View
16
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
1 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
Panduan
Pelaksanaan
PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN PAHANG
“Kondusif, Inovatif, Ceria”
2 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
ISI KANDUNGAN
BIL PERKARA MUKASURAT
1.
PRAKATA 3
2.
TUJUAN 4
3.
PENGENALAN EKSA 5
4.
POLISI DAN OBJEKTIF EKSA 8
5.
LOGO EKSA 9
6.
ELEMEN BARU EKSA 11
7.
PELAKSANAAN AMALAN EKSA 15
8.
PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN 22
9.
PENSIJILAN EKSA 28
10.
CIRI-CIRI AMALAN BAIK EKSA 29
11.
PENUTUP 41
12.
SUMBER RUJUKAN 42
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 3
Kondusif, Inovatif, Ceria
1. PRAKATA
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera Syukur ke hadrat llahi, atas limpah nikmat dan kurnia-Nya, Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang telah berjaya menerbitkan Buku Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). EKSA merupakan istilah baharu bagi 5S yang telah disuntik dengan elemen pembaharuan dan penambahbaikan serta disuburkan dengan penjenamaan semula yang selari dengan perubahan dan kehendak semasa. Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang telah melaksanakan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S sejak tahun 2010 bagi meningkatkan tahap penyampaian perkhidmatan dan seiring dengan langkah-langkah transformasi perkhidmatan awam. 5S merupakan satu amalan budaya daripada masyarakat Jepun, dengan fokus untuk mewujudkan satu suasana kualiti di sesebuah organisasi yang mampu memastikan standard yang ditetapkan serta menerapkan semangat untuk penambahbaikan berterusan. MAMPU telah mengambil inisiatif untuk penambahbaikan pelaksanaan Amalan 5S yang kini dijenamakan semula kepada EKSA. Langkah ini selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi, berkualiti dan berinovatif di kalangan jabatan/agensi sektor awam melalui penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga sektor awam. Amalan EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang merupakan salah satu inisiatif kualiti yang amat berkesan dalam usaha menerapkan budaya penambahbaikan, menitikberatkan imej korporat, memberikan perkhidmatan terbaik kepada pelanggan dan mengutamakan aspek penjimatan iaitu elemen Go Green telah ditekankan. Akhir kata, saya berharap dengan terbitnya Buku Panduan Pelaksanaan EKSA ini, semua bahagian/unit dapat menjadikannya sebagai bahan rujukan dalam usaha mewujudkan persekitaran kerja yang lebih kondusif di samping menentukan kepatuhan kepada standard yang telah ditetapkan. Selain itu, saya ingin mengingatkan bahawa amalan EKSA bukan sekadar untuk mengekalkan pensijilan tetapi perlu sentiasa diamalkan dan dijadikan budaya kerja harian.
YB DATO’ SRI MUHAMMAD SAFIAN BIN ISMAIL
SSAP., SIMP., DSAP., DIMP., PJN., AAP., AMP YB SETIAUSAHA KERAJAAN PAHANG
4 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
2. TUJUAN
Buku Panduan Pelaksanaan EKSA ini bertujuan untuk:
Menerangkan konsep EKSA;
Memberikan panduan asas dan elemen baharu dalam pelaksanaan EKSA;
Menerangkan kaedah pelaksanaan EKSA di Bahagian/Unit;
Menerangkan kaedah pelaksanaan audit dalaman pelaksanaan EKSA; dan
Sebagai piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan pelaksanaan EKSA.
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 5
Kondusif, Inovatif, Ceria
3. PENGENALAN EKSA
Kitaran Amalan 5S
Amalan 5S merupakan satu kaedah pengurusan yang diperolehi oleh industri di Jepun
bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa, kemas dan selamat. Matlamat
Amalan 5S adalah mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan
praktikal.
Amalan 5S yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos,
memudahkan proses kerja, serta memberi keutamaan kepada aspek kebersihan,
kekemasan serta keselamatan di tempat kerja.
Elemen Amalan 5S
S Bahasa Inggeris Bahasa Melayu Bahasa Jepun
1 Sort Sisih Seiri
Mengasingkan barang atau dokumen yang tidak diperlukan di tempat kerja untuk disisihkan dan dilupuskan secara sistematik.
2 Systemize Susun Seiton
Menyusun barang-barang yang diperlukan secara teratur dan sistematik supaya ianya mudah diambil dan dikembalikan ke tempat setelah digunakan.
3 Sweep Sapu Seiso
Membersih dan memeriksa tempat kerja secara berkala dan menyeluruh supaya tiada habuk atau kekotoran di atas lantai, mesin dan peralatan.
4 Standardize Seragam Seiketsu
Mengekalkan tahap piawaian penyusunan tempat kerja yang tinggi dengan menekankan kebersihan dan kekemasan pada setiap masa.
5 Self-Discipline Sentiasa Amal Shitsuke
Melatih pekerja mematuhi sistem persekitaran berkualiti secara berterusan supaya ia menjadi amalan dan budaya kerja dalam organisasi.
