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2010
INFORMATICA APLICADA AUDIMSS, S.C. AUDIMSS WIN
[MANUAL AUDIMSS]
MANUAL AUDIMSS
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INDICE AUDIMSS
1.- INTRODUCCION A AUDIMSS.
1.1.- Introducción a AUDIMSS………………………………………………7
1.2.-Carácteristicas del Sistema…………………………………………….7
2.- ACCESAR AL SISTEMA
2.1 Accesar al sistema……………………………………………………….10
3.- PROCESO PARA REGISTRAR SUS EMPRESAS EN EL SISTEMA
3.1.- Alta empresa……………………………………………………………..12
3.2.- Centro de trabajo………………………………………………………..13
4.- MENU ARCHIVO
4.1.- Empresa……………………………………………………………………16
4.2.- Cerrar empresa…………………………………………………………….16
4.3.-Cambio de periodo…………………………………………………………16
4.4.- Contadores públicos……………………………………………………….17
4.5.- Usuarios……………………………………………………………………...18
4.6.- Configurar impresión……………………………………………………....19
4.7.- Utilerías………………………………………………………………………19
4.7.1 Exportar catálogos…………………………………………………………19
4.7.2 Importar catálogos…………………………………………………………21
4.7.3 Borrar archivos………………………………………………………………22
Percepciones……………………………………………………………23
Movimientos de Nómina………………………………………………..24
Movimientos de Liquidación……………………………………………25
Dispmag……………………………………………………………………26
Catálogo de Trabajadores………………………………………………27
4.7.4 Depuración de archivos……………………………………………………28
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4.7.5 Variables de AUDIMSS……………………………………………29
4.7.6 Respaldar centro actual……………………………………………29
4.7.7 Recuperar centro actual……………………………………………32
4.8.- Configuración sistema………………………………………………33
4.8.1 Serie del Sistema……………………………………………….…..33
4.8.2 Inhabilitar el Sistema……………………………………………….34
4.9.-Cerrar sesión ………………………………………………………...34
4.10.- Salir………………………………………………………………….35
5.- MENU EDICION…………………………………………………………………35
5.1.-Copiar………………………………………………………………….35
5.2.-Cortar………………………………………………………………….35
5.3.-Pegar………………………………………………………………….35
6.- MENU VER………………………………………………………………………35
6.1.- Barra de acceso……………………………………………….…….35
7.- MENU INFORMACION…………………………………………………………36
7.1.- Cuestionario Inicial…………………………………………………36
7.2.- Plan de trabajo………………………………………………………37
8.- MENU CATALOGOS……………………………………………………………38
8.1.- Tablas…………………………………………………………………………..38
8.1.1 Ocupaciones y oficios………………………………………………………..39
8.1.2 Departamentos……………………………………………………………….40
8.1.3 Categorías…………………………………………………………………….41
8.1.4 Turnos………………………………………………………………………….42
8.1.5 Movimientos…………………………………………………………………..43
8.1.6 Tipos de nomina……………………………………………………………..43
8.1.7 Tipo de trabajador…………………………………………………………...43
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8.1.8 Tipo de salario…………………………………………………………….43
8.1.9 Tipo de jornada……………………………………………………………43
8.1.10 Tipo de descuentos……………………………………………………..44
8.1.11 Causas de baja………………………………………………………….44
8.2.- Trabajadores………………………………………………………………45
a) Importar trabajadores de Excel……………………………………45
b) Importar disco pago del SUA………………………………………45
c) Captura manual……………………………………………………..45 y 95
8.3.- Salarios Mínimos…………………………………………………………51
8.4.- Topes salariales mensuales y bimestrales……………………………51
8.5.- Factor fijo…………………………………………………………………….53
8.6.-I.N.P.C. ……………………………………………………………………….57
8.7.- Recargos…………………………………………………………………….57
8.8.- Prima de RT………………………………………………………………….58
8.9.- Percepciones………………………………………………………………….53
a) Como dar de alta percepciones……………………………………..68
8.10.- Calendario de pagos por auditoria………………………………………70
8.11.- Días para cálculo…………………………………………………………..71
9.- MENU AUDITORIA…………………………………………………………….74
9.1.- Liquidación…………………………………………………………74
9.1.1 Imss………………………………………………………………….74
9.1.2 Retiro/Infonavit…………………………………………………….77
9.1.3 Importación disco SUA…………………………………………….78
9.2.- Nomina…………………………………………………………………92
9.2.1 Imss……………………………………………………………………..92
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A) Movimiento de Inicio y Captura Manual …………………………………….115
B) Percepciones Fijas…………………………………………………………….119
C) Percepciones Variables………………………………………………………119
D) Revisión…………………………………………………………………………121
9.2.2 Retiro/Infonavit………………………………………………………………122
9.2.3 Importación Nomina…………………………………………………………92
A) Importar Ocupaciones y oficios, departamentos…………………………….94
B) Importar Catálogo de Trabajadores…………………………………………..97
C) Importar Incidencias o Movimientos de nómina…………………………….123
D) Importar percepciones Fijas y/o Variables………………………………….139
9.3.- Diferencias……………………………………………………………………165
9.3.1 Mensuales…………………………………………………………………….165
9.3.2 Bimestrales……………………………………………………………………168
9.4.- Dispmag………………………………………………………………………..170.
9.5.- Exportación archivos al SUA para diferencias…………………………….179
9.6.- Importación de archivos al SUA para diferencias…………………………181
10.- MENU REPORTES……………………………………………………………………….195
10.1.- Control interno……………………………………………………………….195
10.1.1 Cuestionario inicial…………………………………………………………195
10.1.2 Plan de trabajo……………………………………………………………..195
10.2.- Papeles de Trabajo…………………………………………………………195
10.2.1 Análisis de diferencias…………………………………………………….195
10.2.2 Percepciones que integran SDI………………………………………….195
10.2.3 Percepciones importadas del periodo………………………………….195
10.2.4 Movimientos trabajadores……………………………………………….195
10.2.5 Cruce de nomina………………………………………………………...195
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10.2.6 Conciliación anual………………………………………………………………..195
10.2.7 Comparativo Dispmag SUA…………………………………………………….195
11.- MENU PROCESOS
11.1 Recuperación índices………………………………………………………………..196
11.2 Exporta archivos SUA WIN………………………………………………………196
11.3 Actualización Audimss DOS a audimss WIN. ………………………………….196
12.- OTROS REPORTES
12.1.- Catálogo de Trabajadores…………………………………………………….198
12.2.- Liquidación IMSS………………………………………………………………..198
12.3.- Liquidación Retiro/Infonavit…………………………………………………….198
12.4.- Nomina IMSS………………………………………………………………………198
12.5.- Nomina Retiro/Infonavit………………………………………………………….198
12.6.- Diferencias Mensuales……………………………………………………………198
12.7.- Diferencias Bimestrales………………………………………………………….198
12.8.- Dispmag……………………………………………………………………………198
12.9.- Exportación disco SUA…………………………………………………………198
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1.- INTRODUCCION A AUDIMSS.
1.1.- Introducción a AUDIMSS
AUDIMSS es un software que nos ayuda a realizar la auditaría de las nóminas para efectos del seguro social e Infonavit.
Actualmente el software lo pueden aplicar las empresas para realizar su auditoria interna o bien autocorrección, de esta forma podrán determinar sus diferencias sin necesidad de realizar un dictamen por contador público registrado ante el IMSS.
Por lo tanto el software puede ser utilizado por las empresas para realizar auto corrección en el pago de cuotas como por los despachos contables para revisar y dictaminar cada uno de los registros patronales de las empresas.
Con la ayuda de AUDIMSS se puede realizar la auditoria a la totalidad de los trabajadores que integran la nómina o bien realizar pruebas selectivas, esto es a selección del usuario, utilizando los módulos de importación del disco del SUA e importación de las nóminas (en formato Excel), para determinar las diferencias en salario diario integrado o en días, dichas diferencias pueden ser a cargo o a favor.
AUDIMSS también le emite el cuadernillo o Archivo que solicita el Seguro Social, en el módulo de ANEXOS IMSS, esto es con la información que está registrada previamente en el sistema.
En el módulo de ANEXOS INFONAVIT, se emiten los archivos en formato Excel o CSV para poder exportar todos los archivos al SICOP SMART, esto es siempre y cuando tengan la información en el módulo de AUDMSS.
1.2.-Carácteristicas del Sistema
Calcula el salario diario integrado (IMSS / Infonavit).
Considerando los datos de nómina, automáticamente obtendrán el salario diario integrado, contemplando prestaciones que la empresa otorga, tanto fijas como variables, en base a la fecha de alta genera la antigüedad del trabajador, respetando los topes saláriales establecidos por el IMSS / Infonavit para cada rama considerando el periodo de revisión, genera el excedente de los salarios topados por cada trabajador para cada uno de los dictámenes, ya sea IMSS o INFONAVIT.
Compatible con sistemas de nómina.
Si las empresas elaboran sus nóminas en un software generador de Excel, estas podrán importarse a AUDIMSS. Así podrán ahorrarse la captura de datos generales de los trabajadores, (número de Seguridad Social, nombres, tipo de salario, tipo de jornada, tipo de trabajador, etc.), los movimientos de las incidencias (ausentismos, incapacidades, modificación de salario, altas, bajas) y las percepciones fijas y/o variables.
Importa los discos de pago del SUA, no importa la versión en que fueron generados.
Las empresas deberán contar con los discos de pago de cuotas, mensuales y bimestrales (generados por el SUA), con este proceso de importación se tiene un gran avance del cincuenta porciento en la auditoria para determinar las diferencias.
Calcula y emite cédula de diferencias.
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En base a la revisión efectuada a las liquidaciones y nóminas, AUDIMSS, mensualmente emite cédulas de diferencias por auditoria (dichas diferencias son mensuales y bimestrales) en formato del SUA o el archivo para el cálculo de diferencias que corresponde a las nominas (archivo que se exporta al SUA para generar el disco de pago por diferencias.
Estas diferencias se emiten en archivo formato de Excel y se pueden seleccionar por rangos de diferencias.
Reducción importante de tiempo en la auditoria.
Sólo se capturan los datos del primer periodo de trabajo de la empresa o registro patronal a revisar; aún cuando se revisen varios ejercicios. A partir del segundo periodo de trabajo en adelante la información pasará automáticamente y sólo se actualizará la información (incidencias del periodo como modificación de salario, altas, reingresos, bajas, ausentismos, incapacidades. Dicha actualización podrá ser manual o importando los archivos de incidencias de las nominas en archivos de Excel. Es el mismo proceso que en el SUA.
Emite avisos afiliatorios
Elaboración de avisos afiliatorios en dispositivo magnético (DISPMAG) con lineamientos establecidos por el IMSS, incluye avisos de Modificación de Salarios Descendentes en cada periodo en el mismo sistema AUDIMSS.
Modificación de Salarios por antigüedad
Genera automáticamente los movimientos de inicio de la auditoria, las altas del periodo y las modificaciones de salarios por antigüedad.
Considera trabajadores pensionados
Realiza los cálculos de los trabajadores pensionados.
Archivos a Importar de las nominas
Para la importación de las nóminas los archivos deben estar en Excel y podemos importar cinco archivos: Catálogo de trabajadores, Incidencias, Percepciones Fijas y Variables, Ocupaciones u oficios, Departamentos.
Tablas para cálculos automáticos de días
Tabla para calcular los días de percepciones fijas, variables y los días pagados en base a cada tipo de nomina.
Optimizar tiempos
Se pueden exportar todas las tablas de “Catálogos” de un registro patronal a otro, o bien a otras empresas, ya que son tablas generales.
Papeles de Trabajo que se pueden exportar a EXCEL
Reporte de diferencias en base a un rango seleccionado, dichos rangos podrán ser diferencias positivas o negativas.
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Papeles de trabajo que se exportan son; Análisis de diferencias, Percepciones que integran al SDI, Percepciones Importadas del período.
Dentro del módulo de Nómina, IMSS, se exportan todos los movimientos, es decir solo se selecciona el tipo de movimiento.
Archivos que se exportan a TXT
Los trabajadores del módulo “Nomina” “IMSS” y “Liquidación IMSS” se podrán exportar al SUA, esto es en formato TXT y en base a los trabajadores seleccionados.
Todos los Catálogos del sistema se exportan en formato Txt.
Impresión de los Anexos del cuadernillo o Archivo del dictamen para el IMSS
Carta de presentación
Anexos I al V
Cédulas para las constructoras.
Opiniones
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2.- ACCESAR AL SISTEMA
2.1 Accesar al Sistema
Después de la instalación, para accesar al sistema, dar clic en el icono que se genero automáticamente en el escritorio de su computadora.
Se muestra la pantalla principal del sistema como lo indica la pantalla.
En el campo de Usuario: el sistema indica Administrador, ya que con esta clave se tiene acceso a todas las opciones del sistema, en la clave de Password solo dar enter, estas claves se podrán modificar en el menú de Archivo en la opción Usuarios.
Para continuar dar clic en el botón Aceptar y se muestra la siguiente pantalla:
MANUAL AUDIMSS
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Esta pantalla indica que “Debe realizar un respaldo de su Información”, se sugiere que la primera vez que accesen al sistema en el día realicen Respaldos para evitar perder información en caso de dañarse la base de datos, dar clic en el botón “Aceptar” y el sistema muestra la pantalla inicial.
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Esta es la pantalla principal del sistema, en caso que haya dado de alta la primera empresa, de lo contrario en la barra que se observa de lado izquierdo no se mostrará ningún icono azul.
3.- PROCESO PARA REGISTRAR SUS EMPRESAS EN EL SISTEMA.
3.1.- Alta Empresa
Para realizar el alta de sus empresas en el sistema, deberán accesar al menú 4.“Archivo”,
submenú 4.1 Empresas A) Configuración, como lo muestra la pantalla:
Para iniciar con la captura se muestran los iconos que estarán en todas las pantallas.
Nuevo; este icono es para iniciar la captura de un registro nuevo.
Guardar; este icono se activa cuando la captura es nueva o bien cuando le damos clic en el
tercer icono.
No deberán salir de esta pantalla cuando el icono de guardar está activo, deberán dar clic para
guardar, aun cuando haya accesado con el tercer icono que sirve para editar la información
capturada anteriormente.
Editar; el tercer icono es para modificar la información previamente capturada, después de
editar deberán guardar los cambios.
Eliminar; el cuarto icono sirve para eliminar, borrar la empresa de la base de datos, por lo tanto
deberán tener cuidado al accesar a este menú cuando ya tengan información de lo contrario
este proceso les borra toda la información.
Deshacer: el quinto icono es para deshacer la última captura.
Imprimir; con este icono se manda a impresión el reporte o los reportes de la pantalla en que
están trabajando.
Salir: con este icono podrán salir de la pantalla en que están trabajando, previamente dar clic
en el icono de guardar.
Estos iconos se mostrarán en todas las pantallas del sistema y tendrán las mismas funciones.
A) Parámetros de empresas:
En la primera pantalla, se realiza la captura de la Empresa, es decir los datos fiscales y si es
una empresa con varios registros patronales, la primera captura que se realiza es de la
empresa matriz, ver pantalla:
MANUAL AUDIMSS
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Para iniciar la captura, dar clic en el icono “nuevo” y el cursor se activa de lado derecho en el
campo “Nombre de la empresa”, el nombre deberán registrarlo en base a un documento
confiable ya que así como quede registrado en esta pantalla se mostrará en todos los Anexos y
papeles de trabajo que les da el sistema.
Nombre corto; este dato lo genera el sistema, considerando el nombre de la empresa,
manualmente se podrá modificar.
RFC; si es persona física debe ser a trece posiciones y para persona moral debe ser a doce
posiciones, esta captura es sin guiones.
Número de Registro Patronal: este debe ser a once posiciones ya que deberán incluir el digito
verificado, y estos datos se reflejarán en los anexos.
Actividad empresarial; este dato debe ser el que se refleja en el alta al imss.
Dirección; Estos son los datos fiscales que se reflejan en los anexos.
Al concluir la captura de esta pantalla deberá dar clic en el último icono.
3.2 Centro de Trabajo
Es importante mencionar que este es el segundo paso para que se registre correctamente la
empresa en Audimss, de lo contrario el sistema les generará un error al seleccionar su
empresa.
Al dar clic al último icono de la pantalla anterior, se muestra la siguiente pantalla:
MANUAL AUDIMSS
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Esta pantalla la componen cinco pestañas:
Datos generales; el registro patronal que se muestra en esta pantalla al inicio de la captura, el
sistema por default lo toma de la pantalla anterior, en caso de tener varios registros patronales,
el primero siempre debe ser de la empresa matriz. Para la captura del segundo registro
patronal deberán dar clic en el icono “nuevo” y el cursor se activa en dicho campo.
Fecha de inicio de actividad: este dato se toma de un documento oficial, es la fecha que la
empresa inicio actividades ante el IMSS.
Contador público; para actualizar este campo deberán accesar al menú principal “Archivo”,
“Contadores públicos” y posteriormente regresar a esta pantalla y dar clic en el icono de editar,
se activan los campos de lado derecho y seleccionar en el puntero el nombres del contador, en
caso de tener información en este campo, cuando accese los Anexos
Zona geográfica; este campo no aplica ya que en los menús que se utilizan, se muestra esta
pantalla de la zona para seleccionar el que aplica a la empresa dictaminada.
Fecha inicio de Auditoria; deberán capturar el año a dictaminar, ejemplo 01/01/200x
Fecha fin de Auditoria; deberán capturar el año a dictaminar, ejemplo 31/12/200x
Fecha de elaboración de dictamen; esta fecha es informativa, cuando accese a los Anexos
IMSS se puede capturar, se refiere al día que entregarían su dictamen.
Actividades principales; este campo es informativo cuando accese a los Anexos IMSS se
puede capturar.
Nota: los campos que tienen asteriscos son obligatorios y se reflejan en el módulo de Anexos
IMSS.
Dirección; en esta pestaña se muestran los datos que se capturaron en la pantalla que se
indica, a partir de la segunda captura si esta empresa tiene una ó más sucursales, se
deberán capturar los datos de la Sucursal, ya que estos datos se mostrarán en los Anexos
IMSS, anexo V hoja 1.
Pantalla para la captura de datos para el Representante Legal:
MANUAL AUDIMSS
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Representante legal; estos datos se reflejan en los Anexos IMSS, en caso de no capturarlos al
inicio, podrá realizar la captura posteriormente para que se actualicen estos datos en los
anexos.
Configuración General; en esta pantalla se registra el formato del número de trabajadores
que se reflejara en el Catálogo de Trabajadores, es decir este puede ser numérico (12345678)
o alfanumérico (AA123456), este dato no se podrá modificar.
Longitud; se refiere a los caracteres que podrán utilizar para el número de trabajador dentro
del Catálogo de trabajadores, este campo no se podrá modificar y la longitud máxima para el
sistema es ocho, se recomienda esta opción de ocho ya que en caso de utilizar menos dígitos
el sistema por default antepone ceros a la izquierda, en caso de utilizar menos dígitos solo
deberán teclear el número de caracteres, ejemplo 4.
MANUAL AUDIMSS
16
Nombre del centro de trabajo; este campo el sistema por default muestra el Registro patronal,
el cual se sugiere no cambiar, esto es para facilitar la búsqueda de información.
Directorio de la base de datos de Audimss; este directorio es muy importante y la ruta la
propone el sistema al momento de dar de alta la empresa, en este momento el usuario que no
este de acuerdo con la ruta, la podrá modificar al dar un clic en el folder amarillo que se
muestra.
4.- MENU ARCHIVO
4.1 .- Empresas
Se vio en el punto anterior 3.1.- Alta empresa y 3.2 Centro de trabajo.
4.2 .- Cerrar Empresa.
Menú, 4. “Archivo”,4.2. “Cerrar empresa” en este submenú se recomienda dar clic para
cerrar la empresa en la que se está trabajando antes de salir del sistema. El objetivo es
cuidar la base de datos, se observa en la parte superior el cambio, ya que no se refleja el
nombre de la empresa.
4.3 .- Cambio de Periodo.
Menú, 4. “Archivo”, 4.3 “Cambio de período”, en esta opción podrán cambiar de periodo
de trabajo, año de trabajo, ya que en el sistema se guarda toda la información y aun
trabajando en un año, podrán consultar la información de años anteriores.
MANUAL AUDIMSS
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También se podrá cambiar de periodo al dar doble clic en la barra vertical que esta de lado
izquierdo, en caso de tener varios registros patronales, dar doble clic en el registro a trabajar,
como lo indica la pantalla arriba.
En el campo de año se teclean los cuatro dígitos del año a trabajar o consultar, en el campo de
periodo se teclea a partir de 1 o 01, esto se refiere al mes, por lo tanto solo son válidos del 01
al 12, al terminar la captura dar clic en aceptar (campo donde esta el símbolo de palomita).
4.4.- Contadores Públicos
Menú 4. “Archivo”,4.4 “Contadores públicos”, en esta pantalla se realizará la captura del
contador que firma el dictamen, para iniciar dar clic en el icono “nuevo” y capturar el número de
registro que le proporciono el IMSS, el número de registro que le proporciono el Infonavit, en
MANUAL AUDIMSS
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caso de no tener esta información del infonavit, teclear cualquier carácter para poder avanzar
con la captura, estos campos solo en esta pantalla se capturan. A partir del campo E-mail,
estos datos se podrán complementar o modificar en el módulo de Anexos IMSS, se recomienda
que en esta pantalla realicen la captura completa.
4.5.- Usuarios
Menú 4.“Archivo”,4.5 “Usuarios”, en esta pantalla podrán definir los parámetros para cada
usuario o bien restringir los menús a cada uno de los usuarios:
Administrador; tiene acceso a todas las opciones del sistema, el sistema por default lleva esta
clave de acceso.
Supervisor; se restringen algunos menús, si no están de acuerdo con estos menús, solo dar
un clic en el cuadro de captura para que se activen los campos, es decir ustedes pueden
decidir a que tiene acceso cada usuario.
Operador; se restringen algunos menús, si no están de acuerdo con estos menús, solo dar un
clic en el cuadro de captura para que se activen los campos, es decir ustedes pueden decidir a
que tiene acceso cada usuario.
En base a esta pantalla, para dar de alta sus usuarios, dar clic en el icono “nuevo”.
Nombre completo; teclear los datos del nombre del usuario.
Usuario; se refiere a la palabra que se mostrará al iniciar en el sistema.
Password; es la clave secreta con la que van a accesar al sistema.
Nivel; dar clic en el puntero y se muestran las tres opciones que lleva el sistema;
administrador, supervisor, operador, para seleccionar una de ellas.
MANUAL AUDIMSS
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Se propone las casillas activadas con la palomita verde, pero ustedes pueden realizar cambios
a cada uno de los menús, con dar clic en las casillas se activan o desactivan.
4.6 .- Configurar Impresión
Menú 4.“Archivo”, 4.6 “Configurar impresora”, en esta pantalla podrán definir la
impresora, el sistema por default toma la que esta asignada como predeterminada y podrán
seleccionar la calidad de la impresión.
4.7.- Utilerías
4.7.1 Exportar Catálogos
Menú 4“Archivo”, 4.7“Utilerías”, en este módulo se muestran algunas ventajas del sistema,
al dar clic estas son las siguientes opciones:
Menú “Archivo”, “Utilerías”, “Exportar Catálogos”, con esta opción se podrá exportar
información del centro de trabajo a formato TXT (la cual podrá visualizar posteriormente en
Excel), en la siguiente pantalla se muestra toda la información que se puede exportar.
MANUAL AUDIMSS
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De lado izquierdo se muestra la lista de los archivos, solo dar doble clic al concepto y este se
pasa a la pantalla de lado derecho ó podrán dar un clic al nombre del archivo y clic a los
botones que se muestran en la parte de en medio (la flecha), para seleccionar todos los
conceptos solo dar doble clic a los botones que se muestran en la parte de en medio (doble
flecha) y las tablas pasan de lado derecho.
Para corregir la selección solo marcar los conceptos que están de lado derecho (previamente
seleccionados para la exportación) y seleccionar los iconos que están a la derecha “Quitar un
solo archivo” ó “Quitar todos los archivos”.
Al terminar la selección de archivos, en la pantalla se muestra en la parte inferior la ruta a
donde el sistema llevará estos archivos, esta ruta no se puede modificar ya que se genera
automáticamente.
C:\AUDIMSSWIN|REG_PATRONALES\NOMBRE DE LA EMPRESA\ REGISTRO
PATRONAL\ArchivosAscii\
Exportar; para iniciar el proceso dar clic en el botón inferior “Exportar” y se muestra el
termómetro de avance del proceso.
Registro de exportación; esta opción es para visualiza en bloc de notas la explicación de los
archivos.
Ver archivos generados; con esta opción muestra la pantalla con la ruta que asigno el
sistema, y se muestra un listado de los archivos exportados, como lo muestra la siguiente
pantalla:
MANUAL AUDIMSS
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Salir, solo dar clic a esta opción para salir de la pantalla.
4.7.2 Importar Catálogos
Menú 4.“Archivo”, 4.7“Utilerías”, 4.7.2 “Importar Catálogos”, con esta opción se podrá
importar información de un centro de trabajo a otro ó bien a otra empresa que tengan las
mismas características, en los Catálogos a trabajar en el sistema, pantalla para importar la
información:
MANUAL AUDIMSS
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Como lo indica la pantalla, se busca la ruta de la empresa donde se exportaron (como ejemplo
le vamos a llamar empresa uno) los archivos en esta pantalla de importación de la empresa
nueva (como ejemplo le vamos a llamar empresa dos).
C:/audimsswin/reg_patronales/empresa uno/registro patronal/archivosAscii
Doble clic en los puntos [..], posteriormente un clic [..], y se muestra el listado de sus empresas
en la parte inferior.
Doble clic en la empresa “uno” y se muestran los Registros Patronales de dicha empresa,
seleccionar el registro patronal de donde se exporto la información.
Seleccionar la carpeta Ascii y se muestra la lista de los archivos que se van a importar, en la
parte central de la pantalla se muestran los iconos con la (s) flechas para importar uno o todos
los archivos, al seleccionar cualquiera de estas dos opciones, el listado de los archivos se
muestra en la pantalla que está en blanco, para corregir la selección de archivos en la parte
central se muestran las opciones quitar un solo archivo o quitar todos los archivos y para
concluir con el proceso dar clic al icono Importar y se muestra el cronometro del proceso. Al
terminar el proceso podrán consultar en el registro de importación el listado de los catálogos
importados.
Para revisar los archivos que se importaron, accesar al menú Catálogos y revisar cada una de
las tablas.
4.7.3 Borrado de Archivos
MANUAL AUDIMSS
23
En este menú se realizan borrados masivos, independientemente de los borrados
individuales que corresponden a cada menú.
Menú 4. “Archivo”, 4.7“Utilerías”,
”Borrado de Archivos”, como lo indica la pantalla arriba, en el sistema se realizan Borrados
Masivos, (es decir el submenú completo) en los submenús; Percepciones, (pueden ser
percepciones Fijas, variables o ambas) Movimientos de nómina, Movimientos de Liquidación,
Dispmag, Catálogo de Trabajadores, estos borrados pueden se por Período es decir por cada
uno de los meses del año o bien por el Ejercicio completo.
Proceso para realizar el Borrado:
Realiza un Respaldo de la información, para esto hay que accesar al menú 4.- “Archivo”, 4.7
“Utilerías”, 4.7.6 “Respaldar Centro Actual”.
Como Borrar Percepciones:
Para este proceso, en la pantalla de lado izquierdo se muestran los submenús a borrar;
seleccionar “Percepciones”, seleccionar la opción del Período si solo es un mes a borrar o Del
Ejercicio si el borrado es por todo el ejercicio, al seleccionar la opción del período de lado
derecho se actualiza la información y se muestra el mes en que accesaron al sistema y si
seleccionan la opción del ejercicio, la pantalla de lado derecho muestra el año que
seleccionaron al accesar al sistema.
Seleccionar tipo de percepción; fijas, variables o ambas, seleccionar la opción dependiendo de
la información que tienen en el sistema.
MANUAL AUDIMSS
24
Se muestra la pantalla con todos los conceptos de percepciones del sistema, podrán
seleccionar una solo percepción o bien todas las percepciones, ejemplo:
Solo se desea seleccionar un concepto, dar clic en el listado de los conceptos al que deseen
borrar, y así se realiza el borrado por cada uno de los conceptos.
Si desea borrar todas las percepciones de nómina, NO seleccionar ningún “Concepto de
Percepción” y dar clic en el icono en forma de cuaderno rojo y el sistema borrará todas
las percepciones.
El siguiente paso es dar clic en el icono rojo que se muestra en forma de cuaderno, esto es
para aceptar la selección, y en la parte inferior de la pantalla se muestra una bitácora del
borrado que realizará el sistema o bien clic en el tache rojo para cancelar la selección (también
podrán salir de la pantalla y se cancela el proceso de borrado).
Si esta seguro del borrado, dar clic en el icono que se muestra en la parte inferior en forma de
lápiz, al finalizar el borrado se muestra una bitácora del borrado que realizo el sistema y en
caso de NO poder realizar el borrado el sistema le mandara el mensaje en la bitácora.
Nota: El borrado de los archivo se deberá realizar en el orden que muestra la pantalla, ya que
en caso de querer borrar primero Catálogo de Trabajadores y el sistema válida que hay
información en los otros módulos, no podrán realizar el borrado del Catálogo de Trabajadores
hasta que se borren los otros módulos relacionados.
Como borrar movimientos de nomina:
Pantalla para el borrado de “Movimientos de Nómina” y Pantalla para el borrado de
“Movimientos de Liquidación” (SUA)
MANUAL AUDIMSS
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Para este proceso, en la pantalla de lado izquierdo se muestran los submenús a borrar;
seleccionar la opción del Período si solo es un mes a borrar o del Ejercicio si el borrado es por
todo el ejercicio, al seleccionar la opción del período de lado derecho se actualiza la
información y se muestra el mes en que accesaron al sistema y si seleccionan la opción del
Ejercicio
, la pantalla de lado derecho muestra el año que seleccionaron al accesar al sistema.
Se muestra la pantalla con todos los movimientos de nómina o liquidación del sistema, y
podrán seleccionar un solo movimiento o bien todos los movimientos, ejemplo:
Solo se desea seleccionar un movimiento, solo dar clic en el listado de los movimientos que
deseen borrar, y así se realiza el borrado por cada uno de los conceptos.
El siguiente paso es dar clic en el icono rojo que se muestra en forma de cuaderno, esto es
para aceptar la selección, y en la parte inferior dela pantalla se muestra una bitácora del
borrado que realizará el sistema o bien clic en el tache rojo para cancelar la selección (también
podrán salir de la pantalla y se cancela el proceso de borrado).
Si desea borrar todos los movimientos de nómina o Liquidación, NO seleccionar ningún
movimiento y dar clic en el icono en forma de cuaderno rojo y el sistema borrará todos
los movimientos.
Si esta seguro del borrado, dar clic en el icono que se muestra en la parte inferior en forma de
lápiz, al finalizar el borrado se muestra una bitácora del borrado que realizo el sistema y en
caso de NO poder realizar el borrado el sistema le mandara el mensaje en la bitácora.
