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Manual de usuario para Sistema Almacén
Con requerimientos específicos para: Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales
Octubre, 2013. Edición, Octubre, 2017.
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Contenido
Introducción.............................................................................................................................................. 4
Requisitos .................................................................................................................................................. 4
Metodología .............................................................................................................................................. 4
Ingreso al sistema............................................................................................................................... 4
Menú principal del sistema............................................................................................................. 7
Ordenamiento ...................................................................................................................................... 8
Catálogos................................................................................................................................................ 8
Unidades Administrativas .......................................................................................................... 8
Unidades de Medida ................................................................................................................... 14
Proveedores .................................................................................................................................. 19
Productos ....................................................................................................................................... 25
Movimientos ...................................................................................................................................... 31
Ingresos........................................................................................................................................... 31
Ingresos Anulados ...................................................................................................................... 43
Requisiciones ................................................................................................................................ 45
Requisiciones Despachadas (Despachos) .......................................................................... 55
Notas de Crédito .......................................................................................................................... 62
Notas de Débito............................................................................................................................ 69
Reportes .............................................................................................................................................. 76
Productos Activos e Inactivos ................................................................................................ 77
3
Existencias Revisión.................................................................................................................. . 78
Existencias Final .......................................................................................................................... 80
Requisiciones por Unidad ........................................................................................................ 82
Existencias Costeadas............................................................................................................... . 84
Egresos por producto ............................................................................................................... . 86
Reporte de Requisiciones ........................................................................................................ 88
Reporte de Ingresos .................................................................................................................. . 89
Tarjeta Kardex .............................................................................................................................. 91
4
Introducción
El sistema de almacén es una herramienta destinada a gestionar la operativa de un almacén. El programa no sólo gestiona las ubicaciones de los productos, sino también los movimientos de los operarios de cada uno de ellos. Esta herramienta permitirá tener un acceso fácil, rápido y amigable a los usuarios.
Requisitos
Podrán realizar cualquiera de las operaciones dentro del sistema web de Almacén aquellos empleados del MARN que cumplan con los siguientes requisitos:
Tener un correo electrónico institucional
Tener usuario de aplicación web
Tener permisos de ingreso y consulta para la aplicación web
Disponer de una computadora con acceso a internet
Tener conocimientos básicos de computación
Metodología
Ingreso al sistema
Para poder ingresar al sistema se deben realizar los siguientes pasos:
Abrir el explorador utilizado “Internet Explorer” version 10.0 en adelante.
Habilitar las ventanas emergentes para .marn.gob.gt.
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Ingresar al sitio http://www.intramarn.gob.gt
En este sitio se le solicitara el usuario y contraseña institucional
1. Una vez ingresado un usuario y contraseña correcta dirigirse al menu de
aplicaciones.
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2. Dentro de aplicaciones deberá seleccionar el icono de Sistema de Almacén
7
3. Se presentara una pantalla de inicio, en la esquina superior derecha puede iniciar
sesión o descargar esta guía en la parte inferior en el inciso 1.
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4. Al presionar el link de iniciar sesión se le solicitara Usuario y Contraseña del
sistema para el ingreso a la aplicación.
Menú principal del sistema
Después de haber iniciado sesión correctamente desplegara las opciones disponibles
en el sistema a las cuales se podrá ingresar de acuerdo al rol asignado.
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Ordenamiento
En los diferentes listados se tiene la opción de ordenar. Esto se podrá realizar presionando los encabezados de cada listado dependiendo el campo por el que se desea ordenar. Por ejemplo:
Catálogos
En este menú se mostraran los distintos catálogos utilizados en todo el proceso de almacén los cuales se listan a continuación:
Unidades Administrativas
En e st e ca t á lo go se registrarán la s un i da de s a dmi n i st ra t i va s p e rt e n e ci e n t e s a l Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
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Buscar
Para realizar una búsqueda de una unidad administrativa se encuentra una caja de texto en la cual se puede ingresar la descripción o el código de la unidad administrativa a buscar, o bien se podrá ingresar parte de la descripción para realizar la búsqueda por coincidencia del texto ingresado, luego de ingresar los datos de búsqueda presionar el botón buscar.
Se desplegara una lista con las coincidencias encontradas entre las unidades administrativas:
11
Crear
Para crear una nueva unidad administrativa deberá presionar el botón “Crear”
Se mostrará una pantalla donde se solicitarán los datos para la nueva unidad administrativa, los datos solicitados son los siguientes:
Código Unidad
Descripción
Programa
Actividad
Al seleccionar un programa se cargaran las actividades pertenecientes al programa, por ejemplo:
12
Luego de ingresar todos los datos deberá presionar el botón de Crear, esto validará lo siguiente:
Q u e exista un código de unidad administrativa ingresado.
Q u e el código de unidad administrativa sean números.
Q u e exista una descripción ingresada.
Q u e el código no exista en el listado de unidades administrativas.
Q u e la descripción no exista para otras unidades administrativas.
