GESTION DE COMPRAS

PRODUCTO

VehículosVehículos

CONCEPTO MODERNOGESTION DE COMPRAS

Suministro Suministro eficazeficaz de de productos que productos que satisfacen las satisfacen las

necesidades de los necesidades de los clientes para cumplir la clientes para cumplir la

misión de la empresamisión de la empresa

CONCEPTO MODERNO DE PRODUCTO

Bien o servicio que se presta

Clases:Tangibles

Intangibles

NIVELES DEL PRODUCTO Y VALOR AGREGADO

NIVELESNIVELESBásico: GenéricoReal: ServicioAumentado: Adquisición

VALOR AGREGADOVALOR AGREGADOBásicoTecnológicoAdquisición

ATRIBUTOS DE LOS PRODUCTOS

•CalidadCalidad•OportunidadOportunidad•CostoCosto•GarantíaGarantía•ComodidadComodidad•AmabilidadAmabilidad

MISION DE LA EMPRESA

Razón de serRazón de ser

Deber serDeber ser

Contribuir a la supervivencia, crecimiento y desarrollo de la

sociedad, mediante la fabricación o distribución de...

DIAMANTE COMPETITIVO DE PORTER

EmpresaEmpresaSustitutoSustituto

SituaciónSituaciónActualActual

ClienteCliente ProveedorProveedor

ProductoProductoSustitutoSustituto

CONCEPTO MODERNO DEL CLIENTE

Quien se beneficia de nuestros productos

Clases:•InternosInternos•ExternosExternos

CATEGORIA DE CLIENTES

PersonalesPersonales

FísicoSocialIntelectualEspiritual

PersonalesPersonales

FísicoSocialIntelectualEspiritual

EmpresarialesEmpresariales

Pequeña

Mediana

Grande

EmpresarialesEmpresariales

Pequeña

Mediana

Grande

NECESIDADES, DESEOS, DEMANDAS, EXPECTATIVAS

NECESIDADES:NECESIDADES: CarenciaNo se crean, existen naturalmente

DESEOSDESEOS: Materialización de la necesidad, se despiertan por medio de impulsos

DEMANDAS:DEMANDAS: Adquisición apoyada con pago se inducen según la capacidad

EXPECTATIVA:EXPECTATIVA: Esperanza de satisfacción se despiertan en la post-compra

FACTORES QUE AFECTAN LAS VENTAS

Precios de los productos

Aumento de precios

Ciclos de vida del producto

Calidad de los productos

Variedad del surtido

Oportunidad en la entrega

Bodegaje y almacenamiento

Nuevos productos

ESTRATEGIAS EN LA GESTION DE COMPRAS

Mínimos precios de mercancíaMínimos precios de mercancía::Precios bajosDescuentos por volumenDescuentos promocionales

Máximos plazos de pagosMáximos plazos de pagos::Plazo mayor que la rotación

Plazo mayor que la competenciaMercancías de consignación

PASOS DEL PROCESO DE COMPRAS

Identificación de necesidadesSelección de proveedoresAdquisición de materialesRecepciónAlmacenamientoInventariosSeguimientoPreciosAdministración

FUNCIONES RELACIONADAS CON ALMACENAMIENTO

Ingresos y EgresosIngresos y Egresos

Almacenamiento físicoAlmacenamiento físico

Control de pendientesControl de pendientes

Informes y reportesInformes y reportes

Inventarios físicosInventarios físicos

Almacenamiento especialesAlmacenamiento especiales

Procesamiento de informaciónProcesamiento de información

COMO REALIZAR LAS MEJORES COMPRAS

Obtenga el mejor descuentoObtenga el mejor descuentoAcuerde el mayor plazoAcuerde el mayor plazoConsiga descuentos financierosConsiga descuentos financierosPrefiera productos de buen margenPrefiera productos de buen margenObtenga productos exclusivosObtenga productos exclusivosNo compre lo que no necesiteNo compre lo que no necesiteAnalice los pedidos en aumento de preciosAnalice los pedidos en aumento de preciosNo deje agotar las existenciasNo deje agotar las existenciasBusque los buenos negociosBusque los buenos negociosEstablezca contacto con los colegasEstablezca contacto con los colegasTenga siempre excelentes relacionesTenga siempre excelentes relaciones

