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“AÑO DE LA DIVERSIFICACION PRODUCTIVA Y DEL
FORTALECIMIENTO EN LA EDUCACION”
UNIVERSIDAD NACIONAL
TEMA:
ORGANIZACIÓN DELDEPARTAMENTO DE
ALMACEN
AUTOR:
DIAZ ACASIETE HAYLIN YALITH
ICA- PERU
2015
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DEDICATORIA
Dedico este trabajo monográfico a mis
padres, hermana, profesora, amigos y
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en especial a Dios y mi madre que son
la luz y mi guía de mi camino.
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE ALMACEN
La organización administrativa del almacn es la distribución de los servicios
relacionados con las entradas y salidas de mercaderías.
Los servicios de almacn pueden clasificarse en! recepción, depósito o
almacenamiento y ventas o salidas.
Servicio de receci!"#- realiza la siguiente labor!
• "ecoger mercancías de los muelles y estaciones• #orrer con los gastos de recepción• Desembolsar gneros y confrontar las cantidades calidades, con los que se
detalle en las facturas de los proveedores, así como de las órdenes de
compra y solicitud de compra.• $omar nota de las faltas de contengan, dar cuenta la Dirección y devolver
los pedidos no aceptados.• %plicar a cada artículo las contrase&as necesarias, ponindoles etiqueta
cuando se factible, y marcar en ellas la cantidad y precio de costo.• 'ntregar al depósito de almacn de este modo preparado.
Servicio de de!$i%o o &'(&ce"&(ie"%o#- comprende la siguiente labor!
• (acerse cargo de las mercancías que el servicio de recepción le entrega.• La instalación de las mercancías en el almacn.• )umerar los artículos, relacionarlos con las instalaciones y anotar los
numero de etiquetas.• La custodia y conservación de las mercancías.• (acer los recuentos y confrontación con los libros o fichas de e*istencias.• $ener cuidado de cuando las diversas especies de mercancías llegan al
mínimo de e*istencias que deben tenerse, y proponer los pedidos
necesarios.• La entrega de las mercancías al servicio de ventas o salidas.
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Servicio de $&'id&$ o ve"%&$#- #omprende!
• +edir al depósito del almacn los objetos que se destinan a la venta
corriente y hacerse cargo de los que este le entrega.• ervir los pedidos a los clientes, envolvindolos, embalándolos y
acondicionándolos seg-n convenga.• '*tender los documentos de e*pedición de mercancías, como guías de
remisión, vales o requisición de materiales.• (acerse cargo de los gastos de remesa y entrega.
Los servicios que se ha tratado, se encomienda a tantos dependientes como e*ija
la importancia de las operaciones en las grandes empresas, y en el caso de los
peque&os negocios a un solo dependiente.
ORGANIZACIÓN CONTA)LE DEL ALMACEN*
La organización contable del departamento de almacn debe amoldarse desde
luego a la organización administrativa que se haya establecido. )o obstante, la
contabilidad del almacn deberá ser autónoma y por consiguiente se llevara conindependencia de la contabilidad oficial que est a cargo del departamento
contable, pero siempre bajo la vigilancia del jefe de contabilidad, con el fin de que
lleve con toda regularidad y en condiciones de ofrecer cuantos datos interesa.
+ara desarrollar la contabilidad del almacn se empleara un libro au*iliar para
cada uno de los servicios que abarque la sección de almacenes. +or otro lado
cabe mencionar que la organización administrativa del almacn es la distribución
de los servicios relacionados con la entrada y salida del almacn de toda clase de
mercancías. Los servicios del almacn puede clasificarse como sigue!
. "ecepción/. %lmacenaje o almacenamiento0. uministro
LI)ROS#-
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Los libros generalmente usados en el almacn se clasifican como sigue!
a1 De 2ovimiento. De libro de entradas y salidas de almacn.
/. De e*istencias de almacn o mayor au*iliar de almacn.b1 De registro!
. De pedido y de ordenes/. "egistro de facturas
#abe indicar que los libros au*iliares pueden ser sustituidos por fichas.
Las fichas son tarjetas de cartulinas de colores diferentes, y de rayado análogo al
de los libros au*iliares encuadernados.
LI)ROS DE ENTRADAS + SALIDAS DEL ALMACEN
'ste libro se usa cuando el movimiento de entrada y salida de gneros es
frecuente y a cierta importancia.
i se lleva debidamente el libro de e*istencias de almacn que estudiaremos a
continuación, o las fichas que la sustituyen, prácticamente el de entradas y de
salidas del almacn es innecesario.
LI)RO DE E,ISTENCISA DE ALMACEN MA+OR AU,ILIAR DE ALMACEN.
#omo su nombre indica, tiene por finalidad poder conocer en todo momento las
cantidades de gneros de clase, que se tienen en e*istencia.
3recuentemente se sustituye este libro por fichas 4tarjetas1, que se le denominan
mayor %u*iliar de %lmacn.
LI)RO DE PEDIDO + DE ÓRDENES
#omo su nombre indica, estos libros están destinados respectivamente a llear
nota de los antecedentes de la demanda de generos que se hacen a los
proveedores o que los clientes nos hagan y evitar que puedan ser repetido por
olvido o confusión.
Dos son los libros generalmente empleados a saber! el de pedidos que se hacen
a los proveedores 4compras1 y el de las ordenes que pasen los clientes 4ventas1.
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LI)RO DE REGISTRO DE /ACTURAS
+ara evitar posibles e*travíos, las facturas deben ser copiadas en un libro
encuadernado.
DATOS A SUMINISTRAR AL DEPARTAMENTOS DE CONTA)ILIDAD#
Los diferentes servicios del almacena deberán rendir al departamento de
contabilidad, además de los datos necesarios para la redacción de los asientos, lo
que dicha sección precise para la formulación de la estadística.
La sección de almacena periódicamente dará nota de las e*istencias para la
formulación de los inventarios que hayan de formalizarse y para facilitar el controldel departamento.
ORGANIZACIÓN DEL ALMACEN
e puede manifestar que cada entidad es un problema diferente que requiere su
propia solución. )o es posible que se pretenda establecer un paro o molde de
organización de almacn y quererlo aplicar a todos ellos, cualquiera que sea la
entidad a la que sirva.
$oda organización requiere cumplir con tres requisitos fundamentales a saber!
• +laneamiento, plan de acción, o planificación• 5rganigrama o 'structuración• 2anual de organización.
&. PLANEAMIENTO'sta fase requiere primeramente!. 6D')$636#%" % L% '2+"'%!
eg-n el tipo de actividad de la empresa se requiere diferentes tipos
de almacenes! en la industria, almacenes de insumos, almacenes de
productos terminados./. D'$'"26)%" L% 75)% 8'58"%36#% 9:5 ;<6#%#6=) D'L
%L2%#')!#onsiderando un alcance nacional, el movimiento de mercancías, la
manipulación que requieren, los costos operativos que demanden,inciden sobre la ubicación de la zona o área de almacenaje.
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0. '$%<L'#'" #5)D6#65)' 2>)62% D'L L5#%L.'l acondicionamiento y la e*presión de los almacenes depende de
las características de los artículos que se van almacenar. 'jemplo!
2ateriales de gran volumen y:o mucho peso, se almacenangeneralmente en sentido horizontal en el suelo, or lo que el
almacena abarcara grandes e*tensiones de terreno.?. #5)5#'" L% #5)D6#65)' 366#% 9 @;626#% D'L
2%$'"6%L.'s necesario conocer las cualidades de las mercancías tales como!
• +eso y densidade tiene en cuenta para el medio de transporte, para escoger
el almacn.• Aolumen
+ara determinar el espacio que ocupara la mercancía• 'stado
aber si se traga de materiales sólidos, líquidos o gaseosos,
para tener en cuenta en su almacenaje.• u grado de conservación y estabilidad
La eventualidad el proceso de maduración! la necesidad de
tcnicas de conservación especializadas.• u duración má*ima de almacenaje
+ara los materiales que tienen un tiempo límite deconservación.
. ORGANIGRAMA O ESTRUCTURACION#- % continuación se presenta un organigrama funcional del almacn, en la
que se da prioridad a las áreas de almacenamiento y para cada una de
ellas se le asignara los cargos básicos de recepción, despacho y Barde*.
4*15rganigrama en la que se muestra los cargos básicos de recepción,
despacho y Barde* que cumple una función com-n dentro de un almacn
en que e*isten diversas áreas de almacenamiento como por ejemplo!
almacenes clasificados por áreas de productos terminados y los insumos.c. MANUAL DE /UNCIONES
$oda empresa bien organizada posee un manual de funciones para el
personal que labora en ellaC para tal efecto e*isten dos tipos de manuales!
