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MANUAL DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y MANUAL DE FUNCIONES
POR PROCESOS (NACIONAL DE CHOCOLATES)
ALEJANDRA VÁSQUEZ VALLEJO
CÓDIGO: 1088295563
PROFESORASANDRA ESTRADA MEJIA
UIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRAINGENIERIA INDUSTRIAL
TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONALMAYO DE 2011
PEREIRA
NOMBREDE LA EMPRESA
COMPAÑÍA NACIONAL DE CHOCOLATES
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1000
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: PLANEACIÓN
1.2 AREA TITULAR: Área Administrativa
1.3 OBJETIVOS: Crear planes estratégicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compañía para
el logro de las metas establecidas
1.4 RESULTADOS ESPERADOS: Planes estratégicos aplicados para el logro de las metas establecidas.
1.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Direccionamiento Estratégico
PUNTO FINAL: Transformación del entorno
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Resumen ejecutivo, Formato de formulación de proyectos
1.7 VALOR AGREGADO: Creación de proyectos innovadores para lograr el éxito de la compañía
1.8 RIESGOS: Fracaso de los proyectos formulados
1.9 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión previa y final de los proyectos que se vayan a aplicar a la
compañía, medidor de riesgos
1.10 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 9360’
NOMBRE DE LA
EMPRESA
Compañía Nacional de Chocolates
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Administrador
Código:
1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO.
ENTRADAS O INSUMOS PROCESO DE TRANSFORMACION SALIDAS O RESULTADOS
Papelería
Presupuesto
Medios electrónicos
Equipo de apoyo
Equipo técnico
Planeación de proyectos
Formulación de proyectos
Implementación de proyectos
Innovación dentro de la
organización
3. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO.
NOMBRE DEL PROCESOCódigo:
No. orden
Procedimiento Área responsable ResponsableTiempo
Estimado Usuarios
1 Direccionamiento Estratégico Administración Administrador 720 horas Interno
2 Futuro Organizacional Administración Administrador 720 horas Interno
3 Optimización de procesos Administración Jefe de procesos 720 horas Interno
4 Ampliación de mercados Administración Jefe de mercados 1440 horas Interno
5 Liderazgo en el mercado
Administración Jefe de mercados 4320 horas Interno
6Transformación del entorno
Administración Administrador 1440 horas Interno
4. DIAGRAMA DE FLUJO
NOMBRE DEL PROCESOCódigo:
PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE
5. DIAGRAMA DE FLUJO
¿Hay que hacer
direccionamiento
estratégico?
Inicio
5
Direccionamiento
Estratégico
Futuro Organizacional
Optimizar procesos¿Hay que hacer
optimización de
procesos?
¿Desea la
empresa tener
un futuro
organizacional?
Departamento de
Planeación
Departamento de
Planeación
Departamento de
Planeación
1
NO
NO
NO
SI
SI
SI
NOMBRE DEL PROCESOCódigo:
PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE
¿Hay que
ampliar los
mercados?
1
¿Se necesita
liderar en el
mercado?
¿Hay que
transformar el
entorno?
Fin
Ampliación de
mercados
Departamento de Planeación
Liderazgo en el
mercado
Departamento de Planeación
Transformación del
entorno
Departamento de Planeación
SI
SI
SI
NO
NO
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1001
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Direccionamiento Estratégico
2.2 RESPONSABLE: Administrador
2.3 OBJETIVO: Definir la orientación de los productos y servicios que brinda la empresa al mercado
basándose en las oportunidades y amenazas del entorno y los recursos y principios internos de la
organización, determinando sus estrategias operativas con el único objetivo de satisfacer oportuna y
adecuadamente las necesidades de los clientes y accionistas.
2.4 RESULTADOS ESPERADOS: Con la orientación asignada suplir las necesidades de los clientes y
accionistas.
2.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Definición de la misión
PUNTO FINAL: Análisis y evaluación de resultados
2.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de formulación de proyectos, Matriz DOFA
2.7 RIESGOS: Fracaso de proyectos, error en redacción de la misión, visión u objetivos organizacionales,
Error en análisis externo e interno de la organización, Error de selección e implementación de estrategias
de la organización.
2.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión adecuada de la misión, visión y objetivos de la empresa,
Supervisión de la selección e implementación de las estrategias por alguien que tenga experiencia en el
campo, Supervisión y control de los análisis realizados dentro y fuera de la organización.
2.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2520’ 20’’
OBSERVACIONES
1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOCódigo: Página
No. Actividad Responsable Área TiempoFrecuencia
D S M O
1 Definición de la misión Administrador Administración 40 min X
2 Definición de la visión Administrador Administración 40 minX
3 Definición de los objetivos
organizacionales
Administrador Administración 40 min X
4 Análisis Externo: Las condiciones de
la industria y la competencia
Administrador Administración 168 H
X
5
Análisis Interno: Las capacidades
competitivas, las fortalezas y las
debilidades internas
Administrador Administración 168 H X
6 Creación de la Matriz DOFA. Administrador Administración 1 H X
7 Selección de estrategias Administrador Administración 4 H
X
8 Implementación estrategia Administrador Administración 1440 H
X
9 Análisis y evaluación de resultados Administrador Administración 720 H X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1002
3 IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Futuro Organizacional
3.2 RESPONSABLE: Administrador
3.3 OBJETIVO: Alcanzar la visión propuesta por la organización mediante las estrategias seleccionadas, el
emprendimiento, éxito e innovación de sus productos.
3.4 RESULTADOS ESPERADOS: Éxito y reconocimiento de la empresa mediante la aplicación de las
estrategias seleccionadas.
3.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Crear estrategias para preparar a la empresa para los colapsos y lograr que sea más
ágil, siempre dispuesta a los cambios.
PUNTO FINAL: Medición de los resultados
3.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de formulación de proyectos
3.7 RIESGOS: Fracaso de las estrategias seleccionadas
3.8 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión constante de las estrategias seleccionadas para el control de
éstas midiendo los riesgos y oportunidades que van surgiendo.
3.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 6520 H
OBSERVACIONES
2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOCódigo: Página
No. Actividad Responsable Área TiempoFrecuencia
D S M O
1 Crear estrategias para preparar a la
empresa para los colapsos y lograr
que sea más ágil, siempre dispuesta
a los cambios.
Administrador Administración720 H x
2
Formación de personal de la
organización mediante capacitaciones
para crear un equipo eficiente.
Administrador
Administración 1440 H
x
3
Crear ideas innovadoras, evaluarlas y
aplicarlas a la organización. Administrador
Administración 4320 H x
4 Medición de los resultados Administrador Administración 48 H x
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1004
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Optimización de procesos
4.2 RESPONSABLE: Jefe de procesos
4.3 OBJETIVO: Aplicar las metodologías de optimización, las metodologías de ingeniería de software y las
consultorías de mejora, para lograr que los procesos sean más efectivos.
4.4 RESULTADOS ESPERADOS: Procesos efectivos mediante la implementación de metodologías y
consultorías.
4.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Identificación de los procesos que se quieren optimizar
PUNTO FINAL: Valorar el nuevo proceso e identifique si la ejecución del mismo corresponde al definido y
publicado a las partes involucradas.
4.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de consultoría, formato de formulación de proyectos.
4.7 RIESGOS: Fracaso a la aplicación de las metodologías seleccionadas ocasionando pérdidas y poco
credibilidad en los procesos internos.
4.8 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión e implementación de una consultoría con reconocimiento que
implementen sistemas que ayuden a la organización a optimizar los procesos.
4.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 4574 H
OBSERVACIONES
3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOCódigo: Página
No. Actividad Responsable Área TiempoFrecuencia
D S M O
1Identificación de los procesos que se
quieren optimizar.Jefe de procesos Administración 5 H X
2
Identificación de los factores internos y externos que afectan la decisión de optimizar un proceso, con el dueño del proceso y dueños de tareas y
áreas específicas dentro de la empresa.
Jefe de procesos Administración6 H
X
3 Identificación de la variable que se quiere mejorar dentro de un proceso:
tiempo, costo o calidad.Jefe de procesos Administración
3 H X
4 Aplicación de reingeniería, buenas prácticas o rediseño del proceso. Jefe de procesos Administración 2160 H X
5 Definición de medidas de rendimiento del nuevo proceso y monitoreo de
éste.Administración 720 H
X
6 Ejecutar el cambio del proceso con el dueño del proceso y áreas transversales afectadas.
Jefe de procesos
Jefe de procesosAdministración 720 H
X
7Ejecutar el conocimiento generado y
actualizado en la organización a partir de los cambios realizados al proceso
optimizado. Jefe de procesos
Administración 720 H X
8Valorar el nuevo proceso e identifique si la ejecución del mismo corresponde
al definido y publicado a las partes involucradas.
Jefe de procesos Administración 240 H X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1005
5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ampliación de mercados
5.2 RESPONSABLE: Jefe de mercados
5.3 OBJETIVO: Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansión de la organización dentro
del mercado.
5.4 RESULTADOS ESPERADOS: Expansión de la organización dentro del mercado mediante la
implementación de estrategias de marketing.
5.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Creación de estrategias de penetración dentro del mercado
PUNTO FINAL: Determinación de los objetivos de comercialización
5.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formatos de marketing
5.7 RIESGOS: Error en la selección de estrategias, error en la implementación de estrategias.
5.8 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión e implementación de las estrategias para la ampliación de la
empresa.
