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DIGITALIZZARE I DOCUMENTI PER
ORGANIZZARE, GESTIRE E
CONDIVIDERE LE INFORMAZIONI
Olindo Giamberardini Davide Vierzi
Avvertenza. Il materiale qui disponibile è riservato al solo uso dei Partner e Utenti SISTEMI, ne è quindi vietata la diffusione o la duplicazione. SISTEMI può modificare i contenuti e le specifiche tecniche di prodotto in qualunque momento, senza essere vincolata ai contenuti qui riportati. Tutti i nomi contenuti nella pubblicazione sono fittizi e ogni riferimento a nomi ed indirizzi è puramente casuale.
I FATTORI DI SPINTA
• Riduzione degli archivi cartacei
• Miglioramento nella gestione dei documenti
• Riduzione dei tempi di ricerca dei documenti
Si impiega il 5-15% del tempo per
leggere l’informazione, il 30% per ricercarla
I VANTAGGI DI UNA SOLUZIONE SW INTEGRATA
• I documenti sono elaborati in formato elettronico automaticamente dall’applicativo
• Un sistema di archiviazione e conservazione digitale unico migliora l’efficienza
• La conservazione è “a norma”
LA DIGITALIZZAZIONE
Archiviazione
(operativa / massiva)
Conservazione
Digitale
Documenti/
Web
Ge
stio
ne
Do
cum
en
tale
amministrazione, ciclo attivo, ciclo
passivo, …
Archiviazione
Conservazione
Digitale
Documenti/
Web
Ge
stio
ne
D
ocu
me
nta
le
amministrazione, ciclo attivo,
ciclo passivo, …
Classificazione
I 3 step per l’archiviazione
• Classificazione è l’associazione al documento di una categoria di archiviazione.
Archiviazione Metadazione
Classificazione
I 3 step per l’archiviazione
Archiviazione
• Metadatazione: gli attributi del documento registrato nell’applicativo diventano metadati nel sistema di archiviazione.
Metadazione
I 3 step per l’archiviazione
Chiave Valore
Ditta Alfa spa
Partita IVA ditta 321654987
Fornitore Vodafone
Part. IVA fornitore 1234567890
Data fattura 13/02/2011
Numero fattura 132
Esercizio 2008
Data registrazione 28/02/2011
Importo complessivo € 1.106,00
… …
Classificazione Archiviazione Metadazione
Classificazione
I 3 step per l’archiviazione
Metadazione Archiviazione
• Archiviazione: produrre un file PDF e memorizzarlo nel sistema di archiviazione
ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI IN BASE ALL’ORIGINE
I documenti emessi sono archiviati automaticamente in fase di stampa.
Classificazione Metadazione
Archiviazione
ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI IN BASE ALL’ORIGINE
I documenti emessi sono archiviati automaticamente in fase di stampa.
Per i documenti cartacei le fasi di classificazione e metadatazione sono automatizzate.
Classificazione Metadazione
Archiviazione
Classificazione Metadazione
Archiviazione
ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI IN BASE ALL’ORIGINE
I documenti emessi sono archiviati automaticamente in fase di stampa.
Per i documenti cartacei le fasi di classificazione e metadatazione sono automatizzate.
I documenti digitali prevedono l’archiviazione automatica.
Classificazione Metadazione
Archiviazione
Classificazione Metadazione
Archiviazione
Classificazione Metadazione
Archiviazione
L’INTERROGAZIONE DEI DOCUMENTI
Interrogazione contestuale
all’applicazione
Navigazione “per cartella”
Ricerca sui metadati
I VANTAGGI DELL’ARCHIVIAZIONE
• Acquisizione diretta dei documenti dall’applicativo o da scanner o da file system.