• M&"&'e$ e"er&'e$#- De aplicación universal o muy general
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• M&"&'e$ de rocedi(ie"%o$#- %plicables a un departamento, una
división o una sección.
EMPLAZAMIENTO DEL MO)ILIARIO DE ALMAC3N
#uando la índole de los artículos obliga a guardarlos bajo techo y con adecuada
clasificación, impone el uso de estantería, bandeja, etc., es importante planear
adecuadamente su distribución para lograr!
• 'conomía de espacio
• "ápida identificación de los artículos
• %cceso fácil entre cada grupo o sección de estantería.
PERSONAL DE ALMAC3N
'l almacn requiere de personal idóneo para los trabajos que en l se realizan y
que es necesario efectuar un análisis de las tareas que. allí se desempe&an para
elegir posteriormente el personal que debe llevarlos a cabo, de manera de formar
equipos homogneos, conocedores de la labor a desempe&ar y de los cuales se
pueden obtener rendimientos satisfactorios.
/ORMULARIOS + REGISTROSLa contabilización de las operaciones del almacn se sujeta a diversos trámites
que hacen necesario la utilización de varias formas que a continuación se
e*plican!
a1 olicitud de compras
b1 +edido
c1 "ecepción
d1 %lmacenamientoe1 Aalorización de las entradas del almacn
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f1 uministros
g1 Aalorización de las salidas del almacn
a1 So'ici%d de Co(r&$#- 'l almacn fórmula la solicitud de #ompras al
Departamento de #ompras, indicando con precisión los materiales que se
necesitan en cantidad, calidad y plazo. 'sa solicitud deberá hacerse con
aprobación del jefe de producción o ventas seg-n sea el caso. La solicitud
deberá hacerse en original y do3 copias! original para el Departamento de
#omprasC duplicado para el Departamento de #ontabilidad y el triplicado
quedará en poder del almacenero.
b1 Pedido#- %l recibir el Departamento de #ompras la solicitud de compras
procederá desde luego a formular el pedido correspondiente, prestando
mayor atención a las solicitudes que vengan con el carácter de urgente.
'l pedido se hará al mejor proveedor para los intereses de la compa&ía,
dicho pedido debe hacerse en original y tres copias! original para el
proveedorC duplicado para el y almacnC triplicado para contabilidad y el
cuadriplicado que queda en el Departamento de #ompras.'n algunos casos las empresas para realizar el pedido al proveedor
formular la orden de compra.
c1 Receci!"#- 'sta función corresponde al almacn quien deberá chequear
los materiales que entrega el proveedor, confrontado la nota de remisión
del proveedor contra la copia del pedido y solicitud así compara, a efecto
de que la remesa se ajusta a lo solicitado.De encontrarse a satisfacción la remesa del proveedor, el almacenero
pondrá un sello en el original de la remisión, en la que consta la cantidad y
calidad correcta, la fecha de recepción y firma.
Devo'ci!" & Proveedore$#- 3orma de operarse seg-n la poca en
que se haga la devolución!
a. Devo'cio"e$ I"(edi&%&$#- %l recibirse los materiales el
almacenero rechaza aquellas que no re-nen las condiciones
requeridas. 'n este caso hará la anotación en el original y copias
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de la remisión del proveedor haciendo que firme el representante
de sta con el "'#6<> L% D'A5L;#65). #on el resto de los
materiales recibidos se seguirán los trámites y registros
establecidos.
b. Devo'cio"e$ Po$%eriore$#- #uando despus de haber dado
como buena la entrada de materiales, por diversas circunstancias y
previa comunicación con el proveedor, se acuerda la devolución
total o parcial de las mismas. 'n estos casos es conveniente
formular una )5$% D' D'A5L;#65) por lo menos en original y
tres copias! original para el proveedorC duplicado para el dpto de
comprasC triplicado para contabilidad y el cuadriplicado quedará enel propio almacn. p q q 'n el departamento de contabilidad, con el
aviso de devolución recibido del almacn, se procederá a
valorizarlo, corrindose el siguiente asiento!
EEEEEEEEEEEEEEEEEE*EEEEEEEEEEEEEEEEEEE
?/ #tas por +agar #omerE$erceros
?/3act. y <oletas por pagar
FG a #ompras
FG 2ercaderías
?G a $ributos y %portes al ist +ens
y alud por +agar
?G 6.8.A
+or la devolución
EEEEEEEEEEEEEEEEEE*EEEEEEEEEEEEEEEEEEE
FG Aariaciones de '*istencias
F 2ercaderías
/G a 2ercaderías
/G 2ercaderías 2anufact.
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+or el destino
EEEEEEEEEEEEEEEEEE*EEEEEEEEEEEEEEEEEEE
#onviene hacer notar que en las notas de devolución formuladas por el
almacn normalmente, no llevan precios ni valores, datos que
corresponde manejar al departamento de contabilidad.
d1 A'(&ce"&(ie"%o#- ;na vez recibidos los materiales a satisfacción, el
almacenero procederá a su guarda de acuerdo al tipo de materiales del
producto recibido.
'l control de e*istencia se puede llevar en el propio almacn por medio de tarjetas
manejadas por unidades y en determinados casos no siempre aconsejables,
podrían manejarse los au*iliares en el propio almacn por unidades y valores. 'l
departamento contable manejará un au*iliar en unidades y valores,
establecindose un sistema de constante confrontación entre el au*iliar que lleva
el ajmacn, el au*iliar que lleva contabilidad y las e*istencias físicas, con el cual
es fácil encontrar y corregir errores oportunamente.
V&'ori4&ci!" de '&$ E"%r&d&$ de' &'(&c"#-
#omprende la valorización de entradas de almacn al Departamento de
#ontabilidad, que es donde se lleva el au*iliar de almacn a base de unidades y
valores.
'l Departamento de #ontabilidad para poder dar ingreso a los materiales en su
mayor au*iliar debe recibir, un "esumen de 'ntradas de %lmacn de 2ateriales,
emitidos por el %lmacenero el cual debe entregarlo diariamente. Dicho resumen
debe constar de un original y una copia! un original para el Departamento de
#ontabilidad ane*ado al mismo tiempo la copia de las guías de remisión de
proveedores correspondientes y el duplicado para el almacn.
'l departamento de contabilidad tomando como base el mencionado resumen
deberá realizar el siguiente asiento!
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EEEEEEEEEEEEEEEEEE*EEEEEEEEEEEEEEEEEEE
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i j\j
FG #ompras
FG 2ercaderias 2anufact.
?G $ributos y %portes al ist. +ens
y salud por pagar
?G 6.8.A
?/ a #tas por +agar #omerc H $erceros
?/ 3act. 9 <olet por +agar.
+or la compra
EEEEEEEEEEEEEEEEEE*EEEEEEEEEEEEEEEEEEE
/G 2ercaderías
/G 2ercad. 2anufact.
F a Aariac. De '*istencias
F 2ercaderias
+or el ingreso al almacn.
EEEEEEEEEEEEEEEEEE*EEEEEEEEEEEEEEEEEEE
S(i"i$%ro#- 'ste se efectuara contra requisición de materiales y guías de
remisiónC esto quiere decir que no deberá haber salidas de almacn, que no est
debidamente amparados. 'l vale o requisición de materiales lo emitirá el
departamento que solicita materiales al almacn. La guía de remisión la emitirá el
Departamento de %lmacn dirigida al cliente que haya efectuado del pedido
correspondiente.
La requisición se formulará en triplicado! el original para contabilidadC el duplicado
para el almacnC y el triplicado para el departamento que hizo la requisición.
'l Departamento de #ontabilidad, una vez recibida la copia de la requisición
efectuará el siguiente asiento!
EEEEEEEEEEEEEEEEEE*EEEEEEEEEEEEEEEEEEE
F Aariac. de '*istenciasF/ 2aterias +rimas
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i j\j
/? a 2aterias +rimas
/? 2aterias +rimas para +roduct.
+or la requisición de materiales
EEEEEEEEEEEEEEEEEE*EEEEEEEEEEEEEEEEEEE
I #osto por Distribuir
I 2ateria +rima
JI a #arg.6mp.#tas #ostos y 8astos
JI #arg. 6mp. #tas costos y gast.
