View
2
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Droslashmmer du om mindre papir- og dobbeltarbeid og mer fritidHer er guiden du trenger for
aring effektivisere arbeidsdagen
din med digitale oslashkonomi-
og prosjekteringsverktoslashy
S M A R T A R B E I D S D A G
2
Tidstyvene i arbeidshverdagen
ReiseregningUtlegg
Fakturaharingndtering
Fordeler med elektronisk faktura
Timeregistrering
Prosjektstyring
Kunderelasjonsharingndtering (CRM)
Regnskap
Systemer som snakker sammen
Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor
Innholdsfortegnelse
3 - 4
5
6
7
8
9
10
11
12
13 - 14
S M A R T A R B E I D S D A G
3
For hvor er kvitteringen du fikk av taxi-
sjaringfoslashren Og hvor mange timer ble
egentlig brukt paring det siste prosjektet
dere jobbet med
La oss si at hver ansatt bruker en halvtime
paring leting dobbeltarbeid eller ineffek-
tiv jobbing per dag I en bedrift med 15
ansatte og en timepris paring 600 kroner blir
det over en million kroner i tap hvert aringr
Det er 1750 arbeidstimer som kunne ha
blitt brukt til salg produktutvikling eller
teambuilding Det er ikke vanskelig aring
tenke seg bedre bruk av tiden og
pengene
Mange bedrifter vet at disse utfordringene
kan loslashses ved aring ta i bruk ny teknologi saring
hvorfor er det fremdeles noen som ikke
omfavner denne nye teknologien
De vanligste aringrsakene er at de ikke vet
hvor de skal begynne Mange tror at digi-
talisering bare er for store bedrifter med
ressurser og kompetanse og mange
frykter aring ikke lykkes Noen har ogsaring
forsoslashkt foslashr men opplevd at systemene
ikke snakker sammen eller at loslashsningen
ikke fungerte De har altsaring brukt tid og
penger paring nye systemer men jobber stort
sett som foslashr
Naringr vi snakker om digitalisering snakker
vi ofte om store tall megatrender og om-
stendelige endringsprosesser Men i
hverdagen handler digitalisering av
arbeidsprosesser om mindre stress faeligrre
sene kvelder med opprydning og bedre
oversikt - rett og slett en smartere maringte aring
jobbe paring og en enklere arbeidshverdag
Det koster aring investere i nye loslashsninger men
det har definitivt en verdi aring investere i et
system som tenker helthetlig
Digitalisering handler om en ny og mer
effektiv maringte aring jobbe paring slik at du selv
kan se hvor mye mer du faringr ut av tiden og
pengene ved aring bruke smart teknologi
I denne guiden har vi fokus paring adminis-
trasjon oslashkonomistyring og prosjekt-
styring Vi skal se paring hvordan du kan
haringndtere tidstyvene innenfor disse om-
raringdene paring best mulig maringte og vise deg
hvilke loslashsninger som finnes
Vi vil ogsaring vise deg hvordan du kan velge
aring sette sammen en hel loslashsning komple-
mentere eksisterende loslashsninger med nye
elementer eller hvordan du kan starte din
digitaliseringsreise ved aring teste ut ett eller
flere elementer
Vi moslashter paring mange tidstyver i loslashpet av en arbeidsdag Det er flere arbeidsoppgaver som maring utfoslashres to ganger vi har noen dokumenter i arkivskapet og andre i skyen og mange av oss bruker mye av tiden varingr paring aring faring oversikt kontroll og paring aring lete
Syv av ti norske ledere frykter at dagens forretningsmodell er utdatert innen fem aringr - samtidig som de ikke er villige til aring investere i ny teknologi ifoslashlge en undersoslashkelse fra 2017
Norske ledere har for daringrlig digital kompetanse og saeligrlig ledere i smaring- og mellomstore bedrifter sliter Mindre enn halvparten av selskapene i Norge utnytter mulighetene som ligger i bruk av digitale teknologier for aring skape nye verdiskapende produkter og tjenester Les mer her
S M A R T A R B E I D S D A G
Tidstyvene i arbeidshverdagen
S M A R T A R B E I D S D A G
Manuelle prosesser og mye papir Dobbeltregistrering
Mangel paring oversikt og kontrollDaringrlig kommunikasjonsflyt i bedriften Datasystemer som ikke snakker sammen
DE
VANLIGSTE
TIDSTYVENE
Tidstyvene dukker opp flere steder i loslashpet av en arbeidsdag De er som regel knyttet til det aring lete etter informasjon og dokumentasjon
aring miste oversikt og kontroll over budsjetter regnskap eller prosjekter eller aring maringtte registrere samme informasjon flere steder og i systemer
som ikke snakker sammen
I de neste avsnittene tar vi for oss konkrete eksempler paring hvordan du kan forbedre effektiviteten og arbeidsprosessene i din bedrift For med gode
systemer og riktige verktoslashy kan du kvitte deg med disse tidstyvene en gang for alle
S M A R T A R B E I D S D A G
4
I 2014 ble originalitetskravet for reise-
og utleggsregninger opphevet og det
ble mulig aring lagre regninger digitalt
Det er strenge krav til dokumentasjon i
bokfoslashringsloven Alt regnskapsmateriale
skal oppbevares paring en forsvarlig og sikker
maringte det skal blant annet ikke kunne
endres urettmessig eller bli slettet Med
loslashsningen Reise og utlegg aringpner du en
app paring telefonen tar et bilde av kvitter-
ingen det gjelder eller laster mobilbildet
av kvitteringen opp i appen Teknologien
soslashrger videre for at utlegget registreres
korrekt og i henhold til regelverket
For naringr det gjelder reisereginger og ut-
legg saring er de vanligste tidstyvene mange
manuelle prosesser Dersom man ikke har
systemer som snakker sammen blir det i
tillegg mye dobbeltregistrering og ekstra
arbeid
Hver maringned er det mange som sitter paring
kontorer rundt omkring og ekspederer
bunker med utlegg og kvitteringer fra
ansatte som har vaeligrt paring reise eller som
har lagt ut penger for bedriften ndash altsaring
papirbunker med informasjon som maring
punches inn i et system Dette dobbelt-
arbeidet tar tid Det finnes loslashsninger som
gjoslashr laquopapirarbeidetraquo for deg med et par
tastetrykk I tillegg til at du laster
kvitteringer og utlegg opp i en app paring mo-
bilen tar ogsaring Reise og utlegg hensyn til
formaringl datoer summer og valutaer Det er
ogsaring mulig aring knytte kostnader til et pro-
sjekt med et par tastetrykk dersom dette
er aktuelt Paring reise vil dette si at du kan
foslashre utleggene fortloslashpende fylle ut annen
informasjon paring mobilen og vaeligre ferdig
med laquopapirarbeidetraquo foslashr du er tilbake paring
kontoret Den som skal godkjenne ut-
leggene for eksempel leder eller
oslashkonomiansvarlig faringr bilagene opp paring
skjermen enten de sitter ved PC`en paring
kontoret eller bruker mobiltelefonen
De kan enkelt godkjenne bokfoslashre og ut-
betale Det blir enklere i alle ledd og alle
faringr full kontroll paring alle utlegg
ReiseregningUtlegg
FAKTA
Norsk Regnskapsstiftelse regner med en innsparing paring ti minutter per reiseregning ved bruk av digitale loslashsninger
Med 16 millioner reiseregninger aringrlig kan norsk naeligringsliv dermed frigjoslashre 160 millioner minutter til andre og bedre formaringl
En undersoslashkelse utfoslashrt av Kungliga Tekniske Hoslashgskolen (paring oppdrag fra Eurocard) viser store forskjeller i tid brukt paring reiseregninger
Snittet var 24 minutter per regning De mest effektive bedriftene bruker kun 8 minutter I den andre enden av skalaen ligger bedrifter som bruker ti ganger saring lang tid
Det kommer kanskje ikke som noen overraskelse at de mest effektive bedriftene var de som brukte digitale loslashsninger
S M A R T A R B E I D S D A G
5
De stoslashrste tidstyvene naringr det kommer
til fakturering er manuelle prosesser
og dobbeltregistrering Flere bedrifter
har dessuten ett system til aring fakturere
og ett system til aring bokfoslashre ndash de har altsaring
systemer som ikke snakker sammen
Mange bedrifter gjoslashr fortsatt mye manuelt
- de skriver faktura for haringnd og sender per
post Men faktura er ikke et papirark man
maring sende i posten Det er et betalingskrav
for leverte varer eller utfoslashrte tjenester der
mengde pris mva betalings- og
transportvilkaringr og saring videre er angitt Og
det finnes bedre loslashsninger for aring forholde
seg til disse kravene baringde de du sender
og mottar enn aring manuelt fylle inn infor-
masjonen som er paringkrevd printe ut og
legge i konvolutt Eller aringpne konvolutten
garing inn i nettbanken myse mot KID-num-
meret og krysse fingrene for at du ikke
taster feil
Manuelt maring fakturaer attesteres regi-
streres kontrolleres og foslashres korrekt i
regnskapet - avstemt mot eventuelle
bilag Men gode integrerte loslashsninger gjoslashr
jobben enklere og minimerer risiko for
menneskelig feil som feil KID-nummer
eller en null for mye Aring gjoslashre noe med
disse utfordringene er baringde enkelt og
tidsbesparende
Det kan vaeligre mye tid aring spare paring et hel-
automatisk system for fakturaer Det
finnes flere maringter aring effektivisere og
automatisere fakturering paring for eksempel
ved aring digitalisere fakturamottaket
Ved aring ta i bruk for eksempel EHF-mottak
(se faktaboks) ligger all data ferdig utfylt i
systemet slik at alt garingr automatisk og du
alltid er ajour i forhold til bokfoslashring
For aring bedre arbeidsflyten og forhindre
dobbeltarbeid finnes det ogsaring loslashsninger
der ansatte som jobber utenfor kontoret
effektivt kan fakturere med en gang
oppdraget er utfoslashrt Den eller de som har
myndighet til det kan ogsaring godkjenne
og betale fakturaer fortloslashpende - rett fra
mobilen Fakturaene sendes automatisk
og du trenger ikke aring ta hensyn til ulike
fakturaformater Du kan enkelt sette opp
dine fakturamaler skreddersydd etter
bedriftens behov og profil og du slipper
aring logge inn i nettbanken og aring maringtte jobbe
fra PC
Med fakturaloslashsningen til Telenor er det
veldig enkelt aring sende fakturaer fra
mobilen ogsaring for ansatte som er
ute i felten Naringr fakturaen er betalt
gjenstaringr det kun for regnskapsfoslashrer
eller oslashkonomiansvarlig aring bokfoslashre
Dette kan spare dere for mye tid
og dobbeltarbeid
Fakturaharingndtering
FAKTA
EHF (Elektronisk handelsformat) er en norsk tilpasning til et felles- europeisk fakturaformat Det benyttes av statlige kommunale og private virksomheter for mottak av regninger Alle statlige organisa- sjoner skal kreve faktura i EHF-for-mat Fra og med 1 januar 2015 var ogsaring alle norske kommuner paringlagt aring kunne ta imot EHF-fakturaer En del kommuner og bedrifter har allerede garingtt over til EHF og godtar ikke lenger fakturaer paring papir En EHF-faktura er en elektronisk faktura som sendes direkte fra avsenders til mottakers oslashkonomi-system Fordi den mottas og leses automatisk er du trygg paring at den kommer raskt frem til riktig mottaker
6
S M A R T A R B E I D S D A G
SikrereMindre risiko for menneskelig feil og sikker lagring av bilag i skyen
Mer effektivt Dersom du bruker et godt oslashkonomisystem vil det bli bedre samhandling mellom bedrift regnskapsfoslashrer og kunder
EnklerelaquoHar fakturaen blitt mottattraquo er et sposlashrsmaringl du aldri mer trenger lure paring med elektronisk faktura
Kan bli paringbudtAllerede naring kreves EHF (Elektronisk handelsformat) av de fleste offentlige virksomheter Ettersom det vil bli stadig vanligere vil nok ogsaring flere samarbeidspartnere kreve elektronisk faktura Det kan bli paringbudt med E-faktura mellom bedrifter saring det er kanskje like greit aring ligge litt i forkant
Fordeler med elektronisk faktura
S M A R T A R B E I D S D A G
7
FAKTA
Visste du at elektroniske fakturaer ikke er det samme som fakturaer sendt som PDF-fil per e-post En elektronisk faktura er et eget system i Norge administrert gjen-nom ELMA (Elektronisk Mottaker Adresseregister) For aring kunne ta dette i bruk maring du registrere deg her men det er en enkel prosess dersom oslashkonomisystemet ditt har aksesspunkt Per september 2018 er 117968 bedrifter registrerte her og antallet vokser stadig
Kommunal og moderniserings- departementet anslaringr at man sparer ti minutter per innkommende faktura du mottar elektronisk I tillegg til at du slipper manuell behandling er det heller ingen risiko for at faktura- en blir borte feilsendt eller ender i spamfilteret
Naringr det kommer til timeregistrering er
det mange tidstyver Den stoslashrste tids-
tyven er dobbeltarbeid og manuelle
prosesser men det brukes ogsaring mye
tid paring daringrlig kommunikasjonsflyt I sum
foslashrer dette til mangel paring oversikt og
kontroll
I mange bedrifter er det noen som jobber
paring kontoret mens andre er ute paring farten
Det krever gode rutiner og systemer for
kommunikasjon En kjent utfordring er at
vedkommende som har ansvar for time-
registreringen paring jobben bruker mye tid
paring aring mase paring timelister Hun eller han
mottar gjerne timelister paring papir og paring
mail og ender ofte opp med en bunke
papirer paring slutten av maringneden Vedkom-
mende maring legge alt inn i et system foslashre
timene paring riktige prosjekter og kunder og
kanskje sende det videre til en annen som
skal legge det ut til loslashnn Jo flere ledd jo
mer tid bruker vi
Resultatet er at mange bedrifter taper
mye penger fordi de verken faringr fakturert
tidsnok eller riktig og det kan derfor ha
stor verdi aring investere i gode verktoslashy for aring
registrere timene Timene som legges ned
i en bedrift og skal faktureres kunder er jo
en viktig del av grunnlaget for bedriftens
eksistens
Med et timeregistreringsverktoslashy blir det
enklere aring registrere timene paring en effektiv
maringte Dette foslashrer til bedre kontroll fordi vi
faringr innhentet timene tidsnok Det er ogsaring
en en enkel loslashsning for de ansatte som
jobber utenfor kontoret og som vil regis-
trere timene sine via telefon
En annen fordel er at den som sitter paring
kontoret faringr bedre oversikt naringr all infor-
masjon er samlet paring ett sted og ikke har
papir og timelister flytende omkring
Med et skikkelig timeregistreringssystem
kan faring du enkel tilgang til time- og
kostandsregistrering stoppeklokke og
logg fra mobiltelefonen Du kan registrere
timer fortloslashpende og du faringr full logg og
dokumentasjon paring oppdrag underveis
og etter at jobben er gjort Du velger selv
om du vil foslashre timer eller kostnader paring et
prosjekt eller oppdrag eller om du kun
vil dokumentere timene som er brukt
gjennom en arbeidsdag For mer avan-
sert timefoslashring kan du opprette en rekke
kategorier produkter og tjenester - alt
fra ulike timesatser til kjoslashring utstyr og
materiell Dette legger seg automatisk i
prosjektmodulen og er lett tilgjengelig
for medarbeidere som er ute paring oppdrag
Dermed kan ansatte ute i felten enkelt
registrere baringde timer og forbruk av
materiell og utstyr direkte fra PC
nettbrett eller mobilen
Timeregistrering
FAKTA
Selv om muligheten er der viser en undersoslashkelse som Norstat har gjort for Telenor at kun eacuten av fire smaring og mellomstore bedrifter foslashrer timer paring mobilen Det vil si at tre av fire bedrifter bruker mye tid og energi paring denne enkle men noslashdvendige oppgaven
Aring bruke mobiltelefonen som verktoslashy for aring registrere timer er tids- besparende baringde for den ansatte som er ute paring farten og for bedrif-ten Med en timeregistreringsapp paring mobilen tar det i snitt bare ett minutt per registrering I tillegg til at den ansatte sparer tid sparer en slik loslashsning ogsaring den paring kontoret for papirflyt og registrering av manuelle timelister Det gir ogsaring god kontroll over hvor mange timer som brukes paring ulike oppdrag og prosjekter noe som igjen gjoslashr det enklere aring prise jobber korrekt i neste omgang
S M A R T A R B E I D S D A G
8
S M A R T A R B E I D S D A G
9
Systemer som ikke snakker sammen og
daringrlig oversikt over prosjektene er to av
de stoslashrste utfordringene og tidstyvene
for de som jobber med prosjektstyring
Aring mangle oversikt over prosjekter over
hvilke oppgaver som er gjort hvilke timer
som er registrert og hvordan utviklingen
i prosjektet er kan skape baringde ekstra
arbeid og frustrasjon for de prosjekt-
ansvarlige
Det er mange som sliter med aring holde
oversikt over kostnader og loslashnnsomhet
og som mangler oversikt over ressursbruk
knyttet til konkrete prosjekter avdelinger
oppgaver og arbeidstype
Det er ogsaring mange som bruker mye tid paring
rapportering og paring aring etterleve kravene
til dokumentasjon Noen jobber ogsaring i
parallelle systemer noe som foslashrer til mye
merarbeid daringrligere kommunikasjon og
daringrligere oversikt Og daringrlig oversikt gjoslashr
det vanskelig aring planlegge framtidige
prosjekter paring en god maringte
For aring bedre kontroll paring prosjektstyringen
finnes det gode soslashmloslashse loslashsninger
Prosjektstyring er et system som gjoslashr det
enklere aring faring oversikt over kostnader og
dokumentasjon samt at du kan hente ut
innsikt og rapporter vedroslashrerende pros-
jekter Med en slik loslashsning faringr du full kon-
troll over framdrift og status paring tvers av
oppdrag og prosjekter i alle faser
Du etablerer prosjektet enkelt paring PC`en
eller mobilen din og har full tilgang fra
alle enheter Gjennom loslashsningen kan du
oppdatere status legge inn nye oppgaver
eller kommunisere med de andre
prosjektdeltakerne - enten du er paring
kontoret eller ute i felten Planlegging
gjennomfoslashring timeregistrering og doku-
mentasjon oslashkonomi og fakturering - alle
data foslashres til riktig prosjekt og alt opp-
dateres fortloslashpende slik at prosjektleder
har full oversikt over hvem som gjoslashr hva
hvor og naringr Resultatet er full oversikt over
prosjektene og god kommunikasjon med
prosjektdeltakerne
Prosjektstyring
FAKTA
En studie fra BI viser at ledere av smaring og mellomstore bedrifter bruker desidert mest tid paring daglig drift og operative gjoslashremaringl paring bekostning av strategi Samtidig skulle de oslashnske det var motsatt Aring digitalisere manuelle eller tungvinte arbeids- prosesser kan baringde frigjoslashre tid og energi i den daglige driften og hjelpe deg i strategiarbeidet
S M A R T A R B E I D S D A G
1 0
Manglende oversikt og mange in-
effektive og manuelle prosesser er
de stoslashrste tidstyvene naringr det gjelder
kunderelasjonsharingndtering eller
CRM som det ofte kalles
CRM staringr for laquocustomer relationship
managementraquo og er altsaring et system for
aring holde god oversikt over kunde-
relasjonene dine Det aring ha et godt system
for kunderelasjoner er viktig for aring kunne
drive god kundepleie og kundeservice
I mange bedrifter befinner mye viktig
informasjon oppe i hodet til sjefen eller
andre ansatte Naringr viktig informasjon ikke
deles eller er utilgjengelig for dem som
trenger den foslashrer det ofte til daringrlig bruk
av tid og ressurser fordi man stadig maring
lete etter adresser avtaler eller annen
viktig kundeinformasjon Ikke minst kan
det virke uproft naringr en kunde ringer og
trenger svar paring sposlashrsmaringl
I et system for kunderelasjonsharingndtering
har du full oversikt over dine kunder kon-
takter og leverandoslashrer paring ett sted
Alt som beroslashrer kunden lagres automatisk
paring et kundekort og er dermed alltid opp-
datert slik at du kan gi kundene dine god
oppfoslashlging og behandling enten de har
sposlashrsmaringl rundt framdrift eller oslashkonomi Du
kan enkelt garing inn paring kundekortet aring sjekke
for eksempel e-postkorrespondanse eller
ordrehistorikk enten du sitter paring kontoret
eller vil sjekke det via mobilen
All denne informasjonen er samlet i et
system som igjen kan kobles til de loslashsnin-
gene som bedriften din har for oslashkonomi-
og prosjektstyring Du har ogsaring mulighet
til aring planlegge aktiviteter og knytte sys-
temet til konkrete prosjekter og systemet
snakker naturligvis ogsaring sammen med
regnskapssystemet slik at det automatisk
oppdateres underveis
Kunderelasjonsharingndtering (CRM)
S M A R T A R B E I D S D A G
1 1
Det er mange tidstyver som dukker opp
naringr det gjelder regnskap og de viktigste
er mange manuelle prosesser mye
papir daringrlig kommunikasjonsflyt og
systemer som ikke snakker sammen
I en undersoslashkelse om regnskapssystemer
og teknologiutvikling utfoslashrt av Regnskap
Norge ble brukerne av skybaserte
systemer spurt om hvilke fordeler de la
stoslashrst vekt paring da de valgte et skybasert
regnskapssystem Undersoslashkelsen viste
tydelig at det var tettere relasjoner og
samarbeid med kundene - samt bedre
arbeidsflyt - som var de viktigste gevinst-
ene av aring velge skybasert systemer
Den aller viktigste aringrsaken til aring velge sky-
basert regnskapssystem var muligheten
for at kunde og regnskapsfoslashrer kan jobbe
i samme system
I varingrt regnskapssystem Regnskap kan du
og regnskapsfoslashrer jobbe i samme system
og regnskapsfoslashreren faringr gratis tilgang til
regnskapet Ved aring jobbe i samme system
som regnskapsfoslashreren blir kommunika-
sjonsflyten bedre fordi alt oppdateres i
sanntid Du kan for eksempel sette opp at
fakturaer automatisk garingr direkte til daglig
leder og at regnskapsfoslashrer faringr beskjed naringr
fakturaene er godkjent Da kan han eller
hun bokfoslashre rett i systemet Alt skjer
automatisk slik at du slipper aring bruke tid
paring aring ringe eller sende e-post hver gang
du gjoslashr noe i systemet I et slikt regn-
skapssystem blir bilagsflyten automati-
sert og du kan kjoslashre betalinger direkte
fra mobilen Systemet haringndterer alle
formater for inn- og utgaringende bilag Alle
funksjoner er ferdig integrert fra skan-
ning EHF mottak godkjenning fakture-
ring bank og betaling bokfoslashring reskon-
tro ndash til rapportering med drill-down ned
til bilagsnivaring
I Regnskap kan du konsentrere deg om
det du kan best og gjoslashre de oppgavene
du har kompetanse til mens regnskaps-
foslashreren tar seg av resten Du kan ogsaring
hente ut resultater uavhengig av om
regnskapsfoslashreren er tilgjengelig eller
ei og paring den maringten faring bedre oversikt
Med et loslashpende oppdatert regnskap har
du et helt annet grunnlag for aring ta gode
beslutninger
Regnskap
S M A R T A R B E I D S D A G
1 2
Oslashkt produktivitet
Ved aring la systemene laquogjoslashre jobbenraquo kan
du kvitte deg med flere tidstyver Tiden
som frigjoslashres kan du bruke paring aring gjoslashre
bedriften mer produktiv samt legge til
rette for vekst
Mer transparens
I smaring og mellomstore bedrifter
har ansatte ofte flere roller og mange
hatter - og det aring ha aringpenhet og god
informasjonsflyt er viktig
Ved aring ha integrerte systemer vil man
ha langt bedre tilgang til informasjon
paring tvers av avdelinger noe som kan gi
faeligrre feil og reduserte kostnader
Bedre beslutninger
Aring ha mer og bedre informasjon gjoslashr at
du kan ta velinformerte beslutninger
- raskere Dette er selvfoslashlgelig en stor
fordel baringde i arbeidshverdagen og for
aring ha oversikt over det store bildet
(Kilde Businesscom)
DETTE ER ERP
ERP er en forkortelse for Enterprise resource planning og er et system som stoslashtter opp om flere virksom-hetsomraringder i en bedrift alt fra produksjon lager og salg til innkjoslashp og oslashkonomi Maringlet med et ERP- system er aring haringndtere virksomhetens informasjon og tilfredsstille behov for styring administrasjon og deling av data
Telenor kan levere alle loslashsningene du
trenger i et skybasert ERP-system og
en ny loslashsning kan ogsaring integreres med
eksisterende loslashsninger
En av fordelene ved aring velge Telenor er
at varingr samarbeidspartner 24 SevenOffice
har svaeligrt mange standardintegrasjoner
aring velge fra
Hvorfor velge et ERP-system fra Telenor
For veldig mange bedrifter er tidstyvene et resultat av at systemer ikke snakker sammen For aring bli kvitt disse tidstyvene kan et skybasert ERP-system vaeligre loslashsningen
Systemer som snakker sammen
Et skybasert ERP-system foslashrer til
S M A R T A R B E I D S D A G
Et skybasert ERP-system stroslashmlinjeformer arbeidsprosessene og gjoslashr at bedriften kan jobbe soslashmloslashst
Manuelleprosesser
Daringrlig kommunikasjonsflyt
Dobbelt-registrering
Mangel paring oversiktog kontroll
Systemer snakkerikke sammen
S M A R T A R B E I D S D A G
Trenger du hjelp til aring effektivisere dine
manuelle eller tungvinte arbeids-
prosesser Er det vanskelig aring vite hvor
du skal starte og hvordan du kommer
i gang med digitalisering
Stadig flere bedrifter ser nytten av aring
digitalisere maringten de jobber paring men
for mange mindre bedrifter uten egen
IT-kompetanse kan det virke vanskelig
aring komme i gang Hva boslashr man prioritere
hvordan garingr man frem og vil det egentlig
gjoslashre arbeidsdagen enklere En annen
utfordring er at det er mange leverandoslashrer
som hver har sin loslashsning og det er en
risiko for at man ender opp med mange
forskjellige produkter som ikke prater
sammen
Smart Arbeidsdag er en raringdgivnings-
tjeneste hvor vi hjelper bedrifter med
aring utforske hvilke muligheter de har for
aring garing over til en mer digital maringte aring jobbe
paring I loslashpet av en time garingr vi gjennom
hvilke verktoslashy og prosesser bedriften har
i dag ser om det er omraringder hvor det er
unoslashdvendig mye dobbeltarbeid om dere
har eksisterende systemer som kan
utnyttes bedre eller om det er komplet-
terende loslashsninger som trengs
Basert paring denne innsikten vil vi komme
med en anbefaling til tiltak dere kan gjoslashre
for aring jobbe smartere fremover
Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor
Varingrt primaeligre fokus er aring hjelpe
bedrifter med aring effektivisere maringten
de jobber paring og legge til rette for aring
kunne jobbe like effektivt enten det
er fra mobil nettbrett eller PC
For aring hjelpe smaring og mellomstore
bedrifter med aring manoslashvre i det digitale
landskapet og effektivisere sine
arbeidsprosesser har Telenor
lansert Smart Arbeidsdag
ldquo
S M A R T A R B E I D S D A G
1 3
S M A R T A R B E I D S D A G
Ved aring digitalisere for eksempel timefoslashring
fakturering eller prosjektstyring faringr man bedre
oversikt og slipper aring bruke tid paring informasjons-
innhenting eller dobbeltarbeid Og gjennom aring gi
de ansatte tilgang til gode samhandlingsverktoslashy
og ved aring soslashrge for at de har tilgang til de samme
verktoslashyene enten de er inne paring kontoret eller ute
paring oppdrag kan man spare mye tid og ressurser
som igjen kan omprioriteres til verdiskapende
aktiviteter
Det er her vi kan hjelpe dere Varingre raringdgivere sitter
daglig i samtale med bedrifter som er i samme
situasjon som deg og dette gjoslashr at vi har mye
erfaring med hvilke grep man boslashr ta som gir stor
effekt paring baringde kort og lengre sikt Vi har allerede
hjulpet flere hundre smaringbedrifter med aring digital-
isere hele eller deler av sine arbeidsprosesser ndash
og vi er klare for aring hjelpe deg
Raringdgivningssamtalen tar ca 1 time og du vil faring
oversendt en rapport i etterkant med forslag til
mulige loslashsninger Raringdgivningssamtalen er ufor-
pliktende og du velger selv om det er noe du vil
garing videre med
Det handler ikke noslashdvendigvis om aring digitalisere alt men om aring prioritere de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser
S M A R T A R B E I D S D A G
1 4
Kontakt oss
Ta kontakt med oss for en gratis og uforpliktende samtale
S M A R T A R B E I D S D A G
2
Tidstyvene i arbeidshverdagen
ReiseregningUtlegg
Fakturaharingndtering
Fordeler med elektronisk faktura
Timeregistrering
Prosjektstyring
Kunderelasjonsharingndtering (CRM)
Regnskap
Systemer som snakker sammen
Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor
Innholdsfortegnelse
3 - 4
5
6
7
8
9
10
11
12
13 - 14
S M A R T A R B E I D S D A G
3
For hvor er kvitteringen du fikk av taxi-
sjaringfoslashren Og hvor mange timer ble
egentlig brukt paring det siste prosjektet
dere jobbet med
La oss si at hver ansatt bruker en halvtime
paring leting dobbeltarbeid eller ineffek-
tiv jobbing per dag I en bedrift med 15
ansatte og en timepris paring 600 kroner blir
det over en million kroner i tap hvert aringr
Det er 1750 arbeidstimer som kunne ha
blitt brukt til salg produktutvikling eller
teambuilding Det er ikke vanskelig aring
tenke seg bedre bruk av tiden og
pengene
Mange bedrifter vet at disse utfordringene
kan loslashses ved aring ta i bruk ny teknologi saring
hvorfor er det fremdeles noen som ikke
omfavner denne nye teknologien
De vanligste aringrsakene er at de ikke vet
hvor de skal begynne Mange tror at digi-
talisering bare er for store bedrifter med
ressurser og kompetanse og mange
frykter aring ikke lykkes Noen har ogsaring
forsoslashkt foslashr men opplevd at systemene
ikke snakker sammen eller at loslashsningen
ikke fungerte De har altsaring brukt tid og
penger paring nye systemer men jobber stort
sett som foslashr
Naringr vi snakker om digitalisering snakker
vi ofte om store tall megatrender og om-
stendelige endringsprosesser Men i
hverdagen handler digitalisering av
arbeidsprosesser om mindre stress faeligrre
sene kvelder med opprydning og bedre
oversikt - rett og slett en smartere maringte aring
jobbe paring og en enklere arbeidshverdag
Det koster aring investere i nye loslashsninger men
det har definitivt en verdi aring investere i et
system som tenker helthetlig
Digitalisering handler om en ny og mer
effektiv maringte aring jobbe paring slik at du selv
kan se hvor mye mer du faringr ut av tiden og
pengene ved aring bruke smart teknologi
I denne guiden har vi fokus paring adminis-
trasjon oslashkonomistyring og prosjekt-
styring Vi skal se paring hvordan du kan
haringndtere tidstyvene innenfor disse om-
raringdene paring best mulig maringte og vise deg
hvilke loslashsninger som finnes
Vi vil ogsaring vise deg hvordan du kan velge
aring sette sammen en hel loslashsning komple-
mentere eksisterende loslashsninger med nye
elementer eller hvordan du kan starte din
digitaliseringsreise ved aring teste ut ett eller
flere elementer
Vi moslashter paring mange tidstyver i loslashpet av en arbeidsdag Det er flere arbeidsoppgaver som maring utfoslashres to ganger vi har noen dokumenter i arkivskapet og andre i skyen og mange av oss bruker mye av tiden varingr paring aring faring oversikt kontroll og paring aring lete
Syv av ti norske ledere frykter at dagens forretningsmodell er utdatert innen fem aringr - samtidig som de ikke er villige til aring investere i ny teknologi ifoslashlge en undersoslashkelse fra 2017
Norske ledere har for daringrlig digital kompetanse og saeligrlig ledere i smaring- og mellomstore bedrifter sliter Mindre enn halvparten av selskapene i Norge utnytter mulighetene som ligger i bruk av digitale teknologier for aring skape nye verdiskapende produkter og tjenester Les mer her
S M A R T A R B E I D S D A G
Tidstyvene i arbeidshverdagen
S M A R T A R B E I D S D A G
Manuelle prosesser og mye papir Dobbeltregistrering
Mangel paring oversikt og kontrollDaringrlig kommunikasjonsflyt i bedriften Datasystemer som ikke snakker sammen
DE
VANLIGSTE
TIDSTYVENE
Tidstyvene dukker opp flere steder i loslashpet av en arbeidsdag De er som regel knyttet til det aring lete etter informasjon og dokumentasjon
aring miste oversikt og kontroll over budsjetter regnskap eller prosjekter eller aring maringtte registrere samme informasjon flere steder og i systemer
som ikke snakker sammen
I de neste avsnittene tar vi for oss konkrete eksempler paring hvordan du kan forbedre effektiviteten og arbeidsprosessene i din bedrift For med gode
systemer og riktige verktoslashy kan du kvitte deg med disse tidstyvene en gang for alle
S M A R T A R B E I D S D A G
4
I 2014 ble originalitetskravet for reise-
og utleggsregninger opphevet og det
ble mulig aring lagre regninger digitalt
Det er strenge krav til dokumentasjon i
bokfoslashringsloven Alt regnskapsmateriale
skal oppbevares paring en forsvarlig og sikker
maringte det skal blant annet ikke kunne
endres urettmessig eller bli slettet Med
loslashsningen Reise og utlegg aringpner du en
app paring telefonen tar et bilde av kvitter-
ingen det gjelder eller laster mobilbildet
av kvitteringen opp i appen Teknologien
soslashrger videre for at utlegget registreres
korrekt og i henhold til regelverket
For naringr det gjelder reisereginger og ut-
legg saring er de vanligste tidstyvene mange
manuelle prosesser Dersom man ikke har
systemer som snakker sammen blir det i
tillegg mye dobbeltregistrering og ekstra
arbeid
Hver maringned er det mange som sitter paring
kontorer rundt omkring og ekspederer
bunker med utlegg og kvitteringer fra
ansatte som har vaeligrt paring reise eller som
har lagt ut penger for bedriften ndash altsaring
papirbunker med informasjon som maring
punches inn i et system Dette dobbelt-
arbeidet tar tid Det finnes loslashsninger som
gjoslashr laquopapirarbeidetraquo for deg med et par
tastetrykk I tillegg til at du laster
kvitteringer og utlegg opp i en app paring mo-
bilen tar ogsaring Reise og utlegg hensyn til
formaringl datoer summer og valutaer Det er
ogsaring mulig aring knytte kostnader til et pro-
sjekt med et par tastetrykk dersom dette
er aktuelt Paring reise vil dette si at du kan
foslashre utleggene fortloslashpende fylle ut annen
informasjon paring mobilen og vaeligre ferdig
med laquopapirarbeidetraquo foslashr du er tilbake paring
kontoret Den som skal godkjenne ut-
leggene for eksempel leder eller
oslashkonomiansvarlig faringr bilagene opp paring
skjermen enten de sitter ved PC`en paring
kontoret eller bruker mobiltelefonen
De kan enkelt godkjenne bokfoslashre og ut-
betale Det blir enklere i alle ledd og alle
faringr full kontroll paring alle utlegg
ReiseregningUtlegg
FAKTA
Norsk Regnskapsstiftelse regner med en innsparing paring ti minutter per reiseregning ved bruk av digitale loslashsninger
Med 16 millioner reiseregninger aringrlig kan norsk naeligringsliv dermed frigjoslashre 160 millioner minutter til andre og bedre formaringl
En undersoslashkelse utfoslashrt av Kungliga Tekniske Hoslashgskolen (paring oppdrag fra Eurocard) viser store forskjeller i tid brukt paring reiseregninger
Snittet var 24 minutter per regning De mest effektive bedriftene bruker kun 8 minutter I den andre enden av skalaen ligger bedrifter som bruker ti ganger saring lang tid
Det kommer kanskje ikke som noen overraskelse at de mest effektive bedriftene var de som brukte digitale loslashsninger
S M A R T A R B E I D S D A G
5
De stoslashrste tidstyvene naringr det kommer
til fakturering er manuelle prosesser
og dobbeltregistrering Flere bedrifter
har dessuten ett system til aring fakturere
og ett system til aring bokfoslashre ndash de har altsaring
systemer som ikke snakker sammen
Mange bedrifter gjoslashr fortsatt mye manuelt
- de skriver faktura for haringnd og sender per
post Men faktura er ikke et papirark man
maring sende i posten Det er et betalingskrav
for leverte varer eller utfoslashrte tjenester der
mengde pris mva betalings- og
transportvilkaringr og saring videre er angitt Og
det finnes bedre loslashsninger for aring forholde
seg til disse kravene baringde de du sender
og mottar enn aring manuelt fylle inn infor-
masjonen som er paringkrevd printe ut og
legge i konvolutt Eller aringpne konvolutten
garing inn i nettbanken myse mot KID-num-
meret og krysse fingrene for at du ikke
taster feil
Manuelt maring fakturaer attesteres regi-
streres kontrolleres og foslashres korrekt i
regnskapet - avstemt mot eventuelle
bilag Men gode integrerte loslashsninger gjoslashr
jobben enklere og minimerer risiko for
menneskelig feil som feil KID-nummer
eller en null for mye Aring gjoslashre noe med
disse utfordringene er baringde enkelt og
tidsbesparende
Det kan vaeligre mye tid aring spare paring et hel-
automatisk system for fakturaer Det
finnes flere maringter aring effektivisere og
automatisere fakturering paring for eksempel
ved aring digitalisere fakturamottaket
Ved aring ta i bruk for eksempel EHF-mottak
(se faktaboks) ligger all data ferdig utfylt i
systemet slik at alt garingr automatisk og du
alltid er ajour i forhold til bokfoslashring
For aring bedre arbeidsflyten og forhindre
dobbeltarbeid finnes det ogsaring loslashsninger
der ansatte som jobber utenfor kontoret
effektivt kan fakturere med en gang
oppdraget er utfoslashrt Den eller de som har
myndighet til det kan ogsaring godkjenne
og betale fakturaer fortloslashpende - rett fra
mobilen Fakturaene sendes automatisk
og du trenger ikke aring ta hensyn til ulike
fakturaformater Du kan enkelt sette opp
dine fakturamaler skreddersydd etter
bedriftens behov og profil og du slipper
aring logge inn i nettbanken og aring maringtte jobbe
fra PC
Med fakturaloslashsningen til Telenor er det
veldig enkelt aring sende fakturaer fra
mobilen ogsaring for ansatte som er
ute i felten Naringr fakturaen er betalt
gjenstaringr det kun for regnskapsfoslashrer
eller oslashkonomiansvarlig aring bokfoslashre
Dette kan spare dere for mye tid
og dobbeltarbeid
Fakturaharingndtering
FAKTA
EHF (Elektronisk handelsformat) er en norsk tilpasning til et felles- europeisk fakturaformat Det benyttes av statlige kommunale og private virksomheter for mottak av regninger Alle statlige organisa- sjoner skal kreve faktura i EHF-for-mat Fra og med 1 januar 2015 var ogsaring alle norske kommuner paringlagt aring kunne ta imot EHF-fakturaer En del kommuner og bedrifter har allerede garingtt over til EHF og godtar ikke lenger fakturaer paring papir En EHF-faktura er en elektronisk faktura som sendes direkte fra avsenders til mottakers oslashkonomi-system Fordi den mottas og leses automatisk er du trygg paring at den kommer raskt frem til riktig mottaker
6
S M A R T A R B E I D S D A G
SikrereMindre risiko for menneskelig feil og sikker lagring av bilag i skyen
Mer effektivt Dersom du bruker et godt oslashkonomisystem vil det bli bedre samhandling mellom bedrift regnskapsfoslashrer og kunder
EnklerelaquoHar fakturaen blitt mottattraquo er et sposlashrsmaringl du aldri mer trenger lure paring med elektronisk faktura
Kan bli paringbudtAllerede naring kreves EHF (Elektronisk handelsformat) av de fleste offentlige virksomheter Ettersom det vil bli stadig vanligere vil nok ogsaring flere samarbeidspartnere kreve elektronisk faktura Det kan bli paringbudt med E-faktura mellom bedrifter saring det er kanskje like greit aring ligge litt i forkant
Fordeler med elektronisk faktura
S M A R T A R B E I D S D A G
7
FAKTA
Visste du at elektroniske fakturaer ikke er det samme som fakturaer sendt som PDF-fil per e-post En elektronisk faktura er et eget system i Norge administrert gjen-nom ELMA (Elektronisk Mottaker Adresseregister) For aring kunne ta dette i bruk maring du registrere deg her men det er en enkel prosess dersom oslashkonomisystemet ditt har aksesspunkt Per september 2018 er 117968 bedrifter registrerte her og antallet vokser stadig
Kommunal og moderniserings- departementet anslaringr at man sparer ti minutter per innkommende faktura du mottar elektronisk I tillegg til at du slipper manuell behandling er det heller ingen risiko for at faktura- en blir borte feilsendt eller ender i spamfilteret
Naringr det kommer til timeregistrering er
det mange tidstyver Den stoslashrste tids-
tyven er dobbeltarbeid og manuelle
prosesser men det brukes ogsaring mye
tid paring daringrlig kommunikasjonsflyt I sum
foslashrer dette til mangel paring oversikt og
kontroll
I mange bedrifter er det noen som jobber
paring kontoret mens andre er ute paring farten
Det krever gode rutiner og systemer for
kommunikasjon En kjent utfordring er at
vedkommende som har ansvar for time-
registreringen paring jobben bruker mye tid
paring aring mase paring timelister Hun eller han
mottar gjerne timelister paring papir og paring
mail og ender ofte opp med en bunke
papirer paring slutten av maringneden Vedkom-
mende maring legge alt inn i et system foslashre
timene paring riktige prosjekter og kunder og
kanskje sende det videre til en annen som
skal legge det ut til loslashnn Jo flere ledd jo
mer tid bruker vi
Resultatet er at mange bedrifter taper
mye penger fordi de verken faringr fakturert
tidsnok eller riktig og det kan derfor ha
stor verdi aring investere i gode verktoslashy for aring
registrere timene Timene som legges ned
i en bedrift og skal faktureres kunder er jo
en viktig del av grunnlaget for bedriftens
eksistens
Med et timeregistreringsverktoslashy blir det
enklere aring registrere timene paring en effektiv
maringte Dette foslashrer til bedre kontroll fordi vi
faringr innhentet timene tidsnok Det er ogsaring
en en enkel loslashsning for de ansatte som
jobber utenfor kontoret og som vil regis-
trere timene sine via telefon
En annen fordel er at den som sitter paring
kontoret faringr bedre oversikt naringr all infor-
masjon er samlet paring ett sted og ikke har
papir og timelister flytende omkring
Med et skikkelig timeregistreringssystem
kan faring du enkel tilgang til time- og
kostandsregistrering stoppeklokke og
logg fra mobiltelefonen Du kan registrere
timer fortloslashpende og du faringr full logg og
dokumentasjon paring oppdrag underveis
og etter at jobben er gjort Du velger selv
om du vil foslashre timer eller kostnader paring et
prosjekt eller oppdrag eller om du kun
vil dokumentere timene som er brukt
gjennom en arbeidsdag For mer avan-
sert timefoslashring kan du opprette en rekke
kategorier produkter og tjenester - alt
fra ulike timesatser til kjoslashring utstyr og
materiell Dette legger seg automatisk i
prosjektmodulen og er lett tilgjengelig
for medarbeidere som er ute paring oppdrag
Dermed kan ansatte ute i felten enkelt
registrere baringde timer og forbruk av
materiell og utstyr direkte fra PC
nettbrett eller mobilen
Timeregistrering
FAKTA
Selv om muligheten er der viser en undersoslashkelse som Norstat har gjort for Telenor at kun eacuten av fire smaring og mellomstore bedrifter foslashrer timer paring mobilen Det vil si at tre av fire bedrifter bruker mye tid og energi paring denne enkle men noslashdvendige oppgaven
Aring bruke mobiltelefonen som verktoslashy for aring registrere timer er tids- besparende baringde for den ansatte som er ute paring farten og for bedrif-ten Med en timeregistreringsapp paring mobilen tar det i snitt bare ett minutt per registrering I tillegg til at den ansatte sparer tid sparer en slik loslashsning ogsaring den paring kontoret for papirflyt og registrering av manuelle timelister Det gir ogsaring god kontroll over hvor mange timer som brukes paring ulike oppdrag og prosjekter noe som igjen gjoslashr det enklere aring prise jobber korrekt i neste omgang
S M A R T A R B E I D S D A G
8
S M A R T A R B E I D S D A G
9
Systemer som ikke snakker sammen og
daringrlig oversikt over prosjektene er to av
de stoslashrste utfordringene og tidstyvene
for de som jobber med prosjektstyring
Aring mangle oversikt over prosjekter over
hvilke oppgaver som er gjort hvilke timer
som er registrert og hvordan utviklingen
i prosjektet er kan skape baringde ekstra
arbeid og frustrasjon for de prosjekt-
ansvarlige
Det er mange som sliter med aring holde
oversikt over kostnader og loslashnnsomhet
og som mangler oversikt over ressursbruk
knyttet til konkrete prosjekter avdelinger
oppgaver og arbeidstype
Det er ogsaring mange som bruker mye tid paring
rapportering og paring aring etterleve kravene
til dokumentasjon Noen jobber ogsaring i
parallelle systemer noe som foslashrer til mye
merarbeid daringrligere kommunikasjon og
daringrligere oversikt Og daringrlig oversikt gjoslashr
det vanskelig aring planlegge framtidige
prosjekter paring en god maringte
For aring bedre kontroll paring prosjektstyringen
finnes det gode soslashmloslashse loslashsninger
Prosjektstyring er et system som gjoslashr det
enklere aring faring oversikt over kostnader og
dokumentasjon samt at du kan hente ut
innsikt og rapporter vedroslashrerende pros-
jekter Med en slik loslashsning faringr du full kon-
troll over framdrift og status paring tvers av
oppdrag og prosjekter i alle faser
Du etablerer prosjektet enkelt paring PC`en
eller mobilen din og har full tilgang fra
alle enheter Gjennom loslashsningen kan du
oppdatere status legge inn nye oppgaver
eller kommunisere med de andre
prosjektdeltakerne - enten du er paring
kontoret eller ute i felten Planlegging
gjennomfoslashring timeregistrering og doku-
mentasjon oslashkonomi og fakturering - alle
data foslashres til riktig prosjekt og alt opp-
dateres fortloslashpende slik at prosjektleder
har full oversikt over hvem som gjoslashr hva
hvor og naringr Resultatet er full oversikt over
prosjektene og god kommunikasjon med
prosjektdeltakerne
Prosjektstyring
FAKTA
En studie fra BI viser at ledere av smaring og mellomstore bedrifter bruker desidert mest tid paring daglig drift og operative gjoslashremaringl paring bekostning av strategi Samtidig skulle de oslashnske det var motsatt Aring digitalisere manuelle eller tungvinte arbeids- prosesser kan baringde frigjoslashre tid og energi i den daglige driften og hjelpe deg i strategiarbeidet
S M A R T A R B E I D S D A G
1 0
Manglende oversikt og mange in-
effektive og manuelle prosesser er
de stoslashrste tidstyvene naringr det gjelder
kunderelasjonsharingndtering eller
CRM som det ofte kalles
CRM staringr for laquocustomer relationship
managementraquo og er altsaring et system for
aring holde god oversikt over kunde-
relasjonene dine Det aring ha et godt system
for kunderelasjoner er viktig for aring kunne
drive god kundepleie og kundeservice
I mange bedrifter befinner mye viktig
informasjon oppe i hodet til sjefen eller
andre ansatte Naringr viktig informasjon ikke
deles eller er utilgjengelig for dem som
trenger den foslashrer det ofte til daringrlig bruk
av tid og ressurser fordi man stadig maring
lete etter adresser avtaler eller annen
viktig kundeinformasjon Ikke minst kan
det virke uproft naringr en kunde ringer og
trenger svar paring sposlashrsmaringl
I et system for kunderelasjonsharingndtering
har du full oversikt over dine kunder kon-
takter og leverandoslashrer paring ett sted
Alt som beroslashrer kunden lagres automatisk
paring et kundekort og er dermed alltid opp-
datert slik at du kan gi kundene dine god
oppfoslashlging og behandling enten de har
sposlashrsmaringl rundt framdrift eller oslashkonomi Du
kan enkelt garing inn paring kundekortet aring sjekke
for eksempel e-postkorrespondanse eller
ordrehistorikk enten du sitter paring kontoret
eller vil sjekke det via mobilen
All denne informasjonen er samlet i et
system som igjen kan kobles til de loslashsnin-
gene som bedriften din har for oslashkonomi-
og prosjektstyring Du har ogsaring mulighet
til aring planlegge aktiviteter og knytte sys-
temet til konkrete prosjekter og systemet
snakker naturligvis ogsaring sammen med
regnskapssystemet slik at det automatisk
oppdateres underveis
Kunderelasjonsharingndtering (CRM)
S M A R T A R B E I D S D A G
1 1
Det er mange tidstyver som dukker opp
naringr det gjelder regnskap og de viktigste
er mange manuelle prosesser mye
papir daringrlig kommunikasjonsflyt og
systemer som ikke snakker sammen
I en undersoslashkelse om regnskapssystemer
og teknologiutvikling utfoslashrt av Regnskap
Norge ble brukerne av skybaserte
systemer spurt om hvilke fordeler de la
stoslashrst vekt paring da de valgte et skybasert
regnskapssystem Undersoslashkelsen viste
tydelig at det var tettere relasjoner og
samarbeid med kundene - samt bedre
arbeidsflyt - som var de viktigste gevinst-
ene av aring velge skybasert systemer
Den aller viktigste aringrsaken til aring velge sky-
basert regnskapssystem var muligheten
for at kunde og regnskapsfoslashrer kan jobbe
i samme system
I varingrt regnskapssystem Regnskap kan du
og regnskapsfoslashrer jobbe i samme system
og regnskapsfoslashreren faringr gratis tilgang til
regnskapet Ved aring jobbe i samme system
som regnskapsfoslashreren blir kommunika-
sjonsflyten bedre fordi alt oppdateres i
sanntid Du kan for eksempel sette opp at
fakturaer automatisk garingr direkte til daglig
leder og at regnskapsfoslashrer faringr beskjed naringr
fakturaene er godkjent Da kan han eller
hun bokfoslashre rett i systemet Alt skjer
automatisk slik at du slipper aring bruke tid
paring aring ringe eller sende e-post hver gang
du gjoslashr noe i systemet I et slikt regn-
skapssystem blir bilagsflyten automati-
sert og du kan kjoslashre betalinger direkte
fra mobilen Systemet haringndterer alle
formater for inn- og utgaringende bilag Alle
funksjoner er ferdig integrert fra skan-
ning EHF mottak godkjenning fakture-
ring bank og betaling bokfoslashring reskon-
tro ndash til rapportering med drill-down ned
til bilagsnivaring
I Regnskap kan du konsentrere deg om
det du kan best og gjoslashre de oppgavene
du har kompetanse til mens regnskaps-
foslashreren tar seg av resten Du kan ogsaring
hente ut resultater uavhengig av om
regnskapsfoslashreren er tilgjengelig eller
ei og paring den maringten faring bedre oversikt
Med et loslashpende oppdatert regnskap har
du et helt annet grunnlag for aring ta gode
beslutninger
Regnskap
S M A R T A R B E I D S D A G
1 2
Oslashkt produktivitet
Ved aring la systemene laquogjoslashre jobbenraquo kan
du kvitte deg med flere tidstyver Tiden
som frigjoslashres kan du bruke paring aring gjoslashre
bedriften mer produktiv samt legge til
rette for vekst
Mer transparens
I smaring og mellomstore bedrifter
har ansatte ofte flere roller og mange
hatter - og det aring ha aringpenhet og god
informasjonsflyt er viktig
Ved aring ha integrerte systemer vil man
ha langt bedre tilgang til informasjon
paring tvers av avdelinger noe som kan gi
faeligrre feil og reduserte kostnader
Bedre beslutninger
Aring ha mer og bedre informasjon gjoslashr at
du kan ta velinformerte beslutninger
- raskere Dette er selvfoslashlgelig en stor
fordel baringde i arbeidshverdagen og for
aring ha oversikt over det store bildet
(Kilde Businesscom)
DETTE ER ERP
ERP er en forkortelse for Enterprise resource planning og er et system som stoslashtter opp om flere virksom-hetsomraringder i en bedrift alt fra produksjon lager og salg til innkjoslashp og oslashkonomi Maringlet med et ERP- system er aring haringndtere virksomhetens informasjon og tilfredsstille behov for styring administrasjon og deling av data
Telenor kan levere alle loslashsningene du
trenger i et skybasert ERP-system og
en ny loslashsning kan ogsaring integreres med
eksisterende loslashsninger
En av fordelene ved aring velge Telenor er
at varingr samarbeidspartner 24 SevenOffice
har svaeligrt mange standardintegrasjoner
aring velge fra
Hvorfor velge et ERP-system fra Telenor
For veldig mange bedrifter er tidstyvene et resultat av at systemer ikke snakker sammen For aring bli kvitt disse tidstyvene kan et skybasert ERP-system vaeligre loslashsningen
Systemer som snakker sammen
Et skybasert ERP-system foslashrer til
S M A R T A R B E I D S D A G
Et skybasert ERP-system stroslashmlinjeformer arbeidsprosessene og gjoslashr at bedriften kan jobbe soslashmloslashst
Manuelleprosesser
Daringrlig kommunikasjonsflyt
Dobbelt-registrering
Mangel paring oversiktog kontroll
Systemer snakkerikke sammen
S M A R T A R B E I D S D A G
Trenger du hjelp til aring effektivisere dine
manuelle eller tungvinte arbeids-
prosesser Er det vanskelig aring vite hvor
du skal starte og hvordan du kommer
i gang med digitalisering
Stadig flere bedrifter ser nytten av aring
digitalisere maringten de jobber paring men
for mange mindre bedrifter uten egen
IT-kompetanse kan det virke vanskelig
aring komme i gang Hva boslashr man prioritere
hvordan garingr man frem og vil det egentlig
gjoslashre arbeidsdagen enklere En annen
utfordring er at det er mange leverandoslashrer
som hver har sin loslashsning og det er en
risiko for at man ender opp med mange
forskjellige produkter som ikke prater
sammen
Smart Arbeidsdag er en raringdgivnings-
tjeneste hvor vi hjelper bedrifter med
aring utforske hvilke muligheter de har for
aring garing over til en mer digital maringte aring jobbe
paring I loslashpet av en time garingr vi gjennom
hvilke verktoslashy og prosesser bedriften har
i dag ser om det er omraringder hvor det er
unoslashdvendig mye dobbeltarbeid om dere
har eksisterende systemer som kan
utnyttes bedre eller om det er komplet-
terende loslashsninger som trengs
Basert paring denne innsikten vil vi komme
med en anbefaling til tiltak dere kan gjoslashre
for aring jobbe smartere fremover
Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor
Varingrt primaeligre fokus er aring hjelpe
bedrifter med aring effektivisere maringten
de jobber paring og legge til rette for aring
kunne jobbe like effektivt enten det
er fra mobil nettbrett eller PC
For aring hjelpe smaring og mellomstore
bedrifter med aring manoslashvre i det digitale
landskapet og effektivisere sine
arbeidsprosesser har Telenor
lansert Smart Arbeidsdag
ldquo
S M A R T A R B E I D S D A G
1 3
S M A R T A R B E I D S D A G
Ved aring digitalisere for eksempel timefoslashring
fakturering eller prosjektstyring faringr man bedre
oversikt og slipper aring bruke tid paring informasjons-
innhenting eller dobbeltarbeid Og gjennom aring gi
de ansatte tilgang til gode samhandlingsverktoslashy
og ved aring soslashrge for at de har tilgang til de samme
verktoslashyene enten de er inne paring kontoret eller ute
paring oppdrag kan man spare mye tid og ressurser
som igjen kan omprioriteres til verdiskapende
aktiviteter
Det er her vi kan hjelpe dere Varingre raringdgivere sitter
daglig i samtale med bedrifter som er i samme
situasjon som deg og dette gjoslashr at vi har mye
erfaring med hvilke grep man boslashr ta som gir stor
effekt paring baringde kort og lengre sikt Vi har allerede
hjulpet flere hundre smaringbedrifter med aring digital-
isere hele eller deler av sine arbeidsprosesser ndash
og vi er klare for aring hjelpe deg
Raringdgivningssamtalen tar ca 1 time og du vil faring
oversendt en rapport i etterkant med forslag til
mulige loslashsninger Raringdgivningssamtalen er ufor-
pliktende og du velger selv om det er noe du vil
garing videre med
Det handler ikke noslashdvendigvis om aring digitalisere alt men om aring prioritere de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser
S M A R T A R B E I D S D A G
1 4
Kontakt oss
Ta kontakt med oss for en gratis og uforpliktende samtale
S M A R T A R B E I D S D A G
3
For hvor er kvitteringen du fikk av taxi-