MANUAL AUDIMSS
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Nota: El borrado de los archivo se deberá realizar en el orden que muestra la pantalla, ya que
en caso de querer borrar primero Catálogo de Trabajadores y el sistema válida que hay
información en los otros módulos, no podrán realizar el borrado del Catálogo de Trabajadores
hasta que se borren los otros módulos relacionados.
Como borrar “DISPMAG”
Para este proceso, en la pantalla de lado izquierdo se muestran los submenús a borrar;
seleccionar la opción del Período si solo es un mes a borrar o del Ejercicio si el borrado es por
todo el ejercicio, al seleccionar la opción del período de lado derecho se actualiza la
información y se muestra el mes en que accesaron al sistema y si seleccionan la opción del
Ejercicio, la pantalla de lado derecho muestra el año que seleccionaron al accesar al sistema.
Se muestra la pantalla con los tres tipos de movimientos afiliatorios, y podrán seleccionar un
solo movimiento o bien todos los movimientos, ejemplo:
Solo se desea seleccionar un movimiento, solo dar clic en el tipo de movimiento que deseen
borrar, y así se realiza el borrado por cada uno de los conceptos.
El siguiente paso es dar clic en el icono rojo que se muestra en forma de cuaderno, esto es
para aceptar la selección, y en la parte inferior dela pantalla se muestra una bitácora del
borrado que realizará el sistema o bien clic en el tache rojo para cancelar la selección (también
podrán salir de la pantalla y se cancela el proceso de borrado).
Si desea borrar todos los movimientos de DISPMAG, seleccionar la opción “Todos” y dar clic
en el icono en forma de cuaderno rojo y el sistema borrará todos los movimientos.
MANUAL AUDIMSS
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Si esta seguro del borrado, dar clic en el icono que se muestra en la parte inferior en forma de
lápiz, al finalizar el borrado se muestra una bitácora del borrado que realizo el sistema y en
caso de NO poder realizar el borrado el sistema le mandara el mensaje en la bitácora.
Nota: El borrado de los archivo se deberá realizar en el orden que muestra la pantalla, ya que
en caso de querer borrar primero Catálogo de Trabajadores y el sistema válida que hay
información en los otros módulos, no podrán realizar el borrado del Catálogo de Trabajadores
hasta que se borren los otros módulos relacionados.
Como borrar “Catálogo de Trabajadores”
Para este proceso, en la pantalla de lado izquierdo se muestran los submenús a borrar;
seleccionar la opción “Del Período” y, al seleccionar la opción de lado derecho se actualiza la
información y se muestra el mes en que accesaron al sistema.
Se muestra la pantalla con todos los filtros a seleccionar, y podrán seleccionar un solo filtro o
bien todos los filtros, ejemplo:
Si solo desea seleccionar un filtro, solo dar clic en el puntero de los filtros que deseen borrar,
así como lo muestra la pantalla.
El siguiente paso es dar clic en el icono rojo que se muestra en forma de cuaderno, esto es
para aceptar la selección, y en la parte inferior de la pantalla se muestra una bitácora del
borrado que realizará el sistema o bien clic en el tache rojo para cancelar la selección (también
podrán salir de la pantalla y se cancela el proceso de borrado).
MANUAL AUDIMSS
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Si desea borrar todos los movimientos de DISPMAG, seleccionar la opción “Todos” y dar clic
en el icono en forma de cuaderno rojo y el sistema borrará todos los movimientos.
Si esta seguro del borrado, dar clic en el icono que se muestra en la parte inferior en forma de
lápiz, al finalizar el borrado se muestra una bitácora del borrado que realizo el sistema y en
caso de NO poder realizar el borrado el sistema le mandara el mensaje en la bitácora.
Nota: El borrado de los archivo se deberá realizar en el orden que muestra la pantalla, ya que
en caso de querer borrar primero Catálogo de Trabajadores y el sistema válida que hay
información en los otros módulos, no podrán realizar el borrado del Catálogo de Trabajadores
hasta que se borren los otros módulos relacionados.
Al realizar un borrado masivo, es muy importante que se complemente con el proceso de
“Depuración de Archivo”, esto es en el Menú Archivo, 4.7 Utilerías, al realizar este proceso del
sistema, evitarán que en la base de datos quede basura, y genere el sistema algún error al
realizar los recalculos.
4.7.4 Depuración de Archivos
Para accesar es en el Menú Archivo, Utilerías, al realizar este proceso del sistema, evitarán
que en la base de datos quede basura, y genere el sistema algún error al realizar los
recálcalos.
Este proceso elimina todos los registros de las tablas que no tengan relación.
Cuando debo realizar este proceso:
Después de realizar un borrado masivo (como se vio en el punto 4.7.3 Borrar archivos)
Después que el sistema le genere algún error, ya sea por motivo de falla eléctrica o
accidentalmente apague su equipo de cómputo.
Al concluir la auditoria, antes de realizar el llenado de los Anexos IMSS.
MANUAL AUDIMSS
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4.7.5 Proceso para “Variables de Audimss”
En este submenú se muestran las claves que se podrán utilizar en el menú 8.-“Catálogos”, 8.9
“Percepciones” para definir los criterios de las formulas, para la integración del Salario.
Esta pantalla es informativa, de lado derecho se muestra la columna “clave” que puede ser de
hasta cinco caracteres y al finalizar se agregan los paréntesis, la descripción es el nombre de
los conceptos que se utilizan en el sistema.
En caso de requerir una nueva clave o para dar de alta una nueva clave, deberán llamar a
soporte técnico y explicar su necesidad, para que se desarrolle dicha función y se agregue a su
sistema.
4.7.6 Proceso para “Respaldar Centro Actual”
Al iniciar por primera vez la computadora emite un mensaje “Debe realizar un respaldo de su
información”.
MANUAL AUDIMSS
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El objetivo es recordarle al usuario final que debe respaldar su información día con día, no
afecta nada en el sistema si realizan más de un respaldo al día, el usuario decide en que
momento realiza sus respaldos.
Para accesar es menú 4.-“Archivo”, 4.7.- “Utilerías”, 4.7.6 “Respaldo Centro Actual”.
MANUAL AUDIMSS
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La pantalla muestra un listado de archivos de lado izquierdo, donde se muestra las tablas de
Audimss, Bytes, números de registros; para realizar el respaldo NO se pueden seleccionar
archivos, el respaldo se realiza por cada Centro de Trabajo es decir por cada Registro
Patronal.
La ruta para el respaldo siempre será la unidad “C”, aún cuando su equipo de computo
muestre unas unidades, el respaldo se realizará en “C” ;al dar clic o doble clic en la pantalla
que se muestra de lado derecho, posteriormente en la parte inferior se activa el cursor, esto es
para indicar la ruta donde se realizará el respaldo.
Para indicar la ruta del respaldo, dar clic en el folder amarillo que se muestra en la parte inferior
de la pantalla y posteriormente se muestra otra pantalla; con la lista de carpetas esto es para
seleccionar la carpeta del respaldo si ya existe solo dar clic en la carpeta y clic en el botón de
aceptar; en caso de no existir la carpeta, dar clic en el botón de Crear nueva carpeta, e indicar
con el cursor donde van a generar la nueva carpeta de respaldo, al terminar de teclear el
nombre de la carpeta dar clic en “aceptar” para que se quede guardada la carpeta, de lo
contrario no se gravará la ruta.
Para finalizar el proceso de respaldo dar clic en el icono que tiene la flecha (esta a un lado del
folder amarillo), se inicia el proceso del respaldo y termina el proceso al pasar el cronometro y
se emite el mensaje “El respaldo se ha generado con éxito, es importante que no
modifique el nombre del archivo del respaldo generado”.
El nombre del archivo lo genera el sistema, para esto considera los once dígitos del Registro
Patronal, año, mes, día, hora incluyendo los segundos del momento en que se realiza el
respaldo, así como lo muestra la figura:
MANUAL AUDIMSS
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Nota: el respaldo se realiza por cada Registro Patronal, por lo tanto es importante comentarles
que si tienen una empresa con Varios Registros Patronales, se pueden realizar las auditorias
en varias máquinas es decir un registro patronal por cada máquina y al concluir este trabajo,
se podrán realizar los respaldos de dichas máquinas y al final dejar toda la información en una
sola computadora, esto es para poder preparar el cuadernillo del dictamen.
4.7.7 Proceso para Recuperación de Respaldo:
Para accesar es menú 4. “Archivo”,4.7 “Utilerías”, 4.7.7“Recuperar centro actual”.
Con este proceso se podrá pasar la información de un equipo de cómputo a otro, o bien; si su
sistema genera algún error que indique la Base dañada, al bajar su respaldo anterior al error,
se recupera la información a la fecha en que se realizó el respaldo.
En la primera pantalla; deberán seleccionar la ruta donde esta el respaldo de su información, al
dar un clic en el folder amarillo se muestra la ruta, solo seleccione la carpeta donde genero su
respaldo y se muestra el archivo con el Registro Patronal.
MANUAL AUDIMSS
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Se recomienda al término de este proceso:
Accesar al menú 4.- “Archivo”, 4.7.- “Utilería” 4.7.4.- “Depuración de archivos”
seleccionando las tres opciones que se muestran.
En la barra de accesos rápido, la última opción “Generación de índices” o en el menú
principal, submenú 11.- “Procesos” seleccionar la opción 11.1.- “Generación de
índices”.
Se muestra otra pantalla, dar clic en la opción aceptar para que inicie el proceso “Generación
de índices”, la otra opción para iniciar el proceso es dar clic en la barra y seleccionar el icono
que muestra esta pantalla (figura de tres colores).
4.8 Configuración del Sistema
4.8.1.- Serie
Para accesar menú 4.- “Archivo”, 4.8.- “Configuración del sistema”, 4.8.1.- “Serie”.
Esta pantalla muestra el código de Serie de su producto.
MANUAL AUDIMSS
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Serie: este dato se lo proporcionó el distribuidor autorizado, se genera en base a sus datos
como cliente, son veinte caracteres, es importante teclear mayúsculas o minúsculas.
Al dar clic en el icono “Aceptar” se activa el dato de “Código de Sitio”.
Teclear el RFC; para persona moral; tres letras (y dejar un espacio), persona física; cuatro
letras, seis campos numéricos y tres campos alfanuméricos.
Licencia, teclear treinta caracteres que le proporciona Audimss.
Para consultar esta pantalla solo muestra el número de Serie.
4.8.2 Inhabilitar
Para accesar menú 4.- “Archivo”, 4.8.- “Configuración del sistema”, 4.8.2.- “Inhabilitar”,
esta opción es para aquellos usuarios que tienen la necesidad de pasar su código de activación
de un primer equipo de computo a un segundo, por lo tanto en el primer equipo de computo se
inhabilita AUDIMSS, esto previa autorización de su distribuidor.
4.9. Cerrar sesión
Para accesar menú 4.- “Archivo”, 4.9“Cerrar Sesión”.
Con esta opción podrá salir del sistema con su clave de usuario y se activa la pantalla de inicio,
para teclear la nueva clave de acceso al sistema.
MANUAL AUDIMSS
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4.10 Salir
Para accesar menú 4.- “Archivo”, 4.10.- “Salir”.
Esta es la forma correcta para salir del sistema, Audimss emite un mensaje “Esta seguro de
salir de AUDIMSS para Windows?
Seleccionar la opción “aceptar”.
5.- MENU EDICION
En este menú se comentan las opciones que se podrán utilizar dentro del sistema;
5.1.-Copiar Ctrl + C
Con esta opción podrán copiar información de los Catálogos, información de las pantallas de Importación.
5.2.- Cortar Ctrl + X
Con esta opción podrán cortar información de los Catálogos, información de las pantallas de Importación.
5.3.- Pegar Ctrl + V
Con esta opción podrán pegar información de los Catálogos, información de las pantallas de Importación.
6.- MENU VER
6.1 Barra de Acceso
En este menú solo hay una opción “Ver”, esto es cuando NO se visualiza la barra de acceso rápido.
MANUAL AUDIMSS
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7.- MENU INFORMACION
7.1.-Cuestionario Inicial
Para iniciar la Auditoria en AUDIMSS se recomienda; aplicar la evaluación del Control Interno por medio de “Cuestionario Inicial” y “Programa de Trabajo”.
Pantalla de Cuestionario Inicial y Programa de Trabajo
Para iniciar en este módulo el sistema muestra ejemplos de los “Temas” de la auditoria, de lado derecho se muestra un puntero donde se despliegan los temas y un icono “nuevo”, esto es para seleccionar el tema a contestar o bien agregar los temas que consideren necesarios, esto es en base al giro de la empresa que están revisando.
La pantalla muestra en la parte superior los iconos para dar de alta, gravar, editar, eliminar, deshacer e imprimir, las preguntas del Tema seleccionado
Proceso para dar de alta un tema:
Dar clic en el icono “nuevo” y se muestra la siguiente pantalla; la barra de iconos que se muestra es para dar de “alta” un tema y este se agregue al sistema, el segundo icono es para “guardar”. El tercer icono “editar” es para modificar algún tema, el cuarto icono es para “eliminar” algún tema, la siguiente opción es “deshacer”, para deshacer la última captura, el último icono es para mandar a impresión, en esta pantalla no aplica.
Proceso para dar de alta una pregunta:
MANUAL AUDIMSS
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Llenado del Cuestionario Inicial y Plan de Trabajo:
Primero selecione su tema, posteriormente seleccionar con el cursor la última pregunta, esto está de lado izquierdo de su pantalla, dar clic en el primer icono “nuevo” y el cursor se indica en el campo “descripción”, iniciar la captura en el campo Número, posteriromente en Descripción teclear la pregunta se sugiere sea con mayúsculas.
Al concluir la captura dar clic en el segundo icono “guardar” y podrán continuar con la captura.
Para contesta las preguntas que se muestran en la pantalla, dar clic en el tercer icono “editar” y de lado derecho se activa la pantalla de Respuesta, se inicia la captura en el recuadro blanco, es un campo de texto extenso, al concluir la captura dar clic en el segundo icono “guardar”
Para realizar cambios a las preguntas o respuesta, solo indicar con el cursor la pregunta y posteriorme dar clic en el tercer icono “editar”, realizar el cambio y dar clic en el segundo icono “guardar”.
Para eliminar alguna pregunta, previamente seleccionar dicho tema y pregunta, indicandolo con el cursor y dar clic en el icono “eliminar”.
El quinto icono quinto es para deshacer la captura o cambio efectuado, es decir cancela el último movimiento.
El último icono es “impresora” con esta opción se manda el reporte a impresión y se muestra una pantalla indicando vista previa del reporte, impresora o MS office.
Vista previa; esta opción envía el reporte en el formato de AUDIMSS por patalla.
MANUAL AUDIMSS
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Impresora; manda el reporte directamente aimpresión no se visualiza por pantalla.
MS office; con esta opción el reposte se exporta a Word, si su equipo tiene office anterior a 2007, sale una pantalla indicando un error, solo dar clic en aceptar en la pantalla que se muestra y el reporte se visualiza.
Este papel de trabajo que se muestra en word se podrá personalizar, ya que podrá insertar el logo del despacho y darle formato a dicho reporte.
8.- MENU CATALOGOS
8.1.- Tablas
Se recomienda realizar el llenado de todos los Catálogos antes de accesar al menú “Auditoria” ya que las claves que se consideran es este menú del sistema, se relacionan con todos los archivos de las nominas que se importarán más adelante.
En esta pantalla se muestran todos los “Catalogos” y las “Tablas”.
MANUAL AUDIMSS
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8.1.1.- Ocupaciones y Oficios
En este submenu 8. “Tablas”,8.1.1 “Ocupaciones y Oficios”, se muestran dos columnas; clave y descipción, en la clave solo se permiten cuatro caracteres y estos pueden ser númericos y alfanumericos, en el campo de descripción la infomación que se debe capturar es; las ocupaciones o los oficios que las empresas tienen registrados en el Seguros Social, es decir es la información que se reflejo en los aviso afiliatorios.
Audimss muestra esta pantalla con ejemplo, para eliminar los ejemplos que muestra el sistema solo dar clic a una clave y postriormente clic en el icono cuatro “eliminar” si no ha realizado captura con estos datos se podrá eliminar dicha ocupación, de lo contrario no se podrá hasta que elimine al trabajador que esta relacionando con esta clave.
Formas de alimentar estas tablas:
MANUAL AUDIMSS
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Manual: con el primer icono “nuevo” se activa la pantalla y de lado derecho se realiza la captura de Clave y Descripción, para guardar la información dar clic en el segundo icono, si desean realizar cambios a la descripción dar clic en el tercer icono “editar” y el campo clave NO se puede modificar, por lo tanto si desea modificar la clave, tendrán que eliminar el movimiento.
Importación por medio de un archivo en Excel; el cual debe ser un archivo de dos columnas, clave (puede ser alfanumérica) y descripción.
Ver menú 9.1.3 Importación de nómina para importar este archivo en formato de Excel.
Este campo se reflejará en el módulo de Anexos IMSS en el anexo V hoja II, por lo tanto se recomienda realizar la captura o importación.
Nota: ver menú 9.- Auditoria, 9.2.Nomina, 9.2.3.- Importación Nomina y 13.-Preparando archivos de Excel para nomina, 13.1 Ocupaciones y oficios.
8.1.2.- Departamentos.
En este submenu de 8.1“Tablas”, 8.1.2“Departamentos”, se muestran dos columnas; clave y descipción, en la clave solo se permiten cuatro caracteres y estos pueden ser númericos y alfanumericos, en el campo de descripción, la infomación que se debe capturar es; en base a la clasificiación que tenga la empresa por secciones o deprtamentos, en caso de no tener esa clasificación, al momento de Importar el archivo de Trabajadores le puede asignar uno de los ejemplos que le muestra el sistema ya que este dato NO se refleja en la documentación de los Anexos IMSS
Audimss muestra esta pantalla con los ejemplo, para eliminar los ejemplos solo dar clic a una clave y posteriormente clic en el icono cuatro “eliminar” si no ha realizado captura con estos datos se podrá eliminar dicho Departamento, de lo contrario no se podrá hasta que elimine al trabajador que esta relacionando con esta clave.
Formas de alimentar estas tablas:
MANUAL AUDIMSS
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Manual: con el primer icono “nuevo” se activa la pantalla y de lado derecho se realiza la captura de Clave y descripción, para guardar la información dar clic en el segundo icono, si desean realizar cambios a la descripción dar clic en el tercer icono “editar” y el campo clave NO se puede modificar, por lo tanto si desea modificar la clave, tendrán que eliminar el movimiento.
Importación por medio de un archivo en Excel; el cual debe ser un archivo de dos columnas, clave (puede ser alfanumérica) y descripción.
Nota: ver menú 9.- Auditoria, 9.2.Nomina, 9.2.3.- Importación Nomina y 13.-Preparando archivos de Excel para nomina, 13.2 Departamentos.
8.1.3.- Categorias.
En este submenu de 8.1“Tablas”,8.1.3 “Categorias”, se muestran dos columnas; clave y descipción, en la clave solo se permiten cuatro caracteres y estos pueden ser númericos y alfanumericos, en el campo de descripción, la infomación que se debe capturar es; en base a la clasificiación que tenga la empresa para las prestaciones que se indican en el Contrato Colectivo, en caso de no tener esa clasificación, al momento de Importar el archivo de Trabajadores le puede asignar uno de los ejemplos que le muestra el sistema, puede ser Confianza o Sindicalizado principalmente si ho hay contrato dentro de la empresa.
Esta tabla es muy importante por que se relacionará con el llenado del Anexo III para la “Preuba Muestra”, ya que se podrá dar por cada una de las “Categorias” que se registrran en esta tabla.
Esta tabla se relaciona con la tabla de “Factor Fijo” dentro del mismo menú.
Audimss muestra esta pantalla con los ejemplo, para eliminar los ejemplos solo dar clic a una clave y postriormente clic en el icono cuatro “eliminar” si no ha realizado captura con estos datos se podrá eliminar dicha Categoría, de lo contrario no se podrá hasta que elimine al trabajador que esta relacionando con esta clave.
Formas de alimentar estas tablas:
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Manual: con el primer icono “nuevo” se activa la pantalla y de lado derecho se realiza la captura de Clave y descripción, para guardar la información dar clic en el segundo icono, si desean realizar cambios a la descripción dar clic en el tercer icono “editar” y el campo clave NO se puede modificar, por lo tanto si desea modificar la clave, tendrán que eliminar el movimiento.
8.1.4.- Turnos
En este submenu de 8.1“Tablas”, 8.1.4 “Turnos”, se muestran tres columnas; clave,
descipción,horas por turno, en la clave solo se permiten cuatro caracteres y estos pueden ser
númericos y alfanumericos, en el campo de descripción y horas por turno, la infomación que
se debe capturar es; en base a las horas por cada turno que tenga la empresa que se indican
en el Contrato Colectivo, en caso de no tener esa clasificación, al momento de Importar el
archivo de Trabajadores le puede asignar uno de los ejemplos que le muestra el sistema,
puede ser Confianza o Sindicalizado principalmente si ho hay contrato dentro de la empresa.
Audimss muestra esta pantalla con los ejemplo, para eliminar los ejemplos solo dar clic a una clave y postriormente clic en el icono cuatro “eliminar” si no ha realizado captura con estos datos se podrá eliminar dicha Categoría, de lo contrario no se podrá hasta que elimine al trabajador que esta relacionando con esta clave.
Formas de alimentar estas tablas:
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Manual: con el primer icono “nuevo” se activa la pantalla y de lado derecho se realiza la captura de Clave y descripción, para guardar la información dar clic en el segundo icono, si desean realizar cambios a la descripción dar clic en el tercer icono “editar” y el campo clave NO se puede modificar, por lo tanto si desea modificar la clave, tendrán que eliminar el movimiento.
Nota: este dato se utilizará para determinar el costo por hora en caso que la empresa otorgue
esta prestación como Horas Extras y audimss necesite determinar el Tope de horas extras
exentas para la integración de salarios.
8.1.5.- Movimientos
8.1.6.- Tipos de Nomina
8.1.7.- Tipo de Trabajador
8.1.8.- Tipo de Salario
8.1.9.- Tipo de Jornada
8.1.10.- Tipo de Descuento (infonavit)
8.1.11.- Causas de Baja
A partir de la tabla 8.1.5 a la 8.1.11 son compatibles con el Sistema Unico de
Autodeterminación (SUA) por lo tanto NO se podrán modificar, agregar, eliminar los datos.
Como se ve en la pantalla “Tipo de Jornada”, solo hay dos iconos; impresora y salir.
MANUAL AUDIMSS
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Estas tablas se tomaran como base para preparar los archivos en Excel, en el archivo
“Catalogo de Trabajadores” se deben relacionar con la columna “clave”.
8.1.10.- Tipos de Descuento.
Para las empresas que se realizará dictamen para efectos del INFONAVIT, estos datos son los
únicos que se podrán utilizar para preparar los archivos de Excel o cuando realicen la captura
manual en el menú 8.2.- Catálogo Trabajadores.
1) Porcentaje, este campo se refiere al crédito del INFONAVIT , ejemplo 25% y solo se captura
el 25.
2) Cuota Fija Monetaria; se refiere a la cantidad que se otorga mensualmente al INFONAVIT.
3) Veces Fija Salario Mínimo del DF; se refiere a la cantidad de veces en salario que se tiene
que pagar al INFONAVIT.
4) Suspensión de Descuento; con esta opción se suspende el cálculo del Crédito del Infonavit,
es decir que el trabajador sigue activo en la empresa, pero ya termino de pagar su crédito.
MANUAL AUDIMSS
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Estos datos los toma el sistema para el dictamen del INFONAVIT, por lo tanto, si no van a
presentar este dictamen, estos datos NO son necesarios o bien serán informativos.
Cabe mencionara que esta información puede ser diferente para cada bimestre.
8.2.- Trabajadores.
Para el llenado de este submenú, de “Trabajadores” hay tres opciones:
a) El llenado puede ser por medio de la importación de archivo; es decir con la
información de la nómina.
Nota: ver menú 9.- Auditoria, 9.2.Nomina, 9.2.3.- Importación Nomina y Manual Preparando archivos de Excel para Nomina, Catálogo de Trabajadores.
b) El llenado puede ser al leer el disco de “pago” del SUA, para esta opción deberá tener
el disco con el que la empres realizó el pago de las cuotas al IMSS por cada uno de los
meses, cabe mencionar que no leemos los Respaldo del SUA.
Nota: ver menú 9.- Auditoria, 9.1.Liquidación, 9.1.3.- Importación disco SUA.
c) El llenado puede ser en forma manual, esto es, solo si son trabajadores que no estén
registrados en las nominas de la empresa, que no estén en el disco de pago del SUA,
es decir pueden ser personas que están por honorarios, o son pagos a personas
físicas, que el auditor considera que hay relación laboral y deben ser trabajadores.
MANUAL AUDIMSS
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INFORMACION QUE SE REQUIERE PARA TRABAJAR EN ESTE MENU DE
TRABAJADORES:
Los datos que debe contener el archivo de Excel son los siguientes y estos deben ser con
letras mayúsculas:
NOTA: NO importa el orden de las columnas del archivo, ya que al importar los archivos se
define cada una de las columnas y esta quedan gravadas, cuando se importa por segunda vez
un archivo no se tienen que asignar las letras de las columnas, al menos que cambien las
columnas del archivo.
PANTALLA PRINCIPAL Y PESTAÑA IMSS:
Número de trabajador; en esta columna se refleja el número de la nómina, este puede ser
numérico o alfanumérico, máximo ocho caracteres es lo que permite AUDIMSS, para aquellas
empresas que tienen asignados menos de ocho caracteres, solo se utilizan los que traen y el
sistema les agrega en forma automática los ceros a la izquierda para poder tener los ocho
caracteres, este campo se activa o asigna en 4.- Archivo, 4.1.- Empresas, “Configuración”,
cuando se da de alta la empresa.
Apellido paterno; en esta columna va el apellido paterno del trabajador, no debe tener
caracteres raros como punto, no van abreviaturas, ni espacios en el nombre (solo si son
apellidos compuestos aplica el espacio), debe ser con mayúsculas.
MANUAL AUDIMSS
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Apellido materno; en esta columna va el apellido materno del trabajador, no debe tener
caracteres raros como punto, no van abreviaturas, ni espacios en el nombre (solo si son
apellidos compuestos aplica el espacio), debe ser con mayúsculas.
Nombre (s); en esta columna va el nombre (s) del trabajador, no debe tener caracteres raros
como punto, no van abreviados, ni espacios en el nombre (solo si son dos nombres aplica el
espacio), debe ser con mayúsculas.
Cabe mencionar que estos datos se reflejaran en el pago de diferencias y los avisos afiliatorios
del DISPMAG o IDSE.
Fecha de alta de nómina; en este campo deberá ser la fecha en que se registro el trabajador
en la empresa, este dato es muy importante para determinar la antigüedad del trabajador año
con año y para hacer el comparativo con la información de las liquidaciones del SUA del año
que se esta dictaminando, el formato debe ser día, mes y año para el archivo, ejemplo
31/01/2010.
Fecha de alta de Liquidación; esta fecha es informativa, es decir para los años anteriores al
que se esta dictaminando, ya que la fecha del ejercicio que se esta dictaminando se utiliza para
comparar las fechas de alta de nomina y determinar diferencias, el formato debe ser día, mes
y año para el archivo, ejemplo 31/01/2010.
Cuota diaria; este dato es muy importante, debe ser el salario diario y este se toma de la
primera nómina del ejercicio a dictaminar, para los trabajadores que se dan de alta, el dato se
toma de la primera nomina donde esta el trabajador, este dato NO se modificará cuando el
trabajador tenga un incremento al salario ya que estos cambios se reflejan en las nominas por
medio de Modificación de Salarios, esta columna no debe traer caracteres, y el formato debe
ser numérico con dos decímales.
Sexo; se refiere a Femenino (F) o Masculino (M), para esta columna solo debe ser la clave “F”
o “M”, es decir si la nomina de la empresa tiene otras claves como “0”, “1”, se tendrá que
hacer el cambio a las claves de AUDIMSS, al preparar el archivo de Excel “Catálogo de
Trabajadores”.
Tipo de nómina; este campo se refiere a los procesos de las nominas que puede ser
quincenales, semanales, catorcenales, mensuales. Este dato se utilizará más adelante en el
menú “Catálogos”, “Tablas” para calcular los Días Pagados de Nomina y para dividir las
Percepciones Fijas o Percepciones Variables.
Pensionado; se refiere a la situación de los trabajadores, ya que si tienen algún tipo de
pensión estas puede ser; Pensionado en Invalidez y vida, Pensionado en Cesantía y vejez.
Este dato es muy importante ya que nos afectara en el cálculo de cada una de las ramas del
IMSS.
Número de seguridad social; este dato en nuestra llave, ya que en AUDIMSS se relaciona
toda la información con este dato, por lo tanto debe ser a once caracteres, en caso contrario si
usted importa este archivo de Excel, este trabajador no se puede importar por que no esta
completo el Número de Seguridad Social.
RFC; este dato es importante, puede ser a diez caracteres o trece, los cuatro primero son en
base al nombre y los otros seis se refieren a la fecha de nacimiento.
CURP; este dato es importante, puede ser a dieciocho caracteres.
Tipo de trabajador; este dato se refiere a permanente (1), eventual (2), eventual de la
construcción (3), las claves son las que indica el SUA, estos datos son necesarios ya que se
van a reflejar en los avisos Afiliatorios (DIPMAG o IDSE).
MANUAL AUDIMSS
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Ver menú 8.- Catálogos, 8.1.- Tablas, 8.1.7.- Tipo de trabajador
Jornada o semana reducida; se refiere a las horas trabajadas o días de la semana; semana
completa (0), un día que labora (1), dos días que labora (2), tres días que labora (3), cuatro
días que labora (4), cinco días que labora (5), menor ocho horas por jornada (6).
Ver menú 8.- Catálogos, 8.1.- Tablas, 8.1.9.- Tipo de Jornada
Ocupación; este campo se refiere a la clasificación de los trabajadores es oficio u ocupación
dentro de la empresa, este dato se toma del aviso afiliatorio que presentaron cuando generaron
el alta de este trabajador ante el IMSS, este campo es muy importante por que se utilizará para
el llenado de Anexos IMSS, anexo V hoja II.
Ver menú 8.- Catálogos, 8.1.- Tablas, 8.1.1.- Ocupaciones y Oficios
Tipo de salario; este dato depende de la nomina o forma de pago; fijo (0), variable (1), mixto
(2), esto es importante ya que se refleja en los avisos Afiliatorios (DISPMAG o IDSE).
Ver menú 8.- Catálogos, 8.1.- Tablas, 8.1.8.- Tipo de Salario
Departamento; este dato es informativo para clasificar sus papeles de trabajo, en caso de no
tener esta clasificación no importa, le podrán asignar algún departamento de los que el
sistema muestra.
Ver menú 8.- Catálogos, 8.1.- Tablas, 8.1.2.- Departamentos
UMF; Unidad de Medicina Familiar, este dato no es necesario asignarlo en este archivo, ya que
solo se utilizará si el sistema determina Diferencias en “Días” y el motivo de estas es por fechas
de alta o reingresos, al terminar la Auditoria podrán accesar a este módulo de “Trabajadores” y
solo capturar este campo de dichos trabajadores. De esta forma el campo de UMF se reflejará
en los avisos afiliatorios del DISPMAG o IDSE.