+or el destino
EEEEEEEEEEEEEEEEEE*EEEEEEEEEEEEEEEEEEE
La guía de remisión se formulará en cuadriplicado! el original para el clienteC el
duplicado para contabilidadC el triplicado para ventas y el cuadriplicado para el
propio almacn.
'l Departamento de #ontabilidad, una vez recibido la copia de la guía de remisión
A la copia de la factura de venta, procederá a efectuar el siguiente asiento!
EEEEEEEEEEEEEEEEEE*EEEEEEEEEEEEEEEEEEE
/ #tas. +or #obrar #omerc. $erceros
/ 3act. 9 <oleta por #obrar
?G a $ributos y %portes al ist. 3ens9 alud por +agar
?G 6.8.A.
JG a Aentas
JG 2ercaderías
+or las ventas
EEEEEEEEEEEEEEEEEE*EEEEEEEEEEEEEEEEEEE
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i j\j
FG #osto de Aentas
FI 2ercaderías
/G a 2ercaderías
/G a 2ercaderías
/G 2ercaderías 2anufact.
+or el costo
EEEEEEEEEEEEEEEEEE*EEEEEEEEEEEEEEEEEEE
Devolución de 2ateriales del %lmacn.E 8uando los departamentos productivos o
de servicios hagan devoluciones de materiales por sobrantes o cualquier otro
motivo pero siempre y cuando el material devuelto conservar las mismas
condiciones en que fue suministrado y, esta devolución sea hecha en fecha
posterior a la fecha de requisición, es necesario que se formule una )5$% D'
D'A5L;#6=) numerada, por lo menos en triplicado! el original para
contabilidadC el duplicado para el almacn y el triplicado para el departamento quehizo la devolución.
'l Departamento de #ontabilidad, una vez recibido la copia de este documento
procederá a valorizarlo y a efectuar el siguiente asiento!
EEEEEEEEEEEEEEEEEE*EEEEEEEEEEEEEEEEEEE
/? 2aterias +rimas
/? 2at.+rimas para +rod. 2anufact.
/K 2at. %u*.uminist y "epuestos
/K 2at. %u*iliares
F/ a Aariaciones de '*istencias
F/ 2at. +rimas
F0 2at. %u*. uminist y repuestos
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i j\j
+or el ingreso al almacn seg-n nota de devolución.
EEEEEEEEEEEEEEEEEE*EEEEEEEEEEEEEEEEEEE
JI #argas 6mp.#tas #ostos y 8astos
JI #argas 6mp ctas costos y gast.
I/ a #osto de +roducción
I? a 8astos de %dministr.
+ara revertir los costos y gastos por la devolución realizada.
EEEEEEEEEEEEEEEEEE*EEEEEEEEEEEEEEEEEEE
V&'ori4&ci!" de '&$ S&'id&$ de' A'(&c"#- 'l original del vale o de la requisición
y la copia de la guía de remisión llega a contabilidad sin los datos relativos a
precios y valores siendo en este departamento donde se hace la valorización de
acuerdo con el procedimiento establecido por la empresa que como principios de
contabilidad ser constante y uniforme.
Las variaciones en los precios de los materiales o mercancías plantearon esta
pregunta! % qu precio debe calcularse la salida de los materiales del almacn,
para ser cargados a la producción un procesoM ó % qu precio debe calcularse la
salida de las mercancías del almacn para su ventaM +uede contestarse
se&alando los siguientes procedimientos!
/!r('&$ de' Co$%o
. E +rimeras entradas, primeras salidas 4+'+1
/. E #osto +romedio 4##+1
0. E 6dentificación 'specífica
. Pri(er&$ E"%r&d&$6 Pri(er&$ S&'id&$#- 'l primer mtodo está basado en la
consideración de que, al despachar el material o mercancías se hace
tomando el lote de e*istencias más antiguo y hasta que se elimina ste se
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i j\j
utiliza el siguiente lote comprado.
'n esta forma se tiene que dar salida a cada lote por el importe en que fue
adquiriendo y en caso de que se presente una requisición de materiales oguía de remisión por una cantidad que cubra las e*istencias de diversos lotes,
este deberá valuarse a los diversos precios en que fueron adquiridos, lo cual
hace el cálculo laborioso.
/. Pro(edio Di&rio o Po"der&do#- 'l tercer mtodo se basa en la
consideración de que el nuevo lote de mercaderías adquiridas se encuentran
en iguales condiciones que los anteriores, para lo cual hay que igualar sus
costos buscando el promedio entre las asistencias anteriores y los nuevos. 'n
esta forma, toda e*istencia de material o mercancías está amparado por un
costo promediado. % las salidas se les anotará el precio promedio que les
corresponde en función del tiempo en que se e*pida el vale respectivo,
quedando una e*istencia con aquel precio que a su vez se promedia con 6as
nuevas compras.
0. Ide"%i7ic&ci!" E$eci7ic&#- 'ste mtodo es de aplicación anual y permite
identificara que compras pertenecen las e*istencias del inventario final,
tomando el costo de cada una de ellas para efectuar la respectiva valuación
de dichas e*istencias al final del ejercicio o periodo.
SISTEMAS DE MEDICIÓN DE COSTOS
'ste sistema para la determinación del costo de los inventarios, podrán ser
utilizados por conveniencia siempre que el resultado de aplicarlo se apro*ime al
costo, tales como inventario al detalle o por menor.
- I"ve"%&rio &' De%&''e o or Me"or#-
e utiliza a menudo, en el sector comerciabaN por menor, para medición de
inventarios, cuando hay un gran n-mero de artículos que rotan velozmente, que
tienen márgenes similares y para los cuales resulta impracticable usar otros
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i j\j
mtodos de cálculo de costos.
'ste mtodo se utiliza mayormente para empresas que poseen departamentos o
son detallistas.
% efectos de determinar la valuación del inventario se establece una razón del
costo al precio de venta.
Co"ce%o de I"ve"%&rio#-
'l inventario es un documento interno de la empresa y la manifestación e*terior
del mismo es el balance. 'n consecuencia, el inventario es análisis y el balance la
síntesis. Desde el punto de vista del almacn, que es la base de nuestro estudio,
la palabra inventario tiene un sentido más limitado al referirse solo a las cosas u
objetos que posee la empresa, con ánimo de vender o utilizar en la producción.
'n consecuencia llamamos inventario a las mercaderías en e*istencias,
representativas del importe que se mostrará en el balance general y en los libros
de contabilidadC si se trata de una empresa industrial, el inventario debe incluir las
materias primas, los productos en proceso, los productos elaborados y en
disposición a ser vendidos y los materiales y suministros que directa o
indirectamente ayudan a la fabricación de los artículos principales que elabora la
fábrica.
eg-n el plan contable general, inventario es la relación detallada de los
componentes del activo, pasivo y patrimonio de una empresa a una fecha
determinada.
C'&$e$ de I"ve"%&rio*
e puede considerar!
- 6nventario periódico
- 6nventario estimado
- 6nventario permanente o perpetuo
I"ve"%&rio Peri!dico#-
'n los inventarios periódicos, se determina las e*istencias por medio de un
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i j\j
conteo completo 4e*istencia física1 en una fecha determinada.
La frecuencia o intervalos de los inventarios periódicos durante el a&o, dependerá
de la naturaleza de los materiales que se almacenan, teniendo en cuenta que labuena administración nos se&ala hacer dos inventarios completos 4recuento
físico1 como mínimo en el ejercicio económico, determinándose el valor de las
e*istencias a las fechas correspondientes. 'l #osto de la 2ercaderías Aendidas
se obtendría de la siguiente ecuación!
#osto de Aenta O 6nventario 6nicial P#ompras E6nventario 3inal
$ributariamente solo pueden aplicar este mtodo los contribuyentes generadoresde renta de 0ra categoría, cuyos ingresos brutos anuales en el ejercicio
precedente hayan sido inferiores a quinientos 4KGG1 ;6$ del ejercicio en curso.
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I"ve"%&rio E$%i(&do#-
'n ocasiones se desea hacer la estimación de alg-n inventario, quizás se desea
preparar los 'stados 3inancieros sin tener que practicar un inventario físico, obien, estimar el costo de un inventario que ha sido destruido por el fuego o por la
ocurrencia de un caso fortuitoC para tales fines, con frecuencia se emplea el
mtodo de la utilidad bruta.
De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco tipos
de inventarios.
I"ve"%&rio de Merc&"c8&$*
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien
sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin
ser modificados. 'n esta #uenta se mostrarán todas las mercancías
disponibles para la Aenta. Las que tengan otras características y estn
sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas,
tales como las mercancías en camino 4las que han sido compradas y no
recibidas a-n1, las mercancías dadas en consignación o las mercancíaspignoradas 4aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido
dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u
otros bienes1.
