View
46
Download
0
Category
Preview:
DESCRIPTION
Intranet- järjestelmät ja toteuttajat Suomessa vuonna 2012. Perttu Tolvanen. Alustoja , tuotteita , legopalikkakokoelmia , digitoimistoja , konsulttitaloja , erikoistuneita integraattoreita , yleisosaavia integraattoreita ja sekalaisia it- taloja . - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Perttu TolvanenIntranettien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija
Projekti55 Oywww.projekti55.fi
Intranet-järjestelmät ja toteuttajat Suomessa vuonna 2012Alustoja, tuotteita, legopalikkakokoelmia, digitoimistoja, konsulttitaloja,
erikoistuneita integraattoreita, yleisosaavia integraattoreita ja sekalaisia it-taloja.
Tämä koulutus tuo järjestystä tähän intranet-ostajan kohtaamaan kaaokseen.
Talentum Eventsin järjestämän seminaarin intentensiivipäivä 21.9.2012
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Isot kysymykset joihin koulutus vastaa• Millä julkaisujärjestelmillä intranetteja Suomessa rakennetaan?
• Ketkä IT-toimittajat tekevät intranetteja eniten Suomessa?
• Millaisiin tehtäviin eri järjestelmät parhaiten sopivat?
• Millaisia intranetteja Suomessa tehdään? Millaisilla projektimalleilla?
• Mihin eri aloihin ja ongelmiin eri järjestelmät ovat erikoistuneet?
• Miten eri työkalut osaavat ryhmätyötilat ja dokumenttienhallinnan? Voiko
ryhmätyötilat rakentaa erillisinä?
• Miten intranet-työkalut saadaan toimimaan yhteen erillisten
dokumenttienhallintajärjestelmien kanssa?
• Miten eri järjestelmät toimivat keskenään? Voiko käytännössä esimerkiksi
ryhmätyötilat ja hakukoneen ostaa erikseen?
• SharePoint-kumppanit erityiskatsauksessa - keneltä kannattaa mitäkin palveluita
ostaa?
• Millaisia erilaisia tapoja on ostaa SharePointtia? Miten paketoidun intranet-ratkaisun
ostaminen eroaa "tavallisesta SharePoint-projektista"? Millaisia koiria on haudattuna
halpoihin pakettiratkaisuihin?
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Ohjelma
• 9.00-10.00 Intranet-konseptien historiaa & intranet-konseptit Suomessa
• 10.00-10.30 Oman projektin/tilanteen haastavuuden arviointi
• 10.30-11.00 Hankkeistamisen kulmakivet
• 11.00-12.00 Erilaisia intranet-projekteja & erilaiset
verkkopalvelukokonaisuudet (intranet vs. extranet vs. internet)
• 12.00-13.00 Lounas
• 13.00-14.30 Järjestelmät Suomessa, katsaus tyypillisiin vaihtoehtoihin
(Drupal, Confluence, SharePoint, ym.)
• 14.30-15.30 Erityishaasteet: toteuttajayrityksen valinta, mobiilin huomiointi,
integraatioihin varautuminen, käyttäjätiedot- ja käyttöoikeuksien hallinta
• 15.30-16.00 Yhteenveto & vastauksia erityiskysymyksiin
• Huom. Materiaali ei sisällä kaikkea käsiteltävää asiaa. Esimerkiksi
toteuttajayrityksien toimintaa käsitellään suullisesti, ja ei-jaettavien
esimerkkimateriaalien kautta.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
”Intranet”-konseptin evoluutiosta
”Kahvipöydän laajennus”
”Tärkeät dokumentit
yhdessä paikassa”
”Ilmoitustaulu”
”Yhteinen sanasto, yhteiset
pelisäännöt”
”Uutiset, tapahtumat, työpaikat”
”Yhteystiedot,
lounaslistat, johdon
propagandaa”
Intran peruskulmakivet.
HR:n tuottamat ohjeet ja säännöt
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
”Intranet”-konseptin evoluutiosta
”Kahvipöydän laajennus”
”Tärkeät dokumentit
yhdessä paikassa”
”Ilmoitustaulu”
”Sosiaalinen intranet” –
keskusteluja? kysymyksiä?
”Liikkuva toimisto” (intra
mobiilissa)”Yhteinen sanasto, yhteiset
pelisäännöt”
”Uutiset, tapahtumat, työpaikat”
”Yhteystiedot,
lounaslistat, johdon
propagandaa”
Intran peruskulmakivet.
Viime vuosien haaveilut.
Roolin mukaan personoituva
henkilökohtainen työpöytä, ”mitä seuraavaksi?”
HR:n tuottamat ohjeet ja säännöt
Ryhmätyötilat
Kaikki dokumentit
Haku kaikkeen tietoon
organisaatiossa
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Isoin muutos viime vuosina...
”Kahvipöydän laajennus”
”Tärkeät dokumentit
yhdessä paikassa”
”Ilmoitustaulu”
”Sosiaalinen intranet” –
keskusteluja? Kysymyksiä?
”Liikkuva toimisto” (intra
mobiilissa)”Yhteinen sanasto, yhteiset
pelisäännöt”
”Uutiset, tapahtumat, työpaikat”
”Yhteystiedot,
lounaslistat, johdon
propagandaa”
Peruskivet ovat pysyneet...