PESTAÑA AMORTIZACION NOMINA
MANUAL AUDIMSS
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Estos datos aplican si se realiza Dictamen o Revisión del INFONAVIT:
Número de crédito INFONAVIT; este dato es a diez posiciones y debe estar completo, de lo
contrario no se importa estos datos, se refiere al número que le proporciono el infonavit al
otorgarle el crédito.
Tipo de crédito;
1 Porcentaje, este campo se refiere al crédito del INFONAVIT , ejemplo 25.
2 Cuota Fija Monetaria; se refiere a la cantidad que se otorga mensualmente al INFONAVIT.
3 Veces Fija Salario Mínimo del DF; se refiere a la cantidad de veces en salario que se tiene
que pagar al INFONAVIT.
4 Suspensión de Descuento; con esta opción se suspende el cálculo del Crédito del Infonavit,
es decir que el trabajador sigue activo en la empresa, pero ya termino de pagar su crédito.
Valor del crédito; si es (1), ejemplo 25%, opción (2) ejemplo 100.00, opción (3) ejemplo 18.50,
opción (4) no aplica valor.
Fecha inicio descuento: en el ejercicio dictaminado; esto dato es el día que inicia el descuento
en la empresa que se está dictaminando y por el periodo dictaminado, para los trabajadores
que traen el crédito de ejercicios anteriores al dictaminado, le fecha deberá ser 01/01/xxxx del
año que se esta dictaminando.
Ejemplo: si se dictamina 2010 y es un trabajador que esta dado de alta en la empresa a partir
de 2009 y ya trae su crédito del infonavit, la fecha que va en este campo es 01/01/2010. Si se
dictamina 2010 y es un trabajador que se da de alta el 10/01/2010 y le otorgan su crédito el
01/03/2010 esta misma fecha será la que va en este campo.
Ver menú 8.- Catálogos, 8.1.- Tablas, 8.1.10.- Tipo de descuentos
Nota: las fechas se consideran en el año que se está dictaminando por que de lo contrario al
exportar esta información para el SUA, el archivo de Trabajadores y Movimientos no las
reconoce el SUA.
PESTAÑA AMORTIZACION LIQUIDACION:
En esta pestaña se reflejan los datos de los créditos del Infonavit que la empresa pago en el
disco del SUA, estos se podrán modificar en caso de ser necesarios.
PESTAÑA AFILIACION:
En estos campos se captura la información adicional de los trabajadores para los avisos
afiliatorios, realmente ya no aplica, ya que los avisos derivados de las diferencias por auditoria
se entregan en dispositivos magnéticos.
PREPARANDO ARCHIVOS DE EXCEL PARA NOMINA
Ejemplo del archivo en Excel el cual debe ser con mayúsculas y respetar los formatos:
MANUAL AUDIMSS
50
Columna
Número de trabajador
Apellido paterno
Apellido materno
Nombre (s);
Fecha de alta de nómina
Fecha de alta de Liquidación
Cuota diaria
Tipo de nómina
Pensionado
Número de seguridad social
RFC
CURP
Tipo de trabajador
Jornada o semana reducida
Ocupación
Tipo de salario
Departamento
UMF
Número de crédito
INFONAVIT
Tipo de crédito
Valor del crédito
Fecha inicio descuento
Ejemplo
00000001
MORALES
BADILLO
MARIA DE LOURDES
01/01/2009
10/01/2009
1885.55
S, Q, D,M
0, 1, 2, 3 (1)
01237015155
MOBL010170AS1
MOBL010170MGRLBR08
1, 2, 3. (1)
0,1,2,3,4,5,6. (1)
AAAA ó AA11
0, 1, 2. (1)
AAAA ó AA11
000
0123456789
1, 2, 3, 4. (1)
%, $,cvsmg (1)
01/01/2009
Formato
Texto
Texto
Texto
Texto
Fecha o Texto
Fecha o texto
Numérico o texto
Texto (1 carácter)
Texto (1caracter)
Texto (11 caracteres)
Texto (10 o 13 caracteres)
Texto (18 caracteres)
Texto (1 carácter)
Texto (1 carácter)
Texto (1 a 4 caracteres)
Texto (1 carácter)
Texto (1 a 4 caracteres)
Texto (3 caracteres)
Texto (10 caracteres
Texto (1 carácter)
Texto (1 a 8 caracteres)
Fecha o Texto
MANUAL AUDIMSS
51
(1) Son las opciones que se consideran en AUDIMSS solo podrán seleccionar una en cada
columna.
Es muy importante tomar en cuentas estos formatos para prepara los archivos en Excel.
8.3.- Salarios Mínimos
Esta tabla muestra los salarios mínimos anteriores y el vigente, este se captura en base al
ejercicio que se va a dictaminar.
Para actualizar dicho catálogo dar clic en el primer icono “nuevo” y se activan lo campos de
lado derecho como fecha de inicio, en este campo se captura la fecha en que inicia el nuevo
salario, hasta ahora estos cambios se han registrado el día 1° de Enero.
Zona A, B. C, se tienen que actualizar los tres campos no importa la zona donde este ubicada
la empresa.
Nota: estos datos podrán modificarse y si ya existe información con este dato solo se recalcula
nuevamente la nomina para que se actualicen los datos.
8.4.- Tope salaria Mensual/bimestral
Esta Tabla muestra los Topes en salarios, se refiere a los salarios máximos para cotizar ante el
IMSS y las Cuotas de cada una de las ramas del Seguro Social.
MANUAL AUDIMSS
52
De lado izquierdo se muestra el listado de los periodos, hasta 2007 se realizaban dos capturas
una al inicio de año que es Enero y la segunda en Julio, ya que se modificaban los Topes
Salariales y en Julio se modificaban algunas cuotas respectivamente. A partir de 2008 solo se
realiza una captura, ya que los topes salariales y las cuotas son iguales para todo el año.
Para iniciar la captura dar clic en el primer icono “nuevo” y el cursor se activa en el primer
campo “fecha”, se captura el día, mes y año al concluir la captura dar enter (en la pantalla de
lado derecho se muestra el Salario Mínimo para los cálculos) y el cursor pasa a la pestaña de
“salarios” para realizar la captura en la rama “Enfermedad y Maternidad” dar clic y realizar la
captura, ejemplo para 2009 serán 25 salarios, dar clic en la rama de “Invalidez y Vida” y se
capturan 25 salarios, dar clic en la rama “Excedente Enfermedad y Maternidad” y se capturan 3
salarios.
Pasar a la segunda pestaña “Cuotas” para realizar la captura de los porcentajes en cada una
de las ramas, en caso de no aplicar algunos porcentajes estos campos se pueden quedar en
ceros.
Esta tabla es muy importante, ya que el sistema considera esta información para realizar los
cálculos al leer el disco de pago del SUA en el Módulo 9.1.1 Liquidación IMSS, 9.1.3 así
como el recalculo de la Nómina en el Módulo 9.2.1 Nómina IMSS.
El último icono muestra el reporte para considerarlo como papel de trabajo.
Caso especial: en caso que la empresa a dictaminar haya calculado y pagado el SUA del mes
de Enero con los salarios mínimos del ejercicio anterior, necesitarán modificar esta tabla de
“Topes Salariales Mensuales/Bimestrales y la tabla de “Salarios Mínimos Generales” en base a
los salarios del ejercicio anterior, esto es solo para leer el disco de pago, ya que los topes
salariales cambian en base al Salario Mínimo.
El siguiente paso es actualizar nuevamente estas dos tablas para poder realizar los cálculos
del módulo 9.-Auditoria 9.2.-Nomina 9.2.1 IMSS.
MANUAL AUDIMSS
53
8.5.- Factor Fijo
a) Factor Fijo Individual
Pantalla del Factor Fijo Individual:
Esta pestaña solo se llenará si la empresa tiene prestaciones Individuales, de lo contrario NO
se recomienda el llenado ya que no se reflejan las fechas de vigencia de dicha prestaciones.
En esta pestaña “Factor Fijo Individual” se relacionan los grupos de prestaciones en base a las
“Categorías” (la tabla de Categorías se captura previamente a esta tabla).
Categoría: en este campo solo dar clic en el puntero y se muestra la tabla que previamente se
capturo, seleccionar una.
Rango: En este campo se considera año, mes, día, de antigüedad para que apliquen las
prestaciones que se capturaran.
Para la primera captura serán los siguientes datos:
Año: 0 Meses: 0 Día: 1
Esto quiere decir que AUDIMSS tomará en cuenta estos datos desde el primer día, que es la
fecha de alta para aplicar este factor de antigüedad hasta cumplir el año.
Captura: se muestran dos opciones, esta se refiere a las prestaciones que se otorgan, si es en
días o importes, si es en días por ejemplo sería 15 días de aguinaldo, 6 días de vacaciones.
Pestaña Días:
Días de Aguinaldo, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada
año o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer año si
consideramos prestaciones mínimas de Ley son 15 días.
MANUAL AUDIMSS
54
Días de Vacaciones, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada
año o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer año si
consideramos prestaciones mínimas de Ley son 6 días.
Prima Vacacional, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada año
o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer año si
consideramos prestaciones mínimas de Ley son 25%.
Pestaña Importe:
Importe de Aguinaldo, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada
año o bien por rangos donde las prestaciones cambien.
Importe de Vacaciones, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por
cada año o bien por rangos donde las prestaciones cambien.
Prima Vacacional, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada año
o bien por rangos donde las prestaciones cambien.
Otras percepciones, en este campo se consideran alguna prestación adicional que
deberá reflejarse en Factor Fijo, la forma de capturarlo es; el importe a integrar en el
factor se divide entre los 365 días del año y se divide entre 100, ya que se captura en
porcentaje, en caso de tener varios conceptos estos se totalizan y se capturan sobre la
pantalla de Otros campos (no se captura por cada concepto).
Nota: el sistema convierte en factor la captura que se refiere a importe.
Como capturar el rango a partir del segundo año:
Para el segundo año de antigüedad el sistema tomará el rango de:
Año: 1 Meses: 0 Día: 0
Esto es si las prestaciones cambian de un año a otro, en caso de cambiar en periodos mayores
al año, se modifica los campos de meses o días.
Tipo de captura; días.
Aguinaldo 15 días
Vacaciones 8 días
Prima vacacional 25%
Cabe mencionar que esta información es un ejemplo, ustedes deberán considerar la
información de la empresa que se esta dictaminando.
Pantalla que refleja la captura de varios años, ya que para cada año(s) pueden ser
prestaciones diferentes.
MANUAL AUDIMSS
55
b) PESTAÑA FACTOR FIJO CONTRATO
El sistema muestra ejemplos, esta información se podrá eliminar con el cuarto icono.
En esta pantalla se realiza la captura cuando las prestaciones aplican para un grupo de
trabajadores (confianza, sindicalizados, eventuales, obreros, construcción, etc.), o por cada
categoría, o como su nombre lo indica en base al Contrato Colectivo.
En esta pestaña “Factor Fijo Contrato” se relacionan los grupos de prestaciones en base a las
“Categorías” (la tabla de Categorías se captura previamente a esta tabla) 8.1.3 Categorías.
Fecha de inicio: para los usuarios nuevos, siempre será un año anterior al ejercicio a revisar,
ejemplo; 01/01/2008
Para los usuarios que ya tienen empresas registradas no se realiza ningún cambio.
Fecha de término: será el 31/12/2009 en caso de revisar el ejercicio 2009, y cuando se revise
2010, solo se actualiza este campo al 31/12/2010.
Categoría: en este campo solo dar clic en el puntero y se muestra la tabla que previamente se
capturo, seleccionar una, en caso de tener prestaciones diferentes para varias categorías, la
captura se realiza por cada una de las categorías.
Rango: En este campo se considera año, mes, día, de antigüedad para que apliquen las
prestaciones que se capturaran.
Para la primera captura serán los siguientes datos:
Año: 0 Meses: 0 Día: 1
Esto quiere decir que AUDIMSS tomará en cuenta estos datos desde el primer día, que es la
fecha de alta para aplicar este factor de antigüedad hasta cumplir el año.
MANUAL AUDIMSS
56
Captura: se muestran dos opciones, esta se refiere a las prestaciones que se otorgan, si es en
días o importes, si es en días por ejemplo sería 15 días de aguinaldo, 6 días de vacaciones.
Pestaña Días:
Días de Aguinaldo, se capturan los datos que indica su contrato colectivo, esto es por cada año
o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer año si
consideramos prestaciones mínimas de Ley son 15 días.
Días de Vacaciones, se capturan los datos que indica su contrato colectivo, esto es por cada
año o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer año si
consideramos prestaciones mínimas de Ley son 6 días.
Prima Vacacional, se capturan los datos que indica su contrato colectivo, esto es por cada año
o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer año si
consideramos prestaciones mínimas de Ley son 25%.
Pestaña Importe:
Importe de Aguinaldo, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada
año o bien por rangos donde las prestaciones cambien.
Importe de Vacaciones, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por
cada año o bien por rangos donde las prestaciones cambien.
Prima Vacacional, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada año
o bien por rangos donde las prestaciones cambien.
Otras percepciones, en este campo se considera alguna prestación adicional que deberá
reflejarse en Factor Fijo, la forma de capturarlo es; el importe a integrar en el factor se divide
entre los 365 días del año y se divide entre 100 para convertirlo a porcentaje, ya que se captura
en porcentaje, en caso de tener varios conceptos estos se totalizan y se capturan sobre la
pantalla de Otros campos (no se captura por cada concepto).
Nota: el sistema convierte en factor la captura que se refiere a importe.
Al terminar la captura del primer registro dar clic en el segundo icono para guardar la
información.
Como capturar el rango a partir del segundo año o bien a partir del segundo rango donde
cambie el factor:
Para el segundo año de antigüedad el sistema tomará el rango de:
Año: 1 Meses: 0 Día: 0
Esto es si las prestaciones cambian de un año a otro, en caso de cambiar en periodos mayores
al año, se modifica los campos de meses o días.
Tipo de captura; días.
Aguinaldo 15 días
Vacaciones 8 días
Prima vacacional 25%
Cabe mencionar que esta información es un ejemplo, ustedes deberán considerar la
información de la empresa que se esta dictaminando, los años de captura serán los que refleje
la antigüedad de la empresa.
MANUAL AUDIMSS
57
8.6.- Índice Nacional de Precios al Consumidor
Este catálogo muestra los INPC, para poder realizar el cálculo de la actualización a las
diferencias determinadas, se deberá actualizar hasta el año en que se realizará el pago de
dichas diferencias.
Solo se tiene que actualizar, al dar clic en el primer icono se realiza la captura nueva, para
complementar la información de 2009 dar clic en el tercer icono para editar o modificar la
información.
La captura o actualización a los datos se realiza en la pantalla de lado derecho, al terminar la
captura dar clic en el segundo icono para guardar la información.
8.7.- Recargos.
Este catálogo muestra los Recargos, para poder realizar el cálculo de los recargos a las
diferencias determinadas, se deberá actualizar hasta el año en que se realizará el pago de
dichas diferencias.
MANUAL AUDIMSS
58
Solo se tiene que actualizar, al dar clic en el primer icono se realiza la captura nueva, para
complementar la información de 2009 dar clic en el tercer icono para editar o modificar la
información.
La captura o actualización a los datos se realiza en la pantalla de lado derecho, al terminar la
captura dar clic en el segundo icono para guardar la información.
El catálogo de INPC y Recargos son informativos ya que las diferencias se pagaran en el SUA.
8.8.- Riesgo de Trabajo
Esta tabla es para realizar captura, ya que AUDIMSS no realiza el cálculo de la prima de
Riesgo de Trabajo.
Para iniciar la captura dar clic en el primer icono y la captura se realiza de lado derecho, fecha
a partir de cuando se aplica esta prima de RT, para guardar la información dar clic en el
segundo icono.
Para el ejercicio dictaminado, si en marzo hay cambio en la prima, se tendrá que capturar, en
caso de tener otra prima en cualquier mes del año, se podrá realizar la captura y el sistema
aplicara dichos porcentajes en los periodos que se esta indicando en este catálogo.
MANUAL AUDIMSS
59
Esta tabla aplica para realizar el cálculo en la Liquidación/IMSS y en Liquidación/Importación
Disco SUA y en Auditoria/IMSS/Nomina.
En caso de necesitar primas de riesgo diferentes para Liquidación y Nóminas, cuando se
importa el disco de pago del SUA se captura la prima que necesitan y cuando se calcula la
Nomina / IMSS se cambia esta información.
8.9.- Percepciones
En este catálogo AUDIMSS muestra un listado de Percepciones que pueden ser Fijas o
Variables, las cuales incluyen formulas y en base a estas el sistema realizara los cálculos de
Integración al Salario Base.
Si no desea la información que se muestra, con el cuarto icono se podrán eliminar y podrán dar
de alta cada una de las percepciones que necesiten.
Para dar de alta un concepto, dar clic en el primer icono y se muestra la pantalla que se indica
arriba:
Clave; en este campo solo se permiten cuatro caracteres y pueden ser alfanumérico, el usuario
define sus propias claves.
Descripción: en este campo va la descripción que se registra en las nominas (se recomienda
revisar que los conceptos estén en la Balanza ya que estas descripciones se muestran en el
Anexo III)
Nota: en caso de no eliminar los ejemplos y trabajar con ellos, se recomienda en aquellas
descripciones que se repiten como Despensa, ante poner un carácter como punto o asterisco,
para poder distinguir el concepto que se va a utilizar al momento de Importar los acumulados
Bimestrales o Mensuales de las Percepciones variables o fijas respectivamente.
Tipo; seleccionar si es percepción Fija o percepción Variable para efectos del calculo.
MANUAL AUDIMSS
60
Estatus; Seleccionar si la formula se utilizará el estatus de ACTIVA, de lo contrario si se importa
una percepción en el módulo de Nómina y tiene en esta pantalla estatus INACTIVA, audimss
no la considera en los cálculos.
Sustituir importe por formula; Este campo solo se debe activar en las Descripciones de
Alimentación gratis, Alimentación gratis 2, Alimentación gratis 3, Alimentación cobro 20%, y en
caso de usar las descripciones de Habitación.
Si integra; en este campo deberán indicar al sistema el criterio de su formula, es decir SI
desea que este concepto Integre al Salario Base de cotización.
No integra; en este campo deberán indicar al sistema el criterio de su formula, es decir que
NO desea que este concepto Integre al Salario Base de cotización.
Estos dos puntos son muy importantes para el sistema, ya que nos indican los parámetros que
se toman para la integración de las Percepciones ya sean Fijas o Variables.
En caso de que integre este concepto al Salario Base de Cotización en la parte de NO integra
se deberá capturar un cero, es decir NO deberá quedar vacio este campo, de igual forma se
aplica si la formula va en NO integra, en el campo de si integra deberá tener cero.
Como se realiza esta captura:
En el campo de SI integra o No integra, de lado derecho se muestra un símbolo de sumatoria
donde lo indican las flechas de la pantalla, dar clic y se muestra la pantalla de “Editor de
Formulas”:
MANUAL AUDIMSS
61
a) Descripción de Operadores
En esta pantalla se muestran tres pestañas activas:
El objetivo es que seleccionen los campos a utilizar con solo dar doble clic y el sistema en la
parte inferior de la pantalla va mostrando la formula, antes de esto es dar clic en el recuadro
blanco de “Editor de Formulas” para indicarle al sistema donde se debe reflejar la información
seleccionada.
Nota: se recomienda NO capturar manualmente, para evitar errores en las formulas al
momento de procesar la información.
Operadores; en esta pestaña se muestra los símbolos matemáticos, primero dar clic en el
recuadro de la pantalla “Editor de formulas”, posteriormente en la pestaña de “operadores”
seleccionar el símbolo a utilizar, para esta formula utilizaremos inicio de paréntesis (, o bien ()
doble paréntesis.
MANUAL AUDIMSS
62
b) Descripción de Variables
En la tercera pestaña activa “Variables” se muestran dos columnas; clave y descripción:
Clave, se muestran hasta cinco caracteres y paréntesis (esta información se captura en
Archivos/Utilerías/Variables Audimss).
Descripción, se refiere a la descripción de cada una de las claves (esta información se toma
de Archivos/Utilerías/Variables Audimss).
Se muestra el listado de todas las claves y descripciones que se podrán utilizar al momento de
dar de alta las prestaciones Fijas o Variables:
AUSBA() Ausentismos del bimestre actual:
Este campo se refiere a los ausentismos por cada uno de los trabajadores, bimestre actual se
refiere al bimestre que se esta trabajando en AUDIMSS, esto es al momento de seleccionar el
periodo al accesar al sistema, estas incidencias se podrán sumar o restar en las formulas a
realizar en este catálogo.
MANUAL AUDIMSS
63
AUSBN() Ausentismos del bimestre anterior:
Este campo se refiere a los ausentismos por cada uno de los trabajadores, bimestre anterior
se refiere a un bimestre antes al que se esta trabajando en AUDIMSS, estos es al momento de
seleccionar el periodo al accesar al sistema, estas incidencias se podrán sumar o restar en las
formulas a realizar en este catálogo.
AUSMA() Ausentismo del mes actual:
Este campo se refiere a los ausentismos por cada uno de los trabajadores, mes actual se
refiere al mes de trabajando en AUDIMSS, esto es al momento de seleccionar el periodo al
accesar al sistema, estas incidencias se podrán sumar o restar en las formulas a realizar en
este catálogo.
AUSMN() Ausentismo del mes anterior:
Este campo se refiere a los ausentismos por cada uno de los trabajadores, mes anterior se
refiere a un mes antes al que se esta trabajando en AUDIMSS, esto es al momento de
seleccionar el periodo al accesar al sistema, estas incidencias se podrán sumar o restar en las
formulas a realizar en este catálogo.
CDN() Cuota diaria anterior:
Este campo se refiere al campo de Cuota diaria que se registra en el periodo anterior, es decir
al sueldo por día que esta registrado en el sistema, ejemplo; si estamos en Febrero se refiere a
la cuota del mes de Enero.
Se toma el dato que se calculo en menú 9.2 “Nomina”,9.2.1 “IMSS”, en la pestaña
“Movimientos de Nomina”, campo “Cta. Diaria”.
DPGA() Días pagados de nomina del periodo actual:
Este campo se refiere a la captura en la Tabla 8.11 “Días para calculo”, dentro de 8.
“Catálogos” y se toma el dato que se calculo en menú 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS”, en la
pestaña “Movimientos de Nomina”, ultimo campo “Días pagados de nómina”, del mes que se
esta trabajando.
DPGBN() Días pagados de nomina del bimestre anterior
Este campo se refiere a la captura en la Tabla 8.11 “Días para calculo”, dentro de 8.
“Catálogos” y se toma el dato que se calculo en menú 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS”, en la
pestaña “Movimientos de Nomina”, ultimo campo “Días pagados de nómina”, del bimestre
anterior al mes que se esta trabajando.
DPGMN() Días pagados de nomina del mes anterior
MANUAL AUDIMSS
64
Este campo se refiere a la captura en la Tabla 8.11 “Días para calculo”, dentro de 8.
“Catálogos” y se toma el dato que se calculo en menú 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS”, en la
pestaña “Movimientos de Nomina”, ultimo campo “Días pagados de nómina”, del mes anterior
al mes que se esta trabajando.
DPN() Días del periodo anterior:
Este campo se refiere a los días calendario sin restar incidencias, ejemplo; si estamos
trabajando el mes de Marzo, y utilizo este concepto, la formula me mostrará los días de Enero y
Febrero; 59 ó 58.
En caso de necesitar estos días calendarios pero afectados por incidencias, tendrá que restar
en la formula los ausentismos e incapacidades del bimestre anterior.
FFN() Factor fijo actual
Este campo se refiere al calculo en menú 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS”, en la pestaña
“Movimientos de Nomina”, campo “Factor Fijo”, del mes que se esta trabajando.
INCBA() Incapacidades del bimestre actual
En este campo se suman las incapacidades del bimestre en que se esta trabajando.
INCBN() Incapacidades del bimestre anterior
En este campo se suman las incapacidades del bimestre anterior al bimestre que se este
trabajando.
INCMA() Incapacidades del mes actual
En este campo se suman las incapacidades del mes en que se esta trabajando.
INCMN() Incapacidades del mes anterior
En este campo se suman las incapacidades del mes anterior al periodo que se este
trabajando.
MPFN() Monto total percepciones fijas periodo anterior
Este campo es la sumatoria de TODAS las percepciones Fijas del mes anterior que integran al
Salario, este dato se toma de menú “Nomina”, “IMSS”, en la pestaña de “Percepciones fijas del
periodo”.
MPVN() Monto total percepciones variables periodo anterior
Este campo es la sumatoria de TODAS las percepciones Variables del bimestre anterior que
integran al Salario, este dato se toma de menú “Nomina”, “IMSS”, en la pestaña de
“Percepciones variables del periodo anterior”.
MANUAL AUDIMSS
65
SDEMP() SDI EyM primer movimiento
Este campo es el Salario diario Integrado (topado) del Bimestre anterior al periodo de trabajo,
de la rama de Enfermedad y Maternidad, si hay más de dos salarios se refiere al primer salario.
SDEMU() SDI EyM ultimo movimiento
Este campo es el Salario diario Integrado (topado) del Bimestre anterior al periodo de trabajo,
de la rama de Enfermedad y Maternidad, si hay más de dos salarios se refiere al último salario.
SDIVP() SDI IyV primer movimiento
Este campo es el Salario diario Integrado (topado) del Bimestre anterior al periodo de trabajo,
de la rama de Invalidez y Vida, si hay más de dos salarios se refiere al primer salario.
SDIVU() SDI IyV ultimo movimiento
Este campo es el Salario diario Integrado (topado) del Bimestre anterior al periodo de trabajo,
de la rama de Invalidez y Vida, si hay más de dos salarios se refiere al último salario.
SDTP() SDI total primer movimiento
Este campo es el Salario diario Integrado Total (no topado) del Bimestre anterior al periodo de
trabajo, de la rama de Enfermedad y Maternidad, si hay más de dos salarios se refiere al primer
salario.
SDTU() SDI total ultimo movimiento
Este campo es el Salario diario Integrado (no topado) del Bimestre anterior al periodo de
trabajo, de la rama de Enfermedad y Maternidad, si hay más de dos salarios se refiere al último
salario.
SFA() Salario fijo actual
Este campo se refiere al campo de Cuota diaria que se multiplica por el factor fijo y se registra
en el periodo actual.
Se toma el dato que se calculo en menú “Nomina”, “IMSS”, en la pestaña “Movimientos de
Nomina”, campo “Salario Fijo”, del periodo actual.
SFN() Salario fijo anterior
Este campo se refiere al campo de Cuota diaria que se multiplica por el factor fijo y se registra
en el periodo anterior.
Se toma el dato que se calculo en menú 9.2.- Nomina, 9.2.1.- IMSS, en la pestaña
“Movimientos de Nomina”, campo “Salario Fijo” del periodo anterior.
MANUAL AUDIMSS
66
c) Descripción de Tablas y Campos
En esta pantalla se muestran las Tablas y Campos del menú 8.- Catálogos, 9.2.-Nomina 9.2.1
IMSS.
La información de los Catálogos es información general del sistema, y la información de
“nomina” es información del periodo de trabajo.
Salarios mínimos
En este campo se muestra los salarios de la zona A, B, C, los cuales se utilizan para los
cálculos de las variables como Despensa.
Factor Fijo (individual)
Se desglosa la información; días de aguinaldo, factor de aguinaldo, días de vacaciones, prima
vacacional, factor de vacaciones, factor de otras percepciones, importe de aguinaldo, importe
de prima de vacacional, importe de otras percepciones, importe total, factor total. Estos son los
datos que están en “Catálogos”, “Factor Fijo”, que previamente se capturaron y se pueden
utilizar para definir alguna formula para las percepciones Fijas o Variables.
Este Factor Fijo se refiere a la primera pestaña de la tabla Factor Fijo Individual.
MANUAL AUDIMSS
67
Topes salariales Mensuales/Bimestrales
Se desglosan los campos que se pueden utilizar; Número de salarios, enfermedad y
maternidad, riesgo de trabajo, guardería, retiro, invalidez y vida, cesantía y vejez, infonavit,
excedente de E y M, tope número de salarios, tope de enfermedad, tope riesgo de trabajo,
tope guardería, tope retiro, tope invalidez, tope cesantía, tope infonavit, tope excedente, tope
salario mínimo zona A.
Cuotas del Patrón y Cuotas del Trabajador
Se detallan las ramas; cuota enfermedad y maternidad, cuta fija, cuota excedente, cuota
prestaciones en dinero, cuota gastos médicos, cuota guardería, cuotas invalidez y vida, cuotas
retiro, cuotas cesantía y vejez, cuotas infonavit.
Tipo de turno
Se refiere a la tabla de los turnos de los trabajadores, matutino, vespertino, nocturno o al que
se haya capturado en esta tabla.
Factor Fijo Contrato
Este Factor Fijo se refiere a la Segunda pestaña de la tabla Factor Fijo Contrato.
Estos campos se utilizaron en las formulas de Aguinaldo Contrato, ya que en base a la
antigüedad del trabajador se aplicaran las prestaciones que le corresponden en la formula.
Se desglosa la información; días de aguinaldo, factor de aguinaldo, días de vacaciones, prima
vacacional, factor de vacaciones, factor de otras percepciones, importe de aguinaldo, importe
de prima de vacacional, importe de otras percepciones, importe total, factor total. Estos son los
datos que están en 8. “Catálogos”, 8.5 “Factor Fijo”, que previamente se capturaron y se
pueden utilizar para definir alguna formula para las percepciones Fijas o Variables.
Nómina de AUDIMSS
Estos datos se refieren a los del periodo de trabajo, y están en el menú 9.2 “Nómina”, 9.2.1
“IMSS”.
Amortización Infonavit, cuota diaria, cuota de enfermedad y maternidad, prestaciones en
dinero, cuota de enfermedad y maternidad excedente, cuota de enfermedad y maternidad
cuota fija, cuota de enfermedad y maternidad gastos médicos, cuota guardería, cuota infonavit,
cuota invalidez y vida, cuota cesantía y vejez, cuotas retiro, cuotas riesgo de trabajo, días de
ausentismos, días de Enfermedad y maternidad, días de guarderías, días de incapacidad, días
de infonavit, días de invalidez y vida, días pagados del período, días de percepciones fijas, días
de percepciones variables, días de riesgo de trabajo, días de retiro, factor fijo, importe integra
percepciones fijas, importe integra percepciones variables, promedio de percepciones fijas,
promedio de percepciones variables, salario fijo, salario diario integrado, SDI cesantía y vejez,
SDI enfermedad y maternidad, SDI guardería, SDI infonavit, SDI invalidez y vida, SDI retiro,
SDI riesgo de trabajo.
Percepciones por Trabajador
En esta tabla los conceptos son; Si integra, No integra, Total de la percepción; estos campos
son para definir en la formula si el sistema las integra al salario diario.
Si integra; esta opción se deberá asignar en la pantalla de SI INTEGRA o bien en la pantalla
de NO INTEGRA esta opción realmente no aplica en ninguna formula ya que en la pantalla
inicial de las percepciones se muestra el campo de SI INTEGRA y es el campo que se
considera para integrar este concepto al Salario Base de Cotización.