5.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 5040’
OBSERVACIONES
4 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOCódigo: Página
No. Actividad Responsable Área TiempoFrecuencia
D S M O
1Creación de estrategias de
penetración dentro del mercado
Jefe de
mercados
Administración 720 H X
2 Creación de estrategias de desarrollo
del mercado
Jefe de
mercados
Administración 720 H
X
3 Creación de estrategias de desarrollo
de productos o servicios
Jefe de
mercados
Administración 720 H X
4 Diversificación Jefe de
mercados
Administración 720 H X
5 Creación de estrategias de
competencia y estrategias de
ampliación de mercados
Jefe de
mercados
Administración 720 H X
6 Determinación de las estrategias
seleccionadas
Jefe de
mercados
Administración 720 H X
7 Determinación de los objetivos de
comercialización
Jefe de
mercados
Administración 720 H
X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1006
6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Liderazgo en el mercado
6.2 RESPONSABLE: Jefe de mercados
6.3 OBJETIVO: Seleccionar estrategias que permitan que la organización sea líder en el mercado.
6.4 RESULTADOS ESPERADOS: Reconocimiento interno y externo de la organización mediante la
aplicación de las estrategias seleccionadas.
6.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Seleccionar personal con liderazgo en costos
PUNTO FINAL: Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a través de la calidad
o de la reputación que se le asigna mediante tu uso.
6.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de estrategias para lograr la estabilidad y liderazgo en el mercado.
6.7 RIESGOS: Fracaso de las estrategias seleccionadas e implementadas.
6.8 CONTROLES EJERCIDOS: Selección cautelosa de las estrategias y supervisión de la implementación de
éstas.
6.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 5760 H
OBSERVACIONES
5 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOCódigo: Página
No. Actividad Responsable Área TiempoFrecuencia
D S M O
1 Seleccionar personal con liderazgo en costos
Jefe de mercados
Administración 720 H X
2Inculcar la diferenciación de los
productos de la organización a los clientes.
Jefe de mercados
Administración720 H
X
3Segmentar el mercado a los que está
dirigido la organización
Jefe de mercados
Jefe de
Administración720 H
X
4Expansión de la organización desde
su estructura y tamaño.mercados Administración
720 H
X
5Vinculación de la marca con la
expectativa cambiante de los clientesJefe de
mercadosAdministración
720 H
X
6Lograr una alta reputación y estabilidad de la marca y la
organización dentro del mercado
Jefe de mercados
Administración 720 H X
7 Creación de estrategias innovadoras a la organización para mantenerla en
el éxito y reconocimiento.
Jefe de mercados
Administración 720 H X
8 Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a través de la calidad o de la reputación que
se le asigna mediante tu uso.
Jefe de mercados
Administración 720 H X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1007
7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
7.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Transformación del entorno
7.2 RESPONSABLE: Administrador
7.3 OBJETIVO: Innovar los procesos, las tareas, los productos, entre otros para motivar al personal a trabajar
en un entorno cambiante.
7.4 RESULTADOS ESPERADOS: Motivación del personal de la organización a trabajar por la organización.
7.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Implementación de nuevas tecnologías.
PUNTO FINAL: Evaluación de resultados
7.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de procesos, Formato de productos.
7.7 RIESGOS: Fracaso de la motivación del personal a trabajar en un entorno cambiante.
7.8 CONTROLES EJERCIDOS: Motivar al personal las ventajas que tiene el trabajar en un entorno diferente,
implementando cosas nuevas e incentivándolos a transformar junto con ellos a la organización
encaminada al éxito.
7.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 3600 H
OBSERVACIONES
6 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOCódigo: Página
No. Actividad Responsable Área TiempoFrecuencia
D S M O
1Implementación de nuevas
tecnologías.
Administrador Administración 720 H X
2 Capacitación del personal a usar
nuevas herramientas implementadas
en la organización.
Administrador
Administración 720 H
X
3 Motivación del personal a transformar
sus trabajos con nuevas
herramientas.
Administrador Administración 720 H
X
4 Innovación de productos y estrategias Administrador
Administración 720 H X
5 Evaluación de resultados Administrador Administración 720 H X
NOMBRE DE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS
AREA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Administrador
2. ÁREA: Administración
3. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General
4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Jefe de procesos, jefe de mercados.
5. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0
II. OBJETIVOCrear planes estratégicos a corto, mediano o largo plazo que beneficien a la compañía para el logro de las metas
establecidas, Definir la orientación de los productos y servicios que brinda la empresa al mercado basándose en
las oportunidades y amenazas del entorno y los recursos y principios internos de la organización, determinando
sus estrategias operativas con el único objetivo de satisfacer oportuna y adecuadamente las necesidades de los
clientes y accionistas, Alcanzar la visión propuesta por la organización mediante las estrategias seleccionadas, el
emprendimiento, éxito e innovación de sus productos, Innovar los procesos, las tareas, los productos, entre otros
para motivar al personal a trabajar en un entorno cambiante.
III. FUNCIONES DEL CARGOActividades Resultado Procedimientos que involucra
Análisis Externo: Las condiciones de la industria y la competencia
Análisis Interno: Las capacidades competitivas, las fortalezas y las debilidades internas
Creación de la Matriz DOFA.
Selección de estrategias
Implementación estrategia
Análisis y evaluación de resultados
Crear estrategias para preparar a la
empresa para los colapsos y lograr que
sea más ágil, siempre dispuesta a los
cambios.
Formación de personal de la
organización mediante capacitaciones
para crear un equipo eficiente.
Crear ideas innovadoras, evaluarlas y
aplicarlas a la organización.
Medición de los resultados
Implementación de nuevas tecnologías.
Capacitación del personal a usar
nuevas herramientas implementadas
en la organización.
Planes estratégicos aplicados
para el logro de las metas
establecidas.
Con la orientación asignada suplir
las necesidades de los clientes y
accionistas.
Éxito y reconocimiento de la
empresa mediante la aplicación
de las estrategias seleccionadas.
Motivación del personal de la
organización a trabajar por la
organización
Direccionamiento Estratégico
Futuro Organizacional
Transformación del entorno
Motivación del personal a transformar
sus trabajos con nuevas herramientas.
Innovación de productos y estrategias
Evaluación de resultados
IV. REQUISITOS DEL CARGO
1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN
Cursos de administración, ser graduado en educación básica y media,
profesional en ingeniería industrial, economía y finanzas o
administración de empresas.
EXPERIENCIA Mínimo 3 años trabajando en el área de administración.
2. COMPETENCIAS
HABILIDADNIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal x
Fluidez escrita x
Capacidad analítica x
Liderazgo y dirección del personal x
Elaboración de informes x
Toma de decisiones x
Razonamiento numérico x
Manejo de equipos y programas de computación x
RASGOS DE PERSONALIDADNIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Creatividad e innovación x
Compromiso y motivación hacia resultados x
Adaptación a cambios del entorno y la organización x
Orden en el desarrollo de las actividades x
Buenas relaciones interpersonales x
Puntualidad x
Trabajo en equipo x
Interés por la calidad x
Actitud de servicio al cliente x
Deseo de superación x
ESFUERZO NIVEL REQUERIDO
MENTAL Alto
VISUAL Alto
FÍSICO Bajo
V. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Encargado de la supervisión de los movimientos de la empresa.
POR ARCHIVOS Y
REGISTROSPreparación de informes mensuales y anuales.
POR BIENES Manejo de sistemas de información
POR DINERO Manejo del presupuesto de la organización.
VI. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
ClientesOfrecer e incentivar a que compren en la
empresaSemanal
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Jefe de procesos Supervisar el manejo de la materia prima Semanal
Jefe de mercadosSupervisar y direccionar el manejo de
marketing de la organizaciónSemanal
VII. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Alta
RUIDO Bajo
ESPACIO Medio
TEMPERATURA Ambiente
RIESGOS Ergonómicos
NOMBRE DE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS
AREA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
6. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Jefe de procesos
7. ÁREA: Administración
8. CARGO AL CUAL REPORTA: Administrador
9. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de procesos
10. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0
II. OBJETIVOAplicar las metodologías de optimización, las metodologías de ingeniería de software y las consultorías de mejora,
para lograr que los procesos sean más efectivos.
III. FUNCIONES DEL CARGOActividades Resultado Procedimientos que involucra
Identificación de los procesos que se
quieren optimizar.
Identificación de los factores internos y
externos que afectan la decisión de
optimizar un proceso, con el dueño del
proceso y dueños de tareas y áreas
específicas dentro de la empresa.
Identificación de la variable que se quiere
mejorar dentro de un proceso: tiempo, costo
o calidad.
Aplicación de reingeniería, buenas prácticas
o rediseño del proceso.
Definición de medidas de rendimiento del
nuevo proceso y monitoreo de éste.
Ejecutar el cambio del proceso con el dueño
del proceso y áreas transversales afectadas.
Ejecutar el conocimiento generado y
actualizado en la organización a partir de los
cambios realizados al proceso optimizado.
Valorar el nuevo proceso e identifique si la ejecución del mismo corresponde al definido y publicado a las partes involucradas.
Procesos efectivos mediante la
implementación de metodologías
y consultorías.
Optimización de procesos
IV. REQUISITOS DEL CARGO
3. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓNGraduado de educación básica y media. Profesional en ingeniería
industrial o ingeniería de procesos.
EXPERIENCIA Mínimo 2 de años trabajando en el área de procesos y procedimientos
de una organización.
4. COMPETENCIAS
HABILIDADNIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal x
Fluidez escrita x
Capacidad analítica x
Liderazgo y dirección del personal x
Elaboración de informes x
Toma de decisiones x
Razonamiento numérico x
Manejo de equipos y programas de computación x
RASGOS DE PERSONALIDADNIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Creatividad e innovación x
Compromiso y motivación hacia resultados x
Adaptación a cambios del entorno y la organización x
Orden en el desarrollo de las actividades x
Buenas relaciones interpersonales x
Puntualidad x
Trabajo en equipo x
Interés por la calidad x
Actitud de servicio al cliente x
Deseo de superación x
ESFUERZO NIVEL REQUERIDO
MENTAL Alto
VISUAL Alto
FÍSICO Medio
V. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Encargado de la parte de procesos y gestión de calidad.
