View
316
Download
1
Category
Preview:
Citation preview
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN
NO. DOKUMEN: IPK-PK-A02
KELUARAN: 03
PINDAAN: 00
TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012
PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
TANDATANGAN
NAMA
AHMAD IDRIS BIN MOHAMED NORAZNI BTE MUSTAFA
DR NOR FILZATUN BT BORHAN
JAWATAN
PEMBANTU TADBIR KANAN KEWANGAN
WAKIL PENGURUSAN
TARIKH
23 OKTOBER 2012 24 OKTOBER 2012
IPK-PK-A02 PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 2 / 17
Tarikh Pindaan No. Pindaan /No.
Keluaran
Rujukan Pindaan
/Muka Surat
Terlibat
Butir-Butir Pindaan Diluluskan Oleh
5 Sept 2007 00/01 M/s 7,11,14
Muka depan
Borang Kew
312 tukar kepada Kew.Pa-
2
Borang Kew 313 tukar
kepada Kew.Pa-3
Carta Alir Tukar
Kew312/313 kepada Kew.Pa-
2/Kew.pa-3
7.0 (Rekod
Kualiti)
Tambahan No.12 & 13
untuk Kew Pa-2 & Kew Pa-3
Penolong Pegawai Tadbir
dipinda kepada
wakil pengurusan
WP
28 Feb 2008 01/02
M/s 2 hingga 15. Pinda
keseluruhan prosedur
pengurusan perolehan
AK01 Arahan kerja
penentuan
spesikasi Teknikal untuk
tender dan AK02 Arahan
kerja penilaian
spesikasi teknikal untuk
tender dikemaskini dan
digabungkan menjadi AK01
arahan kerja
IPK-PK-A02 PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 3 / 17
perolehan melalui tender.
AK03 Arahan
kerja Buku Vot digugurkan
AK04 Arahan kerja
Sebutharga
dipinda kepada AK02.
AK05 Arahan Kerja
Pengurusan Rekod Harta
Modal Inventori
dipinda kepada AK03
Borang L6/A02 dipinda kepada
L4/A02.
2 FEBRUARI 2010 00/02 KESELURUHAN PROSEDUR
Pemurnian prosedur MS
ISO 9001:2000 ke versi MS ISO
9001:2008
WP
23 Okt 2012 03/00 Semua m/surat Pindaan secara menyeluruh
WP
IPK-PK-A02 PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 4 / 17
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menggariskan langkah-langkah perolehan oleh Institut Pengurusan
Kesihatan bagi memastikan bekalan, perkhidmatan dan kerja dapat diperolehi dengan cara yang paling menguntungkan Kerajaan dan memastikan perolehan tersebut menepati spesifikasi yang diperlukan.
2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh pegawai pengawal dan pegawai yang terlibat bagi
mengelola perolehan bekalan dan perkhidmatan di Institut Pengurusan Kesihatan. 3.0 RUJUKAN
3.1. Manual Kualiti Institut Pengurusan Kesihatan IPK-MK-01
3.2. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2009 : Perolehan Had Nilai dan Tatacara Pengurusan Perolehan Secara Sebutharga
Sila rujuk: http://www.treasury.gov.my/ 3.3. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 2007 : Had Nilai dan Syarat-Syarat Pembelian Terus Bagi Bekalan dan Perkhidmatan 3.4. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2004 : Tatacara Perolehan Berkaitan Latihan 3.5. Arahan Perbendaharaan, Kerajaan Malaysia 3.6. Manual Pengguna eSPKB (Jabatan Akauntan Negara, Malaysia) 3.7. Arahan Kerja berkaitan: 3.7.1. IPK-AK-02 Kerja Perolehan Melalui Sebutharga
3.7.3. IPK-AK-03 Arahan Kerja Pengurusan Rekod Harta Modal/Inventori/Bekalan Pejabat
IPK-PK-A02 PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 5 / 17
4.0 TERMINOLOGI 4.1 Bekalan Bekalan di sini bermaksud peralatan pejabat
(seperti alat tulis, buku bercetak jabatan) dan bekalan am (seperti barangan makanan dll)
4.2 Perkhidmatan Perkhidmatan di sini bermaksud sebarang kerja
seperti penyediaan makanan, pencetakan, pakej hotel, keraian, yuran pendaftaran dan bayaran gaji pekerja sambilan.