Edición
Para la edición de una unidad administrativa deberá presionar el ícono de edición, ubicado a un lado de cada registro de unidad administrativa en el listado:
13
Se mostrara la pantalla de Edición de unidad administrativa, en la cual podrán editarse los mismos campos que se ingresan al crear una unidad administrativa, excepto el código de unidad administrativa.
Luego de editar los campos necesarios deberá presionar el botón Guardar.
O bien para regresar al listado de unidades administrativas, presione el botón.
Detalles
Para ver detalles de una unidad administrativa deberá presionar el ícono de detalles, ubicado a un lado de cada registro de unidad administrativa en el listado:
14
Se mostrará una pantalla en la cual se mostrara el detalle de los datos que conforman la unidad administrativa:
Para regresar al listado de unidades administrativas presione el botón Regresar.
Reporte
Para generar el reporte del listado de Unidades administrativas deberá presionar el botón Reporte ubicado en la parte superior del listado de unidades administrativas:
Se mostrará una pantalla con el reporte del listado de las unidades administrativas el cual se podrá imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
15
Unidades de Medida
En este catálogo se registrarán las unidades de medida que se relacionan a los productos ingresados en almacén.
Buscar
Para realizar una búsqueda de una unidad de medida se encuentra una caja de texto en la cual se puede ingresar la descripción o el código de la unidad de medida a buscar, o bien se podrá ingresar parte de la descripción para realizar
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la búsqueda por coincidencia del texto ingresado, luego de ingresar los datos de búsqueda presionar el botón buscar.
Se desplegara una lista con las coincidencias encontradas entre las unidades de medida:
Crear
Para crear una nueva unidad de medida deberá presionar el botón “Crear”
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Se mostrará una pantalla donde se solicitarán los datos para la nueva unidad de medida, los datos solicitados son los siguientes:
Descripción
Luego de ingresar todos los datos deberá presionar el botón de Crear, esto validará lo siguiente:
Q u e exista una descripción ingresada.
Q u e la descripción no exista para otras unidades administrativas.
Edición
Para la edición de una unidad de medida deberá presionar el ícono de edición, ubicado a un lado de cada registro de unidad de medida en el listado:
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Se mostrara la pantalla de Edición de unidad de medida, en la cual podrán editarse los mismos campos que se ingresan al crear una unidad de medida.
Luego de editar los campos necesarios deberá presionar el botón Guardar.
o bien para regresar al listado de unidades de medida, presione el botón.
Detalles
Para ver detalles de una unidad de medida deberá presionar el ícono de detalles, ubicado a un lado de cada registro de unidad de medida en el listado:
18
Se mostrará una pantalla en la cual se mostrara el detalle de los datos que conforman la unidad de medida:
Para regresar al listado de unidades administrativas presione el botón Regresar.
Reporte
Para generar el reporte del listado de unidades de medida deberá presionar el botón Reporte ubicado en la parte superior del listado de unidades administrativas:
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Se mostrará una pantalla con el reporte del listado de las unidades de medida el cual se podrá imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
Proveedores
En este catálogo se registrarán los proveedores del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
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Buscar
Para realizar una búsqueda de un proveedor se encuentra una caja de texto en la cual se puede ingresar nombre de la empresa, nit del proveedor o bien el propietario de dicha empresa para buscar, también se podrá ingresar una parte de los datos para realizar la búsqueda por coincidencia del texto ingresado, luego de ingresar los datos de búsqueda presionar el botón buscar.
Se desplegara una lista con las coincidencias encontradas entre los proveedores:
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Crear
Para crear un nuevo proveedor deberá presionar el botón “Crear”
Se mostrará una pantalla donde se solicitarán los datos para el proveedor, los datos solicitados son los siguientes:
Nit Proveedor
Nombre de Empresa
Propietario
Dirección
Teléfono
Luego de ingresar todos los datos deberá presionar el botón de Crear, esto validará lo siguiente:
Q u e el Nit no se haya ingresado anteriormente
Q u e el número de teléfono sea numérico
Q u e exista un nombre de empresa
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O bien presione el botón Regresar, para regresar al listado de proveedores.
23
Edición
Para la edición de un proveedor deberá presionar el ícono de edición, ubicado a un lado de cada registro de proveedores en el listado:
Se mostrara la pantalla de Edición del proveedor seleccionado, en la cual podrán editarse los mismos campos que se ingresan al crear un nuevo proveedor, excepto el Nit del proveedor.
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Luego de editar los campos necesarios deberá presionar el botón Guardar.
O bien para regresar al listado de proveedores, presione el botón Regresar.
Detalles
Para ver detalles de un proveedor deberá presionar el ícono de detalles, ubicado a un lado de cada registro de proveedores en el listado:
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Se mostrará una pantalla en la cual se mostrara el detalle de los datos que conforman al proveedor.
Para regresar al listado de unidades administrativas presione el botón.
