op een goede manier is
aangewend; check de voorwaarden van
het fonds. Tip: neem de kosten voor een
accountantsverklaring in je begroting
mee.
• Verslaglegging /implementatieplan/
evaluatie: rapporteer het fonds over je
resultaten; fondsen kunnen hierover
ook aanvullende voorwaarden opnemen
bij hun donatie.
• Bij afwijzing: informeren naar motieven,
dus bellen!
Deelnemer: “Willen fondsen financieel resultaat?”Blauwe Noordzee: “Nee, fondsen willen maatschappelijk resultaat of rendement. Voor fondsen is het van belang dat ze niet jaarlijks een donatie moeten doen om een project of een organisatie overeind te houden.”
28
Samenwerking met bedrijfslevenBedrijven hebben in het maatschappelijk
veld soms een negatieve associatie.
Waarom zou je niet met het bedrijfsleven
samenwerken? De deelnemers aan de
workshop kwamen met de volgende
punten:
• Bemoeizucht
• Imago, verkeerde associatie
• Te moeilijk, veel werk
• Kost geld
• Publiciteit
• Geloofwaardigheid
• Andere belevingswereld
Maar er zijn ook redenen om wel met het
bedrijfsleven samen te werken. Waarom
zou dat interessant kunnen zijn? We
vroegen het aan de groep aanwezigen:
• Imago, keurmerk
• Kennis
• Contacten
• Faciliteiten
• Geld
• Koppeling van maatschappelijke
belangen
• Bereik van nieuwe doelgroepen
•Netwerk
• Snel handelend, minder
verantwoording nodig
Mensen
Munten
Middelen
Massa
Media
Handen uit de mouwen steken, kennis overdragen (medewerkervrijwilligerswerk)
Geld doneren of sponsoren
Aanbieden van computers, meubilair, bouwmaterialen of accommodatie
Aandacht trekken van de lokale overheid, landelijke media of grote fondsen
Creëren van media-aandacht
Wat investeren bedrijven in maatschappelijk betrokken ondernemen?Vaak is dat een combinatie van 2 of meer M's:
29
Zou je wel eens met een bedrijf willen
samenwerken? Maar heb je nog geen
ervaring? Dan zijn hier enkele tips om
te beginnen:
• Neem contact op met een mbo-makelaar.
Op www.nationaalmboplatform.nl
staat een overzicht van bureaus die
lokale bedrijven en maatschappelijke
organisaties met elkaar in contact
brengen;
• Ga naar een Maatschappelijk Beursvloer.
Op www.beursvloer.com vind je een
overzicht van alle Beursvloeren die in
Nederland plaatsvinden. Daar bieden
bedrijven gratis producten en diensten
aan;
• Doe mee aan NL Doet op 16 en 17 maart
2012. Op www.nldoet.nl kun je jouw
klussen aanmelden, waarna bedrijven
en andere organisaties zich kunnen
melden om voor jouw organisatie
vrijwilligerswerk te doen.
Stap voor stap richting bedrijfsleven• Breng de bedrijvennetwerken van
medewerkers of van bestuurders in kaart
• Arrangeer ontmoetingen, nodig bedrijven
uit voor projecten
• Ga gesprekken aan met bedrijven
• Gebruik case for support en geef inzicht
in samenwerkmogelijkheden
Ook voor samenwerking met bedrijven
geldt: een goede voorbereiding is het halve
werk. Probeer dus eerst heel concreet
te bedenken wat je als organisatie nodig
hebt: kantoorruimte, iemand om de
jaarrekening te doen, menskracht om de
kantine te schilderen? Ga dan na welke
bedrijven bij jouw organisatie passen,
en welke niet. En denk na over wat je
bedrijven hebt te bieden: een leuk dagje
uit, een manier om teambuilding te
bevorderen, een goed gevoel? Hoe dan
ook: samenwerking met een bedrijf moet
een win-win zijn.
30
Themabijeenkomst 5 – Hoe om te gaan met bezuinigen?