I"ve"%&rio de Prodc%o$ Ter(i"&do$*
on todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales son transformados para ser vendidos comoproductos elaborados.
I"ve"%&rio de Prodc%o$ e" Proce$o de /&ric&ci!"*
Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas
manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso
de manufactura. u cuantificación se hace por la cantidad de materiales,
mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
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I"ve"%&rio de M&%eri&$ Pri(&$*
Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos,
pero que todavía no han recibido procesamiento.
I"ve"%&rio de S(i"i$%ro$ de /9ric&*
on los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no
pueden ser cuantificados de una manera e*acta 4+intura, lija, clavos,
lubricantes, etc.1.
PROCESO DE ALMACENAMIENTO#-
'l almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento, las actividades
concernientes a este proceso están referidas a la ubicación temporal de bienes en
un espacio físico determinado con fines de custodia como vía para trasladarlos
físicamente 4temporal o definitivo1 a quienes los necesitan. #onsta de las fases
siguientes! recepción, verificación y control de calidad, internamiento, registro y
control y custodia.
INVENTARIO /ISICO DE ALMACEN
's una forma de verificación física que consiste en constatar la e*istencia o
presencia real o de los bienes almacenados, aprecias su estado de conservación
o deterior y condiciones de seguridad.
1. Tio$ de i"ve"%&rio
&# I"ve"%&rio (&$ivo# 6ncluye a todos los bienes almacenados.3orma parte del inventario físico general que comprende la
verificación física de bienes en su y de almacn. e efect-a
cerrando las operaciones del almaceno r uno o varios 6as como
mínimo una vez por a&o, requiere de un apropiado programa y
sirve de sustento de los estados financieros de la entidad.# I"ve"%&rio $e'ec%ivo! comprende a un grupo de bienes
previamente seleccionados. e realiza periódicamente o cada
vez que sea necesario comprobar que los registros de stocB se
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mantienen al día completos y e*actosC y verificar que las
e*istencias físicas concuerden con los registros de las $arjetas
de #ontrol Aisible de %lmacn y las $arjetas de '*istencias
Aaloradas correspondientes. e realiza sin paralizar las
actividades de almacn, solo se efect-a el bloqueo temporal de
la documentación y el despacho del grupo de bienes objeto de
inventario por el plazo que se estime dure el mismo.c# /or(&$ de e7ec%&r e' i"ve"%&rio*
i# A' )&rrer* 'l equipo de verificadores procede a efectuar el
inventario empezando por un punto determinado del
almacn. #ontinuando el control de todos los bienes
almacenados, sin e*cepción alguna. 'sta modalidad se
utilizara para efectuar el inventario masivo de almacn.ii# Por Se'ecci!"* consiste en constatar la veracidad de las
e*istencias del grupo de bienes sobre los cuales se tiene
inters sin importar su ubicación. 'sta forma se utiliza
para realizar inventarios de tipo selectivo.
SO)RANTES DE INVENTARIO i en el proceso de verificación se establece
bienes sobrantes se procederá en la forma siguiente!
• Documentos• 3uentes no registradas en la $arjeta de '*istencias Aaloradas de %lmacn.• <ienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo
+edido #omprobante de alida.• 'ntrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.
/ALTANTES DE ALMACEN*
• /&'%&"%e or Roo o S$%r&cci!" 5rganizara un e*pediente de las
investigaciones realizadas acompa&adas de la denuncia policial
correspondiente.
• /&'%&"%e or (er(& $ratándose de bienes sólidos o líquidos que por su
naturaleza se volatilizan, será aceptada siempre y cuando ste dentro de la
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tolerancia establecida en la )orma tcnica respectiva. #uando la merma
ocurra por la acción de animales depredadores, la #omisión de Aerificación
evaluará e informara sobre si la merma se debe estrictamente a ese caso.
• /&'%&"%e or "e'ie"ci&. 'l jefe de almacn y el servidor o los servidores
a cargo de la custodia son responsables tanto pecuniaria como
administrativamente de la prdida.
)A:A DE )IENES* e dará de baja a los bienes que como resultado del
6nventario 3ísico 8eneral estn considerados para tal proceso. on objeto debaja!
a. Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado
de inutilidad.b. La merma producida en las e*istencias por efecto de volatilización o por
acción de animales depredadores.c. Los bienes perdidos por robo o sustracción.d. <ienes que por vencimiento su estado de descomposición no son
recomendables para consumo.
REPOSICION DE STOC;* #omprende un conjunto de acciones de naturaleza
tcnico E administrativa, inherentes a la función de almacn que tiene por finalidad
el mantener la continuidad del abastecimiento, reemplazando las e*istencias
distribuidas, a fin de que se encuentren disponibles en cualquier momento y
asegurarse así que lleguen a los usuarios.
CLASES DE STOC;S*
S%oc< Nor(&'#- 'stá constituido por artículos nuevos de cierto uso constante,
cuyo aprovisionamiento se efect-a en forma cíclica.
S%oc< de Serid&d#- #omprende aquellos artículos de consumo esporádico o
raro, pero por su trascendencia es preciso tenerlos para cubrir posibles
eventualidades.
S%oc< Sor&"%e#- #onsiste en artículos nuevos que han caído en desuso, peroque pueden utilizarse para un fin distinto al original. on materiales a e*tinguirse,
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pero no es conveniente en algunos casos deshacerse de ellos, dado que pueden
tener alg-n uso.
S%oc< de Recer&ci!"#- #ompuesto por material usado y todavía utilizable, por lo que no es conveniente su eliminación inmediata
REGISTRO + CONTROL DE E,ISTENCIAS
#onsiste en un sistema de registros y reportes en los que se consignan datos
sobre ingresos y salidas de bienes del local de almacn y cantidades disponibles
para distribuir.
eg-n las posibilidades de cada entidad, los registros y reportes se elaboran en
forma manual o mediante procesos automáticos de datos en el primer caso se
empleara tarjetas y formularios, y en el segundo se utilizara el dise&o de los
mismos.
'l registro y control de e*istencia se realiza en los documentos siguientes!
• $arjeta de #ontrol visible de almacn• $arjeta de e*istencias valoradas de almacn• "esumen del movimiento de almacn
Los documentos fuentes para efectuar los registros son!
• 5rden de compraE8uía de internamiento.• )ota de 'ntrada a %lmacn.• +edido comprobante de salida.
TAR:ETA DE CONTROL VISI)LE DE ALMACEN
&. /i"&'id&d! controlar en unidades físicas, el movimiento y saldo de cada
bien almacenado. 's de uso e*clusivo del almacenero y permanece junto
al grupo de bienes en ella registrado.. De$crici!"! el formulario a emplear, consta de la especificaciones
siguientes!1. E"c&e4&(ie"%o*
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i. )ombre del formulario! #ontrol Aisible de almacn.ii. )-mero de tarjeta! se enumera correlativamente las tarjetas
empleadas en el registro de un mismo tipo de bien.iii. %rtículo! denominación y características del bien almacenado
4una tarjeta por cada tipo de bien1iv. #ódigo! seg-n #atalogo )acional de bienes.v. ;nidad de medida! trmino usado para contar, medir o pesar
los bienes almacenados.2. Cero*
i. Co'("& 1- 7ec=&* la correspondiente al díaC mes y a&o del
movimiento.ii. Co'("& 2 > co(ro&"%e! Denominación y n-mero del
documento fuente que da origen al movimiento.iii. Co'("& ? > Movi(ie"%o$! 4unidades físicas1, dividida en
tres 401 subcolumnas.. E"%r&d&! cantidad de bienes ingresados./. S&'id&! cantidad de bienes egresados0. S&'do! diferencia de las subcolumas.
TAR:ETAS DE E,ISTENCIAS VALORADAS DE ALMAC3N
&. /i"&'id&d! suministrar información sobre el movimiento de entradas y
salidas de bienes en almacn, así como determinar e*istencias en
cantidades totales y unitarias debidamente valorizadas. 'l registro en este
documento debe ser permanente y estará a cargo del órgano de
abastecimiento en un área distinta a la de almacn.. De$crici!"*
1# E"c&e4&(ie"%o*i# No(re de' 7or('&%orio* e*istencias valoradas de almacn.ii# T&r@e%& N* se enumera correlativamente las tarjetas
empleadas#2# Cero*
i# Co'("& 1*3echa! la que corresponde al día, mes y a&o del movimiento
de cada uno de los bienes.ii# Co'("& 2*
Co(ro&"%e! dividida en dos subcolumnas• #lase de documentos que ampre el movimiento de
bienes en almacn.
