View
8
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
© O
P
OPn hankinnasta maksuun prosessin digitalisointi –muutosmatka
Riitta Kivimaa
Yksikönpäällikkö, Kehitys ja Osto, OP Hankinta- ja toimitilapalvelut
© O
P
Hajautetusta keskitettyyn hankintaan
Ostolaskujen käsittely
manuaalista
Katalogi-järjestelmässä ~ 15 toimittajaa
– alle 2% ostosta
OPn hankinnan lähtötilanne
2
1,6 m€ hankinta-volyymi –~60% epäsuora hankinta
Yli 90% epäsuorasta hankinnasta
palveluja
Hankinnasta maksuun prosessi tuettu vain
osittain erillisjärjestelmillä
Ratkaisuarkkitehtuuri: Kokonaisjärjestelmä
palveluna
© O
P
OPn hankinnan prosessien kehittämisellä ja digitalisoinnilla laatua ja kokonaiskustannustehokkuutta
3
Tilaamisen käytännöt henkilö ja liiketoiminta sidonnaisia
Ryhmätason sopimuksia ei hyödynnetä parhaalla mahdollisessa tavalla
Ei näkyvyyttä, mistä maksetaan,kenelle ja kuinka paljon
Ei riittäviä työkaluja ostotapahtumienja kulujen seurantaan
Ei kokonaisvaltaista hankinnan johtamista
NYKYTILA
Yhteinen hankintajärjestelmä ->pitkän aikavälin prosessitehokkuus
Keskittäminen, compliance, säästöt ja riskienhallinta
Tilausrivikohtainen läpinäkyvyysostoihin ja prosesseihin
Kulujen parempi ennustettavuus ->budjetoinnin ja talousseurannan tuki
Hankinnan faktapohjainenmittaaminen ja seuranta
TAVOITETILA
© O
P
SAP Ariba hankintajärjestelmä työkalu OP hankinnan prosessien digitalisointiin
AribaSourcing
Ariba Purchase-to-Pay (P2P)(Sisältää katalogihallinnan)
Ariba ContractManagement
An
alytiikka
Hankintatarpeestasopimukseen
-prosessiSource-to-Contract
(S2C)
Tilauksestamaksuun-prosessi
Purchase-to-Pay (P2P)
Spendi-analyysi,
markkina-analyysi
4
Sisäinenvaatimus-
määrittely ja tarveanalyysi
3Toimittajan
suoritus-kyvyn hallinta
2
Kategoria-strategia
5Kilpailutus-
prosessi(RFx)
6
Ostotilauksenluominen
4Tuotteen
ja/taipalvelunvalinta
1
Hankinta-ehdotuksen
teko
2Hankinta-
ehdotuksenhyväksyntä
3
Laskuntäsmäytys ja toimittajallemaksaminen
6
Vastaanotonteko
5
Sopimuksenhallinta(Contract
Management)
Toimitta-javalinta ja sopimus-
neuvottelut
1
Ariba SIM(Supplier Info. Mgt)
© O
P
Helmi-hanke = toimintamallimuutoshankeKeskeiset muutokset toimintatavoissa ja rooleissa
Liiketoiminta
• Kaikkeen hankintaan tulee olla tilaus
• ”ei maksua ilman sähköistä tilausta”
• Ulkoisten kulujen ennustettavuus & seurattavuus tilausrivikohtaisesti
• Prosessien tehostamismahdollisuus palveluiden, resurssien ja tavaroiden tilaukseen
• yksi järjestelmä
• itsepalvelu
• hyväksyntä ennen tilausta
• tilausten vastaanotto sähköisesti
• automaattinen laskunkäsittely
• käyttäjäkohtainen tilausseuranta
Hankinta
• Toimintamalli
• Hankinnasta maksuun –prosessin suunnittelu, kehitys ja käyttöönotto
• Hankintaa tehdään järjestelmän läpi
• Tuote-/palvelustandardointi
• Sopimusten (ml. hinnoittelun) kehittäminen ja julkaisu järjestelmässä
• Läpinäkyvyyden (analytiikka, raportointi) lisääminen
• Sähköinen toimittajarekisteröinti ja –hyväksyntä
• Sähköinen huutokauppa
• Sähköinen allekirjoitus
Talous
• Painopiste siirtyy peruslaskunkäsittelystä täsmäytymättömienlaskujen käsittelyyn
• Talouden ja hankinnan kustannusten seuranta voidaan eriyttää -> tilikarttojen yksinkertaistamis-mahdollisuus
• Compliancenkehittäminen: Hyväksyntäkäytäntöjen uudelleenmäärittely ja järjestelmätuettu käyttöönotto
Toimittajat
• Myynti OPlle edellyttää järjestelmään rekisteröitymistä
• Toimittajien sisäisten prosessien integrointi OPn järjestelmään
• Prosessien tehostuminen
• toimittajatiedon keräys ja ylläpito järjestelmässä
• tarjousten jättäminen ja hyväksyntä järjestelmässä
• tilausten ja laskujen parempi seurattavuus
• laskutuksen nopeutuminen
5
© O
P-P
oh
jola
Hankkeen muutoshallinta keskittyytoimintamallin muutokseen osasto-/ yksikkötasolla
Osasto-/yksikkötason muutos
•Politiikka- ja toimintamallimuutos
•Keskitetty, järjestelmätuettu ryhmätason hankinta (Hankintapolitiikka ja –ohjeistus)
•Prosessimuutos