PERFIL DEL DUEÑO DEL PROCESO DE COMPRAS

ACTITUDESACTITUDESACTITUDESACTITUDES

Valor, principios, proveedor, cliente

HABILIDADESHABILIDADESHABILIDADESHABILIDADES

Negociador, relaciones, comunicador, recursivo, decisiones, analítico

CONOCIMIENTOSCONOCIMIENTOSCONOCIMIENTOSCONOCIMIENTOS

Técnicos, financieros, administrativos, mercadeo, ventas de productos

SUGERENCIAS PARA EL JEFE DE COMPRAS

Hacer un listado de los principales productosRevisar diariamente sus existencias

Realizar los pedidos urgentesAnalizar las existencias en general

Realizar los pedidos necesariosProgramar la recepción de visitas

Programar los pagos de proveedoresAtender programas de capacitación

Realizar promociones de productos sin salidaMantener en orden los almacenes

INDICADORES DE GESTION

Clasificación del inventario A-B-C

Valor del inventario

Número de devoluciones

Número de reclamos

Número de faltantes

Días de inventario

Pedidos pendientes

Pedidos no despachados

CLASES DE INVENTARIOS

Esperando para su proceso Esperando para su proceso

En confección del proceso En confección del proceso

En espera de entrega En espera de entrega

CONTROL DE INVENTARIOS

Existencias MáximasLímite superior de las existencias

Existencias MínimasLimites inferior de las existencias

Punto de PedidoCantidad consumida mientras llega

Punto PeligrosoLote mínimo de seguridad

Cantidad a PedirCantidad económica

CONTROL DE INVENTARIOSDETERMINACION DEL LOTE ECONOMICO

Debe guardarse el equilibrio entre:

Costos de Inventarios y Falta de MercancíaCostos de Inventarios y Falta de MercancíaUnidades RequeridasUnidades RequeridasCosto de AlmacenarCosto de AlmacenarCosto de FaltarCosto de FaltarDescuentos por VolumenDescuentos por VolumenValor del DineroValor del DineroCostos de ManipulaciónCostos de Manipulación

COSTOS DE INVENTARIOS POR FALTA DE MERCANCIA

Mala atención al cliente

Disminución de ventas

Mala imagen

Suspensión del proceso productivo

Personal subutilizado

Instalaciones subutilizadas

Equipos subutilizados

Capacidad instalada ociosa

Confección de orden de compra

COSTOS DE INVENTARIOS POR ADMINISTRACION

Comité de compras

Recolección de mercancías

Recepción y control

Registro del movimiento

Pagos

Inventarios

COSTOS DE LOS INVENTARIOS POR ALMACENAMIENTO

MERCANCIASMERCANCIAS

Capital InvertidoObsolescencia

DeterioroImpuestosSeguros

Transporte

EDIFICIOSEDIFICIOS

ArrendamientoSeguros

MantenimientoEquipos

Vigilancia

FACTORES PARA NIVELAR EL INVENTARIO

Depuración del surtidoDevolución a proveedoresPromoción de productosIdentifique las temporadas de descuentos por volumenRevise los márgenes de utilidadTenga una bodega necesariaCapacítese en áreas relacionadas

DISEÑO Y EQUIPO DE ALMACENES

Ubicación GeneralEspacio Vertical

Espacio HorizontalÁreas de recepciónÁreas de DespachoÁreas de Servicios

Pisos, Muros y TechosAccesos y Circulación

Equipos de MovilizaciónEquipos de EstanteríaEquipo de Transporte

Equipos de Dotación PnalEquipos de Seguridad

Equipos de InformáticaEquipos de VentilaciónEquipos de Iluminación

CONCEPTO DE EFICACIA

Calidad

Oportunidad

Costo

Confiabilidad

Comodidad

Amabilidad

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Histórico

Referenciado

Directorios Telefónicos

Directorios Especializados

Ferias Exposiciones

Agremiaciones y Asociaciones

Avisos y Publicaciones

Ofrecimiento Directo

FORMAS DE ADQUISICION

COMPRAS DIRECTAS

LICITACIONES PRIVADAS

LICITACIONES PUBLICAS

LICITACIONES INTERNACIONALES

Orden de compra

Cuadro de comparaciones

Cuadro de comparaciones

Cuadro de comparaciones

CUADRO DE COMPARACIONES

Código de la empresaNombre del productoEspecificacionesValor unitarioCantidadValor TotalDescuentos ComercialesForma de pagoDescuentos FinancierosForma de entregaAlternativaRequisitos LegalesObservaciones