POR ARCHIVOS Y
REGISTROSPreparación de informes mensuales y anuales.
POR BIENES Manejo de sistemas de información
POR DINERO Repartición equivalente de las materias primas, insumos, entre otros.
VI. ENTORNO DEL CARGO
3. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Proveedores Supervisión de la materia prima recibida Diario
4. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Administrador
Informar los movimientos de la materia
prima y entregar los informes de gestión
de calidad
Semanal
VII. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Alta
RUIDO Medio
ESPACIO Medio
TEMPERATURA Ambiente
RIESGOS Ergonómicos
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DEFUNCIONES POR PROCESOS
AREA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
11. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Jefe de Mercados
12. ÁREA: Administración
13. CARGO AL CUAL REPORTA: Administrador
14. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de mercados
15. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0
II. OBJETIVOEmplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansión de la organización dentro del mercado,
Emplear estrategias de marketing con el fin de lograr la expansión de la organización dentro del mercado.
III. FUNCIONES DEL CARGOActividades Resultado Procedimientos que involucra
Creación de estrategias de penetración dentro del mercado
Creación de estrategias de desarrollo del mercado
Creación de estrategias de desarrollo de productos o servicios
Diversificación
Creación de estrategias de competencia y estrategias de ampliación de mercados
Determinación de las estrategias seleccionadas
Determinación de los objetivos de comercialización
Seleccionar personal con liderazgo en costos
Inculcar la diferenciación de los productos de la organización a los clientes.
Segmentar el mercado a los que está dirigido la organización
Expansión de la organización desde su estructura y tamaño.
Vinculación de la marca con la expectativa cambiante de los clientes
Lograr una alta reputación y estabilidad de la marca y la organización dentro del
mercado
Expansión de la organización
dentro del mercado mediante la
implementación de estrategias de
marketing.
Reconocimiento interno y externo
de la organización mediante la
aplicación de las estrategias
seleccionadas.
Ampliación de mercados
Liderazgo en el mercado
Creación de estrategias innovadoras a la organización para mantenerla en el éxito y
reconocimiento.
Formular y asesorar los precios y el valor de los productos ya sea a través de la
calidad o de la reputación que se le asigna mediante tu uso.
IV. REQUISITOS DEL CARGO
5. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN
Ser graduado de educación básica y media, cursos de publicidad y
marketing, profesional en ingeniería industrial con experiencia en
mercadeo, profesional de publicidad y mercadeo.
EXPERIENCIA Mínimo 1 año trabajando en trabajos de publicidad y marketing.
6. COMPETENCIAS
HABILIDADNIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal x
Fluidez escrita x
Capacidad analítica x
Liderazgo y dirección del personal x
Elaboración de informes x
Toma de decisiones x
Razonamiento numérico x
Manejo de equipos y programas de computación x
RASGOS DE PERSONALIDADNIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Creatividad e innovación x
Compromiso y motivación hacia resultados x
Adaptación a cambios del entorno y la organización x
Orden en el desarrollo de las actividades x
Buenas relaciones interpersonales x
Puntualidad x
Trabajo en equipo x
Interés por la calidad x
Actitud de servicio al cliente x
Deseo de superación x
ESFUERZO NIVEL REQUERIDO
MENTAL Alto
VISUAL Alto
FÍSICO Bajo
V. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Encargado de la publicidad y marketing de la organización
POR ARCHIVOS Y
REGISTROSPreparación de informes mensuales y anuales.
POR BIENES Manejo de sistemas de información
POR DINERO Manejo del presupuesto para la publicidad e imagen de la empresa.
VI. ENTORNO DEL CARGO
5. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Clientes
Por medio de la publicidad e imagen,
lograr que los clientes se sientan atraídos
por los productos de la empresa.
Diario
6. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Administrador
Entrega de informes de todos los
movimientos de mercadeo dentro y fuera
de la organización
Semanal
VII. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Alta
RUIDO Bajo
ESPACIO Medio
TEMPERATURA Ambiente
RIESGOS Ergonómicos
NOMBREDE LA EMPRESA
COMPAÑÍA NACIONAL DE CHOCOLATES
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
1.10 NOMBRE DEL PROCESO: CALIDAD
1.11 AREA TITULAR: Área de Producción
1.12 OBJETIVOS: Dar una fijación mental al consumidor para tener conformidad con los productos o
servicios y así satisfacer sus necesidades y obtener beneficios para todos los miembros de la
organización.
1.13 RESULTADOS ESPERADOS: Satisfacción de los clientes a sus necesidades y beneficios para la
organización.
1.14 LIMITES
1.15 PUNTO INICIAL: Control de calidad de la materia prima.
1.16 PUNTO FINAL: Prevención y control del medio ambiente.
1.17 FORMATOS O IMPRESOS:
1.18 VALOR AGREGADO: Trabajo fuerte y honestidad con el manejo de la calidad en los productos.
1.19 RIESGOS: Fracaso en la implementación de la gestión de calidad a los productos de la empresa.
1.20 CONTROLES EJERCIDOS: Prevención, control y supervisión de todos los procesos de calidad en la
organización.
1.21 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2016’
NOMBRE DE LA
EMPRESA
Compañía Nacional de Chocolates
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Jefe de calidad
Código:
2. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO.
ENTRADAS O INSUMOS PROCESO DE TRANSFORMACION SALIDAS O RESULTADOS
Materia Prima
Maquinaria
Papelería
Tecnología
Planeación de sistemas de calidad en los procesos y productos.
Implementación de la calidad en la organización.
Satisfacción de los clientes internos y externos mediante procesos de calidad.
Calidad en los procesos de la
organización
6. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO.
NOMBRE DEL PROCESOCódigo:
No. orden
Procedimiento Área responsable ResponsableTiempo
Estimado Usuarios
1 Control de calidad de la materia
prima.Producción
Jefe de control de
calidad
720 horas Interno
2 Inspeccionar la calidad de los productos.
ProducciónJefe de control de
calidad
192 horas Interno
3 Prevención y control de la
seguridad del personal y de los
procesos
AdministraciónAdministrador
192 horas Interno
4 Prevención en los riesgos asociados con las actividades de
la compañía. Administración
Administrador 192 horas Interno
5 Prevención y control del medio ambiente.
AdministraciónAdministrador 720 horas Interno
7. DIAGRAMA DE FLUJO
NOMBRE DEL PROCESOCódigo:
PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE
¿Hay que hacer
control de la
materia prima?
Inicio
Control de la materia prima
Inspeccionar la
calidad de los
productos
Prevención y control de la
seguridad del personal y
de los procesos
¿Hay que hacer
prevención y control de la
seguridad del personal y
de los procesos?
¿Hay que
inspeccionar la
calidad de los
productos?
Departamento de
Producción
Departamento de
Producción
Departamento de
Administración
1
NO
NO
NO
SI
SI
SI
NOMBRE DEL PROCESOCódigo:
PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE
¿Hay que hacer
prevención de los
riesgos asociados
con las actividades
de la compañía?
1
¿Hay que hacer
prevención y control
del medio ambiente?
Fin
Prevención de los
riesgos asociados con
las actividades de la
compañía
Prevención y control
del medio ambiente
SI
NO
Departamento de
Administración
SI
Departamento de
Administración
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código:
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Control de calidad de la materia prima.
2.2 RESPONSABLE: Jefe de control de calidad
2.3 OBJETIVO: Cumplir con los estándares de calidad para las materias primas y lograr que los clientes se
sientan satisfechos con los productos.
2.4 RESULTADOS ESPERADOS: Clientes satisfechos gracias a la calidad de los productos.
2.5 LIMITES
2.6 PUNTO INICIAL: Recepción de la materia prima
2.7 PUNTO FINAL: Proceso de transformación de la materia prima con los nuevos estándares de calidad
2.8 FORMATOS O IMPRESOS: Tarjeta de crédito y tarjetas ATM (Automatic Teller Machine)
2.9 RIESGOS: Fracaso en la implementación de los nuevos estándares de calidad a la transformación de la
materia prima
2.10 CONTROLES EJERCIDOS:
2.11 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 3925’20’’
OBSERVACIONES
7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOCódigo: Página
No. Actividad Responsable Área TiempoFrecuencia
D S M O1 Recepción de la materia prima Jefe de control
de calidad
Producción 40 min X
2 Revisión y control de la materia prima Jefe de control
de calidad
Producción 40 min X
3 Revisión y aplicación de higiene y
seguridad en el proceso de
transformación de la materia prima.
Jefe de control
de calidad
Producción 160 H
X
4 Mantenimiento e insumos de calidad Jefe de control
de calidad
Producción
160 H
X
5 Revisión de maquinaria Jefe de control
de calidad
Producción
4H
6 Manutención continua de maquinas y
herramientas
Jefe de control
de calidad
Producción
720 H X
7 Control continúo del sistema. Jefe de control
de calidad
Producción
Producción 720 H
X
8 Cumplimiento de las asignaciones del personal.
Jefe de control
de calidad 720 H
X
9 Implementación de nuevos estándares de calidad.
Jefe de control
de calidad
Producción
720 H
X
10 Proceso de transformación de la materia prima con los nuevos
estándares de calidad.
Jefe de control
de calidad
Producción 720 H X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código:
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
3.1NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inspeccionar la calidad de los productos.
3.2RESPONSABLE: Jefe de control de calidad
3.3OBJETIVO: Establecer los pasos necesarios durante la inspección de Materia Prima e Insumos.
3.4RESULTADOS ESPERADOS: Obtener una lista de los pasos necesarios para la inspección de las
materias primas, para de esta forma, lograr y tener un proceso ordenado.
3.5LIMITES
PUNTO INICIAL: Observar código de las materias primas.
PUNTO FINAL: Determinar el tipo y cantidad de defectos y anotarlo en formato.
3.6FORMATOS O IMPRESOS: Formato de calidad, formato de código de las materias primas.