MANUAL AUDIMSS
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No integra; esta opción se utilizará siempre en las percepciones que están topadas como son
despensas, premios, horas extras, y será en la pantalla principal de las formulas en el campo
de SI INTEGRA como se ve en la pantalla, con esto le estamos indicando al sistema que en la
parte de SI INTEGRA no considere la parte de NO INTEGRA ya que es el tope de las
prestación.
Percepciones por trabajador, esta es la opción que más se utiliza, ya que se le esta
indicando al sistema que el total de la percepción del trabajador se integre o no se integre al
salarios, es decir no hay algún tope establecido, como en los bonos, gratificaciones,
comisiones, etc., o bien si es PTU o sueldos, tal vez no deseen que se integren al salario estos
importes.
COMO DAR DE ALTA
Como dar de alta una formula como percepción Variable:
Ejemplo “Despensa”.
A) PRIMERA PARTE “NO INTEGRA” (TOPE DE LA FORMULA)
Dar clic en el primer icono “nuevo” y teclear la clave de cuatro caracteres que puede ser
alfanumérica:
Clave: DESP
Descripción: DESPENSA EN VALES
Tipo: seleccionar la opción VARIABLE
Estatus: seleccionar ACTIVA
Sustituir Importe por Formula: este campo se deja vacío, en caso de activarse el sistema le
sustituye el importe que esta importando por cada trabajador y le realiza el cálculo que indica la
formula.
Como usuario final deberán decidir; SI ó NO integra dicha prestación al salario base de
cotización, en este caso esta prestación NO integra al salario, si se respeta el tope establecido
por la LSS, en caso contrario, el excedente SI integra al salarios.
En el campo de NO INTEGRA, de lado derecho se muestra un símbolo de sumatoria dar clic y
se muestra la pantalla de “Editor de Formulas”, cuando es una percepción topada, la formula
se inicia en el campo NO INTEGRA.
Se muestra la pantalla de editor de formulas de NO INTEGRA:
MANUAL AUDIMSS
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Dar clic en la primer pestaña “Operadores”, clic en la parte inferior de la pantalla en el recuadro
blanco para iniciar la formula, dar clic en el campo paréntesis izquierdo (, posteriormente dar
clic en la cuarta pestaña “Tablas y campos” seleccionar la tabla “Salarios mínimos” dar clic en
el símbolo de suma y se desglosan las tres zonas de los salarios mínimos, previamente dar
clic en la pantalla de editor de formulas para indicarle al sistema donde quieren esta
información, seleccionar “zona A” con doble clic, esta información pasa a la pantalla donde se
esta realizando la formula, siguiente paso dar clic en la pestaña de los “Operadores” y con
doble clic seleccionar * multiplicación y teclear 0.40 que es el tope que nos indica la LSS, pasar
a la pestaña de “Operadores” y seleccionar ) paréntesis derecho, de esta forma queda la
primera parte de la formula, nuevamente seleccionar “Operadores” y * multiplicación para
multiplicar por la segunda parte de la formula, nuevamente seleccionar “Operadores” y dar clic
en el campo paréntesis izquierdo (, ahora para la segunda parte de la formula depende del
criterio del usuario y se considera la pestaña “Variables” estas son las opciones que se podrán
utilizar:
Se pueden capturar los días y el sistema tomara estos días en cada uno de los
bimestres.
Se pueden seleccionar las opciones de la pestaña “Variables” como DPGBN() días
pagados de nomina del bimestre anterior( a estos días se les restaron las incidencias y
se toma en cuenta la fecha de alta) , DPN () días del periodo anterior (estos días son
los del bimestre anterior sin descontar incidencias, es decir son días calendarios)
Se podrán combinar los conceptos de la pestaña “Variables”.
Para nuestro ejemplo tomaremos DPGBN(), así dar clic en el editor de formulas y seleccionar
esta clave con doble clic, por último cerrar el paréntesis de la formula, clic en operadores y
seleccionar )paréntesis derecho, la formula queda de esta forma.
Nota: al momento de realizar las formulas no importan los espacios que se dejen entre
cada operación.
Este seria el proceso para realizar la primer parte de la formula que es NO INTEGRA, es decir
el sistema calcula el tope de dicha prestación en base a la Ley del Seguro Social y el criterio
del usuario.
B) SEGUNDA PARTE DE LA FORMULA “SI INTEGRA”
En el campo de SI INTEGRA, de lado derecho se muestra un símbolo de sumatoria dar clic y
se muestra la pantalla de “Editor de Formulas”, cuando es una percepción topada se realiza
esta segunda parte de la formula, en la pestaña “Tablas y Campos”, seleccionar en el detalle
“Percepciones por trabajador”, dar clic en el símbolo + y se muestra tres opciones, dar doble
clic en “Total de percepción” y en la pantalla de editor de formulas se muestra lo siguiente:
PANTALLA DE SI INTEGRA:
MANUAL AUDIMSS
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Con esta función el sistema tomará el total del importe de esta percepción, dar clic en la
pestaña “Operadores” y dar clic en la pantalla “Editor de formula” indicando donde desean
continuar la formula, seleccionar con doble clic el – diferencia y por último regresar a la pestaña
“Tablas y Campos”, seleccionar en el detalle “Percepciones por trabajador”, dar clic en el
símbolo + y se muestra tres opciones, dar doble clic en “NO integra” y en la pantalla de editor
de formulas se muestra como lo indica la pantalla arriba.
Como se puede observar, al seleccionar el campo “Total de la percepción“, el editor de
formulas nos transcribe PERCEPXTRAB.total; cuando se selecciona NO integra es
PERCEPXTRAB.nointegra; cuando se selecciona SI integra es PERCEPXTRAB.integra.
8.10.- Calendario de pagos mensuales y bimestrales
MANUAL AUDIMSS
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En esta tabla se capturan las fechas de pago oportuno, es decir cuando se debió realizar el
pago por parte del patrón y las fechas de pago de Diferencias determinadas por auditoria.
Ejemplo:
Tipo de pago; seleccionar IMSS, infonavit, retiro.
Año de trabajo; seleccionar el año que se esta revisando.
Periodo; seleccionar del periodo 1 al 12, se refiere al mes o bimestre que se van a pagar las
diferencias.
Fecha límite de pago; este dato es la fecha en que la empresa debió realizar su pago
oportuno, este dato es para iniciar el proceso de calcular actualización y recargos a las
diferencias determinadas por auditoria.
Fecha real de pago; esta fecha se captura y se refiere a la fecha en que realmente se
pagarán las diferencias determinadas, por lo tanto hasta esta fecha se calcula la actualización y
los recargos.
Nota: en caso de no tener esta información por que aun no terminan la auditoria, esta tabla
podrá quedar vacía y el sistema NO realizará cálculos de actualización y recargos, se podrá
actualizar esta tabla en cualquier momento, es decir al inicio o final de la auditoria.
Si esta tabla se actualiza al final de la auditoria, el sistema les mostrará un mensaje al
momento de accesar a la tabla de DIFERENCIAS, este mensaje es solo informativo.
MANUAL AUDIMSS
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8.11.- Días para calculo
En este menu se realiza la captura de los días para determinar la proporción de las
percepciones fijas y/o variables que integrarán al Salario Diario.
En la pantalla de lado derecho se muetra un filtro para seleccionar la información, “ Toda la
información” ó “Solo el año” (se refiere al año de trabajo), el sistema lleva información como
ejemplo, esta se puede eliminar o bien solo agregar la información que el usuario considera
necesaria.
Concepto; al dar clic en el cursor se muestran tres opciones:
a) Días percepciones Fijas; en caso de tener percepciones fijas que integren al salario, el
sistema considera estos días para dividir dichas percepciones y determinar la parte
proporcional que integra al salario. Se recomienda capturar los mismo días para todos los
meses ya que son percepciones fijas, si las percepciones que se otorgan en enero se dividen
en 31 días y en febrero esta mismas percepciones se dividen en 28 días, el importe de las
percepciones fijas sera diferente de un mes a otro, también podrán utilizar décimales en estos
días.
b) Días percepciones Variables; en caso de tener percepciones variables que integren al
salario, el sistema considera estos días para dividir dichas percepciones y determinar la parte
proporcional que integra al salario, estos días son bimestrales y del periodo que se seleccione.
En caso de ser nominas semanales, deberán determinar cuantas nominas se consideran en
cada bimestre ya que en algunos bimestres pueden ser ocho o nueve nominas.
c) Días pagados de nómina; estos días se refieren a los que se pagaron en la nomina y
se gistraron contablemente en cada uno de los meses, por ejemplo si es enero y son cinco
nominas pero la última nomina corresponde a días de enero y días de febrero, para esta tabla
deberán considerar la última nómina en el mes que este registrada contablemente, ya que el
sistema considera esta información para elaborar un reporte “Cruce de nominas”.
Estos conceptos son obligatorios, se usen dichas percepciones o no, se tienen que
capturar, en caso de NO capturar esas tablas, al realizar el Recalculo en la nomina imss,
se emite una bitacora donde se indica que tabla de estas no esta actualizada y tendrán
que actualizarla para que se eliminen los mensajes.
MANUAL AUDIMSS
73
COMO INICIAR LA CAPTURA DE ESTA TABLA
Como realizar la captura de un registro nuevo, dar clic en el primer icono “nuevo” y de lado
derecho se inicia la captura:
Concepto; seleccionar una de las tres opciones, “Percepciones variables”.
Año; 2010
Periodo; se muestran los seis bimestres, seleccionar el primero ( en pantalla se muestra 1)
Días; se capturan los dias que ustedes consideran correctos para dividir las variables y
determinar la parte proporcional a integrar al Salario.
Si es nómina Semanal pueden ser 8 o 9 semanas es decir 56 o 63 días.
Si es nómina Quincenal pueden ser 8 quincenas, 60 o 61, ya que pueden ser días calendarios
o días que realmente se pagaron en ese bimestre.
Tipo de nomina; seleccionar si es Semanal,Quincenal, Decenal, Catorcenal, Mensual.
Ausentismos; seleccionar SI; para que el sistema reste estas incidencias a los días de esta
tabla, en caso contrario seleccionar NO.
Incapacidades; seleccionar SI; para que el sistema reste estas incidencias a los días de esta
tabla, en caso contrario seleccionar NO.
Variables para reingresos; esta opción se muestra activa, lo cual indica que NO tomara en
cuenta las percepciones variables de aquellos trabajadores que se dieron de alta en los
bimestres anteriores al bimestre de trabajo. Si su criterio es que el sistema considera estas
percepciones variables para la integración del salario para los Reingresos, entonces deberán
desactivar esta opción.
MANUAL AUDIMSS
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Para iniciar el siguiente módulo 9. Auditoria, es necesario haber terminado de
implementar el menú 8. Catálogos, de lo contrario los resultados de este módulo serán
en base a los ejemplos que muestra el sistema, y tendrán que eliminar la información
procesada para volver a realizar la Auditoria.
9.-MENU AUDITORIA
9.1. LIQUIDACION
En este menú se realizará la auditoria a detalle, ya que por un lado se Importará el disco de
pago que se generó en el SUA como pago mensual o bimestral y por otro lado se Importarán
las nominas de la empresa en formato de Excel. Con el resultado de estos procesos se
determinarán las diferencias; estas podrán ser diferencias a pagar y/o a favor, en Salarios
Diario Integrado (SDI), diferencias en fechas de alta y/o bajas, diferencias por ausentismos e
incapacidades, esto es por cada uno de los trabajadores.
9.1.- Liquidación
En este menú se leerá el disco de pago del SUA mensual y bimestral, se podrá modificar la
información.
MANUAL AUDIMSS
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En este menú se inicia la auditoria ya que se reflejará lo que el patrón pago como cuotas ante
el Seguro Social, en caso de haber pagos complementarios en esta pantalla se podrán
complementar, solo los que sean consecuencia de pago de diferencias por Modificación de
Salarios ó Corrección a la Prima de Riesgo de Trabajo.
9. MENU AUDITORIA
9.1. LIQUIDACION
9.1.1. IMSS
Esta es la pantalla donde se revisa la información que se Importo del disco de pago del SUA
9.1.3 “Importación Disco del SUA”
En la parte superior se indican los iconos, nuevo, guardar, editar, eliminar, deshacer, impresión.
En esta ventana en la segunda pestaña de lado derecho “Detalle Movimientos” se podrán
modificar los datos.
De lado derecho se muestra el icono 5%, 20%, Financiamiento, estas opciones solo aplicaran
para los ejercicios 2008 y 2009. Si al “Importar el Disco de pago del SUA” ya aplicaron estas
opciones, en esta pantalla por default ya estarán activadas. Si al “Importar el Disco de pago
del SUA” NO aplicaron estas opciones y necesitan aplicarla, solo seleccionara la opción y dar
clic en el icono de lado derecho que es el recalculo “R” para llegar a los importes de su
liquidación del SUA. La opción “G”, es para generar los movimientos de INICIO en esta
pantalla, esta opción SOLO se utilizará si NO hay disco de pago del SUA por parte de la
empresa y se tendrán que capturar manualmente todas las incidencias para llegar a las cifras
de la Liquidación del SUA como lo indica el reporte.
Filtros para visualizar la información en esta pantalla Activos (con esta opción solo se muestran
los trabajadores a cotizar en el mes de trabajo), Todos (con esta opción podrán “consultar”
trabajadores de todo el año).
MANUAL AUDIMSS
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Para facilitar la búsqueda de trabajadores están las opciones:
Número, Apellido paterno, Número de Seguridad Social; solo seleccionar la opción deseada y
de lado derecho realizar la captura.
De lado izquierdo se muestra el “Catálogo de Trabajadores”, la primera columna “Núm.”, es
para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es
ascendente o descendente. La segunda columna “Nombre” es para ordenar a los trabajadores
al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es ascendente o descendente.
En esta misma pantalla seleccionar el nombre de un trabajador, y dar clic derecho y muestran
dos opciones:
Detalle de trabajadores; estos datos son los del “catálogo de Trabajadores”, para
consultar la fecha de alta, categoría, etc.
Movtos. e incidencias del ejercicio; se refiere a todos los movimientos que tiene el
trabajador en el año que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de inicio de
cada mes)
Se muestran dos pestañas:
Movimientos de Liquidación; en esta ventana se muestran los importes por cada uno
de los movimientos a manera de consulta.
Detalle movimientos; en esta ventana se muestran los importes por cada uno de los
movimientos y estos se podrán modificar.
Pantalla que muestra el detalle:
Para modificar, seleccione un trabajador y dar clic en el tercer icono “Editar”, esta opción se
utiliza cuando la empresa tiene un segundo disco de pago y este es pago de “Diferencias por
Salarios” en el campo de SDI E y M deberán modificar el salario anterior por el Nuevo salario y
dar “enter”, y las cuotas automáticamente se actualizan en base al nuevo salario y vía pantalla
se muestran las nuevas cuotas. (Revisar las cuotas de liquidación inicial y liquidación nueva).
Por último para que el reporte se actualice deberán dar clic en la opción “Recalculo” y podrán
consultar el reporte, dar clic en “Impresión” y se muestra la pantalla para seleccionar los filtros,
si desean toda la información no seleccionar filtros dar clic en “Aceptar” y se muestra el listado
de cuatro reportes, seleccionar el primero “Movimientos de Liquidación”.
En caso de querer revisar las “Incidencias” de la liquidación, en la pantalla seleccionar el icono
de de “Impresión”, seleccione el filtro “Clave de movimientos” clic en el puntero y se muestra la
MANUAL AUDIMSS
77
lista de las incidencias, seleccionar una y dar clic en “Aceptar”, se muestra la lista de los
reportes y seleccione el segundo “Incidencias de Liquidación”, el reporte tres “Incidencias de
Liquidación anual” nos muestra todo el año, el cuarto reporte “Movimientos de Liquidación
aplicación 5%” se refiere al pago especial del 5% o 20% de los acuerdos que aplicaron en su
momento.
9.1.2 RETIRO / INFONAVIT
RETIRO INFONAVIT
Este proceso es bimestral, y la información se refleja en el menú “Liquidación”, “Retiro e
infonavit de Liquidación”.
En la parte superior se muestran los iconos Editar, guardar, deshacer, imprimir.
Filtros para visualizar la información en esta pantalla Activos (con esta opción solo se muestran
los trabajadores a cotizar en el bimestre de trabajo, Todos (con esta opción podrán “consultar”
trabajadores de todo el año.
Se muestran dos pestañas; Cuotas retiro- infonavit- amortización y Créditos infonavit (se
refiere al cálculo de las amortizaciones. Para realizar cambios es en la primera pantalla, dar clic
en icono “editar” y en la parte inferior de la pantalla se activan los recuadros para modificar, en
esta misma pantalla se puede consultar toda la información.
En esta pantalla la información se muestra por cada uno de los meses, como se puede ver son
dos líneas porque es información bimestral, y en el segundo movimiento se muestra el importe
de las amortizaciones.
Con la opción “Impresión” se muestra la pantalla de los filtros y para este reporte se selecciona
bimestralmente, dar clic en “aceptar” y se muestra el nombre del reporte.
MANUAL AUDIMSS
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9. AUDITORIA
9.1.3 IMPORTACION DISCO SUA
Esta es la segunda opción para importar el “Catálogo de Trabajadores” del disco del
pago del SUA.
Para realizar este proceso deberán tener los Discos de PAGO que se generaron en el SUA (no
leemos respaldos del SUA) y la impresión de dicho pago, es decir el Detalle de las cuotas por
cada uno de los trabajadores.
Esta es otra de las opciones para poder importar el “Catálogo de trabajadores”:
a).- La primera opción se explica en el menú 9. Auditoria 9.3 Importación Npomina,
“Catálogo de trabajadores” en archivo de Excel que está más adelante.
b).- La segunda opción es importar el 8.2“Catálogo de Trabajadores” del disco del pago
del SUA.
En caso de haber seleccionado esta opción:
a).- Para la importación de “Catálogo de Trabajadores” desde Excel que es la opción a), este
proceso de leer el “Disco de pago SUA” se tiene que hacer, ya que el disco del pago del SUA
contiene el “Catalogo de Trabajadores” y los “Movimientos” con sus respectivas cuotas, es
decir que aun cuando ya se importo el “Catálogo de Trabajadores” de Excel con todos los
datos, es necesario importar este disco del SUA.
Para iniciar con la opción a) accesar al menú 9. “Auditoria”,9.1 “Liquidación”,9.1.3
“Importación Disco SUA”, se muestra la siguiente pantalla y dar clic en el primer icono
“Importar disco de pago SUA”, se muestra la siguiente pantalla:
MANUAL AUDIMSS
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Seleccionar la ruta donde esta el archivo del SUA con doble clic, se muestra nuevamente la
pantalla previa, para revisar el contenido del disco y complementar la información.
En esta pantalla se muestran cinco pestañas:
1.-CATALOGO DE TRABAJADORES
Se explica el proceso para la opción a) donde previo a este proceso ya importaron el
“Catálogo de trabajadores de Excel”. Toda la información se muestra en color gris como se
ve en pantalla y solo se complementa la columna “Fecha de Alta”.
Explicación de cada uno de los campos de estas pestañas:
“Catálogo”; se refiera a la selección de trabajadores que están en este archivo y deseen
aplicarlos al “Catálogo de trabajadores” para su revisión, para poder complementar las
columnas que se muestran a la derecha deberán seleccionar a los trabajadores en esta
columna, con doble clic en el encabezado de la columna (se muestra una flecha en el
encabezado de la columna), se seleccionan TODOS o de igual forma con doble clic se
deseleccionan TODOS, si desea seleccionar solo algunos trabajadores dar clic en esta
columna al trabajador.
“Tablas”, esta columna es para indicarle al sistema que se complementaran las columnas de
lado derecho, si NO seleccionan esta columna NO se podrá complementar la información de
lado derecho, con doble clic en el encabezado de la columna (se muestra una flecha en el
encabezado de la columna), se seleccionan TODOS o de igual forma con doble clic se
deseleccionan TODOS, si desea seleccionar solo algunos trabajadores dar clic en esta
columna al trabajador.
MANUAL AUDIMSS
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“Número de trabajador”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de
Trabajadores” y con clic derecho sobre el encabezado de la columna se muestra dos opciones:
a) numerar, al seleccionar esta opción se muestra una pantalla para asignarle el número inicial
a los trabajadores. b) ordenar, con esta opción se agrupan los trabajadores que están en azul
para complementar la información.
“Nombre”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.
“NSS”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.
“RFC” , este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.
“CURP”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.
“SEXO”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.
“Fecha de alta”, este campo No se muestra para todos los trabajadores, solo para las altas del
periodo que se esta trabajando.
En esta opción se observa que todas las columnas tienen información excepto “Fecha de
alta”, ya que el SUA solo trae este campo para los trabajadores que se dan de alta en el mes
que estamos leyendo, para todos los trabajadores que ya existían NO trae este dato, para
solucionarlo, dar clic en dicha columna y seleccionar el icono que se muestra de lado derecho
en la parte superior “NOM” para poder complementar esta información y se muestra el
siguiente mensaje:
Con esta opción el sistema trae la fecha de alta de los trabajadores que están vacios, ya que
estos trabajadores están en la base de audimss cuando se importaron del archivo de Excel, o
bien dar clic en el encabezado de esta columna y se muestra un calendario para seleccionar la
fecha de alta con un “enter” la fecha seleccionada se le asigna a todos los trabajadores si están
activos en la columna “Catálogo” y “Tabla” (seleccionados), de lo contrario no se asigna dicha
fecha.
MANUAL AUDIMSS
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Esta es la única columna que se complementa, solo en el primer mes de trabajo, de
febrero en adelante esta es nuestra base de trabajadores y para las altas de los
siguientes meses el SUA muestra esta información.
“Departamento”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.
“Categoría”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.
“Oficio”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.
“Tipo de nomina”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.
“Tipo de salario”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.
“Tipo de jornada”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.
“Tipo de trabajador”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.
“Turno”, este es un dato automático que se toma del “Catálogo de Trabajadores”.
“Pensión”, este dato lo trae el archivo del SUA.
“Crédito Infonavit”, este dato lo trae el archivo del SUA.
“Fecha Inicio descuento”, este dato lo trae el archivo del SUA.
“Tipo de descuento”, este dato NO lo trae el disco, por lo tanto se debe capturar en esta
pantalla y las opciones son; 1) porcentaje, 2) cuota fija monetaria, 3) veces en salario mínimo.
“Valor del descuento”, este dato lo trae el archivo del SUA.
“Importe de Amortización”, este dato lo trae el archivo del SUA.
“Estatus de Aplicación”, es esta columna AUDIMSS indica si no esta toda la información, y el
mensaje dice cual es la información que esta mal o si esta vacía la columna.
Si la pantalla muestra trabajadores en azul y en gris, los que están en color gris están correctos
y los que están en azul, el sistema esta indicando que NO existen estos trabajadores en la
base de “Catalogo de Trabajadores” de AUDIMSS y tendrán que complementar TODOS los
datos en esta pantalla para poder continuar con el proceso.
COMO COMPLEMENTAR LA INFORMACION A LOS TRABAJADAORES EN COLOR AZUL
La pantalla muestra a trabajadores en azul, para facilitar su revisión en la columna de “Número”
con clic derecho sobre el encabezado de la columna se muestra dos opciones: a) numerar, al
seleccionar esta opción se muestra una pantalla para asignarle el número inicial a los
trabajadores (en automático se le asigna a todos los que no tienen esa información) o bien se
teclea en esta pantalla el número a cada trabajador. b) ordenar, con esta opción se agrupan
los trabajadores que están en azul para complementar la información desde la primera y
segunda columna.
Nota: Si no desea trabajar en esta pantalla para complementar la información, podrá hacerlo
directamente en el menú “Tablas”, “Catálogo de Trabajadores” y capturar manualmente a los
trabajadores (esto se recomienda si son pocos los trabajadores que tengan que agregar) o
también podrá importar otro archivo de Excel con los trabajadores que están pendientes; esta
opción es en “Importación Nomina”.
2.- MOVIMIENTOS IMSS
En esta pestaña se muestran todas las cuotas que pago el patrón por cada uno de los
trabajadores.
Para ver los importes solo dar clic en el segundo icono de recalculo “R” y se mostraran todas
las cuotas, en caso de ser un ejercicio especial; es decir, que haya algún calculo especial, se
muestran de lado derecho las opciones y solo seleccionar lo que aplique al año de revisión.
MANUAL AUDIMSS
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En esta pantalla se muestran varias columnas y de lado derecho se localiza la columna “días
de Incapacidades” esta columna podrá modificarse solo en caso de que las cifras que se
muestran no corresponde a los reportes del SUA.
De lado izquierdo en la parte inferior se muestra la opción “Actualizar”, en caso de modificar
dicha columna deberán dar clic en esta opción para que se actualicen las cifras. No se debe
recalcular, en caso de hacerlo las cifras se vuelven a calcular como al inicio, se pierde el
cambio de la columna “Días de incapacidades”.
Si la información no corresponde, deberán revisar por cada una de las ramas, en caso de tener
diferencias en los importes deberán revisar el menú “Catálogos”, “Salarios mínimos”, “Topes
salariales mensuales/bimestrales, Riesgo de Trabajo porque estas son las tablas que se
consideran para estos cálculos. Cuando es el mes de Enero revisar la última hoja del reporte
del SUA para verificar con que Salarios Mínimos se pago el SUA, si está dictaminando 2010 los
salarios deben ser de ese año, en caso de ser un año anterior es decir que la empresa NO
actualizo los Salarios Mínimos en el SUA, usted deberá hacer lo mismo en AUDIMSS, deberá
registrar los Salarios Mínimos del SUA solo para leer este archivo, posteriormente deberá dejar
la tabla de “Salarios Mínimos” como al inicio que actualizo todas las “Tablas” del sistema.
En caso de tener diferencias, esto es en los mese pares por efecto de incapacidades, dentro de
esta pantalla podrán modificar los días de las incapacidades y en esta misma pantalla de lado
izquierdo en la parte inferior se muestra in icono “Actualizar” al dar clic mostrara los cambios
realizados en cada uno de los importes. (No deberán recalcular porque se pierden los cambios
manuales que realizaron a las incapacidades)
NOTA: Si esta revisando 2008 o 2009, en la parte superior de lado derecho de la pantalla
se muestran dos iconos 5%, 20% o Financiamiento, esto aplica en base a los acuerdos
emitidos en el Diario Oficial, solo dar clic en la opción que aplica y posteriormente
“Recalcular”, y revisar los importes totales.
Si la información es correcta los trabajadores que se mostraban en azul ya tiene toda la
información en la primera pestaña de esta pantalla “Catálogo de trabajadores” y los cálculos de
la pestaña dos o tres son correctos ya sea mensual o bimestral dar clic en el tercer icono
“Aplicar Trabajadores y Movimientos a Audimss”, y se muestra un mensaje:
Verifica el sistema que exista el recalculo, si aun no lo realizan, seleccionar la opción SI, se
realizan los calculos y se aplica la información al modulo que le corresponde.
En los meses de Enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre, este es el proceso.
Nota: Para los meses pares hay otro mensaje.
Para realizar la revisión por cada uno de los trabajadores se muestra la opción “Impresora” y
seleccionar el reporte “Liquidación”.
3.-RETIRO / INFONAVIT
MANUAL AUDIMSS
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En esta pestaña se muestra la información de Retiro, Cesantía y vejez, Infonavit y
amortizaciones, por lo tanto solo se activa en los meses pares; febrero, abril, junio, agosto,
octubre, diciembre.
Si la información es correcta los trabajadores que se mostraban en azul ya tiene toda la
información en la primera pestaña de esta pantalla “Catálogo de trabajadores” y los cálculos de
la pestaña dos o tres son correctos ya sea mensual o bimestral dar clic en el tercer icono
“Aplicar Trabajadores y Movimientos a Audimss”.
Con la primera opción se aplican solo los importes de las ramas mensuales del IMSS
Con la segunda opción se aplican los importes mensuales y bimestrales.
Para realizar la revisión por cada uno de los trabajadores se muestra la opción “Impresora” y
seleccionar el reporte “Liquidación”.
NOTA: en estos meses se podrán leer dos discos de pago, es decir si la empresa tiene un
disco con el pago mensual y otro disco con el pago bimestral, primero deberá leer, recalcular y
aplicar la información con la primera opción. Leer el segundo disco de pago, recalcular y
aplicar la información con la segunda opción.
4.-Genera bajas mismo día (no aplica)
Esta opción aplica para ejercicios 2006 y 2007.
5.-Corrección Movimiento SUA (no aplica)
Esta opción aplica para ejercicios 2006 y 2007.
b).- La segunda opción es importar el “Catálogo de Trabajadores” del disco del pago del
SUA.
Si para tener el “Catálogo de Trabajadores” en AUDIMSS se toma esta opción (es decir que no
tiene el archivo de Excel) entonces el módulo de “Catálogos”, “Catálogos de Trabajadores” se
inicia con este proceso “Liquidación”, “Importación del SUA”. En un solo proceso se importaran
los Trabajadores y los Movimientos IMSS donde se reflejan las Cuotas pagadas.
MANUAL AUDIMSS
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Como se ve en la pantalla el disco del SUA no incluye toda la información que requiere
AUDIMSS, por lo tanto en esta pantalla se podrá complementar la información.
Nota: si NO desean hacer este proceso por que tienen que complementar información en esta
pantalla, la solución es leer este disco de pago en el programa SUA, en la opción Leer disco de
pago, al momento de ver el reporte en pantalla podrá exportar la información a Excel donde se
complementaria la información que requiere AUDIMSS y con esto podrán realizar la
importación desde Excel.
COMO COMPLEMENTAR LA INFORMACION DEL DISCO DE PAGO DEL SUA EN LA
PANTALLA DE AUDIMSS AL SELECCIONAR LA OPCION B.
Información que no contempla el SUA y es necesaria en AUDIMSS, en la pestaña “Catálogo de
Trabajadores” de esta misma pantalla.
En esta pantalla se muestran todos los trabajadores que están el disco de pago del SUA, pero
si su revisión es prueba selectiva, entonces solo se trabaja en los trabajadores que ustedes
seleccionen.
Para el llenado de todas las columnas antes deberán seleccionar la primera columna
“Catálogo” y la segunda “Tablas” de lo contrario no se actualizaran las otras columnas, si la
revisión es total con dar doble clic en el encabezado de las columnas se seleccionan todos los
trabajadores o se deseleccionan, si es prueba selectiva solo seleccione con un clic a cada uno
de los trabajadores.
Número de Trabajador; dar clic derecho sobre el encabezado y se muestra dos
opciones;
MANUAL AUDIMSS
85
a) Numerar, con esta opción se muestra la siguiente pantalla:
Para el primer mes se indica 00000001 (se recomienda respetar los ceros a la
izquierda por si más adelante aumentan los trabajadores), dar clic en aceptar y se
muestra el número de trabajador para todos aquellos que están seleccionados. A partir
del segundo mes el sistema les sugiere el número que continuaría, deberán revisar
previamente cual fue el último número de trabajador que se utilizó el mes anterior.
b) Ordenar, con esta opción se ordena en forma ascendente o descendente por
número de trabajadores (en la siguiente columna “nombre” al dar clic en el
encabezado se ordena en forma alfabética.
Fecha de alta; este campo esta vacio para aquellos trabajadores que se dieron de alta
en periodos anteriores al revisado, para su llenado automático, seleccionar la columna
con doble clic izquierdo y se muestra el calendario para señalar la fecha que deseen
asignarle a todos los trabajadores q no traen este dato, y con “enter” se aplica la misma
fecha para todos los trabajadores que tenían vació este campo.