Beheers kosten, werf inkomstenIn deze laatste bijeenkomst stonden niet alleen praktische tips centraal, maar werd ook teruggekeken op de vier voorgaande bijeenkomsten. En dat is niet voor niets. Moeilijke en lastige tijden – tijden van bezuinigingen dus – zijn het moment om je organisatie en je activiteiten goed tegen het licht te houden. Wie ben ik? Waar sta ik voor? Wat is mijn toegevoegde waarde? Wat is de urgentie van mijn aanbod? Wat mist men als ik er niet meer ben? zijn dan relevante vragen.Organisaties die weten waar ze voor staan, die weten wat hun sterke punten zijn – en zeker ook hun zwakke punten – zijn beter in staat hun organisatie te wapenen tegen bezuinigingen.
31
Toegevoegde waardeHet scherp krijgen van je toegevoegde
waarde is belangrijk. Daarmee kun je het
belang van je organisatie en activiteiten
beter voor het voetlicht brengen. Om je
toegevoegde waarde vast te stellen,
zijn onderstaande punten behulpzaam:
• Aansluiting van het project bij de missie
en de activiteiten van de organisatie;
•Maak duidelijk dat je de geëigende
partij bent om het project uit te voeren/
probleem aan te pakken;
• Onderscheidend vermogen: ken de
markt en dus ook je concurrenten
(uniciteit);
•Waarom zou men jullie project willen
financieren en niet dat van een ander?
input/Invoer Activiteit Output/Uitvoer Outcome/Resultaat
Alle middelen die in een organisatie worden ingebracht
Dat wat er in een organisatie plaats vindt
De gemeten resultaten Verzameling van alle resultatem minus: wat toch al zou zijn gebeurd = IMPACT
•Wat gebeurt er als dit project niet
plaatsvindt? Anders gesteld: waarom
is het zo belangrijk dat dit gebeurd?
• Voor wie is het project zo belangrijk?
Wie hebben er belang of bij wie is er
vraag naar?
Met de ‘Blauwe Noordzee Assessment
Tool’ – zie ook de eerste bijeenkomst –
breng je op een aantal aandachtsvelden
je organisatie in kaart: waar scoor je goed
en minder goed op? Op basis van deze
uitslag kun je een verbeter- en implemen-
tatieplan ontwikkelen.
Impact = Toegevoegde waarde
Bron: S. Olsen, SVT Group
32
Meer inkomsten genererenHet is altijd verstandig om na te gaan of je
extra inkomsten kunt verkrijgen. Zo kun
je kijken of je ‘prijzen’ en of begrotingen
in aanvragen wel goed zijn of misschien
wel omhoog kunnen. Ga eens bij vergelijk-
bare organisaties na welke prijzen en/of
begrotingen zij hanteren (= benchmarken).
En vraag wat een stakeholder bereid is
om te betalen, misschien reken je in de
praktijk wel minder dan een financier wil
betalen!
Vraag je ook eens af wat je nu gratis doet
en waar je in het vervolg geld voor zou
kunnen vragen. Investeer eventueel in een
goede fondsenwerver of in een training
fondsenwerving voor je personeel.
Dat verdient zich vaak terug. Je kunt ook
de kosten voor fondsenwerving verlagen
door bijvoorbeeld langerlopende in plaats
van kortlopende projecten te ontwikkelen.
Bestaand aanbod
> Nieuwe stakeholders
≥
Nieuw aanbod
> Bestaande stakeholders
Zelf geld verdienen• Eigen bijdrage vragen aan deelnemers
• Producten en diensten ontwikkelen waar
je nieuwe inkomsten mee genereert
• Strategische alliantie aangaan met een
bedrijf
Ook kun je misschien bestaand aanbod
aan nieuwe financiers of andere stake-
holders aanbieden of nieuw aanbod aan
bestaande of nieuwe stakeholders
‘koppelen’ om nieuwe omzet voor je
organisatie te genereren:
Kostenbesparingen realiserenEr zijn verschillende mogelijkheden om besparingen te realiseren:
Oud Nieuw
Inhuur van personeel, diensten, aankopen van materialen etc.
Gesponsorde of gedoneerde accountancy, computers, (kantoor)ruimte etc.