3.7RIESGOS: Error al diseñar una lista de pasos coherentes y especificados para la inspección de los
productos de calidad.
3.8CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión diaria de los pasos especificados para la inspección y/o
verificación de los productos de calidad.
3.9TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 10’30’’
OBSERVACIONES
8 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo Frecuencia
D S M O
1 Observar código de las materias
primas.
Jefe de control
de calidad
Producción 20 min x
2
Recepcionar Orden de Compra,
Guía y/o Factura.
Jefe de control
de calidad
Producción 1 H x
3
Verificar conformidad de Orden de
Compra con Guía o Factura.
Jefe de control
de calidad
Producción 1 H
x
4
Realizar una y dos inspecciones de
la materia prima
Jefe de control
de calidad
Producción 4 H
5
Quitar las materias prima dañadas
verificadas anteriormente.
Jefe de control
de calidad
Producción 2 H
x
6
Solicitar información de los
productos que se despachara al
encargado de sección de acabado.
Jefe de control
de calidad
Producción 10 min X
7
Determinar en tabla de muestreo el
tamaño de la muestra.
Jefe de control
de calidad
Producción 1 H X
8
Determinar el tipo y cantidad de
defectos y anotarlo en formato.
Jefe de control
de calidad
Producción 1 H X
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código:
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
4.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prevención y control de la seguridad del personal y de los procesos.
4.2 RESPONSABLE: Administrador
4.3 OBJETIVO: Evitar riesgos acerca de la seguridad del personal y de los procesos dentro de la
organización.
4.4 RESULTADOS ESPERADOS: Altos niveles de seguridad y control para el personal y los procesos.
4.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Diagnóstico del proceso de prevención de riesgo laboral
PUNTO FINAL: Implementación de estándares de alta seguridad para toda la organización.
4.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formatos de seguridad, formatos de personal, formatos de procesos.
4.7 RIESGOS: Fallo en los niveles de seguridad hacia el personal y los procesos, riesgos altos tanto para el
personal de la empresa como para los procesos de la organización.
4.8 CONTROLES EJERCIDOS: Control alto en el tema de la seguridad dentro de la organización
4.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 758’
OBSERVACIONES
9 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOCódigo: Página
No. Actividad Responsable Área TiempoFrecuencia
D S M O
1
Diagnóstico del proceso de
prevención de riesgo laboral
Administrador Administración 2 H X
2 Diagnóstico de nivel del proceso Administrador Administración 2 H X
3 Diagnóstico a nivel de puesto de
trabajo
Administrador Administración 2 H X
4 Planificación de la acción preventiva Administrador Administración 3 H X
5 Control de personal y de los procesos Administrador Administración 5 H X
6
Diagnóstico empresarial de la
situación actual en materia de
Seguridad y salud en el trabajo
Administrador Administración
4 H X
7 Realización del estudio de seguridad
al nivel de puesto de trabajo y a nivel
de los procesos.
Administrador Administración 20 H X
8
Implementación de estándares de alta
seguridad para toda la organización.
Administrador Administración 720 H
X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código:
5 IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prevención de los riesgos asociados con las actividades de la
compañía.
5.2 RESPONSABLE: Administrador
5.3 OBJETIVO: Implantar un sistema efectivo de control de lesiones y/o daños en la empresa, para evitar
pérdidas, derroche y recursos que están fuera de presupuesto, que afectan el normal desarrollo de las
actividades de servicios o productivas de la empresa
5.4
5.5 RESULTADOS ESPERADOS: Implementación de un sistema para la prevención de riesgos de la
organización evitando pérdidas para ésta.
5.6 LIMITES
PUNTO INICIAL: Reunión mensual de análisis
PUNTO FINAL: Investigación de accidentes
5.7 FORMATOS O IMPRESOS: Sistemas GEMA
5.8 RIESGOS: Error o fracaso al implementar el sistema GEMA.
5.9 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión para la aplicación del sistema.
5.10 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 3068’5’’
OBSERVACIONES
10 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOCódigo: Página
No. Actividad Responsable Área TiempoFrecuencia
D S M O
1 Reunión mensual de análisis Administrador Administración 720 H X
2Inspecciones de seguridad Administrador Administración 720 H X
3
Observaciones de seguridad
Administrador
Administración 720 H X
4
Contactos personales o grupales
Charlas diarias de cinco minutos
Administrador
Administración
Administración
20 H
5 min
X
5
Charla integral semanal
Administrador
Administración 168 H
X
6
Investigación de accidentes
Administrador
Administración 720 H
X
7 Administrador X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código:
6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Prevención y control del medio ambiente.
6.2 RESPONSABLE: Administrador
6.3 OBJETIVO: Aplicar estrategias para la protección del medio ambiente, fundamentado en el cumplimiento
de la legislación y la implementación de tecnologías más limpias, que han permitido lograr la reducción de
los impactos ambientales por medio de la prevención de la contaminación, apoyados en el mejoramiento
continuo de sus procesos y en el compromiso de sus empleados, proveedores, contratistas y terceros.
6.4 RESULTADOS ESPERADOS: Protección del medio ambiente mediante la aplicación de estrategias
establecidas por la organización.
6.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Ahorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante la
adopción de buenas prácticas en el lavado de equipos y control en los procesos.
PUNTO FINAL: Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad:
integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Política de Calidad
Integrada.
6.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de proyectos.
6.7 RIESGOS: Fracaso en la implementación de las estrategias para la protección del medio ambiente.
6.8 CONTROLES EJERCIDOS: Estudios sobre las estrategias más adecuadas a implementar para el
cuidado del medio ambiente.
6.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 3600’
OBSERVACIONES
11 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOCódigo: Página
No. Actividad Responsable Área TiempoFrecuencia
D S M O
1 Ahorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante la adopción de buenas prácticas en el lavado de equipos y control en los procesos.
Administrador Administración 720 H X
2 Ahorro y uso eficiente de energía, buscando mantener control sobre los consumos de combustibles, procesos y equipos, para disminuir los consumos de energía térmica y eléctrica.
Administrador Administración 720 H X
Manejo integral de residuos, mediante la separación de residuos en la fuente, el control en actividades de limpieza y desinfección, y los controles en los procesos, para aumentar su aprovechamiento y disminuir su generación.
3 Administrador Administración 720 H X
4
Mejoramiento en la calidad de los vertimientos para disminuir carga y concentración de los contaminantes mediante controles en procesos y mejoramiento del sistema de tratamiento de aguas residuales.
Administrador Administración 720 H X
5
Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Política de Calidad Integrada.
Administrador Administración720 H
X
NOMBRE DE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS
AREA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
16. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Jefe de calidad
17. ÁREA: Calidad
18. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General, Administrador
19. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de calidad
20. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0
II. OBJETIVO
Cumplir con los estándares de calidad para las materias primas y lograr que los clientes se sientan satisfechos con los productos y Establecer los pasos necesarios durante la inspección de Materia Prima e Insumos.III. FUNCIONES DEL CARGO
Actividades Resultado Procedimientos que involucra
Recepción de la materia prima
Revisión y control de la materia prima
Revisión y aplicación de higiene y seguridad en el proceso de transformación de la materia prima.
Mantenimiento e insumos de calidad
Revisión de maquinaria
Manutención continua de maquinas y herramientas
Control continúo del sistema.
Cumplimiento de las asignaciones del personal.
Implementación de nuevos estándares de calidad.
Proceso de transformación de la materia prima con los nuevos estándares de calidad.
Observar código de las materias primas.
Recepcionar Orden de Compra, Guía y/o Factura.
Verificar conformidad de Orden de Compra con Guía o Factura.
Realizar una y dos inspecciones de la materia prima
Quitar las materias prima dañadas verificadas anteriormente.
Solicitar información de los productos
Clientes satisfechos gracias a la
calidad de los productos.
Obtener una lista de los pasos
necesarios para la inspección de
las materias primas, para de esta
forma, lograr y tener un proceso
ordenado.
Control de calidad de materias primas
Inspeccionar la calidad de los productos
que se despachara al encargado de sección de acabado.
Determinar en tabla de muestreo el tamaño de la muestra.
Determinar el tipo y cantidad de defectos y anotarlo en formato.
IV. REQUISITOS DEL CARGO
7. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN
Graduado de educación básica y media. Profesional en ingeniería
industrial, ingeniería de alimentos o administración de empresas.
Especialización en gestión de calidad.
EXPERIENCIA Mínimo 4 años trabajando en procesos de calidad.
8. COMPETENCIAS
HABILIDADNIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal x
Fluidez escrita x
Capacidad analítica x
Liderazgo y dirección del personal x
Elaboración de informes x
Toma de decisiones x
Razonamiento numérico x
Manejo de equipos y programas de computación x
RASGOS DE PERSONALIDADNIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Creatividad e innovación x
Compromiso y motivación hacia resultados x
Adaptación a cambios del entorno y la organización x
Orden en el desarrollo de las actividades x
Buenas relaciones interpersonales x
Puntualidad x
Trabajo en equipo x
Interés por la calidad x
Actitud de servicio al cliente x
Deseo de superación x
ESFUERZO NIVEL REQUERIDO
MENTAL Alto
VISUAL Medio
FÍSICO Bajo
V. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Alto, tiene todo el manejo de procesos de calidad de los procesos.
POR ARCHIVOS Y
REGISTROSMedio, debe presentar informes.
POR BIENES Baja, solo es responsable de los equipos de su oficina
POR DINERO Alta, es responsable del presupuesto que se le dé para su área.