Hay una segunda opción para el llenado de esta columna, de lado derecho dar clic en
el recuadro “NOM” y se muestra el siguiente mensaje:
MANUAL AUDIMSS
86
Seleccionar la opción “SI” y el sistema automáticamente le asigna la fecha de alta a los
nombres que traían dicha fecha vacía, a los trabajadores que se dan de alta en el
periodo de trabajo el sistema respeta dicha fecha, la fecha se toma del “Catálogo de
Trabajadores” que se importo de Excel previamente.
Para poder realizar este proceso deberán seleccionar a todos los trabajadores en la
columna “Catálogos” y “tablas”.
Categoría; (si son varias categorías debe seleccionar primero a sus trabajadores por
una de las categorías) para este dato dar doble clic en el encabezado de la columna y
se muestra esta pantalla:
Es la información de las Tablas de AUDIMSS que ya actualizo previamente, solo
seleccionar su categoría (si tiene otra categoría que asignar, deberá deseleccionar a
estos trabajadores y seleccionar a los trabajadores de la nueva categoría.
Oficio; (si son varios oficios debe seleccionar primero a sus trabajadores por cada uno
de los oficios) para este dato dar doble clic en el encabezado de la columna y se
muestra esta pantalla:
MANUAL AUDIMSS
87
Es la información de las Tablas de AUDIMSS que ya actualizo previamente, solo
seleccionar su oficio (si tiene otros oficios que asignar, deberá deseleccionar a estos
trabajadores y seleccionar a los trabajadores del nuevo oficio.
Tipo de Salario, en este dato solo aplican tres opciones, esto es en base a las tablas
del SUA, con doble clic en el encabezado se muestra la siguiente pantalla:
Departamento; (si son varios departamentos debe seleccionar primero a sus
trabajadores por cada uno de ellos) para este dato dar doble clic en el encabezado de
la columna y se muestra esta pantalla:
Es la información de las Tablas de AUDIMSS que ya actualizo previamente, solo
seleccionar su departamento (si tiene otros departamentos que asignar, deberá
deseleccionar a estos trabajadores y seleccionar a los trabajadores del nuevo
departamento).
Turno, este dato solo se aplica en el calculo de “Horas Extras”, (si son varios turnos
debe seleccionar primero a sus trabajadores por cada uno de ellos) para este dato dar
doble clic en el encabezado de la columna y se muestra esta pantalla:
MANUAL AUDIMSS
88
Es la información de las Tablas de AUDIMSS que ya actualizo previamente, solo
seleccionar su turno (si tiene otros turnos que asignar, deberá deseleccionar a estos
trabajadores y seleccionar a los trabajadores del nuevo turno).
Crédito del INFONAVIT no trae el campo “tipo de descuento”, es decir 1, 2 ó 3.
(si son varios tipos de descuento debe seleccionar primero a sus trabajadores por cada
uno de ellos) para este dato dar doble clic en el encabezado de la columna y se
muestra esta pantalla:
En este menú se muestra la información de las Tablas de AUDIMSS que ya actualizo
previamente, dar doble clic en el encabezado de la columna y se muestra la pantalla
solo seleccionar su tipo de descuento (si tiene otros tipos de descuento que asignar,
deberá deseleccionar a estos trabajadores y seleccionar a los trabajadores del nuevo
tipo de descuento). Este dato no lo contiene el disco del SUA.
Este proceso de complementar TODA la información es esta pantalla solo es en el primer mes
de trabajo, para el siguiente mes que se lee el disco de Pago del SUA esta información ya esta
en la base de ADUIMSS.
El llenado de todas la columna es cuando se aplica la opción de “Importar Disco de SUA” para
alimentar el “Catálogo de Trabajadores”.
Cuando ya se tiene el “Catálogo de Trabajadores” por que se importaron del archivo de Excel,
solo se complementa la columna Fecha de Alta.
Para realizar la revisión por cada uno de los trabajadores se muestra la opción “Impresora” y
seleccionar el reporte “Trabajadores”.
2.-Pestaña Movimientos IMSS
MANUAL AUDIMSS
89
Para accesar a esta pestaña, solo dar clic sobre el encabezado de dicha pestaña, para mostrar
los importes dar clic en el segundo icono “Recalculo” y revisar dichos importes, estos deben ser
los mismos que se indica en su reporte del SUA.
Si la información no corresponde, deberán revisar por cada una de las ramas, en caso de tener
diferencias en los importes deberán revisar el menú “Catálogos”, “Salarios mínimos”, “Topes
salariales mensuales/bimestrales, Riesgo de Trabajo porque estas son las tablas que se
consideran para estos cálculos. Cuando es el mes de Enero revisar la última hoja del reporte
del SUA para verificar con que Salarios Mínimos se pago el SUA, si está dictaminando 2010 los
salarios deben ser de ese año, en caso de ser un año anterior es decir que la empresa NO
actualizo los Salarios Mínimos en el SUA, usted deberá hacer lo mismo en AUDIMSS, deberá
registrar los Salarios Mínimos del SUA solo para leer este archivo, posteriormente deberá dejar
la tabla de “Salarios Mínimos” como al inicio que actualizo todas las “Tablas” del sistema.
En caso de tener diferencias, esto es en los mese pares por efecto de incapacidades, dentro de
esta pantalla podrán modificar los días de las incapacidades y en esta misma pantalla de lado
izquierdo en la parte inferior se muestra in icono “Actualizar” al dar clic mostrara los cambios
realizados en cada uno de los importes. (No deberán recalcular porque se pierden los cambios
manuales que realizaron a las incapacidades)
NOTA: Si esta revisando 2008 o 2009, en la parte superior de lado derecho de la pantalla
se muestran dos iconos 5%, 20% o Financiamiento, esto aplica en base a los acuerdos
emitidos en el Diario Oficial, solo dar clic en la opción que aplica y posteriormente
“Recalcular”, y revisar los importes totales.
Si la información es correcta los trabajadores que se mostraban en azul ya tiene toda la
información en la primera pestaña de esta pantalla “Catálogo de trabajadores” y los cálculos de
la pestaña dos o tres son correctos ya sea mensual o bimestral dar clic en el tercer icono
“Aplicar Trabajadores y Movimientos a Audimss”, y se muestra un mensaje:
El sistema válida que este e Recalculo de las cuotas, en caso contrario selecciona la opción
“SI”, inicia el proceso de cálculo y se realiza automáticamente el procese “Aplica a AUDIMSS”.
En los meses de Enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre, este es el proceso.
Para realizar la revisión por cada uno de los trabajadores se muestra la opción “Impresora” y
seleccionar el reporte “Liquidación”.
3.-Pestaña Retiro Infonavit
MANUAL AUDIMSS
90
En esta pestaña se muestra la información de Retiro, Cesantía y vejez, Infonavit y
amortizaciones, por lo tanto solo se activa en los meses pares; febrero, abril, junio, agosto,
octubre, diciembre.
Si la información es correcta los trabajadores que se mostraban en azul ya tiene toda la
información en la primera pestaña de esta pantalla “Catálogo de trabajadores” y los cálculos de
la pestaña dos o tres son correctos ya sea mensual o bimestral dar clic en el tercer icono
“Aplicar Trabajadores y Movimientos a Audimss”, y se muestra un mensaje:
Con la primera opción “Ambas” se aplican solo los dos importes, el de las ramas mensuales del
IMSS y las bimestrales.
Con la segunda opción “Retiro” se aplican los importes bimestrales.
Para realizar la revisión por cada uno de los trabajadores se muestra la opción “Impresora” y
seleccionar el reporte “Liquidación”.
NOTA: en estos meses se podrán leer dos discos de pago, es decir si la empresa tiene un
disco con el pago mensual y otro disco con el pago bimestral, primero deberá leer, recalcular y
aplicar la información con la primera opción. Leer el segundo disco de pago, recalcular y
aplicar la información con la segunda opción.
4.-Genera bajas mismo día (no aplica)
Esta opción aplica para ejercicios 2006 y 2007.
5.-Corrección Movimiento SUA (no aplica)
Esta opción aplica para ejercicios 2006 y 2007.
DONDE SE MUESTRA LA INFORMACION QUE SE IMPORTO DEL (S) DISCO(S) DE PAGO
DEL SUA EN FORMA MENSUAL Y BIMESTRAL:
CATALOGO DE TRABAJADORES
MANUAL AUDIMSS
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(Los datos generales de los trabajadores)
Si se tomo la opción de importar los trabajadores del “Disco de pago del SUA”, la información
de los trabajadores se muestra en el menú “Catálogos”, “Catálogo de Trabajadores”.
LIQUIDACION IMSS
(movimientos y cuotas)
Independientemente de la opción que se haya tomado para importar el Catálogo de
Trabajadores, esta opción de Movimientos IMSS que son todas las cuotas y se refleja en la
opción 9.1“Liquidación”,9.1.1 “IMSS”:
RETIRO / INFONAVIT
(Cuotas bimestrales y amortización)
En los meses pares, son las cuotas bimestrales y los importes de las amortizaciones de los
créditos del infonavit.
MANUAL AUDIMSS
92
9 .MENU AUDITORIA
9.2.- NOMINA.
9.2.1 IMSS
Para iniciar este módulo de Auditoria hay dos opciones: 9.1- Liquidación, o 9.2.- Nómina.
Para Iniciar con la opción de 9.2.-Nómina se deberá accesar a 9.1.3.- Importación de la
Nómina; con esta opción se importa los cinco archivos en formato Excel Ocupaciones y oficios,
Departamentos, Catalogo de trabajadores, incidencias o movimientos de nominas,
percepciones Fijas y/o Variables
Para iniciar con la opción 9.1.- Liquidación deberán accesar a 9.1.3 -Importación disco de
SUA disco de pago; con esta opción se importara solo el Catalogo de Trabajadores,
incidencias, Cuotas pagadas por cada uno de los trabajadores.
NOTA:
El Catalogo de Trabajadores se podrá importar de las Nóminas en el formato de Excel o
bien se podrá importar de “Disco de pago del SUA”.
9.2.- NOMINA.
9.1.3 .- Importación Nómina
COMO IMPORTAR LOS ARCHIVOS DE LAS NOMINAS EN FORMATO DE EXCEL:
Accesar al módulo 9. “Auditoria”, 9.2 “Nómina”, 9.2.3 “Importación Nómina”, en este módulo se
podrán importar todos los archivos.
Pantalla para realizar la importación de los cinco archivos:
Con estas opciones se importan Se validan los archivos Se aplica la información
MANUAL AUDIMSS
93
a) PROCESO PARA IMPORTAR CATALOGOS DE OCUPACIONES Y/O OFICIOS Y
DEPARTAMENTOS.
Pantalla de iconos a utilizar para todos los procesos de Importación de los archivos en Excel:
MANUAL AUDIMSS
94
Seleccionar el periodo de trabajo:
Seleccionar el primer icono “Importar otros Catálogos desde Excel”, se muestran dos
opciones; Ocupaciones y/o Oficios, Departamentos, puede seleccionar uno de los dos, el
proceso es el mismo para cualquiera de estas dos tablas y no importa el orden, se muestra la
siguiente pantalla:
MANUAL AUDIMSS
95
Se muestra la pantalla para indicar la ruta donde esta su archivo a importar.
Dar clic en el folder amarillo de lado derecho para seleccionar la ruta donde está el archivo de
Excel:
MANUAL AUDIMSS
96
Seleccionar con clic el archivo y dar clic en abrir como lo indica la pantalla, o bien doble clic en
el nombre del archivo y se muestra la pantalla de AUDIMSS para relacionar las columnas de
Excel con la información que solicita el sistema:
En la parte superior se muestra la información con el contenido de Excel, en la parte inferior se
muestra el “Concepto” y “Columna a relacionar”, es decir el orden del archivo de Excel no
importa ya que es esta pantalla el usuario final relaciona dicha información.
Concepto Columna Relacionada
MANUAL AUDIMSS
97
Clave A
Departamento B
Para seleccionar la columna relacionada, dar clic en el puntero y se muestran las columnas que
trae el archivo que están importando, en caso de equivocarse se muestran guiones (–) al final
de las letras, solo seleccione estas líneas y podrá continuar con la captura.
Se recomienda NO teclear las columnas, en caso de hacerlo deberán ser con mayúsculas y
solo las letras de las columnas que contienen información.
Al concluir la captura de lado derecho se muestra el icono de “importar” o “cancelar”, dar clic
en importar y se muestra el siguiente mensaje:
Y dar clic en “aceptar”. El sistema ya aplico esta información al menú que le corresponde 8.1.-
Catálogos 8.1.1.-Tablas 8.1.2.- Departamentos, en caso de que la información se aplique
por segunda vez o se aplique algún departamento existente, el sistema enviará una bitácora
indicando que la información se repite.
Como último paso revisar dicha información, en el menú 8.-Catálogos, 8.1.- Tablas, 8.1.2.-
Departamentos 8.1.1.- Ocupaciones”.
B) PROCESO PARA IMPORTAR CATALOGO DE TRABAJADORES.
1) Seleccionar el periodo de trabajo:
Para empresa nueva, deberán iniciar la Auditoria en el mes de Enero del año a
Dictaminar.
Para empresas que ya tienen información del año anterior, el mes de Enero
del siguiente año es donde deben iniciar.
MANUAL AUDIMSS
98
2) Antes de realizar esta importación deberá revisar el menú 8.1.- Catálogos, 8.1.2.- Tablas,
que la información que se importará de este archivo de Excel, “Catálogo de Trabajadores”
coincida con relación a las claves que ya se analizaron en el menú 8.1.2.- Tablas, de lo
contrario no se podrá realizar la importación ya que no serán compatibles dichas claves, cabe
mencionar que la información de este archivo debe estar en mayúsculas.
3) Seleccionar el segundo icono “Catálogo de Trabajadores desde Excel”, se muestra la
siguiente pantalla:
Se muestra la siguiente pantalla para indicar la ruta del archivo a importar:
Dar clic en el folder amarillo de lado derecho para seleccionar la ruta donde está el archivo de
Excel:
MANUAL AUDIMSS
99
Seleccionar con clic el archivo y en la pantalla de audimss dar clic en la opción de aceptar, se
muestra la pantalla para relacionar las columnas de Excel con la información que solicita el
sistema.
MANUAL AUDIMSS
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En la parte superior se muestra la información con el contenido de Excel, en la parte inferior se
muestran los encabezados: “Concepto” y “Columna a relacionar”, es decir el orden del archivo
de Excel no importa ya que es esta pantalla el usuario final relaciona dicha información como
se ve en la pantalla.
Para seleccionar la columna relacionada, dar clic en el puntero y se muestran las columnas que
trae el archivo que están importando, en caso de equivocarse se muestran – al final de las
letras, solo seleccione estos guiones y podrá continuar con la captura, en caso de teclear
alguna letra posterior a la última letra de la columna con información en el archivo de Excel,
AUDIMSS mostrará error al leer el archivo, se recomienda NO teclear las letras , relacionar las
columnas con el puntero que se muestra en “Columna relacionada”.
Ejemplo según la información de la pantalla que se indica arriba:
Concepto Columna Relacionada
Núm. de trabajador A*
Apellido paterno B*
Apellido materno C*
Nombre D*
RFC H*
Cuota diaria F
Sexo I
NSS G*
Tipo de categoría L*
Tipo de ocupación O
Fecha de alta E*
Tipo de jornada N**
Tipo de trabajador K**
Tipo de salario M**
Tipo de nómina J*
Tipo turno --
Tipo departamento --
Tipo pensión --
NOTAS IMPORTANTES:
*Estos datos serán obligatorios para que se pueda importar la información.
**Los otros datos se podrán complementar en la siguiente pantalla de captura o bien
dentro de los menús que correspondan y serán obligatorios para el pago de
Diferencias y para el DISPMAG O IDSE que son los avisos afiliatorios.
Los siguientes datos se refieren a los créditos del INFONAVIT, es decir si va a realizar
dictamen del INFONAVIT se alimenta esta información de lo contrario no es necesario.
En caso de realizar dicho dictamen y no tener la información, posteriormente tendrá que
complementar esta información en forma manual dentro del menú 8.-Catálogos, 8.2.-
Trabajadores, pestana Infonavit Nomina.
Número crédito Q
Fecha de inicio R
MANUAL AUDIMSS
101
Tipo descuento S
Valor descuento T
Se recomienda NO teclear las letras en las columnas, en caso de hacerlo deberán ser con
mayúsculas.
Al concluir la captura de lado derecho se muestra el icono de “importar” o “cancelar”, dar clic
en “importar” y se muestra un mensaje:
Dar clic en si y se muestra la pantalla con la información que se importó:
Al terminar los procesos y la revisión de su archivo en esta pantalla se mostrará así la
información que se importo, lo cual indica que es correcta toda la información procesada..
En caso de no mostrarse de esta forma la pantalla, necesitan revisar la última columna de esta
pantalla “Status” para ver el motivo por el cual su información no se muestra correctamente.
MANUAL AUDIMSS
102
4.- MOTIVOS POR EL CUAL NO SE PUEDE IMPORTAR EL ARCHIVO:
NOTA: Consultar el Manual para preparar archivos en Excel.
La primera recomendación es, el archivo que se va a importar NO debe estar en uso en
Excel, de lo contrario se podrá dañar la información.
El archivo que se importo tiene encabezados:
Solución:
Hay que eliminar esa línea de encabezado, ya que al momento de “Aplicar Trabajadores a
Audimss” la información no se aplica.
Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es por que su archivo esta en
formato Office 2007.
MANUAL AUDIMSS
103
Solución:
Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95.
Dentro Excel seleccionar la opción “Guardar como”, seleccionar la primera opción “Libro de
Excel” y se muestra la pantalla para indicar el nombre y “Tipo de archivo”, seleccionar la opción
“Excel 5.0/95”, como lo indica la pantalla:
Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías:
MANUAL AUDIMSS
104
Solución:
En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene información (no es toda la hoja)
seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opción
“Pegado especial”, seleccionar la opción “Valores” y aceptar. Guardar el archivo con el formato
como se indica en el punto anterior.
Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber
ampliado la columna:
Solución:
En el archivo de Excel que esta importando, seleccionar la última columna y teclear la
función =concatenar(clic en la columna el número de seguridad social) o abrir paréntesis y
teclear la columna donde esta el Número de seguro social y cerrar paréntesis, como lo
indica la pantalla:
MANUAL AUDIMSS
105
Posteriormente copiar esta función en toda la columna, sombrear esta nueva columna de
Número de seguro social y con clic derecho seleccionar la opción “copiar”, seleccionar
nuevamente esta nueva columna y con clic derecho seleccionar la opción “Pegado especial”
seleccionar la opción valores y dar clic en aceptar. Con este último paso la información queda
correcta.
Si la columna fecha se muestra con formato de texto:
Solución:
MANUAL AUDIMSS
106
No hay ningún problema audimss convierte este formato de texto que muestra la pantalla a
formato de fecha.
Solo se importan algunos trabajadores:
Solución
La fecha de alta es muy importante, si esta trabajando en Enero de 2010, los trabajadores
que se podrán importar son aquellos que se dieron de alta con fecha anterior y hasta el 31
de enero de 2010, para poder importar todos los trabajadores, deberán estar en el mes de
Diciembre del año a dictaminar y este archivo que es “Catálogo de Trabajadores” deberá
ser acumulado, es decir los trabajadores hasta el 31 de diciembre del año que esta
trabajando.
SI EL ARCHIVO SE IMPORTO CORRECTAMENTE, ESTA ES LA PANTALLA QUE SE
MUESTRA:
Esta es una vista previa de nuestra información:
MANUAL AUDIMSS
107
Esta pantalla es donde se muestra la información que se importo, esta será la pantalla previa
para revisar y validar que la información sea correcta.
En la pestaña de “Catálogo de Trabajadores” se mostrará la siguiente información:
Catálogo; en esta columna se podrá definir que trabajadores desean que se apliquen al menú
8. “Catálogos“ 8.2. “Catálogo de Trabajadores”, es decir de la información que se muestra en
esta pantalla podrán seleccionar si desean aplicar algunos trabajadores o todos. En caso de
seleccionarlos todos deberán dar doble clic en el encabezado de la columna “Catálogo”, en
caso de seleccionar solo algunos deberán dar clic en esta columna a la altura de cada uno de
los trabajadores.
Tabla; esta columna es para indicar si desean realizar captura o modificar alguna de las
columnas que se muestran a la derecha de la pantalla, si esta columna no se activa NO se
podrá realizar el llenado de las columnas, para seleccionar la columna dar doble clic en el
encabezado y para desactivar dicha columna con doble clic en el encabezado o bien puede
ser clic en cada uno de los trabajadores.
Antes de iniciar el proceso de complementar la información deberán seleccionar la columna
“Catálogo” y “Tabla”.
Número; se indica el número del trabajador para AUDIMSS
En caso de que este campo sea erróneo, en esta pantalla al dar clic sobre dicha información,
esta se podrá corregir y al final de esta captura se da enter para que se guarde la información.
MANUAL AUDIMSS
108
Nombre del trabajador; se muestra el nombre del trabajador en una columna.
NSS; se indica a once dígitos, deberán revisar que se muestre de esta forma la información, en
caso de mostrar otra información deberán revisar el archivo de Excel.
En caso de que este campo sea erróneo, en esta pantalla al dar clic sobre dicha información,
esta se podrá corregir y al final de esta captura se da enter para que se guarde la información.
RFC; se muestra la información y podrá ser a diez o trece dígitos.
Cuota diaria; se muestra la información sin símbolos, solo se registra el punto decimal, en la
cantidad que se muestra.
En caso de que este campo sea erróneo, en esta pantalla al dar clic sobre dicha información,
esta se podrá corregir y al final de esta captura se da enter para que se guarde la información.
Fecha de alta; se muestra la información en formato día, mes y año.
En caso de que este campo sea erróneo, en esta pantalla al dar clic sobre dicha información,
esta se podrá corregir y al final de esta captura se da enter para que se guarde la información.
A partir de esta columna el sistema muestra dos columnas relacionada a la Clave (es la
información que previamente se registro en el menú 8. “Catálogos”, 8.1 “Tablas”) para poder
complementar estas columnas deberá dar doble clic en el encabezado de la que indica “Clave”
y el sistema automáticamente le muestra la descripción.
Columnas en que aplica el llenado o corrección si su archivo de Excel ya muestra esta
información con doble clic en el encabezado “Clave”
Clave de sexo y descripción
Clave de Ocupaciones y oficios, descripción
Clave de Departamentos, descripción
Clave Categorías, descripción
Clave Turnos, descripción
Clave tipo de Nomina, descripción
Clave tipo de Trabajador, descripción
Clave tipo Salario, descripción
Clave tipo Jornada, descripción
Clave tipo Descuento, descripción
Clave tipo de Baja, descripción
Así se muestra la pantalla:
MANUAL AUDIMSS
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Estatus de aplicación; en esta columna el sistema indica que información esta errónea y se
tendrá que corregir para poder concluir el proceso es decir para poder Aplicar esta información
a los respectivos módulos como es el menú 8. “Catálogos “, 8.2 “Trabajadores”.
El siguiente paso es dar clic en el icono cinco, esto es “validar catálogo de trabajadores”, con
esta opción el sistema realizará la primera revisión y en la última columna de esta pantalla
“Estatus” indicara cual es el error detectado.
“Estatus de Aplicación”
Los ampos que válida este proceso son; número de trabajador que NO se duplique (esto es a
partir del segundo archivo que se importe ya que el primer archivo no hay contra que validarlo,
lo tendrán que revisar manualmente) Número de seguridad social a once dígitos, RFC mínimo
a diez dígitos, que la descripción de las columnas “claves” existan en los 8. “Catálogos”,8.1
“Tablas”.
MANUAL AUDIMSS
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En caso de tener información errónea, la columna “Estatus de Aplicación” lo indica:
NSS se duplica
Número de trabajar existente
La clave del departamento no existe
La clave de ocupación no existe
Audimss verifica que la información de todas las columnas, que se muestran en CLAVES,
estén registradas, de lo contrario, se muestran los mensajes en la columna de “Estatus de
Aplicación”.
Hay dos formas de solucionarlo; en esta pantalla se podrán corregir, es decir dar clic a la
columna o bien doble clic en las columnas “Claves” depende la columna a corregir:
En esta pantalla se toma la columna de “Clave ocupación” y se da doble clic en el encabezado
de dicha columna y se muestra la tabla de audimss, para seleccionar la información (previo a
esto el trabajador debe estar seleccionado como se ve en pantalla en la columna uno y dos)
puede ser con enter o doble clic.
La otra opción es corregir el archivo de Excel que importaron y se vuelve a realizar el proceso
de importación desde leer nuevamente el archivo.
Para concluir el trabajo en esta pantalla, deberán aplicar esta información al módulo que
corresponde ya que esta pantalla en previa o de revisión, para realizar este proceso dar clic en
el icono ocho “Aplicar trabajadores a AUDIMSS”.
Con esta opción el sistema vuelve a validar la información antes de aplicarla al menú
8.“Catálogos”,8.2. “Tablas”, al terminar este proceso deberá revisar nuevamente la última
columna de esta pantalla “Estatus”, primero deberán observar que la pantalla cambia de color,
MANUAL AUDIMSS
111
de inicio las líneas son azules y posterior a este proceso cambian a color gris siempre y cuando
no haya información errónea, en caso de existir algún error queda algunas líneas en azul, estas
son las que tendrán que revisar en la columna “Estatus de Aplicación”.
COMO CORREGIR INFORMACION CUANDO YA SE APLICO EL CATALOGO DE
TRABAJADORES A AUDIMSS.
Si solo se aplicaron algunos trabajadores hay dos formas de corregir:
1.- Primera opción.
Volver a importar el archivo de Excel;
En caso de que la información errónea sea en gran cantidad podrán corregir el archivo de
Excel y podrán realizar nuevamente todo el proceso de la importación, cabe mencionar que las
columnas a relacionar se quedaron grabadas, no tiene que volver a teclear las letras de cada
columna de Excel. Si realizan esta opción previamente deberán accesar al menú 4.“Archivo”,
4.7. “Utilerías”, 4.7.3. “Borrado de archivos” y seleccionar “Catálogo de Trabajadores” y
borra la información, con este proceso se borra la información que se había aplicado a menú 8.
“Catálogo”, 8.2. “Trabajadores”.
2.- Segunda opción.
Aplicar nuevamente la información corregida en pantalla “Previa”, es decir NO se vuelve a
importar el archivo.
La pantalla previa en la que se está trabajando, muestra en azul a los trabajadores donde hay
problemas, por la tanto solo esos se tiene que corregir en esta misma pantalla, solo dar clic en
el campo a corregir o bien doble clic a los encabezados de las columnas “Clave”, al concluir la
corrección deberá dar doble clic en el encabezado de la columna “Estatus de aplicación”, con
esto se cambia el estatus a “Pendiente de aplicar a AUDIMSS”.
COMO REVISAR LA INFORMACION QUE SE APLICO AL MENU “CATALOGO”,
“TABLAS”, “TRABAJADORES”
Accesar al menú 8.-“Catálogos”, 8.1.7.-“Trabajadores” y se muestra la siguiente pantalla:
MANUAL AUDIMSS
112
Filtros para visualizar la información en esta pantalla Activos (con esta opción solo se muestran
los trabajadores a cotizar en el mes de trabajo), Todos (con esta opción podrán “consultar”
trabajadores de todo el año).
Esta es la pantalla donde se refleja la información que se Importo desde Excel, en esta también
se puede complementar información o bien terminar de realizar la captura, con el primer icono
de “Nuevo” se podrán agregar trabajadores que no están registrados en las nominas como
pueden ser, personas por honorarios, asimilables, comisionistas o cualquier otra persona que
se necesite registrar en la base para cotizar al IMSS.
Con el tercer icono “editar”, se podrá realizar cualquier cambio a la información que se refleja
en pantalla y posteriormente dar clic en el segundo icono “guardar”.
Los campos que no se podrán modificar son: Categoría y Cuota Diaria, ya que el sistema
considera esta información para realizar el cálculo del Movimiento de inicio en el menú
9.2.Nomina, 9.2.1 IMSS
La unidad de medicina familiar (UMF) puede quedar vacía y en caso de necesitar esta
información al realizar los avisos afiliatorios del DISPMAG o IDSE, deberán accesar a este
menú y realizar la captura solo de los trabajadores que se requieran (serian los reingresos por
auditoria).
En esta pantalla se podrá realizar la captura manual de los créditos del INFONAVIT, en la parte
central de lado derecho esta la segunda pestaña “Amortización Nómina”, para poder realizar la
captura de trabajadores que ya están registrados deberán seleccionar el trabajador y
posteriormente dar clic en el tercer icono “editar” y se muestra la siguiente pantalla de captura:
MANUAL AUDIMSS
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Tendrán que teclear el número de crédito, no mayor a diez dígitos, posteriormente clic en el
icono “nuevo” y se emite un mensaje “El movimiento es una reactivación” seleccionar SI o NO;
la opción SI aplica en caso que el trabajador haya suspendido el pago de crédito y deseen
activarlo nuevamente, la opción NO es para aquellos trabajadores que aplica por primera vez
su crédito, después de seleccionar la opción se inicia la captura del detalle del crédito:
Tipo de descuento; dar clic en el puntero y se muestra las opciones, seleccionar una de ellas.
Valor; indicar si es porcentaje hay que teclear la cantidad, o si es cuota fija teclear la cantidad
al mes, si es veces el salario mínimo teclear las veces de salarios.
Fecha de inicio de descuento; si es trabajador con alta para la empresa, en el año que se esta
dictaminando, y trae un crédito del trabajo anterior, el año del crédito será el año que se está
dictaminando es decir NO es el año en que se le otorgo el crédito. Si es un trabajador que
tiene suspensión del descuento dentro de la empresa (no se realizan descuentos en la nomina)
y aun está activo en la empresa deberán indicarlo en esta pantalla para que AUDMSS realice el
calculo hasta esa fecha.
Reactiva; esta opción se aplicará a aquellos trabajadores que tenían suspensión de descuento
y se les reactiva el crédito nuevamente.
La revisión de la información que se muestra en esta pantalla de “Catálogo de trabajadores”, se
podrá hacer por medio de los reportes que se incluyen en esta pantalla, dar clic en el último
icono “imprimir” y se muestra la siguiente pantalla:
MANUAL AUDIMSS
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Se muestran los filtros para seleccionar; tipo de nómina, tipo de trabajador, tipo de salario,
categoría, (en caso de NO seleccionar los filtros, el reporte mostrará toda la información)
segundo filtro es el orden del reporte, alfabético, numérico, Número de Seguridad Social, tercer
filtro es por movimientos en nómina o liquidación (solo aplica en Liquidación y Nómina), las
fechas solo son mensuales, por último dar clic en el botón de “Aceptar”, se muestra otra
pantalla:
Muestra cuatro reportes para seleccionar, podrán seleccionar los cuatro reportes para poder
revisar la información que se importo del archivo de Excel, se recomienda revisar en el
segundo “General”.
Así se concluye la importación del segundo archivo de Excel “Catálogo de Trabajadores”.
Por el momento NO se puede importar el tercer archivo “Incidencias” o “Movimientos de
nomina” ya que se necesita realizar un proceso en el menú de 9.2 Nomina 9.2.1 IMSS.
