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IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS EN EL COMANDO DE EDUCACIÓN Y DOCTRINA DEL EJÉRCITO (CEDE) BAJO METODOLOGÍA BPM. “LA PRIMERA REGLA DE CUALQUIER TECNOLOGÍA UTILIZADA EN LOS NEGOCIOS ES QUE LA AUTOMATIZACIÓN APLICADA A UNA OPERACIÓN EFICIENTE MAGNIFICARÁ LA EFICIENCIA. - PowerPoint PPT Presentation
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IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS EN EL COMANDO DE EDUCACIÓN Y DOCTRINA DEL EJÉRCITO (CEDE) BAJO METODOLOGÍA BPM.
DIRECTOR: ING. JAIME CADENA
OPONENTE: ING. VÍCTOR PUMISACHO
AUTOR: CAPT. ORLANDO ZALDUMBIDE
“LA PRIMERA REGLA DE CUALQUIER TECNOLOGÍA UTILIZADA EN LOS NEGOCIOS ES QUE LA AUTOMATIZACIÓN APLICADA A UNA OPERACIÓN EFICIENTE MAGNIFICARÁ LA EFICIENCIA. LA SEGUNDA ES QUE SI LA AUTOMATIZACIÓN SE APLICA A UNA OPERACIÓN INEFICIENTE, MAGNIFICARÁ LA INEFICIENCIA” BILL GATES
EL COMANDO DE EDUCACIÓN Y DOCTRINA DEL EJÉRCITO
SE CREA MEDIANTE O.C Nº 12-SGFT-IX-2005 RCG-00-02 2004, REGLAMENTO DE EDUCACIÓN. (FUNCIONES DEL CEDE)
MISIÓN: “GESTIONAR LA EDUCACIÓN MILITAR, EDUCACIÓN REGULAR Y LA GENERACIÓN DE DOCTRINA, CON ESTÁNDARES DE CALIDAD Y EXCELENCIA, A FIN DE PREPARAR AL PERSONAL, DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES Y NACIONALES.”
PROBLEMAEl CEDE, actualmente consume indiscriminadamente recursos, por la presencia de varias herramientas que no estaban ajustadas a la normativa de la SNAP y que permitían la interpretación del lector, apoyado por la falta de personal capacitado, ha permitido que no se implementen los procesos.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
Implementar los procesos en el CEDE, con enfoque BPM.
Modelar los procesos con enfoque BPM y alinearlos a la normativa de la SNAP
Diseñar los procesos bajo notación BPMN
Realizar la simulación piloto de los procesos en el CEDE
GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO-BPM
MARCO TEÓRICO
EUROPA MODELO DE
GESTIÓN
EEUU PROCESO HACIA LA
AUTOMATIZACIÓN
BPM CLUB BPM METODOLOGÍA EMPRESARIAL
MEJORAR EFICIENCI
AGPP
MODELAN
INTEGRAN
AUTOMATIZAN
MONITORIZAN
MARCO TEÓRICO
PROCESOS OPERACIONALES
BPM GARIMELA 2008
MARCO TEÓRICO
CONJUNTO DE MÉTODOS, TÉCNICAS Y
HERRAMIENTAS
REPRESENTAR
ANALIZAR
CONTROLAR
DISEÑAR
BPM METODOLOGÍA
SE ENFOCA EN LOS PROCESOS PRODUCTIVOS
SIGUE PASOS SECUENCIALES
ENFOQUE SISTÉMICO
BUSCA LA MEJORA CONTINUA
BAJO LAS NTIC´S
MARCO TEÓRICO
MARCO TEÓRICO BPMN GARIMELA
• NOTACIÓN GRÁFICA (USA - SÍMBOLOS)• DESCRIBE LA SECUENCIA LÓGICA DE LOS
PROCESOS DE NEGOCIO
• ESTÁNDAR INTERNACIONAL• INDEPENDIENTE DE CUALQUIER METODOLOGÍA DE
MODELADO
• DISMINUYE LA BRECHA ENTRE DISPONER DE UN MANUAL E IMPLEMENTAR
• MEJORA EL ENTENDIMIENTO
MARCO TEÓRICO BPMN Elementos
MARCO TEÓRICO BPMS - SOFTWARE QUE SOPORTA BPM
MARCO TEÓRICO AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS
HITPASS, 2012SUSTITUYEN TAREAS MANUALES
SOPORTADO EN UN APLICATIVO
MEJORA COSTOS
OPTIMIZA USO RECURSOS