6 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S
Januari 2014, EKSA telah diperkenalkan sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan
5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran
tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi
sektor awam. Langkah penjenamaan semula difikirkan sesuai dan seiring dengan
perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing
organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif di kalangan
jabatan/agensi sektor awam.
Pelaksanaan EKSA adalah menambahbaik elemen 5S dengan menyokong kewujudan
persekitaran kerja lebih kondusif. Oleh demikian, komponen utama dalam pelaksanaan
EKSA masih berteruskan Amalan 5S dan ditambahbaik dengan penambahan lima (5)
elemen baharu, iaitu:
Imej Korporat
– Meningkatkan imej korporat.
Kreativiti dan Inovasi
– Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak
berkepentingan.
Amalan Hijau
– Menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui
pembudayaan amalan hijau.
Persekitaran Kondusif
– Memperluas pelaksanaan di agensi-agensi kerajaan bagi mewujudkan
persekitaran yang kondusif.
Kepelbagaian Agensi
– Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi
kerajaan.
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 7
Kondusif, Inovatif, Ceria
FAEDAH PELAKSANAAN EKSA
8 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
4. POLISI DAN OBJEKTIF EKSA
POLISI EKSA
“Memastikan budaya kerja ke arah persekitaran berkualiti menjadi prinsip utama serta
amalan berterusan di dalam menjalankan perkhidmatan demi meningkatkan daya saing
organisasi”
OBJEKTIF EKSA
Mewujudkan tempat kerja yang bersih, kemas, sistematik dan mematuhi arahan-
arahan keselamatan untuk keselesaan warga Pejabat Setiausaha Kerajaan
Pahang;
Mengukuhkan amalan kerja berpasukan melalui amalan EKSA;
Meningkatkan mutu perkhidmatan kerja melalui penerapan budaya kualiti, inovasi
dan amalan hijau; dan
Menjadikan budaya persekitaran EKSA sebagai asas kecemerlangan organisasi.
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 9
Kondusif, Inovatif, Ceria
5. LOGO EKSA PEJABAT SUK PAHANG
Warna Hijau - Melambangkan nilai-nilai yang positif serta harmoni terhadap persekitaran dan penerapan amalan hijau/ Go Green.
Bulatan - Melambangkan kerjasama berpasukan di antara semua bahagian / unit di Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
Warna Kelabu- Merupakan warna intelek, kebijaksanaan, membawa rasa hormat dan membawa kuasa.
MAKSUD LOGO
10 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
3 cabang urat daun – melambangkan penerapan motto EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang iaitu “Kondusif, Inovatif, Ceria” . Digubah secara kreatif melambangkan kreativiti dan inovatif dalam pelaksaan EKSA.
Jata Pahang - Melambangkan taat setia dan semangat kecintaan kepada Negeri menjadi fokus utama.
Tulisan EKSA– Membawa maksud Ekosistem Kondusif Sektor Awam
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 11
Kondusif, Inovatif, Ceria
6. ELEMEN BARU EKSA
IMEJ KORPORAT
Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan / pihak berkepentingan
terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah organisasi. Nilai, etika dan
norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja amat diperlukan untuk
mewujudkan budaya korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut
menitiberatkan aspek keselamatan persekitaran di setiap jabatan/ agensi sektor awam.
Bagi membentuk keseragaman dan identiti Pejabat SUK Pahang, Warna Korporat yang
dipilih ialah warna kelabu yang membawa maksud warna intelek, kebijaksanaan,
membawa rasa hormat dan membawa kuasa.
Keadaan bersih, selesa dan berimej korporat
Penampilan imej korporat di kaunter
Susun atur perabot yang kemas
12 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
KREATIVITI DAN INOVASI
Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA menggalakkan warga jabatan/agensi membudayakan elemen kreativiti dan inovasi semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Persekitaran sektor awam yang sering kali berubah mengikut peredaran masa menuntut pewujudan budaya organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan inovasi. Warga jabatan/agensi digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat.
Sistem pergerakkan fail pegawai yang sistematik dan kreatif
Tanda aras stok
Bilik fail kemas, bersih, tersusun rapi dan kreatif
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 13
Kondusif, Inovatif, Ceria
AMALAN HIJAU
Penekanan turut diberikan pada aspek amalan hijau di pejabat dengan melaksanakan
program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga ke arah
penjimatan sumber. Aktiviti amalan hijau diharapkan dapat diterapkan kepada
keseluruhan warga jabatan/agensi ke arah penggunaan sumber scara optimum.
Peringatan Penjimatan
Ruang kitar semula
14 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
PERSEKITARAN KONDUSIF
Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi
berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam
memberikan penekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan
memberi keselesaan semasa berurusan. Bagi pelanggan Orang Kurang Upaya (OKU),
kemudahan yang sesuai harus disediakan.
