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AUDITOR INTERNO DEL SISTEMA DE GESTIÓN
EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC
PROGRAMACION
1. FUNDAMENTOS BASC
2. NORMA BASC
– ESTÁNDARES BASC
3. AUDITORÍA INTERNA
– GENERALIDADES– PROCESO– PRÁCTICA
FUNDAMENTOS BASC
FUNDAMENTOS BASCImportancia del Control y la Seguridad
Progresivo y sostenido crecimiento de grupos que actúan al margen de la ley: Narcotráfico, Terrorismo, Contrabando, Tráfico de armas, etc.
INSEGURIDAD Problema social + Problema económico
Del total de tráfico de drogasSOLO 10 % SE INCAUTA
EL 90%, POR QUE VÍAS SE VA
• Un negocio legalmente constituido puede ser blanco de los carteles de narcotráfico, de los terroristas o de conspiraciones internas.
• Los decomisos de droga perjudican la imagen de la compañía y sus marcas, frente a consumidores, clientes, proveedores, autoridades y accionistas.
El comercio legal es utilizado también por otras formas de crimen, incluidas: tráfico de armas, terrorismo y lavado de dinero.
BASC
SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD
AREAS Y PROCESOS LOGISTICOS DE COMERCIO EXTERIOR
MINIMIZAR RIESGOS DE CONTAMINACION ACTIVIDADES ILICITAS
Seguridad (protección)
Información
Logística
InfraestructuraFísica
Personal
Interés:Clientes, Proveedores,Alianzas
¿ QUÉ ES BASC ?
BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMMERCE
ALIANZA EMPRESARIAL PARA UN COMERCIO SEGURO
Programa de cooperación entre el sector privado empresarial y organismos nacionales y extranjeros, apoyado por el Servicio Aduanero de los EEUU, creado para fomentar un comercio internacional seguro.
Programa voluntario que busca, promueve y apoya el fortalecimiento de los estándares de seguridad en la cadena logística de comercio exterior para minimizar el riesgo de contaminación de la carga.
Producción Producción y Empaquey Empaque
Cargue de Cargue de MercancíaMercancía
Inspección Inspección PreembarquePreembarque
Cargue al Cargue al Medio de Medio de
TransporteTransporte
Transporte Transporte Interno en Interno en
DestinoDestino
Recibo Recibo de lade laMercancíaMercancía
Transporte Transporte InternoInterno
TransporteTransporteInternacionalInternacional
Puerto Puerto DestinoDestino
11 22 33 44 55
6677991010 88Inspección Inspección
ReciboRecibo
CADENA LOGISTICA SEGURA
PARTICIPANTES EN BASC
Operadores LogísticosOperadores Logísticos
Líneas NavierasLíneas NavierasLíneas NavierasLíneas Navieras
Operadores MarítimosOperadores Marítimos
Puertos MarítimosPuertos Marítimos
Zonas FrancasZonas Francas
Importadores. Importadores.
Agentes de AduanasAgentes de Aduanas
Agentes NavierosAgentes Navieros
AlmacenadorasAlmacenadorasAlmacenadorasAlmacenadoras
TransportadoresTransportadores
Consolidadores de CargaConsolidadores de Carga
ExportadoresExportadores
Aerolíneas y AeropuertosAerolíneas y AeropuertosAerolíneas y AeropuertosAerolíneas y Aeropuertos
Empresas de SeguridadEmpresas de SeguridadTransporte de valoresTransporte de valores
Organización Mundial BASCDelaware, E.U.A
Julio 2003
O M B
MISION:MISION:Facilitar y agilizar el comercio internacional mediante el establecimiento y administración de estándares y procedimientos globales de seguridad aplicados a la cadena logística, en asociación con gobiernos, autoridades y empresas a nivel
mundial ..