9.- MENU AUDITORIA
A) COMO GENERAR EL MOVIMIENTO DE INICIO EN NOMINA, IMSS PARA PODER
IMPORTAR EL ARCHIVO DE INCIDENCIAS O REALIZAR LA CAPTURA MANUAL.
MANUAL AUDIMSS
115
9.- MENU AUDITORIA
9.- MENU AUDITORIA, 9.2.- NOMINA, 9.2.1 IMSS
Este proceso se realiza en cada uno de los meses de revisión,
Al accesar a este menú se muestra un mensaje “Desea aplicar las percepciones Fijas” con
opción SI o NO, cuando se accesa y aun no se han importado las percepciones Fijas y/o
Variables, podrán seleccionar la opción NO.
Se muestra un segundo mensaje “Desea aplicar las percepciones Variables” con opción SI o
NO, cuando se accesa y aun no se han importado las percepciones Fijas y/o Variables, podrán
seleccionar la opción NO.
Este mensaje siempre se mostrará, deberán seleccionar la opción SI; cuando se hayan
importado las percepciones Fijas o Variables y deseen que el sistema realice el cálculo de la
parte Fija o Variable del Salario. En caso de NO necesitar el cálculo de la parte fija o variable
porque ya se realizo previamente y no hay cambios, seleccionar la opción NO de esta forma el
sistema accesa de inmediato al menú y si se selecciona la opción SI se realiza nuevamente el
cálculo y el acceso puede tardar minutos, todo depende de la cantidad de trabajadores y las
percepciones que tenga cada uno de ellos.
Nota: Para poder importar el archivo de “incidencias” o “movimientos de nómina”,
antes se debe trabajar en este módulo para poder iniciar la auditoria ya que las
incidencias son movimientos dentro del periodo de trabajo y como su nombre lo indica
el movimiento de inicio es la primera información del trabajador al inicio de cada mes y
posterior a esto van todas las incidencias de las nominas.
En caso de no importar el archivo de “incidencias” o “movimientos de nómina”, porque se va a
realizar manualmente la captura de las incidencias, esta será la forma de trabajar en todos los
meses del año, es decir accesar a este menú después de haber importado el “Catalogo de
Trabajadores”.
AUDIMSS toma en cuenta la información que se importo en el “Catalogo de Trabajadores”,
fecha de alta, cuota diaria, categoría, considerando esta información se procesa el primer
movimiento en el sistema o sea el Movimiento de Inicio.
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Esta pantalla es donde se realiza la auditoria y se reflejara toda la información de las nominas,
también le podemos llamar “Debió cotizar”.
Filtros para visualizar la información en esta pantalla la opción “Activos” de lado izquierdo en la
parte superior (con esta opción solo se muestran los trabajadores a cotizar en el mes de
trabajo), la opción “Todos” de lado izquierdo en la parte superior (con esta opción podrán
“consultar” trabajadores de todo el año). Esto es solo para consultar, la opción correcta es
“Activos” ya que son los trabajadores que se calcularan como “Debió Cotizar”.
Para generar el movimiento de Inicio, la pantalla muestra tres iconos de lado derecho en la
parte superior, seleccionar el primero (el de tres colores):
Al seleccionar el primer icono se muestra este mensaje:
Al seleccionar la opción “SI” se muestra la siguiente pantalla:
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En este proceso el sistema genera:
Movimiento de inicio; para los trabajadores que se dieron de alta con fecha posterior al
periodo de trabajo.
Movimiento de alta; para aquellos trabajadores que se dan de alta en la empresa en el
periodo de trabajo.
Modificación de Salario por antigüedad o por incremento al Salario Mínimo.
Si se realiza por segunda vez este proceso y no se borra la información en forma
masiva en la opción “Utilerías”, el sistema revisa que los factores fijos sean los mismos.
Por default se muestran las tres opciones seleccionadas:
La primera opción es; para el movimiento de inicio de todos los trabajadores.
La segunda opción es; para generar la Modificación de Salario por antigüedad, para aquellos
trabajadores que cumplen un año más de antigüedad en este mes.
La tercera opción es; para el incremento al Salario Mínimo en base al diario oficial.
Se podrán seleccionar las tres opciones si
Se podrá seleccionar la opción uno y la tres. La opción dos se sugiere se seleccione en una
segunda etapa, cuando se haya terminado el proceso de la “Importación de las Incidencias”, de
lo contrario el sistema podrá registrar los siguientes movimientos erróneos:
MS por cambio de Factor el 20/01/xxxx al seleccionar las tres opciones, y las incidencias se
importan posterior a este proceso, y en las incidencias importo una Baja con fecha 15/01/xxxx
entonces este movimiento de MS no aplica, para evitar este error se sugiere No seleccionar la
opción dos al momento de Generar el Movimiento de Inicio, si no hacerlo posteriormente y
SOLO seleccionar esta opción dos, ya que si selecciona las tres opciones, las incidencia
posteriores a el Movimiento de Inicio NO permiten que se genere nuevamente el movimiento de
Inicio.
Nota: en caso de realizar nuevamente el proceso de Movimiento de Inicio y por error
seleccionar las tres opciones, el sistema Borra automáticamente los movimientos que se
importaron, por eso solo debe seleccionar la opción dos “modificación de Salarios por cambio
de factor”
Posteriormente realizar el proceso de “Recalculo”, es decir dar clic en el tercer icono de lado
derecho que se marca con la letra “R” si las “Tablas” del sistema están actualizadas el proceso
se realizará, en caso contrario mostrará una bitácora de “Errores” indicando cual es la “Tabla”
que deberán actualizar” y puede ser cualquier tabla del menú 8. “Catálogo”, con este proceso
se calcula el “Salario Fijo”, es decir se toma la “Cuota Diaria” y se multiplica por el “Factor Fijo”
que le corresponde.
El siguiente paso es revisar que todos los trabajadores que están de lado izquierdo, tengan el
movimiento de inicio de lado derecho, dicho movimientos se reflejan en la primera pestaña
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“Movimientos de nómina” y deberán revisar la columna “Cuota diaria” que todos los
trabajadores tengan esa información (excepto los salarios variables que deberán ser 0.00), el
siguiente campo a revisar es el “Factor fijo” todos los trabajadores deberán tener esta
información, en caso de no tener factor deberán revisar su “Catálogo” Factor fijo” y las
“Categorías” que tienen los trabajadores en el módulo “Catálogo de Trabajadores”.
Para realizar una revisión por pantalla; de lado izquierdo se muestra el listado de los
trabajadores, seleccionar un trabajador dar clic derecho y se muestra la siguiente pantalla:
Seleccione la primera opción “Detalle de Trabajador” y se muestra la siguiente pantalla:
Como se puede observar son los datos del menú “Catalogo de Trabajadores”, esto es para que
puedan realizar una revisión dentro de esta misma pantalla, buscar la columna; ”Cuota Diaria”
y “Factor Fijo” dar clic en la pantalla donde se indica el Factor Fijo para poder dejar fija la
pantalla y dar clic en el nombre del trabajador a revisar, con las flechas o con el mouse podrán
ir cambiando de trabajador.
Se recomienda hacer la revisión de esta información porque el campo “Categoría” no se podrá
modificar, esta revisión puede ser en pantalla, por cada uno de los trabajadores.
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Para revisar dicha información en un reporte deberán accesar al menú 10. “Reportes”, 10.2
“Papeles de Trabajo” y consultar el reporte 10.2.1 “Análisis de diferencias”, en la primera
parte de este reporte “Debió Cotizar”.
Nota: el movimiento de Inicio solo se realiza con esta opción, y este proceso de realizar
movimiento de inicio se deberá hacer en todos los meses del año, pero solo se realiza al
iniciar el periodo de trabajo.
Si necesita volver a realizar el proceso de Movimiento de Inicio (consultar capitulo
“Borrado de Archivos”).
B.) PERCEPCIONES FIJAS:
Proceso para las percepciones Fijas, estas se pueden capturar manualmente o bien se
importan, para la importación del archivo en formato Excel consultar el tema 9.1.3 Importación
Nomina, C.) Importar Percepciones.
Si la captura es manual, se realiza por cada uno de los trabajadores y por cada una de las
percepciones Fijas que otorga la empresa, los importes son acumulados, es decir la suma de
las percepciones al mes, automáticamente esta captura pasara a los meses de Febrero a
Diciembre, en caso que las cifras cambien se accesa a ese mes y se elimina o modifica el
nuevo importe.
Accesar al menú 9.2 Nomina y seleccionar la pestaña “Percepciones Fijas del periodo”:
Dar clic en el icono “Nuevo” y seleccionar la percepción, teclear el importe de la percepción,
por último dar clic en el icono de “Guardar”, de esta forma se realiza la captura manual.
En caso de haber realizado la importación del archivo en esta pantalla se puede visualizar la
información.
C.) PERCEPCIONES VARIABLES
Para empresas nuevas, deberán accesar al periodo de Noviembre del año anterior al
ejercicio a dictaminar.
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Para empresas que ya contienen información del año anterior, las percepciones
variables ya se encuentran en el sistema, en caso de no haber importado dicha
información, podrán hacerlo en el mes de Noviembre como en el punto uno.
Se consideran Percepciones Variables (bimestrales) todas aquellas prestaciones que están
condicionadas a los ausentismo o incapacidades. Para mayor control de las Nominas en este
menú podrán importar TODOS los conceptos de las nominas en acumulados bimestrales
incluyendo conceptos como; Sueldos, Vacaciones, Prima Vacacional y Aguinaldo, y en el menú
8.9 “Percepciones” que es donde se registran las formulas, deberán indicar “No Integran”,
para el concepto de Aguinaldo podrán utilizar las formulas para que se revise el tope de dicha
prestación ya que se encuentra registrada en la tabla de 8.5 “Factor Fijo.”
Si es empresa nueva, para poder importar el archivo de “percepciones Variables” debemos
cambiar de periodo de trabajo, a Noviembre del año anterior al dictaminar ya que las
percepciones que van a importar corresponde al bimestre de noviembre y diciembre.
Para cambiarnos de periodo dar clic en el icono azul de lado izquierdo, que corresponda a la
empresa que esta trabajando, accesar al menú “Nomina”, “Imss”, se muestran dos mensajes
para el proceso de las percepciones fijas y otro para las percepciones variables, seleccionar la
opción “NO”.
Al accesar por primera vez al modulo 9.2 “Nomina”, 9.2.1.”Imss” en este periodo, los
trabajadores se muestran de lado izquierdo y de lado derecho hay información en caso de no
tener información, es decir No hay “Movimiento de Inicio” para capturar las “Percepciones
Variables”, para iniciar dar clic de lado derecho al primer icono “Generación Movimiento por
Sistema” esto es para generar el Movimiento de Inicio y poder “capturar” las percepciones
variables en este periodo ver proceso “Movimiento de Inicio” en menú 9.2.1 “IMSS”. SI no
hay información es este menú en la pestaña “Movimientos de Nomina” las percepciones NO se
podrán capturar.
Ejemplos de las nominas para los acumulados:
Enero año a dictaminar con nominas quincenales
Nomina 1
Nomina 2
Nomina 3
Nomina 4
Para el archivo de percepciones fijas será la suma de las cuatro nominas, para el acumulado
de percepciones variables será la suma de Enero y Febrero, para las nominas semanales
ustedes deciden cuantas nominas acumulan al bimestre ya que en algunos pueden ser 8 ó 9
nominas.
Para realizar la captura mensual de las percepciones Variables:
MANUAL AUDIMSS
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Seleccionar la pestaña, “Percepciones Variables del Periodo”, seleccionar el icono “Nuevo”,
seleccionar la percepción y capturar el importe de la Percepción, por último dar clic en el icono
“Guardar” y así se realiza la captura por cada uno de los conceptos y cada uno de los
trabajadores.
Para el siguiente mes que es Diciembre o cualquier mes par, AUDIMSS pasa automáticamente
estas percepciones variables, por lo tanto solo se capturan en el mes non, y para aquellos
trabajadores que se dan de alta en los meses pares, en ese mes que se dan de alta se realiza
la captura de sus percepciones variables.
Al concluir la captura en el mes de Noviembre dar clic en el icono de “Recalculo” que se
muestra en la pantalla parte superior a la derecha “R”, para que se calculen los días de este
mes.
Ejemplo:
Alta 20 Febrero 2010.
Si este trabajador tiene percepciones Variables en el mes que se dio de alta, en este mes se le
capturan las percepciones variables que seria en Febrero.
El siguiente paso, es cambiarnos de periodo al mes de Diciembre o mes par, accesar a este
mismo menú de 9.2.”Nomina”, 9.2.1”IMSS”, realizar el movimiento de inicio como se realizo
en Noviembre y se podrán visualizar las percepciones variables en la pestaña “Percepciones
Variables del Periodo”,
Nota: solo se capturan percepciones variables si los trabajadores que se dieron de alta en
diciembre tienen percepciones variables.
Al concluir la captura en el mes de Diciembre si esto aplica, en caso de no existir captura dar
clic en el icono de “Recalculo” que se muestra en la pantalla parte superior a la derecha “R”,
para que se calculen los días de este mes.
D.) REVISIÓN PERCEPCIONES
Las percepciones Fijas se revisan en la misma pestaña que se capturaron “Percepciones Fijas
del Periodo” para que se analice el calculo solo deberán dar clic en el icono de “R” recalculo.
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Las percepciones Variables se revisarán en el siguiente bimestre a aquel en que se importaron,
es decir si se esta Integrando el Salario Diario en el mes de Enero, las percepciones se
capturaron o importaron en Noviembre del año anterior ya que corresponden a ese periodo.
Se cambian de periodo al mes de Enero o mes non y seleccionar la pestaña “Percepciones
Variables del periodo anterior” posteriormente dar clic en el icono “R” de recalculo y se
muestra la pantalla con los cálculos,
Se revisa la parte de SI integra, No integra y total, para su revisión dar clic en los símbolos de
sumatoria y se muestra la sustitución de la formula, en caso de no estar de acuerdo con los
cálculos, accesar al menú 8.9. Percepciones. Si realiza cambios a la formula solo volver a dar
clic en “R” para recalcular y revisar nuevamente.
Para la revisión de la Integración y los cálculos por cada uno de los trabajadores deberán
revisar en 10. “Reportes”, 10.2. “Papeles de Trabajo”, seleccionar 10.2. “Percepciones que
integran al SDI” donde se detalla por cada uno de los trabajadores. Este reporte se visualiza
cuando las percepciones se importan o se capturan manualmente.
9.2.2 RETIRO/INFONAVIT
Para trabajar en estos menús solo aplica en los meses pares, en este caso será en el mes de
Febrero, accesar al menú 9.2 “Nomina”, 9.2.2 “Retiro/Infonavit”, se activa la siguiente
pantalla:
MANUAL AUDIMSS
123
Lo único que deberá hacer es dar clic al icono “R”, para el recalculo de las cuotas y
amortizaciones.
En esta pantalla se podrán revisar los cálculos con la opción “Impresora” y en los rangos de
impresión se consideran bimestrales.
9.1.3 IMPORTACION NOMINA
C) COMO IMPORTAR LOS MOVIMIENTOS DE INCIDENCIAS
DESPUES DE HABER REALIZADO EL PROCESO DE MOVIMIENTO DE INICIO, EN 9.-
MENU AUDITORIA, 9.2.- NOMINA, 9.2.1 IMSS
El proceso del Movimiento de Inicio se realiza aun cuando NO se realice importación de
este archivo, es decir si la auditoria se realiza manualmente.
Verifique el periodo de trabajo, las incidencias se importan en el periodo que se reflejan en las
nominas.
Para empresa nueva, será en el mes de Noviembre del año anterior al dictaminar.
Para empresas que ya tienen información, será en el mes de Enero del año a
dictaminar.
MANUAL AUDIMSS
124
Accesar al menú 9.- “Auditoria”, 9.2.- “Nomina”, 9.2.3 “Importación nómina de Excel”.
Se muestra la pantalla de importación, deberán accesar al cuarto icono “Importar movimiento
desde Excel”.
Se muestra la pantalla de importación con la pestaña activa de INCIDENCIAS
Y se muestra la pantalla para seleccionar la ruta:
MANUAL AUDIMSS
125
Dar clic en el folder amarillo de lado derecho para seleccionar la ruta donde está el archivo de
Excel:
Seleccionar con clic el archivo y dar clic en la opción de aceptar, y se muestra la siguiente
pantalla:
MANUAL AUDIMSS
126
Esta pantalla es para relacionar las columnas de Excel con la información que solicita el
sistema, por lo tanto al preparar el archivo de Excel no importa el orden.
De lado izquierdo se muestra el detalle del archivo de Excel, de lado derecho se muestran las
columnas a relacionar y las letras de las columnas se muestran como encabezados, para
asignarle las letras a cada campo, dar clic en el puntero que se muestra en el campo
“Columna relacionada”, solo se indican las letras de las columnas que tienen información, se
recomienda NO teclear las letras ya que el sistema no reconoce otras columnas que NO
tengan información y puede generar error, en caso de teclear las columnas estas deben ser
con mayúsculas.
Concepto Columna Relacionada
Número de trabajador --
Esta columna NO se relaciona con ninguna letra, se dejan los guiones --, esto es porque el
sistema más adelante le asignará esta información.
Nombre completo --
Esta columna NO se relaciona con ninguna letra, se dejan los guiones –, esto es porque el
sistema más adelante le asignará esta información.
Las dos columnas anteriores, el sistema las relacionará AUTOMATICAMENTE en la siguiente
pantalla de “Movimientos de Nomina”, que es la pantalla que se mostro al inicio.
Número de Seguridad Social; C
Este campo es la llave del sistema, se asigna la columna donde esta la información.
Clave de movimiento; D
Se asigna la columna donde este esta información, son las claves que se usan con el SUA.
Fecha de movimiento; E
Se asigna la columna donde este esta información.
Causa de baja; J
Se asigna la columna donde este esta información.
Días de ausentismo; G
Se asigna la columna donde este esta información.
Días de incapacidad; H
Se asigna la columna donde este esta información.
Folio de incapacidad; I
Se asigna la columna donde este esta información.
Cuota diaria; F
Se asigna la columna donde está la información.
Las columnas que no contengan información deberán asignarle los guiones --, en caso de
equivocarse al asignar la columna relacionada deberán seleccionar los guiones --. Esto es con
el puntero.
MANUAL AUDIMSS
127
En la parte inferior de lado derecho se muestran dos opciones “importar”, “cancelar”,
seleccionar ”importar” y se muestra la siguiente pantalla:
Se detallan cada una de las columnas de esta pantalla.
Nómina: en esta columna se seleccionan los movimientos que deseen aplicar a la base de
audimss, ya que esta pantalla es previa para la revisión de la información, es decir si desean
realizar prueba selectiva se puede seleccionar solo a los trabajadores que ustedes consideren
necesarios.
Número: En esta columna se realizará automáticamente el cruce de información, es decir al
dar doble clic derecho en el encabezado de esta columna, se muestra la siguiente pantalla:
Seleccionar la opción “SI” y las columnas de Número y Nombre del Trabajador mostrarán la
información que se encuentra en el “Catálogo de Trabajadores”, la pantalla se muestra en color
azul, en caso de quedar líneas vacías, esto indica que el Número de Seguridad Social que está
MANUAL AUDIMSS
128
gravado en el Catálogo NO corresponde al Número de Seguridad Social que está en este
archivo de “Incidencias”.
En esta misma pantalla en la última columnas “Estatus” para los trabajadores que no se
complemento la información es decir que quedaron espacios vacio en el número o nombre, o
bien están en color azul, el sistema indica “Trabajador no existe” “.
MOTIVOS POR QUE NO SE IMPORTA LA INFORMACION:
NOTA: Consultar el Manual para preparar archivos en Excel.
La primera recomendación es, el archivo que se va a importar NO debe estar en uso en
Excel, de lo contrario se podrá dañar la información.
El archivo que se importo tiene encabezados:
MANUAL AUDIMSS
129
Solución:
Hay que eliminar esa línea de encabezado, ya que al momento de “Aplicar Trabajadores a
Audimss” la información no se aplica.
Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es por que su archivo esta en
formato Office 2007.
MANUAL AUDIMSS
130
Solución:
Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95.
Dentro Excel seleccionar la opción “Guardar como”, seleccionar la primera opción “Libro de
Excel” y se muestra la pantalla para indicar el nombre y “Tipo de archivo”, seleccionar la opción
“Excel 5.0/95”, como lo indica la pantalla:
Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías:
Solución:
En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene información (no es toda la hoja)
seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opción
MANUAL AUDIMSS
131
“Pegado especial”, seleccionar la opción “Valores” y aceptar. Guardar el archivo con el formato
como se indica en el punto anterior.
Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber
ampliado la columna:
Solución:
En el archivo de Excel que esta importando, seleccionar la última columna y teclear la
función =concatenar(clic en la columna el número de seguridad social) o abrir paréntesis y
teclear la columna donde esta el Número de seguro social y cerrar paréntesis, como lo
indica la pantalla:
Posteriormente copiar esta función en toda la columna, sombrear esta nueva columna de
Número de seguro social y con clic derecho seleccionar la opción “copiar”, seleccionar
nuevamente esta nueva columna y con clic derecho seleccionar la opción “Pegado especial”
seleccionar la opción valores y dar clic en aceptar. Con este último paso la información queda
correcta.
MANUAL AUDIMSS
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Si la columna fecha se muestra con formato de texto:
Solución:
No hay ningún problema audimss convierte este formato de texto que muestra la pantalla a
formato de fecha.
Solo se importan algunos trabajadores:
MANUAL AUDIMSS
133
Solución
La fecha de los movimientos de este archivo son muy importantes, si no corresponden al
periodo que esta trabajando en AUDIMSS la información NO se mostrará.
SI EL ARCHIVO SE IMPORTO CORRECTAMENTE, ESTA ES LA PANTALLA QUE SE
MUESTRA:
Esta es una vista previa de nuestra información:
Esta es la pantalla en la cual se revisa la información y se complementa.
COMO CORREGIR LA INFORMACION EN CASO DE TENER ERRORES.
Si al sustituir el Número de Seguridad Social en esta pantalla se muestran espacios en
las columnas Número y Nombre, quiere decir que el sistema NO localizo este Número
de Seguridad Social en el menú Catálogo de Trabajadores y tienen que revisar.
Revisar el Número de Seguridad Social que está en el archivo de “incidencias” (es el
archivo que está importando) contra el Número de Seguridad Social que está en el
“Catalogo de Trabajadores” y determinar cuál es el correcto. Es decir, se pueden salir
de esta pantalla para revisar el catálogo de Trabajadores y no se pierde esta
información, posteriormente solo accesar a esta pantalla.
Si el Número de Seguridad Social del archivo de “Incidencias” es el correcto, deberán
accesar al modulo “Catálogo de Trabajadores” o bien a la barra de accesos rápidos en
el tercer icono, localizar al trabajador y dar clic en el tercer icono “editar”, seleccionar
de lado derecho la pestaña “IMSS” y corregir el Número de Seguridad Social,
posteriormente dar clic en el segundo icono para guardar los cambios.
MANUAL AUDIMSS
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El Pero si el Número de Seguridad Social del “Catálogo de Trabajadores” es el
correcto, lo que tiene que hacer es; corregir en la pantalla que se está trabajando, es
decir donde están los espacios, en la columna de Número de Seguridad Social, dar un
clic y podrá teclear el número correcto o bien si son varios trabajadores, se recomienda
corregir directamente en el archivo de Excel que se está importando y volver a importar
el archivo.
El siguiente paso, en caso de haber corregido el número en la pantalla que están
revisando la información, volver a dar doble clic en la columna “Número” y realizar el
proceso.
El siguiente paso en caso de corregir el archivo de Excel, es volver al menú “Auditoria”,
“Nómina”, “Importación” y realizar nuevamente la importación del archivo “Incidencias”,
desde dar clic al tercer icono “Importar incidencias desde Excel” la asignación de las
columnas no se pierde, estas quedan grabadas, posteriormente dar clic en el icono de
“importar” y realizar la sustitución del Número de Seguridad Social.
Algún otro motivo por el cual no se localizo la información, que el archivo esta mal,
puede ser que el trabajador NO exista en el Catálogo y quieran importar incidencias o
bien que se haya dado de Baja y quieran importar incidencias.
Si el error es el trabajador, es decir que no se localizo el trabajador, deberán revisar si es un
trabajador vigente o se dio de baja anteriormente, y tendrán que depurar el archivo de
incidencias, o bien dar de alta al trabajador en el menú 8.2 “Catálogo de trabajador”.
Para estar seguros que no esta el trabajador deberán realizar la búsqueda por Número de
Seguridad social y por Nombre.
Después de depurar esta información, el siguiente paso es dar clic en el icono seis “Validar
archivo de Incidencias” y revisar la última columna “Estatus de Aplicación”.
Esta columna indica si se detectan errores en la información:
Trabajador no existente
Cuando el “Estatus” de todos los trabajadores indique “Pendiente de aplicar a AUDIMSS”,
deberán dar clic en el icono noveno “Aplicar incidencias a AUDIMSS”.
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Se observa que la pantalla cambia de color azul a gris, esto indica que se aplico la información
correctamente al modulo 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS” y el Estatus de aplicación indica
“Aplicado a Audimss”.
Siempre quedaran en color azul aquellos trabajadores que traen incidencias en este archivo
pero NO se localizaron sus datos en el Catálogo de Trabajadores, el sistema no los aplicara ya
que no hay a quien se los aplique.
Por último accesar al modulo 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS” dar clic en la opción “R” recalculo
para que el sistema calcule los días de “Debió Cotizar” aplicando todas las incidencias en el
menú de Nomina.
En caso de NO aplicarse toda la información o quedar alguna línea en color azul, deberán
revisar los trabajadores que tienen errores y el tipo de error que es, esto lo indica la columna
“Estatus de Aplicación” .
COMO REVISAR LAS INCIDENCIAS QUE SE IMPORTARON
Para revisar las Incidencias que se aplicaron, accesar al 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS” y se
observa de lado derecho el listado de las incidencias de cada uno de los trabajadores, en la
pestaña “Detalle de Movimientos”.
Seleccionar el icono “Impresora” y se muestra la siguiente pantalla en la cual deberán
seleccionar “Tipo de movimiento”
Cuando accesamos a este menú se muestran dos mensajes “Desea aplicar las percepciones
Fijas y percepciones Variables” solo para revisión de las Incidencias o Movimientos seleccionar
la opción no en ambos mensajes, se muestra la pantalla de la Nómina, para la revisión de las
incidencias, de lado izquierdo se muestran los trabajadores y de lado derecho se muestran
todas las incidencias que se importaron, al dar clic a cada uno de los trabajadores esta pantalla
se va actualizando:
Para una mejor revisión se agregaron “Reportes” dentro de este menú, seleccionar el icono de
“impresora” que se ve en esta pantalla y se muestra la siguiente pantalla con filtros para
preparar los reportes.
MANUAL AUDIMSS
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En esta pantalla se podrán seleccionar los filtros, estos pueden ser “Tipos o grupos de
Trabajadores”, el orden del reporte y selección del “Tipo de Movimiento” de Nomina.
Como procesar los filtros:
Tipo de nomina; se muestra como ejemplo “Catorcenal” dar clic en el puntero y se muestran
todas las opciones, seleccionar una opción y dar clic, se muestra de lado derecho el filtro
seleccionado. Si desean que se muestren todos los tipos de nominas, no seleccionar ningún
filtro y dejar como se muestra la pantalla.
Tipo de Trabajador; se muestra como ejemplo “Permanente” dar clic en el puntero y se
muestran todas las opciones, seleccionar una opción y dar clic, se muestra de lado derecho el
filtro seleccionado. Si desean que se muestren todos los tipos de trabajador, no seleccionar
ningún filtro y dejar como se muestra la pantalla.
Tipo de Salario; se muestra como ejemplo “Fijo” dar clic en el puntero y se muestran todas las
opciones, seleccionar una opción y dar clic, se muestra de lado derecho el filtro seleccionado.
Si desean que se muestren todos los tipos de Salarios, no seleccionar ningún filtro y dejar
como se muestra la pantalla.
Categorías; se muestra como ejemplo “Confianza” dar clic en el puntero y se muestran todas
las opciones, seleccionar una opción y dar clic, se muestra de lado derecho el filtro
seleccionado. Si desean que se muestren todos los tipos de Categorías, no seleccionar ningún
filtro y dejar como se muestra la pantalla.
Para la impresión el orden puede ser:
Alfabético, número de trabajador, Número de Seguridad Social.
MANUAL AUDIMSS
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Movimiento de nomina o liquidación:
Seleccionar el tipo de movimiento para el reporte o para exportarlo a Excel.
Ejemplo para seleccionar un reporte:
Para la revisión de todas las incidencias; seleccionar “Tipo de Movimiento”, ejemplo; “Bajas”
(puede seleccionar cualquier incidencia que haya importado) la fecha aplica mensual y dar clic
en el icono “Aceptar” posteriormente se muestra una pantalla con el listado de los reportes que
hay en este menú;
Seleccionar el segundo reporte “Incidencias de nómina”, este reporte tiene dos salidas, se
puede mandar al reporte del sistema o bien se puede exportar a Excel, esto aplica para todos
los reportes de “Incidencias de nomina”.
Como se puede observar estos reportes se pueden complementar ya que es directamente en
Excel donde se muestran.
Se recomienda revisar el reporte de “Movimientos de Baja” y cotejar las fecha de Baja que
muestra el reporte (son fechas que se tomaron de las nominas) contra las fechas de Baja de
los avisos afiliatorios que presento la empresa en ese periodo.
Si necesita hacer correcciones a las fechas de los movimientos de Nomina, en este menú se
realizan.
Ejemplo
De Excel se importo una Baja con fecha 10-01-xxxx pero el aviso se presento el 20-01-xxxx y el
pago del SUA fue hasta el 10-01-xxxx.
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Seleccionar la se segunda pestaña “Detalle de Movimientos”, clic en el tercer icono “Editar” y
se activa el campo “Fecha de Movimiento” y “Cuota Diaria” y estos son lo campos que se
podrán modificar.
Los ausentismos e incapacidades no se podrán modificar, si desean hacer correcciones se
tendrán que eliminar con el cuarto icono y realizar la nueva captura con el primer icono
“Nuevo”.
En caso de querer depurar la información con relación a las BAJAS, si desean capturar un
movimiento de BAJA y el sistema detecta que posterior a esta fecha hay información
capturada, envía un mensaje:
Deberán seleccionar la opción “SI” para que se elimine toda la información que hay y ya no les
es de utilidad.
Este archivo es por cada periodo, es decir es uno por cada mes, el formato de las columnas de
Excel se sugiere que sean de “texto”, debe ser mayúsculas, y se importarán en los meses que
indica la columna Fecha de Alta.
Número y Nombre del trabajador; este puede ser en una columna o varias, es solo informativo,
ya que no se importarán.
La columna de Número, deberán revisar que no se repita el número de trabajadores o que
este mismo número corresponda a dos nombres diferentes, el sistema solo aplica al primer
nombre si se tiene el caso.
Número de Seguridad Social; este campo debe ser a once caracteres y esta columna es con
“Formato de texto”, puede ser con guiones o sin guiones, es decir debe ser el mismo formato
MANUAL AUDIMSS
139
para todos los trabajadores, y llevan formato de texto por aquellos números de seguridad social
que inician con 0 (cero).
