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Hoja 1 de 19 - 20/05/2020
FRONTACTION ARGENTINA SRL. Lavalle 835 1er Piso – Ciudad Autónoma de Buenos Aires Código Postal: C1047AAQ – info@tacticasoft.com – Tel: 5411-4600-6350 (L. Rotativas)
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Complemento Google Sync
Índice General
Introducción.……………………………………………..……………..…………………………………..…....2
Credenciales de Google…………..…………………………………..……………..………………………..3
Configuración del Complemento…………………………………..……………..……………………..15
Hoja 2 de 19 - 20/05/2020
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Introducción Este complemento nos permitirá sincronizar los Contactos y las actividades pendientes e históricas del Calendario (llamadas, reuniones y acciones) de TACTICA CRM & ERP con los contactos y actividades de nuestra cuenta de Gmail. Para comenzar, primero debemos ejecutar el Complemento y luego presionar el botón para establecer los “Datos de Conexión”. De esta forma podremos seleccionar el perfil de la base de datos con la que deseamos trabajar. Luego debemos aceptar y seleccionar el usuario con el que deseamos loguearnos. Para sincronizar se tomará la cuenta de correo de Gmail que tenga configurada por defecto el usuario seleccionado.
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Credenciales de Google:
Para trabajar con este Complemento debemos generar primero un archivo de tipo “.json”. Este es un archivo que sirve de credencial para comunicar el Complemento con las apis de Google (Contactos, Calendario, etc). Debemos generarlo ingresando con nuestra cuenta de Gmail en la sección para desarrolladores de Google: https://console.developers.google.com/ Desde ahí podemos establecer las APIs de Google con las que deseamos que se comunique y setear cómo se llama la aplicación que se va a comunicar (entre otras cosas). Esto sirve para identificar la aplicación y para se tome como una app no maliciosa. Al ingresar debemos aceptar los términos y condiciones.
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Luego creamos un nuevo Proyecto.
Indicamos el Nombre del proyecto. En este caso será Tactica GoogleSync. La Ubicación puede quedar en “Ninguna Organización”. Luego presionamos la opción Crear.
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Luego utilizaremos el buscador de APIs y servicios para habilitar las siguientes APIs: -Contacts API -Google People API -Google Calendar API -Google Sheets API
Debemos Habilitar cada API seleccionada.
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Luego debemos crear las Credenciales para acceder a los datos con las APIs. Para eso primero ingresaremos al menú de Credenciales y luego seleccionaremos la opción para Configurar Pantalla de Consentimiento.
Marcamos la opción “Externos” y luego “CREAR”.
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En el próximo paso debemos indicar el nombre de la aplicación. Este es el nombre que aparecerá cuando la aplicación pida permisos. En este caso la llamaremos “GoSyncTactica”.
Luego debemos Guardar. Esta opción se encuentra al final de la hoja.
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Ahora tendremos que volver a ingresar al menú de Credenciales y luego seleccionar la opción para Crear Credenciales. Siempre se debe elegir “ID de cliente de OAuth” porque las APIs están accediendo a datos de un usuario y requieren de permisos.
Al ingresar en esta opción se deberá seleccionar el Tipo de Aplicación. En este caso será: Aplicación para ordenadores (si no figura seleccionamos la opción “Otro”). También debemos indicar el Nombre (podemos dejar el que trae por defecto) y luego presionar el botón CREAR.
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Solo resta descargar el archivo utilizando el ícono de descarga.
Podemos editarle el nombre al guardarlo si lo deseamos.
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Ahora desde el Complemento debemos Iniciar Sesión. El primer paso será seleccionar el archivo de tipo “j.son” generado previamente.
Luego se abrirá automáticamente la ventana de logueo a Gmail. Debemos ingresar con la cuenta que deseamos utilizar para sincronizar con este Complemento.
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Se mostrará un primer mensaje notificando que la aplicación no ha sido verificada. Lo primero que haremos será ingresar en la Configuración Avanzada.
