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Diagramas de Procesos Clave del Centro de Formación Permanente
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DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE
CENTRO DE FORMACIÓN PERMANENTE
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Centro de Formación Permanente
ENERO 2008
SÍMBOLOS
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Centro de Formación Permanente
ENERO 2007
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PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
CFP09: MARKETING DE LA FORMACIÓN PERMANENTE
Matriculación de FE
CFP02P03
Revisión del estado de las
matrículas
Alta Curso de Formación EspecíficaCFP02P01
Alta Clave Especifica para
FECFP02P02
¿Suficientes matrículas?
Sí
No
Solicitud deClave específica
Solicitud deaula CFP
CFP08: GESTIÓN DE LA LOGÍSTICA NO DOCENTEReserva de Aulas
Conciliación bancaria de los
ingresos
A solicitud del usuario
Para cada alumno
Anulación del curso y
devolución de matrículas
Solicitud de anulación del
curso¿Anulación?
Sí
No
¿Curso aprobado? SíNo
Por defecto
En caso de bajas éstas se suplen con los alumnos en lista de espera, si los hubiera.
Versión 1 - Enero 2007
CFP02P01: ALTA DE CURSO DE FORMACIÓN ESPECÍFICA
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Revisión de la documentación
de alta
¿Documentación completa?
Solicitud de subsanación
No
Alta del curso
Sí
Pos
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n
Notificación al usuario
(responsable del FE)
Subsanación de errores
¿Subsanado?
No
Sí
Revisión por la Dirección CFP / Coordinación de
la FE
¿Correcto?No
Aprobación del curso
Solicitud de alta de Curso de
FE
Subsanación
Registro de entradaR
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Estado Curso: “en trámite”
Sí
Estado Curso: “aprobado”
Pos
eidó
n
Estado Curso: “anulado”
Anulación del cursoP
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Versión 1 - Enero 2007
CFP02P02: ALTA DE CLAVE ESPECÍFICA PARA FE
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Estado = “Validado CTT”
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PIS
Validación de Clave Específica
(CFP)
Servicio de Financiación y Presupuesto
Apertura de Clave Específica
Solicitud de validación de la Clave Específica
Revisión de la validación
Mantenimiento de proyectos
Tipo = 80, SubvenciónCódigo = 1920xxxx
Nombre = Nombre de la Jornada/CongresoActividad
Cobro = Tasas, InscripcionesFecha de Inicio = La del Alta
Gestor = Mónica LópezEstado = “Por Validar en el CTT”
Persona Relacionada = Director del curso
Actualización de la Clave
específica en el curso
Pos
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nImportación de la Clave
Pos
eido
n
Versión 1 - Enero 2007
CFP02P03: MATRÍCULACIÓN DE FE (on-line / Presencial)
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Recepción de la solicitud de matrícula
Comprobación de que se ajusta a los requisitos
del curso
Actualización de los datos del
alumno y áreas de interés
¿Cumple requisitos?
Notificación al alumno y
anulación de la matrícula
No
¿Hay plazas?
Sí
NoActualización en lista de espera
Sí
Generación de la matrícula
Emisión del recibo
Recibo
Entrega del recibo/factura al
alumno
¿Se solicita
factura?
Actualizar datos del pagador
Emisión de la factura
SíNo
- Matrícula en ventanilla.- Matrícula On-line.
- Si matrícula en ventanilla, entrega en mano.- Si matrícula On-line, envío del recibo (pdf) por correo electrónico.
Factura
Versión 1 - Enero 2007
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CFP04: SECRETARÍA TÉCNICA JORNADAS Y CONGRESOS
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
A solicitud del usuario o desde CTT07
Reserva aulas CFP
CFP08: GESTIÓN DE LA LOGÍSTICA NO DOCENTEReserva de Aulas
Alta Jornadas Técnicas o CongresosCFP02P01
Entrevista y Identificación de
los servicios requeridos
Reservaotros espacios
Solicitud de reserva espacios
Servicio de Asuntos
GeneralesInstituciones
Empresas
Recepción de la confirmación de
reservaGestión del alojamiento
Servicio de marketing
o publicidad
Inscripción a Congresos o
Jornadas Técnicas
CFP04P02
Gestión del AlojamientoCFP04P03
Inscripción
CFP09: MARKETING DE LA FORMACIÓN PERMANENTEServicios específicos de marketing
CFP06: CERTIFICACIÓN DE LA FORMACIÓN PERMANENTECertificados de los alumnos y certificados de ponentes
Para cada uno de los participantes
Centro de Apoyo a la Innovación, la Investigación y la Transferencia de TecnologíaCTT07: ASESORAMIENTO, ESTABLECIMIENTO Y SEGUIMIENTO DE CONGRESOS CIENTÍFICOS
Ayudaspúblicas opatrocinios
Serviciosrequeridos
Servicio de Asuntos Generales
SAG09: RESERVA DE ESPACIOS
Versión 2 - Enero 2008
CFP04P01: ALTA DE JORNADAS TÉCNICAS O CONGRESOS
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Sí
Recepción de la documentación R
egis
tro
Solicitud de Alta de
Jornada/Congreso
Realización de correcciones
Registro de entrada
¿Necesita correcciones?