4.3 Kerja Kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak
mengubah struktur asal dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Kejuruteraan Awam
4.4 Unit P/K Unit Pentadbiran / Kewangan IPK 4.5 Unit Kewangan Unit Kewangan Institut Pengurusan Kesihatan 4.6 KKM Kementerian Kesihatan Malaysia 4.7 IPK Institut Pengurusan Kesihatan 4.8 PPT Penolong Pegawai Tadbir 4.9 P Pengarah 4.10 KPP Ketua Penolong Pengarah 4.11 PP Penolong Pengarah 4.12 PPT Penolong Pegawai Tadbir 4.13 PTK Pembantu Tadbir Kanan 4.14 PT Pembantu Tadbir 4.15 PAR Pembantu Am Rendah 4.16 PKK Pusat Khidmat Kontraktor 4.17 PTS Pembantu Tadbir Stor
IPK-PK-A02 PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 6 / 17
5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab
Tindakan
PPT/PTK/PT 1. Semak dan pastikan peruntukan telah diterima
KPP/PP/PPT/PTK/PT
2. Sediakan permohonan dan isikan borang permohonan Pesanan Kerajaan IPK/M/KEW/SB apabila membuat pembelian bekalan/perkhidmatan/kerja-kerja
2.1 Dapatkan pengesahan perolehan dibuat melalui ketua unit/bahagian 2.2 Dapatkan tandatangan daripada Pengarah untuk kelulusan perolehan 2.3 Terima semula borang permohonan selepas ditandatangani oleh pengarah
PPT/PTK/PT
3. Semak permohonan sama ada bekalan atau perkhidmatan tersebut terdapat di dalam Kontrak Pusat Perbendaharaan. Sila rujuk www.treasury.gov.my 3.1 Pembelian boleh dibuat dengan berpandukan kontrak pusat sekiranya tiada, perolehan boleh dibuat mana-mana luar kontrak pusat.
P/KPP/PP/PPT/PTK/PT
4. Pastikan jenis perolehan dibuat tatacara perolehan berpandukan Pekeliling Perbendaharaan Bil 12 Tahun 2007 & Bil 5 Tahun 2009. Sila rujuk www.treasury.gov.my 4.1 Pembelian Terus
a) Bekalan dan Perkhidmatan
Sehingga RM50,000.00 pembelian terus dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau Bukan Bumiputera.
Membuat kajian pasaran agar harga diperolehi
IPK-PK-A02 PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 7 / 17
Tanggungjawab
Tindakan
KPP/PP/PPT/PTK/PT
berpatutan dan menguntungkan kerajaan
Bagi bidang kusus yang memerlukan lessen/permit yang sah mengikut peruntukan undang-undang yang ditetapkan. 4.2 Sebutharga
a) Bekalan dan Perkhidmatan
Melebihi RM50,000.00 hingga RM100,000.00 hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya 5 syarikat tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan.
Melebihi RM100,000.00 hingga RM500,000.00 hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya 5 syarikat tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan. Sebutharga hendaklah terbuka kepada Syarikat Bumiputera dan Bukan Bumiputera.
b) Kerja-kerja
Kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur asal dan tidak mempunyai Jadual Kadar Kejuruteraan Awam yang bernilai melebihi RM20,000.00 hingga RM200,000.00 hendaklah dipelwa secara sebutharga di kalangan sekurang-kurangnya 5 Kontraktor tempatan Kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) dalam gred dan kategori yang berkenaan.
Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM200,000.00 hingga RM500,000.00 hendaklah dipelawa secara sebutharga di kalangan di kalangan sekurang-kurangnya 5 Kontraktor tempatan Kelas E yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia
IPK-PK-A02 PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 8 / 17
Tanggungjawab
Tindakan
(LPIPM/CIDB) dalam gred dan kategori yang berkenaan.
Semua perolehan kerja elektrik yang bernilai melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00 hendaklah dipelawa secara sebutharga di kalangan sekurang-kurangnya 5 kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar dengan PKK di bawah kelas elektrik yang berkaitan dan LPIPM/CIDB dalam gred dan kategori yang berkenaan.
5.Mohon pengeluaran pesanan kerajaan dengan Menggunakan: Borang ePerolehan Pembelian Terus - Atas Talian Borang ePerolehan Pembelian Terus - Luar Talian
6.Sediakan Nota Minta (eSPKB) dan Pesanan Kerajaan melalui sistem eSPKB dan ePerolehan
7.Serahkan Pesanan Kerajaan yang asal kepada Pembekal.
8.Terima Pesanan kerajaan , invoice dan nota Penghantaran(DO)
9.Semak sama ada bekalan/perkhidmatan/kerja mematuhi spesifikasi dan tiada penyelewengan.
