View
1
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Hankesalkku
Henkilöstö
Projekti
Henkilöstön ja johdon rekrytointi
Hankejohtajat Outi Sonkeri, Juhani McBreen
Projektipäällikkö Tiina Auranne
Uusimaa 2019 -hanke
Uudenmaan sote- ja maakuntauudistus
Uudenmaan liitto // Nylands förbund
Helsinki-Uusimaa Regional Council
Toinen linja 4 • 00530 Helsinki • Finland
info@uusimaa2019.fi • www.uusimaa2019.fi
Sisällysluettelo
1. Projektin nykytila ja tavoitteet ........................................................................................................ 1
1.1. Projektin nykytilan kuvaus ........................................................................................................... 1
1.2. Vaatimukset................................................................................................................................. 2
1.3. Tavoitteet ..................................................................................................................................... 3
1.3.1. Turvallisen siirtymän edellyttämät tavoitteet ........................................................................... 3
1.3.2. Rohkean uudistumisen mahdollisuudet: .................................................................................. 4
2. Projektin kuvaus .............................................................................................................................. 4
2.1. Projektin laajuus .......................................................................................................................... 5
2.2. Lopputuotokset ............................................................................................................................ 6
2.3. Rajaukset .................................................................................................................................... 7
3. Projektin aikataulu ja riippuvuudet ................................................................................................ 7
3.1. Tuotokset, aikataulu ja virstanpylväät ......................................................................................... 7
3.2. Projektin vaiheet .......................................................................................................................... 8
3.3. Kuvaus olennaisista riippuvuuksista ........................................................................................... 9
4. Organisaatio ja päätöksenteko ..................................................................................................... 10
4.1. Projektin organisointi ja päätöksenteko .................................................................................... 10
4.2. Projektitiimit ............................................................................................................................... 10
4.3. Projektin tärkeimmät sidosryhmät ............................................................................................. 11
5. Projektin päätehtävät ja tehtäviin vaadittava työmäärä............................................................. 13
6. Riskit ................................................................................................................................................ 14
7. Muut projektin määrittelyyn ja suunnitteluun liittyvät keskeiset dokumentit ......................... 16
1
1. Projektin nykytila ja tavoitteet
1.1. Projektin nykytilan kuvaus
Maakuntakonsernitasoisen strategisen HRM-toimintamallin hahmottamiseksi on tehty vertailua
henkilöstöä luovuttavien organisaatioiden HRM-tehtävien organisoinnista ja resursoinnista sekä
henkilöstökäytännöistä, eli mm. henkilöstösuunnittelu ja –resursointi, organisaatiokulttuurin lähtökohdat,
rekrytointi ja perehdyttäminen, osaamisen johtaminen, työkyvyn johtaminen, suorituksen johtaminen,
palkitseminen, yhteistoiminta ja osallistaminen, esimiestoiminnan periaatteet, työsuojeluorganisaation
rakenne, työterveyshuollon järjestelyt ja työsuojeluun liittyvät toimintatavat ja ohjeistus. Valmistelun
avulla saadaan pohjatietoa maakuntakonsernitasoisen strategisen HRM-toimintamallin alustavaksi
hahmottamiseksi ja benchmarking -tietoa hyvistä käytännöistä kaikkien organisaatioiden hyödyksi.
Projektin tavoitteet on johdettu maakuntastrategiasta, jossa on linjattu, että Uudenmaan
maakuntakonserni on haluttu työpaikka, jossa henkilöstö voi hyvin ja johtaminen on laadukasta.
Maakunnan henkilöstöpolitiikassa on määritelty tavoitteena, että maakuntakonsernissa on yhdessä
tekemiseen, arvostavaan vuorovaikutukseen, osallisuuteen ja sitoutumiseen kannustava työilmapiiri,
kilpailukykyiset ja erinomaisiin suorituksiin ja kehittymiseen kannustavat työsuhteen ehdot ja
monipuoliset mahdollisuudet oman työn ja osaamisen kehittämiselle ja urakehitykselle. Tavoitteesta on
johdettu toimenpidekokonaisuus, jossa projektoidaan maakunnan rekrytointiohjelma ja
henkilöstösuunnittelun malli sekä perehdytyksen käytännöt.