sjaringfoslashren Og hvor mange timer ble
egentlig brukt paring det siste prosjektet
dere jobbet med
La oss si at hver ansatt bruker en halvtime
paring leting dobbeltarbeid eller ineffek-
tiv jobbing per dag I en bedrift med 15
ansatte og en timepris paring 600 kroner blir
det over en million kroner i tap hvert aringr
Det er 1750 arbeidstimer som kunne ha
blitt brukt til salg produktutvikling eller
teambuilding Det er ikke vanskelig aring
tenke seg bedre bruk av tiden og
pengene
Mange bedrifter vet at disse utfordringene
kan loslashses ved aring ta i bruk ny teknologi saring
hvorfor er det fremdeles noen som ikke
omfavner denne nye teknologien
De vanligste aringrsakene er at de ikke vet
hvor de skal begynne Mange tror at digi-
talisering bare er for store bedrifter med
ressurser og kompetanse og mange
frykter aring ikke lykkes Noen har ogsaring
forsoslashkt foslashr men opplevd at systemene
ikke snakker sammen eller at loslashsningen
ikke fungerte De har altsaring brukt tid og
penger paring nye systemer men jobber stort
sett som foslashr
Naringr vi snakker om digitalisering snakker
vi ofte om store tall megatrender og om-
stendelige endringsprosesser Men i
hverdagen handler digitalisering av
arbeidsprosesser om mindre stress faeligrre
sene kvelder med opprydning og bedre
oversikt - rett og slett en smartere maringte aring
jobbe paring og en enklere arbeidshverdag
Det koster aring investere i nye loslashsninger men
det har definitivt en verdi aring investere i et
system som tenker helthetlig
Digitalisering handler om en ny og mer
effektiv maringte aring jobbe paring slik at du selv
kan se hvor mye mer du faringr ut av tiden og
pengene ved aring bruke smart teknologi
I denne guiden har vi fokus paring adminis-
trasjon oslashkonomistyring og prosjekt-
styring Vi skal se paring hvordan du kan
haringndtere tidstyvene innenfor disse om-
raringdene paring best mulig maringte og vise deg
hvilke loslashsninger som finnes
Vi vil ogsaring vise deg hvordan du kan velge
aring sette sammen en hel loslashsning komple-
mentere eksisterende loslashsninger med nye
elementer eller hvordan du kan starte din
digitaliseringsreise ved aring teste ut ett eller
flere elementer
Vi moslashter paring mange tidstyver i loslashpet av en arbeidsdag Det er flere arbeidsoppgaver som maring utfoslashres to ganger vi har noen dokumenter i arkivskapet og andre i skyen og mange av oss bruker mye av tiden varingr paring aring faring oversikt kontroll og paring aring lete
Syv av ti norske ledere frykter at dagens forretningsmodell er utdatert innen fem aringr - samtidig som de ikke er villige til aring investere i ny teknologi ifoslashlge en undersoslashkelse fra 2017
Norske ledere har for daringrlig digital kompetanse og saeligrlig ledere i smaring- og mellomstore bedrifter sliter Mindre enn halvparten av selskapene i Norge utnytter mulighetene som ligger i bruk av digitale teknologier for aring skape nye verdiskapende produkter og tjenester Les mer her
S M A R T A R B E I D S D A G
Tidstyvene i arbeidshverdagen
S M A R T A R B E I D S D A G
Manuelle prosesser og mye papir Dobbeltregistrering
Mangel paring oversikt og kontrollDaringrlig kommunikasjonsflyt i bedriften Datasystemer som ikke snakker sammen
DE
VANLIGSTE
TIDSTYVENE
Tidstyvene dukker opp flere steder i loslashpet av en arbeidsdag De er som regel knyttet til det aring lete etter informasjon og dokumentasjon
aring miste oversikt og kontroll over budsjetter regnskap eller prosjekter eller aring maringtte registrere samme informasjon flere steder og i systemer
som ikke snakker sammen
I de neste avsnittene tar vi for oss konkrete eksempler paring hvordan du kan forbedre effektiviteten og arbeidsprosessene i din bedrift For med gode
systemer og riktige verktoslashy kan du kvitte deg med disse tidstyvene en gang for alle
S M A R T A R B E I D S D A G
4
I 2014 ble originalitetskravet for reise-
og utleggsregninger opphevet og det
ble mulig aring lagre regninger digitalt
Det er strenge krav til dokumentasjon i
bokfoslashringsloven Alt regnskapsmateriale
skal oppbevares paring en forsvarlig og sikker
maringte det skal blant annet ikke kunne
endres urettmessig eller bli slettet Med
loslashsningen Reise og utlegg aringpner du en
app paring telefonen tar et bilde av kvitter-
ingen det gjelder eller laster mobilbildet
av kvitteringen opp i appen Teknologien
soslashrger videre for at utlegget registreres
korrekt og i henhold til regelverket
For naringr det gjelder reisereginger og ut-
legg saring er de vanligste tidstyvene mange
manuelle prosesser Dersom man ikke har
systemer som snakker sammen blir det i
tillegg mye dobbeltregistrering og ekstra
arbeid
Hver maringned er det mange som sitter paring
kontorer rundt omkring og ekspederer
bunker med utlegg og kvitteringer fra
ansatte som har vaeligrt paring reise eller som
har lagt ut penger for bedriften ndash altsaring
papirbunker med informasjon som maring
punches inn i et system Dette dobbelt-
arbeidet tar tid Det finnes loslashsninger som
gjoslashr laquopapirarbeidetraquo for deg med et par
tastetrykk I tillegg til at du laster
kvitteringer og utlegg opp i en app paring mo-
bilen tar ogsaring Reise og utlegg hensyn til
formaringl datoer summer og valutaer Det er
ogsaring mulig aring knytte kostnader til et pro-
sjekt med et par tastetrykk dersom dette
er aktuelt Paring reise vil dette si at du kan
foslashre utleggene fortloslashpende fylle ut annen
informasjon paring mobilen og vaeligre ferdig
med laquopapirarbeidetraquo foslashr du er tilbake paring
kontoret Den som skal godkjenne ut-
leggene for eksempel leder eller
oslashkonomiansvarlig faringr bilagene opp paring
skjermen enten de sitter ved PC`en paring
kontoret eller bruker mobiltelefonen
De kan enkelt godkjenne bokfoslashre og ut-
betale Det blir enklere i alle ledd og alle
faringr full kontroll paring alle utlegg
ReiseregningUtlegg
FAKTA
Norsk Regnskapsstiftelse regner med en innsparing paring ti minutter per reiseregning ved bruk av digitale loslashsninger
Med 16 millioner reiseregninger aringrlig kan norsk naeligringsliv dermed frigjoslashre 160 millioner minutter til andre og bedre formaringl
En undersoslashkelse utfoslashrt av Kungliga Tekniske Hoslashgskolen (paring oppdrag fra Eurocard) viser store forskjeller i tid brukt paring reiseregninger
Snittet var 24 minutter per regning De mest effektive bedriftene bruker kun 8 minutter I den andre enden av skalaen ligger bedrifter som bruker ti ganger saring lang tid
Det kommer kanskje ikke som noen overraskelse at de mest effektive bedriftene var de som brukte digitale loslashsninger
S M A R T A R B E I D S D A G
5
De stoslashrste tidstyvene naringr det kommer
til fakturering er manuelle prosesser
og dobbeltregistrering Flere bedrifter
har dessuten ett system til aring fakturere
og ett system til aring bokfoslashre ndash de har altsaring
systemer som ikke snakker sammen
Mange bedrifter gjoslashr fortsatt mye manuelt
- de skriver faktura for haringnd og sender per
post Men faktura er ikke et papirark man
maring sende i posten Det er et betalingskrav
for leverte varer eller utfoslashrte tjenester der
mengde pris mva betalings- og
transportvilkaringr og saring videre er angitt Og
det finnes bedre loslashsninger for aring forholde
seg til disse kravene baringde de du sender
og mottar enn aring manuelt fylle inn infor-
masjonen som er paringkrevd printe ut og
legge i konvolutt Eller aringpne konvolutten
garing inn i nettbanken myse mot KID-num-
meret og krysse fingrene for at du ikke
taster feil
Manuelt maring fakturaer attesteres regi-
streres kontrolleres og foslashres korrekt i
regnskapet - avstemt mot eventuelle
bilag Men gode integrerte loslashsninger gjoslashr
jobben enklere og minimerer risiko for
menneskelig feil som feil KID-nummer
eller en null for mye Aring gjoslashre noe med
disse utfordringene er baringde enkelt og
tidsbesparende
Det kan vaeligre mye tid aring spare paring et hel-
automatisk system for fakturaer Det
finnes flere maringter aring effektivisere og
automatisere fakturering paring for eksempel
ved aring digitalisere fakturamottaket
Ved aring ta i bruk for eksempel EHF-mottak
(se faktaboks) ligger all data ferdig utfylt i
systemet slik at alt garingr automatisk og du
alltid er ajour i forhold til bokfoslashring
For aring bedre arbeidsflyten og forhindre
dobbeltarbeid finnes det ogsaring loslashsninger
der ansatte som jobber utenfor kontoret
effektivt kan fakturere med en gang
oppdraget er utfoslashrt Den eller de som har
myndighet til det kan ogsaring godkjenne
og betale fakturaer fortloslashpende - rett fra
mobilen Fakturaene sendes automatisk
og du trenger ikke aring ta hensyn til ulike
fakturaformater Du kan enkelt sette opp
dine fakturamaler skreddersydd etter
bedriftens behov og profil og du slipper
aring logge inn i nettbanken og aring maringtte jobbe
fra PC
Med fakturaloslashsningen til Telenor er det
veldig enkelt aring sende fakturaer fra
mobilen ogsaring for ansatte som er
ute i felten Naringr fakturaen er betalt
gjenstaringr det kun for regnskapsfoslashrer
eller oslashkonomiansvarlig aring bokfoslashre
Dette kan spare dere for mye tid
og dobbeltarbeid
Fakturaharingndtering
FAKTA
EHF (Elektronisk handelsformat) er en norsk tilpasning til et felles- europeisk fakturaformat Det benyttes av statlige kommunale og private virksomheter for mottak av regninger Alle statlige organisa- sjoner skal kreve faktura i EHF-for-mat Fra og med 1 januar 2015 var ogsaring alle norske kommuner paringlagt aring kunne ta imot EHF-fakturaer En del kommuner og bedrifter har allerede garingtt over til EHF og godtar ikke lenger fakturaer paring papir En EHF-faktura er en elektronisk faktura som sendes direkte fra avsenders til mottakers oslashkonomi-system Fordi den mottas og leses automatisk er du trygg paring at den kommer raskt frem til riktig mottaker
6
S M A R T A R B E I D S D A G
SikrereMindre risiko for menneskelig feil og sikker lagring av bilag i skyen
Mer effektivt Dersom du bruker et godt oslashkonomisystem vil det bli bedre samhandling mellom bedrift regnskapsfoslashrer og kunder
EnklerelaquoHar fakturaen blitt mottattraquo er et sposlashrsmaringl du aldri mer trenger lure paring med elektronisk faktura
Kan bli paringbudtAllerede naring kreves EHF (Elektronisk handelsformat) av de fleste offentlige virksomheter Ettersom det vil bli stadig vanligere vil nok ogsaring flere samarbeidspartnere kreve elektronisk faktura Det kan bli paringbudt med E-faktura mellom bedrifter saring det er kanskje like greit aring ligge litt i forkant
Fordeler med elektronisk faktura
S M A R T A R B E I D S D A G
7
FAKTA
Visste du at elektroniske fakturaer ikke er det samme som fakturaer sendt som PDF-fil per e-post En elektronisk faktura er et eget system i Norge administrert gjen-nom ELMA (Elektronisk Mottaker Adresseregister) For aring kunne ta dette i bruk maring du registrere deg her men det er en enkel prosess dersom oslashkonomisystemet ditt har aksesspunkt Per september 2018 er 117968 bedrifter registrerte her og antallet vokser stadig
Kommunal og moderniserings- departementet anslaringr at man sparer ti minutter per innkommende faktura du mottar elektronisk I tillegg til at du slipper manuell behandling er det heller ingen risiko for at faktura- en blir borte feilsendt eller ender i spamfilteret
Naringr det kommer til timeregistrering er
det mange tidstyver Den stoslashrste tids-
tyven er dobbeltarbeid og manuelle
prosesser men det brukes ogsaring mye
tid paring daringrlig kommunikasjonsflyt I sum
foslashrer dette til mangel paring oversikt og
kontroll
I mange bedrifter er det noen som jobber
paring kontoret mens andre er ute paring farten
Det krever gode rutiner og systemer for
kommunikasjon En kjent utfordring er at
vedkommende som har ansvar for time-
registreringen paring jobben bruker mye tid
paring aring mase paring timelister Hun eller han
mottar gjerne timelister paring papir og paring
mail og ender ofte opp med en bunke
papirer paring slutten av maringneden Vedkom-
mende maring legge alt inn i et system foslashre
timene paring riktige prosjekter og kunder og
kanskje sende det videre til en annen som
skal legge det ut til loslashnn Jo flere ledd jo
mer tid bruker vi
Resultatet er at mange bedrifter taper
mye penger fordi de verken faringr fakturert
tidsnok eller riktig og det kan derfor ha
stor verdi aring investere i gode verktoslashy for aring
registrere timene Timene som legges ned
i en bedrift og skal faktureres kunder er jo
en viktig del av grunnlaget for bedriftens
eksistens
Med et timeregistreringsverktoslashy blir det
enklere aring registrere timene paring en effektiv
maringte Dette foslashrer til bedre kontroll fordi vi
faringr innhentet timene tidsnok Det er ogsaring
en en enkel loslashsning for de ansatte som
jobber utenfor kontoret og som vil regis-
trere timene sine via telefon
En annen fordel er at den som sitter paring
kontoret faringr bedre oversikt naringr all infor-
masjon er samlet paring ett sted og ikke har
papir og timelister flytende omkring
Med et skikkelig timeregistreringssystem
kan faring du enkel tilgang til time- og
kostandsregistrering stoppeklokke og
logg fra mobiltelefonen Du kan registrere
timer fortloslashpende og du faringr full logg og
dokumentasjon paring oppdrag underveis
og etter at jobben er gjort Du velger selv
om du vil foslashre timer eller kostnader paring et
prosjekt eller oppdrag eller om du kun
vil dokumentere timene som er brukt
gjennom en arbeidsdag For mer avan-
sert timefoslashring kan du opprette en rekke
kategorier produkter og tjenester - alt
fra ulike timesatser til kjoslashring utstyr og
materiell Dette legger seg automatisk i
prosjektmodulen og er lett tilgjengelig
for medarbeidere som er ute paring oppdrag
Dermed kan ansatte ute i felten enkelt
registrere baringde timer og forbruk av
materiell og utstyr direkte fra PC
nettbrett eller mobilen
Timeregistrering
FAKTA
Selv om muligheten er der viser en undersoslashkelse som Norstat har gjort for Telenor at kun eacuten av fire smaring og mellomstore bedrifter foslashrer timer paring mobilen Det vil si at tre av fire bedrifter bruker mye tid og energi paring denne enkle men noslashdvendige oppgaven
Aring bruke mobiltelefonen som verktoslashy for aring registrere timer er tids- besparende baringde for den ansatte som er ute paring farten og for bedrif-ten Med en timeregistreringsapp paring mobilen tar det i snitt bare ett minutt per registrering I tillegg til at den ansatte sparer tid sparer en slik loslashsning ogsaring den paring kontoret for papirflyt og registrering av manuelle timelister Det gir ogsaring god kontroll over hvor mange timer som brukes paring ulike oppdrag og prosjekter noe som igjen gjoslashr det enklere aring prise jobber korrekt i neste omgang
S M A R T A R B E I D S D A G
8
S M A R T A R B E I D S D A G
9
Systemer som ikke snakker sammen og
daringrlig oversikt over prosjektene er to av
de stoslashrste utfordringene og tidstyvene
for de som jobber med prosjektstyring
Aring mangle oversikt over prosjekter over
hvilke oppgaver som er gjort hvilke timer
som er registrert og hvordan utviklingen
i prosjektet er kan skape baringde ekstra
arbeid og frustrasjon for de prosjekt-
ansvarlige
Det er mange som sliter med aring holde
oversikt over kostnader og loslashnnsomhet
og som mangler oversikt over ressursbruk
knyttet til konkrete prosjekter avdelinger
oppgaver og arbeidstype
Det er ogsaring mange som bruker mye tid paring
rapportering og paring aring etterleve kravene
til dokumentasjon Noen jobber ogsaring i
parallelle systemer noe som foslashrer til mye
merarbeid daringrligere kommunikasjon og
daringrligere oversikt Og daringrlig oversikt gjoslashr
det vanskelig aring planlegge framtidige
prosjekter paring en god maringte
For aring bedre kontroll paring prosjektstyringen
finnes det gode soslashmloslashse loslashsninger
Prosjektstyring er et system som gjoslashr det
enklere aring faring oversikt over kostnader og
dokumentasjon samt at du kan hente ut
innsikt og rapporter vedroslashrerende pros-
jekter Med en slik loslashsning faringr du full kon-
troll over framdrift og status paring tvers av
oppdrag og prosjekter i alle faser
Du etablerer prosjektet enkelt paring PC`en
eller mobilen din og har full tilgang fra
alle enheter Gjennom loslashsningen kan du
oppdatere status legge inn nye oppgaver
eller kommunisere med de andre
prosjektdeltakerne - enten du er paring
kontoret eller ute i felten Planlegging
gjennomfoslashring timeregistrering og doku-
mentasjon oslashkonomi og fakturering - alle
data foslashres til riktig prosjekt og alt opp-
dateres fortloslashpende slik at prosjektleder
har full oversikt over hvem som gjoslashr hva
hvor og naringr Resultatet er full oversikt over
prosjektene og god kommunikasjon med
prosjektdeltakerne
Prosjektstyring
FAKTA
En studie fra BI viser at ledere av smaring og mellomstore bedrifter bruker desidert mest tid paring daglig drift og operative gjoslashremaringl paring bekostning av strategi Samtidig skulle de oslashnske det var motsatt Aring digitalisere manuelle eller tungvinte arbeids- prosesser kan baringde frigjoslashre tid og energi i den daglige driften og hjelpe deg i strategiarbeidet
S M A R T A R B E I D S D A G
1 0
Manglende oversikt og mange in-
effektive og manuelle prosesser er
de stoslashrste tidstyvene naringr det gjelder
kunderelasjonsharingndtering eller
CRM som det ofte kalles
CRM staringr for laquocustomer relationship
managementraquo og er altsaring et system for
aring holde god oversikt over kunde-
relasjonene dine Det aring ha et godt system
for kunderelasjoner er viktig for aring kunne
drive god kundepleie og kundeservice
I mange bedrifter befinner mye viktig
informasjon oppe i hodet til sjefen eller
andre ansatte Naringr viktig informasjon ikke
deles eller er utilgjengelig for dem som
trenger den foslashrer det ofte til daringrlig bruk
av tid og ressurser fordi man stadig maring
lete etter adresser avtaler eller annen
viktig kundeinformasjon Ikke minst kan
det virke uproft naringr en kunde ringer og
trenger svar paring sposlashrsmaringl
I et system for kunderelasjonsharingndtering
har du full oversikt over dine kunder kon-
takter og leverandoslashrer paring ett sted
Alt som beroslashrer kunden lagres automatisk
paring et kundekort og er dermed alltid opp-
datert slik at du kan gi kundene dine god
oppfoslashlging og behandling enten de har
sposlashrsmaringl rundt framdrift eller oslashkonomi Du
kan enkelt garing inn paring kundekortet aring sjekke
for eksempel e-postkorrespondanse eller
ordrehistorikk enten du sitter paring kontoret
eller vil sjekke det via mobilen
All denne informasjonen er samlet i et
system som igjen kan kobles til de loslashsnin-
gene som bedriften din har for oslashkonomi-
og prosjektstyring Du har ogsaring mulighet
til aring planlegge aktiviteter og knytte sys-
temet til konkrete prosjekter og systemet
snakker naturligvis ogsaring sammen med
regnskapssystemet slik at det automatisk
oppdateres underveis
Kunderelasjonsharingndtering (CRM)
S M A R T A R B E I D S D A G
1 1
Det er mange tidstyver som dukker opp
naringr det gjelder regnskap og de viktigste
er mange manuelle prosesser mye
papir daringrlig kommunikasjonsflyt og
systemer som ikke snakker sammen
I en undersoslashkelse om regnskapssystemer
og teknologiutvikling utfoslashrt av Regnskap
Norge ble brukerne av skybaserte
systemer spurt om hvilke fordeler de la
stoslashrst vekt paring da de valgte et skybasert
regnskapssystem Undersoslashkelsen viste
tydelig at det var tettere relasjoner og
samarbeid med kundene - samt bedre
arbeidsflyt - som var de viktigste gevinst-
ene av aring velge skybasert systemer
Den aller viktigste aringrsaken til aring velge sky-
basert regnskapssystem var muligheten
for at kunde og regnskapsfoslashrer kan jobbe
i samme system
I varingrt regnskapssystem Regnskap kan du
og regnskapsfoslashrer jobbe i samme system
og regnskapsfoslashreren faringr gratis tilgang til
regnskapet Ved aring jobbe i samme system
som regnskapsfoslashreren blir kommunika-
sjonsflyten bedre fordi alt oppdateres i
sanntid Du kan for eksempel sette opp at
fakturaer automatisk garingr direkte til daglig
leder og at regnskapsfoslashrer faringr beskjed naringr
fakturaene er godkjent Da kan han eller
hun bokfoslashre rett i systemet Alt skjer
automatisk slik at du slipper aring bruke tid
paring aring ringe eller sende e-post hver gang
du gjoslashr noe i systemet I et slikt regn-
skapssystem blir bilagsflyten automati-
sert og du kan kjoslashre betalinger direkte
fra mobilen Systemet haringndterer alle
formater for inn- og utgaringende bilag Alle
funksjoner er ferdig integrert fra skan-
ning EHF mottak godkjenning fakture-
ring bank og betaling bokfoslashring reskon-
tro ndash til rapportering med drill-down ned
til bilagsnivaring
I Regnskap kan du konsentrere deg om
det du kan best og gjoslashre de oppgavene
du har kompetanse til mens regnskaps-
foslashreren tar seg av resten Du kan ogsaring
hente ut resultater uavhengig av om
regnskapsfoslashreren er tilgjengelig eller
ei og paring den maringten faring bedre oversikt
Med et loslashpende oppdatert regnskap har
du et helt annet grunnlag for aring ta gode
beslutninger
Regnskap
S M A R T A R B E I D S D A G
1 2
Oslashkt produktivitet
Ved aring la systemene laquogjoslashre jobbenraquo kan
du kvitte deg med flere tidstyver Tiden
som frigjoslashres kan du bruke paring aring gjoslashre
bedriften mer produktiv samt legge til
rette for vekst
Mer transparens
I smaring og mellomstore bedrifter
har ansatte ofte flere roller og mange
hatter - og det aring ha aringpenhet og god
informasjonsflyt er viktig
Ved aring ha integrerte systemer vil man
ha langt bedre tilgang til informasjon
paring tvers av avdelinger noe som kan gi
faeligrre feil og reduserte kostnader
Bedre beslutninger
Aring ha mer og bedre informasjon gjoslashr at
du kan ta velinformerte beslutninger
- raskere Dette er selvfoslashlgelig en stor
fordel baringde i arbeidshverdagen og for
aring ha oversikt over det store bildet
(Kilde Businesscom)
DETTE ER ERP
ERP er en forkortelse for Enterprise resource planning og er et system som stoslashtter opp om flere virksom-hetsomraringder i en bedrift alt fra produksjon lager og salg til innkjoslashp og oslashkonomi Maringlet med et ERP- system er aring haringndtere virksomhetens informasjon og tilfredsstille behov for styring administrasjon og deling av data
Telenor kan levere alle loslashsningene du
trenger i et skybasert ERP-system og
en ny loslashsning kan ogsaring integreres med
eksisterende loslashsninger
En av fordelene ved aring velge Telenor er
at varingr samarbeidspartner 24 SevenOffice
har svaeligrt mange standardintegrasjoner
aring velge fra
Hvorfor velge et ERP-system fra Telenor
For veldig mange bedrifter er tidstyvene et resultat av at systemer ikke snakker sammen For aring bli kvitt disse tidstyvene kan et skybasert ERP-system vaeligre loslashsningen
Systemer som snakker sammen
Et skybasert ERP-system foslashrer til
S M A R T A R B E I D S D A G
Et skybasert ERP-system stroslashmlinjeformer arbeidsprosessene og gjoslashr at bedriften kan jobbe soslashmloslashst
Manuelleprosesser
Daringrlig kommunikasjonsflyt
Dobbelt-registrering
Mangel paring oversiktog kontroll
Systemer snakkerikke sammen
S M A R T A R B E I D S D A G
Trenger du hjelp til aring effektivisere dine
manuelle eller tungvinte arbeids-
prosesser Er det vanskelig aring vite hvor
du skal starte og hvordan du kommer
i gang med digitalisering
Stadig flere bedrifter ser nytten av aring
digitalisere maringten de jobber paring men
for mange mindre bedrifter uten egen
IT-kompetanse kan det virke vanskelig
aring komme i gang Hva boslashr man prioritere
hvordan garingr man frem og vil det egentlig
gjoslashre arbeidsdagen enklere En annen
utfordring er at det er mange leverandoslashrer
som hver har sin loslashsning og det er en
risiko for at man ender opp med mange
forskjellige produkter som ikke prater
sammen
Smart Arbeidsdag er en raringdgivnings-
tjeneste hvor vi hjelper bedrifter med
aring utforske hvilke muligheter de har for
aring garing over til en mer digital maringte aring jobbe
paring I loslashpet av en time garingr vi gjennom
hvilke verktoslashy og prosesser bedriften har
i dag ser om det er omraringder hvor det er
unoslashdvendig mye dobbeltarbeid om dere
har eksisterende systemer som kan
utnyttes bedre eller om det er komplet-
terende loslashsninger som trengs
Basert paring denne innsikten vil vi komme
med en anbefaling til tiltak dere kan gjoslashre
for aring jobbe smartere fremover
Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor
Varingrt primaeligre fokus er aring hjelpe
bedrifter med aring effektivisere maringten
de jobber paring og legge til rette for aring
kunne jobbe like effektivt enten det
er fra mobil nettbrett eller PC
For aring hjelpe smaring og mellomstore
bedrifter med aring manoslashvre i det digitale
landskapet og effektivisere sine
arbeidsprosesser har Telenor
lansert Smart Arbeidsdag
ldquo
S M A R T A R B E I D S D A G
1 3
S M A R T A R B E I D S D A G
Ved aring digitalisere for eksempel timefoslashring
fakturering eller prosjektstyring faringr man bedre
oversikt og slipper aring bruke tid paring informasjons-
innhenting eller dobbeltarbeid Og gjennom aring gi
de ansatte tilgang til gode samhandlingsverktoslashy
og ved aring soslashrge for at de har tilgang til de samme
verktoslashyene enten de er inne paring kontoret eller ute
paring oppdrag kan man spare mye tid og ressurser
som igjen kan omprioriteres til verdiskapende
aktiviteter
Det er her vi kan hjelpe dere Varingre raringdgivere sitter
daglig i samtale med bedrifter som er i samme
situasjon som deg og dette gjoslashr at vi har mye
erfaring med hvilke grep man boslashr ta som gir stor
effekt paring baringde kort og lengre sikt Vi har allerede
hjulpet flere hundre smaringbedrifter med aring digital-
isere hele eller deler av sine arbeidsprosesser ndash
og vi er klare for aring hjelpe deg
Raringdgivningssamtalen tar ca 1 time og du vil faring
oversendt en rapport i etterkant med forslag til
mulige loslashsninger Raringdgivningssamtalen er ufor-
pliktende og du velger selv om det er noe du vil
garing videre med
Det handler ikke noslashdvendigvis om aring digitalisere alt men om aring prioritere de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser
S M A R T A R B E I D S D A G
1 4
Kontakt oss
Ta kontakt med oss for en gratis og uforpliktende samtale
S M A R T A R B E I D S D A G
Manuelle prosesser og mye papir Dobbeltregistrering
Mangel paring oversikt og kontrollDaringrlig kommunikasjonsflyt i bedriften Datasystemer som ikke snakker sammen
DE
VANLIGSTE
TIDSTYVENE
Tidstyvene dukker opp flere steder i loslashpet av en arbeidsdag De er som regel knyttet til det aring lete etter informasjon og dokumentasjon
aring miste oversikt og kontroll over budsjetter regnskap eller prosjekter eller aring maringtte registrere samme informasjon flere steder og i systemer
som ikke snakker sammen