Clave de la incidencia; estas claves son las que usa el SUA, MS (Modificación de Salario), R
(Reingreso), B (Baja), AUS (Ausentismos), INC,(incapacidades). No se incluyen los
movimientos de Alta por que ya están en el archivo de Trabajadores.
Para estar seguros este archivo lo deben cotejar contra el archivo de Catálogo de Trabajadores
para evitar errores.
Fecha de la incidencia; se refiere al día, mes y año. Ejemplo 01-01-2010 este sería el formato
que se requiere en la columna (no se permiten letras en la fecha), formato de fecha.
Días de Ausentismo; se refiere a la cantidad de días para aplicar el ausentismo, este puede ser
uno por día o bien el total de ausentismos del mes (máximo 7 ausentismos al mes), si es el
mismo salarios en el mes.
Días de Incapacidad; se refiere a la cantidad de días que ampara la incapacidad, estas no
deberán ser mayores a los días del período laborados por el trabajador, si hay una incapacidad
por 35 días, en enero solo se pueden aplicar 31 (si el trabajador esta activo todo el periodo) y
para el archivo de febrero deberán agregar los días que se exceden y solo se cambia el último
dígito del folio ya que no se deberán repetir.
Folio de la Incapacidad; se refiere al documento que ampara cada incapacidad, son dos letras
y seis dígitos. Ejemplo AA123456 y este no se debe repetir en ninguna incapacidad del
ejercicio, en caso de ser incapacidad que afecte a dos periodos, deberán cambiar el último
digito de dicho folio.
Cuota Diaria; este campo se refiere al sueldo por día que tiene el trabajador y es diferente al
del Catálogo de trabajadores. Esta columna solo aplica cuando el trabajador tiene un
incremento en el sueldo diario (no se consideran las prestaciones variables). Esta columna se
llena cuando es una clave de MS (modificación de salario) y también cuando hay una clave de
R (reingreso).
Causa de la Baja; en esta columna se consideran las claves que se muestran en el SUA:
1.- Terminación de contrato
2.- Separación voluntaria
3.- Abandono de empleo
4.- Defunción
5.- Clausura
6.- Otras
9.2.3 IMPORTACION NOMINA
D) IMPORTACION DE PERCEPCIONES FIJAS Y/O VARIABLES
PROCESO PARA IMPORTAR PERCEPCIONES FIJAS Y VARIABLES
Para empresas nuevas, deberán accesar al periodo de Noviembre del año anterior al
ejercicio a dictaminar.
Para empresas que ya contienen información del año anterior, las percepciones
variables ya se encuentran en el sistema, en caso de no haber importado dicha
información, podrán hacerlo en el mes de Noviembre como en el punto uno.
MANUAL AUDIMSS
140
Las percepciones Fijas, se importan en el mes que se otorgan en la nomina, es decir si
hay percepciones Fijas en Enero, será en el periodo de Enero donde se importen
dichas percepciones.
Nota: Las percepciones FIJAS, se importan una sola vez, es decir que AUDIMSS
automáticamente las copiara a todos los meses de año, por ejemplo si se otorgan en
Enero, audimss las pasara al mes de Febrero y así hasta diciembre.
Para el sistema se considerarán Percepciones Fijas (mensuales) aquellas que todos los
meses son las mismas cantidades, es decir que no están condicionadas a ausentismo o
incapacidades. Ya que se importan una sola vez y automáticamente pasan a todos los meses
posteriores. En caso de ser diferentes en algún periodo deberán importar nuevamente el
archivo en el mes que corresponda el cambio.
Se consideran Percepciones Variables (bimestrales) todas aquellas prestaciones que están
condicionadas a los ausentismo o incapacidades. Para mayor control de las Nominas en este
menú podrán importar TODOS los conceptos de las nominas en acumulados bimestrales
incluyendo conceptos como; Sueldos, Vacaciones, Prima Vacacional y Aguinaldo, y en el menú
8.9 “Percepciones” que es donde se registran las formulas, deberán indicar “No Integran”,
para el concepto de Aguinaldo podrán utilizar las formulas para que se revise el tope de dicha
prestación ya que se encuentra registrada en la tabla de 8.5 “Factor Fijo.”
Si es empresa nueva, para poder importar el archivo de “percepciones Variables” debemos
cambiar de periodo de trabajo, a Noviembre del año anterior al dictaminar ya que las
percepciones que van a importar corresponde al bimestre de noviembre y diciembre.
Para cambiarnos de periodo dar clic en el icono azul de lado izquierdo, que corresponda a la
empresa que esta trabajando, accesar al menú “Nomina”, “Imss”, se muestran dos mensajes
para el proceso de las percepciones fijas y otro para las percepciones variables, seleccionar la
opción “NO”.
Al accesar por primera vez al modulo 9.2 “Nomina”, 9.2.1.”Imss” en este periodo, los
trabajadores se muestran de lado izquierdo y de lado derecho hay información en caso de no
tener información, es decir No hay “Movimiento de Inicio” para importar las “Percepciones
Variables”, para iniciar dar clic de lado derecho al primer icono “Generación Movimiento por
Sistema” esto es para generar el Movimiento de Inicio y poder “importar” las percepciones
variables en este periodo ver proceso “Movimiento de Inicio” en menú 9.2.1 “IMSS”. SI no
hay información es este menú en la pestaña “Movimientos de Nomina” las percepciones NO se
podrán visualizar aun cuando ya se hayan Importado.
El siguiente paso es accesar al menú “Nomina”, ”Importación de Nomina”, y seleccionar el
icono cuatro “Importar Percepciones desde Excel”, en caso de tener percepciones Fijas y
Variables, es la misma pantalla para la importación, si son Percepciones Fijas son mensuales y
si son Percepciones Variables serán bimestrales.
Ejemplos de las nominas para los acumulados:
Enero año a dictaminar con nominas quincenales
Nomina 1
Nomina 2
Nomina 3
Nomina 4
MANUAL AUDIMSS
141
Para el archivo de percepciones fijas será la suma de las cuatro nominas, para el acumulado
de percepciones variables será la suma de Enero y Febrero, para las nominas semanales
ustedes deciden cuantas nominas acumulan al bimestre ya que en algunos pueden ser 8 ó 9
nominas.
Para iniciar el proceso accesar al menú 9.2 “Nomina”, 9.2.3 “Importación Nomina”, se
muestra la siguiente pantalla:
Se muestra la siguiente pantalla vacía para iniciar el proceso de las “Percepciones”
Dar clic en el icono cuatro “Importar Percepciones desde Excel”.
Se muestra la siguiente pantalla:
MANUAL AUDIMSS
142
Las opciones se refieren a los archivos a importar, podrá ser en varias columnas o bien en una
columna, y son importes acumulados de las percepciones, sean fijas o variables, al
seleccionar la primera opción a) “Importar archivos en Varias Columnas” y dar clic en aceptar
se muestra la siguiente pantalla:
Dar clic en el folder amarillo de lado derecho para seleccionar la ruta donde está el archivo de
Excel:
MANUAL AUDIMSS
143
Seleccionar con clic el archivo y dar doble clic en “Abrir” o sobre el nombre del archivo.
Si seleccionaron la opción a) “Importar archivos en Varias Columnas”, se muestra la siguiente
pantalla:
Estos son los campos a complementar:
MANUAL AUDIMSS
144
Concepto:
Número de Trabajador; esta columna NO se relaciona, es decir se queda con los dos guiones
--.
Nombre; esta columna NO se relaciona, es decir se queda con los dos guiones --.
Número Seguridad Social; se relaciona la columna que contiene la información.
Fecha de percepción; se relaciona la columna que contiene la información.
Días para Variables; se relaciona la columna que contiene la información.
En la parte de “Percepción”, “Tipo”, “Columna Relacionada”, se complemente en base a la
información que se muestra en la pantalla en la parte superior.
En la parte superior de la pantalla se muestra la información de su archivo y las columnas en
Excel, esto es para poder visualizar el archivo y asignar las columnas, el orden de su archivo lo
interpreta el sistema.
De lado derecho se muestra el Catalogo de “Percepciones” esta tabla se implemento
previamente y en esta pantalla se relaciona con el listado de percepciones que muestra el
archivo de Excel.
Para iniciar el proceso de “Columna relacionada en esta pantalla”, dar clic al concepto y revisar
la clave de la percepción si es fija “F” o variable “V”, en la siguiente columna dar clic en el
puntero y se muestran las letras del archivo que importo, seleccionar una letra para relacionar
cada uno de los conceptos, en caso de equivocarse, con el puntero dar clic nuevamente y
seleccionar el último campo – y con esta opción se podrá corregir la asignación de las letras de
las columnas de su archivo.
Al concluir la asignación, en la parte inferior se muestra la opción “Importar” o ”Cancelar”, dar
clic en la primera, y se muestra el siguiente mensaje :
“Son correctos los datos”, si esta seguro dar enter.
Si la información es correcta esta es pantalla previa que se mostrará, para revisar la
información que se está importando:
MANUAL AUDIMSS
145
Como se puede ver la pantalla no muestra la información en “Número” y “Nombre del
Trabajador.”
Descripción de cada una de las columnas para complementar esta pantalla:
Nómina: en esta columna se seleccionan las percepciones que deseen aplicar a la base de
audimss, ya que esta pantalla es previa para la revisión de la información, es decir si desean
realizar prueba selectiva se puede seleccionar solo las percepciones que ustedes consideren
necesarios.
Número: En esta columna se realizará automáticamente el cruce de información, es decir al
dar doble clic izquierdo en el encabezado de esta columna, se muestra la siguiente pantalla:
Seleccionar la opción “SI” y las columnas de Número y Nombre del Trabajador mostrarán la
información que se encuentra en el “Catálogo de Trabajadores”, la pantalla se muestra en color
azul, en caso de quedar líneas vacías, esto indica que el Número de Seguridad Social que está
gravado en el menú Catálogo de Trabajadores NO corresponde al Número de Seguridad
Social que está en este archivo de “Percepciones”.
En esta misma pantalla en la última columnas “Estatus” para los trabajadores que no se
complemento la información es decir que quedaron espacios vacio en el número o nombre, o
bien están en color azul, el sistema indica “Trabajador no existe” “.
MANUAL AUDIMSS
146
Si la información no es correcta, se tiene que revisar en base al siguiente tema.
MOTIVOS POR QUE NO SE IMPORTA LA INFORMACION:
NOTA: Consultar el Manual para preparar archivos en Excel.
La primera recomendación es, el archivo que se va a importar NO debe estar en uso en
Excel, de lo contrario se podrá dañar la información.
El archivo que se importo tiene encabezados:
MANUAL AUDIMSS
147
Solución:
Hay que eliminar esa línea de encabezado, ya que al momento de “Aplicar Trabajadores a
Audimss” la información no se aplica.
Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es por que su archivo esta en
formato Office 2007.
MANUAL AUDIMSS
148
Solución:
Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95.
Dentro Excel seleccionar la opción “Guardar como”, seleccionar la primera opción “Libro de
Excel” y se muestra la pantalla para indicar el nombre y “Tipo de archivo”, seleccionar la opción
“Excel 5.0/95”, como lo indica la pantalla:
Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías:
Solución:
En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene información (no es toda la hoja)
seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opción
MANUAL AUDIMSS
149
“Pegado especial”, seleccionar la opción “Valores” y aceptar. Guardar el archivo con el formato
como se indica en el punto anterior.
Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber
ampliado la columna:
Solución:
En el archivo de Excel que esta importando, seleccionar la última columna y teclear la
función =concatenar(clic en la columna el número de seguridad social) o abrir paréntesis y
teclear la columna donde esta el Número de seguro social y cerrar paréntesis, como lo
indica la pantalla:
Posteriormente copiar esta función en toda la columna, sombrear esta nueva columna de
Número de seguro social y con clic derecho seleccionar la opción “copiar”, seleccionar
nuevamente esta nueva columna y con clic derecho seleccionar la opción “Pegado especial”
seleccionar la opción valores y dar clic en aceptar. Con este último paso la información queda
correcta.
MANUAL AUDIMSS
150
Si la columna fecha se muestra con formato de texto:
Solución:
No hay ningún problema audimss convierte este formato de texto que muestra la pantalla a
formato de fecha.
Solo se importan algunos trabajadores o percepciones:
MANUAL AUDIMSS
151
Solución
La fecha de alta es muy importante, si la fecha de este archivo no corresponde a los
periodos que esta trabajando en AUDIMSS, la información NO se muestra.
COMO CORREGIR LA INFORMACION EN CASO DE TENER ERRORES.
Si al sustituir el Número de Seguridad Social en esta pantalla se muestran espacios en
las columnas Número y Nombre, quiere decir que el sistema NO localizo este Número
de Seguridad Social en el menú Catálogo de Trabajadores y tienen que revisar.
Revisar el Número de Seguridad Social que está en el archivo de “Percepciones” (es el
archivo que está importando) contra el Número de Seguridad Social que está en el
“Catalogo de Trabajadores” y determinar cuál es el correcto. Es decir, se pueden salir
de esta pantalla para revisar el catálogo de Trabajadores y no se pierde esta
información, posteriormente solo accesar a esta pantalla.
Si el Número de Seguridad Social del archivo de “Percepciones” es el correcto,
deberán accesar al modulo “Catálogo de Trabajadores” o bien a la barra de accesos
rápidos en el tercer icono, localizar al trabajador y dar clic en el tercer icono “editar”,
seleccionar de lado derecho la pestaña “IMSS” y corregir el Número de Seguridad
Social, posteriormente dar clic en el segundo icono para guardar los cambios.
Pero si el Número de Seguridad Social del “Catálogo de Trabajadores” es el correcto, lo
que tiene que hacer es; corregir en la pantalla que se está trabajando, es decir donde
están los espacios, en la columna de Número de Seguridad Social, dar un clic y podrá
teclear el número correcto o bien si son varios trabajadores, se recomienda corregir
directamente en el archivo de Excel que se está importando y volver a importar el
archivo.
El siguiente paso, en caso de haber corregido el número en la pantalla que están
revisando la información, volver a dar doble clic en la columna “Número” y realizar el
proceso.
El siguiente paso en caso de corregir el archivo de Excel, es volver al menú “Auditoria”,
“Nómina”, “Importación” y realizar nuevamente la importación del archivo
“Percepciones”, desde dar clic al cuarto icono “Importar Percepciones desde Excel”
la asignación de las columnas no se pierde, estas quedan grabadas, posteriormente
dar clic en el icono de “importar” y realizar la sustitución del Número de Seguridad
Social.
Algún otro motivo por el cual no se localizo la información, que el archivo esta mal,
puede ser que el trabajador NO exista en el Catálogo y quieran importar Percepciones
o bien que se haya dado de Baja y quieran importar Percepciones.
MANUAL AUDIMSS
152
Si el error es el trabajador, es decir que no se localizo el trabajador, deberán revisar si es un
trabajador vigente o se dio de baja anteriormente, y tendrán que depurar el archivo de
Percepciones, o bien dar de alta al trabajador en el menú 8.2 “Catálogo de trabajador”.
Para estar seguros que no esta el trabajador deberán realizar la búsqueda por Número de
Seguridad social y por Nombre.
Después de depurar esta información, el siguiente paso es dar clic en el icono séptimo “Validar
archivo de Incidencias” y revisar la última columna “Estatus de Aplicación”.
Esta columna indica si se detectan errores en la información:
Trabajador no existente
Trabajador fuera de intervalo
Cuando el “Estatus” de todos los trabajadores indique “Pendiente de aplicar a AUDIMSS”,
deberán dar clic en el icono décimo “Aplicar Percepciones a AUDIMSS”.
Se observa que la pantalla cambia de color azul a gris, esto indica que se aplico la información
correctamente al modulo 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS” y el Estatus de aplicación indica
“Aplicado a Audimss”.
Siempre quedaran en color azul aquellos trabajadores que traen percepciones en este archivo
pero NO se localizaron sus datos en el Catálogo de Trabajadores, el sistema no los aplicara ya
que no hay a quien se los aplique.
En caso de NO aplicarse toda la información o quedar alguna línea en color azul, deberán
revisar los trabajadores que tienen errores y el tipo de error que es, esto lo indica la columna
“Estatus de Aplicación” .
Por último accesar al modulo 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS”, para realizar la revisión.
MANUAL AUDIMSS
153
COMO REVISAR LAS PERCEPCIONES APLICADAS
Para revisar las Percepciones que se aplicaron, accesar al 9.2 “Nomina”, 9.2.1 “IMSS , es el
mismo periodo donde se importaron las percepciones”.
Cuando accesamos a este menú se muestran dos mensajes:
“Desea aplicar las percepciones Fijas”
Como es la primera vez que se importan las percepciones, si tienen dichas percepciones,
selecciona la opción “SI”
“Desea aplicar las percepciones Variables”
Como es la primera vez que se importan las percepciones, si tienen dichas percepciones,
selecciona la opción “SI”
Este proceso se realiza en base a todos los trabajadores que tienen dichas percepciones, por
lo tanto puede ser un proceso lento dependiendo la cantidad de información a procesar.
Se muestra la pantalla de la Nómina, para la revisión de las PERCEPCIONES, de lado
izquierdo se muestran los trabajadores y de lado derecho se muestran todas las incidencias
que se importaron en la pestaña “Percepciones Fijas del Periodo” o “Percepciones
Variables del Período”, al dar clic a cada uno de los trabajadores esta pantalla se va
actualizando:
Seleccionar la tercer o cuarta pestaña “Detalle de Movimientos”, clic en el tercer icono “Editar” y
se activa el campo de percepción estos son lo campos que se podrán modificar.
En caso de no importar el archivo, en esta pantalla se puede realizar la captura manual de
cada una de las percepciones con el primer icono “Nuevo”
Para una revisión más completa, en la sección de 10. “Reportes”, 10.2. “Papeles de
Trabajo”, seleccionar 10.2.3 “Percepciones Importadas de periodo” donde se detalla por
cada uno de los trabajadores, se podrá agregar sumatoria a este reporte y así podrán cruzar
las cifras contra el reporte original de Excel que importaron.
MANUAL AUDIMSS
154
b) “Importar archivos en Una Sola Columna”
Si su programa de nomina le emite los archivos de las percepciones variables en una columna.,
seleccionar la segunda opción.
Son importes acumulados de las percepciones, sean fijas o variables, al seleccionar la
segunda opción B) “Importar archivos en Una Sola Columna” y dar clic en aceptar se muestra
la siguiente pantalla:
Dar clic en el folder amarillo de lado derecho para seleccionar la ruta donde está el archivo de
Excel:
MANUAL AUDIMSS
155
Seleccionar con clic el archivo y dar doble clic en “Abrir” o sobre el nombre del archivo.
Si seleccionaron la opción B) “Importar archivos en Una Columnas”, se muestra la siguiente
pantalla:
Estos son los campos a complementar:
Concepto:
Número de Trabajador; esta columna NO se relaciona, es decir se queda con los dos guiones
--.
Nombre; esta columna NO se relaciona, es decir se queda con los dos guiones --.
MANUAL AUDIMSS
156
Número Seguridad Social; se relaciona la columna que contiene la información.
Fecha de percepción; se relaciona la columna que contiene la información.
Clave de la percepción; es la clave que tienen registradas previamente en el menú de
Percepciones.
Días para Variables; se relaciona la columna que contiene la información.
Dar clic en el puntero y se muestran las letras del archivo que importo, seleccionar una letra
para relacionar cada uno de los conceptos, en caso de equivocarse, con el puntero dar clic
nuevamente y seleccionar el último campo – y con esta opción se podrá corregir la asignación
de las letras de las columnas de su archivo.
Al concluir la asignación, en la parte inferior se muestra la opción “Importar” o ”Cancelar”, dar
clic en la primera, y se muestra el siguiente mensaje :
“Son correctos los datos”, si esta seguro dar enter.
Si la información es correcta esta es la pantalla previa que se mostrará, para revisar la
información que se está importando:
Como se puede ver la pantalla no muestra la información en “Número” y “Nombre del
Trabajador.”
Descripción de cada una de las columnas para complementar esta pantalla:
Nómina: en esta columna se seleccionan las percepciones que deseen aplicar a la base de
audimss, ya que esta pantalla es previa para la revisión de la información, es decir si desean
realizar prueba selectiva se puede seleccionar solo las percepciones que ustedes consideren
necesarios.
Número: En esta columna se realizará automáticamente el cruce de información, es decir al
dar doble clic izquierdo en el encabezado de esta columna, se muestra la siguiente pantalla:
MANUAL AUDIMSS
157
Seleccionar la opción “SI” y las columnas de Número y Nombre del Trabajador mostrarán la
información que se encuentra en el “Catálogo de Trabajadores”, la pantalla se muestra en color
azul, en caso de quedar líneas vacías, esto indica que el Número de Seguridad Social que está
gravado en el menú Catálogo de Trabajadores NO corresponde al Número de Seguridad
Social que está en este archivo de “Percepciones”.
En la columna “Percepción” se muestra la clave como se ve en pantalla, dar doble clic en el
encabezado y se muestra la pantalla informativa, seleccionar la clave de su concepto en caso
que la columna “Percepción de Auditoria” se muestre vacia.
En esta misma pantalla en la última columnas “Estatus” para los trabajadores que no se
complemento la información es decir que quedaron espacios vacio en el número o nombre, o
bien están en color azul, el sistema indica “Trabajador no existe”.
MANUAL AUDIMSS
158
Si la información no es correcta, se tiene que revisar en base al siguiente tema:
MOTIVOS POR QUE NO SE IMPORTA LA INFORMACION:
NOTA: Consultar el Manual para preparar archivos en Excel.
La primera recomendación es, el archivo que se va a importar NO debe estar en uso en
Excel, de lo contrario se podrá dañar la información.
El archivo que se importo tiene encabezados:
MANUAL AUDIMSS
159
Solución:
Hay que eliminar esa línea de encabezado, ya que al momento de “Aplicar Trabajadores a
Audimss” la información no se aplica.
Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es por que su archivo esta en
formato Office 2007.
MANUAL AUDIMSS
160
Solución:
Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95.
Dentro Excel seleccionar la opción “Guardar como”, seleccionar la primera opción “Libro de
Excel” y se muestra la pantalla para indicar el nombre y “Tipo de archivo”, seleccionar la opción
“Excel 5.0/95”, como lo indica la pantalla:
Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías:
Solución:
En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene información (no es toda la hoja)
seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opción
MANUAL AUDIMSS
161
“Pegado especial”, seleccionar la opción “Valores” y aceptar. Guardar el archivo con el formato
como se indica en el punto anterior.
Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber
ampliado la columna:
Solución:
En el archivo de Excel que esta importando, seleccionar la última columna y teclear la
función =concatenar(clic en la columna el número de seguridad social) o abrir paréntesis y
teclear la columna donde esta el Número de seguro social y cerrar paréntesis, como lo
indica la pantalla:
Posteriormente copiar esta función en toda la columna, sombrear esta nueva columna de
Número de seguro social y con clic derecho seleccionar la opción “copiar”, seleccionar
nuevamente esta nueva columna y con clic derecho seleccionar la opción “Pegado especial”
seleccionar la opción valores y dar clic en aceptar. Con este último paso la información queda
correcta.
MANUAL AUDIMSS
162
Si la columna fecha se muestra con formato de texto:
Solución:
No hay ningún problema audimss convierte este formato de texto que muestra la pantalla a
formato de fecha.
Solo se importan algunos trabajadores o percepciones:
MANUAL AUDIMSS
163
Solución
La fecha de alta es muy importante, si la fecha de este archivo no corresponde a los
periodos que esta trabajando en AUDIMSS, la información NO se muestra.
Al concluir el proceso correctamente de la Importación de las percepciones, deberán revisar la
información.
Para una revisión más completa, en la sección de 10. “Reportes”, 10.2. “Papeles de
Trabajo”, seleccionar 10.2.3 “Percepciones Importadas de periodo” donde se detalla por
cada uno de los trabajadores, se podrá agregar sumatoria a este reporte y así podrán cruzar
las cifras contra el reporte original de Excel que importaron.
Para la revisión de la Integración y los cálculos por cada uno de los trabajadores deberán
revisar en 10. “Reportes”, 10.2. “Papeles de Trabajo”, seleccionar 10.2. “Percepciones que
integran al SDI” donde se detalla por cada uno de los trabajadores. Este reporte se visualiza
cuando las percepciones se importan o se capturan manualmente.
COMO PREPARAR LOS ACHIVOS EN EXCEL
VER MANUAL COMO PREPARAR ARCHIVOS EN EXCEL
a) “Archivos en Varias Columnas”
Número de trabajador; este dato es informativo, y la columna debe ser con formato “texto”.
Nombre; este dato es informativo.
Número de Seguridad Social; este dato es la llave para relacionar la información, debe ser a
once caracteres, la columna debe ser con formato “texto”, revisar los NSS que inician con
ceros.
Fecha de la percepción Fija; debe ser el día primero del mes.
Fecha de la percepción Variable; debe ser el primer día del bimestre que se está acumulando,
ejemplo; la información de las nominas de Noviembre y Diciembre del año anterior al
dictaminado, la fecha debe ser 01/11/xxxx.
Para los trabajadores que se dan de alta en los meses pares y tienes percepciones Variables,
se debe preparar otro archivo de percepciones variables, ya que las percepciones variables se
Importan en los meses nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre) y este
segundo archivo (solo si aplica) se importa en los mese pares con la fecha de alta de los
trabajadores. Este proceso es solo para los trabajadores que se dan de ALTA y tienen
percepciones variables.
Días para Variables; este dato es opcional, en caso de no importarlo en este archivo, el sistema
lo calcula automáticamente. En caso de importar este dato, se toma como definitivo y
AUDIMSS no lo modifica, es decir no resta ausentismos e incapacidades. Este campo puede
ser días completos o medios días .50
MANUAL AUDIMSS
164
Percepciones Variables; para esta columna la información es “Acumulada” es decir es la suma
de las percepciones del bimestre anterior al que se está trabajando.
Este archivo No se deberá importar Mensual o por cada nomina ya que no serán correctos los
datos en los Reportes, Papeles de Trabajo, Anexos.
Estas columnas de percepciones no deberán traer caracteres, símbolos, el formato de la
columna debe ser “Texto”.
Percepciones Fijas; para esta columna la información es “Acumulada” es decir es la suma de
las percepciones del Mes, se refieren al mes que se está trabajando
Estas columnas de percepciones no deberán traer caracteres, símbolos, el formato de la
columna debe ser “Texto”.
Es una columna para cada una de las percepciones y se recomienda realizar dos archivos, una
para percepciones Variables y otro archivo para percepciones Fijas.
Para importa este archivo es SIN encabezados y en las campos numéricos las columnas deben
ser con formato “texto”.
b)“Archivos en Una Sola Columna”
Número de trabajador; este dato es informativo, y la columna debe ser con formato “texto”.
Nombre; este dato es informativo.
Número de Seguridad Social; este dato es la llave para relacionar la información, debe ser a
once caracteres, la columna debe ser con formato “texto”, revisar los NSS que inician con
ceros.
Fecha de la percepción Fija; debe ser el día primero del mes.
Fecha de la percepción Variable; debe ser el primer día del bimestre que se esta acumulando,
ejemplo si es la información de las nominas de Noviembre y Diciembre del año anterior al
dictaminado, la fecha debe ser 01/11/xxxx.
Para los trabajadores que se dan de alta en los meses pares y tienes percepciones Variables,
se debe preparar otro archivo de percepciones variables, ya que las percepciones variables se
Importan en los meses nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre) y este
segundo archivo (si aplica) se importa en los mese pares con la fecha de alta de los
trabajadores. Este proceso es solo para los trabajadores que se dan de ALTA y tienen
percepciones variables.
Días para Variables; este dato es opcional, en caso de no importarlo el sistema lo calcula
automáticamente. En caso de importar este dato, se toma como definitivo y AUDIMSS no lo
modifica. Este campo puede ser días completos o medios días .50
Clave de la percepción; en esta columna se registra la clave de la percepción (no la descripción
de la percepción), previamente esta clave se capturo en Catalogo, “Percepción”.
Percepciones Variables; para esta columna la información es “Acumulada” es decir es la suma
de las percepciones del bimestre anterior al que se está trabajando.
Este archivo No se deberá importar Mensual o por cada nomina ya que no serán correctos los
datos en los Reportes, Papeles de Trabajo, Anexos.
Esta columna de percepciones no deberá traer caracteres, símbolos, el formato de la columna
debe ser “Texto”.
MANUAL AUDIMSS
165
Percepciones Fijas; para esta columna la información es “Acumulada” es decir es la suma de
las percepciones del Mes, se refieren al mes que se está trabajando
Estas columnas de percepciones no deberán traer caracteres, símbolos, el formato de la
columna debe ser “Texto”.
Es una columna para todas las percepciones y se recomienda realizar dos archivos, una para
percepciones Variables y otro archivo para percepciones Fijas.
Para importa este archivo es SIN encabezados y en las campos numéricos las columnas deben
ser con formato “texto”, el nombre del archivo lo asignan ustedes.
Este es el último archivo que se importa de las nominas.
9. MENU AUDITORIA
9.3 DIFERENCIAS
Para accesar a este menú 9.“Auditoria”, 9.3“Diferencias”, 9.3.1“Mensuales” o bien en la
barra de accesos “diferencias”, “Diferencias Mensuales”.
9.3.1 DIFERENCIAS MENSUALES
Al mostrar esta pantalla, sale un termómetro procesando la información y al final muestra un
mensaje con relación a las “Tablas”:
MANUAL AUDIMSS
166
En caso de mostrar este mensaje, deberán actualizar el menú “Catálogos” de lo contrario las
diferencias que se muestran serán históricas, al actualizar las tablas se mostraran las
diferencias con actualización y recargos.
Dar clic en el primer icono “Recalculo” para determinar las diferencias, podrán realizar este
proceso las veces que sea necesario, principalmente si realizaron cambios en los menú de
“liquidación” ó ”Nomina”.
Filtros para visualizar la información en esta pantalla Activos (con esta opción solo se muestran
los trabajadores a cotizar en el mes de trabajo), Todos (con esta opción podrán “consultar”
trabajadores de todo el año).
Para facilitar la búsqueda de trabajadores están las opciones:
Número, Apellido paterno, Número de Seguridad Social; solo seleccionar la opción deseada.
De lado izquierdo se muestra el “Catálogo de Trabajadores”, la primera columna “Núm.”, es
para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es
ascendente o descendente. La segunda columna “Nombre” es para ordenar a los trabajadores
al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es ascendente o descendente.
En esta misma pantalla seleccionar el nombre de un trabajador, y dar clic derecho y muestran
tres opciones:
Detalle de trabajadores; estos datos son los del “catálogo de Trabajadores”, para
consultar la fecha de alta, categoría, etc.
Movtos. e incidencias Nomina del ejercicio ; se refiere a todos los movimientos que
tiene el trabajador en el año que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de
inicio de cada mes)
Movtos. e incidencias Liquidación del ejercicio ; se refiere a todos los movimientos que
tiene el trabajador en el año que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de
inicio de cada mes).
De lado derecho se muestran tres pestañas:
MANUAL AUDIMSS
167
“Nomina”, en esta pestaña se muestra la información de la nomina del periodo de
trabajo, es solo consulta para analizar las diferencias en “días”.
