View
213
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Doskonalenie auditów wewnętrznych systemów
zarządzania środowiskowego
Seminarium internetowe24 lutego 2011 r.
Polskie Forum ISO 14000
3
AUDITsystematyczny, niezależny i udokumentowany proces
uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny
w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu.
Dowód z auditu
zapisy, stwierdzenia faktu lub inne informacje, które są istotnie ze
względu na kryteria auditu i możliwe do zweryfikowania; może być
jakościowy lub ilościowy
Kryteria auditu
zestaw polityk, procedur lub wymagań stosowanych jako odniesienie,
z którym porównuje się dowody z auditu; stanowią odniesienie, z
którym porównuje się dowody z auditu
4
CEL AUDITU
• potwierdzenie zgodności z wymaganiami
• wskazanie obszarów do doskonalenia
• ocena efektów działalności środowiskowej
organizacji
• ustalenie skuteczności i efektywności systemu
zarządzania
• podstawa do celów certyfikacji/ weryfikacji
5
KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z AUDITU
• identyfikacja niezgodności i potencjalnych nieprawidłowości
• zapewnienie samokontroli na stanowiskach pracy
• wzrost zaufania kierownictwa
• wzrost zaufania klienta i innych zainteresowanych stron
• rozwój dostawców
• monitorowanie problemów wewnątrzorganizacyjnych
• możliwość do doskonalenia działań oraz SZŚ
• informacje zwrotne dla działań korygujących i
zapobiegawczych
• informacje zwrotne nt skuteczności i efektywności działań
6
AUDIT SYSTEMU ZARZĄDZANIA
• Pozwala zmniejszyć, wyeliminować, a przede wszystkim
zapobiegać powstawaniu nieprawidłowości
• Wnioski poauditowe mogą pomóc kierownictwu usprawnić
funkcjonowanie organizacji
• Potwierdza zgodność z wymaganiami wynikającymi z norm lub
wymaganiami, do których organizacja się zobowiązała
• Weryfikuje skuteczność systemu zarządzania
• Upewnia partnera lub klienta o solidności dostawcy
• Upewnia organa władzy o przestrzeganiu norm oraz wymagań
prawnych
AUDITY WEWNĘTRZNE - INTERPRETACJA WYMAGAŃ
Wymagania w zakresie auditówwewnętrznych określone zostały w:
• Normie PN-EN ISO 14001:2005/AC, wersja z listopada 2009 – punkty 4.5.5. oraz A.5.5
• Rozporządzeniu EMAS III – załącznik III
• Normie PN-EN ISO 19011:2003
• oraz w dokumencie EA-7/04 - Zgodność z prawem jako częśćakredytowanej certyfikacji w odniesieniu do ISO 14001:2004, wydanie z kwietnia 2010r. wyd. 02 – punkt 3.9.
NORMA PN-EN ISO 14001:2005/AC, LISTOPAD 2009-PUNKTY 4.5.5 ORAZ A.5.5
4.5.5 Audit wewnętrzny
Audity wewnętrzne powinny być wykonywane w zaplanowanych odstępach czasu.
Ma być zaplanowany, ustanowiony, wdrożony i utrzymywany program (-y) auditów.
Należy ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę(-y)auditowania.
Wybór auditorów i prowadzenie auditów powinno zapewniaćobiektywność i bezstronność procesu auditu.
A.5.5 Audit wewnętrzny
• Audity wewnętrzne SZŚ mogą być przeprowadzane przez personel danej organizacji lub osoby z zewnątrz, wybrane przez organizację pracujące w jej imieniu.
• UWAGA 1 Jeżeli organizacja chce połączyć audity SZŚ z auditemzgodności środowiskowej, zaleca się określenie celu i zakresu każdego z tych auditów. Audity zgodności środowiskowej nie
zostały uwzględnione w normie PN-EN ISO14001.
• UWAGA 2 Wytyczne dotyczące auditowania SZŚ podano w ISO 19011.
NORMA PN-EN ISO 14001:2005/AC, LISTOPAD 2009-PUNKTY 4.5.5 ORAZ A.5.5
2. Cele programu audytu
Cele obejmują w szczególności:
• ocenę istniejących systemów zarządzania oraz
• ocenę zgodności z polityką i programem organizacji, z uwzględnieniem zgodnościze stosownymi wymaganiami regulacyjnymiz zakresu ochrony środowiska.
