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Erste Schritte – Anleitung
Mindjet Software für strategische Beratung
„Eine zentrale Herausforderung für Manager besteht darin, Informationen aus verschiedensten Quellen
zusammenzutragen und in einer einzigen Ansicht zu präsentieren, um alle Teammitglieder auf denselben Stand
zu bringen. Daher nutze ich MindManager sehr häufig, um Informationen für mein Team rasch zu
strukturieren ....
- Chris Alexander, Capgemini, Großbritannien
Als Berater müssen Sie blitzschnell unterschiedliche Rollen übernehmen können: die des Fachexperten,
des internen Teamleiters, des Kundenservice-Managers. All diese Rollen sind an sich schon
anspruchsvoll genug – mehreren Rollen gleichzeitig gerecht zu werden, ist nahezu unmöglich. Sie
müssen stets über alle Trends im Geschäftsbereich des Kunden auf dem Laufenden bleiben und
Informationen reibungslos mit internen Teams austauschen, andernfalls können Berater keine
exzellenten Resultate und erkennbare Werte liefern.
Eine Flut von Informationen, unklar definierte Anforderungen, unzureichende Kommunikation und
fehlende Unterstützung seitens der Stakeholder führen zu falschen oder unangemessenen
Entscheidungen, die Beratungsprojekte oft scheitern lassen.
Die Mindjet Software bietet Unternehmensberatern ein wertvolles Instrumentarium: Informationen
lassen sich erfassen und strukturieren, Pläne können entwickelt und umgesetzt werden, und die visuelle
Umgebung, in der sich alles abspielt, begünstigt sowohl die interne Teamarbeit als auch die
Kommunikation mit dem Kunden. Mit der Mindjet Software lassen sich visuelle Diagramme erstellen
und austauschen, die die interne Arbeit im Team, die Kommunikation nach außen und die Umsetzung
des Beratungsauftrags verbessern.
Diese Anleitung vermittelt einen schrittweisen Einstieg in das Arbeiten mit der Mindjet
Software und den benutzerdefinierten Vorlagen, sodass Sie Informationen gezielt nutzen, Planungen
effektiver gestalten und damit Ihren Kunden unmittelbar bessere Resultate liefern können.
Insbesondere erhalten Sie eine Anleitung zur Map-Vorlage für Problemlösungen.
Alle vorgestellten Funktionen sind Bestandteil der Mindjet Software, die MindManager 2012, Mindjet
Connect und Mindjet Mobile umfasst. In der folgenden Tabelle finden Sie die einzelnen Anwendungen
und eine kurze Beschreibung:
Anwendung Beschreibung
Mindjet MindManager Software für das Information Mapping fördert aktiv die Zusammenarbeit.
2012 Mit interaktiven Maps können Benutzer beim Brainstorming Ideen
sammeln, planen, Strategien entwickeln und präsentieren und dabei stets
den Überblick behalten. Trotzdem sind alle relevanten Einzelaspekte in
unterschiedlicher Detailtiefe in einer einzigen Map enthalten.
MindManager ist in den kostenfreien Online-Service Mindjet Connect
integriert, sodass visuelle MindManager-Maps problemlos
teamübergreifend und geräteunabhängig ausgetauscht werden können.
Mindjet Connect Macht mit seinem Online-Service für Collaborative Work Management die
Vorteile des Mappings für das gesamte Team oder Unternehmen
verfügbar. Mit Mindjet Connect können Sie Dateien sicher online
speichern und verwalten. Sie können einen beliebigen Personenkreis
ohne zusätzliche Software zur Mitwirkung und zur Zusammenarbeit
einladen und jederzeit von fast überall und von jedem Gerät auf Ihre
Arbeit zugreifen.
Als Free und Business Edition erhältlich. Mindjet Mobile Erstellen Sie Ihre Maps und Dateien, arbeiten Sie mit anderen
zusammen daran und greifen Sie unterwegs darauf zu. Nutzen Sie die
Mindjet Mobile Apps, um Ihre Arbeit immer dabei zu haben. Stimmen Sie
sich immer und überall und von jedem Mobilgerät aus mit Ihrem Team
ab.
