Kako osnovati novu bibliobusnu službu uz pomoć fondova EU?

Kako osnovati novu bibliobusnu službu uz pomoć fondova EU?

Strategija

• Jednostavan troškovnik

• Složena specifikacija

• Mali broj kvalitetnih partnera

Logička matrica

Strategija, još jednom

• Jednostavan troškovnik

• Složena specifikacija

• Mali broj kvalitetnih partnera

Kronologija• Informacija o Natječaju CARDS 2002 za Zadarsku i Šibensko-

kninsku županiju (Regional development grant scheme for Zadar and Šibenik-Knin Counties)

• Educiranje o postupku prijave • Pisanje prijave za natječaj (narativni dio, financijski dio, logička

matrica) Prilozi: narativno i financijsko izvješća za proteklu godinu, statut.

• Traženje / nalaženje partnera. Potpisivanje izjava o partnerstvu. • (Ocjena projekta od Europske komisije) • potpisivanje ugovora sa Europskom komisijom • potpisivanje aneksa ugovora sa Europskom komisijom zbog

skraćenja ukupnog roka projekta CARDS • Zahtjevan dio: izrada natječajne dokumentacije (zbog specifičnosti

bibliobusa kao vozila i obveze kupnje od najjeftinijeg ponuđača gdje je težište na detaljnosti tehničke specifikacije).

Kronologija (nastavak 2)• Raspisivanje međunarodnog otvorenog natječaja za nabavu bibliobusa (odluka

Upravnog vijeća). Izvor problema: EU kao financijer diktira pravila (=pravila EU), a Gradska knjižnica Zadar, kao hrvatska institucija dužna je poštivati hrvatske zakone i propise… U vrijeme prijave pregovori o usklađivanju hrvatskih zakona sa europskom pravnom stečevinom (Acquis) nisu niti počeli, primjerice, pregovori o poglavlju javne nabave.

• Objava oglasa u domaćem i međunarodnom tisku (Vjesnik i The Economist) • Primitak prvog dijela sredstava (60% tj. cca. 180.000 EUR) • Izbor unutarnjeg revizora • Komunikacija sa ponuditeljima (dodatna pojašnjenja tehničke specifikacije). • Izbor stručnog povjerenstva. • Otvaranje ponuda. Nijedan ponuditelj (od ukupno 2) nije udovoljavao. Razlike u

odnosu na tehničku specifikaciju bile su minimalne zbog čega je povjerenstvo predložilo korekcije ponuda.

• Dodatna komunikacija prema Europskoj komisiji koja ne odgovaranjem implicite odobrava korekcije.

• Vanjska revizija projekta od strane Visokog revizorskog suda iz Bruxellesa. • Otvaranje dopune ponuda.

Kronologija (nastavak 3)• Odluka Upravnog vijeća o izboru izvođača za nabavu i preradu

bibliobusa. • Potpisivanje ugovora sa izvođačem. Promocija ovog koraka. • Isplata prvog dijela izvođaču. • Dodatni natječaj za nabavu knjižne građe za bibliobus (opet prema

obje procedure – hrvatskoj i europskoj). Problem: u Hrvatskoj nije uobičajena nabava knjiga natječajem što je izazvalo poteškoće ponuđačima.

• Dodatni natječaj za vizualno oblikovanje bibliobusa. • Zahtjev za oslobađanjem PDV-a i carine za projekt bibliobusa.

Problem: donacije EU oslobođene su poreza. U početku provedbe projekta ovo nije bilo dovoljno jasno i tražena su pojašnjenja Ministarstva financija. Pri kraju provedbe projekta problematična je također bila i nabava obrazaca za ovu svrhu. Problem je i što svi računi dobavljača u projektu moraju biti ispostavljeni na iznose bez uračunatog PDV-a.

Kronologija (nastavak 4)• Oprost mjesec dana kašnjenja izvođaču. • Primitak drugog dijela sredstava (30%) • Tehnička primopredaja vozila. Promocija primopredaje. • Isplata drugog dijela izvođaču. • Oslikavanje bibliobusa prema rezultatima natječaja za vizualno oblikovanje. • Isplata trećeg dijela izvođaču (Iako je mogla čekati do isteka garancije na

bus, osigurali smo se jamstvom banke izvođača.) • Problemi s registracijom vozila: tahograf. Digitalni tahograf (prema pravilima

EU) morao je biti zamijenjen analognim tahografom (pravila RH). • Pokretanje usluge. Promocija usluge. • Evaluacija usluge prema izvješćima s terena. • Nakon 5-6 kvartalnih izvješća, izrada finalnog izvješća (narativno i

financijsko). • Izjava partnera o tijeku projekta. • Unutarnja revizija i izvješće revizije o projektu. • Isplata preostalih sredstava