I de neste avsnittene tar vi for oss konkrete eksempler paring hvordan du kan forbedre effektiviteten og arbeidsprosessene i din bedrift For med gode
systemer og riktige verktoslashy kan du kvitte deg med disse tidstyvene en gang for alle
S M A R T A R B E I D S D A G
4
I 2014 ble originalitetskravet for reise-
og utleggsregninger opphevet og det
ble mulig aring lagre regninger digitalt
Det er strenge krav til dokumentasjon i
bokfoslashringsloven Alt regnskapsmateriale
skal oppbevares paring en forsvarlig og sikker
maringte det skal blant annet ikke kunne
endres urettmessig eller bli slettet Med
loslashsningen Reise og utlegg aringpner du en
app paring telefonen tar et bilde av kvitter-
ingen det gjelder eller laster mobilbildet
av kvitteringen opp i appen Teknologien
soslashrger videre for at utlegget registreres
korrekt og i henhold til regelverket
For naringr det gjelder reisereginger og ut-
legg saring er de vanligste tidstyvene mange
manuelle prosesser Dersom man ikke har
systemer som snakker sammen blir det i
tillegg mye dobbeltregistrering og ekstra
arbeid
Hver maringned er det mange som sitter paring
kontorer rundt omkring og ekspederer
bunker med utlegg og kvitteringer fra
ansatte som har vaeligrt paring reise eller som
har lagt ut penger for bedriften ndash altsaring
papirbunker med informasjon som maring
punches inn i et system Dette dobbelt-
arbeidet tar tid Det finnes loslashsninger som
gjoslashr laquopapirarbeidetraquo for deg med et par
tastetrykk I tillegg til at du laster
kvitteringer og utlegg opp i en app paring mo-
bilen tar ogsaring Reise og utlegg hensyn til
formaringl datoer summer og valutaer Det er
ogsaring mulig aring knytte kostnader til et pro-
sjekt med et par tastetrykk dersom dette
er aktuelt Paring reise vil dette si at du kan
foslashre utleggene fortloslashpende fylle ut annen
informasjon paring mobilen og vaeligre ferdig
med laquopapirarbeidetraquo foslashr du er tilbake paring
kontoret Den som skal godkjenne ut-
leggene for eksempel leder eller
oslashkonomiansvarlig faringr bilagene opp paring
skjermen enten de sitter ved PC`en paring
kontoret eller bruker mobiltelefonen
De kan enkelt godkjenne bokfoslashre og ut-
betale Det blir enklere i alle ledd og alle
faringr full kontroll paring alle utlegg
ReiseregningUtlegg
FAKTA
Norsk Regnskapsstiftelse regner med en innsparing paring ti minutter per reiseregning ved bruk av digitale loslashsninger
Med 16 millioner reiseregninger aringrlig kan norsk naeligringsliv dermed frigjoslashre 160 millioner minutter til andre og bedre formaringl
En undersoslashkelse utfoslashrt av Kungliga Tekniske Hoslashgskolen (paring oppdrag fra Eurocard) viser store forskjeller i tid brukt paring reiseregninger
Snittet var 24 minutter per regning De mest effektive bedriftene bruker kun 8 minutter I den andre enden av skalaen ligger bedrifter som bruker ti ganger saring lang tid
Det kommer kanskje ikke som noen overraskelse at de mest effektive bedriftene var de som brukte digitale loslashsninger
S M A R T A R B E I D S D A G
5
De stoslashrste tidstyvene naringr det kommer
til fakturering er manuelle prosesser
og dobbeltregistrering Flere bedrifter
har dessuten ett system til aring fakturere
og ett system til aring bokfoslashre ndash de har altsaring
systemer som ikke snakker sammen
Mange bedrifter gjoslashr fortsatt mye manuelt
- de skriver faktura for haringnd og sender per
post Men faktura er ikke et papirark man
maring sende i posten Det er et betalingskrav
for leverte varer eller utfoslashrte tjenester der
mengde pris mva betalings- og
transportvilkaringr og saring videre er angitt Og
det finnes bedre loslashsninger for aring forholde
seg til disse kravene baringde de du sender
og mottar enn aring manuelt fylle inn infor-
masjonen som er paringkrevd printe ut og
legge i konvolutt Eller aringpne konvolutten
garing inn i nettbanken myse mot KID-num-
meret og krysse fingrene for at du ikke
taster feil
Manuelt maring fakturaer attesteres regi-
streres kontrolleres og foslashres korrekt i
regnskapet - avstemt mot eventuelle
bilag Men gode integrerte loslashsninger gjoslashr
jobben enklere og minimerer risiko for
menneskelig feil som feil KID-nummer
eller en null for mye Aring gjoslashre noe med
disse utfordringene er baringde enkelt og
tidsbesparende
Det kan vaeligre mye tid aring spare paring et hel-
automatisk system for fakturaer Det
finnes flere maringter aring effektivisere og
automatisere fakturering paring for eksempel
ved aring digitalisere fakturamottaket
Ved aring ta i bruk for eksempel EHF-mottak
(se faktaboks) ligger all data ferdig utfylt i
systemet slik at alt garingr automatisk og du
alltid er ajour i forhold til bokfoslashring
For aring bedre arbeidsflyten og forhindre
dobbeltarbeid finnes det ogsaring loslashsninger
der ansatte som jobber utenfor kontoret
effektivt kan fakturere med en gang
oppdraget er utfoslashrt Den eller de som har
myndighet til det kan ogsaring godkjenne
og betale fakturaer fortloslashpende - rett fra
mobilen Fakturaene sendes automatisk
og du trenger ikke aring ta hensyn til ulike
fakturaformater Du kan enkelt sette opp
dine fakturamaler skreddersydd etter
bedriftens behov og profil og du slipper
aring logge inn i nettbanken og aring maringtte jobbe
fra PC
Med fakturaloslashsningen til Telenor er det
veldig enkelt aring sende fakturaer fra
mobilen ogsaring for ansatte som er
ute i felten Naringr fakturaen er betalt
gjenstaringr det kun for regnskapsfoslashrer
eller oslashkonomiansvarlig aring bokfoslashre
Dette kan spare dere for mye tid
og dobbeltarbeid
Fakturaharingndtering
FAKTA
EHF (Elektronisk handelsformat) er en norsk tilpasning til et felles- europeisk fakturaformat Det benyttes av statlige kommunale og private virksomheter for mottak av regninger Alle statlige organisa- sjoner skal kreve faktura i EHF-for-mat Fra og med 1 januar 2015 var ogsaring alle norske kommuner paringlagt aring kunne ta imot EHF-fakturaer En del kommuner og bedrifter har allerede garingtt over til EHF og godtar ikke lenger fakturaer paring papir En EHF-faktura er en elektronisk faktura som sendes direkte fra avsenders til mottakers oslashkonomi-system Fordi den mottas og leses automatisk er du trygg paring at den kommer raskt frem til riktig mottaker
6
S M A R T A R B E I D S D A G
SikrereMindre risiko for menneskelig feil og sikker lagring av bilag i skyen
Mer effektivt Dersom du bruker et godt oslashkonomisystem vil det bli bedre samhandling mellom bedrift regnskapsfoslashrer og kunder
EnklerelaquoHar fakturaen blitt mottattraquo er et sposlashrsmaringl du aldri mer trenger lure paring med elektronisk faktura
Kan bli paringbudtAllerede naring kreves EHF (Elektronisk handelsformat) av de fleste offentlige virksomheter Ettersom det vil bli stadig vanligere vil nok ogsaring flere samarbeidspartnere kreve elektronisk faktura Det kan bli paringbudt med E-faktura mellom bedrifter saring det er kanskje like greit aring ligge litt i forkant
Fordeler med elektronisk faktura
S M A R T A R B E I D S D A G
7
FAKTA
Visste du at elektroniske fakturaer ikke er det samme som fakturaer sendt som PDF-fil per e-post En elektronisk faktura er et eget system i Norge administrert gjen-nom ELMA (Elektronisk Mottaker Adresseregister) For aring kunne ta dette i bruk maring du registrere deg her men det er en enkel prosess dersom oslashkonomisystemet ditt har aksesspunkt Per september 2018 er 117968 bedrifter registrerte her og antallet vokser stadig
Kommunal og moderniserings- departementet anslaringr at man sparer ti minutter per innkommende faktura du mottar elektronisk I tillegg til at du slipper manuell behandling er det heller ingen risiko for at faktura- en blir borte feilsendt eller ender i spamfilteret
Naringr det kommer til timeregistrering er
det mange tidstyver Den stoslashrste tids-
tyven er dobbeltarbeid og manuelle
prosesser men det brukes ogsaring mye
tid paring daringrlig kommunikasjonsflyt I sum
foslashrer dette til mangel paring oversikt og
kontroll
I mange bedrifter er det noen som jobber
paring kontoret mens andre er ute paring farten
Det krever gode rutiner og systemer for
kommunikasjon En kjent utfordring er at
vedkommende som har ansvar for time-
registreringen paring jobben bruker mye tid
paring aring mase paring timelister Hun eller han
mottar gjerne timelister paring papir og paring
mail og ender ofte opp med en bunke
papirer paring slutten av maringneden Vedkom-
mende maring legge alt inn i et system foslashre
timene paring riktige prosjekter og kunder og
kanskje sende det videre til en annen som
skal legge det ut til loslashnn Jo flere ledd jo
mer tid bruker vi
Resultatet er at mange bedrifter taper
mye penger fordi de verken faringr fakturert
tidsnok eller riktig og det kan derfor ha
stor verdi aring investere i gode verktoslashy for aring
registrere timene Timene som legges ned
i en bedrift og skal faktureres kunder er jo
en viktig del av grunnlaget for bedriftens
eksistens
Med et timeregistreringsverktoslashy blir det
enklere aring registrere timene paring en effektiv
maringte Dette foslashrer til bedre kontroll fordi vi
faringr innhentet timene tidsnok Det er ogsaring
en en enkel loslashsning for de ansatte som
jobber utenfor kontoret og som vil regis-
trere timene sine via telefon
En annen fordel er at den som sitter paring
kontoret faringr bedre oversikt naringr all infor-
masjon er samlet paring ett sted og ikke har
papir og timelister flytende omkring
Med et skikkelig timeregistreringssystem
kan faring du enkel tilgang til time- og
kostandsregistrering stoppeklokke og
logg fra mobiltelefonen Du kan registrere
timer fortloslashpende og du faringr full logg og
dokumentasjon paring oppdrag underveis
og etter at jobben er gjort Du velger selv
om du vil foslashre timer eller kostnader paring et
prosjekt eller oppdrag eller om du kun
vil dokumentere timene som er brukt
gjennom en arbeidsdag For mer avan-
sert timefoslashring kan du opprette en rekke
kategorier produkter og tjenester - alt
fra ulike timesatser til kjoslashring utstyr og
materiell Dette legger seg automatisk i
prosjektmodulen og er lett tilgjengelig
for medarbeidere som er ute paring oppdrag
Dermed kan ansatte ute i felten enkelt
registrere baringde timer og forbruk av
materiell og utstyr direkte fra PC
nettbrett eller mobilen
Timeregistrering
FAKTA
Selv om muligheten er der viser en undersoslashkelse som Norstat har gjort for Telenor at kun eacuten av fire smaring og mellomstore bedrifter foslashrer timer paring mobilen Det vil si at tre av fire bedrifter bruker mye tid og energi paring denne enkle men noslashdvendige oppgaven
Aring bruke mobiltelefonen som verktoslashy for aring registrere timer er tids- besparende baringde for den ansatte som er ute paring farten og for bedrif-ten Med en timeregistreringsapp paring mobilen tar det i snitt bare ett minutt per registrering I tillegg til at den ansatte sparer tid sparer en slik loslashsning ogsaring den paring kontoret for papirflyt og registrering av manuelle timelister Det gir ogsaring god kontroll over hvor mange timer som brukes paring ulike oppdrag og prosjekter noe som igjen gjoslashr det enklere aring prise jobber korrekt i neste omgang
S M A R T A R B E I D S D A G
8
S M A R T A R B E I D S D A G
9
Systemer som ikke snakker sammen og
daringrlig oversikt over prosjektene er to av
de stoslashrste utfordringene og tidstyvene
for de som jobber med prosjektstyring
Aring mangle oversikt over prosjekter over
hvilke oppgaver som er gjort hvilke timer
som er registrert og hvordan utviklingen
i prosjektet er kan skape baringde ekstra
arbeid og frustrasjon for de prosjekt-
ansvarlige
Det er mange som sliter med aring holde
oversikt over kostnader og loslashnnsomhet
og som mangler oversikt over ressursbruk
knyttet til konkrete prosjekter avdelinger
oppgaver og arbeidstype
Det er ogsaring mange som bruker mye tid paring
rapportering og paring aring etterleve kravene
til dokumentasjon Noen jobber ogsaring i
parallelle systemer noe som foslashrer til mye
merarbeid daringrligere kommunikasjon og
daringrligere oversikt Og daringrlig oversikt gjoslashr
det vanskelig aring planlegge framtidige
prosjekter paring en god maringte
For aring bedre kontroll paring prosjektstyringen
finnes det gode soslashmloslashse loslashsninger
Prosjektstyring er et system som gjoslashr det
enklere aring faring oversikt over kostnader og
dokumentasjon samt at du kan hente ut
innsikt og rapporter vedroslashrerende pros-
jekter Med en slik loslashsning faringr du full kon-
troll over framdrift og status paring tvers av
oppdrag og prosjekter i alle faser
Du etablerer prosjektet enkelt paring PC`en
eller mobilen din og har full tilgang fra
alle enheter Gjennom loslashsningen kan du
oppdatere status legge inn nye oppgaver
eller kommunisere med de andre
prosjektdeltakerne - enten du er paring
kontoret eller ute i felten Planlegging
gjennomfoslashring timeregistrering og doku-
mentasjon oslashkonomi og fakturering - alle
data foslashres til riktig prosjekt og alt opp-
dateres fortloslashpende slik at prosjektleder
har full oversikt over hvem som gjoslashr hva
hvor og naringr Resultatet er full oversikt over
prosjektene og god kommunikasjon med
prosjektdeltakerne
Prosjektstyring
FAKTA
En studie fra BI viser at ledere av smaring og mellomstore bedrifter bruker desidert mest tid paring daglig drift og operative gjoslashremaringl paring bekostning av strategi Samtidig skulle de oslashnske det var motsatt Aring digitalisere manuelle eller tungvinte arbeids- prosesser kan baringde frigjoslashre tid og energi i den daglige driften og hjelpe deg i strategiarbeidet
S M A R T A R B E I D S D A G
1 0
Manglende oversikt og mange in-
effektive og manuelle prosesser er
de stoslashrste tidstyvene naringr det gjelder
kunderelasjonsharingndtering eller
CRM som det ofte kalles
CRM staringr for laquocustomer relationship
managementraquo og er altsaring et system for
aring holde god oversikt over kunde-
relasjonene dine Det aring ha et godt system
for kunderelasjoner er viktig for aring kunne
drive god kundepleie og kundeservice
I mange bedrifter befinner mye viktig
informasjon oppe i hodet til sjefen eller
andre ansatte Naringr viktig informasjon ikke
deles eller er utilgjengelig for dem som
trenger den foslashrer det ofte til daringrlig bruk
av tid og ressurser fordi man stadig maring
lete etter adresser avtaler eller annen
viktig kundeinformasjon Ikke minst kan
det virke uproft naringr en kunde ringer og
trenger svar paring sposlashrsmaringl
I et system for kunderelasjonsharingndtering
har du full oversikt over dine kunder kon-
takter og leverandoslashrer paring ett sted
Alt som beroslashrer kunden lagres automatisk
paring et kundekort og er dermed alltid opp-
datert slik at du kan gi kundene dine god
oppfoslashlging og behandling enten de har
sposlashrsmaringl rundt framdrift eller oslashkonomi Du
kan enkelt garing inn paring kundekortet aring sjekke
for eksempel e-postkorrespondanse eller
ordrehistorikk enten du sitter paring kontoret
eller vil sjekke det via mobilen
All denne informasjonen er samlet i et
system som igjen kan kobles til de loslashsnin-
gene som bedriften din har for oslashkonomi-
og prosjektstyring Du har ogsaring mulighet
til aring planlegge aktiviteter og knytte sys-
temet til konkrete prosjekter og systemet
snakker naturligvis ogsaring sammen med
regnskapssystemet slik at det automatisk
oppdateres underveis
Kunderelasjonsharingndtering (CRM)
S M A R T A R B E I D S D A G
1 1
Det er mange tidstyver som dukker opp
naringr det gjelder regnskap og de viktigste
er mange manuelle prosesser mye
papir daringrlig kommunikasjonsflyt og
systemer som ikke snakker sammen
I en undersoslashkelse om regnskapssystemer
og teknologiutvikling utfoslashrt av Regnskap
Norge ble brukerne av skybaserte
systemer spurt om hvilke fordeler de la
stoslashrst vekt paring da de valgte et skybasert
regnskapssystem Undersoslashkelsen viste
tydelig at det var tettere relasjoner og
samarbeid med kundene - samt bedre
arbeidsflyt - som var de viktigste gevinst-
ene av aring velge skybasert systemer
Den aller viktigste aringrsaken til aring velge sky-
basert regnskapssystem var muligheten
for at kunde og regnskapsfoslashrer kan jobbe
i samme system
I varingrt regnskapssystem Regnskap kan du
og regnskapsfoslashrer jobbe i samme system
og regnskapsfoslashreren faringr gratis tilgang til
regnskapet Ved aring jobbe i samme system
som regnskapsfoslashreren blir kommunika-
sjonsflyten bedre fordi alt oppdateres i
sanntid Du kan for eksempel sette opp at
fakturaer automatisk garingr direkte til daglig
leder og at regnskapsfoslashrer faringr beskjed naringr
fakturaene er godkjent Da kan han eller
hun bokfoslashre rett i systemet Alt skjer
automatisk slik at du slipper aring bruke tid
paring aring ringe eller sende e-post hver gang
du gjoslashr noe i systemet I et slikt regn-
skapssystem blir bilagsflyten automati-
sert og du kan kjoslashre betalinger direkte
fra mobilen Systemet haringndterer alle
formater for inn- og utgaringende bilag Alle
funksjoner er ferdig integrert fra skan-
ning EHF mottak godkjenning fakture-
ring bank og betaling bokfoslashring reskon-
tro ndash til rapportering med drill-down ned
til bilagsnivaring
I Regnskap kan du konsentrere deg om
det du kan best og gjoslashre de oppgavene
du har kompetanse til mens regnskaps-
foslashreren tar seg av resten Du kan ogsaring
hente ut resultater uavhengig av om
regnskapsfoslashreren er tilgjengelig eller
ei og paring den maringten faring bedre oversikt
Med et loslashpende oppdatert regnskap har
du et helt annet grunnlag for aring ta gode
beslutninger
Regnskap
S M A R T A R B E I D S D A G
1 2
Oslashkt produktivitet
Ved aring la systemene laquogjoslashre jobbenraquo kan
du kvitte deg med flere tidstyver Tiden
som frigjoslashres kan du bruke paring aring gjoslashre
bedriften mer produktiv samt legge til
rette for vekst
Mer transparens
I smaring og mellomstore bedrifter
har ansatte ofte flere roller og mange
hatter - og det aring ha aringpenhet og god
informasjonsflyt er viktig
Ved aring ha integrerte systemer vil man
ha langt bedre tilgang til informasjon
paring tvers av avdelinger noe som kan gi
faeligrre feil og reduserte kostnader
Bedre beslutninger
Aring ha mer og bedre informasjon gjoslashr at
du kan ta velinformerte beslutninger
- raskere Dette er selvfoslashlgelig en stor
fordel baringde i arbeidshverdagen og for
aring ha oversikt over det store bildet
(Kilde Businesscom)
DETTE ER ERP
ERP er en forkortelse for Enterprise resource planning og er et system som stoslashtter opp om flere virksom-hetsomraringder i en bedrift alt fra produksjon lager og salg til innkjoslashp og oslashkonomi Maringlet med et ERP- system er aring haringndtere virksomhetens informasjon og tilfredsstille behov for styring administrasjon og deling av data
Telenor kan levere alle loslashsningene du
trenger i et skybasert ERP-system og
en ny loslashsning kan ogsaring integreres med
eksisterende loslashsninger
En av fordelene ved aring velge Telenor er
at varingr samarbeidspartner 24 SevenOffice
har svaeligrt mange standardintegrasjoner
aring velge fra
Hvorfor velge et ERP-system fra Telenor
For veldig mange bedrifter er tidstyvene et resultat av at systemer ikke snakker sammen For aring bli kvitt disse tidstyvene kan et skybasert ERP-system vaeligre loslashsningen
Systemer som snakker sammen
Et skybasert ERP-system foslashrer til
S M A R T A R B E I D S D A G
Et skybasert ERP-system stroslashmlinjeformer arbeidsprosessene og gjoslashr at bedriften kan jobbe soslashmloslashst
Manuelleprosesser
Daringrlig kommunikasjonsflyt
Dobbelt-registrering
Mangel paring oversiktog kontroll
Systemer snakkerikke sammen
S M A R T A R B E I D S D A G
Trenger du hjelp til aring effektivisere dine
manuelle eller tungvinte arbeids-
prosesser Er det vanskelig aring vite hvor
du skal starte og hvordan du kommer
i gang med digitalisering
Stadig flere bedrifter ser nytten av aring
digitalisere maringten de jobber paring men
for mange mindre bedrifter uten egen
IT-kompetanse kan det virke vanskelig
aring komme i gang Hva boslashr man prioritere
hvordan garingr man frem og vil det egentlig
gjoslashre arbeidsdagen enklere En annen
utfordring er at det er mange leverandoslashrer
som hver har sin loslashsning og det er en
risiko for at man ender opp med mange
forskjellige produkter som ikke prater
sammen
Smart Arbeidsdag er en raringdgivnings-
tjeneste hvor vi hjelper bedrifter med
aring utforske hvilke muligheter de har for
aring garing over til en mer digital maringte aring jobbe
paring I loslashpet av en time garingr vi gjennom
hvilke verktoslashy og prosesser bedriften har
i dag ser om det er omraringder hvor det er
unoslashdvendig mye dobbeltarbeid om dere
har eksisterende systemer som kan
utnyttes bedre eller om det er komplet-
terende loslashsninger som trengs
Basert paring denne innsikten vil vi komme
med en anbefaling til tiltak dere kan gjoslashre
for aring jobbe smartere fremover
Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor
Varingrt primaeligre fokus er aring hjelpe
bedrifter med aring effektivisere maringten
de jobber paring og legge til rette for aring
kunne jobbe like effektivt enten det
er fra mobil nettbrett eller PC
For aring hjelpe smaring og mellomstore
bedrifter med aring manoslashvre i det digitale
landskapet og effektivisere sine
arbeidsprosesser har Telenor
lansert Smart Arbeidsdag
ldquo
S M A R T A R B E I D S D A G
1 3
S M A R T A R B E I D S D A G
Ved aring digitalisere for eksempel timefoslashring
fakturering eller prosjektstyring faringr man bedre
oversikt og slipper aring bruke tid paring informasjons-
innhenting eller dobbeltarbeid Og gjennom aring gi
de ansatte tilgang til gode samhandlingsverktoslashy
og ved aring soslashrge for at de har tilgang til de samme
verktoslashyene enten de er inne paring kontoret eller ute
paring oppdrag kan man spare mye tid og ressurser
som igjen kan omprioriteres til verdiskapende
aktiviteter
Det er her vi kan hjelpe dere Varingre raringdgivere sitter
daglig i samtale med bedrifter som er i samme
situasjon som deg og dette gjoslashr at vi har mye
erfaring med hvilke grep man boslashr ta som gir stor
effekt paring baringde kort og lengre sikt Vi har allerede
hjulpet flere hundre smaringbedrifter med aring digital-
isere hele eller deler av sine arbeidsprosesser ndash
og vi er klare for aring hjelpe deg
Raringdgivningssamtalen tar ca 1 time og du vil faring
oversendt en rapport i etterkant med forslag til
mulige loslashsninger Raringdgivningssamtalen er ufor-
pliktende og du velger selv om det er noe du vil
garing videre med
Det handler ikke noslashdvendigvis om aring digitalisere alt men om aring prioritere de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser
S M A R T A R B E I D S D A G
1 4
Kontakt oss
Ta kontakt med oss for en gratis og uforpliktende samtale
I 2014 ble originalitetskravet for reise-
og utleggsregninger opphevet og det
ble mulig aring lagre regninger digitalt
Det er strenge krav til dokumentasjon i
bokfoslashringsloven Alt regnskapsmateriale
skal oppbevares paring en forsvarlig og sikker
maringte det skal blant annet ikke kunne
endres urettmessig eller bli slettet Med
loslashsningen Reise og utlegg aringpner du en
app paring telefonen tar et bilde av kvitter-
ingen det gjelder eller laster mobilbildet
av kvitteringen opp i appen Teknologien
soslashrger videre for at utlegget registreres
korrekt og i henhold til regelverket
For naringr det gjelder reisereginger og ut-
legg saring er de vanligste tidstyvene mange
manuelle prosesser Dersom man ikke har
systemer som snakker sammen blir det i
tillegg mye dobbeltregistrering og ekstra
arbeid
Hver maringned er det mange som sitter paring
kontorer rundt omkring og ekspederer
bunker med utlegg og kvitteringer fra
ansatte som har vaeligrt paring reise eller som
har lagt ut penger for bedriften ndash altsaring
papirbunker med informasjon som maring
punches inn i et system Dette dobbelt-
arbeidet tar tid Det finnes loslashsninger som
gjoslashr laquopapirarbeidetraquo for deg med et par
tastetrykk I tillegg til at du laster
kvitteringer og utlegg opp i en app paring mo-
bilen tar ogsaring Reise og utlegg hensyn til
formaringl datoer summer og valutaer Det er
ogsaring mulig aring knytte kostnader til et pro-
sjekt med et par tastetrykk dersom dette
er aktuelt Paring reise vil dette si at du kan
foslashre utleggene fortloslashpende fylle ut annen
informasjon paring mobilen og vaeligre ferdig
med laquopapirarbeidetraquo foslashr du er tilbake paring
kontoret Den som skal godkjenne ut-
leggene for eksempel leder eller
oslashkonomiansvarlig faringr bilagene opp paring
skjermen enten de sitter ved PC`en paring
kontoret eller bruker mobiltelefonen
De kan enkelt godkjenne bokfoslashre og ut-
betale Det blir enklere i alle ledd og alle
faringr full kontroll paring alle utlegg
ReiseregningUtlegg
FAKTA
Norsk Regnskapsstiftelse regner med en innsparing paring ti minutter per reiseregning ved bruk av digitale loslashsninger
Med 16 millioner reiseregninger aringrlig kan norsk naeligringsliv dermed frigjoslashre 160 millioner minutter til andre og bedre formaringl
En undersoslashkelse utfoslashrt av Kungliga Tekniske Hoslashgskolen (paring oppdrag fra Eurocard) viser store forskjeller i tid brukt paring reiseregninger
Snittet var 24 minutter per regning De mest effektive bedriftene bruker kun 8 minutter I den andre enden av skalaen ligger bedrifter som bruker ti ganger saring lang tid
Det kommer kanskje ikke som noen overraskelse at de mest effektive bedriftene var de som brukte digitale loslashsninger
S M A R T A R B E I D S D A G
5
De stoslashrste tidstyvene naringr det kommer
til fakturering er manuelle prosesser
og dobbeltregistrering Flere bedrifter
har dessuten ett system til aring fakturere
og ett system til aring bokfoslashre ndash de har altsaring
systemer som ikke snakker sammen
Mange bedrifter gjoslashr fortsatt mye manuelt
- de skriver faktura for haringnd og sender per
post Men faktura er ikke et papirark man
maring sende i posten Det er et betalingskrav
for leverte varer eller utfoslashrte tjenester der
mengde pris mva betalings- og
transportvilkaringr og saring videre er angitt Og
det finnes bedre loslashsninger for aring forholde
seg til disse kravene baringde de du sender
og mottar enn aring manuelt fylle inn infor-
masjonen som er paringkrevd printe ut og
legge i konvolutt Eller aringpne konvolutten
garing inn i nettbanken myse mot KID-num-
meret og krysse fingrene for at du ikke
taster feil
Manuelt maring fakturaer attesteres regi-
streres kontrolleres og foslashres korrekt i
regnskapet - avstemt mot eventuelle
bilag Men gode integrerte loslashsninger gjoslashr
jobben enklere og minimerer risiko for
menneskelig feil som feil KID-nummer
eller en null for mye Aring gjoslashre noe med
disse utfordringene er baringde enkelt og
tidsbesparende
Det kan vaeligre mye tid aring spare paring et hel-
automatisk system for fakturaer Det
finnes flere maringter aring effektivisere og
automatisere fakturering paring for eksempel