Ruang kerja yang kemas dan selesa
Kemudahan OKU disediakan seperti parkir khas dan laluan khas
KEPELBAGAIAN AGENSI
EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi
kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis
jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan
yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all didapati kurang mencukupi keperluan
kepelbagaian jabatan/agensi kerajaan pada masa kini.
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 15
Kondusif, Inovatif, Ceria
7. PELAKSANAAN EKSA
EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus dan tindakan
pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara seperti berikut:
i. Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA;
ii. Menentukan pelan tindakan bagi pelaksanaan EKSA;
iii. Mewujudkan zon kerja EKSA;
iv. Mengadakan program latihan berkaitan pelaksanaan EKSA;
v. Memantau keberkesanan pelaksanaan EKSA secara berterusan; dan
vi. Mengkaji semula dan menentukan langkah-langkah penambahbaikan secara
berterusan.
Tahap Pelaksanaan EKSA perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan
jabatan melalui mekanisma yang sedia ada.
LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN EKSA
LANGKAH 1: PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PELAKSANAAN EKSA
i. Objektif pembentukan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA ialah untuk meningkatkan
penyertaan semua bahagian/unit dalam melaksanakan EKSA di samping bagi
mewujudkan budaya penambahbaikan berterusan serta semangat kerja
berkumpulan warga pejabat SUK Pahang kearah mencapai prestasi dan budaya
kerja yang cemerlang.
ii. Struktur Pelaksanaan EKSA:
Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA hendaklah menyeluruh dan
setiap ahli Jawatankuasa dan ahli hendaklah menjalankan peranan masing-
masing;
Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA bertanggungjawab untuk
memastikan pelaksanaan EKSA dijalankan sebaiknya;
Peranan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA Pejabat SUK Pahang dan
Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA di Peringkat Zon perlu dijelaskan bagi
melancarkan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab ahli jawatankuasa.
16 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
iii. Carta Organisasi Jawatankuasa Pemandu Pelaksanaan EKSA
iv. Carta Jawatankuasa Pelaksana Peringkat Bahagian/ZON
PENAUNG J/K PEMANDU EKSA
Y.B. SUK PAHANG
PENGERUSI J/K PEMANDU EKSA
TIMBALAN SUK (PENGURUSAN)
TSUK (PENGURUSAN)
PENYELARAS
UNIT KORPORAT
J/K
PROMOSI
J/K
AUDIT DALAM
J/K
LATIHAN
SEMUA
SUB/KU
Setiausaha Bahagian / Ketua
Unit
Setiausaha
Ahli Ahli Ahli Ahli Ahli
Fasilitator / Ketua Zon
J/K Latihan J/K Promosi J/K Audit Dalam
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 17
Kondusif, Inovatif, Ceria
v. Peranan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA
PENGERUSI JAWATANKUASA PELAKSANAAN
Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;
Menentukan pelan tindakan pelaksanaan EKSA;
Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan;
Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan;
Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator;
Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan;
Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan
jawatankuasa kecil (Latihan, Promosi, Audit Dalam); dan
Memantau Kemajuan Pelaksanaan EKSA melalui amalan terbaik.
JAWATANKUASA PENYELARAS
Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA;
Menyelaraskan program EKSA;
Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA;
Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan EKSA;
Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan
Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.
JAWATANKUASA LATIHAN
Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk amalan EKSA
kepada semua warga kerja dalam organisasi;
Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi
mengukuhkan aktiviti EKSA; dan
Menyelaraskan dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA
secukupnya.
JAWATANKUASA AUDIT DALAM
Menyediakan kriteria audit dalam EKSA;
Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA;
Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA; dan
Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut
keperluan.
JAWATANKUASA PROMOSI
Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA;
Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan
untuk menjayakan pelaksanaan EKSA;
Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan; dan
Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di
kalangan warga jabatan.
18 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
FASILITATOR / KETUA ZON
Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli;
Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang
disediakan;
Menentukan pembahagian zon;
Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak
pengurusan dengan kumpulan pelaksana;
Menyelaras dan memantau aktiviti.
Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan;
Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA;
Merancang aktiviti kumpulan;
Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada
Pengerusi;
Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli kumpulan.
AHLI-AHLI
Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanan EKSA;
Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;
Bekerjasama dalam kumpulan;
Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan
pelaksanaan EKSA.
LANGKAH 2: MEWUJUDKAN ZON EKSA
i. Tujuan adalah untuk mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi
memudahkan pelaksanaan dan pengawasan pelaksanaan EKSA;
ii. Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA Jabatan dengan kerjasama penyelaras dan
fasilitator EKSA akan menentukan zon yang bersesuaian;
iii. Pembahagian zon hendaklah dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi zon bagi
memudahkan rujukan;
iv. Faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon adalah seperti berikut:
Susun atur keseluruhan zon dan pembahagian kepada zon kecil hendaklah
bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah zon
tidak terlalu banyak) bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan
yang lebih sistematik dilaksanakan;
Menentukan nama kumpulan untuk setiap zon dan jumlah keahlian kumpulan
bagi setiap zon;
Mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan zon
dengan mengambil kira hala tuju EKSA di jabatan; dan
Zon haruslah berdasarkan aras/tingkat atau yang mana bersesuaian.
