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eRechnungen – elektronische Rechnungen richtig einsetzen, Kosten und Ressourcen sparen
Vortragsreihe Handwerkskammer München, November 2012
Dr. Reiner Kappler, Steuerberater Augsburg, Vertreter Steuerberaterkammer München
©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten
Vorneweg…
Rechnungs-aussteller
Rechnungs-empfängerRechnung
Papier?Digital?
Egal!
eRechnung 2
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Was ist für Sie wichtig? Agenda…
Elektronische Rechnungen – nur ein Trend?
Chancen durch die Digitalisierung des Geschäftsprozesses
rechtliche Anforderungen an die eRechnungen
eRechnung 3
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Definition Rechnung und Definition eRechnung
Definition Rechnung: (UStG § 14)
„Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet
wird.“
Definition eRechnung: (UStG § 14)„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem
elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“
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Übermittlungswege• per Email (Bilddatei,
Textdatei)• De-Mail• Computerfax oder
Faxserver• Webdownload• EDI (Datenaustausch)
eRechnung
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Verbreitung von eRechnungen in Deutschland
Quellen: tns gallup/Itella 2008; Uni Hannover, Studie eRechnung 2008
Elektronische Rechnungsstellung durch kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
8 %
22 %
43 %
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
2006 2008 2011
+ 21 %
aktuell häufig Beibehaltung der Papierrechnung
Unsicherheit bei Umgang mit eRechnungen
eRechnung
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Was ist für Sie wichtig? Agenda…
Elektronische Rechnungen – nur ein Trend?
Chancen durch die Digitalisierung des Geschäftsprozesses
rechtliche Anforderungen an die eRechnungen
eRechnung 8
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Das bringt Ihnen der Einsatz von eRechnungen
Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen …
… auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren.
… Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität).
… das Unternehmensimage modernisieren.
… umweltbewusst agieren.
… Kosten für Papier, Druck, Porto senken.
eRechnung
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Liquidität: Verkürzung kontokorrentfinanziertes Kundenziel
Umsatzerlöse 1.000.000 Euro Forderungen aus Lieferung und Leistung 100.000 Euro aktuelles Kundenziel in Tagen 36
z. B. Rechnungsschreibung Freitag statt Montag oder fehlende Postlaufzeit (eRechnung)
gewünschtes Kundenziel in Tagen 33 verbleibende Forderungen 91.667 Euro Verminderung der Forderungen 8.333 Euro Kontokorrentzinssatz p. a. 12,00 % bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins 12.000 Euro verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins 11.000 Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Jahr 1.000 Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Monat 83 Euro
eRechnung
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Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungssender
DruckenKuvertierenVerschicken
3,90 €
Zahlung oder M
ahnung
0,50 €
Archivierung
2,20 €
ZahlungsabgleichCash
Managem
ent
4,50 €
Voll-kosten
11,10 €
4,70 €*
Papier
elektronisch,automatisiert 0 0,40 € 0,80 €3,00 €
Einsparung pro Rechnung 6,40 € = 57 %*Berücksichtigt sind 0,50 € Transaktions-
kosten für E-Invoicing DienstleisterQuelle: Billentis Marktstudie 2012
„E-Rechnungen als Chance ineinem veränderlichen Marktumfeld“ eRechnung
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Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungsempfänger
Empfangen
Zuordnen
1,10 €
Erfassen
3,00 €
PrüfenBestellabgleich
4,00 €
Reklam
ationbearbeiten
2,50 €
Archivierung
2,20 €Zahlung
Cash Managem
ent4,80 €
Voll-kosten
17,60 €
6,70 €*
Papier
elektronisch,automatisiert 0 0 1,20 € 2,00 € 0,80 €2,00 €
Einsparung pro Rechnung 10,90 € = 62 %*Berücksichtigt sind 0,50 € Transaktions-
kosten für E-Invoicing DienstleisterQuelle: Billentis Marktstudie 2012„E-Rechnungen als Chance in
einem veränderlichen Marktumfeld“ eRechnung
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Digitalisierung der Geschäftsprozesse – am Beispiel DATEV: eRechnung „einfach“ online bezahlen
Rechnungsbetrag: 700,00 €
Direkte Zahlung über digitalen Beleg möglich.
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Elektronische Rechnungen – nur ein Trend?
Chancen durch die Digitalisierung des Geschäftsprozesses
rechtliche Anforderungen an die eRechnungen
eRechnung 14
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eRechnung - Besonderheiten
„Echtheit der Herkunft“
Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers
Authentizität„Unversehrtheit des Inhalts“
Keine Veränderung der Daten
Integrität
gewährleistet durch
Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad
(oder qualif. Elektr. Signatur oder EDI)
Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers• Zustimmung bedarf keiner besonderen Form• Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend • Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende
Billigung
Für JEDE Rechnung (Papier + Digital) gilt
15eRechnung
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eRechnungInnerbetriebliches KontrollverfahrenVerfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt.d.h. verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen.
Für einen innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt: Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann
jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente,
Lieferscheine, buchhalterische Abbildung
16eRechnung
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eRechnungInnerbetriebliches Kontrollverfahren
… dient nicht zur Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen Gewährleistung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit nach §§14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen
Angaben
Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden!
17eRechnung
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eRechnungVorsteuerabzugsberechtigungVorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung
BMF-Schreiben (Juli 2012) Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger
Zahlungsempfänger - rechtfertigt die Annahme dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gegeben sind!
Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst keine eigenständige Bedeutung mehr zu.
18eRechnung
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Was gilt als elektronisch übermittelte Rechnung?
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Medium Berechtigt zumVorsteuerabzug?
Bemerkung
Standard zu Standardfax Ja Gilt als Papierrechnung
PC-Fax zu PC-Fax ja
Ausdruck elektronische Rechnung ja Medienbruch!
E-Mail mit Rechnung im Anhang (als pdf oder Textdatei)
Ja Rechnung in elektronischer Form (Ausdruck ist ungenügend!). Archiviert werden muss ebenfalls die E-Mail
De-Mail, ePost JaVerwendung EDI-System Ja
Rechnungen per Thermopapier Ja Telefaxe auf Thermopapier sind durch einen nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren lesbar ist.
per Web-Download Ja
eRechnung
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6 Jahre sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
10 Jahre Buchungsbelege
6 Jahre empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe
10 Jahre Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte,
Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen
Generell gilt: die Zehnjahrespflicht beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.Geplant ist die Verkürzung auf 8 Jahre (Jahressteuergesetz 2013).
Aufbewahrung – welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden?
Rechnungen über Bauleistungen an Privatpersonen 2 Jahre
eRechnung
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eRechnungen – es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten!
Ihre Meinung, Ihre Fragen?Interessant für Sie?
Was möchten Sie von uns wissen?
eRechnung
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