Etkin Zaman Kullanımı

Etkin Zaman KullanımıEtkin Zaman Kullanımı

Zamanı Etkin Kullanmalıyız Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...Çünkü...

AMAÇ: Zamanın bize verilmiş en önemli nimetlerden biri olduğunun farkındalığı. Zaman yönetimi konusunda olumlu tutum gelişitirme adına neler yapılabileceği, zamanın kontrol altına aldığımızda neler yapılabileceğinin anlaşılması.

İÇERİK:Zamanın önemiZaman ve biz kavramıKişisel vizyon,misyon ve hedeflerZamanı nerelere harcamalıyızÖncelikerimizZaman hırsızlarıZaman envanteriZaman kullanımı tutumumuzu ölçelimPlanlamaAjanda kullanımıErtelemelerimizZamanı etkin kullanma kriterlerimiz

Neleri Elde Edeceğiz:

OkumakİletişimDinlenmeDüşünme

Zamanı Etkin Kullanmalıyız Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü... Çünkü...

Zamana kasem olsun! İnsan zamanı değerlendirme

konusunda mutlaka hüsrana düşmektedir. Ayet

Zamanı Etkin Kullanmalıyız Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...Çünkü...

Kıyamet günü Ademoğlu beş şeyin hesabını Kıyamet günü Ademoğlu beş şeyin hesabını vermeden Allah huzurundan ayrılamaz.vermeden Allah huzurundan ayrılamaz.

1.1.Ömrünü ne yaparak tükettiğindenÖmrünü ne yaparak tükettiğinden2.2.Gençliğini ne işte harcadığındanGençliğini ne işte harcadığından3.3.Malını nerede kazandığındanMalını nerede kazandığından4.4.Malını nerede harcadığındanMalını nerede harcadığından5.5.Öğrendiği ile ne derece amel ettiğindenÖğrendiği ile ne derece amel ettiğinden

HadisHadis

Zamanı Etkin Kullanmalıyız Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...Çünkü...

İki şey vardır. İnsanların çoğu onun değerini bilmez. Hadis

1. SIHHAT1. SIHHAT

2. ZAMAN2. ZAMAN

Zamanı Etkin Kullanmalıyız Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...Çünkü...

Nedir zaman nedir?Bir su mu, bir kuş mu?Nedir zaman nedir?İniş mi , yokuş mu ?

Necip Fazıl Kısakürek

Kalite İnsana Saygıyla Başlar...

Zaman; Yerine konması, geri

döndürülmesi, yenilenmesi,

depolanması, satın alınması mümkün

olmayan bir kaynaktır.Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir.

Zaman pahalıdır.

Zamanı Etkin Kullanmalıyız Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...Çünkü...

• İş çok, zaman yok ya da tam tersi• Gecikiyoruz sonra ya bahane buluyor ya da

öfkeleniyoruz• Strese giriyoruz• Planlasak daha çok zamanımız olabilir• Evde iş, iş de ev olmamalı• Kendimizi yenileyemiyoruz• Sosyal olamadığımızdan yakınıyoruz• Başkalarına hayranlık duyuyoruz biz

yapamayız sanıyoruz

Yavuz Sultan Selim Mısır Seferine giderken yanında 3 katır yükü kitap götürmüştü.

• Zaman hiçbir zaman yönetimimize girmez biz ancak zaman içinde tutum ve davranışlarımızı yönetebiliriz

• İsteyip de yapmaya zaman bulamadığımız şeyler, yeterince istediğimizden emin olmadığımız şeylerdir.

• Şu ana kadar çok isteyip de neye sahip olamadık ?

• Zamandan kazanmak istiyorsak kayıplarımızdan başlayalım.

• Zaman yönetimi aslında “ Kendini Yönetmek” demektir

Z a m a n v e B i z . . . Z a m a n v e B i z . . .

