View
219
Download
2
Category
Preview:
Citation preview
DIGI-PLUProcesgericht digitaliseren en elektronische overheid
Paul van der Eerden
Programma
• Aanpak• Voorbeeld Kapvergunning
Opmerkingen vooraf
• Nieuwbouw Stadskantoor• Project “Het Nieuwe Kantoor Leven”• Ambitieuze voortrekkers• Committent ambtelijke top (en bestuur)• Grote investering in capaciteit en hardware• Weer als gemeente “het wiel uitvinden”
Ambities Gemeente ‘s-Hertogenbosch
De Gemeente ‘s-Hertogenbosch wil met
gerichte inzet van informatie- en communicatie-
technologie de product- en dienstverlening
verbeteren door:
• De kwaliteit te verhogen• De snelheid en de flexibiliteit te verhogen• De kosten te verlagen
Ambities Gemeente ‘s-Hertogenbosch
Producten en diensten
• Dienstverlening vanuit één-loket-gedachte, gebaseerd op vraagpatronen(overheidsloket 2000)
• Optimale bereikbaarheid: overal, voor iedereen en altijd(7 dagen per week, 24 uur per dag)
Ambities Gemeente ‘s-Hertogenbosch
Bedrijfsprocessen en Organisatie
• Flexibiliteit in bedrijfsprocessen• Open en transparante organisatie• Papierarme communicatie• Niet-persoonsgebonden flexibele werkplekken
(tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken)• Van functionele organisatie naar
procesgerichte organisatie (‘kanteling’)
Het concept van de digi-plu
De term digi-plu is een afkorting voor
digitaliserings-paraplu.
Met digitalisering wordt aangegevenwaarvoor
de digi-plu kan worden ingezet.
Met paraplu wordt de positionering van de
digi-plu aangegeven (horizontale applicaties).
Het concept van de digi-plu
De digi-plu is een middel om de in de ICT-visiegeformuleerde doelstellingen en ambities te kunnen realiseren.
Met het concept van de digi-plu wordt hetdigitaliseren van bedrijfsprocessen op eenverantwoorde en gestructureerde manier mogelijkgemaakt. Deze procesgerichte aanpak geeftdaarbij automatisch vorm en inhoud aan het begripElektronische Overheid.
Het concept van de digi-plu
De digi-plu (digitaliserings-paraplu) bestaat uit drie
geïntegreerde systemen:
• proces management systeem (PMS)
• document management systeem (DMS)
• workflow management systeem (WMS)
Proces Management Systeem
• modelleren, analyseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen (simulatie)
• gebruikmakend van drie modellen: proces-, organisatie- en datamodel
• inrichten kwaliteitshandboeken, kwaliteitszorg• management informatie over processen (portal)• publicatie in- en extern via web-technologie (portal)• basis voor het aanbieden van producten en diensten
via het web (link naar OL2000) (portal) • basis voor de inrichting van DMS en WMS
Document Management Systeem
• documenten kunnen bestaan uit tekst, data, beeld, geluid, tekeningen e.d.
• documenten worden, voorzien van indexgegevens, digitaal opgeslagen
• functies van een DMS: beheren, ontsluiten, bewerken, bewaren, distribueren en archiveren van documenten
• belangrijkste toetsingscriteria voor inzet DMS: opvraagfrequentie, verspreidingsgraad, fysieke ruimtebesparing
Workflow Management Systeem
• besturen van bedrijfsprocessen (real-time)• automatiseren van handmatige handelingen in
processen zodat de effectiviteit en efficiëntie wordt verhoogd
• functies van een WfM: beheer van electronische werkbakken, distributie van cases (flow), termijnbewaking en rappellering
• belangrijkste toetsingscriteria voor inzet WMS: volume, complexiteit procesgang, wettelijke verplichtingen, benodigde mate van inzicht in management info over proces
Samenhang digi-plu systemen
A A A
Ejjgfjf ajfgajgfasjdfajsdajfgajgfa PMS
DMS
WMS
Overzicht digi-plu systeemconcept
GS
A
koppeling
FileNETContent Services
FileNETeProcess
CMOffice XP NAW
GH
+
koppeling
FIS
4A
LL
koppeling
etc.
BWise Cubed
Waar staan we nu met de digi-plu?