VI. ENTORNO DEL CARGO
7. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
ProveedoresRecepción, entrega y/o devolución de
materias primas.Quincenal
8. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
AdministradorEntrega de informes de presupuesto, de
facturas, de materias primas, entre otros.Mensual
VII. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Alta
RUIDO Media
ESPACIO Medio
TEMPERATURA Ambiente
RIESGOS Ergonómicos
NOMBRE DE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS
AREA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
21. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Administrador
22. ÁREA: Administración
23. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General
24. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Jefe de calidad
25. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0
II. OBJETIVO
Evitar riesgos acerca de la seguridad del personal y de los procesos dentro de la organización, Implantar un sistema efectivo de control de lesiones y/o daños en la empresa, para evitar pérdidas, derroche y recursos que están fuera de presupuesto, que afectan el normal desarrollo de las actividades de servicios o productivas de la empresa, Aplicar estrategias para la protección del medio ambiente, fundamentado en el cumplimiento de la legislación y la implementación de tecnologías más limpias, que han permitido lograr la reducción de los impactos ambientales por medio de la prevención de la contaminación, apoyados en el mejoramiento continuo de sus procesos y en el
compromiso de sus empleados, proveedores, contratistas y terceros.
III. FUNCIONES DEL CARGO
Actividades Resultado Procedimientos que involucra
Diagnóstico del proceso de
prevención de riesgo laboral
Diagnóstico de nivel del proceso
Diagnóstico a nivel de puesto de
trabajo
Planificación de la acción
preventiva
Control de personal y de los
procesos
Diagnóstico empresarial de la
situación actual en materia de
Seguridad y salud en el trabajo
Realización del estudio de
seguridad al nivel de puesto de
Reunión mensual de análisis
Inspecciones de seguridad
Observaciones de seguridad
Contactos personales o grupales
Charlas diarias de cinco minutos
Charla integral semanal
Investigación de accidentes
Ahorro y uso eficiente del agua, para disminuir el consumo del recurso mediante la adopción de buenas prácticas en el lavado de equipos y control en los procesos.
Ahorro y uso eficiente de energía, buscando mantener control sobre los consumos de combustibles, procesos y equipos, para disminuir los consumos de energía térmica y eléctrica.
Altos niveles de seguridad y
control para el personal y los
procesos.
Implementación de un sistema
para la prevención de riesgos de
la organización evitando
pérdidas para ésta.
Protección del medio ambiente
mediante la aplicación de
estrategias establecidas por la
organización.
trabajo y a nivel de los procesos.
Implementación de estándares de
alta seguridad para toda la
organización.
Manejo integral de residuos, mediante la separación de residuos en la fuente, el control en actividades de limpieza y desinfección, y los controles en los procesos, para aumentar su aprovechamiento y disminuir su generación.
Mejoramiento en la calidad de los vertimientos para disminuir carga y concentración de los contaminantes mediante controles en procesos y mejoramiento del sistema de tratamiento de aguas residuales.
Mejoramiento de la respuesta a emergencias ambientales, y de salud y seguridad: integrando el tema ambiental al manejo de emergencias, en el contexto de nuestra Política de Calidad Integrada.
IV. REQUISITOS DEL CARGO
9. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓNGraduado de educación básica y media. Profesional en ingeniería
industrial, o administración de empresas.
EXPERIENCIA Mínimo 4 años trabajando en áreas de administración.
10. COMPETENCIAS
HABILIDADNIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal x
Fluidez escrita x
Capacidad analítica x
Liderazgo y dirección del personal x
Elaboración de informes x
Toma de decisiones x
Razonamiento numérico x
Manejo de equipos y programas de computación x
RASGOS DE PERSONALIDADNIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Creatividad e innovación x
Compromiso y motivación hacia resultados x
Adaptación a cambios del entorno y la organización x
Orden en el desarrollo de las actividades x
Buenas relaciones interpersonales x
Puntualidad x
Trabajo en equipo x
Interés por la calidad x
Actitud de servicio al cliente x
Deseo de superación x
ESFUERZO NIVEL REQUERIDO
MENTAL Alto
VISUAL Alto
FÍSICO Bajo
V. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Alto, manejo de números.
POR ARCHIVOS Y
REGISTROSAlto, debe presentar informes al gerente general
POR BIENES Alto
POR DINERO Alta, es responsable del presupuesto de la organización.
VI. ENTORNO DEL CARGO
9. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Bancos
Manejo de facturas, manejo de
impuestos de la organización, entre
otros.
Semanal
10. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Jefe de calidad Revisión de informes, revisión de materia Mensual
prima
VII. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Alta
RUIDO Baja
ESPACIO Medio
TEMPERATURA Ambiente
RIESGOS Ergonómicos
NOMBREDE LA EMPRESA
COMPAÑÍA NACIONAL DE CHOCOLATES
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
1.1 NOMBRE DEL PROCESO: RESPONSABILIDAD SOCIAL
1.2 AREA TITULAR: Área de Administración
1.3 OBJETIVOS: Facilitar la sinergia elemental por el cual se satisface la necesidad de recibir de los
trabajadores, abarcando el aspecto económico y emocional o motivacional. Además de eso, promover
espacios de intercambio e interacción con otras personas, logrando un equilibrio en las relaciones
internas y los aportes de cada quién y responder a la necesidad de participación de cada trabajador
hacia los proyectos.
1.4 RESULTADOS ESPERADOS: Creación de una dinámica de progreso gracias al compromiso de la
persona con el éxito de la organización.
1.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Gestión social con los colaboradores y sus familias.
PUNTO FINAL: Realizar informe ambiental.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de proyectos, formato de informes mensuales y anuales.
1.7 VALOR AGREGADO: Trabajo fuerte, honestidad y compromiso con la responsabilidad social
empresarial.
1.8 RIESGOS: Fallo de trabajo RSE.
1.9 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión y orden de informe y proyectos de responsabilidad social que la
organización debe y tiene que cumplir.
1.10 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 32’
1.11 MARCO LEGAL: Responsabilidad legal impuesta por la legislación.
NOMBRE DE LA
EMPRESA
Compañía Nacional de Chocolates
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Administrador
Código:
3. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO.
ENTRADAS O INSUMOS PROCESO DE TRANSFORMACION SALIDAS O RESULTADOS
Papelería
Medios electrónicos
Tecnología
Sustentabilidad de la organización
Procesos de retroalimentación a nivel interno
Fomentación de la evaluación de la organización.
Fomentación del ahorro y preocupación por la educación en sistemas de control y manejo del presupuesto y de inversiones.
Gestionamiento
responsable de la
organización
8. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO.
NOMBRE DEL PROCESO Código:
No. orden
Procedimiento Área responsable Responsable Tiempo Estimado
Usuarios
1Gestión social con los colaboradores y
sus familias
Administración Administrador 10 horas Interno y externo
2 Gestión social con la comunidad Administración Administrador 20 horasInterno y externo
3 Realizar informe ambiental Administración Administrador 2 horas Interno y externo
9. DIAGRAMA DE FLUJO
NOMBRE DEL PROCESOCódigo:
PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE
¿Hay que hacer
gestión social con los
colaboradores y sus
familias?
Inicio
Gestión social con
los colaboradores
y sus familias
¿Hay que realizar
un informe
ambiental?
¿Hay que hacer
gestión social con la
comunidad?
Departamento de
AdministraciónSI
Fin
NO
NO
SI
SI
Gestión social con
la comunidad
Realizar informe
ambiental
Departamento de
Administración
Departamento de
Administración
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1001
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión social con los colaboradores y sus familias
2.2 RESPONSABLE: Administrador
2.3 OBJETIVO: Dar beneficios para que los colaboradores se desarrollen integralmente, los cuales están comprendidos en el Pacto Colectivo, que estimula y fomenta el uso de procedimientos de concertación voluntaria, encaminados a reglamentar los beneficios y compromisos conjuntos derivados de la relación laboral.
2.4 RESULTADOS ESPERADOS: Excelentes beneficios, oportunidades de participación, expresión creativa y crecimiento, y espacios de formación.
2.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Implementación de metodologías de aprendizaje técnico.
PUNTO FINAL: Renovación de las certificaciones en los sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional, bajo las normas ISO 9001, 14001, y OSHAS 18001, y la certificación BRC (British Retail Consortium), norma internacional sobre seguridad de alimentos requerida por importantes clientes en el exterior.
2.6 FORMATOS O IMPRESOS: Certificaciones, formato de proyectos, reglamentos organizacionales, normas ISO.
2.7 RIESGOS: Enfatizar los beneficios a costa de sacrificar los impactos de las acciones sobre la sociedad y demás grupos relacionados, velar por la responsabilidad hacia fuera en desmedro de las condiciones de los grupos de interés internos, distorsión sobre los beneficios a los trabajadores en detrimento de las iniciativas realizadas hacia fuera, el avanzar estrategias de RSE sin fomentar el compromiso individual y sin desarrollar competencias internas asociadas con ese desafío, desvincular la práctica de la RSE de un comportamiento ético que fomente el modelaje y el contagio de la empresa y gastar más dinero en promocionar lo que se hace que en lo que realmente se presupuesta para los programas específicos de la responsabilidad social.
2.8 CONTROLES EJERCIDOS: Orden, control y supervisión de la aplicación de programas de RSE.
2.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 19’
OBSERVACIONES
13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo FrecuenciaD S M O
1 Implementación de metodologías de aprendizaje técnico.
Administrador Administración 5 H X
2Fortalecimiento de equipos de trabajo de alto desempeño y comprometidos con los objetivos estratégicos de la organización.
Administrador Administración 2 H X
3 Implementación de programas y actividades de crecimiento personal, fortalecimiento de las relaciones familiares, recreación y entretenimiento de los colaboradores y sus hijos, lo cual, además, contribuye a la gestión del cambio y a la transformación organizacional.
Administrador Administración 5 H X
4Generar espacios de reflexión personal y colectiva, facilitando el desarrollo de habilidades artísticas, manuales y aficiones para brindar equilibrio entre la vida laboral, familiar y personal.
Administrador Administración 1 H
X
5Propiciar el sano esparcimiento, impulsar actividades para compartir en familia y facilitamos espacios para las prácticas deportivas.