• Dünyanın en uzun ve en kısa , en çabuk ve en yavaş, hem minicik parçalara bölünebilir hem de kitlesel, bir yandan kıymeti bilinmeyip öte yandan üzülünülen , onsuz hiç bir şey yapılamayan, küçük olan şeyleri yutuveren, büyük şeylere ise hayat veren, mucizevi şey....ZAMAN

Voltaire

Z a m a n ı n T a n ı m ı . . . Z a m a n ı n T a n ı m ı . . .

Zaman Konusunda İlginç Bir Zaman Konusunda İlginç Bir AraştırmaAraştırma

• Türkiye’ de Ortalama 70 Yıl Yaşayan Biri• Uyku 23 yıl• Çalışma 19 yıl• Eğlence 9 yıl• İbadet 1 yıl• Beslenme 6 yıl• Ulaşım 6 yıl• Hastalık 4 yıl• Tuvalet 2 yıl

Bilimsel bilgi birikimi 3-5 yıl içerisinde ikiye katlanmaktadır.

Bilgisayarların hız ve kapasite olarak ikiye katlanma süresi 6

aydır.

Başlangıç 1910 1970 1985 ?!.....

Okumak ve SeminerlerOkumak ve Seminerler

Hizmet % 15 %15 % 15 % 15 % 15

YILLAR 1700 1800 1900 1988 1995

Bilgi % 5 % 5 % 5 % 56 % 67

Üretim % 10 % 15 % 40 % 26 % 15

Tarım % 70 %65 % 40 % 3 % 3

ABD ‘de Çalışma Hayatındaki ABD ‘de Çalışma Hayatındaki GelişmelerGelişmeler

Zamanımızı Nerelere harc Zamanımızı Nerelere harc sorusu vsorusu v

MeslekAile

Sosyal sorumlulukTatil

Eğlence - SporArkadaşlar

HobilerKişisel Gelişim

V i z y o n . . . V i z y o n . . .

Bir kuruluşun ya da kişinin kendini başarılı görmesi için bulunmayı istediği yerin kısa ve

öz tanımıdır.

Kuruluşun ya da kişinin uzun dönemde neleri başarmak istediğinin güçlü ve canlı

anlatımıdır.

Önce Amaç ve Hedef ...

Belirlenmiş olmak

Ölçülebilir olmak

Yapılabilir olmak

Gerçekçi olmak

Zaman içinde sınırlanmış olmak

Hedefler . . . Hedefler . . .

Açıkça Tanımlanmalı

Gerçekçi Olmalı

Kurum Hedefleri İle Örtüşmeli

Motive Edici Olmalı

Zaman Sınırı Olmalı

Ödüllendirici OlmalıNe İstediğini,

Neler Yapabileceğini Bilmeli

İstek ile Yetenek Gerçeğe uymalı

Bir Şeylerden Vazgeçileceği Bilinmeli

Başarı İçin ÖnerilerBaşarı İçin Öneriler

İlgi ALANI

Etki ALANI

İlgi ALANI

Etki ALANI

Pozitif Odak Negatif Odak

İş Önceliklerimiz... Örnek…İş Önceliklerimiz... Örnek…

Acil, önemli - 1Acil, önemli - 1

Acil olaylar

Toplantılar

Uygulanması gereken proje ve hazırlıklar

Önemli, acil değil - 2Önemli, acil değil - 2Uzun vadeli işlerPlanlamalar, tedbirlerİlişki geliştirmeler, Çalışanı güçlü kılmaTatil....

Acil, Önemsiz - 3 Acil, Önemsiz - 3

İşimizi engelleyen durumlar

Telefonlar, ziyaretçiler

Rapor, toplantı...

Acil değil ve Önemsiz - Acil değil ve Önemsiz - 44

Önemsiz ayrıntılar

Telefon konuşmaları

Boş faaliyetler

Zaman Yönetimi Konusunda Zaman Yönetimi Konusunda Tutumunuzu Ölçün...Tutumunuzu Ölçün...

