View
306
Download
10
Category
Preview:
Citation preview
MEMAHAMI ARTI RAPAT
Rapat memegang peranan penting dalam dunia bisnis
modern. Pengambilan keputusan dan aktivitas pelaku
bisnis dikoordinasikan melalui rapat. Interaksi peserta
rapat harus menuju pada suatu keputusan yang
menguntungkan berdasarkan perpaduan pemikiran
kelompok. Rapat bisnis mengembangkan rasa memiliki
dan tanggung jawab bersama diantara para personel
sebuah perusahaan karena mereka berbagi ide dan
informasi dalam pengambilan keputusan.
Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baikdan membangun rasa kebersamaan, sebaliknya rapatyang tidak efektif hanya menyia-nyiakan waktu. Rapatbukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya.Selain merupakan pembiayaan yang sia-sia, rapat yangtidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selainkeputusan yang tidak tepat dan pemborosan biaya.
Untuk mewujudkan rapat yang demikian diperlukanperencanaan yang matang, tujuan yang pasti danpenyusunan agenda yang rinci. Pada saat rapat berakhirsetiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.
Rapat yang baik menghasilkan ide, keputusan dan
reaksi langkah lanjut yang sempurna. Perusahaan dan
setiap orang yang terlibat di dalamnya mendapatkan
hasil sesuai dengan yang diinginkan. Ketika peserta
rapat berkumpul terjadi interaksi pemikiran dan
kepribadian di ruang rapat. Ketika interaksi berakhir
informasi, konsep dan pemikiran telah teruji dan
bercampur menjadi satu membentuk pemikiran baru
yang terpadu.
DEFINISI RAPAT
Rapat dalah berkumpulnya sekelompok orang untukmenyatukan pemikiran guna melaksanakan urusanperusahaan. Bab ini membahas rapat formal yangmelibatkan empat orang atau lebih, ciri rapatperusahaan untuk komunikasi, perencanaan, penetapankebijaksanaan, pengambilan keputusan atau pemberianmotivasi kepada elemen perusahaan.
Pimpinan mengadakan rapat dikarenakan orang-orangyang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-bedaharus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus.Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman yangdiperlukan dalam suatu situasi tertentu tidk terdapat didalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalampikiran beberapa orang.
PENYELENGGARAAN RAPAT
Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harusmenentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya.Tahapan-tahapan tersebut antara lain :
❑ Menetapkan perlu tidaknya rapat
❑ Menetapkan tujuan rapat
❑ Memilih peserta rapat
❑ Menyusun agenda
❑ Memimpin rapat
KESALAHAN YANG PERLU DIHINDARI DALAM
RAPAT
❑ Monopoli oleh pimpinan rapat
❑ Melawak
❑ Lepas kendali
❑ Mengumpat
❑ Memberi keleluasaan terlalu longgar
❑ Menjawab pertanyaan dengan nada jengkel
❑ Tidak siap
Dilain pihak seorang manajer juga harus memahami
bahwa tidak semua karyawan menyukai rapat. Ada
beberapa sebab, mengapa karyawan enggan atau kurang
interest mengikuti jalannya rapat :
❑ Rapat terlalu lama.
❑ Agenda rapat terlalu padat.
❑ Peserta rapat terlalu banyak.
❑ Orang yang berkompeten tidak hadir.
❑ Orang yang tidak diperlukan hadir dan merusak
suasana rapat.
❑ Rapat diselenggarakan tanpa perencanaan yang baik.
❑ Rapat diselenggarakan dengan alasan yang kurang tepat.
❑ Pembahasan materi rapat terlalu panjang karena lemahnya kepemimpinan.
❑Waktu rapat bersamaan dengan rapat yang lain.
❑ Rapat berakhir tanpa kesimpulan.
❑ Peserta rapat hadir tanpa persiapan yang memadai
FUNGSI RAPAT DALAM KOMUNIKASI BISNIS
Fungsi rapat adalah untuk mengikuti informasi yang
berkembang dengan cepat. Manajer menerima informasi
melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari
berbagai perusahaan dan individu dari berbagai penjuru.