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 19
Kondusif, Inovatif, Ceria
SUDUT EKSA
Sudut EKSA perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan
pelaksanaan EKSA kepada warga Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang bagi
memastikan keberkesanan pelaksanaan EKSA. Sudut EKSA perlu mengandungi
perkara-perkara berikut:
PENYEDIAAN SUDUT EKSA
BIL JAWATANKUASA PEMANDU/INDUK JAWATANKUASA ZON
1 Polisi, Objektif dan Logo EKSA Polisi, Objektif dan Logo EKSA
2 Carta Organisasi Pemandu / Induk Carta Organisasi Zon
3 Jadual Perancangan Jadual Perancangan Zon
4 Pelan Lokasi (Semua Zon dan Sub Zon)
Pelan Lokasi Zon
5 Gambar Aktiviti Gambar Aktiviti
6 Gambar Sebelum & Selepas Gambar Sebelum & Selepas
7 Informasi dan hebahan Informasi dan hebahan
8 Tarikh Kemaskini Sudut Tarikh Kemaskini Sudut
PENYEDIAAN SUDUT EKSA
BIL JAWATANKUASA AUDIT
JAWATANKUASA PROMOSI
JAWATANKUASA LATIHAN
1 Polisi, Objektif dan Logo EKSA
Polisi, Objektif dan Logo EKSA
Polisi, Objektif dan Logo EKSA
2 Carta Organisasi Carta Organisasi Carta Organisasi
3 Jadual Perancangan Jadual Perancangan Jadual Perancangan
4 Gambar Aktiviti Gambar Aktiviti Gambar Aktiviti
5 Rumusan Audit Informasi dan hebahan
Informasi dan hebahan
6 Informasi dan hebahan
Tarikh Kemaskini Sudut Tarikh Kemaskini Sudut
7 Tarikh Kemaskini Sudut
***Sudut EKSA hendaklah berimej korporat (objek hiasan yang tidak
keterlaluan atau berlebih-lebihan).
***Sudut EKSA boleh disediakan melalui kaedah elektronik seperti TV
Informasi / Blog / Facebook / Portal mengikut kreativiti masing-masing.
20 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
DOKUMENTASI EKSA
Dokumentasi EKSA perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan
EKSA kepada warga Jabatan bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan
EKSA. Dokumentasi EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut:
PENYEDIAAN DOKUMENTASI EKSA
BIL JAWATANKUASA PEMANDU/INDUK JAWATANKUASA ZON
1 Polisi, Objektif dan Logo EKSA Polisi, Objektif dan Logo EKSA
2 Carta Organisasi Pemandu / Induk Carta Organisasi Zon
3 Jadual Perancangan Jadual Perancangan Zon
4 Pelan Lokasi (Semua Zon dan Sub Zon)
Pelan Lokasi (Zon dan Sub Zon)
5 Rekod Mesyuarat / Perbincangan Rekod Mesyuarat / Perbincangan Zon
6 Gambar Aktiviti Gambar Aktiviti Zon
7 Gambar Sebelum & Selepas Gambar Sebelum & Selepas Zon
8 Laporan Jawatankuasa (Audit, Promosi dan Latihan)
Lampiran
9 Lampiran
LANGKAH 3: LATIHAN EKSA
i. Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping
untuk membudayakan EKSA kepada semua warga Pejabat SUK Pahang;
ii. Di antara latihan/program yang perlu diikuti bagi meningkatkan kefahaman:
Program Kesedaran EKSA;
Kaedah Amalan dan Pelaksanaan EKSA;
Kursus Audit Dalaman EKSA dan
Lain-lain aktiviti latihan/program bersesuaian.
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 21
Kondusif, Inovatif, Ceria
LANGKAH 4: PELANCARAN EKSA
i. Pelancaran dan perasmian EKSA diadakan sebagai tanda mula program ini di
samping menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan
EKSA di Pejabat SUK Pahang;
ii. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung dan memberi komitmen serta
sokongan padu kepada pelaksanaan EKSA melalui penetapan sasaran yang
ingin dicapai, dasar dan objektif EKSA di samping menentukan matlamat setiap
langkah pelaksanaan;
iii. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA adalah
seperti yang berikut:
Dasar EKSA;
Zon EKSA;
Objektif EKSA;
Pelan Tindakan Pelaksanaan EKSA;
Buku Panduan Pelaksanaan EKSA.
KUNCI KEJAYAAN EKSA
Kejayaan pelaksanaan EKSA bergantung pada faktor-faktor seperti berikut:
Sokongan dan komitmen Pengurusan Atasan;
Struktur pengurusan EKSA yang efektif dan efisien;
Pendidikan dan latihan kepada pegawai dan kakitangan pejabat;
Komunikasi yang efektif;
Pelan pelaksanaan yang mantap;
Projek Perintis EKSA; dan
Perkongsian amalan baik EKSA.