Reporte
Para generar el reporte del listado proveedores deberá presionar el botón Reporte ubicado en la parte superior del listado de proveedores:
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26
Se mostrará una pantalla con el reporte del listado de los proveedores el cual se podrá imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
Productos
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En este catálogo se registrarán los productos de tipo activo fijo y bien fungible que se utiliza en el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
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Buscar
Para realizar una búsqueda de un producto se encuentra una caja de texto en la cual se puede ingresar código del producto o bien la descripción de dicho producto para buscar, también se podrá ingresar una parte de los datos para realizar la búsqueda por coincidencia del texto ingresado, luego de ingresar los datos de búsqueda presionar el botón buscar.
Se desplegara una lista con las coincidencias encontradas entre los productos y su existencia actual:
Nota: La existencia mostrada es la operación: existencia actual menos las requisiciones sin despachar.
Crear
Para crear un nuevo producto deberá presionar el botón “Crear”
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30
Se mostrará una pantalla donde se solicitarán los datos para el producto a ingresar, los datos solicitados son los siguientes:
Descripción
Unidad de Medida
Fecha de Donación
Renglón
Color
Marca
Modelo
Tipo del Bien
Estado
Luego de ingresar todos los datos deberá presionar el botón de Crear, esto realizará lo siguiente:
E l códi go de p ro du ct o se ge n e ra a ut omá t i ca me n t e , t o m a n do la
primera letra de la descripción ingresada; en base a esa letra se busca
el último correlativo ingresado para la letra y se le suma 1.
V a l i d a r á que exista una descripción.
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Validará que se haya seleccionado una unidad de medida y estado.
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O bien presione el botón Regresar, para regresar al listado de proveedores.
Edición
Para la edición de un producto deberá presionar el ícono de edición, ubicado a un lado de cada registro de productos en el listado:
Se mostrara la pantalla de Edición del producto seleccionado, en la cual podrán editarse los mismos campos que se ingresan al crear un nuevo producto.
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Luego de editar los campos necesarios deberá presionar el botón Guardar.
O bien para regresar al listado de productos, presione el botón.
Detalles
Para ver detalles de un producto deberá presionar el ícono de detalles, ubicado a un lado de cada registro de productos en el listado:
34
Se mostrará una pantalla en la cual se mostrara el detalle de los datos que conforman al producto.
Para regresar al listado de productos presione el botón.
Reporte
Para generar el reporte del listado productos deberá presionar el botón Reporte ubicado en la parte superior del listado de productos:
35
Se mostrará una pantalla con el reporte del listado de los productos el cual se podrá imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
Movimientos
En este menú se mostraran los distintos movimientos utilizados en todo el proceso de almacén los cuales se listan a continuación:
Ingresos
En este movimiento se registrarán todos los ingresos de productos por medio de facturas a la unidad de almacén del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
36
Buscar
Para realizar una búsqueda de un ingreso se encuentra una caja de texto en la cual se puede ingresar el número de ingreso, nombre del proveedor o bien el número de factura con el que fue registrado el ingreso, también se podrá ingresar una parte de los datos para realizar la búsqueda por coincidencia del texto ingresado, luego de ingresar los datos de búsqueda presionar el botón buscar.
Se desplegara una lista con las coincidencias encontradas entre los ingresos:
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Crear
Para crear un nuevo ingreso deberá presionar el botón “Crear”
Se mostrará una pantalla donde se solicitarán los datos para el ingreso, los datos solicitados son los siguientes:
Proveedor
Numero de Factura
Fecha de Factura
Monto total de la factura
Productos a ingresar
34
Para agregar productos al ingreso, deberá realizar la búsqueda en la caja de texto de productos, para realizar la búsqueda podrá ingresar el código del producto o bien la descripción del mismo. También podrá ingresar sólo parte del texto para buscar las coincidencias. Luego de ello deberá presionar el botón.
35
Los resultados de la búsqueda serán mostrados en la sección “Resultado de la búsqueda”, tal como se muestra a continuación:
Al haber localizado el producto deseado, podrá ingresar la cantidad a ingresar y el precio unitario del producto, en las cajas de texto correspondientes. Para agregar el producto al ingreso, deberá presionar el botón con el siguiente
ícono:
Luego de haber presionado el botón se realizarán las siguientes validaciones:
Q u e existan datos en la cantidad y precio unitario.
Q u e la cantidad y el precio unitario sean mayores que 0.
Si por error se ingresa menos en la cantidad y desea agregarse más, deberá buscar el mismo producto y agregarlo, el sistema validara si es el mismo producto y agregara la cantidad ingresada al producto existente en el Listado de productos seleccionados.
Luego de ingresar correctamente los datos se agregará el producto al listado de productos seleccionados:
36
En este listado, se podrá remover el producto al cometer una equivocación ya sea porque no era el producto a ingresar o por la cantidad ingresada, para ello
deberá presionar el botón con el ícono: Con esto se eliminara el producto del listado de productos seleccionados dejando oportunidad de agregar uno nuevo.