9.1 Sekiranya tidak mematuhi spesifikasi dan ada penyelewengen
9.2 Maklumkan kepada pembekal dan jalankan siasatan
9.3 Sekiranya mematuhi spesifikasi dan tiada penyelewengan sahkan penerimaan dengan menandatangani Pesanan Kerajaan dan Nota Serahan
IPK-PK-A02 PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 9 / 17
Tanggungjawab
Tindakan
10. Sahkan penerimaan dengan menandatangani Pesanan Kerajaan dan Nota Serahan
11. Rekodkan bekalan yang diterima dalam Kew. PA-2/Kew.PA-3
12. Serah atau simpan barang-barang dalam stor
13. Semak Pesanan Tempatan, bil-bil dan dokumen
sokongan yang diterima:
13.1. Jika tidak lengkap, hantar semula kepada Pembekal untuk pindaan
13.2. Jika lengkap, Pesanan Kerajaan, Invois asal dan dokumen sokongan disahkan oleh pegawai
14. Sedia, sahkan dan luluskan Baucer Bayaran
15.Semak status bayaran 15.1.Sekiranya ada kuiri, sediakan semula Daftar dan Baucer Bayaran 15.2.Jika tiada kuiri, terus ke para 16.
16. Kemaskinikan dokumen, mencetak dan memfailkan Baucer Bayaran
Perolehan melalui Sistem secara Online
1.Pertanyaan pembelian kepada pihak pembekal memastikan permohanan diterima bagi pengesahan.
IPK-PK-A02 PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 10 / 17
Tanggungjawab
Tindakan
2.Pengesahan dari pihak pembekal bagi tujuan pembekalan/perkhidmatan akan dilaksanakan.
3.Menyediakan pesanan tempatan kepada pembekal untuk membuat bekalan/perkhidmatan.
4.Pembekal membuat pembekalan dan cipta pesanan penghantaran (DO).
5.Terimaan bekalan dan Jana nota penerimaan barangan.
6.Pembekal cipta invois tujuan pembayaran.
7.Padanan Bayaran dibuat setelah pihak pembekal jana invois.
IPK-PK-A02 PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 11 / 17
6.0 CARTA ALIR PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN
Pemohon – Sektor / Unit
mengemukakan permohonan
PT(KEW) – Terima dan semak peruntukan
PT(Kew) – Pengesahan Padanan Penbayaran
PT KEW- Terima untuk proses penyediaan Pesanan Kerajaan melalui e-Perolehan
PTK (Kew)– Jana padanan bayaran
PTS– Terima dan sah barang/perkhidmatan berdasarkan spesifikasi
Proses Tamat
Proses Mula
PTS-Terima Pesanan Kerajaan daripada PT(KEW)
Lulus
Tidak Lulus
Tidak Lulus
CARTA 1: PERMOHONAN PESANAN KERAJAAN SECARA PEMBELIAN TERUS
IPK-PK-A02 PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 12 / 17
URUSETIA – Sediakan dokumen tawaran
URUSETIA – Iklankan Tawaran sebutharga
JK PEMBUKA SEBUTHARGA - Buka peti sebutharga dan catat siri no. sebutharga
Taklimat untuk yang berjaya
URUSETIA - Keluarkan surat tawaran dan setuju terima kepada syarikat yang berjaya
Proses Tamat
Proses Mula
Surat makluman yang tidak berjaya
URUSETIA – Adakan mesyuarat bersama Jawatankuasa yang telah dilantik
URUSETIA - Taklimat dan lawatan tapak
CARTA 2: PERMOHONAN PESANAN KERAJAAN SECARA SEBUTHARGA
Lulus
IPK-PK-A02 PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 13 / 17
7.0 REKOD KUALITI
Bil
Rekod
Tempoh Penyimpanan
Lampiran
Lokasi
1. Rekod pindaan
Selagi prosedur
digunapakai
Bersama prosedur
2. Borang Permohonan Pesanan Kerajaan
7 tahun
IPK-PK-A02-L1/01
Unit Kewangan
3. Pesanan Kerajaan Manual
ESPKB
ePerolehan
7 tahun IPK-PK-A02-L2/01
IPK-PK-A02-
L3/01
Unit Kewangan
4. Baucar Bayaran
7 tahun IPK-PK-A02-L3/01
Unit Kewangan
5. Fail sebut harga
7 tahun - Unit Kewangan
Tandatangan
Tarikh
e-S
PK
B
Ta
ng
gu
ng
an
Tandatangan
Tarikh
e-S
PK
B
Lia
bil
iti
ePEROLEHAN Pembelian Terus - Atas Talian
e-Perolehan
1 Peminta Cipta Pertanyaan Pembelian
( Purchase Inquiry – PI ) P
2 Pembekal Mengesahkan Pertanyaan Pembelian
3 Peminta
Status :
1. Menunggu
Pengesahan Pertanyaan
