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Kanton Basel-Stadt
Finanzplanung mit SAP BPC on HANA im Kanton Basel-Stadt
Manuela Springer und Tarik Benchekmoumou
„Es kommt nicht darauf an, die Zukunft
vorherzusagen,
sondern auf die Zukunft vorbereitet zu sein.“Perikles
03.11.15 PAL Kanton Basel-Stadt
1. Einleitung
2. Ausgangslage und Zielsetzung
3. Fachliche Lösung und Umsetzung im System
4. Stand der Arbeiten
5. Lessons Learned Fachbereich
6. Technische Lösung und Umsetzung im System
7. Lessons Learned SAP CC
8. Ausblick
Agenda
03.11.15 PAL Kanton Basel-Stadt
1. Einleitung
03.11.15 PAL Kanton Basel-Stadt
Der Kanton Basel-Stadt
03.11.15 PAL Kanton Basel-Stadt
Wo der Rhein einen scharfen Knick macht und die Schweiz Richtung Nordsee
verlässt: Basel
- 1833 entstanden
- besteht aus der Stadt Basel selbst sowie den beiden Landgemeinden Riehen
und Bettingen.
- Der am dichtesten besiedelte Kanton der Schweiz
- 190’000 Einwohner
- Dreiländereck: Grenze zu Frankreich und Deutschland
Dienststellencontrolling
Departementscontrolling
Finanzverwaltung Regierungsrat
GD PD
DST1 DST2…
FD JSD BVD
DST1 DST2…
ED WSU
Controllingorganisation beim Kanton
03.11.15 PAL Kanton Basel-Stadt
2. Ausgangslage und Zielsetzung
03.11.15 PAL Kanton Basel-Stadt
– Excel-Lösungen in der Finanzplanung genügen nicht mehr den
Anforderungen
– Verschiedene Excel-Tabellen für gesamtkantonale Planung
– Viele Akteure
– Schwierige Konsolidierung
– Gefahr fehlerhafter Daten
– Starres Berichtswesen, oft Excel-Berichte
Ausgangslage
03.11.15 PAL Kanton Basel-Stadt
Ausgangslage: Verschiedene Excel-Blätter
03.11.15 PAL Kanton Basel-Stadt
– Ablösung der Planung auf verschiedenen Excel-Sheets
– Höhere Effizienz im Planungsprozess des Kantons Basel-Stadt
– Kürzere und einfachere Wege durch Optimierung des Planungsprozesses
mit definiertem Workflow
– Risikoverminderung fehlerhafter Daten
– Deutlich kürzere und einfachere Wege der Informationsbeschaffung
– Höhere Effizienz beim Standardberichtswesen
Zielsetzung
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3. Fachliche Lösung und Umsetzung imSystem
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Planungsposition, Kennzahl und Regel
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Regel:
Anzahl * Betrag
Planungs-
position 2
Einzelposten
Kennzahl 1
z. B. Anzahl
Kennzahl 1
z. B. Anzahl
Planungs-
position 1
Planungs-
position 3
Kennzahl 2
z. B. Betrag
Kennzahl 2
z. B. Betrag
- Einzelposten in Höhe von rund 45 Mio. Franken
- Besteht aus verschiedenen Heimen für Jugendliche
- Jedes Heim ist an einen Staatsbeitrag (Subvention) gebunden
- Betrag wird für jeden Staatsbeitrag im Rahmen eines Subventionsvertrags
festgelegt
- Jedes Heim errechnet die Kosten mit Hilfe unterschiedlicher Kennzahlen wie
beispielsweise Art des Platzes und Tarifart
Beispiel Einzelposten Jugendhilfe
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Einzelposten Jugendhilfe
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Einzelposten Jugendhilfe: Heim 1
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Planungsmaske BPC
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Planversionen
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Arbeitsversion
Planversion 1:
Beschluss
Vorgaben
Planversion 2:
Beschluss 1.
Lesung
Planversion 3:
Beschluss 2.
Lesung
t
Mai Juli AugustJan Dez
Planversionen im Vergleich
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Planversionen im Zeitvergleich
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- Planungsmaske realisiert
- Einzelpostenerhebung bis Ende des Jahres
- Schulung der Departemente im Januar 2016
4. Stand der Arbeiten
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- Klare Vorstellung: Wie wird genau geplant?
