FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACI Ó N DE PROYECTOS Secretaría de Extensión e Integración Social...

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS

Secretaría de Extensión e Integración SocialDirección de Educación Continua

SESIÓN NO. 1INSTRUCTOR:

ING. RIGOBERTO QUIYONO

Ing.Rigoberto Quiyono

• Egresado del Instituto Tecnólogico de Durango, 1993

• 10 años de Experiencia en Proyectos de Mantenimiento y Manufactura

• 10 años en Proyectos de Manufactura Esbelta

• Administrador del Portafolio de Proyectos de Corning Optical Communications

Este curso es para ti…

• Mantén tu celular en modo de silencio o vibrador• Si necesitas tomar o hacer una llamada con confianza

puedes salir

• Participa respetuosamente• Recuerda que no hay opiniones equivocadas, sólo

diferentes• Respeta a tus compañeros• Espera tu turno para opinar

• Participa activamente• Colabora con tu equipo• Aporta y comparte tu experiencia

DIVIÉRTETE!!

Dinámica 1

Conozcámonos.- Dos mentiras y una verdad

• Escribe en una nota lo siguiente• Nombre• Una verdad de tu vida y dos hechos falsos

• Entrégale la nota al instructor

• La audiencia adivinará cuál de las 3 frases es la verdadera

• Complementa la información una vez se descubra la frase

Ejemplo

• Soy fanático del futbol soccer

• Me gusta mucho jugar ajedrez

• Tengo experiencia en el ramo automotriz

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE

PROYECTOS

¿Qué es un proyecto?

• Requieren capital (monetario y humano)• Requieren tiempo• Existen riesgo

¿Porqué no se apoyan todos los proyectos?

Conjunto de actividades coordinadas que tienen como objetivo mejorar una situación determinada o satisfacer una necesidad

La Administración de Proyectos

Conjunto de disciplinas que tiene por objetivo la definición, planeación, desarrollo y evaluación de proyectos

Ciclo de vida de un proyecto

Definir Planear

EjecutarMonitorea

r Ajustar

Completar Evaluar Reconocer

DEFINIENDO EL PROYECTO

Importancia de la fase DEFINIR

• Traza los objetivos del proyecto• Estima su factibilidad• Crea el equipo y asigna responsables• Previene los riesgos de implementación y sus

resultados

El equipo de trabajo

• Administrador del proyecto• Cliente• Patrocinador• Miembros del equipo• Clientes secundarios• Otras funciones• Expertos (en diseño, belts, asesores)• Planeación• Asesores financieros

Las restricciones del proyecto

• Las 3 restricciones críticas• Presupuesto disponible• Tiempo de implementación• Entregables o alcance del proyecto

• Componentes involucrados:• Recursos necesarios• Calidad y voz del cliente• Riesgos potenciales y de implementación

Diagrama de priorización

¿Qué recursos (humanos y

monetarios) puedo tener para el proyecto?

¿Cuál es la mejor solución que se puede

implementar en un lapso de tiempo

razonable?

¿Cuál es la mejor solución que se puede

implementar a un costo razonable?

Priorizando restricciones

• Una vez que se definen las prioridades• La prioridad no.1 es INFLEXIBLE• La prioridad no. 3 es la NEGOCIABLE• La prioridad no.2 es COMPLEMENTARIA

El manejo de prioridades es fundamental para el éxito del proyecto a la vista del cliente

Los clientes secundarios

• Definición de cliente secundario (stakeholders)Es áquel que sin ser el dueño de la necesidad primaria del proyecto, puede verse afectado positiva o negativamente por los resultados del mismo

• ¿Porqué involucrarlos?• Permite ampliar o considerar el alcance del

proyecto• Puede proporcionar experiencia de proyectos

anteriores• Permite ver una visión de riesgos no

considerados

Los Riesgos en los proyectos

• Riesgos.- Son condiciones o eventos inciertos que de ocurrir, tendrían un efecto (positivo o negativo) en al menos uno de los objetivos del proyecto

• Administración de Riesgos.- Es la disciplina que conduce el conocimiento, identificación, prevención y contingencia de los riesgos de efecto negativo