22 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
8. PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN
Audit Dalaman EKSA perlu dilaksanakan sebagai penilaian kendiri pelaksanaan EKSA.
Audit Dalaman ini perlu dijadualkan secara berkala untuk memastikan setiap Zon
membuat penambahbaikan secara berterusan.
TATACARA AUDIT DALAMAN
Langkah 1: Membentuk Pasukan Audit
Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenalpasti, melatih dan melantik juruaudit untuk
melaksanakan aktiviti audit dalaman EKSA di setiap Zon. Jawatankuasa Pelaksana ini
juga perlu:
Menyediakan kriteria Audit Dalaman EKSA;
Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalaman EKSA.
Langkah 2: Latihan Audit EKSA
Pasukan Audit Dalaman EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit
dalaman EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan.
Langkah 3: Mengaudit Prestasi EKSA
Pasukan audit dalaman akan menjalankan audit dalam seperti yang telah dijadualkan
oleh Jawatankuasan Pelaksana.
Langkah 4: Mengumumkan Penemuan Audit
Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalaman EKSA hendaklah melaporkan penemuan audit
dalaman kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA bagi dimaklumkan kepada
semua warga Pejabat SUK Pahang.
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 23
Kondusif, Inovatif, Ceria
MODEL BARU PENILAIAN EKSA
Selaras dengan penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam, beberapa kriteria
penilaian baru telah dibangunkan. EKSA memperkenalkan model penilaian baru yang
mengandungi KRITERIA GENERIK (Penilaian Model A - Komponen A hingga E)dan KRITERIA
KHUSUS (Penilaian Model B adalah gabungan antara kriteria generik dan khusus -
Komponen A hingga F)yang mengambil kira kepelbagaian premis jabatan kerajaan
mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan.
Kriteria penilaian yang diguna pakai adalah mengikut kesesuaian jabatan di mana
terdapat 6 komponen kriteria penilaian seperti berikut:
Kriteria-kriteria yang disusun adalah bersesuaian dengan keperluan yang terdapat di
pelbagai jabatan/agensi. Ini bagi memastikan pengauditan dilaksanakan secara
menyeluruh dan memenuhi aspek kepelbagaian dan perbezaan antara sesuatu
jabatan/agensi.
KOMPONEN A: KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
24 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 25
Kondusif, Inovatif, Ceria
KOMPONEN C: TEMPAT UMUM
26 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
KOMPONEN D: KESELAMATAN DAN PERSEKITARAN
KOMPONEN E: KAWASAN PERSEKITARAN PEJABAT
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 27
Kondusif, Inovatif, Ceria
KOMPONEN F: TEMPAT KHUSUS (MENGIKUT KESESUAIAN JABATAN)
28 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
9. PENSIJILAN EKSA
Pensijilan akan dikeluarkan kepada jabatan yang berjaya memperoleh markah purata
80% dan keatas. Pecahan markah bagi pensijilan adalah seperti berikut:
Markah Kategori Sijil
90.0% - 100.0% CEMERLANG
80.0% - 89.9% BAIK
Sijil EKSA dikeluarkan berdasarkan kepada entiti sesebuah jabatan yang diaudit oleh
MAMPU. Entiti ini merujuk kepada jabatan yang mempunyai kewujudan tersendiri dari
segi bangunan, ruang persekitaran atau lokasi. Pihak pengurusan memandang serius
perkara ini dan berharap semua warga Pejabat SUK Pahang memberikan komitmen
yang tinggi dalam melaksanakan program ini.
TEMPOH SAH LAKU SIJIL
Tempoh sah laku sijil EKSA adalah selama dua (2) tahun dan tarikh ini dipaparkan
dalam sijil EKSA.
Permohonan pembaharuan sijil EKSA perlu dimohon daripada MAMPU satu (1) bulan
sebelum tarikh tamat sah laku sijil.
Sekiranya jabatan berpindah lokasi bangunan atau penempatan asal tempat sesi
pengauditan dibuat, jabatan boleh membuat permohonan bagi sesi pengauditan semula
mengikut lokasi agensi di bangunan atau penempatan yang baru. Sijil EKSA yang
terdahulu ditamatkan dan perlu dikembalikan kepada MAMPU. Sijil EKSA yang baharu
dikeluarkan berdasarkan kepada hasil pengauditan di lokasi baharu.
PERMOHONAN RASMI
Jabatan yang minat dan bersedia untuk mendapatkan pensijilan EKSA perlu
mengemukakan permohonan rasmi kepada MAMPU, bersama-sama laporan audit
dalam yang dibuat sebanyak 2 kali serta mencapai purata markah 80.0% ke atas
selewat-lewatnya sebulan sebelum tarikh pengauditan yang dicadangkan.