MEXICOCiudad de MéxicoGuadalajaraREP. DOMINICANASanto DomingoCOSTA RICASan JoséEL SALVADORSan SalvadorGUATEMALACiudad de GuatemalaPANAMACiudad de PanamáVENEZUELACaracas
COLOMBIAAntioquiaBarranquillaBogotáCafeterosCaldasCartagenaCentro OccidenteOrienteSanta MartaSur OccidenteECUADORPichinchaGuayaquilUmiñaAzuayPARAGUAYAsunciónPERULima
CAPITULOS
ESPAÑA
ITALIA
FRANCIA
ESTADOS UNIDOS
MEXICO
NICARAGUA
EL SALVADOR
COSTA RICA
MEXICO
PANAMA
VENEZUELA
COLOMBIA
ECUADOR
BOLIVIA
PARAGUAY
URUGUAY
ARGENTINA
REP. DOMINICANA
ADUANAS
•Organización Mundial de Aduanas
•Cámara de Comercio Internacional
•Oficina de las Naciones Unidas contra las Drogas y el Delito
•Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas (OEA/CICAD)
•Asociación Latinoamericana de Logística
•Cross Border Research Institute
•Cámaras Americanas de Comercio
•Consejo de Seguridad Marítimo
ORGANISMOS INTERNACIONALES
OMB
BASCNACIONAL
BASCECUADOR
BASCNACIONAL
BASCREGIONAL
AZUAY
BASC REGIONAL
GUAYAQUIL
BASCREGIONAL
UMIÑA
BASC REGIONALPICHINCHA
ASAMBLEA
JD
ASAMBLEA
CD
SISTEMA DE GESTION
EN CONTROL Y SEGURIDAD
SGCS
SISTEMA DE GESTION EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC
POLÍTICA DE
CONTROL Y SEGURIDAD
PLANEAR
ACTUAR
VERIFICAR
HACER
SGCS
MANUALDE CONTROL Y
SEGURIDAD
REQUERIMIENTOS
FORTALEZAS
DEBILIDADES
ALTERNATIVAS
COMERCIOSEGURO
CERTIFICACION BASC
•Compromiso de la Alta dirección
•Alcance del SGCS
•Nombrar Representante de la Dirección (RAD)
•Equipo de trabajo con autoridad
•Apoyo externo de ser necesario
•Sensibilización a la empresa
•Asignar recursos
•Integración con otros Sistemas de Gestión
CONSIDERACIONES PREVIAS A LA IMPLEMENTACION
PASOS PARA LA CERTIFICACION BASC
1
2
3
4
5
6
7
8
MESES3 4 5 6
1. AFILIACION Envío de Requisitos – Aprobación Directorio Capítulo
2. PCI Programa Capacitación Inductivo
3. CONSTRUCCION SGCS, revisión de requerimientos vs. procesos y áreas y desarrollo documentación4. IMPLANTACION DEL SGCS
5. AUDITORIA INTERNA
6. AUDITORIA DE PRECERTIFICACION
7. CONSOLIDACION DEL SISTEMA
8. AUDITORIA DE CERTIFICACION
1 2
Auditoría Complementaria(en caso de No ConformidadesMayores)
CERTIFICADO
OMB
BASC ECUADOR
BASCCAPITULO
AZUAY
BASC CAPITULO
GUAYAQUIL
BASCCAPITULOPICHINCHA
Empresa Empresa Empresa
BASCCAPITULO
UMIÑA
Empresa
BUREAU OF CUSTOMSAND BORDER PROTECTION
BASCNACIONAL
Empresa
NORMA Y
ESTANDARESBASC
NORMA BASC
Y
ESTANDARES DE SEGURIDAD
•MARCO DE ESTANDARESOrganización Mundial de Aduanas
•Código PBIP Organización Marítima Internacional
•CTPATBuró de Aduanas y ProtecciónFronteriza de los Estados Unidos
NORMA BASC1. OBJETO, ALCANCE, APLICACIÓN Y EXCLUSIONES
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD SGCS
4. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD SGCS
– Generalidades
– Política de Control y Seguridad
– Planeación
– Implementación y Operación
– Verificación
– Mejoramiento Continuo del SGCS
ESTANDARES DE SEGURIDAD
MATRIZ CONSTRUCCION SGCS
1. REQUISITOS DE ASOCIADOS DE NEGOCIOS2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA3. CONTROL DE ACCESO FÍSICO4. SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO,
SUBCONTRATADO Y TEMPORAL5. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS6. SEGURIDAD FÍSICA7. SEGURIDAD EN LA TECNOLOGÍA INFORMÁTICA8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y
CONCIENCIACIÓN SOBRE AMENAZAS
AUDITORIA INTERNA
GENERALIDADES¿QUÉ ES UNA AUDITORIA?
Examen sistemático, objetivo e independiente para determinar si las actividades y resultados relacionados con la gestión en control y seguridad, cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.
GENERALIDADES¿PARA QUÉ AUDITAR? OBJETIVO DE
LA AUDITORIA
• Conocer la capacidad del SGCS para
cumplir con los requisitos
• Evaluar fortalezas y debilidades del SGCS
• Evaluar el compromiso del RRHH con
su SGCS
• Validar el uso eficaz y eficiente de los recursos
GENERALIDADES
TIPOS DE AUDITORIA
• Primera parte
• Segunda parte
• Tercera parte
AUDITORIA DE PRIMERA PARTE
Auditorias internas para cubrir el SGCS de su propia organización.
