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MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEL PROCESO DE SOPORTE
PS02.03 CONTROL PATRIMONIAL
DEL MACROPROCESO DE NIVEL 0 “GESTIÓN LOGÍSTICA”
Rol Nombres Cargo Fecha Firma
Elaborado
por:
Carlos Eduardo Trujillo
Tasayco
Jefe (e) de la
Unidad de Logística / /
Revisado
por:
Graciela Orbegoso
Flores
Jefe de la Oficina
de Administración / /
Norma Gladys García
Molina
Jefe de la Oficina
de Planificación y
Presupuesto
/ /
Edgar Marlon Ardiles
Chacón
Jefe de la Oficina
de Asesoría
Jurídica
/ /
Aprobado
por:
Haydee Violeta Chacón
Cabanillas de Martínez
Vargas
Secretaria Técnica
del Sineace / /
Firmado digitalmente porHERRERA BARAHONA OsmarWilfredo FAU 20551178294 softMotivo: Doy V° B°Fecha: 28.12.2018 15:42:27 -05:00
Firmado digitalmente por TRUJILLOTASAYCO Carlos Eduardo FAU20551178294 softMotivo: Soy el autor del documentoFecha: 28.12.2018 16:15:41 -05:00
Firmado digitalmente porORBEGOSO FLORES Graciela DelCarmen FAU 20551178294 softMotivo: Soy el autor del documentoFecha: 28.12.2018 16:47:52 -05:00
Firmado digitalmente por GARCIAMOLINA Norma Gladys FAU20551178294 softMotivo: Soy el autor del documentoFecha: 31.12.2018 15:45:32 -05:00
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
2
ÍNDICE
1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO ............................................................................. 3
2 ALCANCE .............................................................................................................. 3
3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................... 3
4 BASE LEGAL ......................................................................................................... 4
5. FICHA TÉCNICA DE PROCESOS PS02.03 CONTROL PATRIMONIAL ............... 6
6. INVENTARIO PROCESOS ..................................................................................... 8
7. FICHAS DE PROCESOS ....................................................................................... 9
7.1 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.01 Alta de Bienes Patrimoniales .... 9
7.2 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.02 Baja de Bienes Patrimoniales . 12
7.3 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.03 Asignación de Bienes
Patrimoniales ...................................................................................................... 16
7.4 Ficha Técnica de Proceso: PS02.03.04 Saneamiento de Bienes
Patrimoniales ...................................................................................................... 19
7.5 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.05 Depreciación de Bienes
Patrimoniales ...................................................................................................... 23
7.6 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.06 Toma de Inventario de Bienes
Muebles ............................................................................................................... 26
7.7 Ficha Técnica de Proceso: PS02.03.07 Aseguramiento y Control de Bienes . 31
7.8 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.08 Control de Siniestros de
Bienes Asegurados............................................................................................. 35
8. INVENTARIO DE INDICADORES DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS . 38
9. FICHAS DE INDICADORES ................................................................................. 39
9.1 Ficha de Indicador PS02.03-I01 Disposición de bienes patrimoniales dentro
del plazo de ley ................................................................................................... 39
9.2 Ficha de Indicador: PS02.03-I02 Porcentaje de bienes conciliados conforme
40
9.3 Ficha de Indicador PS02.03-I03 Porcentaje de Incidencias de los Bienes
Asegurados ......................................................................................................... 41
9.4 Ficha de Indicador PS02.03-I04 Cantidad de Bienes Siniestrados .................. 42
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
3
1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO
1.1 El presente Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos (MGPP), busca instruir e informar a los colaboradores que intervienen en el desarrollo de los procesos y procedimientos que conforman el Proceso PS02.03 “Control Patrimonial” del Macroproceso de nivel 0 “Gestión Logística”, con la finalidad de que éstos sean ejecutados en el marco de la Gestión por Procesos en forma eficaz y eficiente.
2 ALCANCE
2.1 El presente documento es de aplicación en la Unidad de Logística de la Oficina de Administración del Sineace, Oficina de Administración, Oficina de Planificación y Presupuesto, Alta Dirección y dependencias usuarias del Sineace.
3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES 3.1 Dependencias: Alta Dirección, direcciones, oficinas y unidades funcionales que
conforman la estructura funcional
3.2 Código patrimonial: Identificación que se le da a un bien mueble y que permite su diferenciación de cualquier otro bien. Dicha codificación es realizada por personal de patrimonio
3.3 Conformidad: Documento mediante el cual el jefe del área usuaria o funcionario que se haya establecido en el requerimiento, expresa la satisfacción por la prestación, quien previamente debe verificar dependiendo de la naturaleza de la prestación, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales del bien o servicio contratado, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias. Dicho documento es generado para el trámite de pago.
3.4 Requerimiento: Pedido de compra o servicio elaborado por el área usuaria en el Sistema integrado de Gestión Administrativa - SIGA, el cual incluye las especificaciones técnicas o términos de referencia en el que se describe la totalidad de la necesidad que desea satisfacer, incluyendo además los requisitos de calificación que debe cumplir el proveedor.
3.5 Especificaciones Técnicas (EE.TT): Se utiliza en caso de bienes. Formato mediante el cual el área usuaria consigna la descripción objetiva y precisa de las características fundamentales del bien requerido, y las condiciones en la que debe ejecutarse para cumplir con la finalidad pública de la contratación, el cual debe incluir además los requisitos de calificación que se consideren necesarios.
3.6 Términos de Referencia (TDR): Se utiliza para la contratación de servicios en general. Formato mediante el cual el área usuaria consigna la descripción objetiva y precisa de las características fundamentales y relevantes para cumplir con la finalidad pública de la contratación y las condiciones en la que debe ejecutarse, el cual debe incluir además los requisitos de calificación que se consideren necesarios.
3.7 Prestación: Es la conducta del contratista durante la ejecución de un contrato sea cual sea su naturaleza.
3.8 Proveedor: Persona natural o jurídica que comercializa bienes y/o presta servicios en general y otros según el rubro comercial al que pertenece.
MGPP “Control Patrimonial”
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Versión: 1
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3.9 Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA): Sistema desarrollado por el
Ministerio de Economía y Finanzas con la finalidad de ordenar y simplificar los procesos administrativos, el cual abarca los procesos técnicos de abastecimiento (requerimiento, certificación, elaboración de orden de compra y orden de servicio, registro de contratos), Gestión Patrimonial y Gestión de Almacén.
3.10 Contratista: Proveedor que mantiene una relación contractual con la Entidad.
3.11 Diagrama de Flujo: Es una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás; se utilizará la metodología BPMN: Business Process Management Notation.
3.12 Dueño de Proceso: Persona que ocupa el cargo y tiene la responsabilidad del manejo de la dependencia o área usuaria, quién realiza la ejecución o desarrollo de un proceso y garantiza que el bien y servicio sea ofrecido en las mejores condiciones al ciudadano o destinatario del mismo. También se le conoce como dueño o propietario del proceso.