•Hankinnasta maksuun –prosessin optimointi (suunnitelmat ja sopimukset yhdessä hankinnan kanssa)
•Järjestelmämuutos
•Järjestelmän käytön tukeminen läpi organisaation, riittävän osaamistason varmistaminen
•Töiden organisointimuutos
•Uusien roolien ja vastuiden määrittely (palveluostot)
Yksilötason muutos
•Politiikka- ja toimintamallimuutos
•Keskitetty, järjestelmätuettu ryhmätason hankinta (Hankintapolitiikka ja –ohjeistus)
•Prosessimuutos
•”Ei maksua ilman tilausta”
•Järjestelmämuutos
•Uuden työkalun opettelu ja käyttöönotto kaikissa hankinnoissa
•Töiden organisointimuutos
•Tehtävänkuvan muutokset ja töiden uudelleenorganisointi
6
ESIMIES
Esimies konkretisoi
osasto-/ yksikkötason
muutokset yksilötasolle
ja vastaa käytännön toteutuk-
sesta
Muut organisaatiossa meneillään olevat muutokset
© O
P-P
oh
jola
Ylin johto
Keskijohto
Hyväksyjät
Tilaajat
ControlleritHankinta
Talous
Juristit
Toimittajat
7 Budjetoinnin ja talousseurannan apuväline Kulukontrolli, prosessin oikeellisuus Tulosvaikutus
Budjetoinnin ja talousseurannan apuväline
Kulukontrolli Prosessin ja hinnoittelun
läpinäkyvyys ja oikeellisuus
Budjetoinnin ja talousseurannan apuväline
Kulukontrolli Hankinnasta maksuun
-prosessin oikeellisuus
Ostodatan tarkkuus ja oikeellisuus Kustannusten oikea kohdistettavuus Kulujen vertailtavuus ja seurattavuus
Itsepalvelu Laadukkaat ja
laajemmat tuote-/ palveluvalikoimat
Nykyaikaiset työkalut ja työskentelytavat
Prosessin seurattavuus
Sopimuksiin pohjautuvat ostot Valitut toimittajat integroitu järjestelmään Läpinäkyvät prosessit Nykyaikaiset työkalut Selkeät hankinnan ja oston roolit sekä vastuut
Hyödytsidosryhmittäin
Ammattimainen sopimushallinta -> keskittyminen merkittäviin sopimuksiin
Toimittajaan ja sen tuotteisiin/palveluihin liittyvä riskienhallinta
Talousprosessin tehokkuus , sujuvuus ja oikeellisuus
Talousprosessien kehitysmahdollisuus
Ryhmätasoinen volyymi Pääsy avaintoimittajien
joukkoon Lisää ostoja/sopimuksia Selkeä prosessi
© O
P-P
oh
jola
Muutoshallinnan vaiheet
1• Muutoksen välttämättömyyden korostaminen
2• Muutosta vetävän tiimin perustaminen
3• Muutosvision ja -strategian laatiminen
4• Muutoksen tavoitteista viestiminen
5• Henkilöstön ohjaaminen tavoitteiden mukaiseen toimintaan
6• Lyhyen aikavälin onnistumisten varmistaminen
7• Vakiinnuttaminen ja uusien muutosten toteuttaminen
8• Uusien toimintatapojen juurruttaminen yrityskulttuuriin
8
Vaiheet 1-4 auttavat
nykytilanteen purkamisessa
Vaiheet 5-7 toteuttavat
muutosten ja uusien
toiminta-tapojen
käyttöönoton
© O
P-P
oh
jola
Muutoshallinnan kokonaisuus
Muutosjohtamisen suunnittelu ja organisointi
•Resurssit ja vastuut
•Suunnitelma
•Toimenpiteiden raportointi ja seuranta
Sidosryhmien hallinta
•Sidosryhmien analysointi ja toimenpiteiden suunnittelu
•Tarvittavien verkostojen luominen ja ylläpito (muutosagentit)
•Johdon tukeminen ja sitouttaminen
•Muutosta tukevien tilaisuuksien järjestäminen
Henkilöstöriskien hallinta
•Kriittisten asioiden tunnistaminen ja niiden vaikutusten arviointi
•Toimenpiteiden suunnittelu
Muutosvaikutusten hallinta
•Muutosvaikutusten arviointi eri sidosryhmille
•Muutoksen mukanaan tuomien uusien roolien ja vastuiden määrittely
•Muutosvalmiuden arviointi
•Muutoksen mittaaminen
Muutosviestintä
•Muutosvision ja keskeisten viestien määrittely
•Viestintäkanavien määrittely
•Viestintäsuunnitelman laatiminen ja toimenpiteiden aikataulutus
•Viestintämateriaalin tuottaminen (esim. esitysmateriaali)
Koulutus
•Koulutussuunnitelman tekeminen
•Kouluttajien koulutukset
•Koulutusten hallinnoinnin ja järjestelyiden suunnittelu
•Osaamisen siirron suunnittelu
9
© O
P
Perusedellytykset tavoitteiden toteutumiselle
10
Liiketoimintojen sitoutuminen ja
johdon tuki
” Ei maksua ilman järjestelmän kautta
tehtyä tilausta”
Halukkuus merkittävään
toimintatapa- ja prosessimuutokseen
Riittävä resursointi ja osaaminen sekä
käyttöönotto- että ylläpitovaiheessa
© O
P
Kysymyksiä ?
11
Kysymyksiä?
© O
P
KIITOS
Recommended