Luego de ingresar todos los datos deberá presionar el botón de Ingresar, esto realizará lo siguiente:
Validara que se haya seleccionado un proveedor.
Validará que se haya ingresado un número de factura
Validará que se hayan ingresado productos
38
Validará que el monto total de la factura coincida con la cantidad total
de los productos ingresados. Al no coincidir los montos se mostraran
los campos como se muestra a continuación:
37
Con un mensaje, indicando que los totales no coinciden.
De no mostrarse ningún error se mostrara en pantalla un mensaje indicando el número de ingreso creado (este número se genera en base al mantenimiento de correlativos autorizados por contraloría).
Es importante mencionar que al crear un ingreso se actualizan existencias por producto, y se crea una asignación de factura con producto. O bien presione el botón Regresar, para regresar al listado de ingresos.
38
39
Edición
Para la edición de un ingreso deberá presionar el ícono de edición, ubicado a un lado de cada registro de ingresos en el listado:
Se mostrara la pantalla de Edición del ingreso seleccionado, en la cual podrán editarse los mismos campos que se ingresan al crear un nuevo ingreso, excepto el número de factura.
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En esta pantalla podrá agregar o quitar productos al igual que se realiza en la creación del ingreso.
Al utilizar la opción de eliminar los productos, se mostrará la siguiente confirmación:
Al seleccionar aceptar el sistema validará si no se ha realizado ningún despacho con ese producto y ese ingreso, de encontrar un despacho se mostrara la siguiente pantalla:
En esta pantalla se indicará al usuario que requisiciones han sido despachadas con ese ingreso, y le indicará que deberá anular los despachos antes de poder quitar la asignación de ese producto con el ingreso.
Si selecciona el botón “Aceptar” el sistema re direccionará al usuario al listado de Despachos.
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Luego de editar los campos necesarios deberá presionar el botón Guardar
o bien para regresar al listado de ingresos, presione el botón
Detalles
Para ver detalles de un ingreso deberá presionar el ícono de detalles, ubicado a un lado de cada registro de ingresos en el listado:
Se mostrará una pantalla en la cual se mostrara el detalle de los datos que conforman al ingreso.
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En esta pantalla podrá “Revertir” un ingreso completo, es decir al utilizar esta opción se revierten todos los productos asignados al ingreso y el ingreso quedará como anulado. Se mostrará un mensaje de confirmación como el siguiente:
Nota: Si desea revertir un único producto y que el ingreso quede activo, utilice la opción de Edición , ya que en esta pantalla es posible quitar la asignación de producto por producto al ingreso. Si está seguro de la Reversión presione el botón “Revertir” de lo contrario presione el botón “Close”.
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Al seleccionar la opción “Revertir”, se mostrará la siguiente confirmación:
Al seleccionar aceptar el sistema validará si no se ha realizado ningún despacho con los productos de ese ingreso, de encontrar despachos se mostrara la siguiente pantalla:
En esta pantalla se indicará al usuario que requisiciones han sido despachadas con ese ingreso, y le indicará que deberá anular los despachos antes de poder quitar la asignación de ese producto con el ingreso.
Si selecciona el botón “Aceptar” el sistema re direccionará al usuario al listado de Despachos.
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Para regresar al listado de ingresos presione el botón.
Reporte
Para generar el reporte del ingreso deberá presionar el botón con el ícono de
reporte ubicado a un lado de cada registro de ingresos en el listado:
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Se mostrará una pantalla con el ingreso a almacén el cual se podrá imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
Ingresos Anulados
En esta opción se registrarán todos los ingresos de productos anulados por la unidad de almacén del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
45
Buscar
Para realizar una búsqueda de un ingreso se encuentra una caja de texto en la cual se puede ingresar el número de ingreso, nombre del proveedor o bien el número de factura del ingreso anulado, también se podrá ingresar una parte de los datos para realizar la búsqueda por coincidencia del texto ingresado, luego de ingresar los datos de búsqueda presionar el botón buscar.
Se desplegara una lista con las coincidencias encontradas entre los ingresos:
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Detalles
Para ver detalles de un ingreso anulado deberá presionar el ícono de detalles, ubicado a un lado de cada registro de ingresos anulados en el listado:
Se mostrará una pantalla en la cual se mostrara el detalle de los datos que conforman al ingreso.
Para regresar al listado de ingresos presione el botón Regresar.
47
Requisiciones
En este movimiento se registrarán todas las salidas de productos por medio de requisiciones de la unidad de almacén del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
Buscar
Para realizar una búsqueda de una requisición se encuentra una caja de texto en la cual se puede ingresar el número de requisición, unidad administrativa o bien el nombre del solicitante que realizó la requisición, también se podrá ingresar una parte de los datos para realizar la búsqueda por coincidencia del texto ingresado, luego de ingresar los datos de búsqueda presionar el botón buscar.