Solicitud de correcciones
Revisión de la documentación
Alta jornada/congreso
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Estado Curso = En trámite
Estado= “Validado CTT”
Revisión de la validación
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RES
Importación de la Clave en Poseidón
Validación Clave Específica (CFP)
Solicitud de validación de la Clave Específica
Apertura de Clave Específica
Mantenimiento de Proyectos
Tipo = 80, SubvenciónCódigo = 1930xxxx
Nombre = Nombre de la Jornada/CongresoActividad
Cobro = Tasas, InscripcionesFecha de Inicio = La del Alta
Gestor = Mónica LópezEstado = “Por Validar en el CTT”
Persona Relacionada = Director del congreso/jornada
Actualización de la Clave
Específica en Jornada/Congreso
No
SFP04GESTIÓN PRESUPUESTARIA DE CLAVES ESPECÍFICASFase I: Validación de la estructura presupuestaria de claves específicas
Servicio de Financiación y Presupuesto
Versión 2 - Enero 2008
CFP04P02: INSCRIPCIÓN A CONGRESOS O JORNADAS TECNICAS
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
SíNo
- Matrícula en ventanilla.- Matrícula On-line.
- Si matrícula en ventanilla, entrega en mano.- Si matrícula On-line, envío del recibo (pdf) por correo electrónico.
Entrega del recibo/factura al
alumno
Generación de la inscripción
Emisión de la factura
Factura
Recepción de la solicitud de inscripción
¿Se solicita
factura?
Actualización de los datos del
alumno y áreas de interés
ReciboEmisión del
recibo
Actualización de los datos del
pagador
¿Solicitan actualización
áreas interés?Sí
No
¿Solicita pago por
Visa?
Cobro con Tarjeta VISA
Sí
No
El usuario ha de autorizar que se pueda
pagar con tarjeta
Versión 2 - Enero 2008
CFP04P03: GESTIÓN DEL ALOJAMIENTO
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
Recogida de las especificaciones del alojamiento
según el responsable
Fechas, condiciones, etc
Contacto con Agencia de viajes y alta el evento
Solicitud de actualización de
hoteles y condiciones económicas
C.M. Galileo Galilei
Agencia de Viajes
Recepción de la lista de hoteles y
condiciones
Elaboración de la documentación para adjuntar a la inscripción
Notificación a los responsables
para ponerlo en la publicidad
Pre-reserva de las plazas previstas
Periódicamente durante la inscripción
Revisión del estado de las
reservas y previsiones
¿Cambios?
Modificaciones en las pre-reservas y notificación de los
cambios a los organizadores
No
Sí
Versión 2 - Enero 2008
CFP05: SECRETARIA TÉCNICA DE PROYECTOS DE FORMACIÓN
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
A solicitud del usuario, o de oficio
PDI solicita ayuda en la presentación del proyecto o bien el CFP hace una búsqueda de convocatorias
<
¿Aprobado?
Sí
Anulación del proyecto
No
PO
SEID
ÓN
¿Solicita gestión del
gasto?
Justificación económicaCFP05P02
Sí
Definición del presupuesto y
gastos elegibles
Recepción de la petición de gasto
del usuario
Gestión del gasto y remisión a
firma del responsable
Según los procedimientos de gestión económica de la universidad (proceso de apoyo del CFP).