AUDITORIA DE SEGUNDA PARTE
Auditorias al SGCS de sus asociados de negocios críticos.
AUDITORIA DE TERCERA PARTE
Auditorias para otorgar y mantener la certificación, llevadas a cabo por un organismo de certificación, sobre un SGCS, dentro de un período de tiempo acordado.
GENERALIDADESTERMINOLOGIA
• Objetivo• Alcance• Evidencia• Criterio• Hallazgo• Conclusiones
EVIDENCIA Y HALLAZGO
• EVIDENCIA
- Registro
- Verbal
- Observación
• HALLAZGO/EVIDENCIA
Se tiene que mantener la integridad de los contenedores y remolques para protegerlos contra la introducción de materiales y/o personas no autorizados.
En el punto de llenado tiene que haber procedimientos para sellar correctamente y mantener la integridad de los contenedores y remolques de envío. Se debe aplicar un sello de alta seguridad a todos los contenedores y remolques cargados.
En la entrevista efectuada al jefe de exportaciones, se evidenció que no se coloca un sello de alta seguridad en los contenedores y se verificó que el área de parqueo del contenedor, es en la calle.
GENERALIDADESEL/LA AUDITOR/A
COMPETENCIA
Atributos
personales
Conocimientos
Educación y formación
Experiencia laboral y como auditor
GENERALIDADESEL/LA AUDITOR/A
• Preparado/a
• Puntual
• Insistente
• Seguro/a
• Decidido/a
• Felicitar
• Ético/a
• Mente abierta
• Diplomático/a
• Observador/a
• Perceptivo/a
• Versátil
• Tenaz
PROCESO AUDITORIA
PASOS
1. Planificación
2. Realización
3. Presentación del Informe
4. Actividades Complementarias
INICIO•Auditor•Objetivo•Alcance•Criterio
•Viabilidad•Contacto auditado
REVISIONDOCUMENTACION
•Manual de Seguridad•Auditorias anteriores
•Ley aplicable
PREPARACION•Plan Auditoria
•Herramientas Auditoría•Listas de verificación
•Equipo Auditor
REALIZACION•Reunión de apertura
•Recopilación y verificación•Generación de hallazgos
•Conclusiones de la Auditoría•Redacción de No Conformidades
•Reunión de cierre
PRESENTACION DEL REPORTE
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
PL
AN
IFIC
AC
ION
REUNION DE APERTURA
• Presentación de participantes• Confirmación agenda acordada• Confirmación auditado será informado
de hallazgos• Proceso presentación reporte• Explicación de calificación cuantitativa
y cualitativa• Recolección información encabezado
del reporte• Solución de inquietudes• Requisitos de confidencialidad
RECOPILACION Y VERIFICACION FUENTES DE INFORMACION
MATRIZ DE EVIDENCIAS
EN ESTE MOMENTO EMPEZAMOS A BUSCAR EVIDENCIAS. LAS PERSONAS, EL AMBIENTE, EL ORDEN, ETC. REVISAMOS REGISTROS, DOCUMENTOS.
1. ENTREVISTAS
2. OBSERVACION Personas (actitud) Ambiente de Trabajo Condiciones del medio
3. DOCUMENTOS Manual SGCS Procedimientos Instrucciones Licencias y permisos La ley
RECOPILACION Y VERIFICACIONOBTENIENDO INFORMACION
4. REGISTROS
Listas de chequeo Actas de reunión Informes de auditorias anteriores Ingresos de vehículos Ingresos de visitantes
5. INDICADORES
RECOPILACION Y VERIFICACIONMÉTODOS
• Muestreo
• Seguimiento de la muestra
• Verificación completa
El auditor tiene siempre que escoger la muestra
Estar preparados:
• Auditados
– Tímido
– Agresivo
– Distraído
– Evasivo
• Otros
– Muestras preparadas
– Aspectos locales (cultura)
– Chantaje emocional
Evidencia vs. Criterio
Generación Hallazgo
Conclusión de la Auditoría¿Es una no conformidad?
Documentar el hallazgo
GENERACION DE HALLAZGOS
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
NO CONFORMIDAD
Incumplimiento de un requisito:
- Norma o estándares- Política de la organización- Procedimiento
REQUISITO INCUMPLIDO= NO CONFORMIDAD
NO CONFORMIDAD MAYOR “M”
• Falla total de un proceso o procedimiento crítico
• Ausencia total de un requisito
• Numerosas no conformidades menores que al unirse constituyen una falla importante
• Una no conformidad menor de una auditoria anterior que no se haya cerrado
NO CONFORMIDAD MENOR “m”
• Una deficiencia no grave
• Incumplimiento parcial de un proceso, requisito o procedimiento
OBSERVACION “O”
• Oportunidad de mejora
• Sugerencias para mejorar el sistema
FORTALEZA “F”
• Cumplimiento superlativo de un estándar que rebasa los condicionamientos básicos.
