PALS: Making Collection Count

Making a Collection Count: Why a Physical Inventory is Essential to a Dynamic Library  

Physical Inventory – What is it?

On-going process of comparing the “shelf list” (holdings) to actual items.

Inventory Strategy: Step 1• Choose a manageable piece of collection• Started with audio book collection

– High per unit cost– Newer collection– Holdings at beginning of project (2006) ~1000 

items according to first shelf list.– Estimated value at that time: about $65,000

Inventory Strategy: Step 2• Do a quick, general weed• Be aggressive!• Makes shelf list more manageable in step 3

A few notes about weeding…

• It is as important as selection

• Must be done regularly

• Hoarding is not collection development

Inventory Strategy: Step 3• Get a shelf list• Usually includes title, author, pub date, last 

circ date, total circs, price, item barcode #

Inventory Strategy: Step 4• Identify obvious errors on shelf list.

– Call numbers that don’t line up– Items without prices or other empty fields on list

• Find the items and fix their records and inventory them

Inventory Strategy: Step 5• Inventory remaining items

– Cart up a shelf at a time– Scan into your ILS’s inventory feature– Mark off items on the shelf list as you go along– Volunteers are a great resource for this part!

Inventory Strategy: Step 6• Track down items on the shelf list that were 

not confirmed in your first pass.– Place holds for items that were checked out when 

made your first sweep– Follow up: mark missing? Damaged?

Inventory Strategy: Step 7• Make a policy for how long to keep records for 

items that are not confirmed– Missing, damaged, assumed lost, etc.

• Set a maintenance schedule for your next inventory in that collection– Items with no activity in a certain amount of time

What You’ll Discover• Items  still attached to patron records• Items shelved in the wrong place• Items that are broken, dirty, and disgusting!• Items attached to the wrong record• Holdings for items discarded ages ago• Adult items marked juvenile/vice versa

More Discoveries• Mislabeled items• Inaccurate call numbers • Items marked missing• Items that are just plain stupid!

Why should we spend time doing this?• So that catalog accurately reflects library holdings

– Limit customer and staff frustration• To create a starting point for evaluation 

– Library & Librarian performance• Increase knowledge of your holdings—better 

reference skills!

Physical Inventory Helps Maintain a Quality Collection

• Does it circulate or is it used enough?• Is it current?• Is it relevant?• Does it look nice?• Does the catalog correctly reflect the status of 

the item?  (checked out, lost/missing, etc)• Are collections organized logically?

Physical InventoryDefines Your Collections

• Geographical– Shelf Location, Department

• Item type– DVDs, Book on CD, Large Print

• Location in a “collection”– Non-Fiction, Fiction, Audio book, Music

Monetary Reasons to Perform a Physical Inventory

• Provides information for budget decisions– Need to update/overhaul a collection?– Waning format = limit/eliminate funds to a collection

• Regular inventory controls waste (Read: $$$)– Replacement costs– ILL costs

Intangible Reasons• Solid collection information and data shows 

vigilance with public assets• Staff familiarity with collections• You look smart, professional, and RELEVANT!

Using Inventory Data• SSLDL’s Audio Book Collection Results (1 Day’s Work)

– 5 missing items found– 1 item still checked out on patron record– 14 items cataloged as wrong format– 2 items not found (Stolen? Lost? Discarded?)– ~50 confirmed status/location

Error Rate: 4.4%Reclaimed items: 20 (~$65 each = about $1,300 value)

Lost/stolen/missing:2 (about $130 value)Items confirmed: ~50 (about $3,250)

Using Inventory Data:Creating Collection Objectives

Collection Data is Dynamic!Is your collection doing the job

it’s supposed to?

• A general statement of what materials will or will not be included in the collection.

• They are different for every library and community• Can be different for each collection

Audio Book Collection Objective

• Popular materials of current interest  • Since cost is a factor with audio books, titles that 

have a limited shelf life will be given low priority  – Examples: some series fiction, political material 

addressing current events, travel info, certain types of science or health material that could be outdated quickly

Audio Book Collection Objective

(Continued)

• Consideration and comparison to statistics in downloadable audios will also be investigated.

• Other considerations for the collection: – Classic fiction and nonfiction titles that 

coincide with local school and university curriculum objectives, foreign language instruction for both students and travelers

Using Inventory Data to  Create Benchmarks

• Benchmark: – A standard by which something can be measured 

or judged• Most expensive collections get most attention• Non-financial reasons are important and 

considered!• Circulation Goals

– Estimation of how many times you estimate this item will be checked out within 2 years of purchase

Circulation Benchmarksfor  Audio Book Collection

• Fiction Titles – 10-12 checkouts within 1 year of purchase

• Popular Non-Fiction– Bestsellers, self help, biography, etc.– 8-10 checkouts within a year of purchase

• Informational Non-Fiction– Language instruction, Shakespeare/Poetry, etc.– 3 checkouts within 1 year of purchase

Other Benchmarks to SetUsing Inventory Data

• Average unit cost of each item in a collection• Total cost (worth) of a collection• Number of units in a collection• Weeding/maintenance schedule

Collection Life CycleSelection

Purchase

Processing

Shelving

Checkout

Re-Shelving

Repair/Maintenance

Weed or Replace

Each stop in the circle gives us a chance to check quality

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Presentation available online at www.slideshare.net/marykelly48