SEGUIMIENTO DE COMPRAS

CUADRO DE CONTROLCUADRO DE CONTROL

No. De orden, fecha, proveedor, observación

LLAMADAS TELEFONICASLLAMADAS TELEFONICAS

Fecha, proveedor, mensaje, observación

VISITA A PROVEEDORESVISITA A PROVEEDORES

Nombre, capacidad, fábrica, observación

OFICINA DEL PROVEEDOROFICINA DEL PROVEEDOR

Facilitar la información de suministro

ESTIMULOS A PROVEEDORESESTIMULOS A PROVEEDORES

Pagos oportunos, asociación, cadenas

SOLICITUD DE SUMINISTRO

INTERNASINTERNAS

-Fecha -Número

-Dependencia -Centro de Costos

-Producto -Cantidad

-Objetivo -Frecuencia

-Responsable -Tiempo

EXTERNASEXTERNAS

-Fecha -Empresa

-Pedido No. -Producto

-Descripción -Cantidad

-Tiempo -Valor Unitario -Solicitada Por

-Vendedor

RECEPCION DE MERCANCIAS

No. de recepciónNo. de recepción::FechaFecha::

ProveedorProveedor::ProductoProducto::

EspecificacionesEspecificaciones::CantidadCantidad::

Orden de compraOrden de compra::Recibido porRecibido por::

ObservacionesObservaciones::

CLASIFICACION DE PRODUCTOS

VIDA DEL PRODUCTOVIDA DEL PRODUCTOLarga, media, bajaCARACTERISTICAS FISICASCARACTERISTICAS FISICASPeso, volumen, tamañoCARACTERISTICAS QUIMICASCARACTERISTICAS QUIMICASIgnición, explosividad, reactividad, contaminaciónUTILIZACION FINALUTILIZACION FINALExclusivo, uso generalROTACIONROTACIONAlta, media, baja

PAGOS DE MERCANCIAS

Requisitos de las facturas (Ley 223)Orden de compra

Informe de recepciónDevoluciones y reclamos

Forma de pagoProgramación de pagosDescuentos financieros

Proveedor estrellaMercancía escasa

FIJACION DE PRECIOS

Margen bruto de utilidad debe evitar perderse

Adicionales a los comerciales deben ser superiores al 4% mensual

COMERCIALESCOMERCIALESCOMERCIALESCOMERCIALES

FINANCIEROSFINANCIEROSFINANCIEROSFINANCIEROS

ADMINISTRACION DE COMPRAS

Junta Directiva

Comité de Gerencia

Comité de Adquisiciones

Jefe de Compras

Auxiliar de Compras

RECEPCION DE MERCANCIAS

No de Recepción__________ :

Fecha___________________ :

Proveedor________________ :

Producto_________________ :

Especificaciones___________ :

Cantidad_________________ :

Orden de compra__________ :

Recibido por______________ :

Observaciones____________ :

HOJA DE PROVEEDOR

Producto_______________________ :Nombre________________________ :

Dirección y telefax________________ Ciudad y nación_________________ :

Condiciones comerciales__________ :Capacidad de producción__________ :

Asesoría_______________________ :Recursos técnicos_______________ :

Recursos financieros_____________ :Cumplimiento___________________ :

Trayectoria_____________________ :Observaciones__________________ :

ORDEN DE COMPRA

Nombre de la empresa____________________ :Código_________________________________ :

Nombre del producto______________________ :Especificaciones_________________________ :

Valor unitario____________________________ :Cantidad_______________________________ :

Valor total______________________________ :Descuento comercial_____________________ :

Forma de pago__________________________ :Descuento financiero_____________________ :

Forma de entrega________________________ :Observaciones__________________________ :