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• )Q! el correspondiente al documento de entrada o
salida.iii# Co'("& ?
C&"%id&de$* Dividida en tres 401 sub columnas.• E"%r&d&* cantidad de bienes ingresados.• S&'id&* cantidad de bienes egresados.• S&'do* diferencia de las subcolumnas, entrada y
salidas.iv# Co'("& B* +recio unitario! Aalor de cada artículo 6ngresado
o egresado.v# Co'("& 5* costo +romedio! 'sta columna se utilizara al
aplicarse el 2todo de Aaluación 4#osto +romedio1.
vi# Co'("& * I(or%e$*Dividida en tres subcolumnas• E"%r&d&* valor en moneda nacional de los bienes
ingresados.• S&'id&* valor en moneda nacional de los bienes
egresados.• S&'do* diferencia de las subcolumnas, entrada y
salidas.
RESUMEN INTERNO DEL MOVIMIENTO DE ALMACEN
&. /i"&'id&d! "esumir el resultado de las operaciones de entradas y salidas
de bienes del almacn. 'ste documento será elaborado mensualmente y
servirá para conciliar los saldos con los que contenga las notas de
contabilidad tanto de entradas y bienes como de las salidas de bienes
elaborado por la 5ficina de #ontabilidad.. De$crici!"* +arte del 2ovimiento de %lmacn, que consta de las
especificaciones siguientes!&# E"c&e4&(ie"%o*
i# No(re de' or&"i$(o* 'l que corresponda a la entidad la
que pertenece la dependencia que está llenando el formato.ii# No(re de' 7or('&rio* "esumen del 2ovimiento de
%lmacn.iii# N(ero* 'l asignado al formulario en forma correlativa.iv# D8&6 Me$ &o* 3echa que corresponde al periodo a que se
refieren las operaciones.
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# Cero*i# Co'("& 1*
8rupos 8enricos del #atalogo )acional de <ienes, dividida
en dos 4/1 subcolumnas!C!dio* 'l que corresponde seg-n #atalogo )acional de
<ienesDe"o(i"&ci!"* La que corresponde al código asignado.
ii# Co'("& 2* aldo anterior. #onsiderar los datos de la
columna.aldos del Día indicados en el parte anterior.
iii. Co'("& ?* 2ovimientos. "egistra las entradas y salidas por
cada 8rupo 8enrico de <ienes, dividida en dos sub
columnas.• E"%r&d&* 6ndica el importe en moneda nacional de los
ingresos de bienes en el grupo respectivo.• S&'id&* 6ndica el importe en moneda nacional de las
salidas de bienes en el grupo respectivo.iv# Co'("& B* aldo del Día. "esulta de agregar a la columna /
las entradas y deducir las salidas."ecuadro inferior izquierdo. Documentos sustentatorios! e
consigna la numeración de los documentos fuentes
considerados en la información, dividida en dos 4/1 secciones!ección .E De entrada! se anotan los n-meros de las
=rdenes de #ompra y:o )ota de 'ntradas e*pedidas así
como los documentos anulados.ección /.E De alida. e anotan los n-meros de los +edidos
comprobantes de alida e*pedidos así como los anulados.v. NF(ero de coi&$ $ di$%rici!"*
5riginal! %rchivo de almacn#opia! +ara remitir a contabilidad junto con los documentos
sustentatorios.
NOTA DE ENTRADA A ALMACEN
&. /i"&'id&d! irve de documento fuente y se utiliza para informar sobre
ingresos de bienes al almacen, por conceptos distintos al de adquisición
con 5rden de #ompra.
. De$crici!"* 'l formulario a emplear es el %. %lmEG, que consta de lasespecificaciones siguientes!
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&# E"c&e4&(ie"%o*1# No(re de' or&"i$(o* 'l que corresponda a la
entidad a la que pertenece el documento que se está
elaborando.2# No(re de' 7or('&rio* )ota de 'ntrada a %lmacn.?# Co" de$%i"o &* +ara el caso que el bien tenga un bien
especifico.B# Re7ere"ci&* Describir la clase de documento y su
numeración, que ha dado origen al ingreso de los bienes.# Rec&dro Derec=o*
1# N(ero* E' &$i"&do &' doc(e"%o e" 7or(&
corre'&%iv&#
2# D8&6 Me$ &o* 6ndicar la fecha de formulación deldocumento..
c. Cero* Dividido en dos 4/1 partes! superior e inferior!P&r%e $erior*
1# Co'("& 1* %rtículos. Dividida en cuatro 4?1 subcolumas!C!dio* 'l que corresponde seg-n #atalogo )acional.C&"%id&d* )umero de bienes recibidos.De$crici!"* )ombre y características de cada tipo de bien
recibido.
U"id&d de (edid&* $ermino usado para contar, medir opesar los bienes recibidos.
2# Co'("& 2* Aalores. Dividida en dos 4/1 subcolumnas!U"i%&rio! Aalor estimado o consignado en la documentación
de la referencia.To%&'! +roducto de multiplicar la subcolumna, cantidad por la
subcolumna, valor unitario.
P&r%e i"7erior*
#uentas del mayor, anotar en cada recuadro del código de la cuentaprincipal, divisionaria o sub divisionaria, así como los respectivos
importes en moneda nacional.d. NF(ero de coi&$ $ di$%rici!"*
. #opia! %rchivo de almacn/. #opia! "egistro y control de e*istencias0. #opia! "egistro y control del patrimonio mobiliario 4solo
en el caso de ingreso de bienes patrimoniales1
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PEDIDO COMPRO)ANTE DE SALIDA*
&. /i"&'id&d! ervir de documento fuente, en el se efect-a el pedido, se
autoriza y registra la salida de bienes de almacn.. De$crici!"* 'l formulario consta de las especificaciones siguientes!&# E"c&e4&(ie"%o*
1# No(re de' or&"i$(o* )ombre del 3ormulario!
+edido #omprobante de salida.# Cero*
P&r%e $erior i4ierd&.*. Dee"de"ci& $o'ici%&"%e* 6ndicar el nombre de la
entidad orgánica que efect-a el pedido. olicito entregar a!
)ombre del funcionario o servidor que recibirá los bienes
solicitaos. 'n ning-n caso suscribirá el Rrecibo conformeS
otra persona distinta a la se&alada en el presente rubro.2# Co" De$%i"o &* #onsignar el lugar u oficina donde van
a ser utilizados los bienes.P&r%e $erior derec=&.*
. L&r 7ec=&* Localidad de la dependencia y fecha de
formulación del documento. )umero! 's el numero
correlativo correspondiente a cada +edido #omprobante de
alida. #ódigo de la Dependencia! %signado a cada unidad
orgánica por la 5ficina de "acionalización de cada entidad.
P&r%e i4ierd& de' cero*1# Co'("& 1* renglones. %parecen impresos los n-meros de
cada uno de los renglones en forma sucesiva.2# Co'("& 2* artículos solicitados. 6ndicar la cantidad y
características de los bienes solicitados. e divide en tres
401 subteristicas de los bienes solicitados. e divide en tres401 subteristicas de los bienes solicitados. e divide en tres
401 subcolumnas.&# C&"%id&d* numero de bienes solicitados# U"id&d de (edid&* trmino usado para contar,
medir o pesar los bienes.c# De$crici!"* nombre o denominación de los bienes
solicitados.P&r%e derec=& de' cero*
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1# Co'("& ?* orden e despacho. +ara indicar la cantidad
que el director o jefe de abastecimiento autoriza entregar.
e divide en tres 401 subcolumnas!
&# C!dio* el que corresponde seg-n catalogonacional
# C&"%id&d* )umero de bienes que se autoriza
despachar.c# V&'ore$* unitario y total por cada tipo de bien. Los
valores unitarios se e*traen de las respectivas
tarjetas de e*istencias valoradas de almacn.2# Co'("& B* código patrimonial. ;tilizar solo en el caso de
entregas de bienes que constituyen el patrimonio de laentidad. %notar el numero o código patrimonial asignado al
bien conforme a la "esolución Tefatural )Q /FEUIE
6)%+:D)%.&# Ce"%&$ de (&or* anotar en cada recuadro el
código de la cuenta principal, divisionaria o
subdivisionaria, así como los importes en moneda
nacional.