El primer riesgo

• Conceptos administrativos.- Son todos aquellos procedimientos, reglamentos o normas internas o gubernamentales que se tienen que cumplir en el desarrollo del proyecto

El no cumplirlas pudiera retrasar o cancelar el proyecto, además de generar costos adicionales por multas o sanciones

Riesgos de implementación

• Son todos aquellos eventos que retrasarían la implementación del proyecto

• Ejemplos• Conflictos de agenda o programación• Ausentismo o falta de recursos de implementación• Falta de instrucciones claras

Riesgos potenciales

• Son todos aquellos eventos que serían consecuencia de la implementación del proyecto

• Ejemplos• Consecuencias laborales• Impacto en clientes y proveedores• Impacto en la cadena de suministro

Las 3 preguntas de la prevención

• ¿Cuáles son los riesgos que se ven en este proyecto?• Evaluar la posibilidad de que ocurran• Evaluar la severidad si ocurren

• ¿Porqué pueden ocurrir dichos eventos?• Análisis causa efecto• 5 porqués• Crear un plan de acción para prevenir y comunicar

• Si a pesar de esto, el evento ocurriera:• ¿Cuál es la señal de alerta?• ¿Debo detener el proceso o correrlo bajo vigilancia?

Dinámica 2

Retrospectiva y aprendizaje• El equipo seleccionará 3 proyectos reales

• Un proyecto con problemas de presupuesto, tiempo o entregable• Un proyecto exitoso en esos mismo 3 ámbitos• Un proyecto próximo a arrancar

• Con el checklist proporcionado, verifique para los primeros 2 proyectos• Si no se realizó la fase indicada, porqué no se aplicó y las consecuencias de

no haberlo hecho• Si se realizó, en que ayudó el haberlo hecho

• Para el 3er proyecto, analice• ¿Qué se ha hecho?• ¿Qué me falta por hacer para definir correctamente el proyecto?

PLANEAR EL PROYECTO

Importancia de planear

Es mejor tener un mal plan que no tener ninguno

- Emmanuel LaskerCampeón mundial de ajedrez, 1894 -

Las metas sin planes son sólo sueños

- Antoine de Saint-ExupéryEscritor del “El Principito”

Diagrama de bloques

Divide y vencerás- Antiguo proverbio militar romano

WBS.- Work Breakdown Structure.EDT.- Estructura Divisional del Trabajo

Dosificador de alimento para

mascotas

1.- Diseño de contenedor

1.1.- Calcular Capacidad

1.2.- Diseñar diagrama de

explosión

1.3.-Diseñar montaje en dispensador

2.- Diseño de mecanismo

2.1.- Diseñar engranaje

2.2.- Diseñar palanca

2.3.- Montar en dosificador

3.- Periodo de Pruebas

3.1.- Probar mecanismos

3.2.- Probar con mascotas

3.3.- Liberar producto a

ventas

4.- Puesta en venta

4.1.- Promocionar

producto

4.2.- Realizar contratos

4.3.- Distribuir productos

Estructura del WBS1er. Nivel.- Proyecto 2º nivel.- División

por:- Tareas- Departamento- Responsable3er. Nivel,

Actividades

¿De qué me sirve dividir el trabajo?

• Captura del proyecto en Software de Administración de Proyectos

• Estimación y control de presupuestos

• Asignación de carga de trabajo

Dinámica 3

Don Gato y la Administración de

ProyectoDEFINIENDO Y PLANEANDO

Descanso

Dinámica 4

¡Organicemos el proyecto!• De los proyectos que se han hablado en clase,

hagan un preliminar de como organizarían el proyecto utilizando el diagrama de bloques

• Al final deberá mostrar el WBS y responsables para cada actividad

INTRODUCCIÓN A MS PROJECT

¿Para qué sirve este software?

• Ayuda a planear en una sola aplicación todo un proyecto

• Determina la calendarización de actividades

• Ayuda a monitorear el progreso del mismo mediante la Gráfica de Gantt

Veamos el software

Dinámica 5

MS Project

• Aplique la información del proyecto de la dinámica anterior en el software.• Incluye la división del proyecto• Asignación de recursos• De momento deje la duración de las tareas en 1 día

CONCLUSIÓN

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