Muutoksen johtaminen ja henkilöstösiirtojen onnistunut toteuttaminen edellyttää, että maakunta
määrittelee oman henkilöstöjohtamisen toimintamallinsa ja henkilöstökäytäntönsä keskeisiltä osin
ennen toiminnan alkamista. Lähtökohtana on organisaation toiminnan hyvä johdettavuus ja tavoitteena
henkilöstönäkökulmasta onnistunut muutoksen johtaminen ja sitoutumisen vahvistaminen. Uudenmaan
maakunta on yksi työnantaja, jossa
• Uudenmaan maakunnassa luotetaan siihen, että jokainen maakunnan palveluksessa oleva
hoitaa tehtävänsä viipymättä ja oikein
• Maakunnan henkilöstöjohtamisessa jokaista työntekijää kohdellaan samojen sääntöjen
mukaisesti
• Jokainen työntekijä, on hän palveluammattilaisen tai esimiehen roolissa, on aloitteellinen
omissa asioissaan
• Jokainen työntekijä huolehtii oman toimintakykynsä, osaamisensa ja työsuoritustensa
moitteettomasta ylläpitämisestä
• Jokaisen luotetaan myös ottavaan vastuun omien palvelussuhdeasioidensa hoitamisesta ja
ottaa tilannettaan koskevat asiat tarvittaessa puheeksi oman esimiehensä kanssa
• Uudenmaan maakunnan jokainen esimies on vastuussa oman työyksikkönsä
päivittäisjohtamisesta ja henkilöstönsä suunnittelusta, resursoinnista, kehittämisestä ja
työsuojelusta
• Itseohjautuvissa tiimeissä otetaan yhteisesti vastuu palvelutehtävien sujumisesta, tiimin
suorituskyvyn varmistamisesta ja työnkulkujen kehittämisestä
• Maakunnassa luotetaan siihen, että kukin esimies hoitaa tehtävänsä ja tekee päätökset
yhtenäisten annettujen ohjeiden ja prosessien mukaisesti
• Jokainen hyödyntää itsepalveluna omien tietojensa tai alaisensa henkilöstön
palvelussuhdetietojen hallinnassa kaikille yhteisiä tietojärjestelmäratkaisuja
2
• Uudenmaan maakunnan palveluksessa olevat hyödyntävät tarvittaessa kaikille yhteisiä
keskitettyjä palveluja, jotka tukevat suoritusten johtamisen, palvelussuhdeasioiden,
työhyvinvoinnin, osaamisen varmistamisen ja osallistavan viestinnän toteuttamista
• Hyvä henkilöstökokemus ja työnhakijakokemus ovat elintärkeitä maakunnan olevien
henkilöresurssien pysyvyydelle ja uusien osaajien saamiselle
Samalla projektissa vastataan Sote- ja maakuntauudistukselle asetettuihin tuloksellisuus ja tehokkuus
tavoitteisiin määrittelemällä ne toimenpiteet, joilla voidaan edistää HR:n tehokkuutta ja laatua:
• Lean johtamisen periaatteet ja menetelmät
• HR-prosessien standardointi ja automatisointi
• Itsepalvelutoimintojen ja sähköisen asioinnin tarjoaminen kaikille
• Jatkuvan parantamisen menetelmien käyttöönotto
• Suorituksen johtamisen kehittäminen
• HR-mittariston kehittäminen ja mittariston seuranta tinkimättömästi
• Talent management ja työnantajamielikuvan toimenpiteet
Sidosryhmä- ja asiantuntijatyöryhmätyön avulla kootaan – ja vertaillaan luovuttavien organisaatioiden
henkilöstöjohtamisen, - poliitikkojen, - toimintaohjelmien, - prosessien käytäntöjä ja toimintatapoja.
Näiden lisäksi työpajatyöskentelyssä esitellään kunkin organisaation henkilöstöohjelmien jne. parhaita
käytänteitä maakunnassa käytettäväksi. Tämän jälkeen tehdään aineiston analysointia, vertailua ja
esitetään alustava ehdotus maakuntakonsernitasoisen henkilöstöprosessien malleista. Tavoitteena on
henkilöstökäytäntöjen yhdistäminen tarkoituksenmukaisella tavalla ja yhteinen kehittäminen
maakunnan liikelaitoksien ja toimialojen kanssa.
1.2. Vaatimukset
Vaatimus * Kuvaus
Perustuslaki 125 §, tasa-arvolaki 8 § Hakumenettelyä koskevat lait
Työsopimuslaki 7 luku 4 § Työnantajan uudelleensijoittamisvelvollisuuden sisältö ja
laajuus konsernissa
Laki maakuntauudistuksen täytäntöönpanoa
sekä valtion lupa-, ohjaus- ja valvontatehtävien
uudelleenorganisointia koskevan
lainsäädännön voimaanpanosta 7§
Maakunnan pysyvien virkojen perustaminen
Perustuslaki 125§ Kelpoisuusvaatimukset, maakunnan ylimmät
viranhaltijat
Laki maakunnan ja kunnan viranhaltijasta 4.1§ Julkinen hakumenettely virkasuhteessa
Maakuntalakiluonnos 40§ Johtajasopimus
Maakuntalakiluonnos 56.1 § Liikelaitosjohtajan määräaikainen työsuhde
Hallintosääntö, luonnos Kelpoisuusvaatimukset
3
Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä
yhteistoiminnasta kunnassa ja maakunnassa
449/2007. Maakunnan voimaanpanolaki 7 §
Väliaikaishallinto tekee maakuntaa koskevia päätöksiä,
joilla henkilöstövaikutuksia ja sen on noudatettava
toiminnassaan yhteistoimintalain periaatteita
YT laki 20§ Yhteistoiminnassa käsiteltävät asiat, liikkeen luovutus
Laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan
työsuojeluyhteistoiminnasta (44/2006)
Edustuksellinen yhteistoiminta, maakunnan
väliaikaishallinnon yhteistoimintaelin
1.3. Tavoitteet
1.3.1. Turvallisen siirtymän edellyttämät tavoitteet
• Turvallinen siirtymä edellyttää, että maakunnan ylimpien viranhaltijoiden hakumenettely
toteutuu maakuntaan suunnitellun prosessin mukaisesti, oikea-aikaisesti ja, että
maakuntaan saadaan rekrytoitua osaava johto ja esimiehet.
• Turvallinen siirtymä edellyttää, että onnistuneella henkilöstöhankinnalla tavoitetaan
tarvittava osaaminen laadukkaan ja tehokkaan palvelutoiminnan turvaamiseksi.
Rekrytointeja ohjaavat periaatteet, tavoitteet, keinot ja mittarit on esitelty tarkemmin
projektidokumentoinnin liitteissä.