... mutta toimivia kehityssuuntia on tullut lisää.
Roolin mukaan personoituva
henkilökohtainen työpöytä, ”mitä seuraavaksi?”
HR:n tuottamat ohjeet ja säännöt
Ryhmätyötilat
Kaikki dokumentit
Haku kaikkeen tietoon
organisaatiossa
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Nousevia isoja aiheita1. Järjestelmien ”sosiaalistuminen” ja ”virtuaalisen kohtaamispaikan”
konseptin kehittyminen
2. Sähköpostin ongelmat aletaan ymmärtää kaikilla tasoilla kaivataan
ryhmätyövälineitä ja fiksumpia tapoja dokumenttien jakamiseen, mutta
samalla ahdistutaan useiden kanavien ja työkalujen tuomasta
sekamelskasta.
3. Dokumenttien merkitys laimenee – aletaan siirtyä dokumenttien ja
sivujen sekamaailmaan. Uutena ”dokumenttityyppinä” tulevat
keskustelut.
4. Konsepti- ja sisältöratkaisujen pitää kestää
järjestelmäpäivityksiä, esim. hakukonetta ei saa räätälöidä omien
sisältö- ja metatietorakenteiden takia.
5. Tietojen jäsentelymallit joutuvat koetukselle yhteisten
tietovarastojen laajentuessa entisestään. Onko enää edes mahdollista
löytää yhteisesti ymmärrettäviä jäsentelymalleja sisällöille?
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Perttu TolvanenIntranettien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija
Projekti55 Oywww.projekti55.fi
Eri konseptit
Viestinnällinen intranet
vs. sosiaalinen intranet
vs. sähköinen työpöytä
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Suhde intraan vaihtelee...
Viestinnällinen ”majakka”
”Sähköinen työpöytä”
(haaveillaan ”yhdestä joka tekee kaiken”)
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
”Viestinnällinenmajakka”
”Sähköinen työpöytä”
”Sosiaalinen intranet”
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
1) Viestinnällinen intranet
• Viestinnällinen sydän joka kertoo sen mitä virallisesti
organisaatiossa tapahtuu. Toimitus, tai jokin nimetty
organisaatio, ylläpitää tietoja ja julkaisee uutisia.
Intranet (luotettavat
ohjeet, henkilöhaku,
yhteiset uutiset) Haku
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
2) Sosiaalinen intranet
• ”Sosiaalinen intranet” = viestinnällinen intranet + henkilöhaku +
profiilisivut + virta (tapahtumista, keskusteluista).
• Olennaisin ero viestinnällisiin introihin on, että sosiaalisissa introissa
sisällöntuotantojoukoksi aidosti nähdään koko organisaatio.
”The feed”.
Mahdollisesti uusi organisaation ”sydän”, ei
välttämättä intran etusivu.
Profiilisivu (yksi henkilön
mastersivu, joka löytyy
hakukoneista)
Intranet (luotettavat
ohjeet, henkilöhaku,
yhteiset uutiset)
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
3) Sähköinen työpöytä
• Sähköiseen työpöytään on pari erilaista ”filosofista” näkemystä. Isoin jakolinja on
välillä a) tietotyöorganisaatio vai b) prosessiorganisaatio.
• Tuotteiden kautta katsottuna löytyy myös pari erilaista näkemystä: a) SharePoint
edustaa ryhmätyö- ja dokumenttikeskeistä sähköistä työpöytää, b) Liferay/Oracle
portaalit ym. edustavat integraatio- ja asiointikeskeistä sähköistä työpöytää.
Intranet (luotettavat ohjeet,
henkilöhaku, yhteiset uutiset)
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Evoluutio kohti sähköistä työpöytää
TASO 0 : SähköpostikivikausiSähköposti keskeinen viestintäkanava ja dokumenttivarasto. Verkkolevyt satunnaisessa käytössä. Tieto siiloutunut toisiinsa kytkeytymättömiin tietovarastoihin. Sähköposti = työlista.
TASO 1 : Viestinnällinen intranet – tiedostojen yhteiskäyttöVerkkolevyt laajassa käytössä. Intranet sisäisen uutisoinnin ja viestinnällisten dokumenttien jakoväline (johdon propagandaväline). Yritysidentiteetin rakennusväline.
TASO 2 : Ryhmätyötilat intran rinnalla – dokumentit hallinnassaIntranet arkinen työväline, joka sisältää ryhmätyötiloja ja dokumenttivarastoja. Dokumentit hallitaan suunnitelmallisesti. Itsepalvelulomakkeet. Raportteja jaetaan mm. excel-tiedostoin.
TASO 3 : Kommentointi ja keskustelu arkipäivää - vuorovaikutus toimiiVuorovaikutus blogeissa, wikeissä, chateissä ja online-kokoustiloissa. Reaaliaikainen organisaatio: läsnäolo- ja tilatietoisuus. Intran uutisissa on kommentointi.
TASO 4 : Sähköinen työpöytä lähestyy – oma sivu yhdistää tietovirratVuorovaikutusta tukeva personoitu sähköinen työpöytä. Yritystason hakupalvelu. Tapahtumavirrat. Ryhmätyötilat. Raportit. “Oma sivu yhdistää tietovirrat”.