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Se desplegara una lista con las coincidencias encontradas entre las requisiciones:
Crear
Para crear una requisición deberá presionar el botón “Crear”
Se mostrará una pantalla donde se solicitarán los datos para la requisición, los datos solicitados son los siguientes:
Tipo de Requisición = En base al tipo seleccionado se agregará
automáticamente al número de requisición las variables
correspondientes.
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o Materiales y suministros = RMS-
o Bienes de activo fijo y fungibles = RBA-
Numero de Requisición
Solicitante
Autorizador
El encargado de almacén se agregara automáticamente en base al
usuario logueado en la aplicación.
Productos a solicitar
Observaciones
Para agregar productos a la requisición, deberá realizar la búsqueda en la caja de texto de productos, para realizar dicha búsqueda podrá ingresar el código del producto o bien la descripción del mismo. También podrá ingresar sólo parte del texto para buscar las coincidencias. Luego de ello deberá presionar el botón
50
Los resultados de la búsqueda serán mostrados en la sección “Resultado de la búsqueda”, tal como se muestra a continuación:
Al haber localizado el producto deseado, podrá ingresar la cantidad a solicitar y la cantidad a despachar, en las cajas de texto correspondientes. Para agregar
el producto al ingreso, deberá presionar el botón con el siguiente ícono:
Luego de haber presionado el botón se realizarán las siguientes validaciones: Q u e existan datos en la cantidad a solicitar y la cantidad a despachar.
Q u e la cantidad a solicitar y la cantidad a despachar sean mayores que
0.
Q u e la cantidad a despachar sea menor o igual a la cantidad a solicitar.
Que la cantidad a despachar sea menor o igual a la cantidad existente.
51
Si por error se ingresa menos en la cantidad a solicitar y a despachar, y desea agregarse más, deberá buscar el mismo producto y agregarlo, el sistema validara si es el mismo producto y agregara la cantidad correspondiente a l producto existente en el Listado de productos solicitados.
Luego de ingresar correctamente los datos se agregará el producto al listado de productos seleccionados:
En este listado, se podrá remover el producto al cometer una equivocación al
seleccionar mal un producto, utilizando el botón con el ícono: Con esto se eliminara el producto del listado de productos solicitados dejando oportunidad de agregar uno nuevo.
52
Luego de ingresar todos los datos deberá presionar el botón de Crear, esto realizará lo siguiente:
Validara que se haya seleccionado un tipo de requisición.
Validará que se haya ingresado un número de requisición.
Validará que se haya seleccionado un solicitante y autorizador.
Validará que se hayan ingresado productos
Con un mensaje, indicando que los totales no coinciden.
De no mostrarse ningún error se creará la requisición sin ningún estado, ya que los estados cambiaran al despachar o anular una requisición.
53
O b i e n p u e d e p r e s i o n a r e l b o t ó n R e g r e s a r , p a r a r e g r e s a r a l l i s t a d o d e requisiciones.
Edición
Para la edición de una requisición deberá presionar el ícono de edición, ubicado a un lado de cada registro de requisiciones en el listado:
Nota: Las requisiciones Anuladas no contarán con la opción de edición.
Se mostrara la pantalla de Edición de la requisición seleccionada, en la cual podrán editarse los mismos campos que se ingresan al crear una nueva requisición, excepto el tipo de requisición y número de requisición.
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En esta pantalla podrá agregar o quitar productos al igual que se realiza al crear una requisición.
Luego de editar los campos necesarios deberá presionar el botón Guardar.
O bien para regresar al listado de ingresos, presione el botón Regresar.
Detalles
Para ver detalles de una requisición deberá presionar el ícono de detalles, ubicado a un lado de cada registro de requisiciones en el listado:
Se mostrará una pantalla en la cual se mostrara el detalle de los datos que conforman la requisición.
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En esta pantalla podrá “Despachar” una requisición, es decir al utilizar esta opción el sistema mostrará un mensaje de confirmación, donde indica las acciones que se realizaran a nivel del registro, tal como se muestra a continuación:
56
Nota: es importante de estar seguro de los datos ingresados ya que se modificaran existencias, si está seguro presione el botón “Despachar” de lo contrario el botón “Close”.
Al despachar una requisición se mostrara el reporte del Despacho de Almacén:
57
Así también se cuenta con la opción “Anular” una requisición, es decir al utilizar esta opción el sistema mostrará un mensaje de confirmación, donde indica las acciones que se realizaran a nivel del registro, tal como se muestra a continuación:
58
Nota: Si desea anular o desasignar un único producto y que la requisición quede activa, utilice la opción de Edición, ya que en esta pantalla es posible quitar la asignación de producto por producto a la requisición. Si está seguro de la Anulación presione el botón “Anular” de lo contrario presione el botón “Close”.
Para regresar al listado de requisiciones presione el botón Regresar.