ROZPORZĄDZENIE EMAS III – ZAŁĄCZNIK III WEWNĘTRZNY AUDYT
ŚRODOWISKOWY
EA-7/04 ZGODNOŚĆ Z PRAWEM JAKO CZĘŚĆ AKREDYTOWANEJ CERTYFIKACJI
W ODNIESIENIU DO ISO 14001:2004, WYDANIE Z KWIETNIA 2010 R. WYD. 02 – PUNKT 3.9.
• audity wewnętrzne organizacji powinny obejmowaćauditowanie zobowiązania organizacji do spełnienia wymagań prawnych odnoszących się do aspektów środowiskowych organizacji,
• audity wewnętrzne powinny oceniać zakres, w jakim organizacja oceniła swój status zgodności z prawem, oraz sprawdzenie czy procedura dla identyfikacji tych wymagań jest skuteczna.
3. Zakres programu audytu(…) określa się ogólny zakres poszczególnych audytów, lub, w stosownych przypadkach, każdego etapu cyklu audytu,(…)oraz wyraźnie wskazuje:
a) obszary tematyczne objęte audytem;
b) działania, które mają zostać objęte audytem;
c) kryteria środowiskowe, które mają być uwzględnione;
d) okres objęty audytem.
Audyt środowiskowy obejmuje ocenę danych faktograficznych niezbędnych do oceny efektów działalności środowiskowej.
ROZPORZĄDZENIE EMAS III – ZAŁĄCZNIK III WEWNĘTRZNY AUDYT
ŚRODOWISKOWY
4. Częstotliwość audytuAudyt lub cykl audytu, obejmujący wszystkie działania organizacji, zostają zakończone, stosownie do okoliczności, w odstępach czasu nie dłuższych niż trzy lata lub cztery lata, jeżeli ma zastosowanie odstępstwo określone w art. 7.
Organizacja przeprowadza audyty co najmniej raz w roku, gdyŜpomoże to w wykazaniu jej kierownictwu i weryfikatorowi środowiskowemu, że organizacja kontroluje swoje znaczznacząąceceaspekty środowiskowe.
ROZPORZĄDZENIE EMAS III – ZAŁĄCZNIK III WEWNĘTRZNY AUDYT
ŚRODOWISKOWY
NORMA PN-EN ISO 19011:2003
6. Działania auditowe
6.2.2 Określenie kryteriów auditu
Kryteriami auditu mogą być:
• Normy, np.: PN-ENISO14001,
• Wymagania prawne, np.: pozwolenie zintegrowane, ustawa, rozporządzenie.
• Umowy cywilno prawne.
6. Działania auditowe
6.5.5 Opracowanie ustaleń z auditu
Ustalenia z auditu mogą wskazywać na:
• zgodność lub
• niezgodność z kryteriami audity.
Jeżeli to określono w celach auditu, ustalenia z auditu mogą identyfikować możliwość do doskonalenia.
NORMA PN-EN ISO 19011:2003
Co to są: możliwości do doskonalenia?
Czy są to prawie niezgodności ??
Czy są to obszary, słabsze, które mogą stać sięniezgodnościami w przyszłości?
Czy są to obszary nieefektywnego działania?
NORMA PN-EN ISO 19011:2003
ROLA I ZAKRES NOWOCZESNYCH SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA
• CEL:Wsparcie Organizacyjne, Proceduralne, Procesowe w planowaniu i osiąganiu Celów Biznesowych
• Zakres wsparcia w realizacji Celów:– Nadzór nad Organizacją (regulaminy, zarządzenia)
– Nadzór nad Systemami (procedury, procesy, integracja systemów)
Nowe Obszary:
– Zarządzanie Ryzykiem (Enterprise Risk Management)
– Zarządzanie Procesami
– Kaskadowanie Celów (na procesy, na obszary funkcjonalne: MBO, KPI)
– Zarządzanie Projektami (Project Management Office)
WYZWANIA DLA BIZNESU
• Zapewnienie oczekiwanej zyskowności i zwrotu na zaangażowanym kapitale -dla właścicieli i inwestorów
• Utrzymanie Klientów
• Ograniczenie kosztów w łańcuchu wartości
• Zmniejszenie niepewności w realizacji projektów strategicznych
• Utrzymanie dobrych relacji z „otoczeniem”
• Pewność realizacji celów
DLACZEGO AUDYTY WEWNĘTRZNE NIE SĄ SKUTECZNE?