• Maakunnassa vastuullisen rekrytoinnin perustana on maakunnan strategia, arvot ja
työnantajakuva. Luottamus, avoimuus ja vastuullisuus toteutuvat virkojen ja työsuhteiden
täytössä. Rekrytoinnin periaatteena on avoin, ammattimainen ja kaikkien hakijoiden
kannalta tasapuolinen ja yhdenvertainen haku- ja valintamenettely. Maakunnan
muutoskykyisisten organisaatioiden tiimeissä toteutetaan sujuvia ja ketteriä rekrytointeja
matalan kynnyksen menetelmillä.
• Turvallinen siirtymä edellyttää, että esimiehet ajattelevat strategisesti ja hoitavat
rekrytoinnit vastuullisesti ja huolellisesti. Rekrytoinnit toteutetaan sujuvalla prosessilla
ja ketterällä tietojärjestelmällä. Rekrytointi keskitetään rekrytoivalle esimiehelle, jolloin
esimies vastaa koko prosessista. Sähköinen järjestelmä tukee toimintaa. Tavoitteena on,
että työnhakukustannukset ja työvoiman vaihtuvuus pysyvät alhaisella tasolla. Virkojen ja
työsuhteiden täytössä noudatetaan periaatteita, joiden tarkoituksena on avoin,
ammattimainen ja kaikkien hakijoiden kannalta tasapuolinen ja yhdenvertainen haku- ja
valintamenettely.
• Maakunnassa henkilöstön osaaminen vastaa maakunnan toiminnan tarpeita. Tiimien
uudet strategiset osaamiset ja yksilöiden osaamistarpeet tunnistetaan ja viedään osaksi
ura- ja osaamisen kehittämisen suunnitelmia. Uramalliohjelmat tukevat maakunnan
strategiaa, tavoitteita sekä osaamisen kohdentamista ja hyvien työkäytäntöjen kehittämistä.
Maakuntaan rekrytoidaan ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita kehittämään ammatillista
osaamistaan. Työntekijöiden ammattitaidon ja osaamisen ylläpitämiseen panostetaan.
Maakunnassa kohdennetaan resursseja henkilöstön osaamisen kehittämiseen ja
panostetaan työurien suunnitteluun.
4
• Maakunnan työntekijöitä tuetaan suunnitelmallisella perehdyttämisellä, kehittämällä
kannustavia palkitsemismuotoja sekä osallistamalla uuteen toimintakulttuuriin.
Maakunnassa on kilpailukykyiset ja erinomaisiin suorituksiin ja kehittymiseen kannustavat
työsuhteen ehdot.
• Rekrytointiprosessi toimii yhtenäisillä toimintatavoilla ja esimies saa keskitetysti tukea
palvelukeskuksesta.
1.3.2. Rohkean uudistumisen mahdollisuudet:
• Maakuntaan luodaan vetovoimainen työnantajakuva, jolla erotutaan kilpailijoista.
Maakunta on esimerkillinen työnantaja hyvän henkilöstöpolitiikan määrätietoisessa
toteuttamisessa. Rekrytointi on suunnitelmallinen osa työnantajaviestintää ja sen
onnistumisella on olennainen vaikutus maakunnan työnantajakuvaan.
• Maakunnan kriittinen tulevaisuuden menestystekijä on ennakoivassa rekrytoinnin ja
henkilöstön hankinnassa onnistuminen. Ennakoiva rekrytointi on merkittävää työtä
tulevaisuuden työvoiman turvaamiseksi. Ennakoivan rekrytoinnin tavoitteena on kehittää
työpolkuja opinnoista työelämään ja turvata maakunnan henkilöstön saatavuutta.
Ennakointi on tärkeä osa maakunnan henkilöstöresursoinnin suunnittelua, osaamisen
johtamista ja henkilöstön kehittämistä. Itseohjautuvat tiimit huolehtivat, että tiimissä on
tarvittava osaaminen tehtävien hoitamiseen. Tiimeihin rekrytoidaan ennakoiden osaamista
ja tuetaan aktiivisesti henkilöstön sisäistä liikkuvuutta.
• Maakuntaan rekrytoituminen on hakijakokemuksena avoin, vuorovaikutteinen ja
vastavuoroinen rekrytointiprosessi. Työnhaku on työntekijää arvostavaa ja työnhakijat
kokevat tulevansa nähdyksi ja kuulluksi hakuprosessin aikana ja sen jälkeen. Maakunnan
rekrytointiprosessi etenee tavoitteellisesti ja sujuvasti. Rekrytointiprosessi muodostaa
kokonaisuuden, jossa edetään yhtenäisillä toimintatavoilla. Esimies saa tukea rekrytointiin
talous- ja hallintopalvelukeskuksesta.
• Työn tarjoamisen velvoitteesta huolehtiminen on osa esimiestyötä. Tehtävää
täytettäessä tulosalueilla ja vastuualueilla tulee aina ensin selvittää niiden palveluksessa
olevien työntekijöiden soveltuvuus avoimeen tehtävään, joille työnantajalla on velvollisuus
tarjota työtä.
• Itseohjautuvat tiimit osallistuvat rekrytointien toteuttamiseen. Maakunta opitaan
tuntemaan maakunnan omien työntekijöiden kautta. Ylpeys ja innostus omasta
työpaikasta välittyy rekrytoinneissa työnhakijoille.
2. Projektin kuvaus
Projektin lopputuotoksena syntyy kolme ohjelmaa:
1_2231 Resurssisuunnitteluohjelma
1_2232 Rekrytointiohjelma
1_2233 Ylimpien viranhaltijoiden rekrytointi
5
2.1. Projektin laajuus
Kuvaus projektin laajuudesta: Mitä projektissa tehdään esimerkiksi toimintamallin kehittäminen, mallin
käyttöönoton valmistelu, muutostuki vain vaatiiko toimintamallin käyttöönotto muutoksia asiakkaan ICT
ympäristöön.