Requisiciones Despachadas (Despachos)
En esta opción se mostraran todas las requisiciones que ya han sido despachadas por la unidad de almacén del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
59
Buscar
Para realizar una búsqueda de un despacho se encuentra una caja de texto en la cual se puede ingresar el número de requisición, unidad administrativa, el nombre del solicitante que realizó la requisición, o bien, el número de despacho generado para la requisición; también se podrá ingresar una parte de los datos para realizar la búsqueda por coincidencia del texto ingresado, luego de ingresar los datos de búsqueda presionar el botón buscar.
Se desplegara una lista con las coincidencias encontradas entre los despachos:
60
Detalles
Para ver detalles de un despacho deberá presionar el ícono de detalles, ubicado a un lado de cada registro de despachos en el listado:
Se mostrará una pantalla en la cual se mostrara el detalle de los datos que conforman la requisición despachada.
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En esta pantalla podrá quitar la asignación de un producto con el despacho,
seleccionando el botón con el ícono , ubicado en la tabla de productos solicitados. Cabe mencionar que esta opción debe utilizarse cuando se quitará un único producto del despacho, cuando éste cuenta con varios productos. Al seleccionar la opción de eliminar se mostrará la siguiente confirmación:
Al seleccionar “Aceptar” se eliminara la relación del producto con el despacho, junto con ello actualizará existencias por producto, existencias por factura, eliminará la asignación del ingreso con la requisición y producto; actualizará el detalle de la requisición colocando el producto con estado “N” para que ya no sea tomado en cuenta por el despacho.
62
También se cuenta con la opción “Anular Desp.” al utilizar esta opcion se mostrara el siguiente mensaje de confirmación, donde indica al usuario que con esta opcion unicamente se anula el despacho, se actulizarán existencias por producto y por factura y se elimanara la asignacion de factura con producto y requisición. Por lo tanto la requisición queda Activa para seguir utilizandola.
Nota: es importante de estar seguro de utilizar esta opción ya que se modificaran existencias, si está seguro presione el botón “Aceptar” de lo contrario el botón “Close”
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Así también se cuenta con la opción “Revertir” un despacho, es decir al utilizar esta opción el sistema mostrará un mensaje de confirmación, donde indica las acciones que se realizaran a nivel del registro, tal como se muestra a continuación:
Para regresar al listado de requisiciones despachadas presione el botón Regresar.
64
Reimpresión
Para reimprimir un despacho deberá presionar el ícono de Reimpresión, ubicado a un lado de cada registro de despachos en el listado:
Se mostrará una pantalla con el despacho a almacén el cual se podrá volver a imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
65
Notas de Crédito
En este movimiento se registrarán todos los ingresos de productos por medio de notas de crédito a la unidad de almacén del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
Buscar
Para realizar una búsqueda de una nota de crédito se encuentra una caja de texto en la cual se puede ingresar el número de nota de crédito ingresada, luego de ingresar el número buscar deberá presionar el botón buscar.
Se desplegara en la lista la nota de crédito encontrada si es que existiera:
66
Crear
Para crear una nueva nota de crédito deberá presionar el botón “Crear”
Se mostrará una pantalla donde se solicitarán los datos para la nota de crédito, los datos solicitados son los siguientes:
Productos a ingresar
Observaciones
67
Para agregar productos a la nota de crédito, deberá realizar la búsqueda en la caja de texto de productos, para realizar la búsqueda podrá ingresar el código del producto o bien la descripción del mismo. También podrá ingresar sólo parte del texto para buscar las coincidencias. Luego de ello deberá presionar el botón.
Los resultados de la búsqueda serán mostrados en la sección “Resultado de la búsqueda”, tal como se muestra a continuación:
Al haber localizado el producto deseado, podrá ingresar la cantidad en las caja de texto correspondiente. Para agregar el producto al ingreso, deberá presionar el botón con el siguiente
ícono:
68
Luego de haber presionado el botón se realizarán las siguientes validaciones:
Q u e existan datos en la cantidad.
Q u e la cantidad sea mayor que 0.
Si por error se ingresa menos en la cantidad y desea agregarse más, deberá buscar el mismo producto y agregarlo, el sistema validara si es el mismo producto y agregara la cantidad ingresada al producto existente en el Listado de productos seleccionados.
Luego de ingresar correctamente los datos se agregará el producto al listado de productos seleccionados:
En este listado, se podrá remover el producto al cometer una equivocación ya sea porque no era el producto a ingresar o por que la cantidad ingresada es
mayor, para ello deberá presionar el botón con el ícono: Con esto se eliminara el producto del listado de productos seleccionados dejando oportunidad de agregar uno nuevo.
69
Luego de ingresar todos los datos deberá presionar el botón de Crear, se mostrará el siguiente mensaje de confirmación:
Al presionar el botón “Aceptar” esto realizará lo siguiente: Validará que se hayan ingresado productos
De no mostrarse ningún error se mostrara en pantalla un mensaje indicando el número de nota de crédito creada (este número se genera en base al mantenimiento de correlativos autorizados por contraloría).
70
Es importante mencionar que al crear una nota de crédito se actualizan existencias por producto, y se crea una asignación de nota de crédito con producto.