3.13 Gestión por Procesos: Enfoque metodológico que sistematiza actividades y procedimientos, tareas y formas de trabajo contenidas en la "cadena de valor, a fin de convertirlas en una secuencia, que asegure que los bienes y servicios generen impactos positivos para el ciudadano, en función de los recursos disponibles.
3.14 Indicador: Es una medida asociada a una característica del resultado, del bien y servicio, del proceso y del uso de los recursos; que permite a través de su medición en periodos sucesivos y por comparación con el estándar establecido, evaluar periódicamente dicha característica y verificar el cumplimiento de los objetivos planificados.
3.15 Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos (MGPP): Es el documento técnico descriptivo que contiene la descripción detallada de las acciones que realiza cada uno de los procesos de la entidad.
4 BASE LEGAL
4.1 Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
4.2 Ley N° 27815 - Ley del Código de Ética de la Función Pública y modificatorias.
4.3 Ley Nº 28740 - Ley del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa.
4.4 Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y modificatorias.
4.5 Ley Nº 29622 que modifica la Ley Núm. 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, y amplía las facultades en el proceso para sancionar en materia de responsabilidad administrativa funcional.
4.6 Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado y modificatorias
4.7 Ley Nº 30220 - Ley Universitaria.
4.8 Decreto Ley Nº 25632, que establece la obligación de emitir comprobantes de pago en las transferencias de bienes, en propiedad o en uso, o en prestaciones de servicios de cualquier naturaleza.
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4.9 Decreto Legislativo Nº 1063, que aprueba la Ley de Adquisiciones Estatales a través de las bolsas de productos.
4.10 Decreto Legislativo N° 1395, que aprueba la modificación de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo, el Decreto Legislativo Nº 940 y la Ley Nº 28211.
4.11 Decreto Legislativo N°1436, que aprueba el Marco de la Administración Financiera del Sector Publico.
4.12 Decreto Supremo N° 029-1994-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo y modificatorias.
4.13 Decreto Supremo N° 030-2002-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado.
4.14 Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
4.15 Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública.
4.16 Decreto Supremo N°133-2013-EF, que aprueba el Texto Único Ordenado del Código Tributario.
4.17 Decreto Supremo N° 006-2017-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General
4.18 Decreto Supremo N° 056-2017-EF, que modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
4.19 Resolución Nº 158-97/SBN que aprueba el Catálogo de Bienes Muebles del Estado y Directiva que norma su aplicación”
4.20 Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT, que aprueba el Reglamento de Comprobantes de Pago y modificatorias
4.21 Resolución de Contraloría General Nº 320-2006-CG que aprueba las “Normas de Control Interno”.
4.22 Resolución Nº 124-2010-SBN, que aprueba la Directiva que regula los “Procedimientos para la Baja y la venta de los Bienes Muebles Estatales en calidad de chatarra”.
4.23 Resolución Nº 003-2012-SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”
4.24 Resolución Nº 046-2015-SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.
4.25 Resolución Nº 008-2017-OSCE-CD, que aprueba la Directiva Nº 008-2017-OSCE-CD “Disposiciones Aplicables al Registro de Información en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado-SEACE”.
4.26 Resolución de Presidencia del Consejo Directivo Ad Hoc 093-2015-SINEACE/CDAH-P, Norma que Define la Estructura Funcional no Orgánica Transitoria del Ente Rector del SINEACE y modificatorias.
4.27 Resolución de Presidencia del Consejo Directivo Ad Hoc N° 193-2017-SINEACE/CDAH-P, que aprueba el documento de gestión denominado "Mapa de Procesos de nivel 0 del Sineace”.
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Código: MGPP-PS02.03
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5. FICHA TÉCNICA DE PROCESOS PS02.03 CONTROL PATRIMONIAL
FICHA TECNICA DEL PROCESO NIVEL 1
Nombre Control Patrimonial Clasificación SOPORTE
Código PS02.03 Versión 01
Objetivo Controlar y garantizar la asignación correcta de los bienes patrimoniales del Sineace a cada colaborador.
Responsable Jefe(a) de Unidad de Logística
Base Legal/ normativa aplicable
Decreto Legislativo N° 1436, Decreto Legislativo Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.
Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Resolución Nº 158-97-SBN que aprueba la Directiva Nº 001-97/SBN-UG-CIMN-Normas para la catalogación de bienes muebles del Estado.
Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”
Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.
Áreas Participantes
Unidad de Logística Dependencias del Sineace
DESCRIPCION DEL PROCESO
Proveedores Entradas Listado de Procesos
Nivel 2
Código de Procesos Nivel 2
Responsable del Procesos
Nivel 2 Salidas
Cliente o Destinatario de
los bienes y servicios
. Entidad Externa
Bien patrimonial a dar de alta .Documentación que sustenta el ingreso del bien patrimonial
Alta de bienes
Patrimoniales PS02.03.01
Jefe(a) de la Unidad de Logística
Resolución de Alta Bienes Patrimoniales .Registro del bien patrimonial como activo de Sineace
SBN (Superintendencia
Nacional de Bienes Estatales)
PS02.03.05
Depreciación de bienes
patrimoniales
.Dependencias que tengan a cargo bienes
por dar de baja
Informe de recomendación de baja
Baja de bienes
Patrimoniales PS02.03.02
Jefe(a) de la Unidad de Logística
Resolución de Baja de
Bienes Patrimoniales
.
Acta de Entrega-
Recepción del Bien
Patrimonial
SBN (Superintendencia
Nacional de Bienes Estatales)
.Entidad Externa
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Unidad de Gestión de Recursos Humanos
.Unidad de Logística
Correo electrónico de Ingreso de Personal Nuevo .Bienes patrimoniales
Asignación de bienes
Patrimoniales PS02.03 .03
Jefe(a) de la Unidad de Logística
Ficha de Asignación
del Bien Patrimonial
Asignación de un bien
patrimonial
Dependencias del Sineace
PS02.03 .06 Toma de inventario
Colaboradores
del Sineace
Informe de Bienes patrimoniales excedentes o no hallados en el inventario .Información de los bienes patrimoniales extraviados o siniestrados
Saneamiento de bienes
Patrimoniales PS02.03 .04
Jefe(a) de la Unidad de Logística
.Informe Oficina de
Administración
Almacén
.Unidad de Logística
Copia PECOSA . Registros de bienes patrimoniales
Depreciación de bienes
Patrimoniales PS02.03.05
Jefe(a) de la Unidad de Logística
Resumen de Depreciación
de bienes
Registro de depreciación de bienes en el Sistema
Unidad de Contabilidad
Control
Patrimonial
Unidad de Logística
.Unidad de Contabilidad
.Proveedor de Servicios
Documentación de sustento de los bienes de Sineace .Servicio de Inventario
Toma de inventario de
Bienes Muebles
PS02.03 .06 Jefe(a) de la Unidad de Logística
Informe final de Inventario
Inventario de
bienes actualizado
SBN (Superintendencia
Nacional de Bienes Estatales)
PS02.03.04
Saneamiento de bienes
Patrimoniales
.Unidad de Logística
Requerimiento de contratación de seguros
Aseguramient
o y Control de Bienes
PS02.03.07 Jefe(a) de la Unidad de Logística
.Contrato firmado
Aseguradora
.Dependencia usuaria
Informe de ocurrencia
Control de Siniestros
PS02.03.08 Jefe(a) de la Unidad de Logística
.Orden de Compra
Dependencia usuaria
INDICADORES DEL PROCESO
Código de indicador
Denominación del indicador
Fórmula del indicador Objetivo del indicador
PS02.03-I02 Porcentaje de bienes conciliados conforme
(Nº de bienes conciliados / Nº total de bienes) *100
Determinar la eficacia del proceso de control patrimonial
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR
Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de Unidad de Logística
Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial
Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de
Modernización
Graciela del Carmen Orbegoso Flores
Jefe(a) de la Oficina de Administración
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
8
6. INVENTARIO PROCESOS
Proceso de Soporte "0" Proceso de Soporte "1" Proceso de Soporte "2"
PS 02 Gestión Logística
PS02.03 Control Patrimonial
PS02.03.01 Alta de Bienes Patrimoniales
PS02.03.02 Baja de Bienes Patrimoniales
PS02.03.03 Asignación de Bienes Patrimoniales
PS02.03.04 Saneamiento de Bienes Patrimoniales
PS02.03.05 Depreciación de Bienes patrimoniales
PS02.03.06 Toma de Inventario de Bienes Muebles
PS02.03.07 Aseguramiento y Control de Bienes
PS02.03.08 Control de Siniestros de Bienes Asegurados
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
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7. FICHAS DE PROCESOS
7.1 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.01 Alta de Bienes Patrimoniales
FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO
Nombre Alta de Bienes Patrimoniales Clasificación Soporte
Código PS02.03.01 Versión 1
Objetivo Controlar la existencia de bienes patrimoniales mediante el registro de ingreso y asignación de los mismos
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística
Base Legal/ normativa aplicable
Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.
Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Resolución Nº 158-97-SBN que aprueba la Directiva Nº 001-97/SBN-UG-CIMN-Normas para la catalogación de bienes muebles del Estado.
Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”
Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.
Alcance Unidad de Logística
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Proveedores Entradas Salidas Cliente o Destinatario de
los bienes y servicios
Entidad Externa
Bien patrimonial a dar de alta .Documentación que sustenta el ingreso del bien patrimonial
Resolución de Alta Bienes Patrimoniales
.Registro del bien patrimonial
como activo de Sineace
SBN(Superintendencia
Nacional de Bienes Estatales)
PS02.03.05 Depreciación de
bienes patrimoniales
Código de la
actividad Actividades
Nombre del puesto ejecutor
Dependencia del Ejecutor
Registro de ejecución
1
Recibir el Bien (es) en calidad de donación, reposición, fabricación, permuta, saneamiento, etc. y documentos de Alta de Bien(es)
Especialista de Control Patrimonial
LOG
Si se trata de equipos de cómputo ir a paso siguiente. Si se trata de mobiliario ir a paso 3
2 Comunicar al Jefe de OTI para la verificación. Ir a paso 4
Especialista de Control Patrimonial
LOG
3 Comunicar al Responsable de Servicios Generales para la revisión.
Especialista de Control Patrimonial
LOG
4 Firmar Acta de Entrega-Recepción, obtener firma de Jefe de LOG, entregar e Entidad Externa y archivar
Especialista de Control Patrimonial
LOG Acta de recepción
5 Elaborar Informe Técnico y proyecto de Resolución Jefatural para alta del bien(es), y remitir a Jefe(a) de LOG
Especialista de Control Patrimonial
LOG
6 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente
Administrativo LOG
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
10
7 Recibir, tomar conocimiento y remitir a OA
Jefe de la LOG LOG
8 Recibir y remitir a OA por SGD Asistente
Administrativo LOG
9 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente
Administrativo OA
10
Recibir, revisar expediente y remitir OAJ para opinión legal y visado del proyecto de Resolución Jefatural
Jefe de la OA OA
11 Recibir, registrar en SGD y remitir a OA Asistente
Administrativo OA
12 Ir a PS05.01 Opiniones Jurídicas Legales
PS05.01 Opiniones Jurídicas Legales
13
Recibir expediente con opinión legal favorable y proyecto de Resolución Jefatural visado, y remitir a OA
Asistente Administrativo
OA
14
Recibir, revisar y firmar Resolución Jefatural y disponer remisión de copia de Resolución a la SBN, a la Unidad de Contabilidad y a la Unidad de Logística
Jefe de la OA OA
15
Remitir copia de Resolución a la SBN (continua el paso 16), a la Unidad de Contabilidad (continua en el paso 17) y a la Unidad de Logística (continua en el paso 18)
Asistente Administrativo
OA
16 Ir a PS06.01.03 Despacho de Documentos Externo. (Fin del Procedimiento)
PS06.01.03 Despacho de Documentos
Externo
17 Realizar el registro Contable de Altas de bienes patrimoniales. (Fin del procedimiento)
Unidad de Contabilidad
Unidad de Contabilidad
18 Recibir, registrar y remitir a LOG Asistente
Administrativo LOG
19 Recibir Resolución de Alta de Bien(es) y derivar a Control Patrimonial
Jefe de la LOG LOG
20 Recibir y actualizar registro de bienes en el SIGA Patrimonio
Especialista de Control Patrimonial
LOG
Registro de bienes patrimoniales actualizado
21 Ir a PS02.03.05 Depreciación de Bienes Patrimoniales
INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO
Código de indicador
Denominación del indicador
Fórmula del indicador Objetivo del indicador
No aplica No aplica No aplica No aplica
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR
Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de la Unidad de Logística
Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial
Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de
Modernización
Graciela del Carmen Orbegoso Flores
Jefe(a) de la Oficina de Administración
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
11
Flujograma
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
12
7.2 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.02 Baja de Bienes Patrimoniales
FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO
Nombre Baja de Bienes Patrimoniales Clasificación Soporte
Código PS02.03.02 Versión 1
Objetivo Dar de baja y disponer de los bienes patrimoniales que no serán utilizados por el personal del Sineace
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística
Base Legal/ normativa aplicable
Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.
Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Resolución Nº 158-97-SBN que aprueba la Directiva Nº 001-97/SBN-UG-CIMN-Normas para la catalogación de bienes muebles del Estado.
Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”
Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.
Alcance Dependencias del Sineace
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Proveedores Entradas Salidas Cliente o Destinatario de
los bienes y servicios
Dependencias que tengan a cargo bienes
por dar de baja
Informe de recomendación de baja
Resolución de Baja de Bienes
Patrimoniales.