Projektissa on tehty aineiston analysointia, vertailua ja esitetään alustava ehdotus
maakuntakonsernitasoisesta rekrytointiohjelmasta.
Projektin työstämisessä painottuu tietojärjestelmäintegraation varmistaminen henkilöstöprosessien ja
ICT hankevalmistelun välillä. Maakunnan HR kokonaisarkkitehtuuri on suunniteltu Oraclen
pilvipalveluun maakuntaan suunniteluilla HR- prosesseilla.
Maakunnan rekrytointiohjelman käyttöönotto edellyttää tietojärjestelmän kehittämisen näkökulmasta
arviointia, joka kohdistuu HR-prosessien erojen arviointiin, toimintaohjeiden ja delegointien
muuttamisten arviointiin sekä ohjeistuksiin ja koulutuksiin ja Tukipalveluiden henkilöstöpalveluiden
työnkuvien tarkistamisiin. Lisäksi käyttöönotto edellyttää HR-prosessivastaavien/päälliköiden työtä ja
näkemyksiä kehittämiskohteista ja prosessien tehostamisesta, tiivistä yhteistyötä ja prosessien
kehittämistä Tukipalveluiden henkilöstöpalveluiden kanssa, vaatii vahvaa projektiosaamista ja
kokonaisuuksien hallintaa ja jolloin henkilöstön muutostuki on välttämätöntä.
Uudenmaan valmisteluvaiheen HRD-käytänteiden analysointia lähestytään ns. dialogisen
muutoksenjohtamisen ajattelutapaa soveltaen. Tavoitteena on saada aikaan Uudenmaan sote- ja
maakuntauudistukselle maakuntaan luovuttavien organisaatioiden asiantuntijoita yhdistävä dialoginen
prosessi. Prosessissa työstetään yhdessä uuden maakunnan henkilöstöpoliittisia linjauksia ja -ohjelmia.
Henkilöstöpolitiikan linjausten toimenpidekokonaisuudet puretaan ja nimetään Ohjelmiksi, jotka
edelleen konkretisoidaan Toimintaohjeisiin, Prosessikuvauksiin jne. alla olevalla tavalla
• Ohjelma
Ohjelman taustatiedot, yleisesittely ja perusteet ohjelmalle. Miksi asia on Uudenmaan
maakunnassa tärkeää, mikä on maakunnassa noudatettava ajattelutapa tai suhtautuminen
asiaan.
• Toimintaohje
Kirjallinen ohjeistus ohjelman toteuttamiseksi, roolitukset ja vastuunjaot, tehtävät. Tavoiteajat,
reagointiajat poikkeamiin, ohjeenlaatijan/ ylläpitäjän tiedot. Word tai Powerpoint –muotoa voi
käyttää pelkistämiseen.
• Prosessikuvaus
Ylätason prosessikaavio, joka osoittaa prosessin etenemisen vaiheittain ja työnjaon
visualisoituina kuvina.
• Vuosikello
Ohjelman mahdollinen sijoittuminen vuosittaiseen suunnittelu-seurantasykliin ja integraatio
muihin vastaavaan aikaan tapahtuviin suunnittelu/seurantatoimiin. Jatkuvia ohjelmia, joissa
tapahtuma- ja reagointiaikaväli on lyhyt, ei kuvata vuosikelloon.
• Tukimateriaali
Tukiaineisto ja linkit lähteisiin, joissa on/ joilta saa lisätietoa, koulutuksiin, intran sivuille.
• Tietojärjestelmä
Hr-tietojärjestelmän käyttöohje, jossa neuvotaan, miten tämän ohjelman tarvittava
henkilöstötieto löytyy ja ylläpidetään. Tietojärjestelmän sisäiset käyttöohjeet.
• Palvelut
Kuvaus palveluista, joita käyttäjä voi hyödyntää ohjelman toteutuksessa.
6
Valmistelutyöhön on kutsuttu laajasti asiantuntijoita luovuttavista organisaatioista. Valmistelu-
/asiantuntijaryhmien aihealueet on jaoteltu henkilöstöjohtamisen prosessien perusteella:
Ryhmä 1: Palvelussuhde, palkkaus ja yt
Ryhmä 2: Osaamisen kehittäminen, työilmapiiri
Ryhmä 3: Henkilöstöresurssointi, rekrytointi ja perehdytys
Ryhmä 4: Työhyvinvointi, työsuojelu ja työkyky
Työpajatyöskentelyn aikana on tunnistettu henkilöstöjohtamisen toimintamallien yhdensuuntaisuutta
luovuttavissa organisaatioissa. Tavoitteena on henkilöstökäytäntöjen yhdistäminen
tarkoituksenmukaisella tavalla. Maakunnan valmistelutyön asiantuntijaryhmissä on tunnistettu hyviä
käytänteitä, joita voidaan jatkojalostaa ja levittää koko maakunnan toimintaan. Jatkossa hankkeessa on
tunnistettava mitkä toimintamallit rakennetaan yhteisiksi koko maakuntaan ja mitä omia toimintamalleja
sovelletaan liikelaitoksiin ja toimialoille. Näitä pitää olla koeteltu ja tuloksia vaikuttavuudesta pitää
löytyä.
2.2. Lopputuotokset
Muutoksen johtaminen ja henkilöstösiirtojen onnistunut toteuttaminen edellyttävät, että maakunta
määrittelee oman henkilöstöjohtamisen toimintamallinsa ja henkilöstökäytäntönsä ennen toiminnan
alkamista.