Puede presionar el botón Regresar, para regresar al listado de ingresos.
Detalles
Para ver detalles de una nota de crédito deberá presionar el ícono de detalles, ubicado a un lado de cada registro de notas de crédito en el listado:
Se mostrará una pantalla en la cual se mostrara el detalle de los datos que conforman la nota de crédito.
71
Para regresar al listado de notas de crédito presione el botón Regresar.
Reporte
Para generar el reporte de la nota de crédito deberá presionar el botón con el
ícono de reporte ubicado a un lado de cada registro de notas de crédito en el listado:
Se mostrará una pantalla con la nota de crédito de almacén la cual se podrá imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
72
Notas de Débito
En este movimiento se registrarán todos los egresos de productos por medio de notas de débito de la unidad de almacén del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales.
Buscar
Para realizar una búsqueda de una nota de débito se encuentra una caja de texto en la cual se puede ingresar el número de nota de débito a buscar, luego de ingresar el número buscar deberá presionar el botón buscar.
Se desplegara en la lista la nota de débito encontrada si es que existiera:
73
Crear
Para crear una nueva nota de débito deberá presionar el botón “Crear”
Se mostrará una pantalla donde se solicitarán los datos para la nota de débito, los datos solicitados son los siguientes:
Productos
Observaciones
74
Para agregar productos a la nota de débito, deberá realizar la búsqueda en la caja de texto de productos, para realizar la búsqueda podrá ingresar el código del producto o bien la descripción del mismo. También podrá ingresar sólo parte del texto para buscar las coincidencias. Luego de ello deberá presionar el botón.
Los resultados de la búsqueda serán mostrados en la sección “Resultado de la búsqueda”, tal como se muestra a continuación:
Al haber localizado el producto deseado, podrá ingresar la cantidad en la caja de texto correspondiente. Para agregar el producto a la nota de débito, deberá presionar el botón con el
siguiente ícono:
75
Luego de haber presionado el botón se realizarán las siguientes validaciones:
Q u e existan datos en la cantidad.
Q u e la cantidad sea mayor que 0.
Si por error se ingresa menos en la cantidad y desea agregarse más, deberá buscar el mismo producto y agregarlo, el sistema validara si es el mismo producto y agregara la cantidad al producto existente en el Listado de productos seleccionados.
Luego de ingresar correctamente los datos se agregará el producto al listado de productos seleccionados:
En este listado, se podrá remover el producto al cometer una equivocación ya sea porque no era el producto a ingresar o por que la cantidad ingresada es
mayor, para ello deberá presionar el botón con el ícono: Con esto se eliminara el producto del listado de productos seleccionados dejando oportunidad de agregar uno nuevo.
76
Luego de ingresar todos los datos deberá presionar el botón de Crear, se mostrará el siguiente mensaje de confirmación:
77
Al presionar el botón “Aceptar” esto realizará lo siguiente:
Validará que se hayan ingresado productos
De no mostrarse ningún error se mostrara en pantalla un mensaje indicando el número de nota de débito creada (este número se genera en base al mantenimiento de correlativos autorizados por contraloría).
Es importante mencionar que al crear una nota de débito se actualizan existencias por producto, y se crea una asignación de nota de débito con producto y factura.
Puede presionar el botón Regresar, para regresar al listado de notas de débito.
Detalles
Para ver detalles de una nota de débito deberá presionar el ícono de detalles, ubicado a un lado de cada registro de notas de débito en el listado:
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Se mostrará una pantalla en la cual se mostrara el detalle de los datos que conforman la nota de crédito.
Para regresar al listado de notas de débito presione el botón Regresar.
Reporte
Para generar el reporte de la nota de débito deberá presionar el botón con el
ícono de reporte ubicado a un lado de cada registro de notas de débito en el listado:
Se mostrará una pantalla con la nota de débito de almacén la cual se podrá imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
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Reportes
En este menú se mostraran los distintos reportes utilizados en todo el proceso de almacén los cuales se listan a continuación:
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Productos Activos e Inactivos
Al ingresar a esta opción, se mostrará la pantalla donde se solicitan los parámetros para la generación del reporte, tal como se muestra a continuación:
Los parámetros solicitados son los siguientes:
Fecha hasta la cual se desea generar el reporte
Estatus (Activos o inactivos)
Al haber ingresado los parámetros deberá seleccionar el botón “Generar”
81
Se mostrara una pantalla con el reporte de los productos (activos o inactivos, depende de la selección), al día de la fecha indicada. El reporte se podrá imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
82
Existencias Revisión
Al ingresar a esta opción, se mostrará la pantalla donde se solicitan los parámetros para la generación del reporte, tal como se muestra a continuación:
Los parámetros solicitados son los siguientes:
Tipo (Letra con la que empieza el código de los productos)
Fecha hasta la cual se desea generar el reporte
Ordenar Por (Se tienen las opciones: Descripción, y Código)
Con existencia (Se tienen las opciones: menor o igual que cero y
mayor a cero)
Al haber ingresado los parámetros deberá seleccionar el botón “Generar”
Se mostrara una pantalla con el reporte de los productos y su existencia, al día de la fecha indicada. Este reporte será el de revisión.