ved aring digitalisere fakturamottaket
Ved aring ta i bruk for eksempel EHF-mottak
(se faktaboks) ligger all data ferdig utfylt i
systemet slik at alt garingr automatisk og du
alltid er ajour i forhold til bokfoslashring
For aring bedre arbeidsflyten og forhindre
dobbeltarbeid finnes det ogsaring loslashsninger
der ansatte som jobber utenfor kontoret
effektivt kan fakturere med en gang
oppdraget er utfoslashrt Den eller de som har
myndighet til det kan ogsaring godkjenne
og betale fakturaer fortloslashpende - rett fra
mobilen Fakturaene sendes automatisk
og du trenger ikke aring ta hensyn til ulike
fakturaformater Du kan enkelt sette opp
dine fakturamaler skreddersydd etter
bedriftens behov og profil og du slipper
aring logge inn i nettbanken og aring maringtte jobbe
fra PC
Med fakturaloslashsningen til Telenor er det
veldig enkelt aring sende fakturaer fra
mobilen ogsaring for ansatte som er
ute i felten Naringr fakturaen er betalt
gjenstaringr det kun for regnskapsfoslashrer
eller oslashkonomiansvarlig aring bokfoslashre
Dette kan spare dere for mye tid
og dobbeltarbeid
Fakturaharingndtering
FAKTA
EHF (Elektronisk handelsformat) er en norsk tilpasning til et felles- europeisk fakturaformat Det benyttes av statlige kommunale og private virksomheter for mottak av regninger Alle statlige organisa- sjoner skal kreve faktura i EHF-for-mat Fra og med 1 januar 2015 var ogsaring alle norske kommuner paringlagt aring kunne ta imot EHF-fakturaer En del kommuner og bedrifter har allerede garingtt over til EHF og godtar ikke lenger fakturaer paring papir En EHF-faktura er en elektronisk faktura som sendes direkte fra avsenders til mottakers oslashkonomi-system Fordi den mottas og leses automatisk er du trygg paring at den kommer raskt frem til riktig mottaker
6
S M A R T A R B E I D S D A G
SikrereMindre risiko for menneskelig feil og sikker lagring av bilag i skyen
Mer effektivt Dersom du bruker et godt oslashkonomisystem vil det bli bedre samhandling mellom bedrift regnskapsfoslashrer og kunder
EnklerelaquoHar fakturaen blitt mottattraquo er et sposlashrsmaringl du aldri mer trenger lure paring med elektronisk faktura
Kan bli paringbudtAllerede naring kreves EHF (Elektronisk handelsformat) av de fleste offentlige virksomheter Ettersom det vil bli stadig vanligere vil nok ogsaring flere samarbeidspartnere kreve elektronisk faktura Det kan bli paringbudt med E-faktura mellom bedrifter saring det er kanskje like greit aring ligge litt i forkant
Fordeler med elektronisk faktura
S M A R T A R B E I D S D A G
7
FAKTA
Visste du at elektroniske fakturaer ikke er det samme som fakturaer sendt som PDF-fil per e-post En elektronisk faktura er et eget system i Norge administrert gjen-nom ELMA (Elektronisk Mottaker Adresseregister) For aring kunne ta dette i bruk maring du registrere deg her men det er en enkel prosess dersom oslashkonomisystemet ditt har aksesspunkt Per september 2018 er 117968 bedrifter registrerte her og antallet vokser stadig
Kommunal og moderniserings- departementet anslaringr at man sparer ti minutter per innkommende faktura du mottar elektronisk I tillegg til at du slipper manuell behandling er det heller ingen risiko for at faktura- en blir borte feilsendt eller ender i spamfilteret
Naringr det kommer til timeregistrering er
det mange tidstyver Den stoslashrste tids-
tyven er dobbeltarbeid og manuelle
prosesser men det brukes ogsaring mye
tid paring daringrlig kommunikasjonsflyt I sum
foslashrer dette til mangel paring oversikt og
kontroll
I mange bedrifter er det noen som jobber
paring kontoret mens andre er ute paring farten
Det krever gode rutiner og systemer for
kommunikasjon En kjent utfordring er at
vedkommende som har ansvar for time-
registreringen paring jobben bruker mye tid
paring aring mase paring timelister Hun eller han
mottar gjerne timelister paring papir og paring
mail og ender ofte opp med en bunke
papirer paring slutten av maringneden Vedkom-
mende maring legge alt inn i et system foslashre
timene paring riktige prosjekter og kunder og
kanskje sende det videre til en annen som
skal legge det ut til loslashnn Jo flere ledd jo
mer tid bruker vi
Resultatet er at mange bedrifter taper
mye penger fordi de verken faringr fakturert
tidsnok eller riktig og det kan derfor ha
stor verdi aring investere i gode verktoslashy for aring
registrere timene Timene som legges ned
i en bedrift og skal faktureres kunder er jo
en viktig del av grunnlaget for bedriftens
eksistens
Med et timeregistreringsverktoslashy blir det
enklere aring registrere timene paring en effektiv
maringte Dette foslashrer til bedre kontroll fordi vi
faringr innhentet timene tidsnok Det er ogsaring
en en enkel loslashsning for de ansatte som
jobber utenfor kontoret og som vil regis-
trere timene sine via telefon
En annen fordel er at den som sitter paring
kontoret faringr bedre oversikt naringr all infor-
masjon er samlet paring ett sted og ikke har
papir og timelister flytende omkring
Med et skikkelig timeregistreringssystem
kan faring du enkel tilgang til time- og
kostandsregistrering stoppeklokke og
logg fra mobiltelefonen Du kan registrere
timer fortloslashpende og du faringr full logg og
dokumentasjon paring oppdrag underveis
og etter at jobben er gjort Du velger selv
om du vil foslashre timer eller kostnader paring et
prosjekt eller oppdrag eller om du kun
vil dokumentere timene som er brukt
gjennom en arbeidsdag For mer avan-
sert timefoslashring kan du opprette en rekke
kategorier produkter og tjenester - alt
fra ulike timesatser til kjoslashring utstyr og
materiell Dette legger seg automatisk i
prosjektmodulen og er lett tilgjengelig
for medarbeidere som er ute paring oppdrag
Dermed kan ansatte ute i felten enkelt
registrere baringde timer og forbruk av
materiell og utstyr direkte fra PC
nettbrett eller mobilen
Timeregistrering
FAKTA
Selv om muligheten er der viser en undersoslashkelse som Norstat har gjort for Telenor at kun eacuten av fire smaring og mellomstore bedrifter foslashrer timer paring mobilen Det vil si at tre av fire bedrifter bruker mye tid og energi paring denne enkle men noslashdvendige oppgaven
Aring bruke mobiltelefonen som verktoslashy for aring registrere timer er tids- besparende baringde for den ansatte som er ute paring farten og for bedrif-ten Med en timeregistreringsapp paring mobilen tar det i snitt bare ett minutt per registrering I tillegg til at den ansatte sparer tid sparer en slik loslashsning ogsaring den paring kontoret for papirflyt og registrering av manuelle timelister Det gir ogsaring god kontroll over hvor mange timer som brukes paring ulike oppdrag og prosjekter noe som igjen gjoslashr det enklere aring prise jobber korrekt i neste omgang
S M A R T A R B E I D S D A G
8
S M A R T A R B E I D S D A G
9
Systemer som ikke snakker sammen og
daringrlig oversikt over prosjektene er to av
de stoslashrste utfordringene og tidstyvene
for de som jobber med prosjektstyring
Aring mangle oversikt over prosjekter over
hvilke oppgaver som er gjort hvilke timer
som er registrert og hvordan utviklingen
i prosjektet er kan skape baringde ekstra
arbeid og frustrasjon for de prosjekt-
ansvarlige
Det er mange som sliter med aring holde
oversikt over kostnader og loslashnnsomhet
og som mangler oversikt over ressursbruk
knyttet til konkrete prosjekter avdelinger
oppgaver og arbeidstype
Det er ogsaring mange som bruker mye tid paring
rapportering og paring aring etterleve kravene
til dokumentasjon Noen jobber ogsaring i
parallelle systemer noe som foslashrer til mye
merarbeid daringrligere kommunikasjon og
daringrligere oversikt Og daringrlig oversikt gjoslashr
det vanskelig aring planlegge framtidige
prosjekter paring en god maringte
For aring bedre kontroll paring prosjektstyringen
finnes det gode soslashmloslashse loslashsninger
Prosjektstyring er et system som gjoslashr det
enklere aring faring oversikt over kostnader og
dokumentasjon samt at du kan hente ut
innsikt og rapporter vedroslashrerende pros-
jekter Med en slik loslashsning faringr du full kon-
troll over framdrift og status paring tvers av
oppdrag og prosjekter i alle faser
Du etablerer prosjektet enkelt paring PC`en
eller mobilen din og har full tilgang fra
alle enheter Gjennom loslashsningen kan du
oppdatere status legge inn nye oppgaver
eller kommunisere med de andre
prosjektdeltakerne - enten du er paring
kontoret eller ute i felten Planlegging
gjennomfoslashring timeregistrering og doku-
mentasjon oslashkonomi og fakturering - alle
data foslashres til riktig prosjekt og alt opp-
dateres fortloslashpende slik at prosjektleder
har full oversikt over hvem som gjoslashr hva
hvor og naringr Resultatet er full oversikt over
prosjektene og god kommunikasjon med
prosjektdeltakerne
Prosjektstyring
FAKTA
En studie fra BI viser at ledere av smaring og mellomstore bedrifter bruker desidert mest tid paring daglig drift og operative gjoslashremaringl paring bekostning av strategi Samtidig skulle de oslashnske det var motsatt Aring digitalisere manuelle eller tungvinte arbeids- prosesser kan baringde frigjoslashre tid og energi i den daglige driften og hjelpe deg i strategiarbeidet
S M A R T A R B E I D S D A G
1 0
Manglende oversikt og mange in-
effektive og manuelle prosesser er
de stoslashrste tidstyvene naringr det gjelder
kunderelasjonsharingndtering eller
CRM som det ofte kalles
CRM staringr for laquocustomer relationship
managementraquo og er altsaring et system for
aring holde god oversikt over kunde-
relasjonene dine Det aring ha et godt system
for kunderelasjoner er viktig for aring kunne
drive god kundepleie og kundeservice
I mange bedrifter befinner mye viktig
informasjon oppe i hodet til sjefen eller
andre ansatte Naringr viktig informasjon ikke
deles eller er utilgjengelig for dem som
trenger den foslashrer det ofte til daringrlig bruk
av tid og ressurser fordi man stadig maring
lete etter adresser avtaler eller annen
viktig kundeinformasjon Ikke minst kan
det virke uproft naringr en kunde ringer og
trenger svar paring sposlashrsmaringl
I et system for kunderelasjonsharingndtering
har du full oversikt over dine kunder kon-
takter og leverandoslashrer paring ett sted
Alt som beroslashrer kunden lagres automatisk
paring et kundekort og er dermed alltid opp-
datert slik at du kan gi kundene dine god
oppfoslashlging og behandling enten de har
sposlashrsmaringl rundt framdrift eller oslashkonomi Du
kan enkelt garing inn paring kundekortet aring sjekke
for eksempel e-postkorrespondanse eller
ordrehistorikk enten du sitter paring kontoret
eller vil sjekke det via mobilen
All denne informasjonen er samlet i et
system som igjen kan kobles til de loslashsnin-
gene som bedriften din har for oslashkonomi-
og prosjektstyring Du har ogsaring mulighet
til aring planlegge aktiviteter og knytte sys-
temet til konkrete prosjekter og systemet
snakker naturligvis ogsaring sammen med
regnskapssystemet slik at det automatisk
oppdateres underveis
Kunderelasjonsharingndtering (CRM)
S M A R T A R B E I D S D A G
1 1
Det er mange tidstyver som dukker opp
naringr det gjelder regnskap og de viktigste
er mange manuelle prosesser mye
papir daringrlig kommunikasjonsflyt og
systemer som ikke snakker sammen
I en undersoslashkelse om regnskapssystemer
og teknologiutvikling utfoslashrt av Regnskap
Norge ble brukerne av skybaserte
systemer spurt om hvilke fordeler de la
stoslashrst vekt paring da de valgte et skybasert
regnskapssystem Undersoslashkelsen viste
tydelig at det var tettere relasjoner og
samarbeid med kundene - samt bedre
arbeidsflyt - som var de viktigste gevinst-
ene av aring velge skybasert systemer
Den aller viktigste aringrsaken til aring velge sky-
basert regnskapssystem var muligheten
for at kunde og regnskapsfoslashrer kan jobbe
i samme system
I varingrt regnskapssystem Regnskap kan du
og regnskapsfoslashrer jobbe i samme system
og regnskapsfoslashreren faringr gratis tilgang til
regnskapet Ved aring jobbe i samme system
som regnskapsfoslashreren blir kommunika-
sjonsflyten bedre fordi alt oppdateres i
sanntid Du kan for eksempel sette opp at
fakturaer automatisk garingr direkte til daglig
leder og at regnskapsfoslashrer faringr beskjed naringr
fakturaene er godkjent Da kan han eller
hun bokfoslashre rett i systemet Alt skjer
automatisk slik at du slipper aring bruke tid
paring aring ringe eller sende e-post hver gang
du gjoslashr noe i systemet I et slikt regn-
skapssystem blir bilagsflyten automati-
sert og du kan kjoslashre betalinger direkte
fra mobilen Systemet haringndterer alle
formater for inn- og utgaringende bilag Alle
funksjoner er ferdig integrert fra skan-
ning EHF mottak godkjenning fakture-
ring bank og betaling bokfoslashring reskon-
tro ndash til rapportering med drill-down ned
til bilagsnivaring
I Regnskap kan du konsentrere deg om
det du kan best og gjoslashre de oppgavene
du har kompetanse til mens regnskaps-
foslashreren tar seg av resten Du kan ogsaring
hente ut resultater uavhengig av om
regnskapsfoslashreren er tilgjengelig eller
ei og paring den maringten faring bedre oversikt
Med et loslashpende oppdatert regnskap har
du et helt annet grunnlag for aring ta gode
beslutninger
Regnskap
S M A R T A R B E I D S D A G
1 2
Oslashkt produktivitet
Ved aring la systemene laquogjoslashre jobbenraquo kan
du kvitte deg med flere tidstyver Tiden
som frigjoslashres kan du bruke paring aring gjoslashre
bedriften mer produktiv samt legge til
rette for vekst
Mer transparens
I smaring og mellomstore bedrifter
har ansatte ofte flere roller og mange
hatter - og det aring ha aringpenhet og god
informasjonsflyt er viktig
Ved aring ha integrerte systemer vil man
ha langt bedre tilgang til informasjon
paring tvers av avdelinger noe som kan gi
faeligrre feil og reduserte kostnader
Bedre beslutninger
Aring ha mer og bedre informasjon gjoslashr at
du kan ta velinformerte beslutninger
- raskere Dette er selvfoslashlgelig en stor
fordel baringde i arbeidshverdagen og for
aring ha oversikt over det store bildet
(Kilde Businesscom)
DETTE ER ERP
ERP er en forkortelse for Enterprise resource planning og er et system som stoslashtter opp om flere virksom-hetsomraringder i en bedrift alt fra produksjon lager og salg til innkjoslashp og oslashkonomi Maringlet med et ERP- system er aring haringndtere virksomhetens informasjon og tilfredsstille behov for styring administrasjon og deling av data
Telenor kan levere alle loslashsningene du
trenger i et skybasert ERP-system og
en ny loslashsning kan ogsaring integreres med
eksisterende loslashsninger
En av fordelene ved aring velge Telenor er
at varingr samarbeidspartner 24 SevenOffice
har svaeligrt mange standardintegrasjoner
aring velge fra
Hvorfor velge et ERP-system fra Telenor
For veldig mange bedrifter er tidstyvene et resultat av at systemer ikke snakker sammen For aring bli kvitt disse tidstyvene kan et skybasert ERP-system vaeligre loslashsningen
Systemer som snakker sammen
Et skybasert ERP-system foslashrer til
S M A R T A R B E I D S D A G
Et skybasert ERP-system stroslashmlinjeformer arbeidsprosessene og gjoslashr at bedriften kan jobbe soslashmloslashst
Manuelleprosesser
Daringrlig kommunikasjonsflyt
Dobbelt-registrering
Mangel paring oversiktog kontroll
Systemer snakkerikke sammen
S M A R T A R B E I D S D A G
Trenger du hjelp til aring effektivisere dine
manuelle eller tungvinte arbeids-
prosesser Er det vanskelig aring vite hvor
du skal starte og hvordan du kommer
i gang med digitalisering
Stadig flere bedrifter ser nytten av aring
digitalisere maringten de jobber paring men
for mange mindre bedrifter uten egen
IT-kompetanse kan det virke vanskelig
aring komme i gang Hva boslashr man prioritere
hvordan garingr man frem og vil det egentlig
gjoslashre arbeidsdagen enklere En annen
utfordring er at det er mange leverandoslashrer
som hver har sin loslashsning og det er en
risiko for at man ender opp med mange
forskjellige produkter som ikke prater
sammen
Smart Arbeidsdag er en raringdgivnings-
tjeneste hvor vi hjelper bedrifter med
aring utforske hvilke muligheter de har for
aring garing over til en mer digital maringte aring jobbe
paring I loslashpet av en time garingr vi gjennom
hvilke verktoslashy og prosesser bedriften har
i dag ser om det er omraringder hvor det er
unoslashdvendig mye dobbeltarbeid om dere
har eksisterende systemer som kan
utnyttes bedre eller om det er komplet-
terende loslashsninger som trengs
Basert paring denne innsikten vil vi komme
med en anbefaling til tiltak dere kan gjoslashre
for aring jobbe smartere fremover
Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor
Varingrt primaeligre fokus er aring hjelpe
bedrifter med aring effektivisere maringten
de jobber paring og legge til rette for aring
kunne jobbe like effektivt enten det
er fra mobil nettbrett eller PC
For aring hjelpe smaring og mellomstore
bedrifter med aring manoslashvre i det digitale
landskapet og effektivisere sine
arbeidsprosesser har Telenor
lansert Smart Arbeidsdag
ldquo
S M A R T A R B E I D S D A G
1 3
S M A R T A R B E I D S D A G
Ved aring digitalisere for eksempel timefoslashring
fakturering eller prosjektstyring faringr man bedre
oversikt og slipper aring bruke tid paring informasjons-
innhenting eller dobbeltarbeid Og gjennom aring gi
de ansatte tilgang til gode samhandlingsverktoslashy
og ved aring soslashrge for at de har tilgang til de samme
verktoslashyene enten de er inne paring kontoret eller ute
paring oppdrag kan man spare mye tid og ressurser
som igjen kan omprioriteres til verdiskapende
aktiviteter
Det er her vi kan hjelpe dere Varingre raringdgivere sitter
daglig i samtale med bedrifter som er i samme
situasjon som deg og dette gjoslashr at vi har mye
erfaring med hvilke grep man boslashr ta som gir stor
effekt paring baringde kort og lengre sikt Vi har allerede
hjulpet flere hundre smaringbedrifter med aring digital-
isere hele eller deler av sine arbeidsprosesser ndash
og vi er klare for aring hjelpe deg
Raringdgivningssamtalen tar ca 1 time og du vil faring
oversendt en rapport i etterkant med forslag til
mulige loslashsninger Raringdgivningssamtalen er ufor-
pliktende og du velger selv om det er noe du vil
garing videre med
Det handler ikke noslashdvendigvis om aring digitalisere alt men om aring prioritere de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser
S M A R T A R B E I D S D A G
1 4
Kontakt oss
Ta kontakt med oss for en gratis og uforpliktende samtale
De stoslashrste tidstyvene naringr det kommer
til fakturering er manuelle prosesser
og dobbeltregistrering Flere bedrifter
har dessuten ett system til aring fakturere
og ett system til aring bokfoslashre ndash de har altsaring
systemer som ikke snakker sammen
Mange bedrifter gjoslashr fortsatt mye manuelt
- de skriver faktura for haringnd og sender per
post Men faktura er ikke et papirark man
maring sende i posten Det er et betalingskrav
for leverte varer eller utfoslashrte tjenester der
mengde pris mva betalings- og
transportvilkaringr og saring videre er angitt Og
det finnes bedre loslashsninger for aring forholde
seg til disse kravene baringde de du sender
og mottar enn aring manuelt fylle inn infor-
masjonen som er paringkrevd printe ut og
legge i konvolutt Eller aringpne konvolutten
garing inn i nettbanken myse mot KID-num-
meret og krysse fingrene for at du ikke
taster feil
Manuelt maring fakturaer attesteres regi-
streres kontrolleres og foslashres korrekt i
regnskapet - avstemt mot eventuelle
bilag Men gode integrerte loslashsninger gjoslashr
jobben enklere og minimerer risiko for
menneskelig feil som feil KID-nummer
eller en null for mye Aring gjoslashre noe med
disse utfordringene er baringde enkelt og
tidsbesparende
Det kan vaeligre mye tid aring spare paring et hel-
automatisk system for fakturaer Det
finnes flere maringter aring effektivisere og
automatisere fakturering paring for eksempel
ved aring digitalisere fakturamottaket
Ved aring ta i bruk for eksempel EHF-mottak
(se faktaboks) ligger all data ferdig utfylt i
systemet slik at alt garingr automatisk og du
alltid er ajour i forhold til bokfoslashring
For aring bedre arbeidsflyten og forhindre
dobbeltarbeid finnes det ogsaring loslashsninger
der ansatte som jobber utenfor kontoret
effektivt kan fakturere med en gang
oppdraget er utfoslashrt Den eller de som har
myndighet til det kan ogsaring godkjenne
og betale fakturaer fortloslashpende - rett fra
mobilen Fakturaene sendes automatisk
og du trenger ikke aring ta hensyn til ulike
fakturaformater Du kan enkelt sette opp
dine fakturamaler skreddersydd etter
bedriftens behov og profil og du slipper
aring logge inn i nettbanken og aring maringtte jobbe
fra PC
Med fakturaloslashsningen til Telenor er det
veldig enkelt aring sende fakturaer fra
mobilen ogsaring for ansatte som er
ute i felten Naringr fakturaen er betalt
gjenstaringr det kun for regnskapsfoslashrer
eller oslashkonomiansvarlig aring bokfoslashre
Dette kan spare dere for mye tid
og dobbeltarbeid
Fakturaharingndtering
FAKTA
EHF (Elektronisk handelsformat) er en norsk tilpasning til et felles- europeisk fakturaformat Det benyttes av statlige kommunale og private virksomheter for mottak av regninger Alle statlige organisa- sjoner skal kreve faktura i EHF-for-mat Fra og med 1 januar 2015 var ogsaring alle norske kommuner paringlagt aring kunne ta imot EHF-fakturaer En del kommuner og bedrifter har allerede garingtt over til EHF og godtar ikke lenger fakturaer paring papir En EHF-faktura er en elektronisk faktura som sendes direkte fra avsenders til mottakers oslashkonomi-system Fordi den mottas og leses automatisk er du trygg paring at den kommer raskt frem til riktig mottaker
6
S M A R T A R B E I D S D A G
SikrereMindre risiko for menneskelig feil og sikker lagring av bilag i skyen
Mer effektivt Dersom du bruker et godt oslashkonomisystem vil det bli bedre samhandling mellom bedrift regnskapsfoslashrer og kunder
EnklerelaquoHar fakturaen blitt mottattraquo er et sposlashrsmaringl du aldri mer trenger lure paring med elektronisk faktura
Kan bli paringbudtAllerede naring kreves EHF (Elektronisk handelsformat) av de fleste offentlige virksomheter Ettersom det vil bli stadig vanligere vil nok ogsaring flere samarbeidspartnere kreve elektronisk faktura Det kan bli paringbudt med E-faktura mellom bedrifter saring det er kanskje like greit aring ligge litt i forkant
Fordeler med elektronisk faktura
S M A R T A R B E I D S D A G
7
FAKTA
Visste du at elektroniske fakturaer ikke er det samme som fakturaer sendt som PDF-fil per e-post En elektronisk faktura er et eget system i Norge administrert gjen-nom ELMA (Elektronisk Mottaker Adresseregister) For aring kunne ta dette i bruk maring du registrere deg her men det er en enkel prosess dersom oslashkonomisystemet ditt har aksesspunkt Per september 2018 er 117968 bedrifter registrerte her og antallet vokser stadig
Kommunal og moderniserings- departementet anslaringr at man sparer ti minutter per innkommende faktura du mottar elektronisk I tillegg til at du slipper manuell behandling er det heller ingen risiko for at faktura- en blir borte feilsendt eller ender i spamfilteret
Naringr det kommer til timeregistrering er
det mange tidstyver Den stoslashrste tids-
tyven er dobbeltarbeid og manuelle
prosesser men det brukes ogsaring mye
tid paring daringrlig kommunikasjonsflyt I sum
foslashrer dette til mangel paring oversikt og
kontroll
I mange bedrifter er det noen som jobber
paring kontoret mens andre er ute paring farten
Det krever gode rutiner og systemer for
kommunikasjon En kjent utfordring er at
vedkommende som har ansvar for time-
registreringen paring jobben bruker mye tid
paring aring mase paring timelister Hun eller han
mottar gjerne timelister paring papir og paring
mail og ender ofte opp med en bunke
papirer paring slutten av maringneden Vedkom-
mende maring legge alt inn i et system foslashre
timene paring riktige prosjekter og kunder og
kanskje sende det videre til en annen som
skal legge det ut til loslashnn Jo flere ledd jo
mer tid bruker vi
Resultatet er at mange bedrifter taper
mye penger fordi de verken faringr fakturert
tidsnok eller riktig og det kan derfor ha
stor verdi aring investere i gode verktoslashy for aring
registrere timene Timene som legges ned
i en bedrift og skal faktureres kunder er jo
en viktig del av grunnlaget for bedriftens
eksistens
Med et timeregistreringsverktoslashy blir det
enklere aring registrere timene paring en effektiv
maringte Dette foslashrer til bedre kontroll fordi vi
faringr innhentet timene tidsnok Det er ogsaring
en en enkel loslashsning for de ansatte som
jobber utenfor kontoret og som vil regis-
trere timene sine via telefon
En annen fordel er at den som sitter paring
kontoret faringr bedre oversikt naringr all infor-
masjon er samlet paring ett sted og ikke har
papir og timelister flytende omkring
Med et skikkelig timeregistreringssystem
kan faring du enkel tilgang til time- og
kostandsregistrering stoppeklokke og
logg fra mobiltelefonen Du kan registrere
timer fortloslashpende og du faringr full logg og
dokumentasjon paring oppdrag underveis
og etter at jobben er gjort Du velger selv
om du vil foslashre timer eller kostnader paring et
prosjekt eller oppdrag eller om du kun
vil dokumentere timene som er brukt
gjennom en arbeidsdag For mer avan-
sert timefoslashring kan du opprette en rekke
kategorier produkter og tjenester - alt
fra ulike timesatser til kjoslashring utstyr og
materiell Dette legger seg automatisk i
prosjektmodulen og er lett tilgjengelig
for medarbeidere som er ute paring oppdrag
Dermed kan ansatte ute i felten enkelt
registrere baringde timer og forbruk av
materiell og utstyr direkte fra PC
nettbrett eller mobilen
Timeregistrering
FAKTA
Selv om muligheten er der viser en undersoslashkelse som Norstat har gjort for Telenor at kun eacuten av fire smaring og mellomstore bedrifter foslashrer timer paring mobilen Det vil si at tre av fire bedrifter bruker mye tid og energi paring denne enkle men noslashdvendige oppgaven
Aring bruke mobiltelefonen som verktoslashy for aring registrere timer er tids- besparende baringde for den ansatte som er ute paring farten og for bedrif-ten Med en timeregistreringsapp paring mobilen tar det i snitt bare ett minutt per registrering I tillegg til at den ansatte sparer tid sparer en slik loslashsning ogsaring den paring kontoret for papirflyt og registrering av manuelle timelister Det gir ogsaring god kontroll over hvor mange timer som brukes paring ulike oppdrag og prosjekter noe som igjen gjoslashr det enklere aring prise jobber korrekt i neste omgang
S M A R T A R B E I D S D A G
8
S M A R T A R B E I D S D A G
9
Systemer som ikke snakker sammen og
daringrlig oversikt over prosjektene er to av
de stoslashrste utfordringene og tidstyvene
for de som jobber med prosjektstyring
Aring mangle oversikt over prosjekter over
hvilke oppgaver som er gjort hvilke timer
som er registrert og hvordan utviklingen
i prosjektet er kan skape baringde ekstra
arbeid og frustrasjon for de prosjekt-
ansvarlige
Det er mange som sliter med aring holde