Acta de Entrega-Recepción del Bien
Patrimonial
SBN(Superintendencia Nacional de Bienes Estatales)
.Entidad Externa
Código de la actividad
Actividades Nombre del
puesto ejecutor Dependencia del Ejecutor
Registro de ejecución
1
Por informe de recomendación de OTI
Recibir informe de recomendaciones de baja de equipos informáticos de OTI (indicando el diagnóstico, estado de conservación y causal de baja de cada uno de los bienes) vía física y SGD
Asistente Administrativo
OA
2 Recibir, tomar conocimiento y disponer su derivación a la Unidad de Logística
Jefe de la OA OA
3 Recibir, registrar y derivar expediente vía física y SGD
Asistente Administrativo
OA
4 Recibir, registrar en el SGD e ingresar expediente. Continua en el paso 6
Asistente Administrativo
LOG
5
Por informe de recomendación de Servicios Generales
Recibir informe de recomendaciones de baja de bienes mobiliarios de Servicios Generales (indicando el diagnóstico, estado de conservación y causal de baja de cada uno de los bienes) vía física y SGD
Asistente Administrativo
LOG
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
13
6 Recibir, tomar conocimiento y derivar a especialista. Continua en el paso 7
Jefe de la LOG LOG
7
Por procedimiento de Saneamiento de Bienes Patrimoniales
PS02.03.04 Saneamiento de bienes Patrimoniales
8
Redactar y remitir al Jefe de LOG un informe técnico recomendando la baja de bienes (en el caso de equipos informáticos el informe debe sustentar que ya se ha reemplazado el bien o se encuentra en mal estado o existe una excedencia del bien), proyectar resolución jefatural de baja y remitir
Especialista de Control Patrimonial
LOG
Informe Proyecto de resolución
de baja
9 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente
Administrativo LOG
10 Recibir, tomar conocimiento, analizar, visar informe y proyecto de resolución, y remitir a la OA
Jefe de la LOG LOG
11 Recibir, registrar y remitir a la OA vía física y SGD
Asistente Administrativo
LOG
12 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir a Jefe
Asistente Administrativo
OA
13 Tomar conocimiento y derivar a OAJ para opinión
Jefe de la OA OA
14 PS05.01 Opiniones Jurídicas Legales
15 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente
Administrativo OA
16 Firmar Resolución Jefatura de Baja de Bienes y disponer el envío a la SBN.
Jefe de la OA OA Resolución
firmada
17
Recibir, registrar y remitir copia de Resolución a la SBN(continua el paso 18), a la Unidad de Contabilidad (continua en el paso 19 ) y Unidad de Logística ( continua en el paso 20)
Asistente Administrativo
OA
Expediente de baja de
bien patrimonial para SBN
18 PS06.01.03 Despacho de Documentos. (Fin del Procedimiento)
19 Ir a PS01.02.01 Conciliación de operaciones). Fin del procedimiento.
20 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente
Administrativo LOG
21 Recibir Resolución de Baja de Bien(es) y derivar a Control Patrimonial
Jefe de la LOG LOG
22 Excluir de los registros patrimoniales los bienes dados de baja
Especialista de Control Patrimonial
LOG
23 Proponer invitaciones de donación de los bienes dados de baja a Instituciones.
Especialista de Control Patrimonial
LOG
24 Aprobar y enviar invitaciones de donación de los bienes dados de baja a Instituciones.
Jefe de la OA OA
Si se recibió confirmación de aceptación de bienes, continuar en el paso siguiente. De lo contrario ir al paso 23
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
14
25 Elaborar informe técnico de donación del bien, proyectar Resolución y remitir a Jefe de LOG
Especialista de Control Patrimonial
LOG
26 Recibir en físico y SGD, registrar y entregar a Jefe de LOG
Asistente Administrativo
LOG
27 Recibir, tomar conocimiento, visar informe y proyecto de resolución, y disponer su derivación a la OA
Jefe de la LOG LOG
28 Recibir, registrar y remitir a la OA vía física y SGD
Asistente Administrativo
LOG
29 Recibir en físico y SGD, registrar y entrega a Jefe de la OA
Asistente Administrativo
OA
30 Recibir, tomar conocimiento , firmar Resolución Jefatural y disponer su derivación
Jefe de la OA OA
Resolución para la
disposición del bien
31 Recibir, registrar y remitir resolución de donación a la Institución correspondiente
Asistente Administrativo
OA
32 Ir al procedimiento PS06.01.03 Despacho de Documentos
33 Coordinar fecha y hora de entrega del bien a donar
Especialista de Control Patrimonial
LOG
34 Entregar el bien y suscribir Acta de Entrega- Recepción del bien
Especialista de Control Patrimonial
LOG
INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO
Código de indicador
Denominación del indicador
Fórmula del indicador Objetivo del indicador
PS02.03-I04 Disposición de bienes patrimoniales dentro
del plazo de ley
100 * Número de bienes tramitados para disposición
final / Número de bienes dados de baja
Determinar la eficacia de la gestión para la puesta a disposición de los bienes
patrimoniales dados de baja
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR
Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de la Unidad de Logística
Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial
Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de
Modernización
Graciela del Carmen Orbegoso Flores
Jefe(a) de la Oficina de Administración
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
15
Flujograma
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
16
7.3 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.03 Asignación de Bienes Patrimoniales
FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO
Nombre Asignación de Bienes Patrimoniales Clasificación Soporte
Código PS02.03.03 Versión 1
Objetivo Garantizar el ejercicio de las actividades de cada colaborador mediante la asignación de un bien patrimonial que facilite su desempeño.
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística
Base Legal/ normativa aplicable
Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.
Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Resolución Nº 158-97-SBN que aprueba la Directiva Nº 001-97/SBN-UG-CIMN-Normas para la catalogación de bienes muebles del Estado.
Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”
Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.
Alcance Unidad de Logística
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Proveedores Entradas Salidas Cliente o Destinatario de
los bienes y servicios
Unidad de Recursos Humanos
.Unidad de Logística
Correo electrónico de Ingreso de Personal Nuevo .Bienes patrimoniales
Ficha de Asignación del Bien Patrimonial
Asignación de un bien patrimonial
Dependencias del Sineace
Código de la actividad
Actividades Nombre del puesto
ejecutor Dependencia del Ejecutor
Registro de ejecución
El procedimiento puede iniciar por : - Ingreso de Personal Nuevo (inicia en la actividad 1), o - Por Recepción de un bien nuevo (inicia en la actividad 7)
1
Por Ingreso de personal nuevo
Ir a PS03.03.01 Selección y contratación de personal
Ir PS03.03.01 Selección y contratación de personal
2
Remitir información de nuevos colaboradores a la U. Logística con copia a las dependencias del Sineace a través del correo electrónico
Unidad de Gestión de Recursos
Humanos
Unidad de Gestión de Recursos Humanos
3
Recibir información y enviar correo electrónico a la LOG indicando que ha ingresado personal con el fin de que se le asignen bienes.