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 29
Kondusif, Inovatif, Ceria
10. CIRI-CIRI AMALAN BAIK EKSA
Setiap Zon melaksanakan pelbagai ciri/teknik amalan baik EKSA mengikut ruang atau
persekitaran kerja Zon masing-masing. Berikut adalah contoh-contoh amalan baik EKSA
yang boleh dipraktikkan di tempat kerja mengikut kesesuaian persekitaran kerja.
RUANG KERJA / BILIK PEGAWAI
i. Lantai ruang kerja/ bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih;
ii. Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di ruang kerja/ partition
pegawai/ pintu bilik pegawai mengikut kesesuaian;
iii. Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan masuk/ keluar;
iv. Kew PA 7 senarai aset lokasi disediakan dan kemaskini;
v. Rubber stamp yang aktif (dilabelkan serta disenaraikan) jika berkaitan dengan
tugasan harian sahaja;
vi. Sekiranya pegawai dibekalkan kabinet fail, kabinet fail perlu dilabelkan dengan
kemas dan teratur;
vii. Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan;
viii. Kerusi sentiasa berada dalam keadaan baik, selesa dan bersih;
ix. Blazer/ selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika almari
tidak disediakan);
x. Wayar/ kabel elektrik disusun kemas dengan menggunakan black tape/ cable
casing conduit;
xi. CPU dan pedestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara teratur dan
seragam;
xii. Komputer dan pencetak haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan;
xiii. Komputer ditutup (shut down) selepas habis waktu bekerja;
xiv. Wallpaper dan screen saver desktop komputer/ komputer riba boleh
diseragamkan dengan imej korporat Jabatan;
xv. Menyediakan tempat khas bertanda bagi bakul sampah;
xvi. Menetapkan ruang kasut (jika perlu) bagi meletakkan tidak melebihi dua (2)
pasang kasut;
xvii. Menyediakan perhiasan minimum dan selaras dengan imej korporat;
xviii. Pegawai boleh mewujudkan satu (1) sudut mini yang ditetapkan untuk tapak
hiasan;
30 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
PELABELAN DAN PENETAPAN LOT
i. Setiap peralatan gunasama dan mudah alih sahaja disediakan lot yang
bersesuaian;
ii. Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam.
PENGURUSAN LACI ALAT TULIS
Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh
ditetapkan seperti berikut:
- Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun
kemas mengikut kreativiti pegawai;
- Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari,
planner dan buku catatan;
- Laci bawah diguna bagi menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg
tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain;
- Sekiranya bilangan laci yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih)
maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian
pejabat seperti alat tulis, buku catatan atau dokumen rasmi.
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 31
Kondusif, Inovatif, Ceria
PENGURUSAN DOKUMEN
i. Fail-fail aktif/ diari/ organizer disusun dengan kemas dan teratur pada setiap
masa;
ii. Fail disusun mengikut number siri/ indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail
dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.
TINDAKAN PENJIMATAN / GO GREEN
i. Melaksanakan program penjimatan tenaga/ sumber secara menyeluruh seperti
contoh-contoh berikut:
Notis/ arahan penjimatan tenaga;
Penggunaan lampu/ peralatan save energy;
Penetapan suhu optimum;
Penjimatan kertas;
Penjimatan air;
Kempen hijau;
ii. Melaksanakan program kitar semula;
iii. Menyediakan analisis penjimatan seperti kos, masa, tenaga pekerja dan ruang.
32 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
BILIK FAIL
i. Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di ruang
yang mudah lihat;
ii. Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan;
iii. Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan boleh
dicapai dalam tempoh masa 30 saat;
iv. Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan;
v. Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi berpalang.
Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet ;
vi. Sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang
sedang digunakan seperti kad daftar panggunaan dan kad keluar masuk fail;
vii. Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan;
viii. Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan ditentukan
tempat khas;
ix. Kawalan makhluk/haiwan perosak dilaksanakan secara berjadual;
x. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus bilik fail.
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 33
Kondusif, Inovatif, Ceria
BILIK STOR
i. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas;
ii. Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipamerkan di
tempat yang mudah dilihat;
iii. Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli
berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas;
iv. Semua barang/stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur;
v. Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin dan peralatan disusun dengan teratur
supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan;
vi. Stok disusun mengikut tanda/label/abjad yang bersesuaian mengikut tarikh
kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut konsep “first in first
out” (FIFO);
vii. Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang dan tertakluk kepada
prosedur pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa (contoh: bilik hawa dingin
atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah dan barang-barang
toksik disimpan dengan kemas dan menggunakan peralatan sepatutnya termasuk
peralatan sokongan);
viii. Kaedah/sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan urusan
merekod keluar masuk stok;
ix. Sudut informasi seperti tatacara permohonan barang boleh diwujudkan dan
ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat;
x. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas;
xi. Alat pemadam api yang mempunyai sijil yang berkuatkuasa dan berkeadaan
baik ditempatkan di stor;
xii. Kawalan makhluk/haiwan perosak dilaksanakan secara berjadual;
xiii. Dibenarkan menggunakan kreativiti dalam pengurusan, penjagaan dan
penyelenggaraan stor tetapi perlu melambangkan imej korporat Pejabat SUK
Pahang.