# Rec&dro* formulario utilizado hasta el renglón)V inclusive. +ara indicar en letras, el numero del
-ltimo renglón utilizado en el formulario.c# /ec=& de receci!"* fecha en la que se efect-a la
entrega. % renglón seguido deben firmar las
siguientes personas.i. So'ici%&"%e* jefe de la dependencia que
solicita.
ii# Direc%or o @e7e de &&$%eci(ie"%o#iii# :e7e de &'(&c"iv. Reci8 co"7or(e* persona que recepciona
los bienes solicitados 4debidamente
autorizado por el jefe de la dependencia
solicitante1.c# NF(ero de coi&$ $ di$%rici!"*
Orii"&'* para remitir a contabilidad. #opia! %rchivo de almacn/. #opia! "egistro y control de e*istencias
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0. #opia! "egistro y control del patrimonio mobiliario 4solo
en el caso de ingreso de bienes patrimoniales1.?. #opia! Dependencia solicitante.
;ARDE,Warde* propone una amplia gama de soluciones de &'(&ce"&(ie"%o6
c'&$i7ic&ci!" e$%& & di$o$ici!" &%o(&%i4&d&$ , concebidas para mejorar
la productividad y optimizar el espacio del suelo, permitiendo así a las empresas
ser más competitivo en su funcionamiento al diario. +or qu deberían elegir a
Warde*MW%"D'X. 's una herramienta de control, se anotan los mismos datos de la tarjeta
de control visible, además se incluye el valor del costo para determinar el valor individual del bien o servicio.E,ISTENCIAS VALORADAS DE ALMAC3N ;ARDE,.36)%L6D%D$iene por finalidad establecer el registro permanente de los inventarios,
suministrar información del movimiento de entrada y salida de los artículos en
almacn así como determinar las e*istencias en cantidades totales unitarias
debidamente valorizadas'l mtodo de Warde* es el sistema de inventarios permanente o perpetuo, aunque
tambin e*iste el sistema de inventarios periódico. 'l permanente permite un
control constante del inventario, llevando el registro de cada unidad que se
ingresa y sale, pudiendo conocer el saldo e*acto y el valor de venta. %demás,
permite la determinación del costo en el momento e*acto de la venta, debido a
que en cada salida de un producto, se registra su cantidad y costo.
GESTIÓN DE ALMACENES
&. A'(&c"
'l almacn es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de
una entidad con objetivos y metas bien definidas de internamiento, resguardo,
custodia, control y distribución o abastecimiento de materiales y productos
asignados a los usuarios que desarrollan actividades, proyectos y obras
p-blicas.
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. /"cio"e$ de' &'(&c"
La manera de organizar u administrar el almacn depende de varios factores
tales como el tama&o y el plano de organización, el grado de descentralizacióndeseada, la variedad y magnitud de los bienes e inE sumos a distribuir, la
fle*ibilidad relativa de los equipos y facilidades de manipulación y distribución
de los bienes. in embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las
siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes!
• "ecepción de materiales, bienes y suministros de funcionamiento
• "egistro de entradas y salidas del almacn.
• %lmacenamiento de materiales.
• 2antenimiento de materiales y de almacn.
• Despacho de materiales.
•
#oordinación del almacn con el control de inventarios y contabilidad.
c. Pri"ciio$ 9$ico$ de' &'(&c"#
'l almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar,
proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la entidad, antes de
ser requeridos para la administración, la producción de servicios p-blicos.
$odo almacn puede considerarse necesario para una entidad seg-n el apoyo
que preste a las funciones y actividades de la entidad.
's importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento
rápido de entrad y salida, o sea de una rápida rotación.
$odo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva
los costos de administración final, sin agregarle valor, razón por la cual se debe
conservar el mínimo de e*istencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al
menor costo posible de operación.
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Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacn!
• La custodia fiel y eficiente de los bienes, materiales o productos debe
encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cadaalmacn.
• 'l personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especiaE
lizadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda
en el control de inventarios.
• Debe e*istir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida
de materiales 4ambas con su debido control, incluido las ventanillas deatención a los usuarios1.
• e debe llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
• 's necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacn 4entradas y salidas1 y a programación de y
control de producción sobre las e*istencias.
• e debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el
nombre com-n y conocido de compras, control de inventario y producción.
• La identificación debe estar codificada.
• #ada material o producto se tiene que ubicar seg-n su clasificación e
identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
ubicación. 'sta misma localización debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
• Los inventarios físicos deben hacerse -nicamente por personal ajeno al
almacn.
• $oda operación de entrada o salida del almacn requiriere documentación
autorizada seg-n sistemas e*istentes.
• La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est
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asignada a l, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o
departamento de control de inventarios.
• La disposición del almacn deberá ser lo más fle*ible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
• Los materiales almacenados deberán ser fáciles de ubicar.
• La disposición del almacn deberá facilitar el control de los materiales.
• 'l área ocupada por los pasillos respecto de la del total del
almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan peque&a como lopermitan las condiciones de operación.
d. Tio$ de &'(&c"
Los almacenes se pueden diferenciar seg-n!
i# L& or&"i4&ci!"*
Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. e da elprimer caso cuando el establecimiento 4organización de gran tama&o1 re-ne
en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el
segundo caso cuando hay sectores del almacn situados en otros lugares.
'n cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar
constituidos por locales -nicos o por una serie de locales separados o
secciones comunicadas. La disponibilidad de un local -nico obliga a tener
reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace más difícil,
especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o
estanterías que dificultan la visibilidad.
ii# Movi(ie"%o de (&%eri&'
Desde el punto de vista del movimiento de los materiales, podemos distinguir
almacenes con transporte mecanizado 4fijo, semifijo, móviles1 más o menos
elevado y almacenes sin mecanización.
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iii# E' %ec=o
• %quellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de
protección y para los cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a lasinclemencias del tiempo.
• Los que pueden estar a la intemperie con la condición de que la estancia
sea durante corto tiempo, y bajo particulares sistemas de protección.
• Los que tienen que ser puestos a cubierto 4y aquí se distinguen a-n en
condiciones de conservación.1
iv# SeF" '&$ oer&cio"e$
+ara el ejercicio racional del almacenaje, e*isten, en general, locales para
las siguientes e*igencias!
• "ecepción de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos
en locales de llegada y estancia eventual 4a veces incluso bajo la
responsabilidad del suministrador1, en espera de ser registrados
contablemente e ingresados en el propio local de recepción donde tienen
lugar las operaciones de desembalaje y control 4numrico y de control1.
• 'spera de los bienes y control de calidad, antes de la conformidad de la
verificación.
• Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar
locales separados a tal e*igencia.
• %lmacenamiento propiamente dicho.
v# Tio de (&%eri&'
Los bienes o suministros que se resguarda, custodia, controla o se abastece
en un almacn puede contener lo siguiente!
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• <ienes fungibles o de consumo y partes componentes!
$ienen como función principal el abastecimiento oportuno de suministros
de funcionamiento y otros bienes para atender el normal funcionamiento
operativo de la entidad.
• %limentos y:o víveres destinados a los programas sociales!
%lmacn de productos en proceso!
%lmacn de materiales de construcción, destinados a las obras en
ejecución y:o proyectos de gran envergadura.
%lmacn de materias primas y suministros diversos destinados a la
producción
%lmacn de productos terminados!
(erramientas y equipo de trabajo!
;n almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un enE
cargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y
-tiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de
producción o de mantenimiento.
CARACTERHSTICAS DE LA ZONA DE ALMACENAMIENTO
'l análisis que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir
una zona adecuada, tiene que realizarse en función de tres factores!
• ;suarios a los que se va servir.
• 'l espacio de que se dispone.
• Los artículos o bienes que se van a guardar.
• 'l flujo de movimiento, grado y magnitud de los bienes.
PROCEDIMIENTOS DE ALMACENES
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• 'l titular del almacn es el responsable del orden, registro, control,
internamiento y suministro de los bienes muebles y de consumo que se
encuentran bajo su custodia.
• erá responsabilidad del titular del área del almacn tener al día los
registros de control de los artículos en su custodia.
• erá responsabilidad del titular del almacn coordinar con su personal para
que los almacenes estn en buenas condiciones de higiene y seguridad.
• erá responsabilidad del titular del almacn notificar al área solicitante la
incorporación de los bienes cuando se hubiese requerido con anterioridad y
que no se hubiese surtido en el momento solicitado.