“Liquidación”, en esta pestaña se muestra la información de la liquidación del periodo
de trabajo, es solo consulta para analizar las diferencias en “días”.
• “Diferencias”, en esta pestaña se muestran las diferencias, en días, salarios y cuotas, a
cargo o a favor.
Para entender mejor las diferencias, dar clic en el icono “Impresora”, se muestra la siguiente
pantalla:
Seleccione el rango de diferencias, este se refiere a las diferencias en el Salario Diario
Integrado, si es la primera revisión el rango podrá ser de -9 999 999.99 a 9 999 999.99, o bien
podrá indicar solo el rango a Cargo o a Favor, dar clic en “Aceptar” y se muestra la pantalla
para seleccionar la salida del reporte:
Este reporte se podrá enviarlo en formato de audimss o se exporta a Excel si selecciona la
opción de lado derecho “Excel” y se muestra el siguiente reporte:
MANUAL AUDIMSS
168
Este reporte es el mismo formato que emite el SUA al procesar las diferencias, en la primera
columna se indica si hay diferencias en días audimss toma los datos de la Nómina como fecha
de alta, baja, ausentismos, incapacidades y los compara con los movimientos de la
Liquidación), y se consultan las pestañas de “Liquidación” y ”Nomina”. Las otras columnas
indican si hay diferencias en las “Cuotas” y el motivo puede ser el Factor fijo o las Percepciones
Fijas o Variables.
Al tener este reporte en archivo es muy práctico, de lado derecho se podrán agregar las
observaciones a dichas diferencias. Este reporte es mensual y al final nos indica el gran total a
cargo o a favor.
9.3. DIFERENCIAS
9.3.2 DIFERENCIAS BIMESTRALES
Para accesar a este menú “Auditoria”, “Diferencias”, “Bimestrales” o bien en la barra de
accesos “diferencias”, “Diferencias Bimestrales”.
Al mostrar esta pantalla, sale un termómetro procesando la información y al final muestra un
mensaje con relación a las “Tablas”:
MANUAL AUDIMSS
169
Al mostrar esta pantalla, sale un mensaje con relación a las “Tablas”,
En caso de mostrar este mensaje, deberán actualizar el menú “Catálogos” de lo contrario las
diferencias que se muestran serán históricas, al actualizar las tablas se mostraran las
diferencias con actualización y recargos.
Dar clic en el primer icono “Recalculo” para determinar las diferencias, podrán realizar este
proceso las veces que sea necesario, principalmente si realizaron cambios en los menú de
“liquidación” ó ”Nomina”.
Filtros para visualizar la información en esta pantalla Activos (con esta opción solo se muestran
los trabajadores a cotizar en el mes de trabajo), Todos (con esta opción podrán “consultar”
trabajadores de todo el año).
Para facilitar la búsqueda de trabajadores están las opciones:
Número, Apellido paterno, Número de Seguridad Social; solo seleccionar la opción deseada y
de lado derecho realizar la captura.
De lado izquierdo se muestra el “Catálogo de Trabajadores”, la primera columna “Núm.”, es
para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es
ascendente o descendente. La segunda columna “Nombre” es para ordenar a los trabajadores
al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es ascendente o descendente.
En esta misma pantalla seleccionar el nombre de un trabajador, y dar clic derecho y muestran
tres opciones:
MANUAL AUDIMSS
170
Detalle de trabajadores; estos datos son los del “catálogo de Trabajadores”, para
consultar la fecha de alta, categoría, etc.
Movtos. e incidencias Nomina del ejercicio ; se refiere a todos los movimientos que
tiene el trabajador en el año que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de
inicio de cada mes)
Movtos. e incidencias Liquidación del ejercicio; se refiere a todos los movimientos que
tiene el trabajador en el año que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de
inicio de cada mes).
De lado derecho se muestran tres pestañas:
“Nomina”, en esta pestaña se muestra la información de la nomina del periodo de
trabajo, es solo consulta para analizar las diferencias.
“Liquidación”, en esta pestaña se muestra la información de la liquidación del periodo
de trabajo, es solo consulta para analizar las diferencias.
“Diferencias”, en esta pestaña se muestran las diferencias, en días, salarios y cuotas.
Para entender mejor las diferencias, dar clic en el icono “Impresora”, se muestra la siguiente
pantalla:
MANUAL AUDIMSS
171
Seleccione el rango de diferencias, este se refiere a las diferencias en el Salario Diario
Integrado, si es la primera revisión el rango podrá ser de -9 999 999.99 a 9 999 999.99, o bien
podrá indicar solo el rango a Cargo o a Favor, dar clic en “Aceptar” y se muestran los nombres
de los reporte, estos reportes no se exportan a Excel.
Reporte de diferencias netas bimestrales; en este reporte se muestran los acumulados por
bimestre, la primera línea es “cotizo” lo que pago el patrón, la segunda línea es “Debió cotizar”
los cálculos de Audimss, la tercer línea indica las diferencias en las cuotas.
Reporte de Diferencia en Infonavit y créditos Infonavit: en este reporte se muestran los
acumulados por bimestre, la primera línea es 9.1 “Liquidación” lo que pago el patrón, la
segunda línea es 9.2 “Nómina” los cálculos de Audimss, la tercer línea indica las diferencias
en las cuotas del infonavit y los créditos o amortizaciones del infonavit.
Para consultar estos reportes en Excel, es necesario tener el módulo Anexos INFONAVIT.
9. MENU AUDITORIA
9.3.4 DISPMAG
GENERACION DE DISPMAG (AVISOS AFILIATORIOS)
Para accesar a este menú, es “Auditoria”, ”DISPMAG” ó por medio de la barra de accesos
“Movtos. Afilia”, “DISPMAG”.
Este proceso se realiza si determinaron diferencias en su revisión y puede ser por cada uno de
los meses o en forma bimestral, se sugiere realizarlo al final de la auditoria, ya que estos avisos
afiliatorios se derivan del pago de las diferencias.
Antes de iniciar este proceso deberán tener impresos los pagos de la Diferencias que se
realizaron con el SUA, ya que los avisos que se presentarán deben corresponder a los
trabajadores por los cuales se pagan las diferencias.
Esta es la pantalla donde se generan los avisos:
MANUAL AUDIMSS
172
En la parte superior de la pantalla se muestran los Salarios Mínimos, seleccionar la zona de la
empresa que están trabajando.
Para facilitar la búsqueda de trabajadores están las opciones:
Número, Apellido paterno, Número de Seguridad Social; solo seleccionar la opción deseada y
de lado derecho realizar la captura y dar enter.
De lado izquierdo se muestra el “Catálogo de Trabajadores”, la primera columna “Núm.”, es
para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es
ascendente o descendente.
La segunda columna “Nombre” es para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el
encabezado de la columna, este orden es ascendente o descendente.
En esta misma pantalla seleccionar el nombre de un trabajador, y dar clic derecho y se
muestran dos opciones:
MANUAL AUDIMSS
173
1.- Movimientos e Incidencias de nomina
2.- Movimientos e Incidencias de Liquidación
Al seleccionar alguna de las opciones esta es la pantalla que se muestra:
Movtos. e incidencias Nomina del ejercicio ; se refiere a todos los movimientos que
tiene el trabajador en el año que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de
inicio de cada mes)
Movtos. e incidencias Liquidación del ejercicio; se refiere a todos los movimientos que
tiene el trabajador en el año que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de
inicio de cada mes).
De lado derecho de la pantalla en la parte superior se muestra la información que esta en el
menú 9.2“Nomina”, 9.2.1”IMSS” , de la pestaña “Movimientos de Nómina”,
MANUAL AUDIMSS
174
En esta pantalla se puede consultar la fecha y el Salario Diario Integrado en cada uno de los
movimientos del periodo que se esta trabajando.
En la siguiente pantalla se muestran los Avisos afiliatorios:
En la parte inferior de la pantalla de lado derecho se mostrarán los “Movimientos Afiliatorios
por Auditoria” que se van generando o capturando y que se gravaran en el archivo que se
entrega al IMSS.
COMO REALIZAR LOS AVISOS AFILIATORIOS
Hay dos opciones, a continuación se detalla cada una de ellas.
a) Si desea que el sistema le genere TODOS los avisos afiliatorios, no importando la diferencia
en salario diario integrado. En la parte superior de lado derecho está el icono “G”.
Al dar clic se muestra la siguiente pantalla:
MANUAL AUDIMSS
175
Generar movimientos afiliatorios por diferencias en SDI, con esta opción se generan
todos los avisos de MS con fecha 01/xx/xxxx; esto quiere decir que si hay trabajadores
con diferencias en SDI y tiene percepciones Variables que integran el SDI, se genera
este aviso, solo aplica en los mese nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre,
noviembre) ya que son por efectos de percepciones Variables.
Genera movimientos afiliatorios por cambio de factor fijo, con esta opción se generan
todos los avisos de MS por cambio de factor con la fecha que aplique a cada uno de
los trabajadores que tengan diferencias, esta opción se generara mes a mes.
Genera movimientos afiliatorios Descendentes, con esta opción se generan todos los
avisos Descendentes, para generar estos avisos es a partir de marzo (o el segundo
mes non de trabajo), para el sistema un aviso descendente aplica; si en un bimestre
anterior se genero un aviso ascendente y en el siguiente bimestre de trabajo NO hay
diferencia de dicho trabajador, esta opción se generara cada bimestre.
Estas opciones se pueden seleccionar o bien se generan las tres opciones.
a) Si no desea que el sistema le genere los movimientos afiliatorios en forma
automática, estos los podrán realizar uno por uno en esta misma pantalla.
Primero, de lado izquierdo seleccionamos al trabajador con un clic.
Para generar el movimiento afiliatorio manualmente, en la pantalla de lado derecho se
muestran los “Movimientos de Nómina”, en la primera columna tiene como encabezado
“Aplicar” y hay un pequeño cuadro, solo dar clic en el recuadro para seleccionar el
movimiento y;
En la parte inferior de lado derecho se muestra como encabezado “avisos afiliatorios
por auditoria”, y en esta pantalla se muestra el aviso que se genero manualmente, de
esta forma se realizan todos los avisos que van en el Dispmag, modificación de salario
(MS), reingreso (R), baja (B).
Nota: en caso de tener en 92“Nomina” 9.2.1“IMSS”como alta, al generar el momento
afiliatorio el sistema lo convierte en Reingreso ya que en el DISPMAG no reconoce altas,
también cuando hay un movimiento de inicio el sistema lo convierte en Modificación de
salario.
b) En la parte inferior de lado derecho se muestra como encabezado “Movimientos
Afiliatorios por auditoria” y en caso de necesitar realizar la captura manualmente de
un movimiento afiliatorio normal o descendente, es decir que en la pantalla de
arriba (movimientos de nomina) no se muestre la información y necesiten presentar
los avisos por auditoria.
MANUAL AUDIMSS
176
Para dar de alta, dar clic en el icono “Nuevo”, se activa el campo “Clave de movimiento” y se
muestran los movimientos, seleccionar uno y continuar con la captura, si es modificación de
salario descendentes activar la casilla con un clic, al concluir dar clic en “Guardar”, si se
equivocaron en los avisos, con la opción “Eliminar” se borran estos movimientos.
Nota: si los avisos afiliatorios los realizan con la opción b), deberán realizar con esta opción C)
los avisos Descendentes en el siguiente bimestre, es decir en forma manual.
Nota: es muy importante que revisen todos los movimientos afiliatorios para ver si están
de acuerdo y en caso contrario, deberán depurar y eliminar los avisos en los cuales no
estén de acuerdo.
Para realizar la revisión de los avisos afiliatorios a presentar, dar clic en el icono “impresora”:
Se muestra la siguiente pantalla para seleccionar los periodos de los reportes:
Se muestran rangos de periodos para la revisión “Periodo a Reportar”, seleccionar Anual o
Meses; para la revisión de los Avisos Descendentes, podrán seleccionar varios meses, dar clic
en aceptar y se muestra la siguiente pantalla con la lista de reportes:
MANUAL AUDIMSS
177
Reporte “Dispmag Diferencias Centavos”, este reporte es para cruzar contra los
trabajadores que están pagando las diferencias (la impresión del SUA a detalle de los
pagos), si su reporte de audimss tiene más trabajadores deberán eliminar dichos
movimientos en esta pantalla y si viceversa, se tendrán que dar de alta en esta pantalla
los movimientos afiliatorios que no están.
En el reporte “Dispmag-Descendentes”, podrán revisar las Modificaciones de Salarios
ascendentes y descendentes, en esta misma pantalla se eliminan o capturan los
movimientos.
En el reporte Modificación de Salario, se muestran solo los salarios ascendentes.
Reporte de Reingresos, se muestran los reingresos del período.
Reporte de Bajas, se muestran los avisos de baja.
Estos cinco reportes son papeles de trabajo, no se entregan al IMSS, al concluir la revisión de
todos los avisos a presentar, dar clic en el tercer icono “Disco”.
Se muestra la siguiente pantalla:
MANUAL AUDIMSS
178
El primer campo “Número de guía” se capturan los dos primeros dígitos (es el número de la
subdelegación del IMSS donde se entregan los Avisos Afiliatorios), los siguientes tres dígitos
los proporciona el IMSS ya que es la clave de los Avisos por Auditoria (406).
“Archivos a Generar”, seleccionar que tipo de movimiento se prepara, si es Modificación de
Salario (MS) seleccionar “Todos” (si presentan en un solo disco todos los movimientos ya sean
ascendentes o descendentes) o “Ascen” y “Desen” (si se presenta un disco por avisos
ascendentes y otro por descendentes).
“Período a seleccionar”, es el mes de trabajo.
“Generar CURP”, son opciones para este campo; si no está la información en AUDIMSS este
campo puede generarse con ceros o espacios, para cumplir con estos campos obligatorios.
“Generar UMF”, es el número de la Unidad de Medicina Familiar, este puede ser vacio, con
ceros o bien el dato correcto que está en el “Catálogo de Trabajadores”, este campo solo aplica
para los Reingresos.
“Generar trabajadores”, se refiere al complemento del número de trabajador, el Dispmag trae
un espacio muy amplio para el número, por lo tanto cuando no se llena con el número que tiene
el trabajador hay que asignar ceros o espacios para llenarlos.
“Desea incluir trabajadores con Jornada reducida”, si tiene ese tipo de trabajadores solo
seleccionar la casilla con un clic.
“Seleccionar destino del Archivo”, pueden seleccionar la ruta o generar una carpeta nueva
para los avisos afiliatorios, dar clic en el botón aceptar, dar clic en “Generar Archivo DISPMAG”
donde está el icono “Disco” y se genera el archivo (si genero este archivo en la unidad “C”,
deberán copiarlo a un diskette o el medio que indique el IMSS).
En ese momento se activa como la impresora de esta pantalla dar clic para generar el reporte
de dicho archivo.
Este es el reporte que se presenta ante el IMSS, como impresión del archivo Dispmag.
Este proceso se realiza en forma mensual.
INFORMACION A PRESENTAR ANTE EL IMSS CON LOS AVISOS AFILIATORIOS:
Copia del aviso de dictamen
Anexo II hoja 3 o Anexos II hoja 7.
Disco del DISPMAG (etiquetado con los datos de la empresa)
Impresión del archivo DISPMAG
Afil-10 o SAIIA
Carta libre donde se indica la cantidad de avisos y discos a entregar.
Se presentan dos juegos.
MANUAL AUDIMSS
179
9. MENU AUDITORIA
9.5. EXPORTACION DE ARCHIVOS SUA
Para realizar el pago de las diferencias que se determinaron en AUDIMSS, debemos exportar
los archivos del menu 9.2 “Nomina”, 9.2.1“Imss”, para realizarlo debemos accesar al menu
11. “Procesos”,11.2 “Exportación de Archivos al SUA”.
Se muestra la siguiente pantalla:
Seleccionar el menu que se exportará al SUA.
MANUAL AUDIMSS
180
Esta es para seleccionar el archivo a exportar, deberán seleccionar “Nomina” para exportar los
archivos de “Debió Cotizar”al SUA, estos son los cinco archivos en formato txt.
Tambien podrá seleccionar la segunda opción “Liquidación” esto es si en el menu “Liquidación”,
“Importación disco del SUA”, se importaron dos discos en el mismo mes o si en el menu
“Liquidación, “Imss”” modificaron la información manualmente por motivo de un segundo disco
de pago; pago de diferencias en salarios.
Cuando se exporta el archivo de “Liquidación”, en el archivo de Trabajadores “Trab”, en caso
de tener información de Amortizaciones del infonavit es necesario complementar los datos de
“Tipo de crédito” con la opción 1, 2 ó 3, depende el crédito.
El proceso para la exportación ya sea “Nomina”, ó “Liquidación”, es el mismo.
PROCESO PARA LA EXPORTACION MENSUAL DE LOS ARCHIVOS EN TXT
Accesar al menú “Nomina”, “Imss”, revisar que el movimiento de inicio en todos los
meses nones sea MS 01/xx/xxxx, para que todas las modificaciones de salarios se
importen en el SUA. Si la nomina muestra Movimiento de Inicio con fecha 01/xx/xxxx
este movimiento no pasará al SUA ya que esta clave NO existe y por lo tanto se genera
error al momento de importar este archivo.
Accesar al menú “Nomina”, “Imss”, mandar a impresión el reporte “Movimientos de
Nomina”.
Accesar al menu “Procesos”, “Exportación de archvios al SUA”, seleccionar la opción
“Nomina”.
Se muestra la pantalla con las siguientes opciones para seleccionara la exportación de
estos archivos:
Primer icono es para filtar a los trabajadores, dar clic en este icono y se muestra la
sigueite pantalla:
((AGREGAR PANTALLA))
Indicar a partir de que “Diferencias” en Salario Diario Integrado desean exportar al
SUA.
En la pantalla, la primera columna “Aplica”, es para seleccionar o deseleccionar a
todos los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de dicha columna, o bien dar
clic a cada uno de los trabajadores que deseen exportar.
Se muestan las zonas del Salario Minimo, selecccinar la zona que corresponde a la
zona de la empresa que esta revisando.
De lado derecho de la pantalla se muestran los datos por default. “Tipo de archivo”,
“Periodo de archivos”, “Nombre y ruta de los archivos”. La ruta de los archivos es
C:\RespN se refiere a los archivos de nomina ó C:\RespL se refiere a los archivos de
liquidación, esta ruta es modificable al dar un clic en los folders amarillos que se
muestran al final de la ruta.
Los archivos a exportar son cinco: Trabajadores, Movimientos, Infonavit,
Incapacidades, Afiliaciones. Cabe mencionar que el archivo de Trabajadores
(asegN.txt) y Movimientos (movtN.txt), esta toda la información que solicita el SUA, por
lo tanto solo esos dos archivos se importaran al momento de estar trabajando en el
SUA.
En la parte inferior se muestran los movimientos que se exportan.
Dar clic en el segundo icono para iniciar la exportación.
Al terminar el proceso se muestra un mensaje:
MANUAL AUDIMSS
181
“Existen inconsistencias en los archivos de Trabajadores y Movimientos”
¿Desea ver el reporte de Improcedencias? Si o No
Al seleccionar la opción “Si” se muestra un listado de reportes, seleccionar el primero;
”Trabajadores improcedentes” el reporte indican que la CURP no esta completa a 18
posiciones y que el año de NSS es diferente al año de nacimiento. Hasta el 2009 es informativo
po que el SUA nos permite importar asi la información, en caso contrario deberán
complementar la CURP a los 18 caracteres.
Al terminar el proceso, dar clic en el tercer icono para “imprimir”, se muestran cinco
reportes, seleccionar el reporte “Exportación al SUA” y ésta es la información que se
esta exportando, el objetivo de este reporte es, saber la cantidad de trabajadores y el
importe en cuotas que se revisaran en el SUA (este reporte debe coincidir con los
importes del reporte “Movimientos de Nomina”, en caso contrarios se debarán revisar
todos los reportes de este menu). Los otros tres reportes nos indican si la información
de nomina esta correcta.
Si el sistema genera un mensaje
“Un errror ha ocurrido”
No existe el archivo
Dar clic en el icono “Si” para gravar el error y posteriormente dar clic en “Aceptar”. Volver a
seleccionar la impresora y se muestra la lista de los reportes, seleccionar “Exportación al SUA”
y se mostrará el reporte correctamente. El mensaje de error que manda la primera vez es por
que se genera la carpeta RESPN o RESPL.
9. MENU AUDITORIA
9.6 IMPORTAR ARCHIVOS PARA DIFERENCIAS
PROCESO PARA IMPORTAR LOS ARCHIVOS AL SUA PARA GENERAR PAGO DE
DIFERENCIAS
Para iniciar este proceso, el SUA no debe tener información de este patrón.
MANUAL AUDIMSS
182
Seleccionar de lado izquierdo la opción “Actualizar”, “Patrones” y dar de alta al patrón con los
mismos datos de AUDIMSS, “Actualizar”, “Salarios Mínimos”, “INPC y Recargos” a la fecha de
pago de dichas diferencias.
Seleccionar el patrón para iniciar la importación, de lado izquierdo en el menu “Actualizar”,
seleccionar “Trabajadores” y se muestra la siguiente pantalla:
MANUAL AUDIMSS
183
En esta pantalla en la parte central se muestra tres pestañas, seleccionar la pestaña dos
“Importar Datos”, de lado izquierdo nos indica “Seleccione el tipo de importación que desee” y
se muestran cinco archivos, para iniciar seleccione “Trabajadores (aseg.txt)”, en el campo de
“Archivo a importar” a la derecha se muestra un botón “Examinar”, indicar la ruta donde esta la
carpeta con los archivos, por default AUDIMSS genera esta carpeta en C:\RespN
MANUAL AUDIMSS
184
(si los archivos que se exportaron son de nomina) si cambiaron la ruta, buscar la ruta que
ustedes asignaron. Dentro de esta carpeta, al dar clic se muestran los cinco archivos que se
exportaron, seleccionar AsegN, en la parte inferiro se muestra un botón “Importar”, dar clic e
inicia el proceso de la importación de este archivo.
Se muestra la siguiente pantalla:
MANUAL AUDIMSS
185
Seleccione la opción “SI”.
Si el poceso fue satistactoriamente se muestra la siguiente pantalla:
MANUAL AUDIMSS
186
En la parte inferior de la pantalla se mostrará si el archivo que se importo tiene errores, en caso
de marcar errores dar clic en el botón “Impresión” y se muestra el reporte con los errores o
mensajes detectados.
MANUAL AUDIMSS
187
Estos podrían ser los mensajes del archivo de Trabajadores:
El NSS no es igual al año de nacimiento.
El nombre tiene caracteres raros (que puede ser la ñ)
Deberán revisar la información ya que con este mensaje, el trabajador no se puede importar, si
el número es correcto se ignora el mensaje y se da de alta manualmente este trabajador en
este mismo menu.
Para corregir la información hay dos opciones:
Dar de alta manualmente el trabajador que no se importo.
Corregir en AUDIMSS en el menu “Catálogo de Trabajadores” y volver a realizar el
proceso de “Exportar archivos al SUA” para importar nuevamente el archivo.
El siguiente archivo a importar es “Movimientos” (MovtN), de lado izquierdo de la pantalla nos
indica “Seleccione el tipo de importación que desee” y se muestran cinco archivos, para iniciar
seleccione “Movimientos (movt.txt)”, en el campo de “Archivo a importar” a la derecha se
muestra un botón “Examinar”, indicar la ruta donde esta la carpeta con los archivos, por default
AUDIMSS genera esta carpeta en C:\RespN (si los archivos que se exportaron son de nomina)
si cambiaron la ruta, buscar la ruta que ustedes asignaron. Dentro de esta carpeta, al dar clic
se muestran los cinco archivos que se exportaron, seleccionar movtN, en la parte inferiro se
muestra un botón “Importar”, dar clic e inicia el proceso de la importación de este archivo.
En la parte inferior de la pantalla se mostrará si el archivo que se importo tiene errores, en caso
de marcar errores dar clic en el botón “Impresión” y se muestra el reporte con los errores o
mensajes detectados.
MANUAL AUDIMSS
188
EL folio de incapacidad se duplica.
Deberán revisar el folio de la incapacidad del trabajador que se indica .
El salario diario integrado no puede ser igual al anterior.
Este es solo un mensaje que se ignora porque no afecta y se origina en “Nomina”, “Imss” en el
movimiento de Inicio que se sustituye al dar clic en el icono “M”, el movimiento de inicio se
convierte en una MS a todos los trabajadores independientemente si tienen o no percepciones
variables para generar la MS.
Para corregir la información hay dos opciones:
Dar de alta manualmente el trabajador que no se importo.
Corregir en AUDIMSS en el menu “Catálogo de Trabajadores” y volver a realizar el
proceso de “Exportar archivos al SUA” para importar nuevamente el archivo.
Al concluir el proceso, deberán accesar al menu, “Calculos”, “Pago oportuno” y seleccionar el
periodo de los archivos que se importaron, dar clic en el icono “Calcular” que esta en la parte
inferior de la pantalla:
MANUAL AUDIMSS
189
Y activar la casilla “IMSS” y dar clic en el icono “Mensual” esto es para revisar la información
que se importo de AUDIMSS, donde debe mostrarse la misma información, en caso contrario
deberan revisar la información de Salarios Minimos en SUA y AUDIMSS, la tabla de “Topes
salariales mensuales/bimestrales”. También se podrá realizar la revisión por cada uno de los
trabajadores con el reporte del SUA y el reporte de AUDIMSS, si aplican correcciónes estas se
podrán realizar manualmente en el SUA hasta llegar a los mismos importes, hasta que tienen la
misma información podrán continuar con el calculo de las Diferencias, de lo contrario no podrán
continuar; porque las diferencias no serian las mismas que muestra AUDIMSS.
Cuando el reporte del SUA muestra la misma información que en AUDIMSS, en esta misma
pantalla deberán “Generar pago”, en una carpeta para guardar todos los meses, más adelante
al determinar las diferencias se volvera a leer este archivo.
Se recomienda realizar respaldos en cada uno de los meses del SUA que estan trabajando,
esto es por seguridad.
Nota: si necesita realizar este proceso de las liquidaciones y de nominas, primero deberán
realizar este proceso de las Liquidaciones, realizar los discos de pago, respaldos y eliminar la
empresa del SUA. Para iniciar el proceso de Nomina nuevamente se da de alta el patrón y se
actualizan todos los datos.
MANUAL AUDIMSS
190
PROCESO PARA DETERMINAR PAGO E IMPRESIÓN DE DIFERENCIAS EN EL SUA
Accesar a “Cálculos”, seleccionar “Pago de diferencias” y se muestra la siguiente pantalla:
En el primer recuadro indique el paquete de discos, teclear fecha de pago de dichas diferencias
(hasta esta fecha deberán estar actualizadas las tablas de INPC y Recargos ), número de
crédito teclear un número válido, en tipo de documento seleccione el 54 “Dictamen Pago
Inmediato”, en la parte inferior de la pantalla se muestra un icono “Calcular”, se muestra la
siguiente pantalla:
MANUAL AUDIMSS
191
Dar clic en aceptar y se muestra la siguiente pantalla para seleccionar la ruta y se muestra la
siguiente pantalla con el nombre del archivo:
MANUAL AUDIMSS
192
AL terminar de leer la información del archivo de lo pagado “Liquidacicón” se muestra la
siguiente pantalla:
Dar clic en aceptar y se muestra la siguiente pantalla para seleccionar la ruta, donde esta el
nombre del archivo a importar (como se indica al leer el disco de lo “pagado”)
Se muestra la pantalla para indicar que termino el proceso para generar las “Diferencias”.
MANUAL AUDIMSS
193
Por último seleccionar cada uno de los reportes como se indica en la siguiente pantalla, para
agregarlos a su “Dictamen” y generar el “Archivo de Pago” y este será el que se lleva al banco
o se realiza el pago por transferencia bancaria.
MANUAL AUDIMSS
194
Este proceso se realiza por los doce meses o bien por los meses que decidan realizar los
pagos de “Diferencias”.
Para guardar el “Archivo de Pago” se recomienda, generar una carpeta en la unidad “C”,y
posteriormente pasar estos archivos a los discos de pago.
MANUAL AUDIMSS
195
10.- MENU REPORTES
Papeles de Trabajo
1.- Control interno
1.1 Cuestionario inicial (se exporta a Word)
1.2 Plan de trabajo (se exporta a Word)
2.- Papeles de Trabajo
2.1 Análisis de diferencias (se exporta a Excel)
2.2 Percepciones que integran SDI (se exporta a Excel)
2.3 Percepciones importadas del periodo (se exporta a Excel)
2.4 Movimientos trabajadores:
Resumen de movimientos de trabajadores
Comparativos de movimientos de trabajadores
2.5 Cruce de nomina
Cruce de nomina del periodo
Cruce de nomina mensual
Cruce de nomina acumulado Anual
2.6 Conciliación anual
2.7 Comparativo Dispmag SUA
Para consultar este reporte, deberán generar el archivo del Dispmag por cada uno de los meses.
MANUAL AUDIMSS
196
11.- MENU PROCESOS
1. Recuperación índices
Este proceso es para mantener la base del sistema limpia.
Clic en el último icono, el que se muestra en la pantalla:
MANUAL AUDIMSS
197
Se muestra la siguiente pantalla, seleccionar la opción “aceptar” para que inicie el proceso.
Cuando debe realizar este proceso:
Si el sistema le genera algún error en pantalla.
En caso de realizar procesos en el menú de Utilerías, Borrado de Archivos.
Si recuperan un respaldo.
2. Exporta archivos SUA WIN 3. Revisar el tema 11.2; se indica el proceso de Exporta archivos SUA WIN.
4. Actualización Audimss DOS a audimss WIN.
Este poceso no aplica a partir de la versión 11.0.0; ya que solo se considero cuando se cambio la plataforma a windows.
MANUAL AUDIMSS
198
12.- OTROS REPORTES
En cada pantalla de AUDIMSS en la barra superior se muestran iconos, en el de “imprimir” se localizan estos reportes, algunos podrán exportarse a Excel o Word.
1.- Catálogo de Trabajadores
Catálogo de Trabajadores (afiliación)
Catálogo de Trabajadores (general)
Catálogo de Trabajadores (imss)
Catálogo de Trabajadores (infonavit)
2.- Liquidación IMSS
Movimientos de liquidación
Incidencias de liquidación
Incidencias de liquidación anual
Movimientos de liquidación acuerdos IMSS
3.- Liquidación Retiro/Infonavit
Movimientos de Liquidación bimestral
4.- Nomina IMSS
Movimientos de nómina
Incidencias de nómina (se exporta a Excel)
Incidencias de nómina anual
Resumen excedente mensual
Resumen excedente bimestral
Movimientos de nomina acuerdos IMSS
5.- Nomina Retiro/Infonavit
Movimientos de nomina bimestral
Trabajadores Crédito Infonavit
6.- Diferencias Mensuales
Diferencias Netas (se exporta a Excel)
7.- Diferencias Bimestrales
MANUAL AUDIMSS
199
Diferencias Netas Bimestrales
Diferencias infonavit y crédito infonavit
8.- Dispmag
Modificaciones de salario
Dispmag-Descendentes
Bajas
Reingresos
Dispmag-diferencias centavos
9.- Exportación disco SUA
Trabajadores Improcedentes
Movimientos Improcedentes
Exportación al SUA
Trabajadores sin movimientos
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