oversikt over kostnader og loslashnnsomhet
og som mangler oversikt over ressursbruk
knyttet til konkrete prosjekter avdelinger
oppgaver og arbeidstype
Det er ogsaring mange som bruker mye tid paring
rapportering og paring aring etterleve kravene
til dokumentasjon Noen jobber ogsaring i
parallelle systemer noe som foslashrer til mye
merarbeid daringrligere kommunikasjon og
daringrligere oversikt Og daringrlig oversikt gjoslashr
det vanskelig aring planlegge framtidige
prosjekter paring en god maringte
For aring bedre kontroll paring prosjektstyringen
finnes det gode soslashmloslashse loslashsninger
Prosjektstyring er et system som gjoslashr det
enklere aring faring oversikt over kostnader og
dokumentasjon samt at du kan hente ut
innsikt og rapporter vedroslashrerende pros-
jekter Med en slik loslashsning faringr du full kon-
troll over framdrift og status paring tvers av
oppdrag og prosjekter i alle faser
Du etablerer prosjektet enkelt paring PC`en
eller mobilen din og har full tilgang fra
alle enheter Gjennom loslashsningen kan du
oppdatere status legge inn nye oppgaver
eller kommunisere med de andre
prosjektdeltakerne - enten du er paring
kontoret eller ute i felten Planlegging
gjennomfoslashring timeregistrering og doku-
mentasjon oslashkonomi og fakturering - alle
data foslashres til riktig prosjekt og alt opp-
dateres fortloslashpende slik at prosjektleder
har full oversikt over hvem som gjoslashr hva
hvor og naringr Resultatet er full oversikt over
prosjektene og god kommunikasjon med
prosjektdeltakerne
Prosjektstyring
FAKTA
En studie fra BI viser at ledere av smaring og mellomstore bedrifter bruker desidert mest tid paring daglig drift og operative gjoslashremaringl paring bekostning av strategi Samtidig skulle de oslashnske det var motsatt Aring digitalisere manuelle eller tungvinte arbeids- prosesser kan baringde frigjoslashre tid og energi i den daglige driften og hjelpe deg i strategiarbeidet
S M A R T A R B E I D S D A G
1 0
Manglende oversikt og mange in-
effektive og manuelle prosesser er
de stoslashrste tidstyvene naringr det gjelder
kunderelasjonsharingndtering eller
CRM som det ofte kalles
CRM staringr for laquocustomer relationship
managementraquo og er altsaring et system for
aring holde god oversikt over kunde-
relasjonene dine Det aring ha et godt system
for kunderelasjoner er viktig for aring kunne
drive god kundepleie og kundeservice
I mange bedrifter befinner mye viktig
informasjon oppe i hodet til sjefen eller
andre ansatte Naringr viktig informasjon ikke
deles eller er utilgjengelig for dem som
trenger den foslashrer det ofte til daringrlig bruk
av tid og ressurser fordi man stadig maring
lete etter adresser avtaler eller annen
viktig kundeinformasjon Ikke minst kan
det virke uproft naringr en kunde ringer og
trenger svar paring sposlashrsmaringl
I et system for kunderelasjonsharingndtering
har du full oversikt over dine kunder kon-
takter og leverandoslashrer paring ett sted
Alt som beroslashrer kunden lagres automatisk
paring et kundekort og er dermed alltid opp-
datert slik at du kan gi kundene dine god
oppfoslashlging og behandling enten de har
sposlashrsmaringl rundt framdrift eller oslashkonomi Du
kan enkelt garing inn paring kundekortet aring sjekke
for eksempel e-postkorrespondanse eller
ordrehistorikk enten du sitter paring kontoret
eller vil sjekke det via mobilen
All denne informasjonen er samlet i et
system som igjen kan kobles til de loslashsnin-
gene som bedriften din har for oslashkonomi-
og prosjektstyring Du har ogsaring mulighet
til aring planlegge aktiviteter og knytte sys-
temet til konkrete prosjekter og systemet
snakker naturligvis ogsaring sammen med
regnskapssystemet slik at det automatisk
oppdateres underveis
Kunderelasjonsharingndtering (CRM)
S M A R T A R B E I D S D A G
1 1
Det er mange tidstyver som dukker opp
naringr det gjelder regnskap og de viktigste
er mange manuelle prosesser mye
papir daringrlig kommunikasjonsflyt og
systemer som ikke snakker sammen
I en undersoslashkelse om regnskapssystemer
og teknologiutvikling utfoslashrt av Regnskap
Norge ble brukerne av skybaserte
systemer spurt om hvilke fordeler de la
stoslashrst vekt paring da de valgte et skybasert
regnskapssystem Undersoslashkelsen viste
tydelig at det var tettere relasjoner og
samarbeid med kundene - samt bedre
arbeidsflyt - som var de viktigste gevinst-
ene av aring velge skybasert systemer
Den aller viktigste aringrsaken til aring velge sky-
basert regnskapssystem var muligheten
for at kunde og regnskapsfoslashrer kan jobbe
i samme system
I varingrt regnskapssystem Regnskap kan du
og regnskapsfoslashrer jobbe i samme system
og regnskapsfoslashreren faringr gratis tilgang til
regnskapet Ved aring jobbe i samme system
som regnskapsfoslashreren blir kommunika-
sjonsflyten bedre fordi alt oppdateres i
sanntid Du kan for eksempel sette opp at
fakturaer automatisk garingr direkte til daglig
leder og at regnskapsfoslashrer faringr beskjed naringr
fakturaene er godkjent Da kan han eller
hun bokfoslashre rett i systemet Alt skjer
automatisk slik at du slipper aring bruke tid
paring aring ringe eller sende e-post hver gang
du gjoslashr noe i systemet I et slikt regn-
skapssystem blir bilagsflyten automati-
sert og du kan kjoslashre betalinger direkte
fra mobilen Systemet haringndterer alle
formater for inn- og utgaringende bilag Alle
funksjoner er ferdig integrert fra skan-
ning EHF mottak godkjenning fakture-
ring bank og betaling bokfoslashring reskon-
tro ndash til rapportering med drill-down ned
til bilagsnivaring
I Regnskap kan du konsentrere deg om
det du kan best og gjoslashre de oppgavene
du har kompetanse til mens regnskaps-
foslashreren tar seg av resten Du kan ogsaring
hente ut resultater uavhengig av om
regnskapsfoslashreren er tilgjengelig eller
ei og paring den maringten faring bedre oversikt
Med et loslashpende oppdatert regnskap har
du et helt annet grunnlag for aring ta gode
beslutninger
Regnskap
S M A R T A R B E I D S D A G
1 2
Oslashkt produktivitet
Ved aring la systemene laquogjoslashre jobbenraquo kan
du kvitte deg med flere tidstyver Tiden
som frigjoslashres kan du bruke paring aring gjoslashre
bedriften mer produktiv samt legge til
rette for vekst
Mer transparens
I smaring og mellomstore bedrifter
har ansatte ofte flere roller og mange
hatter - og det aring ha aringpenhet og god
informasjonsflyt er viktig
Ved aring ha integrerte systemer vil man
ha langt bedre tilgang til informasjon
paring tvers av avdelinger noe som kan gi
faeligrre feil og reduserte kostnader
Bedre beslutninger
Aring ha mer og bedre informasjon gjoslashr at
du kan ta velinformerte beslutninger
- raskere Dette er selvfoslashlgelig en stor
fordel baringde i arbeidshverdagen og for
aring ha oversikt over det store bildet
(Kilde Businesscom)
DETTE ER ERP
ERP er en forkortelse for Enterprise resource planning og er et system som stoslashtter opp om flere virksom-hetsomraringder i en bedrift alt fra produksjon lager og salg til innkjoslashp og oslashkonomi Maringlet med et ERP- system er aring haringndtere virksomhetens informasjon og tilfredsstille behov for styring administrasjon og deling av data
Telenor kan levere alle loslashsningene du
trenger i et skybasert ERP-system og
en ny loslashsning kan ogsaring integreres med
eksisterende loslashsninger
En av fordelene ved aring velge Telenor er
at varingr samarbeidspartner 24 SevenOffice
har svaeligrt mange standardintegrasjoner
aring velge fra
Hvorfor velge et ERP-system fra Telenor
For veldig mange bedrifter er tidstyvene et resultat av at systemer ikke snakker sammen For aring bli kvitt disse tidstyvene kan et skybasert ERP-system vaeligre loslashsningen
Systemer som snakker sammen
Et skybasert ERP-system foslashrer til
S M A R T A R B E I D S D A G
Et skybasert ERP-system stroslashmlinjeformer arbeidsprosessene og gjoslashr at bedriften kan jobbe soslashmloslashst
Manuelleprosesser
Daringrlig kommunikasjonsflyt
Dobbelt-registrering
Mangel paring oversiktog kontroll
Systemer snakkerikke sammen
S M A R T A R B E I D S D A G
Trenger du hjelp til aring effektivisere dine
manuelle eller tungvinte arbeids-
prosesser Er det vanskelig aring vite hvor
du skal starte og hvordan du kommer
i gang med digitalisering
Stadig flere bedrifter ser nytten av aring
digitalisere maringten de jobber paring men
for mange mindre bedrifter uten egen
IT-kompetanse kan det virke vanskelig
aring komme i gang Hva boslashr man prioritere
hvordan garingr man frem og vil det egentlig
gjoslashre arbeidsdagen enklere En annen
utfordring er at det er mange leverandoslashrer
som hver har sin loslashsning og det er en
risiko for at man ender opp med mange
forskjellige produkter som ikke prater
sammen
Smart Arbeidsdag er en raringdgivnings-
tjeneste hvor vi hjelper bedrifter med
aring utforske hvilke muligheter de har for
aring garing over til en mer digital maringte aring jobbe
paring I loslashpet av en time garingr vi gjennom
hvilke verktoslashy og prosesser bedriften har
i dag ser om det er omraringder hvor det er
unoslashdvendig mye dobbeltarbeid om dere
har eksisterende systemer som kan
utnyttes bedre eller om det er komplet-
terende loslashsninger som trengs
Basert paring denne innsikten vil vi komme
med en anbefaling til tiltak dere kan gjoslashre
for aring jobbe smartere fremover
Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor
Varingrt primaeligre fokus er aring hjelpe
bedrifter med aring effektivisere maringten
de jobber paring og legge til rette for aring
kunne jobbe like effektivt enten det
er fra mobil nettbrett eller PC
For aring hjelpe smaring og mellomstore
bedrifter med aring manoslashvre i det digitale
landskapet og effektivisere sine
arbeidsprosesser har Telenor
lansert Smart Arbeidsdag
ldquo
S M A R T A R B E I D S D A G
1 3
S M A R T A R B E I D S D A G
Ved aring digitalisere for eksempel timefoslashring
fakturering eller prosjektstyring faringr man bedre
oversikt og slipper aring bruke tid paring informasjons-
innhenting eller dobbeltarbeid Og gjennom aring gi
de ansatte tilgang til gode samhandlingsverktoslashy
og ved aring soslashrge for at de har tilgang til de samme
verktoslashyene enten de er inne paring kontoret eller ute
paring oppdrag kan man spare mye tid og ressurser
som igjen kan omprioriteres til verdiskapende
aktiviteter
Det er her vi kan hjelpe dere Varingre raringdgivere sitter
daglig i samtale med bedrifter som er i samme
situasjon som deg og dette gjoslashr at vi har mye
erfaring med hvilke grep man boslashr ta som gir stor
effekt paring baringde kort og lengre sikt Vi har allerede
hjulpet flere hundre smaringbedrifter med aring digital-
isere hele eller deler av sine arbeidsprosesser ndash
og vi er klare for aring hjelpe deg
Raringdgivningssamtalen tar ca 1 time og du vil faring
oversendt en rapport i etterkant med forslag til
mulige loslashsninger Raringdgivningssamtalen er ufor-
pliktende og du velger selv om det er noe du vil
garing videre med
Det handler ikke noslashdvendigvis om aring digitalisere alt men om aring prioritere de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser
S M A R T A R B E I D S D A G
1 4
Kontakt oss
Ta kontakt med oss for en gratis og uforpliktende samtale
SikrereMindre risiko for menneskelig feil og sikker lagring av bilag i skyen
Mer effektivt Dersom du bruker et godt oslashkonomisystem vil det bli bedre samhandling mellom bedrift regnskapsfoslashrer og kunder
EnklerelaquoHar fakturaen blitt mottattraquo er et sposlashrsmaringl du aldri mer trenger lure paring med elektronisk faktura
Kan bli paringbudtAllerede naring kreves EHF (Elektronisk handelsformat) av de fleste offentlige virksomheter Ettersom det vil bli stadig vanligere vil nok ogsaring flere samarbeidspartnere kreve elektronisk faktura Det kan bli paringbudt med E-faktura mellom bedrifter saring det er kanskje like greit aring ligge litt i forkant
Fordeler med elektronisk faktura
S M A R T A R B E I D S D A G
7
FAKTA
Visste du at elektroniske fakturaer ikke er det samme som fakturaer sendt som PDF-fil per e-post En elektronisk faktura er et eget system i Norge administrert gjen-nom ELMA (Elektronisk Mottaker Adresseregister) For aring kunne ta dette i bruk maring du registrere deg her men det er en enkel prosess dersom oslashkonomisystemet ditt har aksesspunkt Per september 2018 er 117968 bedrifter registrerte her og antallet vokser stadig
Kommunal og moderniserings- departementet anslaringr at man sparer ti minutter per innkommende faktura du mottar elektronisk I tillegg til at du slipper manuell behandling er det heller ingen risiko for at faktura- en blir borte feilsendt eller ender i spamfilteret
Naringr det kommer til timeregistrering er
det mange tidstyver Den stoslashrste tids-
tyven er dobbeltarbeid og manuelle
prosesser men det brukes ogsaring mye
tid paring daringrlig kommunikasjonsflyt I sum
foslashrer dette til mangel paring oversikt og
kontroll
I mange bedrifter er det noen som jobber
paring kontoret mens andre er ute paring farten
Det krever gode rutiner og systemer for
kommunikasjon En kjent utfordring er at
vedkommende som har ansvar for time-
registreringen paring jobben bruker mye tid
paring aring mase paring timelister Hun eller han
mottar gjerne timelister paring papir og paring
mail og ender ofte opp med en bunke
papirer paring slutten av maringneden Vedkom-
mende maring legge alt inn i et system foslashre
timene paring riktige prosjekter og kunder og
kanskje sende det videre til en annen som
skal legge det ut til loslashnn Jo flere ledd jo
mer tid bruker vi
Resultatet er at mange bedrifter taper
mye penger fordi de verken faringr fakturert
tidsnok eller riktig og det kan derfor ha
stor verdi aring investere i gode verktoslashy for aring
registrere timene Timene som legges ned
i en bedrift og skal faktureres kunder er jo
en viktig del av grunnlaget for bedriftens
eksistens
Med et timeregistreringsverktoslashy blir det
enklere aring registrere timene paring en effektiv
maringte Dette foslashrer til bedre kontroll fordi vi
faringr innhentet timene tidsnok Det er ogsaring
en en enkel loslashsning for de ansatte som
jobber utenfor kontoret og som vil regis-
trere timene sine via telefon
En annen fordel er at den som sitter paring
kontoret faringr bedre oversikt naringr all infor-
masjon er samlet paring ett sted og ikke har
papir og timelister flytende omkring
Med et skikkelig timeregistreringssystem
kan faring du enkel tilgang til time- og
kostandsregistrering stoppeklokke og
logg fra mobiltelefonen Du kan registrere
timer fortloslashpende og du faringr full logg og
dokumentasjon paring oppdrag underveis
og etter at jobben er gjort Du velger selv
om du vil foslashre timer eller kostnader paring et
prosjekt eller oppdrag eller om du kun
vil dokumentere timene som er brukt
gjennom en arbeidsdag For mer avan-
sert timefoslashring kan du opprette en rekke
kategorier produkter og tjenester - alt
fra ulike timesatser til kjoslashring utstyr og
materiell Dette legger seg automatisk i
prosjektmodulen og er lett tilgjengelig
for medarbeidere som er ute paring oppdrag
Dermed kan ansatte ute i felten enkelt
registrere baringde timer og forbruk av
materiell og utstyr direkte fra PC
nettbrett eller mobilen
Timeregistrering
FAKTA
Selv om muligheten er der viser en undersoslashkelse som Norstat har gjort for Telenor at kun eacuten av fire smaring og mellomstore bedrifter foslashrer timer paring mobilen Det vil si at tre av fire bedrifter bruker mye tid og energi paring denne enkle men noslashdvendige oppgaven
Aring bruke mobiltelefonen som verktoslashy for aring registrere timer er tids- besparende baringde for den ansatte som er ute paring farten og for bedrif-ten Med en timeregistreringsapp paring mobilen tar det i snitt bare ett minutt per registrering I tillegg til at den ansatte sparer tid sparer en slik loslashsning ogsaring den paring kontoret for papirflyt og registrering av manuelle timelister Det gir ogsaring god kontroll over hvor mange timer som brukes paring ulike oppdrag og prosjekter noe som igjen gjoslashr det enklere aring prise jobber korrekt i neste omgang
S M A R T A R B E I D S D A G
8
S M A R T A R B E I D S D A G
9
Systemer som ikke snakker sammen og
daringrlig oversikt over prosjektene er to av
de stoslashrste utfordringene og tidstyvene
for de som jobber med prosjektstyring
Aring mangle oversikt over prosjekter over
hvilke oppgaver som er gjort hvilke timer
som er registrert og hvordan utviklingen
i prosjektet er kan skape baringde ekstra
arbeid og frustrasjon for de prosjekt-
ansvarlige
Det er mange som sliter med aring holde
oversikt over kostnader og loslashnnsomhet
og som mangler oversikt over ressursbruk
knyttet til konkrete prosjekter avdelinger
oppgaver og arbeidstype
Det er ogsaring mange som bruker mye tid paring
rapportering og paring aring etterleve kravene
til dokumentasjon Noen jobber ogsaring i
parallelle systemer noe som foslashrer til mye
merarbeid daringrligere kommunikasjon og
daringrligere oversikt Og daringrlig oversikt gjoslashr
det vanskelig aring planlegge framtidige
prosjekter paring en god maringte
For aring bedre kontroll paring prosjektstyringen
finnes det gode soslashmloslashse loslashsninger
Prosjektstyring er et system som gjoslashr det
enklere aring faring oversikt over kostnader og
dokumentasjon samt at du kan hente ut
innsikt og rapporter vedroslashrerende pros-
jekter Med en slik loslashsning faringr du full kon-
troll over framdrift og status paring tvers av
oppdrag og prosjekter i alle faser
Du etablerer prosjektet enkelt paring PC`en
eller mobilen din og har full tilgang fra
alle enheter Gjennom loslashsningen kan du
oppdatere status legge inn nye oppgaver
eller kommunisere med de andre
prosjektdeltakerne - enten du er paring
kontoret eller ute i felten Planlegging
gjennomfoslashring timeregistrering og doku-
mentasjon oslashkonomi og fakturering - alle
data foslashres til riktig prosjekt og alt opp-
dateres fortloslashpende slik at prosjektleder
har full oversikt over hvem som gjoslashr hva
hvor og naringr Resultatet er full oversikt over
prosjektene og god kommunikasjon med
prosjektdeltakerne
Prosjektstyring
FAKTA
En studie fra BI viser at ledere av smaring og mellomstore bedrifter bruker desidert mest tid paring daglig drift og operative gjoslashremaringl paring bekostning av strategi Samtidig skulle de oslashnske det var motsatt Aring digitalisere manuelle eller tungvinte arbeids- prosesser kan baringde frigjoslashre tid og energi i den daglige driften og hjelpe deg i strategiarbeidet
S M A R T A R B E I D S D A G
1 0
Manglende oversikt og mange in-
effektive og manuelle prosesser er
de stoslashrste tidstyvene naringr det gjelder
kunderelasjonsharingndtering eller
CRM som det ofte kalles
CRM staringr for laquocustomer relationship
managementraquo og er altsaring et system for
aring holde god oversikt over kunde-
relasjonene dine Det aring ha et godt system
for kunderelasjoner er viktig for aring kunne
drive god kundepleie og kundeservice
I mange bedrifter befinner mye viktig
informasjon oppe i hodet til sjefen eller
andre ansatte Naringr viktig informasjon ikke
deles eller er utilgjengelig for dem som
trenger den foslashrer det ofte til daringrlig bruk
av tid og ressurser fordi man stadig maring
lete etter adresser avtaler eller annen
viktig kundeinformasjon Ikke minst kan
det virke uproft naringr en kunde ringer og
trenger svar paring sposlashrsmaringl
I et system for kunderelasjonsharingndtering
har du full oversikt over dine kunder kon-
takter og leverandoslashrer paring ett sted
Alt som beroslashrer kunden lagres automatisk
paring et kundekort og er dermed alltid opp-
datert slik at du kan gi kundene dine god
oppfoslashlging og behandling enten de har
sposlashrsmaringl rundt framdrift eller oslashkonomi Du
kan enkelt garing inn paring kundekortet aring sjekke
for eksempel e-postkorrespondanse eller
ordrehistorikk enten du sitter paring kontoret
eller vil sjekke det via mobilen
All denne informasjonen er samlet i et
system som igjen kan kobles til de loslashsnin-
gene som bedriften din har for oslashkonomi-
og prosjektstyring Du har ogsaring mulighet
til aring planlegge aktiviteter og knytte sys-
temet til konkrete prosjekter og systemet
snakker naturligvis ogsaring sammen med
regnskapssystemet slik at det automatisk
oppdateres underveis
Kunderelasjonsharingndtering (CRM)
S M A R T A R B E I D S D A G
1 1
Det er mange tidstyver som dukker opp
naringr det gjelder regnskap og de viktigste
er mange manuelle prosesser mye
papir daringrlig kommunikasjonsflyt og
systemer som ikke snakker sammen
I en undersoslashkelse om regnskapssystemer
og teknologiutvikling utfoslashrt av Regnskap
Norge ble brukerne av skybaserte
systemer spurt om hvilke fordeler de la
stoslashrst vekt paring da de valgte et skybasert
regnskapssystem Undersoslashkelsen viste
tydelig at det var tettere relasjoner og
samarbeid med kundene - samt bedre
arbeidsflyt - som var de viktigste gevinst-
ene av aring velge skybasert systemer
Den aller viktigste aringrsaken til aring velge sky-
basert regnskapssystem var muligheten
for at kunde og regnskapsfoslashrer kan jobbe
i samme system
I varingrt regnskapssystem Regnskap kan du
og regnskapsfoslashrer jobbe i samme system
og regnskapsfoslashreren faringr gratis tilgang til
regnskapet Ved aring jobbe i samme system
som regnskapsfoslashreren blir kommunika-
sjonsflyten bedre fordi alt oppdateres i
sanntid Du kan for eksempel sette opp at
fakturaer automatisk garingr direkte til daglig
leder og at regnskapsfoslashrer faringr beskjed naringr
fakturaene er godkjent Da kan han eller
hun bokfoslashre rett i systemet Alt skjer
automatisk slik at du slipper aring bruke tid
paring aring ringe eller sende e-post hver gang
du gjoslashr noe i systemet I et slikt regn-
skapssystem blir bilagsflyten automati-
sert og du kan kjoslashre betalinger direkte
fra mobilen Systemet haringndterer alle
formater for inn- og utgaringende bilag Alle
funksjoner er ferdig integrert fra skan-
ning EHF mottak godkjenning fakture-
ring bank og betaling bokfoslashring reskon-
tro ndash til rapportering med drill-down ned
til bilagsnivaring
I Regnskap kan du konsentrere deg om
det du kan best og gjoslashre de oppgavene
du har kompetanse til mens regnskaps-
foslashreren tar seg av resten Du kan ogsaring
hente ut resultater uavhengig av om
regnskapsfoslashreren er tilgjengelig eller
ei og paring den maringten faring bedre oversikt
Med et loslashpende oppdatert regnskap har
du et helt annet grunnlag for aring ta gode
beslutninger
Regnskap
S M A R T A R B E I D S D A G
1 2
Oslashkt produktivitet
Ved aring la systemene laquogjoslashre jobbenraquo kan
du kvitte deg med flere tidstyver Tiden
som frigjoslashres kan du bruke paring aring gjoslashre
bedriften mer produktiv samt legge til
rette for vekst
Mer transparens
I smaring og mellomstore bedrifter
har ansatte ofte flere roller og mange
hatter - og det aring ha aringpenhet og god
informasjonsflyt er viktig
Ved aring ha integrerte systemer vil man
ha langt bedre tilgang til informasjon
paring tvers av avdelinger noe som kan gi
faeligrre feil og reduserte kostnader
Bedre beslutninger
Aring ha mer og bedre informasjon gjoslashr at
du kan ta velinformerte beslutninger
- raskere Dette er selvfoslashlgelig en stor
fordel baringde i arbeidshverdagen og for
aring ha oversikt over det store bildet
(Kilde Businesscom)
DETTE ER ERP
ERP er en forkortelse for Enterprise resource planning og er et system som stoslashtter opp om flere virksom-hetsomraringder i en bedrift alt fra produksjon lager og salg til innkjoslashp og oslashkonomi Maringlet med et ERP- system er aring haringndtere virksomhetens informasjon og tilfredsstille behov for styring administrasjon og deling av data
Telenor kan levere alle loslashsningene du
trenger i et skybasert ERP-system og
en ny loslashsning kan ogsaring integreres med
eksisterende loslashsninger
En av fordelene ved aring velge Telenor er
at varingr samarbeidspartner 24 SevenOffice
har svaeligrt mange standardintegrasjoner
aring velge fra
Hvorfor velge et ERP-system fra Telenor
For veldig mange bedrifter er tidstyvene et resultat av at systemer ikke snakker sammen For aring bli kvitt disse tidstyvene kan et skybasert ERP-system vaeligre loslashsningen
Systemer som snakker sammen
Et skybasert ERP-system foslashrer til
S M A R T A R B E I D S D A G
Et skybasert ERP-system stroslashmlinjeformer arbeidsprosessene og gjoslashr at bedriften kan jobbe soslashmloslashst
Manuelleprosesser
Daringrlig kommunikasjonsflyt
Dobbelt-registrering
Mangel paring oversiktog kontroll
Systemer snakkerikke sammen
S M A R T A R B E I D S D A G
Trenger du hjelp til aring effektivisere dine
manuelle eller tungvinte arbeids-
prosesser Er det vanskelig aring vite hvor
du skal starte og hvordan du kommer
i gang med digitalisering
Stadig flere bedrifter ser nytten av aring
digitalisere maringten de jobber paring men
for mange mindre bedrifter uten egen
IT-kompetanse kan det virke vanskelig
aring komme i gang Hva boslashr man prioritere
hvordan garingr man frem og vil det egentlig
gjoslashre arbeidsdagen enklere En annen
utfordring er at det er mange leverandoslashrer
som hver har sin loslashsning og det er en
risiko for at man ender opp med mange
forskjellige produkter som ikke prater
sammen
Smart Arbeidsdag er en raringdgivnings-
tjeneste hvor vi hjelper bedrifter med
aring utforske hvilke muligheter de har for
aring garing over til en mer digital maringte aring jobbe
paring I loslashpet av en time garingr vi gjennom
hvilke verktoslashy og prosesser bedriften har
i dag ser om det er omraringder hvor det er
unoslashdvendig mye dobbeltarbeid om dere
har eksisterende systemer som kan
utnyttes bedre eller om det er komplet-
terende loslashsninger som trengs
Basert paring denne innsikten vil vi komme
med en anbefaling til tiltak dere kan gjoslashre
for aring jobbe smartere fremover
Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor
Varingrt primaeligre fokus er aring hjelpe
bedrifter med aring effektivisere maringten
de jobber paring og legge til rette for aring
kunne jobbe like effektivt enten det
er fra mobil nettbrett eller PC
For aring hjelpe smaring og mellomstore
bedrifter med aring manoslashvre i det digitale
landskapet og effektivisere sine
arbeidsprosesser har Telenor
lansert Smart Arbeidsdag
ldquo
S M A R T A R B E I D S D A G
1 3
S M A R T A R B E I D S D A G
Ved aring digitalisere for eksempel timefoslashring
fakturering eller prosjektstyring faringr man bedre
oversikt og slipper aring bruke tid paring informasjons-
innhenting eller dobbeltarbeid Og gjennom aring gi
de ansatte tilgang til gode samhandlingsverktoslashy
og ved aring soslashrge for at de har tilgang til de samme
verktoslashyene enten de er inne paring kontoret eller ute
paring oppdrag kan man spare mye tid og ressurser
som igjen kan omprioriteres til verdiskapende
aktiviteter
Det er her vi kan hjelpe dere Varingre raringdgivere sitter
daglig i samtale med bedrifter som er i samme
situasjon som deg og dette gjoslashr at vi har mye
