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Effiziente und innovative Prozessanalyse – Ein Überblick zu ‚Process Mining’
Wie laufen die Geschäfte?
Wie erfolgreich Ihre Geschäfte laufen, können Sie der Bilanz entnehmen. Wie effizient Ihre Prozesse sind, ist nicht so einfach zu erkennen. Laufen die Prozesse noch so, wie Sie es einmal definiert haben? Ist die Performance zufriedenstellend? Um diese Fragen beantworten zu können, bedarf es einer detaillierten Prozessanalyse.
Vorteile und Grenzen der klassischen Prozessanalyse
Die klassische und heute noch übliche Form der Prozessanalyse besteht in der Befragung und Beobachtung der Mitarbeiter durch interne oder externe Berater. Auf diese Weise verstehen die Berater den Prozess und können an der Optimierung arbeiten. Diese Form der Prozessanalyse ist sehr zeit-‐ und kostenaufwändig, bringt Unruhe ins Unternehmen und die Ergebnisse spiegeln nur einen subjektiv geprägten Ausschnitt der Realität wider.
Nutzung der IT
Die heutige Geschäftswelt kann ohne IT nicht mehr funktionieren. Die Prozesse wurden automatisiert und digitalisiert. Werkzeuge wie ERP, CRM, BPM und sonstige Transaktionssysteme sind allgegenwärtig und Geschäftsvorfälle aller Art werden mit ihrer Hilfe bearbeitet. Diese Systeme haben die Eigenschaft, dass alle Aktivitäten des Systems und der Benutzer in sogenannten Logfiles protokolliert werden. Bislang wurden diese Daten aber nur genutzt, um bei Systemproblemen nachvollziehen zu können, was passiert ist und was zu den Problemen geführt hat. Wertet man diese Daten aber richtig aus, geben sie umfassend Auskunft über die tatsächlichen Geschäftsabläufe im Unternehmen.
Moderne Prozessanalyse mit Process Mining
Die zu dieser Auswertung der Daten verwendete Technologie nennt sich ‚Process Mining’. Sie wurde
an der Universität Eindhoven in den Niederlanden entwickelt und verwendet ähnliche mathematische Algorithmen wie das allgemein bekanntere ‚Data Mining’. Der Fokus liegt aber nicht auf Daten, sondern auf den Prozessen, deren Design und Performance.
Wie Process Mining funktioniert
Zur Analyse von Prozessen braucht Process Mining „digitale Spuren“ aus den Systemen, welche zur Bearbeitung der Prozesse verwendet werden. Diese „digitalen Spuren“ aus Logfiles oder Datenbanken enthalten -‐ neben vielen weiteren Daten -‐ Informationen darüber wer (User), wann (Zeitstempel), was (Prozessschritt) bei welchem Geschäftsvorfall (Case-‐ID, z.B. Auftrags-‐ oder Bestellnummer) gemacht hat. Dabei spielt es keine wesentliche Rolle, ob nur ein oder mehrere Systeme eingesetzt werden. Wenn die Daten richtig kombiniert, aufbereitet und ausgewertet werden, ermöglichen sie eine Rekonstruktion der vollständigen Prozesse und geben detailliert Auskunft über jeden einzelnen Geschäftsvorfall (Kernprozess, Prozessvarianten, Durchlauf-‐ und Bearbeitungszeiten u.s.w.). Eine animierte Darstellung der Prozesse mit allen Geschäftsvorfällen visualisiert auf eine bisher unbekannte Art und Weise, wie Ihre Geschäfte wirklich laufen und offenbart unmittelbar Risiken und mögliche Optimierungspotenziale.