• Nie dają wartości dodanej w percepcji klientów audytu
• Nie wystarczające kompetencje audytorów
• Audytowanie oparte na „Check-liście” (procedurze, instrukcji itp.)
• Planowanie audytów nie związane z ważnością obszarów
• Audyty „systemowe” a nie „celowe”
• Działania korygujące nie są skuteczne
• Nieodpowiednie przygotowanie do audytu
• Audytorzy badają obszary w których czują się komfortowo
• Raporty z audytów nie są „istotne” dla właścicieli procesów / Kierownictwa
• Słaba komunikacja audytorów – prowadzenie audytu / spotkanie zamykające
• Wysoka rotacja audytorów
AUDYTY WEWNĘTRZNE – PRIORYTETY DLA BIZNESU PRZYSZŁOŚĆ... ZARZĄDZANIE
SZANSAMI
Negatywne Konsekwencje dla wszystkich Interesariuszy
Pozytywne Konsekwencje dla wszystkich Interesariuszy
WysokieŚrednieMałe MałeŚrednieWysokie
Małe
Średnie
Wysokie
ZAGROśENIAPrawdopodobieństwo
SZANSE
ROACE % WYNIK [(Handel X% + Produkcja X%) + Transakcje Zabezpieczające X%] WYNIK + DŁUG/INWESTYCJE (Handel X% + Produkcja X% + Inne X%) + Kapitały Własne ROACE = zysk z działalności operacyjnej * (1-0,19) / (kapitał własny + kredyty i poŜyczki długoterminowe + kredyty i poŜyczki krótkoterminowe - środki pienięŜne i inne aktywa pienięŜne) * 100
Wskaźnik EBITDA% WYNIK [(Handel X% + Produkcja X%) + Transakcje Zabezpieczające X%] + Amortyzacja PRZYCHODY (Handel 100%) MarŜa EBITDA = (zysk z działalności operacyjnej + amortyzacja) / przychody netto ze sprzedaŜy towarów, materiałów i produktów * 100
CELE – CO JEST NAJWAŻNIEJSZE DLA NASZEGO BIZNESU?
SPÓŁKI/PROCESY/PROJEKTY
PROCESY
Cel
Biznesowy
SPÓŁKIPIONYDZIAŁY
PROJEKTY
DEFINICJE RYZYKA
• Ryzyko: możliwość urazu lub straty zdefiniowana jako miara prawdopodobieństwa i dotkliwości negatywnych skutków dla zdrowia, mienia, środowiska lub innych wartości (CAN/CSA-Q850-97)
• Ryzyko: możliwość, że zdarzy się coś, co wpłynie na cele. Mierzone pod względem konsekwencji i prawdopodobieństwa. (AS/NZS 4360:2004)
• Ryzyko: niepewność wpisana w plany oraz możliwość, że zdarzy się coś(np. nieprzewidziana sytuacja) co może wpłynąć na perspektywy realizacji celów przedsiębiorstwa lub projektu (BS 6079-3:2000)
• Ryzyko: kombinacja prawdopodobieństwa zdarzenia i jego konsekwencji(ISO GUIDE 73:2001)
• Ryzyko: Niepożądana sytuacja lub okoliczność którą cechuje zarówno prawdopodobieństwo wystąpienia, jak i potencjalne negatywne konsekwencje dla projektu (EN ISO 17666:2003)
• Ryzyko: wpływ / skutek niepewności na celeRisk: effect of uncertainty on objcetives (ISO 31000:2009 E / ISO GUIDE 73:2009)
OCENA POZIOMU ZARZĄDZANIA PROCESAMIADEKWATNOŚĆ, SKUTECZNOŚĆ, EFEKTYWNOŚĆ
Identyfikacja przyczyny/usuwanie problemu
(KPI / KRI)
JAK
OŚĆ
...P
EW
NOŚĆ
WY
KO
NA
NIA
=1
/RY
ZY
KO
OP
ER
AC
YJN
E
CZAS
Podniesienie „Jako ści” Procesu
(Nowy poziom wykonania)
Y=f(x) Z uwagi na zaangaŜowanie Kierownictwa i Załogi udało nam się zrealizować załoŜone cele ... ☺
Z uwagi na działania konkurencji oraz otoczenie makroekonomiczne nie udało nam się ... ☺ ups
ANALIZA CZY DZIAŁANIA KORYGUJĄCE ADRESUJĄ NAJWAŻNIEJSZE PRZYCZYNY
NIEZGODNOŚCI
Nieporządane zdarzeniepowodujące