83
El reporte se podrá imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
84
Existencias Final
Al ingresar a esta opción, se mostrará la pantalla donde se solicitan los parámetros para la generación del reporte, tal como se muestra a continuación:
Los parámetros solicitados son los siguientes:
Tipo (Letra con la que empieza el código de los productos)
Fecha hasta la cual se desea generar el reporte
Con existencia (Se tienen las opciones: menor o igual que cero y
mayor a cero)
Al haber ingresado los parámetros deberá seleccionar el botón “Generar”
85
Se mostrara una pantalla con el reporte de los productos y su existencia, al día de la fecha indicada. Este reporte es el de revisión final, es decir el autorizado por contraloría.
El reporte se podrá imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
86
Requisiciones por Unidad
Al ingresar a esta opción, se mostrará la pantalla donde se solicitan los parámetros para la generación del reporte, tal como se muestra a continuación:
Los parámetros solicitados son los siguientes:
Unidad Administrativa
Fecha Inicial
Fecha Final
Al haber ingresado los parámetros deberá seleccionar el botón “Generar”
Se mostrara una pantalla con el reporte de las requisiciones de la unidad administrativa seleccionada que se encuentran entre la fecha inicial y fecha final ingresada.
El reporte se podrá imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
87
Existencias Costeadas
Al ingresar a esta opción, se mostrará la pantalla donde se solicitan los parámetros para la generación del reporte, tal como se muestra a continuación:
88
Los parámetros solicitados son los siguientes:
Tipo (letra inicial del código de los productos)
Reporte de Existencias al día (fecha hasta la cual se desea generar el
reporte)
Ordenar Por (Descripción o código)
Al haber ingresado los parámetros deberá seleccionar el botón “Generar”
Se mostrara una pantalla con el reporte de las existencias costeadas de los productos de los cuales su código inicia con la letra seleccionada en el campo tipo, hasta la fecha indicada.
El reporte se podrá imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
89
90
Egresos por producto
Al ingresar a esta opción, se mostrará la pantalla donde se solicitan los parámetros para la generación del reporte, tal como se muestra a continuación:
Los parámetros solicitados son los siguientes:
Unidad Administrativa
Tipo (letra inicial del código de los productos)
Producto
Fecha Inicial
Fecha Final
Al haber ingresado los parámetros deberá seleccionar el botón “Generar”
Se mostrara una pantalla con el reporte los egresos por producto que se encuentran entre la fecha inicial y fecha final.
El reporte se podrá imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
91
92
Reporte de Requisiciones
Al ingresar a esta opción, se mostrará la pantalla donde se solicitan los parámetros para la generación del reporte, tal como se muestra a continuación:
Los parámetros solicitados son los siguientes:
Ordenado Por (Correlativo, Fecha Registro, Fecha Emisión)
Fecha inicial
Fecha Final
Al haber ingresado los parámetros deberá seleccionar el botón “Generar”
Se mostrara una pantalla con el reporte las requisiciones que se encuentren entre la fecha inicial y la fecha final, ordenado por el parámetro seleccionado en el campo “Ordenado Por”.
El reporte se podrá imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
93
Reporte de Ingresos
Al ingresar a esta opción, se mostrará la pantalla donde se solicitan los parámetros para la generación del reporte, tal como se muestra a continuación:
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Los parámetros solicitados son los siguientes:
Ordenado Por (Correlativo, Fecha Emisión, Fecha Emisión de facturas)
Fecha inicial
Fecha Final
Al haber ingresado los parámetros deberá seleccionar el botón “Generar”
Se mostrara una pantalla con el reporte los egresos que se encuentren entre la fecha inicial y la fecha final, ordenado por el parámetro seleccionado en el campo “Ordenado Por”.
El reporte se podrá imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
95
Tarjeta Kardex
Al ingresar a esta opción, se mostrará la pantalla donde se solicitan los parámetros para la generación del reporte, tal como se muestra a continuación:
Los parámetros solicitados son los siguientes:
Tipo (letra con la que inicia el código del producto)
Producto
Tipo de Revisión
o Revisión: Para hacer una revisión previa de la tarjeta kardex
del producto antes de mostrarlo a contraloría.
o Final: Es el reporte final autorizado por contraloría.
Fecha Inicial
Fecha Final
Al haber ingresado los parámetros deberá seleccionar el botón “Generar”
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Se mostrara una pantalla la tarjeta kardex del producto indicado que se encuentren entre la fecha inicial y la fecha final. Si el tipo de revisión es final se mostrará el mensaje de contraloría y el número correspondiente del proceso del MARN.
El reporte se podrá imprimir o bien exportar a pdf, Word o Excel.
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