Administrador Administración 1 H X
6 Fortalecimiento de la cultura fundamentada en comportamientos seguros de formación y entrenamiento del personal.
Administrador Administración 1 H X
7 Mejoramiento de las condiciones de trabajo identificando las inversiones requeridas para hacerlas más seguras.
8Administración de la labor en Seguridad y Salud Ocupacional, mediante una red interna de colaboradores buscando el mismo fin.
Administrador Administración 2 H X
9
Refuerzo del trabajo a través del reporte oportuno de los incidentes y la implementación de los planes de acción considerando ésta como una actividad de alto impacto para la prevención de los accidentes.
Administrador Administración 2 H X
10Renovación de las certificaciones en los sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional, bajo las normas ISO 9001, 14001, y OSHAS 18001, y la certificación BRC (British Retail Consortium), norma internacional sobre seguridad de alimentos requerida por importantes por los clientes exteriores.
Administrador Administración 2 H X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código:
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Gestión social con la comunidad.
1.2 RESPONSABLE: Administrador
1.3 OBJETIVO: Realizar acciones encaminadas a contribuir con el desarrollo social de las regiones del país,
en términos de educación, nutrición, generación de ingresos y emprendimiento, apoyo a la cultura, arte y
recreación.
1.4 RESULTADOS ESPERADOS: Éxito en las acciones encaminadas por la empresa para la gestión social
con la comunidad.
1.5 LIMITES
PUNTO INICIAL: Creación de escuela de tenderos.
PUNTO FINAL: Implementación del programa educativo que forma a los educadores en el uso de aplicaciones informáticas básicas, de modo que puedan incorporar las tecnologías informáticas de comunicación a su labor docente, como una herramienta pedagógica que potencia el proceso educativo.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de proyectos, reglamentos establecidos por la organización.
1.7 RIESGOS: Fallo en las acciones implementadas para la contribución del desarrollo social.
1.8 CONTROLES EJERCIDOS: Supervisión, control y orden en la aplicación de las acciones propuestas por
la organización.
1.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 1449’
OBSERVACIONES
13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo FrecuenciaD S M O
1 Creación de escuela de tenderos Administrador Administración 720 HX
2 Creación de escuela de autoservicio Administrador Administración 720 H
X
3
Entrega de implementos escolares en zonas afectadas por la violencia, poblaciones de bajos recursos y zonas dedicadas al cultivo del cacao.
Administrador Administración 6 H
X
4
Implementación del programa educativo que forma a los educadores en el uso de aplicaciones informáticas básicas, de modo que puedan incorporar las tecnologías informáticas de comunicación a su labor docente, como una herramienta pedagógica que potencia el proceso educativo.
Administrador Administración 3 H X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código:
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
3.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realizar informe ambiental.
3.2 RESPONSABLE: Administrador
3.3 OBJETIVO: Ejecutar un informe ambiental de todos los procesos, tareas, procedimientos, entre otros
que se han llevado a cabo en la organización.
3.4 RESULTADOS ESPERADOS: Informe ambiental bien elaborado para la presentación en las reuniones
de la junta directiva.
3.5 LIMITES
PUNTO INICIAL:
PUNTO FINAL:
3.6 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de proyectos, reglamentos establecidos por la organización.
3.7 RIESGOS: Datos erróneos en el informe, informe incompleto o mal elaborado.
3.8 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión del pre informe y del informe antes de ser entregado.
3.9 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2’
OBSERVACIONES
13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo FrecuenciaD S M O
1 Elaboración de una descripción sintética.
Administrador Administrador 10 min
2Elaboración de un sumario o resumen.
Administrador. Administrador
10 min
3 Creación de una tabla de contenidos.
Administrador Administrador
10 min
4 Creación de una lista de tabla. Administrador Administración 10 min
5 Elaboración de la introducción. Administrador Administrador 20 min
6 Descripción del procedimiento. Administrador Administrador 30 min
7 Explicación de los resultados o conclusiones. Administrador Administrador
20 min
8 Anexos Administrador Administrador 10 min
NOMBRE DE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS
AREA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
26. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Administrador
27. ÁREA: Responsabilidad Social
28. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente General
29. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN:
30. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 0
II. OBJETIVODar beneficios para que los colaboradores se desarrollen integralmente, los cuales están comprendidos en el Pacto Colectivo, que estimula y fomenta el uso de procedimientos de concertación voluntaria, encaminados a reglamentar los beneficios y compromisos conjuntos derivados de la relación laboral, Realizar acciones encaminadas a contribuir con el desarrollo social de las regiones del país, en términos de educación, nutrición, generación de ingresos y emprendimiento, apoyo a la cultura, arte y recreación, Ejecutar un informe ambiental de todos los procesos, tareas, procedimientos, entre otros que se han llevado a cabo en la organización.
III. FUNCIONES DEL CARGO
Actividades Resultado Procedimientos que involucra
Implementación de metodologías de aprendizaje técnico.
Fortalecimiento de equipos de trabajo de alto desempeño y comprometidos con los objetivos estratégicos de la organización.
Implementación de programas y actividades de crecimiento personal, fortalecimiento de las relaciones familiares, recreación y entretenimiento de los colaboradores y sus hijos, lo cual, además, contribuye a la gestión del cambio y a la transformación organizacional.
Generar espacios de reflexión personal y colectiva, facilitando el desarrollo de habilidades artísticas, manuales y aficiones para brindar equilibrio entre la vida laboral, familiar y personal.
Propiciar el sano esparcimiento, impulsar actividades para compartir en familia y facilitamos espacios para las prácticas deportivas.
Fortalecimiento de la cultura fundamentada en comportamientos seguros de formación y entrenamiento del personal.
Mejoramiento de las condiciones de trabajo identificando las inversiones requeridas para hacerlas más seguras.
Administración de la labor en Seguridad y Salud Ocupacional, mediante una red
Excelentes beneficios, oportunidades de participación, expresión creativa y crecimiento, y espacios de formación.
Éxito en las acciones encaminadas
por la empresa para la gestión
social con la comunidad.
Informe ambiental bien elaborado
para la presentación en las
reuniones de la junta directiva.
Gestión social con los colabores y sus familias
Gestión social con la comunidad.
Realizar informe ambiental.
interna de colaboradores buscando el mismo fin.
Refuerzo del trabajo a través del reporte oportuno de los incidentes y la implementación de los planes de acción considerando ésta como una actividad de alto impacto para la prevención de los accidentes.
Renovación de las certificaciones en los sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional, bajo las normas ISO 9001, 14001, y OSHAS 18001, y la certificación BRC (British Retail Consortium), norma internacional sobre seguridad de alimentos requerida importantes por los clientes exteriores.
Creación de escuela de tenderos
Creación de escuela de autoservicio
Entrega de implementos escolares en zonas afectadas por la violencia, poblaciones de bajos recursos y zonas dedicadas al cultivo del cacao.
Implementación del programa educativo que forma a los educadores en el uso de aplicaciones informáticas básicas, de modo que puedan incorporar las tecnologías informáticas de comunicación a su labor docente, como una herramienta pedagógica que potencia el proceso educativo.
Elaboración de una descripción sintética.
Elaboración de un sumario o resumen.
Creación de una tabla de contenidos.
Creación de una lista de tabla.
Elaboración de la introducción.
Descripción del procedimiento.
Explicación de los resultados o conclusiones.
Anexos
IV. REQUISITOS DEL CARGO
11. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓNGraduado de educación básica y media. Profesional en ingeniería
industrial o administración de empresas.
EXPERIENCIA Mínimo 2 años trabajando en áreas de administración.
12. COMPETENCIAS
HABILIDADNIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal x
Fluidez escrita x
Capacidad analítica x
Liderazgo y dirección del personal x
Elaboración de informes x
Toma de decisiones x
Razonamiento numérico x
Manejo de equipos y programas de computación x
RASGOS DE PERSONALIDADNIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Creatividad e innovación x
Compromiso y motivación hacia resultados x
Adaptación a cambios del entorno y la organización x
Orden en el desarrollo de las actividades x
Buenas relaciones interpersonales x
Puntualidad x
Trabajo en equipo x
Interés por la calidad x
Actitud de servicio al cliente x
Deseo de superación x
ESFUERZO NIVEL REQUERIDO
MENTAL Alto
VISUAL Alto
FÍSICO Bajo
V. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Alto
POR ARCHIVOS Y Alto
REGISTROS
POR BIENES Medio
POR DINERO Medio
VI. ENTORNO DEL CARGO
11. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
BancosPago de impuestos, pago de servicios,
entre otrosMensual
12. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Gerente General Entrega de informe ambiental. Mensual
VII. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Alta
RUIDO Media
ESPACIO Medio
TEMPERATURA Ambiente
RIESGOS Ergonómicos
NOMBREDE LA EMPRESA
COMPAÑÍA NACIONAL DE CHOCOLATES
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código:
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
1.2 NOMBRE DEL PROCESO: COMPRAS
1.5 AREA TITULAR: Área de Compras
1.6 OBJETIVOS: Analizar que proveedores, insumos y materia prima es más rentable para la organización y
al mismo tiempo de es de mayor calidad para la elaboración de los productos.
1.7 RESULTADOS ESPERADOS: Proveedores confiables para la organización.
1.8 LIMITES
PUNTO INICIAL: Manejo de bases de datos de proveedores
PUNTO FINAL: Devolución de materiales
1.12 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de materiales, código de materiales, formatos de compra.
1.13 VALOR AGREGADO: Productos elaborados de alta calidad para los clientes.
1.14 RIESGOS: Incumplimiento de los proveedores, daño en los materiales o insumos.
1.15 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de los materiales a la hora de ser comprados y ser entregados al
departamento de producción.
