Mise à jour le 4 mars 2021 - uOttawa

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Directives pour la fin d’année 2020-2021

Préparé par : Ressources financières – Comptabilité financière

Mise à jour le 4 mars 2021

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Fin d’année financière 2020-2021Sommaire• Service de planification financière

– Virements

• Service de la paie– Redistribution des salaires

• Secteur Approvisionnements– Demandes d’achat, factures et reçus, cartes d’achat

• Secteur Comptabilité financière– Démarcation – Factures et comptes à payer– Démarcation – Dépôts et comptes à recevoir– Conciliations des comptes bilan

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Fin d’année financière 2020-2021Planification financière

Dates limites• Virements à la base : 16 avril 2021• Virements à l’effectif : 6 mai 2021

Questions? Service de planification financièreVirements - budget : planfin@uottawa.caVirements - contrôle des postes : position.control@uottawa.ca

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Fin d’année financière 2020-2021SalairesRedistribution des salaires• Payes 2020-2021 - Vous avez jusqu’au 21 avril pour approuver

les redistributions de salaires jusqu’à celle du 15 avril 2021

• Paye du 30 avril 2021 – à faire et approuver entre le 28 avril et le 5 mai 2021

Questions? Ligne d’aide InfoPayposte 7709 ou infopay@uottawa.ca

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Fin d’année financière 2020-2021Approvisionnements

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Date de réception: assurez-vous de créer de votre reçu selon la date de réception et non la date de la création du reçu.

Date de la transaction de la facture : assurez-vous de modifier la date de transaction sur vos factures afin que la transaction soit comptabilisée dans la bonne année financière.

SciQuestImportance des dates

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Nouveau cette année – Fonds d’opérations seulement

Entre le 15 et 30 avril 2021 :

Toutes les réquisitions supérieures à 10,000 $ seront revues et analysées par les agents d’approvisionnements pour valider la date de livraison des biens et/ou services et ainsi s’assurer que les engagements soient faits dans la bonne année financière.

SciQuestet

WebReq

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Dates importantesEngagements de bons de commande

•Vendredi 16 avril 2020 (Fonds d’opérations) Date limite pour aviser Approvisionnements sur le statut des

engagements par bons de commande (courriel du 1er mars 2021).

Bon de commande (FAST Webreq) ≤ 200,00 $ à transférer

Bon de commande (FAST Webreq) ≥ 200,01 $ à fermer

Bon de commande (SciQuest) ≤ 5 $ à transférer

Bon de commande (SciQuest) ≥ 5,01 $ à fermer

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Dates importantesBons de commande

• Lundi 10 mai 2021 Le Service de la comptabilité doit avoir en main les factures au plus

tard le 13 mai pour effectuer les paiements de factures associées aux bons de commande (WebReq).

• Lundi 17 mai 2021 Les soldes des bons de commande sont maintenant disponibles dans

la nouvelle année financière et par conséquent les factures associées à un bon de commande peuvent être traitées.

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PcardCompte 73584

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Le compte 73584 est un compte contrôle et doit avoir un solde à zéro endate du 30 avril 2021.

L’équipe de la carte d’achat communique avec les personnes responsablesde la réconciliation demandant d’aller faire l’écriture de correction destransactions toujours codées au compte 73584.

Vous avez jusqu’au 10 mai 2021 pour fermer les comptes 73584 par le biaisd’une écriture de journal.

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• Vendredi 2 avril 2021 Date limite pour réconcilier les transactions dans FAST PCard

• Mardi 6 avril 2021• Les transactions sont disponibles dans Fast Finance Reporting

• Vendredi 9 avril 2021 Date limite pour faire vos écritures de journal dans Banner (compte

73584, corrections, enregistrement des comptes à payer)

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Dates importantesRecherche

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• Lundi 3 mai 2021 Date limite pour réconcilier les transactions dans FAST PCard

• Jeudi 6 mai 2021• Les transactions sont disponibles dans Fast Finance Reporting

• Lundi 10 mai 2021 Date limite pour faire vos écritures de journal dans Banner (compte

73584, corrections, enregistrement des comptes à payer)

Dates importantesOpérations

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Payés d’avanceÉtapes à suivre pour comptabiliser les frais payés d’avance lorsque les biens ou les services ont été payés par la carte d’achat :

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2020-2021 Réconcilier les transactions dans le

module Pcard en utilisant le compte de dépense 7xxxx (inscrire dans le champ commentaire: PAYÉ D’AVANCE avec votre numéro d’écriture de journal)

Faire une écriture de journal dans Banner pour débiter le compte de frais payés d’avance et créditer la dépense :

Débit 1xxxxCrédit 7xxxx

2021-2022 Faire une écriture de journal dans

Banner (après le 1er mai 2021) pour débiter la dépense et créditer le compte de frais payés d’avance :

Débit 7xxxxCrédit 1xxxx

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Comptes à payerÉtapes à suivre pour comptabiliser les comptes à payer lorsque les biens ou les services seront payés par la carte d’achat :

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2020-2021 Faire une écriture de journal dans

Banner pour débiter la dépense et créditer le compte à payer :