TASO 5 : Sähköinen työpöytä ohjaa toimintaa – mittarit ja sovelluksetLiiketoimintasovellukset osana intraa/työtiloja. Esim. “myynnin työtila”, “tuotannon työtila”, “projektipäällikön työtila”. Sosiaalinen sähköinen vuorovaikutus arkipäivää.
Teh
ost
um
inen
& y
hte
ish
enki
Inspiraatiota otettu useista eri lähteistä. Mm: Razorfish intranet maturity model & Peltola, T.: Tiedonhallinta – avain tietotyön tuottavuuteen. Kirja 2009.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Tietotyön näkökulmasta...
Sosiaalinen intranet
Viestinnällinen intranet
Hakukone
”Sähköinen työpöytä”
Raportit
Ryhmätyötilat
Dokument-tienhallinta
Työtilat ja samat
palvelut kumppaneill
e myös
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Prosessityön näkökulmasta...
Raportit ja yhteenvedot
Viestinnällinen intranet
”Johdon työpöytä”
”Sähköinen työpöytä”
Itsepalvelut
(tuntikirjaukset, häiriöilmoitukse
t, jne)
Ehkä: Samoja palveluita
asiointikanavan kautta
asiakkaille (extranet)
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
”Sähköinen työpöytä tarkoittaa toimivaa kokonaisuutta.”
”Lähiöarkkitehtuuri
.”
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
”Sähköinen työpöytä tarkoittaa toimivaa kokonaisuutta.”
”Kirkonkylä.”
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Yhteenveto (eri konseptit)
1. Ensin pitää ymmärtää intranetin rooli omassa
organisaatiossa – ja sen suhde muihin järjestelmiin.
Tärkeimmät kysymykset: Mitä asioita ja tehtäviä intranet
omistaa nyt? Mitä asioita se voisi omistaa loogisesti?
2. Lopulta käyttäjät päättävät sen, että oletko
tekemässä viestinnällistä intranettia, sosiaalista
intranettia vai sähköistä työpöytää!
Intranet-kehittämisessä on erityisen järkevää aloittaa esiselvitysprojektilla
tai intranet-tiekartan suunnittelulla. Tällöin kannattaa myös ottaa
näkökulmaksi laajemmin sisäinen viestintä, ryhmätyön kehittäminen ja tietojen
löydettävyys. Hyvää tietoa johdolle, IT:lle ja HR:lle myös!
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Perttu TolvanenIntranettien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija
Projekti55 Oywww.projekti55.fi
Hankkeen haastavuuden karkea arviointi Montako erityishaastetta sinulla on
projektissasi?
@perttutolvanen
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Useita eri liiketoiminta-
alueita
Keskeiset ”hankalat” muuttujat
Budjetti Monikielisyys
Kielipolitiikan monimuotoisuu
s
Toimintaa useassa eri maassa (eri lainsäädännöt)
Muut IT-järjestelmät ja tiedonhallinnan
arkkitehtuuri
Toiminnan luonne (tietotyö vs.
tehdas)
Toiminnan maantieteellin
en hajanaisuus
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Haastavuuden arviointi (1 piste / kohta)1. Useita eri liiketoiminta-alueita tai tuotelinjoja, jotka toimivat
kohtuullisen itsenäisesti
2. Toimintaa useassa eri toimipisteessä (useita vahvoja toimipisteitä)
3. Toimintaa useassa eri maassa
4. Useita eri kieliä käytössä
5. Monimuotoinen kielipolitiikka (ei selkeitä pelisääntöjä)
6. Monimuotoista toimintaa (=tietotyötä ja
tehdastyötä/prosessityötä)
7. Heterogeeninen IT-arkkitehtuuri, ei selkeitä masterdata-sääntöjä
8. Sähköposti isossa roolissa, myös tiedottamisessa
9. Uudistat samalla kertaa ryhmätyön käytänteitä ja organisaatiosi
käyttämän dokumenttienhallinnan ratkaisun
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Haastavuuden arviointi• 5 pistettä, tai enemmän = panosta
esiselvitykseen ja konseptisuunnitteluun, olet
tekemässä jotain joka vaatii tarkkaa
suunnittelua ja vaiheistamista – sekä erittäin
herkkää korvaa ja nopeata reagointia
käyttöönottovaiheessa!
• 2-4 pistettä = melko normaali intranet-projekti
toimittajalle, joka on tehnyt vaativia
intranetteja aiemminkin, mutta valitse silti
huolella tiimin jäsenet etenkin
suunnitteluvaiheeseen
• 0-1 pistettä = voit keskittyä
lanseeraussuunnitteluun ja uutisten
sisältölinjauksiin (voit ostaa intrasi melkein
vaikka digitoimistolta)
Asiakkaalta vaadittava työmäärä.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Perttu TolvanenIntranettien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija
Projekti55 Oywww.projekti55.fi
Hankkeistamisen kulmakivet1) Esiselvitys, osallistaminen ja tulosten viestintä.
2) Valitun tuotteen ja budjetin mukaisesti eteneminen.
3) Nopeasti toimivaan palveluun – vaikka pilotin avulla.
@perttutolvanen
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Esiselvitys pähkinänkuoressa• Kappale 1: Sisäisen viestinnän, ryhmätyön ja
tiedon löydettävyyden kipupisteet organisaatiossa.