Luego marcar la opción “Ir a GoSyncTactica (no seguro)”.
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Se abrirán inmediatamente 3 ventanas de permisos. En todas debemos marcar la opción “Permitir”.
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Finalmente confirmar que confiamos en la aplicación presionando el botón “Permitir”.
Al finalizar podremos cerrar la ventana.
De esta manera ya habremos otorgado todos los permisos necesarios para poder sincronizar con este complemento. Aclaración: No es necesario que cada usuario genere por su cuenta el archivo “.json”. Pueden hacerlo una sola vez y luego utilizar todos el mismo archivo al sincronizar con este Complemento.
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Configuración del Complemento Al ingresar al Complemento se abrirá una ventana donde tendremos que dar de alta un nuevo perfil e indicar las opciones de configuración. Las detallaremos a continuación: Perfiles de Configuración: Desde aquí se podrán dar de alta todos los perfiles que se deseen utilizar para sincronizar. Para dar de alta un nuevo perfil debemos presionar el botón “Agregar”, ingresar el nombre y finalmente aceptar. Todos los perfiles agregados se podrán editar, eliminar y duplicar. También debemos Guardar los perfiles para poder volver a ejecutarlos en otro momento con la misma configuración.
Nota: La opción “Habilitado” del Perfil, solamente tendrá efecto en el caso de que sincronicemos perfiles en forma general por línea de comando (al hacerlo de esta manera, los perfiles deshabilitados no se sincronizarán).
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Filtro de Contactos Origen: Aquí se deberá seleccionar un Filtro, Grupo de Contactos o SQL Query. De esta forma indicaremos todos los contactos y actividades de TACTICA CRM & ERP que se tomarán en cuenta para la sincronización con nuestra cuenta de Google.
Opciones de Sincronización: Con estas opciones indicaremos si deseamos sincronizar los Contactos, Actividades Pendientes, o Actividades Históricas. En el caso de las Actividades, se tomarán en cuenta todas las que tengan fecha a futuro y solo las de determinados días hacia atrás (dependiendo de la cantidad de días que seleccionemos). Si los datos a sincronizar ya existen, solo se actualizarán.
Priorizar las modificaciones de Tactica en la misma fecha: Si marcamos esta opción y existen modificaciones de los contactos o actividades (tanto en TACTICA como en Gmail), al sincronizar se actualizarán, pero priorizando siempre la modificación de Tactica por sobre la de Gmail. Por ejemplo: si un mismo contacto se modifica en TACTICA y en Gmail el mismo día por separado, al sincronizar, el contacto se actualizará solo en Gmail ya que tendrá prioridad la modificación que se realizó desde TACTICA por sobre la de Gmail. Si en cambio esta opción está deshabilitada, al sincronizar se actualizará en TACTICA o en Gmail dependiendo de dónde haya sido modificado por última vez.
Hoja 17 de 19 - 20/05/2020
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Opciones Generales de Importación:
Estas opciones nos permiten importar contactos y actividades de nuestra cuenta de Gmail a TACTICA. En el caso de las Actividades del Calendario, se tomarán siempre las del usuario con el que estemos logueados en el Complemento. Comando:
Desde aquí se podrá generar la línea de comando que podremos utilizar en el caso de que se desee ejecutar el Complemento por medio de esta modalidad.
Hoja 18 de 19 - 20/05/2020
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Una vez que tenemos configuradas todas las opciones del perfil, debemos guardarlo y luego presionar el botón “Sincronizar” para comenzar con el proceso. Al finalizar nos dará un mensaje de aviso.
Con las opciones de sincronización, los Contactos y actividades del usuario se habrán dado de alta en nuestra cuenta de Google.
Hoja 19 de 19 - 20/05/2020
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Tambien las actividades del Calendario.
Al mismo tiempo, en el caso de haber utilizado las opciones para Importar Nuevos Contactos de Google y Nuevas Actividades del Calendario de Google, luego de sincronizar también se darán de alta en TACTICA.
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