34 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
BILIK MESYUARAT / BILIK PERBINCANGAN
i. Bilik mesyuarat/ bilik perbincangan sentiasa berkeadaan bersih dan kemas;
ii. Peralatan/ kemudahan dalam bilik mesyuarat/ bilik perbincangan sentiasa
dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan;
iii. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;
iv. Maklumat berkaitan mesyuarat dipamerkan di pintu masuk bilik
mesyuarat/perbincangan;
v. Papan putih dibersihkan selepas mesyuarat selesai;
vi. Barang-barang elektrik seperti LCD Projektor, mikrofon dan suis ditutup sebelum
meninggalkan bilik mesyuarat/perbincangan;
vii. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan dan
kekemasan bilik mesyuarat/ perbincangan.
BILIK LATIHAN
i. Bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas;
ii. Peralatan/ kemudahan di bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan sempurna
dan boleh digunakan;
iii. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;
iv. Hiasan berimej korporat boleh diwujudkan dan diselenggara secara berkala;
v. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan dan
kekemasan bilik latihan .
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 35
Kondusif, Inovatif, Ceria
PANTRI
i. Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas serta bebas daripada
sebarang serangga/ makhluk perosak dan bau yang tidak menyenangkan;
ii. Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur
setelah digunakan;
iii. Perkakas/alatan yang disimpan di dalam kabinet/almari/rak dilabelkan dengan
nama perkakas dan diseragamkan mengikut kesesuaian;
iv. Perkakas/alatan yang minima seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek
elektrik dan water dispenser boleh disediakan di pantri;
v. Kain lap sentiasa dicuci selepas digunakan;
vi. Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;
vii. Meja makan sebolehnya dialas dan berkeadaan bersih;
viii. Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan dalam bekas
ditutup;
ix. Suis peralatan elektrik ditutup setelah digunakan;
x. Satu sudut informasi boleh diwujudkan untuk mempamerkan jadual bertugas,
peraturan, pemberitahuan ataupun arahan yang berkaitan (jika berkenaan);
xi. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan dan
kekemasan pantri.
36 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
SURAU / BILIK SOLAT
i. Surau/ bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas;
ii. Buku-buku/bahan bacaan agama sentiasa disusun kemas dan teratur di dalam
almari/ kabinet/ rak yang disediakan;
iii. Selipar/ kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya;
iv. Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat;
v. Jadual waktu solat boleh disediakan untuk panduan masuk waktu solat bagi
kemudahan warga Jabatan;
vi. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus dan memantau
kebersihan surau/ bilik solat.
TANDAS
i. Keseluruhan tandas termasuk lantai, dinding sentiasa dalam keadaan bersih;
ii. Peralatan/ kelengkapan seperti tempat sampah, tisu dan bekas cecair sabun
disediakan di dalam tandas;
iii. Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dengan baik;
iv. Sinki dan mangkuk tandas sentiasa berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip
air berfungsi dengan baik;
v. Arahan/ kaedah pengunaan peralatan di dalam tandas dipamerkan dengan
jelas (mengikut kesesuaian);
vi. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan tandas.
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 37
Kondusif, Inovatif, Ceria
KANTIN / KAFETERIA
i. Lantai kantin/kafeteria sentiasa kering dan bersih;
ii. Peralatan/kemudahan kantin/kafeteria yang disediakan kepada pelanggan
sentiasa bersih, mencukupi dan boleh digunakan;
iii. Kaunter bayaran kantin/kafeteria sentiasa bersih dan kemas;
iv. Sinki basuh tangan sentiasa bersih, tidak tersumbat, dan tiada sisa makanan;
v. Maklumat yang ingin disampaikan boleh diletakkan di papan kenyataan;
vi. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mudah.
DEWAN SERBAGUNA
i. Dewan serbaguna berada dalam keadaan bersih dan kemas;
ii. Peralatan/kemudahan dalam dewan serbaguna berkeadaan baik dan boleh
digunakan;
iii. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan dipamerkan
dengan jelas dan mudah dilihat.
LOBI UTAMA
i. Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan berkeadaan baik;
ii. Laluan-laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan seperti
barang/peralatan yang boleh mengganggu laluan umum;
iii. Maklumat seperti visi/ misi/ piagam pelanggan dan lain-lain sentiasa dikemaskini
dan dipaparkan ditempat yang mudah dilihat.
LALUAN UTAMA / KORIDOR
i. Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan
teratur;
ii. Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.