erfaring med hvilke grep man boslashr ta som gir stor
effekt paring baringde kort og lengre sikt Vi har allerede
hjulpet flere hundre smaringbedrifter med aring digital-
isere hele eller deler av sine arbeidsprosesser ndash
og vi er klare for aring hjelpe deg
Raringdgivningssamtalen tar ca 1 time og du vil faring
oversendt en rapport i etterkant med forslag til
mulige loslashsninger Raringdgivningssamtalen er ufor-
pliktende og du velger selv om det er noe du vil
garing videre med
Det handler ikke noslashdvendigvis om aring digitalisere alt men om aring prioritere de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser
S M A R T A R B E I D S D A G
1 4
Kontakt oss
Ta kontakt med oss for en gratis og uforpliktende samtale
Naringr det kommer til timeregistrering er
det mange tidstyver Den stoslashrste tids-
tyven er dobbeltarbeid og manuelle
prosesser men det brukes ogsaring mye
tid paring daringrlig kommunikasjonsflyt I sum
foslashrer dette til mangel paring oversikt og
kontroll
I mange bedrifter er det noen som jobber
paring kontoret mens andre er ute paring farten
Det krever gode rutiner og systemer for
kommunikasjon En kjent utfordring er at
vedkommende som har ansvar for time-
registreringen paring jobben bruker mye tid
paring aring mase paring timelister Hun eller han
mottar gjerne timelister paring papir og paring
mail og ender ofte opp med en bunke
papirer paring slutten av maringneden Vedkom-
mende maring legge alt inn i et system foslashre
timene paring riktige prosjekter og kunder og
kanskje sende det videre til en annen som
skal legge det ut til loslashnn Jo flere ledd jo
mer tid bruker vi
Resultatet er at mange bedrifter taper
mye penger fordi de verken faringr fakturert
tidsnok eller riktig og det kan derfor ha
stor verdi aring investere i gode verktoslashy for aring
registrere timene Timene som legges ned
i en bedrift og skal faktureres kunder er jo
en viktig del av grunnlaget for bedriftens
eksistens
Med et timeregistreringsverktoslashy blir det
enklere aring registrere timene paring en effektiv
maringte Dette foslashrer til bedre kontroll fordi vi
faringr innhentet timene tidsnok Det er ogsaring
en en enkel loslashsning for de ansatte som
jobber utenfor kontoret og som vil regis-
trere timene sine via telefon
En annen fordel er at den som sitter paring
kontoret faringr bedre oversikt naringr all infor-
masjon er samlet paring ett sted og ikke har
papir og timelister flytende omkring
Med et skikkelig timeregistreringssystem
kan faring du enkel tilgang til time- og
kostandsregistrering stoppeklokke og
logg fra mobiltelefonen Du kan registrere
timer fortloslashpende og du faringr full logg og
dokumentasjon paring oppdrag underveis
og etter at jobben er gjort Du velger selv
om du vil foslashre timer eller kostnader paring et
prosjekt eller oppdrag eller om du kun
vil dokumentere timene som er brukt
gjennom en arbeidsdag For mer avan-
sert timefoslashring kan du opprette en rekke
kategorier produkter og tjenester - alt
fra ulike timesatser til kjoslashring utstyr og
materiell Dette legger seg automatisk i
prosjektmodulen og er lett tilgjengelig
for medarbeidere som er ute paring oppdrag
Dermed kan ansatte ute i felten enkelt
registrere baringde timer og forbruk av
materiell og utstyr direkte fra PC
nettbrett eller mobilen
Timeregistrering
FAKTA
Selv om muligheten er der viser en undersoslashkelse som Norstat har gjort for Telenor at kun eacuten av fire smaring og mellomstore bedrifter foslashrer timer paring mobilen Det vil si at tre av fire bedrifter bruker mye tid og energi paring denne enkle men noslashdvendige oppgaven
Aring bruke mobiltelefonen som verktoslashy for aring registrere timer er tids- besparende baringde for den ansatte som er ute paring farten og for bedrif-ten Med en timeregistreringsapp paring mobilen tar det i snitt bare ett minutt per registrering I tillegg til at den ansatte sparer tid sparer en slik loslashsning ogsaring den paring kontoret for papirflyt og registrering av manuelle timelister Det gir ogsaring god kontroll over hvor mange timer som brukes paring ulike oppdrag og prosjekter noe som igjen gjoslashr det enklere aring prise jobber korrekt i neste omgang
S M A R T A R B E I D S D A G
8
S M A R T A R B E I D S D A G
9
Systemer som ikke snakker sammen og
daringrlig oversikt over prosjektene er to av
de stoslashrste utfordringene og tidstyvene
for de som jobber med prosjektstyring
Aring mangle oversikt over prosjekter over
hvilke oppgaver som er gjort hvilke timer
som er registrert og hvordan utviklingen
i prosjektet er kan skape baringde ekstra
arbeid og frustrasjon for de prosjekt-
ansvarlige
Det er mange som sliter med aring holde
oversikt over kostnader og loslashnnsomhet
og som mangler oversikt over ressursbruk
knyttet til konkrete prosjekter avdelinger
oppgaver og arbeidstype
Det er ogsaring mange som bruker mye tid paring
rapportering og paring aring etterleve kravene
til dokumentasjon Noen jobber ogsaring i
parallelle systemer noe som foslashrer til mye
merarbeid daringrligere kommunikasjon og
daringrligere oversikt Og daringrlig oversikt gjoslashr
det vanskelig aring planlegge framtidige
prosjekter paring en god maringte
For aring bedre kontroll paring prosjektstyringen
finnes det gode soslashmloslashse loslashsninger
Prosjektstyring er et system som gjoslashr det
enklere aring faring oversikt over kostnader og
dokumentasjon samt at du kan hente ut
innsikt og rapporter vedroslashrerende pros-
jekter Med en slik loslashsning faringr du full kon-
troll over framdrift og status paring tvers av
oppdrag og prosjekter i alle faser
Du etablerer prosjektet enkelt paring PC`en
eller mobilen din og har full tilgang fra
alle enheter Gjennom loslashsningen kan du
oppdatere status legge inn nye oppgaver
eller kommunisere med de andre
prosjektdeltakerne - enten du er paring
kontoret eller ute i felten Planlegging
gjennomfoslashring timeregistrering og doku-
mentasjon oslashkonomi og fakturering - alle
data foslashres til riktig prosjekt og alt opp-
dateres fortloslashpende slik at prosjektleder
har full oversikt over hvem som gjoslashr hva
hvor og naringr Resultatet er full oversikt over
prosjektene og god kommunikasjon med
prosjektdeltakerne
Prosjektstyring
FAKTA
En studie fra BI viser at ledere av smaring og mellomstore bedrifter bruker desidert mest tid paring daglig drift og operative gjoslashremaringl paring bekostning av strategi Samtidig skulle de oslashnske det var motsatt Aring digitalisere manuelle eller tungvinte arbeids- prosesser kan baringde frigjoslashre tid og energi i den daglige driften og hjelpe deg i strategiarbeidet
S M A R T A R B E I D S D A G
1 0
Manglende oversikt og mange in-
effektive og manuelle prosesser er
de stoslashrste tidstyvene naringr det gjelder
kunderelasjonsharingndtering eller
CRM som det ofte kalles
CRM staringr for laquocustomer relationship
managementraquo og er altsaring et system for
aring holde god oversikt over kunde-
relasjonene dine Det aring ha et godt system
for kunderelasjoner er viktig for aring kunne
drive god kundepleie og kundeservice
I mange bedrifter befinner mye viktig
informasjon oppe i hodet til sjefen eller
andre ansatte Naringr viktig informasjon ikke
deles eller er utilgjengelig for dem som
trenger den foslashrer det ofte til daringrlig bruk
av tid og ressurser fordi man stadig maring
lete etter adresser avtaler eller annen
viktig kundeinformasjon Ikke minst kan
det virke uproft naringr en kunde ringer og
trenger svar paring sposlashrsmaringl
I et system for kunderelasjonsharingndtering
har du full oversikt over dine kunder kon-
takter og leverandoslashrer paring ett sted
Alt som beroslashrer kunden lagres automatisk
paring et kundekort og er dermed alltid opp-
datert slik at du kan gi kundene dine god
oppfoslashlging og behandling enten de har
sposlashrsmaringl rundt framdrift eller oslashkonomi Du
kan enkelt garing inn paring kundekortet aring sjekke
for eksempel e-postkorrespondanse eller
ordrehistorikk enten du sitter paring kontoret
eller vil sjekke det via mobilen
All denne informasjonen er samlet i et
system som igjen kan kobles til de loslashsnin-
gene som bedriften din har for oslashkonomi-
og prosjektstyring Du har ogsaring mulighet
til aring planlegge aktiviteter og knytte sys-
temet til konkrete prosjekter og systemet
snakker naturligvis ogsaring sammen med
regnskapssystemet slik at det automatisk
oppdateres underveis
Kunderelasjonsharingndtering (CRM)
S M A R T A R B E I D S D A G
1 1
Det er mange tidstyver som dukker opp
naringr det gjelder regnskap og de viktigste
er mange manuelle prosesser mye
papir daringrlig kommunikasjonsflyt og
systemer som ikke snakker sammen
I en undersoslashkelse om regnskapssystemer
og teknologiutvikling utfoslashrt av Regnskap
Norge ble brukerne av skybaserte
systemer spurt om hvilke fordeler de la
stoslashrst vekt paring da de valgte et skybasert
regnskapssystem Undersoslashkelsen viste
tydelig at det var tettere relasjoner og
samarbeid med kundene - samt bedre
arbeidsflyt - som var de viktigste gevinst-
ene av aring velge skybasert systemer
Den aller viktigste aringrsaken til aring velge sky-
basert regnskapssystem var muligheten
for at kunde og regnskapsfoslashrer kan jobbe
i samme system
I varingrt regnskapssystem Regnskap kan du
og regnskapsfoslashrer jobbe i samme system
og regnskapsfoslashreren faringr gratis tilgang til
regnskapet Ved aring jobbe i samme system
som regnskapsfoslashreren blir kommunika-
sjonsflyten bedre fordi alt oppdateres i
sanntid Du kan for eksempel sette opp at
fakturaer automatisk garingr direkte til daglig
leder og at regnskapsfoslashrer faringr beskjed naringr
fakturaene er godkjent Da kan han eller
hun bokfoslashre rett i systemet Alt skjer
automatisk slik at du slipper aring bruke tid
paring aring ringe eller sende e-post hver gang
du gjoslashr noe i systemet I et slikt regn-
skapssystem blir bilagsflyten automati-
sert og du kan kjoslashre betalinger direkte
fra mobilen Systemet haringndterer alle
formater for inn- og utgaringende bilag Alle
funksjoner er ferdig integrert fra skan-
ning EHF mottak godkjenning fakture-
ring bank og betaling bokfoslashring reskon-
tro ndash til rapportering med drill-down ned
til bilagsnivaring
I Regnskap kan du konsentrere deg om
det du kan best og gjoslashre de oppgavene
du har kompetanse til mens regnskaps-
foslashreren tar seg av resten Du kan ogsaring
hente ut resultater uavhengig av om
regnskapsfoslashreren er tilgjengelig eller
ei og paring den maringten faring bedre oversikt
Med et loslashpende oppdatert regnskap har
du et helt annet grunnlag for aring ta gode
beslutninger
Regnskap
S M A R T A R B E I D S D A G
1 2
Oslashkt produktivitet
Ved aring la systemene laquogjoslashre jobbenraquo kan
du kvitte deg med flere tidstyver Tiden
som frigjoslashres kan du bruke paring aring gjoslashre
bedriften mer produktiv samt legge til
rette for vekst
Mer transparens
I smaring og mellomstore bedrifter
har ansatte ofte flere roller og mange
hatter - og det aring ha aringpenhet og god
informasjonsflyt er viktig
Ved aring ha integrerte systemer vil man
ha langt bedre tilgang til informasjon
paring tvers av avdelinger noe som kan gi
faeligrre feil og reduserte kostnader
Bedre beslutninger
Aring ha mer og bedre informasjon gjoslashr at
du kan ta velinformerte beslutninger
- raskere Dette er selvfoslashlgelig en stor
fordel baringde i arbeidshverdagen og for
aring ha oversikt over det store bildet
(Kilde Businesscom)
DETTE ER ERP
ERP er en forkortelse for Enterprise resource planning og er et system som stoslashtter opp om flere virksom-hetsomraringder i en bedrift alt fra produksjon lager og salg til innkjoslashp og oslashkonomi Maringlet med et ERP- system er aring haringndtere virksomhetens informasjon og tilfredsstille behov for styring administrasjon og deling av data
Telenor kan levere alle loslashsningene du
trenger i et skybasert ERP-system og
en ny loslashsning kan ogsaring integreres med
eksisterende loslashsninger
En av fordelene ved aring velge Telenor er
at varingr samarbeidspartner 24 SevenOffice
har svaeligrt mange standardintegrasjoner
aring velge fra
Hvorfor velge et ERP-system fra Telenor
For veldig mange bedrifter er tidstyvene et resultat av at systemer ikke snakker sammen For aring bli kvitt disse tidstyvene kan et skybasert ERP-system vaeligre loslashsningen
Systemer som snakker sammen
Et skybasert ERP-system foslashrer til
S M A R T A R B E I D S D A G
Et skybasert ERP-system stroslashmlinjeformer arbeidsprosessene og gjoslashr at bedriften kan jobbe soslashmloslashst
Manuelleprosesser
Daringrlig kommunikasjonsflyt
Dobbelt-registrering
Mangel paring oversiktog kontroll
Systemer snakkerikke sammen
S M A R T A R B E I D S D A G
Trenger du hjelp til aring effektivisere dine
manuelle eller tungvinte arbeids-
prosesser Er det vanskelig aring vite hvor
du skal starte og hvordan du kommer
i gang med digitalisering
Stadig flere bedrifter ser nytten av aring
digitalisere maringten de jobber paring men
for mange mindre bedrifter uten egen
IT-kompetanse kan det virke vanskelig
aring komme i gang Hva boslashr man prioritere
hvordan garingr man frem og vil det egentlig
gjoslashre arbeidsdagen enklere En annen
utfordring er at det er mange leverandoslashrer
som hver har sin loslashsning og det er en
risiko for at man ender opp med mange
forskjellige produkter som ikke prater
sammen
Smart Arbeidsdag er en raringdgivnings-
tjeneste hvor vi hjelper bedrifter med
aring utforske hvilke muligheter de har for
aring garing over til en mer digital maringte aring jobbe
paring I loslashpet av en time garingr vi gjennom
hvilke verktoslashy og prosesser bedriften har
i dag ser om det er omraringder hvor det er
unoslashdvendig mye dobbeltarbeid om dere
har eksisterende systemer som kan
utnyttes bedre eller om det er komplet-
terende loslashsninger som trengs
Basert paring denne innsikten vil vi komme
med en anbefaling til tiltak dere kan gjoslashre
for aring jobbe smartere fremover
Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor
Varingrt primaeligre fokus er aring hjelpe
bedrifter med aring effektivisere maringten
de jobber paring og legge til rette for aring
kunne jobbe like effektivt enten det
er fra mobil nettbrett eller PC
For aring hjelpe smaring og mellomstore
bedrifter med aring manoslashvre i det digitale
landskapet og effektivisere sine
arbeidsprosesser har Telenor
lansert Smart Arbeidsdag
ldquo
S M A R T A R B E I D S D A G
1 3
S M A R T A R B E I D S D A G
Ved aring digitalisere for eksempel timefoslashring
fakturering eller prosjektstyring faringr man bedre
oversikt og slipper aring bruke tid paring informasjons-
innhenting eller dobbeltarbeid Og gjennom aring gi
de ansatte tilgang til gode samhandlingsverktoslashy
og ved aring soslashrge for at de har tilgang til de samme
verktoslashyene enten de er inne paring kontoret eller ute
paring oppdrag kan man spare mye tid og ressurser
som igjen kan omprioriteres til verdiskapende
aktiviteter
Det er her vi kan hjelpe dere Varingre raringdgivere sitter
daglig i samtale med bedrifter som er i samme
situasjon som deg og dette gjoslashr at vi har mye
erfaring med hvilke grep man boslashr ta som gir stor
effekt paring baringde kort og lengre sikt Vi har allerede
hjulpet flere hundre smaringbedrifter med aring digital-
isere hele eller deler av sine arbeidsprosesser ndash
og vi er klare for aring hjelpe deg
Raringdgivningssamtalen tar ca 1 time og du vil faring
oversendt en rapport i etterkant med forslag til
mulige loslashsninger Raringdgivningssamtalen er ufor-
pliktende og du velger selv om det er noe du vil
garing videre med
Det handler ikke noslashdvendigvis om aring digitalisere alt men om aring prioritere de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser
S M A R T A R B E I D S D A G
1 4
Kontakt oss
Ta kontakt med oss for en gratis og uforpliktende samtale
S M A R T A R B E I D S D A G
9
Systemer som ikke snakker sammen og
daringrlig oversikt over prosjektene er to av
de stoslashrste utfordringene og tidstyvene
for de som jobber med prosjektstyring
Aring mangle oversikt over prosjekter over
hvilke oppgaver som er gjort hvilke timer
som er registrert og hvordan utviklingen
i prosjektet er kan skape baringde ekstra
arbeid og frustrasjon for de prosjekt-
ansvarlige
Det er mange som sliter med aring holde
oversikt over kostnader og loslashnnsomhet
og som mangler oversikt over ressursbruk
knyttet til konkrete prosjekter avdelinger
oppgaver og arbeidstype
Det er ogsaring mange som bruker mye tid paring
rapportering og paring aring etterleve kravene
til dokumentasjon Noen jobber ogsaring i
parallelle systemer noe som foslashrer til mye
merarbeid daringrligere kommunikasjon og
daringrligere oversikt Og daringrlig oversikt gjoslashr
det vanskelig aring planlegge framtidige
prosjekter paring en god maringte
For aring bedre kontroll paring prosjektstyringen
finnes det gode soslashmloslashse loslashsninger
Prosjektstyring er et system som gjoslashr det
enklere aring faring oversikt over kostnader og
dokumentasjon samt at du kan hente ut
innsikt og rapporter vedroslashrerende pros-
jekter Med en slik loslashsning faringr du full kon-
troll over framdrift og status paring tvers av
oppdrag og prosjekter i alle faser
Du etablerer prosjektet enkelt paring PC`en
eller mobilen din og har full tilgang fra
alle enheter Gjennom loslashsningen kan du
oppdatere status legge inn nye oppgaver
eller kommunisere med de andre
prosjektdeltakerne - enten du er paring
kontoret eller ute i felten Planlegging
gjennomfoslashring timeregistrering og doku-
mentasjon oslashkonomi og fakturering - alle
data foslashres til riktig prosjekt og alt opp-
dateres fortloslashpende slik at prosjektleder
har full oversikt over hvem som gjoslashr hva
hvor og naringr Resultatet er full oversikt over
prosjektene og god kommunikasjon med
prosjektdeltakerne
Prosjektstyring
FAKTA
En studie fra BI viser at ledere av smaring og mellomstore bedrifter bruker desidert mest tid paring daglig drift og operative gjoslashremaringl paring bekostning av strategi Samtidig skulle de oslashnske det var motsatt Aring digitalisere manuelle eller tungvinte arbeids- prosesser kan baringde frigjoslashre tid og energi i den daglige driften og hjelpe deg i strategiarbeidet
S M A R T A R B E I D S D A G
1 0
Manglende oversikt og mange in-
effektive og manuelle prosesser er
de stoslashrste tidstyvene naringr det gjelder
kunderelasjonsharingndtering eller
CRM som det ofte kalles
CRM staringr for laquocustomer relationship
managementraquo og er altsaring et system for
aring holde god oversikt over kunde-
relasjonene dine Det aring ha et godt system
for kunderelasjoner er viktig for aring kunne
drive god kundepleie og kundeservice
I mange bedrifter befinner mye viktig
informasjon oppe i hodet til sjefen eller
andre ansatte Naringr viktig informasjon ikke
deles eller er utilgjengelig for dem som
trenger den foslashrer det ofte til daringrlig bruk
av tid og ressurser fordi man stadig maring
lete etter adresser avtaler eller annen
viktig kundeinformasjon Ikke minst kan
det virke uproft naringr en kunde ringer og
trenger svar paring sposlashrsmaringl
I et system for kunderelasjonsharingndtering
har du full oversikt over dine kunder kon-
takter og leverandoslashrer paring ett sted
Alt som beroslashrer kunden lagres automatisk
paring et kundekort og er dermed alltid opp-
datert slik at du kan gi kundene dine god
oppfoslashlging og behandling enten de har
sposlashrsmaringl rundt framdrift eller oslashkonomi Du
kan enkelt garing inn paring kundekortet aring sjekke
for eksempel e-postkorrespondanse eller
ordrehistorikk enten du sitter paring kontoret
eller vil sjekke det via mobilen
All denne informasjonen er samlet i et
system som igjen kan kobles til de loslashsnin-
gene som bedriften din har for oslashkonomi-
og prosjektstyring Du har ogsaring mulighet
til aring planlegge aktiviteter og knytte sys-
temet til konkrete prosjekter og systemet
snakker naturligvis ogsaring sammen med
regnskapssystemet slik at det automatisk
oppdateres underveis
Kunderelasjonsharingndtering (CRM)
S M A R T A R B E I D S D A G
1 1
Det er mange tidstyver som dukker opp
naringr det gjelder regnskap og de viktigste
er mange manuelle prosesser mye
papir daringrlig kommunikasjonsflyt og
systemer som ikke snakker sammen
I en undersoslashkelse om regnskapssystemer
og teknologiutvikling utfoslashrt av Regnskap
Norge ble brukerne av skybaserte
systemer spurt om hvilke fordeler de la
stoslashrst vekt paring da de valgte et skybasert
regnskapssystem Undersoslashkelsen viste
tydelig at det var tettere relasjoner og
samarbeid med kundene - samt bedre
arbeidsflyt - som var de viktigste gevinst-
ene av aring velge skybasert systemer
Den aller viktigste aringrsaken til aring velge sky-
basert regnskapssystem var muligheten
for at kunde og regnskapsfoslashrer kan jobbe
i samme system
I varingrt regnskapssystem Regnskap kan du
og regnskapsfoslashrer jobbe i samme system
og regnskapsfoslashreren faringr gratis tilgang til
regnskapet Ved aring jobbe i samme system
som regnskapsfoslashreren blir kommunika-
sjonsflyten bedre fordi alt oppdateres i
sanntid Du kan for eksempel sette opp at
fakturaer automatisk garingr direkte til daglig
leder og at regnskapsfoslashrer faringr beskjed naringr
fakturaene er godkjent Da kan han eller
hun bokfoslashre rett i systemet Alt skjer
automatisk slik at du slipper aring bruke tid
paring aring ringe eller sende e-post hver gang
du gjoslashr noe i systemet I et slikt regn-
skapssystem blir bilagsflyten automati-
sert og du kan kjoslashre betalinger direkte
fra mobilen Systemet haringndterer alle
formater for inn- og utgaringende bilag Alle
funksjoner er ferdig integrert fra skan-
ning EHF mottak godkjenning fakture-
ring bank og betaling bokfoslashring reskon-
tro ndash til rapportering med drill-down ned
til bilagsnivaring
I Regnskap kan du konsentrere deg om
det du kan best og gjoslashre de oppgavene
du har kompetanse til mens regnskaps-
foslashreren tar seg av resten Du kan ogsaring
hente ut resultater uavhengig av om
regnskapsfoslashreren er tilgjengelig eller
ei og paring den maringten faring bedre oversikt
Med et loslashpende oppdatert regnskap har
du et helt annet grunnlag for aring ta gode
beslutninger
Regnskap
S M A R T A R B E I D S D A G
1 2
Oslashkt produktivitet
Ved aring la systemene laquogjoslashre jobbenraquo kan
du kvitte deg med flere tidstyver Tiden
som frigjoslashres kan du bruke paring aring gjoslashre
bedriften mer produktiv samt legge til
rette for vekst
Mer transparens
I smaring og mellomstore bedrifter
har ansatte ofte flere roller og mange
hatter - og det aring ha aringpenhet og god
informasjonsflyt er viktig
Ved aring ha integrerte systemer vil man
ha langt bedre tilgang til informasjon
paring tvers av avdelinger noe som kan gi
faeligrre feil og reduserte kostnader
Bedre beslutninger
Aring ha mer og bedre informasjon gjoslashr at
du kan ta velinformerte beslutninger
- raskere Dette er selvfoslashlgelig en stor
fordel baringde i arbeidshverdagen og for
aring ha oversikt over det store bildet
(Kilde Businesscom)
DETTE ER ERP
ERP er en forkortelse for Enterprise resource planning og er et system som stoslashtter opp om flere virksom-hetsomraringder i en bedrift alt fra produksjon lager og salg til innkjoslashp og oslashkonomi Maringlet med et ERP- system er aring haringndtere virksomhetens informasjon og tilfredsstille behov for styring administrasjon og deling av data
Telenor kan levere alle loslashsningene du
trenger i et skybasert ERP-system og
en ny loslashsning kan ogsaring integreres med
eksisterende loslashsninger
En av fordelene ved aring velge Telenor er
at varingr samarbeidspartner 24 SevenOffice
har svaeligrt mange standardintegrasjoner
aring velge fra
Hvorfor velge et ERP-system fra Telenor
For veldig mange bedrifter er tidstyvene et resultat av at systemer ikke snakker sammen For aring bli kvitt disse tidstyvene kan et skybasert ERP-system vaeligre loslashsningen
Systemer som snakker sammen
Et skybasert ERP-system foslashrer til
S M A R T A R B E I D S D A G
Et skybasert ERP-system stroslashmlinjeformer arbeidsprosessene og gjoslashr at bedriften kan jobbe soslashmloslashst
Manuelleprosesser
Daringrlig kommunikasjonsflyt
Dobbelt-registrering
Mangel paring oversiktog kontroll
Systemer snakkerikke sammen
S M A R T A R B E I D S D A G
Trenger du hjelp til aring effektivisere dine
manuelle eller tungvinte arbeids-
prosesser Er det vanskelig aring vite hvor
du skal starte og hvordan du kommer
i gang med digitalisering
Stadig flere bedrifter ser nytten av aring
digitalisere maringten de jobber paring men
for mange mindre bedrifter uten egen
IT-kompetanse kan det virke vanskelig
aring komme i gang Hva boslashr man prioritere
hvordan garingr man frem og vil det egentlig
gjoslashre arbeidsdagen enklere En annen
utfordring er at det er mange leverandoslashrer
som hver har sin loslashsning og det er en
risiko for at man ender opp med mange
forskjellige produkter som ikke prater
sammen
Smart Arbeidsdag er en raringdgivnings-
tjeneste hvor vi hjelper bedrifter med
aring utforske hvilke muligheter de har for
aring garing over til en mer digital maringte aring jobbe
paring I loslashpet av en time garingr vi gjennom
hvilke verktoslashy og prosesser bedriften har
i dag ser om det er omraringder hvor det er
unoslashdvendig mye dobbeltarbeid om dere
har eksisterende systemer som kan
utnyttes bedre eller om det er komplet-
terende loslashsninger som trengs
Basert paring denne innsikten vil vi komme
med en anbefaling til tiltak dere kan gjoslashre
for aring jobbe smartere fremover
Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor
Varingrt primaeligre fokus er aring hjelpe
bedrifter med aring effektivisere maringten
de jobber paring og legge til rette for aring
kunne jobbe like effektivt enten det
er fra mobil nettbrett eller PC
For aring hjelpe smaring og mellomstore
bedrifter med aring manoslashvre i det digitale
landskapet og effektivisere sine
arbeidsprosesser har Telenor
lansert Smart Arbeidsdag
ldquo
S M A R T A R B E I D S D A G
1 3
S M A R T A R B E I D S D A G
Ved aring digitalisere for eksempel timefoslashring
fakturering eller prosjektstyring faringr man bedre
oversikt og slipper aring bruke tid paring informasjons-
innhenting eller dobbeltarbeid Og gjennom aring gi
de ansatte tilgang til gode samhandlingsverktoslashy
og ved aring soslashrge for at de har tilgang til de samme
verktoslashyene enten de er inne paring kontoret eller ute
paring oppdrag kan man spare mye tid og ressurser
som igjen kan omprioriteres til verdiskapende
aktiviteter
Det er her vi kan hjelpe dere Varingre raringdgivere sitter
daglig i samtale med bedrifter som er i samme
situasjon som deg og dette gjoslashr at vi har mye
erfaring med hvilke grep man boslashr ta som gir stor
effekt paring baringde kort og lengre sikt Vi har allerede
hjulpet flere hundre smaringbedrifter med aring digital-
isere hele eller deler av sine arbeidsprosesser ndash