• Una superpráctica de seguridad
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
• 0 M comentario
• 3 m - M comentario
• 5 O-F-N comentario
MATRIZ DE AUDITORIAS
REDACCION DE HALLAZGOS
• EVIDENCIA
- Registro
- Verbal
- Observación• HALLAZGO
Evidencia vs. Criterio
• CONCLUSION
Incumplimiento de un requisito o no
CRITERIO“Tiene que haber procedimientos establecidos para verificar la integridad física de la estructura del contenedor antes del llenado, esto incluye la confiabilidad de los mecanismos de cerradura de las puertas.”
En la entrevista efectuada al jefe de exportaciones, se evidenció que no se realizan inspecciones a los contenedores, aunque se evidencia que existe el procedimiento.
REDACCION DE NO CONFORMIDADES
Qué pasa si…
• La no conformidad se corrige antes de terminar la auditoria?
• El guía o acompañante se va y no regresa?
• No hay cooperación o ambiente para la auditoria?
REDACCION NO CONFORMIDAD
EJEMPLOPRACTICO
REUNION DE CIERRE
• Presentación de los resultados de la auditoría:
• Procesos auditados
• Hallazgos y conclusiones de la auditoría.
• Grado de conformidad (%)
• Relevante
• - Fortalezas
• - NC Mayores
• Fecha envío de informe
• SAC Solicitud de acción correctiva
• Fechas tentativas para acciones correctivas
PREPARACION INFORME DE AUDITORIA
1. CONTENIDO RESPONSABLE: Auditor Líder DATOS GENERALES (Portada):
Objetivo, alcance, criterios Fechas y lugares Elementos auditados Persona de contacto
2. RESUMEN GERENCIAL (Opinión del Auditor): fortalezas, observaciones especiales, grado de cumplimiento del SGCS, etc.
3. MATRIZ DE AUDITORIA
PREPARACION INFORME DE AUDITORIA
LO QUE NO DEBE INCLUIR:• Opiniones subjetivas
• Información confidencial
• Crítica a individuos
• Declaraciones ambiguas
• Detalles triviales
• Observaciones, hallazgos, no conformidades que NO fueron discutidos en la reunión de cierre
PREPARACION INFORME DE AUDITORIA
INFORME FINAL DE AUDITORIA
PORTADA
Y
RESUMEN GERENCIAL
MATRIZ REPORTE
ESPECÍFICO DE
AUDITORIA
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
• VERIFICACION DE ACCIONES TOMADAS
• VERIFICAR LAS RESPUESTAS A LAS SAC´S
• ELABORAR PROGRAMA DE AUDITORIA DE SEGUIMIENTO
• VERIFICAR LA EFICACIA DE LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS PROCESO SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
9
8
7
12
3
4
5
6
Documentación
Verificación en campo
Implementación de la solución
Análisis de la situación
Identificación del problema
Observación
Análisis de causas
Plan de acciónA PHV
Evaluación control de cambios
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS ¿CÓMO IDENTIFICAR LAS CAUSAS?
Identificar cuál es la causa principal que se debe tener presente para ejecutar un mejoramiento
La técnica de los 5 Porqué es un método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular. El objetivo final de los 5 Porqué es determinar la causa raíz de un defecto o problema.
Esta técnica se utilizó por primera vez en Toyota durante la evolución de sus metodologías de fabricación, que luego culminarían en el Toyota Production System (TPS). Esta técnica se usa actualmente en muchos ámbitos, y también se utiliza dentro de Six Sigma.
El siguiente ejemplo sencillo nos muestra el uso de este método. Partimos de un postulado:Mi auto no arranca. (el problema)1. ¿Por qué no arranca? Porque la batería está muerta.2. ¿Por qué la batería está muerta? Porque el alternador no funciona.3. ¿Por qué el alternador no funciona? Porque se rompió la cinta.4. ¿Por qué se rompió la cinta? Porque el alternador está fuera de su tiempo útil de vida y no fue reemplazado.5. ¿Por qué no fue reemplazado? Porque no estoy manteniendo mi auto de acuerdo a las recomendaciones del fabricante.
Evidentemente, este ejemplo podría seguirse más aún, con más preguntas. Esto sería correcto, ya que el "cinco" en la técnica de los "Cinco Porqué" no es fijo, sino más bien una incitación a hacer varias iteraciones para encontrar la causa raíz.
www.basc-pichincha.org
GRACIAS
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