• Anket kriterleri oluşturun• Kendiniz değerlendirin çevrenize

değerlendirtin• Sonuçlara göre bir zaman yönetimi

planı çıkartın • Bir dostunuzla planınızı paylaşın ve

hemen uygulayın

Nasıl Bir Tipsiniz?Nasıl Bir Tipsiniz?

FukaraFukara• Zaman kaygınız var• Plan, program yok• Çok zaman, az iş• Organize değilsiniz• Sizi güvenilmez buluyorlar• Çok yoruluyor ama rahat

olamıyorsunuz

Kontrol sizdeKontrol sizde Organize Önceliklerini bilen Amaç ve hedefi

doğrultusunda her şeye ölçülü zaman ayıran

Zaman yönetimini bilen

DengeliDengeli İş genellikle biter Telaş, baskı yok Daha iyi olanları dert

etmiyor Hayatı yaşamak iş bitirmek

kadar önemli Fukara ve Kontrollü arası

HastalıklıHastalıklı Zaman yönetimi takıntı

halinde Zorlama var Büyük lokmalar ısırılmaya

çalışılıyor İşkolik

Zaman Envanteriniz..Zaman Envanteriniz..

Saat Sıra Yapılan İşler Harcana Süre Değerlendirme Önem Derecesi08:00 109:00 210:00 311:00 4

Süre 3 hafta, yapılan tüm aktiviteler yazılacak.Sorgu:Bu işi hiç yapmasam olmaz mıydı?Bu iş ben yapmasam olmaz mıydı?Bu iş için bu kadar zaman harcamam gerekiyor muydu?Bu iş için başkasının bu kadar vaktini almam gerekiyor muydu?Bu iş için başkasının benim bu kadar vaktimi alması gerekiyor muydu?

Zaman Hırsızları Zaman Hırsızları

• Plansızlık• İş önceliklerimizi ve organizasyonun iş

akışını etkin kullanamayışımız (Yetki devri)• Toplantı yönetiminden habersiz olmak• Kişisel ve örgütsel kontrol yanlışlarımız• Karar verme sürecindeki yanlışlarımız• Etkinliğimizi azaltan diğer

sebepler;Telefonlar, ziyaretçiler • Kişisel ve örgütsel organizasyon

bozukluğuEdison günde 18 saat çalışan bir insan “ömrü bir su gibi geçti

” diyor…

Öğrenciler İçin Zaman Tuzakları Öğrenciler İçin Zaman Tuzakları

• Televizyon• Sinema• İnternet• Aşırılıklar (Gezi , Muhabbet, Spor…)

P l a n l a m a P l a n l a m a

• Çalışmanızı çeşitli dönemler için planlamalısınız

• Günlük• Haftalık• Aylık• Yıllık

P l a n l a m a P l a n l a m a

• Yıllık örnek• Aylık örnek• haftalık• günlük

Toplantı Yönetimi (Koordinasyon)...

• Toplantının amacı, duyurusu• Vakti – Başlama , Bitiş• Gündem ve gündem kontrolü• Uygun olmayan şartlarda toplantı• Eksik bilgi• Grup hafızasından yararlanamama• Rol paylaştırmama• Yetersiz toplantı tutanakları

Toplantı Yönetimi Toplantı Yönetimi (Koordinasyon)...(Koordinasyon)...

İcraatİcraat Beşeri Beşeri işilkilerişilkiler

İdari ve İdari ve stratejikstratejik

ÜstÜst

OrtaOrta

AltAlt

5 - 10

20 - 30

40 - 45 40 - 45 5 - 10

40 - 45

40 - 45 40 - 45

20 - 30

Öncelikler tartışmasıÖncelikler tartışması

İcraatİcraat Beşeri Beşeri işilkilerişilkiler

İdari ve İdari ve stratejikstratejik

ÜstÜst

OrtaOrta

AltAlt

Günlük kontrol listeniz var mı?