Dependencia usuaria Dependencia
usuaria
4 Recibir correo, tomar conocimiento y derivar a especialista
Jefe de la LOG LOG
5 Elaborar y firmar "Ficha de Asignación", obtener firmas de Jefe de Logística y el Personal nuevo, y entregar copia
Especialista de Control Patrimonial
LOG Acta de asignación
6 Actualizar el registro de asignación de patrimonio. Fin del procedimiento.
Especialista de Control Patrimonial
LOG
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
17
7
Por Recepción de un bien nuevo
Ir a PS02.02.01 Recepción de Bienes y Suministros por Almacén
8
Recibir, tomar conocimiento, elaborar la PECOSA, informar al Encargado de Patrimonio para el etiquetado del bien y a la unidad usuaria la recepción del bien
Especialista de Almacén
LOG
9 Tomar conocimiento del responsable del bien adquirido
Especialista de Control Patrimonial
LOG
10
Elaborar y firmar "Ficha de Asignación", obtener firmas de Jefe de Logística y Personal, entregar copia y etiquetar bienes asignados
Especialista de Control Patrimonial
LOG
11 Actualizar el registro de asignación de patrimonio (fin del procedimiento)
Especialista de Control Patrimonial
LOG
INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO
Código de indicador
Denominación del indicador
Fórmula del indicador Objetivo del indicador
No aplica No aplica No aplica No aplica
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR
Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de la Unidad de Logística
Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial
Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de
Modernización
Graciela del Carmen Orbegoso Flores
Jefe(a) de la Oficina de Administración
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
18
Flujograma
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
19
7.4 Ficha Técnica de Proceso: PS02.03.04 Saneamiento de Bienes Patrimoniales
FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO
Nombre Saneamiento de Bienes Patrimoniales Clasificación Soporte
Código PS02.03.04 Versión 1
Objetivo Regularizar la existencia de bienes patrimoniales en los registros del Sineace, justificando los sobrantes y faltantes de los mismos.
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística
Base Legal/ normativa aplicable
Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.
Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Resolución Nº 158-97-SBN que aprueba la Directiva Nº 001-97/SBN-UG-CIMN-Normas para la catalogación de bienes muebles del Estado.
Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”
Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.
Alcance Unidad de Logística (Aplica para bienes muebles y equipos informáticos)
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Proveedores Entradas Salidas Cliente o Destinatario de los
bienes y servicios
PS02.03 .06 Toma de inventario de Bienes
Muebles
Colaboradores del Sineace
Informe de Bienes patrimoniales sobrantes o faltantes en el inventario
.Información de los bienes patrimoniales faltantes o
sobrantes
Informe Oficina de Administración
Código de la actividad
Actividades Nombre del
puesto ejecutor Dependencia del Ejecutor
Registro de ejecución
1 Ir a PS02.03.06 Toma de Inventario de Bienes Muebles
Viene de PS02.03.06 Toma de Inventario de Bienes Muebles
2 Verificar las observaciones sobre bienes sobrantes o faltantes.
Especialista de Control
Patrimonial LOG
¿Existen bienes sobrantes? Sí, continúa en actividad siguiente. No, continúa en actividad 5
3
Elaborar Acta de regularización por cada bien sobrante declarando su uso, firmar y obtener firmas de Jefe de Logística y Usuario del bien, y entregar copia (Esperar dos años)
Especialista de Control
Patrimonial LOG
Acta de regularización
4 PS02.03.01 Alta de bienes Patrimoniales. Fin del procedimiento.
PS02.03.01
Alta de bienes Patrimoniales
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
20
5 Verificar si son bienes declarados y no habidos
Especialista de Control
Patrimonial LOG
Si el bien no fue asignado a un colaborador, continua en el paso siguiente. Si el bien fue asignado a un colaborador ir al paso 8
6 Realizar búsqueda del bien e informar al Jefe de LOG no ubicación del bien (esperar un plazo de dos años).
Especialista de Control
Patrimonial LOG
7 PS02.03.02 Baja de bienes Patrimoniales. Fin del procedimiento.
PS02.03.02
Baja de bienes Patrimoniales
8 Elaborar documento que solicita al colaborador informe y justifique la ausencia del bien
Especialista de Control
Patrimonial LOG
9 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente
Administrativo LOG
10 Recibir, tomar conocimiento, visar y remitir a la OA
Jefe de la LOG LOG
11 Recibir, registrar y remitir a la OA vía física y SGD
Asistente Administrativo
LOG
12 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente
Administrativo OA
13 Recibir, tomar conocimiento, firmar memorando y remitir al usuario del bien
Jefe de la OA OA
14 Recibir, registrar en SGD y remitir Asistente
Administrativo OA
15 Elaborar informe justificando la ausencia del bien (perdida, robo u otros) y remitir a OA
Usuario del Bien Dependencia
16 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir a Jefe
Asistente Administrativo
OA
17 Recibir, tomar conocimiento y derivar a LOG
Jefe de la OA OA
18 Recibir, registrar en SGD y derivar a LOG Asistente
Administrativo OA
19 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente
Administrativo LOG
20 Recibir, tomar conocimiento y derivar a Control Patrimonial
Jefe de la LOG LOG
21 Recibir y revisar informe. Especialista de
Control Patrimonial
LOG
Si se ubica el bien faltante, continua en el paso siguiente. De lo contrario ir al paso 23.
22 Elaborar informe y remitir al Jefe de LOG para conocimiento. Fin del procedimiento
Especialista de Control
Patrimonial LOG
23 Solicitar la reposición del bien o que el usuario devuelva el valor del bien.
Especialista de Control
Patrimonial LOG
24 Ir a PS02.03.02 Baja de Bienes Patrimoniales
PS02.03.02 Baja de Bienes Patrimoniales
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
21
25 Ir a PS02.03.01 Alta de Bienes Patrimoniales. Fin del procedimiento.
PS02.03.01 Alta de Bienes Patrimoniales
INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO
Código de indicador
Denominación del indicador
Fórmula del indicador Objetivo del indicador
PS02.03-I02 Porcentaje de
bienes conciliados conforme
100* Nº de bienes conciliados / Nº total de bienes
Determinar la eficacia del proceso de Saneamiento de bienes
Patrimoniales
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR
Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de la Unidad de Logística
Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial
Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de
Modernización
Graciela del Carmen Orbegoso Flores
Jefe(a) de la Oficina de Administración
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
22
Flujograma
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
23
7.5 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.05 Depreciación de Bienes Patrimoniales
FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO
Nombre Depreciación de Bienes Patrimoniales Clasificación Soporte
Código PS02.03.05 Versión 1
Objetivo Controlar el valor de los bienes de Sineace mediante el cálculo de la depreciación de los mismos.
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística
Base Legal/ normativa aplicable
Decreto Legislativo N° 1436, Decreto Legislativo Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.
Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.
Alcance Unidad de Logística
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Proveedores Entradas Salidas Cliente o Destinatario de
los bienes y servicios
Almacén
Unidad de Logística
Copia PECOSA
Registros de bienes patrimoniales
Resumen de Depreciación de bienes
Registro de depreciación de bienes en el Sistema
Unidad de Contabilidad
Control Patrimonial
Código de la actividad
Actividades Nombre del puesto
ejecutor Dependencia del Ejecutor
Registro de ejecución
1 Clasificar bienes nuevos por cuenta contable y en función al valor del bien
Especialista de Control Patrimonial
LOG
2 Calcular depreciación de los bienes Especialista de Control
Patrimonial LOG
3 Generar reporte de resumen de depreciación
Especialista de Control Patrimonial
LOG
4 Proyectar Informe y derivar a Jefe de LOG para su envió a la U.CONT
Especialista de Control Patrimonial
LOG
5 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir al Jefe de LOG
Asistente Administrativo LOG
6 Recibir, tomar conocimiento, visar y remitir a la U.CONT con copia a OA.
Jefe de la LOG LOG
7 Recibir, registrar y remitir a la U.CONT físico y SGD con copia a OA
Asistente Administrativo LOG
8 Recibir en físico y SGD y tomar conocimiento.
Jefe de la Unidad de Contabilidad
CONT
9 Ir a PS01.02.01 Conciliación de Operaciones.
. .Reporte de Conciliación Mensual
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
24
Interna de Operaciones de la Unidad de Logística -Patrimonio.
INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO
Código de indicador
Denominación del indicador
Fórmula del indicador Objetivo del indicador
No aplica No aplica No aplica No aplica
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR
Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de la Unidad de Logística
Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial
Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de
Modernización
Graciela del Carmen Orbegoso Flores
Jefe(a) de la Oficina de Administración
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
25
Flujograma
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
26
7.6 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.06 Toma de Inventario de Bienes
Muebles
FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO
Nombre Toma de Inventario de Bienes Muebles Clasificación Soporte
Código PS02.03.06 Versión 1
Objetivo
Verificar físicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta la entidad a una determinada fecha, con el fin de constatar la existencia de los bienes, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan.
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística
Base Legal/ normativa aplicable
Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.
Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Resolución Nº 158-97-SBN que aprueba la Directiva Nº 001-97/SBN-UG-CIMN-Normas para la catalogación de bienes muebles del Estado.
Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”
Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.
Alcance Unidad de Logística (Proceso Anual)
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Proveedores Entradas Salidas Cliente o Destinatario de
los bienes y servicios
Unidad de Logística .Unidad de Contabilidad
.Proveedor de Servicios
Documentación de sustento de los bienes
de SINEACE
.Servicio de Inventario
Informe final de Inventario
.Inventario de
bienes actualizado
SBN(Superintendencia Nacional de Bienes Estatales)
PS02.03.04
Saneamiento de bienes Patrimoniales
Código de la actividad
Actividades Nombre del
puesto ejecutor Dependencia del Ejecutor
Registro de ejecución
1 Elaborar informe solicitando designación de la Comisión de Inventario.
Especialista de Control
Patrimonial LOG
2 Recibir en físico, registrar en SGD y remitir al Jefe
Asistente Administrativo
LOG
3 Recibir, tomar conocimiento, visar y remitir a la OA
Jefe de la LOG LOG
4 Recibir , registrar y remitir a la OA vía física y SGD
Asistente Administrativo
LOG
5 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir al Jefe
Asistente Administrativo
OA
6 Tomar conocimiento, y remitir expediente a OAJ
Jefe de la OA OA
7 Recibir , registrar y remitir a la OAJ vía física y SGD
Asistente Administrativo
OA
8 PS05.01 Opiniones Jurídicas Legales
9 Recibir en físico y SGD y remitir a Jefe de OA
Asistente Administrativo
OA
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
27
10 Recibir informe con opinión legal, firmar Resolución Jefatural que designa Comisión de Inventario
Jefe de la OA OA
11
Disponer remisión de copia de Resolución a los integrantes de la Comisión de Inventario (Representante de Contabilidad, Representante de LOG, Representante de OA )
Jefe de la OA OA
12 Recibir, registrar y remitir a Comisión de Inventario vía física y SGD
Asistente Administrativo
OA
13 Recibir, tomar conocimiento y convocar a reunión de comisión de inventario
Comisión de Inventario
Comisión de Inventario
14 Realizar reunión de comisión de inventario
Comisión de Inventario
Comisión de Inventario
TDR para el proceso de selección
Si no se contratará un servicio de inventario, continua en el paso siguiente. De lo contrario ir al paso ir al paso 19
15 Elaborar y suscribir el Acta de inicio de toma de inventario
Comisión de Inventario
Comisión de Inventario
16 Realizar el Inventario y etiquetado, consolidación, revisión y clasificación de las hojas de trabajo.
Comisión de Inventario
Comisión de Inventario
17 Realizar la conciliación patrimonio-contable de los bienes con Contabilidad y Patrimonio
Comisión de Inventario
Comisión de Inventario
18
Firmar el Acta de cierre de toma de inventario, Elaborar Informe de Inventario, y derivar a OA. Continúa en el paso PS02.03.06.38
Comisión de Inventario
Comisión de Inventario
19 Elaborar los TDR para el proveedor de servicio del inventario (se convoca servicio).
Especialista de Control
Patrimonial LOG
20 Ir a PS02.01 Gestión de Adquisiciones
21 Elaborar informe que consolida información de bienes para inventario
Comisión de Inventario
Comisión de Inventario
22 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir a LOG
Asistente Administrativo
LOG
23 Recibir, tomar conocimiento, visar y remitir a OA
Jefe de la LOG LOG
24 Recibir, registrar y remitir a OA vía física y SGD
Asistente Administrativo
LOG
25 Recibir vía física y SGD, registrar y remitir a Jefe de OA
Asistente Administrativo
OA
26 Recibir, tomar conocimiento y remitir Comisión de Inventario
Jefe de OA OA
27 Recibir, registrar y remitir a Comisión de Inventario vía física y SGD
Asistente Administrativo
OA
28 Elaborar y suscribir el Acta de inicio de toma de inventario con la empresa ganadora
Comisión de Inventario
Comisión de Inventario
29 Realizar el Inventario y etiquetado, supervisión, consolidación, revisión y clasificación de las hojas de trabajo.
Empresa de Toma de Inventario
Empresa de Toma de Inventario
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
28
30 Realizar la conciliación patrimonio-contable de los bienes con Contabilidad y Patrimonio
Empresa de Toma de Inventario
Empresa de Toma de Inventario
31 Elaborar y entregar de Informe Final de Toma de Inventario a la Comisión de Inventario Institucional.
Empresa de Toma de Inventario
Empresa de Toma de Inventario
32 Ir a PS06.01.01.01 Recepción Documentaria Externa
33 Revisar el Informe Final de Toma de Inventario
Comisión de Inventario
Comisión de Inventario
34 Otorgar la conformidad de toma de Inventario Institucional.
Comisión de Inventario
Comisión de Inventario
35 Elaborar Informe, suscribir el Acta de cierre de toma de inventario con la empresa y derivar a OA.
Comisión de Inventario
Comisión de Inventario
36 Ir a PS02.01.14 Gestión de Conformidades
37 Enviar el informe final de toma de Inventario Institucional a la OA
Comisión de Inventario
Comisión de Inventario
38 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir al Jefe
Asistente Administrativo
OA
39 Recibir, tomar conocimiento y derivar LOG
Jefe de la OA OA
40 Recibir, registrar y derivar a LOG vía física y SGD
Asistente Administrativo
OA
41 Recibir, registrar y remitir a Jefe de LOG Asistente
Administrativo LOG
42 Recibir, tomar conocimiento y derivar a Encargado de Patrimonio
Jefe de la LOG LOG
43 Registrar el Inventario la Acta Inicio, Acta Cierre e informe Final, Acta conciliación Contable Patrimonial en el SINABIP