• erá responsabilidad del titular del almacn entregar la información
inherente a los movimientos de entradas y salidas a las áreas de
contabilidad, control patrimonial, etc., así como cualquier aclaración de los
movimientos, sobre todo de los bienes muebles.
• 'l almacn general será la -nica área facultada para recibir bienes
muebles y bienes de consumo 4unidad de almacn1.
• %l recibir los bienes, el personal encargado de la recepción certificará que
cumplan con las características de calidad y contenido estipuladas en el
contrato y 5rden de #ompra, 8uía de 6nternamiento, que ordene su
incorporación al almacnC asimismo, solicitará al área usuaria o tcnica,
emita el visto bueno de los mismos, de considerarse necesario.
• +revio a la adquisición de bienes, se consultará en el sistema softYare de
entradas y salidas verificando los saldos de los bienes requeridos a efectos
de evitar compras innecesarias.
• Deberán llevar a cabo inventarios físicos por lo menos una vez al a&o, así
como por muestreo físico cada tres meses.
• Los movimientos de salidas de bienes de consumo deberán de ser con una
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orden de salida +'#5%.
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO /HSICO
• "ealizar, una vez al a&o, el inventario físico.
• Distribuir el instructivo para llevar a cabo la toma física del inventario,
indicando las actividades a realizar, los días, horas y personal que formará
parte en la toma física del inventario.
• 6mprimir los listados y las $arjetas de #ontrol de 6nventarios de los bienes
de los diversos almacenes 4marbetes1, los cuales son entregados al área
solicitante para ser colocados en el momento del inventario.
• %comodar los bienes y colocar los marbetes a cada uno de ellos y proceder
al conteo físico, con la participación del personal de almacn, contabilidad,
y como veedor un representante del 5#6 o control interno.
• #apturar en el módulo de inventarios las cantidades obtenidas del conteo
físico y conseguir cifras de e*istencias físicas y comparar contra
e*istencias reportadas en el sistema software o con los listados
proporcionados.
• 6nformar al área de contabilidad de la culminación del inventario para
realizar el cierre anual y los ajustes correspondientes.
PROCEDIMIENTO PARA GENERAR CODI/ICACIONES + NMEROS CLAVES
DE )IENES
Aerificar en el sistema softYare si el bien que va a solicitar está registrado. +ara
elaborar la requisición de compra, si está registrado, procede a elaborarla, si no
pasa al siguiente punto.
olicitar al almacn por escrito sea dado de alta el bien y:o modificación cuando el
bien sea de las mismas características del que ya e*iste, pero es necesario
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realizar alg-n cambio en el sistema softYare indicando la descripción del
producto, unidad de medida, presentación y:o especificaciones necesarias.
#odificar al bien con el código correspondiente, para darle de alta en l almacn
correspondiente.
ACTIVIDADES CLAVES DE ALMACENES
Las actividades claves son las siguientes!
• ervicio a los usuarios.
• 8estionar el internamiento de los bienes adquiridos y su distribuciónadecuada
• ;bicación y transporte adecuado.
• 8estión de inventarios.
• +rocesamiento de pedidos y atención oportuna de los usuarios.
'n conjunto estas actividades lograrán la satisfacción del usuario y la
organización, la reducción de los costos, que es uno de los factores por los cuales
las entidades están obligadas a enfocarse a la logística.
REGISTRO + CONTROL DE E,ISTENCIAS
• T&r@e%& de Co"%ro' Vi$i'e de A'(&c"#- #ontrolar en unidades físicas el
movimiento y saldo de cada bien almacenado.
• T&r@e%& de EJi$%e"ci&$ V&'or&d&$ de A'(&c"#- uministrar información
sobre el movimiento de entradas y salidas de bienes así como determinar
sus e*istencias en cantidades totales y unitarias debidamente valorizadas.
• Re$(e" de Movi(ie"%o$ de A'(&c"#- "esumir el resultado de las
operaciones de entradas y salidas de bienes del almacn. 'ste documento
será elaborado mensualmente o con la periodicidad que establezca la
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entidad de acuerdo al real movimiento diario de entradas y salidas. irve
para conciliar los saldos elaborados por contabilidad.
M%odo de F'%i(&$ e" e"%r&r ri(er&$ e" $&'ir UEPS.#
'n este mtodo lo que se hace es darle salida a los productos que se compraronrecientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos
productos que se compraron de primero. 'ste es un mtodo muy -til cuando los
precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy com-n en
los países con tendencias inflacionarias. 'l tratamiento que se la da a las
devoluciones en compras es el mismo que se le da en el mtodo +'+, es decir
que se le da salida del inventario por el valor de adquisición, esto debido a que
como es apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pago a la horade adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes mtodos de valuación
tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un
costo identificado que es el valor pagado por ellas. 'n el caso de la devolución en
ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que
salieron al momento de hacer la venta.
'l mtodo ;'+ fue creado con el claro propósito de cargar mayores valores al
costo de la mercancía vendida y disminuir así la base para el cálculo del impuesto
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sobre la renta. +or ste motivo, muchas empresas empleaban +'+ o promedio
ponderado para sus informes contables y ;'+ para la declaración de renta,
generando una diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba mediante
la creación de una partida denominada provisión ;'+ 4o L635 por sus siglas
en ingls1, la cual se encuentra ahora e*presamente prohibida en nuestro país, lo
cual significa que, para el caso de los inventarios, no pueden e*istir diferencias
entre los valores declarados y los contabilizados.
#omo se verá en seguida, al aplicar el sistema integral de ajustes por inflación su
efecto quedará reflejado casi en su totalidad en el valor informado para los
inventarios finales en el balance general, en tanto que el costo de ventas se
registrará por los costos reales incurridos en la compra o producción de la
mercancía vendida, e*cepto en lo que tiene que ver con los demás factores que
integran el costo de producción, especialmente las depreciaciones, agotamiento y
amortizaciones.
ORDEN DE COMPRA O GUIA DE INTERNAMIENTO*
La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir
mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de
pago, entre otras cosas.
'l original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.
'l duplicado es para el comprador y es una constancia de mercaderías o servicios
encargados Documento emitido por el área de abastecimiento, mediante el cual
se autoriza al +roveedor el envió de mercadería.
CAPITULO II
NORMAS DEL ALMACEN
NORMA INTERNACIONAL DE CONTA)ILIDAD 2 INVENTARIOS NIC2.
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La 4)6# /1 está contenida en los párrafos a ?. $odos los párrafos tienen igual
valor normativo, si bien la )orma conserva el formato 6%# que tenía cuando fue
adoptada por el 6%<. La )6# / debe ser entendida en el conte*to de su objetivo,
del +rólogo a las )ormas 6nternacionales de 6nformación 3inanciera y del 2arco
#onceptual para la +reparación y +resentación de los 'stados 3inancieros. 'n los
mismos se suministran las bases para seleccionar y aplicar las políticas contables
que no cuenten con directrices específicas.
O):ETIVO
'l objetivo de esta )orma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios,
dentro del sistema de medición del costo histórico. ;n tema fundamental en lacontabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe acumularse en un
activo, para diferirlo hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos.
'sta )orma suministra una guía práctica para la determinación de tal costo, así
como para el subsecuente reconocimiento cómo gasto del periodo, incluyendo
tambin cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable.
$ambin suministra una guía sobre las fórmulas de costo que se usan para
calcular los costos de los inventarios.
ALCANCE
. 'sta )orma debe ser aplicada, dentro de los estados financieros,
preparados en el conte*to del sistema de costo histórico, para contabilizar los
inventarios que no sean!a. obra en proceso, proveniente de contratos de construcción,
incluyendo los contratos de servicio relacionados con ella 4vase la
)6# #ontratos de #onstrucción1Cb. instrumentos financierosC yc. inventarios procedentes de la producción agrícola, ganadera y
forestal y minas de mineral, que estn en poder de los productores,
siempre que sean medidos al valor neto realizable, de acuerdo con
las prácticas tradicionalmente establecidas en ciertas industriasC yd. %ctivos biológicos relacionados con la actividad agrícola 4vase )6#
? %gricultura1.
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/. La presente )orma sustituye a la )6# / Aaloración y +resentación de los
6nventarios seg-n el istema del #osto (istórico, aprobada en IJK.
DE/INICIONES
Los siguientes trminos se usan, en la presente )orma, con el significado que a
continuación se especifica!
6nventarios son activos!
a1 poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operaciónC
b1 en proceso de producción de cara a tal ventaC oc1 en la forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el
proceso de producción, o en el suministro de servicios.