SELECCIONAR PROCESOS
CRÍTICOS
MARCO TEÓRICO BIZAGI
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL VARIAS HERRAMIENTAS
Plan de contribución del CEDE
DPTO. DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
COMANDO/ SUB COMANDO
EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO
INICIO
FIN
ELABORAR PLAN DE TRABAJO
SE APRUEBA? SÍREMITIR EL PLAN
A LA DDIE Y ESCUELAS
REVISAR Y APROBAR EL
PLAN
3
ELABORAR ACTAS
1
2
IDENTIFICAR LA MISIÓN, VISIÓN,
OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS
ANALIZAR EL AMBIENTE INTERNO Y
EXTERNO (PEST)
RECIBIR CAMBIOS EN LA PLANIFICACIÓN DEL
EJÉRCITO
ORGANIZAR EQUIPOS MULTIDICIPLINARIOS
IDENTIFICAR LAS FODA
REFORMULAR LA MISIÓN, VISIÓN,
OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS
CONSOLIDAR EL PLAN
5
DESPLEGAR LAS ESTRATEGIAS EN
PROYECTOS
4
DOCUMENTOS1. MEMOS2. PLAN DE TRABAJO3. PORTAFOLIO DE PROYECTOS4. ACTAS DE REUNIÓN5. PLAN DE CONTRIBUCIÓN DEL CEDE6. OFICIOS
NO
6
USE D AT : AUT HOR: Orlando Zaldumbide DAT E:REV :PROJECT : Desarrol lo Organizacional CEDE
27/08/201215/03/2013
NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRA FT
RECOMMENDE D
PUB LICATION
READER DAT E CONTEXT :
A-0
NODE: T ITLE: NUMBER:GESTIÓN DE LA EDUCACIÓN MILITAR,REGULAR Y DOCTRINAA0
Cons ti tuc ión de laRepública delEcuador
RR.HH
Ley de Personal delas FF.AA y sureglamento
Materiales ysuminis tros
Plan general deenseñanza
T IC´S
Reglamentode CarreraProfesional
RR. Financieros
Requerimientos Insti tuc ionales
Requerimientos deInsti tutos, Escuelas yColegios
Plan y ac c iones demejora
Plan Quinquenal y anual de Educac ión Mi litar y Regular.Plan de DoctrinaPGE Aprobado
Aprobac ión de act. planif y no planif.
Informe de evaluacióna la gestión EM, ER, Doctrina
Acc iones preventivas y correctivas
Aprobación de act.plani f y no planif.
P lan de s eg y eval EM, ER, Doc trina
Plan y ac c iones de mejora
Lineamientos,Normativas eInstructivos
Lineamientos, Normativas e Instructivos
T rámite de certificacion de notas
T rámtes emisión de diplomas y certi ficados
Mapa doc trinario
Certi ficados de notas
Diplomas y certificados, títulos refrendados
Informe de investigac ión
Matrices y parámetros de evaluac ión
Proyectos Educativos1$ 0
PLA NIFICACIÓN DE LA EDUCACIÓN Y DOCTRINA
2$ 0
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓNDE LA EDUCACIÓN Y DOCTRINA
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL SISTEMA DOCUMENTAL
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
CONTROL INTERNOMACROPROCESO APOYO ADMINISTRATIVO DEPENDENCIA : ADMINISTRATIVODPTO. ADMINISTRATIVOPROCESO GESTION DOCUMENTAL RESPONSABLE :JEFE DEL DPTO. ADMINISTRATIVOSUB PROCESO FECHA:
N-C C N-C C N-C C N-C C N-C C N-C C N-C C N-C C N-C C N-C C N-C C N-C C N-C CACTIVIDAD 1 1,0 0ACTIVIDAD 2 1,0 0ACTIVIDAD 3 1,0 0ACTIVIDAD 4 1,0 0ACTIVIDAD 5 1,0 0ACTIVIDAD 6 1,0 0ACTIVIDAD 7 1,0 0ACTIVIDAD 8 0ACTIVIDAD 9 0ACTIVIDAD 10ACTIVIDAD 11ACTIVIDAD 12ACTIVIDAD 13ACTIVIDAD 14ACTIVIDAD 15