• Kappale 2: Nykytila & tavoitetila. Tavoiteltava
palvelukokonaisuus visuaalisesti kuvattuna
(intranet, extranetit, internet, muut keskeiset
palvelut).
• Kappale 3: Kehityksen tiekartta
• Kappale 4: Priorisoitu lista keskeisistä
vaatimuksista, jotka kohdistuvat
intranet/sähköinen työpöytä –palveluun.
• Kappale 5: Soveltuvat järjestelmätuotteet/alustat.
• Kappale 6: Toimintatapamuutokset joille
edellytetään johdon tukea ja muutosviestintää.
Ehdotettavat pilottiyksiköt ja –hankkeet.
• Kappale 7: Ehdotettavat seuraavat askeleet.
Esiselvitys------------------------------------------------------------------------------------------------
Dokumentin otsikkona esim. ”Intranet-hankkeen esiselvitys”.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Esimerkkejä elementeistä• Visualisoinnit auttavat
viestinnässä.
• Persoonat voivat myös olla
hyödyllinen viestintäväline (ja
etenkin kun pohjautuvat
haastatteluihin).
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Projektin vaiheet (raskas malli)
Esiselvitys (3-4kk) Kilpailutus (1-2kk)
Toteutus (3-5kk) Käyttöönotto (6kk)
// Pilotit //
// 2. vaihe // // jatkokehitys // // 1. vaihe //
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Projektin vaiheet (kevyt malli)
Esiselvitys (1-2kk) Kilpailutus /
kumppanivalinta (1-2kk)
Toteutus (2-3kk)
Käyttöönotto (6kk)
// Pilotit //
// ylläpito //
Muistettava tässäkin mallissa, että sopimuksen allekirjoituksesta projektin todelliseen käynnistymiseen kestää aina vähintään 1kk (tai sitten toteuttajalla ei ole ehkä kaikki asiat kunnossa...).
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Yhteenveto hankkeistuksesta• Näkökulmana ei ainoastaan intranet ja sisäinen viestintä.
Myös ryhmätyö, dokumenttienhallinta ja yhteistoiminta
kumppaneiden kanssa hyvä ottaa mukaan laajuuteen.
Keskittyminen voi olla intranetissa, mutta intran roolia ei
voi ratkaista jos ei ymmärrä sen ympärillä olevia
elementtejä!
• Haastatteluilla ja työpajoilla tehtävä pohjatyö kannattaa
usein ottaa myös siitä näkökulmasta, että ”mikä ahdistaa
työssäsi?”. tärkeätä tietoa HR:lle, johdolle ja IT:lle.
Esiselvityksen tuloksena voi tulla kolme erilaista johtopäätöstä:
1. Kehitetään nykyisiä järjestelmiä ensisijaisesti – tiekartan
johdattamana.
2. Uudistetaan intranet/sähköinen työpöytä tuotevetoisesti,
esim. jokin SharePoint-paketointi tai Confluence.
3. Uudistetaan intranet/sähköinen työpöytä
ohjelmistokehitysprojektina jonkun alustajärjestelmän
päälle, esim. Liferay, SharePoint, Drupal.
Esiselvitys------------------------------------------------------------------------------------------------
Dokumentin otsikkona esim. ”Intranet-hankkeen esiselvitys”.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Perttu TolvanenIntranettien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija
Projekti55 Oywww.projekti55.fi
Intranet-projektit Suomessa vuonna 2012Erilaisia tarpeita, erilaisia ratkaisuja
@perttutolvanen
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Neljä erilaista intranet-hanketta (=näkemystä)
1) Viestinnällinen intranet
3) ”Sähköinen työpöytä”
4) Portaalimallit
Organisaatiossa intranet on vakiintunut ohjeiden, uutisten, linkkien ja joidenkin perustyökalujen paikaksi. Tätä ei haluta ”rikkoa”, vaan viestinnällistä intraa halutaan korkeintaan kehittää ”sosiaalisempaan suuntaan”, esim. henkilöprofiilien, kommentoinnin, paremman haun, blogien ym. kautta.
Intranetin seuraavana askeleena nähdään viestinnällinen intranet yhdistettynä ryhmätyöhön, dokumenttienhallintaan, keskusteluihin ja ylipäätään ”fiksumpaan tietotyöhön talon sisällä”, ja ehkä myös kumppaneiden kanssa.
Intranet nähdään enemmän ”portaalina” johon nostetaan tietoa, raportteja, uutisia ym. monesta eri lähteestä. Tässä näkemyksessä viestinnällinen intranet voi olla aivan erillinen palvelu jonne on koottu kaikki ohjeet, mallit ja perehdytysmateriaalit yms. Etenkin erittäin suuret konsernit usein käyttävät tätä mallia jossa heillä on käytännössä ”portaali-intranet” ja erillinen ”intranet jossa on oikeasti sisältöjä. Myös ”Yammerit ym.” tähtäävät tähän malliin enemmän kuin kahteen edelliseen malliin.
2) Sosiaalinen intranet
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Neljä erilaista ostotapahtumaa
1) Viestinnällinen intranet
3) ”Sähköinen työpöytä”
4) Portaalimallit
”Haluan tehdä viestinnällisen intranetin, joka on aika irrallinen kokonaisuutensa. En halua räätälöidä sitä, haluan ostaa tuotteen ja korkeintaan kytkeä sen käyttäjähallintaani.”