Pengambilan keputusan yang didasarkan pada informasi
berpengaruh pada setiap aspek perusahaan antara lain
penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan dan
perencanaan.
Informasi yang diperoleh disampaikan kepada staf dan
manajer sebagai dasar pengambilan keputusan,
pengembangan produk, pengembangan perusahaan,
perubahan atau penyempurnaan kebijakan. Untuk
mengantisipasi arus masuk informasi yang demikian
cepat, menuntut diselenggarakannya rapat yang efektif.
Rapat harus diselenggarakan dengan baik agar dapat
mengambil manfaat dari perkembangan informasi yang
cepat dengan tepat.
PERTIMBANGAN PENTINGNYA PENYELENGGARAAN
RAPAT
➢ Tujuan Rapat
➢ Waktu yang tepat
➢ Kemungkinan terjadi sesuatu jika rapat tidak diselenggarakan
➢ Alternatif selain rapat.
ALASAN PENYELENGGARAAN RAPAT
• Untuk menerima laporan dari peserta rapat
• Untuk mencapai keputusan bersama
• Untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan
• Untuk mencapai kesamaan pemikiran, program atau keputusan
• Untuk mencapai tujuan pelatihan
• Untuk menyatukan pandangan yang berbeda
• Untuk menyampaikan informasi penting kepada audience
• Untuk memastikan bahwa setiap audience sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari rapat.
DINAMIKA DAN SITUASI RAPAT
Rapat bisnis merupakan suatu aktivitas yang dinamistapi rapuh. Dinamika rapat sangat ditentukan olehpenyelenggaraan rapat, yakni orang yang mengundangrapat. Mereka mengendalikan peserta rapat danbertanggung jawab atas terciptanya suasana rapat yangkondusif. Untuk itu penyelenggara rapat harus memilikikapasitas kemampuan yang memadai dalam halpengetahuan tentang alasan diselenggarakannya rapat,peserta yang harus diundang, dan tempatpenyelenggaraan rapat yang memadai. Kekuatandinamika rapat bermula dari kesiapan seluruh pesertasebelum rapat dimulai.
Suasana rapat dapat bersifat positif, negatif atau netral.
Dalam suasana yang netral, rapat diselenggarakan
dalam suasana yang kurang membangkitkan minat
peserta untuk memberikan masukan. Rapat yang
diselenggarakan dalam suasana negatif hanya
menghasilkan keputusan-keputusan yang kurang
signifikan. Sebaliknya rapat yang didukung oleh suasana
yang positif membangkitkan perasaan dan pikiran positif
berupa rasa percaya bahwa pokok-pokok bahasan
dalam rapat dapat direalisasikan.
Suasana rapat dapat berubah menjadi negatif apabila
terjadi hal-hal berikut berikut :
❑ Pimpinan rapat datang terlambat
❑ Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik
❑ Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar
❑ Pimpinan kurang siap atau memulai rapat dengan
kata-kata yang bernada ragu
❑ Peserta rapat datang terlambat
❑ Rapat sering disela dengan pembicaraan telepon.
❑ Peserta menunjukkan ketidaksiapan.
SOAL LATIHAN !!!
1. Kumpulan sekelompok orang yang menyatukan
pemikiran guna melaksanakan tujuan organisasi
disebut …
a. diskusi c. debat
b. rapat d. seminar
e. dialog
2. Hal-hal yang tidak berpengaruh dalam menghasilkan
rapat yang efektif, yaitu….
a. perencanaan c. agenda yang rinci
b. tujuan yang pasti d. jumlah peserta
e. Materi pembahasan
3. Salah satu alasan utama diadakannya rapat adalah …
a. acara rutin perusahaan
b. ajang adu argumentasi
c. mengambil keputusan
d. ajang kumpul-kumpul
e. temu kangen
4. Suatu rapat dapat dikatakan efektif jika …
a. menghasilkan keputusan yang baik
b. hanya sebagai ajang kumpul-kumpul
c. mendapat perhatian peserta
d. tempat berdebat
e. banyak yang menghadiri
Recommended