Pembelian
2. Menunggu
Penyerahan Permintaan
Tindakan : 1. Sahkan. Permintaan
(Requisition) dicipta secara
automatik
2. Pilih Penerima Barangan dan
Pelulus. Serah kepada Pelulus
untuk Kelulusan Pesanan Kerajaan
R
4
Pelulus Status :
Menunggu
Kelulusan
Permintaan
Tindakan:
Lulus LO
Antaramuka dgn
e-SPKB berjaya
L
Giliran
5 Pembekal Cipta Nota Pesanan Penghantaran (NPP) dan Buat Pembekalan
– Jika Faktor, Syarikat Pemfaktoran akan dimaklumkan secara on-line
6
Pegawai
Penerimaan
Barangan
Status :
Menunggu Nota
Penerimaan Barangan
(GRN)
Terima GRN/Barang
Tindakan : Jana GRN
G
7 Pembekal Cipta Invois Elektronik dan Serah atas talian
– Jika Faktor, Invois akan disahkan dulu oleh Syarikat Pemfaktoran
8
Pegawai
Padanan
Bayaran
Status :
Menunggu Padanan
Bayaran
Tindakan :
1. Padankan LO, GRN & Invois
2. Cetak Invois
No. Invois :
Giliran
e-SPKB
Baucar
Bayaran
Penyedia No. Sementara :
Pelulus I
Pelulus II No. Baucar :
Nama Syarikat :
Jumlah (RM) :
Tandatangan
Tarikh
Tandatangan
Tarikh
e-S
PK
B
Ta
ng
gu
ng
an
e-S
PK
B
Lia
bil
iti
ePEROLEHAN Pembelian Terus - Luar Talian
e-Perolehan
1 Peminta
1. Cipta Permintaan
2. Pilih Penerima Barangan dan Pelulus. Serah kepada
Pelulus untuk Kelulusan Pesanan Kerajaan
R Tarikh:
2
Pelulus Status :
Menunggu
Kelulusan
Permintaan
Tindakan:
Lulus LO
Antaramuka dgn
e-SPKB berjaya
L
Giliran
3 Pembekal
(Luar Talian)
Bekalkan Barangan & serah Nota Penghantaran Barangan ke Bahagian
Berkaitan
4
Pegawai
Penerimaan
Barangan Status :
Menunggu Pembekalan
Terima GRN/Barang yang
Disahkan dari Bhg/Pembekal
Tindakan :
1. Masukkan No. GRN dan
serah dalam Sistem
2. Cetak GRN
G
5 Pembekal
(Luar Talian) Serah Invois ke Bahagian berkaitan dan disahkan oleh Bahagian tersebut
6
Pegawai
Padanan
Bayaran
Status :
1. Menunggu Invois
2. Menunggu Padanan
Bayaran
Tindakan :
1. Sahkan Invois
2. Padankan LO, GRN & Invois
(Masukkan Maklumat
Faktoring jika berkenaan)
3. Cetak Invois
No. Invois :
Giliran
e-SPKB
Baucar
Bayaran
Penyedia No. Sementara :
Pelulus I
Pelulus II No. Baucar :
Nama Syarikat :
Jumlah (RM) :
INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
Jalan Rumah Sakit, Off Jalan Bangsar, 59000 Kuala Lumpur
BORANG PERMOHONAN PEMBELIAN LPO
(PESANAN TEMPATAN KERAJAAN)
*Perkara *Kuantiti Harga @ Jumlah (RM)
TOTAL :
Rujukan : Kontrak PERB / Jabatan / Sebutharga / KKM
Nama / Alamat Pembekal / Nombor Telefon
PERKAMA TRAINING & CONSULTANCY
**Dokumen yang diperlukan :
1. Sijil pendaftaran Taraf Bumiputra dan / atau Sijil Pendaftaran Kementerian Kewangan Malaysia
2. Nama, Cawangan dan No.Akaun Bank Syarikat-untuk urusan pembayaran 3. Quotation barang dari syarikat-syarikat: Justifikasi : MEMENUHI KEPERLUAN LATIHAN KAKITANGAN KERAJAAN
Nama Pemohon:
Jawatan:
Bahagian / Unit:
Tandatangan Pemohon:
Tarikh:
Tandatangan Ketua Bahagian:
Jawatan / Cop:
Tarikh:
Baki Semasa Peruntukan: Objek Sebagai - _________________________________
Baki Peruntukan - _________________________________
Disahkan Oleh - _________________________________
Bagi pembelian di atas maka kelulusan tuan adalah diperlukan selaras dengan peraturan yang berkuatkuasa.
Keputusan Ketua Jabatan
Permohonan pembelian di atas DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN
--------------------------------------------
( Dr. Roslinah binti Ali )
Pengarah,
Institut Pengurusan Kesihatan
Tarikh :
*Jika pembelian yang melebihi satu perkara, sila sertakan lampiran permohonan pembelian
*Pemohon diminta mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan untuk membuat sebarang pembelian
**Borang yang tidak lengkap tidak akan diproses
( ) IPK/M/KEW/SB/201
Recommended