Projektissa on koottu – ja vertailtu luovuttavien organisaatioiden henkilöstöjohtamisen, - poliitikkojen, -
toimintaohjelmien, - prosessien käytäntöjä ja toimintatapoja. Näiden lisäksi työpajatyöskentelyssä
esitellään kunkin organisaation henkilöstöohjelmien jne. parhaita käytänteitä maakunnassa
käytettäväksi. Paras käytäntö on:
• prosessi, menetelmä, toiminto tai ohjelma, joka on parasta mitä on tiedossa
• kattaa omassa organisaatiossa suuren osan henkilöstöä
• tarvittavat tiedot hallitaan ja on tuettu sähköisesti
• on ohjeistettu ja dokumentoitu
• käytännön käyttöönotto ja ylläpito on varmistettu koulutuksilla
• käytäntöä kehitetään tavoitteellisesti ja seurataan mittarein
• on helposti monistettavissa tai skaalattavissa muille
Henkilöstön ja johdon rekrytointi -projektissa on laadittu seuraavat henkilöstöjohtamisen
toimintamallien ja prosessien kuvaukset sekä henkilöstöhallinnon kokonaisarkkitehtuurin HR/ICT
prosessit.
Henkilöstöjohtamisen toimintamallit:
• HR toimintaohjeet – nykytilakartoitus
• Maakunnan rekrytointiohjelma – luonnos
• Toiminnallisista syistä johtuva uudelleensijoittuminen, työn tarjoamisvelvoitteesta huolehtiminen
osana rekrytointia – luonnos
• Kelpoisuusehdot – luonnos
• Hakemus ja sen laatiminen – luonnos
7
• Ylempien viranhaltijoiden hakumenettely – toimintaohje
• Väliaikaishallinnon yhteistoimintaelin – luonnos toimintaohjeeksi
• Edustuksellinen yhteistoiminta, maakunnan väliaikaishallinnon yhteistoimintaelin –
sopimusluonnos
• Keskitetty rekrytoinnin tukipalvelu talous- ja hallintopalvelukeskuksessa vs. konsernihallinnossa
– vertailu
Projektissa on mallinnettu henkilöstöhallinnon kokonaisarkkitehtuurin HR/ICT prosessit:
• Rekrytointiprosessi
• Rekrytointiprosessin tuki talous- ja henkilöstöpalvelukeskuksessa
• Toiminnallisista syistä johtuva uudelleensijoittuminen, työn tarjoamisvelvoitteesta huolehtiminen
osana rekrytointia
• Ylempien viranhaltijoiden hakumenettely
Projektin tiedon keruun vaiheen ja työpajojen aineistot on tallennettu maakuntauudistuksen Soma
ekstranettiin, henkilöstövalmistelun osioon.
2.3. Rajaukset
Projektisuunnitelman mukaisten ohjeiden ja mallien valmistelu, joita jatketaan projektin seuraavassa vaiheessa: Valvira, rikosrekisterit, luottotiedot, rokotukset, työhöntulotarkastus, huumetestit, oleskelulupa – ohjeet Kielitaitovaatimukset – ohjeet
Työpaikkahaastattelujen menettelytapa – ohjeet
Mediaohjelma ja- suunnitelma
Kansainvälisen rekrytoinnin menettelytapa – toimintamalli
Harjoittelun käytänteet ja oppilaitosyhteistyö – toimintamalli
Rekrytoinnin toimintasuunnitelma maakunnan ensimmäiselle toimintavuodelle
3. Projektin aikataulu ja riippuvuudet
3.1. Tuotokset, aikataulu ja virstanpylväät
Lopputuotoksen kuvaus Mahdollinen ajankohta tuotokselle (esim. huhti-, touko- ja kesäkuu)
HR toimintaohjeet -nykytilakartoitus Huhtikuu 2019
Maakunnan rekrytointiohjelma - luonnos
Huhtikuu 2019
Toiminnallisista syistä johtuva uudelleensijoittuminen, työn tarjoamisvelvoitteesta huolehtiminen osana rekrytointia – luonnos toimintaohjeeksi
Huhtikuu 2019
8
Kelpoisuusehdot – luonnos toimintaohjeeksi
Huhtikuu 2019
Hakemus ja sen laatiminen -luonnos toimintaohje
Huhtikuu 2019
Ylempien viranhaltijoiden hakumenettely - Toimintaohje
Huhtikuu 2019
Keskitetty rekrytoinnin tukipalvelu talous- ja hallintopalvelukeskuksessa vs. konsernihallinnossa - vertailu
Huhtikuu 2019
Projektissa on mallinnettu henkilöstöhallinnon kokonaisarkkitehtuurin HR/ICT prosessit:
• Rekrytointiprosessi
• Rekrytointiprosessin tuki talous- ja henkilöstöpalvelukeskuksessa
• Toiminnallisista syistä johtuva uudelleensijoittuminen, työn tarjoamisvelvoitteesta huolehtiminen osana rekrytointia
• Ylempien viranhaltijoiden hakumenettely
Huhtikuu 2019
3.2. Projektin vaiheet
Henkilöstöjohtamista tukevan henkilöstötoiminnon perustaminen maakunnalle on mittava
muutoshanke, jossa tehdään tiivistä yhteistyötä sekä maakunnan muiden hankkeiden että
toimintoja siirtävien nykyorganisaatioiden kanssa, ja edellyttää Uudenmaan maakuntaan siirtyvien
HR-ammattilaisten osallistamista valmistelutyöhön. Syksyn 2018 aikana valmistelutyö on
kohdistunut nykytilan kokonaiskuvan muodostamiseen, henkilöstöpoliittisten linjauksien mukaisten
ohjelmien ylätason määrittelyihin ja selvityksiin sekä tulevan työn projektointiin.