• Processen (=> deelprojecten) benoemd die voor 1 januari 2003 worden opgeleverd:– Verlenen Kapvergunningen– Periodieke Hercontrole AmSZ– Aanvragen Zorg (incl. WVG) AmSZ– Digitalisering Facturen– Digitalisering Besluitvorming– Archief Bouwvergunningen– Bezwaren Belastingen– Conversie Behandelen WOZ-bezwaarschriften– Algemene inrichting DMS– Postregistratie & Distributie
Demo proces Verlenen Kapvergunning
1. Aanvraag kapvergunning via Internetburger portal publieke gedeelte; PMS)
2. Beschrijving van het werkproces Verlenenkapvergunning (medewerker portal via Intranet; PMS)
3. Afhandeling van het werkproces Verlenen kapvergunning in de back-office (DMS/WMS)
4. Management informatie (manager portal via Intranet; PMS/WMS)
5. Status- en voortgangsinformatie voor de aanvrager (burger portal persoonlijke gedeelte;PMS/DMS/WMS)
Aanvraag kapvergunning via Internet
Burger portal (publieke gedeelte)
Doelgroep: alle klanten van gemeente ‘s-Hertogenbosch
Medium: Internet (www.s-hertogenbosch.nl)
Naam: “PDC”
Content: product- en dienstinformatie incl.aanvraagformulieren
Demo proces Verlenen Kapvergunning
1. Aanvraag kapvergunning via Internetburger portal publieke gedeelte; PMS)
2. Beschrijving van het werkproces Verlenenkapvergunning (medewerker portal via Intranet; PMS)
3. Afhandeling van het werkproces Verlenen kapvergunning in de back-office (DMS/WMS)
4. Management informatie (manager portal via Intranet; PMS/WMS)
5. Status- en voortgangsinformatie voor de aanvrager (burger portal persoonlijke gedeelte;PMS/DMS/WMS)
Beschrijving van het werkproces
Medewerker portal
Doelgroep: alle medewerkers van gemeente ‘s-Hertogenbosch
Medium: Intranet
Naam: proces informatie
Content: procesbeschrijvingen, werkinstructies, documenten, kwaliteitszorg, product- en dienstencatalogus
Demo proces Verlenen Kapvergunning
1. Aanvraag kapvergunning via Internetburger portal publieke gedeelte; PMS)
2. Beschrijving van het werkproces Verlenenkapvergunning (medewerker portal via Intranet; PMS)
3. Afhandeling van het werkproces Verlenen kapvergunning in de back-office (DMS/WMS)
4. Management informatie (manager portal via Intranet; PMS/WMS)
5. Status- en voortgangsinformatie voor de aanvrager (burger portal persoonlijke gedeelte;PMS/DMS/WMS)
Afhandeling in de back-office
(1) Registratie Een binnengekomen aanvraag via de reguliere post wordt centraal gescand en van kenmerken voorzien; vervolgens wordt automatisch een zaak gestart van het bijbehorende digiplu-proces (WMS).
(2) BehandelingIn de werkbak van de medewerker (WMS) wordt het aanvraagformulier beschikbaar gesteld om de bijbehorende taak uit te kunnen voeren en wordt het digitale dossier automatisch opgebouwd (DMS).
Demo proces Verlenen Kapvergunning
1. Aanvraag kapvergunning via Internetburger portal publieke gedeelte; PMS)
2. Beschrijving van het werkproces Verlenenkapvergunning (medewerker portal via Intranet; PMS)
3. Afhandeling van het werkproces Verlenen kapvergunning in de back-office (DMS/WMS)
4. Management informatie (manager portal via Intranet; PMS/WMS)
5. Status- en voortgangsinformatie voor de aanvrager (burger portal persoonlijke gedeelte;PMS/DMS/WMS)
Management informatie
Manager portal
Doelgroep: alle medewerkers van gemeente ‘s-Hertogenbosch
Medium: Intranet
Naam: management informatie
Content: grafische weergave prestatienormen (KPI’s) afgezet tegen werkelijkheid voor gedigitaliseerde processen
Demo proces Verlenen Kapvergunning
1. Aanvraag kapvergunning via Internetburger portal publieke gedeelte; PMS)
2. Beschrijving van het werkproces Verlenenkapvergunning (medewerker portal via Intranet; PMS)
3. Afhandeling van het werkproces Verlenen kapvergunning in de back-office (DMS/WMS)
4. Management informatie (manager portal via Intranet; PMS/WMS)
5. Status- en voortgangsinformatie voor de aanvrager (burger portal persoonlijke gedeelte;PMS/DMS/WMS)
Status- en voortgangsinformatie
Burger portal (persoonlijke gedeelte)
Doelgroep: alle klanten van gemeente ‘s-Hertogenbosch
Medium: Internet (www.s-hertogenbosch.nl)
Naam: “persoonlijke pagina”
Content: status- en voortgangsinformatie overlopende en recent afgeronde aanvragen
incl. inzage in dossier
Recommended