• Creazione automatica dei fascicoli virtuali
• Navigazione del fascicolo e filtri di ricerca
• Completa configurabilità (struttura fascicoli, filtri, utenti e ruoli, sicurezza)
• Impostazione dei legami tra documenti/fascicoli
Archiviazione
Conservazione
Digitale
Documenti/
Web
Ge
stio
ne
D
ocu
me
nta
le
amministrazione, ciclo attivo,
ciclo passivo, …
I 3 step per la conservazione
Creazione distinta
Firma documenti
Conservazione
• La distinta è l’insieme dei documenti dell’Azienda, di pertinenza di un determinato anno.
I 3 step per la conservazione
Creazione distinta
Firma documenti
Conservazione
• L’Azienda appone la firma digitale ai documenti da conservare.
• La firma avviene in modo massivo.
I 3 step per la conservazione
Creazione distinta
Firma documenti
Conservazione
• Le evidenze informatiche sono create in automatico • L’utente deve solo apporre firma digitale del
Responsabile della Conservazione e marca temporale.
I VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE
• Creazione dell’impronta e firma digitale
• Apposizione marca temporale
• Preparazione del lotto di conservazione e creazione del supporto in conformità alle norme
• Consultazione dei documenti da supporto
• Manuale della conservazione.
amministrazione, ciclo attivo,
ciclo passivo, …
Archiviazione
Conservazione
Digitale
Documenti/
Web
Ge
stio
ne
D
ocu
me
nta
le
• Riduzione dei costi • Risparmio di tempo • Miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza gestionale • Miglioramento circolazione dei documenti.
I vantaggi della dematerializzazione
LA SOLUZIONE: EMISSIONE
La Gestione Fattura Elettronica PA prevede:
• Emissione della Fattura in formato elettronico (XML)
Sistema di Interscambio
(SDI)
EMISSIONE
Gestione Fattura Elettronica PA
Pubblica Amministrazione
(PA)
LA SOLUZIONE: TRASMISSIONE
La Gestione Fattura Elettronica PA prevede:
• Emissione della Fattura in formato elettronico (XML)
• Trasmissione della Fattura allo SDI
Sistema di Interscambio
(SDI)
EMISSIONE
Gestione Fattura Elettronica PA
TRASMISSIONE
Pubblica Amministrazione
(PA) PEC
FIRMA DIGITALE E TRASMISSIONE
L’invio alla PA avviene attraverso un panello di controllo dal quale poter controllare, firmare digitalmente e trasmettere le fatture elettroniche.
LA SOLUZIONE: RICEZIONE COMUNICAZIONI DA SDI
La Gestione Fattura Elettronica PA prevede:
• Emissione della Fattura in formato elettronico (XML)
• Trasmissione della Fattura allo SDI
• Ricezione della ricevuta di consegna
• Ricezione della notifica di esito
Sistema di Interscambio
(SDI)
EMISSIONE
Gestione Fattura Elettronica PA
TRASMISSIONE
RICEZIONE RICEVUTE RICEZIONE NOTIFICHE
Pubblica Amministrazione
(PA)
LA SOLUZIONE: ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE
La Gestione Fattura Elettronica PA prevede:
• Emissione della Fattura in formato elettronico (XML)
• Trasmissione della Fattura allo SDI
• Ricezione della ricevuta di consegna
• Ricezione della notifica di esito
• Archiviazione e conservazione sostitutiva
Sistema di Interscambio
(SDI)
EMISSIONE
Gestione Fattura Elettronica PA
TRASMISSIONE
RICEZIONE RICEVUTE RICEZIONE NOTIFICHE
Pubblica Amministrazione
(PA)
ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE
ARCHIVIAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE PA
• Archiviazione automatica e contestuale all’emissione della fattura in formato XML
• Consultazione immediata:
• delle fatture elettroniche
• dei relativi allegati (messaggi, notifiche ..)
• dello stato della fattura
La gestione Documenti PEPPOL risponde alle esigenze poste dalla normativa della Regione Emilia Romagna per la dematerializzazione dei processi di acquisto.