Kevään 2019 aikana tuetaan maakunnan HR ICT –ratkaisun 1. käyttöönoton valmistelua ja
suunnitellaan henkilöstöjohtamisen toimintamallit.
Syksyn 2019 työsuunnitelma ja siitä eteenpäin maakunnan käynnistyshetkeen asti voidaan tehdä
vasta lakien voimaantulon ja aikataulujen perusteella.
9
3.3. Kuvaus olennaisista riippuvuuksista
Kriittisten riippuvuuksien ja tuotoksien tunnistaminen sekä kuvaaminen. Esimerkiksi suunnitelman
hyväksymishetkellä tiedossa olevat ulkoiset yhteistyökumppanit, tuotokset tai tehtävät, jotka vaikuttavat
projektin lopputuotokseen.
Riippuvuuden kuvaus Riippuvuuden kriittisyys Riippuvuuden hallintamenetelmä
1_214 Talouden prosessit ja ohjaus. Maakunnan henkilöstön resurssisuunnittelun toimintamallit ovat riippuvaisia toiminnan ja talouden vuosisuunnittelun prosesseista ja vuosikellosta sekä tietojärjestelmistä.
Kriittinen. Riippuvuutta hallitaan yhteistyöllä Talous -hankkeen, TAHE -projektin ja ICT/TORI hankkeen kanssa
1_145 Maakuntakonsernin ennakointiprosessin suunnittelu. Maakunnan henkilöstön resurssisuunnittelun toimintamallit ovat riippuvaisia maakunnan ennakointiprosesseista.
Tärkeä. Riippuvuutta hallitaan yhteistyöllä hankejohdon, Talous -hankkeen, TAHE -projektin ja ICT/TORI hankkeen kanssa.
8_31_Palvelussuhteen elinkaari. Maakunnan rekrytoinnin käytännöt ja henkilöstötiedon hallinta, HR-prosessien tiedonkulku ja päätöstyönkulut tukeutuvat kriittisesti henkilöstötietojärjestelmiin sekä tukipalvelujen osalta palvelukeskukseen.
Kriittinen. Riippuvuus on sisällöllinen ja ajallinen ja sitä hallitaan yhteistyöllä Talous/TAHE -projektin ja ICT/TORI hankkeen kanssa.
10
1_212 TAHE-palvelukeskus. Maakunnan rekrytoinnin käytännöt ja henkilöstötiedon hallinta, HR-prosessien tiedonkulku ja päätöstyönkulut tukeutuvat kriittisesti henkilöstötietojärjestelmiin sekä tukipalvelujen osalta palvelukeskukseen.
Kriittinen. Riippuvuus on sisällöllinen ja aikataulullinen ja sitä hallitaan yhteistyöllä Talous/TAHE -projektin ja ICT/TORI hankkeen kanssa.
1_423 Alustava toimintamallin ja rakenteiden kuvaus. Liikelaitoksen tavoittelema toimintamalli, rakenne ja tarpeet henkilöstöjohtamiselle ja esimiestyölle vaikuttavat henkilöstötoiminnon rakenne-, sisältö- ja prosessimäärittelyihin.
Tärkeä. Riippuvuus on sisällöllinen ja aikataulullinen. Riippuvuutta hallitaan yhteistyöllä, hankkeiden väliset työpajat on sovittu 10 ja 11/2018.
1_111 Juridinen ja hallinnollinen rakenne. Maakunnan VATEn ja maakunnan ylimpien viranhaltijoiden rekrytointien toteutukset toimivan organisaation rakentamisvaiheessa ovat riippuvaiset maakunnan juridisesta ja hallinnollisesta rakenteesta.
Kriittinen. Riippuvuus on sisällöllinen ja aikataulullinen. Riippuvuutta hallitaan hankejohdon ja projektiryhmien yhteistyöllä
4. Organisaatio ja päätöksenteko
4.1. Projektin organisointi ja päätöksenteko
Projektin vastuuhenkilö, joka linjaa projektiin liittyvät päätökset, on hankejohtaja Outi Sonkeri. Uusimaa
2019 hankkeessa keskeinen eskalaatiopiste on operatiivinen johtoryhmä.
4.2. Projektitiimit
Hankkeen projektipäällikkönä toimii Tiina Auranne. Projektipäällikön vastuuna on toimia
puheenjohtajana asiantuntijaryhmien kokouksissa ja työpajoissa sekä työstää
työpajojenkokousmateriaalit sis. valmisteludokumentit, asialistat, muistiot. projektipäällikön vastuulla on
laatia ohjelmadokumentit ja toimintaohjeet.
Asiantuntijaryhmän jäseniä ovat:
Henkilöstösuunnittelupäällikkö Tarja Näkki, Helsinki/Sote
Henkilöstöpäällikkö Jaana Bruce, Helsinki/ Palvelukeskus
Henkilöstökonsultti Anne Mettenranta, Vantaa
Suunnittelija Heli Wilkman, Porvoo
11
HR-päällikkö Iiris Hyppänen, Eteva
Henkilöstöresurssipäällikkö Emilia Ljunglin, HUS
Suunnittelija Sari Kuittinen-Tihilä, Hyvinkää
Projektipäällikkö Juhani MCBreen, Uusimaa 2019
4.3. Projektin tärkeimmät sidosryhmät
Maakunnassa tulee olla konsernitasoisia strategiseen ohjaukseen keskittyviä henkilöstötoimintoja,
palvelukeskusmallilla tuotettavia henkilöstöpalveluja sekä palvelutoimialoilla tuotettavia
henkilöstöjohtamisen business partneruus –palveluita. Tämän johdosta Uudenmaan maakunnan
henkilöstöpoliittisia linjauksia, HR-toimintojen nykytilan kartoituksia sekä palveluvalikoiman valmistelu
on tehty laajassa yhteistyössä laajan henkilöstöjohtamisen verkoston kanssa kokonaiskentän
hahmottamista varten.