• Zaman denetim tablosu

• İşleri puanlama

• Kontrol listesi oluşturabilirsiniz

• Ajanda kullanımı

• Elektronik zaman yönetimi

Zaman Tablolarımızı Oluşturalım

08:0009:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:0018:00

Ek Yorum:

Tarih:

Yapılabilicekler, Acil - Önemli Değil, C Tipi İşler

Yapılması Gerekenler, Önemli Acil Değil, B Tipi İşler

Zorunlu, Acil Önemli, A Tipi İşler

Zaman Tablolarımızı Oluşturalım

GÜN TARİH:SAAT FAALİYET TEL DİĞ AÇIKLAMA

08:00 1 2 3 4 509:00 1 2 3 4 510:00 1 2 3 4 511:00 1 2 3 4 512:00 1 2 3 4 513:00 1 2 3 4 514:00 1 2 3 4 515:00 1 2 3 4 516:00 1 2 3 4 517:00 1 2 3 4 518:00 1 2 3 4 519:00 1 2 3 4 5

ÖNEM

GÜNLÜK ZAMAN KAYIT CETVELİ

Zaman Tablolarımızı Oluşturalım

08,12,2001

SAAT RANDEVULARIM TEL

08:00 ZİYA BEY

09:00 Adapazarı Programı *10:00

14:00 FAX - MAİL- DİĞER

15:00

16:00

20:00

21:00

*

CUMARTESİ

Günboyu sürecek, KM ve KO ve ZY Prohramları

Bilgisayar, kitaplar, eğitim notu özeti, sinevizyon

AÇIKLAMALAR:

Karar Verememe (Erteleme)

• Hoşlanılanlar -- Hoşlanılmayanlar• Çabuk bitecekler – Uzun sürecekler• Kolay olanlar -- Zor olanlar• Bilinenler – Bilinmeyen yeni olanlar• Acil olanlar – Önemli olanlar• Başkalarının istekleri – Kişinin

kendi seçtikleri

Karar Verememe (Erteleme)

Yapmaktan hoşlandıklarımYapmam gerekenler

BAŞARI YAPMAM GEREKENLERİ , HOŞLANARAK YAPMADA SAKLIDIR.

HAYATIMIZ BU İKİ MADDE ARASINDA GEÇMEKTEDİR.

Etkinliği Azaltıcı

• Telefon görüşmeleri• Ziyaretçiler• Hayır diyememe

ERTELEMEK

• Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme;

– Kişinin kariyerini yıkabilecek,

mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını

kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen,

gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.

Gecikmelerle Mücadele

• Bitirme tarihini belirleyin.• İlk önce sıkıcı olan işi yapın.• Şimdi yapın!• Ödüllendirme sistemi kurun.• İşleri küçük bölümlere ayırın.• Sizi uyaracak biriyle anlaşın.

Ziyaretçiler

• Davetsiz misafirlerinizin olabileceğini hesaba katın

• Ziyaretlerin süresini sınırlayın• Mümkünse odanızın dışında buluşun• Ziyaretçinize ona ayırabileceğiniz

vakti başta söyleyin• Görüşemeyeceklerinize uygun bir

uslup geliştirerek söyleyin

Ziyaretçiler

• Sekreterlere randevu düzenleme sorumluluğu verelim

• Ziyaretçiler önce sekreterle görüşsün

• Astlarımızın odasına gidelim• Ziyaretçilerle odamızın dışında

görüşelim• Zaman sınırını baştan belirtelim

Hayır Demesini Bilelim...

• Patronumuza;” hangisini önce

yapayım?”

• İş arkadaşımıza;öncelikleriniz var

• Diğer departmanlara;öncelikleriniz var

• Kaytarıcılara; “sen nasıl hallederdin?”