MAP-VORLAGE ZUR PROBLEMLÖSUNG
Weiter unten sehen Sie die Standardvorlage von Mindjet zur Problemlösung. Einen Link auf diese
Vorlage finden Sie auf der Seite zum Thema Beratungslösungen unter mindjet.com. Es wird ein
Szenario durchgespielt, in dem ein Unternehmen einen Berater hinzuzieht, weil seine Mitarbeiter
nur geringe Akzeptanz für ein neues CRM-System zeigen. Die Vorlage dient lediglich als
Ausgangspunkt. Sie müssen nicht alle Elemente verwenden und können die Vorlage Ihren eigenen
Erfordernissen entsprechend anpassen.
Angenommen, die Stakeholder auf Kundenseite sind Vertriebsleiter, Marketing-Leiter und Leiter von
Service Centern, die sich an verschiedenen Standorten befinden. In diesem Beispiel entscheidet sich
der Berater für MindManager 2012 zum Erstellen von MindManager-Maps, da der Kunde einige der
neuen Projektplanungsfunktionen in MindManager 2012 nutzen möchte. Der Berater greift direkt in
MindManager auf die Austauschfunktionen von Mindjet Connect zu. Die Stakeholder auf
Kundenseite melden sich einfach bei Connect an, um sich die Map anzusehen und ihre Beiträge
hinzuzufügen. Da Mindjet Connect Funktionen zum Erstellen und Bearbeiten von Maps bietet,
können Sie die Map direkt von ihren Browsern aus bearbeiten.
Um die Schritte nachzuvollziehen, laden Sie einfach die Vorlage herunter und öffnen sie entweder in
MindManager 2012 oder in Mindjet Connect.
Text Visualisierung Erste Schritte
Wenn Sie die Vorlage
öffnen, sehen Sie
ungefähr eine
Darstellung wie diese.
Wenn Sie noch nicht
mit den Menüs vertraut
sind, nehmen Sie sich
einen Augenblick Zeit
zum ...
Erstellen eines
Unterzweiges
Als Berater werden Sie
als Erstes das Problem
klar definieren wollen.
Nehmen Sie an, das
Ganze findet im
Rahmen eines Web-
Meetings mit allen
Kunden-Stakeholdern
statt. Ihr Ziel ist, alle
auf denselben Stand zu
bringen und ihre
Zustimmung zu
erhalten.
Klicken Sie auf den
Zweig mit der
Problemdefinition und
erstellen Sie einen
Unterzweig, indem Sie
entweder die Taskleiste
verwenden oder die
Taste „Einfügen“
drücken.
Auflisten der Probleme
Drücken Sie erneut die
Taste „Einfügen“, um
alle Probleme
aufzuzählen. Nach
Angabe der ersten
Problemstellung
(unzuverlässige
Prognosen) drücken Sie
die Eingabetaste, um
die beiden anderen
hinzuzufügen.
Als Nächstes könnten
Sie die potenziellen
Ursachen und
Lösungen durch
Brainstorming im Team
erarbeiten. Den Input
aus dem Team können
Sie durch Hinzufügen
von Unterzweigen
einarbeiten.
Sobald das Web-
Meeting beendet ist,
senden Sie die Map an
alle Teammitglieder
und bitten um
Kommentare und
ergänzende
Dokumente als Anhang.
Öffnen Sie Mindjet
Connect und laden Sie
die Map hoch, klicken
Sie anschließend auf
„Freigeben“.
Jetzt können Sie die
Stakeholder bitten, die
Map zu prüfen und
gegebenenfalls zu
bearbeiten.
Die Stakeholder haben
ebenfalls die
Möglichkeit, Anhänge
und Links, die zur
Problemlösung
beitragen,
hinzuzufügen. In
unserem Beispiel
führen wir eine Google-
Suche über Ursachen
für das Scheitern von
CRM-Projekten durch,
indem wir im
Dropdown-Menü den
Eintrag „Aus Web
hinzufügen“ wählen.
Die Suchergebnisse
werden automatisch an
den Zweig angehängt.
Brainstorming-
Lösungen
Im nächsten Meeting
möchten Sie vielleicht
noch einen Schritt
weitergehen und
gemeinsam mit dem
Team, Ideen zu
potenziellen Lösungen
und Zielen erarbeiten.
Die Projekt-Stakeholder
können simultan die
Map bearbeiten,
während Sie Ihre ganze
Aufmerksamkeit der
Telefonkonferenz
widmen.
Priorisierung
Als Nächstes erarbeiten
Sie gemeinsam mit
dem Team Prioritäten
für Ihre Ziele;
verwenden Sie dazu
das Dropdown-Menü in
der Mindjet Connect-
Taskleiste.