Keskeisiä sidosryhmiä ja yhteistyökumppaneita ovat työssä olleet
Sidosryhmän kuvaus
Mitä sidosryhmältä odotetaan Miten yhteistyö tapahtuu?
Uusimaa2019 Maakuntastrategian, Viestinnän ja Konsernihallinnon valmistelun hankejohto
Hyväksyy konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalli/-t
Hankevalmistelun projektien operatiivinen johtoryhmäkäsittely
Henkilöstö –hankejohtajan alaisuudessa toimiva HR-valmistelutiimi
Aineiston analysointi, vertailu, kehittäminen ja ehdotus konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalleista
Henkilöstöpolitiikan, toimintamallien ja prosessien vastuuvalmistelu Sote- ja maakuntauudistus hankkeen puitteissa
Henkilöstöfoorumi
Yhteistoimintaan kuuluvien asioiden käsittely ilman neuvottelumenettelyä
Yhteistoiminnallinen foorumi Kokoontuu noin 1/kk
KT Kuntien ja kuntayhtymien sekä kuntien omistamien yhteisöjen henkilöstöjohdon ja työnantajien edustajien yhteistyöfoorumi hakevalmistelussa
Työpajat, seminaarit, verkko- ja oppimisympäristö
Keva Työhyvinvoinnin ja työkyvyn tuen toimintatapojen kehittämisen yhteistyöfoorumi hankevalmistelussa
Työpajat, seminaarit, verkko- ja oppimisympäristö
Kuntien ja kuntayhtymien HR-johtajaverkosto
Kuntien ja kuntayhtymien sekä kuntien omistamien yhteisöjen henkilöstöjohdon asiantuntijatuki hankevalmistelussa
Kuntien ja kuntayhtymien sekä kuntien omistamien yhteisöjen henkilöstöjohdon työpajat
Maakuntien HR-valmisteluvastaavien verkosto
Konsernin ja liikelaitosten HR toimintamallien määrittely
Saadaan benchmarking -tietoa hyvistä käytännöistä kaikkien organisaatioiden hyödyksi
Kuntien ja kuntayhtymien nimeämät, nykyorganisaatioissa olevat
Konsernin ja liikelaitosten HR toimintamallien määrittely
Kootaan ja vertaillaan luovuttavien
12
henkilöstöammattilaiset asiantuntijaryhmissä (R1 –R4)
organisaatioiden henkilöstöjohtamisen, -politiikkojen, -toimintaohjelmien, -prosessien ym. käytäntöjä ja toimintatapoja Saadaan pohjatietoa maakuntakonsernitasoisen strategisen HRM-toimintamallin alustavaksi hahmottamiseksi Saadaan benchmarking -tietoa hyvistä käytännöistä kaikkien organisaatioiden hyödyksi
Sote-liikelaitoksen valmisteluryhmä ja sote –liikelaitoksen valmistelun HR-tiimi
Sote liikelaitoksen HR toimintamallien määrittely
HR-toimintamallin, roolien ja päätösprosessien valmistelu Yhteiset työpajat noin kerran kuussa
Pelastustoimialan valmisteluryhmä
Pelastustoimen liikelaitoksen HR toimintamallien määrittely
HR-toimintamallin, roolien ja päätösprosessien valmistelu Tapaamiset noin kerran kuussa
ICT/ TORI –valmisteluryhmä, henkilöstötietojärjestelmät
Määritellään käytettävä tietojärjestelmä, jossa prosessin vaiheet ja tiedot hallitaan = järjestelmä/ICT
HR ICT (Oracle) määrittelyworkshopit ICT Koordinaatioryhmän kokous joka toinen perjantai HR –tietojärjestelmät –palaveri joka toinen torstai ja HR-tiimin tilannekuvapalaveri joka torstai
TAHE palvelukeskuksen hankejohtaja
Määritellään TAHEn ja HR toimintojen vastuut ja HR prosessit
Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen palvelumallin ja –valikoiman valmistelu HR-tiimin tilannekuvapalaveri joka torstai
Hanketta tukevat ulkoiset konsultit (Deloitte, Talent Vectia, Broadscope, BDS) toimeksiantojensa puitteissa Henkilöstöpolitiikan ulkoinen akateemisista ja yritysmaailman huippuosaajista koostuva haastajaryhmä
Määritellään konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalli/-t
Projektinhallinnan ja hankesisältöjen valmistelun tukena
13
Uusimaa2019 -valmisteluorganisaatio yhteiskokouksissa
Määritellään konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalli/-t
yhteiset hankekokoukset joka keskiviikko
Viestintä Määritellään konsernin ja liikelaitosten HR toimintamalli/-t
Henkilöstöviestintä Osallistamissuunnitelma ja muutostuki/PMO valmistelu Projektikohtaiset tapaamiset viestintä- ja HR-tiimien kesken
5. Projektin päätehtävät ja tehtäviin vaadittava
työmäärä
Tehtävän kuvaus Vastuullinen henkilö
Vaadittava työmäärä [htp]
1_2231 Resurssisuunnitteluohjelma
Projektip. 120
1_2232 Rekrytointiohjelma
Projektip. 120
Maakunnan rekrytointiohjelman periaatteiden laadinta
30
Rekrytointikäytännöt -ohjeet
20
Hakemus ja sen laatimisen menettelytapa -ohjeet
10
Kelpoisuusehdot -ohjeet
10
Kielitaitovaatimukset -ohjeet 15
Työpaikkahaastattelujen menettelytapa -ohjeet
15
Mediaohjelma ja- suunnitelma
40
Kansainvälisen rekrytoinnin menettelytapa – toimintamalli
40
Harjoittelun käytänteet ja oppilaitosyhteistyö -toimintamalli
40
Rekrytoinnin toimintasuunnitelma maakunnan ensimmäiselle toimintavuodelle
1
15
1_2232 Ylimmän johdon rekrytoinnit
Projektip.