1.16 TIEMPO TOTAL EMPLEADO:
1.17 MARCO LEGAL: Ley 1231 del 2008
NOMBRE DE LA
EMPRESA
Compañía Nacional de Chocolates
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Compras
Código:
4. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO.
ENTRADAS O INSUMOS PROCESO DE TRANSFORMACION SALIDAS O RESULTADOS
Insumos
Materia Prima
Papelería
Facturas
Tablillas
Calidad en los productos.
Fidelización de los clientes.
Reconocimiento tanto interno como externo de la organización.
Excelente competencia en el mercado.
Materiales e insumos de alta
calidad en los productos
mediante el análisis de
proveedores de la
organización
10. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO.
NOMBRE DEL PROCESO Código:
No. orden
Procedimiento Área responsable Responsable Tiempo Estimado
Usuarios
1 Manejo de bases de datos de proveedores
Compras Jefe de compras 30 min Interno
2 Cotización de proveedores Compras Jefe de compras 20 min Interno
3 Análisis de proveedores Compras Jefe de compras40 min
Interno
4 Selección de proveedores Compras Jefe de compras 1 H Interno
5 Presupuesto de materiales Compras Jefe de compras 30 min Interno
6 Fijación del tamaño del lote o pedido a comprar
Compras Jefe de compras 1 H Interno
7 Preparar órdenes de compra Compras Jefe de compras 10 min Interno
8 Recibir e inspeccionar los materiales
Compras Jefe de compras 20 min Interno
9 Preparación de informes sobre: mala calidad, escasez, sobrantes y
daños de los materiales
Compras Jefe de compras 1 H Interno
10 Devolución de materiales. Compras Jefe de compras 20 min Interno
11. DIAGRAMA DE FLUJO:
NOMBRE DEL PROCESOCódigo:
PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE
¿Hay que seleccionar los
proveedores?
Selección de
proveedores
¿Hay que fijar el tamaño
del lote o pedido a
comprar?
¿Hay que presupuestas
los materiales?
Departamento de Compras
SI
2
NO
Presupuesto de
materiales
Fijación del
tamaño del lote o
pedido a comprar
NO
SI
SI
Departamento de Compras
Departamento de Compras
1
¿Hay que preparar
órdenes de compra?
NO
NO
Preparar órdenes
de compra
Departamento de Compras
NOMBRE DEL PROCESOCódigo:
PROCEDIMIENTO AREA RESPONSABLE
¿Hay que preparar
informes sobre: mala
calidad, escasez, sobrantes
y daños de los materiales?
¿Hay que recibir e
inspeccionar los
materiales?
Departamento de Compras
SI
Fin
NO
Recibir e
inspeccionar los
materiales
Preparación de
informes sobre:
mala calidad,
escasez,
sobrantes y
daños de los
materiales.
NO
SI
SI
Departamento de Compras
Departamento de Compras
2
¿Hay que devolver los
materiales?
Devolución de
materiales
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1001
3. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.10NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Manejo de bases de datos de proveedores
2.11RESPONSABLE: Jefe de compras
2.12OBJETIVO: Tener un manejo ordenado sobre la bases de datos de los proveedores de la organización.
2.13RESULTADOS ESPERADOS: Manejo ordenado de las bases de datos de los proveedores de la empresa.
2.14LIMITES
PUNTO INICIAL: Preparación en programas como Excel.
PUNTO FINAL: Manejo ordenado de los datos y facturas de los proveedores
2.15FORMATOS O IMPRESOS: Sistemas de información, Excel.
2.16RIESGOS: Datos erróneos en la base de datos.
2.17CONTROLES EJERCIDOS: Orden, control y supervisión de la base de datos.
2.18TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 7’30’’
OBSERVACIONES
13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo FrecuenciaD S M O
1 Preparación en programas como Excel.
Compras Jefe de compras
5 H X
2Conocimiento de los proveedores
de la organización.
Compras Jefe de compras
30 min X
3 Manejo ordenado de los datos y facturas de los proveedores.
Compras Jefe de compras
2 HX
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1001
4. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.19NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cotización de proveedores
2.20RESPONSABLE: Jefe de compras
2.21OBJETIVO: Cotizar a los proveedores escogidos para la organización.
2.22RESULTADOS ESPERADOS: Proveedores cotizados para la organización.
2.23LIMITES
PUNTO INICIAL: Número de solicitud de cotización a proveedores
PUNTO FINAL: Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir, del encargado de compras.
2.1 FORMATOS O IMPRESOS: Formato de cotizaciones.
2.2 RIESGOS: Datos erróneos en la cotización.
2.3 CONTROLES EJERCIDOS: Orden y revisión de las cotizaciones.
2.4 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 36’
OBSERVACIONES
13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo FrecuenciaD S M O
1 Número de solicitud de cotización a proveedores
Compras Jefe de compras
10 minX
2 Fecha en la que se elabora. Compras Jefe de compras
2 min X
3 Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización.
Compras Jefe de compras
2 min X
4 Clave del material que se solicita. Compras Jefe de compras
3 min X
5 Descripción del material solicitado
Compras Jefe de compras
5 min X
6 Cantidad solicitada. Compras Jefe de compras
5 min X
7 Fecha límite para que el proveedor conteste.
Compras Jefe de compras
5 min X
8 Hacer referencia a la solicitud de compras, anotando su número y
la fecha en la que se expidió.
Compras Jefe de compras
5 min X
9 Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización, es decir, del encargado de compras.
Compras Jefe de compras
1 min X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1001
5. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.24NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Análisis de proveedores
2.25RESPONSABLE: Jefe de compras
2.26OBJETIVO: Analizar a los proveedores para la organización.
2.27RESULTADOS ESPERADOS: Proveedores analizados para la organización.
2.28LIMITES
PUNTO INICIAL: Revisión de datos en la base de datos de los proveedores.
PUNTO FINAL: Análisis de los proveedores más convenientes para la empresa
2.5 FORMATOS O IMPRESOS:
2.6 RIESGOS: Mal análisis de los proveedores.
2.7 CONTROLES EJERCIDOS: Revisión cautelosa de los datos.
2.8 TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 1 H
OBSERVACIONES
13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo FrecuenciaD S M O
1 Revisión de datos en la base de datos de los proveedores.
Compras Jefe de compras
10 min X
2 Análisis de los datos Compras Jefe de compras
20 min X
3 Análisis de los proveedores más convenientes para la empresa
Compras Jefe de compras
30 min X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1001
6. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.29NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Selección de proveedores
2.30RESPONSABLE: Jefe de compras
2.31OBJETIVO: Seleccionar a los proveedores para la organización.
2.32RESULTADOS ESPERADOS: Proveedores seleccionados para la organización.
2.33LIMITES
PUNTO INICIAL: Búsqueda de los proveedores
PUNTO FINAL: Selección de los proveedores.
2.9 FORMATOS O IMPRESOS:
2.10RIESGOS: Selección equivocada de los proveedores.
2.11CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de los proveedores.
2.12TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 30’’
OBSERVACIONES
13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo FrecuenciaD S M O
1 Búsqueda de los proveedores Compras Jefe de compras
10 min X
2 Selección de los proveedores. Compras Jefe de compras
20 min X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1001
7. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.34NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Presupuesto de materiales
2.35RESPONSABLE: Jefe de compras
2.36OBJETIVO: Analizar y repartir adecuadamente el presupuesto que se tiene para materiales.
2.37RESULTADOS ESPERADOS: Presupuesto bien repartido para todos los materiales.
2.38LIMITES
PUNTO INICIAL: Análisis de la repartición del presupuesto para materiales
PUNTO FINAL: Repartición del presupuesto para materiales
2.13FORMATOS O IMPRESOS: Formato de materiales, formato de presupuesto.
2.14RIESGOS: Repartición equivocada del presupuesto para materiales.
2.15CONTROLES EJERCIDOS: Análisis detallado de la repartición del presupuesto para materia prima.
2.16TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 2 H
OBSERVACIONES
13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo FrecuenciaD S M O
1 Análisis de la repartición del presupuesto para materiales
Compras Jefe de compras
1 H X
2 Repartición del presupuesto para materiales
Compras Jefe de compras
1 H X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1001
8. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.39NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fijación del lote o pedido a comprar
2.40RESPONSABLE: Jefe de compras
2.41OBJETIVO: Fijar el tamaño de pedido que se va a comprar a los proveedores.
2.42RESULTADOS ESPERADOS: Pedido a los proveedores para comprarles el lote que se estableció.
2.43LIMITES
PUNTO INICIAL: Número de solicitud.
PUNTO FINAL: Firma de la persona que la autoriza.
2.17FORMATOS O IMPRESOS: Formato de compras
2.18RIESGOS: Mal fijación de tamaño de pedido que se va a comprar.
2.19CONTROLES EJERCIDOS: Análisis de cuánto volumen se necesita comprar.
2.20TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 4 H
OBSERVACIONES
13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo FrecuenciaD S M O
1 Número de solicitud. Compras Jefe de compras
5 minX
2 Fecha en la que se elabora Compras Jefe de compras
5 min X
3 Clave del material. Compras Jefe de compras
5 min X
4 Descripción. Compras Jefe de compras
5 min X
5 Cantidad requerida. Compras Jefe de compras
5 min X
6 Punto de pedido. Compras Jefe de compras
5 min X
7 Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad para
expedirla
Compras Jefe de compras
5 min X
8 Firma de la persona que la autoriza.
Compras Jefe de compras
5 min X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1001
9. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.44NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Preparar órdenes de compra
2.45RESPONSABLE: Jefe de compras
2.46OBJETIVO: Preparar las órdenes de compras después de haber fijado el tamaño requerido.
2.47RESULTADOS ESPERADOS: Órdenes de compra preparadas.
2.48LIMITES
PUNTO INICIAL: Número de orden de compra.
PUNTO FINAL: Firma del proveedor.
2.21FORMATOS O IMPRESOS: Formato de orden de compra.