Especialista de Control
Patrimonial LOG
Acta Informe Conformidad
44 Elaborar Informe para envió a la SBN de documentos registrados en el SINABIP y proyectar Oficio
Especialista de Control
Patrimonial LOG
45 Recibir en físico, registrar en SGD y remitir al Jefe
Asistente Administrativo
LOG
46 Recibir, tomar conocimiento, firmar documento y derivar a la OA
Jefe de la LOG LOG
47 Recibir, registrar y remitir a OA vía física y SGD
Asistente Administrativo
LOG
48 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir al Jefe
Asistente Administrativo
OA
49 Recibir, tomar conocimiento, firmar Oficio y remitir a SBN.
Jefe de la OA OA
50 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente
Administrativo OA
51 Ir a PS06.01.03 Despacho de Documentos. Fin del procedimiento.
INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO
Código de indicador
Denominación del indicador
Fórmula del indicador Objetivo del indicador
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
29
PS02.03-I02 Porcentaje de
bienes conciliados conforme
100* Nº de bienes conciliados / Nº total de bienes
Determinar la eficacia del proceso de control patrimonial
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR
Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de la Unidad de Logística
Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial
Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de
Modernización
Graciela del Carmen Orbegoso Flores
Jefe(a) de la Oficina de Administración
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
30
Flujograma
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
31
7.7 Ficha Técnica de Proceso: PS02.03.07 Aseguramiento y Control de Bienes
FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO
Nombre Aseguramiento y Control de Bienes Clasificación Soporte
Código PS02.03.07 Versión 1
Objetivo El objetivo es efectuar de manera adecuada el aseguramiento y control de bienes del SINEACE.
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística
Base Legal/ normativa aplicable
Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.
Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Resolución Nº 158-97-SBN que aprueba la Directiva Nº 001-97/SBN-UG-CIMN-Normas para la catalogación de bienes muebles del Estado.
Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”
Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.
Alcance Unidad de Logística
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Proveedores Entradas Salidas Cliente o Destinatario de los
bienes y servicios
Unidad de Logística Requerimiento de contratación de seguros
Contrato firmado Aseguradora
Código de la actividad
Actividades Nombre del
puesto ejecutor Dependencia del Ejecutor
Registro de ejecución
1
Elaborar requerimiento para contratación de seguros y elaborar la relación de los bienes a asegurar y remitir al Jefe
Especialista de Control
Patrimonial LOG
.Requerimiento de contratación .Relación de los bienes de la Institución a asegurar
2 Recibir en físico, registrar en SGD y remitir
Asistente Administrativo
LOG
3 Recibir requerimiento y relación de los bienes de la Institución a asegurar, revisar, dar visto bueno y remitir
Jefe de la LOG LOG
4 Recibir, registrar y remitir a la OA vía física y SGD
Asistente Administrativo
LOG
5 Recibir en físico y SGD y remitir al Jefe
Asistente Administrativo
OA
6 Recibir, tomar conocimiento, aprobar requerimiento y derivar
Jefe de la OA OA Requerimiento de contratación aprobado
7 Recibir, registrar y derivar a la LOG vía física y SGD
Asistente Administrativo
OA
8 Recibir en físico y en SGD, y remitir al Jefe de LOG
Asistente Administrativo
LOG
9 Recibir, tomar conocimiento y derivar a Especialista
Jefe de la LOG LOG
10 Recibir, registrar y derivar a Especialista
Asistente Administrativo
LOG
11 Recibir requerimiento, realizar el estudio de mercado y determinación
Especialista LOG .Estudio de mercado.
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
32
del monto según las ofertas de las aseguradoras
.Determinación del monto.
12 Ir a PS02.01 Gestión de Contrataciones
Postor Ganador
13 Coordinar por correo electrónico o vía telefónica con el postor ganador la firma del contrato anual.
Especialista LOG
14 Firmar el contrato anual con el Sineace y cumplir con las funciones establecidas.
Aseguradora Contrato firmado
15 Tomar conocimiento y elaborar informe anual para Pago de aseguradora
Especialista de Control
Patrimonial LOG
16 Ir a PS02.01.14 Gestión de Conformidades. Fin del Procedimiento
INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO
Código de indicador
Denominación del indicador
Fórmula del indicador Objetivo del indicador
PS02.03-I03 Porcentaje de
Incidencias de los bienes asegurados
100 * Nº de Bienes asegurados reportados con incidencia/ Nº
de Bienes asegurados
Tener un control de los bienes que tuvieron alguna incidencia
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR
Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de la Unidad de Logística
Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial
Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de
Modernización
Graciela del Carmen Orbegoso Flores
Jefe(a) de la Oficina de Administración
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
33
Flujograma
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
34
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
35
7.8 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.08 Control de Siniestros de Bienes Asegurados
FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO
Nombre Control de Siniestros de Bienes Asegurados Clasificación
Soporte
Código PS02.03.08 Versión 1
Objetivo El objetivo es efectuar el control de los siniestros que pudieran ocurrir en el Sineace.
Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística
Base Legal/ normativa aplicable
Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.
Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.
Alcance Unidad de Logística
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Proveedores Entradas Salidas Cliente o Destinatario de
los bienes y servicios
Dependencia usuaria Informe de ocurrencia Orden de compra Dependencia usuaria
Código de la actividad
Actividades Nombre del
puesto ejecutor
Dependencia del Ejecutor
Registro de ejecución
1
Recibir informe de ocurrencia de bien afectado por sinestro( incendio, robo u otros) realizado por la persona a quien se le asignó el bien, en físico y SGD y remitir al Jefe de la OA, según lo establecido en la directiva vigente, adjuntando la denuncia correspondiente en un plazo o mayor a 24 horas (en caso de incendio lo realiza el especialista de Servicios Generales) en físico y SGD y remitir al Jefe de la OA
Asistente Administrativo
OA
2 Recibir Informe de ocurrencia o siniestro, tomar conocimiento y remitir al Jefe de la LOG
Jefe OA
Informe de ocurrencia o siniestro (incendio)
3 Recibir Informe de ocurrencia o siniestro y remitir a la LOG
Asistente Administrativo
OA
4 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir al Jefe
Asistente Administrativo
LOG
5 Recibir Informe de ocurrencia o siniestro, tomar conocimiento y remitir al Especialista de Patrimonio
Jefe LOG
6
Recibir informe, tomar conocimiento, contactar al bróker del seguro vía teléfono, correo electrónico o con oficio para informar la descripción de los bienes siniestrados con copia al Jefe de la LOG
Especialista LOG
7 Recibir informe, evaluar el bien siniestrado, las condiciones que se dieron y comunicar al seguro
Bróker Asegura-
dora
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
36
8 Elaborar informe sobre situación del bien afectado y comunicar al seguro de los resultados
Bróker Asegura-
dora
Informe de situación del bien afectado
9 Ir a PS06.01.01 Ingreso de Documentación de Fuente Externa
Informe de los resultados del bróker
10 Recibir el Informe de los resultados del bróker en físico y SGD, registrar y remitir al Jefe de la OA
Asistente Administrativo
OA
11 Recibir el Informe de los resultados del bróker, tomar conocimiento y derivar al jefe de la LOG
Jefe OA
12 Recibir y derivar informe de los resultados del bróker en físico y SGD a la LOG
Asistente Administrativo
OA
13 Recibir el Informe de los resultados del bróker en físico y SGD y remitir al jefe
Asistente Administrativo
LOG
14 Recibir el Informe de los resultados del bróker, tomar conocimiento y derivar al Especialista
Jefe LOG
15 Gestionar la reposición del nuevo equipo Especialista LOG Orden de Compra
16 Ir a PS02.03.02 Baja de Bienes Patrimoniales
17 Ir a PS02.03.01 Alta de Bienes Patrimoniales.
INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO
Código de indicador
Denominación del indicador
Fórmula del indicador Objetivo del indicador
PS02.03-I04 Porcentaje de
bienes siniestrados.