PARCIAL 0,0 7,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0EJETOTAL 50,00%REGISTRO 1 1,0 1REGISTRO 2 1,0 1REGISTRO 3REGISTRO 4REGISTRO 5
PARCIAL 0 2 0 2 0 0 0 0EJETOTAL 100,00%
CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN POR PROCESOS CEDE 2013
P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13
7 9 0 0100% 0%
2 2 0 0100% 100%
SOCIALIZARCONCIENTIZ
AR
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
DESPERDICIOS: TIEMPO Y $$$$
INSTITUTO Fecha que remite el Instituto
Fecha que el CEDE aprueba
Tiempo transcurrido
Fecha de inicio del curso
1 25-JUN-2011 29-JUN-2011 4 días 3-OCT-20112 22-AGO-2011 26-AGO-2011 4 días 15-AGO-2011
315-FEB-2011 30-MAR-2011 45 días 27-JUN-201110-ENE-2011 23-SEP-2011 253 días 31-ENE-201124-FEB-2011 10-MAR-2011 16 días 10-MAR-2011
4 1 5-OCT-2012 6-NOV-2012 29 días 1-OCT-20122 31-OCT-2012 1-ABR-2013 180 días 13-AGO-20124
22-JUL-2013 HASTA HOY NO
SE APRUEBA60 días 2-SEP-2013
1-FEB-2013 3-ABR-013 62 días 11-MAR-2013
3
29-OCT-2012 27-MAR-2013 148 días 7-ENE-20135-OCT-2012 6-MAY-2013 209 días 3-ENE-2013
29-OCT-2012 20-MAR-2013 141 días 18-FEB-201313-MAR-2013 1-ABR-2013 18 días 18-FEB-2013
4
¿INCUMPLIMIEN
TO?
METODOLOGÍADiseño y modelamiento
Simulación
Monitorización
Mejoramiento
Automatización
Mejora continua
METODOLOGÍADiagramar (importar)
Crear datos
Crear formas
Reglas de negocio
Asignar recursos
Ejecución
TRABAJO REALIZADOSe tomo como base el proyecto de diagnóstico y estandarización
Se identificó los procesos de negocio
Se relacionó la jerarquía de procesos BPM y Ejército
Se identificó y priorizó los procesos que tienen relación directa con el cliente
TRABAJO REALIZADO
(Elaborado: Orlando P. Zaldumbide M.)
TRABAJO REALIZADO SIMULACIÓN
TRABAJO REALIZADO IMPLEMENTACIÓN
(Elaborado: Orlando P. Zaldumbide M.)
RESULTADOS DOS ESCENARIOS
1º 1 PLANIFICADOR 2º 2 PLANIFICADORES
RESULTADOSResource Escenario 1 Escenario 2 Mejorado
PLANIFICADOR ACADÉMICO 14.629,51 28.057,44 14.483,49
JEFE DE PLANIFICACIÓN 3.473,40 3.326,18 2.311,07
SEGUNDO COMANDANTE 2.881,38 2.784,97 2.641,60
COMANDANTE 1.313,48 1.225,91 1.225,91
AUXILIAR DE PLANIFICACIÓN 1.163,57
COSTO TOTAL 22.297,77 35.394,50 21.825,64
$ 472,13
RESULTADOS* % utilizado Escenario 1 Escenario 2 Mejorado
PLANIFICADOR ACADÉMICO 95,61% 92,08% 96,50%
JEFE DE PLANIFICACIÓN 2,02% 3,77% 1,46%
SEGUNDO COMANDANTE 1,82% 3,25% 0,90%
COMANDANTE 0,54% 0,91% 0,50%
AUXILIAR DE PLANIFICACIÓN 0,63%
COSTO TOTAL 100,00% 100,00% 100,00%
RESULTADOS
Name Scenario Min. time
Total time
Max. time
waiting
resource
Avg. time waiting for
resource
Standard deviation waiting
resource
s
Total time
waiting
resource
REVISIÓN DE PLANES GENERALES DE ENSEÑANZA
1 planif - Replication 1
42 h 711.33 h
REVISIÓN DE PLANES GENERALES DE ENSEÑANZA
2 planif - Replication 1
40.67 h 710 h
REVISAR PLANES SEGÚN LISTA DE CHEQUEO
1 planif - Replication 1
40 h 812.8 h 15.55 h 7.81 h 4.78 h 132.8 h
REVISAR PLANES SEGÚN LISTA DE CHEQUEO
2 planif - Replication 1
40 h 680 h 0 0 0 0
RESULTADOS
Name Scenario Total time
Min.