2.22RIESGOS: Mal elaboración de la orden de compra.
2.23CONTROLES EJERCIDOS: Revisión de las órdenes de compra.
2.24TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 1’ 20’’
OBSERVACIONES
13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo FrecuenciaD S M O
1 Número de orden de compra. Compras Jefe de compras
5 minX
2 Nombre del proveedor. Compras Jefe de compras
5 min X
3 Fecha en la que se efectúa la orden.
Compras Jefe de compras
5 min X
4 Hacer referencia a la solicitud de cotización a proveedores,
indicando su número y fecha.
Compras Jefe de compras
5 min X
5 Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía.
Compras Jefe de compras
5 min X
6 Condiciones de pago. Compras Jefe de compras
5 min X
7 Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su número.
Compras Jefe de compras
5 min X
8 Clave del material. Compras Jefe de compras
5 min X
9 Descripción. Compras Jefe de compras
5 min X
10 Cantidad solicitada. Compras Jefe de compras
5 min X
11 Precio unitario. Compras Jefe de compras
5 min X
12 Importe parcial (precio unitario x unidades).
Compras Jefe de compras
5 min X
13 Impuestos. Compras Jefe de compras
5 min X
14 Importe total (importe parcial + impuestos).
Compras Jefe de compras
5 min X
15 Firma del encargado de compras.
Compras Jefe de compras
5 min X
16 Firma del proveedor. Compras Jefe de compras
5 min X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1001
10.IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.49NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recibir e inspeccionar los materiales.
2.50RESPONSABLE: Jefe de compras
2.51OBJETIVO: Inspeccionar adecuadamente los materiales que lleguen de los proveedores.
2.52RESULTADOS ESPERADOS: Materiales inspeccionados de manera correcta.
2.53LIMITES
PUNTO INICIAL: Número de inspección
PUNTO FINAL: Firma de la persona que la autoriza.
2.25FORMATOS O IMPRESOS: Formato de inspección.
2.26RIESGOS: Recibir materiales dañados.
2.27CONTROLES EJERCIDOS: Inspeccionar de manera adecuada y cautelosa cada uno de los materiales.
2.28TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 50 min
OBSERVACIONES
13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo FrecuenciaD S M O
1 Número de inspección Compras Jefe de compras
5 minX
2 Fecha en la que se elabora Compras Jefe de compras
5 min X
3 Descripción. Compras Jefe de compras
5 min X
4 Inspección de los materiales. Compras Jefe de compras
30 min X
5 Firma de la persona que la autoriza.
Compras Jefe de compras
5 min X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1001
11.IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.54NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Preparación de informes sobre: mala calidad, escasez, sobrantes y
daños de los materiales.
2.55RESPONSABLE: Jefe de compras
2.56OBJETIVO: Preparar un informe detallado sobre la mala calidad, escasez, sobrantes y daños que hayan tenido los materiales ya sea durante el proceso productivo o en bodega.
2.57RESULTADOS ESPERADOS: Informe detallado sobre el estado de los materiales,
2.58LIMITES
PUNTO INICIAL: Introducción
PUNTO FINAL: Conclusiones
2.29FORMATOS O IMPRESOS: Informes.
2.30RIESGOS: Elaboración mala del informe, datos erróneos.
2.31CONTROLES EJERCIDOS: Revisión del informe.
2.32TIEMPO TOTAL EMPLEADO: 1’35’’
OBSERVACIONES
13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo FrecuenciaD S M O
1 Introducción Compras Jefe de compras
20 minX
2 Descripción Compras Jefe de compras
5 min X
3 Objeto Compras Jefe de compras
5 min X
4 Datos sobre mala calidad, escasez, sobrantes o daños en
los materiales
Compras Jefe de compras
1 H X
5 Conclusiones Compras Jefe de compras
5 min X
NOMBREDE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
Código: 1001
12.IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.59NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Devolución de materiales.
2.60RESPONSABLE: Jefe de compras
2.61OBJETIVO: Devolver materiales en caso de haber alguna inconformidad por parte del encargado de compras.
2.62RESULTADOS ESPERADOS: Devolución de materia prima por daños o inconformidad en el departamento de compras.
2.63LIMITES
PUNTO INICIAL: Número de nota de devolución.
PUNTO FINAL: Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla.
2.33FORMATOS O IMPRESOS: Formato de devolución.
2.34RIESGOS: Devoluciones mal hechas.
2.35CONTROLES EJERCIDOS: Control y supervisión de la devolución de materia prima.
2.36TIEMPO TOTAL EMPLEADO:
OBSERVACIONES
13 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Código: Página
No. Actividad Responsable Área Tiempo FrecuenciaD S M O
1 Número de nota de devolución. Compras Jefe de compras
10 min X
2 Datos generales del proveedor. Compras Jefe de compras
10 min X
3 Fecha en la que se efectúa la devolución.
Compras Jefe de compras
10 min X
4 Referencia de la nota de recepción.
Compras Jefe de compras
10 min X
5 Clave del material. Compras Jefe de compras
10 min X
6 Descripción del material. Compras Jefe de compras
10 min X
7 Cantidad. Compras Jefe de compras
10 min X
8 Costo unitario. Compras Jefe de compras
10 min X
9 Importe de la mercancía objeto de la devolución.
Compras Jefe de compras
10 min X
10 Causa de la devolución. Compras Jefe de compras
10 min X
11 Firma del encargado de compras.
Compras Jefe de compras
10 min X
12 Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla.
Compras Jefe de compras
10 min X
NOMBRE DE LA EMPRESA
Página
MANUAL DE FUNCIONES POR PROCESOS
AREA
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
31. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Jefe de compra
32. ÁREA: Compras
33. CARGO AL CUAL REPORTA: Administrador, Gerente General
34. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Auxiliar de compra
35. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA:
II. OBJETIVOTener un manejo ordenado sobre la bases de datos de los proveedores de la organización.Cotizar a los proveedores escogidos para la organización.Analizar a los proveedores para la organización.Seleccionar a los proveedores para la organización.Analizar y repartir adecuadamente el presupuesto que se tiene para materiales.Fijar el tamaño de pedido que se va a comprar a los proveedores.Preparar las órdenes de compras después de haber fijado el tamaño requerido.Inspeccionar adecuadamente los materiales que lleguen de los proveedores.Preparar un informe detallado sobre la mala calidad, escasez, sobrantes y daños que hayan tenido los materiales ya sea durante el proceso productivo o en bodega.Devolver materiales en caso de haber alguna inconformidad por parte del encargado de compras.III. FUNCIONES DEL CARGO
Actividades Resultado Procedimientos que involucra
Número de orden de compra.Nombre del proveedor.Fecha en la que se efectúa la orden. Hacer referencia a la solicitud de cotización a proveedores, indicando su número y fecha.Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía.Condiciones de pago.Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su número.Clave del material.Descripción.Cantidad solicitada.Precio unitario.Importe parcial (precio unitario x unidades).Impuestos.Importe total (importe parcial + impuestos).Firma del encargado de compras. Firma del proveedor.Número de inspecciónFecha en la que se elaboraDescripción.Inspección de los materiales.Firma de la persona que la autoriza.IntroducciónDescripción Objeto
Manejo ordenado de las bases de datos de los proveedores de la empresa.
Proveedores cotizados para la organización.
Proveedores analizados para la organización.
Proveedores seleccionados para la organización.
Presupuesto bien repartido para todos los materiales.
Pedido a los proveedores para comprarles el lote que se estableció.
Órdenes de compra preparadas.Materiales inspeccionados de manera correcta.
Informe detallado sobre el estado de los materiales.
Devolución de materia prima por daños o inconformidad en el departamento de compras.
Manejo de bases de datos de proveedores
Cotización de proveedores
Análisis de proveedores
Selección de proveedores
Presupuesto de materiales
Fijación del tamaño de lote o pedido a comprar
Preparar órdenes de compra
Recibir e inspeccionar los materiales
Preparación de informes sobre: mala calidad, escasez, sobrantes y daños de los materiales.
Devolución de materiales.
Datos sobre mala calidad, escasez, sobrantes o daños en los materialesConclusiones Número de nota de devolución.Datos generales del proveedor.Fecha en la que se efectúa la devolución.Referencia de la nota de recepción.Clave del material.Descripción del material.Cantidad.Costo unitario.Importe de la mercancía objeto de la devolución.Causa de la devolución.Firma del encargado de compras. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla.
IV. REQUISITOS DEL CARGO
13. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓNGraduado de educación básica y media. Profesional en ingeniería
industrial.
EXPERIENCIA Mínimo 2 años trabajando en áreas de compras.
14. COMPETENCIAS
HABILIDADNIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Fluidez verbal x
Fluidez escrita x
Capacidad analítica x
Liderazgo y dirección del personal x
Elaboración de informes x
Toma de decisiones x
Razonamiento numérico x
Manejo de equipos y programas de computación x
RASGOS DE PERSONALIDADNIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJO
Creatividad e innovación x
Compromiso y motivación hacia resultados x
Adaptación a cambios del entorno y la organización x
Orden en el desarrollo de las actividades x
Buenas relaciones interpersonales x
Puntualidad x
Trabajo en equipo x
Interés por la calidad x
Actitud de servicio al cliente x
Deseo de superación x
ESFUERZO NIVEL REQUERIDO
MENTAL Alto
VISUAL Alto
FÍSICO Bajo
V. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Alto
POR ARCHIVOS Y
REGISTROSAlto
POR BIENES Alto
POR DINERO Alto
VI. ENTORNO DEL CARGO
13. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
ProveedoresRecibo, inspección y devolución de
materiales.Mensual
14. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Administrador Entrega de informe de compras. Mensual
VII. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Alta
RUIDO Bajo
ESPACIO Medio
TEMPERATURA Ambiente
RIESGOS Ergonómicos
Recommended