Vaihtoehtoina lähes mikä tahansa julkaisujärjestelmä.
Käytännössä Confluence ja tuotteistetut SharePoint-ratkaisut ovat tyypillisimpiä. Myös Drupalia ja Liferayta käytetään näissä tapauksissa.
Budjetit yleensä 20k-90k. Projektina ”aika kiva”.
”Haluan viestinnällisen intran ohella tehdä ryhmätyötilat, laittaa dokumenttienhallinnan kuntoon ja saada yhden kunnollisen hakukoneen kaikkiin näihin.”
SharePoint on erittäin vahva tässä mallissa. Avoimen koodin haastaja lähinnä Liferay+Alfresco.
Budjetit välillä 80k-250k. Yleensä ”SharePoint-projekti”, jossa kyse kuitenkin paljon enemmän toimintatapamuutoksesta kuin it-projektista.
”Haluan portaalimaisen ratkaisun, josta eri käyttäjät näkevät profiloidusti heitä kiinnostavia tietoja. Järjestelmä on integroitu useisiin muihin järjestelmiin, ja toimii porttina yrityksen kaikkiin muihin keskeisiin järjestelmiin.”
Vaihtoehtoina Oraclen järjestelmät, Liferay+Alfresco ja SharePoint pääasiallisesti. Budjetit yleensä 200k-600k.
2) Sosiaalinen
intranet
”Haluan intranetin jossa voi keskustella, jakaa päivityksiä ja tykätä toisten päivityksistä.”
Aika jäsentymätön ratkaisukenttä vielä tällä hetkellä. Jotkut ratkaisevat Yammerilla, toiset räätälöivät SharePointtia, kolmannet hyödyntävät Confluencea.
Tuotteista Confluence on lähimpänä kokonaisratkaisuna, mutta Yammerit ym. ovat keskustelualustoina ylivertaisia.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Kieliversio
”Tyypillinen intranet”
Pääversio, jolla x määrä kieliversioita.
Maasaitti
Tyypillistä intranettia ei oikein olekaan. Organisaatioiden ”intranet-historiat” ovat
kovin erilaisia – ja introjen maailmassa vaatimuksesta joustaminen ei ole tyypillistä
– ja tämä sopii integraattoreille ja monenlaisille portaaleille (!).
Maasaitti
Maasaitti
Maasaitti
Puhelinluettelo
Järjestelmä xJärjestelmä y
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Main websiteMain website
Erityiskysymys: Monikieliset intranetit
Pääversio, josta lähes 1:1 käännetyt
kieliversiot.
Maasaitti
Lisäksi näiden kahden hybridejä paljon maailmassa, mutta hybridit yleensä ongelmallisia, koska käyttäjät
eivät hahmota kokonaisuutta ja hakukonetta vaikea saada toimimaan hyvin. Myös sisällöntuotannon kannalta
hybridimallit voivat olla hyvin vaikeakäyttöisiä.
Pääversio, joka esim. globaali
intranet ja englanniksi.
Maasaitti
+ Language / country versions
Malli A: Kieliversiot Malli B: Maasaitit.
Maasaitti Maasaitti
Malli A sopii konserneille jotka toimivat hyvin yhdenmukaisesti eri puolilla maailmaa, ja vaikka poikkeuksia on, niin ne ovat selvästi poikkeuksia. Tässä mallissa on oikeastaan vain ”yksi intranet”.
Malli B sopii konserneille, joiden liiketoiminta on eri alueilla hyvin erilaista. Tällöin globaali intranet omistaa asiat, jotka ovat kaikille yhteisiä, mutta maaintrat ovat käyttäjien ensisijainen palvelupiste.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Intranet
Kokonaismalli A
Internet-sivusto
Perinteisin malli, jossa kaikki kolme palvelua ovat omia kokonaisuuksiaan. Intranet on ”sisäverkon juttuja”,
extranet on asiointikanava asiakkaille ja internet-sivusto on viestinnällinen/markkinoinnillinen palvelu.
Tämä malli mahdollistaa helpoiten sopivimman järjestelmän ja toimittajan valinnan jokaiselle palvelulle
erikseen. Tämä on etenkin kuluttajaliiketoiminnan puolella yleinen malli.
Extranet
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Intranet
Kokonaismalli B1
Internet-sivusto
Etenkin B2B-liiketoiminnassa ryhmätyötilat ja dokumenttien jakaminen ovat asioita joissa käytetään
paljon yhteistyökumppaneita, ja tällöin extranet-palvelu on hyvin lähellä intranet-palvelua. Esimerkiksi
SharePointin päälle tehtävät intranet+ryhmätyötilat –kokonaisuudet ovat usein tällaisia
intranet+extranet -yhdistelmiä. Myös Confluencen päälle on tällaisia kokonaisuuksia tehty esim.
diileriverkostolle tietojen jakamiseen. Malli mahdollistaa myös internet-sivustolle tehtävän
julkaisujärjestelmävalinnan käsittelemisen aivan omana kokonaisuutenaan.