Mientras existan gastos durante todo el periodo de ejecución
Hasta la finalización del proyecto
Estado = Anulado
No
A la espera de la resolución de la convocatoria por parte del organismo convocante
Procedimientos de IniciaciónCFP05P01
Versión 1 - Enero 2007
CFP05P01: PROCEDIMIENTOS DE INICIACIÓN
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
Elaboración del la propuesta de
proyecto
Identificación del departamento,
profesor o grupo de profesores que pueden realizarlo
Petición de Documentos acreditativos específicos
Servicio de Contabilidad
CTT
Recopilación de los documentos
específicos
Identificación de la convocatoria y
revisión de requisitos,
documentos y plazos
Petición firma Rector para documentos
finales
Propuesta de
proyecto
Propuesta de
proyectofirmada
Rector
Recepción de las documentación
firmada
Envío al organismo convocante
Instituciones externas
Registro de entrada en el organismo o
justificante de recepción
Registro de salidaR
egis
tro
Registro de entrada y archivo R
egis
tro
Alta de proyecto
PO
SEID
ÓN
Estado = previsto
Versión 1 - Enero 2007
CFP05P02: JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA
USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO
Normas económicas
Revisión de las normas
económicas
Reparto de los gastos a
justificar según partidas y/o
acciones
Elaboración del borrador de la
justificación económica
Envío para revisión por
parte del usuario
Revisión por parte del usuario
Recopilación de la
documentación acreditativa de de cada gasto
¿Se precisa de información adicional?
Servicio de ContabilidadServicio de Recursos Humanos
Servicio de Gestión EconómicaServicio de
ContrataciónServicio de
Asuntos GeneralesServicio de
FiscalizaciónCTT
Solicitud de información /
documentación adicional
Sí
Recepción de la documentación
Elaboración de la memoria
económica
RectorGerencia
Registro de salida de la
memoria económica final
Entrega en el organismo
correspondiente
Reg
istr
o
Instituciones externas
Registro de entrada y archivo
Registro de entrada en el organismo o
justificante de recepción
Hasta su validación definitiva
Reg
istr
o
Recepción de los documentos y certificados justificativos
firmados
Remisión a firma de documentos y
certificados justificativos
Versión 1 - Enero 2007
CFP06: CERTIFICACIÓN DE LA FORMACIÓN PERMANENTE
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
A solicitud del usuario, o de oficio (revisión de los cursos que finalizan). Cada 15 días
Sí
Impresión del listado de cursos
finalizados sin solicitud de certificados
¿Avisado?
Envío de e-mail recordatorio al responsable, junto con la
solicitud
No
TipoDe oficio
A solicitud del usuario
Certificados de Asistencia /
AprovechamientoCFP06P01
Solicitud delresponsable
de la actividad
En cualquier caso
Actualización de la finalización de
certificadosPO
SEID
ÖN
Certificados de profesorado /
cargoCFP06P02
Solicitud de Expedición de TP
CFP06P03
Título Propio
Campo fecha: “todohechocertificados”
Versión 1 - Enero 2007
CFP06P01: CERTIFICADOS DE ASISTENCIA / APROVECHAMIENTO
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
Registro y escaneo de la
documentación
Comprobación de los datos de la tramitación
Solicitud de Asistencia /
Aprovechamiento
Comprobación de pagos
pendientes del alumno
¿Correcto?
Sí
Petición de los datos necesarios
para subsanación
NoSubsanación
Emisión del certificado de asistencia /
aprovechamiento
Recepción de certificados firmados y
actualización de fecha de entrada
¿Pagado?
No
Sí
Para cada alumno, mientras existan certificados que emitir en la solicitud.
Campo fecha: “fecha de emisión”
¿Firma el director del curso?
Envío a la firma del responsable y actualización de fecha salida
Sí
Certificados
Firma de los certificados y devolución al
CFP
No
Firma del Director CFP
Actualización de la fecha de
entrega
Envío de certificados a los
alumnos por correo postal
Reg
istr
o
PO
SEID
ÖN
Campo fecha: “fecha de entrada” (Certificados)
Campo fecha: “fecha de salida” (Certificados)
PO
SEID
ÖN
PO
SEID
ÖN
Versión 1 - Enero 2007
CFP06P02: CERTIFICADOS DE PROFESORADO / CARGO
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
Recepción de la solicitud
Solicitud de certificados de profesor/cargo
¿Cambios?
Notificación al profesor
¿Coincide con la encuesta?