negatywne skutkidla realizacji
zadań/celów procesu(RYZYKO)
Przyczyna 1
Przyczyna 2
Przyczyna 3
Przyczyna 4
Przyczyna 5
Przyczyna 6
Konsekwencja 1
Konsekwencja 2
Konsekwencja 4
Konsekwencja 3
ŚWIADOMOŚĆ SYSTEMOWA WŚRÓD KIEROWNICTWA
Reguła Pareto
20% przyczyn to technika
80% przyczyn to człowiek
20% przyczyn to operator
80% przyczyn to błąd w nadzorze
Wszystkie niezgodności
64 % 16 % 20 %
GROMADZENIE INFORMACJI I OCENA ADEKWATNOŚCI BIZNESOWEJ,
A NIE TYLKO ZGODNOŚCI Z PROCEDURĄ
OBIEKTYWNEDOWODY
SKUTECZNOŚCIPROCESÓWI SYSTEMU
OBSERWOWANIE DZIAŁAŃ I WARUNKÓW
BADANIE DOKUMENTÓW
PRZYGOTOWANIEi
WYWIADY
RAPORTOWANIE WYNIKÓW AUDYTU
• Formułowanie Spostrzeżeń – zrozumiałe
• Raport z audytu – odnosi się do kwestii istotnych
• Rekomendacje i wnioski – akceptowalne przez Właścicieli Procesów / Kierownictwo i możliwe do wdrożenia („wartość dodana”)
• OPIS SYTUACJI AUDYTOWEJ(Wymagane jest…, zaobserwowano…, uzyskano informację…,w odniesieniu do przeglądu dokumentacji i zapisów w badanym… itd.)
• WSKAZANIE ZAGROŻENIA/ BŁĘDY/ DOWODY (stwierdzono brak…, brak dowodów na…, niedostateczne, niepełne, nieadekwatne do ryzyka, nieprawidłowe działania, nieefektywne wdrożenie…, należy zwrócić uwagę na konieczność..., zasadnym wydaje się…, itd.)
• OCENA POZIOMU RYZYKA / UZASADNIENIE BIZNESOWE (istnieje realne zagrożenie…, wysokie ryzyko..., wysokie prawdopodobieństwo..., sytuacja grozi, sytuacja spowodowała.., sytuacja powoduje, skutkiem czego...)
• RAPORTUJEMY NAJWAŻNIEJSZE WYNIKI AUDYTU !
RAPORTOWANIE WYNIKÓW AUDYTU
SPOTKANIE ZAMYKAJĄCE - PROPOZYCJA
• Silne strony i dobre praktyki
• Niezgodności (działania zagrażające realizacji celów / procesów)
• Obserwacje (działania mogące zagrażać realizacji celów / procesów)
• Możliwości doskonalenia (eliminacja działań nie przynoszących wartości)
• Ocena czy audytowany element systemu działa w pętli Deminga / Samodoskonalenia
• Ocena skuteczności / efektywności procesów (ocena rezultatów w odniesieniu do celów / trendów)
• Dyskusja i akceptacja wniosków z audytu przez Właścicieli Procesów i Kierownictwo
OBSZARY DO DOSKONALENIA -WYZWANIA
• Kompetencje audytorów• Przygotowanie do audytu• Świadomość zarządzania systemowego wśród
Kierownictwa• Koncentracja audytu i audytorów na sprawach
najistotniejszych dla procesu / biznesu
• „Wartość dodana” w raportach z audytu• Skuteczność wdroŜenia działań wynikających z audytów
5. Zarządzanie programem auditów
3.11. Program auditów jest to, zestaw auditów (3.1) jednego lub więcej, zaplanowanych w określonych ramach czasowych i mających określony cel.
• Program auditów może obejmować jeden lub więcej auditów w zależności od wielkości, charakteru oraz złożoności organizacji.
• Organizacja może ustanowić więcej niż jedenprogram auditów.
NORMA PN-EN ISO 19011:2003
5. Zarządzanie programem auditów
Przykładowy program auditów:
• Ocena skuteczności funkcjonowania gospodarki wodno-ściekowej;
• Sprawdzenie skuteczności sterowania operacyjnego w zakresie postępowania z odpadami niebezpiecznymi;
• Ocena funkcjonowania okresowej oceny zgodności z przepisami prawa.