Extranet
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Intranet (viestinnällinen)
Kokonaismalli B2
Internet-sivusto
Tässä mallissa intranet on edelleen irrallinen, oma viestinnällinen kokonaisuutensa, mutta extranetista on
tehty keskeinen, strateginen tietovarasto omalle henkilökunnalle, yhteistyökumppaneille ja asiakkaille. Tämä
malli vähentää olennaisesti esim. monikanavajulkaisemisesta syntyviä hallintahaasteita, ja on usein oman
henkilökunnan kannalta loogisempi ymmärtää. Esimerkiksi pankit ovat käytännössä usein tässä mallissa, eli
heidän extranet on verkkopankki ja verkkopankki on keskeinen työkalu asiakkaille ja omalle henkilökunnalle.
Extranet (ryhmätyötilat omalle henkilökunnalle ja
yhteistyötahoille)
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Intranet
Kokonaismalli C1
Internet-sivusto
Esimerkiksi kuluttajaliiketoiminnassa asiointipalvelut voivat olla keskeinen osa käyttäjäkokemusta, ja liittyvät
läheisesti internet-sivustoon. Tällöin palveluista tehdään yleensä konseptillisesti ja käyttöliittymäratkaisujen
osalta yhtenäiset, mutta erittäin harvoin nämä ovat teknisesti ”samalla alustalla” vaikka sama
julkaisujärjestelmätuote olisikin käytössä. Yleensä tämä johtuu siitä, että extranetista on tehtävä vaativia
integrointeja taustajärjestelmiin kun taas internet-sivusto on teknisesti yksinkertaisempi. Tässä mallissa
intranet-maailma ja julkisen verkon maailma on syytä yleensä pitää täysin erillään, ja johtaa erillisesti myös.
Extranet
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Kokonaismalli C2
Tästä mallista usein haaveillaan, mutta se toteutuu käytännössä hyvin harvoin. Suomessakin on hyvin
harvinaista, että internet-sivusto ja extranet-sivusto olisivat samalla alustalla, ja kehitys tapahtuisi
todella samassa kokonaisuudessa. (Vieläkin harvinaisempaa on, että intranet-, internet- ja extranet
olisivat kaikki samassa.) Syy harvinaisuuteen on pääosin tekninen haastavuus, mutta myös osittain
loogisen kokonaisuuden lisääntyvä monimutkaisuus, ja siitä seuraavat suunnittelu- ja hallintahaasteet.
Joskus tietysti ei ole muita vaihtoehtoja, kuten valio.fi:n ”sosiaalisessa verkkopalvelussa”.
Internet-sivusto ja extranet kuluttaja-asiakkaille yhdessä
kokonaisuudessa (esim. valio.fi)
Intranet
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Kokonaismalli D
Internet-sivusto
Ei ole lainkaan epätavallista, että isoilla konserneilla on erilliset extranet-ratkaisut eri
asiakasryhmille. Esim. energiayhtiöillä on aivan erilaiset tarpeet yritysasiakkaiden extraneteille
kuin kuluttaja-asiakkaille – ja sama pätee moneen muuhunkin liiketoimintaan. Extranetteja voikin
perustellusti olla useita isossa organisaatiossa, ja osa näistä voi hyvin rakentua intranetin kylkeen.
Extranet kuluttaja-asiakkaille
Intranet
Extranet yhteistyö-kumppaneille tai B2B-
asiakkaille
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Yhteenvetoa projekteista1. Intranet-projekteja on kovin erilaisia, koska intranetit ovat lopulta hyvin
organisaatiokohtaisia – ja täten kovin pitkälle vietyä tuotteistumista ei ole
tapahtunut edelleenkään.
2. Viestinnällisen intran tekeminen on kohtuullisen selkeä projekti jos saa
pidettyä omat vaatimukset kurissa. Ja myös viestinnällisessä intrassa voi olla
”sähköisen työpöydän” piirteitä – mutta ne kannattaa tehdä hyvin
tuotevetoisesti jotta budjetti pysyy kurissa.
3. ”Sähköinen työpöytä” on erityisesti Microsoftin SharePointin ympärille
syntynyt intranet+ryhmätyötilat+dokumenttienhallinta+hakukone –
kokonaisuus. SharePointtikaan ei tosin tarjoa tätä kaikkea suoraan paketista
siten kuten asiakkaat yleensä odottavat.
4. Kotimaisten toimijoiden SharePoint-paketointien ostaminen on taas
aivan erilainen projekti kuin ostaa ”SharePoint Microsoftilta
raakatavarana”.
5. Vaikeita alueita ovat edelleen mm. monikielisyys, sosiaalisuus,
keskustelut, hakukoneet, henkilöprofiilit, järjestelmän päivitettävyys.
Projektiriskit pienevät jos näiden alueiden osalta saa vaatimuksia hallittua –
ja edettyä valitun tuotteen ehdoilla!
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Perttu TolvanenIntranettien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija
Projekti55 Oywww.projekti55.fi
Järjestelmät Suomessa
Teknologiat ja tuotteet.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Vaihtoehtoja Suomessa vuonna 2012
• ... ja luonnollisesti intranetteja tehdään kaikilla ”perinteisilläkin”
web-julkaisujärjestelmillä – mutta vain viestinnällisiä intranetteja.
SharePoint, raakana tai
intranet-tuotepaketit
Drupal
ConfluenceLifeRay
+ Alfresco
harmaa = avointa koodiatumma = suljetumpaa
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Drupal
• Drupal soveltuu puhtaasti viestinnällisten intranettien järjestelmäksi parhaimmillaan erittäin hyvin.