Sí
No SíActualización de
datosNo
Edición de la ficha de profesor
y emisión del certificado
(nº registro)
Registro de entrada
Impresión del “Hace constar”
Tipo
Impresión del Certificado de
profesor
Impresión del Certificado de
cargo (director/coordinador)
Notificación al Coordinador CFP del tipo de curso
Certificado cargo
Certificadoprofesor
<10 horas >=10 horas
Firma del Director CFP
Envío al director del curso por correo interno
Respecto a la planificación inicial del cursoCotejado de
encuestas de satisfacción de
los alumnos
Para cada profesor, en función de los datos de
la encuesta, mientras existan certificados
que emitir en la solicitud.
TipoR
egis
tro
PO
SEID
ÖN
Versión 1 - Enero 2007
CFP06P03: SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DE TP
PROPIETARIOUSUARIOS PROVEEDORES
Registro de entrada
Solicitud de
expedición de un TP
¿Formato Poseidón?
Comprobación de la
documentación
Cotejado de los datos personales y académicos del
curso
No
Sí
¿Datos coherentes con Poseidón y
requisitos validados?
Registro de salida y envío a
los responsables
No
Nota interior con
comentarios
Volcado de los datos en la BBDD del
Servicio de Alumnado
¿Se solicita provisional?
Mija
res
Generación del certificado de expedición de
trámite
Sí
Certificado de
expedición en trámite
Agrupación de solicitudes en la
misma tanda
No
Impresión del informe de la
tanda
Firmar por el Director del CFP
Impresión de informe por cada
alumno de la tanda
Registro de salida y remisión
Recepción de conformidad
Servicio de Alumnado
Para cada solicitud individual del alumno
Unidad de Títulos
Enlace de los títulos emitidos con la ficha de
Titulación
Reg
istr
o
Solicitud de
expedición de un TP
SíP
OSE
IDÖ
N
Versión 1 - Enero 2007
CFP07: EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN PERMANENTE (I)
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
Dos semanas antes de la finalización del curso.
Revisión de los pases de
encuesta de las dos semanas
siguientes
Confirmación del aula, fecha, hora
y profesorado
Asignación de la persona que va a realizar el pase de la encuesta
Procesado de la encuesta por
medio de lectura óptica
Hasta el día programado para la realización de la encuesta
Ficha de
cita
No
Apunte de los errores en las
observaciones de la ficha
Sí
Sí ¿Modificaciones?Incorporación de
las modificaciones
No
Sí
No
Campo fecha: “Fecha de confirmación”(Encuestas).
Pos
eidó
n
Pos
eidó
n
Actualización de la fecha de
realización del pase.
Pos
eidó
n
Revisión de errores de
lectura
¿Errores?
Campo fecha: “Fecha de realizado”
(Encuestas). Pos
eidó
n
Corrección de errores
Hojas de encuestas
Pase y recogida de las hojas de respuesta de la
encuesta
Pase y recogida de las hojas de respuesta de la encuesta, según la modificación
Campo fecha: “Fecha de realización del pase”
(Encuestas).
A
¿Modificaciones?
Por parte del encuestador
Pos
eidó
n Incorporación de las
modificaciones
Versión 1 - Enero 2007
CFP07: EVALUACIÓN DE LA FORMACIÓN PERMANENTE (II)
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Sí
No
Sí
No
¿Resultados fuera de rango?
Envío de copia al Coordinador CFP del tipo de curso
con observaciones
Actualiza Finalización de
encuestas
Envío a cada profesor por
¿Es encuesta de
profesorado?
Envío de los informes por
e-mail al director del
curso
Archivo de la ficha de cita
relacionadas con las hojas de respuesta
Emisión de informes
Campo fecha: “Fecha de enviado”(Encuestas).
Pos
eidó
n
Campo fecha: “todohechoencuestas”(Encuestas).
Pos
eidó
n
Hojas de respuesta
Ficha de cita
A
Versión 1 - Enero 2007
CFP08: GESTIÓN DE LA LOGÍSTICA NO DOCENTE
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
TipoA solicitud del usuario, o desde CFP01, CFP02, CFP03 y CFP04.
Reserva TP(desde CFP01)
Anualmente, en julio, para todas las solicitudes de TP, hasta que se asignen todos los espacios disponibles
Resto reservas
Reserva de aulasCFP08P01
Servicio de aulasCFP08P02
No
Asignación de aulas según
solicitud
Notificación al profesor
responsable
Hasta fecha previa a la de inicio establecida en la solicitud de reserva
AulasinformáticasEn cualquier caso
¿Tiene aula asignada?