Vorteile und Grenzen von Process Mining
Mit Process Mining ist es erstmalig möglich, End-‐to-‐End-‐Prozesse auf Basis von allen verfügbaren Daten zu analysieren und den echten Geschäftsablauf darzustellen. Im Vergleich zur klassischen Prozessanalyse erhält man so Ergebnisse mit hoher Präzision, spart aber viel Zeit und Kosten ein. Die Technologie ist dabei so leistungsfähig, dass der zu analysierende Prozess vorab nicht modelliert oder beschrieben werden muss; er wird vom System anhand der Daten durch mathematische Algorithmen und Mustererkennung automatisch erkannt. Dabei beschränkt sich Process
Mining auf die Darstellung der tatsächlichen Ist-‐Situation. Es kann nicht erklären, warum die Prozesse so laufen und warum eventuell Schwierigkeiten im Ablauf bestehen. Durch die schnelle und präzise Analyse liefert es aber wichtige Voraussetzungen (oder: eine wichtige Voraussetzung) für die Entdeckung möglicher Probleme und ermöglicht so ein schnelles und präzises Eingreifen an den richtigen Stellen im Prozess.
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) und Continuous Auditing
Hat eine erste Prozessanalyse mit Process Mining präzise und tiefe Einblicke in den Prozessablauf gebracht, entsteht schnell der Wunsch nach einer regelmäßigen Wiederholung. Wurde die „digitalen Spuren“ einmal richtig aufbereitet und eine erste Analyse mit Process Mining durchgeführt, so ist die Wiederholung mit aktuellen Daten jederzeit mit wenig Aufwand realisierbar. Besonders wichtige Prozesse können dabei auch laufend analysiert und überwacht werden. Hierzu werden die Daten in definierten Zeitabständen vollautomatisch aus den Transaktionssystemen überspielt, analysiert und die Ergebnisse im gewünschten Format präsentiert. Ein solches Prozess-‐Portal auf Basis von Process Mining ist daher die ideale Grundlage für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen.
Wer Process Mining nutzt
Durch die hohe technische Flexibilität ist Process Mining für die Analyse beliebiger Prozesse geeignet und an keine Industrie gebunden. Voraussetzung ist immer ein Logfile mit den entsprechenden Daten. Ob es sich dabei um ein Transaktionssystem einer Bank oder eine Produktionssteuerung eines Industrieunternehmens handelt, macht keinen nennenswerten Unterschied.
In der Vergangenheit hat es sich gezeigt, dass es bestimmte Funktionsbereiche in Unternehmen gibt, deren Arbeit Process Mining besonders effektiv unterstützen kann. Neben den eigentlichen Verantwortlichen für die Prozesse sind dies
Ansprechpartner aus den Bereichen IT, Revision, Operational Excellence, Six Sigma und Qualitätsmanagement.
Was sagen unsere Klienten?
Frank Bieser CIO, Yellow Pages, Wien:
„Mit dem von ProcessGold angewandten Ansatz des Process Minings hat es nur wenige Stunden gebraucht, um Verbesserungspotenziale und Risiken in unseren Prozessen zu entdecken. Für das Process Mining Projekt haben wir lediglich Daten von unseren IT-‐Systemen extrahiert, ohne das Tagesgeschäft durch Interviews oder Workshops in irgendeiner Weise zu beeinflussen.“
Volker Panreck Direktor Audit Services, ING-‐DiBa, Frankfurt:
„Vor dem Einsatz von Process Mining haben wir viele Stunden damit verbracht, Prozessabläufe zu verstehen. Seitdem wir Process Mining implementiert haben, erhalten wir die vollständige Transparenz aller unserer Geschäftsvorgänge. Die Technologie ermöglicht es uns, Qualitätsunterschiede im Auditing nachzuvollziehen. So können wir einen stärkeren Fokus auf mögliche Risiken, Kontroll-‐ und Effizienzthemen legen.“
Process Mining für Ihre Geschäfte?
Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Process Mining für die Analyse und Optimierung Ihrer Geschäfte nutzen könnten, stehen wir Ihnen für ein Gespräch und eine Präsentation jederzeit gerne zur Verfügung:
ProcessGold AG Robert-‐Koch-‐Str. 116d 65779 Kelkheim (Taunus) +49-‐6174-‐99898-‐77 www.processgold.de
Abbildung 1: Automatisch generiertes Prozessmodell aus allen gespeicherten Geschäftsvorfällen.
Abbildung 2: Darstellung des Kernprozesses.
Abbildung 3: Darstellung von Prozessvarianten mit einigen Kennzahlen.
Abbildung 4: Animierte Darstellung des Prozesses, wobei jeder Punkt einen Geschäftsvorfall darstellt.
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