Etkinliği Azaltıcı

• Düzensizlik• Hayır diyememek• Geciktirme• Beklemeler• Aksaklıklar

• Ziyaretçiler• Posta• Dedikodu• Gereksiz titizlik• Kahve sohbetleri

Zamanı iyi kullanmanın üç yolu

1. Düşük öncelikli işleri veya

faaliyetleri bırakmak.

2. Yaptığınız işte daha etkin olmak.

3. Bazı işleri devredeceğiniz bir

insan daha bulmak.

Günlük Dikkat ve Enerji Eğrisi

Dikkat, İlgi

Zaman7:00 9:00 11:00 13:00 15:00 17:00 19:00

Bunlara Dikkat Edelim...

• Aniden kapıldığınız heves ve fikirlerin sizi kontrol etmesine izin vermeyin. Onları not edin ve daha uygun bir zamanda gözden geçirin.

• Mümkün olduğu ölçüde bir işi bitirmeden diğerine geçmeyin

• Her akşam eve gitmeden önce masanızın üzerindeki ve masanızdaki dosyalarınızda tuttuğunuz kağıtları gözden geçirin. Kendinize aşağıdaki kontrol listesi uyarınca puanlar verin. Amaç, mümkün olduğunca düşük puan almaktır

Zamanı Etkin Kullanım Kriterleri..

• Yöntem geliştirin• Öncelikli işleri belirleyin, nerede kime hayır

denmeli bilin, gereksizse eleyin• İşlerinizi delege edin, astlarınızın gelişimine de

yardımcı olur• Ertelemeyin• Yapacağınız her işe zaman sınırı koyun• Size nasıl davranılmasını istiyorsanız , o şekilde

davranın• Bazen gereksiz işleri iyi yaparız , kendimizi

kandırmamalı ve abartmamalıyız

Etkili Zaman Yönetimi İçin Tavsiye

1. Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin.

2. “Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın.

3. Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın.

4. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın.5. “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl

değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.

Zamanı Etkin Kullanma

• Yiyip içtiğimiz şeyleri, ağzımıza alıp vücudumuza mal ettiğimiz zaman bir lezzet alır ve istifade etmiş oluruz. zaman da öyledir. Saniyeleri, dakikaları, günleri ve haftaları kendinize mal ettiğimiz ölçüde onun zevkini duyar ve geçmesini istemeyiz. Hayat lezzeti duyulup neşesi hissedildiği, bu günümüz ve yarınlar adına bir şeyler vaadettiği nisbette tadına doyulmaz bir nimet ise de, dikkatsiz ve şuursuzca yaşandığında , insanın sırtında bir yükten farkı yoktur.

Kişisel Organizasyon...

• Bilgi toplumu organizasyonu gerektiriyor

• Dağınıklık, verimsizliğe, korkuya, kontrolsüzlüğe, strese, yorgunluğa sebep olur

• Organizasyon, enerji, yüksek performans, üretkenlik, az hata, kolay kontrol ve hakimiyete sebep olur

Etkin Çalışma Masası - Büro...

• Efektif ofis sistemleri , materyallerini tanıyın ve kullanmaya çalışın

• Ofis renk, ışık, havalandırma, iletişim sistemler, izolasyon gibi özellikleri çalışmanızı etkileyecektir

• Dosyalarınızı derecelendirerek saklayın• Çöpe atmaya alışın

Gündelik Evrak Yönetimi...

Masanızı BoşaltınGelen Evrak Kutusu KullanınGelen Evrakı Ayıklayın ve DosyalayınKağıt BiriktirmeyinBilgi Akışını SınırlayınKişisel Dosyalama Sisteminizi OluşturunMasa Üstü Organizatörleri Kullanın

Kendiniz isimlendirin...

• Şimdi yap: Bu gün ilgilenmeniz gerekenler

• Yakında yap: Bir hafta içinde ilgilenmeniz gerekenler

• Dosyala: Derecelendirme sisteminize göre

• Oku: Dergi, gazete, acil olmayan raporlar...