Filtern
Sobald das Meeting zur
Definition der
Anforderungen
abgeschlossen ist,
arbeiten Sie an Ihrem
Schreibtisch in
MindManager den
Projektplan aus. Klicken
Sie einfach auf das
Filter-Icon, um nach
Prioritäten zu filtern.
Damit sehen Sie klar
und deutlich, welche
Aufgaben als Erstes
anstehen. Eine extrem
nützliche Funktion,
wenn Sie sehr viele
Aufgaben erledigen
müssen.
2x2-Analyse
Als Nächstes möchten
Sie vielleicht auf die
Risiken eingehen und
diese identifizieren und
näher analysieren.
Sobald Sie die Risiken
erfasst haben, können
Sie anhand der
Analyse-Ansicht von
MindManager schnell
fundierte
Entscheidungen
treffen, indem Sie die
Map-Zweige, in diesem
Fall die Risiken,
Kategorien zuordnen
und sie mit Prioritäten
versehen. Diese neue
Funktion gestattet
Ihnen, Zweige in einen
vordefinierten Satz von
2x2-
Analysediagrammen zu
verschieben.
Klicken Sie zunächst in
der Analyseansicht auf
„Neu“.
Ihre Zweige werden in
dem Feld aufgelistet.
Markieren Sie diese
und wählen Sie „+“,
um Sie im Diagramm
abzulegen
Aufgabenverwaltung
Nun können Sie den
Plan in MindManager
entwickeln. Diese
Abbildung
veranschaulicht, wie Sie
eine einfache
Aufgabenliste mit
Projektdauer,
Abgabeterminen und
Ressourcen aufstellen
können, indem Sie das
Aufgabeninfo-Icon, die
Register auf der
rechten Seite oder den
Aufgabenbereich
benutzen.
In diesem Beispiel
möchten wir die
Projektplanungsfunktio
nalitäten nicht weiter
vertiefen. In der
Anleitung zur IT-
Projektplanung finden
Sie weitere
Informationen über
diese Funktionalität.
Integration von
Dateiablage und Web
Services
Die zentrale
Speicherung aller
Inhalte aus
unterschiedlichsten
Dokumenten bis hin zu
Ergebnissen von
Suchmaschinen ist eine
der mächtigsten
Funktionen der Mindjet
Software. Somit haben
alle Beteiligten
zentralen Zugriff auf
alle Informationen.
In diesem Beispiel starten wir in Mindjet Connect. Wir identifizieren Best Practices bei der Vertriebsautomatisierung und hängen ein White Paper im PDF-Format an. Klicken Sie auf „Anhang“ und suchen Sie den Ordner, in dem sich das White Paper befindet. Das war's schon.
Präsentation
Ihr Projekt zur
Problemlösung ist nun
ausgearbeitet und die
Stakeholder haben
zugestimmt. Jetzt
können Sie den
Präsentationsentwurf
in MindManager
überprüfen.
Markieren Sie die
Zweige, die Sie als
Folien für die
Präsentation
benötigen.
Klicken Sie
anschließend auf der
Registerkarte „Ansicht“
auf „Folien“ und
wählen Sie „Neue Folie
von Zweig“.
Export nach
PowerPoint
Wenn Sie mit Inhalt
und Format zufrieden
sind und Ihre
Ergebnisse bzw.
Empfehlungen der
Geschäftsleitung
vorstellen möchten,
können Sie diese zur
Präsentation nach
PowerPoint
exportieren.
Damit sind die ersten Schritte bereits erfolgreich absolviert. Sie sollten nun in der Lage sein, eigene
Maps zur Problemlösung zu erarbeiten und dabei einige der leistungsstarken Funktionen aus dieser
Anleitung anwenden. Beispielsweise könnten Sie in Zukunft mit Ihren Kunden gemeinsam Informationen
erfassen und strukturieren oder Pläne entwickeln und umsetzen – alles in einer visuellen Umgebung, die
ganz auf Teamarbeit setzt.
Ihnen stehen weitere Map-Vorlagen zur Beratung des Managements zur Verfügung, beispielsweise:
Business Plan
Strategieplan
SWOT-Analyse
Projektplan
Besuchen Sie bitte unsere Website, _________, wenn Sie weiterführende Tutorials und Ressourcen
benötigen.
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