Débit 7xxxxCrédit 2xxxx

2021-2022 Réconcilier les transactions dans le

module Pcard en utilisant le compte de dépense 7xxxx

Faire une écriture de journal dans Banner (après le 1er mai 2021) pour débiter le compte à payer et créditer la dépense :

Débit 2xxxxCrédit 7xxxx

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Fin d’année financière 2020-2021

pcard@uottawa.casciquest@uottawa.cabdc-po@uottawa.ca

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Fin d’année financière 2020-2021ComptabilitéRemboursements - Concur• Approbation et traitement des rapports de dépenses dans

Concur avant le 30 avril

Avances de voyage• Si des avances de voyage ne sont pas réglées au 30 avril, il faut

faire une écriture de journal pour inscrire un compte à recevoir

Questions? Ressources financières remboursement@uottawa.ca

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Fin d’année financière 2020-2021Comptabilité – Factures (Banner)• Date limite 10 mai 2021

• Inscrire les factures dans Banner seulement si les biens sont reçus ou les services sont rendus par le 30 avril 2021

• Modifier la date de transaction dans Banner au 30 avril 2021 lorsque vous inscrivez des transactions après 30 avril

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Fin d’année financière 2020-2021Comptabilité – Comptes à payer• Date limite - 10 mai 2021

• Si vous n’avez pas reçu la facture (biens reçus ou services rendus par le 30 avril) :– Inscrire un compte à payer– Renverser l’écriture en 2021-2022 au moment du paiement

de la facture

Questions? Comptabilité : comptab@uottawa.ca

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Fin d’année financière 2020-2021Comptes à payerÉtapes à suivre

2020-2021 2021-2022

1.Dans Banner, inscrire une écriture de journal au 30 avril 2021 pour inscrire la dépense et augmenter le compte à payer de la faculté/service

Débit Dépense 7xxxxCrédit Compte à payer 2xxxx

2.Préparer une conciliation de compte bilan pour le compte à payer

3.Dans Banner, renverser la même écriture de journal lorsqu’on reçoit la facture (en 2021-2022)

Débit Compte à payer 2xxxxCrédit Dépense 7xxxx

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Fin d’année financière 2020-2021Dépôts• Date limite pour remettre les dépôts - 29 avril

• Paiements par Interac ou par carte de crédit

– Fermer lot - terminal au point de vente avant minuit (30 avril)

– Ces transactions doivent être comptabilisées comme dépôts dans Banner avant midi, le 3 mai 2021

– Modifier la date de transaction dans Banner au 30 avril

– Remettre à RF- Comptabilité le 3 mai 2021

Questions? Brandy Hamilton depotpc@uottawa.ca

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Fin d’année financière 2020-2021Comptes à recevoir• Date limite – 10 mai 2021

• Les chèques et autres montants reçus après le 30 avril qui s’appliquent à 2020-2021 – Inscrire un compte à recevoir avec une écriture de journal– Modifier la date de transaction dans Banner au 30 avril 2021– Renverser l’écriture de journal au moment de votre dépôt en

2021-2022

Questions? Brandy Hamilton depotpc@uottawa.ca

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Fin d’année financière 2020-2021Comptes à recevoirÉtapes à suivre

2020-2021 2021-2022

1.Dans Banner, inscrire une écriture de journal au 30 avril 2021 pour inscrire le compte à recevoir de la faculté/service et le revenu.

Débit Compte à recevoir 1xxxxCrédit Revenus 5xxxx

2.Préparer une conciliation de compte bilan pour le compte à recevoir.

3.Dans Banner, renverser la même écriture de journal lors du dépôt en 2021-2022.

Débit Revenus 5xxxxCrédit Compte à recevoir 1xxxx

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Fin d’année financière 2020-2021Écritures de journal• Date limite - 10 mai 2021 sauf transactions +100 000$

Questions? • Fonds de fonctionnement :

Miguel Viau miguel.viau@uottawa.caMonique Hardy monique.hardy@uottawa.ca

• Fonds de recherche, fonds en fiducie ou fonds de dotation :Nizar Ben Sedrine nizar@uottawa.ca

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Fin d’année financière 2020-2021Écritures de journalMeilleurs pratiques- Gestionnaire approuve une copie (Unposted JV Detail dans FAST)- Documents à l’appui sont disponibles pour fins d’audit- Combiner plusieurs éléments dans la même écriture si possible- Consulter les messages pour écritures de journal GUAMESG dans

Banner

- Renverser l’écriture lorsque la transaction se réalise en 2021-2022

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Fin d’année financière 2020-2021Conciliation des comptes de bilan• Date limite -14 mai 2021• Liste détaillée des soldes de tous les

comptes de bilan au 30 avril 2021:– Description avec nom fournisseur

ou client– Période, dates – Comparatif avec l’année dernière– Approbation finale par

direction/gestionnaire financier

Questions? Miguel Viau miguel.viau@uottawa.ca

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Fin d’année financière 2020-2021

• Documents disponibles en ligne:https://www.uottawa.ca/ressources-financieres/comptabilite/https://www.uottawa.ca/financial-resources/accounting/

1- Directives (présentation)2- Méthode administrative 3- Dates limites

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