- Fachkonzept: Detaillierte Definitionen
- Herausforderung: Verschiedene Akteure auf einen Nenner bringen
- Fachbereich gewinnt an Flexibilität
- Weniger Abhängigkeit von Informatikabteilung
- Vereinfachte und klare Kommunikation mit den Departementen
- Effiziente Analysen und Auswertungen
5. Lessons Learned Fachbereich
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6. Technische Lösung und Umsetzung imSystem
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Anzahl Benutzer: ca. 240
Grösse HANA DB: 500 GB (200 GB genutzt)
Zweisystemlandschaft: Entwicklung / Produktion
SAP BW on HANA: NW 7.40, SPS9
SAP BPC: 10.1, Embedded (Planung), Classic (Konsolidierung)
Frontend: EPM Excel-Add-In 10.0 SP 22
Business Objects: 4.1, Crystal 2013, WebI
SAP BI Systeme im Kanton
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Es können technisch beliebig viele, unterschiedlichste Planungsmasken für
Einzelposten mit einer einzigen Funktionalität realisiert werden.
Grundlage dieser INNOVATION:
- konsequente Umsetzung des Entitätenmodells in BW Objekte
- nur eine universelle Planungsquery und Planungsmaske für Einzelposten
- eine einzige Planungsquery zum Customizing des Layouts für Einzelposten
- Ablage der fachlichen Planungsinformation und der strukturell das Layout
bestimmenden Informationen für Planungsmasken im Planungs-InfoCube
INNOVATION – Realisierung Einzelposten
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Kennzahlensystem
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Entitätenmodell
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Departement
Dienststelle
Buchungskreis
Einzelposten
(Planungsebene)Kostenart
KostenstelleStatistischer
AuftragProfitcenter
Einzelposten-
anträge
Kanton
Zeittyp (befristet,
wiederkehrend,
einmalig)
Bindungstyp (neu,
gebunden)
Einzelposten
(Aggregations-
stufe)
ZBE
KennzahlentypExterne
Kennzahlen
null oder ein
ein
null oder mehrere
mehrere
Legende
Frau Kind
Datenfluss im SAP BW
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InfoCube Daten enthalten:
• Zentrales InfoObjekt Planungsposition
• Universelle dimensionslose Kennzahl in
Verbindung mit InfoObjekt «Kennzahlen»
� Kennzahl: «Zahl»
• Fachliche Werte für Reporting mit
Dimension (Währung, Mengeneinheit)
� Kennzahlen: «Betrag», «Menge»
• Strukturelle Layout-Information für
Planungsmaske zur Auswahl der
planungsrelevanten Kennzahlen
� Kennzahl: «Layout»
• Statusinformationen zur Planposition
� Kennzahl: «Status Antrag»
InfoCube «Planung Einzelposten»
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– Infoobjekt «Planungsposition» - Infoobjekt «Kennzahl»
Zentrale Infoobjekte «Planungsposition» und «Kennzahlen»
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– InfoObjekt «Regel»
Steuerung des Layout über Planungsmaske
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BW Query für Layout-Steuerung
Zeilenaufriss � «Planungsposition»
Spaltenaufriss � «Kennzahl»
Einstellung:
«Werte in Stammdatentabelle»
Planungsmaske zur Layout-Steuerung
Planungsmaske Einzelposten
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Spalte «Planbar» für den Anwender ausgeblendet.
Enthält die Information basierend auf InfoObjekt «Layout».
- Foxformel der Planungsfunkton
«EP Regel»
Steuerung der Rechenregeln über InfoObjekt«Regel» und Planungsfunktion
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• EPM (10.0, SP19/SP22/SP23) Frontendinstallation ist komplexer als erwartet
(Produktfehler). Neben den Abhängigkeiten der Software mit den
Serverversionen gab es Probleme im Zusammenhang mit der Citrix-
Umgebung.
• Gewählte enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereich, SAP CC und Novo
ist sehr effizient und effektiv.
• Gewähltes Strukturiertes Projektvorgehen, z.B. gemäss HERMES 5.1, ist
entscheidend für Projekterfolg:
• Fachanforderungen ermitteln
• dann fachliches Lösungskonzept definieren
• dann technisches Design darauf aufbauen
• dann Lösung implementieren und einführen
7. Lessons Learned SAP CC
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- Erarbeitung der Auswertungen, insbesondere AdHoc-Abfragen für den
Analysten in der Finanzverwaltung
- Ausgestaltung Workflow, mehrstufig entlang der Hierarchie
- Erster Finanzplanungsprozess mit SAP BPC für das Budget 2017 und die
Planjahre 2018-2020 (Produktivsetzung Januar 2016)
8. Ausblick
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Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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Fragen
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Geplanter Workflow
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Detail-planungHeime
Planung Stufe EP
Prüfen & Geneh-migen
Konsoli-dieren &
Validierung
Beschluss und
Freigabe
Finanzplanung des Kantons Basel-Stadt
- Planungen der Departemente aufgeteilt in verschiedene Einzelposten
- Jeder Einzelposten besteht aus verschiedenen Elementen
- Planungsposition (unterste Planungsebene)
- Kennzahlen: z. B. Anzahl, Betrag
- Regel: z. B. Anzahl * Betrag
Vorstellung der Lösung: fachliches Modell
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Planungsmaske BPC
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