Intranettiin pitää vain asennoitua hyvin samankaltaisesti kuin julkiseen verkkosivustoon, eli ”tiivis, pieni
porukka tekee julkaisua isolle, melko anonyymille käyttäjäporukalle”.
• Esim. sosiaalisen median sovellukset voidaan räätälöidä Drupalin päälle kohtuullisen
kustannustehokkaasti, ja samoin hallinnat saadaan tehtyä sen päälle hyvin.
• Drupalilla tehdyn intranetin ei kuitenkaan saa odottaa kasvavan ”sähköiseksi työpöydäksi” tai
”ryhmätyötiloiksi” tai ylipäätään minkäänlaiseksi ”työvälineeksi” (ainakaan ilman raskasta räätälöintiä).
Palikkakokoelma vaativiin, isoihin
verkkopalveluihin.
Drupalilla tehdään makeita verkkopalveluita.
”Web CMS”
- Firmoja Suomessa mukavasti. Osaajia myös ”jopa satoja”.
- Projektit yleensä yli 50 000 euroa, koska työkalu ei ole mikään simppeli.
- Intranetteihin tarjolla esim. ”Open Atrium” paketointi, joka soveltuu wikityyppisiin ryhmätyötilaratkaisuihin (jotka kuitenkin halutaan tehdä jotenkin omanlaisiksi, eli räätälöidä melko paljon).
- Sopii viestinnällisiin introihin, ja mahdollistaa ”sosiaaliset intranetit” räätälöimällä ja on myös järkevä alusta pienräätälöinneille
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Confluence
• Confluence tarjoaa ehkä parhaat työkalut tällä hetkellä viestinnällisten ja ”sosiaalisten
introjen” toteutukseen. Confluence on myös korostuneesti _tuote_, joten
tukimateriaalia ja ohjeita löytyy verkosta.
• Lisenssit ovat kohtuulliset, ja lisenssillä saa paljon rahalle vastinetta.
• Confluencella tehdyn intranetin ei saa odottaa kasvavan ”sähköiseksi työpöydäksi” tai
edes välttämättä ryhmätyötiloiksi aivan ”lopullisena ratkaisuna”.
Ryhmätyötilat, wikitoiminnot,
keskustelu.
Erittäin pätevä intranet-työkalu viestinnällisiin konsepteihin.
Wiki
- Firmoja Suomessa muutamia. Osaajia useita kymmeniä.
- Projektit yleensä 20-40 000 euroa, ja harvoin räätälöintiä.
- Hyviä lisäosia tarjolla, joiden avulla intranet-käyttöä voidaan monipuolistaa.
- Ei ole oikein soveltuva räätälöinteihin, tai isojen konsernien ”vaikeisiin introihin”. Suomessa tosin esim. Delta Motor Group intranet-käyttäjä, ja monia täsmäkäyttäjiä.
- Sopii viestinnällisiin introihin, ja tarjoaa myös ”sosiaalista intranettia” sekä wiki-ryhmätyötilat
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Liferay + Alfresco
• Liferay Alfrescolla täydennettynä tarjoaa etenkin finanssisektorille kustannustehokkaan vaihtoehdon
extranet- ja intranet-portaaleille.
• Lisenssit eivät ole yksiselitteiset, mutta kilpailijoihin verrattuna hyvin pienet. Paras soveltuvuus kun
halutaan esim. paljon asiointipalveluita, jotka integroituvat taustajärjestelmiin.
• Alfresco on järeä dokumenttienhallintajärjestelmä, jossa on myös ryhmätyötilatoimintoja. Voisi sanoa, että
se on järeämpää kamaa kuin SharePoint jopa. Liferay taas on portaali, joka on tehty nimenomaan
extranetteja varten – eli ei tarjoa suoraan paketista kovin paljon, vaan mahdollistaa omanlaiset toiminnot.
Dokumenttienhallinta + ryhmätyötilat
Raskaat finanssialan
extranet-ratkaisut
Portaali
- Firmoja Suomessa muutamia. Osaajia useita kymmeniä.
- Projektit yleensä 150-400 000 euroa, ja paljon räätälöintiä.
- Ei varsinaisesti mikään sisällönhallintaratkaisu, vaan ponnistaa enemmän portaalimaailmasta.
- Esim. Itä-Suomen yliopiston intranet-palvelu on Liferaylla.
- Sopii viestinnällisiin introihin, ja tarjoaa myös ”sosiaalista intranettia” sekä wiki-ryhmätyötilat
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
SharePoint
• SharePoint on suoraan paketista otettuna hyvin samankaltainen ”raakile” kuin Liferay. Erona on
lähinnä se, että SharePoint osaa dokumenttienhallinnan kunnolla tuotteena, ja SharePointin
päälle on tehty intranet-tuotteistuksia.
• Lisenssien hinnoittelulla kannustetaan hyödyntämään mahdollisimman laajamittaisesti tuotetta.
• SharePoint on tuote dokumenttienhallintaan, ryhmätyötiloihin, hakuun ja puhelinluetteloon.
Muihin asioihin se on kuten Liferay tai Drupal – ehkä jopa raskaampi kuin kumpikaan noista.
Ryhmätyötilat
Microsoft-maailman
integroinnit
Viestinnällinen intranet ja
dokumenttienhallinta
- Firmoja Suomessa paljon. Osaajia jopa satoja.