• İlet: Başkalarına ulaştırmanız ve sözlü açıklama gerektiren evrak için

• Bekleyen: Gerekli bilginin tümüne sahip olmadığınız için hemen ilgilenemediğiniz işler için

• Projeler: Bir projeye ait tüm kağıtlar için. Her proje için ayrı raf ya da dosya da kullanabilirsiniz.

• Diğer: Gereksinimleriniz doğrultusunda diğer gruplar ekleyebilirsiniz: Takip edilen işler, çeşitli fiş ve makbuzlar, faturalar, vb.

Nasıl Dosyalanır ?

• Neyi Dosyalamalı?:Gelecek için değer taşıyan, size yada başkasına gerekli olacak doküman dosyalanmalı

• Sınıflandırma: Korunması gereken, başvurulacak, kontrol edilecek, hatırlatma dosyaları

• Dosyalarınızı nereye koymalısınız? Çalıştığımız, aktif , pasif dairesine

• Dosya tasarımı: Esnek, düzenli, kolay anlaşılabilen, ihtiyaçlara cevap verebilen

Nasıl Dosyalanır ?

• Ne zaman dosyalamalı: Günlük ve haftalık

• Dosyalamayı kim yapmalı? Siz yada sekreteriniz önemli olan dosyalama sisteminizin bilinmesi

• Güvenlik: Resmi evrak, teminatlar, sigorta poliçeleri, muhasebe kayıtları, hisse senedi...

• Dosya Muhafazası: İçindekiler listesi olsun,standart etiketler, tarihlendirme, arşivleme kurallarınız var mı, tek kopya saklayın, yılda bir kontrol edin,

Kişisel Organizasyon...

• Düzenli çalışma mekanınız olmalı • Dosyalarınızı derecelendirerek saklayın• Gerekmeyen dokümanları çöpe atmaya

alışın• Gündelik evrak yönetimi• Şimdi yap, dosyala, oku gibi kendi

isimlendirmelerinizi kullanın• Sadce işyerinizi değil evinizde de benzer

düzenlemeler yapın

Kendimizi Düzeltelim

• Toplu Çalışma Ortamı• Özel Büromuz – Çalışma Odamız• Masa Düzenimiz• Evrak, Dosya, Bilgisayar• Kitaplarımız, Defter, Fotokopiler• Okuma Alışkanlığımız - Hızlı

Kişisel dosya sistemi kurabilirsiniz.

• Projeler• Anlık işler• Kendini geliştirme• Fikirler• Arka plân bilgileri

Güç Alanı Analizi

D1 Denge Noktası

T1 Anı

İtici Güçler

Durdurucu GüçlerBilgisizlik,maddi imkansızlıklar, alışkanlıklar,...

Zeka, hırs, disiplin, eğitim, plan,...

T2 D2

Pareto Prensibi

20 %

80 %

Zaman Sonuçlar

80 %

20 %

Son Olarak … Son Olarak …

Sizde her dakikadan daha fazla zevk alabilir, mesleğinizde ve kişisel yaşantınızda daha başarılı olabilir ve çok daha az çabayla çok daha fazla şey başarabilirsiniz. BU GÜN SİZİN İÇİN GERÇEKTEN DE BİR

DÖNÜM NOKTASI OLABİLİR. HAYATINIZDAN DAHA FAZLA ZAMAN

ALABİLİRSİNİZ…

T E Ş E K K Ü R L E R ..T E Ş E K K Ü R L E R ..

İnka Eğitim ve Danışmanlık

Kısıklı Caddesi Haluk Türksoy Sokak No : 7

Bağlarbaşı – İstanbul

Tel: 0 ( 216 ) 492 03 25

Fax: 0 ( 216 ) 492 70 24

www.inkadanismanlik.com.tr

www.cvtr.net

acan@inkadanismanlik.com.tr