• L.Reg. 24/10/2013 ha avviato un processo di dematerializzazione degli acquisti per tutti gli enti della regione
• Creato un Nodo telematico regionale NoTIER
• Definito di adottare per i documenti ed i loro processi lo standard PEPPOL – Pan-European Public Procurement Online (www.peppol.eu)
• Formato dei file
• Modello di comunicazione
PEPPOL: DOCUMENTI FORNITORI PA EMILIA ROMAGNA
PEPPOL: DOCUMENTI FORNITORI PA EMILIA ROMAGNA
Quando Oggetto
30/06/2016 Tutte le ASL dell’Emilia Romagna devono: - Emettere ordini di acquisto in formato elettronico PEPPOL - Ricevere DDT di consegna in formato elettronico PEPPOL
01/01/2017 Tutti gli altri enti delle regione devono : - Emettere ordini di acquisto in formato elettronico PEPPOL - Ricevere DDT di consegna in formato elettronico PEPPOL
• Anche gli enti non regionali siti nella regione potranno utilizzare gratuitamente questa piattaforma
• Gli Enti extra regione potranno utilizzare questa piattaforma dietro «rimborso spese»
Formato/Canale SDI
PEPPOL: FLUSSI TELEMATICI DOCUMENTALI
FT di vendita
FT di Acquisto
Ordini Clienti
DdT di Consegna
Formato/canale PEPPOL
Emette doc. elettronici
Riceve doc. elettronici
FT di vendita
FT di Acquisto
Formato/Canale SDI
Per tutti Per Fornitori E.R.
Ditta
BtoB
FATTURA ELETTRONICA BTOB
Quando Oggetto Cosa manca
01/01/2016 Disponibili 2 servizi gratuiti per Generazione, Trasmissione e Conservazione FT Elettroniche BtoB: - Agenzia delle Entrate - Unioncamere
Decreto MEF che fissi chi potrà accedere al servizio
01/01/2017 Possibile usufruire di SDI per la veicolazione delle fatture elettroniche BtoB
Decreto Dir. AdE: - per modalità di
trasmissione
- discrezionalità per il destinatario nel ricevere FT Elettronica
Opzione per la trasmissione telematica dei dati di tutte le fatture di vendita ed acquisto Vantaggi: - No spesometro - No Black List - No instrastat Servizi - No elenchi società di leasing - No comunicazioni acquisti S.Marino - Rimborsi IVA entro 3 mesi - Termini di decadenza accertamento ridotti di 1
anno
La trasmissione dei dati può anche avvenire senza FT Elettronica I dati delle fatture elettroniche veicolate tramite SDI saranno acquisiti d’ufficio e non dovranno più essere trasferite
(D.Lgs. 127 5/08/2015)
IMPRESA A
IMPRESA B IMPRESA C
IMPRESA D
STUDIO B
IMPRESA E
Sistema d’interscambio
STUDIO A
FATTURA ELETTRONICA BTOB
Il modello
FA
Sistema d’interscambio
IMPRESA A
IMPRESA B IMPRESA C
IMPRESA D
STUDIO B
IMPRESA E
Sistema d’interscambio
STUDIO A
FATTURA ELETTRONICA BTOB
Invio Dati ad AdE
FA
Le FT che transiteranno da SDI saranno già a disposizione di AdE
Le altre FT , elettroniche e non, dovranno essere inviate con una modalità specifica
Nelle situazioni miste bisognerà mandare ad AdE le fatture che non transitano da SDI: - Flussi diretti tra imprese - Acquisti e Vendite UE - Acquisti e Vendite da/a Privati
Sistema d’interscambio
ABBIAMO VISTO
eSOLVER supporta l’azienda in tutte le fasi di gestione dei documenti, dalla digitalizzazione alla conservazione
Digitalizzare i documenti
Conservare i documenti
I documenti digitali
La gestione WEB
Fatturazione elettronica PA, PEPPOL
e BtoB
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