Maakunnan esimiesten rekrytointi -projektin suunnittelutyö
10
Maakuntajohtajan rekrytoinnin toteutus
15
14
Muiden avaintehtävien rekrytointien toteutus (liikelaitokset, toimialat, konsernitoiminnot)
40
Maakunnan esimiesten rekrytointien toteutus 50
6. Riskit
Riskien kartoitus projekti: 1_223 Henkilöstön ja johdon rekrytointi
Riskin kuvaus Vaikuttavuus Todennäköisyys Riskiluku yht.
Korjaavat toimenpiteet
Arvioitu työmäärä kasvaa suunnittelun edetessä ja henkilöiden ajankäyttö ja työpanos eivät ole riittävät.
3 2 6 1. Mahdollisimman selkeät askelmerkit ja suunnitelmat, työmääräarvion tarkentaminen syyskaudelle. 2. Lisäresurssit 3. Keskustelu ajoissa luovuttavien organisaatioiden kanssa
Kaikkiin tehtäviin ei ole vielä varattu resursseja riittävästi (esim. HR-verkostot)
3 2 6 Ennakoiva arviointi tarvittavista resursseista
Valmistelu päätöksentekoon ei ole riittävän osallistavaa ja “valmista” (sis. myös hankeorganisaation yhteistyön).
3 2 6 Valmisteluaineiston “testaus” etukäteen yhteiskokouksissa ym. foorumeissa
IT-järjestelmiä ei saada tukemaan prosesseja.
3 2 6 ICT-valmistelun nivominen entistä paremmin yhteen oman valmistelun kanssa
Ei saada ajoissa aikaan riittävän toteuttamiskelpoisia koulutus- ja valmennussuunnitelmia.
2 1 2 Muutosvalmentajan rekrytointi. PMO:n pystyttäminen. Fokusointi kriittisiin ’must-have’ valmiuksiin, jotka sovitaan soten ja muiden hankkeiden kanssa
15
Sote-liikelaitosta ja pelastuslaitosta ei saada vakuutettua toimintamallien päälinjoista
3 2 6 Osallistutaan päätösprosessien muotoiluun (hallintosääntö ja toimintaohje) ja muistutetaan maakunnan yhdenmukaisuuden merkitystä.
Vanhat toimintatavat jatkuvat, eikä aitoa uudistumista tapahdu
1 3 3 Hyväksytään ’Turvallinen siirtymä’ käynnistysvaiheen ambitiotasoksi
Riskien kartoitus projekti: 1_228 ylimpien viranhaltijoiden rekrytointi
Riskin kuvaus Vaikuttavuus Todennäköisyys Riskiluku yht.
Korjaavat toimenpiteet
Vaaleilla valittu maakuntahallitus ei hyväksy Vaten tekemiä linjauksia
3 1 3 Huolehditaan riittävä poliittinen ohjaus
Maakunnan pystytystehtävässä onnistuminen edellyttää, että johtavat viranhaltijat pääsevät aloittamaan 1.3.2020 mennessä
3 2 6 Varmistetaan, että VATE ja valmistelun hankejohtajat ovat sitoutuneet aikatauluun
Ei löydetä hyväksyttäviä ehdokkaita kaikkiin avain positioihin
3 1 3 Avoimen haun lisäksi kontaktoidaan aktiivisesti potenttiaalisia hakijoita
Yhdenvertaisuus ei toteudu ehdokasasettelussa
3 1 3 Kelpoisuusehdot ovat yksiselitteisesti määriteltyjä. Huomioidaan laki ehdokasasettelussa
Valintapäätöksistä tulee oikaisuvaatimuksia ja valituksia
2 1 2 Kelpoisuusehdot ja rekrytoinnin kriteerit ovat yksiselitteisesti ja poissulkevasti määriteltyjä
16
7. Muut projektin määrittelyyn ja suunnitteluun liittyvät
keskeiset dokumentit
Dokumentin nimi Versio: Päiväys: Tekijä(t): Tila:
Maakunnan valmisteluvaiheen strategia
MH hyväksymä
24.10.2018 Hallinto Maakuntahallituksen hyväksymä
Uudenmaan maakunnan henkilöstöpolitiikan linjaukset
1.0 14.06.2018 HR SJR hyväksymä
Hallintosääntö 1.0 08.03.2019 Hallinto Luonnos
Sote – liikelaitos, alustavan toimintamallin kuvaus
1.0 08.03.2019 Sote – liikelaitos
Luonnos
Henkilöstöhallinnon kokonaisarkkitehtuurin HR/ICT
1.0 08.03.2019 ICT, HR Luonnos
Viestintä- ja markkinointiohjelma
1.0 4.6.2018 Viestintä Maakuntahallituksen puolto
Recommended