Sí
No
Anulación
¿Solapamientos?
Sí
Propuesta de cambios en la
solicitud
Periódicamente, mientras se desarrolle la actividad para la que se solicitó la reserva de aula
Instalación de software en
aulasCFP08P03
Copia y revisión de la imagen en
todos los ordenadores del
aula
¿Reserva es de aula
informática?Sí
No
Anulación de reserva
Versión 1 - Enero 2007
CFP08P01: RESERVA DE AULAS
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
No
Sí
No
No
Verificación de los datos de la
reserva
Revisión de los datos
¿VºBº?
Notificación de la posibilidad
condicionada a la subsanación
Solicitud Reserva
Aulas
Realización de la reserva
Incorporación de la notificación al expediente de la
reserva (escaneo)
Notificación al usuario
Solicitud de revisión de datos
Notificación al usuario
Solicitud deVºBº
Coordinador CFP
Registro de entrada de la solicitud de
reserva
¿Completa?
Prioridades:1= TP2= Convenios3= FE (plazo 2 meses)4= Otros
Notificación al usuario, incluidas
alternativas si las hubiera
SíNecesidad Subsanación
Subsanación
Reg
istr
o
¿Está dadode alta en Poseidón?
¿Hay dsiponibilidad
?
Sí
NoSí
Versión 1 - Enero 2007
CFP08P02: SERVICIO DE AULAS
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Entrega de documentación
Suministro de Hojas de firmas
Apertura del aula
Distribución de las mesas
Verificación de que está todo listo para el
curso
Aviso de cierre de aulas
Recogida de lista de firmas y
apagado de los aparatos
Revisión general y
cierre del aula
Ordenador, pantalla...etc., conforme a lo previsto en la solicitud
Revisión de posibles
incidencia que requieran parte
Redacción del parte de limpieza
para el día siguiente
(sólo tardes)
- Aula presencial: a solicitud del profesor, o como mínimo, 10 minutos antes del inicio de la actividad.- Aula informática: siempre a solicitud del profesor.
Hasta 5 minutos antes de la finalización de la actividad del turno/día, si no ha finalizado antes
Diariamente, por turnos
Versión 1 - Enero 2007
CFP08P03: INSTALACIÓN DE SOFTWARE EN AULAS
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Contacto con el responsable
para revisar los detalles de la
instalación
¿Requiere licencias
adicionales?
El CFP dispone de un número determinado de programas con licencias. Si son programas específicos deben ser licencias de los organizadores
Solicitud de licencias e
instrucciones de instalación
Sí
Entrega licencias e instrucciones
Recepción de licencias e
instrucciones
No
Instalación completa en un
ordenador
Generación de la imagen
Versión 1 - Enero 2007
CFP09: MARKETING DE LA FORMACIÓN PERMANENTE
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
A solicitud del usuario, o de oficio (inicio desde CFP01, CFP02 y CFP04).
Comprobación de las fechas de
inicio y fin
TipoDifusión periódica
Inclusión en el boletín semanal de aquellos cursos que se vayan a impartir en el mes siguiente
Envío semanal por e-mail del
boletín
Servicios específicos de
MarketingCFP09P01
Servicios específicosde Marketing
PO
SEID
ON E-mail personalizado según
las áreas de interés señaladas por cada persona inscrita
Para cada curso dado de alta
Publicación en Web CFP y
Agenda del AI
Versión 1 - Enero 2007
CFP09P01: SERVICIOS ESPECÍFICOS DE MARKETING
USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO
Revisiónboceto/s
Envío del boceto/s para revisión
Pedido final del producto
VºBº del presupuesto
Recepción de presupuestos
Petición de presupuesto/s al
proveedor/es
Pedido a proveedor
¿VºBº?
Envío de presupuesto
para VºBº
Petición servicio
MK
Recepción Producto final y
factura
Recepción de solicitud de servicios de Marketing
Empresas
Internos(CFP)
Proveedores externos
Tiposervicio
Empresas
Recepción boceto
Realización de boceto
Hasta validación por parte del usuario
Proveedorexterno Empresas
Realización del producto o
servicio
Internos(CFP)
- Empresas de edición multimedia- Empresas de edición impresa y reprografía- Empresas de servicios audiovisuales- Empresas de marketing y publicidad
SíNo
Envío al solicitante
Versión 1 - Enero 2007
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