og vi er klare for aring hjelpe deg
Raringdgivningssamtalen tar ca 1 time og du vil faring
oversendt en rapport i etterkant med forslag til
mulige loslashsninger Raringdgivningssamtalen er ufor-
pliktende og du velger selv om det er noe du vil
garing videre med
Det handler ikke noslashdvendigvis om aring digitalisere alt men om aring prioritere de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser
S M A R T A R B E I D S D A G
1 4
Kontakt oss
Ta kontakt med oss for en gratis og uforpliktende samtale
S M A R T A R B E I D S D A G
1 0
Manglende oversikt og mange in-
effektive og manuelle prosesser er
de stoslashrste tidstyvene naringr det gjelder
kunderelasjonsharingndtering eller
CRM som det ofte kalles
CRM staringr for laquocustomer relationship
managementraquo og er altsaring et system for
aring holde god oversikt over kunde-
relasjonene dine Det aring ha et godt system
for kunderelasjoner er viktig for aring kunne
drive god kundepleie og kundeservice
I mange bedrifter befinner mye viktig
informasjon oppe i hodet til sjefen eller
andre ansatte Naringr viktig informasjon ikke
deles eller er utilgjengelig for dem som
trenger den foslashrer det ofte til daringrlig bruk
av tid og ressurser fordi man stadig maring
lete etter adresser avtaler eller annen
viktig kundeinformasjon Ikke minst kan
det virke uproft naringr en kunde ringer og
trenger svar paring sposlashrsmaringl
I et system for kunderelasjonsharingndtering
har du full oversikt over dine kunder kon-
takter og leverandoslashrer paring ett sted
Alt som beroslashrer kunden lagres automatisk
paring et kundekort og er dermed alltid opp-
datert slik at du kan gi kundene dine god
oppfoslashlging og behandling enten de har
sposlashrsmaringl rundt framdrift eller oslashkonomi Du
kan enkelt garing inn paring kundekortet aring sjekke
for eksempel e-postkorrespondanse eller
ordrehistorikk enten du sitter paring kontoret
eller vil sjekke det via mobilen
All denne informasjonen er samlet i et
system som igjen kan kobles til de loslashsnin-
gene som bedriften din har for oslashkonomi-
og prosjektstyring Du har ogsaring mulighet
til aring planlegge aktiviteter og knytte sys-
temet til konkrete prosjekter og systemet
snakker naturligvis ogsaring sammen med
regnskapssystemet slik at det automatisk
oppdateres underveis
Kunderelasjonsharingndtering (CRM)
S M A R T A R B E I D S D A G
1 1
Det er mange tidstyver som dukker opp
naringr det gjelder regnskap og de viktigste
er mange manuelle prosesser mye
papir daringrlig kommunikasjonsflyt og
systemer som ikke snakker sammen
I en undersoslashkelse om regnskapssystemer
og teknologiutvikling utfoslashrt av Regnskap
Norge ble brukerne av skybaserte
systemer spurt om hvilke fordeler de la
stoslashrst vekt paring da de valgte et skybasert
regnskapssystem Undersoslashkelsen viste
tydelig at det var tettere relasjoner og
samarbeid med kundene - samt bedre
arbeidsflyt - som var de viktigste gevinst-
ene av aring velge skybasert systemer
Den aller viktigste aringrsaken til aring velge sky-
basert regnskapssystem var muligheten
for at kunde og regnskapsfoslashrer kan jobbe
i samme system
I varingrt regnskapssystem Regnskap kan du
og regnskapsfoslashrer jobbe i samme system
og regnskapsfoslashreren faringr gratis tilgang til
regnskapet Ved aring jobbe i samme system
som regnskapsfoslashreren blir kommunika-
sjonsflyten bedre fordi alt oppdateres i
sanntid Du kan for eksempel sette opp at
fakturaer automatisk garingr direkte til daglig
leder og at regnskapsfoslashrer faringr beskjed naringr
fakturaene er godkjent Da kan han eller
hun bokfoslashre rett i systemet Alt skjer
automatisk slik at du slipper aring bruke tid
paring aring ringe eller sende e-post hver gang
du gjoslashr noe i systemet I et slikt regn-
skapssystem blir bilagsflyten automati-
sert og du kan kjoslashre betalinger direkte
fra mobilen Systemet haringndterer alle
formater for inn- og utgaringende bilag Alle
funksjoner er ferdig integrert fra skan-
ning EHF mottak godkjenning fakture-
ring bank og betaling bokfoslashring reskon-
tro ndash til rapportering med drill-down ned
til bilagsnivaring
I Regnskap kan du konsentrere deg om
det du kan best og gjoslashre de oppgavene
du har kompetanse til mens regnskaps-
foslashreren tar seg av resten Du kan ogsaring
hente ut resultater uavhengig av om
regnskapsfoslashreren er tilgjengelig eller
ei og paring den maringten faring bedre oversikt
Med et loslashpende oppdatert regnskap har
du et helt annet grunnlag for aring ta gode
beslutninger
Regnskap
S M A R T A R B E I D S D A G
1 2
Oslashkt produktivitet
Ved aring la systemene laquogjoslashre jobbenraquo kan
du kvitte deg med flere tidstyver Tiden
som frigjoslashres kan du bruke paring aring gjoslashre
bedriften mer produktiv samt legge til
rette for vekst
Mer transparens
I smaring og mellomstore bedrifter
har ansatte ofte flere roller og mange
hatter - og det aring ha aringpenhet og god
informasjonsflyt er viktig
Ved aring ha integrerte systemer vil man
ha langt bedre tilgang til informasjon
paring tvers av avdelinger noe som kan gi
faeligrre feil og reduserte kostnader
Bedre beslutninger
Aring ha mer og bedre informasjon gjoslashr at
du kan ta velinformerte beslutninger
- raskere Dette er selvfoslashlgelig en stor
fordel baringde i arbeidshverdagen og for
aring ha oversikt over det store bildet
(Kilde Businesscom)
DETTE ER ERP
ERP er en forkortelse for Enterprise resource planning og er et system som stoslashtter opp om flere virksom-hetsomraringder i en bedrift alt fra produksjon lager og salg til innkjoslashp og oslashkonomi Maringlet med et ERP- system er aring haringndtere virksomhetens informasjon og tilfredsstille behov for styring administrasjon og deling av data
Telenor kan levere alle loslashsningene du
trenger i et skybasert ERP-system og
en ny loslashsning kan ogsaring integreres med
eksisterende loslashsninger
En av fordelene ved aring velge Telenor er
at varingr samarbeidspartner 24 SevenOffice
har svaeligrt mange standardintegrasjoner
aring velge fra
Hvorfor velge et ERP-system fra Telenor
For veldig mange bedrifter er tidstyvene et resultat av at systemer ikke snakker sammen For aring bli kvitt disse tidstyvene kan et skybasert ERP-system vaeligre loslashsningen
Systemer som snakker sammen
Et skybasert ERP-system foslashrer til
S M A R T A R B E I D S D A G
Et skybasert ERP-system stroslashmlinjeformer arbeidsprosessene og gjoslashr at bedriften kan jobbe soslashmloslashst
Manuelleprosesser
Daringrlig kommunikasjonsflyt
Dobbelt-registrering
Mangel paring oversiktog kontroll
Systemer snakkerikke sammen
S M A R T A R B E I D S D A G
Trenger du hjelp til aring effektivisere dine
manuelle eller tungvinte arbeids-
prosesser Er det vanskelig aring vite hvor
du skal starte og hvordan du kommer
i gang med digitalisering
Stadig flere bedrifter ser nytten av aring
digitalisere maringten de jobber paring men
for mange mindre bedrifter uten egen
IT-kompetanse kan det virke vanskelig
aring komme i gang Hva boslashr man prioritere
hvordan garingr man frem og vil det egentlig
gjoslashre arbeidsdagen enklere En annen
utfordring er at det er mange leverandoslashrer
som hver har sin loslashsning og det er en
risiko for at man ender opp med mange
forskjellige produkter som ikke prater
sammen
Smart Arbeidsdag er en raringdgivnings-
tjeneste hvor vi hjelper bedrifter med
aring utforske hvilke muligheter de har for
aring garing over til en mer digital maringte aring jobbe
paring I loslashpet av en time garingr vi gjennom
hvilke verktoslashy og prosesser bedriften har
i dag ser om det er omraringder hvor det er
unoslashdvendig mye dobbeltarbeid om dere
har eksisterende systemer som kan
utnyttes bedre eller om det er komplet-
terende loslashsninger som trengs
Basert paring denne innsikten vil vi komme
med en anbefaling til tiltak dere kan gjoslashre
for aring jobbe smartere fremover
Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor
Varingrt primaeligre fokus er aring hjelpe
bedrifter med aring effektivisere maringten
de jobber paring og legge til rette for aring
kunne jobbe like effektivt enten det
er fra mobil nettbrett eller PC
For aring hjelpe smaring og mellomstore
bedrifter med aring manoslashvre i det digitale
landskapet og effektivisere sine
arbeidsprosesser har Telenor
lansert Smart Arbeidsdag
ldquo
S M A R T A R B E I D S D A G
1 3
S M A R T A R B E I D S D A G
Ved aring digitalisere for eksempel timefoslashring
fakturering eller prosjektstyring faringr man bedre
oversikt og slipper aring bruke tid paring informasjons-
innhenting eller dobbeltarbeid Og gjennom aring gi
de ansatte tilgang til gode samhandlingsverktoslashy
og ved aring soslashrge for at de har tilgang til de samme
verktoslashyene enten de er inne paring kontoret eller ute
paring oppdrag kan man spare mye tid og ressurser
som igjen kan omprioriteres til verdiskapende
aktiviteter
Det er her vi kan hjelpe dere Varingre raringdgivere sitter
daglig i samtale med bedrifter som er i samme
situasjon som deg og dette gjoslashr at vi har mye
erfaring med hvilke grep man boslashr ta som gir stor
effekt paring baringde kort og lengre sikt Vi har allerede
hjulpet flere hundre smaringbedrifter med aring digital-
isere hele eller deler av sine arbeidsprosesser ndash
og vi er klare for aring hjelpe deg
Raringdgivningssamtalen tar ca 1 time og du vil faring
oversendt en rapport i etterkant med forslag til
mulige loslashsninger Raringdgivningssamtalen er ufor-
pliktende og du velger selv om det er noe du vil
garing videre med
Det handler ikke noslashdvendigvis om aring digitalisere alt men om aring prioritere de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser
S M A R T A R B E I D S D A G
1 4
Kontakt oss
Ta kontakt med oss for en gratis og uforpliktende samtale
S M A R T A R B E I D S D A G
1 1
Det er mange tidstyver som dukker opp
naringr det gjelder regnskap og de viktigste
er mange manuelle prosesser mye
papir daringrlig kommunikasjonsflyt og
systemer som ikke snakker sammen
I en undersoslashkelse om regnskapssystemer
og teknologiutvikling utfoslashrt av Regnskap
Norge ble brukerne av skybaserte
systemer spurt om hvilke fordeler de la
stoslashrst vekt paring da de valgte et skybasert
regnskapssystem Undersoslashkelsen viste
tydelig at det var tettere relasjoner og
samarbeid med kundene - samt bedre
arbeidsflyt - som var de viktigste gevinst-
ene av aring velge skybasert systemer
Den aller viktigste aringrsaken til aring velge sky-
basert regnskapssystem var muligheten
for at kunde og regnskapsfoslashrer kan jobbe
i samme system
I varingrt regnskapssystem Regnskap kan du
og regnskapsfoslashrer jobbe i samme system
og regnskapsfoslashreren faringr gratis tilgang til
regnskapet Ved aring jobbe i samme system
som regnskapsfoslashreren blir kommunika-
sjonsflyten bedre fordi alt oppdateres i
sanntid Du kan for eksempel sette opp at
fakturaer automatisk garingr direkte til daglig
leder og at regnskapsfoslashrer faringr beskjed naringr
fakturaene er godkjent Da kan han eller
hun bokfoslashre rett i systemet Alt skjer
automatisk slik at du slipper aring bruke tid
paring aring ringe eller sende e-post hver gang
du gjoslashr noe i systemet I et slikt regn-
skapssystem blir bilagsflyten automati-
sert og du kan kjoslashre betalinger direkte
fra mobilen Systemet haringndterer alle
formater for inn- og utgaringende bilag Alle
funksjoner er ferdig integrert fra skan-
ning EHF mottak godkjenning fakture-
ring bank og betaling bokfoslashring reskon-
tro ndash til rapportering med drill-down ned
til bilagsnivaring
I Regnskap kan du konsentrere deg om
det du kan best og gjoslashre de oppgavene
du har kompetanse til mens regnskaps-
foslashreren tar seg av resten Du kan ogsaring
hente ut resultater uavhengig av om
regnskapsfoslashreren er tilgjengelig eller
ei og paring den maringten faring bedre oversikt
Med et loslashpende oppdatert regnskap har
du et helt annet grunnlag for aring ta gode
beslutninger
Regnskap
S M A R T A R B E I D S D A G
1 2
Oslashkt produktivitet
Ved aring la systemene laquogjoslashre jobbenraquo kan
du kvitte deg med flere tidstyver Tiden
som frigjoslashres kan du bruke paring aring gjoslashre
bedriften mer produktiv samt legge til
rette for vekst
Mer transparens
I smaring og mellomstore bedrifter
har ansatte ofte flere roller og mange
hatter - og det aring ha aringpenhet og god
informasjonsflyt er viktig
Ved aring ha integrerte systemer vil man
ha langt bedre tilgang til informasjon
paring tvers av avdelinger noe som kan gi
faeligrre feil og reduserte kostnader
Bedre beslutninger
Aring ha mer og bedre informasjon gjoslashr at
du kan ta velinformerte beslutninger
- raskere Dette er selvfoslashlgelig en stor
fordel baringde i arbeidshverdagen og for
aring ha oversikt over det store bildet
(Kilde Businesscom)
DETTE ER ERP
ERP er en forkortelse for Enterprise resource planning og er et system som stoslashtter opp om flere virksom-hetsomraringder i en bedrift alt fra produksjon lager og salg til innkjoslashp og oslashkonomi Maringlet med et ERP- system er aring haringndtere virksomhetens informasjon og tilfredsstille behov for styring administrasjon og deling av data
Telenor kan levere alle loslashsningene du
trenger i et skybasert ERP-system og
en ny loslashsning kan ogsaring integreres med
eksisterende loslashsninger
En av fordelene ved aring velge Telenor er
at varingr samarbeidspartner 24 SevenOffice
har svaeligrt mange standardintegrasjoner
aring velge fra
Hvorfor velge et ERP-system fra Telenor
For veldig mange bedrifter er tidstyvene et resultat av at systemer ikke snakker sammen For aring bli kvitt disse tidstyvene kan et skybasert ERP-system vaeligre loslashsningen
Systemer som snakker sammen
Et skybasert ERP-system foslashrer til
S M A R T A R B E I D S D A G
Et skybasert ERP-system stroslashmlinjeformer arbeidsprosessene og gjoslashr at bedriften kan jobbe soslashmloslashst
Manuelleprosesser
Daringrlig kommunikasjonsflyt
Dobbelt-registrering
Mangel paring oversiktog kontroll
Systemer snakkerikke sammen
S M A R T A R B E I D S D A G
Trenger du hjelp til aring effektivisere dine
manuelle eller tungvinte arbeids-
prosesser Er det vanskelig aring vite hvor
du skal starte og hvordan du kommer
i gang med digitalisering
Stadig flere bedrifter ser nytten av aring
digitalisere maringten de jobber paring men
for mange mindre bedrifter uten egen
IT-kompetanse kan det virke vanskelig
aring komme i gang Hva boslashr man prioritere
hvordan garingr man frem og vil det egentlig
gjoslashre arbeidsdagen enklere En annen
utfordring er at det er mange leverandoslashrer
som hver har sin loslashsning og det er en
risiko for at man ender opp med mange
forskjellige produkter som ikke prater
sammen
Smart Arbeidsdag er en raringdgivnings-
tjeneste hvor vi hjelper bedrifter med
aring utforske hvilke muligheter de har for
aring garing over til en mer digital maringte aring jobbe
paring I loslashpet av en time garingr vi gjennom
hvilke verktoslashy og prosesser bedriften har
i dag ser om det er omraringder hvor det er
unoslashdvendig mye dobbeltarbeid om dere
har eksisterende systemer som kan
utnyttes bedre eller om det er komplet-
terende loslashsninger som trengs
Basert paring denne innsikten vil vi komme
med en anbefaling til tiltak dere kan gjoslashre
for aring jobbe smartere fremover
Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor
Varingrt primaeligre fokus er aring hjelpe
bedrifter med aring effektivisere maringten
de jobber paring og legge til rette for aring
kunne jobbe like effektivt enten det
er fra mobil nettbrett eller PC
For aring hjelpe smaring og mellomstore
bedrifter med aring manoslashvre i det digitale
landskapet og effektivisere sine
arbeidsprosesser har Telenor
lansert Smart Arbeidsdag
ldquo
S M A R T A R B E I D S D A G
1 3
S M A R T A R B E I D S D A G
Ved aring digitalisere for eksempel timefoslashring
fakturering eller prosjektstyring faringr man bedre
oversikt og slipper aring bruke tid paring informasjons-
innhenting eller dobbeltarbeid Og gjennom aring gi
de ansatte tilgang til gode samhandlingsverktoslashy
og ved aring soslashrge for at de har tilgang til de samme
verktoslashyene enten de er inne paring kontoret eller ute
paring oppdrag kan man spare mye tid og ressurser
som igjen kan omprioriteres til verdiskapende
aktiviteter
Det er her vi kan hjelpe dere Varingre raringdgivere sitter
daglig i samtale med bedrifter som er i samme
situasjon som deg og dette gjoslashr at vi har mye
erfaring med hvilke grep man boslashr ta som gir stor
effekt paring baringde kort og lengre sikt Vi har allerede
hjulpet flere hundre smaringbedrifter med aring digital-
isere hele eller deler av sine arbeidsprosesser ndash
og vi er klare for aring hjelpe deg
Raringdgivningssamtalen tar ca 1 time og du vil faring
oversendt en rapport i etterkant med forslag til
mulige loslashsninger Raringdgivningssamtalen er ufor-
pliktende og du velger selv om det er noe du vil
garing videre med
Det handler ikke noslashdvendigvis om aring digitalisere alt men om aring prioritere de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser
S M A R T A R B E I D S D A G
1 4
Kontakt oss
Ta kontakt med oss for en gratis og uforpliktende samtale
S M A R T A R B E I D S D A G
1 2
Oslashkt produktivitet
Ved aring la systemene laquogjoslashre jobbenraquo kan
du kvitte deg med flere tidstyver Tiden
som frigjoslashres kan du bruke paring aring gjoslashre
bedriften mer produktiv samt legge til
rette for vekst
Mer transparens
I smaring og mellomstore bedrifter
har ansatte ofte flere roller og mange
hatter - og det aring ha aringpenhet og god
informasjonsflyt er viktig
Ved aring ha integrerte systemer vil man
ha langt bedre tilgang til informasjon
paring tvers av avdelinger noe som kan gi
faeligrre feil og reduserte kostnader
Bedre beslutninger
Aring ha mer og bedre informasjon gjoslashr at
du kan ta velinformerte beslutninger
- raskere Dette er selvfoslashlgelig en stor
fordel baringde i arbeidshverdagen og for
aring ha oversikt over det store bildet
(Kilde Businesscom)
DETTE ER ERP
ERP er en forkortelse for Enterprise resource planning og er et system som stoslashtter opp om flere virksom-hetsomraringder i en bedrift alt fra produksjon lager og salg til innkjoslashp og oslashkonomi Maringlet med et ERP- system er aring haringndtere virksomhetens informasjon og tilfredsstille behov for styring administrasjon og deling av data
Telenor kan levere alle loslashsningene du
trenger i et skybasert ERP-system og
en ny loslashsning kan ogsaring integreres med
eksisterende loslashsninger
En av fordelene ved aring velge Telenor er
at varingr samarbeidspartner 24 SevenOffice
har svaeligrt mange standardintegrasjoner
aring velge fra
Hvorfor velge et ERP-system fra Telenor
For veldig mange bedrifter er tidstyvene et resultat av at systemer ikke snakker sammen For aring bli kvitt disse tidstyvene kan et skybasert ERP-system vaeligre loslashsningen
Systemer som snakker sammen
Et skybasert ERP-system foslashrer til
S M A R T A R B E I D S D A G
Et skybasert ERP-system stroslashmlinjeformer arbeidsprosessene og gjoslashr at bedriften kan jobbe soslashmloslashst
Manuelleprosesser
Daringrlig kommunikasjonsflyt
Dobbelt-registrering
Mangel paring oversiktog kontroll
Systemer snakkerikke sammen
S M A R T A R B E I D S D A G
Trenger du hjelp til aring effektivisere dine
manuelle eller tungvinte arbeids-
prosesser Er det vanskelig aring vite hvor
du skal starte og hvordan du kommer
i gang med digitalisering
Stadig flere bedrifter ser nytten av aring
digitalisere maringten de jobber paring men
for mange mindre bedrifter uten egen
IT-kompetanse kan det virke vanskelig
aring komme i gang Hva boslashr man prioritere
hvordan garingr man frem og vil det egentlig
gjoslashre arbeidsdagen enklere En annen
utfordring er at det er mange leverandoslashrer
som hver har sin loslashsning og det er en
risiko for at man ender opp med mange
forskjellige produkter som ikke prater
sammen
Smart Arbeidsdag er en raringdgivnings-
tjeneste hvor vi hjelper bedrifter med
aring utforske hvilke muligheter de har for
aring garing over til en mer digital maringte aring jobbe
paring I loslashpet av en time garingr vi gjennom
hvilke verktoslashy og prosesser bedriften har
i dag ser om det er omraringder hvor det er
unoslashdvendig mye dobbeltarbeid om dere
har eksisterende systemer som kan
utnyttes bedre eller om det er komplet-
terende loslashsninger som trengs
Basert paring denne innsikten vil vi komme
med en anbefaling til tiltak dere kan gjoslashre
for aring jobbe smartere fremover
Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor
Varingrt primaeligre fokus er aring hjelpe
bedrifter med aring effektivisere maringten
de jobber paring og legge til rette for aring
kunne jobbe like effektivt enten det
er fra mobil nettbrett eller PC
For aring hjelpe smaring og mellomstore
bedrifter med aring manoslashvre i det digitale
landskapet og effektivisere sine
arbeidsprosesser har Telenor
lansert Smart Arbeidsdag
ldquo
S M A R T A R B E I D S D A G
1 3
S M A R T A R B E I D S D A G
Ved aring digitalisere for eksempel timefoslashring
fakturering eller prosjektstyring faringr man bedre
oversikt og slipper aring bruke tid paring informasjons-
innhenting eller dobbeltarbeid Og gjennom aring gi
de ansatte tilgang til gode samhandlingsverktoslashy
og ved aring soslashrge for at de har tilgang til de samme
verktoslashyene enten de er inne paring kontoret eller ute
paring oppdrag kan man spare mye tid og ressurser
som igjen kan omprioriteres til verdiskapende
aktiviteter
Det er her vi kan hjelpe dere Varingre raringdgivere sitter
daglig i samtale med bedrifter som er i samme
situasjon som deg og dette gjoslashr at vi har mye
erfaring med hvilke grep man boslashr ta som gir stor
effekt paring baringde kort og lengre sikt Vi har allerede
hjulpet flere hundre smaringbedrifter med aring digital-
isere hele eller deler av sine arbeidsprosesser ndash
og vi er klare for aring hjelpe deg
Raringdgivningssamtalen tar ca 1 time og du vil faring
oversendt en rapport i etterkant med forslag til
mulige loslashsninger Raringdgivningssamtalen er ufor-
pliktende og du velger selv om det er noe du vil
garing videre med
Det handler ikke noslashdvendigvis om aring digitalisere alt men om aring prioritere de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser
S M A R T A R B E I D S D A G
1 4
Kontakt oss
Ta kontakt med oss for en gratis og uforpliktende samtale
S M A R T A R B E I D S D A G
Trenger du hjelp til aring effektivisere dine
manuelle eller tungvinte arbeids-
prosesser Er det vanskelig aring vite hvor
du skal starte og hvordan du kommer
i gang med digitalisering
Stadig flere bedrifter ser nytten av aring
digitalisere maringten de jobber paring men
for mange mindre bedrifter uten egen
IT-kompetanse kan det virke vanskelig
aring komme i gang Hva boslashr man prioritere
hvordan garingr man frem og vil det egentlig
gjoslashre arbeidsdagen enklere En annen
utfordring er at det er mange leverandoslashrer
som hver har sin loslashsning og det er en
risiko for at man ender opp med mange
forskjellige produkter som ikke prater
sammen
Smart Arbeidsdag er en raringdgivnings-
tjeneste hvor vi hjelper bedrifter med
aring utforske hvilke muligheter de har for
aring garing over til en mer digital maringte aring jobbe
paring I loslashpet av en time garingr vi gjennom
hvilke verktoslashy og prosesser bedriften har
i dag ser om det er omraringder hvor det er
unoslashdvendig mye dobbeltarbeid om dere
har eksisterende systemer som kan
utnyttes bedre eller om det er komplet-
terende loslashsninger som trengs
Basert paring denne innsikten vil vi komme
med en anbefaling til tiltak dere kan gjoslashre
for aring jobbe smartere fremover
Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor
Varingrt primaeligre fokus er aring hjelpe
bedrifter med aring effektivisere maringten
de jobber paring og legge til rette for aring
kunne jobbe like effektivt enten det
er fra mobil nettbrett eller PC
For aring hjelpe smaring og mellomstore
bedrifter med aring manoslashvre i det digitale
landskapet og effektivisere sine
arbeidsprosesser har Telenor
lansert Smart Arbeidsdag
ldquo
S M A R T A R B E I D S D A G
1 3
S M A R T A R B E I D S D A G
Ved aring digitalisere for eksempel timefoslashring
fakturering eller prosjektstyring faringr man bedre
oversikt og slipper aring bruke tid paring informasjons-
innhenting eller dobbeltarbeid Og gjennom aring gi
de ansatte tilgang til gode samhandlingsverktoslashy
og ved aring soslashrge for at de har tilgang til de samme
verktoslashyene enten de er inne paring kontoret eller ute
paring oppdrag kan man spare mye tid og ressurser
som igjen kan omprioriteres til verdiskapende
aktiviteter
Det er her vi kan hjelpe dere Varingre raringdgivere sitter
daglig i samtale med bedrifter som er i samme
situasjon som deg og dette gjoslashr at vi har mye
erfaring med hvilke grep man boslashr ta som gir stor
effekt paring baringde kort og lengre sikt Vi har allerede
hjulpet flere hundre smaringbedrifter med aring digital-
isere hele eller deler av sine arbeidsprosesser ndash
og vi er klare for aring hjelpe deg
Raringdgivningssamtalen tar ca 1 time og du vil faring
oversendt en rapport i etterkant med forslag til
mulige loslashsninger Raringdgivningssamtalen er ufor-
pliktende og du velger selv om det er noe du vil
garing videre med
Det handler ikke noslashdvendigvis om aring digitalisere alt men om aring prioritere de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser
S M A R T A R B E I D S D A G
1 4
Kontakt oss
Ta kontakt med oss for en gratis og uforpliktende samtale
S M A R T A R B E I D S D A G
Ved aring digitalisere for eksempel timefoslashring
fakturering eller prosjektstyring faringr man bedre
oversikt og slipper aring bruke tid paring informasjons-
innhenting eller dobbeltarbeid Og gjennom aring gi
de ansatte tilgang til gode samhandlingsverktoslashy
og ved aring soslashrge for at de har tilgang til de samme
verktoslashyene enten de er inne paring kontoret eller ute
paring oppdrag kan man spare mye tid og ressurser
som igjen kan omprioriteres til verdiskapende
aktiviteter
Det er her vi kan hjelpe dere Varingre raringdgivere sitter
daglig i samtale med bedrifter som er i samme
situasjon som deg og dette gjoslashr at vi har mye
erfaring med hvilke grep man boslashr ta som gir stor
effekt paring baringde kort og lengre sikt Vi har allerede
hjulpet flere hundre smaringbedrifter med aring digital-
isere hele eller deler av sine arbeidsprosesser ndash
og vi er klare for aring hjelpe deg
Raringdgivningssamtalen tar ca 1 time og du vil faring
oversendt en rapport i etterkant med forslag til
mulige loslashsninger Raringdgivningssamtalen er ufor-
pliktende og du velger selv om det er noe du vil
garing videre med
Det handler ikke noslashdvendigvis om aring digitalisere alt men om aring prioritere de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser
S M A R T A R B E I D S D A G
1 4
Kontakt oss
Ta kontakt med oss for en gratis og uforpliktende samtale
Recommended