Personeel alleen voor jouw organisatie Personeel ‘delen’ met andere organisaties
Werk door beroepskrachten Werk door vrijwilligers
Alleen een kantoor/secretariaat gebruiken Dit soort faciliteiten met andere organisaties ‘delen’
Meer informatie
33
Geraadpleegde literatuur1 Wikipedia
2 ‘Lofty Missions, Down-to-Earth Plans’,
Harvard Business Review, V. Kasturi Rangan (2004)
3 Peter Drucker
4 Handboek voor sociaal ondernemen in Nederland,
Peter Scholten en Boris Franssen (Van Gorcum 2007)
5 Grote-giftenwerving in 60 minuten voor non-profit
bestuurders en directies,
Hans van der Westen (Walburg Pers 2009)
Interessante informatiebronnen• FondsenBoek en FondsenDisk (Walburg Pers 2011)
• Handboek Cultureel Ondernemen, Boris Franssen,
Peter Scholten en Marc Altink (Van Gorcum 2009)
• www.vermogensfondsen.startpagina.nl
• Handboek sponsoring en fondsenwerving voor non-profit
organisaties, Hans van der Westen (Walburg Pers 2010)
34
Over Fonds 1818
Fonds 1818 is een jong vermogensfonds
met oude wortels. De basis werd gelegd
aan het einde van de 18de eeuw.
Toen werd de Maatschappij tot Nut van
’t Algemeen opgericht. In 1818 stichtte de
Haagse afdeling van ’t Nut de Nutsspaar-
bank te ’s Gravenhage. Na de fusie tussen
de Nutsspaarbank en de VSB Bank werd
een bedrag in aandelen gestort in een
stichting met als doel het ondersteunen
van maatschappelijke projecten: het VSB
Fonds Den Haag e.o. In 2001 veranderde
deze stichting haar naam in Fonds 1818.
Fonds 1818 steunt jaarlijks vele maat-
schappelijke initiatieven op het gebied
van zorg, welzijn, kunst, cultuur, natuur,
milieu en educatie. Het fonds doet dit
door het doneren van geld voor de
uitvoering van projecten en het verstrekken
van leningen. Fonds 1818 geeft alleen
donaties ten behoeve van projecten die
gericht zijn op de regio waarin het fonds
gevestigd is. Jongeren onder de 24 jaar
kunnen terecht bij Fonds 1818<24.
www.fonds1818.nl
Over Blauwe Noordzee
De Blauwe Noordzee is het bureau voor
ambitieuze non-profitorganisaties die
meer ondernemerschap, inspiratie, en
financiële slagkracht willen. Gericht op
het realiseren van hun idealen. De huidige
ontwikkelingen in de maatschappelijke
sector (bezuinigingen, steeds meer
aandacht voor efficiëntie en prestatie-
meting) dwingen veel organisaties zich
te heroriënteren, hun strategie aan te
scherpen en hun organisaties toekomst-
bestendiger in te richten. Hetgeen tot meer
impact en meer financiële slagkracht moet
leiden. De Blauwe Noordzee ondersteunt
organisaties hierbij.
Het bureau is opgericht door Boris
Franssen, Menne Scherpenzeel en
Luuk van Term, ervaren adviseurs op het
gebied van management-, organisatie-,
communicatie- en beleidsvraagstukken in
de maatschappelijke en culturele sector.
Zij brengen hun brede, complementaire
ervaring, expertise en netwerken binnen
de Blauwe Noordzee samen. De Blauwe
Noordzee beschikt hiermee over een
breed oplossend vermogen.
www.blauwenoordzee.nl
35
ColofonDeze uitgave blikt terug op de kennisbijeenkomsten die Fonds 1818 in
samenwerking met de Blauwe Noordzee in het najaar van 2011 organiseerde.
Teksten en foto’s Blauwe Noordzee, Soest
Ontwerp Ontwerpwerk, Den Haag
Fonds 1818
Bezoekadres Riviervismarkt 4 , 2513 AM Den Haag
Postadres Postbus 895, 2501 CW Den Haag
Telefoon 070 - 364 11 41
Fax 070 - 364 18 91
E-mail info@fonds1818.nl
Internet www.fonds1818.nl
© Blauwe Noordzee 2012
36
Recommended