- Projektit yleensä 60-200 000 euroa, ja aina jonkin verran räätälöintiä.
- Lisenssit mitoitettu raskaaseen käyttöön (dokumentit, ryhmätyötilat ym).
- Sopii viestinnällisiin introihin, ja sähköisen työpöydän konsepteihin.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Erityishuomioita em. järjestelmistä• Sisällöntuottajan kielivalinnat löytyvät useimmista järjestelmistä, mutta niitä harvoin
käytetään – ja siksi myös laatu vaihtelee paljon.
• Kaikki järjestelmät sisällöntuotannon kannalta aika samankaltaisia. Confluence
aavistuksen edellä muita helppokäyttöisyydessä.
• Kaikissa järjestelmissä on omat erikoiskäsitteensä ja ”kummallisuutensa”. Esim.
”spaces” vs. ”sites” vs. ”nodes”.
• Kaikissa aika järeä käyttäjäoikeushallinta - tai ainakin mahdollisuus taivutella
sellaiseksi kuin halutaan.
• Confluence ja SharePoint tarjoavat hyvän haun suoraan paketista. Drupal ja Liferay
nojaavat Lucene Solr-hakukoneeseen, jonka pystyttäminen jossain määrin oma
projektinsa.
• Sosiaalisen median toimintoja ei mistään järjestelmästä löydy ”Yammer/Facebook”-
tasoisesti – Confluence on lähimpänä, muut aika heikkoja ilman räätälöintiä tai
lisälaajennuksia.
• Kaikki järjestelmät käytössä laajasti eri puolilla maailmaa. Räätälöinnin määrä
vaikuttaa suoraan tuen ja materiaalien saatavuuteen käytännössä.
• SharePointille löytyy useita eri intranet-paketteja, jotka yksittäisten toimittajien
tekemiä. Drupaliin kevyempiä. Vain Confluenceen löytyy useiden eri toimijoiden
tukemia, kansainvälisiä intranet-paketteja.
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Yhteenveto
• Confluence tarjoaa tuotevetoisen intranet-reitin, jossa hyvä hakukone omiin sisältöihin.
• Drupal tarjoaa kustannustehokkaan viestinnällisen intran, jossa myös hyvä hakukone
omiin sisältöihin.
• SharePoint tarjoaa viestinnällisen intran & ryhmätyötilat & hakukoneen, mutta kaikki
tämä tulee kustannuksien kanssa. Tuotteistukset vähän madaltavat
projektikustannuksia.
• Liferay + Alfresco tarjoaa viestinnällisen intran ja raskaan dokumenttienhallinnan ilman
lisenssikuluja, mutta muuten kyllä varsin raskaan kuorman kannettavaksi.
Confluence (viestinnällinen,
sosiaalinen, kustannustehokas, ei räätälöintiä)
SharePoint (monipuolinen,
kallis)
Drupal (viestinnällinen
sivusto, pienräätälöintejä
)
Liferay + Alfresco
(räätälöintiprojekti, ei lisenssejä,
mutta huoltamista
kyllä)
SharePoint-tuotteistukse
t
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Perttu TolvanenIntranettien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija
Projekti55 Oywww.projekti55.fi
Esimerkkejä intranet-kehityksen kumppaneistaDigitoimistot, tekniset toteuttajat, konsultit
@perttutolvanen
Perttu Tolvanen, www.projekti55.fi
Esimerkkejä
• Esimerkkejä digitoimistoista, jotka ymmärtävät jotain intraneteistakin: Avaus, Creuna, Palmu
(mutta yleisesti ottaen digitoimistot eivät tietotyöstä, ryhmätyöstä ym. kovin paljon tajua – ja
etenkään niitä ei kiinnosta...)
• Intranettien suunnitteluun erikoistuneita taloja on hyvin vähän. Kenties Sininen Meteoriitti,
AtBusiness ja Tieto ainoina taloina joista aiheeseen erikoistuneen, kokonaisen tiimin voi löytää.
Yksittäisiä, erittäin päteviä konsultteja toki löytyy lähes kaikista isommista IT-taloista.
• Esimerkkejä toteuttajista: AtBusiness, Sininen Meteoriitti, Proactum, Descom, Systems Garden,
Innofactor, Verkkojulkaisut, Ambientia, Endero, Tieto, Logica, Solita, Digia, Attido.
• Esimerkkejä konsulteista ja täsmäpalveluiden tuottajista: Adage, Esko Kilpi, Anja Alasilta,
Palmu.exe, Perttu Tolvanen, Tatu Kuivalahti, Jarmo Kinnula (Prisma Consulting)
Tekniset toteuttajat & tuotefirmat
DigitoimistotKonsultit & muut
täsmäosaajat
Kiitos.
Web-projektien ja julkaisujärjestelmien asiantuntija
Perttu Tolvanen, Projekti55 Oy
050-3685199
perttu@projekti55.fi
www.projekti55.fi
Vinkkejä web-projekteihin ja julkaisujärjestelmävalintoihin:
twitter.com/perttutolvanen & http://www.vierityspalkki.fi
Blogi tietotyöstä ja intranet-projekteista:
http://www.viidestaso.fi
Presentaatiot ja koulutusmateriaalit:
slideshare.net/perttutolvanen
Yhteystiedot
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Recommended