38 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN DAN RUANG MENUNGGU
i. Kaunter khidmat pelanggan sentisa bersih, kemas dan tersusun;
ii. Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan pelanggan/
tetamu luar, sekiranya perlu;
iii. Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan teratur dan
berada dalam keadaan baik;
iv. Kawasan persekitaran ruang menunggu tetamu sentiasa bersih dan kemas;
v. Kemudahan tanda arah/petunjuk/piagam pelanggan dipamerkan dengan jelas
di kawasan yang mudah dilihat.
KESELAMATAN PERSEKITARAN
Langkah-langkah keselamatan yang boleh diambil bagi menjamin keselamatan
persekitaran Pejabat SUK Pahang adalah seperti berikut :
i. Pelan Tindakan Kecemasan
- Penyediaan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi Arahan
Keselamatan, latihan pengungsian bangunan (fire drill), tanda amaran, pelan
laluan kecemasan dan tempat berkumpul dan tanda arahan laluan
kecemasan;dan
- Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik
dan tiada halangan.
ii. Pendawaian/ kabel
- Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel/komputer/mesin/peralatan
dalam keadaan kemas, teratur dan selamat;dan
- Memastikan plug dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang
digunakan.
iii. Peralatan pencegahan kebakaran
- Memastikan alat pemadam api menepati kriteria seperti penyelenggaraan
secara berkala, mempunyai tatacara penggunaan, berkeadaan bersih,
diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai dan disediakan
pegawai yang menyelia berserta nombor telefon pegawai yang berkaitan.
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 39
Kondusif, Inovatif, Ceria
40 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
BILIK PEMANDU
i. Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik;
ii. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.
BILIK SERVER / TERPERINGKAT
i. Memastikan bilik server/terperingkat bersih, tidak berdebu, tersusun, kemas dan
selamat;
ii. Bilik server/terperingat tidak perlu dilabelkan nama bilik;
iii. Bilik server/terperingat tidak perlu dilabelkan dalam pelan lokasi.
LIF
i. Lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi;
ii. Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku kecemasan;
iii. Memaparkan nama Bahagian/Unit bagi setiap aras dengan jelas;
iv. Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat mengesahkan
penyelenggaraan lif secara berkala.
GARAJ / PARKIR KENDERAAN
i. Memastikan persekitaran bersih, kemas dan selamat;
ii. Disediakan petak parkir kenderaan;
iii. Parking OKU disediakan.
LAMPU DAN SOKET
i. Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik;
ii. Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik;
iii. Disediakan pelan lampu bagi memudahkan pengesanan sekiranya suis lampu
melebihi dari dua (2).
PENGURUSAN KUNCI
i. Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan;
ii. Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat;
iii. Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai
bertanggungjawab;
iv. Menyediakan buku log peminjaman kunci dan kemaskini.
v. Pengurusan kunci perlu mematuhi Arahan Keselamatan yang sedang
berkuatkuasa.
KREATIVITI DAN INOVASI
i. Melaksanakan inovasi/ best practise yang boleh meningkatkan produktiviti dan
kualiti kerja warga agensi;
ii. Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti kreativiti menggunakan
barangan terpakai, barangan terpakai untuk hiasan dan kegunaan EKSA;
iii. Contoh kreativiti dan inovasi adalah penggunaan tong kitar semula menggunakan
bahan-bahan terpakai dan kreativiti pergerakan staf.
Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang 41
Kondusif, Inovatif, Ceria
11. PENUTUP
Panduan EKSA Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang yang disediakan ini memberi
panduan kepada warga Pejabat SUK Pahang dalam pengurusan persekitaran kerja
yang bersih, kemas dan tersusun serta selamat.
Melalui EKSA, warga Pejabat SUK Pahang secara bersama akan membina disiplin dan
etika kerja yang baik bagi menghasilkan prestasi kerja yang berkualiti. EKSA juga
memupuk semangat kerja berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi yang dapat
meningkatkan kualiti dan produktiviti penyampaian Bahagian/Unit kepada para
pelanggan dan seterusnya membawa kepada peningkatan imej SUK Pahang secara
amnya. Amalan Go Green yang menitikberatkan penjimatan dan teknologi hijau diharap
dapat dipraktikkan.
Oleh itu, diharapkan panduan ini dapat membantu warga SUK Pahang melaksanakan
pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui EKSA dan membudayakannya secara
berterusan sehingga menjadi satu bentuk amalan yang murni.
42 Panduan Pelaksanaan EKSA SUK Pahang
Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang
12. SUMBER RUJUKAN
1. Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA), 2015 Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
2. Panduan Amalan 5S Sektor Awam, 2010 Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
3. Arahan Pentadbiran Bil. 1 Tahun 2010 Panduan Amalan 5S Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia
4. Surat Pekeliling YB SUK Pahang Bil. 1 Tahun 2009
Pelaksanaan Sistem Amalan Persekitaran Berkualiti (5S) Di Semua Agensi dan Pentadbiran Negeri
5. Laman Web Rasmi Kerajaan Negeri Pahang
http://www.pahang.gov.my (Pusat Media >Buku Panduan >Buku Panduan Amalan Persekitaran Berkualiti)
Recommended