time
waiting
resource
Max. time
waiting
resource
Avg. time waiting for
resource
Total time
waiting
resource
INFORMAR ÍTEMS QUE NO CUMPLE
1 planif - Replication 1
80.33 h 40 h 40 h 40 h 80 h
INFORMAR ÍTEMS QUE NO CUMPLE
2 planif - Replication 1
0.5 h 0 0 0 0
RESULTADOS
RESULTADOS
RESULTADOS
RESULTADOS
RESULTADOS
RESULTADOS
PROPUESTA DE MEJORAIMPLEMENTAR
CONCLUSIONESMODELAMIENTOEl Ejército hasta la presente fecha no ha
adoptado en su totalidad la Norma Técnica de Administración por Procesos
En el Ejército existe una mala conceptualización de lo que es implementar procesos y lo que es cumplir lo que indica el manual de procesos
CONCLUSIONES DISEÑO BPMN Se determinó que no existe en el manual de
descripción, clasificación, valoración de puestos, cargos y funciones del Ministerio de Defensa Nacional las funciones relacionadas con la educación.
El diseño en una sola herramienta facilitó el entendimiento y ahorro de recursos
Se adaptó los niveles o jerarquía de procesos, ya que de acuerdo a cada software esta varía, en este caso Bizagi reconoce 3 niveles: proceso, subproceso y actividad o tarea
CONCLUSIONES DISEÑO BPMN El diseño bajo una herramienta que dispone de
menor cantidad de símbolos facilitó la lectura y ayudó a que el lector comprenda lo que quiso diagramar quien ha elaborado el flujo
Un modelador de estas características se los puede considerar como todo en uno ya que permite diagramar, simular, ejecutar y documentar sus procesos, soportando varios formatos y disponible en varios idiomas
CONCLUSIONES SIMULACIÓN Se determinó la carga laboral necesaria para el
proceso y la más óptima Existen muchos niveles jerárquicos, lo que vuelve
burocrático al proceso, teniendo un documento que pasar por 4 filtros: revisión, supervisión, aprobación y legalización para poder pasar al siguiente proceso o salir de la organización, por tal motivo las funciones de: Comandante y Segundo Comandante se las puede fusionar ya que existen muy pocas actividades que en esas funciones se realizan y no agregan valor al proceso
CONCLUSIONES SIMULACIÓN El software que dispone de un diagramador y
un simulador, permitió ahorrar tiempo En las actividades/tareas ejecutadas por el
Planificador Académico, se evidencia mediante la simulación un ahorro de $472,13
El ahorro en tiempo de las 41 horas 55 minutos iniciales pasó a 16 horas 7 minutos, lo que corresponde a un 40% del tiempo y en costos de $ 21.825,64 a $ 8.700,00 aproximadamente que representaría también el 40% de ahorro
RECOMENDACIONES Realizar los proyectos necesarios para la
implementación de los demás procesos en el CEDE, especialmente aquellos críticos que tienen relación directa con el cliente
Realizar las coordinaciones o gestiones con la DDIE para que a nivel Ejército se implementen los procesos en base a lo que indica la SNAP respecto a: diagramas en BPMN, fichas de procesos, niveles y jerarquías de procesos, que permitirá cumplir con la norma legal vigente.
Capacitar al personal que usará el aplicativo Medir, controlar y mejorar el proceso, para que se lo
pueda optimizar Realizar un solo proyecto
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