Aalor neto realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso
normal de la operación, menos los costos estimados para terminar su producción
y los necesarios para llevar a cabo la venta.
'ntre los inventarios tambin se incluyen los bienes comprados y almacenados
para revender, entre los que se encuentran, por ejemplo, las mercancías
adquiridas por un minorista para revender a sus clientes, y .tambin los terrenos u
otros activos inmobiliarios que se tienen para ser vendidos a terceros. $ambin
son inventarios los productos terminados o en curso de fabricación por la
empresa, así como los materiales y suministros para ser usados en el proceso
productivo. 'n el caso de un suministrador de servicios, como se describe en el
párrafo F, los inventarios estarán formados por el costo de los servicios para los
que la empresa no ha reconocido todavía el ingreso ordinario correspondiente
4vase la )6# U 6ngresos 5rdinarios1.
Medici!" de 'o$ i"ve"%&rio$
Los inventarios deben ser medidos al costo o al valor neto realizable, seg-n cuál
sea menor.
Co$%o de 'o$ i"ve"%&rio$
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'l costo de los inventarios debe comprender todos los costos derivados de la
adquisición y conversión de los mismos, así como otros costos en los que se ha
incurrido para darles su condición y ubicación actuales.
'l costo de los inventarios se asignará utilizando los mtodos de primera entrada
primera salida 436351 o costo promedio ponderado. La entidad utilizará la misma
fórmula de costo para todas los inventarios que tengan una naturaleza y uso
similares.
'l costo de los inventarios de productos que no son habitualmente
intercambiables entre sí, así como de los bienes y servicios producidos y
segregados para proyectos específicos, se determinará a travs de laidentificación específica de sus costos individuales.
#uando los inventarios sean vendidos, el importe en libros de los mismos se
reconocerá como gasto del periodo en el que se reconozcan los correspondientes
ingresos de operación.
Co$%o$ de &di$ici!"
'l costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra,incluyendo aranceles de importación y otros impuestos 4que no sean recuperables
por la empresa de las autoridades fiscales1, los transportes, el almacenamiento y
otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los
materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras
partidas similares se deducirán al determinar el costo de adquisición.
Co$%o$ de co"ver$i!"
Los costos de conversión de los inventarios comprenderán aquellos costos
directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de
obra directa. $ambin comprenderán una porción, calculada de forma sistemática,
de los costos indirectos, variables o fijos, en los que se ha incurrido para
transformar las materias primas en productos terminados. #ostos indirectos fijos
son todos aqullos que permanecen relativamente constantes con independencia
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del volumen de producción, tales como la depreciación y mantenimiento de los
edificios y equipos de la fábrica, así como el costo de gestión y administración de
la planta. #ostos indirectos variables son todos aqullos costos que varían
directamente, o casi directamente, con el volumen de producción obtenida, tales
como los materiales y la mano de obra indirecta.
iempre que los costos de conversión de cada tipo de producto no sean
identificables por separado, será necesario distribuir el costo total entre los
productos, sobre bases uniformes y racionales.
O%ro$ co$%o$
e incluirán otros costos, en el importe en libros de los inventarios, siempre que
se hubieran incurrido para dar a los mismos su condición y ubicación actuales.
+or ejemplo, puede ser apropiado incluir, como costo de los inventarios, los
costos indirectos no derivados de la producción, o los costos del dise&o de
productos para clientes específicos.
on ejemplos de costos e*cluidos del importe en libros de los inventarios, y por
tanto a reconocer como gastos del periodo en el cual se incurren, los siguientes!
&. las cantidades anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros
costos de producciónC
. los costos de almacenamiento, a menos que tales costos sean necesarios en
el proceso productivo, previamente a un proceso de elaboración ulteriorC
c. los costos indirectos de administración que no hayan contribuido a dar a los
inventarios su condición y ubicación actualesC y
d. los costos de comercialización.
'n ciertas circunstancias, los costos financieros se incluyen entre los costos de
los inventarios. $ales circunstancias se identifican en el tratamiento alternativo
permitido en la )6# /0 #ostos por 6ntereses.
Co$%o de 'o$ i"ve"%&rio$ &r& " $(i"i$%r&dor de $ervicio$
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'l costo de los inventarios, para un suministrador de servicios, se compone
fundamentalmente de mano de obra y otros costos de personal directamente
involucrados en la prestación del servicio, incluyendo personal de supervisión y
otros costos indirectos distribuibles. La mano de obra y los demás costos
relacionados con las ventas, así como el personal de administración general, no
se incluyen en el costo de los inventarios, siendo por el contrario reconocidos
como gastos del periodo en el que se hayan incurrido.
Co$%o de 'o$ rodc%o$ &r8co'&$ reco'ec%&do$ de &c%ivo$ io'!ico$
De acuerdo con la )6# ? %gricultura, los inventarios compuestos por productos
agrícolas, que la empresa ha cosechado o recolectado de sus activos biológicos,se miden, para su reconocimiento inicial, por el valor razonable menos los costos
estimados hasta el punto de venta, considerados desde el punto de su cosecha.
'ste es el costo de los inventarios en esa fecha, para la aplicación de la presente
)orma.
/ec=& de vie"ci&
'sta )orma 6nternacional de #ontabilidad tendrá vigencia para los estadosfinancieros que cubran periodos que comiencen a partir del de enero de IIK.
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CONCLUSIONES
• 3inalizado el presente trabajo investigativo concluimos que el mtodo de
valuación por el #osto +romedio tiene una alta aceptación entre lasempresas comerciales, esto se da en situaciones cuando la economía
sufre de una alta inflación donde es recomendable el mtodo de costeo
por #osto +romedio para el control de inventario por la empresa debido a
que al promediar los costos de todo un periodo aten-a el efecto del alza de
precios y da como resultado una valuación razonable del valor del #osto
de la 2ercadería Aendida y del inventario 3inal.• 'l mtodo ;'+ no es empleado por ninguna de las empresas
consultadas. entre las causas de su poco uso sobresale la relativa
complejidad, en relación con otros mtodos, del registro, tiene la
desventaja de que el inventario final que valuado a precios antiguos por lo
que el valor reflejado en el balance no muestra el valor real de mercado
actual de los inventarios de la empresa.• #uando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se
elaborarán los e*pedientes correspondientes y se contabilizarán
inmediatamente, tramitándose y aprobándose dentro de los trminosestablecidos.
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RECOMENDACIONES*
• #on base a este trabajo investigativo se recomienda a las empresas
comerciales el empleo del 2todo del #osto +romedio en la valuación desus inventarios debido a su facilidad de empleo, facilidad en el registro,
permitiendo que los estados financieros reflejen una información razonable
acorde con la realidad de la empresa disminuyendo el efecto de la
inflación en la empresa así mismo adaptándose a sistemas
computarizados de contabilidad estableciendo la comparación de los
'stados 3inancieros de un periodo a otro.
• %ntes de que se de el ingreso de productos al almacn se debe seguir conciertas pautas para evitar prdidas económicas tales como controlar la
entrada de mercancía y compararla con los pedidos hechos viendo que
cumplan con las especificaciones establecidas, informar al departamento
de compras de las diferencias observadas en el pedido y entrega,
comunicar al área o departamento que gnero inicialmente el pedido las
entregas de los mismos y efectuar el control de calidad, comprobar y
registrar de manera e*acta las cantidades y tipos de productos en cadarecepción, almacenar los productos en lugares previstos para los diferentes
artículos seg-n su naturaleza ,establecer el respectivo documento para
cada entrada, salida o retorno de productos en el almacn y por -ltimo
supervisar todos los procedimientos de recibo y despacho de gneros.• "ealizar el seguimiento del cumplimiento de procedimientos de solicitud,
recepción, clasificación, despacho e inventario de materiales por el
personal involucrado
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)I)LIOGRA/HA
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)I)LIOGRA/HA
• http!::YYY.mef.gob.pe:contenidos:contaZpubl:conZnorZco:vigentes:nic:/Z)
6#.pdf • http!::YYY.hacienda.go.cr:cifh:sidovih:spaY/:uploads:images:file:)6#
[/G/,[/G"esumen.pdf • http!::YYY.empresayeconomia.es:aplicacionesEparaEempresas:Barde*EqueE
es.html• http!::YYY.monografias.com:trabajosF:inventarios:inventarios.shtml• http!::myslide.es:documents:inventarioEyEvaluacionesEdeEe*istenciasE
fisicasEdeEalmacenEe*positorElicEadmEbenjaminEcondorEnunez.html.
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