100* Nº de bienes siniestrados al año / Nº total de bienes
asegurados
Tener un control de los bienes siniestrados.
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR
Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de la Unidad de Logística
Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial
Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de
Modernización
Graciela del Carmen Orbegoso Flores
Jefe(a) de la Oficina de Administración
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
37
Flujograma
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
38
8. INVENTARIO DE INDICADORES DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Proceso de Soporte "0"
Proceso de Soporte "1"
Proceso de Soporte "2" Código
Indicador Nombre indicador
Implementado (I) /Por Implementar (PI)
PS 02 Gestión Logística
PS02.03 Control
Patrimonial
PS02.03-I02 Porcentaje de bienes conciliados conforme
PI
PS02.03.02 Baja de Bienes Patrimoniales
PS02.03-I01 Disposición de bienes
patrimoniales dentro del plazo de ley
PS02.03.04 Saneamiento de Bienes Patrimoniales
PS02.03-I02 Porcentaje de bienes conciliados conforme
PI
PS02.03.06 Toma de Inventario de Bienes Muebles
PS02.03-I02 Porcentaje de bienes conciliados conforme
PI
PS02.03.07 Aseguramiento y Control de Bienes
PS02.03-I03 Porcentaje de incidencias de los bienes asegurados
PI
PS02.03.08 Control de Siniestros de Bienes Asegurados
PS02.03-I04 Porcentaje de bienes siniestrados.
PI
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
39
9. FICHAS DE INDICADORES
9.1 Ficha de Indicador PS02.03-I01 Disposición de bienes patrimoniales dentro
del plazo de ley
FICHA DE INDICADOR
Denominación: Disposición de bienes patrimoniales dentro del plazo de ley
Código: PS02.03-I01
Código y nombre del Proceso de Nivel 0 - N0
Código y nombre del Proceso de Nivel 1 - N1
Código y nombre del Proceso de Nivel 2 - N2
PS 02.03.02 Baja de Bienes Patrimoniales
Código y nombre del Proceso de Nivel 3 - N3
Descripción del Indicador
Es un indicador de eficacia de la gestión para la puesta a disposición de los bienes patrimoniales dados de baja, dentro del plazo de ley.
Unidad de Medida Porcentaje
Objetivo del Indicador Determinar la eficacia de la gestión para la puesta a disposición de los bienes patrimoniales dados de baja
Forma de Cálculo 100 * Número de bienes tramitados para disposición final / Número de bienes dados de baja
Fuentes de Información SIGA-PATRIMONIO, Acervo documentario Unidad de Logística-Control Patrimonial.
Periodicidad de Medición (Frecuencia)
Anual
Responsable de Medición
Jefe(a) de la Unidad de Logística
Meta A definir
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
40
9.2 Ficha de Indicador: PS02.03-I02 Porcentaje de bienes conciliados conforme
FICHA DE INDICADOR
Denominación: Porcentaje de bienes conciliados conforme Código: PS02.03-I02
Código y nombre del Proceso de Nivel 0 - N0
Código y nombre del Proceso de Nivel 1 - N1
PS02.03 Control Patrimonial
Código y nombre del Proceso de Nivel 2 - N2
PS02.03.04 Saneamiento de bienes patrimoniales PS02.03.06 Toma de Inventario de Bienes Muebles
Código y nombre del Proceso de Nivel 3 - N3
Descripción del Indicador
Es un indicador que permitirá determinar el porcentaje de bienes conciliados conforme
Unidad de Medida Porcentaje
Objetivo del Indicador Determinar la eficacia del proceso de control patrimonial
Forma de Cálculo 100* Nº de bienes conciliados / Nº total de bienes
Fuentes de Información Excel
Periodicidad de Medición (Frecuencia)
Anual
Responsable de Medición
Jefe(a) de la Unidad de Logística
Meta A definir
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
41
9.3 Ficha de Indicador PS02.03-I03 Porcentaje de Incidencias de los Bienes Asegurados
FICHA DE INDICADOR
Denominación: Porcentaje de Incidencias de los Bienes Asegurados
Código: PS02.03-I03
Código y nombre del Proceso de Nivel 0 - N0
Código y nombre del Proceso de Nivel 1 - N1
Código y nombre del Proceso de Nivel 2 - N2
PS02.03.07 Aseguramiento y Control de Bienes
Código y nombre del Proceso de Nivel 3 - N3
Descripción del Indicador
Es un indicador de eficacia que permitirá determinar el porcentaje de incidencias que se presentan respecto a la relación de bienes asegurados.
Unidad de Medida Bien asegurado con incidencia
Objetivo del Indicador Tener un control de los bienes asegurados que tuvieron alguna incidencia
Forma de Cálculo 100 * Nº de Bienes asegurados reportados con incidencia/ Nº de Bienes asegurados
Fuentes de Información Archivo Excel del Especialista de Control Patrimonial
Periodicidad de Medición (Frecuencia)
Mensual
Responsable de Medición
Jefe(a) de la Unidad de Logística
Meta A definir
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
42
9.4 Ficha de Indicador PS02.03-I04 Cantidad de Bienes Siniestrados
FICHA DE INDICADOR
Denominación: Porcentaje de Bienes Siniestrados Código: PS02.03-I04
Código y nombre del Proceso de Nivel 0 - N0
Código y nombre del Proceso de Nivel 1 - N1
Código y nombre del Proceso de Nivel 2 - N2
PS02.03.08 Control de Siniestros de Bienes Asegurados
Código y nombre del Proceso de Nivel 3 - N3
Descripción del Indicador
Es un indicador que permitirá determinar el porcentaje de bienes siniestrados en el año.
Unidad de Medida Bien siniestrado
Objetivo del Indicador Tener un control de los bienes siniestrados.
Forma de Cálculo 100* Nº de bienes siniestrados al año / Nº total de bienes asegurados
Fuentes de Información SIGA
Periodicidad de Medición (Frecuencia)
Mensual
Responsable de Medición
Jefe(a) de la Unidad de Logística
Meta A definir
MGPP “Control Patrimonial”
Código: MGPP-PS02.03
Versión: 1
43
HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
N° Correlativo
Ítem Descripción del Cambio Versión Fecha de Vigencia
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