NORMA PN-EN ISO 19011:2003
5.6 Monitorowanie i przeglądy programuauditów
Monitorowaniu podlegać powinien:
• harmonogramu auditów,
• program (-y) auditów,
• dokumentacja auditowa,
• auditorzy.
Wyniki monitoringu powinny być przekazywane najwyższemu kierownictwu.
NORMA PN-EN ISO 19011:2003
5.6 Monitorowanie i przeglądy programu auditów
Do monitorowania programu auditów zaleca sięstosować wskaźniki, takie jak na przykład:
• możliwość realizacji planów auditu przez zespoły auditujące,
• zgodność z programami auditów i harmonogramami, oraz
• informacje zwrotne uzyskiwane od klientówauditów, auditowanych i auditorów.
NORMA PN-EN ISO 19011:2003
Zbieranie dowodów z auditów:
• próbka auditowa powinna byćreprezentatywna,
• zebrane dowody muszą być weryfikowalne,
• dowody z auditu powinny być zapisywane (dokumentowane).
NORMA PN-EN ISO 19011:2003
3.14 kompetencje
są to wykazane cechy osobowości oraz wykazana zdolność stosowana wiedzy i umiejętności
Auditorzy wewnętrzni SZŚ powinni posiadać wiedzęw zakresie przepisów prawnych dotyczących ich organizacji, tj. np.:
• w zakresie obowiązujących pozwoleń i decyzji,
• obowiązujących umów,
• wymagań obowiązujących w zakresie sprawozdawczości.
NORMA PN-EN ISO 19011:2003
W CELU ZAPEWNIENIA SKUTECZNOŚCI PROCESU AUDYTOWANIA NALEŻY:
• odpowiednio zaplanować program audytu z przypisaniem celu programu audytu, jego zakresu, odpowiedzialności i niezbędnych zasobów,
• zapewnić zaangażowanie najwyższego kierownictwa w procesaudytowania,
• uświadomić pracowników, że audyt nie jest kontrolą, lecz stanowi on okazję do udoskonalenia działań, do poprawy warunków pracy i środowiska,
• wdrożyć program audytów poprzez przygotowanie kompletnego i przemyślanego harmonogramu audytów przy zapewnieniu odpowiedniego kierowania tymi audytami oraz doborze odpowiednich audytorów i członków zespołu audytującego,
• ….
• …..
• dodatkowo szkolić audytorów, poprzez częste warsztaty w zakresie doskonalenia procesu audytowania,
• oceniać audytorów i odpowiednio motywować ich do zapewnienia skuteczności audytów,
• ukierunkować audyty na obszary związane przede wszystkim ze znaczącymi aspektami środowiskowymi i działaniami, gdzie istnieje ryzyko wystąpienia nieprawidłowości,
• identyfikować możliwości doskonalenia programu audytów,
• przeglądać zarówno plan audytów jak i wyniki audytów pod kątem ich skuteczności,
• wyciągać wnioski i doskonalić program audytów.
W CELU ZAPEWNIENIA SKUTECZNOŚCI PROCESU AUDYTOWANIA NALEŻY:
DOSKONALENIE PROCESU AUDYTÓW POPRZEZ:
• skuteczną obiektywną ocenę wyników audytówwewnętrznych w danym okresie czasu,
• skuteczne zarządzanie programem audytów z wykorzystaniem czterofazowego podejścia,
• podnoszenie kwalifikacji audytorów wewnętrznych poprzez zapewnienie szkoleń podstawowych, warsztatów doskonalących oraz uczestniczenie w audytach drugiej i trzeciej strony,
• usprawnienie procesu audytowania w organizacji, poprzez proste procedury realizacji audytu, ukierunkowanie na wybór odpowiedniej metody próbkowania, sprawnego procesuaudytowania,
• uświadomienie wszystkim zatrudnionym, że celem audytu jest ocena zgodności i stanowi on okazję do doskonalenia działańw zakresie zarządzania środowiskowego.
SKUTECZNOŚĆ AUDYTÓWWEWNĘTRZNYCH
• stanowi podstawę przestrzegania zasad audytowania
• zależy od kompetencji audytorów
• zależy od sformułowanych wniosków z audytu
• stanowi warunek utrzymania i doskonalenia systemów zarządzania
• realnym dowodem na skuteczność audytów jest wdrożenie działań korygujących i zapobiegawczych
Recommended